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    Sesión 8 - Project Management

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    Jessica Chamale
    El documento describe los procesos de gestión y control de costos de proyectos. Explica que la planificación e identificación de costos incluye estimaciones, línea base de presupuesto y técnicas como estimación análoga y por tres valores. También cubre el monitoreo y control de costos para actualizar el presupuesto y evitar desviaciones, así como la gestión del valor ganado para medir el desempeño del proyecto.

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    Sesión 8 - Project Management

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    El documento describe los procesos de gestión y control de costos de proyectos. Explica que la planificación e identificación de costos incluye estimaciones, línea base de presupuesto y técnicas como estimación análoga y por tres valores. También cubre el monitoreo y control de costos para actualizar el presupuesto y evitar desviaciones, así como la gestión del valor ganado para medir el desempeño del proyecto.

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    El documento describe los procesos de gestión y control de costos de proyectos. Explica que la planificación e identificación de costos incluye estimaciones, línea base de presupuesto y técnicas como estimación análoga y por tres valores. También cubre el monitoreo y control de costos para actualizar el presupuesto y evitar desviaciones, así como la gestión del valor ganado para medir el desempeño del proyecto.

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    El documento describe los procesos de gestión y control de costos de proyectos. Explica que la planificación e identificación de costos incluye estimaciones, línea base de presupuesto y técnicas como estimación análoga y por tres valores. También cubre el monitoreo y control de costos para actualizar el presupuesto y evitar desviaciones, así como la gestión del valor ganado para medir el desempeño del proyecto.

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    MayuGo

    Sesión 08

    Gestión y Control de Costos


    MayuGo

    Gestión y Control de Costos

    01 Planificación e
    identificación 03 Monitoreo y control
    de costos

    02 Línea base y control


    de presupuesto
    04 Gestión del Valor
    Ganado EVM
    MayuGo

    Planificación y Estimación

    “La Gestión de los Costos del Proyecto incluye los procesos relacionados con planificar, estimar,
    presupuestar, financiar, obtener financiamiento, gestionar y controlar los costos de modo que se
    complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado.”

    “La Planificación de la gestión de costos es el proceso que establece las políticas, los
    procedimientos y la documentación necesarios para planificar, gestionar, ejecutar el gasto y
    controlar los costos del proyecto.”

    La Gestión de los Costos del Proyecto se ocupa principalmente del costo de los recursos necesarios
    para completar las actividades del proyecto. La Gestión de los Costos del Proyecto también debería
    tener en cuenta el efecto de las decisiones tomadas en el proyecto sobre los costos recurrentes
    posteriores de utilizar, mantener y dar soporte al producto, servicio o resultado del proyecto.

    Fuente: PMBOK 5th Edition


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    Planificación y Estimación

    Unidades de medida para cada


    uno de los recursos

    Nivel de precisión o grado


    de redondeo

    Nivel de exactitud aceptable


    El Plan de Gestión de
    Proyectos incluye: Enlaces con los procedimientos
    de la organización

    Umbrales de control de
    desempeño

    Formatos de los informes

    Descripción de los procesos


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    Planificación y Estimación

    • La estimación de costos consiste en desarrollar un cálculo aproximado de los recursos


    monetarios necesarios para completar las actividades del proyecto. El beneficio clave es que
    determina el monto de los costos requerido para completar el trabajo del proyecto.

    • Las estimaciones de costos son una predicción basada sobre la información disponible en un
    momento determinado, incluyen la identificación y consideración de diversas alternativas
    para el cálculo de cara a iniciar y completar el proyecto.

    • Para lograr un costo óptimo para el proyecto, se debe tener en cuenta el balance entre costos
    y riesgos, tal como hacer en lugar de comprar, comprar en lugar de alquilar y la compartición
    de recursos.
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    Planificación y Estimación

    Técnicas de estimación:

    Estimación Estimación por


    paramétrica Tres Valores

    02 04

    01 03 05

    Estimación Estimación Análisis de


    análoga Ascendente Reservas
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    Planificación y Estimación

    • Utiliza valores tales como el alcance, el costo, el presupuesto y la


    duración, o medidas de escala tales como el tamaño, el peso y la
    complejidad de un proyecto anterior similar, como base para estimar el
    Estimación mismo parámetro o medida para un proyecto actual.
    análoga
    • Se emplea usualmente para estimar un valor cuando existe una cantidad
    limitada de información detallada sobre el proyecto, como es el caso,
    por ejemplo, en las fases iniciales del mismo.

    • Es la más sencilla, pero a la vez la menos exacta.


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    Planificación y Estimación

    • Utiliza una relación estadística entre los datos históricos relevantes


    Estimación
    y otras variables (e.g. metros cuadrados en construcción) para
    paramétrica calcular una estimación del costo del trabajo del proyecto.

    • El costo individual de cada paquete de trabajo o actividad se


    Estimación calcula con el mayor nivel posible de detalle. El costo detallado se
    ascendente resume posteriormente o se “acumula” en niveles superiores para
    fines de reporte y seguimiento.
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    Planificación y Estimación

    • Se tienen en cuenta la incertidumbre y el riesgo y se utilizan


    estimaciones por tres valores para definir un rango aproximado
    del costo de la actividad:

    ✓ Más Probable (cM)


    ✓ Optimista (cO)
    Estimación por
    ✓ Pesimista (cP)
    Tres Valores
    • Cálculo del Costo Estimado:

    ✓ Distribución Triangular.
    cE = (cO + cM + cP) / 3

    ✓ Distribución Beta.
    cE = (cO + 4cM + cP) / 6
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    Planificación y Estimación

    • Las reservas o “buffers” son cantidades o porcentajes del costo neto


    del proyecto previstas para los imprevistos o contingencias que
    pudieran surgir.
    Análisis de • Las reservas se pueden aplicar a cada actividad, paquete de trabajo, o
    Reserva a la totalidad del costo del proyecto.

