TALLER PRIMERA PARTE

TALLER DE LEGISLACION DOCUMENTAL

ACUERDO O60 DE 2001

 Revise y escuche con atención el link propuesto en la plataforma q10 y responda el

siguiente cuestionario.
1. Según el artículo primero cual es el objetivo primordial de dicho acuerdo.
El objetivo primordial del acuerdo es establecer los lineamientos y procedimientos que
permitan a las unidades de correspondencia de las entidades públicas y las privadas que
cumplan funciones públicas, cumplir con los programas de gestión documental, para la
producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los
documentos.

2. A la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten
garantizar su autenticidad e integridad se le conoce como:

Documento Original

5. En cuanto a la radicación de comunicaciones oficiales que aclaración se hace con respecto

a los números de radicación?. Explique.

Las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas,

dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar
su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos
términos, se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento.

6. Define qué es una unidad de correspondencia

La Unidad de correspondencia es la instancia responsable del control y registro de la

documentación dirigida y emitida por la Unidad Responsable a la que pertenece y al ser la primera
instancia que recibe la documentación es la que debe de conocer los mecanismos para el registro,
y manejo efectivo de la correspondencia

7. Según el artículo cuarto cualquier persona que reciba correspondencia está autorizado
para firmarla si, no por qué?

No, por qué todas las entidades deben establecer en los manuales de procedimientos los cargos
de los funcionarios autorizados para firmar la documentación con destino interno y externo que
genere la institución. Las unidades de correspondencia velarán por el estricto cumplimiento de
estas disposiciones, radicando solamente los documentos que cumplan con lo establecido.
8. Qué es radicación de comunicaciones oficiales y describe paso a paso el procedimiento
para radicar dichas comunicaciones.

Es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o
automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando
datos tales como:

*Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria

*Nombre o código de las Dependencias competentes *Número de radicación

*Nombre del funcionario responsable del trámite

*Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros.

9. Qué sucede cuando se anulan los números de radicación y por qué se anulan.

Los números de radicación se anulan al no cumplir con los requerimientos adecuados como son:
No se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados,
corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los
documentos; cuando el usuario o peticionario presente

10. Qué son los actos administrativos y como se numeran.

La numeración de los actos administrativos debe ser consecutiva y las oficinas encargadas de dicha
actividad, se encargarán de llevar los controles, atender las consultas y los reportes necesarios y
serán responsables de que no se reserven, tachen o enmienden números, no se numeren los actos
administrativos que no estén debidamente firmados y se cumplan todas las disposiciones
establecidas para el efecto. Si se presentan errores en la numeración, se dejará constancia por
escrito, con la firma del Jefe de la dependencia a la cual está asignada la función de numerar los
actos administrativos.

11. Qué código se les asigna a las comunicaciones internas.

Para las comunicaciones internas de carácter oficial, las entidades deberán establecer controles y
procedimientos que permitan realizar un adecuado seguimiento a las mismas, utilizando los
códigos de las dependencias, la numeración consecutiva y sistemas que permitan la consulta
oportunamente, ya sean éstos, manuales o automatizados.

12. Qué control se debe hacer con las comunicaciones oficiales.

Las unidades de correspondencia, elaborarán planillas, formatos y controles manuales o

automatizados que permitan certificar la recepción de los documentos, por parte de los
funcionarios competentes y dispondrán de servicios de alerta para el seguimiento a los tiempos de
respuesta de las comunicaciones recibidas

13. Cómo se define la conservación documental y que deben hacer las empresas para lograrla.
Las entidades son responsables por la adecuada conservación de su documentación, para ello
deben incluir en sus programas de gestión documental y en sus manuales de procedimientos,
pautas que aseguren la integridad de los documentos desde el momento de su producción.

14. Explica en qué caso se radica o no se radica una comunicación oficial recibida.

Las comunicaciones oficiales que ingresen a las instituciones deberán ser revisadas, para verificar
la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las
remite, dirección donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de
la entidad, se procederá a la radicación del mismo. Cuando una comunicación no esté firmada ni
presente el nombre del responsable o responsables de su contenido, se considerará anónima y
deberá ser remitida sin radicar, a la oficina de su competencia, donde se determinarán las
acciones a seguir.

15. Qué procedimiento se realiza con las comunicaciones oficiales enviadas. Explique el paso a
paso.

Las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel se elaborarán en original y máximo dos
copias, remitiéndose el original al destinatario, la primera copia a la serie respectiva de la oficina
que genera el documento, teniendo en cuenta los anexos correspondientes y la segunda copia
reposará en el consecutivo de la unidad de correspondencia, por el tiempo establecido en su tabla
de retención documental.

