Manual Combinacion de Corresp

MANUAL PARA COMBINACION DE CORRESPONDENCIA EN WORD
Elaborado Por:
Johanna Rojas Guerrero
FITEC
2011
MANUAL PARA ELABORAR CARTAS MEDIANTE COMBINANCION DE
CORRESPONDENCIA EN WORD
1. Escribir una carta modelo, es decir la carta que se va a utilizar:
2. Identificar las variables:
En la carta se puede apreciar palabras, números, nombres o frases que se convierten en

variables, es decir que varían al momento de combinar la correspondencia, tal es el caso el
nombre del destinatario (1), dirección (2), teléfono (3).
Johanna Rojas Guerrero (1)

Kra. 30 A # 31-52 (2)
Tel. 6341245 (3)
3. Elaborar la base de datos:
A continuación se debe elaborar la base de datos es decir, todas las variables que se incluirán
en la carta que se va a combinar, para este fin se puede elaborar una base de datos en Excel
de acuerdo al siguiente formato y siguiendo con el mismo ejemplo.
Se puede apreciar las variables definidas en la parte superior como titulo de cada columna,
seguida de los datos de cada destinatario que serán combinados en la carta.
Una vez finalizada la lista, se procede a guardar el archivo de Excel con el nombre de la lista
destinatarios.
4. Establecen los campos de combinación:
Se retorna a la carta que se esta escribiendo, y se ingresa al menú Herramientas, cartas y

correspondencia y buscamos Combinar correspondencia.
A continuación se observa un menú que se despliega a la derecha del documento de la

siguiente forma:
Se escoge la opción Cartas que esta de primera en la lista y predefinida.
Luego se debe dar un click en la opción Siguiente: Inicie el documento que esta en la parte
inferior del menú.
Luego se despliega un nuevo menú, con tres opciones, como la carta ya esta lista se escoge la
primera opción que esta predeterminada “Utilizar el documento actual”, a continuación se
debe hacer un click en el menú inferior que dice Siguiente: Seleccione a los destinatarios.
En el nuevo menú desplegado se presenta tres opciones “Utilizar una lista existe”
A continuación se da clic en la opción Examinar….
Inmediatamente se despliega el menú donde se debe buscar la base de datos que se elaboro
en Excel la cual llámanos Destinatarios y le damos abrir
.
A continuación se abre una nueva ventana que despliega un nuevo menú de opciones tal como
se muestra en la siguiente imagen:
Esta lista detalla las hojas del documento en Excel en el que se elaboro la base de datos.
En el ejemplo se aplico la hoja 1, escogiendo la misma y dando aceptar.
A continuación se despliega una nueva ventana que muestra el detalle de los datos de la lista
que se elaboro. Esta permite revisar nuevamente la misma para apreciar si existen errores.
Después de revisarla, se da la click en aceptar.
Después se elige la opción Siguiente: Escriba la carta, que esta en la parte inferior derecha
del menú.
En seguida se debe seleccionar los campos que se van a combinar, con el cursor del Mouse,
teniendo el cuidado de que se selección toda la palabra, numero o frase que se va a combinar.
En el ejemplo se detalla la selección del campo nombre, pintado con rojo, después se procede
a seleccionar Más elementos, que permitirá desplegar un nuevo menú que se observa a
continuación:
Se selecciona la opción Insertar.
Se puede apreciar que el nombre del campo se modifica por el nombre de la variable que se
detalla en la cata entre comillas «NOMBRE», y así sucesivamente hasta terminar de asignar
todas las variables:
Es de resaltar que las variables deben de estar bien asignadas en el documento que se esta
elaborando, en el caso contrario el programa de combinación de cartas, generara errores en
todas las cartas que se combinen.
5. Verificar la vista previa de las cartas combinas:

Una vez realizada la definición de campos se puede verificar los resultados de la combinación
de cartas, seleccionando la opción Siguiente: Vista previa de las cartas, que se encuentran
en la parte inferior del menú:
Verificamos el resultado previo de la combinación de cartas con los datos del primer
destinatario de la lista
El documento ya esta listo para la combinación final, seleccionamos la opción Siguiente:
Complete la combinación:
De esta manera se despliega un nuevo menú en el que se detalla dos opciones Imprimir y
Editar cartas individuales, para observar el detalle de todas las cartas combinadas.
Esto permite desplegar un nuevo menú que permite seleccionar el tipo de combinación de
registros mediante tres opciones, Todos, Registro Actual y Desde / Hasta
Mediante la selección deseada, se puede visualizar el detalle de las cartas combinadas listas
para su impresión final. Para este ejemplo se selecciono Todos.
A continuación se genera un nuevo archivo con todas las cartas combinadas tal como se
detalla en el ejemplo, que están listas para una última revisión final y su impresión, teniendo la
opción de guardar el nuevo documento o desecharlo.

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2. Identificar las variables:

En la carta se puede apreciar palabras, números, nombres o frases que se convierten en

Johanna Rojas Guerrero (1)

3. Elaborar la base de datos:

Se retorna a la carta que se esta escribiendo, y se ingresa al menú Herramientas, cartas y

A continuación se observa un menú que se despliega a la derecha del documento de la

A continuación se da clic en la opción Examinar….

Se selecciona la opción Insertar.

5. Verificar la vista previa de las cartas combinas:

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