COSTEO ABC "Activity Based Costing"

ALFONSO OSORIO RUSSI

INTRODUCCIÓN

El mundo, la sociedad, las organizaciones, los individuos y el entorno tienden a

cambiar rápidamente, es por ello que todas las cosas que rodean estos
sistemas tienen que acoplarse al ritmo de substitución de las normas que rigen
el nuevo orden social, el productivo y empresarial.

La asignación de costos a los diferentes objetivos de costo, especialmente al

objetivo final que son los productos terminados, es sin lugar a duda el problema
más importante a resolver de cualquier sistema de costos. Además, es un
problema ineludible pues la organización necesita tener información confiable,
oportuna y lo más exacta posible sobre el costo de sus productos, para una
correcta toma de decisiones.

El modelo de cálculo de los costos para las empresas es de suma importancia,

ya que estos son los que determinan la viabilidad del negocio, los que
determinan mayoritariamente el grado de productividad y eficacia en la
utilización de los recursos, por eso un modelo de costos no puede basarse
solamente en asignar los costos sobre un factor determinado, que para el
orden empresarial puede ser insignificante o poco representativo de lo que en
realidad simboliza.

ANTECEDENTES DE LOS COSTOS ABC

Dicen Jhonson y Kaplan que los Sistemas de costos Basados en Actividades

(ABC) no han supuesto nada más, que la vuelta a los orígenes de la
Contabilidad de Costos. Esta aseveración se fundamenta en que la
Contabilidad de Costos nació científicamente, pareja a la revolución Industrial y
como consecuencia de que la producción empezó a desarrollarse dentro de un
mismo recinto y bajo la supervisión directa del empresario.

La necesidad del empresario de conocer el desempeño en las distintas tareas

que realizaba para fabricar los productos hizo que, en sus comienzos, la
Contabilidad de Costos estuviese dirigida principalmente a conocer las
actividades que se desarrollaban en la organización.
La complejidad cada vez mayor de los procesos productivos y la falta de
medios técnicos e informáticos fueron los factores que provocaron que la
Contabilidad de Costos se preocupase cada vez menos de las actividades
como núcleo del cálculo de costos y más de las diferentes partes de la
organización al frente de los cuales fueron apareciendo responsables de la
gestión. Justificándose así el auge tradicional de los costos por Departamentos.

¿QUÉ ES ABC?

El ABC (siglas en inglés de "Activity Based Costing" o "Costo Basado en

Actividades") se desarrolló como herramienta práctica para resolver un
problema que se le presenta a la mayoría de las empresas actuales. Los
sistemas de contabilidad de costos tradicionales se desarrollaron
principalmente para cumplir la función de valoración de inventarios (para
satisfacer las normas de "objetividad, verificabilidad y materialidad"), para
incidencias externas tales como acreedores e inversionistas. Sin embargo,
estos sistemas tradicionales tienen muchos defectos, especialmente cuando se
les utiliza con fines de gestión interna.

El modelo de costo ABC es un modelo que se basa en la agrupación en

centros de costos que conforman una secuencia de valor de los productos y
servicios de la actividad productiva de la empresa. Centra sus esfuerzos en el
razonamiento de gerencial en forma adecuada las actividades que causan
costos y que se relacionan a través de su consumo con el costo de los
productos. Lo más importante es conocer la generación de los costos para
obtener el mayor beneficio posible de ellos, minimizando todos los factores que
no añadan valor.

La teoría económica convencional y los sistemas de contabilidad de gestión

tratan los costos como una variable solamente si cambian con las fluctuaciones
de producción a corto plazo. La teoría de ABC sostiene que muchas
importantes categorías de costos no varían con los cambios de producción a
corto plazo, sino con cambios (durante varios años) en el diseño, composición
y variedad de los productos y clientes de la empresa. Estos costos de
complejidad deben identificarse y asignarse a los productos.

El ABC es un valioso sistema que dirige los costos de una organización a los
productos y servicios. Estas organizaciones utilizan el ABC como un método
para mejorar las operaciones por la administración de los inductores de las
actividades que generan el costo, para apoyar mejores decisiones sobre líneas
de productos, segmentos de mercado y relaciones con los clientes, simular el
impacto del mejoramiento de los procesos (Administración de Calidad Total)
utilizando la intermisión financiera y no financiera del ABC como un sistema de
medición.

