UNIVERSIDAD CATÓLICA DE TRUJILLO

“BENEDICTO XVI”
FACULTAD DE INGENIERÍA Y ARQUITECTURA
CARRERA PROFESIONAL DE INGENIERÍA CIVIL

CURSO:
GESTIÓN DE PROYECTOS EN INGENIERÍA CIVIL
TEMA:
FORMATO DE PLAN DE GESTION DE COSTOS

DOCENTE:
ING. DIAZ RODRIGUEZ BREITNER GUILLERMO
ESTUDIANTES:
CAYETANO VASQUEZ VLADIMIR ABEL
VASQUEZ TEODORO JORGE LUIS
ARRAIZA CORDOVA DISNALL STONE
LISBOA ABAD GUIDO DAVID
MANZANARES HERRERA ANHELO
CICLO:
IX
TRUJILLO-PERÚ
2022
 FORMATO DE PLAN DE GESTION DE COSTOS

1. FECHA DE ELABORACIÓN DEL DOCUMENTO

SE ELABORO EL 17 DE FEBRERO 2020

2. TÍTULO DEL PROYECTO: (2481558)

“CONSTRUCCIÓN DE OFICINA ADMINISTRATIVA, AMBIENTE DE

DISPENSACION Y EXPENDIO Y SERVICIOS HIGIENICOS Y/O
VESTIDORES EN EL (LA) TERMINAL TERRESTRE "EL CHIMBADOR",
PARA EL SERVICIO DE TRANSPORTE INTERPROVINCIAL DEL
DISTRITO DE CHIMBOTE, PROVINCIA DEL SANTA, DEPARTAMENTO
DE ANCASH"

3. SIGLAS DEL PROYECTO:

COAADESV

4. GERENTE DEL PROYECTO:

• GERENCIA GENERAL
Ing. Santos Alonso Apolinar Rojas
• GERENCIA DE INFRAESTRUCTURA
Ing. Jesús Rafael Rodríguez fuentes
• MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DEL SANTA
Alcalde. Roberto Briceño Franco

5. DESCRIPCIÓN DE LA GESTIÓN DEL CRONOGRAMA

A. Plan de Gestión del Cronograma

- Nivel de exactitud
El nivel de precisión para los costos de las actividades, se ajustará a un redondeo
de dos decimales.

Además, se considerará una contingencia para imprevistos del 5% del

presupuesto del costo total.

- Unidades de medida

TIPO DE RECURSO UM

Recurso personal HORAS/ HOMBRES

UNIDADES, LITROS, METROS,

Recurso material o consumible
CUBICOS, KILOS, PZS, ETC

Recurso maquinaria o no consumible HORAS/ MAQUINA

Se trabaja 6 días a la semana, con un tiempo de 08 horas diarias

- Enlaces con los procedimientos de la organización

Se creará un modelo que contenga los factores de control, para los factores de
costos directos e indirectos también se pueden identificar los siguientes costos:
costos administrativos y laborales, costos generados, administrativos y de oficina
y gastos financieros.
Para controlar los costos del proyecto, se crea un centro de costo
para el proyecto y luego se crean cuentas de control basadas en el
EDT.

- Umbrales de control

Si estos indicadores están por encima de los niveles permitidos, el Gerente del
proyecto investigará la causa de las fluctuaciones. Puede ser a partir del
porque estamos gastando más de lo esperado y si es así, habrá una falta de
recursos económicos para el trabajo de las siguientes partes.
Del mismo modo, podemos estar fuera de horario y esto retrasará
las actividades que están previstas en las siguientes secciones. - Reglas para la
medición del desempeño
Los umbrales de control de costos son las (Horas/Hombre), que se miden con
los rendimientos utilizando la técnica del valor ganado: el cual compara el
rendimiento planificado con el rendimiento real.

La variación permitida de TCPI (índice de desempeño de trabajo por

completar) es 5%, es decir, si el TCPI es mayor a 1.05 el Gerente del
Proyecto investigará la causa de la variación.

Definición de las fórmulas de cómputo de gestión del valor ganado:

PROGRAMADO (BCWS) = metrado programado x costo programado

EJECUTADO (ACWP) = metrado ejecutado x costo real

GANADO (BCWP) = metrado ejecutado x costo programado

CPI = GANADO / EJECUTADO (Índice de performance del costo)

SPI = GANADO / PROGRAMADO (Índice de performance del cronograma)

Los indicadores mayores que 1 (CPI y SPI) nos dan los mejores escenarios, pero
tampoco significa que, si nos da menor que 1, sea un mal indicador, ya que estos
índices se van midiendo mes a mes y nos ayuda a saber qué es lo que está
pasando en el proyecto.

