Herramientas para la

gestión de necesidades y

prioridades.

Relaciones institucionales y
Responsabilidad social
© Asociación de Guías y Scouts de Chile
Abril 2022

Textos:
Mauricio Sáez Yévenes - Coordinador de Relaciones

Institucionales y responsabilidad social.

Ana Lorena Mora - Directora de Voluntariado
Diseño:
Verónica Acosta Ponce - Coordinadora de

comunicaciones
Fotografías:
Archivo AGSCh

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Presentación

El presente documento es una guía que ponemos a su disposición para que puedan detectar,
priorizar y planificar las necesidades territoriales urgentes, con el fin de poder optimizar el uso de los
recursos humanos y materiales que tenemos como organización a nivel territorial y nacional y de
esta manera poder dar soporte y recibir soporte de la estructura correspondiente.

El documento se divide en dos partes; la primera es una estrategia basada en 3 herramientas para
que puedan diagnosticar, priorizar y planificar su trabajo territorial inmediato; entendiendo que el
retorno a la presencialidad nos sitúa en un nuevo escenario en el cual nos enfrentamos a muchas
necesidades pero no todas ellas son prioritarias para destinar esfuerzos y recursos y a su vez poder
solicitar y recibir soporte efectivo a las necesidades inmediatas.

La segunda parte contiene la estrategia para poder planificar y llevar de manera efectiva una
campaña de captación de personas entendiendo que como Asociación en todos los niveles
necesitamos re-encantar a aquellas personas que se alejaron durante el periodo de cuarentenas y
poder captar nuevas personas para poder ejecutar el trabajo que nos encomienda nuestra misión
institucional y alcanzar los objetivos propuestos por la visión. Esta sección está pensada mayormente
para Grupos, Unidades y también para los territorios.

El documento responde a los siguientes acuerdos de la 109° asamblea nacional:

"Generar una propuesta de trabajo que promocione el valor emocional, social y económico
del movimiento guía-scout en las familias del país posicionando la marca de AGSCH."

"Solicitar de manera prioritaria, que todas las instancias

institucionales tales como el Consejo Nacional, Equipo
Nacional, Consejos de Zonas y Consejos de Distrito, de
TAREAS URGENTES manera articulada, tomen contacto durante lo que queda del
año 2021, con instituciones patrocinantes y otras externas
DIAGNOSTICAR
afines con la misión de la Asociación, que puedan ayudar en
PRIORIZAR el normal desarrollo del retorno presencial de los Grupos en
todo el territorio nacional, dando especial colaboración en
PLANIFICAR
formalizar espacios seguros para el desarrollo de sus
CAMPAÑA DE CAPTACIÓN actividades."

“Implementar, durante el año 2021, un sistema de

acompañamiento, a aquellos territorios que han presentado
mayor dificultad para establecer las Coordinaciones de
Asuntos Internacionales y Relaciones Institucionales.”

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Las áreas estratégicas

Las Prioridades o Áreas Estratégicas, son aquellas que nos permitirán enfocar el trabajo,
hacer que estas sean cercanas en comprensión en todos los niveles de la Institución y con ello
empoderar a cada persona de nuestra organización en hacer suya la participación en el
cumplimiento de las metas a través de objetivos y acciones claras en los todos los niveles de
nuestra Asociación. En ese sentido se ha determinado que para alcanzar la Visión institucional
y cumplir con la misión debemos trabajar sobre la base de 6 grandes áreas que son las
siguientes:

Dirección de Voluntariado Dirección de Desarrollo institucional

Esta área es la encargada de velar por el ciclo
Esta área es la encargada de dar soporte,

de vida del adulto/a dentro del movimiento

gestión y desarrollo al quehacer organizacional.

gestionando el componente "Adultos en el

Gestiona el componente "Gestión

movimiento"; da soporte y trabaja junto a las

institucional" y da soporte a los Directores/as

coordinadoras/es de voluntariado territoriales. de Distrito y Zona.