16. Qué recomendación especial se da en cuanto a las comunicaciones oficiales vía fax.

Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitarán, teniendo en cuenta la
información que forma parte integral de las series establecidas en las tablas de retención
documental, para la respectiva radicación en la unidad de correspondencia, la cual se encargará de
dar los lineamientos para el control y establecer los procedimientos adecuados para su
administración. Las entidades que utilizan para la impresión de los fax, papel químico, deberán
reproducir este documento, sobre papel que garantice su permanencia y durabilidad.

17. Qué ley reglamenta las comunicaciones oficiales por correo electrónico y cuál es su
propósito.

Las entidades que dispongan de Internet y servicios de correo electrónico, reglamentarán su

utilización y asignarán responsabilidades de acuerdo con la cantidad de cuentas habilitadas. En
todo caso, las unidades de correspondencia tendrán el control de los mismos, garantizando el
seguimiento de las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas. Para los efectos de acceso y uso
de los mensajes de datos del comercio electrónico y de las firmas digitales se deben atender las
disposiciones de la Ley 527 de 1999 y demás normas
Complete la siguiente tabla en la guía técnica GTC 185 encontrará el apoyo para desarrollar este
punto.

DOCUMENTO UTILIDAD INTERNO EXTERNO

ACTA El acta es un
documento de gran
importancia procesal,
ya que en un
procedimiento judicial
o administrativo es
donde se despliega su ×
eficacia. Las actas son
documentos o escritos
que se realizan para
hacer constar hechos;
y tienen el valor que
les otorga la ley.
CARTA Una carta es un medio
de comunicación
escrita por un emisor
(remitente) y enviado
a un receptor
(destinatario). … La
carta puede ser un
texto diferente para ×
cada ocasión, ya que el
mensaje es siempre
distinto. En ese
sentido, solo en parte
puede considerarse
texto plenamente
expositivo o apelativo.
MEMORANDO es un mensaje escrito
que se usa para
comunicar algo de
manera interna en una
empresa; se trata de
un anuncio breve que
sirve para recordar
una actividad o un ×
tema en específico a
los empleados.
Normalmente está
dirigido a muchas
personas y representa
intereses personales
de la empresa .
CERTIFICADO El certificado es un
tipo de texto
administrativo
empleado para
constatar un
 determinado hecho.
En el proceso de
solicitud de un puesto
de trabajo, en especial ×
si se trata de una
institución oficial, los
certificados son
fundamentales para
demostrar la
formación y la
experiencia.
HOJA DE VIDA Es un elemento
importante en el
desarrollo de una
carrera profesional por
lo que es
recomendable tenerlo
siempre a la vista para ×
ir registrando cada
logro laboral y
académico. Es un
medio de marketing
personal que puede
servir para que te
llamen, pero no
necesariamente para
que te tomen.
CIRCULAR Es una comunicación
emitida por una
autoridad superior a
una inferior sobre un
tema y con un
propósito específico.
Este documento es
empleado para ×
transmitir
instrucciones y
decisiones y así mismo
tienen el carácter de
obligatorias para los
subordinados, sin
tener las
características de
reglamento.
 Desarrolle el paralelo con la información propuesta
ASPECTOS DE CORRESPONDENCIA ORDINARIA DOCUMENTO OFICIAL
1.- Toda carta deberá ir escrita a 1, Disposición adecuada a la norma
espacio sencillo, independientemente
del tamaño del texto (con letra tipo institucional de los elementos
Arial No. 12) de identidad corporativa (símbolos,
fuentes y tamaño o cuerpo de la letra,
2.- Los márgenes dentro de la página,
colores, etcétera).
para el área de texto serán. 4 cm. a la
izquierda y 3 cm. a la derecha; en el
margen superior 4 cm. y margen inferior 2. Se deberá disponer el texto
será de 3 cm. en párrafos breves y utilizando
un lenguaje comprensible (sencillo y
3.- Un buen personal de oficina domina
las reglas básicas de la ortografía. directo)