Suministra una apreciación global del proceso de diseño e implantación de un

sistema ABC. Si la organización es grande o pequeña, de manufactura o de
servicios, el bosquejo principal puede utilizarse para desarrollar un efectivo
sistema de costos. Esto asume estar familiarizado con los conceptos básicos
del ABC.

Una comprensión de las responsabilidades y papeles de los administradores

contables en el proyecto ABC, ayuda a convencer la organización de la
necesidad de revisar el sistema, para que suministre una mayor comprensión
de los costos del producto o servicio, de los procesos del negocio y las
actividades como un medio más comprensible para la toma de decisiones
comerciales.

Las características que definen este sistema son:

1. Es un sistema de gestión "integral", donde se puede obtener información
de medidas financieras y no financieras que permiten una gestión óptima
de la estructura de costos.
2. Permite conocer el flujo de las actividades, de tal manera que se pueda
evaluar cada una por separado y valorar la necesidad de su
incorporación al proceso, con una visión de conjunto.
3. Proporciona herramientas de valoración objetivas de imputación de
costos.

FUNDAMENTOS DEL MÉTODO ABC

El método ABC (Activity Based Costing) analiza las actividades de los

departamentos indirectos (de soporte) dentro de la organización para
calcular el costo de los productos terminados. Y analiza las actividades
porque reconoce dos verdades simples pero evidentes:

1. No son los productos sino las actividades las que causan los costos.
 2. Son los productos los que consumen las actividades
El método ABC consiste en asignar los gastos indirectos de fabricación a
los productos siguiendo los pasos descritos a continuación:

a. Identificando y analizando por separado las distintas actividades de

apoyo que proveen los departamentos indirectos

b. Asignando a cada actividad los costos que les corresponden creando asI
agrupaciones de costo homogéneas en el sentido de que el comportamiento
de todos los costos de cada agrupación es explicado por la misma
actividad.

c. Ya que todas las actividades han sido identificadas y sus respectivos

costos agrupados, entonces se deben encontrar las "medidas de actividad"
que mejor expliquen el origen y variación de los gastos indirectos de
fabricación.

OBJETIVO DEL METODO ABC

Es hacer conciente a la Alta Gerencia y en general a toda la organización

del papel tan importante que juegan los departamentos indirectos dentro del
proceso productivo y de cómo los gastos indirectos de fabricación incurridos
en dichos departamentos contribuyen al éxito de toda empresa.

Los sistemas ABC no pueden implementarse exitosamente sin apoyo total

de los administradores contables que tienen los antecedentes adecuados
para enfocar el sistema ABC desde sus comienzos. Su visión contribuye a
la identificación de las unidades de análisis apropiadas (producto, procesos,
etc.) y las probables causas de falla del sistema de costos.

En el proyecto ABC los administradores contables tienen la información

para juzgar el nivel de detalle que el sistema deberá estudiar y el mejor
entendimiento del flujo de los costos a través de la organización y la
capacidad de detallar el flujo necesario de información para apoyar el
sistema cuando es implementado.
 Los administradores contables deben llevar el proyecto ABC hacía su
exitosa implementación a través de su entusiasmo, conocimiento técnico,
comprensión conceptual, creatividad, innovación, persistencia, habilidad
para superar la realidad y desalojar los obstáculos.
Recolección de la información

La información requerida para un proyecto ABC es de dos tipos:

1. Conceptual y
2. Estadística

La información conceptual es necesaria para desarrollar el plan global del

diseño, la información estadística es necesaria para simular el flujo del
costo a través del modelo, sirve además como dato real para validar la
información conceptual.

El objetivo de la recolección es acumular la información necesaria para:

1. Identificar las actividades realizadas en la organización (para asignar el

costo y visualizar el proceso)

2. Identificar los elementos del costo (para visualizar la asignación del

costo) y medir el desempeño (para visualizar el proceso)

3. Determinar la relación entre las actividades y los elementos del costo

(para visualizar la asignación del costo)
Identificar y medir los inductores del costo que determinan la carga del
trabajo (para visualizar el proceso) y hacen que el costo fluya a las
actividades y que a su vez fluya a otras actividades o a los productos y
servicios de la organización (para visualizar la asignación del costo)

Fuentes de información del sistema ABC

-Hay tres fuentes primarias de información necesarias para el desarrollo de
un sistema ABC las personas, el balance y el sistema computacional de la
organización.
-Las personas quiénes desempeñan el trabajo son la principal fuente de
información. Proveen datos acerca de las actividades de la organización, el
consumo de los recursos y las mediciones de desempeño utilizadas.
-El balance provee la información acerca de los elementos del costo de la
organización y las salidas realizadas.

