Proceso contable y registro de

transacciones económicas.
Ciclo Contable
El ciclo contable es el proceso ordenado y sistemático de registros contables, desde
la elaboración de comprobantes de contabilidad y el registro en libros hasta la preparación
de Estados Financieros.

Para, Tovar ét al (2020) el concepto de ciclo contable que según el autor Ángel
Fierro (Fierro, 2011) describe la actividad contable fundamental de acuerdo a los siguientes
elementos:

Recolección de datos mediante los documentos contables definidos para este

propósito (recibos de caja, facturas de venta, comprobantes de compra, notas de
contabilidad, etc.).

Codificación de los soportes contables mencionados anteriormente mediante el uso

de un catálogo de cuentas.

Elaboración del comprobante de contabilidad, soportado en los documentos

anteriormente citados.

Realización de los ajustes contables que sean necesarios.

Realización de los estados financieros producto de la actividad contable.

Informe de gestión presentación de los estados financieros a las directivas o persona

natural para evidenciar el resultado de la actividad económica del periodo en
observación.

Por otra parte, se deben considerar los diferentes aspectos que componen el ciclo
contable, descritos por José Cardona (Cardona, 2012 citado por Tovar ét al, 2020) y que son
quienes enmarcan el trabajo general del registro de la información de la contabilidad y que
al final del ejercicio serán los que generarán los datos de utilidad para la administración del
ente económico o de la persona natural que está obligada a llevar contabilidad Dichos
componentes son los siguientes:

APERTURA: Corresponde al inicio del ciclo, donde se registran los aportes de los
diferentes socios o dueños del ente económico para la creación del mismo, para la
elaboración del balance inicial y el comprobante de apertura del ente económico que da
origen posteriormente a los libros principales y auxiliares.
 MOVIMIENTO: Corresponden a las diferentes transacciones comerciales que
realiza dirimente la empresa y que deben estar respaldadas por los correspondientes
soportes contables (comprobante de diario, traslados a libros principales y auxiliares De
acuerdo a las necesidades de la empresa, la periodicidad de este registro puede variar de
diario, semanal, quincenal o mensual en los libros principales y auxiliares del ente
económico en cuestión.

BALANCE DE PRUEBA: Se crea este documento con el ánimo de servir de

verificación y control de los saldos contables registrados a la fecha de la generación del
documento y así poder observar la equivalencia de los débitos y créditos registrados y que
estos sean iguales.

CIERRE: Esta actividad se presente cuando se presenta el cierre de un periodo

concreto, generalmente llevado de forma mensual y se crean los documentos de asiento de
cierre con el objetivo de cancelar el saldo final de las cuentas manejadas en otros
documentos como ingresos, costos, gastos además de determinar si efectivamente se
obtuvieron utilidades o pérdidas en el ejercicio contable.

Registro de transacciones
Los autores Mendoza y Solís (2018) plantean el siguiente ejemplo del registro de
una transacción de la empresa:

La empresa compró un computador por valor de $150 y lo pagó de contado.

Análisis.

1. Se identifican las cuentas que se afectan en la transacción.

Para esto, nuevamente nos formulamos la pregunta ¿qué está recibiendo el

negocio? La respuesta es: un computador. Ahora nos preguntamos: ¿cómo se
pagó ese computador? La respuesta es: de contado, lo cual significa que
sacamos dinero del que teníamos en la caja. ¡Bingo! Identificamos las cuentas
que se afectan en la transacción: caja y equipos de computación.

2. Identificadas las cuentas que se afectan, se procede a mirar a qué grupo

pertenece cada una de ellas, de acuerdo con la clasificación de las cuentas
que se vio anteriormente. Por lo tanto, podemos decir que caja pertenece a
las cuentas del activo y equipos de computación también pertenece a los
activos.
 3. Posteriormente se decide si las cuentas se inician o, como producto de la
transacción, aumentan o disminuyen. En este caso, como el negocio recibe
un computador equipos de computación se inicia. Para pagar el computador
se utilizó el dinero que teníamos en la caja, es decir, que el dinero que hay en
la caja disminuye.

4. Se procede a hacer el registro contable, sin olvidar el principio de la partida

doble. Para lo cual es importante analizar la siguiente imagen:

En ese sentido, también es necesario visualizar el comportamiento que debe tener la

cuenta “T” de caja y equipos de cómputo, ya que ambas se ven afectadas con esa compra,
según lo muestra la siguiente figura.
 En los sistemas de contabilidad, el proceso para el registro de las operaciones y la
obtención de información financiera, se debe estructurar como alguno de los sistemas
siguientes.

