Gestión de Incidentes

Gestión de Incidentes en Ecopetrol

Se encuentra en el elemento de Evaluación y

Mejora del Sistema de Gestión Integral de
Ecopetrol. Principio: todo incidente o alarma en Ambiental, Seguridad Industrial, Seguridad de
Procesos, Salud Ocupacional que ocurre en la organización cumple el proceso para
reportar, registrar, investigar e implementar acciones correctivas, asegurando la
incorporación de las lecciones aprendidas, y así reducir la probabilidad de recurrencia y
mejorar el desempeño de la organización.

Requisitos básicos:
• En la organización todo incidente o alarma es reportado a través de las herramientas
establecidas por la organización para tal fin.
• Todo incidente ambiental se reporta a la autoridad nacional y regional a través de la
herramienta dispuesta por las mismas en el tiempo estipulado en la normativa.
• Con base en la consecuencia real o potencial del incidente se asigna el equipo
investigador de acuerdo con lo definido por la organización.
• Se establecen las causas que originaron el incidente y las acciones necesarias para
evitar la recurrencia de los mismos.
• Se comunica e incorpora la lección aprendida en el área o áreas de la organización que
aplique.
• Se hace seguimiento al cumplimiento de las acciones producto de los incidentes
mediante la herramienta tecnológica que determine la organización.
• Se analizan los resultados consolidados de las investigaciones para identificar causas
comunes y sus tendencias, y así definir acciones de mejora al Sistema de Gestión HSE.
• Se realiza el monitoreo de información ambiental en el territorio sobre las alarmas e
incidentes del entorno, con el objetivo de realizar seguimiento y análisis sistemático de
los riesgos y oportunidades del entorno para viabilizar y hacer sostenible los proyectos y
operaciones de la empresa de manera preventiva.
Actores que intervienen en la Gestión de Incidentes en Ecopetrol

Operación

Gestión
Departamento Entorno Inmobiliaria
Regional Ambiental
Seguridad
Central Física

Departamento
Regional de Departamento
Seguridad Industrial GESTIÓN DE INCIDENTES Regional Ingeniería
3 Central Central
Proceso para la Gestión de Incidentes en Ecopetrol

R V I
REPORTE

Registro en Salesforce máximo

en las 24 horas siguientes al
evento.
https://ecopetrol.secure.force.c
om/RegistroEventosHSE/
Resp. Persona que lo
detecte.

Ambiental: VITAL en las 24

horas siguientes al evento.
Resp. Dpto. GA.

Nota: para el caso de eventos

por terceros se realiza el
respectivo denuncio ante las
autoridades por parte de
Seguridad Física.

4
Proceso para la Gestión de Incidentes en Ecopetrol

V V I
VALIDACIÓN

Confirmación de ocurrencia
(validación) máximo en 2 días
calendario.
Resp. Operación – Dpto. SI.

Alerta para registrables, HiPo y

con afectación de nivel 3, 4 y 5.
48 horas siguientes.
Resp. Operación – Dpto. SI.

5
Proceso para la Gestión de Incidentes en Ecopetrol

V
VALORACÍON

Registro de gravedad real y

potencial en Salesforce (máx. 2
días). Resp. Operación –
Dpto. SI.

6
Proceso para la Gestión de Incidentes en Ecopetrol

I
INVESTIGACIÓN

Definición de equipo investigador

máximo en 3 días calendario contados
a partir de la fecha de ocurrencia del
incidente, de acuerdo con nivel de
gravedad. Operación – Dpto. SI.

Incidentes gravedad real 2, 3, 4, 5 y

HIPO, generan documento de
investigación. 15 días calendario.
Operación – Dpto. SI. – Dpto. Ing.
Incidentes gravedad real 0,1 y casi-
accidentes, evidencia es la
información registrada en Salesforce.
8 días calendario. Operación – Dpto.
SI. – Dpto. Ing.

En caso de requerir mayor tiempo

para su desarrollo, se podrá solicitar
ampliación de términos la cual debe
ser documentada, justificada y
aprobada por la persona que designó
el equipo investigador. Operación –
Dpto. SI. – Dpto. Ing.

