Equipo 1 - Ultima Entrega

Instituto Politécnico Nacional
Escuela Superior de Turismo
Seminario De Titulación Planeación Y Organización Integral De

Congresos Y Convenciones
VIGENCIA:
DES/EST-2010/022/14/17
Plan Estratégico Para Planear Y Organizar Integralmente Una

Convención
Caso Práctico:
1a Convención de Hoteles Boutique en la Ciudad de México
Directora de Seminario: Lic. Josefa Carreón Martínez
Equipo 1:
 Aguilar Pulido María Fernanda

 Gama Yáñez Luis
 Ojeda Velasco Kevin Alexis
 Reyes Robledo Abraham
 Velázquez Ávila Arturo
MAYO 2017
Seminario De Titulación Planeación Y Organización Integral De Congresos Y Convenciones
VOTO APROBATORIO
AGRADECIMIENTOS
ÍNDICE
INTRODUCCIÓN.............................................................................................................. 0
Plan Estratégico para la planeación y organización Integral de Convenciones...................1
Capítulo. 1. Planeación Del Evento.....................................................................................2
Objetivo General Del Plan Estratégico............................................................................3
1.1. Definición Del Evento................................................................................................5
1.2. Título Del Evento......................................................................................................6
1.3. Tema Del Evento......................................................................................................7
1.4. Tips Para Eventos Verdes........................................................................................7
1.5. Eventos Especiales...................................................................................................1
1.6. Objetivos Del Evento................................................................................................1
1.7. Comité Organizador..................................................................................................2
1.8. Ejemplos De Comités - Organigramas Y Funciones................................................5
1.9. Naturaleza Del Evento............................................................................................11
1.10. Clasificación De Dinámicas Grupales O Eventos Complementarios.....................11
1.11. Desarrollo Dinámicas O Eventos Complementarios.............................................15
1.12. Ejemplos De Desarrollo De Dinámicas ................................................................29
1.13. Perfil del Participante............................................................................................36
1.14. Elección De Fechas Del Evento............................................................................40
1.15. Calendario De Planificación Del Evento................................................................42
1.16. Calendarios Pormenorizados................................................................................45
1.17. Programa Del Evento............................................................................................47
1.18. Tipos De Programas.............................................................................................48
1.19. Diseño Del Programa Del Evento.........................................................................49
1.20. Formas Comunes De Presentación De Papeles...................................................51
1.21. Inspección De La Ciudad Sede.............................................................................53
1.22. Inspección Del Lugar Sede...................................................................................56
1.23. Montajes Para Eventos.........................................................................................63
1.24. Montajes Sustentables..........................................................................................78
1.25. Ponentes.............................................................................................................. 81
1.25.1 Consideraciones Para Elegir Ponentes...........................................................81
1.26. Intérpretes Y Traductores.....................................................................................86
Capítulo 3. Organización del Evento...............................................................................139
Capítulo 4. Promoción Y Comercialización De Congresos Y Convenciones .................183
4.1 Sugerencias Para La Promoción Y Comercialización De Eventos.........................184
4.2 Mezcla Promocional..............................................................................................186
4.3. Identificar Los Elementos Que Se Deben Incluir En La Mezcla Promocional......188
4.3.1 Eventos 2.0.....................................................................................................190

4.4 Diseño De La Mezcla Promocional – Imagen Del Evento – Faq´s -Página Web. . .190
Cap.5. Diseño De Productos Turísticos Para Eventos ...................................................197
5.1. Metodología Para El Diseño De Productos Turísticos – Post – Tours..................201
5.2. Análisis De Costos - Post-Tours .........................................................................203
5.3. Ejemplos – Diseño De Post- Tours.......................................................................207
Capítulo 6. Evaluación Del Evento .................................................................................211
6.1. Elementos Para Elaborar El Instrumento De Evaluación Del Evento....................213
6.2. Análisis De Los Resultados Del Instrumento De Evaluación ...............................217
6.3. Ejemplos De Instrumentos De Evaluación............................................................218
Capítulo 7. Reglamento Del Evento ...................................................................................5
7.1 Ejemplos Reglamento Del Evento...........................................................................6
Capítulo 1. Planeación del Evento....................................................................................22
1.1 Definición del evento...................................................................................................23
1.2 Título del Evento.................................................................................................23
1.3 Tema del Evento.................................................................................................23
1.4 Objetivo General del Evento....................................................................................34
1.4.1 Objetivos Específicos del Evento......................................................................34
1.5 Comité Organizador.................................................................................................34
1.6. Organigrama y Funciones.......................................................................................36
1.7 Naturaleza del Evento.........................................................................................39
1.8 Fichas técnicas de las Dinámicas o Eventos Complementarios..............................40
Mtro. Tonatiuh Mendoza Martínez..............................................................................41
1.9 Participantes............................................................................................................ 51
1.9.1 Segmento de Mercado del Evento....................................................................52
1.10 Perfil del participante.............................................................................................54
1.10.1 Aforo Participantes......................................................................................55
1.11 Elección de Fechas del Evento..............................................................................56
1.12 Calendario de Planeación del Evento....................................................................58
1.13 Calendarios Pormenorizados.................................................................................63
1.14 Programa del Evento – Participantes ....................................................................68
1.14.1 Programa del Evento – Acompañantes...........................................................69
1.15 Sede del Evento..................................................................................................70
1.15.1 Inspección de la Ciudad Sede.....................................................................70
1.15.2 Elección de la Ciudad Sede........................................................................71
1.15.3 Inspección del Lugar Sede..........................................................................71
1.15.4 Elección del Lugar Sede.............................................................................75

1.16 Montajes Sustentables para el Evento...................................................................76
1.16.1 CUADRO MONTAJES PARA EL EVENTO EN EL LUGAR SEDE.....................77
1.17 Ponentes................................................................................................................ 78
1.17.1 Consideraciones para Elegir Ponentes para el Evento....................................78
1.17.2 Cuadro de Ponentes para el Evento ...............................................................79
1.17.3 Intérpretes y Traductores....................................................................................79
Capítulo 2. Gestión del Evento..........................................................................................80
Capítulo 3. Organización del Evento.................................................................................95
Capítulo 4. Promoción Y Comercialización del Evento........................................................0
4.1 Mezcla Promocional del Evento.................................................................................1
4.3. Eventos 2.0.........................................................................................................15
Capítulo 5. Diseño de Post-Tours para el Evento..............................................................19
5.1 Metodología para el Diseño de Post-Tour 1.............................................................20
5.2 Análisis de Costos de Post-Tour 1 ..........................................................................22
5.2.1 Diseño Final Post-Tour 1...................................................................................26
5.4.1 Diseño Final Post-Tour 2...................................................................................33
5.7 Diseño Final Post-Tour 3.........................................................................................40
Capítulo 6. Evaluación del Evento.....................................................................................42
6.1 Instrumento de Evaluación......................................................................................43
6.2 Análisis de los Resultados del Instrumento de Evaluación......................................45
Capítulo 7. Reglamento del Evento...................................................................................48
7.1 Ejemplos Reglamento Del Evento.........................................................................49
Conclusiones..................................................................................................................... 56
Glosario de Términos para el Evento................................................................................57
Bibliografía........................................................................................................................ 59
Cibergrafía........................................................................................................................ 59
Anexos.............................................................................................................................. 60
INTRODUCCIÓN
A lo largo de este documento se presenta el plan estratégico para planear y organizar

integralmente una Convención en el cual se establecen procesos, planes de acción,
elementos y métodos necesarios para tener un desempeño adecuado a la hora de la
organización de eventos dentro del Turismo de Reuniones.
Dicho plan estratégico se divide en siete capítulos teóricos. Se describen a continuación:
En el Capítulo 1 se encuentran los elementos necesarios para llevar a cabo la primera
etapa del evento: planeación, definición del evento, nombre del mismo, temática,
duración, objetivos del evento, estructura y funciones del comité organizador, dinámicas
grupales a incluir, entre otros.
El Capítulo 2 se enfoca en la gestión del evento, es decir, servicios a incluir en el evento,
se lleva a cabo un análisis de los prestadores de servicios; de igual manera se elabora un
presupuesto, se contactan patrocinadores, se calculan las cuotas de inscripción y el punto
de equilibrio.
En el Capítulo 3 se tratan tópicos como la Organización del evento, considerando el
proceso de pre-evento, evento y post evento.
En el Capítulo 4 se encuentra la parte de la promoción y comercialización de
convenciones, por lo que se hacen algunas recomendaciones acerca de estos temas,
tomando como base la mezcla promocional (producto, precio, plaza, precio).
En el capítulo 5 se trata el diseño de productos turísticos dentro del Turismo de
Reuniones, donde podemos encontrar post tours, para que los participantes tengan la
oportunidad de conocer y disfrutar del destino sede, aun cuando la convención haya
terminado, y es en este capítulo en donde se revisan la metodología para el diseño del
post-tour y el costo de los mismos.
En el Capítulo 6 se realiza la evaluación del evento, esto para conocer si se alcanzó el
objetivo general, si las estrategias llevadas a cabo funcionaron, si el programa se cumplió
en su totalidad y si la convención tuvo el alcance proyectado.
Por último en el capítulo 7 se encuentra el reglamento del evento, en el cual se definen las
políticas y condiciones bajo las cuales se desarrollará el evento.
En la segunda parte de este plan Estratégico se presenta el caso práctico en que se
abordan y aplican los capítulos mencionados anteriormente, enfocados a la realización de
la “Primera Convención de Hoteles Boutique en México”.
Plan Estratégico para la planeación y organización

Integral de Convenciones
Capítulo. 1. Planeación Del Evento

Capítulo. 1. Planeación Del Evento59
Objetivo General Del Plan Estratégico

Describir de manera detallada la teoría acerca de la planeación y organización integral de
una Convención, especificando el proceso para crearlas y complementando con ejemplos
reales.
Cualquier evento tiene las mismas características de desarrollo, ya sea una convención o
un congreso, las diferencias que se puedan presentar serán de acuerdo a las
necesidades de planeación, organización y gestión del evento.
Recordando la conceptualización de Convención y Congreso:
CONVENCION
Es la reunión de un grupo de personas que

comparten intereses similares, ya sean
comerciales, industriales, profesionales,
políticos, privados, particulares, religiosos o
de otra índole.
Para convivir, tratar asuntos de interés
común y tomar decisiones al respecto.
PUEDEN SER:
o CONVENCIONES
CORPORATIVAS
o CONVENCIONES
EMPRESARIALES
o CONVENCIONES
INSTITUCIONALES
o CONVENCIONES DE
ASOCIACIONES
59
(Carreón Martínez, 2017)
En la planeación del evento intervienen una serie de elementos, para organizarlo y

gestionarlo en el caso de congresos y convenciones, hay que analizar las diferencias
aunque pueden tener el mismo desarrollo se debe tomar en cuenta los siguientes pasos
para una convención:
PASO 1. ANALISIS ¿PARA QUÉ SE VA A HACER?
PASO 2. PLANEACION ¿QUÉ SE VA A HACER?
PASO 3. OPERACIÓN – CHECAR QUE SE HAGA LO QUE SE PLANEO

PASO 1.
CONSIDERACIONES:
 DEFINICION DEL EVENTO

 TEMA DEL EVENTO
 TITULO DEL EVENTO
 OBJETIVOS DEL EVENTO
El análisis es el sabio consejero de la experiencia, tomar lo mejor y eliminar los errores del
pasado. En el caso de ser la primera vez, el análisis sustituye a la experiencia por medio
del razonamiento cuidadoso y responsable.
Se deben tomar en cuenta varios factores fundamentales como:
1. Historia reciente de eventos anteriores, análisis de aciertos y fracasos, número

de participantes, destino seleccionado, hotel u hoteles, programa social y
programa de trabajo, presupuesto anterior.
2. filosofía de la empresa o asociación.

3. Determinar un solo objetivo general, este debe ser integral y único.
4. Establecer objetivos particulares después del general
5. Definir metas, es decir, los tiempos en los cuales debe realizarse el objetivo, con
la calendarización de las acciones que inician desde el punto de partida y terminan
al final del evento.
6. Análisis de la ciudad sede y lugar sede y de los servicios que se requieren para
alcanzar los objetivos planteados en el evento
1.1. Definición Del Evento
PLANEAR:
Implica estructurar acciones a través del estudio y análisis del evento, para lo cual, lo
primero que hay que contemplar es la definición del evento, ya sea convención o
congreso, es decir describir el evento y conocer sus componentes, o lo que es lo
mismo, la respuesta a las siguientes preguntas:
Sede de
Naturaleza del Fecha de celebración,
evento, contenidos o? comienzo, ? transporte,
duración, días de Salones,
? nd la semana. de capacidad,
servicios, Acceso
ué uá ón para minusválidos,
¿Q ¿C ¿D etc.
¿QUIEN? ¿COMO?
Participantes, Participantes,
congresistas, congresistas, Desarrollo,
Convencionistas, programa, recursos
invitados, ponentes, VIP propios y ajenos
PILARES DE UNA BUENA PLANIFICACIÓN
Contenido del evento

NATURALEZA
Dónde se quiere y por que

OBJETIVOS
A quien se quiere llegar

PARTICIPANTES
Lugar donde se va a celebrar

SEDE
Momento más idoneo

FECHAS Y DURACIÓN
Identificación que se pretende conseguir

IMAGEN
PATROCINIO Y Financiación necesaria

RECURSOS ECONOMICOS
MEDIOS HUMANOS Y Herramientas necesarias para su organización
LOGISTICOS
SECTOR PRIVADO Y Respaldo de las autoridades competentes
PÚBLICO
1.2. Título Del Evento

Para elegir un buen título que represente al evento, se deben considerar varios factores,
tanto dependientes del tema como características generales que todo título de cualquier
evento debe contemplar.
 Principalmente debe considerarse el tema central del evento, puesto que el título
es representativo de este.
 La naturaleza del evento que se está planeando, la magnitud y alcance que se
pretende lograr.
 Debe estar vinculado a las características y objetivos del evento previamente
establecidos.
 No perder de vista el impacto que se pretende lograr con la imagen comercial.

 Elegir títulos con identidad propia que lo distinga de eventos similares, es decir,
dar una idea general y concreta sobre el evento que se está realizando.
 Seleccionar títulos o temas de actualidad.
 De ser posible, no manejar títulos demasiado extensos ya que deben ser fácil de
recordar.
A grandes rasgos, son los principales elementos que se deben tener presentes a la hora
de elegir el titulo para un evento. Tomarlos en cuenta garantiza gran parte del éxito del
evento ya que es el primer impacto que los participantes reciben.
1.3. Tema Del Evento
“El tema suele servir para que la gente se concentre en el objetivo principal y ayuda a
conferir unidad a todo el evento. Hay algunos “clásicos” que se utilizan constantemente,
sean cuales sean los objetivos del evento; por ejemplo, “Simplemente lo mejor” o “La
Calidad es lo que cuenta”.
Sin embargo, los mejores ejemplos suelen surgir de manera espontánea y se adaptan
perfectamente a los objetivos del evento. A menudo se componen de aliteraciones y
tienen una relevancia específica para el patrocinador. En algunos sectores, unos números
o símbolos pueden ser suficientes para que se reconozca el evento. Cualquiera que sea
el tema escogido, se debe evitar a toda costa que sea un cliché. Deberá encontrar un
lema que haga llegar un mensaje especial al público.
1.4. Tips Para Eventos Verdes

El éxito de un evento en la actualidad no sólo puede medirse por la cantidad de
participantes que asistan sino también por la variable de impacto ambiental que originó
dicho evento.
Destino y Sede
Ésta variable potencia
cualquier evento hacia Transporte
un público interesado
por el medio ambiente. Hoteles
Además que contribuye
al ahorro económico y Alimentos
propicia más
oportunidades de
negocio. Recintos
Pero un evento Materiales
sustentable implica un
equilibrio entre todos Actividades
los elementos que los
componen:
Regalos
A continuación se enlistarán algunos tips verdes para la organización y realización de un

evento sustentable.
TIPS EN GENERAL
 Focos Ahorradores  Uso óptimo de
 Bajarle al consumo de Computadoras
energía  Uso óptimo del agua
 Escaleras vs. Elevadores  Cargadores Universales
 Bolsa Propia  Productos Biodegradables.
MEETING PLANERS:
 Crear conciencia en los  Usar medios electrónicos

colaboradores y participantes  Plan maestro.
 Uso de USB  Green Team
 Gafetes Reusables  Green washing
TRANSPORTACIÓN:
 Caminar más  Menos tráfico

 Carpool  Uso de bicicletas
 Arribos al aeropuerto  Green city.
HOSPEDAJE:
 Toalla cada 3 días  Reciclar

 Luces inteligentes  Llaves en los hoteles.
 Destinos y hoteles verdes  Creación de energía
ALIMENTOS:
 Platos Lavables  Cucharitas y copas a

 Servilletas de tela solicitud
 Productos de la región  Eliminar popotes
 Centros de mesa  Cocina verde.
reutilizables
RECINTOS:
 Uso de Jarras de Agua  Presentaciones en línea

 Iluminación Natural  Compartir Coffee Breaks
 Menos Folletería
RESPONSABILIDAD SOCIAL:
 Donaciones  Obras de responsabilidad

 Obra social social
 Eventos Responsables
1.5. Eventos Especiales

Los eventos se caracterizan por la “unicidad” significa que no son actividades rutinarias y
que cada evento es diferente a otros, aunque pueda tratarse de un mismo tipo de evento.
EJEMPLO DE EVENTOS:
 Social (Instalación y protocolo matrimonios, nacimientos, cumpleaños,
aniversarios )
 Cultural (exposición, danza, teatro)
 Académico (seminario, conferencia, científico)
 Recreativo (festival, espectáculo)
 Deportivo (prueba, campeonato, juegos)
Tipos de eventos especiales.

 Bodas.
 Primera comunión.
 Bautizos.
 Cumpleaños.
 Graduaciones.
1.6. Objetivos Del Evento

Establecer objetivos del evento es de vital importancia, ya que en base a lo que se fije
deberá llevarse a cabo todo el proceso de planeación y el desarrollo del evento. Dentro de
los diferentes aspectos por los que es importante establecer objetivos cabe destacar:
 Los objetivos indican la dirección a seguir para avanzar en la planeación.

Una vez conocida, se debe concentrar en la planeación el evento hasta su
desarrollo y conclusión. Permiten que cada miembro de cada área del
evento se identifique con la dirección establecida.
 Establecer los objetivos específicos, permite dividir la planeación y el
desarrollo en “etapas” a realizar individualmente para lograr un evento con
éxito.
 El hecho de delimitar los objetivos del evento permite evaluar en qué punto
estamos, tener un control sobre lo que se ha conseguido y lo que falta por
completar.
 Se debe fijar el objetivo general del evento. Así como los objetivos
específicos, que guiaran al evento.
 Los objetivos serán la base para los eventos complementarios o dinámicas
grupales dentro del evento (naturaleza del evento).
1.7. Comité Organizador

Una vez iniciada la fase de planeación, lo primero que debe hacer el equipo gestor del
congreso o convención, es crear y definir el "Comité Organizador", pieza clave y principal
órgano gestor del evento.
Un comité, es por definición: Comisión de personas encargadas para un asunto. Órgano

dirigente de un partido político o de una de sus secciones, o de cualquier otro tipo de
organización.
Este equipo de trabajo estará compuesto por profesionales de la especialidad en la que

se desarrolla el evento, así como personas representantes de instituciones afines a estas
materias de reconocida capacidad profesional. La estructura básica de un comité
organizador es:
Convención
En la etapa de organización y con base en el plan general de trabajo, se tiene que

determinar el organigrama funcional y operativo que el evento exige, en cuya formulación
se toma en cuentan las múltiples acciones de trabajo.
El principal factor que colabora en el éxito de una convención es la coordinación entre

todos los componentes que intervienen en el desarrollo del evento. Así, una de las
medidas indispensables para que las actividades se lleven a cabo fluidamente es la
formación de comités encargados de tareas específicas. Todos los detalles deben
plantearse con anticipación y un margen de error, porque el éxito o el fracaso del evento
dependen de la estructura de dos grandes fases que se aplican en congreso o
convención:
1. Las actividades de trabajo
2. Las reuniones sociales
Recordar:
La planeación de un evento implica una serie de fases para llevarse a cabo como lo son:
‫ج‬ Lugar sede
‫ج‬ Alojamiento
o Número de cuartos y suites,

o Precios por habitación
o Servicios y propinas
‫ج‬ Instalaciones y servicios:
o Capacidad de salones para reuniones y banquetes
o Espacio para
o Recepción y registro
o Espacio para exhibiciones
o Servicios para realizar eventos sociales
‫ج‬ Equipos.
‫ج‬ Localización:
o Facilidad de trasporte de acercamiento local
o Diversiones y actividades recreativas
o Comercios
‫ج‬ Permisos de importación en caso de que fuera necesario
‫ج‬ Visas para personas especiales
Sea congreso o convención se deberá tener la estructura orgánica que sea de acuerdo al
tipo de evento.
Habiendo seleccionado la ciudad sede y el lugar sede se deben formar el comité

organizador con sus comités, secretarias o coordinaciones.
Convención
Coordinación general
Comité de finanzas. Maneja el aspecto económico del evento.
Comité de programa. Determina un programa interesante de trabajo para
el evento, decide qué temas van a tratarse, subtemas y conferenciantes,
en coordinación con el comité de festejos, alternando los eventos
sociales y de trabajo para asegurar un ameno desarrollo de los mismos.
Comité de alojamiento. Asegura a los huéspedes y delegados

habitaciones satisfactorias.
Comité de recepción y hospitalidad. Funciona como anfitrión de los

asistentes en todos los actos del evento, asignando edecanes y personas
adecuadas para cada ocasión.
Comité de festejos. Planifica los eventos sociales, como paseos por la

ciudad, fiestas, comidas, etc., de acuerdo con el comité de programa
incluyendo las actividades artísticas y recreativas.
Comité de publicidad. Promueve el evento en los lugares donde

considere que se encuentran sus asistentes potenciales, para lograr la
máxima asistencia, así como de toda a publicidad pagada en los medios
de comunicación.
Comité de relaciones públicas. Busca conseguir una buena imagen de la

reunión, mantener las buenas relaciones entre los que integran el comité
organizador y los asistentes.
Comité de ornato y rotulación. Se encarga de elaborar los letreros para

los eventos sociales y de trabajo y la supervisión de la decoración de los
salones que van a utilizarse.
Comité de registro. Realiza el registro de los participantes, entrega de

material, control de asistencia y entrega de diplomas.
Comité de transporte. Consigue precios especiales para el traslado de los
participantes desde su lugar de origen, se encarga de la transportación
interna a los eventos de trabajo y a los eventos sociales.
Comité de exposiciones. Se encarga de obtener el espacio necesario
para las exposiciones, prepara los folletos para su promoción,
subarrienda los espacios a quienes exhibirán y controla su desarrollo.
Comité de personal. Su función es facilitar el personal requerido durante

el desarrollo del evento: guías, intérpretes, traductores, secretarias,
decoradores, electricistas, y personal para montaje y desmontaje de las
exposiciones.
Comité de servicios generales. Sirve de apoyo directo a los demás

comités en actividades como montajes de salones, sacar copias
fotostáticas, etcétera.
Comité de honor. Su función es puramente honorífica y su presencia

tiene lugar sólo en los actos solemnes de inauguración y clausura.
1.8. Ejemplos De Comités - Organigramas Y Funciones

EJEMPLO 1 60
60
(CUBAMBIENTE 2017, 2017)
Coordinación General
Comité de Finanzas
Comité de Programa
Técnico
Comité Ejecutivo
Comité de Ornato y
Comité de Promoción Comité de Exhibiciones
Rotulación
Comité de Prensa
Comité de Servicios Generales
Coordinador general.- Se encargará de:

 Ejercer la máxima autoridad y responsabilidad en la organización de la
convención. Toma de Decisiones.
Comité de finanzas:
 Elaboración de Presupuestos por comités y general.

 Determinar ingresos, egresos y punto de equilibrio.
Comité de programa técnico:
 Planear y coordinar todas las actividades de la convención.
Comité ejecutivo:
 Seleccionar la sede y subsede del evento
 Elaborar un catálogo de hoteles y centros de convención
Comité de promoción
 Elaborar campaña de publicidad del evento

Comité de prensa y difusión
 Manejar las relaciones publicas
Comité de ornato y rotulación
 Elaborar los letreros para todos los eventos
Comité de servicios generales
 Apoyo a todos los comités
Ejemplo 2 61
Coordinador
General.- Se
encarga de la
toma de
decisiones, de
conformar los
comités y de
nombrar
responsables de cada uno.
61
(Convención Internacional de Minería , 2017)
Coordinador Operativo.- Se encarga de llevar a cabo toda la logística y operación de la

Convención. Toma en cuenta todos los aspectos para la realización de la misma.
Coordinador de Relaciones Públicas y Protocolo.- Prepara la campaña de publicidad,

contacta patrocinadores para la convención.
Coordinador de Trabajos Técnicos.- Se encarga de la supervisión de todos los equipos

técnicos, montajes y equipo audiovisual necesario durante la convención.
Consejero.- Funge como apoyo para todos los comités.
Ejemplo 3 62
62
(IMIQ MONTERREY 2017, 2017)
Director General.- Es la máxima autoridad dentro del comité y es quien se encarga de

la asignación de tareas, supervisión dentro de la convención.
Logística General.- Se encarga de la correcta operación de la convención, tomando como

base toda la planeación previa, propuesta por los diferentes comités.
Tesorería de Convención.- es el departamento que se hace cargo de la parte financiera

de la convención; elaboración de presupuestos, proyección de ingresos y egresos y
elabora un punto de equilibrio.
Registro.- Se encarga de llevar el proceso, corrección, captura, recolección de datos de

los participantes con el fin de llevar un registro completo.
Comidas.- Su trabajo es tomar en cuenta todos los alimentos durante la convención:
Coffee breaks, comidas, cenas, comida para el personal, etc. Asimismo elabora un
presupuesto que se integrará al presupuesto general.
Hoteles.- Analiza costos, y realiza reservaciones de acuerdo con la ocupación de la

convención.
Programa Técnico.- Elabora y decide qué dinámicas grupales incluirá la convención.

1.9. Naturaleza Del Evento

El contenido principal de un evento son sus ponencias, debates, discusiones dirigidas y
presentaciones cuyas características vendrán dadas por el carácter del evento, ya sea
científico, comercial, político, cultural o económico. El tratamiento y trascendencia de los
temas a desarrollar en cada una de las sesiones justificaran cada uno de los pasos
siguientes en la planificación del evento. Utilizando dinámicas grupales
Para tal efecto a continuación se presentan las siguientes dinámicas grupales o eventos
complementarios.
1.10. Clasificación De Dinámicas Grupales O Eventos

Complementarios63
A continuación se presentan las siguientes dinámicas grupales o eventos complementarios.
DINAMICA GRUPAL CONCEPTO

Es una reunión formal que se organiza con el fin principal
de deliberar ampliamente acerca de un tema en particular,
para dar a conocer, analizar o intercambiar opiniones
acerca de los avances, investigaciones o conocimientos
del tema o ciencia de que se trate, por lo cual el contenido
es científico, cultural, educativo, económico, político o de
CONGRESO otra índole. Usualmente no tiene una orientación comercial
y se dan cita los investigadores y profesionales que
quieren estar al día.
Reunión gremial o empresarial con el objetivo de tratar

asuntos comerciales entre los participantes en torno a un
mercado, producto o marca. La convocatoria es cerrada
CONVENCIÓN (limitada a un público personalizado y relacionado con el
tema) y la participación suele ser por invitación.
63
Reunión formal a un nivel de estados más elevado, donde

los representantes se reúnen para estudiar y esclarecer un
problema común, negociar soluciones, o elaborar
CONFERENCIA acuerdos.
Es una reunión de carácter educativo donde un número

determinado de personas, que no supera los 30,
comparten de manera personal sus experiencias acerca de
SEMINARIO un tema en particular, bajo la dirección de un experto en la
materia.
Son reuniones de un pequeño grupo de personas elegidas

por un órgano representativo de una asociación, con el fin
de estudiar con detalle un problema concreto acerca del
GRUPOS DE TRABAJO cual establecerán una serie de recomendaciones distintas
a los órganos superiores de decisión.
Consiste en un conjunto o serie de exposiciones verbales

desarrolladas por especialistas en torno a un tema central,
núcleo científico o situación problemática. Suele ser
indisciplinaría y estar dirigido por un moderador. Es una
técnica de intercambio de información que se utiliza para
SIMPOSIO profundizar acerca de un tema, actualizar el estado de la
cuestión, integrar informaciones acerca de un problema y
coordinar las actividades de una investigación.
DINAMICA GRUPAL CONCEPTO
Reunión informal y sin orden del día con participación

abierta a todos los asistentes en la que cada uno tiene la
oportunidad de desarrollar y exponer libremente un tema
FORO general (sin previa preparación); no es necesario redactar
conclusiones.
Reunión de un grupo pequeño de personas
multidisciplinario (4 a 6 personas), que discuten entre sí un
PANEL
asunto público, frecuentemente ante un auditorio, a modo
de dialogo o conversación.
Reunión ordinaria o extraordinaria de los miembros de una
organización local, regional o internacional; constituye un
escalón supremo en la decisión de todos los asuntos de la
ASAMBLEA vida administrativa, política y social de dicha organización.
Es una técnica de dinámica de grupos, en la que un equipo

de expertos, que sostienen puntos de vista diferentes o
contradictorios acerca de un mismo tema, exponen sus
MESA REDONDA opiniones en forma sucesiva moderados por un

coordinador.
Es aquel en el que dos o más personas representan una

situación de la vida real asumiendo las funciones en el
caso, con objeto de que pueda ser mejor comprendida y
tratada por el grupo.
ROLE PLAYING Se puede utilizar para entrenamiento en materia de
negociación colectiva, aprender tácticas de negociación
entre empresarios y sindicatos
Es concebido como un foro de contratación profesional,

donde la oferta y la demanda, representadas por los
diferentes agentes participantes, son cuidadosamente
seleccionadas. En estos casos, el carácter expositor no
tiene tanta importancia, puesto que el objetivo es crear un
WORKSHOP marco de trabajo adecuado para estimular y facilitar las
contrataciones entre la oferta básica y los canales de
distribución profesionales.
Son viajes – premio organizado por las empresas para sus

empleados, distribuidores o clientes más destacados.
Estos viajes forman parte de un elaborado plan comercial
diseñado por la empresa cuyo fin principal es la motivación
y el estímulo para garantizar y mantener un elevado nivel
VIAJES DE INCENTIVO de productividad comercial y de servicio.
Son presentaciones públicas de productos industriales, o

de artes y ciencias, con el fin de estimular la producción, el
comercio o la cultura. Se utilizan mucho como parte
EXPOSICIONES complementaria de los congresos y las convenciones, en
algunos casos son tan importantes, que sin ellas, la propia
reunión carece de sentido.
DINÁMICA GRUPAL CONCEPTO
Las Ferias, en el sentido turístico, son instalaciones donde

se exponen los productos de un solo ramo industrial,
FERIAS
comercial o de servicios, para su conocimiento, promoción
y venta.
Evento que congrega a profesionales o especialistas ya

sea asociación, federación, confederación, colegio o
cámara, con el fin de resolver un problema que todos

tienen en común y del cual se sale con resultados. El
JORNADA
programa del evento está compuesto por sesiones de
trabajo.
Es cuando un grupo reducido de personas se une para

tener ideas creativas para resolver problemas específicos.
Todos los participantes se expresan espontáneamente, sin
LLUVIA DE IDEAS prejuicios y se va construyendo la solución más adecuada
al problema.
El grupo en su totalidad discute informalmente varios

temas, hechos o problemas con un moderador o
DEBATE
presidente y con tiempos específicos por cada tema.
Parecido al debate, pero con un grupo de tres a seis

personas que exponen ante el grupo en forma sucesiva.
SESIÓN PLENARIA
Comúnmente llamada asamblea, es la reunión de todos

los agremiados con fines estatutarios.
ASAMBLEA GENERAL
Son juntas de participantes de un congreso o convención

que se llevan a cabo en forma simultánea. Se divide al
total de los participantes y se hacen pequeños grupos que
SESIONES SIMULTANEAS se reúnen en salones separados para resolver problemas
específicos.
Es un programa alterno a la convención con recorrido para

familiares de los asistentes en el cual se les muestra lo
más representativo y turístico de la región que se visita. De
acuerdo con las características de las personas que
conforman el grupo, se diseña la agenda y las visitas, las
CITAS PERFECTAS O cuales pueden incluir desde actividades al aire libre, tours
MATCHMAKING a lugares turísticos hasta la presentación de desfiles de
modas o shows.
1.11. Desarrollo Dinámicas O Eventos Complementarios 64
A continuación se presenta el desarrollo de dinámicas grupales que serán utilizadas en la

realización de Caso Práctico
ACTIVIDAD
CONFERENCIA
TALLER
FORO
MESA REDONDA
64
FORO
Es una técnica de comunicación oral, realizada en grupos, con base en un contenido de interés
general que genere una discusión.
Esta discusión será libre y abierta sobre un asunto de interés general. Se emplea en forma
directa o complementaria: es directa cuando los participantes discuten sobre un tema
previamente estudiado y complementaria cuando es el punto final de cualquier actividad, la
finalidad es la de permitir la libre expresión de ideas y opiniones a todos los participantes del
grupo.
OBJETIVOS
 Permitir la libre expresión de ideas y opiniones a todos los integrantes del auditorio.
 Establecer diversos enfoques.
 Desarrollar el espíritu de participación de los miembros.
 Integrar al grupo.
INTEGRANTES
 Todo el auditorio.
 Un coordinador que modere.
 Un secretario que observa y anota por orden a quienes solicitan la palabra.
TIEMPO
 Cada expositor tiene de 1 a 3 minutos para su participación.
DESARROLLO
 Si se realiza otra dinámica como simposio, panel, etc., deberá preverse la organización
de dicha actividad de manera que al momento de realizar el foro todo el auditorio
participe.
 Si no se utiliza con otra dinámica, es conveniente comunicar a los participantes sobre el
tema o problemática a tratar a manera de que tengan la oportunidad de informarse y
reflexionar para que su participación sea más real y objetiva.
 La selección del coordinador debe hacerse cuidadosamente, ya que de su actuación
depende en mucho la realización eficaz del evento.
 Debe poseer buena dicción.
 Habilidad en la conducción.
 Prudencia en sus expresiones.
 El coordinador explica con precisión cual es el tema o problemática a tratar.
 Señala las normas que deberán observar los participantes.
 Formula una pregunta concreta referida al tema, la cual es elaborada de antemano, e
invita al auditorio a exponer sus opiniones.
 El coordinador distribuirá el uso de la palabra, por orden de pedido y con el auxilio del
secretario.
 Limitara el tiempo de las exposiciones y formulara nuevas preguntas sobre el tema en
cuestión cuando se agote la consideración de un aspecto.
 El coordinador no deberá participar con su opinión en el debate.
 Vencido el tiempo previsto y agotado el tema, el coordinador realiza una síntesis de las
opiniones expuestas, y extrae posibles conclusiones señalando coincidencias y
discrepancias más notables.
CARACTERISTICAS
Libre expresión de ideas y opiniones de los integrantes.

Permite la discusión de cualquier tema.
Es formal.
ORGANIZACIÓN
El moderador inicia el foro explicando con precisión cuál es el problema para

discutir.
Señala las reglas del foro.

El moderador hace una síntesis de las opiniones expuestas y extrae las posibles
conclusiones.
PASOS PARA LA ORGANIZACIÓN
Selección del tema y fijación de objetivos.

Escoger al coordinador o moderador y de los panelistas que pueden estar entre 4 y 8.
Determinación de estrategias de desarrollo:
 Tiempo asignado a los panelistas para la discusión.
 Periodo destinado para contestar las preguntas del auditorio.
Forma de iniciación del panel: puede ser una pregunta general planteada por el
moderador a cualquiera de los miembros, o una breve exposición de cada panelista.
Definición del plan, para el desarrollo del tema.
FUNCIONES DEL MODERADOR

Anunciar el tema y el objetivo de discusión.
Presentar a los panelistas.
Determinar el tiempo de la discusión y el de la realización de las preguntas.
Iniciar la discusión.
Mantenerla viva y animada.
Evitar que los panelistas se salgan del tema.
Hacer resúmenes breves sobre el estado de la discusión.
Finalizar la discusión.
Conceder la palabra a los miembros del auditorio, al terminar la discusión de los
panelistas.
Cerrar el panel.
RECOMENDACIONES
Generalmente se realiza el foro a continuación de una actividad de interés general: una
presentación teatral, una conferencia, un experimento.
Puede constituir también la parte final de una mesa redonda, simposio, etc.
De acuerdo con la actividad anterior, la técnica se llamará foro-debate, cine foro, disco -
foro, etc.
Formula una pregunta concreta y estimulante referida al tema.
Distribuye el uso de la palabra.
Limita el tiempo de las exposiciones.
Controla la participación espontánea, imprevisible y heterogénea de un público
Numeroso y desconocido.
OBJETIVO
Llegar a una solución sobre el tema tratado.
UBICACIÓN
B
A D
A = Moderador
B = Experto
D = Coordinador
H= = Asistentes
MESA REDONDA
Discusión por parte de un grupo seleccionado de personas y moderada por un coordinador ante
un auditorio. La forma de discusión es de tipo conversación, donde no se permiten discursos ni a
los integrantes ni al moderador.
OBJETIVOS
Informar al grupo por medio de una discusión.
Confrontar puntos de vista generalmente diferentes y opuestos.
Adquirir información sobre diferentes enfoques del tema
Crear una atmósfera informal para comunicarse con el grupo.
Motivar al auditorio hacia el pensamiento o la acción constructiva.
INTEGRANTES
De cuatro a seis especialistas
TIEMPO
Cada expositor hace uso de la palabra durante diez minutos aproximadamente.
Es conveniente que la exposición general no dure más de 50 0 60 minutos.

UBICACIÓN
ABCDEFG
______________________
H
I
Bando de oposición (EXPERTOS “A”):

A, B, C
Bando de oposición (EXPERTOS “B”):

E, F, G
Coordinador; D
Mesa: H
Auditorio: I
DESARROLLO
El coordinador debe reunirse con los participantes para ponerse de acuerdo en la

discusión.
Dividir el tema general en sectores adecuados para su exposición, indicando el tiempo
disponible.
Cerciorarse que la disposición de los asientos sea la mejor, ubicando a los oradores más
animados en los extremos y a los más callados al centro de manera que puedan ser
imbuidos a participar.
Cada participante deberá preparar y organizar el material sobre el tópico a discutir.
Presentar a los integrantes de la mesa redonda al auditorio, posteriormente presentar el
tema y preparar el camino a la discusión que seguirá.
Explicar el procedimiento que se seguirá durante el evento, indicando la manera en que el
auditorio tendrá la oportunidad de participar.
Se abre la discusión con una pregunta o una manifestación que centrara inmediatamente
la atención en el punto de interés.
El coordinador en función de moderador deberá observar lo siguiente:
Hacer preguntas aclaratorias.

Interpretar significados inciertos.
Llevar la discusión nuevamente al tema central.
Resumir.
Dar por finalizado un punto de discusión y pasar a otro.
Hacer preguntas que inicien una nueva etapa.
Centrar a los oradores.
No expresar su opinión personal.
Permitir que la participación sea lo más libre y espontánea posible.
Las preguntas se dirigirán a toda la mesa, o una parte de ella.
No hacer individual la participación de cada expositor.
El integrante de la mesa redonda debe expresar sus puntos de vista e ideas con
energía, claridad e interés, debiendo esperar el momento oportuno para ello.
Tener presente los objetivos del evento.
Estar atento en el más mínimo detalle del evento
TALLER
Un taller es una metodología de trabajo en la que se integran la teoría y la práctica. Se

caracteriza por la investigación, el descubrimiento científico y el trabajo en equipo que, en su
aspecto externo, se distingue por el acopio (en forma sistematizada) de material especializado
acorde con el tema tratado teniendo como fin la elaboración de un producto tangible. El taller
es una técnica que implica el desarrollo de ciertas características. Su significado literal es el de
un seminario o colegio de ciencias donde se reúne un grupo de estudiosos para la enseñanza
común.
EL TALLER POSEE LA SIGUIENTE ESTRUCTURA

Admite grupos pequeños, de 10 a 30 participantes que facilitan la interacción en
lapsos de corta duración y de trabajo intenso.
Tiene propósitos y objetivos definidos que deben estar estrechamente relacionados
con lo que el participante realiza habitualmente.
Se vale de la combinación de técnicas didácticas que propician el conocimiento a
través de la acción.
La información que los conductores desean transmitir se proporciona
fundamentalmente a base de asesores, que promueven el desarrollo de las
capacidades del participante y la elaboración de un producto que puede ser
indistintamente un instrumento o una estrategia, pero que necesariamente debe ser
evaluable, tangible, útil y aplicable.
Se adapta a las necesidades de los participantes, lo que le da flexibilidad.
¿CÓMO SE REALIZA?
1. Se selecciona el tema de trabajo y al conductor (o conductores) del grupo, quienes deben
ser expertos en dicho campo.
2. El local debe contar las facilidades siguientes:
Mesa de trabajo para cada subgrupo.
Sillas para todos los participantes.
Un rota folio grande
Pizarrón, gis y borrador.
3. Se subdivide al grupo en grupos pequeños que no excedan su número de 13.
4. Los conductores preparan el programa:
a) Seleccionan los subtemas.
b) Asignan el tiempo exacto para la exposición y la discusión de cada tema, la elaboración de
tareas específicas, la presentación de las mismas y las conclusiones finales. Asimismo, se
incluyen las actividades relativas a descansos cortos, tiempo para café y alimentos.
c) Elaboran una lista de libros y artículos que los participantes deben leer antes de iniciar el
trabajo grupal. La distribuyen con anticipación.
d) Preparan el material que cada participante utilizará, vigilando que no le falte nada a
ninguno. (Hojas, plumones, etc.)
e) Finalmente al inicio del taller, los conductores explican al grupo la forma en la que se piensa
trabajar y se explica que los conductores únicamente dirigirán la actividad, pero que el
verdadero aprendizaje es responsabilidad de cada participante. Se sugiere que en cada mesa
se seleccione de entre ellos mismos un líder, quien coordinará el trabajo, y que éste se
substituya al terminar cada actividad.
f) Para cada subtema, los conductores explican las tareas específicas a realizar por cada
mesa y qué material se espera que surja de ella después de “x” cantidad de tiempo. Los
conductores permanecen para orientar y resolver dudas. Transcurrido dicho tiempo, se pasa a
un miembro de cada mesa a que exponga su material. Después de que todos los
representantes de cada mesa han hecho su exposición, se prosigue a obtener las
conclusiones acerca de dicho subtema.
UBICACIÓN
A
B C
D E
F G
H I
J
L K
M
Coordinador
A= Mesa de trabajo del Coordinador
B-M = Mesa de trabajo de los Participantes
CONFERENCIA
Cuando hablamos de Conferencia, nos referimos a un tipo de discurso enunciado en público,
que cumple con ciertas características que lo distinguen de, por ejemplo, un discurso político,
un debate, etc.
Aunque la Conferencia no es una exposición propiamente tal, se nutre de ella, puesto que
también entrega información. Sin embargo, el contenido de la Conferencia es complementado
con elementos o herramientas visuales como gráficos estadísticos, fotografías, videos, etc.
Por otra parte, el fin de un discurso expositivo es entregar información, mientras que el
objetivo de una conferencia es convencer al auditorio de que tome una actitud activa frente a
un determinado tema.
ELEMENTOS DE LA SITUACIÓN DE ENUNCIACIÓN DE UNA

CONFERENCIA
EL EMISOR (CONFERENCISTA):
Es un sujeto (hombre o mujer) que esta investido/a de autoridad, representatividad,

competencia cognoscitiva o ética sobre asuntos de interés colectivo. Normalmente es
representante de una colectividad o de parte de un sector de una determinada colectividad, la
que se convierte en su receptor colectivo y con la cual establece una relación jerárquica.
TEMA O MATERIA:
La Conferencia aborda asuntos de importancia o relevancia grupal, colectiva, o comunitaria.
FINALIDAD
Como finalidad, la Conferencia busca comunicar una determinada concepción, visión o

interpretación de temas y problemas que conciernen e importan a la vida de una colectividad
para influir en ella, haciéndola tomar conciencia o reflexionar sobre los temas, orientándola o
moviéndola a compartir visiones y metas, a tomar decisiones, acuerdos y/o a adoptar
determinadas actitudes o comportamientos.
CONTEXTO Y CIRCUNSTANCIAS DE ENUNCIACIÓN
La formalidad y ritualidad que enmarca la emisión de discursos públicos, su “puesta en

escena”, el nivel formal del habla, recursos verbales y no verbales que utiliza para tener
alcance y eficacia colectivos.
PUNTOS ESENCIALES DE UNA CONFERENCIA
Para preparar y llevar a cabo una Conferencia, se debe tener en cuenta ciertos puntos
importantes que permitirán un desarrollo exitoso de su ejecución:
 Control de tópicos a abordar en el discurso: Toda Conferencia debe amoldarse al

público al cual va dirigida. Armar una estructura orientativa paso a paso, colaborará en
el desarrollo de nuestra exposición. Si pretendemos dar ejemplos que requieren de
esquemas o gráficos, podemos ayudarnos con transparencias o folletos adicionales
para que el auditorio siga cada tema sin distracciones.
 Evitar la lectura: Al leer lo que queremos exponer, durante la Conferencia, corremos

el riesgo de aburrir y adormecer a la audiencia, aun cuando esta domine el tema que
abordamos.
 Control de voz: De vemos tener en cuenta que los matices que podamos incorporar
a nuestra Conferencia, están relacionados con la acústica y la preparación técnica de
la sala (micrófonos, amplificadores y cualquier otro elemento que colabore en el
desarrollo de la Conferencia). Las personas encargadas de estos detalles técnicos,
pueden entregarnos la información sobre las características del espacio donde se
desarrollará nuestro discurso. El objetivo es lograr que todos los asistentes oigan
nuestro mensaje. Para exhortar o llamar la atención en algún tópico, podemos elevar
el volumen de la voz, pero con la precaución de que no resulte un tono agresivo.
 Control del punto del contacto visual: Debemos procurar que el público se sienta
importante. Para ello podemos usar la técnica de dirigir la mirada hacia todos los
sectores de la sala de conferencia. Muchos conferencistas cometen el error, por
nerviosismo o falta de experiencia, de hacer foco solamente en un área del auditorio
en desmedro de las demás.
 Control del lenguaje corporal: Desde el comienzo de nuestro discurso, debemos

manejar con moderación nuestra gesticulación facial, los movimientos de brazos y
manos. Si realizamos giros bruscos, corremos el riesgo de que nuestro discurso
repercuta negativamente en el auditorio o, en última instancia, no lograremos
convencer con nuestros conceptos. Si consideramos la posibilidad de desarrollar todo
el discurso de pie, eso dará un perfil dinámico a la conferencia.
 Trato cuidadoso y respetuoso de la audiencia: Durante el desarrollo de la

Conferencia, debemos mantener un trato cuidadoso y respetuoso con la audiencia.
Para ello debemos evitar dirigirnos al público mediante el tuteo. Esta conducta permite
establecer sin ambigüedades, la relación asimétrica entre emisor y receptor que
domina todo discurso enunciado en público.
UBICACIÓN
A= Ponentes
H= Auditorio
1.12. Ejemplos De Desarrollo De Dinámicas 65
“Presentación de los Organismos Nacionales y su

CONFERENCIA
relación con la Organización de Eventos”.
OBJETIVO Dar a conocer la importancia de los organismos nacionales, sus funciones

y su relación con los organizadores de eventos.
1.- Aguilar Pulido María Fernanda

2.- Gama Yáñez Luis
PONENTES 3.- Ojeda Velasco Kevin Alexis
4.- Reyes Robledo Abraham
5.- Velázquez Ávila Arturo
FECHA 27 de Febrero de 2017
A continuación, una breve introducción de cada uno de los organismos

nacionales que se tocaran dentro de esta presentación:
65
Elaboración Propia
1.- CONSEJO DE PROMOCIÓN TURISTICA DE MÉXICO (CPTM)
Organismo encargado de coordinar, diseñar y operar las estrategias de

promoción turística a nivel nacional e internacional, así como promocionar
los destinos y actividades que México ofrece, en los mejores escenarios,
naturales y culturales.
2.- SECTUR (D.F.)
Como funciones principales se encarga de formular y conducir la política

de desarrollo de la actividad turística nacional así como de promover, en
coordinación con las entidades federativas, las zonas de desarrollo
turístico nacional y formular en forma conjunta con la Secretaría de Medio
Ambiente y Recursos Naturales la declaratoria respectiva.
3.- OCV’s (Oficina de Convenciones y Visitantes)
Fueron creadas para promover los destinos de acuerdo a las

potencialidades de cada uno. Hay destinos que cuentan con las
facilidades para el desarrollo de congresos y convenciones, otros para
grupos de incentivos y los hay meramente turísticos. Uno de sus objetivos
principales es posicionar positivamente al destino en el mercado meta con
los visitantes potenciales.
4.-AMPROFEC (Asociación Mexicana de Profesionales en

Exposiciones)
Esta asociación buscaba integrar a todos los profesionales en el ramo de

la organización de exposiciones, con el propósito fundamental de impulsar
el desarrollo profesional de esta importante actividad.
TIEMPO 1 HR 15 min.
PONENTE
A B C D
AUDIENCIA
UBICACIÓN
Ponentes:
A) Aguilar Pulido María Fernanda

B) Gama Yáñez Luis
C) Ojeda Velasco Kevin Alexis
D) Reyes Robledo Abraham
E) Velázquez Ávila Arturo
 Se revisará el salón y el montaje.

 Se dará acceso a los participantes.
 Se acomodaran a los participantes.
 Se da inicio a la presentación mediante la presentación de los
PLANEACION Y ponentes al auditorio.
DESARROLLO  Los ponentes hacen su presentación.
 El orden de participación de los ponentes será: A-B, B-D, D-E,
E-C.
 Al finalizar, se abrirá la sesión de preguntas y respuestas.
 Cierre de Conferencia
 Video Proyector
 Pantalla blanca
MATERIAL  Bocinas
 Extensión eléctrica
 Equipo de computo
ROLE
66
PLAYING “Dramatización sobre los Niños emperador, problemática

actual”
OBJETIVO Representar a través de una dramatización teatral la problemática actual

conocida como “niños emperador o síndrome del emperador”.
Aguilar Pulido María Fernanda

Gama Yáñez Luis
Ojeda Velasco Kevin Alexis
Reyes Robledo Abraham
PARTICIPANTES Velázquez Ávila Arturo
Salas Israel
Rodríguez Itzel
Collazo Karina
Hernández Raúl
FECHA 15 de Marzo de 2017
El desarrollo del tema se enfoca en aquellos niños y adolescentes que de

manera impensada se convierten en auténticos tiranos de la casa y tienen
atemorizada a toda la familia y genera, en muchos casos, fragmentación
en las familias debido a que estas se ven rebasadas por las actitudes de
los infantes quienes padecen del síndrome del emperador.
En este fenómeno se presenta la situación en la que los padres de familia

o tutores responsables de los infantes sufren de maltrato al no poder
contener las actitudes de los “niños emperador” ocasionando así que
estos maltratos se vengan instalando con fuerza en la sociedad.
En esta representación teatral se tocaran los temas relacionados con las

características, los factores claves para identificar el problema y los
posibles tratamientos para frenar con la problemática actual del síndrome
del emperador involucra.
66
Elaboración Propia
Guión de Role Playin. VER EN ANEXOS. ANEXO 1
TIEMPO 1 HR 15 MIN
MONTAJE AUDITORIO CONVENCIONAL
ESCENARIO
UBICACIÓN
 Se revisará el salón y el montaje (tipo auditorio).

 Se acomodaran a los participantes.
 El presentador dará la bienvenida a la audiencia para dar inicio
PLANEACION Y con la representación.
DESARROLLO  Se realiza la presentación.
 Al finalizar, el presentador nombrará a cada uno de los
participantes (actores) de la obra.
 Se dan comentarios finales del tema.
 Video proyector
 Utilería
MATERIAL  Cambios de vestuario
 Escritorio
 Escenografías
 Pantalla blanca
67
CONFERENCIA “Características de los Buffets”
OBJETIVO
Dar a conocer las características de los bufetes, tipos de bufetes y todo lo
relacionado con los servicios que se aplican al momento de dar la
atención a los comensales en este tipo de servicios.
67
Elaboración Propia
PONENTES Gama Yáñez Luis

Velázquez Ávila Arturo
FECHA 20 de Abril de 2017
El desarrollo del tema consta de comprender como en los últimos años el

buffet se ha puesto de moda debido a diversos factores que justifican este
hecho y, entre ellos, podemos citar los siguientes:
 Hábitos socioculturales: El acto de comer se ha convertido en un

momento informal y relajante que permite al comensal
desprenderse de convencionalismos.
 Rapidez: El cliente no debe esperar y el mismo marca el ritmo de
su comida.
 Abundancia de oferta: El bufete representa la abundancia de
platos donde el cliente elige el platillo de su preferencia con
mayores posibilidades.
 Precio: Normalmente la relación precio/calidad/cantidad,
representa un plus por encima de lo que se paga o al menos así
lo estima el cliente
Características:
1) MONTAJE ADECUADO:
Presentación acorde con lo que se quiere exponer (atractivo visual)
2) DISTRIBUCIÓN LÓGICA DE LA OFERTA:
Se acomodan de manera equitativa los tipos de alimentos (zona de
ensaladas, de pescados, de carnes, de postres)
3) REPOSICIÓN Y ASISTENCIA:
Llevar a cabo la correcta reposición de platos y material de servicio. En
todo momento se debe tener el personal necesario de asistencia para el
comensal.
TIEMPO 45 min
 Se revisará el salón y el montaje (tipo auditorio).

PLANEACION Y
DESARROLLO
 El presentador dará la bienvenida a la audiencia para dar inicio
con la representación.
 Se realiza la presentación.
A PONENTE B
AUDIENCIA
UBICACIÓN
MONTAJE TIPO ESCUELA

Ponentes:
A) Gama Yáñez Luis
B) Velázquez Ávila Arturo
 Video proyector
 Pantalla blanca
MATERIAL  Bocinas
 Extensión eléctrica
 Equipo de computo
1.13. Perfil del Participante

Asegurar la participación de un determinado público constituye la base de cualquier
evento. Del nivel de preparación e intereses de los participantes dependerá la actividad de
los debates y el fluido de intercambio de ideas de mayor o menor relevancia.
La selección de los participantes se puede vincular a la presencia de profesionales del

sector o sectores específicos, o a la participación de representantes de instituciones y
empresas de prestigio.
El número de participantes depende el tipo de convención:
 CONVENCION.- ENTRE 50 Y 500 PARTICIPANTES
Como participantes del evento se encuentran también los PONENTES:
.
PONENTES
Son los protagonistas del evento, su prestigio como oradores o expertos de un tema
incide en la asistencia y clima de la sesión. Es también sabido que la participación de
ciertas personalidades asegura el éxito del evento.
Los ponentes participan bien por participación o a través de un “call for papers” o petición
de ponencias.
CONSIDERACIONES:
Cumplir con las expectativas del participante juega un papel muy importante en la
selección del lugar para tal caso es conveniente elaborar el perfil del participante.
A efecto de enfocar adecuadamente los esfuerzos de comercialización que serán
orientados a la demanda potencial y de igual manera identificar con toda precisión las
características de las instituciones, organismos, empresas y personas susceptibles de
participar en el evento, se considera altamente recomendable a partir de los datos
arrojados por la investigación de mercados, determinar el perfil de los participantes, a fin
de disminuir al máximo posible el riesgo que representa cumplir el 100 % de las
expectativas de asistencia.
Perfil del participante se puede elaborar considerando lo siguiente:
a. ¿Cuáles son las edades de los participantes que asistirán al evento y en qué forma
afectara la edad en las expectativas para la sede del evento?
b. ¿Desearan los participantes traer a los miembros de la familia)
c. ¿Se aceptan en los programas a los niños o cónyuge / huésped?

d. ¿Qué tan importantes son las atracciones locales y las oportunidades culturales
para los asistentes?
e. ¿Qué tan importantes son las actividades recreativas para los participantes?
f. ¿Se espera que haya disponibilidad de instalaciones de servicios de spa,

gimnasio?
g. ¿Se espera que haya en las cercanías tiendas y restaurantes?
h. ¿Habrá participantes internacionales que requieran servicios especiales?
El interés potencial de los participantes en visitar un área puede contribuir a un

incremento importante en la asistencia y en los ingresos.
Para lo cual, de manera independiente a la función de comercialización se recomienda

formular el mailing de prospectos, debiendo integrar entre otros datos;
PERFIL DEL PARTICIPANTE
PROCEDENCIA :
GENERO:
EDAD:
EDO. CIVIL:
NIVEL
PROFESIONAL:
INGRESOS:
FACTORES QUE
UNEN:
PREFERENCIAS:
NIVEL DE
CONOCIMIENTOS
DEL TEMA DEL
EVENTO:
PRINCIPAL RAZON
DE SU ASISTENCIA
Asegurar la participación de un determinado público constituye la base de cualquier

evento. Del nivel de preparación e intereses de los participantes dependerá la actividad de
los debates y el fluido de intercambio de ideas de mayor o menor relevancia.
La selección de los participantes se puede vincular a la presencia de profesionales del
sector o sectores específicos, o a la participación de representantes de instituciones y
empresas de prestigio.
Es necesario determinar un estimado de asistentes, debiendo clasificarlos bajo los
siguientes criterios:
SEGMENTO
Miembros del comité organizador
Invitados especiales
Conferencistas, instructores y expositores entre otros
Participantes – Congresistas – Convencionistas
Acompañantes
1.14. Elección De Fechas Del Evento
La decisión sobre las fechas de celebración del evento viene muy determinado por la
disponibilidad de la sede., por este motivo es necesario fijarlas con mucha anticipación y
efectuar una reserva tentativa. El éxito del evento dependerá de que se celebre en un
momento oportuno.
 Hay que considerar una serie de factores para la toma de decisiones sobre
la fecha de celebración del evento.
 Fechas de celebración de otros eventos del mismo sector, tanto en la
ciudad como en otras ciudades o países.
 Fiestas locales.
 Tipo de público al que va dirigido y su capacidad para disponer de tiempo
en esas fechas.
 Eventos paralelos en la misma ciudad, aunque no sean del sector, lo que
indicara el nivel de ocupación hotelera de la ciudad en esas fechas.
 Calendario de eventos políticos y sociales que puedan repercutir en la
asistencia de nuestro público objetivo.
La temporada
Meses Temporada Temporada
Alta Baja
Enero 
Febrero 
Marzo 
Abril 
Mayo 
Junio 
Julio 
Agosto 
Septiembre 
Octubre 
Noviembre 
Diciembre 
 El clima
 Carga de trabajo de los participantes
 Días más factibles para los participantes
Ejemplo:
MESES DE ENERO MARZO MAYO JULIO SEPTIEMBRE NOVIEMBRE
MENOR CARGA FEBRERO ABRIL JUNIO AGOST OCTUBRE DICIEMBRE
LABORAL O
Empresario  
Gerente  
DURACION DEL EVENTO
Otro tema importante es la duración y días de la semana en que se va a desarrollar.