– Sistema manual. La operación medida, cuantificada y clasificada con base en el

catálogo de cuentas.

a) Se registra en el Libro Diario.

b) Se pasa o transfiere al Libro Mayor.

c) Simultáneamente al inciso b) se registra en auxiliares.

d) Se obtiene el saldo del Mayor.

e) Se obtiene una balanza de comprobación.

f) Se prepara la información financiera.

Ejemplo de catálogo de cuentas

En las cuentas de gastos, por ejemplo; es importante tener un catálogo de
subcuentas, que deben manejarse para proporcionar la información que el ente
económico requiere para su administración. Este catálogo puede tener la
estructura siguiente.

Catálogo de subcuentas de las cuentas de gastos de

operación:
Sueldos

10 Sueldos

11 Tiempo extra

12 Comisiones

Beneficios

20 Indemnizaciones

21 Prima de antigüedad
22 Gratificaciones

23 Prima de vacaciones

24 Aportaciones de 5% para el Fondo de la Vivienda

25 Cuotas del Seguro Social

26 Impuesto de 1% sobre remuneraciones

Gastos administrativos

30 Teléfono

31 Correo

32 Papelería y útiles de oficina

33 Suscripciones y cuotas

34 Transporte

35 Mantenimiento

36 Honorarios

37 Cuentas incobrables

38 Seguros y finanzas

39 Multas y recargos

40 Gastos bancarios

41 Donativos

Gastos operativos diversos

50 Energía eléctrica

51 Agua

52 Materiales diversos

53 Material de empaque
 54 Reparaciones

55 Vigilancia

56 Propaganda y publicidad

Gastos fijos

60 Renta de inmuebles

61 Renta de equipo

62 Renta de automóviles

63 Depreciación 64 Amortización

El libro diario
Según Mendoza y Solís (2018), en el libro diario se registran todos los hechos y
operaciones. Este registro se realiza mediante los asientos contables, los cuales se ordenan
por fecha de ocurrencia; es decir, este es el libro de contabilidad en el que se registran, en
orden cronológico, los hechos económicos en términos de débitos y créditos. El libro diario
se conoce con el nombre de libro de registro de asientos originales, debido a que cada
transacción debe anotarse inicialmente en este.

En cada registro de las transacciones en el libro diario es necesario anotar, en forma

precisa, los nombres de las cuentas que se debitan y acreditan, el valor de cada débito y
crédito y una breve explicación relevante sobre la transacción. El libro diario simplemente
nos informa del movimiento contable en sí de la empresa, o sea, qué cuentas han
intervenido, la fecha, las cantidades y el concepto. Existen diferentes modelos de libro
diario, los cuales pueden depender de la cantidad de información que maneje la empresa.
De todas maneras, cualquiera que sea su configuración, la información que contiene,
básicamente, es la misma. Un modelo sencillo de libro diario es el que se muestra a
continuación.
Ajustes
Un ajuste es el traslado de los hechos económicos implícitos por medio de un
asiento de diario, el cual genera una modificación en la situación financiera de la empresa,
para llevar los saldos de las cuentas a su representación real (Gómez, 2018). Indicando que
los registros contables se efectúen en el momento que ocurren los hechos económicos, ya
sea por la adquisición de bienes o servicios o la emisión de un documento (contrato o
factura), indistintamente de la fecha en que se cancelan; de manera tal que los estados
financieros incluyan todas las operaciones de ingresos y los correspondientes gastos
necesarios para generar los recursos y se encuentren registrados todos los activos, los
pasivos y el patrimonio.

La autora menciona como ejemplo que, si se incurre en un pasivo en el mes de

setiembre, pero se cancela en octubre o después, el asiento contable de la cuenta por pagar
se contabiliza en setiembre y al momento de la cancelación se realiza el asiento
correspondiente, el cual anula la cuenta por pagar.

Ejemplo
Se ofrecen servicios de auditoría el 20/09/2020 por un monto de ₡2 000 000 los
cuales fueron cancelados el 10/11/2020. Seguidamente se presenta el siguiente asiento que
registra esa operación el 20 de setiembre:
 Fecha Cuenta Debe Haber

20/09/2020 Cuentas por cobrar ₡2 000 000

10/11/2020 Ingresos por servicios de auditoría ₡2 000 000

Detalle: Ingresos por servicios de auditoría a crédito.

El registro anterior se realiza al momento de brindar el servicio, posteriormente,

cuando se reciba el pago, se debe realizar un ajuste para el recibo del dinero y la
cancelación de la cuenta por cobrar, como se observa en la siguiente tabla.