4.- Se deben redactar párrafos cortos 3. Se evitarán saludos y despedidas, así

(máximo 8 líneas), que irán precedidos como otras fórmulas de cortesía, que no
o no de sangría, dependiendo del estilo
o tipo de la carta. tienen cabida en el lenguaje
administrativo.
5.- Es norma pulcra dejar una línea en
blanco entre párrafos. 4. En los documentos con un
destinatario individual es conveniente
6.- Cuando la despedida consiste en
una sola palabra, ésta va seguida de incluir un título. Es un recurso formal que
coma (,) facilita la comprensión del mensaje por
Ejemplo: Atentamente,
su receptor. El título denomina el tipo de
Cordialmente, Muy
atentamente, acto que contiene
(notificación, diligencia, nota interior,
7.- La firma se hará de puño y letra, etcétera).
inmediatamente después de la
despedida, sobre la antefirma, con
TINTA NEGRA. Evite el uso de 5.Únicamente se requerirán los datos
bolígrafos o tintas de otro color. imprescindibles para la tramitación
correspondiente, evitando solicitar datos
8.- La escritura de los porcentajes. El
error más frecuente consiste en escribir ya conocidos o en poder de la
"cien por cien" o "cien por ciento", lo Administración.
correcto es escribir: ciento por ciento.
En estas expresiones no debe mezclar 6. En los documentos destinados a ser
cifras y letras.
tramitados se incluirán instrucciones
claras y concisas.

7. El centro o unidad de procedencia

 estará debidamente identificado, con
la dirección completa, número
de teléfono y correo electrónico, para
que el destinatario pueda ponerse en
contacto.

8. Se evitará el lenguaje sexista y

cualquier otro lenguaje discriminatorio.
Se atenderá a la forma
femenina de títulos, profesiones y cargos
. Sustantivos no marcados,
desdoblamientos y dobletes son
posibles, siempre y cuando no
se alargue la frase hasta hacer
incomprensible el mensaje.

 Diferencias

CORREO ORDINARIO CORREO CERTIFICADO

1. Cuando la despedida consta de una sola 1. Se evitarán saludos o despedidas

palabra se sigue con coma por ejemplo: 2. No contiene márgenes

Atentamente, 3. Su escrito debe ser con párrafos breves

2. Contiene márgenes para su elaboración utilizando un lenguaje sencillo y directo.

3. Sus párrafos deben ser mínimo de 8 4. No usan lenguaje sexista o discriminatorio

renglones y se debe dejar un espacio de una 5. Se requerirán los datos de la persona

línea para continuar con el otro párrafo dependiendo el trámite y evitando pedir datos

4. Una persona encargada de la buena que ya están registrados en la empresa.

ortografía de los documentos

5. Escritura de los porcentajes

SEGUNDA PARTE
 ESTILO DE LA CORRESPONDENCIA

 De las siete características enunciadas, las de mayor transcendencia e importancia para las
relaciones comerciales en la actualidad, son la claridad y la precisión.

 En la correspondencia no caben adornos que están bien en el estilo literario, pero no en el estilo de
los documentos empresariales o industriales.

 En la correspondencia no se trata de lograr belleza artística sino que se pretende la comunicación

fácil, clara y digna en las relaciones comerciales.
 Resuelva las siguientes preguntas

1. Defina qué es correspondencia y su clasificación.

Es el trato reciproco entre dos personas mediante el intercambio de cartas, esquelas, tarjetas,
telegramas, catálogos, folletos, etc. En las empresas se considera que la correspondencia es el alma
del comercio y de la industria.
Y se clasifica en:
*Pulcritud y orden.
*Cortesía
*Uso correcto del idioma
*Precisión y claridad
*Exactitud

2. Cuáles son los estilos de correspondencia que usted considera más importante y explique por qué.

*El estilo bloque: Porque el saludo y el texto de la carta van marginados a la izquierda, sin sangría o
tabulación. Puede utilizarse en correspondencia oficial, comercial o privada.

* Estilo bloque extremo: Porque la correspondencia comercial o privada y se caracteriza porque

todas sus partes se colocan al margen izquierdo desde la referencia hasta las iniciales

3. . A partir del documento de apoyo RECIBO, DESPACHO Y CONTROL DE DOCUMENTOS

(https://organizaciondocumentos.blogspot.com/p/recibo-y-despacho-de-documentos.html), elabore un
flujograma o diagrama de flujo de los procesos de recibo, despacho y control de correspondencia que
se debe tener en cualquier unidad administrativa.
NOTA: para la elaboración del diagrama de flujo apóyese en el siguiente link
(https://youtu.be/HwFPiwWC004)

NOTA: links de apoyo https://youtu.be/hpsPDWtRLgI clasificación documental.

https://youtu.be/82bN4pz7nsY acuerdo 060 de 2001