Contacto: Ana Lorena Mora Contacto: Paul Finch
[email protected] [email protected]

Dirección de Métodos educativos Dirección de Administración y finanzas

Esta área es la encargada de velar por la adecuada
Esta área es la encargada de administrar los

animación, aplicación y actualización de la propuesta

educativa de cada rama gestionando el componente bienes y recursos institucionales gestionando

"Programa de jóvenes y participación juvenil"; da el componente "Recursos financieros"; da

soporte y trabaja junto a las coordinadoras/es de las 6 soporte y trabaja junto a las coordinadoras/es

ramas, pastoral, participación juvenil y programas

de administración territoriales.
internacionales (asuntos internacionales) territoriales.
Contacto: Patricio Criado Contacto: Melanie Morales
[email protected] [email protected]

Coordinación de Comunicaciones Coordinación de Relaciones institucionales y

Esta área es la encargada de administrar las

Responsabilidad social
comunicaciones, branding e imagen institucional
Esta área es la encargada de administrar las relaciones

gestionando el componente "Comunicaciones"; da

con organismos externos a la Asociación, llevar los

soporte y trabaja junto a las coordinadoras/es de

espacios de incidencia y vinculación con el medio.

comunicaciones territoriales y la comisión de

Gestiona el componente "RRII & RRSS" y da soporte y

trabaja junto a las coordinadoras/es territoriales de RIRS

comunicaciones.
Contacto: Mauricio Sáez
Contacto: Verónica Acosta
[email protected]
[email protected]

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Poner a las personas en el centro...
Un recordatorio para mirar nuestras necesidades

Para todas las estructuras este comienzo de año ha estado marcado por una baja en la cantidad de las
personas adultas que integran un Grupo, o un equipo de distrito, de zona o del nivel nacional. Las razones
pueden ser múltiples, desde el inicio o continuidad de proyectos personales o el cansancio que se arrastra
de dos años viviendo en medio de la emergencia sanitaria, así como también la incertidumbre financiera
que afecta a nuestro país. Dado que las personas adultas son uno de los pilares desde donde el
Movimiento se apoya para funcionar, es que les invitamos hacer un alto y reenfocar las acciones de las
primeras semanas de este año de actividades, para que este tiempo lo utilicemos en remirarnos,
reconocernos y reencontrarnos, tomémonos unos minutos para preguntarnos ¿cómo estamos?, darnos
unos instantes para vernos a los ojos, compartir la vida y así juntas y juntos retomar el día a día, para que
como equipo definamos un plan de acciones que nos permita fortalecer nuestros Grupos, Consejos,
Comisiones y equipos en nuestra Asociación en esta reactivación.

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Comencemos...
¿Cómo ordenar nuestro trabajo?

Diagnosticar

Priorizar

Planificar

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¿Cómo diagnosticar?

Efectos

Necesidades

Causas

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¿Cómo diagnosticar?

El primer paso para poder planificar de manera efectiva nuestro trabajo y administrar los
recursos es poder tener claridad de todas las necesidades que tenemos. Para esto les
recomendamos que hagan una lluvia de ideas de todas las necesidades que tiene el
Territorio y sus Grupos. Aprenderás más sobre esta herramiena en el Curso institucional.

Una vez tengas las necesidades detectadas te invitamos a comprenderlas para poder
priorizar tu trabajo de mejor manera; dado que al comprender las causas podemos que de la
necesidad en si; además es importante comprender los efectos de estas mismas para ver el
impacto que esas necesidades tienen en la gestión del Territorio y sus Grupos. Puedes
solicitar el curso a [email protected]

Necesidades: Aquellas que se generan por una carencia o problemática presente en el

Territorio o sus Grupos. Ejemplo: Falta de personas adultas.

Causas: Origen(es) que causa las necesidades Ejemplo: Deserción por la pandemia, nula
captación de nuevas adultas/os por la pandemia, etc.

Efectos: El impacto que generan en los Grupos y el Territorio esa necesidad. Ejemplo:
Imposibilidad para poder completar el equipo de Distrito o Zona, los Grupos no pueden
reactivar o están cerrando por la baja cantidad de adultas/os.

Ubicamos en el tronco del árbol las necesidades; luego en las raíces ubicamos las causas y
finalmente hacemos el análisis de los efectos en las hojas.

IMPORTANTE

Cada una de las 6

áreas realiza procesos

de diagnóstico

nacional y territorial

para conocer la

situación del país y

planificar el trabajo y

soporte nacional.

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¿Cómo priorizar nuestro trabajo?

