JUSTIFICACION DE AUSENCIAS Y OMISION DE REGISTRO DE ASISTENCIA

CIRCULAR N°: FECHA:

OM-04-11 MARZO 2011

Objetivo:

Establecer los lineamientos para justificar las ausencias y omisiones de registros de asistencia, así
como la documentación que deberán de presentar los trabajadores de las Dependencias u
Organismos a los titulares administrativos, para su justificación y tramite ante la Dirección de
Administración de Recursos Humanos de Oficialía Mayor.

La presente sustituye la circular OM-09-05 de fecha 5 de diciembre de 2005.

Disposiciones Generales:

Los Titulares Administrativos informarán a los trabajadores lo dispuesto en la presente circular, para
que tengan conocimiento de la documentación e información que deben de proporcionar para justificar
ausencias, ya que al no reportarlo conforme a los plazos señalados en la circular OM-03-11 apartado
Responsabilidades y Obligaciones de las Areas Administrativas numeral 9 y con la información
establecida, no se podrá gestionar la justificación ante la Dirección de Administración de Recursos
Humanos, ocasionando la aplicación del descuento correspondiente.

El registro de entrada y salida al inicio y conclusión de la jornada laboral, deberá efectuarse mediante
la huella digital del trabajador tecleado su número de identificación en el reloj digital; En aquellos
inmuebles que no cuenten con reloj digital, el registro se efectuará mediante el sistema que se tenga
establecido (tarjetas, listas de asistencia, etc.)

Los Titulares Administrativos proporcionarán a la Dirección de Administración de Recursos Humanos

la documentación relacionada con la justificación de incidencias.

Tipos de Incidencias:

1. Error de lectura de huella

En caso de que el led del reloj digital se prenda en rojo, el trabajador deberá teclear de nuevo su
número de identificación (Id) y volver a registrar su huella.

Si no se logró el registro, el trabajador deberá anotarse y firmar en el libro de registro de acceso al

inmueble, el que se encuentra en resguardo del personal de guardia o recepción, para que el
trabajador acuda de manera inmediata a la unidad administrativa, para notificar la no aceptación
de su registro en el reloj digital, la unidad administrativa tomará y capturará la justificación en un
máximo de 2 días hábiles.

Posteriormente y dentro del corte semanal siguiente al evento, el titular administrativo deberá
presentar en la Dirección de Administración de Recursos Humanos de la Oficialía Mayor, el
movimiento de la justificación, anexando la copia del libro de registro. (En caso de no contar con
un libro de registro, deberá de implementarse de manera inmediata)

En el caso de problemas en el registro de algún trabajador (hasta dos ocasiones), el titular

administrativo, deberá solicitar inmediatamente a la Dirección de Informática de Oficialía Mayor,
cita para nueva toma de huella del trabajador.

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2. Suspensión por sanción disciplinaria.

Aplicará para hacer el descuento de nómina, por la aplicación de una sanción disciplinaria de los
días en que fue suspendido el trabajador.

3. Permiso económico
Se define como el permiso con goce de sueldo que otorga la institución al trabajador para
ausentarse de su trabajo, el cual debe solicitar el trabajador al área administrativa de su
adscripción, cuando menos con 24 horas de anticipación.

4. Permiso por lactancia

Se otorga a las madres trabajadoras para alimentar a sus hijos una vez terminada la incapacidad
por maternidad, conforme a lo siguiente:

 Dos descansos de media hora, o una hora por día, hasta por los primeros seis meses de vida
del menor.
 Quienes obtengan este permiso no tendrán el beneficio de tolerancia de 15 minutos para la
hora de ingreso a su trabajo (para quien lo aplique en su hora de ingreso)

Deberá de ser solicitada a través del área administrativa a la que esta adscrita la trabajadora, ante
la Dirección General de Recursos Humanos para la autorización del cambio de horario.

5. Permiso de guardería
Se otorga a las madres Trabajadoras con hijos inscritos en guardería, de acuerdo con lo siguiente:

 Sesenta minutos a partir del inicio de la jornada de trabajo o sesenta minutos antes del término
de la jornada de trabajo, para registrar la entrada o la salida.
 Treinta minutos a partir del inicio de jornada de trabajo y treinta minutos antes del término de la
jornada de trabajo.
 El otorgamiento de este beneficio será hasta los seis años de edad del menor.
 Quienes obtengan este permiso no tendrán el beneficio de tolerancia de 15 minutos para la
hora de ingreso a su trabajo (para quien lo aplique en su hora de ingreso)

Deberá de ser solicitada a través del área administrativa a la que esta adscrita la trabajadora, ante
la Dirección General de Recursos Humanos para la autorización del cambio de horario

6. Permiso por cuidados maternos

Se concede a madres trabajadoras hasta por tres días según lo requiera el caso, para
proporcionar cuidados a sus hijos por motivos de enfermedad delicada o severa, dicho permiso se
emitirá y autorizará por la Dirección del Servicio Médico.