Primero en función del contenido del evento, del público objetivo y de los actos paralelos
que ofrezca: exposición, feria etc. Con carácter general se pueden tomar las siguientes
referencias.
TIPO DE EVENTO DURACION DIAS DE LA TEMPORADA
SEMANA
TEMPORADAS
CONVENCION 1 A 3 DIAS LUNES A VIERNES BAJAS DEL
TURISMO
1ER SEMESTRE
MARZO
ABRIL
MAYO
2º SEMESTRE
SEPTIEMBRE
OCTUBRE
NOVIEMBRE.
En los eventos internacionales es muy común ofrecer a los participantes ya sean

congresistas o convencionistas la posibilidad de efectuar tours PRE Y POSTEVENTO.
1.15. Calendario De Planificación Del Evento

El soporte que sirve de guía y continuidad a la planificación previa es un calendario
general que refleje las distintas ACTIVIDADES que componen este primer proceso, los
RESPONSABLES de cada una de ellas y los PLAZOS PARA REALIZARLAS.
EJEMPLO 68
CALENDARIO DE PLANEACION DEL EVENTO
DURACIÓN
TAREA (DÍAS) COMIENZO FIN
COMITÉ GENERAL
Estudio y Definición del Programa 250 12/10/2016 10/10/2017
Organización del comité Organizador 8 12/10/2016 23/10/2017
Asignación de Tareas 270 25/10/2016 06/11/2018
Supervisión de comités 3 24/10/2016 26/10/2017
DURACIÓN
COMITÉ DE FINANZAS (DÍAS) COMIENZO FIN
Elaboración de Presupuesto 265 30/10/2016 02/11/2017
Evaluación de Rentabilidad del evento 230 01/11/2016 18/09/2017
Definición de Recursos Financieros 262 01/11/2016 01/11/2017
DURACIÓN
COMITÉ DE PROGRAMA TÉCNICO (DÍAS) COMIENZO FIN
Definición de contenidos 90 08/01/2017 11/05/2017
Establecer necesidades prioritarias 90 08/01/2017 11/05/2017
Selección de Recursos Humanos Necesarios 200 08/01/2017 12/10/2017
Selección de Recursos Materiales
Necesarios 202 04/01/2017 12/10/2017
Elaboración de Agenda de Trabajo 30 18/10/2017 14/02/2017
68
Elaboración Propia
DURACIÓN
COMITÉ EJECUTIVO (DÍAS) COMIENZO FIN
Elegir Ciudad Sede 1 11/10/2016 11/10/2016
Elegir Lugar Sede 1 11/10/2016 11/10/2016
DURACIÓN
COMITÉ DE PROMOCIÓN (DÍAS) COMIENZO FIN
Diseño de Imagen del Evento 150 20/11/2016 15/06/2017
DURACIÓN
COMITÉ DE PRENSA Y DIFUSIÓN (DÍAS) COMIENZO FIN
Promoción del Evento 150 20/11/2016 15/06/2017
Elección de la Campaña Publicitaria 8 20/11/2016 28/11/2016
DURACIÓN
COMITÉ DE TRANSPORTE (DÍAS) COMIENZO FIN
Traslado de material necesario 8 01/10/2017 09/10/2017
Gastos de Transportación 8 11/10/2016 19/10/2016
COMITÉ DE RECEPCIÓN Y DURACIÓN

HOSPITALIDAD (DÍAS) COMIENZO FIN
Recepción en el aeropuerto 2 09/10/2017 10/10/2017
Brindar información sobre el evento 2 09/10/2017 10/10/2017
Invitar a autoridades gubernamentales 2 10/04/2017 10/10/2017
Cortesías 1 11/10/2017 11/10/2017
Eventos Recreativos 1 11/10/2017 11/10/2017
DURACIÓN
COMITÉ DE REGISTRO (DÍAS) COMIENZO FIN
Registro de los Asistentes al evento 2 11/10/2017 12/10/2017
DURACIÓN
COMITÉ DE ALOJAMIENTO (DÍAS) COMIENZO FIN
Coordinación con el Comité de Finanzas 8 11/10/2016 19/10/2016
Selección de Núm de Habitaciones 8 03/02/2017 11/02/2017
Supervisión de las habitaciones 2 03/10/2017 05/10/2017
COMITÉ DE ALIMENTOS Y DURACIÓN

BEBIDAS (DÍAS) COMIENZO FIN
Elección de Menú 15 15/05/2016 30/05/2016
Determinar el tipo de Servicio que se

requiere 15 15/05/2016 30/05/2016
COMITÉ DE ORNATO Y DURACIÓN

ROTULACIÓN (DÍAS) COMIENZO FIN
Decoración del salón principal y anexos 2 08/10/2017 10/10/2017
Decoración para Banquetes 2 08/10/2017 10/10/2017
Almacenamiento de Material sobrante 1 09/10/2017 09/10/2017
Colocación de anuncios y carteles 1 10/10/2017 10/10/2017
COMITÉ DE SERVICIOS DURACIÓN

GENERALES (DÍAS) COMIENZO FIN
Contratar Servicio de Edecanes 8 15/04/2016 22/04/2016
Reservación de los salones 8 11/11/2016 22/04/2016
Verificar funcionamiento de equipo
audiovisual 1 11/10/2017 11/10/2017
Organización del personal técnico 1 10/10/2017 10/10/2017
DURACIÓN
(DÍAS) COMIENZO FIN
REALIZACIÓN DE LA CONVENCIÓN 2 11/10/2017 12/10/2017
1.16. Calendarios Pormenorizados

Se presentan los calendarios de actividades pormenorizados los cuales muestran el orden
cronológico de las actividades a realizar por cada comité que integra al comité
organizador.
Dichos calendarios deberán coincidir con el calendario de actividades general, ya que es
de suma importancia para éxito y control del evento.
PROGRAMA DE TRABAJO DEL COORDINADOR GENERAL

CALENDARIZACION A UN AÑO UN MES
ACTIVIDADES
M A M J J A S O N D E F M
PLANIFICACION DEL EVENTO
SELECCIÓN DEL TEMA
DEFINICION DEL EVENTO
DETERMINACION DEL TITULO
DELIMITACION DE OBJETIVO GENERAL Y PARTICULARES
SUPERVISAR Y CORREGIR PROCEDIMIENTOS
ELABORACION DE PROGRAMAS DE TRABAJO
ELABORA LOS REGLAMENTO Y POLITICAS DE LOS EMPLEADOS
ANALIZAR Y AUTORIZAR PRESUPUESTOS
CONTRATACION DE SERVICIOS
CONTRATACION DE PERSONAL QUE INTEGRARA LOS COMITES
REUNIONES CON LOS JEFES DE CADA COMITÉ
EVALUACION DE ACTIVIDADES REALIZADAS POR COMITES
JUNTAS PERIOSICAS CON EL COORDINADOR GENERAL
FIRMA DE COTRATOS Y CONVENIOS
COORDINAR JUNTO CON WTC EL MONTAJE DEL EVENTO
PROGRAMA DE TRABAJO DEL COMITÉ DE FINANZAS
ACTIVIDADES CALENDARIZACION A UN AÑO UN MES

M A M J J A S O N D E F M
GESTION
REALIZAR FORMATOS DE PRESUPUESTOS
ELABORAR PRESUPUESTOS POR RUBROS
ELABORAR PRESUPUESTO GENERAL
ELABORAR TABLAS DE INGRESOS Y EGRESOS

DETERMINAR CUOTA DE PARTICIPACION
ELABORAR PUNTO DE EQUILIBRIO
COTIZAR SERVICIOS NECESARIOS
CONTACTAR A LOS PRESTADORES DE SERVICIOS NECESARIOS
NEGOCIAR PATROCINIOS
RECABAR Y DISTRIBUIR LOS RECURSOS OBTENIDOS
EFECTUAR PAGOS A ACREEDORES Y PROVEEDORES
EFECTUAR PAGOS DE SERVICOS CONTRATADOS
REALIZAR PAGOS A EMPLEADOS
ELABORACION DE PRESUPUESTO PARA POST-TOURS
DETERMINAR COSTOS DE POST-TOUR
ELABORAR PUNTO DE EQUILIBRIO DE POST-TOURS
REUNIONES PERIODICAS CON EL COORDINADOR GENERAL
1.17. Programa Del Evento
“EL PROGRAMA, COLUMNA VERTEBRAL”

La primera acción es pensar en el programa de actividades y horarios del evento. El
programa seguramente sufrirá cambios en el transcurso del tiempo, pero es la columna
vertebral de la planeación, sin un programa tentativo jamás pondremos los pies en la
tierra. El programa es pensar en lo que ocurrirá con los participantes o invitados, desde
que salen de su casa, hasta que regresan a ella y lo que ocurre en ese lapso de tiempo.
Hay que definir qué elementos se necesitan para la realización del programa como:
 Humanos: El personal interno y externo requerido para que el trabajo se realice.
 Técnicos: El equipo, las instalaciones y los servicios que se necesitaran.
Obsequios, impresos, gafetes, diplomas, placas de reconocimiento, etc.
 Económicos: Los recursos de dinero y su tiempo de utilización: el presupuesto de
ingreso en su caso y el de egresos es muy importante, así como un calendario de
ingresos y egresos para determinar los compromisos y posibilidades reales,
semana por semana y mes por mes.
ELABORACION Y ORGANIZACION DEL PROGRAMA
 El primer paso en la elaboración del programa es analizar las metas y objetivos

que se han desarrollado para el evento.
 Si existe un énfasis en la educación, interrelación o reconocimiento para la
empresa o los participantes, si debe ser un éxito financiero, considerar cuales son
las expectativas de la administración de la empresa y de los participantes o
asistentes
EDUCACION
 Seleccione un
APRENDIZAJE
título y tema para
VIRTUAL
el evento antes de
preparar el
contenido del
programa.
 Defina el formato
RECONOCIMIEN ACTIVIDADES del evento
TO RECREATIVAS
deseado,
SOCIALES
combinando un
PROGRAMA número apropiado
de horas de
educación con
HUMANOS
EXPECTATIVAS
TECNICOS
DEL EVENTO
actividades recreativas y sociales de acuerdo al tipo de programa que se va a

diseñar.
1.18. Tipos De Programas
PROGRAMAS TÉCNICOS. Se componen de actividades como las conferencias

magistrales y las ponencias de discusiones de las mesas de trabajo, en donde intervienen
ponentes especialistas en la materia, con base en una temática previamente definida y se
presentan trabajos simultáneamente para su análisis.
PROGRAMAS RECREATIVOS Y DE ACOMPAÑANTES. Los conforman las actividades
sociales, deportivas, culturales, artísticas, y recorridos turísticos.
En las actividades recreativas se busca fomentar las relaciones humanas y el
acercamiento entre los participantes y en lo cultural se busca el intercambio.
PROGRAMAS ESPECIFICOS. Se clasifican en inauguración, clausura, intermedios y
actividades especiales.
En la sesión de inauguración se informa de la finalidad del evento, se plantean los
objetivos a alcanzar y logros que se esperan y se plantea el análisis y estudio de
problema de interés general.
En la sesión de clausura se dan a conocer los logros y conclusiones y se concretan
compromisos.
PROGRAMAS INTERMEDIOS
Son las actividades especiales que se efectúan durante el evento.
 Sobre la base de este programa generalizado, trabajar sobre el desarrollo del
contenido específico y los formatos apropiados para cada tipo de tema.
 Considerar las evaluaciones de los eventos pasados, la oferta del plan educativo
que satisfaga las necesidades de los asistentes o participantes con niveles
variables de habilidad y experiencia y diferentes estilos de aprendizaje.
 Incluir el tiempo para el registro, la ceremonia de apertura o sesión general, horas

de exposición, alimentos y actividades sociales y una sesión de clausura formal ya
sea para convención o congreso.
 Descansos: Existen muchos factores que afectan el programa, incluyendo los

problemas logísticos en el sitio del evento y el tiempo de las sesiones importantes.
Considere el tiempo que tomaran los asistentes para trasladarse de un lugar a
otro, así como a las instalaciones de los tocadores. Como regla general de por lo
menos 10 minutos por cada 50 minutos de cada evento o dinámica grupal.
Los descansos ayudan a los asistentes a mantenerse frescos y alertas. Si se

sirven refrigerios durante el descanso, asegurarse que se coloquen en un lugar
conveniente.
 Cercanía del lugar donde se hospedaran: Si todos se van a hospedar en un mismo

lugar, como es el caso de un evento en un hotel o centro de conferencia, se
pueden programar los eventos muy temprano por la mañana y prolongarse hasta
tarde, en el caso de que los asistentes se hospeden en otro lugar que no sean las
instalaciones del evento.
 El horario: El programa establece el número de sesiones generales y sesiones

concurrentes o simultaneas que se requieren para lograr los objetivos del evento
1.19. Diseño Del Programa Del Evento
EJEMPLO PROGRAMA PARA UN EVENTO LARGO
DIA 1
MAÑANA:
 COMIENZA EL MONTAJE DE LA OFICINA Y LA SALA DE PRENSA
 COMIENZA EL MONTAJE DEL REGISTRO
 COMIENZA EL MONTAJE PARA LA EXPOSICION
TARDE:
 COMIENZA EL MONTAJE DE LA SALA DE CONFERENCIAS
DIA 2
MAÑANA:
 REUNION DE CONSEJO
 SE ABRE EL REGISTRO
 SE ABREN LA OFICINA Y LA SALA DE PRENSA
 CONTINUA EL MONTAJE DE LOS SALONES DE EXPOSICION Y SALA DE
CONFERENCIAS
TARDE:
 TRES TALLERES PREVIOS A LA REUNION
NOCHE
 RECEPCION DE INAUGURACION
DIAS 3-5
MAÑANA
 REUNIONES DEL COMITÉ CON DESAYUNO
 SESION GENERAL
 SE ABRE LA EXPOSICION
 SE ABRE EL REGISTRO, LA OFICINA Y LA SALA DE PRENSA
TARDE
 CINCO SESIONES CONCURRENTES
 SE ABRE LA EXPOSICION
 SE ABRE EL REGISTRO, LA OFICINA Y LA SALA DE PRENSA
 REUNION EMPRESARIAL ANUAL (SOLO EL DIA 4)
NOCHE
 RECEPCION ANUAL Y BANQUETE (DIA 4)
DIA 6
MAÑANA
 COMIENZA EL DEMANTELAMIENTO DE LA EXPOSICION
 SESION GENERAL DE CLAUSURA
TARDE
* DESMANTELAMIENTO DEL AREA DE REGISTRO, OFICINA Y SALA DE PRENSA
 Extensión del alcance del programa: la tecnología puede ampliar el impacto del
evento más allá de las fronteras de un hotel o centro de convenciones al utilizar la
videoconferencia, permitiendo a las personas o grupos interesadas de otros países
o alrededor del mundo participar en una sesión.
El aprendizaje a distancia vía la Internet, al igual que las videoconferencias

y las audio conferencias pueden ser formas efectivas en costos de hacer
un evento más accesible. Las ofertas educativas previas y posteriores al
evento pueden mejorar la experiencia también. De hecho no siempre se
requiere estar en un evento frente a frente.
ESTRUCTURA DEL PROGRAMA

Sea cual sea la naturaleza del evento es preciso no sobrecargar el horario diario, dejando
tiempo para debates informarles que, en ocasiones tienen tanta importancia como los
debates formales.
En el caso de congresos internacionales las sesiones deben finalizar sobre las cinco de la
tarde, para dejar tiempo libre antes del comienzo del programa social de la tarde.
Duración media estimada:
a) Acto inaugural: Si tiene lugar la víspera del comienzo de las sesiones

propias del congreso, es aconsejable ofrecer un acto de apertura breve sin
incluir conferencia científica.
Si por el contrario, se celebra el mismo día del comienzo del programa, es interesante
finalizar el acto de apertura con una conferencia inaugural presentada por un experto de
prestigio.
b) Sesiones: 2 horas (25-30 minutos por ponente)
c) Conferencias invitadas: 45 minutos
d) Comunicaciones libres: 15 minutos por autor
e) Paneles: 2 horas (10-15 minutos por autor)
Cada sesión deberá mantener puntualmente su horario. Tanto los ponentes como el
presidente de sesión deberán estar al efecto ajustando sus presentaciones al horario de
forma estricta.
Los ponentes, autores o panelistas deben ser convocados con anterioridad a la sesión, a
fin de coordinar su presentación con el presidente de sesión.
Es también preciso establecer los tipos de sesiones según convocatoria, lo que más
adelante incidirá en el número de salas a contratar:
 Sesiones plenarias: Son aquellas que están programadas en horario

exclusivo. El tema de la sesión suele ser de interés general y se espera
una participación masiva.
 Sesiones paralelas: Son aquellas programadas en distintas salas pero en la
misma franja horaria, de forma que los congresistas podrán asistir a una
entre las varias sesiones programadas. El contenido temático es
normalmente de interés específico y la participación en las mismas es
reducida.
1.20. Formas Comunes De Presentación De Papeles

Los papeles (como se conoce a los contenidos de las conferencias o comunicaciones que
se dan en un congreso, y más difundidos por su nombre en inglés, papers) se pueden
presentar en distintas formas:
PONENCIAS.- Presentaciones orales ofrecidas voluntariamente por profesionales y

expertos del sector. Las ponencias han de ser montadas en sesiones.
COMUNICACIONES LIBRES.- Son presentaciones orales de duración más corta que una
ponencia y suelen versar sobre un tema muy específico.
PANELES.- Presentaciones hechas por especialistas en un área determinada y que

versan sobre un mismo tema específico que cada uno de los panelistas (6 como máximo)
plantea desde distintos puntos de vista. Las presentaciones van seguidas por un
debate entre los propios panelistas y preguntas de los asistentes. Estas presentaciones
son por invitación.
POSTERS.- Se trata de trabajos efectuados por un autor o grupo de autores y

presentados por escrito. La presentación se puede hacer a través de una sesión de
pósters durante la cual el autor del póster está a disposición de las personas que lo
visiten, o dejando los pósters expuestos durante toda la duración del congreso para que
los interesados los vean en el momento que quieran.
LIBRO DE ABSTRACTS.- Contiene los resúmenes de las ponencias enviadas por cada
autor. Cada ponencia aparecerá encabezada con su título, nombre y breve curriculum
vitae del autor o autores. Por puede ser reemplazado por un CD-ROM.
OTROS:
FAQ's
Viene del Inglés (F)requently (A)sk (Q)uestion (preguntas más frecuentes). La finalidad
del mismo es dar a conocer a los usuarios, aquellas cuestiones más frecuentes que se
suelen preguntar cuando se tienen dudas sobre el evento. Lo habitual es leer el f.a.q.
antes de realizar cualquier pregunta que pudiera estar contestada en la F.A.Q. Por lo
tanto los F.A.Q.'s no son más que un recopilatorio de lo más preguntado acerca del
evento.
Es la sección donde se recogen la mayor parte de las consultas que nos realizan así
como otras cuestiones que sean de interés general para los usuarios. Un centro de
consulta, donde podemos obtener respuesta a muchas de nuestras dudas, que suelen ser
muy comunes entro los usuarios. Podemos decir, que es la base de conocimientos
(knowledge data base) del evento organizado en este caso
1.21. Inspección De La Ciudad Sede
CARACTERISTICAS
Uno de los aspectos importantes para tener éxito es seleccionar el destino que cumpla
con los requerimientos de nuestro evento. Esto no quiere decir que algunas ciudades o
destinos sean buenos y otros malos. Sino que para cada evento se requiere hacer un
análisis para determinar el lugar más adecuado.
La mayoría de los eventos cambian de sede cada año, algunas empresas tienen eventos
en distintos lugares durante ese periodo.
Se debe considerar cambiar de sede cada que se celebre el evento ya que el participante
no se siempre le agrada repetir el destino.
Al hacer la INSPECCION de la ciudad sede (destino), se pueden considerar las diferentes
posibilidades:
 Playa
 Gran ciudad
 Ciudad pequeña
 Resort
 Ciudad colonial o especial
 También hay que pensar con el presupuesto que se cuenta para el evento, entre
más lejos sea la sede será mas costoso, sobre todo que hay que considerar
utilizar avión para trasladar a los participantes al destino sede. Se puede contratar
un charter para llegar al destino
 En el caso de una Convención donde normalmente el participante se la pasa
trabajando casi todo el día, se puede pensar que no importa sea ciudad o playa,
pero el director de ventas, por ejemplo siempre busca dejar un día libre para que
gocen del lugar.
 Otro factor es el tamaño del grupo. Grupos grandes se adueñan materialmente de

la plaza, mientras que grupos pequeños pasan inadvertidos en la localidad.
 Hay que conocer la cantidad de vuelos que llegan y salen del destino propuesto,
asientos disponibles, tarifa aérea, horarios de llegada antes de seleccionar el
destino ya que esto puede cambiar el programa de actividades.
 El regreso de los vuelos suele ser particularmente difícil, ya que normalmente se
regresa en fin de semana, sábado o domingo, por lo que hay que verificar, no solo
que haya vuelos, sino disponibilidad de lugares.
 Las fechas que se programen no deberán caer en puentes o días festivos.
 Investigar que no hayan eventos en las fechas programadas que interfieran con el
evento, como competidores, que hagan que no luzca el evento, propiciando
situaciones incomodas para ambos.
 Considerar el apoyo local, si se va a utilizar un operador terrestre hay que
asegurarse que tenga los elementos necesarios para proporcionar el servicio. Que
estén bien equipados para el control de recepción en el aeropuerto, en traslados y
arribos al minuto.
 La mayor parte de los destinos cuenta con información disponible del lugar, con
apoyo de las organizaciones especializadas en eventos, gobierno, oficinas de
convenciones, publicaciones comerciales, portales en Internet , sitios Web de
destinos y hoteles, compañías de administración de destinos y oficinas regionales
de cadenas hoteleras para el diseño del evento.
 Se utilizara el perfil del evento para obtener la información necesaria que

ayude a la elección de la ciudad sede.
PERFIL DEL EVENTO
 Fechas
 Asistencia
 Alojamiento
 Alimentos y bebidas
 Exposiciones
 Registro
 Necesidades de espacio adicional
 Necesidades adicionales: discapacitados, intérpretes y traductores.
 Análisis de requerimientos para el evento.
1.22. Inspección Del Lugar Sede

La sede puede ser un recinto, un hotel u otro edificio de la ciudad sede. Dependiendo de
la naturaleza del evento, de las dimensiones y del presupuesto. El organizador podrá
decidirse por uno u otro de acuerdo a las necesidades del evento, pero en cualquier caso
el lugar elegido deberá considerar lo siguiente:
 Si el lugar sede se encuentra en las siguientes áreas:
Área metropolitana
Área suburbana
Área del aeropuerto
Centro turístico
Centros de convenciones
 Una vez que se ha identificado el área general, determinar el tipo de

instalación que mejor satisfaga los requerimientos físicos del evento y analizar
las ventajas y desventajas del lugar.
 Disponer de salas apropiadas de acuerdo a la naturaleza del evento como
ejemplo:
 Salas para: plenarias, comisiones de trabajo o eventos paralelos,

para exposiciones.
 Espacios para organizadores y ponentes.
 Facilidades para la incorporación de medios audiovisuales e
interpretación simultánea en las salas.
 Facilidades para montajes según la dimensión del área.
La selección de la sede es la fase más importante en la planeación del evento, ya que es

en esta etapa donde se inicia un evento exitoso.
Debe dominar los objetivos del evento, los requerimientos físicos y las expectativas del
participante antes de visitar un lugar potencial para inspección. Cada uno de estos
factores juega un papel importante en la selección de la ciudad sede. Que tan bien se
adaptan estas necesidades al hotel será un factor determinante en el éxito del evento.
Hay que considerar la logística del evento en un área metropolitana, área suburbana,
área del aeropuerto, centro turístico, centro de convenciones. Se recomienda utilizar listas
de verificación para cada inspección.
LISTAS DE VERIFICACION PARA LA INSPECCION DEL LUGAR SEDE
1. Lista de verificación de la selección del lugar

2. Lista de verificación de registro e información
3. Lista de verificación para expositores
4. Lista de verificación para propinas
5. Lista de verificación del servicio de alimentos y bebidas
6. Lista de verificación para el presupuesto
7. Lista de verificación de los servicios auxiliares
8. Lista de verificación previa a la convención
9. Lista de verificación de hospedaje y reservaciones
EJEMPLO
Listado de verificación para la inspección del lugar
El destino
Accesibilidad
o Facilidad y costo
o Proximidad al aeropuerto
o Permite el acceso de personas con discapacidad
o Servicio de taxi / limusina adecuado
o Suficiente espacio de parqueo
o Disponibilidad y costo de servicio de recepción
o Ayuda adecuada en el aeropuerto

o Cantidad adecuada de vuelos al destino
o Temporada del destino (temporada alta vs. temporada baja
Ambiente
o Disponibilidad de atracciones locales
o Compras
o Recreación
o Restaurantes
o Condiciones del clima
o Apariencia
o Seguridad del área
o Salud económica de la comunidad
o Reputación del área / las instalaciones para ser sede de eventos
o Apoyo y servicios disponibles de la oficina local de convenciones
o Disponibilidad de proveedores experimentados, tales como firmas de audiovisuales,
contratistas de servicios de exhibición, ayuda temporal y seguridad
Las instalaciones
o Porteros y botones eficientes y amables
o Lobby limpio y atractivo
o Oficina de registro fácil de encontrar: espacio y personal suficientes en relación con las
habitaciones de los huéspedes; capacidad para manejar horas pico de ingreso y salida
para grupos grandes; personal eficiente de la recepción
o Ascensores modernos en cantidad suficiente para atender a los huéspedes cuando las
instalaciones se encuentren llenas
o Oficina de mensajes e información accesible y con suficiente personal: respuesta
rápida a llamadas telefónicas, entrega rápida de mensajes
o Disponibilidad de servicios para los huéspedes: farmacias, bancos, servicios de
emergencia, almacén de regalos, conserje, cajas de depósito de seguridad
o Habitaciones limpias y cómodas: muebles en buenas condiciones, elementos

modernos en el baño, iluminación adecuada, espacio adecuado en el closet y colgadores
adecuados, detectores de humo, información de salida en caso de incendio claramente
ubicada, nevera y/o mesón con lavaplatos
o Iluminación adecuada y limpieza en los pasillos

o Disponibilidad de máquinas de bebidas y de hielo en cada piso
o Accesibilidad al ascensor de servicio
o Tamaño de la habitación estándar vs. la habitación de lujo
o Disponibilidad de “torres” o pisos ejecutivos que ofrezcan servicios especiales a los
huéspedes
o Habitaciones equipadas para personas con discapacidad
o Cantidad y tipos de suites y disponibilidad de planos de las suites

o Procedimientos y políticas de reservas
o Clasificaciones de las categorías de habitaciones (número de piso, no fumadores, vista al
océano, etc.) y cantidad disponible en cada categoría

o Cantidad de habitaciones disponibles para llegadas anticipadas y salidas retrasadas
o Tarifa de convención actual y tarifa plena para huéspedes individuales (que no sean parte del
grupo)
o Fecha en que el hotel suministrará tarifas en firme

o Requerimientos de garantía y depósito
o Horas de registro y salida
o Fecha de corte para el bloque de habitaciones
o Políticas para cobrar cheques y tipos de tarjetas de crédito aceptadas
o Política de reembolsos para cancelaciones
o Cantidad de pisos para no fumadores (estándar y de conserje)
o Fechas de cualesquiera renovaciones planeadas
o Cualquier cambio en la posesión del hotel que esté en discusión
o Disponibilidad de un gimnasio, horario y costo
o Cargos por acceso telefónico (larga distancia, local y tarjeta de llamadas)
o Sistema de llaves para las habitaciones de los huéspedes
o Espacio de parqueo adecuado (gratuito o con una tarifa)
o Plan de emergencia del hotel (el gerente del evento lo debe revisar)
o Salidas de emergencia del hotel claramente marcadas
o Comparación de categorías de habitaciones con cama tamaño king y cama doble
Espacio del evento

Los salones de eventos se encuentran en todas las formas y tamaños y presentan una
cantidad de obstrucciones y deficiencias. El gerente del evento debe evaluar el potencial
de cada salón que se esté considerando. Deben medir el salón, preparar diagramas a
escala, incorporar todo los equipos, escenario y decoración, y calcular el número de pies
cuadrados deseados por persona para la configuración deseada. A continuación se
encuentran algunas preguntas que el gerente del evento debe estar preparado para
responder antes de la inspección en el sitio:
o ¿Cuántos salones de eventos se requerirán?
o Además del programa formal, ¿se necesitarán salones de eventos para reuniones de
comité y de negocios?
o ¿Cuál es la asistencia estimada para cada sesión?
o ¿Los asistentes se van a sentar estilo teatro, estilo salón de clase o estilo conferencia?
o ¿Se necesitan salones con techos altos y sin columnas u obstrucciones para acomodar
presentaciones audiovisuales?
o ¿Se necesita espacio dentro o cerca del (de los) salón (salones) de eventos para
descansos para refrescarse?
o ¿Qué espacio previo y posterior al evento se requiere para grupos auxiliares afiliados?
o ¿Los salones de eventos son accesibles para personas con discapacidad?
Servicio de alimentos y bebidas

Espacios públicos
o Apariencia y limpieza
o Limpieza de las áreas para preparación de los alimentos
o Personal adecuado en horas pico
o Actitud del personal
o Servicio inmediato y eficiente
o Variedad de menús
o Rango del costo

o Política de reservas
o Viabilidad para organizar espacios adicionales para alimentación para desayunos
continentales y servicio de almuerzo rápido si es necesario
o Viabilidad para utilizar espacios públicos para alimentación para funciones de grupo
durante horas no pico
Funciones de grupo
o Calidad y servicio
o Diversidad de menús
o Creatividad o acceso a compañías especializadas en ello
o Costos: impuestos y propinas; aumento proyectado en el precio para la época del
evento; cargos laborales extra para funciones de grupos pequeños
o Leyes sobre licores (horarios restringidos)
o Políticas de efectivo de los bares: costo del barman y horas mínimas, cargos de cajero,
precios de las bebidas
o Precios de los descansos para refrescarse: políticas de garantía, cuando se requiere
una garantía, cantidad preparada más allá de la garantía
o Servicios especiales: menús personalizados, fiestas temáticas, descansos para
refrescarse únicos, sustituciones de alimentos disponibles, decoraciones de las mesas,
pista de baile
o Tamaño de las rondas de banquete (8 o 10 personas)
o Servicio a la habitación: diversidad del menú, atención telefónica inmediata y eficiente,
entrega inmediata, calidad
Espacio de exhibición
o Cantidad de zonas de carga y proximidad al área de exhibición
o Disponibilidad y ubicación del área de recibo de carga
o Ubicación de empresas de servicios públicos
o Carga de piso máxima
o Seguridad del área
o Ubicación de las salidas en caso de incendio
o Proximidad a las áreas de servicio de alimentos, baños y teléfonos
o Disponibilidad de tiempo suficiente para instalarse y para salir
o Reputación de las instalaciones en cuando a las relaciones con sindicatos
o Decoraciones para mejorar la apariencia de las instalaciones
o Disponibilidad de iluminación complementaria
o Proximidad del salón de exhibición a otras porciones del evento
o Estación de primeros auxilios
o Disponibilidad de espacio de oficinas para el gerente de la exposición, los contratistas
de servicios y proveedores
Oficinas y otros servicios

o Espacio suficiente para muebles y equipos necesarios para llevar a cabo los negocios a
mano
o Buena iluminación
o Facilidad para que los asistentes lo ubiquen
o Tomas eléctricas adecuadas

o Disponibilidad de teléfonos o conexión telefónica
o Capacidad de garantizar el espacio fuera de horas
o ¿El hotel es flexible en cuanto a una agenda tentativa o el espacio para eventos se
encuentra limitado por un contrato firmado?
o ¿Las puertas a los salones de eventos son lo suficientemente amplias para acomodar
sillas de ruedas
Equipos
o Mesas: seis pies de largo, ocho pies de largo, ancho de salón de clase (15” – 18”),
redondas, 60 pulgadas, 72 pulgadas
o Sillas
Fuente: Professional Meeting Management, third edition, publicado por Professional

Convention Management Association
1.23. Montajes Para Eventos
Los montajes consisten en la colocación ordenada de mesas y sillas en función del

número de participantes y del evento que se lleve a cabo.
El coordinador de congresos y convenciones debe estar en estrecha relación con el
encargado de montajes para plantear sugerencias y posibles soluciones.
Lograr tener un evento exitoso ya sea convención o congreso dependerá de la planeación

anticipada que incluye una estrecha coordinación con el personal del lugar y que
contempla todos los aspectos del evento.
La selección de un diseño de montaje y equipo apropiados para el salón dará como

resultado un uso efectivo y eficiente del espacio de la sala de conferencias.
El mejor diseño es aquel en que el espacio de la convención, asi como la disposición que
se haga refuerce el propósito del evento, brinde un ambiente cómodo, promueva el
proceso de aprendizaje y reduzca al mínimo cualquier distracción de tipo ambiental.
Al seleccionar el estilo que se aplicara a la disposición del evento, tener presente el

propósito y el tamaño del evento, los requisitos de iluminación, de audiovisuales, los
planes del orador, los códigos contra incendio y las necesidades especiales de los
asistentes o participantes.
Asegurarse del estilo que se elija se adecue al propósito que persigue la sesión del
evento.
Conocer las necesidades de equipo y determinar oportunamente si dicho lugar puede

satisfacer todas las necesidades o hay que contratar servicios externos para cubrir el
evento.
MONTAJE SALONES, RECINTOS Y HOTELES

MONTAJES TIPO AUDITORIO
En este tipo de montajes la separación entre los lados de las sillas es denominada
espacio, mientras que, la que existe enfrente de cada silla es denominada. El espacio y la
distancia se determinan de acuerdo a la capacidad del salón y el número de personas que
se acomodaran.
AUDITORIO CONVENCIONAL
La primera fila de sillas debe estar separada 1.85 metros del borde de la mesa de los
oradores o ponentes. El pasillo central puede variar, en salones con capacidad para 400
personas es de 1.50 metros de ancho; en los salones más pequeños puede medir 1.30
metros.
Una vez que han sido colocadas las sillas en el lugar exacto del pasillo central se procede
con el arreglo del resto del auditorio o salón de juntas; cuando un salón ha sido dispuesto
para el total de su capacidad el espacio entre las sillas no. 9 podrá ser menor a 5
centímetros, mientras que entre el centro de una silla y el centro de otra la distancia no
puede ser menor a 84 centímetros. En salones más grandes se recomienda disponer un
pasillo de cruce a la mitad, con un ancho de 1.52 a 1.85 metros.
Montaje Auditorio convencional

AUDITORIO SEMICIRCULAR CON PASILLO CENTRAL.
La plataforma y la mesa de ponentes pueden utilizarse de la misma manera que para el

auditorio convencional. El pasillo que se encuentra entre la primera fila y la mesa de
oradores variara entre 3 y 3.5m, mientras el pasillo central se forma colocando las
primeras sillas de cada lado y dejando un espacio de 1.50 metros. La primera hilera debe
colocarse cuidadosamente, puesto que es la base para la colocación del resto de las sillas
y de ello depende que el arreglo final quede presentable. Este tipo de colocación no se
recomienda para audiencias que absorban toda la capacidad del salón, porque se
desperdicia mucho espacio. No es recomendable tampoco para un gran número de
personas puesto que se pierde la forma de semicírculo.
Auditorio semicircular con pasillo central
AUDITORIO SEMICIRCULAR CON BLOQUEO CENTRAL Y ALAS CURVAS
La mesa principal puede permanecer igual que en el montaje de auditorio convencional.

Tiene un bloque central que se conforma aproximadamente de 12 sillas por hilera, con
espacio para un pasillo de 1.20 metros a cada lado de dicho bloque. Se debe curvear las
alas y cuidar que el ancho de los pasillos laterales sea uniforme a lo largo del salón.
Auditorio Semicircular con bloqueo central y a las curvas.

AUDITORIO EN FORMA DE V
La mesa principal se coloca al frente, las dos primeras sillas indican la anchura del pasillo
central que va desde 1.20m hasta 1.50m y deben estar separadas por unos 3.66 metros
de la orilla de la mesa principal. Las sillas se disponen en una línea inclinada hacia la
mesa principal, formando un ángulo de 30º. Este tipo de montaje es utilizado
principalmente para eventos de carácter protestal ya que la forma de la “V” hace
referencia a la Victoria.
Auditorio en Forma de “V”
MONTAJE SILLAS CON PALETAS (BUTACAS)
En aquellos lugares en que se dispone de sillas de brazos con repisas para escribir,
llamadas butacas, el espacio entre la orilla de la repisa y el brazo de la próxima silla debe
ser de 91 centímetros desde el centro de la silla.
La mesa principal se coloca al frente y se deja un pasillo central aproximadamente de

1.50m.
Montaje sillas con paletas (butacas)
MONTAJE DE MESAS PARA SALAS DE JUNTAS

EN FORMA DE U
Las mesas adecuadas para este tipo de montaje son las rectangulares de 1.82 metros por
cada 76 centímetros, 1.22 metros por 76 centímetros o 2.44 por 76 centímetros. El
espacio que normalmente se requiere para cada persona por mesa es de 70cm. El
tamaño de la mesa depende de la asistencia esperada, grupos de científicos y
profesionales solicitan más espacio para extender sus carpetas y documentos, pero estos
detalles deberán de ser especificados. Las mesas deben estar cubiertas hasta el ras del
piso, los pliegues de los manteles deben estar centrados y formar una línea continua en
toda la extensión de la mesa.
Montaje en forma de “U”
EN FORMA DE E
En esta variante se utiliza el mismo procedimiento que en la mesa en forma de U, pero se
debe cuidarse que queden 1.20 metros de espacio entre los respaldos de las sillas dentro
de las patas de la E, para entrar y salir fácilmente.
Montaje en forma de “E”

EN FORMA DE T
Las mesas utilizadas para este montaje son de 1.82 metros o 76 centímetros, desde el
centro de la mesa, extendida a lo largo del salón, se coloca otra de doble ancho (1.52
metros), y será lo bastante larga como para ubicar al número de personas esperado.
Montaje en forma de “T”
MESA PARA DIRECTORES
Se recomienda arreglar las mesas al doble ancho (1.52 y 1.82 metros) tan largas como
para acomodar a las personas esperadas, concediendo por lo menos 61 centímetros de
espacio por persona.
Montaje de mesa para directores
MESA OVAL PARA DIRECTORES

Cuando no se requiere una mesa de cabecera formal, el arreglo es el mismo que el
anterior, pero además se coloca una mesa semicircular de 1.52 metros junto a cada una
de las cabeceras de aquella mesa y las sillas se disponen de manera que haya dos en
los semicírculos pero ninguna en los puntos extremos.
CUADRO CON HUECO
El montaje es bastante similar al de forma de U solo que este tiene el extremo contrario
cerrado; las sillas se colocan solo fuera del cuadro y las cubiertas de la mesa o carpetas
deben caer al piso en el interior del hueco del cuadro.
Montaje Cuadro con Hueco

MESA DE JUNTAS EN FORMA DE HERRADURA
Se trata de una distribución similar a la forma de U, pero la unión de la mesa de la

cabecera y las patas de la U se hace en una sección de curva. Las sillas se colocan en
línea continua alrededor de la mesa.
Montaje Herradura
EN FORMA DE ESCUELA
En la mayoría de las convenciones los hoteles proporcionan mesas de 1.82 metros por 46
centímetros, que son las mejores para la disposición en forma de aula. Deben alinearse
en hileras de dos o tres, a cada lado de una pasillo central amplio. Si el espacio lo permite
se deberá dejar un espacio entre 70 y 90 cm para cada persona.
Montaje forma de escuela
ESCUELA ESTILO PERPENDICULAR

En la mayoría de las convenciones en algunas juntas de compañías de seguros se
solicitan largas hileras de mesas perpendiculares a las mesas de los oradores, a todo lo
largo del salón, debido a que las personas se sentaran a ambos lados de la mesa. En
estos casos se utilizan mesas de 76 centímetros de ancho a causa de la necesidad de
voltear las sillas hacia la mesa de los oradores. El espacio para cada persona debe ser de
76 centímetros, a diferencia de las colocaciones anteriores.
La orilla de la primera mesa debe estar 1.83 metros alejada del borde anterior de la mesa
de los oradores. La distancia entre los centros de las mesas, de una hilera a otra, no debe
ser menor de 2.15 metros; los pasillos laterales a lo largo del salón deben ser de 1.85
metros de ancho. Uno de los pasillos (el que cruza el centro del salón) debe medir 1.22
metros de ancho.
Montaje Escuela Estilo Perpendicular
AULA INVERTIDA EN FORMA DE V
Esta colocación es similar a la de aula convencional, pero las mesas tienen que estar
inclinadas formando un ángulo de 30º hacia la mesa de los oradores. Algunos grupos
solicitan esta colocación para facilitar la participación de sus miembros en discusiones
planeadas por los comités y que se llevan a cabo después de las sesiones generales.
Aula Invertida en forma de V
MONTAJE IMPERIAL.
Para este tipo de montaje se utiliza una mesa rectangular de 1.80m de ancho, el largo de
la mesa dependerá del número invitados, puede utilizarse desde 12 hasta 60 personas
Montaje Imperial
MESAS REDONDAS
Las mesas redondas de 1.70 metros de diámetro se colocan en hileras, con las cuatro
patas formando una cuadricula en el piso (el diseño de la alfombra o el piso pueden servir
de guía para una correcta ubicación). Si el salón se utiliza a toda su capacidad, la
distancia entre las mesas no debe ser menor a 2.75 metros.
El respaldo de la silla más cercana a la mesa principal debe estar separado 91cm de la
orilla de esta. Alrededor del salón hay que dejar un espacio de 65cm entre las sillas y las
paredes, para permitir el paso de los meseros. La orilla de enfrente de la silla debe tocar
el mantel y colocarse exactamente frente al plato.
MONTAJE BANQUETES: DESAYUNO, COMIDA, CENA, COFFE BREAK Y
CENA BAILE
Una vez que se ha realizado el montaje deseado con las mesas, se procede a realizar el
montaje de mantelería, vajilla, cristalería y cubertería, según sea el caso.
Estos son los pasos y tips importantes para el montaje de una mesa
Vestir la mesa.- el primer paso para vestir las mesas la colocación del muletón, mismo
que deberá sujetarse muy bien por debajo de la mesa, haciendo correcto uso del borde
elástico que posee; algunas de las funciones que realiza el muletón son:
o Realce de los colores o bordados que tiene el mantel.
o Amortiguar sonidos que se produzcan con los elementos del servicio.
o En caso de que el mantel presente arrugas, el muletón podrá utilizarse
como base para deslizar la plancha sobre el mantel.
Una vez colocado el muletón se coloca ahora el mantel, este debe cubrir las patas de la
mesa, si se necesitaran varios manteles para cubrir la mesa, deberán quedar con la
misma caída.
El color predilecto del mantel es el blanco o marfil, debe ser del alto de la mesa (aprox. 75
cm), para el almuerzo puede usarse uno más corto (aprox. 35 a 40 cm de caída)
Colocación del plato base.- antes de colocar el plato base se deben colocar las sillas, para
tener una preferencia de donde ira colocado el plato, mismo que debe quedar frente a la
silla a unos dos centímetros del borde de la mesa.
Cubertería.- La cubertería que se utilice depende de los platos que requiere el menú
siguiendo la lógica del orden en el que serán usados; es decir que, en el interior quedaran
los cubiertos que se utilizaran con el último plato y en el exterior los que se usaran con el
primero.
Los cubiertos para el postre se colocaran en la parte superior del plato y con el mango
hacia su lugar de utilización.
Si el menú resultara muy extenso se puede dejar un plato sin marcar para no tener
exceso de cubertería y sobrecargar la mesa, en este caso se deben tener muletillas en las
estaciones de los meseros.
Ubicación del plato de pan.-Se coloca después de la cubertería al lado del tenedor de
entrada y en forma alineada con el resto de los elementos.
Cristalería.- Se monta la necesaria, de acuerdo a los vinos que se ofrecerán, además de
la copa para agua, las copas de los vinos pueden ser montadas desde un inicio o podrán
ser también colocadas al momento el que el vino se servirá.
La copa de agua se coloca en la parte superior y centrada con el plato base
Existen varias formas de colocar la cristalería:
Copa de vino blanco se sitúa en la parte superior del cuchillo de entrada, luego se coloca
la de tinto, la de agua, la de champagne y por último la de licor, toda la cristalería debe
estar alineada.
Otra opción sería igual a la mencionada pero colocando la copa de licor detrás, formando
un triangulo entre la de champagne y la de vino tinto.
Una última opción sería colocar la copa de champagne detrás en triangulo con la de agua
y la de vino tinto y la de licor a la derecha de la de champagne.
Colocación de la servilleta.- el tamaño de las servilletas debe ser de 50cm x 50 cm.
Generalmente es colocada sobre el plato base, lo ideal es colocarla con un doblez sencillo
para conservar la higiene.
Complementos.- Por cada cuatro comensales se coloca un salero, un pimentero y un
cenicero, se coloca también un arreglo de mesa evitando que interfieran con la visión de
los comensales
Colocación del menú.- Se debe tener un menú impreso por cada comensal, este podrá
colocarse dentro de la servilleta o sobre el plato Panero.
COFFEE BREAK 69
Es un receso, pausa que se da a media mañana, o a media tarde para romper (BREAK) la
rutina en un seminario. Generalmente lo hacen en los pasillos de cada salón ya
determinados.
69
(Normas de Protocolo)
El Coffee Break está compuesto de: Bocaditos Fríos, Calientes, Bebidas frías, Aguas,
Jugos calientes, café y chocolate El tiempo de receso lo determina el instructor del curso
al igual que el horario.
Tipos de montajes en los que se utiliza el Servicio de Coffee break:

Clásico 1:
Incluye café americano y té, agua en jarra, termos de café, azucares, servilletas, vasos.
Clásico 2:
Incluye café americano y té, agua embotellada, refrescos en lata, galletitas, ternos de
café, azucares, servilletas.
Gourmet:
Preparación al momento de café americano, express, capuccino, latte, agua embotellada,
refrescos en lata, galletitas, termos de café, tasas para expresso, azucares, servilletas y
atención personalizada de un barista.
A continuación se muestra un cuadro con el desglose de cada tipo de montaje:

MONTAJE DESAYUNO
VAJILLA CRISTALERÍ CUBERTERÍA
A
Plato Panero Copa para Tenedor
Agua Trinche
Plato Vaso Cuchillo Trinche
mantequiller Jaibolero
o
MONTAJE COMIDA
VAJILLA CRISTALERÍ CUBERTERÍA

A
Plato Panero Copa para Tenedor postre
agua
Plato Copa para Tenedor
mantequiller vino Trinche
o
Plato para Vaso Cuchillo Trinche
ensalada Jaibolero
(plato día)
Cuchara
Sopera
Termo café Cuchara
Sopera
MONTAJE CENA
VAJILLA CRISTALERÍ PLAQUE
A
Plato Panero Copa para Tenedor Postre
Agua
mantequiller Vino Trinche
o
Plato Pala
Ensalada mantequilla
Plato Trinche Cuchara
MONTAJE CENA FORMAL
A
Agua
o
2 Plato Copa Cuchara
Ensalada Champagne Sopera
Plato Base Cucharilla
Pala
Mantequilla
Cuchillo
Trinche
MONTAJE BANQUETE DESAYUNO/COMIDA

A
Agua
o
Plato Cucharilla
Ensalada
Plato Base Cuchillo Trinche
Montajes Desayuno, Comida, Cena, Cena formal,
Banquete.
1.24. Montajes Sustentables70
Los eventos ecológicos incluyen 4 tipos de servicios que puedes contratar de manera
integral o individualmente adaptándose al tipo y tamaño de evento que organizas.
Diseño y Producción
Organizar un gran evento ecológico implica diseñar muchos elementos que formarán
parte de la experiencia para los visitantes. Cada elemento debe diseñarse de acuerdo a la
imagen y función de las actividades que se llevarán a cabo en nuestro evento. Existen
empresas que cuentan con la capacidad de producir desde el diseño de todo el mobiliario
hasta el diseño de reconocimientos y regalos personalizados.

• Diseño de mobiliario: Se manejan muebles en venta y renta, tanto en cartón como MDF
(aglomerado de madera reciclada). Podemos desarrollar desde podios, salas, periqueras,
revisteros, mesas, mostradores, exhibidores, y más.
• Diseño de escenografía: Las escenografías son fabricadas de acuerdo a la temática de
tu evento, desde grandes estructuras, hasta backwalls para registro o prensa.
• Diseño de señalética: Rotulados, tótems, impresos, letras 3D, cajas de luz, entre otros.
• Mamparería: Montaje en venta y renta de divisiones espaciales, en cartón o madera,
como biombos o espacios totalmente cerrados para dividir secciones dentro de tu evento.

Renta y Venta de Eco Stands

Eco Stands en Renta:
Existe un sistema de mamparería fabricado 100% en cartón, el cuál puedes comprar o
rentar. Con nuestros Eco Stands podemos armar espacios modulares desde 1 m x 1 m,
hasta las dimensiones necesarias para dividir cualquier espacio.

Ecostands Personalizados:
Diseñamos y fabricamos Eco Stands Custom con materiales y procesos ecológicos.
Utilizamos la creatividad para crear estructuras diferentes e impactantes para tu marca y
tus clientes.
Consultoría – En alianza con Evento Cero

La falta de planeación sostenible en los eventos produce un gasto y desperdicio
importante además de generar impactos negativos como:
– Descontento y afectación de la comunidad.
– Emisiones de CO2 y generación de residuos.
70
(Green Events)
– Gastos innecesarios en un corto periodo de tiempo.

Creamos estrategias en conjunto con tu equipo con el fin de involucrar a los participantes
(expositores, visitantes, organizadores, clientes, etc.) en la implementación de acciones
que reduzcan el impacto ambiental que un evento genera.
Nos encargamos de plasmar dichas estrategias en manuales, ejecutamos en conjunto las
acciones y documentamos las cifras de impacto durante las siguientes etapas de tu
evento:
Planeación – Proyecto Ejecutivo – Producción – Montaje – Operación – Desmontaje –
Cierre

Transporte compartido

Con este servicio además de brindar mayor comodidad a cada expositor, reducimos el
número de camiones y camionetas que llegan a las zonas de descarga de los eventos, los
cuáles muchas veces no se aprovechan del todo en su capacidad ya que se contratan de
manera independiente por cada expositor y generan una gran cantidad de emisiones,
tráfico y pérdida de tiempo en los montajes.
Ofrecemos un servicio de recolección de material para expositores por evento. Lo
recogemos en la puerta de cada expositor y lo entregamos directamente en su stand. Al
terminar el evento, devolvemos este material al mismo lugar de partida.
Este servicio puede incluir transporte de mobiliario, producto y demás materiales
necesarios para realizar el montaje de los stands, siempre y cuando no rebasen 2 metros
cúbicos de volumen y se entreguen correctamente embalados al personal de
transportación
.Por cada evento, nuestro equipo genera una tarifa estándar por expositor, basada en la
ubicación del recinto. Cada expositor paga esta tarifa predeterminada y con ello se
asegura de recibir su material a tiempo el día del evento y de regreso al finalizar el mismo.
Por lo pronto éste servicio es únicamente disponible para los expositores que se
encuentran en el Distrito Federal.
Implementando todas estas estrategias podemos reducir la huella de carbono de tu
evento casi al 100% aumentando así su rentabilidad y generando una cultura de
responsabilidad social en cada uno de los participantes.
1.25. Ponentes
Orador es una persona que hace presentaciones dirigidas a un auditorio, es una persona
capaz de hacer una presentación en un estilo que satisface las necesidades de
información, consejo o entretenimiento del auditorio. Puede tratarse de un experto en
alguna materia, o experto en oratoria. Hay que considerar que el orador debe reunir estas
dos características al elegirlo para el evento.
1.25.1 Consideraciones Para Elegir Ponentes
1. Verificar referencias, llamar a los clientes más recientes del orador, solicitar
referencias adicionales, que no tengan más de 6 meses de antigüedad.
2. Asistir a alguna presentación en vivo del orador. De preferencia debe ser ante un
auditorio parecido al del evento a organizar, en términos de nivel socioeconómico,
educación y rango de edades.
3. Si no se puede asistir a la presentación en vivo, observar un video en vivo, debe
ser de un programa completo.
4. Cuando se hayan verificado las referencias y decidido contratar, se redacta el
contrato el cual deberá incluir todos los detalles del contrato, incluyendo:
a) Hora y fecha de la presentación.

b) Breve descripción de la organización y sus miembros,
c) Duración del programa.
d) Honorarios del orador(las condiciones de pago deben negociarse de
antemano)
e) Material de la presentación:
f) Requisitos audiovisuales
g) Distribución requerida de la sala
h) Hora de ensayos programados
i) Gastos y reembolsos (considerar tipo de tarifa aérea, transporte terrestre,

tipo alojamiento, comidas, imprevistos y quien es el responsable de hacer
todos los arreglos. Mencione si el orador debe proporcionar recibos para su
reembolso)
j) El orador debe proporcionar notas ya impresas para entregar al auditorio o
archivos electrónicos para impresión. Determinar cuanto deberá pagar la
organización por ellas.
k) Cláusula de cancelación
l) Código de vestimenta para el evento
m) Cuestiones adicionales acordadas como conferencias de prensa, sesiones
de autógrafos y fotos, sesiones de preguntas y repuestas, fiestas,
recepciones, banquetes, tiempo mínimo que el orador debe permanecer en
cualquier otro detalle que no esté incluido en la presentación misma.
n) Política de venta de productos. La organización puede negociar un
porcentaje por cualquier ayuda proporcionada al orador en la venta de sus
productos.
o) Se deberá tener una copia fechada y firmada del contrato o de la carta
contrato.
5. Si se negocia una reducción de honorarios pensar que puede ofrecerle la

organización a cambio. Como espacio publicitario o una serie de artículos del
orador en la publicación de la organización, noches adicionales en el hotel del
evento, costos de viaje para los invitados del orador, un stand sin costo en la
exposición o la garantía de contratación para futuras presentaciones
6. Si el orador proviene del sector gobierno, hay que considerar si deben cobrar
honorarios si es así, cuánto. Algunos solicitan donaciones a alguna organización
de caridad.
7. Los contratos con oradores del gobierno, a menudo incluyen cláusulas que les
permitan cancelar a última hora, por motivos de trabajo, debe haber una cláusula
de cancelación con hasta 24 horas de cancelación.
8. Se sugiere asignarle un anfitrión al orador u oradores, para que lo asista durante el
evento, comunicándose una semana antes el anfitrión con el orador para ponerse
de acuerdo en cuanto al evento, detalles del viaje y del programa, cambios de
última hora. Dándole la atención apropiada antes y después del evento.
9. El orador u oradores contaran con una sala de preparación, o camerino en la que
pueden relajarse antes de sus presentaciones.
10. Material impreso para entregar: Los materiales para entregar son un excelente
complemento para cualquier presentación. Puede contener un resumen de los
puntos principales, las conclusiones, las referencias, los estudios de caso o los
ejemplos graficas o tablas o cualquier información que apoyara o reforzara la
información.
11. Si ya se analizó a cada orador, se procederá a la contratación a través de cuatro
comunicaciones escritas:
 La carta de invitación
 La carta de confirmación
 Un recordatorio, cuando menos 30 días antes del evento, en el que se
reafirme la información y se proporcione cualquier nuevo detalle que se
presente.
 La carta de agradecimiento
LAS SIETE CUALIDADES DEL PONENTE
 PASION - conecto con la emoción

 HUMOR - acorto distancias
 CREDIBILIDAD – inspiro confianza y respeto
 NATURALIDAD – soy yo mismo sin mascaras
 HUMILDAD – yo no soy el protagonista
 APERTURA – estoy disponible y cercano
 CLARIDAD – hago simple lo complejo
EJEMPLO:
PANEL DE EMPRENDEDORES INTERNACIONALES
Sesión de presentación de 3 emprendedores exitosos en los mercados globales, cada
uno en distintos niveles de desarrollo de su propio startup.
PONENTES
Ralph Aceves – Emprendedor que ha participado en 3 startups* en distintos roles y que
se han vendido exitosamente. Actualmente desarrollando la empresa Ovalpath, la cual
acaba de recibir una inversión ángel por 1.2 millones de dólares.
LinkedIn
OvalPath
Armando León – Emprendedor en etapa de escalamiento de su empresa, una vez
realizado exitosamente el desarrollo de un proceso biotecnológico, pruebas piloto y en
negociaciones para su inversión de capital de riesgo y escalamiento comercial
Sinaloa Seafields
Mario Nemirovsky - tiene 32 años de experiencia como investigador, académico y
emprendedor serial involucrado con múltiples compañías privadas y públicas así como
agencias gubernamentales en varios países.
LinkedIn
Antonio López – Vicepresidente de Atención a Clientes de Hewlett-Packard.
LinkedIn
*Startup es una organización humana con gran capacidad de cambio, que
desarrolla productos o servicios, de gran innovación, altamente deseados o
requeridos por el mercado, donde su diseño y comercialización están orientados
completamente al cliente.
1.26. Intérpretes Y Traductores
Interpretación es volver a expresar verbalmente en un idioma lo que se acaba de decir en

otro idioma. Traducción es la forma escrita de la interpretación.
TRADUCTORES E INTÉRPRETES
Traductores e intérpretes son profesionales de la comunicación. Se encargan de la
comunicación entre grupos de personas pertenecientes a diferentes lenguas y culturas y
garantizan contactos sin problemas con proveedores, clientes y otros asociados en su
país y en el extranjero. Trabajan como autónomos o empleados en servicios de idiomas
en empresas de la industria privada, ministerios, oficinas y organizaciones internacionales
o en agencias de traducción.
Traductores transmiten textos escritos a otra lengua. Elaboran sobre todo traducciones
específicas y se especializan p.ej. en economía, técnica, derecho, medicina o ciencias
naturales.
Los textos frecuentes suelen ser:
 Instrucciones de servicio y de mantenimiento

 Folletos y catálogos
 Licitaciones y contratos
 Documentos y patentes
 informes periciales y sentencias
Otras especializaciones son:
 Traducción de textos publicitarios y mediáticos
 Traducción de conferencias
 Redacción de traducciones por máquina
 Localización de productos y software
 Traducción de literatura
Servicios adicionales, como p.ej. la elaboración de un glosario o un layout, también
forman parte de las tareas profesionales de un traductor.
Intérpretes transmiten oralmente a otra lengua. Posibilitan la comunicación directa entre

grupos de personas de diferentes lenguas y culturas. Dominan diferentes técnicas de
interpretación, como p.ej. la interpretación simultánea utilizada en conferencias y en la
televisión como la interpretación consecutiva que se utiliza en conversaciones y
negociaciones. Otras especializaciones son la interpretación en juzgados, Community
Interpreting en la policía y en el hospital y la interpretación del lenguaje de señas .
Tareas similares son:

 Trabajos con terminología
 Documentación
 Lexicografía
 Evaluación para los medios de información
 Redacción de textos específicos
 Asesoramiento
Intérpretes de conferencias
Los intérpretes de conferencias son especialistas altamente calificados para la
transmisión oral correcta de un mensaje de una lengua a otra. Facilitan la comunicación
sin problemas entre los participantes de conferencias internacionales.
Los intérpretes de conferencias dominan las técnicas de la interpretación simultánea,

mediante susurros y consecutiva. La primera de ellas supone la mayoría del trabajo en la
actualidad. En este caso se interpretan las palabras habladas al mismo tiempo, o sea
simultáneamente, a otra lengua. En la interpretación mediante susurros.
Se trabajó para un máximo de dos oyentes a los que el intérprete „les susurra en el oído".
El intérprete transmite en la interpretación consecutiva, casi siempre con la ayuda de
apuntes breves, toda la ponencia tras haber hablado el ponente. De vez en cuando se
interpreta también parcialmente.
Los intérpretes de conferencias trabajan como mediadores interculturales en la

industria privada, en puestos públicos, organizaciones gubernamentales nacionales e
internacionales, y organizaciones no gubernamentales (ONG). Los clientes pueden ser
entre otros las Naciones Unidas, la Unión Europea, el Consejo de Europa, el Parlamento
Europeo, gobiernos nacionales, empresas privadas de la industria y economía, institutos
científicos, asociaciones nacionales e internacionales como también organizadores
profesionales de congresos (PCO).
Los intérpretes de conferencias trabajan con varias lenguas extranjeras (lenguas C)
interpretando a su lengua materna (lengua A) o a una lengua extranjera que se domina
activamente (lengua B). La profesión exige un alto grado de capacidad de concentración,
una buena cultura general y la capacidad de adquirir conocimientos especializados acerca
del tema en cuestión en un periodo de tiempo brevísimo. Para ello utilizan todos los
medios modernos de comunicación. Además hay que añadir la disponibilidad de
perfeccionarse continuamente, adaptarse siempre a nuevas personas y situaciones como
también horarios de trabajo y lugares de trabajo.
Interpretación
simultánea para reuniones o conferencias bilingües y multilingües (se requiere el
uso de equipo de interpretación y de audio)
• Interpretación susurrada para uno o dos delegados en una reunión, conferencia o

cualquier otro evento (no requiere el uso de equipo)
• Interpretación consecutiva para reuniones o viajes ( no requiere el uso de equipo pero
hace el proceso relativamente lento puesto que las conversaciones se repiten en tiempo
real. Es común en las reuniones informales de pequeñas empresas, los comités y las
conferencias pequeñas)
• Todos los idiomas importantes (inglés, español, francés, portugués, italiano, alemán,
mandarín, ruso, etc.)
• Todas las áreas importantes de especialización (finanzas, comercio, medicina,

ingeniería, legales etc.)
Cobramos por intérprete en base a un día de ocho horas. Los costos de transporte,
alimentación y alojamiento se cobran por separado, de ser requerido. Nuestros intérpretes
están ubicados alrededor del mundo, así que usted puede contar con un intérprete
conveniente lo más cerca como sea posible del lugar de su evento.
Podemos también proveer una gama completa de equipo de interpretación, audiovisual y
de computación. Refiera por favor a nuestras secciones de Alquiler de equipo de
interpretación, audiovisual y computación si desea información adicional
EQUIPO DE INTERPRETACION
Proveemos técnicos expertos y equipo de última tecnología para sus reuniones o

conferencias de cien hasta más de mil delegados:
- Receptores Williams Sound digitales e inalámbricos de FM o infrarrojos con hasta 8
canales, lo cual permite a los delegados cambiar libremente de idiomas y moverse en el
área de conferencia.
- Sistema totalmente portátil Williams Sound para las situaciones que requieren
interpretación para un grupo pequeño de visitantes que necesitan moverse con entera
libertad.
- Cabinas insonorizadas acorde a las normas ISO 4043, y equipos audio-visuales y de
computación para facilitar el proceso de interpretación, y permitir a los delegados
entender y participar activamente en una conferencia.
Capítulo 2. Gestión del Evento
Capítulo 2. Gestión del Evento71
En la etapa de gestión del evento, se considerarán todos los elementos, es decir, todos
los servicios a incluir para determinar los presupuestos.
2.1 Elementos de la Ficha Técnica del Presupuesto
Prestadores de servicios
Si en la etapa operativa, el comité organizador no cuenta con un profesional especializado

en la etapa de planificación, el primer paso en esta etapa operativa es la selección y
contratación del operador profesional de congresos y convenciones (agencias de viajes
especializadas u OPC). También puede el comité organizador del evento llevar a cabo la
planeacion, organización y gestión del evento, en caso de no ser así, se lanzará una
convocatoria de adjudicación de servicios, a través de un pliego de condiciones. En estos
casos deberá cumplir los requisitos establecidos en dicho pliego y presentar su oferta en
los niveles marcados.
Los operadores profesionales, tanto agencias de viajes especializadas como OPC,

cuentan con una serie de profesionales externos con los que trabajan habitualmente y con
los cuales tienen tarifas negociadas para la producción y prestación de los distintos
servicios, de forma que, además de conseguir precios reducidos para el cliente,
consiguen un beneficio de producción por volumen.
A continuación se relacionan los servicios que se suelen ofertar en un presupuesto para el

evento con el fin de valorar los servicios a incluir en el mismo:
71
RELACIÓN DE SERVICIOS A INCLUIR
Sede del evento Salas, montajes
Hospedaje Inspección, negociación y contratación por
persona, noche en habitación doble e
individual.
Temporada baja/temporada alta
Tarifas de habitaciones
Contrato/convenio
Políticas de reservación y cancelación
Puntos de negociación, cortesías
Alimentos Inspección, negociación y contratación por
persona.
Catering (coffee break)
Análisis de los diferentes alimentos de
acuerdo a los objetivos del evento y
número de participantes.
Tarifas
Montajes
Planeación del menú
Tipos de desayuno, comida y cena,
recepción, coctel etc.
Planes en paquete
Determinación de los costos
Gratificaciones/propinas
Lista de control para alimentos
Bebidas Inspección, negociación y contratación por
persona.
Selección de bebidas alcohólicas
selección de bebidas no alcohólicas
Bebidas temáticas (comida regional, luau,
etc.,)
Barra libre o bebidas incluidas.- por
persona, por bebida, por botella.
Bebidas no incluidas
Determinación de los costos
Lista de control para bebidas
Transporte Cotización de traslados, tours, boletos de
avión
Servicios aéreos, renta de automóviles,
autobuses, etc.
RELACIÓN DE SERVICIOS A INCLUIR

Medios audiovisuales Proyector, cañón, videos, etc.
Imagen Diseño y creación del logotipo y eslogan
del evento.
Impresión y edición Papelería y documentación del evento.
Folletos, programas, gafetes,
reconocimientos, etc.
Oradores La cotización se basa en el precio unitario
de cada Orador.
Edecanes La cotización se basa en el precio unitario
de cada edecán.
Traducción e interpretación simultanea El número de traductores e intérpretes
que se precisan para un congreso vendrá
dado por el número de idiomas y la
duración del evento.
Memoria del evento Edición – CD
Prensa Difusión del evento
Seguros Seguro del evento
Seguro del participante
Seguridad (personal de vigilancia)
Otros Obsequios
Nota: es importante considerar el tener guías especializadas de prestadores de servicios.
En la elección de servicios a incluir en el evento se debe de considerar lo siguiente:
1.- Enviar el perfil del evento a cada prestador de servicios o proveedores, con el fin de
solicitar cotización y establecer los lineamientos de negociación y concertación de
servicios a través de un contrato/convenio.
2.- Considerar en el análisis a participantes discapacitados.
Espacios y servicios para usuarios.- de sillas de ruedas, con problemas de audición, con
problemas de visión, para personas con otras discapacidades.
3.- Considerar tecnología para eventos:
Blogs: agendas online
Wikis: tipo de sitio Web en donde se acepta que usuarios creen, editen, borren o
modifiquen el contenido de una página Web, de una forma interactiva, fácil y rápida.
Rss (really simple syndication - sindicación muy sencilla): aplicación del lenguaje de
marcación extendido (xml) para la distribución de titulares de noticias, u otros contenidos,
en la red.
Rich media: medios interactivos digitales, que se fijan en una página Web o se descargan
de un sitio Web para visualizarlos con un reproductor.
Boletines electrónicos: segmentar la información
Herramientas de auto reserva o de gestión estratégica de reuniones
Sistemas online de inscripción de asistentes: permite ahorrar mucho tiempo y recursos
humanos.
Herramientas online de inscripción: permiten imprimir los nombres de los asistentes, para
hacer etiquetas, pero poco más, mientras que otros tienen la capacidad para generar
bases de datos buscables de perfiles detallados de los asistentes, imprimir listas de
asistentes con el mismo perfil, enviar mensajes a asistentes, y programar reuniones.
Etiquetas digitales interactivas: los censores de las etiquetas intercambian información,
sus pantallas LCD mostrando las áreas de interés común
Etiquetas de identificación por frecuencia de radio (RFID): son chips de ordenador
minúsculos, con una enorme capacidad de almacenamiento de datos, que pueden
transmitir a través de materiales no metálicos, la ropa y el cuerpo humano.
Wi-fi: las etiquetas digitales y la tecnología RFID carecen de sentido si el lugar de
celebración no tiene Wi-fi. No hace mucho, los sistemas de Internet inalámbricos eran
prácticamente desconocidos.
Herramientas interactivas: Un sistema consiste en una serie de pantallas LCD, con sus
respectivos teclados, todos interconectados por medio de una red local, o, si se instalan
en más de una habitación, a través de localizaciones remotas. Entre otras funciones, el
sistema proporciona evaluaciones en tiempo real para cursos de formación.
Dentro de la elección de los servicios a incluir en un evento, se sugiere:
Seleccionar y gestionar proveedores
Lista con requerimientos para cada categoría de proveedor (catering, equipos

audiovisuales, animación, etc.)
Implicar a los proveedores en el proceso de preparación del evento: esto dará tiempo para
negociar las condiciones o plantear nuevas opciones, pero sobre todo evitará costes
imprevistos de última hora.
Comunicar a los proveedores el presupuesto, preguntar por los costos adicionales para
poder incluirlos en el presupuesto completo del evento.
Pedir que el presupuesto detalle bien todos los costos: por unidad, por tipo de servicio, el
costo del personal y el tiempo que este costo cubrirá. Los proveedores pueden cobrar por
horas extraordinarias.
Condiciones de pago, ¿Exigen un depósito de garantía? ¿Cuáles son las condiciones de

reembolso? ¿Cuál es la fecha límite de confirmación para estar seguros de que pueden
prestar el servicio?, etc.
Solicitar referencias para comprobar su calidad y fiabilidad. Independientemente de sus
referencias, lo esencial es su actitud durante el proceso de selección.
Comprobar los elementos del servicio que proponen.
Comprobar con cada proveedor el trabajo administrativo que se tenga que hacer.
A continuación se muestra la estructura de la ficha técnica, con los servicios que podrá
incluir un evento:
FICHA TÉCNICA
Tipo de evento: Duración: Fecha:
Cantidad de participantes:: Idioma (s):
Lugar sede: Cantidad de salas:
PRECIO
CONCEPTO DESCRIPCIÓN TOTAL
(M. x N.)
Hospedaje
Total de Hospedaje
Alimentos y
Bebidas
Total de Alimentos y Bebidas
Medios
audiovisuales
Total de Medios audiovisuales
Mezcla
promocional
Total de Mezcla promocional
Trasporte
Total de Trasporte
Recursos
humanos
Total de Recursos humanos
Seguro
Total de Seguro
Otros
Total de Otros
2.2 Análisis de Prestadores de Servicios
En esta fase del proyecto y a efecto de lograr niveles de excelencia en la prestación de

los servicios, resulta imprescindible contar con los suficientes elementos de juicio que
permitan identificar y valorar desde un punto de vista objetivo las fortalezas y debilidades
de la oferta turística y complementaria que actualmente opera en el mercado, para no
correr el riesgo de seleccionar a los prestadores de servicios en sus diferentes
modalidades dejándose guiar exclusivamente por indicadores de orden subjetivo.
Ejemplo 1 72
Análisis de Opciones de Hospedaje
Ubicación: Ubicación:
Av. Paseo de la Reforma 80 Col. Juárez Paseo de la Reforma, 1, Tabacalera, CP.
06600 06030
Ciudad de México Ciudad de México
72
(Fiesta Americana, 2017)
(Krystal Grand Hotels, 2017)
Para decidir qué hotel seleccionar puede considerarse la ubicación, cercanía con el lugar
sede, servicios, entre muchos otros atributos.
Ejemplo 2 73
Análisis de la agencia que proporcionará el servicio de Edecanes.
Servicios: Servicios:
73
(Agencia de Modelos y Edecanes, 2017) (ISP VANITY MEXICO, 2017)
Analizando la imagen que proyectan ambas agencias, parece mucho más profesional la
Agencia AME, además los servicios que ofrece coinciden mejor con los requerimientos de
la Convención.
Ejemplo 3 74
Servicios: Servicios:
* Servicio de Coffee Break

* Desayunos
* Comidas/Cenas/Buffetes
* Cocteles
* Canapés
* Barras Libres
*Servicio de Snack/Box
Lunch/Hospitality Suites
El análisis de los prestadores de Servicios de A&B pueden seleccionarse basándonos, en

la calidad del producto, el precio, los servicios que ofrecen, e incluso por practicidad, es
74
(DELISNACK, 2017) (Expo Reforma, 2017)
decir si el lugar sede ofrece este servicio, puede considerarse como la mejor opción.
2.3 Manejo y Negociación de Tarifas de Cada Prestador de
Servicios
Las negociaciones de las personas responsables de ciertas acciones que se indican en el

programa general de trabajo son importantes y valiosas en cuanto a la elaboración del
presupuesto; éstas se basan en la idea de que aunque las partes implicadas difieran en
sus intereses, comparten un interés común por encontrar una solución negociada.
Las negociaciones que se pueden hacer deben estar vigiladas por las siguientes reglas:
 Todo es negociable
 Todo debe ponerse por escrito; contratos, acuerdos o confirmaciones.
 No avergonzarse de preguntar
 No abusar
 Conocer de antemano el potencial económico para que represente la reunión.
El resultado de la negociación debe beneficiar a todos. Para alcanzar este acuerdo, el

negociador debe prepararse.
Conocer a fondo el tema: Es fundamental que se exponga y argumente de manera

adecuada todos los puntos a tratar durante la conversación.
Conocer a la otra parte: Se debe tener toda la información y datos posibles acerca del
interlocutor, así como de la trayectoria, política y estrategias de su empresa.
Tener un estado de ánimo sereno: Controlar los nervios y la ansiedad. Esto ayudará
adaptarse a nuevos escenarios, ideas y situaciones, ser un persona empática (acercarse
al otro), estar seguro de uno mismo y llegar a los resultados previstos.
Es importante que se conozca el punto de vista de la contraparte para llegar a acuerdos

que representen las necesidades de ambos. Y al mismo tiempo, exponer ideas.
Preguntar ayuda a ahondar en la postura del otro, a darle mayor fuerza y entenderlo para
llegar a un acuerdo mucho más profundo.
Argumentar: Tener claro todo lo que se quiere expresar después de haber escuchado la
otra postura y realizado todas las preguntas que se consideren necesarias. Recordar que
cuando la contraparte se sienta escuchada, pondrá toda la atención en lo que se hable.
Co-construcción de soluciones o acuerdos: Se refiere a construir junto con. Engloba los

puntos de vista de ambas partes tras haberse dado la lluvia de ideas, una buena escucha
y las preguntas. De ahí, se buscan las soluciones más favorecedoras.
No agredir: Nunca adoptar una postura agresiva ni de imposición. Y tampoco permitir que
la otra persona lo haga. No se trata de pelear, sino de hacer peticiones; por ejemplo,
“cuando platiquemos te pido que bajes la voz”.
Tener presentes los niveles mínimos de conformidad (hasta dónde ceder en favor de un
acuerdo). Establece niveles de exigencia que, una vez negociados, sean siempre muy
ventajosos.
Dado lo anterior se presentara un listado breve que señala algunas empresas con las que
se puede negociar para la realización de un congreso:
 Hotel sede seleccionado y los de apoyo

 Línea aérea que vuela al destino seleccionado
 Autoridades oficiales de la sede: oficina de turismo, municipio, estado, etc.
 Organismos privados de la comunidad, como la Cámara de Comercio, etc.
 Empresas proveedoras de los diversos servicios contratados: arrendadoras de
automóviles, transportistas generales, etc.
 Instituciones bancarias: tarjetas de crédito, etc.
Cualquier colaboración contribución o negociación que se logre debe manifestarse

públicamente. Por lo general, esto se ejerce en el programa oficial, en el que se
mencionan las empresas colaboradoras en el evento.
EJEMPLOS DE NEGOCIACIÓN DE TARIFAS
A continuación se presentaran algunos de los argumentos válidos que se pueden esgrimir

como base de negociaciones:
A. La publicidad y difusión que el destino, el hotel, línea aérea, centro de

convenciones u otro tipo de establecimiento recibirá de acuerdo con la promoción
del evento, como cartas, boletines, publicidad impresa, publicidad en radio, etc.
B. La asignación oficial del hotel o línea aérea y el prestigio que esto representa.
C. El número de eventos sociales que se programarán y la derrama económica que
esto representa.
D. El alto consumo en bares y restaurantes que los congresistas asistentes ejercen
en este tipo de eventos.
E. Las contrataciones independientes que las empresas o proveedores participantes
en el evento realizarán.
F. Las compras al comercio local, arrendamientos de automóviles, etc.
G. Consumos en restaurantes, clubes nocturnos, teatros y establecimientos similares
por los delegados participantes en la reunión.
Se enumeran algunas peticiones que se pueden negociar y que, según la habilidad del
negociador, son fáciles de obtener:
1. Cuartos de cortesía, en base en la totalidad de cuartos pagados.