Fecha Cuenta Debe Haber

20/09/2020 Efectivo ₡2 000 000

10/11/2020 Cuentas por cobrar ₡2 000 000

Detalle: Ingresos por servicios de auditoría a crédito.

Por lo anterior, es necesario que se comprenda la dinámica de las cuentas contables

y saber si aumentan o disminuyen al debe o al haber, según lo estudiado en la semana
anterior. Esto por cuanto es la base para formular otros instrumentos contables que serán
analizados más adelante.

El ejemplo anterior obedece a un ajuste explícito o común que tiene su explicación

en las mismas transacciones que se realizan en la organización. Existen otros tipos de
ajustes, denominados implícitos que requieren una dosis mayor de análisis por tratarse de
transacciones cuyo origen es anterior a lo que se está registrando.
 Los ajustes implícitos están relacionados generalmente por los seguros pagados por
adelantado, en cuyo caso, todos los meses se deben registrar la porción del gasto
“consumido”; la depreciación es otro ejemplo, ya que también debe registrarse
mensualmente, según el monto que corresponda y de esa forma actualizar el valor en libros
de los activos que son objeto de depreciación.

Estos asientos de ajuste se realizan al final del ciclo de operaciones, o sea; antes de
elaborar los Estados Financieros y al cierre del periodo contable, para obtener los saldos
reales de las cuentas. Horngren ét al (2012, citado por Gómez, 2018) indica que los tipos de
asientos de ajuste son: gastos pagados por adelantado, ingresos acumulados, gastos
acumulados, ingresos no devengados y depreciaciones. Por lo que se mencionará un
ejemplo de cada uno de ellos seguidamente.

Ajustes por gasto pagado por anticipado

Ejemplo: Se paga el alquiler de una oficina por anticipado (1 año) en ₡12 000 000,
para ello se lleva a cabo un asiento de ajuste explícito, para registrar el pago del alquiler por
adelantado, de la siguiente forma:

Fecha Cuenta Debe Haber

01/01/2020 Gastos anticipados de alquiler de oficina ₡12 000 000

Bancos ₡12 000 000

Detalle: Gastos anticipados de un año de alquiler de oficina.

Al dueño del inmueble se le pagó anticipadamente el alquiler de la oficina con una

transferencia bancaria por ₡12 000 000, para realizar el registro mensual del gasto de
alquiler de oficina se debe calcular el monto mensual de la siguiente forma:

₡12 000 000 / 12 = ₡1 000 000

 De manera que mensualmente se debe hacer un asiento de ajuste implícito para
registrar el gasto por alquiler de oficina, el cual se realiza de la siguiente forma:

Fecha Cuenta Debe Haber

30/01/2020 Gastos de alquiler de oficina ₡1 000 000

Bancos ₡1 000 000

Detalle: Ajuste de gastos de alquiler de oficina.

Asientos de ajuste por ingresos acumulados

Los ingresos acumulados son aquellos que se reconocen en la contabilidad por un
servicio prestado o un producto vendido. Sin embargo, aún no se ha recibido la
contraprestación correspondiente en efectivo.

Los ingresos acumulados se registran por el principio de devengo, esta norma

contable señala que las transacciones o hechos económicos se reportan en el periodo en el
que ocurren, independientemente de la fecha de su pago o de su cobro. En otras palabras,
una vez entregado un bien o servicio a un cliente, este debe ser reconocido como ingreso,
aunque se vaya a cobrar la deuda en el futuro (Economipedia, 2021).

El siguiente es un ejemplo de ajustes por ingresos acumulados. En primer lugar, se

registra el servicio brindado (al momento de prestarlo) realizando un ajuste implícito de la
siguiente forma:
 Fecha Cuenta Debe Haber

30/05/2021 Cuentas por cobrar a la empresa XYZ ₡ 500 000

S.A.

Ingresos por servicios ₡ 500 000

Detalle: Registro de la cuenta por cobrar a la empresa XYZ S.A.

Cuando se recibe el pago del servicio (en este caso 30 días después) se realiza el
siguiente ajuste explícito para registrar el pago recibido y eliminar la cuenta por cobrar, de
la siguiente manera:

Fecha Cuenta Debe Haber

30/06/2021 Efectivo ₡ 500 000

Cuentas por cobrar a la empresa XYZ ₡ 500 000

S.A.

Detalle: Registro de la cancelación de la deuda de la empresa XYZ S.A.