7. Permiso por fallecimiento

Se otorgan hasta cuatro días naturales a los trabajadores que sufran el deceso de padres, hijos,
cónyuge o concubino(a).

Para la justificación correspondiente, el trabajador deberá presentar al área administrativa de su

adscripción el acta de defunción, dentro de los 5 días siguientes del fallecimiento del familiar, para
que genere el movimiento correspondiente de justificación.

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8. Permiso sin goce de sueldo

La dependencia previo análisis, concederá permisos o licencias sin goce de sueldo a los
trabajadores que lo soliciten por escrito, hasta por quince días, mismo que deberán entregar en
forma inmediata a la Dirección de Administración de Recursos Humanos de Oficialía Mayor, para
proceder a la suspensión del pago del personal que lo solicite.

9. Permiso con pase de salida

Se define como el consentimiento que otorga la institución al trabajador para ausentarse de su
centro de labores, con el propósito de llevar a cabo en otro lugar diligencias de trabajo o
eventualidades de carácter personal.

Por excepción y con el objetivo de cubrir casos de emergencia, podrá autorizarse salida a los
trabajadores hasta por un máximo de dos horas, durante la jornada de trabajo, en caso de exceder
este tiempo se le deberá dar tratamiento como día económico; en estos casos deberá autorizarse
la salida por el titular del área correspondiente mediante el uso del “Pase de Salida”.

El personal deberá de checar en el reloj cada vez que entre o salga del inmueble ya que en caso
de que se le notifique una comisión o se presente una contingencia que le impida regresar a la
oficina, se considerará el último registro para hacer la justificación correspondiente.

Los permisos con pase de salida, no liberan a los trabajadores de su obligación de efectuar su
registro al inicio y término de la jornada laboral; por lo que cualquier omisión implicará falta de
asistencia.

10. Incapacidades
Tendrán derecho con pago del salario los trabajadores que sufran enfermedades generales o
profesionales, que así lo acrediten con el certificado médico de incapacidad emitido por el IMSS o
la Dirección de Servicio Medico

El certificado de incapacidad deberá ser entregado a la Area Administrativa a la que pertenezca el

trabajador dentro de las 72 horas de haber sido expedido, el cual deberá estar autorizado y
capturado por el servicio medico y en el caso de las expedidas por el IMSS deberán ser
capturadas en el extranet .

11. Vacaciones
Es un derecho que tienen los trabajadores que cuenten con más de seis meses de servicio y que
se disfrutarán de acuerdo a lo siguiente:
 Dos períodos de diez días hábiles en el año
 De conformidad con las fechas establecidas en el calendario oficial de actividades, sin que se
puedan otorgar permisos a cuenta de vacaciones.
 Los días adicionales por antigüedad aplican únicamente para los trabajadores de nivel 1 al 13
y deberán disfrutarse previo al inicio del segundo período vacacional conforme a la siguiente
tabla:
Años Días
5 1
10 2
15 3
20 4

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Vacaciones especiales:
Si por necesidades del servicio los trabajadores no pudieran hacer uso de las vacaciones en el
periodo señalado en el calendario, las disfrutarán durante los quince días siguientes a la fecha en
que haya desaparecido el impedimento y deberán ser justificadas mediante oficio especificando el
motivo por el cual pretenden que se concedan fuera del calendario oficial. Mismas que deberán
ser autorizadas previamente por la Dirección General de Recursos Humanos.

12. Comisión de trabajo

Se definen como comisiones de trabajo, aquellas encomendadas que hace la institución al
trabajador para ausentarse de su centro de trabajo con el propósito de que asista a otro lugar a
desempeñar alguna función específica o extraordinaria (capacitación, diligencia, representación,
etc.)

Las comisiones que se realicen dentro del perímetro de la ciudad se justificarán solamente si se
registra la entrada y salida en su centro de trabajo.