El nivel de la EDT al cual se realizará la técnica del valor ganado es aquél que
pueda agrupar los distintos ítems de las diferentes especialidades, para hacer
menos analítico y más sencillo el análisis de acuerdo a las actividades descritas
en la lista de actividades.

- Formato de los informes de Costos

Formatos de Resultado Valorizado

• Comparativo de avance económico.

• Saldo valorizado de almacén
• Control de mano de obra
• Valorización mensual de ejecución física.
• relación de personal vinculado a gasto general y costo directo.
• Informe de Valor Ganado

Es un formato de Presupuesto por Fase y por Tipo de Recurso, informa los

costos del proyecto divididos por fases, y cada fase en los 3 tipos de recursos
(personal, materiales, equipo).

B. Estimar los Costos

Se estima los costos del proyecto en base al tipo de estimación por presupuesto,
lo cual esto se realiza en la planificación del proyecto y es responsabilidad del
área de gestión de costos y aprobación por el sponsor (municipalidad provincial
del santa).

La estimación de costos, Implica desarrollar una aproximación de los costos de

los recursos necesarios para completar las actividades del proyecto.

Para la estimación de costos se necesita como entrada a este proceso:

Factores Ambientales de la empresa

Activos de los procesos de organización

Enunciado del alcance del proyecto

Estructura de Desglose de trabajo EDT

Diccionario de la EDT

Plan de Gestión del proyecto

Las estimaciones de costos serán realizadas utilizando la estimación

paramétrica de acuerdo a los siguientes parámetros:

HH de mano de obra requerida

HM de equipos necesarios

De la Estimación de Costos obtenemos:

Estimaciones de Costos de las Actividades

Información de respaldo de la estimación de costos de las actividades.

Cambios solicitados

Plan de Gestión de Costos (actualizaciones)

La preparación del Presupuesto de Costos:

Implica sumar los costos estimados de las actividades o paquetes de trabajo a
fin de establecer la línea base de costos, a fin de medir el rendimiento del
proyecto.

Para la preparación del Presupuesto de Costos se necesita como entrada a este

proceso:

Enunciado del Alcance del Proyecto

Estructura de Desglose del trabajo EDT

Diccionario de la EDT

Estimaciones de Costos de las actividades

Información de soporte de la estimación de las actividades

Cronograma del Proyecto

Calendarios de recursos

Contrato

Plan de gestión de costos

Para la preparación del Presupuesto de costos hemos utilizado:

Suma de costos: las estimaciones de costos de las actividades del

cronograma se suman por paquetes de trabajo de acuerdo con la EDT.

Las estimaciones de costos de los paquetes de trabajo luego se suman

para los niveles superiores de componentes de la EDT, tales como las
cuentas de control y finalmente para todo el proyecto.

Análisis de Reserva: Establece las reservas para las contingencias, son

presupuestos reservados para cambios no planificados, pero
potencialmente necesarios en el alcance y el costo del proyecto.

No forman parte de la línea de base del costo del proyecto.

Conciliación del Límite de la Financiación: Los gastos de fondos se

concilian con los límites de operaciones de la organización establecidos
 por el cliente o la organización ejecutante sobre el desembolso de fondos
para el proyecto.

De la preparación del presupuesto de costos obtenemos:

Línea Base de Costos: Es un presupuesto distribuido en el tiempo que

se usa como base respecto a la cual se puede medir, supervisar y controlar

el rendimiento general del costo en el proyecto.

Generalmente se representa como una curva S.

Las estimaciones de costos de los paquetes de trabajo luego se suman

para los niveles superiores de componentes de la EDT, tales como las
cuentas de control y finalmente para todo el proyecto.

Análisis de Reserva: Establece las reservas para las contingencias, son

presupuestos reservados para cambios no planificados, pero
potencialmente necesarios en el alcance y el costo del proyecto. No
forman parte de la línea de base del costo del proyecto.

Conciliación del Límite de la Financiación: Los gastos de fondos se

concilian con los límites de operaciones de la organización establecidos
por el cliente o la organización ejecutante sobre el desembolso de fondos
para el proyecto.

De la preparación del presupuesto de costos obtenemos:

Línea Base de Costos: Es un presupuesto distribuido en el tiempo que se

usa como base respecto a la cual se puede medir, supervisar y controlar
el rendimiento general del costo en el proyecto.

Generalmente se representa como una curva S.