2. Mantas de bienvenida y atención especial para el registro de los delegados
participantes.
3. Cóctel, recepción o evento social por parte del hotel, cámara de comercio,
asociación de comerciante, autoridades municipales o conjuntamente.
4. Apoyos promociónales, como ingresos tipo shells que ahorran costos
promociónales, y otros impresos informativos.
5. Tarifas de transportación preferenciales o descontadas, reservaciones grupales,
atención especial en el aeropuerto, mostrador para congresistas.
6. Descuentos especiales en restaurantes, clubes nocturnos, renta de automóviles,
etc.
7. Patrocinios en especie.
8. Apoyos publicitarios internos y externos.
2.4 Políticas de Reservaciones y Cancelaciones
Los prestadores de servicios, en el caso de alojamiento, cuentan con políticas de

reservación y cancelación, las cuales se deberán considerar y tomar en cuenta para el
éxito del evento.
Cada prestador de servicios define sus propias políticas, pero como guía general, estas
son las políticas que se podrán considerar:
POLITICAS DE RESERVACIÓN
Los Hoteles manejan, por lo general, las siguientes políticas de reservación:
Individuales:
Se denomina reservación individual a un número menor o igual que 10 personas, y se

requerirá un depósito del 100% del monto total en cada reservación. Esta reservación
aplicarán las tarifas normales; estas son netas (incluyen impuestos). Las promociones
especiales solo serán válidas cuando se cumplan las restricciones de la misma promoción
y estas podrán variar sin previo aviso.
Reservaciones para Grupos:
Se define grupo a un número a partir de 40 personas registradas en la reservación, y se

requerirá el depósito de la reserva correspondiente en el siguiente orden: 80% del monto
total de cada reservación con 08 - 12 meses previos al arribo del grupo. Estas tarifas para
grupos tendrán 5% de descuento sobre las tarifas normales. Este descuento se podrá
aumentar para casos especiales dependiendo de las fechas solicitadas
POLITICAS DE CAMBIOS Y CANCELACIONES
Se puede cambiar o cancelar las reservaciones por correo electrónico o por fax, según el
prestador de servicios, establecerá si existe un cargo adicional por el cambio o
cancelación. Algunos de ellos no reembolsan noches no usadas o por no presentarse al
registro, incluyendo los que resultasen de retrasos en el registro de entrada o salidas
anticipadas.
Cancelaciones
En caso de una cancelación con 30 días de anticipación a la llegada, no se hará el
reembolso hasta que el periodo cancelado sea rentado y confirmado nuevamente. Si no
pudiera ser rentado dentro de los 30 días anteriores a la reservación, no será posible
hacer el reembolso. Si el periodo cancelado es rentado nuevamente, se reembolsará el
monto con una deducción del 15% como penalidad.
No hay garantías de reembolsos o créditos por cancelaciones hechas con menos de 30

días de anticipación. No habrá reembolso alguno por servicios no utilizados, y bajo
ninguna circunstancia el reembolso excederá el monto pagado.
Restricciones
Únicamente los huéspedes mencionados en la reservación podrán utilizar la propiedad. Si
el administrador de la propiedad llegase a encontrar huéspedes adicionales ocupando las
instalaciones, tendrá la opción de pedir que desocupen la propiedad y/o aplicar un cargo
adicional al precio de renta a su criterio.
Los huéspedes no podrán tener invitados en un número que exceda al 50% de las
personas que estén ocupando la propiedad, sin previa autorización.
Las propinas para el personal de servicio no están incluidas.
Nota: Al confirmar la reservación con el prestador de servicios, se está de acuerdo en los

términos y condiciones de las políticas establecidas.
EJEMPLOS DE POLITICAS DE RESERVACIONES Y CANCELACIONES
Ejemplo Políticas de Reservaciones Hoteleras:
Siempre que un usuario se encuentre en proceso de realizar una reservación, se le

notificarán las políticas aplicables a dicha reservación además, se le enviará un correo
electrónico para confirmar su reservación que incluirá las políticas correspondientes.
Es importante mencionar que no se pueden realizar reservaciones por más de 9
habitaciones al mismo nombre y garantizadas con el mismo número de tarjeta de crédito
en una misma estancia. De ser necesaria la reservación deberá realizarse por medio de
una solicitud a la sección de Grupos y Eventos.
Estas políticas pueden variar, dependiendo de la temporada, el hotel, la tarifa reservada,
etcétera, por lo tanto, recomendamos ampliamente a nuestros usuarios que antes de
concluir el proceso de reservación siempre verifiquen las políticas aplicables, mismas que
podrán ser de los siguientes tipos:
Política de no llegada
Esta política tiene la finalidad de informarle al cliente la sanción que procede en caso de
que garantice una reservación y no realice el registro en la fecha de entrada estipulada.
En este caso, la política indicará el monto de esta sanción o su equivalente en número de
noches, descontándolo de su depósito en garantía.
Política de depósito por adelantado
Esta política se encarga de comunicar al cliente sobre los términos del depósito en
garantía que el hotel solicita para respetar su reservación, informándole sobre la cantidad
o el número de noches que deberá garantizar, las formas de pago aceptadas y el tiempo
límite que tiene para realizarlo.
Es importante que el cliente verifique este procedimiento, ya que si el depósito no es
recibido en la fecha indicada, la reservación será automáticamente cancelada.
El procedimiento del depósito en garantía se puede evitar si el cliente proporciona los
datos de su tarjeta de crédito en el momento de hacer su reservación, ahorrándose así el
efectuar acciones posteriores, ya que la tarjeta en sí misma representa la garantía. Los
pasos aplicables, en caso de seleccionar otra forma de pago, le serán notificados durante
el proceso de reservación y en el correo electrónico de confirmación
Política de salida anticipada
Esta política le indica al usuario la sanción que le corresponde si realiza el registro de

salida del hotel antes de la fecha que originalmente se había estipulado en el momento de
hacer la reservación. En tal caso, la política indicará el monto de la sanción o su
equivalente en número de noches, en la que incurrirá.
Ejemplo Políticas de Cancelación Hoteleras
Esta política tiene el objetivo de darle a conocer al cliente la sanción que corresponde si
no cumple con la fecha y hora límites estipuladas para cancelar o modificar una
reservación, y establecerá el monto de la misma o su equivalente en número de noches,
descontándolo de su depósito en garantía
Política de Cancelación de Hotel:
Las reservaciones canceladas 15 Noches antes de la fecha de llegada tendrán un cargo

del 10% del total de la cantidad de su reservación más cargos a la tarjeta de crédito.
Las reservaciones canceladas de 14 a 1 día antes de la fecha de llegada tendrán un

cargo mínimo de 2 noches.
Las cancelaciones hechas a 24 hrs. o menos de la fecha de llegada, o en caso de no

llegar, no serán reembolsadas.
Algunos hoteles pueden tener políticas de cancelación específicas para Navidad, Año
Nuevo, Semana Santa y otras fechas. Por favor pregunte a la hora de su confirmación.
Política de Cancelación en Tours y Transportación:
Las reservaciones canceladas antes de 3 Noches de la fecha de llegada tendrán un cargo

del 10% de la cantidad total de la reservación más los cargos a la tarjeta.
Las reservaciones canceladas a 2 ó menos Noches de la fecha de llegada no serán
reembolsadas.
Todas las cancelaciones deberán estar por escrito y ser enviadas vía fax o e-mail a
nuestra oficina, en días hábiles. Si la solicitud es aceptada y cumple con las políticas de
cancelación de reservación, la cantidad correspondiente será reembolsada a tu tarjeta de
crédito.
Al cancelar, toma en cuenta que:
 Reservaciones para una sola noche no son reembolsables.

 Las cancelaciones 29 días antes o más de la fecha de llegada, producirán un
cargo por cancelación del 5% en Visa y MasterCard, 6% en American Express y
10% en Depósito Bancario, sobre el monto total de la reservación.
 Las cancelaciones entre 28 y 7 días antes de la fecha de llegada, producirán un
cargo administrativo del 10% del monto total de la reservación.
 Todas las Cancelaciones de una reservación con alguna promoción resultarán en
una noche de penalidad.
 Una cancelación hecha menos de 7 días antes o menos a la fecha de llegada
producirá un cargo del monto total de la reservación.
 De no cubrirse la estancia completa, no hay reembolsos.
Políticas especiales para días festivos:
Las cancelaciones en temporada alta (Navidad, Año Nuevo, Semana Santa, Semana de
Pascua, Acción de Gracias, Vacaciones de verano de Julio y Agosto y fiestas nacionales
como 16 de septiembre, 5 de febrero, 21 de marzo y 5 de mayo) producirán un cargo del
monto total de la reservación.
Para cancelaciones para una reservación hecha en cualquiera de los días festivos
mencionados anteriormente se cobrará el monto total a menos que se haga por lo menos
con 60 días de anticipación.
De no cubrirse la estancia completa, no hay reembolsos.
Ejemplo Políticas De Reservación Y Cancelación De Servicio De A Y B
Política de cancelación
Los derechos de reembolsos si usted cambia o cancela su reservación son a veces

limitados debido a que usualmente tenemos que pagar por adelantado a algunos
proveedores, y nuestras tarifas negociadas se obtienen con el compromiso del pago por
adelantado
Número de Personas Garantizada
Es indispensable tener el número de comensales cuando menos 30 días antes de la

fecha, ya que elegimos las áreas para el servicio de acuerdo a la cantidad de personas.
Generalmente, preparamos un 5% más de alimento a la cantidad solicitada. Así mismo
no podemos aceptar reducciones del número de comensales 30 días antes del banquete.
La garantía será cobrada aunque no se complete la cantidad contratada de
comensales. No se pueden sacar del hotel los sobrantes de los buffets.
Cambios y Cancelaciones
Para cancelar o cambiar un evento necesitamos 30 días de anticipo. El cargo de $
$250.00 dólares será para cubrir el costo del hotel en todos los preparativos y no es
reembolsable. En caso de cancelar con más de 4 semanas antes del evento, todo el
resto de sus depósitos son reembolsables. En caso de cancelar con más de 2 semanas
pero menos de 4 semanas antes del evento, 50% del importe total son reembolsables.
Con menos de dos semanas no habrá devolución de los anticipos. En caso de cambio de
fecha si la nueva fecha está libre puede haber cambio de precio por las condiciones del
mercado. Haremos todo lo posible por mantener nuestros precios sin cambio no
podemos garantizarlo.
2.5 Contratación de Servicios a Incluir en el Evento
Para solicitar la contratación de los servicios, es necesario proporcionar los siguientes

datos:
1. Tipo de Evento
2. Fecha del Evento
3. Duración
4. Número de Asistentes
5. Montaje
6. Servicios Adicionales
Algunas sugerencias al contratar servicios, son:
Hospedaje:
Todos los proveedores del servicio de hospedaje están obligados a respetar los precios,
garantías, intereses, cargos, términos plazos, fechas, reservaciones y demás condiciones
que se ofrecieron y convinieron con el consumidor.
El establecimiento de hospedaje deberá exhibir en la recepción las tarifas que aplica y los
servicios que incluye.
Todos los establecimientos de hospedaje en sus habitaciones deberán exhibir, en lugar

visible, el reglamento interno del establecimiento.
Todos los establecimientos que cuentan con el servicio de cambio de moneda, deberán
exhibir el tipo de cambio vigente.
En el caso de que se haya reservado previamente y no se le proporcionen el servicio, el

establecimiento está obligado a brindarle un servicio bajo las mismas características y
tarifas.
Todos los establecimientos de hospedaje deben de contar con un seguro de

responsabilidad civil para protección y seguridad de los usuarios. (Esta norma no es
aplicable a campamentos y paraderos de casas rodantes.)
Es obligatorio exhibir en lugar visible y fácilmente identificable los formatos foliados y de
porte pagado, para la presentación de sugerencias y quejas.
Establecimientos de Alimentos y Bebidas:

Los establecimientos de alimentos y bebidas deberán exhibir en lugar visible lo siguiente:
La lista de precios de alimentos y bebidas que ofrece el establecimiento.

Informar bajo qué circunstancias se reserva el derecho de admisión en el establecimiento.
Disponer en un lugar visible y fácilmente identificable los formatos foliados y de porte
pagado para la presentación de quejas y sugerencias.
La contratación se podrá hacer vía telefónica o directamente en oficinas del prestador de

servicios, las reservaciones tienen una vigencia de 5 días hábiles, por lo que se tendrá
que confirmar dentro de éste plazo o el sistema la cancelará automáticamente.
A continuación se presentan algunas políticas de depósito:
Primer Depósito El 10% del total del evento, deberá ser cubierto al momento de
confirmar la reservación.
Segundo Depósito El 50% del total del evento, deberá cubrirse a la firma del contrato.
(3 meses antes)
Tercer Depósito El 80% del total del evento, deberá cubrirse 30 días antes del evento.
El 100% del total del evento deberá ser cubierto 5 días hábiles antes de la celebración del
mismo.
En caso de no contar con el pago total antes de las fechas estipuladas, no podrán girarse
las instrucciones necesarias a los diferentes departamentos involucrados para la
realización del evento.
TIPOS DE CUOTAS DE INSCRIPCIÓN
La cuota de registro o de inscripción a un congreso puede representar hasta el 100% de

los ingresos a cubrir los gastos de la reunión. En otros casos se requiere que esos
ingresos no solo cubran los gastos de la reunión, si no que además quede un remanente
para los gastos administrativos de la asociación y organismo organizador.
La cuota de registro es el pago que efectúa una persona asistente al evento, para recibir a
cambio una serie de beneficios y servicios materiales, sociales o profesionales. Los
servicios que reciba un delegado a cambio, estarán sujetos a una serie de
consideraciones, las cuales serán definidas desde su inicio por los organizadores de la
reunión.
A continuación se mencionan algunos de los tipos de cuotas de registro para el

participante del evento:
Cuota de inscripción todo incluido:
Ésta abarca todo gasto posible del participante, como transporte, traslados, hotel, eventos
sociales, sesiones técnico-científicas, eventos deportivos culturales o turísticos, etc. A
acepción de los gastos de carácter personal.
Cuota de inscripción limitada.

Que incluye solo materiales y sesiones de trabajo, con posiblemente uno o dos eventos
de carácter social. Se excluyen de la cuota: el costo de transporte, hospedaje, gastos
personales, los viajes de reunión previa y posterior, etc.
Cuota extralimitada.
Son las que normalmente se ejercen cuando la reunión se celebra en una ciudad en
donde se espera una gran participación local. Que no requiera transporte, hospedaje,
alimentos, etc. Estas cuotas solo incluyen el derecho a asistir a las sesiones de trabajo y
posiblemente algunos elementos materiales, pero en la gran mayoría no son incluidos.
Cuota especial.
Son aquellas que se aplican a los acompañantes, visitantes locales, expositores, etc.
2.6 Presupuesto
El presupuesto es la formulación de planes para un periodo determinado y a futuro, dado

en términos contables. Determina, con la máxima exactitud posible, el capital o inversión
requerida para realizar un evento o reunión; y debe considerar la recuperación de esta
inversión mediante los diversos recursos disponibles.
Clases de presupuestos
Los presupuestos se podrán clasificar de la manera siguiente:
A. Presupuesto de egresos e ingresos.

B. Presupuesto de tiempo, espacio y productos
C. Presupuesto de gasto de capital
D. Presupuesto de efectivo
E. Presupuesto de balance
Para efectos de los eventos, sólo se considerará el concepto del presupuesto de egresos
e ingresos; de igual manera se necesita tomar en cuenta las siguientes consideraciones
generales del presupuesto para reuniones:
A lo largo de los años se han manifestado dos políticas en lo que respecta a los
presupuestos para reuniones o eventos:
Reuniones o eventos sujetas a presupuestos:

Este tipo de concepto presupuestario es realizado frecuentemente por el tipo de reuniones
empresariales.
Presupuestos sujetos a una reunión o evento:
Este tipo de concepto presupuestario es el que más se aplica en la mayoría de las
reuniones organizadas por asociaciones y organismos similares. En la elaboración de
dicho presupuesto se estimarán de manera realista las posibilidades de recuperación, que
mediante patrocinios, cuotas de inscripción y otros medios de ingresos se generen.
El presupuesto de un congreso se calcula tomando como base el número de personas
que asistirán y la forma de recabar fondos. Cuando se elabora el plan del evento se
considerarán varias opciones y, después, se presupuestarán a partir de una serie de
posibilidades, atendiendo siempre a los costos.
La elaboración de un presupuesto es un instrumento de planeación y está vinculado

directamente con el plan general de trabajo. La función primordial del presupuesto del
evento es integrar, elaborar y ejercer el presupuesto general del evento. Planificando,
distribuyendo y controlando los ingresos así como autorizar, programar y efectuar el pago
a proveedores.
2.6.1 Ingresos y Egresos del Evento
Egresos
También conocidos como gastos, inversiones etc. Los egresos deben representar toda
valoración contable que satisface el logro de los servicios y elementos materiales en
función directa de la reunión.
Los diversos renglones y cuantificación de los recursos para el logro de las metas que se
indican detalladamente en el plan general de trabajo proporcionaran la totalidad de
egresos estimados que exige la reunión.
Por otra parte los egresos se pueden catalogar como fijos y variables:
Egresos fijos
Son todos aquellos que se realizan de forma determinante sin verse afectados por el
número de delegados participantes en la reunión. Dicho de otro modo son gastos que
necesariamente se ejercerán, predeterminados e inalterables por ejemplo:
1.- Gastos de promoción
2.- Honorarios, transporte, alojamiento para invitados y ponentes
3.- Contrataciones para el entretenimiento (orquestas, variedad, etc.)
Egresos variables
Son aquellos condicionados al número final de asistentes a la reunión, en otras palabras,
la totalidad de estos egresos depende del número de asistentes, por ejemplo:
1.- Inversión para los materiales de distribución (portafolios, gafetes, etc.)
2.- Contratación de unidades de transporte local para traslado de los participantes a los
lugares que el programa de actividades requiera
3.- Contratación y garantía para los servicios de alimentos y similares
Ingresos
Los ingresos deben representar toda valoración contable para el beneficio económico,
vinculado directamente con la realización de la reunión. Para efectos de un evento sus
ingresos se pueden generar de diversas formas:
Cuotas de inscripción o registro
Son probablemente el medio mas significativo de recuperación económica de la reunión,

en ciertos casos puede representar hasta el 100% de los egresos ejercidos. Las políticas
y tradiciones que se den a este respecto se deben de tener en cuenta, mientras que la
estimación y valoración ha de manejarse con sumo cuidado, pues un exceso en su
fijación puede restar asistencia.
Cuotas de acompañantes
Constituyen un medio adicional de ingresos que puede ser muy importante para cubrir
ciertos gastos. Un estudio detallado de lo que representa la presencia de un
acompañante, en cuanto a egresos o inversión, se debe considerar para establecer una
cuota correspondiente del acompañante.
Cuotas especiales
Son aquellas que por las características especiales de la reunión se pueden cobrar a los
ponentes. La aplicación de estas cuotas especiales se debe de analizar cuidadosamente
ya que un gran exceso de ingresos puede restar la asistencia o generar un descontento
en la reunión. Como cuotas especiales se pueden estimar las siguientes:
- Venta de boletos para eventos sociales
- Registro de competencias deportivas
- Venta de reproducciones de ponentes, trabajos, impresos, etc.
- Venta de boletos para rifas, sorteos, etc.
Subsidios
Se pueden obtener donaciones en efectivo o materiales de organizaciones públicas o

privadas cuyo uso represente una disminución en los ingresos presupuestados para la
reunión.
Patrocinios
En ocasiones una organización publica o privada asume la responsabilidad directa, total

o parcial, del plan general de trabajo y/o programa de la reunión, por ejemplo: eventos de
carácter social, cenas-baile, etc.
Exposiciones
Un conocido y aceptado medio de recuperación económica para una reunión es sin duda
la realización de exposiciones.
Por otra parte es conveniente elaborar un catálogo de cuentas, como el que se muestra a
continuación:
CATALOGO DE CUENTAS
(para elaborar un presupuesto global desglosado)
I. INGRESOS
Espacios publicitarios
Actividades especiales
Concesiones y venta de comida y
bebida
Concesiones para vender artículos
promocionales
Cuotas de registro al evento
Donativos y patrocinios
Publicidad, televisión, radio
Venta de artículos promocionales
Venta de boletos para actividades
sociales, artísticas, culturales y
deportivas
Venta de módulos de la exposición
Venta de revistas especializadas
Total
II. EGRESOS
Difusión en medios de comunicación Impresos y originales
Compra de casetes Boletines de prensa
Boletos para entrar a las
Compra de videocintas
diferentes actividades
Desplegado en prensa Carteles
Diseño de originales Cedulas de registro
Elaboración de spots de radio y tv Diplomas y reconocimientos
Programas generales de trabajo y
Gastos para periodistas
recreativo
Ruedas de prensa Gafetes, invitaciones
Tiempo en radio Señalización en general
Total Total
CATALOGO DE CUENTAS
II. EGRESOS
Publicidad y promoción Transporte
Convocatoria del evento Autobuses
Difusión del evento y/o exposición en
Automóviles
diferentes medios de comunicación
Total Aviones
Camionetas
Hoteles y hospedaje Camiones de carga
Anticipo para apartar habitaciones Motocicletas
Cortesías a invitados especiales Otros
Pago de habitaciones del comité
Total
organizador
Renta de salones para eventos
especiales
Total Ponentes magistrales extranjeros,
representantes de medios de
comunicación e invitados especiales
Honorarios
Salones y auditorios Hospedaje
Renta de salones Pasajes
Renta de auditorios Viáticos
Espacios para registro y módulos de
Extras
información
Total Total
Acondicionamiento de los centros de registro

e información, módulos y salones Eventos sociales
Accesorios Coctel de bienvenida
Arreglos florales Desayunos
Colocación de mamparas para
Comidas
información general
Costo de los módulos Cenas
Manteles y servilletas Cena baile de gala
Mesas y sillas Grupos musicales
CATALOGO DE CUENTAS
II. EGRESOS
Recursos humanos Renta de equipo
Reclutamiento y selección del
Audio
personal
Gratificaciones Computación
Honorarios de edecanes, secretarias
Fotocopia
y apoyos
Horas extras Música
Otros sueldos y salarios Teléfonos celulares
Personal administrativo Traducción
Personal de mantenimiento Otros equipos
Personal de operación Total
Secretarias
Total Otros
Alimentos y bebidas
Servicios profesionales Impuestos
Electricistas Luz
Servicios médicos Propinas
Técnicos en sonido Viáticos
Total Total
Papelería Imprevistos
Renta de salones, botanas y
Cinta adhesiva
bebidas del comité organizador
Clips de diferentes tamaños Descomposturas de equipos
Lápices y plumas Comidas especiales
Pegamento Renta de diversos
Tijeras Extras
Sellos, cojines y tinta Total
Hojas de diferentes tamaños
Total
ESTIMACION DE RECURSOS
POR INSCRIPCIONES / 40% Inscripciones anticipadas / 60% Inscripciones en el último mes

POR VENTA DE STANDS / X m2 a X pesos el m2
POR DONACIONES
POR PATROCINIOS
POR AVISOS (Catálogo de la Expo)
Recordar Para La Estimación De Recursos:
Los datos de la Ficha Técnica

Los antecedentes de los eventos anteriores
2.6.2 Patrocinios
El patrocinio normalmente pretende satisfacer un doble objetivo: un rendimiento comercial

y otro de imagen. Se puede servir de él para obtener una imagen positiva de la empresa.
Ofrece una nueva dimensión de la empresa y una relación diferente con sus targets, ya
que no se considera sólo la dimensión de cliente o comprador, sino otras más humanas.
Los actos de patrocinio son actos institucionales que transmiten la cultura de la empresa y
hacen compartir su visión del mundo.
La gestión del patrocinio debe regirse de acuerdo a cuatro principios básicos:
Establecimiento de los criterios generales de gestión (personalidad de la empresa,

estrategia de comunicación, etc. que ayudarán a la elección del evento).
Concreción de las condiciones exigibles al evento objeto de patrocinio (calidad del
producto o evento patrocinado, compromiso del patrocinado, etc.).
Adopción de la estrategia a seguir en el patrocinio (oportunidades tácticas, ya que la
empresa debe adquirir un alto grado de protagonismo, validez del servicio ofrecido por el
patrocinado, etc.).
Apoyo al patrocinio a través de otras acciones de comunicación (como RR PP, relaciones
con la prensa, publicidad, etc.).
Entre los objetivos fundamentales del patrocinio se encuentra el construir una imagen de
marca, asociada a ciertos valores que simbolicen la actividad objeto del patrocinio. Pero a
su vez existen otros objetivos secundarios: la revalorización de un producto, la motivación
de la fuerza de ventas, la aceptación social, el cambio de un estado de opinión, la
obtención de cobertura en los medios de comunicación, etc.
La rentabilidad y utilidad del patrocinio dependerá del acierto en la elección del evento
patrocinado y del público al que se dirija. Pero la clave del éxito reside en que se asocie la
imagen del patrocinador a las cualidades o beneficios del evento patrocinado, creando y
dotando de un estilo propio al acontecimiento.
Para que los medios proyecten una imagen positiva de la empresa que patrocina un
evento, son necesarias cuatro acciones comunicativas:
1. Un programa específico de relaciones con la prensa. En él ha de garantizarse una

información de calidad, la elaboración de una guía del acontecimiento, la
designación de uno o dos portavoces y una logística eficaz que prepare el terreno
antes de la celebración de cada acto.
2. Un programa de acciones de relaciones públicas que desarrollen un clima
adecuado para la consecución del programa de patrocinio.
3. Una campaña de publicidad dirigida a la labor de sensibilización pública a favor del
programa.
4. El desarrollo de un programa de comunicación interna que facilite la cohesión del
personal de la empresa en torno al objeto del patrocinio.
La última fase es la evaluación de los resultados en relación a tres aspectos concretos: el

grado de cumplimiento de los objetivos iniciales, el mantenimiento de sus efectos en el
tiempo y la extensión espacial de los mismos.
Amenazas del patrocinio
Como en toda acción de comunicación, hay una serie de aspectos que pueden derivar en
amenazas:
La falta de un plan estratégico y objetivos no claros.

Plataformas de patrocinio pobres.
Que nuestra marca quede “cegada” por las estrellas.
No cuantificar el ROI.
Pagar demasiado.
Que otros patrocinadores perjudiquen nuestra imagen.
Sponsoring no-oficial
Ambush marketing (campaña publicitaria que ocurre entorno a un evento sin pagar las
tarifas como patrocinador)
No se debe limitar el patrocinio al medio offline, pues progresivamente se hará más

patrocinio en canales online, ya que el consumidor se mueve cada vez más en este tipo
de plataformas. Examinar la actividad de patrocinio y como se puede aplicar en los
diferentes canales interactivos.
Y por último pensar en la integración de disciplinas o actividades. Por ejemplo, un equipo

de fórmula 1 que está patrocinado por un equipo de futbol, o una sala de conciertos que
está patrocinada por una cadena hotelera.
2.6.3 Consideraciones para elegir Patrocinador
En todo evento, es aconsejable contar con patrocinios, para los cuales se deberá tomar
en cuenta:
o Mercado objetivo (actual, potencial, futuro, clientes. Internos, intermediarios).

o Objetivos y metas.
o Atributos y valores - similares o complementarios, el desafío es ayudarlo a
alcanzar sus objetivos, para ello se debe conocer sus: objetivos de marketing de
largo plazo y sus objetivos de marketing de corto plazo.
o Atributos de marca y de productos.
o Sus necesidades y deseos.
o Restricciones.
o Lanzamientos de nuevos productos, nuevo logo, situación competitiva.
El siguiente cuadro muestra lo que deberá incluir la propuesta para el patrocinador:
Se debe llamar la atención del patrocinador, tanto por la

Presentación
seriedad de la empresa, como por la forma como se
General
beneficiará.
Precisión de fechas, horarios, lugar, asistencia esperada,
Evento
costo de las inscripciones, etc.
Revisión del plan, el valor de sus componentes, medios que se

Plan de Marketing
usarán y el plan de marketing.
Información de Definición precisa de perfil de los asistentes, quienes son, nivel

Mercado de ingreso, nivel educacional, donde viven y trabajan, etc.
Para la propuesta se sugiere:
a. En la extensión - no menos de 4-5 páginas, y no más de 12.

b. Incluir toda la información necesaria para tomar la decisión.
c. No usar resumen ejecutivo, en su lugar contar en forma muy resumida de que se
trata el evento y como se puede relacionar con su empresa.
d. Mencionar a los otros patrocinadores.
e. Incluir un breve análisis de la industria.
f. Preocuparse del fondo y de la forma, o incluir folletos, calendario de eventos, etc.
g. No enviar un video de presentación.
Ahora bien, el siguiente listado muestra los beneficios, que se tendrán al patrocinar:
Para El Patrocinador:
Elegir directamente el proyecto más afín a su entidad

Evitar solicitudes indiscriminadas al explicar sus campos de acción
Notoriedad
Prestigio
Imagen
Ventajas fiscales
Para El Patrocinado:
Dar a conocer todos sus proyectos a patrocinar

Ahorro de tiempo y esfuerzo al conocer las condiciones de los patrocinadores
Financiación de sus proyectos
Imagen
Para El Beneficiado:
Consecución de los objetivos del proyecto
Patrocinadores:
DIAMANTE
ORO
PLATA
BRONCE
2.6.4 Pasos Para Elaborar Presupuesto
Determinar Presupuesto de Gastos (Egresos)
Presupuesto funcional de gastos, permite que todos los gastos puedan ser clasificados
bajo el área de función correcta, facilitando el monitoreo de costos. Ejemplos:
o Cuotas de emergencia.
o Generación o cancelación de cargos.
o Salarios del personal.
o Porcentajes por gastos administrativos indirectos.
o Cuotas bancarias.
o Juntas de planeación del consejo o comité.
o Visitas a sitios.
o Costos de evaluación del programa.
o Inscripciones complementarias.
o Primas.
o Honorarios legales.
o Propinas.
o Servicios adicionales o cargos laborales.
o Cuotas de estacionamiento.
o Servicios de primeros auxilios
o Otros imprevistos.
Las estimaciones de gastos deben ser lo más exactas posibles:
Se pueden emplear datos históricos para predecir los futuros costos. Se tendrá que añadir
un porcentaje específico por inflación actual. Se puede hacer comparando los gastos por
algún concepto en particular de los dos últimos años.
Después establecer el incremento y emplearlo como base para los incrementos anuales
en un futuro. Sumar esa cantidad para cada año entre el momento en que se prepara el
presupuesto y el momento en que se realice el evento.
Ejemplo:
Para una tarifa de $100.00 con un 5% de incremento anual.

Para un evento que tendrá en tres años, use la cantidad $115.76 debe sumar el 5% cada
año a la tarifa anterior de manera que el primer año = $105.00, se le añade el 5% y el
segundo año = $110.00 etc.
Cuando se cotice precios de alimentos y bebidas recordar incluir los impuestos y

propinas.
Garantizar los precios seis meses antes.
Llevar un libro de presupuesto para el registro de todos los gastos relacionados con el
evento. Mostrara todos los cálculos, así como fueron determinados los gastos.
Los gastos deben clasificarse como gastos fijos (costos fijos) o gastos variables (costos
variables).
Los costos fijos no cambian, no dependen de la asistencia, pero siguen siendo una
constante.
Los gastos variables son gastos por persona, que se cargan dependiendo del número de
asistentes, expositores. Para determinar si se trata de un gasto variable, es determinar si
se trata de un gasto tipo “por persona” como los de alimentos y bebidas.
Ejemplo.
La renta de habitaciones para el evento probablemente se incrementara si el evento fuese

de 500 comparado con 50 personas- El alquiler de habitaciones para el evento es un
gasto fijo. Regla. Si el costo se incrementa añadiendo una sola persona entonces el gasto
es variable.
Determinar Presupuesto de Ingresos.
Determinar los ingresos totales del evento.
El presupuesto funcional de ingresos enlistara rigurosamente la totalidad de los ingresos

clasificados por entradas las cuales se consideraran como conceptos dentro de cada
área.
Asegurarse que todas las áreas de función de ingresos estén completas y sean
incluyentes.
Áreas de ingreso que se han omitido fácilmente incluyen los impuestos y propinas.
Descuentos en transportación terrestre.
Ventas de actas o minutas.
Ingresos por inversiones o intereses.
Regalías.
Cuotas administrativas retenidas por cancelación de inscripciones, .etc.
Conceptos de la línea de ingresos, pueden proyectarse sobre la base del historial de los
eventos. Tomando en cuenta cualquier cambio en el programa y otros factores externos.
Cantidad por patrocinio.
Ingresos por donaciones.
Publicidad.
Ventas materiales.
Ventas de boletos de eventos.
Ingresos por intereses e inversiones.
Calcular otras áreas de ingresos tales como:
Inscripción.
Comisiones o descuentos y las ventas de exposición.
Las comisiones y descuentos pueden ser calculadas sobre la base de especificaciones
del contrato.
Determinar cuotas de inscripción y los precios de mostrador de exposición.
Considerar la meta financiera del evento.
Los precios de cuotas de inscripción y stand de exposición se determinaría por lo que se
requiera que sea el balance final.
Si se espera que el evento resulte rentable. Hay que establecer determinadas cantidades
para el cumplimiento de tal meta.
Si se espera un beneficio especifico, los precios deberán ser lo suficientemente altos

como para obtener las ganancias esperadas.
Asegurarse de basar las cantidades en información comparable, si las proyecciones de

asistencia se basaron en la asistencia de años anteriores. Tomar en cuenta las
diferencias de ubicación, las circunstancias económicas y otros cambios que pueden
reflejarse negativamente en la asistencia.
Mantener las proyecciones de ingresos muy conservadoras.
Definir políticas para el manejo de los fondos, la aceptación de cheques, otorgar créditos y
descuentos, así como fechas de pago.
2.6.5 Presupuesto Hospedaje
Ejemplo 1: FIESTA AMERICANA REFORMA75
Paquete Especial Desayuno:

Precio Por Habitación Por noche
Paquete especial para grupos en habitación sencilla $2, 235.00

Paquete especial para grupos en habitación doble $1, 906.00
Incluye:
Una noche de hospedaje
Impuestos y propinas
PRESUPUESTO ESTIMADO 12 – 13 OCT 2017
PRECIO CAN
CONCEPTO SUBTOTAL IVA SERVICIO ISH TOTAL
UNITARIO T.
HABITACION DOBLE 12 47,
$1, 906.00 25 $47,650.00 - - -
OCT 2018 650
47,
TOTAL
650
75
(TRIVAGO, 2017)
Ejemplo 2: Krystal Grand 76
Paquete especial para grupos en habitación sencilla $2, 828.00

Paquete especial para grupos en habitación doble $ 2, 621.00
Incluye:
PRESUPUESTO ESTIMADO
PRECIO CAN SERVICI
CONCEPTO SUBTOTAL IVA ISH TOTAL
UNITARIO T. O
HABITACION DOBLE 12 $65,
$ 2, 621.00 25 $65, 525.00 - - -
OCT 2018 525.00
$141, $141,
HABITACION SENCILLA $2, 828.00 50 - - -
400.00 400.00
Ejemplo 3: Sheraton Reforma 77
Paquete especial para grupos en habitación sencilla $ 2, 728.00

Paquete especial para grupos en habitación doble $ 2, 456.00
Incluye:
PRESUPUESTO ESTIMADO
PRECIO CAN SERVICI
CONCEPTO SUBTOTAL IVA ISH TOTAL
UNITARIO T. O
HABITACION DOBLE 12 $ 61, $ 61,
$ 2, 456.00 25 - - -
OCT 2018 400.00 400.00
$ 136, $ 136,
HABITACION SENCILLA $ 2, 728.00 50 - - -
400.00 400.00
76
(Krystal Grand Hotels, 2017)
77
(SHERATON MEXICO, 2017)
2.6.6 Presupuesto Alimentos y Bebidas
Para calcular el presupuesto de alimentos y bebidas, se necesitará tener el número total

de participantes, a los cuales se les proporcionará este servicio.
Por ejemplo, para 50 participantes de un evento, celebrado durante 2 días, se requiere de

desayuno y comida, los cuales tienen un costo de $150.00, los recesos de las dinámicas
se cubrirán con 2 coffee breaks continuo por día, el cual tiene un costo de $120.00 por
servicio, la cena baile de clausura tendrá un costo de $450.00, la siguiente tabla muestra
el total del presupuesto:
Ejemplo 1: BANQUETERA “CATERING DELUXE EVENTS” 78
ALIMENTOS Y BEBIDAS
COMIDA O CENAS
OPCIONES (A ELEGIR UNA) $225.00
Taquiza
Kermesse
Buffet a elección del chef o del cliente
Buffet regional oaxaqueño, veracruzano)
Menú a 3 tiempos con base de res $242.00
Menú a 3 tiempos con base de pollo $220.00
Todos incluyen aguas de sabor, pan y café
CANAPÉS (08 pzas por persona) $115.00
BEBIDAS
Refrescos $ 26.00 pz
Cervezas $ 35.00 pz
Cóctel de bienvenida (2 bebidas por persona) $ 99.00
Precio por persona más el 16% de IVA + 15% de servicio
Presupuesto Precio Cantidad Subtotal IVA Servicio Total

Estimado Unitario
Concepto
Comida o cena $225.0 50 $11, $1,800.00 $1,125.0 $14,
0 250.00 0 175.00
78
(DELUXE HOSPITALITY, 2017)
EJEMPLO 2: INTO EVENTOS 79
PLAN DE ALIMENTOS
DESAYUNO AMERICANO $130.00
DESAYUNO BUFFET $178.00
 Precio por persona

 Precios con IVA y servicio incluidos
 Área especial para los desayunos del grupo.
 Bienvenida en la pantalla del hotel.
 Aplica restricciones
Concepto Precio Unitario Cantidad Subtotal IVA Servicio Total

Desayuno $130.00 50 $ 6,500.00 - - $ 6,500.00
Buffet
Desayuno $178.00 50 $8, 900.00 - - $8, 900.00
Americano
80
EJEMPLO 3: FUSIONNE BANQUETES, CATERING Y COMEDORES INDUSTRIALES
PLAN DE ALIMENTOS
DESAYUNO AMERICANO $145.00

DESAYUNO BUFFET $195.00
 Precio por persona

 Precios con IVA y servicio incluidos
 Área especial para los desayunos del grupo.
 Bienvenida en la pantalla del hotel.
 Aplica restricciones
Concepto Precio Unitario Cantidad Subtotal IVA Servicio Total

Desayuno $145.00 50 $ 7, 250 - - $ 7, 250
Buffet
Desayuno $195.00 50 $ 9, 750 - - $ 9, 750
Americano
79
(INEVENTOS, 2017)
80
(FUSIONNE , 2017)
2.6.7 Presupuesto Servicios en General
Para calcular el presupuesto de servicios en general, se necesitará tomar en cuenta la

papelería que se ocupará en el evento, así como, todos aquellos servicios extras que se
requieran.
Por ejemplo, para la realización de un evento en la Ciudad de México, se necesitará

trasladar a los participantes, del aeropuerto Benito Juárez al Hotel Sheraton Centro
Histórico, y al término del congreso trasladarlos al aeropuerto nuevamente.
Ejemplo 1 81
Transporte Cantidad Precio Subtotal

Aeropuerto - Hotel 12 $600 $ 7, 200.00
Hotel Aeropuerto 12 $500 $6, 000.00
Contratación de Personal 8 $800 $ 6, 400.00
técnico
Total $ 19, 600.00
Ejemplo 2: 82
Actividad Monto Cantidad Subtotal

Alquiler de sillas tiffany $ 25 250 $ 6, 250
Renta de Mesas p/ $ 120 25 $ 3, 000
Banquete
Contratación de Servicio de $ 800 x Hr 5 hrs $ 4,000
DJ
Total $ 13, 250
Ejemplo 3: 83
Actividad Monto Cantidad Subtotal

Renta de iluminación y $179 x m2 6x3= 18m2 $ 3, 222
escenario
Renta Pantallas Prompter $ 799 x Hr. 5 Hrs. $ 3, 995
Total $ 7, 217
81
(SAT MEXICO, 2017)
82
(INEVENTOS, 2017)
83
(IA EVENTOS, 2017)
2.6.8 Presupuesto de Ornato y Rotulación
Para calcular el presupuesto de ornato y rotulación, se requerirá de cotizar diferentes

materiales.
Por ejemplo, para la papelería utilizada en un congreso se requerirá de:
PRESUPUESTO DE ORNATO Y ROTULACION

FECHA CONCEPTO SUBTOTAL TOTAL
Marzo Gafetes $ 5,000.00
2009
Marzo Diplomas, agradecimientos y $ 5,000.00
2009 reconocimientos
Marzo Invitaciones $ 3,000.00
2009
Marzo Arreglos de mesa $ 10,000.00
2009
Marzo Letreros informativos $ 2,500.00
2009
TOTAL $ 25,500.00
Ejemplo 1: 84

CANTIDAD CONCEPTO SUBTOTAL TOTAL
300 Gafetes $ 5, 878.00
300 Diplomas, agradecimientos y $ 6,000.00
reconocimientos
300 Invitaciones $ 3,000.00
15 Letreros informativos $ 2,700.00
TOTAL $ 17, 578.00
84
(EMARKMEDIA, 2017)
Ejemplo 2: 85

CANTIDAD CONCEPTO SUBTOTAL TOTAL
300 Gafetes $ 4, 899.00
300 Diplomas, agradecimientos y $ 5, 800.00
reconocimientos
300 Invitaciones $ 3, 280.00
15 Letreros informativos $ 2, 799.00
TOTAL $ 16, 778.00
Ejemplo 3:86
300 Gafetes $ 5,000.00
300 Diplomas, agradecimientos y $ 5,700.00
reconocimientos
300 Invitaciones $ 3, 500.00
25 Arreglos de mesa $ 6,750.00
15 Letreros informativos $ 2,800.00
TOTAL $ 23, 750.00
85
(OFF SETE IMPRESION DIGITAL, 2017)
86
(ARTEPREMIER, 2017)
(MERCADO DE JAMAICA, 2017)
2.6.9 Presupuesto Mezcla Promocional
Para calcular el presupuesto de mezcla promocional, se requerirá de cotizar diferentes

medios de promoción.
Por ejemplo, para promocionar un evento, se requerirá de una página Web, el

presupuesto se observa en la siguiente tabla:
PRESUPUESTO DE MEZCLA PROMOCIONAL

Junio 2009 Pagina Web $ 6,850.00
TOTAL $ 6,850.00
Ejemplo 1: 87

CONCEPTO SUBTOTAL TOTAL
Página Web $ 7, 500.00
Publicidad en Facebook $ 5,000.00
$ 12,
TOTAL
500.00
88
Ejemplo 2:
Página Web $7, 199.00
TOTAL $ 7, 199.00
87
http://www.agenciapuntog.mx/paquetes-de-marketing-y-publicidad/
88
http://www.arladesignlab.com/cuanto-cuesta-una-pagina-web-en-mexico/
Ejemplo 3: 89
Página Web $ 6, 999.00
Publicidad en Redes Sociales (FB, TW) $ 6, 500.00
TOTAL $ 13, 499.00
2.6.10 Presupuesto Equipo Técnico
Para calcular el presupuesto de equipo técnico, se necesitará cotizar y tomar en cuenta el

equipo que cubra mejor las necesidades del evento.
Por ejemplo, para la realización de un evento, se necesitará un equipo de cómputo y

sonido con un valor de $65,000.00, el presupuesto para éste evento que tendrá una
duración de 3 días, será el siguiente:
PRESUPUESTO DE EQUIPO TECNICO

Marzo 2009 Equipo técnico $ 65, 000.00
TOTAL $ 65, 000.00
2.6.11 Presupuesto Oradores
Para calcular el presupuesto de oradores, se tomará en cuenta el total de oradores que

requerirá el evento, por ejemplo, para la realización de un evento, se solicitarán 5
oradores o ponentes, el presupuesto detalla el total:
PRESUPUESTO DE ORADORES
Julio
Orador – Ponente (5) $ 8,500.00
2009
TOTAL $ 42,500.00
89
(ODM STUDIO, 2017)
2.6.12 Presupuesto Recursos Humanos
Para calcular el presupuesto de recursos humanos, en un evento con duración de 3 días,

se tomará en cuenta el total de edecanes que requerirá el evento, por ejemplo, detalla el
total:
PRESUPUESTO RECURSOS HUMANOS

Febrero Recepción aeropuerto:
2009 6 Edecanes: 8 horas cada una $ 3,000.00 $ 54,000.00
Febrero Registro hotel:
Febrero Informes:
Febrero 3 Secretarias: 8 horas cada una $ 4,000.00 $ 36,000.00
2009
TOTAL $ 180, 000.00
2.6.13 Seguro del Evento
Seguro de Responsabilidad Civil o Seguros RC, se basan en que toda persona física o
jurídica es susceptible de producir un daño a un tercero, ya sea por acción, omisión o
negligencia.
Es por tanto el propósito de los Seguros de Responsabilidad Civil o Seguros de RC el

hacer frente a los daños personales y materiales que, de forma involuntaria, por sus
errores u omisiones, el profesional o particular haya podido causar a sus clientes, o
terceras personas, así como los perjuicios que de ellos se pudieran derivar.
Se ofrecen seguros para asociaciones, empresas, patronatos, y demás organizaciones

que celebren eventos, fiestas, verbenas o actuaciones.
Cuando una empresa convoca a una cantidad de personas (tanto a su propio personal
como a los proveedores, contratistas o subcontratistas) para realizar un evento, es decir
alguna convención, visita a una planta, fiesta de fin de año, por nombrar algunas de las
posibilidades, o cualquier otra actividad que no se realiza habitualmente, corre el riesgo
de que su seguro no las cubra ante una eventualidad
Las organizaciones realizan en forma cotidiana una cantidad de actividades que tienen
que ver con su razón de ser. En estos casos, lo más probable es que cuenten con un
seguro de responsabilidad civil que cubra cualquier posible contratiempo. Cabe señala,
que este tipo de cobertura busca mantener indemne el patrimonio del asegurado frente a
terceros.
Pero cada vez que llevan a cabo alguna actividad que se escapa de lo cotidiano, se
enfrentan a una gran cantidad de riesgos que quedarán excluidos de esa póliza.
Entonces, resulta adecuado y conveniente contratar una extensión del seguro para incluir
a todos estos eventos puntuales. Sin embargo, la cuestión no es tan sencilla como
aparenta.
Para la organización de cualquier de estas actividades puntuales se contrata a un

organizador profesional de eventos. Entonces, ¿quién debe contratar el seguro? ¿Hasta
qué punto hay que detallar la actividad? ¿Cómo se la incluye si ésta se repite varias veces
en el año, pero no todos los meses? ¿Si se lesiona un proveedor del organizador de
eventos, lo debe cubrir este seguro de las compañías que lo contratan?
En la práctica, la mayoría de los eventos –se estima que en más de del 90%– no cuentan
con los seguros pertinentes.
Esto obedece a que tanto las empresas como las personas no visualizan la necesidad de
hacerlo ya que suponen que no pasará nada fuera de lo común.
Y como contratar los seguros adecuados implica una erogación medianamente importante
al igual que lo que ocurre cuando se suma al equipo de trabajo a los profesionales de
Seguridad e Higiene– sólo las grandes empresas (y particularmente cuando llevan a cabo
un mega-evento) están dispuestas a tomarlo en cuenta y pagar por ello.
LA COBERTURA ADECUADA
Lo más importante a tener en cuenta sobre los seguros en un evento es que, si bien la
empresa puede tener una póliza que le cubra todas las actividades habituales, cuando
realiza alguna actividad fuera de lo común el seguro no se extiende en forma automática.
Y para la organización es fundamental cubrirse cuando realiza este tipo de actividades

porque aunque se tomen todos los recaudos, por ejemplo en cuanto a la seguridad de los
traslados, la organización profesional de la actividad, el buen estado de la comida y la
higiene en su manipulación, o el profesionalismo de quienes están a cargo, siempre
pueden surgir imprevistos que generen una situación problemática, durante la actividad o
como consecuencia de ella (una intoxicación, por ejemplo).
También hay muchísimos ejemplos y anécdotas de imponderables que a último momento

trastocan los planes mejor armados: desde factores climáticos que obligan a modificar el
espacio donde se realizará la actividad, hasta un accidente de tránsito al dirigirse o
regresar de ella (lo que se considera un accidente de trabajo).
ACUERDO COMPLETO
En el contrato de servicios con el organizador profesional de eventos debería estipularse
quién contratará el seguro y qué características debe tener. Entre las consideraciones a
tener en cuenta se destacan:
■ A quién se asegura, (ya que participan en el evento la empresa contratante, la

organizadora del evento y todos los proveedores, contratistas y subcontratistas de este
último). Lo ideal es amparar la responsabilidad de todos ellos en la póliza e incluir una
cláusula de no repetición (esto evita que la compañía pague y luego pida la indemnización
de una de las partes).
■ Qué tipo de cobertura se le brindará. Idealmente se deben cubrir los bienes del evento,
ya sean propios o de terceros.
■ Quién es “el tercero”. Para eliminar dudas o posibles discusiones, es importante que la
póliza defina claramente quién es “tercero” a cubrir. Tanto los participantes como todas
las partes involucradas deben ser consideradas. Dado el vínculo jurídico que los une, es
conveniente incluir una cláusula denominada RC cruzada, en la cual se manifieste esta
condición a los efectos de la cobertura.
■ Quién es el responsable de contratar el seguro. Este es un tema que deberá surgir del
contrato. No obstante, es un aspecto que cada parte debe revisar ya que todos están
expuestos por el principio de Responsabilidad Civil Objetiva, la cual responsabiliza
solidariamente a todas las partes. Es importante revisar la calidad de la aseguradora, que
el seguro esté pago y que no pueda ser anulado sin conocimiento previo de la otra parte.
Para evitar estas cuestiones, por practicidad se sugiere que los seguros sean contratados
por una de las partes (idealmente, el organizador del evento) y que el mismo ampare a
todos.
Además, existen ciertas particularidades respecto de algunos aspectos fundamentales a

la hora de organizar un evento. En materia de alimentos, la extensión de cobertura debe
amparar la responsabilidad por el “suministro de alimentos” que se realice durante la
actividad.
Otro punto importante es la cobertura médica cuando los eventos se realizan fuera de la
empresa, son multitudinarios o implican algún tipo de actividad física fuera de la
tradicional (como en el caso de una jornada outdoor).
La póliza contratada también deberá incluir los posibles casos en los que, brindando
primeros auxilios, el servicio médico puede realizar una “mala praxis incidental”. Y
finalmente, el servicio de resguardo también debe asegurar a la compañía por su
responsabilidad para con los bienes que obran bajo su cuidado, custodia y control (por
ejemplo, equipos de música del DJ en poder del organizador).
2.6.14 Seguro del Participante
En todo evento se deberá proporcionar un seguro de vida, ya que durante la realización

del mismo, es necesario cubrir a los participantes y los ponentes, brindándoles seguridad
y confianza.
El asegurador ofrece al participante las siguientes prestaciones:

Exención del pago en caso de invalidez.
Anticipo del capital asegurado que hubiera debido pagarse en el momento del
fallecimiento, si sobreviene invalidez del asegurado.
Pago de una renta de invalidez, desde que se produzca ésta y hasta el término del
seguro.
Pago de un capital complementario -normalmente del mismo importe que el capital

principal, si el asegurado fallece a consecuencia de un accidente.
Pólizas:
La póliza que cubre la cancelación, reembolso y notificación de cambios es la más útil, ya
que es habitual que un congreso o convención sufra por una cancelación, cambio de
fechas, de sede o la reducción de la duración. Cuando se dan estos supuestos, este tipo
de pólizas garantiza el reembolso tanto de la reserva del hotel y la sede, como los
restaurantes y los gastos de notificación del cambio a los asistentes. Con respecto al
seguro de viaje para los participantes, además de cubrir los posibles riesgos desde que
salen de su domicilio hasta que regresan (equipaje, asistencia médica, responsabilidad
civil privada por daños involuntarios causados a terceros, gastos de anulación del
congresista por su no asistencia al congreso...) ofrece un servicio de asistencia durante
todo el día.
Los seguros cubren los posibles riesgos desde que el ponente sale de su domicilio hasta
que regresa.
El riesgo básico que se debe cubrir en un evento es la responsabilidad civil; garantizar la
respuesta adecuada ante posibles accidentes de asistentes y ponentes, como caídas,
intoxicación alimentaria... En primer lugar hay que dar una respuesta médica, y después
afrontar económicamente la posible reclamación del perjudicado. Otro riesgo importante
es el de contingencia, es decir, la imposibilidad de celebrar el acto por causas ajenas al
organizador y al cliente (ausencia del conferenciante, lluvia, etc).
Coberturas:
Las coberturas específicas para congresos son las siguientes:
Gastos por cancelación del congreso: se garantiza el reembolso de los gastos
ocasionados por la cancelación del congreso que se produzcan a cargo del asegurado y
le sean facturados por sus proveedores.
Gastos por cambio de sede: el asegurador se hará cargo de los gastos extraordinarios
originados por el cambio repentino de la sede hasta un importe máximo equivalente al
10% de la suma asegurada para gastos de cancelación del congreso.
Gastos por cambio de fechas: la compañía se hace cargo de los gastos extraordinarios
por cambio de fechas del congreso hasta un importe máximo equivalente al 10% de la
suma asegurada para gastos de cancelación.
Gastos por reducción de la duración del congreso: si se reduce la duración del mismo, el
asegurador abonará los gastos originados hasta un importe máximo equivalente al 10%
del capital asegurado para gastos de cancelación.
Además, los seguros cubren las contingencias más comunes que pueden afectar a los
asistentes:
 Equipaje: robo y daños del equipaje o efectos personales (equipo fotográfico,

material deportivo, etc.).
 Accidente o enfermedad: incluye un servicio de asistencia con llamada a cobro
revertido.
 Asimismo, cubre los gastos médicos, (quirúrgicos, farmacéuticos y de
hospitalización) en el país de celebración del congreso y los derivados de una
enfermedad o accidente ocurrido en el mismo.
 Repatriación: en caso de enfermedad o accidente, se organiza el transporte

incluso en avión sanitario (si se procediera a una repatriación de un enfermo o
herido siempre se efectuará a su país de residencia). Cuando se trata de
fallecidos, se cubre ilimitadamente el traslado hasta el lugar de inhumación.
RECLAMACIONES DURANTE EL VIAJE
Las reclamaciones relativas a equipajes, accidentes, demoras o responsabilidad civil se

deben realizar al regreso del viaje, dirigiéndose a la dirección de la aseguradora que
comercialice la póliza contratada. En caso de anulación de viaje, se debe avisar en el
momento del suceso, antes del inicio del viaje.
Si sucede un siniestro de responsabilidad civil, el titular de la póliza deberá presentar un
escrito en el que consten detalladamente los hechos acaecidos y facilitar cuantos
documentos hayan sido presentados por los perjudicados, indicando el nombre y
dirección de los mismos. Tampoco se debe aceptar, negociar o rechazar ninguna
reclamación sin la expresa autorización de la aseguradora en donde se tenga suscrita la
póliza. Respecto a la posible anulación del seguro de viaje, se puede realizar siempre y
cuando la póliza en cuestión no lleve gastos de anulación, y antes de que se inicie el
viaje.
2.6.15 Presupuesto General del Evento
Un presupuesto se determinara tomando en consideración las estimaciones de recursos

que se tengan así como los conceptos de egresos (costos fijos y costos variables) del
congreso, a continuación se muestra el formato de un presupuesto general:
PRESUPUESTO GENERAL DEL EVENTO

EGRESOS
Costos Fijos
CONCEPTO MONTO
HOSPEDAJE $
RECURSOS HUMANOS $
SERVICIOS GENERALES $
ORNATO Y ROTULACION $
MEZCLA PROMOCIONAL $
PONENTES $
OTROS $
TOTAL $
Costos Variables
CONCEPTO MONTO
SEGURO DEL LUGAR SEDE
SEGURO DEL PARTICIPANTE
TOTAL $
SUBTOTAL DE EGRESOS $
( - ) PATROCINIOS $
SUBTOTAL $
( + ) CONTINGENCIAS (10%) $
SUBTOTAL $
( + ) UTILIDAD (20%) $
TOTAL DE EGRESOS $
IVA $
TOTAL $
PROPINAS $
IMPUESTO SOBRE
HOSPEDAJE $
TOTAL $
MARGEN DE UTILIDAD
Una vez que han sido determinados los costos totales, se decidirá el porcentaje de
utilidad que se desea obtener por la venta de servicios que integra el evento, dicho
porcentaje será agregado a los costos totales.
Existen dos alternativas para la determinación del margen de utilidad:
Utilidad sobre costos
Consiste en agregar a los costos totales el porcentaje de utilidad determinado por la

empresa organizadora.
Ejemplo:
% de utilidad % 20
Costos totales $ 2,000.00
Utilidad sobre costos $ 400.00
Total $ 2,400.00
Utilidad sobre precio de venta
El cálculo de la utilidad será obtenido a partir del porcentaje determinado por la empresa
organizadora. La diferencia se presenta básicamente en la aplicación del método
denominado MARK UP, y es como sigue:
Formula:
20% UD
MU = x 100
100% UD
Dónde:
MU = Mark Up (Utilidad Sobre Precio De Venta)

UD = Utilidad Deseada
Ejemplo:
Costos totales $2,000.00

Utilidad deseada 20 %
Utilidad s/precio de venta “X”
Sustitución:
20 20 =
MU= = = 0.25%
100 - 20 80 25%
% de utilidad % 25
Costos totales $ 2,000.00
Utilidad sobre precio de venta $ 500.00
Total $ 2,500.00
2.6.16 Cuota de Inscripción Para el Evento
Una vez consideradas, estudiadas y establecidas las políticas que regirán las cuotas de
inscripción, se deberá determinar la cuota de inscripción que de manera real ha de
establecerse para efectos del evento, y que de modo adecuado abarca sus gastos y
cualquier contingencia anticipada.
2.6.17 Cálculo de la Cuota de Inscripción
La fórmula más simplificada aplicada a esta acción es la siguiente:
EV + EF + C
CR =
DE
Dónde:
CR = Cuota de registro o inscripción

EV = Egresos variables
EF = Egresos fijos
C = Contingencias
DE = Delegados o participantes
Al aplicar dicha fórmula se deben considerar los puntos que siguen:
 Considerar de manera real el número de delegados o participantes que pagarán

sus cuotas de inscripción o registro correspondientes.
 Determinar si en el registro de egresos se han estimado los patrocinios, cortesías
y contribuciones comprometidas y confirmadas por escrito.
 Establecer de forma similar las cuotas correspondientes para los acompañantes,
estudiantes, visitantes, expositores, etc.
 No olvidar posibles contingencias que deben ser cubiertas por las cuotas de
registro.
Los ingresos por cuota de inscripción o registro, deberán cubrir como mínimo los
siguientes conceptos:
 Documentación del participante

 Coffee breaks (mañana y tarde).
 Comidas de trabajo (solo si se incluyen en el programa).
 Gastos por ponentes (viajes, retribuciones, etc.)
 Transportes y actos sociales.
Cuotas y Paquetes / Fees and Packages
Hasta Mayo 31 Después de Mayo 31

Until May 31 After May 31
Socios $7,946.00 $9,106.00

Members US $568.00 US $650.00
Inscripción 2ª inscripción $7,540.00 2ª inscripción $8,700.00

adicional 2nd registration US $539.00 2nd registration US $621.00
Additional 3ª inscripción en adelante $6,960.00 3ª inscripción en adelante $8,120.00
Registration 3rd registration or + US $497.00 3rd registration or + US $580.00
No Socios $9,860.00 $10,440.00

Non Members US $704.00 US $746.00
Inscripción 2ª inscripción $9,280.00 2ª inscripción $9,860.00

adicional 2nd registration US $663.00 2nd registration US $704.00
Additional 3ª inscripción en adelante $8,700.00 3a inscripción en adelante $9,280.00
Registration 3rd registration or + US $621.00 3rd registration or + US $663.00
IVA incluido / TAX included
Cuota Especial para Socios de Club Elite de Amdetur: Promotores, Vendedores y Cerradores que
integran la Industria del Tiempo Compartido y que estén afiliados al Club Elite $5,800.00
Special Rate for Club Elite AMDETUR Members: Promoters, Liners and Closers who belong to the
Timeshare Industry and are affiliated to “Club Elite” US $414.00
- See more at: http://www.amdetur.org.mx/?q=node/43#sthash.Nfk94PDL.dpuf
2.6.18 Punto de Equilibrio
Para la determinación del punto de equilibrio se debe en primer lugar conocer los
costos fijos y variables de la empresa; entendiendo por costos variables aquellos que
cambian en proporción directa con los volúmenes de producción y ventas, por ejemplo:
materias primas, mano de obra, comisiones, etc.
El punto de equilibrio es una herramienta financiera que permite determinar el

momento en el cual las ventas cubrirán exactamente los costos, expresándose en valores,
porcentaje y/o unidades, además muestra la magnitud de las utilidades o perdidas de la
empresa cuando las ventas excedan o caen por debajo de este punto, de tal forma que
este viene e ser un punto de referencia a partir del cual un incremento en los volúmenes
de venta generará utilidades, pero también un decremento ocasionará perdidas, por tal
razón se deberán analizar algunos aspectos importantes como son los costos fijos, costos
variables y las ventas generadas.
Cálculo del Punto de Equilibrio
Para efectos del evento la formula que se utilizará para calcular el punto de equilibrio,
será la siguiente:
CF
Pe =
(1-CV / VT) (PVU)
Dónde:
Pe = Punto de equilibrio
CF = Costos fijos
CV = Costos variables
VT = Ventas totales
PVU = Precio de venta unitario
Ejemplo:
Para calcular el punto de equilibrio de un evento, se tiene:
Costos fijos $ 14,000.00

Costos variables $ 30,000.00
Ventas totales $ 55,000.00
Precio de venta unitario $ 1,375.00
Sustitución:
14,000.00
Pe = = 22.40
(1-30,000.00 / 55,000.00) (1,375.00)
Total a vender 22 participantes

Capítulo 3. Organización del Evento
Capítulo 3. Organización del Evento90
En esta etapa se deben desarrollar acciones que ayuden a posicionar una imagen única
del evento en la mente y el corazón del público objetivo, por ello es importante crear
tácticas consistentes que respalden la estrategia de comunicación de éste.
3.1 Pre - Evento

En el proceso del PRE-evento se realizan las siguientes actividades:
1. Se contactan los patrocinadores y se confirma su participación en dicho evento.

2. Se realizó un estudio turístico para seleccionar la ciudad y e l lugar sede.
3. Se determinó el aforo
4. Se cotizaron todos los servicios para llevar a cabo el evento.
5. Se eligió a los ponentes en base a su experiencia y conocimientos para así poder
transmitirlos y crear un interés entre los participantes.
6. Se realizó el programa del evento conforme a las necesidades del participante.
7. Determinar los temas a tratar mediante talleres, conferencias, etc.
8. Realización de invitaciones, folletos, boletos para el evento.
9. Confirmación de asistencia de todo el personal contemplado en el evento.
10. Confirmación de asistencia de los participantes.
11. Desarrollo de plan promocional
12. Desarrollo de paquetes de alojamiento turístico, programa de acompañantes y de
pre y post tours
13. Difusión del evento con corresponsal, viajes de promoción, seguimiento continuo y
reuniones de coordinación
14. Redacción y gestión del presupuesto de previsión
15. Control constante de las evoluciones de los costos
16. Estudio gráfico y realización de todos los impresos
17. Promoción particular del evento
18. Colaboración con los comités del congreso para la redacción del programa
19. Contactos con ponentes, moderadores, VIP y cuidado de su hospitalidad
20. Gestión de los resúmenes
21. Gestión de las inscripciones con sistemas informáticos avanzados
22. Equipamiento de la sede del congreso (área expositiva, salas y partes en común,
carteles y pancartas)
23. Cuidado del servicio de catering según las exigencias del evento
Con base a estos puntos se realiza el presupuesto para verificar que el evento sea
rentable y cumplir con nuestros objetivos.
Redestina generalmente para que algunos de los participantes conozcan servicios,

productos, instalaciones y toda aquella información general que les permita contar con
una visión clara de la importancia del evento.
90
Carreón Martínez Josefa. Apuntes Seminario De Titulación Planeación Y Organización Integral
De Congresos Y Convenciones 2017.
3.1.1 Elementos a considerar en el Pre-Evento
Revisar todas las actividades, arreglos y cambios con el oficial de la convención,

ejecutivos del hotel, representantes de otras empresas, encargado del auditorio, etcétera.
Actividades: juntas, sesiones, exhibiciones, comidas, festejos, tours, etc.
Facilidades, equipos y servicio
Montaje de los salones (los detalles e instrucciones figuran en las hojas de actividades)
Materiales, servicios, etc.,. Para la convención:
 Comidas
 Bebidas
 Equipo de proyección
 Cámaras fotográficas
 Registros
 Publicaciones y comunicaciones empresas
 Transporte
 Servicio de ama de llaves
 Reservaciones
 Crédito
 Staff
 Menús
 Entretenimiento
 Direcciones de servicios públicos
 Informes
 Servicios de cajeros
 Ingeniería electrónica
 Estacionamiento
 Teléfonos, telegramas y mensajes
 Seguridad
 Procedimientos de cargos
Tres meses antes de la convención deben enviarse al hotel todas las cuentas requeridas
e instrucciones solicitadas por el fiador de la organización, incluidos los formularios
modelo, la solicitud para una entrevista con el contralor del hotel (o representante) y con
el contacto del departamento de ventas.
Dos meses antes del evento se debe confirmar con el contralor y departamento de ventas
del hotel, todo lo concerniente a la convención.
Un mes antes es necesario entrevistarse con el contralor y con el contacto del

departamento de ventas, para la revisión de:
Hojas de instrucción de cuantas

Requisición de cuartos y folio principal
Formato de lista de cuartos
Quince días antes de iniciar el evento se debe comunicar a los asistentes la tarifa, así
como otros cargos, procedimientos para las cuentas y el patrón de cuentas por cuarto.
3.1.2 Formatos Pre-Evento
Es un sistema de control que nos ayudará a facilitar y a agilizar todo el protocolo del
evento que se pretende llevar acabo, el cual deberá ser preciso para así evitar
contratiempos que perjudiquen la realización del mismo.
FORMATO DE MONTAJES.
FINALIDAD: Revisar y coordinar que los salones en el lugar sede esté de acuerdo a lo
planeado. Estará bajo la supervisión del comité de ornato y decoración.
FORMATO DE MONTAJES
FECHA DINÁMICA SALA MONTAJ # DE OBSERVACIONES
E PARTICIPANTES
FORMATO DE EQUIPO TÉCNICO.
FINALIDAD: Controlar el equipo técnico a utilizar en la convención este en buenas

condiciones. Estará a cargo del comité de programas.
FORMATO DE EQUIPO TÉCNICO

EQUIPO COMPLETO EN BUEN ESTADO OBSERVACIONES
SI NO SI NO
FORMATO DE SEÑALIZACIÓN.
FINALIDAD: Servir de guía a los participantes para localizar algún punto en el WTC.
Estará a cargo del comité de ornato y decoración.
FORMATO DE SEÑALIZACIÓN
SEÑALIZACIÓN UBICACIÓN VISIBLE OBSERVACIONES
CORRECTA
SI NO SI NO
FORMATO DE EDECANES.
FINALIDAD: Ayudar a que se realice de manera adecuada las actividades durante la

convención, a ayudar al participante y en su caso al ponente en su participación dentro de
esta. Cabe mencionar que las edecanes proporcionarán información necesaria para
apoyar al comité organizadores caso de siniestro: Bomba, incendios y sismo. Estará bajo
la supervisión del comité de registro.
FORMATO DE EDECANES
EDECÁN ASISTENCIA ASIGNACIÓN ASIGNACIÓN OBSERVACIONES
DE SALA DE
ACTIVIDAD
FORMATO DE DIFUSIÓN.
FINALIDAD: Proporcionar que se de un mejor manejo de la publicidad a la convención,

con el fin de contar con la audiencia esperada. Estará bajo la supervisión del comité de
promoción.
FORMATO DE DIFUSIÓN
MEDIO FECHA CONTIENE LA RECEPCIÓN DEL OBSERVACIONES
INFORMACIÓN MENSAJE
NECESARIA
SI NO BUENA MALA
Documentación de los Participantes y Ponentes. Esta se proporcionará para que sepan

toda la información necesaria de las dinámicas a realizar como es:
 Programa del evento a realizar por día.