Asientos de ajuste por gastos acumulados
Para Gómez (2018) los gastos acumulados son los que se generan durante un mes en
que no han sido cancelados por la empresa, por ejemplo; los salarios, el consumo de
electricidad, las provisiones de aguinaldo, las vacaciones, lo correspondiente al pago de la
CCSS por concepto de las cargas patronales y los gastos por intereses sobre préstamos y
expone el ejemplo de un crédito otorgado a una empresa, a partir de lo cual se genera un
gasto por la tasa de interés que se cobra por la deuda adquirida, para la cual además fue
necesario realizar una hipoteca como respaldo de la misma. En ese sentido el ajuste
implícito que se realiza es el siguiente al momento de contraer la deuda:

Fecha Cuenta Debe Haber

01/07/2021 Efectivo ₡ 10 000 000

Hipoteca por pagar ₡ 10 000 000

Detalle: Adquisición de préstamo hipotecario en el Banco Sol

El ajuste anterior registra el ingreso del efectivo del crédito hipotecario y además
carga la cuenta de hipoteca por pagar ya que es un compromiso que asume la empresa ante
la deuda contraída con el Banco Sol. Al 31 de julio 2021 fue necesario registrar el gasto
generado por concepto de intereses producidos durante ese mes, cuyo ajuste implícito se
plantea de la siguiente forma.
 Fecha Cuenta Debe Haber

31/07/2021 Gasto por intereses ₡ 125 000

Intereses por pagar ₡ 125 000

Detalle: Registro de los intereses por pagar durante el mes de julio 2021 al Banco Sol

El cálculo de los intereses se realizó sobre la base del crédito=10 000 000 a un
interés del 15% anual, por lo que se realizó el siguiente cálculo de interés simple:

10 000 000 x 15% / 12 meses = 125 000

Ese procedimiento se realiza cada mes para registrar el gasto por concepto de
intereses.

Ingresos no devengados o productos diferidos

Según Gómez (2018), los ingresos no devengados o productos diferidos son los
desembolsos realizados por los clientes para cancelar una compra sin que medie entrega de
mercadería o sin que se haya dado un servicio; es un ingreso diferido o pagado por
adelantado, los cuales se registran como pasivos corrientes. Un ejemplo que cita la autora
es cuando le contratan servicios a la empresa, se pagan por adelantado y el servicio se
ofrece 30 días después.

Al momento de realizar la contratación y de recibir el pago por anticipado se realiza

el siguiente ajuste explícito.
 Fecha Cuenta Debe Haber

01/03/2021 Efectivo ₡ 800 000

Ingreso por servicios no devengados ₡ 800 000

Detalle: Ingresos no devengados del cliente Ferremás & Asociados

Cuando los servicios se ofrecen al cliente, se disminuye la cuenta de ingreso por

servicios no devengados y se aumenta la correspondiente a ingreso por servicios,
realizándose el siguiente asiento de ajuste implícito.

Fecha Cuenta Debe Haber

30/03/2021 Ingreso por servicios no devengados ₡ 800 000

Ingreso por servicios ₡ 800 000

Detalle: Prestación de servicios al cliente Ferremás & Asociados

El ajuste anterior muestra el servicio prestado al cliente Ferremás & Asociados el 30

de marzo 2021, en ese momento se disminuye la cuenta de ingreso por servicios no
devengados, porque los servicios ya se brindaron y se aumenta la cuenta de ingresos por
servicios que ya devengó la empresa.
Ajustes por depreciación
La autora Gómez (2018) indica que la depreciación se refiere al desgaste que
experimentan los activos no corrientes (bienes que la empresa adquiere para usarlos en la
generación de ingresos y no están destinados para venderse, salvo que haya cumplido o
finalizado su vida útil, por ejemplo, mobiliario, vehículos, etc.) de la empresa por la
antigüedad. Por ello existe la cuenta denominada depreciación acumulada, la cual recolecta
el desgaste del activo y se registra el gasto por depreciación por medio de un ajuste, lo que
permite crear una cuenta con recursos para reponer el activo una vez que alcance su vida
útil.