Urgente No Urgente
Importante

Si es importante pero
Si es importante y no

urgente urgente

PRIORITARIA PLANIFICABLES
No Importante

Si no es importante
Si no es importante ni

pero si urgente urgente

DELEGABLES PARA EL FUTURO

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¿Cómo priorizar nuestro trabajo?

Es importante que una vez hayamos determinado las necesidades del territorio y comprendido sus
causas y efectos podamos priorizarlas. Este proceso es importante dado que como hemos
expresado en el transcurso de este documento el retorno a la presencialidad y la reactivación del
movimiento de la manera tradicional ha representado un desafío en diferentes aspectos y los
recursos con los que contamos son limitados o escasos; es por este motivo que no todas las
necesidades son "urgentes" o "PRIORITARIAS".

Lo que resta de documento se centrará en trabajar con sus necesidades "PRIORITARIAS", sin hacer
énfasis en que deban descartar el resto de las necesidades las que se sumarán al proceso de
planificación que el territorio hará a largo plazo.

A continuación, les invitamos a ubicar sus necesidades usando la matriz de la página siguiente; esta
matriz separa las necesidades en cuatro grandes Grupos. La matriz en su plano horizontal tiene los
criterios de Urgente y No Urgente. En su plano vertical tiene los criterios de importante y no
importante.

Te invitamos a ubicar tus necesidades en el cuadrante que corresponda; puedes guiarte por la
siguiente explicación:

Cuadrante A Cuadrante B Cuadrante C Cuadrante D

Importante y
Importante y no
Urgente y no
No es urgente y no es

urgente urgente importante importante

"PRIORITARIA" "PLANIFICABLE" "DELEGABLE" "PARA EL FUTURO"

Necesidades que por

Necesidades que pese
Necesidades que pese
Necesidades que no

su relevancia e impacto
a su relevancia e
a su relevancia e
aportan a la

en el funcionamiento y
impacto en el
impacto en el
reactivación y

soporte a los Grupos y

funcionamiento y
desarrollo y soporte de funcionamiento de los

el Territorio deben ser

soporte a los Grupos y
los Grupos y el
Grupos y el Territorio.

ejecutadas en el más
el Territorio no resultan
Territorio pueden ser
Sin embargo se pueden

breve plazo posible. esenciales para el

delegados en un
considerar para el

Ej. Falta de
funcionamiento y
tercero o alianza
futuro.
Instituciones
reactivación de los
(stakeholder). De esta
Ej. Falta de actividades

patrocinantes o lugares
Grupos y territorio. manera no se usan
de programa distritales

para que funcionen los

Ej. Falta de cursos
recursos internos. o zonales.
Grupos. medios o avanzados. Ej. Falta de formación

1 a 3 meses aprox. 3 meses a 1 año aprox. complementaria en

campismo o género.

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¿Cómo planificar nuestro trabajo?
Responde las siguientes preguntas

De las áreas que tienen acciones

De las acciones PRIORITARIAS PRIORITARIAS

¿Cuáles necesitan un/a coordinador/a

¿A qué áreas pertenecen?

que se encargue del trabajo del área?
Organícelas por área Considere que la carga del trabajo

de esa área requiera tiempo

completo

¿Qué áreas pueden funcionar con una

¿Qué recursos tiene nuestro

misma persona coordinando las

acciones de esas áreas?

territorio para dar solución a

Aquellas áreas que su carga de

las acciones PRIORITARIAS?
tiempo sea baja puede tener a una

persona que atienda a dos o más

áreas

De los recursos que no tiene el

De los recursos que no tiene el

territorio territorio y el nivel nacional

¿Qué recursos tiene el nivel
¿Qué recursos es necesario

nacional para ayudar a dar

gestionar desde el nivel nacional

solución a las acciones para ayudar a dar solución a las

PRIORITARIAS de cada área? acciones PRIORITARIAS de cada

área?

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¿Cómo planificar nuestro trabajo?
Responde las siguientes preguntas

Una vez hayas planificado tu trabajo, determinado el equipo de coordinadores y las áreas en
que pondrás esfuerzos para el trabajo a corto y mediano plazo; ponles en contacto con cada
una de sus áreas a nivel nacional.

Las áreas a nivel nacional han preparado jornadas de capacitación y trabajo con las
personas que se desempeñan como coordinadoras/es territoriales. Es importante participar
de estas jornadas porque permite la planificación del trabajo pensando globalmente y
actuando localmente; además, permite obtener nuevos conocimientos y actualizar los que ya
se tienen.