 Nombres de los ponentes.
 Patrocinadores del evento.
 Papelería para notas.
 Bolígrafo.
 Credencial personal y
 Libro de abstracts de todo lo relacionado de cada una de las ponencias de los
participantes.
FORMATO DE ENTREGA DE DOCUMENTACIÓN

FINALIDAD: Supervisar si se entregó la documentación tanto a participantes como
ponentes y será entregada por el comité de registro.
FORMATO DE ENTREGA
NOMBRE PARTICIPANTE O RECIBIÓ DOCUMENTACIÓN OBSERVACIONES
PONENTE SI ____ NO _____
FORMATO DE REGISTRO DE LOS PONENTES.
FINALIDAD: Conocer la participación de cada uno de los ponentes, en cuanto a sus

ponencias. El registro de los ponentes a cada una de las dinámicas a realizar dependerá
del comité de registro.
FORMATO DE REGISTRO DE LOS PONENTES

DINÁMICA SALA DÍA HORA OBSERVACIONES
FORMATO DE REGISTRO DE LOS PARTICIPANTES.
FINALIDAD: Conocer el número y perfil de los participantes a asistir a la convención.

Estará a cargo del comité de registro que llevará un control de todos los participantes que
se inscriban para asistir al evento.
FORMATO DE REGISTRO DE LOS PARTICIPANTES

Nombre:
Dirección: Cd:
Estado: C.P:
Teléfono:
E-mail:
Profesión: Especialidad:
Inscripción Al Congreso.
Del 1 al 28 de Febrero de 2008 $ 545.00
A partir del 1 de Marzo de 2008 $ 700.00
Forma de Pago.
$ M.N. en la cuenta de Banamex a nombre de Educsex a la
cuenta
# 4472-24057
Pago en efectivo en la caja del lugar sede del evento.
FICHA DE INSCRIPCIÓN
DATOS DE CONGRESISTA
NOMBRE:
APELLIDOS
RFC/CRED. IFE: No. DE SOCIO:
DIRECCIÓN:
C. POSTAL: POBLACIÓN:
ESTADO: PAIS:
E-MAIL: TELÉFONO:
CENTRO DE TRABAJO
COMBRE DEL CENTRO:
RFC: DIRECCIÓN:
C. POSTAL: POBLACIÓN:
ESTADO: PAÍS:
E-MAIL: TELÉFONO:
Enviar correo a:
( ) Dirección personal ( ) Centro de trabajo
FACTURA: ( ) SI ( ) NO
La factura se emitirá con estos datos y no se podrá cambiar
( ) Personal ( ) Centro de trabajo
CUOTA DE CONGRESISTA
Asociado No. De
(1) Asociado
Antes del 19 de $750.00 $1000.00
septiembre de 2006
A partir del 19 de $1300.00 $1550.00
septiembre de 2006
A partir del 19 de octubre $1700.00 $1950.00
de 2006
Los asociados a AMEI son las personas que pagan una cuota a la Asociación y
están en posesión de un carnet de socio vigente.
Es necesario enviar copia de la credencial vigente de estudiante con la inscripción
Los grupos de 10 personas o más, disfrutan de un precio especial. Consultar al 01-

55-55-84-00-35. El pago se hace mediante transferencia bancaria a la cuenta
nombre de la ASOCIACIÓN MUNDIAL DE EDUCADORES INFANTILES en el
banco HSBC
4033618869
Una vez hecho el pago, enviar la ficha de inscripción y el comprobante del banco
por fax al número 01-55-55-64-31-06 Si va a necesitar factura, indíquelo al enviar
su fax y proporcione todos los datos necesarios para su elaboración.
NO SE HARAN FACTURAS QUE NO SE HAYAN SOLICITADO AL MOMENTO DE

LA INSCRIPCIÓN. UNA VEZ ELABORADA LA FACTURA NO ES POSIBLE
HACER CAMBIOS EN LA MISMA.
Es indispensable confirmar telefónicamente la recepción del fax, llamando al tel 01-

55-55-84-00-35 Las anulaciones realizadas antes del 23 de Octubre tendrán una
retención por gastos del 25%.
Toda cancelación posterior, sea cual sea la razón, supondrá la retención de la

cuota total y dará derecho a la documentación que se remitirá después del
congreso.
FORMATO DE REGISTRO DE POST-TOURS.
FINALIDAD: Coordinar y distribuir de manera adecuada a los participantes que asistirán al

post-tour. Estará bajo la supervisión del comité de recepción y hospitalidad.
FORMATO DE REGISTRO DE POST- TOURS

NOMBRE EDAD # DE SUGERENCIAS
PERSONAS A
ASISTIR
¿Por qué asiste al post-tour?
FORMATO DE CONTROL DE DINÁMICAS
FINALIDAD: Supervisar las salas estén de acuerdo a lo ya establecido en cuanto a

montajes, tema, equipo, salón.
FORMATO DE CONTROL DE DINÁMICA

FECHA DINÁMICA SALA MONTAJE EQUIPO OBSERVACION FECHA
COMPLETO
SI NO
FORMATO DE REQUERIMIENTO DE MATERIALES:

FINALIDAD: Llevar un control mas preciso de los materiales que han solicitado para cada
una de las actividades que se llevaran a cabo en el evento.
REQUERIMIENTO DE MATERIALES
NOMBRE DEL EVENTO: FECHA:

ACTIVIDAD:
RESPONSABLE:
CANTIDAD UNIDAD DESCRIPCIÓN
SOLICITADO POR RESPONSABLE

AUTORIZÓ
COORDINACIÓN OPERATIVA
NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA

NOMBRE Y FIRMA
FORMATO DE FLUJO DE CAJA.
FINALIDAD: Verificar y llevar un control adecuado de los gastos que se han hecho,
además de revisar constantemente el efectivo disponible.
FORMATO DE FLUJO DE CAJA
FLUJO DE CAJA POR MES

MES ENE FEBR MA AB MA JU JU AGO SEPTIE OCTU NOVIM DICIE
RO ERO RZO RIL YO NIO LIO STO MBRE BRE BRE MBRE
INGRE
SOS
EGRE
SOS
TOTAL
DIFRE
NCIA
(-´) (+)
FLUJO DE CAJA POR SEMANA
MES SEM SEM SEM SEM SEM SEM SEM SEM SEM SEM SEM SEM
ANA ANA ANA ANA ANA ANA ANA ANA ANA ANA ANA ANA
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
INGRE
SOS
EGRE
SOS
TOTA
L
DIFRE
NCIA
(-´) (+)
FLUJO DE CAJA POR DIA

MES 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
INGRESOS
EGRESOS
TOTAL
DIFRENCIA
(-´) (+)
FLUJO DE CAJA POR DIA

MES 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30
INGRESOS
EGRESOS
TOTAL
DIFRENCIA
(-´) (+)
FORMATO DE CONFIRMACIÓN DE PARTICIPACIÓN DE PONENTES MAGISTRALES.

FINALIDAD: Tener una lista de los ponentes que participaran en el evento.
CONFIRMACIÓN DE PARTICIPACIÓN PARA PONENTES MAGISTRALES
1. DATOS GENERALES
NOMBRE:
CARGO LABORAL:
2. ESPECIFICACIONES DE SU PARTICIPACIÓN COMO PONENTE MAGISTRAL
A) TEMA DE LA PONENCIA MAGISTRAL:

B) DURACIÓN:
C) FECHA Y HORARIO DE PRESENTACIÓN:
DE: A: HORAS:
D) LUGAR:
E) SALÓN:
F) No. DE MESA:
G) DIRECCIÓN:
H) TELÉFONO (S):
3. INFORMACIÓN A REMITIR AL COMITÉ ORGANIZADOR
A) CURRICULUM VITAE RESUMIDO ( ) C) ORIGINAL DE LA PONENCIA

( )
B) RESUMEN DE LA PONENCIA ( ) D) MATERIALES NECESARIOS
PARA LA EXPOSICIÓN ( )
4. RESPONSABLE DE LA RECEPCIÓN POR PARTE DEL COMITÉ

ORGANIZADOR
NOMBRE:
COMISIÓN:
TELÉFONOS:
FORMATO DE REGISTRO DE ENVÍO DE CARTAS E INVITACIONES.

FINALIDAD: Llevar un control de las invitaciones que se envían a ciertos invitados, con el
objeto de no repetir los envíos.
REGISTRO DE ENVIO DE CARTAS E INVITACIONES ESPECIALES

NOMBRE EMPRESA O FECHA DE FECHA DE OBSERVACIONES
DEPENDENCIA CONFIRMACIÓN ENTREGA
DE CARTA
SEGUMIENTO DE ACUERDOS ANTES DEL EVENTO

FECHA CONVOCATORIA ACUERDO RESPONSABLE COORDINACIÓN FECHA DE RESULTADO
REAOZACIÓN
PROGRAMA DE TRABAJO POR MES

N FUNCI RESPON ENE FEBR MAR AB MA JU JU AGO SEPTIE OCTU NOVIE DICIE
O. ONES SABLE RO ERO ZO RIL YO NIO LIO STO MBRE BRE MBRE MBRE
PROGRAMA DE TRABAJO POR SEMANA

N FUNCIO RESPONSA SEMA SEMA SEMA SEMA SEMA SEMA SEMA SEMA SEMA SEMA
O. NES BLE NA NA NA NA NA NA NA NA NA NA
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
PROGRAMA DE TRABAJO POR DIA

No. FUNCIONES RESPONSABLE 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
PROGRAMA DE TRABAJO POR DIA

No. FUNCIONES RESPONSABLE 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30
CONTROL DE RESERVACIONES E INSCRIPCIONES

No. NOMBRE TELEFONO RESERVACIÓN NO. DE PAGO OBSERVACION
TEL. CORREO CÉDULA DE SI NO
INSCRIPCIÓN
3.2 Evento
Consiste en la exitosa coordinación y ejecución de las actividades previamente

planeadas. En esta fase del evento están implícitas las tareas que se programaron en las
etapas anteriores y que requieren de su realización. Se recomienda revisar cada actividad
que se vaya realizando de acuerdo a lo planeado en su calendarización y al checklist del
evento.
Se aconseja, realizar un ensayo de todo el evento al menos con 24 horas de anticipación,

para asegurar que todo está en orden y en caso de que algo falle, poder corregirlo.
Cuidado especial por la Inauguración Oficial porque… "Quien bien empieza, bien acaba"
Sesiones científicas: la calidad de los métodos de presentación y el respeto a los tiempos
programados contribuye al éxito del evento entero
Acogida de los huéspedes y asistencia por toda la duración del evento.
Una oficina de secretaría eficiente, siempre a disposición por cada participante
Inscripciones: un programa informatizado, hace más fluida la operación de registro
también en la sede del evento
Impresión de las tarjetas de identificación con código de barras en tiempo real
Registro de las presencias en sala (con sistema de lector láser)
Edecanes y personal altamente calificado, que hayan seguido un curso de formación
específico
Coordinación, transporte y actividades sociales
Stands de información permanente
Atención personalizada de tours y programas de acompañantes
Organización de pre y post tours
El cuidado de los detalles, porque es aquel "algo más" distingue al evento.
Para su adecuada identificación de le denominará “evento magno” y es en su desarrollo

que se programan las actividades de trabajo sustantivas que son complementadas con
actividades de carácter social.
3.2.1 Elementos a Considerar en el Evento

Tres días antes del evento es necesario revisar los requisitos de la cuenta principal con:
 El contacto del departamento de ventas

 El contralor del hotel
 El gerente de recepción
 El supervisor de contabilidad
Es conveniente establecer la realización de una reunión periódica para verificar los cargos
principales de contabilidad, determinando la hora, lugar y nombre del personal encargado,
y acordar la fecha y hora de una pre reunión, para efectuar la revisión de la cuenta
maestra de contabilidad y determinar nombre de los asistentes.
3.2.2 Formatos Evento
Permitirá conocer todo lo que conlleva el desarrollo de las dinámicas y así coordinar de
manera adecuada todo el evento.
FORMATO REUNIÓN DE COMITÉ.
FINALIDAD: Informar en caso de dudas o sugerencias en cuanto a la realización del
FORMATO REUNIÓN DE COMITÉ

COMITÉ HORA LUGAR OBSERVACIONES
Comité Organizador.
Comité de Programas.
Comité de Ornato y Decoración.
Comité de Registro.
Comité de Recepción y Hospitalidad.
Comité de Promoción.
Comité de Finanzas.
FORMATO -REVISIÓN DE MONTAJES.
FINALIDAD: Revisar el montaje establecido y al equipo necesario para la realización de

las actividades. Estará a cargo del comité de ornato y decoración.
FORMATO -REVISIÓN DE MONTAJES

FECHA DINÁMICA SALA MONTAJE HORA OBSERVACION
DE
REVISI
ÓN
FORMATO MANTENIMIENTO
FINALIDAD: Verificar las instalaciones estén en buenas condiciones, así como la limpieza
e higiene de las salas de trabajo. Estará a cargo del comité de servicios generales.
DÍA SALA DINÁMICA HORA CONDICIONES OBSERVACIONES
BUENA MALA
FORMATO INFORMACIÓN Y MENSAJES PARA LOS PARTICIPANTES.
FINALIDAD: Facilitar toda información que el participante requiera, así poder llevar un
control de mensajes que les sean enviados. Estará bajo la supervisión del comité de
programa.
FORMATO INFORMACIÓN Y MENSAJES

NOMBRE FECH HORA INFORMACIÓN TIPO DE
A REQUERIDA MENSAJE
FORMATO - PLAN DE EVACUACIÓN.

FINALIDAD: Crear un plan de seguridad para la protección del personal, de las
instalaciones y de los participantes, así como prevenir cualquier incidente que se llegará a
suscitar. Estará bajo la supervisión del comité de servicios generales.
FORMATO - PLAN DE EVACUACIÓN

FECHA RUTAS DE ACCESIBILIDAD SE ENCUENTRAN EN BUEN
EVACUACIÓN ESTADO
SI NO SI NO
FORMATO - REGISTRO DE PARTICIPANTES Y ENTREGA DE DOCUMENTACIÓN

NOMBRE DINÁMICA FECHA HORA SE ENTREGO
DOCUMENTACIÓN
SI NO
FORMATO - CONTROL DE RECURSOS HUMANOS EXTERNOS
FINALIDAD: Controlar al personal por medio del siguiente formato

PERSONAL LLEGADA A CUMPLIÓ CON SU HORARIO OBSERVACION
TIEMPO TRABAJO
SI NO SI NO ENTRADA SALIDA
Edecanes
Signal
FORMATO - CONTROL DE DINÁMICAS
FINALIDAD: Conocer si se llevó acabo la dinámica exitosamente
Fecha Ponentes/ Dinámicas Sala Horario Se llevó acabo

asistencia exitosamente
Entrada Salida Si No
Si No
FORMATO- CONTROL DE ASISTENCIA DURANTE EL EVENTO.
FINALIDAD: Evaluar la asistencia en base al siguiente formato:
FORMATO- CONTROL DE ASISTENCIA DURANTE EL EVENTO

DINÁMICA ASISTENCIA OBSERVACIONES
Día 06/03/08
Inauguración
Conferencia 1
Conferencia 2
Panel
Mesa Redonda
Taller
Foro
Día 07/03/08
Simposio
Panel
Taller
Simposio
Conferencia
Taller
Mesa Redonda
Panel
Clausura
FORMATO - SOLICITUD DE MEMORIA
FINALIDAD: Tener un control acerca de los participantes que deseen obtener la memoria
del evento y la forma de pago de los mismos.
FORMATO- SOLICITUD DE MEMORIA

FORMA DE PAGO
NOMBRE DOMICILIO TELÉFONO. FIRMA
EFECTIVO CRÉDITO
FORMATO DE VALE DE ENTREGA DE MATERIALES.
FINALIDAD: Vigilar la cantidad y descripción del material que se entregó durante el

evento
VALE DE ENTREGA DE MATERIALES
NOMBRE DEL EVENTO: COORDINACIÓN:

ACTIVIDAD: FECHA:
RESPONSABLE:

SOLICITADO POR RESPONSABLE
AUTORIZÓ
COORDINACIÓN OPERATIVA
___________________ ___________________
________________________
NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA
NOMBRE Y FIRMA
FORMATO DE ENTREGA DE MATERIALES.
FINALIDAD: Verificar el material que se ha entregado a cada participante.
ENTREGA DE MATERIALES DE TRABAJO A PARTICIPANTES

NOMBRE No. DE RECIBIÓ OBSERVACIONES
INSCRIPCIÓN MATERIALES
AL EVENTO SI NO
FORMATO DE PROGRAMA GENERAL DE ACTIVIDADES.
FINALIDAD: Controlar las actividades que se tiene que llevar a cabo durante el evento.
PROGRAMA GENERAL DE ACTIVIDADES

FECHA HORARIO ACTIVIDAD
FORMATO DE PROGRAMA GENERAL DE PONENCIAS.
FINALIDAD: Tener un control de las ponencias, así como su horario y tema.

PROGRAMA GENERAL DE PONENCIAS
FECHA HORARIO PONENTE TEMA
CEDULA DE PREGUNTAS.
FINALIDAD: Entregar a cada uno de los participantes en cada dinámica
CÉDULA DE PREGUNTAS
INSTRUCCIONES:
SEA BREVE Y ANOTE CONCRETAMENTE SUS PREGUNTAS

PROPORCIONE SUS DATOS POR SI NHO FUERA POSIBLE CONTESTAR SU
PREGUNTA EN ESTE EVENTO
PREGUNTA PARA:
PREGUNTAS:
NOMBRE:________________________________________
TELÉFONO:________________________
FAX:_________________________
INSTITUCIÓN:___________________________________________
PUESTO:_______________________________________________
3.2.3 Carpeta del Evento
Al captar el evento, el departamento de ventas solicita al comité de operaciones, se le

asigne la persona que se encargara de la logística completa del evento.
Una vez que ya está definida la logística, se prepara la carpeta del Programa Operativo el
cual incluye:
CARPETA DEL PROGRAMA OPERATIVO
1. CARATULA.
 Información general del evento
 Logo del evento
 Título: “Programa Operativo”
 Nombre del evento
 Nombre del Hotel o Recinto Sede
 Destino
 Fechas
 No. De Evento
 Nombre del vendedor
 Nombre del Responsable de Operaciones.
 Nombre del Coordinador
2. CONTENIDO:
 Directorio de Contactos
 Cuentas maestras y firmas autorizadas
 Programa Operativo Concentrado
 Contenido del Programa Operativo
 Programa del cliente
 Información de VIP’ S
 Rooming List
 Cronológico de Vuelos (Llegadas y salidas)
 Área de Exposición o Planos
 Patrocinios
 Actividades de Coordinadores
 Rotafolios
 Roll de uniformes
 Notas importantes
 Check List
A) DIRECTORIO DE CONTACTOS.
La importancia de esta información radica en tener conocimiento de todos los

involucrados en el evento (Cliente, agencia, proveedores y coordinadores).
De acuerdo a la importancia se enlistan de la siguiente manera:
1. DATOS DEL CLIENTE:
Especificar tipo de evento: congreso, expo, visita de inspección, Convención,

lanzamiento o simposio.
Nombre de la empresa
Nombre del contacto
Puesto
Dirección
Número telefónico y Celular
2. DATOS DE LA AGENCIA ORGANIZADORA:
Nombre del Vendedor

Número telefónico y celular
Nombre del Responsable de Operaciones
Número telefónico y celular
Si es el caso de que a los coordinadores se les otorgue celulares o nexteles hay que
ingresarlos.
3. DATOS DEL HOTEL O RECINTO:
Nombre del hotel

Datos generales del hotel (Numero de restaurantes, categoría, transportación, tours
incluidos, spa, etc.)
Dirección
Teléfono y Fax
Nombre del Contacto y Celular
Extensiones indispensables de las siguientes áreas:
 Grupos: Contacto principal ya que se encarga de toda la logística del evento.

 Mantenimiento: Personal encargado de la colocación de mantas, aire
acondicionado, electricidad, etc.
 Recepción: Realiza el Check In y Check Out del huésped, además de atender
cualquier necesidad que este tenga.
 Transportación: Se encarga de los traslados: Apto-Hotel, Hotel-Apto, Tours, en
ciertos casos del Hotel al Recinto y viceversa, traslados VIP’ S
 Concierge: Brinda el servicio de consejero de viajes y reservaciones de
restaurantes e información turística.
 A&B: Área de restaurantes y responsable de los consumos del cliente.
 Bell Boys: Se encarga del equipaje del cliente, así como los traslados del material,
equipo y cambios en el franelografo.
 Capitanes: Encargado de supervisar montajes, desmontajes, cierre de salones,
etc.
 Servicio Médico: Esta al servicio de cualquier percance o malestar del huésped.
 Áreas Públicas: Se encarga de la limpieza de pasillos, tocadores, áreas verdes y
salones.
 Ama de Llaves: Limpia y arregla las habitaciones. Apoya con las amenidades
VIP’S
4. DATOS DE PROVEDORES:
Tipo de Servicio o Producto

Razón Social
Dirección
Nombre y número telefónico de:
Contacto en Oficina Corporativa (D.F)
Contacto en el Sitio donde se llevara a cabo el evento.
Días en que prestara el servicio.
B) CUENTAS MAESTRAS Y FIRMAS AUTORIZADAS.
Se especifican las cuentas maestras que se manejarán y el nombre de las personas tanto
del Cliente como de la agencia organizadora que están autorizadas a realizar cargos.
Mientras más se desglosen los gastos erogados del evento en cuentas maestras, más
claro será el cierre al final.
Las Cuentas Básicas Son:
Cuenta Maestra No 1 Hospedaje

Cuenta Maestra No 2 Banquetes o alimentos programados
Cuenta Maestra No 3 Gastos extras Clientes o VIP’ S
Cuenta Maestra No 4 Gastos extras Staff
Cuenta Maestra No 5 Transportación Terrestre
Cuenta Maestra No 6 Equipo de Audio
CUENTAS MAES TRAS
FIRMAS AUTORIZADAS :
CLIENTE RUBE N BALE ÓN E S P INOS A F ULL C RE DIT

ALF ONS O LARA OLIVARE Z F ULL C RE DIT
RAMON F LORE S DOMINGUE Z F ULL C RE DIT
J OS E P AZ MARC E LO J IME NE Z F ULL C RE DIT
AGENCIA GE ORGINA ANIC A C ONGRE S OS

F ATIMA C ORIA C OORDINADOR
C E C ILIA S ANC HE Z C OORDINADOR
CUENTA MAES TRA 1 :
HABITAC IONE S , IMP UE S TOS , P ROP INAS P AGADOS P OR P ROC ONS A
CUENTA MAES TRA 2 :
GAS TOS E XTRAS AUTORIZADOS P OR LA AS OC IAC ION DE C ARDIOLOGOS
CUENTA MAES TRA 3 :
GAS TOS HABITAC ION S TAF F P ROC ONS A Y GAS TOS IMP RE VIS TOS
Tenemos que especificar los gastos que absorbe la agencia organizadora y pedirle al
hotel que solicite forma de pago a cada uno de los asistentes.
C) PROGRAMA OPERATIVO CONCENTRADO.
Cuadro grafico en donde se sintetizan las actividades a realizar en un evento y se

mencionan las actividades de manera general resaltando:
Nombre del Evento

Fechas
Nombre de salones
Horarios
Montaje
Garantías
PROGRAMA OPERTIVO CONCENTRADO
XVI CONGRESO DE CARDIOLOGIA LA RAZA
HOTEL MOON PALACE
DEL 3 AL 6 DE AGOSTO 2006
MARTES MIERCOLES JUEVES VIERNES

1 DE AGOSTO 2 DE AGOSTO 3 DE AGOSTO 4 DE AGOSTO
OFICINA ASOCIACIÒN PRE-CONGRESO MONTAJE DE STANDS CONGRESO

JUPITER 1 Y 2 SALÒN HASTA LAS 12:00 HRS. SALÒN
STAR 3-8 STAR 3-8
OFICINA NOVARTIS MONTAJE INAUGURACIÒN MONTAJE
MARTE 3 Y 4 TIPO ESCUELA SALÒN TIPO ESCUELA
100 PAX STAR 3-8 300 PAX
OFICINA PROCONSA 15:00 A 20:30 HRS. MONTAJE 9:00 A 15:30 HRS.
MARTE 1 Y 2 TIPO ESCUELA
MONTAJE DE STANDS 300 PAX DESAYUNO CON
SALÒN 16:00 A 20:30 HRS. EXPERTOS
STAR 1 Y 2 SALÒN
DE LAS 20:00 HRS NOCHE BOHEMIA JUPITER 3-6
A LAS 12:00 HRS SALÒN 20 PAX
DEL DÌA JUEVES GALACTIC 4-6 8:00 A 9:00 HRS.
MONTAJE
TIPO BANQUETE PRESENTACION
500 PAX DE TRABAJOS LIBRES
21:00 HRS. A LAS SALÒN
01:00 HRS. JUPITER 3-6
30 PAX
MONTAJE
ESCUELA MEDIO TABLON
16:00 A 19:00 HRS.
CENA SHOW
SALÒN
GALACTIC 4-6
MONTAJE
TIPO BANQUETE
500 PAX
20:00 HRS. A LAS
01:00 HRS.
D) CONTENIDO DEL PROGRAMA OPERATIVO.
El programa operativo contiene toda la logística a detalle en tiempo y forma del evento;
tanto de las funciones que tiene la Agencia Organizadora como las actividades a
desarrollar por parte del cliente (Programa Científico).
Aunque está bien definido normalmente sufre modificaciones por cambios ya sea por el
cliente o por el hotel de última hora; siempre y cuando sea posible y no afecte con el éxito
del mismo.
Los principales puntos que se mencionan en cada actividad son:

Las principales actividades a realizar dentro de un evento son:
 Salida de Staff  VIP

 Junta con Hotel o Junta Precon  Registro y Kit de Bienvenida
 Montaje de salones y áreas de  Sesiones
exposición  Alimentos y Bebidas
 Salida del Cliente  Eventos Sociales
 Recepción y junta con el cliente  Tours
para ultimar detalles  Check Out VIP’ S
 Salida del Grupo al evento  Check Out Grupo
 Check in del Grupo  Check out cliente
 Check Out Staff
A continuación se detallan cada una de ellas:
1. Salida de Staff.
Es de suma importancia tomar en cuenta a nuestro Staff ya que en mas de una ocasión
se ha presentado el caso en que nuestros compañeros se ven afectados por la falta de
atención al rectificar sus vuelos, traslados terrestres y hospedaje.
Por lo mismo, es primordial tener confirmados estos servicios básicos para que puedan
responder a las demandas del evento.
En caso de que el Staff se lleve el equipo o cajas, se debe de realizar un inventario de lo
que contiene y pegarlo para que este a la vista. Además de identificar cada caja con:
Nombre del coordinador
Agencia Organizadora
Teléfono: Ext.: “x”
México D.F.
Nombre del Hotel
2. Junta con el Hotel
Dicha junta tiene como finalidad ultimar los detalles del evento así como conocer a los
responsables de cada área del hotel (Gerente del hotel, grupos, recepción, bell boys, A &
B, ama de llaves, montaje, etc.)
En algunas ocasiones el cliente desea estar presente por lo que es importante hacerle
mención al hotel que no se manejarán garantías, ni costos.
Los departamentos con los que tenemos más contacto son:
RECEPCION:
Se les especifica bajo qué condiciones viene el grupo, es decir lo que Agencia
Organizadora absorbe y lo que los asistentes deben de cubrir.
Resaltar quienes son nuestros VIP`S
Proporcionar, si es el caso al momento del Check in carta de bienvenida o información a
los asistentes.
Proporcionar cronológico de llegadas para que en función de este, ellos puedan asignar
habitaciones.
Acordar que una noche antes de la salida del grupo se envíe estado de cuenta a las
habitaciones.
Ubicar donde se realizará el Check In y especificar la hora en que tiene que estar listo.
En caso de Congresos informar si tiene que realizar algún cobro o alguna observación en
Rooming.
Establecer nuestra área para entrega el Kit de bienvenida.
ALIMENTOS Y BEBIDAS
Es la reconfirmación de los ordenes de servicio por día corroborando; tipo de montaje,

menú, bebidas, horarios y garantías.
Informar cómo se debe de anunciar cada salón en pantallas.
BELL BOYS
Checar que estén suficientes Bell boys para la dimensión del grupo.
Verificar la logística del Check In y del Check Out del grupo.
AUDITOR DE GRUPOS
Especificar el manejo de nuestras cuentas maestras.

Concertar cita para el cierre del evento
Solicitar un cierre por día ( De preferencia checar diferencias al día)
En caso de congresos, informar si existen pagos directos.
3. Montaje de salones y áreas de exposición
Especificar qué tipo de montaje se manejará en cada evento, tomando en cuenta:
El número de asistentes, el tipo de proyección, cambios de montaje, si requerimos

ceniceros, botellas o jarras de agua, estrado, presídium, pódium, plantas, etc.
Es necesario aclarar y tomar en cuenta los tiempos con los que contamos y los que se
requieren para cambios de montaje.
Solicitar tablones para mesa de registro o entrega de Kit de Bienvenida.
Indicar en donde se colocará la publicidad (mantas, banners, etc.).
Se especifica que equipo debe de tener cada salón tomando en cuenta las necesidades
de cada sesión y el aforo del grupo
Por mencionar el equipo de audio más usual:
Pantalla, micrófono alámbrico o inalámbrico, equipo de sonido, proyectores, circuito
cerrado, gogos, telepromter, laptop, proyector de diapositivas, proyector de acetatos,
luces, entre otros
Aunque el departamento de montaje no se encarga del equipo de audio, requiere saber
del equipo que se utilizara para saber los espacios libres que se necesitan y desde donde
puede comenzar a montar.
4. Salida de cliente.
Normalmente se va de avanzada nuestro cliente, por lo que a su llegada, nuestra

señalización estará montada, el montaje del salón, manta, banners, etc.
Proporcionar al cliente su itinerario de vuelos una vez que este reconfirmado y tener lista
su transportación para traslado al aeropuerto si así está contemplado y de ahí al hotel.
Realizar visita a la habitación asignada y verificar que todo esté en perfecto orden y en
excelente condiciones.
Enviar alguna amenidad con una tarjeta de presentación para dar la bienvenida.
5. Recepción y junta con el cliente para ultimar detalles
Nos encontramos al pendiente de la llegada del cliente para darle una cordial bienvenida
con alguna bebida refrescante y/o toallitas húmedas aromatizadas.
Realizamos junta con el staff del hotel y el cliente para que tenga la seguridad que nos
encontramos listos y enterados del evento y en su defecto realizar cambio de algo que
desee el cliente si este es posible.
Hacemos un recorrido por las instalaciones y se inspeccionan principalmente los salones
para verificar la escenografía y el montaje.
6. Salida del Grupo al evento.
Punto indispensable: Contemplar apoyo para Aeropuerto, debemos contactar al área de

Viajes grupos para que nos indiquen número de coordinadores, horarios y días en los que
se requieren; en función de esto solicitar gastos a comprobar para sus alimentos.
Estar al pendiente y en contacto con el área de viajes para cualquier duda y confirmación
de los vuelos.
Solicitar a viajes que informe el número de personas que vienen en cada vuelo.
Recordar que los coordinadores de Apto deben portar la chamarra amarilla
Entregar paletas con el logo del evento.
7. Check in del Grupo
Para la llegada del grupo la transportadora estará lista con camionetas o autobuses
(según sea el caso) perfectamente bien señalizados y limpios, para lo cual es
indispensable llevarnos logos del evento enmicados.
Se asignará un coordinador encargado de la transportación el cual permanecerá en el
Apto. hasta que todo el grupo haya llegado.
Dicho coordinador estará informando al Staff que se encuentra en el hotel la salida de las
unidades especificando el número de asistentes y maletas, así como los tiempos en los
que se tiene que ir enviando cada unidad para no saturar el Check in.
El Staff que se encuentra en el hotel recibirá al grupo y revisará que se baje todo el
equipaje y que no se olvide nada dentro
Se tendrá lista nuestra mesa de hospitalidad para la entrega de gafetes los cuales
deberán estar acomodados en orden (ya sea por apellido o por ID) y los Kits de
bienvenida.
Checar continuamente si contamos con suficientes Kits para evitar correr cuando ya está
el grupo arribando.
Si cuentan con cóctel de Bienvenida, los meseros estarán ya listos con sus bebidas
servidas para ofrecer en el descenso de las unidades.
8. VIP`S
El cliente nos indica quienes son las personas a las que desea se les de un trato
personalizado, por lo que se asigna una persona y se le especifica correctamente, para
llevarlo a cabo necesitamos de los siguientes datos:
Información completa de itinerarios de vuelos
Nombres completos
Datos de las acompañantes
Requerimientos especiales (cunas, niñeras, almohadas ortopédicas, etc.)
Conocer sus preferencias de alimentos y bebidas (preguntar al cliente).
El coordinador asignado verificará con recepción las habitaciones asignadas para los Vips
y solicitará las llaves para ir a cada uno de los siguientes detalles:
El mobiliario
El aroma
Aire acondicionado en buen estado.
Luz y agua
TV y control funcionales.
Las toallas (colocar listones con moño en la toallas)
Verificar que las llaves abran
Amenidad completa
Poner un programa del evento detallado con horarios
En caso de que lleve acompañante especificar código de vestimenta
Kit de bienvenida
Tarjeta de presentación del vendedor identificador de equipaje o porta pasaporte
A SU LLEGADA reconfirmar:
Si la reserva esta en Viajes Cuernavaca corroborar que no existe algún cambio.
Traslados con la transportadora
Solicitar botella de agua y toalla húmeda para VIP
Recepción en el apto. de manera personalizada con una paleta con su nombre
Si es posible enviar al coordinador para su recepción con la llave de su habitación.
Con el hotel especificar Full credit
Una vez que ya se haya contactado reconfirmar con él sus traslados de regreso y acordar
el horarios de pick up o si necesitan algo en especial.
Dirigirse siempre con respeto.
DURANTE SU ESTANCIA
Estar pendiente de sus requerimientos tanto de sus reservas en restaurantes, como de
sus citas.
A LA SALIDA
Tener su Check Out ya impreso solo para su verificación ya sea por el VIP o por el
responsable del cierre de cuentas.
Transportación lista al menos 15 minutos antes de la hora programada
Botella de agua
NOTA IMPORTANTE:
Se recomienda siempre estar al pendiente de las solicitudes de los VIP`S y de ser posible
proporcionarle número de celular o la extensión de oficina o el celular del chofer.
9. Registro y Kit de Bienvenida
Debemos de cuestionar al cliente si habrá Kit de Bienvenida y si hay que armarlo para
tener contemplado tanto al Staff para el armado como el área donde será entregado.
10. Sesiones.
Se sugiere que cada salón este señalizado con el nombre de cada sesión.
Debemos de especificar correctamente el tipo de montaje y tomar en cuenta el equipo de
Audio que se requiere, así como verificar si se montará servicio de alimentos y bebidas
dentro de cada salón
Checar con el cliente si se entregara durante las sesiones folletos, blocks, plumas, etc.
Cuando se encuentren en receso cerciorarnos de que los salones sean refrescados.
11. Alimentos y bebidas.
Especificar los horarios y lugares de los alimentos y bebidas.

Los menús solicitados.
Las garantías que se manejan en cada uno de ellos
12. Eventos Sociales.
Los eventos sociales deben de ser publicados con nombre del evento, lugar en donde se
llevará a cabo y la hora; y se montarán al término de la sesión para que los asistentes
estén informados.
Se debe de especificar el tipo de decoración, tipo de montaje, alimento y bebidas que se
van a manejar, centro de mesa, grupo musical o grabada (horarios), shows, si habrá
mesas reservadas para VIP`S, si existe protocolo para la inauguración y clausura o algún
requerimiento en especial así como también el horario en que comienza la recepción y en
la que se sirven los alimentos.
13. Tours.
Publicación de los Tours, especificar si es para el grupo en general o tiene algún costo.
Mencionar sugerencias de que llevar y código de vestimenta.
Hora de salida y de regreso.
Lugar de cita.
14. Check out de VIP`S.
De acuerdo a la información del coordinador encargado especificar requerimientos.
15. Check out del grupo.
De acuerdo al cronológico de vuelos, el capitán de bell boys y la transportadora se

realizará nuestro rotafolio de traslados especificando hora de salida del vuelo, cita en el
lobby y equipaje fuera de la habitación.
Pedir que pasen a saldar su cuenta.
Debemos de checar con el capitán en donde será el área de resguardo del equipaje.
Solicitar 2 o 4 habitaciones de hospitalidad y publicarlo.
Importante contemplar al Staff que se estará de apoyo en el aeropuerto con el personal de
viajes.
Toda esta información se sugiere montar una noche antes de la salida y hacerles mención
de que pasen a realizar su Check Out anticipación.
16. Check out del cliente.
Reconfirmar sus vuelos

Tener lista la camioneta para su trasladado al aeropuerto y despedirlo.
17. Check out del staff.
Los coordinadores deberán de realizar su Check Out y en caso de que tenga gastos
extras, realizar el pago y proporcionar el estado de cuenta al líder del evento.
Verificar que regresen el mismo equipo o caja que se haya llevado.
Recoger Tripies
Hacer inventario de equipo del cliente, entregarlo y que firme de recibido.
BUEN VIAJE
E) PROGRAMA DEL CLIENTE.
El programa del cliente contiene toda la logística académica o científica.

Es la información que la asociación o empresa proporciona a los asistentes con la
finalidad de que estos estén al tanto de lo que ocurrirá durante el evento (conferencias,
expos, simposios, juntas, eventos sociales o talleres.)
Normalmente se les proporciona a los asistentes o va impreso en el gafete, especifica
nombre del evento, fecha, hora y lugar de alguna sesión en especial.
Esta información puede estar plasmada en trípticos, folletos o cartas.

Es de gran utilidad para los coordinadores con el objeto de orientar a los asistentes y
estar al pendiente con el tema de los tiempos para los servicios de café y la limpieza de
los salones.
Cuando es un Congreso lo requerimos para ubicar a los ponente, solicitarles su ponencia

a proyectar y tenerla lista al momento de su presentación.
La Sociedad Médica Oncológica Siglo XXI invita a todos los Oncólogos asociados e
interesados a su séptimo congreso internacional que se llevará a cabo en la bella ciudad
de Zacatecas del 4 al 8 de Julio de 2007, sede de los eventos el Teatro de la Ciudad.
PROGRAMA ACADÉMICO
Miércoles 4 de julio de 2007

19:00 hrs. Bienvenida al congreso.
Jueves 5 de julio de 2007

8:00 hrs. Módulo de cabeza y cuello. Coordina Dr. Rutilio Flores Díaz.
8:00-8:20 hrs. Experiencia del HO en el manejo del carcinoma mucoepidermoide de
glándulas salivales. Dr. Jaime Resendiz Colosia.
8:20-8:40 hrs. Experiencia del HO en el manejo del carcinoma adenoideo quístico de
glándulas salivales. Dr. Héctor Arias Ceballos.
8:40-9:00 hrs. Quimioterapia simultánea en neoplasias de cabeza y cuello. Dr. Juan
Alejandro Silva.
F) INFORMACION VIP`S.
Como lo comente anteriormente se asigna un coordinador para los VIP’S, sin embargo es
importante que los demás contemos con esta información con el objeto de saber quiénes
son, cuando llegan y se van.
G) ROOMING LIST.
Contiene todo lo que respecta a hospedaje.

Es indispensable solicitar un Rooming por día en la noche para integrarlo a la carpeta que
se entrega a Auditoria.
Su encabezado contiene:
Nombre del grupo
Nombre del hotel
El destino
Las fechas de hospedaje
Se debe de contabilizar el bloqueo por noche y por persona para facilitar el cierre.
La información que debe de contener es:
No.
Apellido del titular
Nombre
Apellido del acompañante
Nombre (Si van más acompañantes se ingresaran columnas)
No. De habitación.
No. De adultos
No. De menores
Tipo de habitación, es decir sencilla o doble, Junior, Master Suite, Suite Presidencial,
Ocean View, (Obviamente esto depende de las categorías que maneje el hotel).
Camas (Una o dos camas)
Fecha de llegada
Fecha de salida
Se deberán ingresar columnas con la fecha por día para poder obtener el boqueo por
noche.
Observaciones (Especificar quienes son VIP, full credit, Staff, firma autorizada,
discapacitado o algún otro requerimiento especial).
H) CRONOLOGICO DE VUELOS (LLEGADAS Y SALIDAS)
Este reporte es proporcionado por el área de grupos viajes de acuerdo a los itinerarios de
vuelos que se manejarán para el evento.
De igual manera se asignan a dos coordinadores para esta logística, uno está en el apto
de llegada y otro el hotel y están en constante comunicación para controlar la logística de
los traslados y que no se eleven nuestros gastos por concepto de camionetas.
La información que deben contener es:
 Número  Ruta
 Apellidos  La aerolínea
 Nombre  Hora de salida
 Número de pasajeros  Hora de llegada al destino
 Fecha de salida
REPORTE POR PASAJERO DE LLEGADA A CANCUN

CONGRESO DE CARDIOLOGIA LA RAZA
MEXICANA 4801 22-Jul-09 VERACRUZ CANCUN 08:50 10:40

MORALES NESTOR
PELAGIO ANA MARIA
Total Pasajeros llegando a las 10:40:00 a.m. 2
AEROMEXICO 577 22-Jul-09 MEXICO CANCUN 08:45
10:50
BAUTISTA GERMAN RAMON
LOPEZ NORA
MEXICANA 345 22-Jul-09 MEXICO CANCUN 08:50 11:00
AGUILAR ERIC / 16 AÑOS
AGUILAR JULIO
AGUILAR SABRINA / 10 AÑOS
AGUILAR JULIO / 13 AÑOS
HERNANDEZ SONIA JANETH
HERNANDEZ JESUS
SANTIBAÑEZ MARTIN
SANTIBAÑEZ MARTIN JR
SUMMERSON CARMEN
TIJERINA SONIA
Grupos viajes también proporciona un concentrado solo con vuelos tanto de llegada como
de salida y el número de pasajeros que viene en cada vuelo.
Este reporte es proporcionado a la transportadora para armar la logística de traslados y

en función del número de pasajeros por vuelos se toma la decisión de manejar autos,
camionetas o autobuses.
REPORTE GLOBAL DE LLEGADA A CANCUN
CONGRESO DE CARDIOLOGIA LA RAZA
I) AREA DE EXPOSICIÒN Y PLANOS.
Cuan existe área de exposición se anexan los planos para conocer la ubicación de cada
laboratorio o expositor. De ser posible los planos de los salones del recinto.
J) PATROCINIOS.
Se maneja un listado de patrocinadores asistentes al evento.

En algunas ocasiones patrocinan por 1 día algún servicio de alimento por lo que
normalmente hacen presencia de marca y nos entregan la señalización e indican donde
tenemos que colocarla.
K) ACTIVIDADES COORDINADORES.
Formato que ayuda tener una mejor distribución de las actividades y facilita el cierre de
los bonos (pago de los coordinadores).
Debe de especificar:
 Número  En que hotel
 Nombre del coordinador  Monto de dinero que se entrega
 Fecha en que inicia  Se debe señalar si cuenta con
 Fecha en que termina Tarjeta de Crédito.
 Funciones  Observaciones.
 Como se hospeda
L) ROTAFOLIOS.
Listado de los rotafolios con que contamos para poder realizar la señalización de los
eventos colocándolos en puntos estratégicos.
Los más comunes son:
 Bienvenidos
 Registro
 Desayunos, comidas y cenas
 Cóctel de Bienvenida
 Cena de clausura
 Aviso importante
 Cronológico de vuelos
 Sesiones
 Buen Viaje
L) ROLL DE UNIFORMES.
Se especifica la vestimenta que se deben de utilizar día con día, tomando en cuenta:
Excelente presentación
Color de pantalón y camisa
Modelo (camisa o tipo polo)
Tipo de manga (larga o corta)
Limpieza
Se recomienda el uso de zapato de piso
La persona que no porte su gafete no podrá laborar.
Es importante recalcar que NO se permite el uso de Mezclilla
L) NOTAS IMPORTANTES.
Aquí se especifican puntos clave del evento.

El material que llevamos, es decir Tripies. Lap tops, impresoras, radios extras,
extensiones eléctricas, multicontactos, caballetes de acrílico, portarotafolios, megáfonos,
hieleras, botiquines, etc.
L) CHECK LIST.
Si tenemos algún pendiente por aclarar ya sea con proveedores o con el cliente, se
menciona en esta parte
Una vez que ya está completo el Programa Operativo se realiza la revisión con el cliente y
posteriormente llevamos a cabo la reunión con los coordinadores para hacerle la entrega
de su carpeta personalizada y explicarles a detalle el evento con la finalidad de aclarar
dudas.
Los puntos que debemos de tomar en cuenta para la realizar de la reunión con los
coordinadores son:
Ser puntuales en la junta
Tener listo el programa Operativo personalizado
Revisión del Programa Operativo día por día aclarando dudas y haciendo hincapié en los
detalles importantes
Distribución del equipo (Tripies, papelería, etc.)
Exponer un perfil general del cliente
Entrega de vales de taxis
Efectivo para gastos a comprobar
Gafetes
Aclaración de dudas
Reconfirmar Roll de uniformes
Contemplar apoyo de aeropuerto y sus gastos
Especificar que tipo de estancia tiene el Staff ( EP, All Inclusive, etc.)
Recordarles que deben de llevar su equipo completo
3.3 Post-Evento
En esta etapa se deben tomar en cuenta dos puntos importantes:
1) Las actividades de seguimiento y

2) La aplicación de cuestionarios de satisfacción y reporte de resultados.
Se realizan evaluaciones para verificar la calidad del evento y corroborar si se cumplieron

los objetivos y expectativas de los participantes.
Clausura de las prácticas administrativas y fiscales

Redacción del presupuesto consuntivo
Agradecimientos a los ponentes y a los patrocinadores
Eventual redacción de una relación conclusiva para la Asociación, con los datos
numéricos del evento y el listado de los participantes
Es aquí donde se programan por lo general dos tipos de actividades:

La primera de ellas se refiere a los viajes turísticos de extensión
La segunda para cristalizar negociaciones con algunos participantes en específico.
Uno o dos días después de finalizar el evento y antes de abandonar el hotel, es
indispensable:
Revisar la cuenta maestra de contabilidad, con original o copias de los cargos

Aprobar los cargos presentados
Identificar y enumerar los cargos justificados, tratando de cerrarlos
Identificar y enumerar los cargos faltantes o atrasados
Establecer fechas para:
La preparación y envío del estado de cuenta

El pago de cada rubro del estado de cuenta
La presentación para el pago de los cargos faltantes o atrasados
Determinar el resultado final y el pago de los rubros no determinados
Posteriormente se requiere enviar al gerente general del hotel, al director de ventas y al

contralor, el estado de cuentas contables, con acuse de recibido por escrito y anexando el
informe de los cargos, e identificar los cargos por aclarar, confirmando fecha de
resolución.
3.3.1 Elementos a Considerar en el Post-Evento
Retirada de equipos.- Una vez finalizado el evento se procede a retirar todo el equipo
técnico que se utilizó en las distintas salas, para la realización del evento.
Memorias.- Ya concluido el evento se procede a transcribir las ponencias de los

expositores de acuerdo a los puntos específicos e importantes que se abordaron en el
congreso. Para así se les sea entregado a cada participante su memoria del evento.
Liquidación y pago de facturas.- Es importante hacer un informe detallado sobre los

adeudos que al finalizar el evento se deberán pagar de acuerdo a lo que se estableció
para la organización del evento.
Evaluación del evento.-Es de vital importancia el saber la opinión de todos los

participantes de acuerdo al desarrollo del evento y así saber detalladamente cuales fueron
las ventajas y las desventajas.
3.3.2 Formatos Post-Evento
FORMATO - RETIRADA DE EQUIPO.
FINALIDAD: Llevar un control del equipo utilizado. Estará a cargo del comité de programa.
FORMATO RETIRADA DE EQUIPO

EQUIPO FECHA DE HORA DE COMPLETO EN BUEN OBSERVACION
ENTREGA ENTREGA ESTADO
SI NO SI NO
FORMATO - MEMORIA.
FINALIDAD: Llevar un control en cuanto a la entrega de memorias a los participantes y

ponentes de las diferentes actividades que se realizaron. Estará a cargo del comité de
registro.
FORMATO MEMORIA
PRESENTACION GENERAL:
Introducción
Sede
Fecha del Evento
Inauguración
DESARROLLO DEL EVENTO:
Tema
Ponentes
Dinámicas grupales
Conclusiones
FORMATO - LIQUIDACIÓN Y PAGO DE FACTURAS.
FINALIDAD Controlar los pagos. Estará a cargo por el comité de finanzas.
FORMATO - LIQUIDACIÓN Y PAGO DE FACTURAS

SERVICIOS FECHA HORA PRIMER PAGO SEGUNDO
PAGO
FORMATO- EL CONTROL DE DESMONTAJE
FINALIDAD: Tener un control en la entrega de salas.
Fecha
Sala Dinámica Tipo de Horario Observaciones
Montaje
Montaje Desmontaje
FORMATO - CONTROL DE QUEJAS Y SUGERENCIAS
FINALIDAD: Conocer dudas, quejas y/o sugerencias.
FORMATO CONTROL DE QUEJAS Y SUGERENCIAS

Instrucciones:
Sea breve y anote sus quejas o sugerencias.
Proporcione sus datos por si no fuera posible contestar sus dudas, preguntas o
sugerencia s en este evento.
Dudas, quejas o comentarios:

______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
Nombre:
______________________________________________________________________
Teléfono:_______________________________________celular:__________________
Institución:
______________________________________________________________________
Puesto:
______________________________________________________________________
Capítulo 4. Promoción Y Comercialización De Congresos
Y Convenciones 91
91
Capítulo 4. Promoción Y Comercialización De Congresos Y
Convenciones 92
Cada uno de los elementos citados anteriormente tiene su propio papel y utiliza unas
HERRAMIENTAS DE GESTION.
4.1 Sugerencias Para La Promoción Y Comercialización De
Eventos
Estas herramientas no son sino técnicas y estrategias de mercadotecnia, a través de las
cuales se obtiene la respuesta a los interrogantes propios de cualquier gestión: Las
famosas cuatro P (Jerome McCarthy), que obedecen a los cuatro factores en los que se
fundamenta toda la gestión de marketing.
QUÉ * PRODUCTO
DONDE * PLAZA
CUANTO * PRECIO
COMO * PROMOCIÓN
PRODUCTO
Las agencias de viajes especializadas y OPC ofrecen la gestión integral de los eventos
que forman parte del mercado de eventos, en especial congresos y convenciones y viajes
de incentivo. Para ello ofrecen un producto basado en:
§ Asesoría al convocante.- Que puede ir desde la orientación y apoyo para la
presentación del proyecto, hasta el análisis conjunto de ideas concebidas,
corrección de desviaciones, suministro de información y asesoramiento financiero
por medio de la búsqueda de patrocinadores y fuentes de financiación.
§ Organización del evento.- Abarcando todas las tareas que van desde la
planificación y esbozo del proyecto hasta la gestión de recursos humanos y
económicos, marketing, relaciones públicas y oficina de prensa.
§ Contratación de los servicios.- Incluyendo un estudio previo del presupuesto,

servicios y prestadores más idóneos.
§ Operación y desarrollo del evento.- Con plena coordinación de todas las

actividades a través del comité organizador.
92
PLAZA
En líneas generales se puede decir que existen requerimientos básicos para la
organización del evento en una plaza determinada:
 Comunicaciones.- Aéreas, terrestres, marítimas.
 Capacidad hotelera.- Con una oferta variada en cuanto a categorías y
ubicación, así como infraestructuras modernas con una correcta relación
calidad-precio.
 Oferta cultural y de ocio.- Museos, teatros, cines, espectáculos y restaurantes.
 Estabilidad política, atractivos turísticos, equipamiento y profesionalidad en las
empresas de servicios con una buena relación calidad-precio.
PRECIO
La estructura empresarial junto con una gestión eficaz y coherente impone un precio y
producto. No obstante, el grado de autonomía del empresario en materia de precios está
influido por dos factores La Competencia Y El Valor Percibido Del Producto.
El esfuerzo que la empresa realiza con el fin de añadir ventajas y garantías al producto ha
de ir dirigido a lograr que el comprador perciba este valor añadido. Por ese motivo no se
puede competir exclusivamente por el precio, sino también por la calidad (seguridad,
garantía, experiencia y profesionalidad) que puede transmitir el producto.
El operador de eventos dentro del mercado de eventos ha de ser consciente de la
singularidad de su producto-servicio, y de su sistema, compuesto por el soporte físico
visible e invisible (oficinas, tecnología, equipo humano, currículo), el personal en contacto
(representante ante el cliente) y por los modos de participación del cliente en la
producción del servicio (integración del cliente en la producción, a través de un comité
organizador o coordinador del evento)
El valor del conjunto, debidamente transmitido, será el precio que el cliente estará
dispuesto a pagar y, por tanto, el verdadero precio de su producto.
PROMOCIÓN: LA CAPTACION DEL EVENTO
Captar un evento significa introducirse en los distintos sectores que organizan eventos y
conociendo sus objetivos, atraer su interés. La convocatoria de un congreso, una
convención o un viaje de incentivo no es casual; el convocante está convencido de que es
necesario, conveniente e interesante para su sector, organización o entidad.
Se puede decir que la captación del evento precisa de la intervención conjunta del
operador profesional (agencia de viajes u OPC) de las oficinas de convenciones y de
gobierno.
Las agencias de viajes y OPC editan su propio material de promoción, basado en un

folleto e imagen y presentación de la empresa, su actividad y experiencia. El diseño,
creatividad y contenidos de este folleto varía según la empresa, pero es una herramienta
indispensable para cualquier campaña de promoción
4.2 Mezcla Promocional

Dependiendo del mercado objetivo se diseñara la mezcla promocional, una vez
segmentado por áreas demográficas, así como por los motivos por asistir. Para
promocionar y comercializar en forma efectiva el evento se procede a la elección de la
mezcla promocional como ejemplo:
MEZCLA PROMOCIONAL
 Publicidad
Elaboración de propuesta de presupuestos en diferentes medios
• Ubicación de publicidad en los medios generalistas más adecuados y también en
especializados.
• Selección de otras webs donde ubicar banner del evento.
 Internet
REDES SOCIALES
A través de las redes sociales tenemos la posibilidad de dar conocer los detalles y todas
las novedades del evento, gracias a los contactos directos que se obtienen gracias a
estos medios.
 Anuncios
 Correo directo
 Sitios Web para eventos
SOFTWARE INCRIPCIONES ONLINE

Creación de un Formulario de inscripción online personalizado:
 Imagen del congreso, datos
 Inscripción, datos facturación, tipología
 Inscripciones, reserva de hotel, talleres, actividades sociales, etc.
 Página web
PÁGINA WEB
 Creación y desarrollo de una web específica del evento
 Diseño, imagen del Congreso, colores corporativos.
 Programa del Congreso.
 Zona de inscripción, tarifas.
 Ediciones anteriores.
 Otra información de interés: programa acompañantes, cómo llegar, descuentos,
patrocinadores, etc.
 E-marketing
Se sugiere elaborar un cronograma para Promocionar y Comercializar el Evento. El cual

estará influido por la fecha en que se realizara el evento.
Ejemplo.
4.3. Identificar Los Elementos Que Se Deben Incluir En La

Mezcla Promocional
ELEMENTOS QUE SE DEBEN INCLUIR EN LA MEZCLA PROMOCIONAL

La expresión mezcla promocional está destinada a la difusión de las características del
producto o servicio. La mezcla promocional es un plan creativo general que vincula varios
ingredientes correctamente seleccionados, que se coordinan en las actividades siguientes
Promoción. Comprende todos los instrumentos de la combinación del marketing, cuya
función principal es la comunicación persuasiva.
Promoción de ventas. Todas las actividades de promoción que no incluyen ventas
personales y publicidad, ya sea onerosa o gratuita, tendientes a estimular los campos del
consumidor y la efectividad de los intermediarios.
Los responsables de mercadotecnia utilizan la promoción de ventas para mejorar la
eficacia de otros elementos de la mercadotecnia. También se emplea con el objeto de
lograr aumentos inmediatos de ventas.
Publicidad. Actividades comprendidas con el objeto de presentar a un grupo un mensaje
empresarial, oral o visual, con respecto a un producto, servicio, idea patrocinado y
diseminado, por medios masivos de difusión.
Es una forma pagada de comunicación impersonal de los productos de una organización;
se transmite a una audiencia seleccionada de personas. Las personas usan la publicidad
para dar a conocer sus productos, entre los medios masivos.
Es un método promocional sumamente flexible, ya que brinda a la empresa la oportunidad
de llegar a grandes audiencias seleccionadas o a centrarse en una audiencia más
pequeña y bien definida. Es un método muy eficaz en cuanto a su costo, porque el costo
por persona es muy bajo si se considera que llega a una infinidad de personas; además
permite repetir el mensaje muchas veces, para que tenga una mayor redacción y
penetración publicitaria.
Su objetivo principal es estimular las ventas ya sea de manera inmediata o en el futuro.
Las metas publicitarias según Kotler son:
1. Exposición.- Comunicar un anuncio por cualquier medio, sin que esto signifique
que todo el público necesariamente los haya visto.
2. Conocimiento.- Lograr que la gente recuerde o reconozca el anuncio, el mensaje.
3. Actitudes.- Medir el impacto de la campaña anunciadora en las actitudes de la
gente.
4. Ventas.- El fin concreto de la campaña publicitaria.
Venta Personal. Proceso personal de una presentación oral en una conversación con uno
o más compradores, con el propósito de realizar ventas.
Es un proceso que tiene como finalidad informar y persuadir a los consumidores para que
compren determinados productos ya existentes o novedosos, en una relación directa de
intercambio entre el vendedor y el consumidor. Se utiliza para conocer gustos y
necesidades del mercado.
El costo de esta es más elevado que el de la publicidad, pero los esfuerzos de esta llegan
a tener efectividad mucho mayor en los consumidores; cuando los responsables de
mercadotecnia emplean la venta personal, reciben de inmediato la retroalimentación que
permite ajustar el mensaje para mejorar la comunicación y determinar y satisfacer las
necesidades del consumidor.
Relaciones públicas. Conjunto de todas las actuaciones realizadas por una institución y
por las diversas personas relacionadas con ella, con el objeto de ajustar su trayectoria a la
de los otros individuos y empresas con las que se tiene algún contacto importante.
Es una forma de comunicación directa para crear una imagen favorable de la empresa, no
vende productos, vende imagen.
La mezcla o combinación promocional se determina con base en el segmento de mercado
al que se desea llegar, y se establece previa consideración del ciclo de vida del producto.
Al desarrollar la mezcla promocional siempre se deben considerar:
 Al Cliente: sus necesidades y anhelos.

 El costo para el cliente.
 La conveniencia.
 La comunicación.
Sitios Web para eventos
E-marketing
DISEÑO Y ANALISIS DE LA MEZCLA PROMOCIONAL
Se deben considerar los factores para determinar la mezcla, tales como: Las estrategias
de Jalar y Empujar, considerando la etapa del ciclo de vida en que se encuentra el
producto o servicio.
ESTRATEGIA DE EMPUJAR: “Impulsa el producto o servicio a través de los canales de
distribución hasta los consumidores finales.
ESTRATEGIA DE JALAR: Es cuando la empresa dirige sus actividades de publicidad y
promoción de los consumidores finales para estimularlos a adquirir el producto.
4.3.1 Eventos 2.0 93

Un evento 2.0 Utiliza una estrategia de comunicación on-line, y suele ser un complemento
informativo, audiovisual, gráfico y/o interactivo de un evento, mediante el uso de Internet y
las redes sociales más adecuadas.
Los eventos ya no se centran en un día y una hora concreta, la estructura hoy en día es
diferente, ya que ahora es posible iniciarlo mucho antes mediante la comunicación 2.0,
generando expectativa, debate, motivación, información, suspense... y una vez finalizado
el evento, también permite seguir recordándose y potenciando la imagen de la empresa o
institución organizadora.
Las principales actividades del evento pueden ser retransmitidas al momento mediante el
uso de plataformas 2.0, utilizando posts, comentarios, vídeos, streaming, imágenes, etc.
Nos permite informar sobre todo aquello que vaya aconteciendo en cada instante: “llegada
de los invitados..., parlamentos iniciales..., agradecimientos..., premiados...,
actuaciones..., etc”.
Los llamados eventos “tradicionales” llegan a un número limitado de personas, pero desde
la introducción del 2.0 se puede ampliar el mensaje a un número ilimitados de
interesados. Utilizar este tipo de comunicación permite aumentar la visibilidad
(reconocimiento y mejora de reconocimiento de marca), además,es mucho más
económico (pudiendo ser gratuito) que mediante el uso de cualquier medio tradicional (Tv,
radio, revistas, etc). Además, la difusión 2.0, en su mayor parte quedará guardada on-line,
y perdurará en el tiempo, pudiendo amplificar su valor de marca.
Podemos utilizar Redes Sociales como herramientas para este tipo de eventos:
 Twitter
 Facebook
 Instagram
 Blog del Evento
 Página Web del Evento
 Etc.
93
(Sole Hernandez, 2017)
4.4 Diseño De La Mezcla Promocional – Imagen Del Evento –
Faq´s -Página Web
IMAGEN DEL EVENTO
Estos se ven reflejados en el logo y el slogan, estos han de identificar el evento con sus
objetivos.
Los creativos de publicidad son los profesionales que estudian la mejor opción, teniendo
en cuenta que el logotipo ha de ser susceptible de ser ampliado o reducido sin que ello
pierda identidad, diseño y atractivo.
Tanto el logotipo como el slogan deben aparecer en la primera documentación que se
emita relacionada con el evento.
Una vez elegidos los elementos que se han de incluir en la Mezcla Promocional (ver
cuadro) se procederá a elaborar el PLAN DE MEDIOS
Televisión
Prensa
PUBLICIDAD
Radio
Cine
Revistas
Espectaculares
Folletos
Carteles
Correo directo
Cartas
Postales
PROMOCIÓN
Fólder
Kits
Menús
Carteleras
Carteles
Utilización de mercadeo
Visitas promociónales
Cortesías
PROMOCIÓN DE
Presentaciones
VENTAS
Eventos promociónales
Descuentos
Medios masivos
EL PLAN DE MEDIOS
1. El plan de medios: definición y estructura.
El plan de medios se define como el proyecto de distribución de mensajes publicitarios en

los medios de comunicación para un tiempo determinado.
Su estructura consta de unos hechos previos que lo originan y condicionan o
antecedentes; metas que se quieren conquistar u objetivos; caminos entre los cuales se
ha optado para alcanzar esas metas o estrategia; de pasos concretos que se tienen que
dar, con sus fechas y costos o tácticas y presupuesto; y finalmente, la explicación de por
qué se eligió un proceso u otro o racional, y la verificación de su cumplimiento y
resultados: el control del plan de medios.
El Plan de Medios es una de las funciones estratégicas de la publicidad. Puede

considerarse como la parte medular de la campaña de publicidad, ya que proporciona un
método disciplinado para la elaboración de la estrategia.
Debe coordinarse con la estrategia general de mercadotecnia, así como con otros
aspectos del plan de publicidad y promoción.
Etapas que conforman el Plan de Medios
ETAPAS DEL PLAN DEMEDIOS
A) Análisis Preliminar.
B) Definición de Estrategias.
C) Implementación de Tácticas.
D) Control de Presupuesto.
A) Análisis Preliminar.
Su objetivo es conocer la situación actual del mercado, la marca misma, la competencia y

también los objetivos y planes de la empresa.
B) Definición de Estrategias.
Una vez que se haya analizado la información preliminar, el departamento de medios y la

agencia de publicidad comienzan a desarrollar la parte estratégica del plan.
Esto comprende:
 Definir postura de medios (peso publicitario).

 Definir target group (grupo de audiencia).
 Definir regionalidad (área geográfica).
 Definir estacionalidad (época del año).
Para iniciar un plan de medios el departamento de medios se cuestiona lo siguiente:

¿Cuánto? ¿En dónde?
¿Cuándo?
¿A quién? Dirigir el Esfuerzo Publicitario
“Aquí es donde interviene el anunciante, ya que se dará un análisis conjunto de la
información que genere el proceso mercado lógico y que pueda ser necesaria para definir
el plan estratégico de medios.
Con la información generada por el anunciante el departamento de medios responderá a

las preguntas previamente formuladas.
Postura de Medios
¿Cuánto?
Regionalidad
¿En dónde?
Estacionalidad
¿Cuando?
Target Group
¿A quién?
 Postura de Medios.
Se refiere a la información mínima para definir qué intensidad tendrá el esfuerzo
publicitario, independientemente del porcentaje contra ventas, margen y utilidad que
persiga la marca es la siguiente:
- Planes, estrategias y objetivos de mercadotecnia.

 Regionalidad
Mediante este se definirá en qué áreas o ciudades se desarrollara el plan.
 Estacionalidad.
Los ejecutivos involucrados en el desarrollo de un plan de medios deben de detectar en
que épocas del año existen mayores oportunidades de que la publicidad genere ventas.
Estos periodos tendrán prioridad al momento de distribuir el esfuerzo publicitario.”
 “Target Group.
Es la información acerca de nuestro grupo de audiencia, es decir, a quien va dirigido el
esfuerzo publicitario, y sus puntos más importantes son los siguientes:
 Clasificación psico-socio-demográfica del consumidor.

 Definir quién es nuestro consumidor primario y secundario.
 Definir quien realiza la compra del producto.

 Definir si existen diferencias entre nuestro consumidor y el consumidor de la
competencia.
 Posicionamiento y estrategia creativa.
C) Implementación de Tácticas.
Una vez que se han definido las estrategias primarias podemos definir las tácticas que
adoptara el plan.
TÁCTICAS BÁSICAS
Reach and Frequency. Scheduling.
(Alcance y Frecuencia). (Distribución Cronológica).
Máximo reach-frequency. Máximo reach-frequency.
 Durante el lanzamiento o Campaña Flat.

relanzamiento de un producto.  Continuas.
 Cambio de estrategia creativa.  Uniformes.
Énfasis en reach.  Sin interrupciones.
 Post-lanzamiento.  Sin variaciones en peso

publicitario.
 Bajo conocimiento de la marca.
 Baja recordación publicitaria.
Énfasis en frequency. Énfasis en reach.
 Marca establecida v.s. marca Flighting.

nueva.  Periodos dentro y fuera del aire.
 Reforzar o fomentar lealtad de  Maximizar presupuesto.
marca.  Pesos publicitarios.
 Defender heavy users.  Más competitividad.
D) Control del Presupuesto.