Requisitos para la Financiación del Proyecto: Los requisitos de

financiación totales y periódicos se derivan de la línea de base de costo y
pueden establecerse para excederlos, en general por un margen, a fin de
estar preparado para el avance temprano o los sobrecostos.
 Plan de Gestión de Costos

Cambios Solicitados

Control de Costos:

Implica influir sobre los factores que crean variaciones del costo y controlar los
cambios en el presupuesto del proyecto.

Para la preparación del Control de Costos se necesita como entrada a este

proceso:

Línea base del costo

Requisitos para la financiación del proyecto

Informes de rendimiento

Información sobre el rendimiento del trabajo

Solicitudes de Cambios aprobados

Plan de Gestión del proyecto.

Para el control de Costos se utiliza:

Sistema de Control de Cambios del Costo: Define los procedimientos

por los cuales la línea de base de costo puede ser modificada.

Análisis de la medición del rendimiento: Ayuda a evaluar la magnitud de

todas las variaciones que invariablemente se producirán. Se utiliza la
técnica del valor ganado, esta técnica es especialmente útil para el

control de costos, la gestión de recursos y la producción. Una parte

importante del control de costos es determinar la causa de una

variación, la magnitud de la variación y decidir si la variación requiere de

una acción correctiva.

Proyecciones: Son estimaciones o predicciones de las condiciones en el

futuro del proyecto basándose en la información y los conocimientos
 disponibles en el momento de la proyección. Las proyecciones se
generan, se actualizan y se emiten nuevamente basándose en la
información sobre el rendimiento del trabajo, suministrada a medida que
el proyecto se ejecuta y avanza.

Revisiones del rendimiento del proyecto: Las revisiones del rendimiento

comparan el rendimiento del costo a lo largo del tiempo, las actividades
del cronograma o los paquetes de trabajo que sobrepasan o son
inferiores al presupuesto (valor planificado), los hitos vencidos y los
alcanzados.

Gestión de Variación.

Del control de costos obtenemos:

Estimaciones de Costos (Actualizaciones)

Línea de Base de Costo (Actualizaciones)

Mediciones del Rendimiento

Conclusión Proyectada

Cambios Solicitados

Acciones correctivas recomendadas

Activos de los procesos de la organización (Actualizaciones)

Plan de gestión del proyecto (Actualizaciones)

Herramientas y técnicas

Juicio de expertos y estimación análoga

Entregables

Estimación de costos de las actividades, actualización a los documentos del

proyecto.

C. Determinar el Presupuesto
Para determinar el presupuesto del proyecto y las reservas de gestión del
proyecto, este documento es elaborado por el gerente de costos y revisado y
aprobado por el sponsor (municipalidad provincial del santa)

Herramientas y técnicas

Agregación de costos

Análisis de reservas

Juicio de expertos

Relaciones históricas

Conciliación de limites de financiamiento

Entregables

Línea base de costos

D. Controlar los Costos

La municipalidad provincial del santa y el Gerente del Proyecto son los
responsables de evaluar, aprobar o rechazar las propuestas de cambios.
Todos los cambios de costos deberán ser evaluados integralmente,
teniendo en cuenta para ello los objetivos del proyecto y los intercambios
de la triple restricción.
Los documentos que serán afectados o utilizados en el Control de
Cambios de Costos son:
• Solicitud de Cambios.
• Acta de reunión de coordinación del proyecto.
• Plan del Proyecto (replanificación de todos los planes que sean
afectados)
En primera instancia el que tiene la potestad de resolver cualquier disputa
relativa al tema es el Gerente del Proyecto, si está no puede ser resuelta
por él, es la municipalidad provincial del santa que asume la
responsabilidad.
Una solicitud de cambio sobre el costo del proyecto que no exceda el +/-
5% del presupuesto del proyecto puede ser aprobada por el Gerente del
Proyecto, un requerimiento de cambio superior será resuelta por el
Sponsor.

• Se evaluará el impacto de cualquier posible cambio del costo,

informando al Sponsor los efectos en el proyecto, en especial las
consecuencias en los objetivos finales del proyecto (alcance,
tiempo y costo).
• El análisis de impacto deberá ser presentado al Sponsor y evaluará
distintos escenarios posibles, cada uno de los cuales
corresponderá alternativas de intercambio de triple restricción.
• Toda variación final dentro del +/- 5% del presupuesto será
considerada como normal.
• Toda variación final fuera mayor a 1.05 del presupuesto será
considerada como causa asignable y deberá ser auditada. Se
presentará un informe de auditoría, y de ser el caso se generará
una lección aprendida.
 Herramientas y técnicas
Gestión de valor
ganados pronósticos
índice de desempeño del trabajo por completar (TCPI)
revisiones del desempeño
software de gestión de proyectos
análisis de reservas

Entregables
Información de desempeño de trabajo
Pronósticos de costos
Solicitud de cambio
Actualizaciones al plan para la dirección de proyecto
Actualizaciones a los documentos del proyecto
Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización.