Por lo que el ajuste se realiza haciendo uso de las cuentas gastos por depreciación y
depreciación acumulada. Para calcular la depreciación existen 4 métodos:

1. Suma de dígitos

2. Promedio ponderado

3. Por unidades producidas

4. Línea recta

El método de línea recta, implica conocer los siguientes valores:

· D: depreciación

· VH: valor histórico

· VR: valor residual

· VD: valor depreciable o importe depreciable

· V: vida útil
 Para lo cual se utiliza la siguiente fórmula:

Depreciación = VH - VR = VD

V V

El siguiente es un ejemplo de registro de gasto de depreciación:

Fecha Cuenta Debe Haber

31/05/2021 Gasto por depreciación de mobiliario ₡ 10 000

Depreciación acumulada de mobiliario ₡ 10 000

Detalle: Registro de depreciación de mobiliario

Ese ajuste debe realizarse todos los meses para registrar el gasto mensual
correspondiente a la depreciación del mobiliario. Los ₡ 10 000 corresponden a los
siguientes datos: El día 01 de mayo de 2021 se adquiere mobiliario por ₡ 1 300 000 con un
valor residual de ₡ 100 000 y una vida útil de 10 años, por lo que se realiza el siguiente
cálculo para obtener el gasto mensual al 31 de mayo.
 Depreciación = 1 300 000 - 100 000 = 1 200 000 = 10 000

120 meses 120

Información contable para la toma de

decisiones
Para Loor ét al (2018) los resultados de la información contable cumplen un papel
fundamental en la toma de decisiones acertadas para el desarrollo de las actividades de todo
tipo de empresas, para tener una información contable acertada en el momento preciso es
de gran ayuda el uso de la Tecnología de la Información con los llamados sistemas
contables que se adapten a las necesidades propias de las actividades que desarrolla una
empresa determinada.

Flores (2019) indica que la contabilidad gerencial comprende el desarrollo e

interpretación de la información contable (oportuna y confiable) para la toma de decisiones,
planeamiento y control de una organización. Ayuda a manejar y controlar las operaciones
diarias del negocio. La contabilidad gerencial se enfoca en el uso eficiente y eficaz de los
recursos de la organización a través de la aplicación y uso de estrategias, políticas y
programas para el ogro de sus objetivos. Es muy importante para la contabilidad de
gerencia determinar los costos y elegir al que más se ajuste o adecue al tipo de organización
que tenemos. Para el éxito y supervivencia de esta. El proceso productivo consta de muchas
etapas, a través de las cuales los componentes que intervienen en el mismo sufren sucesivas
transformaciones, adiciones o incorporaciones provenientes de otros departamentos
productivos, lo cual viene a ser el costo, que no es más que la interpretación o expresión
monetaria de los gastos incurridos en la producción o en la prestación de un servicio. La
contabilidad de gerencia trabaja también con presupuestos, es decir que es lo que espera
realizar durante un determinado periodo de tiempo y como conseguirá los recursos para
cumplir tal objetivo que son acorto y largo plazo.
 También indica que el control que se realiza permanentemente en la organización
ayuda a la contabilidad de gerencia hacer los ajustes necesarios entre lo real y lo
presupuestado y tomar las medidas correctivas pertinentes así mismo controlar
posteriormente estas medidas, para ver si han sido corregidas. En el contexto actual, tomar
decisiones es el rol más importante de la función gerencial, por lo que ello conlleva
actitudes (comportamientos) y aptitudes (habilidades) frente al entorno interno y externo en
el que se desarrolla la gestión de la empresa. La contabilidad gerencial se encarga
principalmente de la acumulación y del análisis de la información relevante para el uso
interno de los gerentes en la planeación, el control y la toma de decisiones, por
consiguiente, la contabilidad de costos forma parte de la contabilidad gerencial. La
contabilidad gerencial mira hacia el futuro, en este sentido tiene que ver fundamentalmente
con planes y alternativas que implican costos, por lo que es normal que centre su atención
en el análisis de los costos y sobre todo en los costos útiles o indispensables para la toma de
decisiones, por parte de los ejecutivos de la empresa. Los costos ayudan enormemente en la
formulación de objetivos y programas de operación siendo su propósito principal la toma
de decisiones.

Referencias
Economipedia, 2021. Recuperado de
https://economipedia.com/definiciones/ingresos-acumulados.html

Flores, E. M. (2019). Contabilidad gerencial.

Gómez, A. (2016). El ciclo contable. EUNED.

Herz J. (2018). Apuntes de contabilidad financiera: Tercera edición: Vol. Tercera

edición. Universidad Peruana de Ciencias Aplicadas.

Loor, Y. V., Mera, M. Y. B., & Coello, H. S. A. (2018). El resultado contable para la
toma de decisiones oportuna en las gasolineras. Revista San Gregorio, (21), 38-45.

Mendoza Roca, C., & Ortiz Tovar, O. (2018). Contabilidad financiera para
contaduría y administración. Universidad del Norte.

Tovar, M., Prada, M., Ramírez, C. y Ramírez, P. (2020). Laboratorio Contable: Una
estrategia didáctica para la enseñanza del ciclo contable. Journal of business and
entrepreneurial studies, 4(3), 21-33.