Anualmente cualquier empresa turística tienen que decidir en base a una meta especifica
cuánto dinero van a emplear en publicidad, para poder determinar el presupuesto
publicitario los métodos más usuales son:
MÉTODOS PARA DETERMINAR PRESUPUESTO PUBLICITARIO.
Método Permisible.
 Se basa en suposiciones de las cantidades posibles de erogar o bien, a partir

de un presupuesto global se resta lo de otros departamentos.
Método de Porcentaje de Ventas
 Tiene una relación directamente proporcional con niveles de venta del

ciclo de vida del servicio.
Método de Objetivos y Tareas
 Se deberán establecer los objetivos publicitarios, definir tareas y

acciones, realizar un cálculo de las erogaciones para determinar el
presupuesto de la campaña.
Aprobación del Presupuesto
 Se someten ante los niveles jerárquicos superiores a fin de realizar los

ajustes necesarios y consecuentemente obtener la aprobación.
Cap.5. Diseño De Productos Turísticos Para Eventos
Cap.5. Diseño De Productos Turísticos Para Eventos 94
Una vez diseñado el evento, se procederá a planear, organizar y gestionar los tours que
se han de llevar a cabo por los participantes, de acuerdo a sus gustos, preferencias, a la
ciudad sede. Con el fin de captar mayores beneficios para la empresa organizadora del
evento.
En eventos que se van a celebrar en distintos países, los viajes Post convención tienen
mucha demanda. El empresario o profesional que se desplaza para asistir a un evento ya
sea congreso o convención que se celebra en un país que no conoce, o conoce poco,
aprovechara este viaje para hacer turismo, como complemento a las jornadas de trabajo.
La oferta e inscripción a estos viajes se suele hacer al mismo tiempo que se hace la
inscripción, ya que trata de viajes preparados en exclusiva para los participantes. No
obstante, hay tours que admiten reserva de última hora.
El comité organizador o la secretaria turística diseñarán, planearán, organizarán y
controlarán todas las reservas de los tours (productos turísticos) Post convención. Así
también contactara con todos los participantes, tanto inscritos inicialmente como aquellos
que han pedido su participación en último momento, para coordinar la hora y lugar de
presentación, posible recogida en los distintos hoteles, y, en su caso reconfirmar los
vuelos de regreso a su respectivo punto de origen. Todos los tours deberán ser liquidados
antes de la salida.
Se sugiere lo siguiente:
1. Diseñar el Producto turístico (servicios integrados) de acuerdo a:
SERVICIOS INTEGRADOS
94
Son la agrupación y organización de diversos servicios turísticos destinados a un tipo de
turismo y mercados específicos en este caso a congresos y convenciones. Con el fin de
satisfacer en su totalidad los requerimientos y necesidades de Estos.
OBJETIVO: Satisfacer necesidades de clientes individuales y grupales. A través de
productos turísticos diseñados especialmente para congresos y convenciones.
CARACTERÍSTICAS:
 Que sean atractivos

 Económicamente accesibles
 Variados
 Programados de antemano
 Organizados con carácter:
 Turístico
 Deportivo
 Empresarial
 Cultural
Los servicios integrados, como su nombre lo indica, integran 2 o más servicios, tales
como:
 Hospedaje
 Transportación Aérea
 Transportación Terrestre
 Transportación marítima
 Transportación Ferroviaria
 Alimentos y Bebidas
 Guías y/o Conductores
 Contratación de Instalaciones y Servicios para Eventos
Integrar dos o más servicios de los mencionados nos dará como resultado una
serie de opciones entre las cuales de se encuentran:
TIPOS DE SERVICIOS INTEGRADOS
ES EL CONJUNTO DE DOS O MAS

PAQUETE SERVICIOS QUE PUEDE SER ADQUIRIDO
POR UN CLIENTE, DE MANERA INDIVIDUAL
O GRUPAL
ES UNA SERIE DE SERVICIOS INTEGRADOS
EN UN ITINERARIO FIJO EN EL CUAL SE
INCLUYEN VARIAS CIUDADES O
EXCURSION LOCALIDADES A VISITAR.(CUMPLE CON UN
MINIMO Y UN MÁXIMO DE PASAJEROS)
ES UNA SERIE DE SERVICIOS
ORGANIZADOS CON UN ITINERARIO FIJO.
SE CARACTERIZA POR SER UN RECORRIDO
CIRCUITO EN EL CUAL PUEDEN COMBINARSE LOS
ITINERARIOS DE DOS O MAS
EXCURSIONES.
SON VIAJES ORGANIZADOS POR
LAS AGENCIAS DE VIAJES Y OFRECIDOS A
LAS EMPRESAS PARA QUE ESTAS A SU VEZ
VIAJES DE INCENTIVO PROPORCIONEN A SUS TRABAJADORES
COMO UNA MANERA MAS DE PREMIARLES
POR SU DESEMPEÑO.
ES UN VIAJE EN EL CUAL SE CONJUGAN
UNA SERIE DE SERVICIOS UTILIZADOS POR
PEREGRINACIÓN UN GRUPO DE PERSONAS CON EL FIN DE
VIAJAR O VISITAR UN CENTRO RELIGIOSO.
INCLUYEN LA CREACIÓN DE EVENTOS Y

SERVICIOS ESPECIALES TODO LO NECESARIO PARA SU BUEN
DESARROLLO.
FORFAIT ITINERARIO ARMADO AL GUSTO DEL

CLIENTE
Proceso de estructuración de un servicio integrado para eventos:
Elegir el servicio integrado para el desarrollo de cualquier tipo de evento y realizar el

siguiente proceso para su diseño, análisis de costos y operación del tour.
 Análisis de los requerimientos.

 Planeación.
 Diseño definitivo.
 Determinación del costo.
 Determinación del precio de venta.
 Condiciones de operación.
Al estructurar un servicio integrado, es necesario llevar a cabo un lineamiento a seguir:
 Planeación y Diseño.
 Organización.
 Negociación.
El desarrollo de las mismas puede darse de acuerdo con las necesidades y políticas de la
empresa organizadora o Comité Organizador.
El adecuado diseño de productos turísticos debe llevarse a cabo mediante la realización

de una serie de acciones y procedimientos que son de necesario cumplimiento, para
buscar el éxito deseado. Ello significa que éste debe responder tanto a las expectativas y
deseos de los participantes del evento.
Para la elaboración de Post Tours se debe aplicar la siguiente Metodología para el Diseño
de Productos Turístico.
5.1. Metodología Para El Diseño De Productos Turísticos –
Post – Tours
ETAPA ACCIONES PRINCIPALES
ANALISIS DE LOS 1. Identificar el mercado al que va dirigido, así como

REQUERIMIENTOS las necesidades y requerimientos.
2. Delimitar el tipo de turismo al que va enfocado.
PLANEACION 1. identificar, seleccionar ciudades o localidades
principales de la ruta.
2. Localización de servicios.
3. Identificar principales atractivos turísticos.
4. Calcular distancias entre las ciudades o localidades.
5. Identificar sistema de transporte viable para su
operación.
6. Seleccionar la ruta del circuito:
 Ubicación.
 Duración.
 Horarios.
7. Criterios importantes:
 Segmento de mercado.
 Tiempo en recorridos.
8. Seleccionar ruta y duración.
9. Selección de servicios: alojamiento, alimentación,
entradas especiales y guías.
10. Elaboración de itinerarios:
 Descripción detallada de atractivos:
ciudades, puntos de interés, etc.
ACCIONES PRINCIPALES
ETAPA
DISEÑO 1. Presentación de la ruta definitiva.

2. Bosquejo del itinerario general.
DETERMINACION DEL a) Cotizaciones

COSTO a) Dividir costos fijos de los variables.
b) Calcular costos variables por persona.
c) Calcular costos fijos y variables por día o
total dependiendo del caso.
d) Determinar el porcentaje deseado de
utilidades y comisiones que se otorgaran.
DETERMINACION DEL 1. Mínimos y máximos para la operación del Post
PRECIO DE VENTA Tour.
2. Determinar el punto de equilibrio.
CONDICIONES DE 1. Contactos y concertación con prestadores de
OPERACIÓN servicios.
2. Políticas de operación.
OBSERVACIONES
5.2. Análisis De Costos - Post-Tours
EJEMPLO DE POST – TOUR 95

CUADRO DE METODOLOGÍA
SERVICIO INTEGRADO: PAQUETE
RUTA: MEX – TGZ- VSA- MEX
Concepto 15 pax 30 pax
TRANSPORTE $ 3, 987 $ 1, 993.5
ALOJAMIENTO $ 5, 250 $ 5250
ALIMENTOS $ 3,700 $ 3700
ENTRADAS $ 170 $ 969.32
GUIA $ 969.33 $ 170
SEGURO $ 140 $ 140
SUMA $ 14, 216.33 $ 12, 222.82
COMISION $ 1, 421.63 $ 1, 222.28
UTILIDAD $ 3, 554.08 $ 3, 055.70
GRATUIDAD DEL $ 814.85
CONDUCTOR $ 407.42
SUBTOTAL $ 20, 006.89 $ 16, 908.22
IVA $ 3, 201.10 $ 2, 705.31
CAMARISTAS PAX $ 90 $ 90
BELL BOY PAX $ 80 $ 80
PROPINAS A Y B $ 555 $ 555
IMPUESTO $ 157.5
ALOJAMIENTO $ 157.5
PROPINAS GUIA
CAMARISTAS PAX $6 $7
BELL BOY PAX $ 5.33 $ 5.33
AYB $ 20 $ 20
IMPUESTO $ 10.80
ALOJAMIENTO $ 10.80
PROPINAS CONDUCTOR
CAMARISTAS PAX $ 3.50 $ 3.50
BELL BOY PAX $ 2.66 $ 2.66
AYB $ 10 $ 10
IMPUESTO $ 5.40
ALOJAMIENTO $ 5.40
TOTAL $ 24, 154.18 $ 20, 560.72
COTIZACIÓN 30 PAX
95
Elaboración Propia
TRANSPORTE
DIA HORA RUTA KM TCR COTIZACION
$ 600.00 +
1 07: 00 MEX-TGZ 963 10:42 $ 6,000.00 6,000 + 2,445
2 TGZ - $ 6,000.00 $ 600.00
3 TGZ - $ 6,000.00 $ 600.00
4 07:00 TGZ - VSA 179 01:59:20 $ 6,000.00 $ 600.00
5 VSA - $ 6,000.00 $ 600.00
6 VSA - $ 6,000.00 $ 600.00
7 07:00 VSA – MEX 784 08:42:40 $ 6,000.00 $ 5, 760.00
SUMATORIA $ 42, 000.00 $ 17, 805.00
TOTAL $ 59, 805.00
30 PAX $ 1, 993.50
ALOJAMIENTO
DIA HOTEL DBC/2 PAX TARIFA
1 TGZ 1500 $ 750
1500
2 TGZ $750
1500
3 TGZ $750
4 VSA 2000 $1000
2000
5 VSA $ 1000
2000
6 VSA $ 1000
TOTAL X PAX $ 5, 250.00
IMPUESTO HOSPEDAJE
3% $ 157.50
ALIMENTOS
DIA DESAYUNO COMIDA CENA TOTAL
1 - - $ 200.00 $ 200.00
$ 200.00 $ 200.00 $ 200.00
2 $ 600.00
$ 200.00 $ 200.00 $ 200.00
3 $ 600.00
$ 200.00 $ 200.00 $ 200.00
4 $ 600.00
$ 200.00 $ 200.00 $ 200.00
5 $ 600.00
$ 200.00 $ 200.00 $ 500.00
6 $ 900.00
7 $ 200.00 - - $ 200.00
TOTAL X PAX $ 3, 700.00
SERVICIO 15% $ 555.00
CAMARISTA NOCHES TOTAL TOTAL X PAX ENTRADAS X

$ 30.00 6 $ 180.00 $ 90.00 PAX
$ 170.00
BELL BOY CHECK IN CHECK OUT TOTAL X PAX
2 $ 20.00 X 2 $ 20.00 X 2 $ 80.00
DIA
SEGURO PAX S TOTAL
$ 20.00 7 $ 140.00
GUIA
HONORARIOS $ 1,000.00 7 DIAS $ 7,000.00
ALOJAMIENTO $ 900.00 6 NOCHES $ 5,400.00
IMPUESTO $
HOSPEDAJE 162.00 $ 10.80
ALIMENTOS
1 $ 100.00 $ 100.00 $ 100.00 $ 300.00
2 $ 100.00 $ 100.00 $ 100.00 $ 300.00
3 $ 100.00 $ 100.00 $ 100.00 $ 300.00
4 $ 100.00 $ 100.00 $ 100.00 $ 300.00
5 $ 100.00 $ 100.00 $ 100.00 $ 300.00
6 $ 100.00 $ 100.00 $ 100.00 $ 300.00
7 $ 100.00 $ 100.00 - $ 200.00
TOTAL $ 2000.00
TOTAL / 15
PAX $ 300
SERVICIO
15% $ 20
CAMARISTA NOCHES TOTAL TOTAL /30 PAX
$ 30.00 6 $ 180.00 $ 6.00
BELL BOY CHECK IN CHECK OUT TOTAL TOTAL / 30 PAX

2 $20 $20 80 2.66666667
DIA
SEGURO GUIA S TOTAL
$
20.00 7 $ 140.00
GUIA
HONORARIOS $ 7,000.00
ALOJAMIENTO $ 5,400.00
ALIMENTOS $ 2,000.00
SEGURO $ 140.00
TOTAL $ 14,540.00
TOTAL / 30 PAX $ 484.66
TOTAL $ 969.32
PUNTO DE EQUILIBRIO
COSTOS FIJOS TOTALES
P . E=
PRECIO LISTA−COSTOS VARIABLES
COSTOS FIJOS
TRANSPORTE $ 59,805.00
AYB $ 111,000.00
GUIA $ 14,540.00
TOTAL $ 342,845.00
COSTOS VARIABLES
SEGUROS $ 140.00
ENTRADAS $ 360.00
SUSTITUCIÓN
$ 342,845.00 $ 342,845.00
P . E= =
$ 16,908.22−$ 310 $ 16,598.22=20.65 ¿
¿
21 PAQUETES A VENDER
5.3. Ejemplos – Diseño De Post- Tours
EJEMPLO 1: 96
A continuación se muestra el Cuadro de Metodología y el cuadro de Análisis de Costos
del Post-Tour:
CUADRO DE METODOLOGÍA
Análisis de los requerimientos Transporte terrestre, Hospedaje, Alimentos
y Bebidas, Guía turístico, Entradas
Planeación El punto de encuentro para la salida será el
ángel de la Independencia para partir al
estado de Hidalgo. Donde se visitarán las
Grutas de Tolantongo. Dentro de este
recorrido los visitantes contaran con los
servicios antes mencionados.
Diseño Día 1
07:00 hrs Salida de la CDMX
11:00 hrs llegada al Cuernavaca y check in
en el hotel.
13:30 hrs comida
15:30 Recorrido por las Grutas
17:30 Tarde libre en el balneario.
Día 2
10:00 desayuno
11:00 Uso de Instalaciones del Balneario
15:00 Check Out
17:00 regreso a la CDMX .
96
Elaboración Propia
Análisis de costos de operación post tour
Servicio Paquete
integrado
Destino Grutas de Tolantongo
Duración 2 días, 1 noche
Procedencia CDMX
Transporte Autobús
No. De Personas 15 y 30 pax.
Concepto DBL
TRANSPORTE $ 840.00
ALOJAMIENTO $ 425.00
ALIMENTOS $ 900.00
GUIA $ 397.66
Entradas $ 300.00
SEGURO $ 40.00
SUMA $ 2, 902.66
UTILIDAD 25% $ 725.67
GRATUIDAD DEL CONDUCTOR $ 193.51
SUBTOTAL $ 3,821.84
IVA $ 611.50
CAMARISTAS PAX $ 15.00
BELL BOY PAX $ 40.00
PROPINAS A Y B 15% $ 135.00
IMPUESTO ALOJAMIENTO 3% $ 12.75
PROPINAS GUIA
BELL BOY PAX $ 2.67
A Y B 15% $ 5.00
PROPINAS CONDUCTOR
BELL BOY PAX $ 2.67
A Y B 15% $ 5.00
TOTAL $ 4, 657.43
DESGLOSE DE COSTOS
TRANSPORTE
Tipo de Transporte: Turístico.
Tarifa: 6,000.00 Día: 6,000.00
Pernocta: 600.00
TRANSPORTE
1 07:00 MEX-HGO 194 02:30:00 $ 6,000.00 $ 600.00
2 17:00 HGO-MEX 194 02:30:00 $ 6,000.00
SUMATORIA $ 12,000.00 $ 600.00
TOTAL $ 12,600.00
15 PAX $ 840.00
30 PAX $ 420.00
ALOJAMIENTO
ALOJAMIENTO
1 Hotel (El Paraíso Escondido) 850 $ 425.00
TOTAL X PAX $ 425.00
IMPUESTO HOSPEDAJE 3% $ 12.75
TOTAL X
CAMARISTA NOCHES TOTAL PAX
$ 30.00 1 $ 30.00 $ 15.00
BELL
BOY CHECK IN CHECK OUT TOTAL X PAX
1 $ 20.00 $ 20.00 $ 40.00
ALIMENTOS
ALIMENTOS
1 $ 300.00 $ 300.00 $ 600.00
2 $ 300.00 $ 300.00
TOTAL X PAX $ 900.00
SERVICIO 15% $ 135.00
ENTRADAS VARIOS
Grutas y
ENTRADAS Balneario Total
2 $150 $300
SEGURO
SEGURO PAX DIAS TOTAL
$ 20.00 2 $ 40.00
GASTOS DEL GUIA

GUIA
ALOJAMIENTO $ 500.00
ALIMENTOS $ 500.00
SEGURO $ 40.00
TOTAL $ 3, 040.00
TOTAL / 15 PAX $ 397.66
TOTAL / 30 PAX $ 198.83
GUIA
HONORARIOS $ 1,000.00 2 DIAS $ 2,000.00
ALOJAMIENTO $ 500.00 1 NOCHES $ 500.00
IMPUESTO HOSPEDAJE
3% $ 15.00
ALIMENTOS
$
1 $ 100.00 100.00 $ 100.00 $ 300.00
$
2 $ 100.00 100.00 $ 200.00
TOTAL $ 500.00
TOTAL / 15 PAX $ 33.33
SERVICIO 15% $ 5
$ 30.00 1 $ 30.00 $ 2.00
1 20 20 40 2.666666667
SEGURO GUIA DIAS TOTAL
$ 20.00 2 $ 40.00
PUNTO DE EQUILIBRIO
COSTOS FIJOS
AYB $ 13,500.00
GUIA $ 3,040.00
TOTAL $ 35, 515.00
COSTOS VARIABLES
SEGUROS $ 40.00
ENTRADAS $ 300.00
TOTAL $ 340.00
FORMULA PUNTO DE EQUILIBRIO

P . E=
SUSTITUCIÓN
$ 35 ,515.00 $ 35 , 515
P . E= = =10.20
$ 3,821.84−340 $ 3 , 481.84
PARA 15 PERSONAS / PUNTO DE EQUILIBRIO 11 PAQUETES A VENDER
EJEMPLO 2: 97
97
https://plus.google.com/114306129514907069778
EJEMPLO 3: 98
98
https://twitter.com/smsemmx/status/697131116000468992
Capítulo 6. Evaluación Del Evento
Capítulo 6. Evaluación Del Evento 99
Contar con una metodología para hacer una evaluación integral de cualquier evento,
siendo un elemento de gran utilidad para los organizadores, la cual permite evaluar de
una manera integral y con un criterio sistemático a los integrantes del comité organizador,
a las diferentes actividades del evento y a la organización del evento.
Además de conocer las oportunidades y los puntos fuertes del comité organizador y de la
organización en general del evento, y detectar las debilidades que se deben corregir para
preparar un plan estratégico para el mejor desarrollo del evento.
Hay que Identificar en forma específica aquellas áreas de la organización que presentan
niveles críticos y que seguramente están afectando directamente la consecución de los
objetivos generales marcados por el comité organizador.
La importancia de la EVALUACIÓN DEL EVENTO radica en que se proyecta una revisión

general de todas las actividades y sus interrelaciones. Esta idea es aplicable a cualquier
tipo y tamaño de evento, ya sea del sector público, privado o social.
Para detectar los acontecimientos ocurridos es necesario auxiliarse de un cuestionario

que nos aporte las conclusiones precisas, comparando todos los elementos involucrados.
Se hace la pregunta ¿Cómo saber que los objetivos y metas del comité organizador se
cumplieron? Esto se puede a través de la evaluación al finalizar el evento.
Existen diversos instrumentos de evaluación de que se puede valer el comité organizador,
(comité ejecutivo) para valorar los aciertos y desaciertos que existieron durante el
congreso o la convención.
Es importante hacer notar que para que exista un sistema efectivo de evaluación hay que
establecer criterios de medición y programas, que permitan hacer objetivas las bases de
revisión, eliminando así cualquier criterio subjetivo.
UN CORRECTO SISTEMA DE MEDICION DE RENDIMIENTO, SE BASA EN LA

PLANIFICACIÓN Y DISEÑO ADECUADO DE LOS DIFERENTES INDICADORES QUE
SE VAYAN A UTILIZAR EN CADA EVENTO EN PARTICULAR.
Hay que decidir cuáles son las estadísticas que interesan para que los organizadores
lleven los controles y reportes necesarios para obtener la información.
Hay que planificar la forma y el método para evaluar antes, durante y después del evento.
Los factores principales para evaluar son:

99
SI SE ALCANZO EL OBJETIVO GENERAL DEL EVENTO.
SI LAS ESTRATEGIAS PLANIFICADAS Y DISEÑADAS FUNCIONARON.
SI LOS PROGRAMAS SE CUMPLIERON EN SU TOTALIDAD Y CON QUE
NIVEL DE CALIDAD.
SI LOS RESULTADOS OBTENIDOS ERAN LOS ESPERADOS.
Una forma sencilla de evaluar, es por la cantidad de participantes inscritos y la utilidad

que se obtuvo, en muchos eventos es la forma de decidir si hubo éxito o fracaso en la
realización del evento.
Es conveniente durante el evento aplicar a los participantes cuestionarios para conocer su
sentir sobre la realización en general.
INDICADORES
Algunos indicadores que se pueden utilizar para medir el resultado del evento son los
siguientes:
 Participantes esperados vs. Asistencia real.

 Expositores esperados vs. Expositores inscritos.
 Cuotas cobradas vs. Cuotas presupuestadas.
 Ventas de módulos real vs. Ventas de módulos pronosticadas.
 Ponentes esperados vs. Ponentes que asistieron.
 Iniciación de eventos en horarios programados vs. Retrasos.
 Gastos esperados vs. Gastos reales.
 Ingresos presupuestados vs. Utilidades reales.
 Participantes satisfechos vs. Participantes no satisfechos.
La evaluación debe ser un proceso corto, mediano y largo plazo, ya que algunos
beneficios son de inmediato, pero hay otros que necesitan algunos meses para que
maduren. Por lo que se debe medir lo que la empresa ha logrado como resultado de la
participación en diferentes tiempos.
Un aspecto importante en la evaluación será el referente al costo-beneficio obtenido, por

lo que hay que buscar que los gastos que se lleven a cabo resulten lo más redituables.
Una vez analizado que es lo que realmente se desea evaluar, se procede al análisis de
qué tipo de instrumento de evaluación es idóneo para el evento.
Los instrumentos de evaluación están constituidos por preguntas, las cuales pueden
clasificarse por el tipo de respuesta que se requiere de los convencionistas.
Proporcionando instrucciones antes de contestar el instrumento de evaluación,
considerando el tiempo de que se dispone para la aplicación del cuestionario como
ejemplo de instrumento de evaluación.
6.1. Elementos Para Elaborar El Instrumento De Evaluación
Del Evento.
CUESTIONARIO:
El Cuestionario es un instrumento de investigación. Este instrumento se utiliza, de un
modo preferente, en el desarrollo de una investigación en el campo de las ciencias
sociales: es una técnica ampliamente aplicada en la investigación de carácter cualitativa.
Que resulta de gran utilidad para evaluar Congresos y Convenciones.
No obstante lo anterior, su construcción, aplicación y tabulación poseen un alto grado
científico y objetivo. Elaborar un Cuestionario válido no es una cuestión fácil; implica
controlar una serie de variables.
El Cuestionario es "un medio útil y eficaz para recoger información en un tiempo
relativamente breve".
En su construcción pueden considerarse preguntas cerradas, abiertas o mixtas.
CARACTERÍSTICAS
 Es un procedimiento de investigación.
 Es una entrevista altamente estructurada.
 "Un cuestionario consiste en un conjunto de preguntas respecto a una o más
variables a medir".
 Presenta la ventaja de requerir relativamente poco tiempo para reunir información
sobre grupos Númerosos.
 El sujeto que responde, proporciona por escrito información sobre sí mismo o
sobre un tema dado.
 Presenta la desventaja de que quien contesta responda escondiendo la verdad o
produciendo notables alteraciones en ella. Además, la uniformidad de los
resultados puede ser aparente, pues una misma palabra puede ser interpretada en
forma diferente por personas distintas, o ser comprensibles para algunas y no para
otras. Por otro lado, las respuestas pueden ser poco claras o incompletas,
haciendo muy difícil la tabulación.
Cuestionario Restringido o Cerrado
 Es aquel que solicita respuestas breves, específicas y delimitadas.

 "Para poder formular preguntas cerradas es necesario anticipar las posibles
alternativas de respuestas".
 Estas respuestas piden ser contestadas con:
o Dos alternativas de respuestas (respuestas dicotómicas): Si o No.

o Varias alternativas de respuestas: donde se señala uno o más ítems
(opción o categoría) en una lista de respuestas sugeridas. Como no es
posible prever todas las posibles respuestas, conviene agregar la categoría
Otros o Ninguna de las Anteriores, según sea el caso. En otras
ocasiones, el encuestado tiene que jerarquizar opciones o asignar un
puntaje a una o diversas cuestiones.
 Ventajas:
o Requiere de un menor esfuerzo por parte de los encuestados.
o Limitan las respuestas de la muestra.
o Es fácil de llenar.
o Mantiene al sujeto en el tema.
o Es relativamente objetivo.
o Es fácil de clasificar y analizar.
Cuestionario No Restringido o Abierto
 Las preguntas abiertas no delimitan de antemano las alternativas de respuesta.

 "Las preguntas abiertas son particularmente útiles cuando no tenemos información
sobre las posibles respuestas de las personas o cuando esta información es
insuficiente".
 Es aquel que solicita una respuesta libre.
 Esta respuesta es redactada por el propio sujeto.
 Proporciona respuestas de mayor profundidad.
 Es de difícil tabulación, resumen e interpretación.
Cuestionario Mixto
 Es aquél que considera en su construcción tanto preguntas cerradas como

abiertas.
Requerimientos para la Construcción de un Buen Cuestionario:
 Hacer una lista de aspectos (variables) que se consideran importantes de incluir.

 Determinar el propósito del cuestionario. Se refiere a un tema significativo.
 Señalar el título del proyecto, del aspecto o tema a que se refiere, y una breve
indicación de su contenido. Las instrucciones deben ser claras y completas.
 Especificar algunos datos generales: Institución, fecha, nombre del encuestador,
etc.
 Establecer la mejor secuencia de dichos aspectos o temas.
 Los términos importantes deben estar definidos.
 El cuestionario no ha de ser demasiado largo.
 No es conveniente iniciar el cuestionario con preguntas difíciles o muy directas.
 Escribir un esquema de posibles preguntas pensando lo que se pretende averiguar
con cada una de ellas, procediendo posteriormente, si es necesario, a su
reubicación, modificación o eliminación. Cada pregunta implica una sólo idea. Las
preguntas deben ser objetivas, es decir, sin sugerencias hacia lo que se desea
como respuesta. Con relación a este punto, es conveniente hacerse las siguientes
interrogantes:
o ¿Es necesario o útil hacer esta pregunta?
o ¿Es demasiado general?
o ¿Es excesivamente detallada?
o ¿Debería la pregunta ser subdividida en otras preguntas más pequeñas y
ser más concreta, específica?
o ¿La pregunta se refiere preferentemente a un solo aspecto?
o ¿Se refiere a un tema sobre el cual las personas encuestadas poseen la
información necesaria?
o ¿Es posible contestarla sin cometer errores?
o ¿Son las palabras suficientemente simples como para ser comprendidas
por el encuestado?
o ¿Es la estructura de la frase fácil y breve?
o ¿Son las instrucciones claras y precisas?
o ¿Es necesario clarificarla con alguna ilustración?
o ¿Es posible que tal pregunta incomode al encuestado?
o ¿La pregunta induce la respuesta? ("Las preguntas no pueden apoyarse en
instituciones, ideas respaldadas socialmente ni en evidencia comprobada").
 "La elección de tipo de preguntas que contenga el cuestionario depende del grado
en que se puedan anticipar las posibles respuestas, los tiempos de que se
disponga para codificar y si se quiere una respuesta más precisa o profundizar en
alguna cuestión".
J. W. Best, da las siguientes sugerencias con relación a la

construcción de cuestionarios:
o Busca solamente la información que se puede obtener de otras fuentes.

o Es tan breve como sea posible y sólo lo bastante extenso para obtener los
datos esenciales.
o Tiene un aspecto atractivo.
o Las instrucciones son claras y completas. Los términos importantes se
hallan definidos; cada pregunta implica una sola idea; todas ellas están
expresadas tan sencilla y
o claramente como sea posible, de manera que permite respuestas fáciles,
exactas y sin ambigüedad.
o La importancia del tema al cual se refiere, debe ser expuesta clara y
cuidadosamente en el cuestionario. Las personas estarán más dispuestas
a responder si saben cómo serán utilizadas sus respuestas.
o Las preguntas son objetivas, sin sugestiones hacia lo que se desea como
respuesta.
o Las preguntas están presentadas en un orden psicológico correcto,
precediendo las de tipo general a las específicas. Deben evitarse las
preguntas molestas.
o Es fácil de clasificar o interpretar.
o Antes de aplicar un cuestionario a un grupo Númeroso, conviene
experimentarlo en un grupo reducido de características lo más semejantes
a las personas a las que se va a encuestar. Esta aplicación previa tiene por
objeto detectar preguntas e instrucciones ambiguas que posteriormente
pueden restar validez al instrumento. Es lo que se denomina cuestionario
piloto de la prueba.
o Al elaborar el cuestionario es necesario establecer la forma en que será
tabulado e interpretado. Para este objeto, es de gran utilidad la aplicación
experimental que permite prever la dispersión que tendrán las respuestas.
Una de las formas más sencillas de tabular un cuestionario es construir una
tabla de doble entrada, en uno de cuyos ejes se registra a los encuestados
o el número de formulario si se aplicó en forma anónima, y en su otro eje
se colocan las preguntas o el número que las representa. De este modo es
posible obtener rápidamente una visión global de las respuestas dadas por
los individuos encuestados. (Best, John. 1974)
6.2. Análisis De Los Resultados Del Instrumento De

Evaluación
Se sugiere utilizar la siguiente escala:
La Escala de Likert
 Es un tipo de instrumento de medición o de recolección de datos que se dispone

en la investigación social.
 Es una escala para medir las actitudes.
 Consiste en un conjunto de ítems bajo la forma de afirmaciones o juicios ante los
cuales se solicita la reacción (favorable o desfavorable, positiva o negativa) de los
individuos.
Alternativas O Puntos En La Escala De Likert

Alternativa A:
(5) Muy de acuerdo

(4) De acuerdo
(3) Ni de acuerdo, ni en desacuerdo (Afirmación)
(2) En desacuerdo
(1) Muy en desacuerdo
Alternativa B:
(5) Totalmente de acuerdo

(4) De acuerdo
(3) Neutral (Afirmación)
(2) En desacuerdo
(1) Totalmente en desacuerdo
Alternativa C:
(5) Definitivamente sí
(4) Probablemente sí
(3) Indeciso (Afirmación)
(2) Probablemente no
(1) Definitivamente no
Alternativa D:
(5) Completamente verdadero

(4) Verdadero
(3) Ni falso, ni verdadero (Afirmación)
(2) Falso
(1) Completamente falso
 Para obtener las puntuaciones de la escala de Likert, se suman los valores

obtenidos respecto de cada frase. El puntaje mínimo resulta de la
multiplicación del número de ítems por 1. Una puntuación se considera alta o
baja respecto del puntaje total (PT); este último está dado por el número de
ítems o afirmaciones multiplicado por 5.
El análisis de los resultados del evento permiten conocer realmente cuales fueron las
percepciones de los participantes que asistieron al congreso.
Estos resultados permiten corregir los errores que acontecieron durante el evento, los
cuales sirven como antecedentes para eventos futuros.
Para analizar las respuestas obtenidas a través de esta escala se tiene que sacar la
media a través de la siguiente formula:
FORMULA PARA OBTENER LA MEDIA
INTERPRETACION DE LA MEDIA
El resultado obtenido a través de la media representa la calificación que le fue otorgada al
evento en general, de acuerdo a cada una de las opciones planteadas.
6.3. Ejemplos De Instrumentos De Evaluación
CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN DE CONFERENCIAS, DISERTACIONES Y EXPOSICIONES

FORMALES
_____________________________________________________________________
Nombre de la conferencia
___________________________________________________________________
Nombre del conferenciante
_____________________ ___________________ _________________________

Lugar núm. de conferencia día mes año
Califique con la escala de 0 a 5 la actuación del expositor:
1. Claridad: usted captó la exposición y no requerirá de explicaciones

adicionales. Realmente su esfuerzo para comprender fue mínimo. ____
2. Objetividad: entendió perfectamente lo que quiso decir el expositor. El mensaje

que usted recibió pudo asimilarlo inmediatamente. ____
3. Sencillez: en su opinión, el lenguaje empleado fue claro y objetivo. Usted considera

que el expositor no complicó el contenido de su exposición.____
4. Profundidad: grado de extensión del tema, alcance.____
5. S. Forma: la manera en que se presentó la exposición. A mejor forma, califique

con mayor puntuación. Si se le hizo aburrida, otorgue una calificación más
baja.____
6. Retrocarga: En la medida que usted haya llegado a conclusiones y pueda decir que
obtuvo información valiosa y aplicable, califique con puntuación alta. Si piensa que
fue tiempo perdido, califique con puntuación baja.____
7. ¿Qué sugiere usted para que el conferenciante mejore?:

_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
___
8. Organización: orden, disciplina y preparación de detalles que pudo observar.

Como en los casos anteriores, califique alto en tanto haya observado disciplina y
cuidado de los detalles____
9. Puntualidad en los horarios de inicio y terminación. ____
CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN DE CURSOS, JORNADAS,

CURSILLOS, SEMINARIOS Y CONGRESOS
____________________________________________________
Nombre del evento
_________________ _______________ _________ _______

Lugar día mes año duración evento
(Marque el círculo que considere conveniente)
1. El interés que despertó en usted el evento fue:

a) considerable ( )
b) regular ( )
c) poco ( )
d) ninguno ( )
2. Los conocimientos adquiridos tienen aplicación en su trabajo:

a) considerable ( )
b) regular ( )
c) poca ( )
d) ninguna ( )
3. La información que fue asimilada puede aplicarse realmente en un

futuro cercano, en forma:
a) considerable ( )
b) regular ( )
c) poca ( )
d) ninguna ( )
4. Profundidad con que se trataron los temas durante el curso:

a) considerable d) ninguna
b) regular ( )
c) poca ( )
( ) ( )
5. Amplitud con que se trataron los temas:

a) considerable ( )
b) regular ( )
c) poca ( )
d) ninguna ( )
6. Grado de dificultad para asimilar información y entender el contenido

de los temas tratados:
a) considerable ( )
b) regular ( )
c) poco o superficial ( )
d) ninguna ( )
7. Cumplimiento del programa anunciado:

a) definitivamente ( )
b) parcialmente ( )
c) bajo ( )
d) considerablemente ( )
bajo
8. Razón por la que asistió al evento:

a) interés por ( )
desarrollarse
( )
b) obligación
( )
c) sin opinión definida
d) pagaron el importe
()
del curso
CUESTIONARIO PARA LA EVALUACION DE CURSOS DE
FORMACIÓN
SOBRE LAS METAS Y OBJETIVOS DEL CURSO
4. Evalúa según tu opinión las metas y objetivos de este curso en función de:
MUY ALTA ALTA MEDIA BAJA MUY BAJA

Relevancia para mi trabajo como profesor
Realismo y practicidad
Claridad, estructuración de los objetivos
Grado de publicidad y clarificación de las metas
y objetivos
LOS PARTICIPANTES:
5. Señala cuáles han sido los motivos que te han llevado a participar en esta actividad de
formación:
 Refrescar o mejorar mis conocimientos
 Adquirir nuevas habilidades
 Adquirir nuevas actitudes
 Propio interés personal
 Otros:
.............................................................................................................................................................................
.............................................................................................................................................................................
.............................................................................................................................................................................
............................................................................
6. Señala qué tipo de información has recibido en relación al curso
ABUNDANTE SUFICIENTE INSUFICIENTE NULA

Acerca del calendario
Acerca de las metas del curso
Acerca de los contenidos del curso
Acerca de los métodos de trabajo en el
curso
Acerca de las formas de evaluación
7. Señala en qué medida se ha tenido en cuenta la opinión de los asistentes para modificar:
MUCHO ALGO POCO NADA
Las metas del curso
El contenido del curso
Los métodos de trabajo
Los momentos de evaluación
La temporalización,
calendario
LOS PONENTES
8. Señala tu opinión respecto a las características de los ponentes que han participado en el
curso
MUY MUY
ALTA MEDIA BAJA
ALTA BAJA
Claridad expositiva
Claridad en instrucciones para realizar las tareas
Capacidad de motivación
Dominio de una variedad de métodos didácticos
Dominio del contenido
Capacidad para propiciar la reflexión
Facilidad para mantener relaciones interpersonales,
apertura, saber escuchar
Capacidad para fomentar el trabajo en grupo, dar
instrucciones claras, facilitar el trabajo
Capacidad para mediar y resolver situaciones de conflicto
LOS CONTENIDOS DEL CURSO
9. Valora a continuación la calidad de los contenidos que se han abordado en el curso en

función de su:
MUY ALTA ALTA MEDIA BAJA MUY BAJA
Claridad
Posibilidad de aplicación
práctica
Concreción
Estructuración
10. A continuación aparece una relación de contenidos que se han abordado en el curso.
Por favor, indica en qué medida consideras que dominas cada uno de ellos:
CONTENIDOS DEL MUCHO BASTANTE SUFICIENTE POCO NADA
CURSO
CONTENIDO A
CONTENIDO B
CONTENIDO C
CONTENIDO D
LA METODOLOGIA DEL CURSO
11. A continuación te presentamos una relación de posibles componentes de un curso de

formación. Te pedimos que valores la importancia que ha tenido en este curso cada uno de
los componentes que te adjuntamos:
ALT MEDI MUY No ha

COMPONENTES MUY ALTA BAJA
A A BAJA ocurrido
Presentación de Teorías y
Conceptos
Demostración de la teoría o
destreza (en vivo, en vídeo, en
audio, por escrito)
Práctica y retroinformación (en
vivo, en vídeo, en audio, por
escrito)
Trabajos a realizar fuera del
curso
Presentación de materiales de
aprendizaje
Reflexión sobre la propia
práctica
12. A continuación te pedimos que valores las tareas o actividades que se ha llevado a cabo
durante el desarrollo del curso, bien en el mismo seminario, o bien para que los profesores
las realicen en su lugar de trabajo.
MUY MUY
ALTA MEDIA BAJA
ALTA BAJA
Adecuación de las tareas a los
objetivos del curso
Claridad al explicar en qué
consisten las tareas a desarrollar
Relación entre la formación
recibida en el curso y la
complejidad de las tareas
Disponibilidad de medios
materiales para desarrollar las
tareas
Facilidad para contar con apoyos
personales durante el desarrollo
de la tarea
EL AMBIENTE EN EL CURSO
13. Ahora quisiéramos conocer tu opinión acerca del ambiente que se ha vivido a lo largo
del curso. Para ello te pedimos que contestes en qué medida estás de acuerdo o no con
cada una de las siguientes afirmaciones:
Totalmente
Totalmente De En
Inseguro en
de acuerdo acuerdo desacuerdo
desacuerdo
Los participantes se han

implicado con interés en el curso
Los participantes sabían en todo

momento lo que se esperaba de
ellos
Los participantes han podido

intervenir cuando lo han deseado
Se ha dado un ambiente de
cooperación en las actividades
en grupo
Los participantes han percibido

que la actividades del curso eran
productivas
Las tensiones y conflictos en las

sesiones se han resuelto
favorablemente
En este curso se han llevado a

cabo actividades nuevas e
innovadoras
Los niveles de asistencia al

curso se han mantenido
equilibrados a lo largo del mismo
LOS RECURSOS Y MATERIALES
14. Quisiéramos que evaluaras los materiales que has recibido a lo largo del curso (textos,
gráficos, videos, etc.)
MUY BUENO NORMAL MALO MUY MALO

BUENO
Relevancia con respecto a los
contenidos del curso
Claridad conceptual y facilidad de
comprensión
Grado de aplicabilidad práctica
15. Es posible que a lo largo del curso hayas elaborado algún material (video, diseño, plan
de formación, etc.) Favor, de evaluar estos materiales:
MUY MUY
FACIL NORMAL DIFICIL
FACIL DIFICIL
Nivel de dificultad para su
elaboración
MUY ALTO NORMAL BAJO MUY BAJO

ALTO
Grado de aplicabilidad práctica
REGULACIONES Y NORMAS
16. También queremos conocer tu opinión con relación a las cuestiones más formales del
desarrollo del curso. Te pedimos que respondas con tus propias palabras a las siguientes
cuestiones:
ADECUADOS INADECUADOS
Los requisitos exigidos para ser admitido en el curso
Condiciones del lugar donde se ha desarrollado el curso
luminosidad, comodidad, sonoridad, etc.)
El número de participantes en el curso
Las condiciones para facilitar la asistencia al curso
La duración del curso
La temporalización (secuenciación) del curso
Capítulo 7. Reglamento Del Evento
Capítulo 7. Reglamento Del Evento 100
100
En cada evento se debe de tener un reglamento en general en donde se define las
políticas y condiciones con las cuales se normará el desarrollo de éste, y un técnico para
regular la operación de las mesas de trabajo.
En este capítulo se sugieren algunas de estas cláusulas que deben de incluir ambos
reglamentos, los cuáles se deben adaptar a las necesidades de cada caso en particular.
7.1 Ejemplos Reglamento Del Evento

Algunas de las cláusulas que se pueden incluir son las siguientes:
Capitulo l
De la sede y duración
Artículo 1º La sede del congreso es la ciudad de __________

Artículo 2º. El congreso se verificara los días _____ de (mes) de (año).
Las sesiones y actos se celebrarán de conformidad con lo dispuesto en los programas
respetivos.
Capitulo II
De los participante
Artículo 3º Podrán asistir al desarrollo de las actividades del (nombre del evento), todo los
(participantes al evento), ejemplo: licenciados en administración del país, las
agrupaciones que afilien a los profesionales de la administración, las instituciones de
educación superior que imparten la licenciatura en administración, quienes tengan el nivel
de postgrado y quienes desarrollan actividades inherentes a esta materia.
Artículo 4º. Para acreditarse como participante del congreso, hay que registrarse en:
(dirección de la agrupación y razón social).
Artículo 5º. Asimismo podrán participar en calidad de invitados de honor y especiales, así
como ponentes magistrales y especiales, quienes por su experiencia y aportación a la
rama de la administración, merezcan a juicio del comité organizador ser invitados.
Artículo 6º. A los participantes se les expedirá el gafete de identificación correspondiente

al momento de registrarse en el módulo del hotel sede, con lo que acreditaran su
personalidad para invertir con voz y voto en las deliberaciones de los grupos de trabajo y
en las sesiones plenarias.
Capitulo III
De las facultades del comité organizador
Artículo 7º. La administración de los recursos será competencia del comité organizador o
de la agrupación responsable.
Artículo 8º. El presidente del evento será el presidente del comité organizador o de la
agrupación responsable.
Artículo 9º. El comité organizador se reserva el derecho de aceptar la inscripción de los

participantes.
Artículo 10º. El comité organizador estará formado por las coordinaciones o comisiones
siguientes:
Artículo 11º. El comité organizador del evento será el órgano superior que está facultado
para resolver todas las situaciones no previstas en este reglamento o en el reglamento
técnico del evento.
Artículo 12º. El presidente del evento tendrá voto de calidad en la toma de decisiones.
PROPUESTA DE REGLAMENTO TÉCNICO PARA LAS MESAS DE TRABAJO

Capitulo l
De las ponencias
Artículo 1º. Los trabajos deben contener los siguientes datos:

Generalmente todas las ponencias deben de cumplir, con los siguientes requisitos:
1. Título de la ponencia referida a la temática de la mesa.

2. Institución a la que representa.
3. Síntesis curricular del ponente y de la institución
4. Máximo 20 cuartillas doble espacio.
5. Cinco copias.
6. Resumen de una cuartilla.
Artículo 2º. Los trabajos deben identificar una situación o caso concreto, sus
características, ventajas y limitantes, así como proponer alternativas de soluciones.
Artículo 3º. Las ponencias deben tener una extensión máxima de veinte cuartillas tamaño
carta, mecanografiadas a doble espacio, debiendo acompañarse de un resumen de dos a
cinco cuartillas en original y cinco copias.
Artículo 4º. El ponente dispondrá de __ minutos para su exposición y __ minutos para

preguntas y respuestas.
Artículo 5º. Los ponentes podrán llevar el equipo adicional que consideren necesario para
la mejor realización de su intervención.
Artículo 6º. Los trabajos recibidos pasan a ser propiedad del comité organizador del
congreso, quien puede disponer libremente de ellos para su publicación, con el crédito
correspondiente al autor.
Artículo 7º. El plazo para presentar y registrar los trabajos se terminara el día __ de
________ de 199__.
Artículo 8º. Los trabajos seleccionados por la comisión técnica serán expuestos por el
propio autor, en la mesa de trabajo previamente asignada, y pasarán a ser ponencias
oficiales del evento.
Capitulo ll
De las mesas de trabajo
Artículo 9º. Cada una de las mesas de trabajo se inaugurará con los participantes que
para tal efecto se inscriban.
Artículo 10º. Las mesas de trabajo deben ser presididas en todos los casos por un
presidente, un secretario, un moderador y un relator.
Artículo 11º. Los presidentes, secretarios, moderadores y relatores de las mesas de

trabajo son nombrados por el presidente y el comité organizador del evento.
Artículo 12º. Existirán tantas mesas de trabajo como la coordinación técnica considere
necesarias, para la mejor distribución de los participantes y el logro de los objetivos del
evento.
Artículo 13º. En caso de no presentarse los funcionarios de mesa nombrados para tal
efecto, la coordinación técnica nombrará a sus suplentes.
Capitulo lll
Del presidente, secretario, moderador, relator y coordinador

Artículo 14º. Las funciones del presidente serán:
I. Presentar la introducción general del tema a tratar y a cada uno de los
ponentes especiales.
II. Dirigir y observar que en las mesas de trabajo se discuta específicamente los
temas propuestos.
III. Conocer de las deliberaciones y sancionar los votos para las proposiciones de
las mesas de trabajo.
IV. Conservar el orden y la disciplina de los integrantes de la mesa.
V. Cuidar que la relatoría sea expresión fiel del desarrollo de los debates y de las
conclusiones a que llegue el grupo de la mesa.
Artículo 15º. Las funciones de los secretarios son:

I. Verificar la asistencia de los participantes a las mesas de trabajo.
II. Inscribir a los participantes en el riguroso orden en que soliciten la palabra.
III. Registrará las anotaciones.
IV. Levantar las minutas respectivas.
V. Orientar los trabajos con base en el tema general y subtemas específicos de
cada mesa de trabajo.
Artículo 16º. Los moderadores vigilarán que los participantes centren sus planteamientos
al tema de referencia y deben coordinar el tiempo de intervención de los participantes,
sujetándose a las siguientes reglas:
I. A los ponentes se les concederá hasta 20 minutos para la exposición de su
tema.
II. Se concederá hasta 20 minutos para analizar el tema correspondiente.
III. Por ningún motivo se permitirá participar a quien no esté inscrito en las mesas
de trabajo.
Artículo 17º. Los relatores deben de recabar las minutas y elaborar las conclusiones
aprobadas en cada mesa de trabajo, y entregarla a la coordinación técnica para su
análisis e incluso en el documento que se hará del conocimiento d los participantes en la
sesión plenaria de conclusiones.
Artículo 18º. Las funciones del coordinador son:

I. La integración y distribución de los materiales necesarios para los participantes
y el expositor durante la ponencia.
II. Obtener y distribuir, con el apoyo de las edecanes, el material de los
participantes.
III. Apoyar en sus funciones a los funcionarios de mesa.
IV. Recabar las preguntas que los participantes formulen por escrito.
V. Establecer enlace permanente con el centro de operación del evento y el
comité técnico.
Artículo 19º. El voto será igual para todos los participantes y en caso de empate el
presidente de la mesa de trabajo tendrá voto de calidad.
CONTRATO DE ARRENDAMIENTO CON EL HOTEL O CENTRO DE

CONVENCIONES.101
En un contrato que se firma entre los organizadores y el hotel, con el propósito de

garantizar que se respetaran términos y condiciones generales que se convengan para la
elaboración del mismo.
 Razón social de la empresa o agrupación de los organizadores

 Dirección y teléfono
 Datos generales del coordinador general y responsable
 Tipo de evento
 Asistencia esperada
 Programa de trabajo especificando fechas, horarios y responsabilidades
 Número de habitaciones garantizadas
 Número definitivo de participantes garantizados, para definir el Número mínimo de
habitaciones vicios contratados como base
 Número y capacidad de salones necesarios por actividad , tipos de montaje y
asistencia esperada
 Servicios, equipos y materiales que se contrataran
 Nombre del responsable que firmara el contrato
 Registros gubernamentales necesarios
101
Fleitman, Jack. Eventos y Exposiciones, una Organización Exitosa ED. MC.GRAW HILL
Para la elaboración del clausurado el contrato se debe de convenir la renta, el depósito de
garantía y el manejo de los cargos adicionales, como pueden ser: el consumo de
alimentos y bebidas, y por concepto de servicio y propinas al personal.
Definir el último día que el hotel permite hacer la conformación final de participantes y, en
su caso, el tiempo necesario para la cancelación y que no cause cargos adicionales o en
su caso, negociar el porcentaje estipulado por el hotel.
Se menciona que los organizadores se responsabilizan de cualquier daño causado por los
participantes a decoración, al mobiliario o al inmueble.
También se anexa una relación con los salones, servicios y equipos contratados y fechas
y horarios de uso.
Hay que prever una cláusula que se refiera a la cancelación del evento por problemas
imprevistos y que imposibiliten la realización de este, en la que se estipule el porcentaje o
monto que deben cumplir los organizadores por arrendamiento, consumo y cargos
adicionales.
La cancelación por parte de los organizadores de debe de hacer por escrito y tener sello
de recibido del arrendador.
Los hoteles o centros de convenciones ya tienen elaborados machotes de dichos
contratos.
CASO PRÁCTICO
1ª Convención de Hoteles Boutique en la Ciudad de
México.
Capítulo 1. Planeación del Evento
Capítulo 1. Planeación del Evento
1.1 Definición del evento.
La presente convención se enfocará en acercar la tendencia de hoteles boutique a los

prestadores de servicios para crear lazos entre los involucrados y convenios en el sector
turístico ya que existe poca difusión de los hoteles boutique en México.
Se optó por la realización de una Convención ya que está orientada a reunir empresarios
o personas del gremio con el propósito de tratar asuntos comerciales en torno a un mismo
mercado, producto o marca. Además la participación se da únicamente bajo invitación.
1.2Título del Evento
“1ª Convención De Hoteles Boutique en la Ciudad de México”.
1.3Tema del Evento
HOTELES BOUTIQUE 102

El hotel boutique es un concepto de hotel que se creó en la década de 1980,
caracterizado por una particular ubicación, servicio y diseño.
Historia
Emergieron en los años 1980 en Nueva York, pero su expansión definitiva se produjo a
finales de los años 1990. Este tipo de hotel ocupó el hueco dejado por las grandes
cadenas de hoteles cuyos establecimientos seguían un determinado estándar. El hotel
boutique, en contraposición, busca un estilo y carácter propio.
Características
 La localización urbana: suelen estar situados en las grandes urbes y principalmente

en sus barrios más dinámicos y de compras.
 La arquitectura y el diseño: tienen una arquitectura propia, un diseño elegante y
cuidado y, a menudo, temático. El ambiente y la decoración buscan proporcionar un
ambiente íntimo.
 El servicio personalizado: buscan adelantarse al deseo del cliente, a quien se
considera un invitado y amigo.
La revista enRoute los describe así: «Todo aquel establecimiento con un ambiente
moderno, un servicio personalizado y un diseño sofisticado para los viajeros más
exigentes. Son generalmente independiente de las grandes cadenas de hoteles y suelen
tener menos de 120 habitaciones, ofrecen la experiencia de una estancia relajante en un
ambiente íntimo (incluso para los viajes de negocios).
Los hoteles boutique van más allá de la experiencia de un simple hospedaje.103
Si pensamos en la Ciudad de México, es lógico constatar que existan cientos de edificios
hoteleros, con decenas de habitaciones en cada piso. Sin embargo, si pensamos en la
ciudad como un destino histórico y cultural, es también pertinente pensar que existan otra
clase de hoteles que vayan más allá de la palabra “hospedaje”.
102
Anhar, Lucienne ((en inglés) The definition of boutique hotels), HVS international, 13 de
diciembre de 2001.
103
Binkley, Christina ((en inglés) Travelers bypass boutique hotels - quirky
accommodations are passe in era or restraint), Wall Street Journal, 27 de febrero de 2002.
Estamos hablando de los hoteles boutique, lugares en los cuales la experiencia de un
viajero se torna más interesante y única, lugares en donde se presta una íntima atención
a cada huésped, lugares en donde el tamaño del edificio es lo que menos importa.
Los hoteles boutique se diferencian de los hoteles de cadena por tres cosas. La primera
es su ubicación, pues suelen estar localizados dentro de los barrios más emblemáticos de
una ciudad. La segunda es su diseño, el cual destaca por su creatividad y originalidad
arquitectónica. Y la tercera, y más importante, es el servicio. En este tipo de hoteles la
atención al cliente busca ser más personalizada y nada impersonal.
¿Cómo identificar un Hotel Boutique?
 El término hotel boutique es originario de Europa, utilizado para describir hoteles

de entornos íntimos, generalmente lujosos o no convencionales y emplazados
en antiguas casas. Estos hoteles se diferencian de las grandes cadenas por
ofrecer una clase de alojamiento, servicios e instalaciones excepcionales y
personalizadas.
 Generalmente están ambientados con una temática o estilo particular. Suelen ser
más pequeños que los hoteles convencionales, con 3 hasta 30 habitaciones.
 Muchos hoteles boutique poseen instalaciones para cenas, bares y salas
abiertos al público en general. El segmento que genera la fuente principal de
ingresos de estos hoteles son los viajeros corporativos, quienes dan gran
importancia a la privacidad, los servicios, la atención y el lujo. Son muy comunes
en Las Vegas, donde cada hotel suele tener una decoración distinta.
 Dentro de esta misma categoría pueden encajar perfectamente los hoteles
denominados pequeños hoteles con encanto, normalmente hoteles de reducidas
dimensiones, situados en entornos singulares, en edificaciones
cuya arquitectura tiene un interés especial por tratarse de construcciones
antiguas rehabilitadas y adaptadas para tal concepto.
 Otra definición del término nos la da Germán Xhemo,creador de Luxury Booking,

quien dice que el concepto boutique para la hotelería se origina a mediados de
los 80’ gracias a la fabulosa creación del empresario norteamericano Ian Schrager.
El Morgans Hotel de Nueva York fue el primer hotel boutique propiamente
dicho, dando nacimiento a una nueva modalidad de alojamientos donde prima la
idea de hacer sentir al huésped como si estuviera en su propia casa, rodeado de
lujos y detalles de buen gusto.
 Son hoteles únicos con personalidad propia, de diseño y sofisticación inigualables,
donde cada elemento se piensa para el
confort de quienes los visitan.
El tamaño de este tipo de hoteles no juega un rol decisivo, mientras cumplan con
el concepto boutique pueden llegar a
tener desde 4 hasta 100 habitaciones,
dependiendo principalmente de la región
donde se encuentren.
Los hoteles boutique, generalmente se encuentran ubicados en mansiones históricas o
edificaciones con gran valor arquitectónico, que fueron reacondicionadas para brindarle al
pasajero todas las comodidades y servicios propios de los hoteles más exclusivos.
Ofrecen una infraestructura moderna y detalles decorativos propios del siglo XXI. Otra
rama de los boutique son los denominados design hoteles, que se caracterizan por
ofrecer los últimos adelantos tecnológicos disponibles, además de un diseño
vanguardista.
 El tipo de público que consume un hotel boutique son los pasajeros que
ya no desean alojarse en hoteles convencionales cuatro/cinco estrellas.
Buscan un servicio personalizado y a su medida, en un ambiente lujoso
pero con un clima que los haga sentir como en su hogar.
10 de los más exclusivos hoteles boutique de la CDMX 104
Para disfrutar al máximo de todo lo que la Ciudad de México ofrece debes hospedarte en
un lugar extraordinario. Y aunque haya una gran variedad de exclusivas opciones, nada
como esos rincones creados especialmente para ofrecer un servicio totalmente
personalizado, como un hotel boutique.
Este concepto es muy amplio, pero en general se refiere a esos alojamientos con un
mínimo de habitaciones disponibles, decorados con un concepto muy definido y con la
opción de que el huésped pueda comprar cualquier objeto expuesto. Y por supuesto, con
una atención y trato tan cercano, que harán sentir a cualquiera en casa.
A continuación seleccionamos diez sofisticados hoteles boutique de la Ciudad de México
con no más de 40 cuartos o suites, en los que hospedarse será una inolvidable
experiencia. No en todos podrás comprar sus elementos decorativos, pero te aseguramos
que durante tus días de estancia estarás rodeado de arte, diseño y una calidez
incomparable.
La Valise Hotel
La Valise se encuentra dentro de un edificio de estilo francés de principios del siglo

XX. Cuenta con solo tres suites: El Patio, La Terraza y La Luna, cada una
Revista a Dónde Ir, Silvia Hevia, Lunes, 23 enero, 2017
104
decorada especialmente con detalles únicos. Dormir bajo las estrellas se convierte en una
realidad al hospedarte en La Terraza, ya que la cama se puede sacar de la habitación. El
Patio tiene mucha luz y un espacio abierto donde podrás disfrutar de una hamaca
yucateca. La Luna es el lugar ideal para la reflexión, encontrar inspiración y redescubrir el
mundo. Si lo que buscas es privacidad y vivir experiencias únicas La Valise, es la opción
perfecta.
Dirección: Tonalá 53, Roma Norte
Teléfono: 5286 9560
Sitio web: lavalise.com.mx
Maria Condesa Boutique
Imagen cortesía de Room5

El hotel Maria Condesa lleva el nombre en memoria de La Condesa de Miravalle. El
edificio es de los años 50s y conserva un estilo Art Déco. Cuenta con 16 habitaciones,
donde se ofrece un menú de almohada, para que cada huésped encuentre la que más le
guste. Tienen suites con cabinas de sauna.
Dirección: Atlixco 132, Condesa
Sitio web: hotelmariacondesa.com
AR 218
Su nombre se lo debe a su dirección: Alfonso Reyes 218. Este hotel impacta por el diseño
y arquitectura desde el primer momento en que lo ves. La mezcla de materiales de
madera, enormes ventanas, azulejos y mármol, le dan un toque único al hotel. Solo tiene
39 habitaciones y todas cuentan con sala, comedor y cocina. El hotel es ecológico y pet
friendly.
Dirección: Alfonso Reyes 218, Condesa

Sitio web: ar218.com
Hotel Villa Condesa
El hotel Villa Condesa ofrece 14 habitaciones en las que no se permiten menores de 12
años. Es un edificio histórico que combina toques clásicos con adornos modernos. Las
zonas comunes de Villa Condesa incluyen una terraza con mesas y sillas, así como un
comedor. Los huéspedes pueden disfrutar de cocina internacional y café mexicano
tradicional.
Dirección: Colima 428, Roma Norte

Sitio web: villacondesa.com.mx

Downtown México
El hotel Downtown México está ubicado en el centro de la Ciudad de México, dentro del
Antiguo Palacio de los Condes de Miravalle, construido en el siglo XVII. El estilo del hotel
es una mezcla colonial con arquitectura industrial, donde dominan materiales como el
concreto, vigas y ladrillos. Solo cuenta con 17 habitaciones y suites. El corazón del
hotel es el Lobby & Breakfast Patio. Podrás observar el mural “El Holocausto” del pintor
Manuel Rodríguez Lozano que realizó en 1944. Un must de este lugar es su alberca en el
el rooftop, con un vista única.
Dirección: Isabel La Católica 30, Centro

Sitio web: downtownmexico.com
Las Alcobas
Las Alcobas fue diseñado por el dúo Yabu Pushelberg. Se encuentra en una de las zonas
más exclusivas de Polanco, en pleno Masaryk. Solo tiene 35 habitaciones, una suite de
dos cuartos y tres penthouses con terrazas con increíbles vistas a la ciudad. En la planta
baja podrás encontrar el restaurante Anatol y en el segundo piso el Aurora Spa.
Dirección: Av. Presidente Masaryk 390, Polanco
Sitio web: starwoodhotels.com
Hippodrome
Este hotel cuenta solo con 16 habitaciones que fueron diseñadas por el canadiense
Robert Maar. Situado en lo que antes era una pista de carreras de caballos, Hippodrome
Hotel le hace honor a su pasado. Este lugar esconde un espacio para los amantes de la
buena comida. El menú de Hipp Brasserie ofrece comida mexicana, con recetas
tradicionales con nuevas técnicas e ingredientes frescos.
Dirección: Av. México 188, Condesa

Sitio web: hippodromehotel.mx
Hotel Parque México

Después de dos años de restauración, el Hotel Parque México vuelve a abrir sus puertas.
El hotel está decorado con temas mexicanos, las habitaciones están perfumadas con
fragancias 100% mexicanas y los muebles son hechos a mano. Cuenta con 35 junior
suites, cuatro master suites y una suite presidencial. Podrás observar en todos los
rincones del hotel colecciones de obras de arte que están disponibles para su venta.
Dirección: Av México 133, Condesa

Sitio web: parquemexico.mx
Casa Mali Condesa

Ubicado en la Condesa, frente a uno de los parques más bonitos de la ciudad, Casa Mali
by Dominion es un mezcla de Art Déco y contemporáneo. Cuenta con 21 suites,
todas con comedor y cocina. Está cerca de cientos de restaurantes, bares, galerías y
tiendas muy cool de la CDMX.
Dirección: Av. México 107, Hipódromo

Sitio web: dominioncondesa.com
La Casona DF
El edificio del hotel fue construido a principios del siglo pasado. Hoy en día ha sido
restaurado en su totalidad, para ser catalogado monumento artístico por el Instituto
Nacional de Bellas Artes. Cuenta con 29 habitaciones, diseñadas con objetos de la época
del Porfiriato. Cuenta con una ubicación perfecta, cerca del Castillo de Chapultepec, del
Paseo de la Reforma y a solo unos minutos de museos, teatros, restaurantes y otros
lugares que son un must en la ciudad.
Dirección: Calle de Durango 280, Roma Norte

Sitio web: hotellacasona.com.mx
(Hevia, 2017)
https://thehappening.com/hoteles-boutique-cdmx/
1.4 Objetivo General del Evento
Difundir el concepto, características y servicios que ofrecen hoteles boutique
1.4.1 Objetivos Específicos del Evento

 Presentar Hoteles Boutique en México
 Contar con la Participación de personas especialistas de hoteles boutique
 Presentar la ciudad sede con sus hoteles boutique
 Capacitar a vendedores con el fin de mejorar las ventas de hoteles boutique.
 Analizar pros y contras de hoteles boutique. Fortalezas y debilidades.
 Trabajar en conjunto, hoteles boutique, agencias de viajes y prestadores de
servicios.
 Enunciar El futuro de los hoteles boutique
1.5 Comité Organizador
Al integrar nuestro comité organizador se asignaron tareas específicas a cada uno de los
miembros de este ya que de ellos dependerán los otros comités para que en manera
conjunta realicen tanto la logística como la programación que se llevara a cabo antes,
durante y posterior al evento.
Para efectos de optimizar el desarrollo de la 1ª Convención de Hoteles Boutique en la
Ciudad de México nuestro comité organizador quedo integrado de la siguiente manera:
 COMITÉ ORGANIZADOR:
o Coordinador General
o Comité de Finanzas
o Comité de Programa Técnico
o Comité Ejecutivo:
Comité de Promoción
Comité de Recepción
Comité de Alojamiento
Comité de A y B
Comité de Ornato y Rotulación
Comité de Servicios Generales
1.6. Organigrama y Funciones
Coordinador general:
 Integrar a cada uno de los comités involucrados
 Autorizar y nombrar a un responsable por comité
 Revisar acciones de cada uno de los comités
 Supervisar el desarrollo en conjunto de lo planeado
 Elaborar planes de acción para la toma de decisiones
Comité de finanzas:
 Elaborar presupuesto general del evento
 Elaborar presupuesto de ingresos
 Elaborar presupuesto de egresos
 Definir cuotas de inscripción
 Considerar otras aportaciones
Comité de programa técnico:
 Planear y coordinar todas las actividades del evento.
 Seleccionar los recursos necesarios, materiales y humanos.
 Preparar invitaciones.
 Enviar invitaciones con el tiempo necesario de anticipación
 Dar información general del destino sede
 Seleccionar las dinámicas de grupo.
Comité ejecutivo:
 Seleccionar la sede y subsede del evento
 Elaborar un catálogo de hoteles y centros de convención
 Contar con elementos necesarios para la ubicación geográfica (clima, alojamiento,
sitios recreativos y alimentos)
Comité de promoción
 Elaborar campaña de publicidad del evento
 Diseñar material de promoción (programa, folletos, logotipos y carteles)
Comité de prensa y difusión
 Manejar las relaciones publicas
 Promover el evento para lograr la máxima asistencia
 Facilitar a los medios de difusión el programa del evento
 Coordinar las entrevistas entre la prensa y los participantes
 Contar con un fotógrafo oficial para el evento
Comité de transporte
 Manejar toda la información relacionada con los viajes a la ciudad sede
 Realizar arreglos correspondientes a través de agencia de viajes o medios de
transporte en forma directa
 Dar a conocer de qué manera se liquidan los gastos de transporte
 Conocer en informar sobre la política de seguros de viajes
 Planear y coordinar al arrendamiento de transporte local
Comité de recepción
 Recibir a participantes en el aeropuerto
 Informar sobre el evento
 Invitar a las autoridades gubernamentales aun cuando no formen parte del evento
 Confirmar a los convencionistas su papel y función en el evento
 Manejar boletos (cortesías para alimentos y bebidas)
Comité de registro
 Llevar a cabo procedimientos de registro
 Entregar gafetes
 Entregar informes o programas
 Conocer toda la información respecto al evento
 Otorgar facilidades para el uso de equipo
Comité de alojamiento
 Coordinar el presupuesto junto con el comité de finanzas
 Seleccionar las habitaciones en función de la categoría del participante
 Contar con habitaciones de reserva
 Supervisar que las habitaciones cuenten con los servicios necesarios
Comité de alimentos y bebidas
 Organizar y supervisar los alimentos y bebidas durante el evento
 Asegurar horarios de comida flexible
 Seleccionar el menú
 Determinar el tipo de servicio requerido (carta, buffet)
 Llevar control de comida ( con boletos o cupones)
Comité de ornato y rotulación
 Elaborar los letreros para todos los eventos
 Supervisar y coordinar la decoración de salones y salas
 Vigilar el desarrollo en la decoración para banquetes y eventos sociales
 Colocación de letreros en lugares estratégicos
Comité de servicios generales
 Coordinar el servicio de edecanes
 Revisar fechas y horarios de las reuniones
 Reservar con anticipación los salones para eventos
 Revisar el funcionamiento de sonido y equipo electrónico
 Organizar al personal técnico especializado
1.7Naturaleza del Evento

En la siguiente tabla podemos observar las dinámicas que se llevaran a cabo los 2 días
de la convención con diferentes ponentes especiales que dentro de nuestras actividades
harán que la audiencia participe de manera activa con la temática propuesta.
Objetivo Dinámica Titulo

Presentar hoteles boutique “Conociendo el Concepto
en México Conferencia de Hoteles boutique en
México”.
Presentar un diálogo entre “Análisis de la situación
especialistas en Hotelería Mesa redonda actual de los Hoteles
en México Boutique en México”
Presentar productos y “Joyas hoteleras con
servicios de hoteles Conferencia personalidad única…
boutique en la CDMX Hoteles Boutique en
México”
Presentar la ciudad sede “La Ciudad de México y sus
Conferencia
con sus hoteles boutique Tendencias Boutique”
Capacitación de ventas en “Brindando Experiencias
hoteles boutique Taller boutique a nuevos
clientes”.
Analizar pros y contras de “Exclusividad y lujo...
hoteles boutique. Panel Fortalezas y Debilidades de
Fortalezas y debilidades los hoteles boutique”
Comparar los servicios que
ofrecen los Hoteles “Diálogo Hotelería
Boutique contra los que Mesa redonda Tradicional vs. Hotelería
ofrece la hotelería Boutique”.
tradicional.
Presentar las nuevas “Presentación: El Futuro de
tendencias, conceptos e los Hoteles Boutique en
Conferencia
innovaciones de los hoteles México”.
boutique en México.
1.8 Fichas técnicas de las Dinámicas o Eventos

Complementarios.
A continuación se muestran las fichas técnicas de cada una de las Dinámicas Grupales
que se llevarán a cabo durante la Convención.
TITULO: “Análisis de la situación actual de los Hoteles
MESA REDONDA
Boutique en México”
OBJETIVO Presentar un diálogo entre especialistas en Hotelería en México
Dr. Hazael Cerón Monroy

PONENTES
Mtro. Víctor Chalé Góngora
Dr. Jesús Valdés Días de Villegas
FECHA 11 de octubre del 2018

TEMA Se iniciará con una breve introducción acerca del concepto: “Hoteles
Boutique en la Ciudad de México”.
- A lo largo del último par de años en la Ciudad de México se

presentan cada vez más a menudo espacios de hotelería con
atención y servicio personalizado. En rincones escondidos por las
colonias más chic de la ciudad, se encuentran de un día para otro
nuevas propuestas para quien viene a quedarse un par de días
en la ciudad o para quien quiere escapar de la rutina en casa por
un fin de semana.
- Los hoteles boutique son reconocidos por el servicio
personalizado, un diseño original y sofisticado y, por lo general,
por el número reducido de habitaciones para tener la oportunidad
de recibir una atención más dedicada.
Preguntas:
1.- ¿Cuál Es la Situación actual de los Hoteles Boutique en la Ciudad
de México?
Debido a que estos Hoteles presentan pocas habitaciones, idealmente

menos de 30, no pueden recibir a grandes grupos dentro de sus
instalaciones, sin embargo cuentan con características de espacios y
decoración que distinguen claramente la personalización de su servicio.
Por lo tanto podemos decir que los hoteles boutique van orientados al
turismo de esparcimiento, ofrecen un servicio personalizado que en
muchas ocasiones incluye servicio de masajes y SPA. La arquitectura,
decoración y mobiliario, generalmente dan una personalidad distintiva al
lugar.
2.- ¿Cuál será la situación de los Hoteles Boutique en la Ciudad de

México, en corto o mediano plazo?
Actualmente el sector de Hoteles Boutique en México se encuentra

explotado, a pesar de ellos, el desarrollo de este tipo de alojamiento está
restringido a pocas habitaciones, además se buscan lugares asilados,
pero con alto atractivo turístico. Actualmente el turismo mundial busca no
solamente un alojamiento lujoso y personalizado, si no también conocer
nuevos lugares para vacacionar. Lo que obliga a estos hoteles a
mantenerse a la vanguardia en cuanto a servicios integrados, ubicación,
instalaciones, etc.
Tiempo para preguntas y respuestas.
TIEMPO 1 hora
A B C
MONTAJE
H
. * El orden de participación de los ponentes sera: A,C; B,C, A,B para dar
respuesta a cada una de las interrogantes de la mesa redonda. *
* Se revisará el salón y el montaje.
* Se dará acceso a los participantes.
* Se acomodaran a los participantes.
* El coordinador informará sobre la magnitud aproximada de la audiencia

esperada a los expositores y cómo coordinar su exposición verbal con las
PLANEACION Y
actividades generales del grupo.
DESARROLLO
* El coordinador hará la apertura de la reunión y presentará los ponentes
al auditorio.
* Los ponentes hacen su presentación Al finalizar el expositor, se abrirá

la sesión de preguntas y respuestas. * Cierre de Conferencia
* Micrófonos
MATERIAL * Hojas
* Plumas
*Proyector
*Cañón
TITULO: “Joyas hoteleras con personalidad única…. Hoteles

CONFERENCIA
Boutique en México.”
Presentar y dar a conocer los productos y servicios que los Hoteles

OBJETIVO
Boutique de la Ciudad de México ofrecen.
Mtro. Tonatiuh Mendoza Martínez

PONENTE Coordinador de la Licenciatura en Administración de la Hospitalidad de la
Universidad Iberoamericana.
FECHA 11 octubre 2018

El tema se desarrollara primero dando una breve introducción acerca de
los hoteles con los que cuenta la ciudad de México, posteriormente se
expondrá sobre los productos y servicios con los que cuenta los hoteles
boutique, así como el plus que tienen este tipo de hoteles.
El término hotel boutique es originario de la Europa de los años 80. Se

utiliza para definir a aquellos hoteles con ambientes íntimos y poco
convencionales, generalmente con una denotación de lujo.
Suelen ser hoteles pequeños, de pocas habitaciones, con una

personalidad e identidad propias, y en muchos casos ubicados en
antiguas edificaciones (castillos, mansiones, o cascos históricos).
Ofrecen, a diferencia de las grandes cadenas hoteleras, servicios y
TEMA atención personalizados, gran privacidad y están dotados de instalaciones
extraordinarias. Por lo general se ambientan en un estilo o temática
específicos.
Características que definen un hotel boutique:
 La localización urbana: suelen estar situados en las grandes

urbes y principalmente en sus barrios más dinámicos y de compras.
 La arquitectura y el diseño: tienen una arquitectura propia, un
diseño elegante y cuidado y, a menudo, temático. El ambiente y la
decoración buscan proporcionar un ambiente íntimo.
 El servicio personalizado: buscan adelantarse al deseo del
cliente, a quien se considera un invitado.
TIEMPO 1 hora
MONTAJE
A Ponente:
Mtro. Tonatiuh Mendoza Martínez

H
H Auditorio
* Se revisará el salón y el montaje.
* Se dará acceso a los participantes.
* Se acomodaran a los participantes.
* El coordinador informará sobre la magnitud aproximada de la audiencia

esperada al expositor y cómo coordinar su exposición verbal con las
PLANEACION Y actividades generales del grupo.
DESARROLLO
* El coordinador hará la apertura de la reunión y presentará al expositor el
auditorio.
* El expositor hace su presentación.
* Al finalizar el expositor, se abrirá la sesión de preguntas y respuestas.
Cierre de Conferencia
* Micrófonos
* Hojas
MATERIAL * Plumas
* Proyector
* Cañón
TALLER “Brindando experiencias Boutique a nuevos clientes”
Capacitar a distintos vendedores del sector turístico para la venta de

OBJETIVO experiencias en hoteles boutique en la Ciudad de México
M. en H. Norma Jiménez Ríos (Docente EST IPN)
PONENTES
Lic. Juan Carlos Mercado (Director de Ventas, Hoteles ONE)
FECHA 11 de Octubre de 2018
El tema para este taller es “Brindar experiencias boutique a nuevos

clientes”. Impartido por M. en H. Norma Jiménez Ríos (Docente EST IPN)
y el Lic. Juan Carlos Mercado (Director de Ventas, Hoteles ONE)
El local debe contar las facilidades siguientes:
Mesa de trabajo para cada subgrupo.