Los sistemas de la organización deberán contener la información acerca de

los objetos de costos y los inductores del costo. Por ejemplo, el número de
facturas canceladas (un potencial inductor del costo) debería obtenerse a
través del pago de cuentas del sistema.

Ventajas del ABC

1. Una de las ventajas más importantes derivadas de un sistema de gestión

por actividades es que no afecta directamente la estructura organizativa de
tipo funcional ya que el ABC gestiona las actividades y éstas se ordenan
horizontalmente a través de la organización. Es precisamente ésta la
ventaja de que los cambios en la organización no quedan reflejados en el
sistema.

2. Ayuda a entender el comportamiento de los costos de la organización y

por otra parte es una herramienta de gestión que permite hacer
proyecciones de tipo financiero ya que simplemente debe informar del
incremento o disminución en los niveles de actividad.

3. La perspectiva del ABC nos proporciona información sobre las causas

que generan la actividad y el análisis de cómo se realizan las tareas. Un
conocimiento exacto del origen del costo nos permite atacarlo desde sus
raíces.

4. Nos permite tener una visión real (de forma horizontal) de lo que sucede
en la empresa. Sin una visión horizontal (sin conocer la participación de
otros departamentos en el proceso que se ejecuta) perdemos realmente la
visión de la necesidad de nuestro trabajo para el cliente al que debemos
justificar el precio que facturamos.

5. Este nuevo sistema de gestión nos permitirá conocer medidas de tipo no

financiero muy útiles para la toma de decisiones.
 6. Una vez implementado este sistema el ABC nos proporcionará una
cantidad de información que reducirá los costos de estudios especiales que
algunos departamentos hacen soportar o complementar al sistema de
costos tradicional. Así pues, el efecto es doble, por una parte, incrementa el
nivel de información y por otra parte reduce los costos del propio
departamento de costos

7. Lo difícil de un sistema es que sea sencillo y transparente y el ABC lo es

por que se basa en hechos reales y es totalmente subjetivo de tal manera
que no puede ser manipulado de ninguna manera dado que esta basado en
las actividades

Desventajas del ABC

1. Hay una aceptación clara por parte de todos los expertos de que el ABC
consume una parte importante de recursos en las fases de diseño e
implementación.

2. Otro de los aspectos a tener en cuenta que pueden hacer dificultosa la

implantación del ABC es la determinación del perímetro de actuación y nivel
de detalle en la definición de la actividad.

3. Un tercer aspecto es que, si se nos puede hacer dificultosa la definición

de las actividades, en dónde realmente vamos a tener un mayor número de
problemas es en la definición de los "inductores" o factores que
desencadenan la actividad. Para determinar los inductores deberemos
utilizar el método de causa - efecto con el objeto de analizar las causas
inmediatas hasta obtener la verdadera causa que desencadenan el cúmulo
de actividades.

4. Por último es cierto que cualquier cambio en un sistema siempre va

acompañado en las primeras fases de un proceso de adaptación y para
evitar que el nuevo sistema implantado se haga complejo en el uso y no
suponga un proceso traumático, se debe educar a los usuarios que
mantienen la información y a las personas que usan la misma para la toma
de decisiones.
BIBLIOGRAFÍA

• BRAUSCH, J.M., (1993). "Vendiendo nuevos sistemas de costos" -

Nº 7 (marzo 1993).

• CARTIER, E.N., "El costo basado en actividades y la teoría del

costo" - Nº 11 (marzo 1994).

• DRUCKER, PETER. (1996), La Administración en una época de

Grandes Cambios", Editorial Sudamericana.

• H. THOMAS JOHNSON, "Es tiempo de detener la sobreventa de los

conceptos del análisis por actividades (activity based)" - Nº 8 (junio
de 1993).

• KAPLAN, R.S. Y COOPER, R., (1999). "Costo y Efecto