TIPO DE CAMBIO DESCRIPCIÓN PROBACIÓN

REQUERIDA
Grande >10% del presupuesto
Gerente del proyecto
del proyecto
Mediano <10% del presupuesto
Gerente del proyecto
del proyecto
Pequeño <5% del presupuesto
Gerente del proyecto
del proyecto
<1% del presupuesto
insignificantes Gerente del proyecto
del proyecto

- Procedimiento de Control de Cambios al Cronograma del Proyecto

Las personas autorizadas para realizar cambios son:

• GERENCIA GENERAL
Ing. Santos Alonso Apolinar Rojas
• GERENCIA DE INFRAESTRUCTURA
Ing. Jesús Rafael Rodríguez fuentes
• MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DEL SANTA
 Alcalde. Roberto Briceño Franco
• DIRECTORA DE PLANIFICACION Y PRESUPUESTO (PROYECTISTA)
Ing. Gloria Yulissa Aranguri Castillo

El procedimiento para solicitar un cambio es el siguiente:

Llenar el documento de solicitud de cambio del proyecto y enviarla al

Gerente del Proyecto, en este se indicará los motivos y beneficios que se
cree tendrá en cambio solicitado. Este documento será copiado a los demás
integrantes del grupo de personas que pueden solicitar los cambios.

Al día siguiente de recibido este documento el Gerente del Proyecto citará

en un plazo no mayor a tres días una reunión con el solicitante para exponer
y sustentar la solicitud de cambio, en esta reunión participarán los miembros
del equipo del proyecto.

Luego de dicha reunión se tendrá 02 posibles escenarios.

Si se encontró suficiente sustento para evaluar la solicitud de cambio,

entonces se solicitará un plazo para evaluar el impacto del cambio, siendo

este:

Cambio Importante: 7 días

Cambio Mediano: 4 días

Cambio Pequeño: 2 Días

Cambio Insignificante: 1 Día

Luego de ello se comunicará a los involucrados el cambio a implementar y

si este es importante o Mediano deberá ser aprobado por ellos.

Si luego de la exposición del solicitante no existe suficiente sustento, la

solicitud será desaprobada y archivada.

- Responsables de aprobar los cambios del Cronograma

 Todos los cambios deben ser revisados, analizados y evaluados para saber si
causan impacto tanto en el tiempo como en el costo.

Los cambios insignificantes, tal vez no necesiten mayor revisión siempre y

cuando no altere el costo y el cronograma del proyecto.

CAMBIOS IMPORTANTES
CAMBIOS MEDIANOS
CAMBIOS PEQUEÑOS E INSIGNIFICANTES
• GERENCIA GENERAL
Ing. Santos Alonso Apolinar Rojas
• GERENCIA DE INFRAESTRUCTURA
Ing. Jesús Rafael Rodríguez fuentes
• MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DEL SANTA
Alcalde. Roberto Briceño Franco
• DIRECTORA DE PLANIFICACION Y PRESUPUESTO (PROYECTISTA)
Ing. Gloria Yulissa Aranguri Castillo

- Integración del control de cambios del Costo con el control integrado de

cambios

Se Integrará actualizando con los miembros del equipo del proyecto, cada uno
de costo con el los documentos de seguimiento y control del proyecto.

- Requerimientos para la atención de solicitudes de cambios al

Cronograma del proyecto

Documentación Requerida: Se usará formato de solicitud de cambios del

proyecto.
Sistemas de seguimiento: se usará plantilla de acuerdo a reunión de Proyecto.
Procedimientos de resolución de disputas: se solucionará de acuerdo al
procedimiento de control de cambios, en acuerdo de Comité de proyectos
Niveles requeridos de aprobación
MUNICIPALIDAD DIRECTORA DE
GERENCIA GERENCIA DE
CAMBIOS PROVINCIAL PRESUPUESTO Y
GENERAL INFRAESTRUCTURA
DEL SANTA PLANIFICACION
Importantes
X X X X
(7d análisis)
Mediano
X X X X
(4d análisis)
Pequeño
X X X X
(2d análisis)
Insignificante
X X X X
(1d análisis)