Sillas para todos los participantes.
Un rota folio grande
Pizarrón, gis y borrador.
El grupo debe estar conformado por equipos aleatorios de 5 integrantes

cada uno.
Tema: Ofertar Hoteles Boutique a nuevos clientes
TEMATICA Subtemas:
 Introducción a los Hoteles Boutique de la ciudad de México

 Características: servicios, ubicaciones, tamaños, etc.
 Perfil del consumidor: segmento de mercado.
 Buscar Oportunidades para ofrecer estos hoteles a los clientes.
Tiempo estimado del taller: 4 hrs
Preparación previa de material de trabajo (ubicarlo en cada una de las

mesas de Trabajo):
 Hojas de Papel
 Marcadores
 Rotafolio
 Tijeras
 Revistas
Revisión de Material didáctico
Los conductores deberán explicar al grupo la forma en que se trabajará
durante el taller, de igual manera se nombrará a un líder por equipo; los
conductores únicamente dirigen la actividad, el aprendizaje es
responsabilidad de cada participante
Beneficios al tomar el presente taller:
 El participante obtendrá herramientas para aplicar técnicas de

negociación efectiva.
 Repasará los conceptos más importantes de la venta.
 Identificará las nuevas técnicas de venta.
 Dará a conocer su “realidad de ventas” y sus diferencias con
empresas hoteleras exitosas.
 Identificará los puntos de cambio en su área de ventas y otras
áreas relacionadas en el proceso de ventas.
 Identificará como otros vendedores venden otros productos a
otros mercados con diferentes estilos y procesos y aprenderá de la
práctica de los demás.
 Mejorará su forma de vender e incrementará sus conocimientos
en mercadeo.
Durante el taller se elaborará un Producto de Trabajo consistente

en un catálogo hecho por los participantes, en donde se incluyan
por lo menos 10 hoteles boutique de la Ciudad de México, con la
información y material proporcionado por el coordinador.
1 2
4 3
5 6
MONTAJE
7 8
TIEMPO 4 Horas
 Se revisará el salón y el montaje, este último deberá constar de
08 mesas para 4 participantes cada una.
 Se dará acceso a los participantes.
 Se acomodaran a los participantes.
 El coordinador informará sobre la cantidad de audiencia a los

expositores para que entre estos puedan coordinar su exposición verbal
con las actividades generales del grupo.
PLANEACION Y
DESARROLLO  El coordinador hará la apertura de la reunión y presentará a los
expositores al auditorio.
 El expositor hace su presentación.
 Al finalizar el expositor, se abrirá la sesión de preguntas y

respuestas.
 Cierre de Taller
 Paquete de hojas (1 por mesa)

 Paquete de plumones (1 por mesa)
 Paquete de bolígrafos (1 por mesa)
 Blocks de notas (1 por persona)
 Lap tops (1 por mesa)
 Pantalla blanca
MATERIAL  Video proyector
 Equipo audiovisual
 Revistas
 Marcadores
TITULO: “Exclusividad y Lujo… Fortalezas y Debilidades de

PANEL
los Hoteles Boutique”
Exponer y Analizar las fortalezas y debilidades que se presentan

OBJETIVO
en los hoteles boutique
Lic. Miguel Andrés Hernández
Lic. Armando Jiménez.
Lic. Sixto Baez Casillas

PONENTES
Lic.. Alejandra Juárez Anguiano
Sr. Juan Juliá
Lic. Ma. Del Pilar Paredes Arroyo Bribiesca
FECHA 12 OCTUBRE 2018

TEMA
El desarrollo del tema será enfocado en tres vertientes, la posición

de los hoteles boutique frente a los hoteles convencionales, las
ventajas de los Hoteles Boutique y por último las desventajas de
los mismos, exponiendo diferentes enfoques.
 ¿Cuál es la posición de los Hoteles Boutique frente a

los hoteles convencionales (Hoteles de Cadena)?
Los hoteles boutique han ganado popularidad durante años
recientes. Muchos de ellos han emergido de entre las sombras con
nuevas identidades que son, definitivamente mejores que nunca.
Por el momento, pueden ser considerados como una fuerte
competencia para las grandes cadenas hoteleras. Esto puede ser,
porque la gente está buscando hospedarse en algún lugar más
confortable, cerca de casa, con carácter, etc. Y estas
características pueden encontrarse en los Hoteles boutique.
 ¿Cuáles son las Ventajas que los Hoteles Boutique

Presentan?
 Servicio altamente personalizado y especializado.
 Atmósfera y personalidad definida.
 Mayor privacidad.
 Excelente ubicación.
 Lobby pequeño.
 Alta cocina, vino, coctelería.
 ¿Cuáles son las áreas de oportunidad de los Hoteles
Boutique?
 Poca disponibilidad de cuartos.
 No hay capacidad para grupos.
 Costo mayor al promedio.
 Poca capacidad para Alimentos y Bebidas.
 No es tan fácil ubicarlos.
 Poco personal.
TIEMPO 1 HR Y 15 MIN.
A B C D E F G
 El orden: D,A, D,G, D,B, D,F, D,C y D,E para dar respuesta
a cada una de las interrogantes del panel.
Ponentes:
A) Lic. Armando Jiménez

B) Lic. Sixto Baez Casillas
C) Mtro. Victor Chalé Góngora
E) Lic. Alejandra Juárez Anguiano
F) Sr. Juan Juliá
G) Lic. Ma. Del Pilar Paredes Arroyo Bribiesca

MONTAJE
Coordinador:
D) Lic. Miguel Andrés Hernández
Auditorio: H
 Se revisará el salón y el montaje y el equipo audiovisual.
 Se dará acceso a los participantes.
 Se acomodaran a los participantes.
 El coordinador informará sobre la magnitud aproximada de
la audiencia esperada a los expositores y cómo coordinar su
PLANEACION Y exposición verbal con las actividades generales del grupo.
DESARROLLO  El coordinador hará la apertura de la reunión y presentará
los ponentes al auditorio.
 Los ponentes hacen su presentación.
 Al finalizar el expositor, se abrirá la sesión de preguntas y
respuestas.
 Cierre del Panel.
o Micrófonos
o Hojas
o Plumas
o Cañón
o Agua embotellada
MATERIAL
TITULO: “Presentación: El futuro de los Hoteles Boutique en

CONFERENCIA México”.
OBJETIVO
Exponer los avances y el mejoramiento de los productos y servicios, la

innovación de los conceptos y el rumbo que se tiene proyectado para los
hoteles boutique en México.
PONENTES Isabel Díaz
FECHA 12 de Octubre 2018

La compañía Hoteles Boutique de México tiene como objetivo
buscar, catar, calificar y promover hoteles pequeños excepcionales en el
país. Y destacan por su alma, personalidad, ubicación y servicio intuitivo.
Los Hoteles Boutique se encuentran en una etapa de crecimiento muy

importante, tan es así que Casi todas las compañías top hoteleras, desde
Starwood Hotels & Resorts Worldwide, Hyatt Hotels hasta InterContinental
Hotels Group han dado a conocer conceptos boutique, también llamadas
marcas lifestyle. Ahora, Marriott International, el mayor hotelero en
EE.UU. por valor de mercado, anuncia la apertura de su primera edición
de hotel boutique en Waikiki Beach, en colaboración con el magnate
hotelero Ian Schrager.
TEMA "Estamos interesados en entrar en el mercado tan rápido como podemos

y con todo lo que podamos", el presidente ejecutivo JW "Bill"Marriott, dijo
acerca del segmento de lujo en una entrevista reciente. Marriott subrayó
la importancia creciente del segmento para el futuro de la empresa y la
industria.

Sin lugar a dudas, los hoteles lifestyle son la ola del futuro. En general,
estos hoteles con encanto y pueden cobrar hasta un 12 por ciento más
que otros hoteles de similar calidad.

"Las experiencias que proponen estos hoteles resaltan la individualidad y
es algo que creo que es el futuro del negocio de hoteles y otros
negocios", dijo Schrager. "Es realmente sobre cómo el huesped se
siente." 105
TIEMPO 1 hr.
Tipo Auditorio
MONTAJE
PLANEACION Y
DESARROLLO
Preparación del salón y montaje.
105
http://www.marianaalfaro.com.ar/blog/las-companias-hoteleras-ven-el-futuro-en-los-hoteles-
boutique.html
Acceso a los participantes.
El coordinador dará una breve explicación de cómo se llevará la dinámica,
El coordinador realizará la apertura de la conferencia y presentará al

ponente ante el auditorio.
Se da apertura a la conferencia y el orador comienza su ponencia.
Desarrollo del tema
Al final de la presentación se realizará una sesión de preguntas y

respuestas.
Cierre del panel.
Proyector
Equipo de audio
Pantallas
MATERIAL
Mesas
Sillas
MESA “Diálogo: Hotelería Tradicional VS. Hotelería Boutique”

REDONDA
Mostrar las diversas ubicaciones y mencionar las diferencias de los

OBJETIVO productos diferentes que no se encuentra dentro del mercado y oferta
tradicional.
Dr. Hazael Cerón Monroy
PONENTES
Dr. Jesús Valdés Días de Villegas

FECHA 11 de octubre del 2018
Se iniciará con la presentación de los ponentes.
1.- ¿Qué servicios ofrece la Hotelería Tradicional o cuáles son sus

características?
o Alto Número de Habitaciones

o Capacidad de Recepción de Grandes Grupos
o Presencia Mundial
o Instalaciones de Gran Tamaño
o Presentan un Alto impacto ambiental
o Disponen de un alto número de plantilla de personal.
2.- ¿Comparado con la respuesta anterior, en qué se diferencian los

hoteles Boutique?
TEMA  Ofrecen un Servicio altamente personalizado y especializado.

 Cuentan con una Atmósfera y personalidad definida.
 El Cliente tiene una Mayor privacidad.
 Se encuentran ubicados en puntos estratégicos, muy cerca de
focos turísticos.
 Se aprovechan los espacios, por lo que cuentan con lobby’s
pequeños
 Su oferta de alimentos y bebidas consiste en: Alta cocina, vino,
coctelería.
3.- CONCLUSIONES
Tiempo para preguntas y respuestas.
TIEMPO 1 hr.
MONTAJE
A B C
H
. * El orden de participación de los ponentes sera: A,C; B,C, A,B para dar
respuesta a cada una de las interrogantes de la mesa redonda. *
Preparación del salón y montaje.

Acceso a los participantes.
El coordinador dará una breve explicación de cómo se llevará la dinámica,
El coordinador realizará la apertura de la conferencia y presentará al

ponente ante el auditorio.
PLANEACION Y
DESARROLLO Se da apertura a la conferencia y el orador comienza su ponencia.
Desarrollo del tema
Al final de la presentación se realizará una sesión de preguntas y

respuestas.
Cierre del panel.
Proyector
Equipo de audio
Pantallas
MATERIAL
Mesas
Sillas
1.9 Participantes
Esta Convención está dirigida a:
 Estudiantes de Turismo
 Prestadores de Servicios: Agencias de Viajes, tour operadores, hoteles
temáticos, etc.
 Público en General.
1.9.1 Segmento de Mercado del Evento
PRESTADORES DE SERVICIOS TURÍSTICOS:

HOTELES BOUTIQUE:106 107
• La Valise Hotel
• Maria Condesa Boutique
• AR 218
• Hotel Villa Condesa
• Downtown México
• Las Alcobas
• Hippodrome
• Hotel Parque México
• Casa Mali Condesa
• Room Mate Valentina
• Hotel Habita
• Hotel de Cortés
• La Casona DF
AGENCIAS DE VIAJES: 108

• Sat Business Travel
• AlMundoViajes
• Boni viajes, s.a. de c.v.
• Rhoset viajes
• Viajes Palacio
• AA Quetzalli Gay Travel
106
https://www.hotelesboutique.com/
107
https://thehappening.com/hoteles-boutique-cdmx/
108
http://www.amavmexico.mx/asociados/asociados.html#mayoristas
• AAviajar by alta mex
• ALTA MEX
• AVIAMEX
• Babylon
• CoN Travel
• Hit Operadora
• Cit Entorno
• México Magic
• Pe-Tra
• Omextur
• Mundo Sibarita
• Treasure Travel Mexico
• Turismo&Convenciones
Globalizadores:
• Amadeus
• Travelport
109
UNIVERSIDADES, ESCUELAS SUPERIORES, INSTITUCIONES EDUCATIVAS:
Instituto Politécnico Nacional (Escuela Superior de Turismo)
Centro Cultural Universitario Justo Sierra
Centro de Estudios Superiores de San Ángel, CESSA
Centro Universitario Grupo Sol “Plantel Cuauhtémoc”
Centro Universitario Narvarte
Colegio Superior de Gastronomía, Plantel Condesa
Colegio Superior de Turismo y Hotelería “Instituto Cesar Ritz”
Escuela Bancaria y Comercial, Campus Reforma
Escuela de Gastronomía Westbridge University
Escuela Internacional de Turismo
Escuela Mexicana de Turismo A. C
Escuela Mundial de Turismo . S. C.
Escuela de Administración de Instituciones – Universidad Panamericana
Instituto de Estudios Superiores de Turismo, S.C.
Instituto Internacional Universitario
Instituto Tecnológico Restaurantero
109
http://www.sectur.gob.mx/ictur/cultura/educacion/guia-de-escuelas/nivel-superior/distrito-federal/
Universidad Anáhuac del Sur
Universidad del Claustro de Sor Juana
Universidad de Londres
Universidad del Tepeyac
Universidad del Valle de México, Campus Chapultepec
Universidad del Valle de México, Campus Insurgentes Norte
Universidad del Valle de México, Campus San Rafael (en convenio con Glion Institute
of Higher Education)
Universidad del Valle de México, Campus Tlalpan (en convenio con Glion Institute of
Higher Education)
Universidad Iberoamericana, A.C.
Universidad de Negocios ISEC
Universidad Mexicana, Campus Polanco
Universidad de Turismo y Ciencias Administrativas, Escuela Panamericana de
Hotelería (UTCA)
Universidad Tecnológica de México, Campus Coyoacán – UNITEC
Universidad Tecnológica de México, Campus Cuitláhuac – UNITEC
Universidad Tecnológica de México, Campus Sur – UNITEC
Universidad Tres Culturas
Universidad YMCA
1.10 Perfil del participante

Estudiantes de Turismo
PROCEDENCIA Distrito Federal
GENERO Ambos
EDAD 18 años en Adelante
EDO. CIVIL Indiferente
NIVEL PROFESIONAL Estudiantes de Licenciatura en Turismo o
afines
INGRESOS No necesarios
FACTORES QUE UNEN Tema de interés en el ámbito turístico
PREFERENCIAS
NVEL DE CONOCIMIENTOS DEL TEMA Conocimientos básicos sobre hotelería
DEL EVENTO
PRINCIPAL RAZON DE SU ASISTENCIA Carácter Informativo
Prestadores de Servicios: Agencias de Viajes, tour operadores, hoteles temáticos,
Servicios Complementarios, etc.
GENERO Ambos
NIVEL PROFESIONAL Profesionistas dedicados a ofrecer
servicios turísticos. Organizaciones afines.
INGRESOS C, C+, A/B
FACTORES QUE UNEN Tema de interés en el ámbito turístico
PREFERENCIAS
NVEL DE CONOCIMIENTOS DEL TEMA Expertos en temas de vanguardia y
DEL EVENTO tendencias turísticas en México.
PRINCIPAL RAZON DE SU ASISTENCIA Promover, difundir y obtener información
acerca de los Hoteles Boutique en México.
Público en General
GENERO Ambos
NIVEL PROFESIONAL Educación media superior, superior y/o
profesionistas.
INGRESOS C, C+
FACTORES QUE UNEN Interés por tendencias en el turismo en
México.
PREFERENCIAS
NVEL DE CONOCIMIENTOS DEL TEMA Conocimientos básicos en Hotelería,
DEL EVENTO Turismo.
PRINCIPAL RAZON DE SU ASISTENCIA Carácter Informativo.
1.10.1 Aforo Participantes
Segmento Cantidad
Miembros del comité organizador 63
Invitados Especiales 15
Ponentes 12
Participantes en general 440
TOTAL = 470
1.11 Elección de Fechas del Evento

Las fechas del Evento están consideradas para el 11 y 12 de Octubre del 2018. Entre los
factores analizados para la selección de estas fechas se encuentran:
 La disponibilidad del recinto.
 La temporada de afluencia de visitantes en la Ciudad de México,
 Fechas de celebración de otros eventos del sector.
 Fiestas locales.
 Carga de trabajo de los participantes.
 Eventos paralelos en la ciudad, aunque no sean del sector, lo que indicara el nivel
de ocupación hotelera de la ciudad en esas fechas.
 Calendario de eventos políticos y sociales que puedan repercutir en la asistencia
de nuestro público objetivo.
 Clima y Temporada del año.
Meses Temporada Alta Temporada Baja

Enero 
Febrero 
Marzo 
Abril 
Mayo 
Junio 
Julio 
Agosto 
Septiembre 
Octubre 
Noviembre 
Diciembre 
MESES DE ENERO MARZO MAYO JULIO SEPTIEMBRE NOVIEMBRE

MENOR
CARGA FEBRERO ABRIL JUNIO AGOSTO OCTUBRE DICIEMBRE
LABORAL
Empresari  
o
Gerente  
Una vez analizado lo anterior se llego a la toma de decisión de la Fecha idónea para la
realización del evento, quedando como resultado los días 11 y 12 de Octubre del 2018.
1.12 Calendario de Planeación del Evento
A continuación se muestra el calendario de planeación del evento, en el que puede
observarse el desarrollo de las actividades de cada comité en días, meses.
Comité General:
Comité de Finanzas:
Comité de Programa Técnico:
Comité Ejecutivo
Comité de Promoción & Comité de Prensa y Difusión
Comité de Transporte, De Recepción y Hospitalidad y De Registro:

Comité de Alojamiento y Comité De Alimentos y Bebidas
Comité de Ornato y Rotulación Y Comité de Servicios Generales

Realización de la Convención:
NOTA: Anexo se encuentra el documento en Project donde pueden visualizarse las

actividades detalladas en días, semanas y meses. Anexo 1
1.13 Calendarios Pormenorizados
A continuación se muestran los calendarios pormenorizados de las actividades mensuales

por comité:
Comité General:
Meses
Comité General Oct Nov Dic Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct
Estudiar y definir contenidos
Integrar el Comité Organizador
Asignar tareas
Supervisar comités
Comité de Finanzas:
Comité de Finanzas Oct Nov Dic Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct
Elaborar presupuesto General
Evaluar viabilidad del evento
Definir Recursos Financieros
Definir Ingresos
Definir Patrocinio
Definir Contratos
Definir Cuotas de Inscripción
Definir otras Aportaciones
Definir Gastos Prioritarios
Definir Viajes
Definir Alojamiento
Definir Alimentos y Bebidas
Definir Locales para conferencia y
facilidades
Evaluar prestadores de Servicios
complementarios
Definir propinas
Definir Ponentes
Definir Papelería Necesaria
Definir Medios de comunicación
Definir cortesías
Definir Gastos varios
Elaborar Presuesto Final
Comité de Programa Técnico:
Comité de Programa Técnico Oct Nov Dic Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct
Estudiar y definir contenidos
Establecer necesidades prioritarias
Definir Recursos Humanos
Elegir Ponentes
Elegir Suplentes
Elegir Invitados
Recolectar recursos materiales
Recabar material Bibliográfico
Elaborar Agenda de Trabajo
Comité Ejecutivo:
Comité Ejecutivo Oct Nov Dic Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct
Consultar clima
Verificar tipo de alojamiento
Evaluar Número de salones
Evaluar sitios recreativos
Evaluar medios de comunicación
Elegir el lugar sede
Comité de Promoción:
Comité de Promoción Oct Nov Dic Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct
Diseñar la imagen promocional
Crear Logotipo
Crear Eslogan
Elegir Colores
Elegir Tipografía
Diseñar material promocional
Comité de Prensa y Difusión:
Comité de Prensa y Difusión Oct Nov Dic Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct
Elaborar Plan de Conferencia
Listar Nombres de los Participantes
Obtener Datos Biográficos antes del
evento.
Comité de Transporte:
No
Comité de Transporte Oct v Dic Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct
Informar a los participantes acerca de la

transportación
Informar a participantes y ponentes sobre

el seguro de viajes
Tasladar el material necesario para el

evento
Definir Gastos de Transportación
Comité de Recepción y Hospitalidad:

Comité de Recepción y
Hospitalidad Oct Nov Dic Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct
Informar sobre el evento
Invitar a autoridades
gubernamentales
Asistir al aeropuerto para la recepción
en el aeropuerto
Establecer cortesías
Supervisar eventos recreativos
Comité de Registro:
Ab Ma Ju Oc
Comité de Registro Oct Nov Dic Ene Feb Mar r y Jun l Ago Sep t
Procedimiento de Registro
Entrega de Gafettes, mesas y sillas
Coordinar la existencia de recursos,
materiales y equipo
Otorgar facilidades para el uso de
equipo extra
Comité de Alojamiento:
Comité de Alojamiento Oct Nov Dic Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct
Coordinar junto con el comité de
finanzas el alojamiento
Seleccionar habitaciones
Alojar al personal de la organización
Alojar a la prensa
Planear habitaciones de reserva
Supervisar las habitaciones
Comité de Alimentos y Bebidas:
Comité de Alimentos & Bebidas Oct Nov Dic Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct
Seleccionar el menú
Determinar el tipo de servicio que se
requiere
Controlar el consumo de Alimentos y
bebidas
Informar por escrito los gastos
Comité de Ornato y Rotulación:

Ju
Comité de Ornato y Rotulación Oct Nov Dic Ene Feb Mar Abr May n Jul
Decorar el salón principal y otras
salas
Decorar salones para banquetes
Elegir cortesías para participantes e
invitados
Almacenar el material decorativo
Colocar letreros en lugares
estratégicos
Comité de Servicios Generales:
Comité de Servicios Generales Oct Nov Dic Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct
Supervisar servcio de edecanes
Reservar salones
Supervisar funcionamiento de sonido y
equipo electrónico
Supervisar el número apropiado de
mesas y sillas
Organizar al personlas técnico
especializado
Organizar todos los materiales
Grabar discursos
Alquiler de materiales
1.14 Programa del Evento – Participantes 110
PROGRAMA DEL EVENTO- PARTICIPANTES

JUEVES 11 – OCTUBRE - 2018
Hora Programa Lugar
08:3 Lobby
Recepción, Registro, Acceso al salón
0 (Expo Reforma)
Salón de Usos Múltiples
09:0 Ceremonia de Inauguración y discurso de Bienvenida a la “1ª
2
0 Convención de Hoteles Boutique de la Ciudad de México”.
(Expo Reforma)
Lobby del
09:3 Conferencia “Hoteles boutique de México” Salón de Usos Múltiples
0 2
10:3 Salón de Usos Múltiples
0 Receso / Coffee Break 2
0 Mesa redonda "Dialogo de especialistas" 2
0 Conferencia "Principales atractivos de los hoteles boutique” 2
14:0 Salón Mercurio
0 Receso para comida
0 Conferencia "Tendencias boutique en la ciudad de México”. 2
0 Panel “Pros y Contras de los Hoteles Boutique” 2
0 Cierre Primer día 2
VIERNES 12 – OCTUBRE - 2018
Hora Programa
08:3 Lobby
0 (Expo Reforma)
09:3 Realización del Taller: “Brindando experiencias Boutique a Salón de Usos Múltiples
0 nuevos Clientes”. 2
11:3 Lobby del Salón de
Receso / Coffee Break
0 Usos Múltiples 2
12:0 Regreso al Taller: “Brindando experiencias Boutique a nuevos Salón de Usos Múltiples
0 Clientes”. 2
14:0 Mesa Redonda “Diálogo Hotelería Tradicional vs. Hotelería Salón de Usos Múltiples
0 Boutique”. 2
0 Conferencia "El futuro de los Hoteles Boutique en México”. 2
18:0 Ceremonia de Clausura, Agradecimientos, Entrega de Salón de Usos Múltiples
0 reconocimientos a Ponentes. 2
110
Elaboración propia.
1.15 Sede del Evento
1.15.1 Inspección de la Ciudad Sede
Para la realización del evento fueron consideradas 3 posibles ciudades sedes, con base a
un análisis en donde dentro de estas ciudades se albergara una cantidad considerable de
Hoteles Boutique, esto con la finalidad de concentrar al mayor número de participantes
interesados en este concepto de hoteles especializados.
Las 3 ciudades sedes consideradas para llevar a cabo el evento son:
Guadalajara Ciudad de México Monterrey
Accesibilidad Accesibilidad Accesibilidad
La zona metropolitana de La ciudad de México por Monterrey, la ciudad

Guadalajara está excelencia considerada la vanguardista e innovadora
proyectada como una de mejor sede para la que cuenta con toda la
las sedes más realización de congresos y infraestructura, servicios y
importantes de convenciones de talla facilidades para respaldar
congresos, exposiciones internacional. cualquier gran evento.
y convenciones debido a
Esto debido a su gran Cuenta con aeropuertos
su gran cantidad de
conectividad y diversidad de importantes como lo son el
eventos nacionales e
recintos para la realización Aeropuerto Internacional del
internacionales recientes
de cualquier tipo de evento. Norte y el Aeropuerto
presentados en la ciudad.
Internacional de Monterrey.
Cuenta con uno de los
Su “Aeropuerto
aeropuertos más Nuevo León se declara listo
Internacional Miguel
importantes del país como para convertirse en la
Hidalgo y Costilla” se
lo es el “Aeropuerto ciudad líder en la
encuentra ubicado en Km.
Internacional Benito realización de eventos de
16 del centro de
Juárez”, ubicado en cualquier tipo.
Guadalajara. Considerado
Venustiano Carranza C.P.
el tercer aeropuerto más
15620, Ciudad de México.
importante de México.
1.15.2 Elección de la Ciudad Sede

Una vez analizado el perfil del evento, se pudo determinar la Ciudad Sede que conforme a
sus características se adecúa más a las necesidades de nuestro evento.
La Ciudad sede seleccionada es la “Ciudad de México”.
1.15.3 Inspección del Lugar Sede

GUADALAJARA 111
Holiday Inn Express Hotel Arriva Express NH Collection Guadalajara

Guadalajara Expo Plaza del Sol Centro
Ubicación: Ubicación: Ubicación:
Av. Mariano Otero 2397, Av. Adolfo López Mateos Av. Cristóbal Colón 73,
Fracc. Residencial Victoria, Sur, Jardines del Bosque, Zona Centro, 44100
45089 Guadalajara, Jal. 45050 Guadalajara, Jal. Guadalajara, Jal.
Descripción: Descripción: Descripción:
Prestigioso hotel Estratégicamente ubicado Moderna propiedad con

dentro de un gran centro
en Guadalajara, cuenta con habitaciones estilo
comercial, proporcionando
jardines que rodean a la así un fácil acceso a contemporáneo y
restaurantes, bares y
gran piscina, un equipado totalmente equipado con
tiendas departamentales.
gimnasio, un refinado acceso a Internet y una
El hotel se encuentra a
restaurante, así como otras pocas cuadras de Expo funcional área de trabajo.
Guadalajara y muy cerca de
instalaciones que lo hacen Este hotel de negocios está
los centros financieros y
el blanco de familias y comerciales de la ciudad. El situado en el centro de la
aeropuerto internacional de
huéspedes corporativos, ciudad de Guadalajara, muy
Guadalajara (GDL) se
Cuenta con 17 salones de encuentra a tan sólo 23 cerca de importantes
kilómetros del hotel.
conferencias, centro de atracciones turísticas, como
Hotel Arriva Express Plaza
negocios y estacionamiento. el Hospicio Cabañas y
del Sol cuenta con un
moderno centro de muchos otros lugares de
17 funcionales salones para
negocios, salas de
interés.
conferencias con capacidad conferencias para tus
reuniones o eventos El hotel cuenta con una
hasta para 800 personas en
sociales con capacidad
original arquitectura
auditorio y hasta 500 en hasta para 350 invitados.
vanguardista donde
banquete, además 6000 m2
sobresale el vidrio como
de jardines y terrazas
111
http://vive.guadalajara.gob.mx/
disponibles para eventos material empleado. En las
especiales con capacidad instalaciones, hay un centro
hasta 300 personas. de negocios, dos salas de
juntas y 8 salones para
Localizado a 35 min del
llevar a cabo todo tipo de
Aeropuerto Internacional
eventos.
de Guadalajara.
MONTERREY 112
Cintermex Centro Convex Pabellón M
Av Fundidora 501, Obrera, Ave. Morones Prieto 1500, Av. Constitución, entre
64010 Monterrey, N.L Nuevas Colonias, 64710 Garibaldi y Juárez. Col.
Monterrey, NL. Centro, 64000. Monterrey,
N.L.
Contamos con salones de Pabellon M cuenta con un

A 25 minutos del
diferentes capacidades para centro de convenciones
Aeropuerto Internacional
adaptarnos a cualquier inigualable y adaptable a
Mariano Escobedo, dentro
evento. Además algunos de cualquier tipo de evento ya
de Parque Fundidora.
nuestros salones pueden sea social o corporativo o
Con más de 20 años de unirse para aumentar la eventos privados.
servicio y más de 11 mil capacidad del mismo.
eventos realizados a la
Algunos de nuestros
fecha, reúne 3 conceptos: 4,600 metros cuadrados de
servicios son: Internet
superficie más 1,500 metros
Centro de alámbrico e inalámbrico,
cuadrados de terrazas.
Exposiciones: Cuenta con audio y video, pantallas,
18,380 metros cuadrados proyectores, equipo de
de espacio continuo y sus 6 sonido, iluminación 3 salones en el ala sur que
112
http://www.monterrey.gob.mx/oficial/index-Portal.asp
http://ocvmty.com.mx/recintos/
arquitectónica, escaleras sumados dan un máximo de
salas pueden convertirse en
eléctricas, tarimas, líneas asistentes de hasta 2,500
un mismo espacio en donde
de teléfono, personas.
se pueden recibir hasta 18
videoconferencias,
mil asistentes.
decoración floral, acústica
Centro de diseñada 5 salones más en el ala
para sesiones
Convenciones: Alberga norte que sumados dan un
confortables, grupos
eventos desde 4 mil hasta 8 musicales, aforo máximo de 1,800
eventos
mil personas temáticos, personas.
servicios de
simultáneamente con 7,431 catering, decoración de
metros cuadrados de salón, conferencistas,
superficie total y compuesto estacionamiento privado.
por 27 salones para
reuniones, convenciones y
congresos. Centro Convex sirve con
excelencia y proporciona las
Área de Negocios
mejores instalaciones
Permanentes: 150 brindando atención
oficinas representantes personalizada tanto para
de empresas e pequeñas reuniones como
instituciones nacionales e grandes banquetes.
internacionales.
CIUDAD DE MÉXICO 113
Expo Reforma CANACO Expo Santa Fe México Polyforum Siqueiros
Morelos 67. Col. Juárez, Av. Santa Fe No. 270 Santa Insurgentes Sur 701,
Delegación Cuauhtémoc. Fe. Álvaro Obregón. 01210 esquina con Filadelfia. Col.
CDMX Nápoles, CDMX
113
http://www.mexicocity.gob.mx/
https://www.zonaturistica.com/convenciones-en/mexico.html
Cuenta con una estructura Diseñado específicamente Polyforum como su nombre

de 22 mil 500 metros para facilitar la celebración lo indica, significa foro
cuadrados (m2) y un área de exposiciones y múltiple; somos un recinto
para eventos de 8 mil 266 convenciones, en donde se realizan
m2 distribuida en 8 pisos en convirtiéndose en un actividades de carácter
operación, totalmente importante centro de cultural, político y social,
independientes entre sí. De negocios así como en una que consta de varios
esta forma permite llevar a excelente alternativa para espacios: el Foro Universal,
cabo simultáneamente realizar todo tipo de el Espacio Arte Emergente
eventos de diferente Convenciones, Congresos, (EAE), la tienda, el Foro de
naturaleza, logrando Eventos Corporativos y la Juventud y las oficinas
satisfacer y promover todo Sociales en un entorno administrativas.
tipo de negocios al ofrecer exclusivo. ESPACIOS: Foro Universal,
las facilidades necesarias Espacio Arte Emergente,
para garantizar el éxito de Foro de la Juventud, Jardín
Disposición de 32,400 m2
cualquier tipo de evento Barda Mural, Explanada.
para exposición en una sola
empresarial, comercial,
planta de 216 x 150 m.
turístico, cultural y social. EVENTOS: Congresos,
dividida en tres salas
convenciones, seminarios,
iguales de 72 x 150 m.
Ofrece todos los servicios e lanzamientos de producto,
infraestructura necesarios, desfiles de moda, cócteles,
- La altura máxima en las
como conectividad aérea cenas de gala, cenas-baile,
salas de exposición es de
nacional e internacional, bodas, graduaciones,
18 m.
hoteles, restaurantes, brunch, exposiciones,
- 5,125 m2 disponibles para
lugares de entretenimiento conciertos.
exposición al aire libre
y proveedores calificados.
- Además de 5,595 m2
Los salones ofrecen la SERVICIOS: Audio,
adicionales, en 16 salones,
capacidad de más de 5 mil iluminación, pantallas –
para: convenciones,
participantes, donde se plasmas, videoproyectores,
congresos, conferencias,
puede hacer gran variedad circuito cerrado, traducción
juntas de trabajo, etc.
de montajes para los simultanea, estrados,
- Dos edificios de
distintos eventos que se tarimas, pistas, mesas,
requieran, dando ese extra estacionamiento con una sillas, tablones, mobiliario,
que necesitas. Adaptación capacidad de 2,600 cajones decoraciones, línea
de espacios a conferencias techados más 350 cajones telefónica, internet
y actividades de integración, al aire libre, con accesos y inalámbrico, seguridad,
conciertos, pasarelas y todo salidas por tres diferentes edecanes, coffee break,
aquello que se requiera. vialidades. coctéles, cattering
1.15.4 Elección del Lugar Sede

Debido a la accesibilidad y disponibilidad del lugar, el recinto que fue seleccionado para
llevar a cabo nuestro evento es “Expo Reforma CANACO”, ya que consideramos cuenta
con las instalaciones y servicios necesarios acorde a lo que buscamos. Además de que
su ubicación se encuentra en una de las principales zonas de interés para nuestros
participantes en la convención de hoteles boutique.
1.16 Montajes Sustentables para el Evento

Los siguientes ejemplos de montajes serán los que se utilizarán durante el desarrollo del
evento y así mismo se irán haciendo algunos cambios para adecuarse al tipo actividades
a realizar.
Para el manejo de sustentabilidad se utilizarán señalética, escenografía y mobiliario
elaborados con materiales amigables con el medio ambiente y que puedan ser reciclados
fácilmente.
Los paneles que se utilizaran para escenografía y para los módulos de información
estarán elaborados con materiales degradables como cartón
Los banners y señalética de la convención serán de papel reciclado
El material para los participantes será de material reciclad como hojas y notas adhesivas
serán de papel reciclado, al igual que se para entregas de plumas elaboradas con PET
1.16.1 CUADRO MONTAJES PARA EL EVENTO EN EL

LUGAR SEDE
11 de octubre 2018
DINÁMICA SALÓN MONTAJE AFORO
GRUPAL
Conferencia: Tipo Auditorio 530
“Conociendo Salón de
el Concepto usos
de Hoteles múltiples 2
Boutique en
México”
Mesa Mesa Redonda 530

Redonda:
Análisis de la Salón de
Situación de usos
los Hoteles múltiples 2
Boutique en
México
Conferencia: Tipo auditorio 530
“Joyas Salón de
Hoteleras con usos
personalidad múltiples 2
única…
Hoteles
Boutique en
México”
Conferencia: Salón de Tipo Auditorio 530
usos
“La Ciudad múltiples 2
de México y
sus
tendencias
Boutique”.
12 de octubre 2018
DINÁMICA SALÓN MONTAJE AFORO
GRUPAL
Taller: Salón de Montaje tipo escuela 530
usos
“Brindando múltiples 2
experiencias
boutique a
nuevos
clientes”.
Panel: Salón de Montaje en V 530

usos
Exclusividad múltiples 2
y lujo…
Fortalezas y
Debilidades
de los
Hoteles
Boutique
Mesa Salón de Mesa Redonda 530
Redonda: usos
Diálogo: múltiples 2
Hotelería
Tradicional
VS. Hotelería
Boutique
Conferencia: Salón de Montaje en V 530

usos
Presentación, múltiples 2
el futuro de
los Hoteles
Boutique en
México.
1.17 Ponentes
1.17.1 Consideraciones para Elegir Ponentes para el
Evento
Una de las consideraciones con mayor peso es la trayectoria y experiencia que tienen los
ponentes en Hotelería, Hoteles Boutique y Sector Turístico en General, así pues, fueron
seleccionados para esta Convención.
Se negoció con cada ponente para que a cada uno se le pagara la cantidad de $18,000
por ponencia, llegando al acuerdo de ofrecerle viáticos (transporte y alimentación) y un
anfitrión que los asistirá durante toda su participación. Además al llegar a la habitación del
hotel contarán con un itinerario detallado, así como una suite cómoda, con un escritorio y
toda la papelería que requieran.
Una vez seleccionados los ponentes se procederá a lo siguiente:
 Enviar la carta de Invitación
 Recibir carta de confirmación
 Enviar un recordatorio, cuando menos 30 días antes del evento, en el que se re
confirme la participación y se proporcionen cambios o cualquier información
adicional.
 Enviar la Carta de Agradecimiento.
1.17.2 Cuadro de Ponentes para el Evento 114
Ponentes
Miguel Andrés Hernández Miguel Andrés Hernández ha contribuido de
manera especial en el Desarrollo y
Director Adjunto de Hoteles Boutique de México
popularidad del Concepto de Hoteles
Boutique en México.
Fungió como Presidente de la Asociación de
Hoteles y Moteles
Armando Jiménez
Director General de Hoteles Artisan
Sixto Baez Casillas Más de 10 años de experiencia en la
Capacitación en servicios hoteleros de
Director de la Empresa: Capacitación en
calidad.
Servicios Hoteleros de Calidad S.A.
Alejandra Juárez Anguiano y

Raymundo Castillo Bautista
UNAM
Juan Juliá (España)
Ma. Del Pilar Paredes Arroyo Bribiesca

Directora General de Planeación y Desarrollo
Turístico
114
NOTA: Los Curriculums de los Ponentes se encuentran en Documento Adjunto. Anexo 2
Dentro de este capítulo se llevará a cabo un análisis detallado de los servicios a incluir
dentro del congreso, así como la contemplación de los ingresos y egresos del mismo. El
presupuesto asignado para cada comité, el presupuesto general, el precio de inscripción
al congreso y las aportaciones por parte de nuestros patrocinadores son otros puntos que
tocaremos en este capítulo.
2.1 Ficha Técnica del Presupuesto
FICHA TÉCNICA
Fecha: 11 y 12 / Oct /
Tipo de evento: Convención Duración: 2 días
2018
Cantidad de participantes: 530 Idioma (s): Español
Lugar sede: Expo Reforma , Ciudad de México Cantidad de salas o salones: 1
PRECIO
CONCEPTO DESCRIPCIÓN TOTAL
(M. x N.)
Hotel Fiesta Americana Reforma
Habitación sencilla o doble $ 990.00 $ 84,150.00
Habitación Triple $ 1,561.00 $ 187,320.00
Hospedaje
Total de Hospedaje $ 271,470.00
Coffee Break $ 150.00 $159,000.00

Alimentos y
Bebidas Total de Alimentos y Bebidas $159,000.00
Equipo de sonido $200.00 $3,200.00

Equipo audiovisual $250.00 $4,000.00
Medios Personal técnico $500.00 $4,000.00
audiovisuales
Total de Medios audiovisuales $11,200.00
Página Web $ 5,500.00 $ 5,500.00

Redes Sociales
Facebook $400 $400
Mezcla Twitter $200 $200
promocional Instagram $100 $100
Total de Mezcla promocional $ 6,200.00
Aeropuerto Internacional Benito Juárez, CDMX -

Hotel Fiesta Americana Reforma - Aeropuerto $800.00 $800.00
Internacional Benito Juárez, CDMX
Trasporte
Total de Trasporte $800.00
Recepción aeropuerto:
$ 15,000.00
5 edecanes $ 3,000.00
Registro Expo Reforma:
$ 35,000.00
10 edecanes $ 3,500.00
Recursos
Informes del evento:
humanos $ 7,500.00
3 edecanes $ 2,500.00
Total de Recursos humanos

$ 57,500.00
Seguro del participante $ 50.00 $ 26,500.00
Seguro
Total de Seguro
$ 26,500.00
Plumas (2 x participante) $4.00 x pza. $ 4,240.00
Folletos (trípticos, 3 formatos) $1.00 x pza. $ 1,590.00
Mapas de sitio $2.00 x pza $ 2,120.00
Otros
$ 7,950.00
Total de Otros
2.2 Análisis de Prestadores de Servicios
Como parte de las funciones a realizar del comité organizador del evento se
encuentra el formalizar las relaciones con los prestadores de servicios para
garantizar así los compromisos establecidos con los participantes a nuestro
congreso, por lo cual, algunos de estos servicios que deben ser considerados son:
Recinto Salas, salones (lugar sede)

Hospedaje Transporte
Alimentos Equipo audiovisual
Bebidas Imagen
Concepto Descripción
Recinto Expo Reforma “CANACO”
Hospedaje Hotel Fiesta Americana Reforma
Alimentos Restaurante “Café Reforma”
Bebidas Restaurante “Café Reforma” y Bar (Hotel Fiesta Americana
Reforma)
Transporte Aeropuerto Internacional Benito Juárez, CDMX - Hotel Fiesta
Americana Reforma - Aeropuerto Internacional Benito Juárez,
CDMX
Recursos Humanos Servicio de edecanes e información
2.3 Manejo y Negociación de Tarifas de Cada Prestador de

Servicios
Expo Reforma
(http://exporeforma.com.mx/es/)
Se llevó a cabo la negociación de:

Mayor capacidad de megas de navegación de internet
Tarifa especial en alimentos
Tarifa especial en estacionamiento del recinto
Tarifa especial en equipo audiovisual
Publicidad previa en el recinto
Hotel Fiesta Americana Reforma

(http://www.fiestamericana.com/web/fiesta-americana-reforma)

Tarifa exclusiva en habitaciones
Internet inalámbrico en todo el hotel para nuestros participantes sin costo
Tarifa especial en alimentos
Tarifa especial en bebidas
Estacionamiento sin costo
Bienvenida en pantalla electrónica
Apoyo promocional
Empresa de transporte Tourister

(http://www.tourister.com.mx/)

Tarifa preferencial en autobús o camionetas
Box lunch de bienvenida en cortesía
Precio especial en renta de autos para los participantes
Apoyo promocional
Grupo Friman (edecanes)

(http://www.grupofriman.com/)

Tarifa preferencial
Descuento en horas extras
Apoyo promocional
Descuentos para eventos posteriores
2.4 Políticas de Reservaciones y Cancelaciones
Reservaciones:
Se considera “reservación completa” cuando se le proporciona un número de

confirmación al momento de reservar. Garantizando así de manera escrita y/o verbal el
uso de su tarjeta de crédito para realizar su pago de la reservación con la tarifa que se
encuentre en el momento disponible para el tipo de habitación que desea y a su vez,
confirma expresamente conocer y aceptar nuestras políticas de reservaciones, de pago,
de deslinde de responsabilidades y de políticas de cancelación.
Todas las reservas quedaran sujetas a disponibilidad al momento de procesar su solicitud.
La disponibilidad no puede ser garantizada hasta haber recibido el pago total.
Cualquier cambio de reservación está sujeto a disponibilidad y re-cotización de tarifas.
Para el pago de su reservación se aceptan cualquier tipo de tarjeta de crédito o a través
de transferencia bancaria.
Cancelaciones:
Los eventos podrán ser cancelados mediante aviso escrito. Las políticas de cancelación
procederán de la siguiente manera:
Tiempo Cargo
61 días hábiles El monto que haya sido abonado se le será
acreditado para cualquier evento a futuro.
31- 60 días hábiles de anticipación 50% del total del evento
16 - 30 días hábiles de anticipación 70% del total del evento
8 - 15 días hábiles de anticipación 90% del total del evento
7- 1 días hábiles de anticipación 100% total del evento
En caso de que el anticipo exceda el monto de penalización, este podrá ser bonificado en
su próximo evento, dentro de un máximo de 6 meses de acuerdo a estas políticas.
Ningún anticipo será reembolsable.
Las cancelaciones deben ser confirmadas por escrito. Por su lado, Expo Reforma se
reserva el derecho de cancelar el evento unilateralmente sin necesidad de invocar justa
causa, para lo cual bastará con:
Informar dicha decisión al cliente.

Devolver al primer requerimiento cualquier suma que haya sido avanzada.
No show
Si los huéspedes descritos en el roominglist no se presentan en la fecha de check in, se

cargará a la cuenta maestra del cliente una noche más impuestos, por cada habitación
que no se ocupe.
Cambios de fecha
El cliente deberá informar por escrito, con mínimo de 30 días hábiles de antelación,
cualquier cambio de fecha del evento programado. Una vez solicitado el cambio de fecha,
el espacio confirmado así como los precios previamente acordados se encontrarán
sujetos a cualquier cambio de acuerdo a las fluctuaciones del mercado. El depósito
previamente realizado por el cliente será considerado como avance del precio total
calculado a la fecha del cambio del evento.
Condiciones generales
El cliente no puede introducir ningún tipo de alimento o bebida al recinto sede, a

excepción de casos que estén previamente aprobados por la Dirección de Alimentos y
Bebidas quienes aplicarían un cargo por descorche.
En caso de sobrante de alimentos en sus eventos se podrán llevar siempre y cuando sea
al finalizar el evento, proporcionando los recipientes para su traslado por cuenta del
cliente y firmando carta responsiva, Expo Reforma se deslinda de cualquier
responsabilidad al salir los alimentos del inmueble.
Asimismo, las partes acuerdan que Expo Reforma no podrá asumir la responsabilidad por
la pérdida o daño de ningún objeto personal o equipo del cliente o de sus invitados.
2.5 Contratación de Servicios a Incluir en el Evento
A continuación se detallan los servicios a incluir en el evento, los cuales se describirán por
costo unitario, dando así el costo general por cada concepto.
Con esto, podemos realizar el concentrado de todos los gastos que se realizaron para la
elaboración de nuestro congreso y que más adelante se detallará uno a uno.
Hospedaje:
1.- Todos los proveedores de servicios de hospedaje están obligado a respetar los
precios, garantías, intereses, cargos, términos, plazos, fechas, reservaciones y demás
condiciones que se ofrecieron y convinieron con el consumidor.
2.- El establecimiento de hospedaje deberá exhibir en la recepción las tarifas que aplica y
los servicios que incluye.
3.- Todos los establecimientos que cuenten con el servicio de cambio de moneda,
deberán exhibir el tipo de cambio vigente.
4.- En el caso de que se haya reservado previamente y no se le proporcione el servicio, el

establecimiento está obligado a brindarle un servicio bajo las mismas características y
tarifas.
5.- Todos los establecimientos de hospedaje deben contar con un seguro de

responsabilidad civil para protección y seguridad de los usuarios.
Establecimientos de Alimentos y Bebidas:
Los establecimientos de alimentos y bebidas deberán exhibir en un lugar visible lo

siguiente:
1.- La lista de precios de alimentos y bebidas que ofrecen.
2.- Informar acerca de sus reservas de derecho de admisión al establecimiento.
3.- Disponer en un lugar visible e identificable un buzón de quejas y sugerencias.
Transporte:
1.- Pedir a la empresa incluir las ventajas y otra información relevante sobre lo incluido en
el servicio.
2.- Pedir documentos de seguro y otras informaciones en caso de una emergencia y su
política de cancelación.
Equipo audiovisual:
1.- Se debe entregar e instalar de manera correcta para su funcionamiento por parte de la
empresa proveedora.
2.- Garantizar que los bienes cumplan con los requerimientos técnicos.
3.- Los costos por concepto de fletes, seguros, bodegaje y movimientos técnicos serán
asumidos por el proveedor.
4.- Garantizar asesoría y soporte técnico sobre los bienes adquiridos sin costo adicional
para el contratante.
5. Solucionar en el momento las situaciones que se originen por problemas técnicos.
Ponentes
El punto clave en este tipo de acciones es la elección del ponente. Como organizadores
del congreso, es nuestra responsabilidad proponer a la persona idónea para llevar a cabo
la charla que esperan nuestros participantes y esa persona idónea vendrá en función de
varios factores, entre ellos:
1.- Dominio total del tema, esto marcará las pautas que se pretenden transmitir a los
participantes.
2.- Conocimiento del medio de actividad, es decir, es conveniente invitar a un ponente de
reconocido prestigio en su campo.
3.- Cercano geográficamente al medio, será conveniente invitar a un ponente que con el
simple efecto de su proximidad a la zona donde se lleva a cabo nuestro congreso ayude
en el asimilación del mensaje, y a su vez, esto nos ayuda a reducir costes.
Edecanes
Prensa
Seguro
Memoria del evento
Otros
2.6 Presupuesto
En esta parte del capítulo, se mencionaran todos los presupuestos de ingresos y egresos
necesarios para la convención.
2.6.1 Ingresos y Egresos del Evento
En la convención se manejaran los siguientes ingresos y egresos:
1ª Convención de Hoteles Boutique en la Ciudad de México

CONCEPTO INGRESOS
Participantes $ 621, 352.20
Patrocinadores $ 63,100.00
Total: $ 684,452.20
CONCEPTO EGRESOS FIJOS
Alimentos y Bebidas $ 159,000.00
Equipo $ 10,080.00
Oradores $ 159,000.00
Recursos Humanos $ 57,500.00
Publicidad y Promoción $ 6,200.00
Alojamiento $ 271,470.00
Sub Total: $ 664,370.00
CONCEPTO EGRESOS VARIABLES
Seguro del Participante $ 26,500.00
Seguro del Evento $ 80,000.00
Sub Total: $ 106,500.00
2.6.2 Patrocinios
No
Patrocinador Aportación Cantidad
.
1 Ornato y
Rotulación
$3,600.00
(Material para
taller)
2
Publicidad
(En puntos
$5,000.00
estratégicos de
la ciudad)
3
Publicidad
(Compartiendo
el evento con $6,000.00
los afiliados a la
asociación)
4
Publicidad
(Compartiendo
los afiliados a la
asociación)
5
Publicidad
(En las
publicaciones
$3,500.00
oficiales de
turismo de la
Ciudad)
6
Ornato y
Rotulación
(Su logo
$3,000.00
aparecerá
detrás de los
ponentes)
7
Ornato y
Rotulación
(Su logo
$5,000.00
aparecerá
detrás de los
ponentes)
8
Publicidad
(Icono especial
del evento en $8,000.00
su página
oficial)
9
Degustaciones
(Para los
ponentes y N/A
venta al
público)
10
Souvenirs
(Para los
ponentes y N/A
venta al
público)
11
10 Cortesías de
Cenas en sus N/A
restaurantes
12 Ornato y
Rotulación
(Su logo
$5,000.00
aparecerá
detrás de los
ponentes)
13 Ornato y
Rotulación
(Su logo
$8,000.00
aparecerá
detrás de los
ponentes)
14 Ornato y
Rotulación
(Su logo
$5,000.00
aparecerá
detrás de los
ponentes)
15 Ornato y
Rotulación
(Su logo
$8,000.00
aparecerá
detrás de los
ponentes)
TOTAL = $63,100.00
2.6.3 Presupuesto Hospedaje
Para determinar el presupuesto de hospedaje, se contemplan el total del número de

participantes al congreso, los cuales serán alojados en el hotel elegido por el comité
organizador.
PRESUPUESTO DE HOSPEDAJE
Habitación sencilla o doble $ 990.00
11 / Oct / 17 85 habitaciones dobles (170 pax) x 85 = $ 84,150.00
Habitación triple $ 1,561.00
11 /Oct / 17 120 habitaciones triples (360 pax) X 120 = $ 187,320.00

TOTAL $ 271,470.00
2.6.4 Presupuesto Alimentos y Bebidas
Para calcular el presupuesto de alimentos y bebidas se necesita contar con el número

total de participantes.
PRESUPUESTO DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

11 / Oct / 17 Coffee Break $ 150.00
(Para 530) $79,500.00
12 / Oct / 17 Coffee Break $ 150.00
(Para 530) $79,500.00
TOTAL $159,000.00
2.6.5 Presupuesto Servicios en General
Para calcular el presupuesto de servicios en general, se necesita tomar en cuenta la

papelería que se utilizará en el evento, así como los servicios extras que se requieran.
PRESUPUESTO DE SERVICIOS EN GENERAL

11/ Oct /17 Plumas (1,060 pza.) $ 4.00 $ 4,240.00
11/ Oct /17 Folletos (1,590 pza.) $ 1.00 $ 1,590.00
11/ Oct /17 Mapas de sitio (1,060 pza.) $ 2.00 $2,120.00
TOTAL $7,950.00
2.6.6 Presupuesto de Ornato y Rotulación
Para determinar el presupuesto de ornato y rotulación se tomaron en consideración

algunas sugerencias propuestas por nuestros patrocinadores.
11 / Oct / 17 Gafetes (530 pza.) $ 30.00 $ 15,900.00
12 / Oct / 17 Diplomas, agradecimientos y reconocimientos $ 10.00
$ 150.00
(15 pza.)
10 / Jul / 17 Invitaciones (15 pza.) $ 10.00 $ 150.00
11 / Oct / 17 Arreglos de mesa (8 pza.) $ 150.00 $ 1,200.00
11 / Oct / 17 Letreros informativos (10 pza.) $ 20.00 $ 200.00
TOTAL $ 17,600.00
2.6.7 Presupuesto Mezcla Promocional
Para calcular el presupuesto de mezcla promocional, se requiere cotizar diferentes

medios de promoción y según su impacto comparar la viabilidad de cada medio.

Página Web $ 5,500.00 $ 5,500.00
Redes Sociales $ 700.00 $ 700.00
TOTAL $ 6,200.00
2.6.8 Presupuesto Equipo Técnico
Para determinar el presupuesto de equipo técnico, se necesita cotizar con diversos

proveedores hasta encontrar la mejor opción que cuente con el equipo que cubra de
mejor manera las necesidades de nuestro evento.
PRESUPUESTO DE EQUIPO TECNICO

11 / Oct / 17 Equipo de sonido (16 hrs) $ 200.00 $ 3,200.00
11 / Oct / 17 Equipo audiovisual (16 hrs) $ 250.00 $ 4,000.00
11 / Oct / 17 Personal técnico (4) (2 días) $ 500.00 $ 4,000.00
TOTAL $ 11,200.00
2.6.9 Presupuesto Oradores
Al realizar la selección de los oradores, fueron elegidos aquellos que conforme a su

experiencia profesional y relación con el sector hotelero, cubrieran de mejor manera las
necesidades de nuestros eventos así como con un dominio significativo de grandes
grupos.
PRESUPUESTO DE PONENTES
11 / Oct /
Dr. Hazel Cerón Monroy $ 15,000.00
17
11 / Oct /
Mtro. Víctor Chalé Góngora $ 26,000.00
17
11 / Oct /
Dr. Jesús Valdés Díaz de Villegas $ 15,000.00
17
11 / Oct /
Mtro. Tonatiuh Mendoza Martínez $ 13,000.00
17
11 / Oct /
Mtra. Norma Jiménez Ríos $ 13,000.00
17
11 / Oct /
Lic. Juan Carlos Mercado $ 11,000.00 $ 93,000.00
17
12 / Oct /
Lic. Miguel Andrés Hernández $ 11,000.00
17
12 / Oct /
Lic. Armando Jiménez $ 11,000.00
17
12 / Oct /
Lic. Sixto Báez Casillas $ 11,000.00
17
12 / Oct /
Lic. Alejandra Juárez Anguiano $ 11,000.00
17
12 / Oct /
Lic. María del Pilar Paredes Arrollo $ 11,000.00
17
12 / Oct /
Lic. Isabel Díaz $ 11,000.00 $ 66,000.00
17
TOTAL $ 159,000.00
2.6.10 Presupuesto Recursos Humanos
Los recursos humanos fueron destinados a manera de dar el mejor servicio de atención a
todos los participantes a la convención de hoteles boutique.
PRESUPUESTO RECURSOS HUMANOS

Recepción en Aeropuerto $ 3,000.00 $ 15,000.00
11 / Oct / 17
5 Edecanes: 8 horas cada una
Registros en Expo Reforma $ 3,500.00 $ 35,000.00
11 / Oct / 17
Informes en Expo Reforma $ 2,500.00 $ 7,500.00
11 / Oct / 17
TOTAL $ 57,500.00
2.6.11 Presupuesto General del Evento
PRESUPUESTO GENERAL DEL EVENTO

EGRESOS
Costos Fijos
CONCEPTO MONTO
HOSPEDAJE $ 271,470.00
RECURSOS HUMANOS $ 57,500.00
SERVICIOS GENERALES $ 7,950.00
ORNATO Y ROTULACION $ 17,600.00
MEZCLA PROMOCIONAL $ 6,200.00
PONENTES $ 159,000.00
TOTAL $ 525,550.00
Costos Variables
CONCEPTO MONTO
SEGURO DEL EVENTO $ 80,000.00
SEGURO DEL PARTICIPANTE $ 26,500.00
TOTAL $ 106,500.00
SUBTOTAL DE EGRESOS $ 632,050.00
( - ) PATROCINIOS $63,100.00
SUBTOTAL $ 568,950.00
( + ) CONTINGENCIAS (10%) $ 56,895.00
SUBTOTAL $ 625,845.00
( + ) UTILIDAD (20%) $ 125,169.00
TOTAL DE EGRESOS $ 751,014.00
IVA (16 %) $ 120,162.24
TOTAL $ 871, 176.24
MARGEN DE UTILIDAD
Se decidió con base en los costos totales, dedicar un 20% por la ventana de servicios que
integra el evento, posteriormente, dicho porcentaje será agregado a los costos totales.
% de Utilidad 20%
Costos Totales $ 871,176.24
Utilidad sobre
$ 174,235.26
Costos
TOTAL $ 1,045,411.50
2.6.12 Cuota de Inscripción Para el Evento
Cuota de Inscripción Limitada:
Para esta convención, se incluirá en el costo de la cuota el material que se utilizará dentro
de las sesiones de trabajo, el costo del transporte y el costo por hospedaje.
Esta decisión se tomó debido a que no se considera el cobre por alimentos, gastos
personales y post tours (estos se cobran por separado), ya que nuestro evento se
realizará en la Ciudad de México existiendo una gran variedad de atractivos, los cuales
los participantes podrán visitar de acuerdo a su preferencia.
Debido a los servicios incluidos, la cuota de inscripción por participante será de $1,299.90.
2.6.13 Cálculo de la Cuota de Inscripción
La fórmula que se utiliza para poder determinar el precio adecuado de la cuota de

inscripción es:
CR = EV + EF + C
DE
Dónde:
CR = Cuota de inscripción
EV = Egresos Variables ()
EF = Egresos Fijos
C = Contingencias
DE = Delegados o participantes
CR = 106,500.00 + 525,550.00 + 56,895.00

530
CR = 1,299.90
2.6.14 Punto de Equilibrio
Pe =. CF .
(1-CV / VT) (PVU)
Dónde:
Pe = Punto de equilibrio
CF = Costos Fijos
CV = Costos Variables
VT = Ventas Totales
PVU = Precio de Venta Unitario
Pe =. 525,550.00 .
(1-106,500.00 / 688,947) (1,299.90)
Pe = 478.22
Total a vender: 478 participantes

Aforo total: 530
En este capítulo se observarán los elementos a considerar para la realización de esta

Convención, así como los formatos necesarios para una correcta logística antes, durante
y después del evento. En dichos formatos se llevara un registro de los elementos
necesarios en cada actividad, es decir: el tipo de montaje y decoración, alimentos, equipo
audiovisual necesario, señalamientos correspondientes, un secuencial del programa,
orden de aparición de ponentes, etc. De igual manera se tendrá un registro de los
asistentes al post. Tour.
3.1 Pre-Evento
Convención de Hoteles Boutique
En esta etapa se deben desarrollar acciones que ayuden a posicionar una imagen única
del evento en la mente y el corazón del público objetivo, por ello es importante crear
tácticas consistentes que respalden la estrategia de comunicación de éste.
Comité Organizador
Coordinador General: Es el responsable general del desarrollo del evento. Supervisa las
labores de las comisiones, y es el enlace de estas con la máxima autoridad de la
institución responsable del evento.
Comité de Logística: Se encarga de todas aquellas actividades que hacen posible la

ejecución del evento.
Transporte
Alojamiento
Alimentación
Secretaria
Servicios Generales
Comité de promoción y relaciones públicas: Actividades que abarquen la promoción y

difusión del evento. Todo lo relacionado con protocolo y asistencia de los participantes del
evento.
En el proceso del PRE-‐evento se realizan las siguientes actividades:

• Se contactan los patrocinadores y se confirma su participación en dicho evento.
• Se realizó un estudio turístico para seleccionarla ciudad y el lugar sede.
• Se determinó el aforo
• Se cotizaron todos los servicios para llevar a cabo el evento.
• Se eligió a los ponentes en base a su experiencia y conocimientos para así poder
transmitirlos y crear un interés entre los participantes.
• Se realizó el programa del evento conforme a las necesidades del participante.
• Determinar los temas a tratar mediante talleres, conferencias, etc.
• Realización de invitaciones, folletos, boletos para el evento.
• Confirmación de asistencia de todo el personal contemplado en el evento.
• Confirmación de asistencia de los participantes.
• Desarrollo de plan promocional
• Desarrollo de paquetes de alojamiento turístico, programa de acompañantes y de pre y
post tours
• Difusión del evento con corresponsal, viajes de promoción, seguimiento continuo y
reuniones de coordinación
• Redacción y gestión del presupuesto de previsión
• Control constante de las evoluciones de los costos
• Estudio gráfico y realización de todos los impresos
• Promoción particular del evento
• Colaboración con los comités del congreso para la redacción del programa
• Contactos con ponentes, moderadores, VIP y cuidado de su hospitalidad
• Gestión de los resúmenes
• Gestión de las inscripciones con sistemas informáticos avanzados
• Equipamiento de la sede del congreso (área expositiva, salas y partes en común,
carteles y pancartas)
• Cuidado del servicio de catering según las exigencias del evento En base a estos puntos
se realiza el presupuesto para verificar que el evento sea rentable y cumplir con nuestros
objetivos.
3.1.1 Elementos a considerar en el Pre-Evento
- 3 meses antes se deben enviar al Hotel, las cuentas requeridas e instrucciones

solicitadas por el fiador con tres meses de anticipación.
- Dos meses antes del evento se comenzara el pre-registro desde el sitio web
- Un mes antes del evento se firmara contrato con la banquetera
- Dos semanas antes del evento se enviaran los montajes requeridos en cada salón y el
cronograma de las actividades que se levaran a cabo.
- Durante la semana del evento se revisaran las actividades, arreglos y/o cambios en la
sede.
- Durante la semana del evento se revisara la seguridad del recinto, el staff y los equipos
técnicos que se utilizaran.
3.1.2 Formatos Pre-Evento
Es un sistema de control que nos facilitara y agilizar todo el protocolo del Congreso
Desarrollo Humano del siglo XXI que se pretende llevar a cabo, evitando contratiempos
que perjudiquen la ejecución del congreso.
Así mismo se realizaron los siguientes formatos del pre-evento:
FORMATO DE MONTAJES
Finalidad: Garantizar una buena organización revisando que los salones en el lugar de
sede este de acuerdo a la actividad planeada.
Fecha Dinámica Sala Montaje # de Observaciones

participantes
11-oct-18 Conferencia Salón de
“Hoteles Usos
Boutique en Múltiples
México” 2
11-oct-18 Mesa Redonda Salón de
“Dialogo de Usos
Especialistas” Múltiples
2
“Que encontrare Usos
en los hoteles Múltiples
Boutique” 2
“Tendencias Usos
Boutique en la Múltiples
CDMX” 2
12-oct-18 Taller Salón de
“Experiencias Usos
Boutique para Múltiples
nuevos clientes” 2
12-oct-18 Panel “Pros y Salón de
contras de los Usos
hoteles Múltiples
Boutique” 2
12-oct-18 Mesa Redonda Salón de
con los expertos Usos
en Hotelería Múltiples
2
12-oct-18 Conferencia “El Salón de
futuro de los Usos
hoteles Múltiples
Boutique” 2
Finalidad: Verificar que el equipo técnico sea el que se contrató y que se encuentre en
condiciones perfectas.