Para acreditar cualquier ausencia por más de un día de comisión de trabajo, deberán anexarse al
movimiento de control de asistencia la siguiente documentación:

 Anexar oficio de comisión expedido por el Area Administrativa, especificando los días de
comisión y gastos de viáticos, la hoja de la póliza de cheque donde recibe el trabajador para
cubrir gastos de la misma, presentando el acuse del oficio sellado por la dependencia o
entidad donde se llevo a cabo la comisión.

13. Evento sindical

Previa convocatoria de la Organización Sindical a la que pertenecen y con la autorización sobre
dicha convocatoria de la Dirección General de Recursos Humanos se formulará el pase de salida.

14. Cambio de turno

Aplica únicamente al personal de seguridad y custodia, deberán de presentar registro de la
jornada que se cubrió.

15. Reposición de tiempo

Se define como el tiempo que el trabajador labora fuera del horario establecido en su registro de
asistencia, mismo que deberá ser equivalente a una jornada completa de trabajo. (El que deberá
de disfrutarse a más tardar en los siguientes dos meses).

16. Motivos de salud

Se encuentra dentro de las justificaciones del registro de control de asistencia, con la finalidad de
justificar los registros de entrada por tener que acudir a la realización de análisis clínicos, se
deberá anexar comprobante de laboratorio para su justificación. Se aplicara el mismo criterio del
punto 9, párrafo segundo.

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17. Faltas Injustificadas

Aplica en los casos en que el trabajador no se presente a su centro de trabajo sin justificación
alguna.

18.-Faltas por retardos

Se considera faltas por retardos en un mes de acuerdo a lo siguiente:

Los titulares administrativos de las dependencias, entidades, al sancionar los retardos de ingreso
a laborar del personal a su cargo, deberán tener presente lo establecido en las cláusulas quinta y
sexta del “Acuerdo para el Otorgamiento de Estímulos por Puntualidad”

Los retardos se consideran de la forma siguiente:

 El retardo menor es el ingreso que se registra dentro del horario comprendido de las 8:16 a las
8:30 horas.
 Retardo mayor es el ingreso que se registra de las 8:31 a las 8:59 horas.
 Se aplicara falta por registrar su hora de ingreso con una hora o más de retraso de su horario
establecido.
 Por cada ocho retardos menores que acumule el trabajador en un mes, se le descontará un día
de sueldo.
 Por cada cuatro retardos mayores que acumule el trabajador en un mes, se le descontará un
día de sueldo.

Toda vez que para llegar a tener uno o más retardos mayores se tiene que pasar forzosamente por el
retardo menor, se confirma que las siguientes combinaciones.

 7 retardos menores con 1 retardo mayor.

 6 retardos menores con 2 retardos mayores.
 5 retardos menores con 3 retardos mayores.
 Por lo que la combinación de ocho retardos equivale a una falta que se sancionará con un día
de descuento.

19.- Estímulo por Puntualidad

Es el beneficio económico que otorga la institución a aquellos trabajadores que cumplan con ingresar
puntualmente a su trabajo, basado en el Acuerdo para el Otorgamiento de Estimulo por Puntualidad y
que queda conforme a las siguientes bases:

 Aplica para el personal de niveles 1 al 13 sindicalizados.

 Deberá registrarse el ingreso del trabajador entre las 8.00 y 8.15 horas
 Tienen derecho a este beneficio los trabajadores que gocen de permisos de lactancia y
guardería, así como quienes se encuentren en comisión de trabajo o capacitación.

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No tendrán derecho a este beneficio económico los trabajadores que registren los siguientes
supuestos:

 Faltas injustificadas o por retardos.

 Suspensión por sanción disciplinaria.
 Permisos económicos.
 Incapacidades médicas por más de tres días.
 Más de tres permisos personales en un mes para ausentarse de su trabajo.
 En su caso quienes presenten alteraciones, borrones o enmendaduras en su registro de
asistencia manual.

Es responsabilidad de cada área administrativa checar su pantalla de control de asistencia enseguida

del cierre mensual, para verificar su prenomina y clarificar aquellos casos que aparezcan en rojo; de lo
contrario serán afectados con los descuentos correspondientes.

Cualquier duda o aclaración favor de comunicarse con el Lic. José Luis Castro Rodríguez, de la
Dirección de Administración de Recursos Humanos, al teléfono 812-46-01 extensión 332.

EDITA APRUEBA AUTORIZA

L ic . Bru nild a Rod r íguez

L ic . G onza lo Or tuñ o C as tr o C .P. Fr anc isco C arrera
P h i ll ip s
D irect or de Or gan iz ac ión y M a r te l l
Directora General de Recursos
Método s Oficia l Mayo r
Humanos