7
Proceso para la Gestión de Incidentes en Ecopetrol

S V
SEGUIMIENTO

Registro en Salesforce en los

pasos documentales
disponibles y los soportes
asociados. Según fecha
indicada por la herramienta.
Resp. Dpto. SI.

Lección aprendida para

registrables, HiPo y con
afectación de nivel 3, 4 y 5. 5
días hábiles luego de
aprobación de informe.
Resp. Operación – Dpto. SI.

8
Proceso para la Gestión de Incidentes en Ecopetrol

T
TERMINACIÓN

Incidentes ambientales deben

generar reportes parciales cada
20 días hasta su finalización en
VITAL, cuando aplique.
Resp. Dpto. GA.

Verificación en campo de
limpieza y recuperación del
área y cumplimiento normativo.
Resp. Dpto. GA.

Finalizadas las acciones y

registro en Salesforce de los
datos y soportes (VITAL final).
Termina evento.
Resp. Dpto. SI.

Reportes de Recuperación
Ambiental en Herramienta Vital.
Resp. Dpto. GA.

9
Nuestro Ciclo de Monitoreo y Mejora para la Gestión de Incidentes en Ecopetrol

En el informe semanal se En cada gerencia se hace un

registran los eventos seguimiento semanal de los
reportados y su acciones eventos ocurridos durante las
operativas inmediatas. sesiones sistemáticas.

Seguimiento
Semanal en
Informe Gerencias
Semanal

Comités de
Se realiza un seguimiento Gerencias y Mensualmente se presentan en la
diario de los reportes Vicepresidencia sesiones de Comités HSE los
balances con Numero de eventos y
realizados por la operación en Informe análisis de causalidad ante los
la Herramienta Salesforce.
Diario Gerentes y Vicepresidente.

Herramienta
Salesforce

10
Ciclo de implementación de Lecciones Aprendidas

Una de las
Investigar:
1 conocer iniciativas
Definir ¿qué paso?, de¿porla qué
los factores críticos y las causas.
Regional
pasó? Central5 durante el 2021
Recibir: Apropiar fue mediante
el mensaje por parte del receptor y
garantizar su entendimiento.
una estrategia
Procedimiento parade aprendizaje
la Gestión reforzar el conocimiento mediante las
de Incidentes HSE-P-007
Guía Metodológica de Investigación de Incidentes HSE-G-042.
lecciones por aprender que se registraron durante el 2020.
Revisar: Verificar, al detalle, si el evento puede ocurrir en
Concluir: Plasmar los resultados de la investigación en 6 las operaciones o si los peligros, causas y riesgos que
2 un documento que incluya factores críticos, causas y desencadenaron el evento están presentes en las
acciones derivadas. instalaciones o si las acciones implementadas pueden
aplicarse a la regional.
Actividades a cargo del equipo investigador designado
para cada caso
El registro debe realizarse en el módulo de
intervenciones/hallazgos HSE – Lecciones aprendidas.

Registrar: Corresponde al registro y cargue de toda la

3
En la sesión semanal de cada regional o de gerencia del activo
información y soportes asociados con la investigación debe asignar un espacio para que en forma conjunta HSE y el
equipo de operaciones revisen la aplicabilidad de las acciones o
del evento. . recomendaciones del evento analizado o definan otras acciones
para evitar que en las instalaciones de la regional se presenten
Toda la información y soportes asociados con la investigación del evento
eventos similares. Esta actividad será responsabilidad del
se registra en la herramienta de gestión HSE (Salesforce) Gerente del activo.

El registro de las lecciones aprendidas se debe dar en un plazo no mayor a 5 días

Desde VDP pueden generarse acciones transversales que
hábiles posteriores a la aprobación del informe de investigación del incidente. aplicarían a todas las vicepresidencias operativas, las cuales se
comunicaran por parte darte del Departamento Nacional HSE
VDP

4 Compartir: Comunicar los resultados a todas las personas

que necesitan conocerlo.