COMPLETO EN BUEN ESTADO
EQUIPO OBSERVACIONES
SI NO SI NO
Micrófonos
Proyectores
Pantallas
Equipo de audio
Finalidad: Este formato nos ayudará que los participantes localicen los salones,
restaurantes, baños dentro de Expo Reforma.
UBICACIÓN
VISIBLE
SEÑALIZACIÓN CORRECTA OBSERVACIONES
SI NO SI NO
Baños X X Mujeres y Hombres
Nombre de la sala X X Medianos
Extintor X X Excelente
Salida de emergencias X X Excelente
Punto de reunión X X Excelente
FORMATO DE EDECANES
Finalidad: Nos ayudara a facilitar información necesaria para ayudar al comité organizador
y tener una supervisión del comité de registro.
EDECÁN ASISTENCIA ASIGNACIÓN ASIGNACIÓN OBSERVACIONES

DE SALA DE ACTIVIDAD
SI NO SI NO SI NO
Registro
Ubicación
Actividades
Finalidad: Garantizar una excelente publicidad a la convención de Hoteles Boutique.
CONTIENE LA
RECEPCIÓN
INFORMACIÓN
DEL MENSAJE
MEDIO FECHA NECESARIA OBSERVACIONES
BUEN
SI NO MALA
A
Se informara a través de
Internet vía internet actualizaciones
acerca del evento.
Se coloca todos los lunes
Periódico un anuncio en la revista
durante un mes
FORMATO DE ENTREGA DE DOCUMENTOS
Finalidad: Supervisar que todo documento sea entregado a los participantes y ponentes
de la convención de Hoteles Boutique.
FORMATO DE ENTREGA
RECIBIÓ
PARTICIPANTE DOCUMENTACIÓN
NOMBRE OBSERVACIONES
O PONENTE SI ____ NO
_____
Ponente Si
Ponente Si
Ponente Si
Ponente Si
Ponente Si
Ponente Si
Ponente Si
FORMATO DE REGRISTRO DE LOS PONENTES
Finalidad: Tener un control de la participación de cada uno de los ponentes y dinámicas

que se realizara en el congreso.
FORMATO DE REGISTRO DE LOS PONENTES

DINÁMICA SALA DÍA HORA OBSERVACIONES
Conferencia 11/10/18
Mesa
11/10/18
Redonda
Taller 12/10/18
Panel 12/10/18
Mesa
12/10/18
Redonda
Finalidad: Conocer el perfil y el número de participantes al evento que se llevara a cabo.

Nombre: Miguel Alejandro Castillo Luna
Dirección: Iztacalco No. Su 147 Ciudad/Municipio: México
Estado: Distrito Federal C.P: 08000
Teléfono: 53 76 97 49 44
E-mail: [email protected]
Profesión: Alumno Especialidad:
Inscripción: 27 de septiembre 2017
FORMATO DE REGISTRO DE POST-TOURS
Finalidad: Brindar una adecuada distribución a los participantes que asistirán al post-
tour.
FORMATO DE REGISTRO DE POST- TOURS

# DE PERSONAS
NOMBRE EDAD SUGERENCIAS
A ASISTIR
Ulises Valencia 28 1
¿Por qué asiste al post-tour?
Me interesa conocer un poco más sobre los sitios turísticos y salir un poco más de la
rutina
FORMATO DE CONTROL DE DINÁMICAS
Finalidad: Tener un mayor control sobre los participantes de acuerdo a las dinámicas y
establecido en montajes, equipo, etc.
CONTROL DE DINÁMICAS
EQUIPO
FECHA DINÁMICA SALA MONTAJE COMPLETO FECHA
SI NO
11/10/1
Conferencia Si
8
11/10/1
Mesa Redonda Si
8
11/10/1
Conferencia Si
8
11/10/1
Conferencia Si
8
12/10/1
Taller Si
8
12/10/1
Panel Si
8
12/10/1
Mesa Redonda
8
12/10/1
Conferencia Si
8
FORMATO DE REQUERIMIENTO DE MATERIALES:
Finalidad: Tener un control acerca de los materiales requeridos para las actividades que
se efectuaran
NOMBRE DEL EVENTO: Primera Convención de Hoteles Boutique

FECHA: 11 y 12 de Octubre del 2017
ACTIVIDAD: Convención
RESPONSABLE:
Micrófonos 10 3 micrófonos sin cable
Proyectores 2 Video proyector de 3000 Lumens
Pantalla 2 Pantalla de 2.44 x 3.05
Sistema de audio 4 2 bocinas, 1 micrófono alámbrico
SOLICITADO POR RESPONSABLE AUTORIZÓ
NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA
FORMATO DE CONTROL DE RESERVACIONES E INSCRIPCIONES.
Finalidad: Llevar un control de los participantes inscritos al evento, las reservaciones

serán vía electrónica por medio de la página web.
CONTROL DE RESERVACIONES E INSCRIPCIONES

NO. DE PAG
RESERVACIÓN
CÉDULA O
N TELEFO OBSERVACI
NOMBRE DE
o. NO S N ON
TEL. CORREO INSCRIPCI
I O
ÓN
Ocupación
42 Victoria 26 75 22
[email protected] 423 Si Profesor de
3 González 56
Psicología
3.2 Evento
En esta fase del evento se programan las etapas anteriores que se requieren para llevar
acabo el evento y así cuidar a detalle todos los planes que se ha estado manejando para
lograr un exitoso resultado en eta etapa.
Revisar cada detalle de la apertura del evento ya que este nos va dar pauta para evitar
errores.
Calidad dentro de las actividades programadas para que los asistentes muestren interés.
Ofrecer un buen servicio con el personal del hotel para que la estancia de o participantes
sea amena
Los participantes contaran con un código de barras detrás de su gafete para evitar atrasos
durante el registro.
Atención personalizada de tours y programas de acompañantes.
3.2.1 Elementos a considerar en el Evento
Tener especial cuidado en la inauguración y clausura del evento, ya que en estas dos
actividades el participante tiene un momento para hacer relaciones sociales.
Realizar un registro de forma organizada y evitar tiempos muertos
Debe haber una buena comunicación entre los ponentes y el público, ya que eso hablara
bien del evento y servirá para que los participantes se convenzan de asistir a futuros
eventos
Se debe cumplir con todas las actividades que se “prometieron”.
3.2.2 Formatos de Evento
FORMATO REUNIÓN DE COMITÉ.
Finalidad: Informar a los comités hora y lugar de reunión de cada uno para aclarar dudas
o comentarios en cuanto a la realización del congreso.
FORMATO REUNIÓN DE COMITÉ

COMITÉ HORA LUGAR OBSERVACIONES
FORMATO REVISIÓN DE MONTAJES.
Finalidad: Revisar que el montaje sea el correcto y se encuentre listo en tiempo y forma
de acuerdo a las actividades
Fecha Dinámica Sala Montaje Hora de Observaciones

Revisión
Finalidad: Verificar que las áreas e encuentren en buenas condiciones.
CONDICIONES
DÍA SALA DINÁMICA HORA OBSERVACIONES
BUENA MALA
1
1
1
1
2
2
2
2
FORMATO - PLAN DE EVACUACIÓN.
Finalidad: Prevenir cualquier incidente en las instalaciones y de los participantes, creando

un plan de seguridad de protección.
SE ENCUENTRAN EN
RUTAS DE ACCESIBILIDAD
FECHA BUEN ESTADO
EVACUACIÓN
SI NO SI NO
FORMATO - REGISTRO DE PARTICIPANTES Y ENTREGA DE DOCUMENTACIÓN.
Finalidad: Coordinar la entrada de los participantes a las distintas actividades del evento.
FORMATO - REGISTRO DE PARTICIPANTES Y ENTREGA DE DOCUMENTACIÓN

NOMBRE DINÁMICA FECHA HORA SE ENTREGO
DOCUMENTACIÓN
SI NO
Alexis Valencia Lluvia Conferencia 11/10/18
Angélica Guerrero Conferencia 11/10/18
María Luna Suárez Mesa redonda 11/10/18
Eduardo Rodríguez Conferencia 11/10/18
Julieta Terrón Panel 12/10/18
Carlos Pedraza Fabián Curso 12/10/18
Elizabeth Muciño Conferencia 12/10/18
Reyes
Finalidad: Tener un control del personal externo que ha sido contratado
LLEGAD
CUMPLIÓ CON
AA HORARIO
PERSONA SU TRABAJO OBSERVACIO
TIEMPO
L N
ENTRAD
SI NO SI NO SALIDA
A
Edecanes 10:00A.M. 18:00 hrs. 11/10/18
Edecanes 8:30 A.M 18:00 hrs 12/10/18
FORMATO - CONTROL DE DINÁMICAS
Finalidad: Tener conocimiento si las dinámicas de llevan a cabo con éxito
Se llevó a
Ponentes
Horario cabo
/
exitosamente
Fecha asistenci Dinámicas Sala
a
Entrada Salida Si No
Si No
11/10/18 Conferencia
Mesa
11/10/18
Redonda
12/10/18 Taller
12/10/18 Panel
Mesa
12/10/18
Redonda
FORMATO- CONTROL DE ASISTENCIA DURANTE EL EVENTO.
Finalidad: Evaluar la asistencia en base al siguiente formato
DINÁMICA ASISTENCIA OBSERVACIONES

Día 11/10/18
Registro
Inauguración y Bienvenida
Conferencia
Mesa Redonda
Conferencia
Conferencia
Día 12/10/18
Taller
Panel
Mesa Redonda
Conferencia
FORMATO DE VALE DE ENTREGA DE MATERIALES.
Finalidad: Se realizara un vale por cada equipo a usar
NOMBRE DEL EVENTO: Primera Convención de Hoteles Boutique

COORDINACIÓN: Equipo
ACTIVIDAD: Conferencia FECHA: 11/10/18
RESPONSABLE:
Piezas Micrófonos
Piezas Pantallas
Piezas Proyector
Piezas Sistema de audio
SOLICITADO POR RESPONSABLE AUTORIZÓ

COORDINACIÓN
___________________ ___________________ __________________

NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA
FORMATO DE ENTREGA DE MATERIALES.
Finalidad: Verificar y describir el material que se entregó durante el evento
No. DE RECIBIÓ
INSCRIPCIÓ MATERIALES
NOMBRE OBSERVACIONES
N AL
SI NO
EVENTO
FORMATO DE PROGRAMA GENERAL DE ACTIVIDADES
FINALIDAD: Controlar las actividades que se tiene que llevar a cabo durante el evento
para mantener la puntualidad de las mismas y que el evento fluya de la manera
adecuada.
PROGRAMA DEL EVENTO- PARTICIPANTES

JUEVES 11 – OCTUBRE - 2018
Hora Programa Lugar
08:3 Lobby
0 (Expo Reforma)
Salón de Usos Múltiples
09:0 Ceremonia de Inauguración y discurso de Bienvenida a la “1ª
2
0 Convención de Hoteles Boutique de la Ciudad de México”.
(Expo Reforma)
Lobby del
09:3 Conferencia “Hoteles boutique de México” Salón de Usos Múltiples
0 2
0 Receso / Coffee Break 2
0 Mesa redonda "Dialogo de especialistas" 2
0 Conferencia "Principales atractivos de los hoteles boutique” 2
0 Conferencia "Tendencias boutique en la ciudad de México”. 2
0 Panel “Pros y Contras de los Hoteles Boutique” 2
0 Cierre Primer día 2
VIERNES 12 – OCTUBRE - 2018
Hora Programa
08:3 Lobby
0 (Expo Reforma)
09:3 Realización del Taller: “Brindando experiencias Boutique a Salón de Usos Múltiples
0 nuevos Clientes”. 2
11:3 Lobby del Salón de
Receso / Coffee Break
0 Usos Múltiples 2
12:0 Regreso al Taller: “Brindando experiencias Boutique a nuevos Salón de Usos Múltiples
0 Clientes”. 2
14:0 Mesa Redonda “Diálogo Hotelería Tradicional vs. Hotelería Salón de Usos Múltiples
0 Boutique”. 2
0 Conferencia "El futuro de los Hoteles Boutique en México”. 2
18:0 Ceremonia de Clausura, Agradecimientos, Entrega de Salón de Usos Múltiples
0 reconocimientos a Ponentes. 2
FORMATO DE PROGRAMA GENERAL DE PONENCIAS
FINALIDAD: Tener un control de las ponencias, así como su horario y tema.
Programa General de Ponencias

Fecha Horario Ponente Tema
11/10/18
12/10/18
CEDULA DE PREGUNTAS.
FINALIDAD: Entregar a cada uno de los participantes en cada dinámica
INSTRUCCIONES:
SEA BREVE Y ANOTE CONCRETAMENTE SUS PREGUNTAS

PROPORCIONE SUS DATOS POR SI NHO FUERA POSIBLE CONTESTAR SU
PREGUNTA EN ESTE EVENTO
PREGUNTA PARA:
PREGUNTAS:
NOMBRE:________________________________________
TELÉFONO:________________________
FAX:_________________________
INSTITUCIÓN:___________________________________________
PUESTO:_______________________________________________
3.2.3 Carpeta del Evento
Programa Operativo
Convención Primera Convención de Hoteles Boutique
Sede Expo Reforma
México, Ciudad de México
11 y 12 de Octubre del 2018
No. De Eventos 1
Nombre del vendedor:
Nombre del Responsable de Operaciones:
Nombre del Coordinador:
1. CONTENIDO:
Directorio de Contactos
Cuentas maestras y firmas autorizadas
Programa Operativo Concentrado
Contenido del Programa Operativo
Programa del cliente
Información de VIP’ S
Rooming List
Cronológico de Vuelos (Llegadas y salidas)
Área de Exposición o Planos
Patrocinios
Actividades de Coordinadores
Rotafolios
Roll de uniformes
Notas importantes
Check List
Directorio de Contactos
Datos de CLIENTE:
Nombre de la empresa: SARAO, Diseño y Organización
Nombre del contacto: Pedro Garza García
Puesto: Gerente General
Dirección: Calle Constitución 14 Colonia Escandón México DF. Código Postal 11800
Número telefónico y Celular: 01(55)-5271-2032
Datos de la AGENCIA ORGANIZADORA:
Nombre del Vendedor Daria´s Company
Número telefónico y celular 5526606612
Nombre del Responsable de Operaciones Lizbeth Adriana Landa Pacheco
Número telefónico y celular 5534883249
Si es el caso de que a los coordinadores se les otorgue celulares o nexteles hay que
ingresarlos.
Datos del HOTEL O RECINTO:

Nombre del hotel
Datos generales del hotel (Numero de restaurantes, categoría, transportación, tours
incluidos, spa, etc.)
Dirección
Teléfono y Fax
Nombre del Contacto y Celular
Extensiones indispensables de las siguientes áreas:
Grupos Liliana Sánchez Merino Ext. 117
Mantenimiento Justino Carranza Gómez Ext. 119
Página | 468
Recepción Ignacio López Carso Ext. 000
Transportación Mauricio García Santana Ext. 011
Concierge Gustavo Zarate Medina Ext. 221
A&B Osiris Gracia Ramos Ext. 113
Bell Boys Omar Bravo Jiménez Ext. 111
Capitanes. Carlos Lara Ext. 142
Servicio Médico Mariana Osorio Guardiola Ext. 132
Áreas Públicas Rosa María Ríos Ext 245
Ama de Llaves Guadalupe Molina Lomo Ext. 342
Datos de proveedores:
Tipo de Servicio o Producto
Razón Social
Dirección
Nombre y número telefónico de:
• Contacto en Oficina Corporativa (D.F)
Contacto en el Sitio donde se llevara a cabo el evento.
Días en que prestara el servicio.
PROGRAMA OPERATIVO CONCENTRADO
“Primera Convención de Hoteles Boutique en la Ciudad de México”

11 y 12 de Octubre del 2018
9 de Octubre del 2018 10 de Octubre del 11 de Octubre del 12 de Octubre del

2018 2018 2018
Reunión de Comités Reunión Pre Inauguración Taller “Experiencias
Convención Salón de usos Boutique para nuevos
múltiples 2 clientes”
Montaje Auditorio Capacidad
Convencional
Capacidad 500
Conferencia “Hoteles Panel “Pros y contras
Boutique en México” de los hoteles
Montaje Auditorio Boutique”
Convencional Montaje Auditorio con
Capacidad 500 Espigas
Capacidad 500
Mesa Redonda Mesa Redonda con

“Dialogo de los expertos en
Especialistas” Hotelería
Montaje Imperial Montaje Imperial
Capacidad 500 Capacidad 500
Conferencia “Que Conferencia “El futuro
encontrare en los de los hoteles
hoteles Boutique” Boutique”
Montaje Auditorio Montaje Auditorio
Convencional Convencional
Capacidad 500 Capacidad 500
Conferencia
“Tendencias Boutique
en la CDMX”
Montaje Auditorio
Convencional
Capacidad 500
Programa del Cliente

Día 1
11 de Octubre
Horario de coffee break para este día:

11:00 a 11:30 horas
Hora Actividad Lugar

Inauguración Salón de usos múltiples 2
Conferencia Hoteles Boutique Salón de usos múltiples 2
en México
Coffe Breake Salón de usos múltiples 2
Mesa Redonda “Dialogo de Salón de usos múltiples 2
Especialistas”
Conferencia “Que encontrare Salón de usos múltiples 2
en los hoteles Boutique”
Conferencia “Tendencias Salón de usos múltiples 2
Boutique en la CDMX”
Día 2
12 de Junio
Horario de coffee break para este día:

11:20 a 11:45 horas
Hora Actividad Lugar

Taller “Experiencias Boutique Salón de usos múltiples 2
para nuevos clientes”
Coffe Breake Salón de usos múltiples 2
Panel “Pros y contras de los Salón de usos múltiples 2
hoteles Boutique”
Mesa Redonda con los Salón de usos múltiples 2
expertos en Hotelería
Conferencia “El futuro de los Salón de usos múltiples 2
hoteles Boutique”
Plano del lugar sede

Patrocinadores
No
Patrocinador Aportación Cantidad
.
1 Ornato y
Rotulación
$3,600.00
(Material para
taller)
2
Publicidad
(En puntos
$5,000.00
estratégicos de
la ciudad)
3
Publicidad
(Compartiendo
los afiliados a la
asociación)
4
Publicidad
(Compartiendo
los afiliados a la
asociación)
5
Publicidad
(En las
publicaciones
$3,500.00
oficiales de
turismo de la
Ciudad)
6
Ornato y
Rotulación
(Su logo
$3,000.00
aparecerá
detrás de los
ponentes)
7
Ornato y
Rotulación
(Su logo
$5,000.00
aparecerá
detrás de los
ponentes)
8
Publicidad
(Icono especial
del evento en $8,000.00
su página
oficial)
9
Degustaciones
(Para los
ponentes y N/A
venta al
público)
10
Souvenirs
(Para los
ponentes y N/A
venta al
público)
11
10 Cortesías de
Cenas en sus N/A
restaurantes
12 Ornato y
Rotulación
(Su logo
$5,000.00
aparecerá
detrás de los
ponentes)
13 Ornato y
Rotulación
(Su logo
$8,000.00
aparecerá
detrás de los
ponentes)
14 Ornato y
Rotulación
(Su logo
$5,000.00
aparecerá
detrás de los
ponentes)
15 Ornato y
Rotulación
(Su logo
$8,000.00
aparecerá
detrás de los
ponentes)
TOTAL = $63,100.00
Rotafolios
Listado de Rotafolios
Cantidad Descripción Salón
3 Bienvenidos Entrada
Lobby
Salón de usos múltiples 2
2 Registro Pasillo
Salón de usos Múltiples 2
2 Inauguración Salón de usos Múltiples 2
Roll de Uniformes
Roll de Uniformes
Hombre Pantalón de vestir
Camisa Blanca
Zapatos
Cabello Corto
Mujer Camisa Blanca
Zapatos de Piso
Cabello Recogido
N) NOTAS IMPORTANTES
En este apartado debemos mencionar el equipo extra que llevaremos como son dos
laptops con toda la información del evento, botiquín de primeros auxilios, hojas tamaño
carta, plumas, los gafetes para las personas del staff y ponentes y extensiones.
Check List
Realizar Junta el día 15 de Junio de 2015, con los siguientes puntos a tratar:
Tener listo el programa Operativo
Revisión del Programa Operativo día por día aclarando dudas
Distribución del equipo
Exponer un perfil general del cliente
Gafetes
Aclaración de dudas
Reconfirmar Roll de uniformes
Recordarles que deben de llevar su equipo completo
Nota: Ser PUNTUAL
3.3 Post-Evento
3.3.1 Elementos a Considerar en el Post-Evento
- Retirada de equipos. Una vez finalizado el evento se procede a retirar todo el equipo
técnico que se utilizó en las distintas salas, para la realización del evento.
- Liquidación y pago de facturas. Es importante hacer un informe detallado sobre los
adeudos que al finalizar el evento se deberán pagar de acuerdo a lo que se estableció
para la organización del evento.
- Evaluación del evento. Es de vital importancia el saber la opinión de todos los
participantes de acuerdo al desarrollo del evento y así saber detalladamente cuales fueron
las ventajas y las desventajas.
3.3.2 Formatos Post-Evento
FORMATO - RETIRADA DE EQUIPO.
FINALIDAD: Llevar un control del equipo utilizado. Estará a cargo del comité de programa.
FORMATO RETIRADA DE EQUIPO

EQUIPO FECHA DE HORA DE COMPLETO EN BUEN OBSERVACIO
ENTREGA ENTREGA ESTADO N
SI NO SI NO
FORMATO - MEMORIA.
FINALIDAD: Llevar un control en cuanto a la entrega de memorias a los participantes y

ponentes de las diferentes actividades que se realizaron. Estará a cargo del comité de
registro.
FORMATO MEMORIA
PRESENTACION GENERAL:
Introducción
Sede
Fecha del Evento
Inauguración
DESARROLLO DEL EVENTO:
Tema
Ponentes
Dinámicas grupales
Conclusiones
FINALIDAD Controlar los pagos. Estará a cargo por el comité de finanzas.

SERVICIOS FECHA HORA PRIMER PAGO SEGUNDO
PAGO
FORMATO- EL CONTROL DE DESMONTAJE
FINALIDAD: Tener un control en la entrega de salas.
Fecha
Sala Dinámica Tipo de Horario Observaciones
Montaje Montaje Desmontaje
FORMATO - CONTROL DE QUEJAS Y SUGERENCIAS
FINALIDAD: Conocer dudas, quejas y/o sugerencias.
FORMATO CONTROL DE QUEJAS Y SUGERENCIAS

Instrucciones:
Sea breve y anote sus quejas o sugerencias.
Proporcione sus datos por si no fuera posible contestar sus dudas, preguntas o
sugerencia s en este evento.
Dudas, quejas o comentarios:

______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
Nombre:
______________________________________________________________________
Teléfono:_______________________________________celular:__________________
Institución:
______________________________________________________________________
Puesto:
______________________________________________________________________
Capítulo 4. Promoción Y Comercialización del
Evento
Capítulo 4. Promoción Y Comercialización del Evento

En este capítulo se utiizan los elementos visuales, es decir la mezcla promocional que
servirá para que los participantes e interesados tenga una información acerca de esta
convención, asimismo se busca que la promoción tenga un alcance máximo.
4.1 Mezcla Promocional del Evento
Producto 1ª convención de hoteles boutique en la

CDMX
Plaza Ciudad de México: Expo Reforma

Precio $1,299.90
Promoción *Pagina web
*Redes sociales
Producto
La presente convención se enfocará en acercar la tendencia de hoteles boutique a los
prestadores de servicio para crear lazos entre los involucrados y convenios en el
sector turístico.
Plaza
Se realizara en expo reforma ya que Cuenta con una estructura de 22 mil 500 metros
cuadrados (m2) y un área para eventos de 8 mil 266 m2 distribuida en 8 pisos en
operación, totalmente independientes entre sí. De esta forma permite llevar a cabo
simultáneamente eventos de diferente naturaleza, logrando satisfacer y promover todo
tipo de negocios al ofrecer las facilidades necesarias para garantizar el éxito de
cualquier tipo de evento empresarial, comercial, turístico, cultural y social.
Precio
El precio se obtuvo durante un presupuesto y la cuota de inscripción es de $ todo
incluido
Promoción
Nos daremos a conocer a través de las redes sociales, en espectaculares, pancartas
en instituciones
REDES SOCIALES
Objetivo: Fidelizar e interactuar con nuestra comunidad (clientes y usuarios) con
nuestros contenidos, una comunicación de doble vía conseguirá que nuestros usuarios
 determinen cuáles son sus necesidades e intereses y así nuestro evento sea capaz
de responder a esas necesidades, adecuándonos a las solicitadas.
Descripción
En la página de Facebook integraremos información relevante del evento: día, hora,
lugar, como llegar, datos interesantes sobre los hoteles boutique. También
encontraremos el logo del evento.
Lo dividimos en segmentos que van dirigido a personas interesadas en turismo, en
convenciones y en hoteles boutique.
El costo por el servicio de promocionar es de $97 teniendo un alcance de 11,154
personas por 10 días
Link página de Facebook:
https://www.facebook.com/events/284466628632385/
PÁGINA WEB
Objetivo: Dar una correcta presentación de la convención, así como tener una
publicidad efectiva ya que en estos tiempos todas las personas navegan por la web.
LOGO: Buscando un toque de elegancia y sofisticación, lo cual forma parte de las

características principales en
un hotel boutique.
 Nuestro logo propone
elementos relacionados con
estos conceptos como lo son
la exclusividad en su diseño.
 Un color negro opaco
que representa la elegancia y
personalidad de cada uno de
los participantes en esta
convención.
 Sus letras en color
dorado marcan la distinción y
calidad en los servicios
personalizados de excelencia
que ofrecen los hoteles
boutique,
 se encuentran sobre
una forma circular, que nos
habla sobre la infinidad de
elementos que podemos abarcar cuando tocamos temas de elegancia y exclusividad.
SLOGAN:
“Hoteles Boutique, la exclusividad nos rodea”
Con esto nos referimos a la gran variedad de opciones que se tiene dentro del mundo
de los hoteles boutique, donde cada huésped puede encontrar una opción que se
adecue de mejor manera a satisfacer sus necesidades de alojamiento con el toque de
elegancia y exclusividad que busca.
DESCRIPCIÓN:
Nosotros. Al entrar a la página podemos observar en el encabezado nuestro logo y el
nombre de nuestra convención.
También se observa a lo que nos enfocamos, nuestro objetivo general y unas
fotografías de algunos hoteles boutique.
En la parte inferior se encuentra los días que se llevara a cabo el evento así como la
sede.
4.2 Imagen Del Evento – Faq´s - Página Web
Elegimos el color rosa/naranja porque son colores representativos de los hoteles

boutique.
EVENTOS:
Día 1 y Día 2
En la parte de eventos agregamos las actividades que se llevaran a cabo tanto el día 1
como el día 2, así como el objetivo de la misma y los ponentes que participaran en
dicha actividad.
PROGRAMA DEL EVENTO:
En este apartado tenemos el programa del evento el cual ayudara a planear mejor su
tiempo y así lograr estar en todas las actividades.
REGISTRO:
En esta parte, el interesado podrá realizar su registro para la convención,
colocando sus datos personales con el fin de poder contactarte para el evento y para
posibles congresos posteriores.
También anexamos la dirección de donde se llevara a cabo dicha convención.
Así como también existe la opción de registrarse a los 3 post-tour con los que
contamos.
FAQ
En esta última área tenemos las preguntas frecuentes, lo cual ayudara al interesado a
resolver sus dudas.
4.3.1Eventos 2.0
La organización de un evento de estas características tiene dos objetivos principales:

 La creación de una comunidad de intereses compartidos: compartir es
poder.
 El liderazgo del debate sobre un asunto sectorial o empresarial:
incrementar el reconocimiento del evento.

REPOSITORIO WEB CON TODA LA INFORMACIÓN DEL EVENTO:
BLOG CORPORATIVO:
Es fácil de utilizar y de implementar. La barrera de entrada es muy baja y la inversión.

Link: https://maffi2117.wixsite.com/bloghotelesboutique
TWITTER
Es la herramienta de moda y hay que utilizarla de forma inteligente. No se debe utilizar

como spam sino concentrar las acciones a través de una o dos cuentas corporativas.
Capítulo 5. Diseño de Post-Tours para el Evento
Capítulo 5. Diseño de Post Tours para el Evento
En este capítulo se muestra el diseño de tres opciones diferentes de producto

turísticos con servicios integrados, que se realizaron de acuerdo al tipo de
participantes que acudirán a la convención.
Además, se muestra la planeación, organización y gestión.
Las rutas de los post tours fueron asignadas en los estados de Morelos, Puebla y
Zacatecas.
Ruta 1 Morelos (Ruta “Cuernavaca ciudad de la eterna primavera”)
Ruta 2 Zacatecas (Zacatecas “Recorrido por sus bellos paisajes, historia y
arquitectura”)
Ruta 3 Puebla (“Conociendo México a través de Puebla”)
5.1 Metodología para el Diseño de Post Tour 1 “Cuernavaca

ciudad de la eterna primavera”
Post Tour 1 “Cuernavaca ciudad de la eterna primavera”

Ciudad de México – Morelos – Ciudad de México
Para la “1a Convención de Hoteles Boutique en la Ciudad de México” se diseñó un
Post Tour para 15 pasajeros en el cual brindaremos una experiencia boutique,
hospedándonos en un hotel de este tipo para que los participantes puedan ver sus
características y el tipo de servicio especializado que caracteriza a estos hoteles.
además de tener un recorrido para conocer los alrededores de la ciudad de
Cuernavaca.
A continuación, se muestra el diseño del post tour, especificando los costos de todo lo
que incluye.
Análisis de los requerimientos Transporte terrestre, Hospedaje (Hotel
boutique Anticavilla, Alimentos y Bebidas,
Guia, Entradas
Planeación El punto de encuentro para la salida será en
expo reforma para partir al estado de
Morelos Donde se visitará Cuernavaca la
hoy famosa “Ciudad de la eterna primavera”
en este recorrido por los alrededores se
realizarán actividades calendarizadas a los
de acuerdo a los 5 días de estancia. Dentro
de este recorrido los visitantes contaran con
los servicios antes mencionados.
Diseño Día 1
12:30 hrs llegada al Cuernavaca y check in
en el hotel
13:30 hrs comida
15:30 hrs Museo Robert Brady y Tren
Turístico
19:30 regreso al hotel
20:00 cena
Día 2
9:00 hrs desayuno en el hotel
10:30 hrs Centro ceremonial de Xochicalco
14:00 hrs comida
15:30 hrs Jardín Etnobotánico y Museo de
Medicina Tradicional y Herbolaria
18:30 hrs regreso al hotel
19:00 hrs cena
Día 3
11:00 hrs Recorrido por el Parque Nacional
Lagunas de Zempoala
15:30 hrs comida
18:30 hrs cena
Día 4
10:00 hrs Museo Fotográfico de Cuernavaca
12:00 hrs Museo de Arte Indígena
Contemporáneo
14:30 hrs comida
15:00 hrs Museo Regional Cuauhnáhuac
18:00 hrs cena
Día 5
10:00 desayuno
12:00 hrs Check out
13:00 Tiempo libre
15:00 regreso a la CDMX
5.1.2 Análisis de Costos de Post Tour 1 “Cuernavaca ciudad de

la eterna primavera”
115
Análisis de costos de operación post tour 1
Servicio Paquete
integrado
Destino Cuernavaca Morelos
Duración 5 días, 4 noches
Procedencia CDMX
Transporte Autobús
No. De Personas 15
Concepto DBL
GUIA $ 566.67
Entradas $ 150.00
115
Información Obtenida en:
https://www.hotelesboutique.com/destino/cuernavaca/
https://app.thebookingbutton.com/properties/MEX7336?locale=es&check_in_date=18-04-2017&check_out_date=19-04-
2017&number_adults=2
http://www.anticavillahotel.com/mx/hotel/
SEGURO $ 100.00
SUMA $ 12,056.67
UTILIDAD 25% $ 3,014.17
SUBTOTAL $ 15,874.61
IVA $ 2,539.94
PROPINAS GUIA
BELL BOY PAX $ 2.67
A Y B 15% $ 14.00
PROPINAS CONDUCTOR
BELL BOY PAX $ 2.67
A Y B 15% $ 14.00
TOTAL $ 19,276.28
DESGLOSE DE COSTOS
TRANSPORTE
Tarifa: 6,000.00 Día: 6,000.00
Pernocta: 600.00
TRANSPORTE
1 10:00 MEX-MOR 80 00:53:20 $ 6,000.00 $ 600.00
2 $ 6,000.00 $ 600.00
3 $ 6,000.00 $ 600.00
4 $ 6,000.00 $ 600.00
5 15:00 MOR_MEX 80 00:53:20 $ 6,000.00
SUMATORIA $ 30,000.00 $ 2,400.00
TOTAL $ 32,400.00
15 PAX $ 2,160.00
ALOJAMIENTO
ALOJAMIENTO
1 CUERNAVACA (ANTICAVILLA HOTEL) 2740 $ 1,370.00
TOTAL X PAX $ 5,480.00
TOTAL X
CAMARISTA NOCHES TOTAL PAX
$ 30.00 4 $ 120.00 $ 60.00
BELL
BOY CHECK IN CHECK OUT TOTAL X PAX
2 $ 20.00 $ 20.00 $ 40.00
ALIMENTOS
ALIMENTO
S
1 $ 300.00 $ 300.00 $ 600.00
2 $ 300.00 $ 300.00 $ 300.00 $ 900.00
3 $ 300.00 $ 300.00 $ 300.00 $ 900.00
4 $ 300.00 $ 300.00 $ 300.00 $ 900.00
5 $ 300.00 $ 300.00
SERVICIO 15% $ 540.00
ENTRADAS VARIOS
ENTRADAS Museos Total
5 $30 $150
SEGURO
$ 20.00 5 $ 100.00
GASTOS DEL GUIA

GUIA
SEGURO $ 100.00
TOTAL $ 8,500.00
TOTAL / 15 PAX $ 566.67
GUIA
HONORARIOS $ 1,000.00 5 DIAS $ 5,000.00
IMPUESTO HOSPEDAJE
3% $ 60.00 $ 4.00
ALIMENTOS
$
1 $ 100.00 100.00 $ 100.00 $ 300.00
$
2 $ 100.00 100.00 $ 100.00 $ 300.00
$
3 $ 100.00 100.00 $ 100.00 $ 300.00
$
4 $ 100.00 100.00 $ 100.00 $ 300.00
$
5 $ 100.00 100.00 $ 200.00
TOTAL $ 1,400.00
TOTAL / 15 PAX $ 93.33
SERVICIO 15% $ 14.00
$
30.00 4 $ 120.00 $ 8.00
2 20 20 40 2.666666667
$
20.00 5 $ 100.00
PUNTO DE EQUILIBRIO
COSTOS FIJOS
AYB $ 54,000.00
GUIA $ 8,500.00
TOTAL $ 177,100.00
COSTOS VARIABLES
SEGUROS $ 100.00
ENTRADAS $ 150.00
TOTAL $ 250.00

P . E=
SUSTITUCIÓN
$ 177,100.00 $ 177,100.00
P . E= = =11.33
$ 15874.61−$ 250 $ 15,624.61
5.1.3 Diseño Final Post-Tour 1
Condiciones de operación
Precio por persona en base doble:
$19,276.28
Transporte terrestre
Hospedaje
Alimentos y Bebidas
Incluye todos los impuestos y honorarios por
servicio. Sujetos a confirmación y
disponibilidad.
Consultar políticas de cancelación,
reembolso y cambios.
Aplican restricciones.
No incluye gastos personales.
5.2 Metodología para el Diseño de Post Tour 2 Zacatecas
“Recorrido por sus bellos paisajes, historia y arquitectura”
Post Tour 2 Zacatecas “Recorrido por sus bellos paisajes, historia y arquitectura”
Ciudad de México – Zacatecas – Ciudad de México
además de tener un recorrido para conocer los alrededores de la ciudad de Zacatecas.
que incluye.
Hotel Quinta Real Zacatecas, Alimentos
y Bebidas, Guia, Entradas
Planeación El punto de encuentro para la salida será
en expo reforma para partir al estado de
Morelos. Se visitará Zacatecas. Se
visitará Zacatecas un estado lleno del
sabor colonial de México donde se podrá
apreciar paisajes de ensueño llenos de
historia y arquitectura. En este recorrido
se realizarán actividades calendarizadas
de acuerdo a los 5 días de estancia.
Dentro de este recorrido los visitantes
contaran con los servicios antes
mencionados.
Diseño Día 1
12:30 hrs llegada al ZACATECAS y
check in en el hotel
13:30 hrs comida
15:30 hrs recorrido guiado por el centro
histórico de Zacatecas
20:00 cena
Día 2
10:00 hrs recorrido en tren y caminata en
la mina del “Cerro del Grillo”
15:00 hrs comida
15:30 hrs Visita al museo “Rafael
Coronel”
19:00 hrs cena
Día 3
10:00 hrs salida a la zona arqueológica
de “La Quemada”
14:00 hrs comida
15:30 hrs Visita al museo “Pedro
Coronel”
19:00 hrs cena
Día 4
10:00 hrs Paseo en el Teleférico y
recorrido al Cerro de La Bufa
15:30 hrs comida
18:30 hrs Visita a “El Malacate” en la
Mina el Edén
21:00 hrs cena
Día 5
10:00 desayuno
12:00 hrs Check out
13:00 Tiempo libre
5.2.1 Análisis de Costos de Post Tour 2 Zacatecas “Recorrido

por sus bellos paisajes, historia y arquitectura”
116

Servicio Paquete
integrado
Destino ZACATECAS
116
https://www.hotelesboutique.com/destino/zacatecas/
https://www.mexicodesconocido.com.mx/fin-de-semana-en-la-ciudad-de-zacatecas.html
https://www.quintareal.com/Hotels/Details/QR/QRZAC
Procedencia CDMX
Transporte Autobús
No. De Personas 15
Concepto DBL
ENTRADAS $ 240.00
GUIA $ 566.67
SEGURO $ 100.00
SUMA $ 12,856.67
UTILIDAD 25% $ 3,214.17
IVA $ 2,708.47
PROPINAS GUIA
BELL BOY PAX $ 2.67
A Y B 15% $ 14.00
PROPINAS CONDUCTOR
BELL BOY PAX $ 2.67
A Y B 15% $ 14.00
TOTAL $ 20,519.45
DESGLOSE DE COSTOS
TRANSPORTE
Tarifa: 6,000.00 Día: 6,000.00
TRANSPORTE
DÍA HORA RUTA KM TCR COTIZACION
1 10:00 MEX-ZAC 385 04:16:40 $ 6,000.00 $ 600.00
2 $ 6,000.00 $ 600.00
3 $ 6,000.00 $ 600.00
4 $ 6,000.00 $ 600.00
5 15:00 ZAC_MEX 385 04:16:40 $ 6,000.00
SUMATORIA $ 30,000.00 $ 2,400.00
TOTAL $ 32,400.00
15 PAX $ 2,160.00
Pernocta: 600.00
ALOJAMIENTO
ALOJAMIENTO
DÍA HOTEL DBC/2 PAX TARIFA
1 ZACATECAS (Hotel quinta real $ 3,095.00 $ 1,547.50
zacatecas)
ZACATECAS (Hotel quinta real
2 zacatecas) $ 3,095.00 $ 1,547.50
3 zacatecas) $ 3,095.00 $ 1,547.50
4 zacatecas) $ 3,095.00 $ 1,547.50
CAMARISTA NOCHE TOTAL TOTAL X PAX

S
$ 30.00 4 $ 120.00 $ 60.00

2 $ 20.00 $ 20.00 $ 40.00
ALIMENTOS
ALIMENTO
S
1 $ 300.00 $ 300.00 $ 600.00
2 $ 300.00 $ 300.00 $ 300.00 $ 900.00
3 $ 300.00 $ 300.00 $ 300.00 $ 900.00
4 $ 300.00 $ 300.00 $ 300.00 $ 900.00
5 $ 300.00 $ 300.00
SERVICIO 15% $ 540.00
ENTRADAS VARIOS
ENTRADAS MUSEOS TOTAL
6 $ 40.00 $ 240.00
SEGURO
$ 20.00 5 $ 100.00
GASTOS DEL GUIA

GUIA
SEGURO $ 100.00
TOTAL $ 8,500.00
TOTAL / 15 PAX $ 566.67
GUIA
HONORARIOS $ 1,000.00 5 DIAS $ 5,000.00
IMPUESTO HOSPEDAJE $ 60.00 $ 4.00
ALIMENTOS
1 $ 100.00 $ 100.00 $ 100.00 $ 300.00
2 $ 100.00 $ 100.00 $ 100.00 $ 300.00
3 $ 100.00 $ 100.00 $ 100.00 $ 300.00
4 $ 100.00 $ 100.00 $ 100.00 $ 300.00
5 $ 100.00 $ 100.00 $ 200.00
TOTAL $ 1,400.00
TOTAL / 15 PAX $ 93.33
$ 30.00 4 $ 120.00 $ 8.00
CHECK TOTAL / 15
BELL BOY IN CHECK OUT TOTAL PAX
2 20 20 40 2.66666667
$ 20.00 5 $ 100.00
PUNTO DE EQUILIBRIO
COSTOS FIJOS
AYB $ 54,000.00
GUIA $ 8,500.00
TOTAL $ 187,750.00
COSTOS VARIABLES
SEGUROS $ 100.00
ENTRADAS $ 240.00
TOTAL $ 340.00

P . E=
SUSTITUCIÓN
$ 187,750.00 $ 187,750.00
P . E= = =11.31
$ 16,927.94 .−$ 340.00 $ 16,587.94

$20,519.45
Hospedaje
Alimentos y Bebidas
disponibilidad.
5.3 Metodología para el Diseño de Post Tour 3 “Conociendo
México a través de Puebla”
Post Tour 3 “Conociendo México a través de Puebla”
Ciudad de México – Puebla – Ciudad de México
además de tener un recorrido para conocer algunas de las localidades más
representativas de este estado.
que incluye.
boutique Casona María, Alimentos y
Bebidas, Guia, Entradas
Planeación El punto de encuentro para la salida será en
expo reforma para partir al estado de Puebla.
Se visitarán algunas de las localidades más
representativas de este estado. En este
recorrido se realizarán actividades
calendarizadas de acuerdo a los 5 días de
estancia. Dentro de este recorrido los
visitantes contaran con los servicios antes
mencionados.
Diseño Día 1
12:30 hrs llegada a Puebla y check in en el
hotel
13:30 hrs comida
15:30 hrs recorrido guiado por el centro
histórico de Puebla
20:00 cena
Día 2
10:00 hrs recorrido en Africam Safari
15:00 hrs comida
15:30 hrs Visita al museo universitario Casa
de los Muñecos
19:00 hrs cena
Día 3
10:00 hrs salida a la zona arqueológica de
Cholula
14:00 hrs comida
15:30 hrs Pinturas rupestres de Zapotitlán
19:00 hrs cena
Día 4
11:00 hrs Salida al pueblo mágico de Atlixco
14:00 hrs Recorrido guiado por Atlixco
15:30 hrs comida
16:00 hrs Recorrido por la cervecería 5 de
mayo
19:30 hrs cena
Día 5
10:00 desayuno
12:00 hrs Check out
13:00 Tiempo libre
5.3.1 Análisis de Costos de Post Tour 3 “Conociendo México a

través de Puebla”
117
117
https://www.hotelesboutique.com/destino/puebla/
https://www.hotelesboutique.com/destino/cholula/
https://www.hotelesboutique.com/destino/atlixco/
Servicio Paquete
integrado
Destino Puebla
Procedencia CDMX
Transporte Autobús
No. De Personas 15
Concepto DBL
ENTRADAS $ 312.00
GUIA $ 566.67
SEGURO $ 100.00
SUMA $ 12,251.17
UTILIDAD 25% $ 3,062.79
GRATUIDAD DEL
CONDUCTOR $ 816.74
IVA $ 2,580.91
IMPUESTO ALOJAMIENTO
3% $ 165.38
PROPINAS GUIA
BELL BOY PAX $ 2.67
A Y B 15% $ 14.00
3% $ 4.00
PROPINAS CONDUCTOR
BELL BOY PAX $ 2.67
A Y B 15% $ 14.00
3% $ 4.00
TOTAL $ 19,574.32
DESGLOSE DE COSTOS
TRANSPORTE
Tarifa: 6,000.00 Día: 6,000.00
TRANSPORTE
DÍA HORA RUTA KM TCR COTIZACIÓN
1 10:00 MEX-PUE 83 00:55:20 $6,000.00 $600.00
2 $6,000.00 $600.00
3 $6,000.00 $600.00
4 $6,000.00 $600.00
5 15:00 PUE-MEX 83 00:55:20 $6,000.00
SUMATORIA $30,000.00 $2,400.00
TOTAL $32,400.00
15 PAX $2,160.00
Pernocta: 600.00
ALOJAMIENTO
ALOJAMIENTO
DÍA HOTEL DBC/2 PAX TARIFA
1 PUEBLA $ 3,095.00 $ 1,740.00
2 PUEBLA $ 3,095.00 $ 1,740.00
3 PUEBLA $ 3,095.00 $ 1,740.00
4 PUEBLA $ 3,095.00 $ 1,740.00
CAMARISTA NOCHES TOTAL TOTAL X PAX

$ 30.00 4 $ 120.00 $ 60.00
2 $ 20.00 $ 20.00 $ 40.00
ALIMENTOS
ALIMENTO
S
DÍA DESAYUNO COMIDA CENA TOTAL
1 $ 300.00 $ 300.00 $ 600.00
2 $ 300.00 $ 300.00 $ 300.00 $ 900.00
3 $ 300.00 $ 300.00 $ 300.00 $ 900.00
4 $ 300.00 $ 300.00 $ 300.00 $ 900.00
5 $ 300.00 $ 300.00
SERVICIO 15% $ 540.00
ENTRADAS VARIOS
ENTRADAS Museos TOTAL
1 $ 312.00
SEGURO
$ 20.00 5 $ 100.00
GASTOS DEL GUIA

GUIA
SEGURO $ 100.00
TOTAL $ 8,500.00
TOTAL / 15 PAX $ 566.67
GUIA
HONORARIOS $ 1,000.00 5 DIAS $ 5,000.00
IMPUESTO HOSPEDAJE $ 60.00 $ 4.00
ALIMENTOS
1 $ 100.00 $ 100.00 $ 100.00 $ 300.00
2 $ 100.00 $ 100.00 $ 100.00 $ 300.00
3 $ 100.00 $ 100.00 $ 100.00 $ 300.00
4 $ 100.00 $ 100.00 $ 100.00 $ 300.00
5 $ 100.00 $ 100.00 $ 200.00
TOTAL $ 1,400.00
TOTAL / 15 PAX $ 93.33
$ 30.00 4 $ 120.00 $ 8.00
CHECK TOTAL / 15
BELL BOY IN CHECK OUT TOTAL PAX
2 20 20 40 2.66666667
$ 20.00 5 $ 100.00
PUNTO DE EQUILIBRIO
COSTOS FIJOS
AYB $ 54,000.00
GUIA $ 8,500.00
TOTAL $ 177,587.50
COSTOS VARIABLES
SEGUROS $ 100.00
ENTRADAS $ 312.00
TOTAL $ 412.00

P . E=
SUSTITUCIÓN
$ 177,587.50 $ 177,587.50
P . E= = =11.29
$ 16,130.70−$ 412 $ 15,718.70

$20,519.45
Hospedaje
Alimentos y Bebidas
disponibilidad.
Capítulo 6. Evaluación del Evento
6.1 Instrumento de Evaluación
INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN:
6.2 Análisis de los Resultados del Instrumento de Evaluación
A continuación se presenta el análisis de resultados del instrumento de evaluación con

una muestra ficticia de 100 participantes, el cual permitirá conocer realmente cuales
fueron las percepciones de los participantes que asistieron a la 1ª Convención de
Hoteles Boutique en la Ciudad de México.
Estos resultados permitirán conocer los aciertos del comité organizador para seguir
trabajando en ellos y corregir los errores que acontecieron durante el evento, los cuales
nos servirán de antecedentes para eventos futuros.
MUESTRAS:
En la siguiente tabla se muestran las respuestas de los 100 cuestionarios aplicados a los
participantes, que ayudaran a determinar el rango en el que se encuentra el evento.
TABLA DE RESPUESTAS
EXCELENTE BUENO REGULAR MALO
REACTIVO TOTAL
4 3 2 1
REACTIVO 1: ORGANIZACIÓN
Alojamiento 78 19 2 1 100
Transporte 57 25 18 0 100
Infraestructura 77 22 0 1 100
Equipo técnico 83 17 0 0 100
Instalaciones 54 44 2 0 100
Fecha del evento 66 28 6 0 100
REACTIVO 2: PONENTES
Dr. Hazael Cerón 30 62 8 0 100
Monroy
Mtro. Víctor Chalé 25 65 10 0 100
Góngora
Mtro. Tonatiuh 76 18 6 0 100
Mendoza Martínez
M. en H. Norma 19 75 4 2 100
Jiménez Ríos
Lic. Juan Carlos 90 8 2 0 100
Mercado
Lic.. Alejandra 44 52 4 0 100
Juárez Anguiano
REACTIVO 3: COORDINACIÓN DEL EVENTO
Puntualidad 13 19 60 8 100
REACTIVO 4: SERVICIOS
Desayunos 30 21 49 0 100
Coffee Break 18 55 27 0 100
Comidas 6 63 28 3 100
REACTIVO 5: CONTENIDO
Contenido 72 26 2 0 100
REACTIVO 6: ACTIVIDADES
Conferencia 1 29 69 0 2 100
Mesa Redonda 1 44 50 6 0 100
Taller 41 55 4 0 100
Panel 63 35 2 0 100
Mesa Redonda 2 24 69 4 3 100
REACTIVO 8: PARTICIPACION EN EVENTOS FUTUROS
Participaría: SI = 100 NO = 0 100
TOTAL: 1,149 1,067 258 26 2,500
ANALISIS DE CADA PREGUNTA:

Chart Title
80
60 Excelente
40 Bueno
20
0 Regular
te a s Malo
to
or
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o
ien sp uctu écn ic o eve
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A rf a ui In a
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Fe
80
60
40
20
0
Excelente
Bueno
Regular
Malo
Puntualidad
Mala Excelente
8% 13%
Buena
19%
Regular
60%
Comidas
Malo
Coffee Break Regular
Bueno
Excelente
Desayunos
0 10 20 30 40 50 60 70
Contenido
2%
Excelente
26%
Bueno
Regular
Malo
72%
Conferencia 4
Mesa Redonda 2
Panel
Taller
Excelente
Bueno
Conferencia 3 Regular
Malo
Conferencia 2
Mesa Redonda 1
Conferencia 1
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

Participaría en eventos futuros
Si
100%
Proceso para sacar la media:

POBLACIÓN 2
VALOR (X) PM FPM (Xi-X)
(F) (Xi-X)
4 1,149 4 4,596 0.15 0.022
3 1,067 3 3,201 -0.85 0.722
2 258 2 774 -1.85 3.422
1 26 1 26 -2.85 8.122
TOTAL 2,500 8,597 12.288
MEDIA:
X= __ Σfxpm__ = __8,597__ = 3.44

n 2,500
Interpretación:
Después de haber realizado el proceso matemático para el cálculo de la media, el
resultado obtenido representa una calificación favorable de acuerdo a la escuela de
medición utilizada al conseguir un 3.44 lo que sitúa a la 1ª Convención de Hoteles
Boutique en un nivel de aceptación BUENA. Por lo tanto se concluye que dicho evento
cumplió con los objetivos establecidos por el comité organizador.
Capítulo 7. Reglamento del Evento
Capítulo 7. Reglamento del Evento
En este capítulo se mencionan las cláusulas y reglamentos para la 1ra Convención de

Hoteles Boutique de la Ciudad de México.
7.1 Ejemplos Reglamento Del Evento
Capitulo l
De la sede y duración
Artículo 1º La sede de la Convención es la ciudad de _Ciudad de México.

Artículo 2° La Convención se verificará los días _11 y 12 __ de Octubre de 2018.
Las sesiones y actos se celebrarán de conformidad con lo dispuesto en los programas
respetivos.
Capitulo II
De los participantes
Artículo 3º Podrán asistir al desarrollo de las actividades de “La Primera Convención de

Hoteles Boutique de la Ciudad de México”, todo los licenciados en Turismo de la
CDMX , las agrupaciones de Hoteles Boutique, las instituciones de educación
superior que imparten la licenciatura en Turismo, quienes tengan el nivel de
postgrado y quienes desarrollan actividades inherentes a esta materia.
Artículo 4º. Para acreditarse como participante de la convención, hay que registrarse en:
https://maffi2117.wixsite.com/hotelesboutiq
Artículo 5º. Asimismo podrán participar en calidad de invitados de honor y especiales, así
como ponentes magistrales y especiales, quienes por su experiencia y aportación a la
rama de la administración, merezcan a juicio del comité organizador ser invitados.
Artículo 6º. A los participantes se les expedirá el gafete de identificación correspondiente

al momento de registrarse en el módulo del hotel sede, con lo que acreditaran su
personalidad para invertir con voz y voto en las deliberaciones de los grupos de trabajo y
en las sesiones plenarias.
Capitulo III
De las facultades del comité organizador
Artículo 9º. El comité organizador se reserva el derecho de aceptar la inscripción de los

participantes.
Artículo 10º. El comité organizador estará formado por las coordinaciones o comisiones
siguientes:
Artículo 11º. El comité organizador del evento será el órgano superior que está facultado
para resolver todas las situaciones no previstas en este reglamento o en el reglamento
técnico del evento.
PROPUESTA DE REGLAMENTO TÉCNICO PARA LAS MESAS DE TRABAJO
Capitulo l
De las ponencias
Artículo 1º. Los trabajos deben contener los siguientes datos:

Generalmente todas las ponencias deben de cumplir, con los siguientes requisitos:
7. Título de la ponencia referida a la temática de la mesa.

8. Institución a la que representa.
9. Síntesis curricular del ponente y de la institución
10. Máximo 20 cuartillas doble espacio.
11. Cinco copias.
12. Resumen de una cuartilla.
Artículo 2º. Los trabajos deben identificar una situación o caso concreto, sus
características, ventajas y limitantes, así como proponer alternativas de soluciones.
Artículo 3º. Las ponencias deben tener una extensión máxima de veinte cuartillas tamaño
carta, mecanografiadas a doble espacio, debiendo acompañarse de un resumen de dos a
cinco cuartillas en original y cinco copias.
Artículo 4º. El ponente dispondrá de 45 minutos para su exposición y 15 minutos para

preguntas y respuestas.
Artículo 5º. Los ponentes podrán llevar el equipo adicional que consideren necesario para
la mejor realización de su intervención.
Artículo 6º. Los trabajos recibidos pasan a ser propiedad del comité organizador del
congreso, quien puede disponer libremente de ellos para su publicación, con el crédito
correspondiente al autor.
Artículo 7º. El plazo para presentar y registrar los trabajos se terminara el día 10 de
Septiembre de 2018.
Artículo 8º. Los trabajos seleccionados por la comisión técnica serán expuestos por el
propio autor, en la mesa de trabajo previamente asignada, y pasarán a ser ponencias
oficiales del evento.
Capitulo ll
De las mesas de trabajo
Artículo 9º. Cada una de las mesas de trabajo se inaugurará con los participantes que
para tal efecto se inscriban.
Artículo 10º. Las mesas de trabajo deben ser presididas en todos los casos por un
presidente, un secretario, un moderador y un relator.
Artículo 11º. Los presidentes, secretarios, moderadores y relatores de las mesas de

trabajo son nombrados por el presidente y el comité organizador del evento.
Artículo 12º. Existirán tantas mesas de trabajo como la coordinación técnica considere
necesarias, para la mejor distribución de los participantes y el logro de los objetivos del
evento.
Artículo 13º. En caso de no presentarse los funcionarios de mesa nombrados para tal
efecto, la coordinación técnica nombrará a sus suplentes.
CONTRATO DE ARRENDAMIENTO CON EL HOTEL O CENTRO DE

CONVENCIONES.118
En un contrato que se firma entre los organizadores y el hotel, con el propósito de

garantizar que se respetaran términos y condiciones generales que se convengan para la
elaboración del mismo.
 Razón social de la empresa o agrupación de los organizadores

 Dirección y teléfono
 Datos generales del coordinador general y responsable
 Tipo de evento
 Asistencia esperada
 Programa de trabajo especificando fechas, horarios y responsabilidades
 Número de habitaciones garantizadas
 Número definitivo de participantes garantizados, para definir el Número mínimo de
habitaciones vicios contratados como base
 Número y capacidad de salones necesarios por actividad , tipos de montaje y
asistencia esperada
 Servicios, equipos y materiales que se contrataran
 Nombre del responsable que firmara el contrato
 Registros gubernamentales necesarios
Para la elaboración del clausurado el contrato se debe de convenir la renta, el depósito de

garantía y el manejo de los cargos adicionales, como pueden ser: el consumo de
alimentos y bebidas, y por concepto de servicio y propinas al personal.
Definir el último día que el hotel permite hacer la conformación final de participantes y, en
su caso, el tiempo necesario para la cancelación y que no cause cargos adicionales o en
su caso, negociar el porcentaje estipulado por el hotel.
118
Fleitman, Jack. Eventos y Exposiciones, una Organización Exitosa ED. MC.GRAW HILL
Se menciona que los organizadores se responsabilizan de cualquier daño causado por los
participantes a decoración, al mobiliario o al inmueble.
También se anexa una relación con los salones, servicios y equipos contratados y fechas
y horarios de uso.
Hay que prever una cláusula que se refiera a la cancelación del evento por problemas
imprevistos y que imposibiliten la realización de este, en la que se estipule el porcentaje o
monto que deben cumplir los organizadores por arrendamiento, consumo y cargos
adicionales.
La cancelación por parte de los organizadores de debe de hacer por escrito y tener sello
de recibido del arrendador.
Los hoteles o centros de convenciones ya tienen elaborados machotes de dichos
contratos.
Conclusiones
AGUILAR PULIDO MARÍA FERNANDA
El presente trabajo tuvo como objetivo crear una convención, el cual se cumplió
satistactoriamente, dentro de este trabajo se desarrollaron dos partes: la teoórica y la
práctica, cada parte estaba dividido en siete cápitulos, los cuales se dividian en la
planeación de todo un evento, tanto la sede, número de participantes, ponentes,
actividades, montaje.
El segundo capítulo se trato sobre el presupuesto de dicha convención, todo los gastos
qué se invierten. El tercer capítulo nos habló sobre el pre y el post evento, que es lo que
se hace antes y después del evento. El cuarto capítulo sobre la mezcla promocional y
todo el proceso que se lleva para llevar a cabo la publicidad. El quinto sobre los post
tours, el sexto sobre la evaluación de la convención y el septimo trató del reglamento.
Al principio como equipo pensabamos que el trabajo estabá fácil, al paso de los días era
más y más información el cuál veíamos que aumentaba la dificultad del trabajo, lo cuál
comenzábamos a estresarnos pero trabajando en conjunto logramos un resultado
satisfactorio para todos nosotros y estamos muy orgullosos.
Este trabajo se habló sobre los hoteles boutique, lo cual es una tendencia que
últimamente ha tenido un buen auge aunque pienso que se le puede dar más promoción a
este tipo de tendencias, crear una convención que fue el objetivo de este trabajo no es un
tema fácil, ya que conlleva mucha organización y trabajo en equipo, fue una experiencia
satisfactoria, ya que aprendí demasiadas cosas, otro aspecto fue el trabajo en equipo el
cual lo realizamos de manera adecuada.
Me siento muy orgullosa por el resultado de este proyecto.
OJEDA VELASCO KEVIN
El tema de hoteles Boutique me agrado llevarlo a cabo, en lo personal no conocía mucho

de este segmento de la hotelería, lo que me gusto del tema es que los hoteles Boutique
salen de lo cotidiano, se caracterizan por ser todo contrario a un hospedaje comercial, por
lo regular en los hoteles se brinda un servicio general, para cubrir las necesidades de
todos los huéspedes, a diferencia de los hoteles Boutique que se encargan de mantener
una atención completamente personalizada.
Un hotel Boutique debe ser exclusivo, deben tener características únicas, normalmente no
son cadenas de hoteles, son pequeños y únicos en su diseño y arquitectura, existe una
amplia variedad, algunos de los que llamaron mi atención son sitio sagrado en Tepoztlán,
Hotelito desconocido en Jalisco por la combinación de lujo y naturaleza, o el Hotel
Cappella en Zihuatanejo entre otros.
Al ser hoteles con pocas habitaciones, la calidad del servicio debe ser más alta, y por
ultimo lo que caracteriza a los hoteles Boutique es su atmosfera única e irrepetible, ya que
todo está dirigido a un concepto específico, para lograr en el huésped de que
efectivamente llega a un lugar especial único e irrepetible.
REYES ROBLEDO ABRAHAM
A mi parecer este tema de hoteles boutique se me hizo muy interesante ya que aún no es
un término del que no se habla muy ampliamente y muy pocas personas lo conocen y
para realizar esta investigación, aunque la información que se puede encontrar no es muy
específica eso implico que fuera un gran reto tratar de unificar toda la información acerca
de este nuevo tipo de servicio que ofrecen estos hoteles.
A pesar de que este nuevo concepto de hoteles apenas está en creciendo se puede ver
que están teniendo una gran aceptación por las personas ya que aun siendo hoteles que
no cuentan con una gran capacidad para hospedar a muchos huéspedes pueden competir
con los grandes hoteles de cadenas internacionales debido a que estos pequeños hoteles
están ofreciendo una experiencia más personalizada en cuanto al servicio que brindan ya
que es mucho más personal dándoles a los huéspedes un servicio más cálido aparte de
que se adaptan a ciertas temáticas tanto artísticas y de lujo que hace más atractiva la
experiencia de quedarse en los hoteles boutique.
En cuanto al seminario puedo decir que es una gran experiencia poder tomar un curso de
este tipo debido a que pude conocer toda la logística que se necesita para realizar
eventos de gran magnitud como son los congresos y las convenciones. Además de que
pudimos tener experiencias reales al llevar a cabo las dinámicas grupales y la
organización de diferentes tipos de eventos.
Por ultimo puedo decir que para lograr llevar una buena organización y tener los mínimos
errores al organizar cualquier clase de eventos siempre hay que tener en cuenta la
responsabilidad y buenos canales de comunicación con los involucrados que a mi parecer
estas fueron las claves que permitieron que pudiéramos tener éxito al desarrollar este
proyecto.
VELÁZQUEZ ÁVILA ARTURO
Los Hoteles Boutique, son una tendencia en el Mercado Turístico actual y que además se
encuentra en crecimiento, me parece un tema muy interesante y amplio, y lo que me
sorprendió es que hay un sinfín de opciones en cuanto a concepto, temática, y oferta de
servicios, tan sólo en la ciudad de México.
La realización de este plan estratégico fue de gran utilidad para mi desarrollo como
persona y como profesional dedicado al Turismo. Y específicamente el llevar a cabo toda
la planeación de un evento como lo es una Convención.
Durante la investigación para este proyecto noté la gran oferta y demanda que tiene la
Ciudad de México para la realización de eventos. Además pude notar que el concepto de
hoteles boutique se populariza cada día, tan es así que cadenas hoteleras internacionales
están considerando la apertura de líneas de hoteles Boutique.
En cuanto al Seminario, puedo decir que fue una experiencia muy grata, de mucho
aprendizaje y de poder compartir con mis compañeros. Además el “expertise” de la
profesora nos habla de una profesional del ramo, dedicada a compartir esos
conocimientos con quienes vamos comenzando el camino laboral.
Por último me gustaría comentar que la organización de eventos requiere de mucha
planeación, ya que se debe llevar un control para reducir al minimo errores, y planear
contingencias.
Glosario de Términos para el Evento
Agencia de Eventos.- Empresa dedicada a la organización total o parcial de eventos.