Desde el nivel nacional procuraremos entregar la mayor cantidad de herramientas y soporte

para poder reactivar los Grupos y Territorios a nivel nacional por lo que el contacto con las
áreas es fundamental para poder avanzar en el desarrollo y reactivación de los Territorios y
Grupos.

IMPORTANTE

Realizaremos una jornada de

capacitación de buenas

prácticas y crecimiento

apoyados por la Oficina Scout

mundial a través del centro de

apoyo interamericano.
Están invitados todos los

equipos territoriales y además

contaremos con cupos para

Responsables de Grupo por

territorio. PARTICIPA

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Otra herramienta para

priorizar en 1 paso

Ejecutar la propuesta

completa en todas las

áreas

Soporte completo para las

necesidades de los Grupos y

Territorio

Soporte básico para las

necesidades de los Grupos y

Territorio

Existencia de los Grupos

Necesidades Acciones

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Otra herramienta para

priorizar en 1 paso

¿Cómo usar la herramienta?

Haga una lluvia de necesidades que tiene su territorio y posteriormente vaya ubicando en los
pisos de la pirámide de acuerdo con los siguientes criterios:

En la base: Aquellas necesidades que en caso de no poder satisfacerse los Grupos no

pueden funcionar de manera correcta. En este nivel se espera que las acciones sean solo
para la subsistencia de los Grupos y territorios. Ej, falta de Institución Patrocinante, falta
dirigentes y guiadoras, etc.

En el 2° nivel: Aquellas necesidades que sus acciones para satisfacerlas, nos permiten dar
un soporte básico al Grupo y territorio. Esto quiere decir funcionar al mínimo de las
capacidades pero con proyección de crecer y avanzar al nivel 3° y 4°. Ej: Falta de cursos
iniciales, falta de lugares con calefacción para realizar actividades, falta de coordinadores
distritales para todas las áreas que más necesitan apoyo, etc.

Esperamos que una vez el distrito recupere su normalidad de la planificación

estratégica pueda avanzar a los niveles 3° y 4° pero de momento la invitación es a
centrarse en los niveles 1° y 2° priorizando acciones y recursos para las necesidades
de estos dos niveles.

En el 3° nivel: Aquellas necesidades que sus acciones para satisfacerlas, nos permiten dar
un soporte completo al Grupo y territorio, Ej: Falta de cursos medios, falta de cursos de
formación complementaria, falta de coordinadores distritales para todas las áreas y para
cada una de las ramas,

En el 4° nivel: Aplicar la planificación estratégica del territorio de manera completa,

ejecutando las acciones necesarias para satisfacer todas las necesidades territoriales.

En la columna de izquierda escriba todas sus necesidades y priorice, luego en la sección de

la derecha escriba acciones para poder satisfacer esas necesidades.

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¿Cómo crear una campaña de

captación de nuevas personas?

Planificar y preparar

Toolkit con videos,

Esta es la primera etapa y debes

presentaciones y

determinar si tu Grupo tiene necesidad

afiches modificables.
de personas adultas, niñas, niños y

jóvenes o ambas. https://drive.google.com/

drive/u/1/folders/1vra7yI

Determinar la cantidad de adultas/os

2FXOkgFPfxoqh4d0T155

necesarios y la cantidad de jóvenes

Oy5D3S
que pueden recibir.

Documento de la OMMS

sobre cómo organizar una

Determinar lugares en los que hacer

campaña de captación
captación.
https://www.scout.org/sites/default/files/u

sers/2417236/imce/Guia%20para%20Cam

pa%C3%B1a%20de%20Captaci%C3%B3n.
Determinar los lugares en los que pueden

pdf?17 hacer captación (iglesias, colegios,

mercados, espacios públicos, etc)

También pueden realizar activaciones e

intervenciones invitando a sumarse.

Preparar la incorporación al Grupo

Procura dejar un medio de contacto que

Prepara una actividad para recibir a las

puedas responder (mail, fono, etc)

personas nuevas, es importante que desde

el primer momento las personas se sientan

acogidas y bien recibidas y que el Grupo es

un espacio seguro.

En el toolkit encontrarás material para

presentar el trabajo que hacemos las Guías

y los Scouts y puedes añadir que significa

el nombre de tu Grupo, colores, etc.

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