    • Las más conocidas son:

    • Reserva de contingencia
    • Reserva de Gestión
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    Línea base y control del presupuesto


    La línea base de costos es la versión aprobada del presupuesto por fases del proyecto, excluida cualquier
    reserva de gestión, que sólo se puede cambiar a través de procedimientos formales de control de cambios,
    y se utiliza como base de comparación con los resultados reales. Se desarrolla como la suma de los
    presupuestos aprobados para las diferentes actividades del cronograma.

    Presupuesto del Reserva de


    Proyecto Gestión

    Línea Base de Cuentas de Reserva para


    Costos Control Contingencias

    Estimaciones de Reserva para


    Costos de los Contingencias de
    Paquetes de Trabajo las Actividades
    Monto Total
    Estiminación de Costos
    de las Actividades

    Componentes del Presupuesto del Proyecto


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    Línea base y control del presupuesto

    Presupuesto del Proyecto

    Reserva de Gestión
    BAC

    Valores
    Acumulados Requisitos de
    Financiamiento

    Línea Base Gastos


    de Costos

    Tiempo
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    Monitoreo y control de costos

    El Control de Costos consiste en monitorear el estado del proyecto para actualizar sus costos
    y gestionar cambios de la línea base de costo.

    El beneficio clave es proporcionar los medios para detectar desviaciones con respecto al plan
    con objeto de tomar acciones correctivas y minimizar el riesgo.

    Para actualizar el presupuesto es necesario conocer los costos reales en los que se ha
    incurrido hasta la fecha. Cualquier incremento con respecto al presupuesto autorizado sólo se
    puede aprobar a través del proceso de Control de Cambios establecido al inicio del proyecto.
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    Monitoreo y control de costos

    El control de costos del proyecto incluye:

    Influir sobre los factores que producen cambios a la línea base de costos

    Asegurar que todas las solicitudes de cambio se lleven a cabo de manera oportuna

    Gestionar los cambios reales cuando y conforme suceden


    Asegurar que los gastos no excedan los fondos autorizados por período, por componente
    de la EDT / WBS, Por actividad y para el proyecto en su totalidad
    Monitorear el desempeño del costo

    Monitorear el desempeño del trabajo con relación a los gastos

    Evitar que se incluyan cambios no aprobados


    Informar a los interesados pertinentes acerca de todos los cambios aprobados y
    costos asociados y
    Mantener los excesos de costos previstos dentro de límites aceptables
    MayuGo

    GESTIÓN DEL VALOR GANADO

    • La Gestión del Valor Ganado (EVM)


    es una metodología que utiliza
    medidas de costo, tiempo y alcance
    para evaluar, durante la ejecución, el
    desempeño y el avance de un
    proyecto.
    • Las variables que utiliza son:

    ✓ PV: Valor Planeado


    ✓ EV: Valor Ganado
    𝑬𝑽 = 𝑃𝑜𝑟𝑐𝑒𝑛𝑡𝑎𝑗𝑒 𝑐𝑜𝑚𝑝𝑙𝑒𝑡𝑎𝑑𝑜 𝒙 𝑉𝑎𝑙𝑜𝑟 𝑃𝑙𝑎𝑛𝑒𝑎𝑑𝑜
    ✓ AC: Costo Real
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    GESTIÓN DEL VALOR GANADO

    Variación del Cronograma (SV)

    𝑺𝑽 = 𝐸𝑉 − 𝑃𝑉

    ❖ SV>0: Proyecto avanza más rápido de lo previsto en el cronograma

    Índice de Desempeño del Cronograma (SPI)

    𝑺𝑷𝑰 = 𝐸𝑉/𝑃𝑉

    ❖ SPI>1: Proyecto avanza más rápido de lo previsto en el cronograma


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    GESTIÓN DEL VALOR GANADO

    Variación del Costo (CV)

    C𝑽 = 𝐸𝑉 − 𝐴𝐶

    ❖ CV>0: El gasto del proyecto está por debajo del presupuesto

    Índice de Desempeño del Costo (CPI)

    C𝑷𝑰 = 𝐸𝑉/𝐴𝐶

    ❖ CPI>1: El gasto del proyecto está por debajo del presupuesto


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    GESTIÓN DEL VALOR GANADO

    • Presupuesto Hasta la Conclusión (BAC): Es la suma de todos los presupuestos


    establecidos para el trabajo que se va a realizar.

    • Estimación a la Conclusión (EAC):

    𝐵𝐴𝐶
    𝑬𝑨𝑪 =
    𝐶𝑃𝐼

    ❖ EAC: Costo final proyectado del proyecto

    • Estimación Hasta la Conclusión (ETC):

    𝑬𝑻𝑪 = 𝐸𝐴𝐶 − 𝐴𝐶

    ❖ ETC: Es el dinero que se necesita para completar el proyecto.

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