Agente de Viajes.- Experto en el sector de los viajes y se contrata para la planeación y
organización total o parcial de un itinerario de viaje, de placer o de negocios.
Banner.- Formato de publicidad en Internet. Su objetivo principal es atraer la atención
hacia el sitio web que se anuncia, dicha publicidad se paga por el anunciante.
Brunch.- Fusión de las palabras inglesas Breakfast y Lunch. Suele servirse entre las 10
am y las 2 pm.
Catering.- Servicio profesional dedicado a la prestación externa del suministro de comida
preparada, puede ofrecer también el servicio de banquete y/o fiesta temática.
Canapés.- Pequeños aperitivos elaborados para ser comidos, generalmente de un solo
bocado. Se sirven como entradas, antes de la comida principal.
Cena de Gala.- Acto social, que suele celebrarse por la noche, cuenta con
entretenimiento y discursos. El código de vestimenta suele ser etiqueta.
Cóctel.- Acto social similar a una recepción, pero por lo general suele ser más formal.
Conferencia.- Presentación pública sobre un tema científico, técnico o cultural.
Convención.- Reunión gremial o empresarial con el objetivo de tratar asuntos
comerciales entre los participantes en torno a un mercado, producto o marca. La
convocatoria es cerrada (limitada a un público personalizado y relacionado con el tema) y
la participación suele ser por invitación.
Cuota de Inscripción.- Cantidad que se paga para asistir a una convención o evento.
Desayuno Buffet.- Tipo de desayuno consistente en alimentos fríos y calientes expuestos
sobre mesas para que el comensal pueda servirse por sí mismo, sin el apoyo de un
mesero.
Desayuno completo.- Desayuno equilibrado, consistente en jugo natural de frutas de
temporada, cereales, pan, fruta y café o té, además de algún plato fuerte.
Desayuno Continental.- Desayuno ligero que incluye jugo de fruta, café o té, cereales y
pan.
Edecanes AAA.- Son aquellas que tienen una imagen perfecta, facilidad de palabra,
tienen la estatura de una modelo de pasarela, generalmente son bilingües y además
tienen conocimiento de la empresa o producto que están promocionando.
FAQ.- Se refiere a una lista de preguntas Frecuentes, por sus siglas en inglés (frequently
asked Questions).
Lista de huéspedes.- Lista en la que se detallan los nombres de los huéspedes, sus
fechas de llegada y salida, y cualquier requisito específico. (Alergias, requerimientos
especiales, etc.).
Mezcla Promocional.- Es la combinación de las técnicas promocionales que una
empresa usa para comunicar información sobre sus productos. Está formada por el uso
de: publicidad, promociones de venta, relaciones públicas, venta personal y telemarketing.
Organizador de eventos.- Profesional cualificado y acreditado responsable de la
planificación, organización, gestión, coordinación y operación parcial o total de un evento.
Paquete.- Es el conjunto de dos o más servicios que puede ser adquirido por un cliente
individual o grupal.
Participante.- Todos aquellos que asisten a una convención.
Patrocinador.- Persona o entidad que patrocina, protege o sufraga las actividades de otra
persona o entidad, que a cambio promociona la marca o producto del patrocinador.
Plan estratégico.- Es un documento en el que los responsables de una organización
plasman la estrategia a seguir por su compañía en el medio plazo para la realización de
un proyecto específico.
Ponencia.- Cualquier discurso o presentación que una persona realiza frente a una
audiencia.
Ponente.- Persona que da una ponencia, presentación o discurso.
Post tours.- Son viajes o excursiones que se realizan días posteriores de algún congreso,
convención u otro evento en el que se requiera complementar un tema. Estos viajes se
realizan para conocer un lugar y se integran por un conjunto de personas con un plan
previo, usualmente realizado por una agencia o empresa de turismo, en estos casos son
las empresas organizadoras de eventos grandes.
Producto turístico.- Se refiere a un producto que abarca tanto a los bienes físicos como
a los servicios que caracterizan a un destino específico y que forman parte de la
experiencia que vive un turista en el lugar. El producto turístico tiene componentes
tangibles como ruinas arqueológicas, una montaña o un museo, pero también intangibles
como la hospitalidad de la gente, la calidad de atención.
RP.- Relaciones Públicas.
Tour.- Cualquier viaje de ida y vuelta previamente organizado a uno o más destinos; un
viaje o una actividad de ocio para los participantes o acompañantes que forma parte del
programa un el evento.
Viajes de incentivo.- Son viajes organizados por las agencias de viajes y ofrecidos a las
empresas para que estas a su vez proporcionen a sus trabajadores como una manera
más de premiarles por su desempeño.
Bibliografía
o Carreón Martínez Josefa. Apuntes Seminario De Titulación Planeación Y
Organización Integral De Congresos Y Convenciones 2017.
o Anhar, Lucienne ((en inglés) The definition of boutique hotels), HVS international,
13 de diciembre de 2001.
o Binkley, Christina ((en inglés) Travelers bypass boutique hotels - quirky
accommodations are passe in era or restraint), Wall Street Journal, 27 de febrero
de 2002.
o Fuente especificada no válida.
o Revista a Dónde Ir, Silvia Hevia, Lunes, 23 enero, 2017
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etc-_JM
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o http://www.emarkmedia.mx/
o http://offseteimpresiondigital.com.mx/index.html
o http://www.artepremier.com/
o https://mercadodejamaica.com/floreriasdf/centros-de-mesa-con-rosas/
o http://www.agenciapuntog.mx/paquetes-de-marketing-y-publicidad/
o http://www.arladesignlab.com/cuanto-cuesta-una-pagina-web-en-mexico/
o http://www.odmstudio.com.mx/wn/
o https://es.slideshare.net/Emsier/cartel-excursionesdos
o https://plus.google.com/114306129514907069778
o https://twitter.com/smsemmx/status/697131116000468992
o lavalise.com.mx
o hotelmariacondesa.com
o ar218.com
o villacondesa.com.mx
o downtownmexico.com
o starwoodhotels.com
o hippodromehotel.mx
o parquemexico.mx
o dominioncondesa.com
o hotellacasona.com.mx
o https://thehappening.com/hoteles-boutique-cdmx/
o https://www.hotelesboutique.com/
o https://thehappening.com/hoteles-boutique-cdmx/
o http://www.amavmexico.mx/asociados/asociados.html#mayoristas
o http://www.sectur.gob.mx/ictur/cultura/educacion/guia-de-escuelas/nivel-superior/
distrito-federal/
o http://cdmxtravel.com/es/paquetes/tours
o https://www.trajinerasxochimilco.com.mx/producto/tour-completo/
o http://exporeforma.com.mx/es/
o http://www.tourister.com.mx/
o http://www.grupofriman.com/
o https://www.facebook.com/events/284466628632385/
o https://www.hotelesboutique.com/destino/cuernavaca/
o https://app.thebookingbutton.com/properties/MEX7336?
locale=es&check_in_date=18-04-2017&check_out_date=19-04-
2017&number_adults=2
o http://www.anticavillahotel.com/mx/hotel/
o https://www.hotelesboutique.com/destino/zacatecas/
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zacatecas.html
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o https://www.hotelesboutique.com/destino/cholula/
o https://www.hotelesboutique.com/destino/atlixco/
Anexos
Anexo 1
Mamá consentidora en extremo, porque no podía embarazarse, cuando finalmente lo
logra su hijo es niño Emperador.
El papá no está muy de acuerdo con la actitud de su esposa pero se lo permite porque
conoce cuánto sufrió su esposa al tratar de embrazarse. Por lo que a pesar de todo es
permisivo con esta actitud.
Familiares y amigos de la familia se dan cuenta de esta conducta destructiva, por parte
del niño
Maestra analiza la situación por lo que decide recomendar visitas y terapia psicológica.
Psicóloga da información acerca de los “niños emperador” por lo que la mamá rechaza
esta información...alegando que su hijo y ella no cumplen con ninguna de estas
características.
INFORMACIÓN DE REFERENCIA:
En su mayoría son sólo adolescentes de entre 12 y 17 años, pero los hay menores, incluso
muy pequeños, que se convierten en auténticos tiranos de la casa y tienen atemorizada a
toda la familia, que, en ocasiones, acaba rompiéndose.
No son mayores de edad, pero son los verdaderos jefes de la familia. No son delincuentes
comunes, pero pegan, amenazan, roban, agreden psicológicamente… Son los
protagonistas del llamado “síndrome del emperador” , un fenómeno de maltrato de hijos
a padres que se ha instalado con fuerza en la sociedad.
El Síndrome del Niño Emperador

Personajes:
 Papá_______________________
 Mamá________________________
 Niño Emperador___________________
 Directora____________________
 Psicóloga____________________
 Tío______________________
Presentador: A continuación les mostraremos una representación acerca de los Niños
Emperador, más conocido como Síndrome del Emperador, tocando tópicos como las
características, cómo identificarlos, y el tratamiento que debe seguirse.
Introducción:
Escena 1
(La familia: Mamá, papá e hijo, a la edad de 8 años, se encuentran en el parque junto a un
puesto de dulces y golosinas. Acaban de comprar algunos dulces)
 Vendedor: ¿Algo más?

 Niño. Quiero más dulces mami.
 Mamá: Hijo, pero ya tienes uno de cada uno….
 Niño: Si, pero es que de veras los quiero todos… Ándale si??
 Papá: No hijo, no necesitas más dulces ya compramos muchos.
 Mamá: Déjame consentirlo… si mi niño quiere todos los dulces, le compramos más
dulces. (Compra todos los dulces que el niño le pide).
Escena 2
(Han pasado algunos años, el niño ahora tiene 13 años
 Hijo: mamá, al rato regreso.

 Mamá: (Sin preguntar a dónde va) Si hijo, no regreses tarde, ya llevas dinero?
 Hijo: (En actitud desesperada) No, como quieres que tenga si no me has dado?
 Papá: (Al escuchar que el hijo alzaba la voz se acerca a ellos) A dónde vas? Y por
qué le hablas así a tu mamá?
 Hijo: Pues para que me hace preguntas absurdas? Es obvio que si no me ha dado
dinero, no voy a tener. Pero ya me voy, se me hace tarde. (Sale, casi empujando a su
papá).
 (Los papás se miran en silencio por unos segundos, hasta que el padre es quien
rompe el silencio).
 Papa: No sé por qué permitimos que se comporte así? (suspira)
 Mamá: Ya no te acuerdas? Cuántas veces traté de embarazarme, cuántos abortos
hubo, cuánto deseábamos tener un hijo? No debemos ser duros con él, ya tiene 13 años y
está en una etapa difícil.
 Papá: Claro que lo recuerdo, y es por eso que soy tan permisivo con él. Pero ya
está llegando a extremos… Mira, me llamaron de la escuela, otra vez, es la quinta vez en
lo que va del año. Pero ésta vez la maestra quiere que vayamos los dos, no quiso darme
más detalles por teléfono.
Escena 3
 (Se encuentran los padres en la oficina con la directora.)
 Directora: Perdonen que los haya llamado de un día para otro, pero creo que la
situación con su hijo no puede ser ignorada por más tiempo. Le hemos llamado la
atención porque ha agredido físicamente a sus compañeros, ha tenido arranques de ira
en los que ha lastimado a compañeros e incluso a él mismo, porque no se hacen las
cosas como él quiere. No obedece las reglas de profesores y personal de la escuela…
 Mamá: (interrumpiendo a la directora) Eso es imposible, mi niño no haría ninguna
de esas cosas.
 Papá: Deja que la directora hable, tal vez ella ha observado cosas que nosotros no
hemos visto. Tal vez nuestro hijo se comporta diferente en la escuela.
 Directora: Miren, es un asunto delicado, pero al analizar la conducta de su hijo,
creo que necesita la ayuda de manos más capaces; es decir, yo recomiendo que
platiquen esta situación con la psicóloga de la escuela, ella ya tiene conocimiento del
comportamiento de su hijo y ella podrá darles más información, es por eso que los cité el
día de hoy.
 Mamá: Una Psicóloga? Creo que ya escuchamos suficiente y nosotros creemos
que nuestro hijo necesite la ayuda de una psicóloga.
 Directora: señora, no quiero que se moleste pero su hijo necesita de nuestra
atención, yo no puedo obligarla a que tomen la decisión de ver a un psicólogo ahora, pero
aquí podemos brindarle la ayuda siempre que la necesite.
 Papá: Muchas gracias Directora, hablaremos al respecto y tomaremos una
decisión.
(Papá y mamá salen de la oficina de la Directora, la madre molesta sale sin decir palabra)
Escena 4
(Hay una reunión familiar, en casa de los padres, es cumpleaños del niño. La mamá
sostiene un regalo para el niño)
 Papá: (Abrazando a la mamá, se acercan a su hijo): Hijo, te compramos este

regalo con mucho cariño, ábrelo, esperamos que te guste…
 Niño: (Con una mueca abre el regalo de manera impaciente esperando que sea el
videojuego que tanto ha pedido). Qué es esto? (Dice indignado, mientras desenvuelve el
regalo. Molesto se voltea hacia sus padres y alzando la voz dice) “ESTO NO ES LO QUE
YO QUERÍA”, LES DIJE QUE QUERÍA EL ULTIMO VIDEOJUEGO, Y ASI DICEN
QUERERME? SI ME QUISIERAN ME REGALARÍAN LO QUE YO QUIERO.
(Sale apresuradamente, pasando entre sus papás empujándolos)
(Todos los presentes observan la escena confundidos por la actitud del niño).
(Los padres avergonzados levantan el regalo que si hijo tiró al suelo. Se acerca el
hermano de la mamá)
 Tío: Puedo decirles algo? Me preocupa la actitud que tiene mi sobrino, les digo
esto porque los quiero y creo que lo que está pasando no está bien. No tiene porqué
comportarse de esa manera. Hermana, yo sé por lo que han pasado pero no pueden
permitir que esta situación dañe más a su familia.
 Papá: Tal vez la directora tenga razón y tengamos que ver a la psicóloga, esto es
algo que se sale de nuestras manos. Ya no podemos controlar sus arranques.
 Tío: Sí, si eso hace ahora que tiene 13 años, imagínense lo que podría llegar a
hacer cuando sea más grande… podría agredirlos a ustedes.
 Mamá: (Confundida y con duda): No lo sé, yo sólo quiero lo mejor para mi hijo.
 Papá: Yo también y sé que lo mejor es ir a ver a la psicóloga.
Escena 6: (Los padres se encuentran en el consultorio de la Psicóloga)
Entran.
 Psicóloga: Bienvenidos, tomen asiento por favor. La directora me comentó en

repetidas ocasiones el comportamiento de su hijo por lo que estuve observándolo y llegué
al diagnóstico de que su hijo podría padecer el “Síndrome del Emperador” o “Síndrome
del hijo tirano”.
 Mamá: Síndrome del Emperador? Qué es eso? Por qué piensa que mi hijo es un
tirano?
 Psicóloga: No se alarme, verá:
En su mayoría son sólo adolescentes de entre 12 y 17 años, pero pueden, incluso ser
menores, que se convierten en auténticos tiranos de la casa. Golpean, amenazan, roban,
agreden física y psicológicamente… y aunque no lo crean es algo muy común en la
sociedad actual, debido al ritmo de vida de las familias, en las ambos padres trabajan
constantemente y tratan de compensar con regalos, obsequios y son extremadamente
permisivos.
El perfil del “pequeño tirano”, en palabras de ambos expertos, suele ser el de un varón de
unos 11-17 años, hijo único, y de clase media–alta.
Este problema se caracteriza por un comportamiento agresivo (verbal o físico),

y/o conductas desafiantes o provocadoras de ira en los padres y de violación de las
normas y límites familiares; asimismo suelen presentar un alto nivel de egocentrismo,
junto con una baja tolerancia a la frustración, empatía y autoestima.
Discuten las normas y/o los castigos con sus padres a quienes consideran injustos,
malos, etc. Pero comportarse así, les compensa ya que ante el sentimiento de culpa
inducido, los padres ceden y otorgan más privilegios.
Buscan las justificaciones de sus conductas en el exterior y culpan a los demás de lo que
hacen, por tanto, esperan que sean los otros quienes les solucionen sus problemas.
Algunos expertos consideran que las posibles causas pueden ser: aspectos familiares o
sociales, como la permisividad o la ausencia de autoridad, no son suficientes para explicar
este fenómeno.
 Son impulsivos, egocéntricos e incapaces de sentir culpa. Desafiantes, mentirosos

y capaces de actos crueles”
Sin embargo, Si se detecta a tiempo, y con el adecuado tratamiento psicoeducativo, la

situación puede ser remediada. Para ello, es necesario que la familia al completo
colabore y se preste al tratamiento, participando con los profesionales adecuados.
 El tratamiento adecuado puede ser el siguiente:
o Establecer reglas claras y explicar las razones de esas reglas.

o Ser coherentes. El padre y la madre deben tener la misma opinión
respecto a un mismo problema.
o Mostrarse firmes respecto a lo que el padre y la madre hayan
decidido, de forma conjunta
o No imponer un castigo que luego no se cumpla. No olvidemos que
existen castigos negativos y positivos
o Supervisar las actividades de los hijos.
o Procurar gratificar en vez de castigar. De igual modo, si nuestro hijo
ha hecho algo de forma adecuada es preciso el refuerzo positivo
que, obviamente, no tiene porqué ser nada material
o En el caso de los niños más caprichosos, se debe intentar hacer lo
posible para mejorar nuestra relación con ellos.
o Otorgar a los hijos responsabilidades acordes a su edad, como
recoger la mesa o ponerla, sacar la basura, hacerse la cama, sin
importar el sexo.
o No apartarles ni sobreprotegerles, ambas cosas podrían configurar
un niño tirano
(Los padres, sorprendidos ante las similitudes con su hijo, se miran entre sí)
 Mamá: Jamás pensé que consentir a mi hijo produjera ese comportamiento en él.
Ahora sé que las cosas deben ser diferentes, por el bien de él y el de nosotros. (Mira al
padre, quien la observa fijamente, como para darle a entender que está de acuerdo con
ella)
 Piscóloga: Muy bien, yo les recomiendo iniciar el tratamiento lo más pronto posible.
Ser pacientes y firmes con la decisión que han tomado.
Última Escena:
Al cabo de algún tiempo, los padres se encuentran con el hijo en el puesto de dulces.
 Vendedor: Algo más?

 Mamá: Hijo, quieres algo más?
 Hijo: No mamá, con uno es suficiente. Papá, sé que no corres tan rápido como yo,
alcaánzame….
(La madre, mira satisfecha a su familia, al ver que el esfuerzo y la terapia han funcionado,
y se ha podido modificar la conducta destructiva de su hijo.)
FIN
CONTRATO DE TRANSPORTE
CONTRATO DE TRANSPORTE TERRESTRE PARA PASAJEROS

Siendo el día 11 del mes Octubre del año 2018, la empresa transportadora
TURISTER S.A. DE C.V., con su sede principal en la Ciudad de México, celebra el
presente contrato de transporte terrestre para pasajeros No. 173482_SEP, suscrito
con la Srita. María Fernanda Aguilar Pulido para tomar el mencionado servicio de
tracto sucesivo para 36 pasajeros, que recorrerá la ruta entre el Aeropuerto
Internacional “Benito Juárez” de la Ciudad de México y arribando a el Hotel Fiesta
Americana Reforma”. De esta forma, se asignan 36 asientos, y se designa el bus No.
21 para dicho viaje. En consecuencia, las partes se comprometen al cumplimiento de
las siguientes condiciones:
PRIMERO. El pasajero deberá pagar a la compañía transportadora la suma de $700
MXN por concepto del valor de pasaje, más la suma de $100 correspondiente al costo
del seguro requerido, para un gran total de $800 pagaderos en el momento en que
suscribe el presente contrato.
SEGUNDO. Este contrato es válido para viajar en la fecha, hora, puesto y destino
indicado.
TERCERO. Para la modificación de hora o fecha de este contrato, es requisito
indispensable que el pasajero lo presente en la oficina expedidora, por lo menos 12
horas antes de la iniciación del viaje.
CUARTO. El pasajero tiene derecho de llevar hasta 20 Kilos en maletas de viaje, sin
costo adicional. Esta franquicia de equipaje es personal e intransferible.
QUINTO. El pasajero que no se presente ante la iniciación del viaje no tendrá derecho
a la devolución del valor pagado.
SEXTO. Todo pasajero debe reclamar al conductor al entregar su equipaje, la ficha
correspondiente a cada unidad. La empresa no responde por equipaje sin ficha.
SÉPTIMO. La empresa no transportará personas que se presenten en estado de
embriaguez o bajo el influjo de estupefacientes o en notorio estado de desaseo.
OCTAVO. El pasajero no podrá llevar consigo, ni en sus equipajes, materiales

inflamables o explosivos, ni objetos o cosas de prohibido comercio en el país. La
violación a lo anterior hará responsable al pasajero de todos los perjuicios que
sobrevengan a la empresa y a los demás pasajeros. Igualmente el pasajero no podrá
transportar como equipaje cajas de cartón. En caso contrario la empresa no responde
por su deterioro o pérdida.
NOVENO. La empresa responde por pérdida o daño de equipaje hasta por la suma de
$ 2,000.
DÉCIMO. Para cualquier reclamación la empresa se acoge a lo estipulado en el
Código de Comercio.
DÉCIMO PRIMERO. La empresa no responde por demoras, daños, pérdidas, etc.
Que se ocasione por fuerza mayor o caso fortuito, o culpa del pasajero.
DÉCIMO SEGUNDO. En caso de accidenta de tránsito las lesiones que sufra el
pasajero están amparadas por la póliza de seguro obligatorio de “daños corporales
causados a las personas en accidente de tránsito" que tiene contratada la Empresa.
Firman de conformidad:
ANEXO 3 CURRICULA PONENTES
ANEXO 4 CUESTIONARIO
1ª Convención de
Hoteles Boutique en la
Ciudad de México
SOLICITAMOS SU APOYO PARA CONTESTAR EL SIGUIENTE CUESTIONARIO, CON LA FINALIDAD DE EVALUAR EL
DESARROLLO DEL EVENTO, MISMO QUE SERVIRÁ PARA MEJORAR LA PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE
EVENTOS FUTUROS.
Marque con una cruz (X) la opción que más se adecue a su opinión.
E - EXCELENTE B – BUENA R - REGULAR M – MALA

1.- ¿Cómo considera usted que fue la
5.- El contenido del evento fue: E B
organización de este evento?
ALOJAMIENTO E B R M
6.- ¿Cuál es su opinión sobre las actividades d

TRANSPORTE E B R M
el evento?
Conferencia: “Conociendo el concepto
INFRAESTRUCTURA E B R M E B
de hoteles boutique en la CDMX”
Mesa Redonda: “Análisis de la
EQUIPO TECNICO E B R M E B
situación actual de hoteles boutique ”
Conferencia: “Joyas hoteleras con
INSTALACIONES E B R M E B
personalidad única”
Conferencia: “La CDMX y sus
FECHA DEL EVENTO E B R M E B
tendencias boutique”
Taller: “Brindando experiencias
E B
boutique a nuevos clientes”
2.- ¿Cómo evaluaría la participación de los Panel: “Exclusividad y lujo… Fortalezas
E B
ponentes? y debilidades de los hoteles boutique”
Mesa Redonda: “Hotelería tradicional
Dr. Hazael Cerón Monroy E B R M E B
vs Hotelería boutique”
Conferencia: “El futuro de los hoteles
Mtro. Víctor Chalé Góngora E B R M E B
boutique en México”
Mtro. Tonatiuh Mendoza Martínez E B R M

7.- ¿Cuál fue el principal motivo de su asisten
M. en H. Norma Jiménez Ríos E B R M
evento?
Lic. Juan Carlos Mercado E B R M Ser profesionista en el ramo de la hotelería
Lic.. Alejandra Juárez Anguiano E B R M
3.- ¿Cómo considera que fue la 8.- ¿Le gustaría participar en

E B R M Si
puntualidad del evento? eventos similares a futuro?
4.- La calidad de los servicios fue: 9.- Comentarios y/o sugerencias

Desayunos E B R M
Coffee Break E B R M
Comidas E B R M
1ª Convención de
Ciudad de México
EVENTOS FUTUROS.

ALOJAMIENTO E B R M

TRANSPORTE E B R M
el evento?
E B
E B

evento?
Lic. Juan Carlos Mercado E B R M Para conocer más acerca de los hoteles boutique
3.- ¿Cómo considera que fue la E B R M 8.- ¿Le gustaría participar en Si


Desayunos E B R M Me agrado la organización y las presentaciones
ponentes tuvieron mucho contenido
Comidas E B R M
1ª Convención de
Ciudad de México
EVENTOS FUTUROS.

ALOJAMIENTO E B R M

TRANSPORTE E B R M
el evento?
E B
E B

evento?
Lic. Juan Carlos Mercado E B R M Conocer mas del ámbito de los servicios de hospe

E B R M Si

Desayunos E B R M
Comidas E B R M
1ª Convención de
Ciudad de México
SOLICITAMOS SU APOYO PARA CONTESTAR EL SIGUIENTE CUESTIONARIO, CON LA
FINALIDAD DE EVALUAR EL DESARROLLO DEL EVENTO, MISMO QUE SERVIRÁ PARA
MEJORAR LA PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE EVENTOS FUTUROS.

ALOJAMIENTO E B R M

TRANSPORTE E B R M
el evento?
E B
E B

evento?
Trabajo como prestador de servicios turísticos
Lic. Juan Carlos Mercado E B R M
interesa saber mas del tema

E B R M Si
Desayunos E B R M
Comidas E B R M
1ª Convención de
Ciudad de México

ALOJAMIENTO E B R M

TRANSPORTE E B R M
el evento?
INSTALACIONES E B R M Conferencia: “Joyas hoteleras con E B

E B
E B

evento?
Lic. Juan Carlos Mercado E B R M Saber más acerca de los hoteles boutique

E B R M Si

Desayunos E B R M
Coffee1ª Convención
Break de E B R M
Hoteles Boutique en la E
Comidas B R M
Ciudad de México

EVENTOS FUTUROS.

ALOJAMIENTO E B R M

TRANSPORTE E B R M
el evento?
Taller: “Brindando experiencias E B
E B

evento?

E B R M Si

Desayunos E B R M
Comidas E B R M
1ª Convención de
Ciudad de México

EVENTOS FUTUROS.

ALOJAMIENTO E B R M

TRANSPORTE E B R M
el evento?
EQUIPO TECNICO E B R M Mesa Redonda: “Análisis de la E B

E B
E B

evento?
Lic. Juan Carlos Mercado E B R M Obtener más información acerca de estos hoteles

E B R M Si

Desayunos E B R M
1ª Convención de
Comidas E B R M
Ciudad de México
EVENTOS FUTUROS.

ALOJAMIENTO E B R M

TRANSPORTE E B R M
el evento?
E B
E B

evento?
Como prefesionista en el ramo se mi hizo intere
temática
1ª Convención de
Ciudad de México
EVENTOS FUTUROS.
3.- ¿Cómo
Marque considera
con una cruz (X) la opciónque fueselaadecue
que más E aBsu opinión.
R M 8.- ¿Le gustaría participar en Si
4.-organización
La calidad dede este
los evento?
servicios fue: 9.- Comentarios y/o sugerencias
Desayunos E B R M
ALOJAMIENTO E B R M
Comidas E B R M 6.- ¿Cuál es su opinión sobre las actividades d
TRANSPORTE E B R M
el evento?
E B
E B

evento?
Lic. Juan Carlos Mercado E B R M Poder estar en contacto con profesionistas en el r

E B R M Si

Desayunos E B R M
Comidas E B R M
1ª Convención de
Ciudad de México
EVENTOS FUTUROS.

ALOJAMIENTO E B R M

TRANSPORTE E B R M
el evento?
E B
E B
Mtro. Víctor Chalé Góngora E B R M Conferencia: “El futuro de los hoteles E B
M. en H. Norma Jiménez Ríos E B R M 7.- ¿Cuál fue el principal motivo de su asisten
evento?
Lic. Juan Carlos Mercado E B R M Estar actualizado en las tendencias del hospedaje


Desayunos E B R M
1ª
Comidas Convención de E B R M
Ciudad de México

EVENTOS FUTUROS.

ALOJAMIENTO E B R M
E B R M 6.- ¿Cuál es su opinión sobre las actividades d
TRANSPORTE el evento?
E B
E B

evento?
Lic. Juan Carlos Mercado E B R M Conocer a expertos en el tema

E B R M Si

Desayunos E B R M
Comidas E B R M
1ª Convención de
Ciudad de México

ALOJAMIENTO E B R M

TRANSPORTE E B R M
el evento?
E B
E B

evento?
Lic. Juan Carlos Mercado E B R M Saber las nuevas tendencias en los hoteles


Desayunos E B R M
Comidas E B R M
1ª Convención de
Ciudad de México

ALOJAMIENTO E B R M

TRANSPORTE E B R M
el evento?
E B
E B
E B R M Conferencia: “El futuro de los hoteles E B

evento?
Lic. Juan Carlos Mercado E B R M Los ponentes que se iban a presentar

E B R M Si

Desayunos E B R M
Comidas E B R M
1ª Convención de
Ciudad de México
EVENTOS FUTUROS.

1.- ¿Cómo considera usted que fue la 5.- El contenido del evento fue: E B
ALOJAMIENTO E B R M

TRANSPORTE E B R M
el evento?
E B
E B

evento?
Poder interactuar con los expertos en el tema
hoteles boutique

E B R M Si

Desayunos E B R M
Comidas E B R M
1ª Convención de
Ciudad de México

ALOJAMIENTO E B R M

TRANSPORTE E B R M
el evento?
E B
E B

evento?
Lic. Juan Carlos Mercado E B R M saber más sobre los hoteles boutique

Desayunos E B R M
1ª
Comidas Convención de E B R M
Ciudad de México

EVENTOS FUTUROS.

ALOJAMIENTO E B R M

TRANSPORTE E B R M
el evento?
FECHA DEL EVENTO E B R M Conferencia: “La CDMX y sus E B

Taller: “Brindando experiencias E B
E B

evento?
Lic. Juan Carlos Mercado E B R M Estar al tanto de las tendencias

E B R M Si

Desayunos E B R M
Comidas E B R M
1ª Convención de
Ciudad de México


ALOJAMIENTO E B R M
E B R M 6.- ¿Cuál es su opinión sobre las actividades d

E B
E B

evento?
Lic. Juan Carlos Mercado E B R M Adquirir conocimientos de los expertos

E B R M Si

Desayunos E B R M
1ª Convención de
Ciudad de México
Comidas E B R M
EVENTOS FUTUROS.

ALOJAMIENTO E B R M

TRANSPORTE E B R M
el evento?
E B
E B

evento?
Lic. Juan Carlos Mercado E B R M las temáticas que se manejaron en la convención


Desayunos E B R M
Comidas E B R M
1ª Convención de
Ciudad de México
EVENTOS FUTUROS.

ALOJAMIENTO E B R M

TRANSPORTE E B R M
el evento?
E B
E B

evento?
Lic. Juan Carlos Mercado E B R M Conocer mas sobre este segmento del hospedaje

E B R M Si

Desayunos E B R M
Comidas E B R M
1ª Convención de
Ciudad de México
EVENTOS FUTUROS.

ALOJAMIENTO E B R M

TRANSPORTE E B R M
el evento?
E B
E B

evento?
estar al tanto de estas nuevas experiencias qu
dando en el hospedaje y realizar networking

E B R M Si
Desayunos E B R M
1ª Convención
Comidas de E B R M
Ciudad de México

EVENTOS FUTUROS.

5.- El contenido del evento fue: E x
ALOJAMIENTO E X R M

TRANSPORTE X B R M
el evento?
INFRAESTRUCTURA X B R M E X
EQUIPO TECNICO E X R M E B
INSTALACIONES X B R M X B
FECHA DEL EVENTO E B X M E X
E X
E X
Dr. Hazael Cerón Monroy E B X M X B
Mtro. Víctor Chalé Góngora E X R M Conferencia: “El futuro de los hoteles E B
Mtro. Tonatiuh Mendoza Martínez E X R M

M. en H. Norma Jiménez Ríos X B R M
evento?
Lic. Juan Carlos Mercado X B R M Saber dónde puedo encontrar este tipo de hoteles
Lic.. Alejandra Juárez Anguiano X B R M

E B R M X

Desayunos X B R M
Coffee Break X B R M
Comidas X B R M
1ª Convención de
Ciudad de México
EVENTOS FUTUROS.

5.- El contenido del evento fue: x B
ALOJAMIENTO X B R M

TRANSPORTE E X R M
el evento?
INFRAESTRUCTURA E X R M X B
INSTALACIONES E x R M E X
FECHA DEL EVENTO X B R M X B
E x
X B
Dr. Hazael Cerón Monroy E X R M E B
Mtro. Víctor Chalé Góngora X B R M x B

M. en H. Norma Jiménez Ríos E B X M
evento?
Lic. Juan Carlos Mercado E X R M Saber que son los hoteles Boutique
Lic.. Alejandra Juárez Anguiano E X R M

E X R M X
Desayunos E X R M
Coffee Break E X R M
Comidas E X R M
1ª Convención de
Ciudad de México
EVENTOS FUTUROS.

5.- El contenido del evento fue: E X
ALOJAMIENTO X B R M

TRANSPORTE X B R M
el evento?
EQUIPO TECNICO X B R M X B
INSTALACIONES X B R M E X
E X
X B
Dr. Hazael Cerón Monroy E X R M X B
Mtro. Víctor Chalé Góngora X B R M Conferencia: “El futuro de los hoteles x B
M. en H. Norma Jiménez Ríos E X R M 7.- ¿Cuál fue el principal motivo de su asisten
evento?
Lic. Juan Carlos Mercado E X R M Por motivos de la escuela
3.- ¿Cómo considera que fue la X B R M 8.- ¿Le gustaría participar en X


Desayunos X B R M
1ª Convención de
Comidas x B R M
Ciudad de México

EVENTOS FUTUROS.

EQUIPO TECNICO E B X M E X
FECHA DEL EVENTO E X R M X B
E X
X B
Mtro. Víctor Chalé Góngora E B X M E B
Mtro. Tonatiuh Mendoza Martínez X B R M

evento?
Lic. Juan Carlos Mercado x B R M Conocer más acerca de los Hoteles Boutique

X B R M x

Desayunos E X R M
Comidas E B x M
1ª Convención de
Ciudad de México
EVENTOS FUTUROS.

ALOJAMIENTO E X R M

TRANSPORTE X B R M
el evento?
INFRAESTRUCTURA E B X M E X
INSTALACIONES E B X M E X
FECHA DEL EVENTO E B X M E B
E B
X B
Dr. Hazael Cerón Monroy E X R M E X
Mtro. Víctor Chalé Góngora E X R M E X

M. en H. Norma Jiménez Ríos E X R M
evento?
Lic. Juan Carlos Mercado E X R M Por motivos de empleo.

E X R M X

Desayunos En lo personal, me gustaría seguir asistiendo a
X B R M
eventos.
1ª Convención de
Comidas E X R M
Ciudad de México

EVENTOS FUTUROS.

1.- ¿Cómo considera usted que fue la 5.- El contenido del evento fue: E X
ALOJAMIENTO X B R M

TRANSPORTE E X R M
el evento?
EQUIPO TECNICO E X R M X B
E X
X B
Mtro. Víctor Chalé Góngora E X R M E B

evento?
Lic. Juan Carlos Mercado E X R M Conocer más acerca de estos Hoteles

X B R M X

Desayunos E X R M
Comidas E X R M
1ª Convención de
Ciudad de México

EVENTOS FUTUROS.

ALOJAMIENTO E B R X

TRANSPORTE E X R M
el evento?
E B
E B
Mtro. Víctor Chalé Góngora E B X M X B

evento?
Lic. Juan Carlos Mercado X B R M Por trabajo
3.- ¿Cómo considera que fue la E X R M 8.- ¿Le gustaría participar en x


Desayunos E B X M
Coffee Break E B X M
1ª Convención
Comidas de E B X M
Ciudad de México

EVENTOS FUTUROS.

ALOJAMIENTO E B X M

TRANSPORTE E X R M
el evento?
INFRAESTRUCTURA E B R x E X
FECHA DEL EVENTO X B R M E B
E X
E X
Dr. Hazael Cerón Monroy E X R M X B
Mtro. Tonatiuh Mendoza Martínez E B X M

evento?
Lic. Juan Carlos Mercado E x R M Curiosidad
Lic.. Alejandra Juárez Anguiano E B X M

E X R M x

Desayunos E X R M
1ª Convención
Comidas de E x R M
Ciudad de México

EVENTOS FUTUROS.

ALOJAMIENTO x B R M

TRANSPORTE X B R M
el evento?
EQUIPO TECNICO E B X M X B
INSTALACIONES X B R M E B
FECHA DEL EVENTO E X R M Conferencia: “La CDMX y sus E X

X B
E X
M. en H. Norma Jiménez Ríos X B R M 7.- ¿Cuál fue el principal motivo de su asisten

evento?
Lic. Juan Carlos Mercado X B R M Adquirir Experiencia

E X R M x

Desayunos E X R M
1ª Convención
Comidas de X B R M
Ciudad de México

EVENTOS FUTUROS.

ALOJAMIENTO E X R M
TRANSPORTE X B R M
el evento?
INFRAESTRUCTURA E B X M E B
EQUIPO TECNICO E X R M E X
FECHA DEL EVENTO E B X M X B
E B
X B
Dr. Hazael Cerón Monroy E B X M E B

evento?
Lic. Juan Carlos Mercado E X R M Seguir Aprendiendo

X B R M Si

Desayunos E X R M
Comidas E x R M
1ª Convención de
Ciudad de México

EVENTOS FUTUROS.

ALOJAMIENTO E X R M

TRANSPORTE X B R M
el evento?
E X
E B
Dr. Hazael Cerón Monroy E B X M E X
Mtro. Víctor Chalé Góngora E X R M x B

evento?
Lic. Juan Carlos Mercado X B R M Para mantenerme Actualizado
Lic.. Alejandra Juárez Anguiano E x R M
3.- ¿Cómo considera que fue la x B R M 8.- ¿Le gustaría participar en x


Desayunos E X R M
Comidas E x R M
1ª Convención de
Ciudad de México
EVENTOS FUTUROS.

ALOJAMIENTO X B R M

TRANSPORTE E X R M
el evento?

X B
E B
Mtro. Víctor Chalé Góngora E X R M X B

evento?
Lic. Juan Carlos Mercado E B X M Para adquirir conocimientos

E x R M x

Desayunos X B R M
1ª Convención
Comidas de x B R M
Ciudad de México

EVENTOS FUTUROS.

ALOJAMIENTO E B X M

TRANSPORTE E X R M
el evento?
FECHA DEL EVENTO E X R M E B
E X
E B

evento?
Lic. Juan Carlos Mercado E X R M Para adquirir conocimientos

E B x M x

Desayunos E X R M
Comidas E x R M
1ª Convención de
Ciudad de México

EVENTOS FUTUROS.

ALOJAMIENTO E X R M

TRANSPORTE E X R M
el evento?
INFRAESTRUCTURA E X R M E X
FECHA DEL EVENTO X B R M E X
Taller: “Brindando experiencias E X
X B

evento?
Lic. Juan Carlos Mercado E X R M Por la escuela
Lic.. Alejandra Juárez Anguiano x B R M
3.- ¿Cómo considera que fue la E x R M 8.- ¿Le gustaría participar en x


Desayunos E X R M
1ª Convención
Comidas de x B R M
Ciudad de México

EVENTOS FUTUROS.

ALOJAMIENTO E X R M

TRANSPORTE X B R M
el evento?
EQUIPO TECNICO X B R M E X
INSTALACIONES E X R M X B
FECHA DEL EVENTO x B R M Conferencia: “La CDMX y sus E x

E B
E X
Mtro. Víctor Chalé Góngora E X R M E x

evento?
Lic. Juan Carlos Mercado X B R M Conocer acerca de este sector

E x R M x

Desayunos E X R M
1ª Convención
Comidas de E x R M
Ciudad de México

EVENTOS FUTUROS.

ALOJAMIENTO E X R M

TRANSPORTE X B R M
el evento?
INSTALACIONES E X R M E X
E B
E X
Dr. Hazael Cerón Monroy X B R M E X

M. en H. Norma Jiménez Ríos E x R M
evento?
Lic. Juan Carlos Mercado X B R M

E x R M x

Desayunos E X R M
Comidas E x R M
1ª Convención de
Ciudad de México

EVENTOS FUTUROS.

ALOJAMIENTO X B R M

TRANSPORTE E X R M
el evento?
INSTALACIONES E B X M X B
FECHA DEL EVENTO E B X M Conferencia: “La CDMX y sus E X

E X
X B

evento?
Lic. Juan Carlos Mercado E X R M Saber más acerca de estos Hoteles


Desayunos E X R M
1ª Convención
Comidas de E x R M
Ciudad de México

EVENTOS FUTUROS.

5.- El contenido del evento fue: X B
ALOJAMIENTO X B R M

TRANSPORTE E X R M
el evento?

X B
E B
Mtro. Víctor Chalé Góngora E B X M x B

evento?
Lic. Juan Carlos Mercado E X R M

E X R M x

Desayunos E X R M
1ª Convención de
Comidas E x R M
Ciudad de México

EVENTOS FUTUROS.

ALOJAMIENTO E X R M

TRANSPORTE E X R M
el evento?
FECHA DEL EVENTO E x R M E B
E X
X B

evento?

E x R M x

Desayunos E B X M
Coffee
1ª Break
Convención
de E X R M
Comidas E x R M
Ciudad de México

EVENTOS FUTUROS.

ALOJAMIENTO E X R M

TRANSPORTE E X R M
el evento?
FECHA DEL EVENTO E x R M E X
E X
E B
Mtro. Víctor Chalé Góngora E X R M Conferencia: “El futuro de los hoteles E x
evento?


Desayunos E X R M
Comidas E x R M
1ª Convención de
Ciudad de México
EVENTOS FUTUROS.

ALOJAMIENTO X B R M

TRANSPORTE X B R M
el evento?
INFRAESTRUCTURA X B R M X B
X B
X B
Dr. Hazael Cerón Monroy X B R M X B
Mtro. Víctor Chalé Góngora X B R M X B

evento?
Lic. Juan Carlos Mercado X B R M Conocer más acerca de los hoteles Boutique

E X R M X

Desayunos X B R M EXCELENTE EVENTO
Comidas X B R M
1ª Convención de
Ciudad de México
EVENTOS FUTUROS.

ALOJAMIENTO E X R M

TRANSPORTE E X R M
el evento?
FECHA DEL EVENTO E X R M E X
E X
E X
Dr. Hazael Cerón Monroy X B R M E B
evento?
Lic. Juan Carlos Mercado E X R M Lograr Convenios comerciales

E X R M X

Desayunos E X R M Hay Detalles de Logística por mejorar
Comidas E X R M
1ª Convención de
Ciudad de México
EVENTOS FUTUROS.

ALOJAMIENTO X B R M

TRANSPORTE X B R M
el evento?
FECHA DEL EVENTO E X R M Conferencia: “La CDMX y sus X B

X B
X B

evento?
Lic. Juan Carlos Mercado X B R M Conocer los Hoteles Boutique de la CDMX

E X R M X

Comidas X B R M
1ª Convención de
Ciudad de México
EVENTOS FUTUROS.

ALOJAMIENTO E B X M

TRANSPORTE E B X M
el evento?
INSTALACIONES E X R M Conferencia: “Joyas hoteleras con E X

E X
E X
Mtro. Víctor Chalé Góngora E B X M E X
evento?
Lic. Juan Carlos Mercado E B X M Informativo

E X R M X

Desayunos E X R M
Comidas E X R M
1ª Convención de
Ciudad de México
EVENTOS FUTUROS.

ALOJAMIENTO X B R M

TRANSPORTE X B R M
el evento?
X B
X B

evento?

X B R M X

Desayunos EXCELENTE EVENTO, SIN DUDA REGRESA
X B R M
PROXIMO AÑO
Comidas X B R M
1ª Convención de
Ciudad de México

EVENTOS FUTUROS.

ALOJAMIENTO E X R M

TRANSPORTE E X R M
el evento?
X B
X B
Mtro. Víctor Chalé Góngora X B R M E X

evento?
Conocer Rentabilidad del mercado de los
Boutique

E B X M X

Desayunos E X R M Me gustaría otra sede
Comidas E X R M
1ª Convención de
Ciudad de México
EVENTOS FUTUROS.

ALOJAMIENTO X B R M

TRANSPORTE X B R M
el evento?
X B
X B
Dr. Hazael Cerón Monroy E X R M Mesa Redonda: “Hotelería tradicional X B

evento?
Lic. Juan Carlos Mercado X B R M INFORMATIVO

E X R M X

Desayunos E X R M BUEN EVENTO
Comidas E X R M
1ª Convención de
Ciudad de México
EVENTOS FUTUROS.

ALOJAMIENTO X B R M

TRANSPORTE X B R M
el evento?
X B
X B

evento?
Formar nexos comerciales con otros prestado
servicios

X B R M X
Comidas X B R M
1ª Convención de
Ciudad de México
EVENTOS FUTUROS.

ALOJAMIENTO E X R M

TRANSPORTE X B R M
el evento?
E X

evento?
ESTABLECER UNA RELACIÓN ENTRE HO
Lic. Juan Carlos Mercado E X R M
BOUTIQUE

3.- ¿Cómo considera que fue la E X R M 8.- ¿Le gustaría participar en X

Desayunos X B R M MEJORAR LA ORGANIZACIÓN DE LAS DINÁ
GRUPALES
Comidas X B R M
1ª Convención de
Ciudad de México
EVENTOS FUTUROS.

ALOJAMIENTO E B X M

TRANSPORTE E B X M
el evento?
EQUIPO TECNICO E B X M E B
E B
E B

evento?
Lic. Juan Carlos Mercado E B X M Conocer más acerca de los hoteles Boutique

E B X M Sí

Desayunos E B X M
Comidas E B X M
1ª Convención de
Ciudad de México
EVENTOS FUTUROS.

ALOJAMIENTO X B R M

TRANSPORTE X B R M
el evento?
INFRAESTRUCTURA X B R M Conferencia: “Conociendo el concepto X B

X B
X B

evento?
Lic. Juan Carlos Mercado X B R M Networking entre prestadores de servicios
3.- ¿Cómo considera que fue la X B R M 8.- ¿Le gustaría participar en X


Comidas X B R M
1ª Convención de
Ciudad de México
EVENTOS FUTUROS.

ALOJAMIENTO X B R M

TRANSPORTE X B R M
el evento?
FECHA DEL EVENTO X B R M Conferencia: “La CDMX y sus E X

E X
X B

evento?
BUSCAR LA MEJOR OPCION PARA HOSP
BOUTIQUE EN
Lic.. Alejandra Juárez Anguiano X B R M LA CIUDADDE MÉXICO

E X R M X

Desayunos X B R M EVENTO ALTAMENTE RECOMENDABLE
1ª
Comidas Convención de X B R M
Ciudad de México

EVENTOS FUTUROS.

ALOJAMIENTO X B R M

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FECHA DEL EVENTO X B R M Conferencia: “La CDMX y sus E X

E X
E X

evento?
CONOCER MÁS ACERCA DE LOS HO
BOUTIQUE EN CDMX

E X R M X

Desayunos X B R M
Comidas X B R M
1ª Convención de
Ciudad de México
EVENTOS FUTUROS.

ALOJAMIENTO X B R M
TRANSPORTE X B R M
el evento?
FECHA DEL EVENTO X B R M Conferencia: “La CDMX y sus X B

X B
X B

evento?
Lic. Juan Carlos Mercado E B X M NETWORKING

E X R M X

Desayunos E X R M
Comidas E X R M
1ª Convención de
Ciudad de México
EVENTOS FUTUROS.

ALOJAMIENTO X B R M

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el evento?
X B
X B

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CONOCER LA OFERTA DE HOTELES BOU
CON LOS QUE
Lic.. Alejandra Juárez Anguiano X B R M CUENTA LA CIUDAD DE MÉXICO

X B R M X

Desayunos ALTAMENTE RECOMENDABLE, ESPECIALME
X B R M
BUSCAS
Coffee Break NETWORKING, INCENTIVES O SI ERES ME
X B R M
PLANNER
Comidas X B R M
1ª Convención de
Ciudad de México
EVENTOS FUTUROS.

ALOJAMIENTO X B R M

TRANSPORTE E B R X
el evento?
E X
E X

evento?
CONOCER MÁS ACERCA DE LOS HO
BOUTIQUE

E B X M X
Desayunos E X R M MEJORAR EL SERVICIO DE TRANSPORTE
Comidas E X R M
1ª Convención de
Ciudad de México
EVENTOS FUTUROS.

ALOJAMIENTO E X R M

TRANSPORTE E X R M
el evento?
X B
X B

evento?
Lic. Juan Carlos Mercado X B R M INFORMATIVO

E X R M X

Desayunos X B R M SIN DUDA REGRESARÍA EL PRÓXIMO AÑO
Comidas X B R M
1ª Convención de
Ciudad de México
EVENTOS FUTUROS.

ALOJAMIENTO X B R M

TRANSPORTE X B R M
el evento?
INSTALACIONES E B X M X B
X B
X B

evento?
Conocer más acerca de los hoteles Boutique
Lic. Juan Carlos Mercado E B X M
servicios
Lic.. Alejandra Juárez Anguiano E B X M Que ofrecen

3.- ¿Cómo considera que fue la X M 8.- ¿Le gustaría participar en X
E B

Desayunos E B X M
Comidas E B X M
1ª Convención de
Ciudad de México
EVENTOS FUTUROS.

ALOJAMIENTO X B R M

TRANSPORTE X B R M
el evento?
X B
X B
X B R M Conferencia: “El futuro de los hoteles X B

evento?
VENDER EL CONCEPTO DE HOTELES BOUT
NUEVOS
Lic.. Alejandra Juárez Anguiano X B R M CLIENTES.

X B R M X

Comidas X B R M
1ª Convención de
Ciudad de México
EVENTOS FUTUROS.

ALOJAMIENTO X B R M

TRANSPORTE X B R M
el evento?
E X
E X

evento?
FORMAR NEXOS COMERCIALES CON
HOTELES Y
Lic.. Alejandra Juárez Anguiano X B R M PRESTADORES DE SERVICIOS

E X R M X

Desayunos E X R M
Comidas E X R M
1ª Convención de
Ciudad de México
EVENTOS FUTUROS.

1.- ¿Cómo considera usted que fue la E
5.- El contenido del evento fue: B
B
ALOJAMIENTO E R M
R 6.- ¿Cuál es su opinión sobre las actividades d

TRANSPORTE E B M
el evento?
E Conferencia: “Conociendo el concepto E
INFRAESTRUCTURA B R M B
E Mesa Redonda: “Análisis de la E
EQUIPO TECNICO B R M B
B Conferencia: “Joyas hoteleras con E
INSTALACIONES E R M B
E Conferencia: “La CDMX y sus B
FECHA DEL EVENTO B R M E
E B
2.- ¿Cómo evaluaría la participación de los Panel: “Exclusividad y lujo… Fortalezas E
B
B Mesa Redonda: “Hotelería tradicional B
Dr. Hazael Cerón Monroy E R M E
E Conferencia: “El futuro de los hoteles E
Mtro. Víctor Chalé Góngora B R M B

E 7.- ¿Cuál fue el principal motivo de su asisten
M. en H. Norma Jiménez Ríos B R M
evento?
Lic. Juan Carlos Mercado E B R M Escuela
3.- ¿Cómo considera que fue la E 8.- ¿Le gustaría participar en Si

B R M
Desayunos E B R M
1ª Convención
Comidas de E B R M
Ciudad de México

EVENTOS FUTUROS.

ALOJAMIENTO X B R M

TRANSPORTE E X R M
el evento?
X B
E X
Dr. Hazael Cerón Monroy E B X M Mesa Redonda: “Hotelería tradicional E X

evento?
Lic. Juan Carlos Mercado X B R M aprender más sobre esta nueva temática

X B R M X

Desayunos X B R M
1ª Convención de
Comidas E X R M
Ciudad de México
EVENTOS FUTUROS.

ALOJAMIENTO E B X M

TRANSPORTE E X R M
el evento?
X B
X B

evento?
Lic. Juan Carlos Mercado X B R M Me llama mucho la atención este tipo de hoteles

X B R M x
Desayunos E X R M Excelente evento.
1ª Convención de
Comidas X B R M
Ciudad de México

EVENTOS FUTUROS.

ALOJAMIENTO x B R M

TRANSPORTE E x R M
el evento?
INFRAESTRUCTURA E x R M x B
EQUIPO TECNICO x B R M x B
INSTALACIONES E x R M E x
FECHA DEL EVENTO x B R M x B
Taller: “Brindando experiencias x B
E x
Dr. Hazael Cerón Monroy x B R M x B
Mtro. Víctor Chalé Góngora x B R M x B
Mtro. Tonatiuh Mendoza Martínez E x R M

evento?
Lic. Juan Carlos Mercado x B R M trabajo

x B R M x
Desayunos E x R M Les falto un poco más de variedad en las comidas
Coffee Break E x R M
1ª
Comidas Convención de E x R M
Ciudad de México

EVENTOS FUTUROS.

ALOJAMIENTO x B R M

TRANSPORTE E x R M
el evento?
INFRAESTRUCTURA E x R M E x
INSTALACIONES x B R M x B
FECHA DEL EVENTO E x R M Conferencia: “La CDMX y sus E x

E x
Mtro. Víctor Chalé Góngora x B R M E x

evento?
Lic. Juan Carlos Mercado E x R M Trabajo

x B R M x
Desayunos E x R M Buena organización
Coffee Break x B R M
Comidas
1ª Convención de x B R M
Ciudad de México

EVENTOS FUTUROS.

ALOJAMIENTO x B R M

TRANSPORTE E x R M
el evento?
INFRAESTRUCTURA E B x M E x
INSTALACIONES x B R M Conferencia: “Joyas hoteleras con x B

FECHA DEL EVENTO E x R M E x
x B
Dr. Hazael Cerón Monroy E x R M E x
Mtro. Víctor Chalé Góngora E x R M x B
Mtro. Tonatiuh Mendoza Martínez x B R M

M. en H. Norma Jiménez Ríos x B R M
evento?
Lic. Juan Carlos Mercado x B R M Conocer más

E x R M x
Desayunos x B R M
Comidas x B R M
1ª Convención de
Ciudad de México
EVENTOS FUTUROS.

ALOJAMIENTO x B R M

TRANSPORTE E x R M
el evento?
INFRAESTRUCTURA x B R M x B
INSTALACIONES E x R M x B
FECHA DEL EVENTO x B R M E x
x B
Dr. Hazael Cerón Monroy x B R M E x

evento?
Lic. Juan Carlos Mercado E x R M Trabajo

x B R M x

Desayunos E x R M
Comidas x B R M
1ª Convención de
Ciudad de México

EVENTOS FUTUROS.

ALOJAMIENTO x B R M

TRANSPORTE x B R M
el evento?
EQUIPO TECNICO x B R M E x
INSTALACIONES x B R M Conferencia: “Joyas hoteleras con x B

E x
E x
Dr. Hazael Cerón Monroy E x R M x B

evento?
Lic. Juan Carlos Mercado E x R M Escolar


Desayunos x B R M
1ª Convención
Comidas de x B R M
Ciudad de México

EVENTOS FUTUROS.

ALOJAMIENTO x B R M

TRANSPORTE x B R M
el evento?
INFRAESTRUCTURA x B R M E x
INSTALACIONES x B R M E x
E x
x B

evento?
Lic. Juan Carlos Mercado E x R M Quería conocer acerca de los hoteles boutique

x B R M x

Desayunos x B R M Me pareció muy interesante
1ª Convención de
Comidas x B R M
Ciudad de México


ALOJAMIENTO x B R M

TRANSPORTE x B R M
el evento?
x B
E x
Mtro. Tonatiuh Mendoza Martínez E B x M

M. en H. Norma Jiménez Ríos E x R M 7.- ¿Cuál fue el principal motivo de su asisten
evento?
Lic. Juan Carlos Mercado x B R M Familiarizarme con este tema

x B R M x

Desayunos x B R M
1ª Convención de
Comidas E x R M
Ciudad de México

EVENTOS FUTUROS.

ALOJAMIENTO x B R M

TRANSPORTE E x R M
el evento?
x B
x B
Mtro. Víctor Chalé Góngora E x R M E x

evento?

x B R M x

Desayunos x B R M
1ª Convención de
Comidas x B R M
Ciudad de México

EVENTOS FUTUROS.

ALOJAMIENTO x B R M

TRANSPORTE E x R M
el evento?
x B
x B
Mtro. Víctor Chalé Góngora x B R M B

evento?
Lic. Juan Carlos Mercado E x R M

x B R M x

Desayunos x B R M
1ª Convención de
Comidas E x R M
Ciudad de México
EVENTOS FUTUROS.

ALOJAMIENTO x B R M

TRANSPORTE x B R M
el evento?
FECHA DEL EVENTO E x R M x B
x B
E x

evento?
Lic. Juan Carlos Mercado x B R M Saber más sobre este tema

E x R M x

Desayunos x B R M
Coffee Break
1ª Convención de E x R M
Comidas
Hoteles Boutique en lax B R M
Ciudad de México

EVENTOS FUTUROS.

ALOJAMIENTO x B R M

TRANSPORTE x B R M
el evento?
x B
x B
Mtro. Víctor Chalé Góngora x B R M Conferencia: “El futuro de los hoteles x B
M. en H. Norma Jiménez Ríos x B R M 7.- ¿Cuál fue el principal motivo de su asisten
evento?
Lic. Juan Carlos Mercado x B R M profesional


Desayunos x B R M De las mejores convenciones
1ª
Comidas Convención de x B R M
Ciudad de México

EVENTOS FUTUROS.

ALOJAMIENTO x B R M

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el evento?
INSTALACIONES x B R M E B
x B
x B
Dr. Hazael Cerón Monroy x B R M E x

evento?
Lic. Juan Carlos Mercado x B R M Conocer sobre el plus que me ofrecen estos hote

x B R M x

Desayunos E x R M
Comidas x B R M
1ª Convención de
Ciudad de México
EVENTOS FUTUROS.

ALOJAMIENTO x B R M

TRANSPORTE x B R M
el evento?
E x
x B

evento?
Lic. Juan Carlos Mercado x B R M Ampliar mi conocimiento sobre esta tendencia


Desayunos x B R M
1ª
Ciudad de México

EVENTOS FUTUROS.

ALOJAMIENTO x B R M

TRANSPORTE x B R M
el evento?
INSTALACIONES E x R M E x
x B
2.- ¿Cómo evaluaría la participación de los Panel: “Exclusividad y lujo… Fortalezas x B
Dr. Hazael Cerón Monroy E x R M E x

evento?
Lic. Juan Carlos Mercado x B R M Me llamo la atención, ya que es de mi campo labo

x B R M x

Desayunos x B R M
Comidas x B R M
1ª Convención de
Ciudad de México
EVENTOS FUTUROS.

ALOJAMIENTO x B R M

TRANSPORTE E x R M
el evento?
x B
E x
evento?
Lic. Juan Carlos Mercado E x R M Invitación de un colega


Desayunos x B R M Buena organización
1ª
Ciudad de México

EVENTOS FUTUROS.

ALOJAMIENTO E x R M

TRANSPORTE E x R M
el evento?
INFRAESTRUCTURA E x R M X B
EQUIPO TECNICO E x R M E X
INSTALACIONES E x R M E X
FECHA DEL EVENTO E x R M X B
X B
X B
Mtro. Víctor Chalé Góngora X B R M E x

evento?
Lic. Juan Carlos Mercado X B R M Para informarme más acerca del tema

X B R M x

Desayunos E X R M
Comidas E x R M
1ª Convención de
Ciudad de México
EVENTOS FUTUROS.

ALOJAMIENTO x B R M

TRANSPORTE E x R M
el evento?
EQUIPO TECNICO x B R M E B
INSTALACIONES x B R M E X
FECHA DEL EVENTO E x R M E X
X B
X B
Dr. Hazael Cerón Monroy x B R M E X
Mtro. Víctor Chalé Góngora x B R M E X

evento?
Lic. Juan Carlos Mercado x B R M Vi un anuncio y me llamo la atención


Desayunos E x R M Espero haya más eventos de este tipo
1ª Convención
Coffee Break de E x R M
Hoteles
Comidas Boutique en la E x R M
Ciudad de México

EVENTOS FUTUROS.

ALOJAMIENTO E X R M

TRANSPORTE X B R M
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Lic. Juan Carlos Mercado X B R M Saber dónde puedo encontrar este tipo de hoteles

E B R M X

Desayunos X B R M
Comidas X B R M
1ª Convención de
Ciudad de México
EVENTOS FUTUROS.

ALOJAMIENTO E B X M

TRANSPORTE E B X M
el evento?
E X
X B
evento?
Lic. Juan Carlos Mercado x B R M Conocer más acerca de los Hoteles Boutique
3.- ¿Cómo considera que fue la X B R M 8.- ¿Le gustaría participar en x


Desayunos E X R M
1ª
Comidas Convención de E B x M
Ciudad de México

EVENTOS FUTUROS.

E B
X B

evento?
Lic. Juan Carlos Mercado E X R M Por motivos de empleo.

E X R M X

Desayunos En lo personal, me gustaría seguir asistiendo a
X B R M
eventos.
Comidas E X R M
1ª Convención de
Ciudad de México

EVENTOS FUTUROS.

ALOJAMIENTO E B R X

TRANSPORTE E X R M
el evento?
E B
E B
Mtro. Víctor Chalé Góngora E B X M X B

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Desayunos E B X M
1ª Convención
Comidas de E B X M
Ciudad de México

EVENTOS FUTUROS.

ALOJAMIENTO E X R M

TRANSPORTE X B R M
el evento?
FECHA DEL EVENTO E B X M X B
E B
X B

evento?
Lic. Juan Carlos Mercado E X R M Seguir Aprendiendo

X B R M Si

Desayunos E X R M
1ª Convención
Comidas de E x R M
Ciudad de México
EVENTOS FUTUROS.

ALOJAMIENTO E X R M

TRANSPORTE X B R M
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E B
E X
Mtro. Víctor Chalé Góngora E X R M E x

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Lic. Juan Carlos Mercado X B R M Conocer acerca de este sector

E x R M x

Desayunos E X R M
1ª
Ciudad de México

DESARROLLO DEL EVENTO, MISMO QUE SERVIRÁ PARA MEJORAR LA PLANEACIÓN Y
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS FUTUROS.

ALOJAMIENTO X B R M

TRANSPORTE X B R M
el evento?
X B
X B

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Comidas X B R M
1ª Convención de
Ciudad de México
EVENTOS FUTUROS.

ALOJAMIENTO E X R M

TRANSPORTE E X R M
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E X
E X
Dr. Hazael Cerón Monroy X B R M E B

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Lic. Juan Carlos Mercado E X R M Lograr Convenios comerciales

E X R M X

Desayunos E X R M Hay Detalles de Logística por mejorar
1ª
ComidasConvención de E X R M
Ciudad de México


ALOJAMIENTO X B R M

TRANSPORTE X B R M
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X B
X B

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Lic. Juan Carlos Mercado X B R M Conocer los Hoteles Boutique de la CDMX

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Comidas X B R M

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Mtro. Víctor Chalé Góngora E x R M E x

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Lic. Juan Carlos Mercado E x R M Invitación de un colega

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Desayunos x B R M Buena organización
Comidas x B R M
ANALISIS DE LOS RESULTADOS DEL INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN
A continuación se presenta el análisis de resultados del instrumento de evaluación
con una muestra de 100 participantes, el cual permitirá conocer realmente cuales
fueron las percepciones de los participantes que asistieron a la 1ª Convención de
Hoteles Boutique en la Ciudad de México.
Estos resultados permitirán conocer los aciertos del comité organizador para
seguir trabajando en ellos y corregir los errores que acontecieron durante el
evento, los cuales nos servirán de antecedentes para eventos futuros.
MUESTRAS:
En la siguiente tabla se muestran las respuestas de los 100 cuestionarios
aplicados a los participantes, que ayudaran a determinar el rango en el que se
encuentra el evento.
TABLA DE RESPUESTAS
EXCELENTE BUENO REGULAR MALO
REACTIVO TOTAL
4 3 2 1
Alojamiento 78 19 2 1 100
Transporte 57 25 18 0 100
Infraestructura 77 22 0 1 100
Equipo técnico 83 17 0 0 100
Instalaciones 54 44 2 0 100
Fecha del evento 66 28 6 0 100
Dr. Hazael Cerón 30 62 8 0
Monroy
100
Mtro. Víctor Chalé 25 65 10 0

Góngora
100
Mtro. Tonatiuh 76 18 6 0
Mendoza Martínez
100
M. en H. Norma 19 75 4 2 100
Jiménez Ríos
Lic. Juan Carlos 90 8 2 0
Mercado
100
Lic.. Alejandra 44 52 4 0
Juárez Anguiano
100

Puntualidad 13 19 60 8 100
Desayunos 30 21 49 0 100
Coffee Break 18 55 27 0 100
Comidas 6 63 28 3 100
Contenido 72 26 2 0 100
Mesa Redonda 1 44 50 6 0 100
Taller 41 55 4 0 100
Panel 63 35 2 0 100
Mesa Redonda 2 24 69 4 3 100
Participaría: SI = 100 NO = 0 100
TOTAL: 1,149 1,067 258 26 2,500
Proceso para sacar la media:

VALOR POBLACIÓN (F) (X) PM FPM
4 1,149 4 4,596
3 1,067 3 3,201
2 258 2 774
1 26 1 26
TOTAL 2,500 8,597
MEDIA:
Σfxpm 8,597
X= ________ = ________ = 3.44
n 2,500
Interpretación:
Después de haber realizado el proceso matemático para el cálculo de la media, el
resultado obtenido representa una calificación favorable de acuerdo a la escuela
de medición utilizada al conseguir un 3.44 lo que sitúa a la 1ª Convención de
Hoteles Boutique en un nivel de aceptación BUENA. Por lo tanto se concluye
que dicho evento cumplió con los objetivos establecidos por el comité organizador.
1ª Convención de
Ciudad de México
1ª Convención de
Ciudad de México

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Instituto Politécnico Nacional

Escuela Superior de Turismo

Seminario De Titulación Planeación Y Organización Integral De

Plan Estratégico Para Planear Y Organizar Integralmente Una

1a Convención de Hoteles Boutique en la Ciudad de México

Directora de Seminario: Lic. Josefa Carreón Martínez

 Aguilar Pulido María Fernanda

4.3.1 Eventos 2.0.....................................................................................................190

1.15.4 Elección del Lugar Sede.............................................................................75

A lo largo de este documento se presenta el plan estratégico para planear y organizar

Plan Estratégico para la planeación y organización

Capítulo. 1. Planeación Del Evento

Capítulo. 1. Planeación Del Evento59

Objetivo General Del Plan Estratégico

Recordando la conceptualización de Convención y Congreso:

Es la reunión de un grupo de personas que

En la planeación del evento intervienen una serie de elementos, para organizarlo y

PASO 1. ANALISIS ¿PARA QUÉ SE VA A HACER?

PASO 2. PLANEACION ¿QUÉ SE VA A HACER?

PASO 3. OPERACIÓN – CHECAR QUE SE HAGA LO QUE SE PLANEO

 DEFINICION DEL EVENTO

1. Historia reciente de eventos anteriores, análisis de aciertos y fracasos, número

2. filosofía de la empresa o asociación.

1.1. Definición Del Evento

PILARES DE UNA BUENA PLANIFICACIÓN

Contenido del evento

Dónde se quiere y por que

A quien se quiere llegar

Lugar donde se va a celebrar

Momento más idoneo

Identificación que se pretende conseguir

PATROCINIO Y Financiación necesaria

1.2. Título Del Evento

 No perder de vista el impacto que se pretende lograr con la imagen comercial.

1.4. Tips Para Eventos Verdes

A continuación se enlistarán algunos tips verdes para la organización y realización de un

 Crear conciencia en los  Usar medios electrónicos

 Caminar más  Menos tráfico

 Toalla cada 3 días  Reciclar

 Platos Lavables  Cucharitas y copas a

 Uso de Jarras de Agua  Presentaciones en línea

 Donaciones  Obras de responsabilidad

1.5. Eventos Especiales

Tipos de eventos especiales.

1.6. Objetivos Del Evento

 Los objetivos indican la dirección a seguir para avanzar en la planeación.

1.7. Comité Organizador

Un comité, es por definición: Comisión de personas encargadas para un asunto. Órgano

Este equipo de trabajo estará compuesto por profesionales de la especialidad en la que

En la etapa de organización y con base en el plan general de trabajo, se tiene que

El principal factor que colabora en el éxito de una convención es la coordinación entre

o Número de cuartos y suites,

Habiendo seleccionado la ciudad sede y el lugar sede se deben formar el comité

Comité de alojamiento. Asegura a los huéspedes y delegados

Comité de recepción y hospitalidad. Funciona como anfitrión de los

Comité de festejos. Planifica los eventos sociales, como paseos por la

Comité de publicidad. Promueve el evento en los lugares donde

Comité de relaciones públicas. Busca conseguir una buena imagen de la

Comité de ornato y rotulación. Se encarga de elaborar los letreros para

Comité de registro. Realiza el registro de los participantes, entrega de