7 Aplicar: tomar acciones inmediatas o definir plan de trabajo para evitar la

COMUNICAR ocurrencia y aplicar la lección aprendida.
Generar correo masivo en su dependencia para enviar la lección aprendida en el formato
establecido. Responsable: Dependencia donde ocurrió el evento

COMPARTIR

8 Asegurar: ejecutar y realizar seguimiento al cierre de las acciones

Copiar al buzón Gestión HSE VDP _ [email protected] y Comunicados HSE
[email protected]
propuestas. Esta actividad es responsabilidad de la operación.
La Gerencia de HSE replicará la lección y la información a otros negocios o segmentos en la
organización en los que aplique.
La Gerencia de HSE replicará la lección y la información a otros negocios o segmentos en la En comités donde se revisen los temas HSE liderados por la línea de mando de los negocios, se
organización en los que aplique. deberá realizar seguimiento a la implementación de la práctica
SOCIALIZAR
En las reuniones sistemáticas, charlas diarias, momentos HSE y otros espacios de encuentro
Será responsabilidad de los departamentos HSE garantizar el cargue de las acciones y de la
operación el seguimiento y cumplimiento en el cierre de acciones.
Proceso para la Gestión de Incidentes en Ecopetrol

R V V I S T
REPORTE VALIDACIÓN VALORACÍON INVESTIGACIÓN SEGUIMIENTO TERMINACIÓN

 Una vez reportado el  Incidentes que  Todo incidente debe  Incidentes con nivel de  Registrar en  Incidentes que presenten
incidente en la presenten afectación contar con valoración gravedad real 2, 3, 4, 5 y Salesforce los pasos afectación ambiental
Herramienta HSE ambiental deben HIPO, aplicarán guía deben generar reportes
de gravedad real y disponibles para el
Salesforce, el evento reportarse en la metodológica y generarán hasta su finalización en la
potencial, de acuerdo documento informe de registro documental
debe ser validado plataforma VITAL, en plataforma VITAL.
con la matriz de investigación. Revisión de incluida la afectación y
(confirmar su los plazos establecidos Equipo ambiental.
valoración de riesgos respuesta a emergencias la ejecución de las  Verificación en campo de
ocurrencia) y realizar la y con la completitud de Salesforce. Equipo para incidentes con acciones y
correspondiente exigida por la limpieza y recuperación
HSE – Operación. valoración real 4 y 5. recomendaciones del área con afectación
valoración inicial. normatividad vigente.  Un incidente cuyo nivel Equipo HSE – producto de la ambiental y cumplimiento
Equipo HSE – Equipo ambiental. Operación.
de gravedad potencial  Incidentes con nivel de
investigación. Equipo normativo. Equipo
Operación.  Los incidentes
sea 5 se considera un gravedad real 0,1 y casi- HSE – Operación. ambiental.
 Se debe generar una ocurridos por acción de  Una vez terminadas las
notificación de alerta terceros deben ser
incidente de alto accidentes la  Se debe generar una
potencial (HIPO). investigación se hará lección aprendida para acciones establecidas
para los incidentes gestionados de producto de la
registrables a los acuerdo con los  De acuerdo con el identificando las causas y los incidentes
estableciendo un plan de investigación con el
indicadores HSE, procedimientos nivel de gravedad real registrables a los
acción. La evidencia será registro en Salesforce de
incidentes de alto establecidos por y potencial del indicadores HSE, la información asociada y
la información registrada
potencial y con seguridad física. incidente ocurrido, se en Salesforce. Igualmente incidentes de alto reporte final VITAL
afectación de nivel 3, 4 Seguridad Física – definirá el equipo para los eventos de potencial y con cuando corresponda, se
y 5. Equipo HSE – Operación. investigador. Equipo terceros (investigación afectación de nivel 3, 4 procede al cierre del
Operación. HSE – Operación. con Seguridad Física). y 5. Equipo HSE – evento. Equipo HSE –
Equipo HSE – Operación. Operación.
Operación – Seguridad
Física.

12 Monitoreo de incidentes: Se realiza seguimiento diario y semanal de los eventos reportados en Salesforce, y mensual con análisis de
causalidad en los informes y comités de desempeño HSE.