TEMA #1 LA ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL Y LOS

SISTEMAS

Sistema: Es un todo constituido por partes interconectadas con miras a

alcanzar un propósito. Conjunto de cosas conexas e interdependientes y que
interactúan para formar una unidad compleja.

Características:
 El objetivo es el elemento integrador del sistema y al desaparecer
éste el sistema tiende a desintegrarse.
 La modificación de un elemento o relación del sistema incide en
otros elementos o
relaciones. Efecto dominó.
 Todo sistema contiene dentro de sí sistemas menores, y está contenido,
además,
dentro de un sistema mayor. Subsistemas, Suprasistemas.
 Para estudiar un sistema es necesario establecer un límite, el cual es
arbitrario.
 Todo sistema dinámico tiende a buscar su equilibrio, como requisito
indispensable
para su existencia.
 El sistema no se encuentra aislado, él está ubicado en un ambiente o
entorno donde
existen otros sistemas.
 Todo sistema tiende a un grado de desorganización (Entropía), por ello
se presenta la
necesidad de mantener el equilibrio o regulación del sistema
(Homeóstasis).
Propiedades básicas de un sistema:
 Estabilidad: Permite que el sistema funcione eficazmente frente a las
acciones de los
factores externos al mismo.
 Adaptabilidad: Para que el sistema sea capaz de evolucionar
dinámicamente con
arreglo a su entorno.
 Eficiencia: Por lo cual el sistema atiende su objetivo.
 Sinergia: Es la capacidad de actuación del sistema total en mayor
magnitud que la
suma de las partes que lo componen.
Clasificación:
1. De acuerdo a su naturaleza:

Naturales: Ej. Sol, luna, estrellas.

Artificiales: Creados por el hombre. Ej. Empresas

2. Según su complejidad:

Simples: Número muy pequeños de elementos.

Complejos: Gran variedad y cantidad de elementos. Ej. El computador.
Muy complejos: Gran cantidad de elementos. Ej. El sistema económico
mundial.

3. Según su capacidad de intercambio de energía con el ambiente:

Abiertos: Interactúan por completo con el entorno. Ej. La sociedad.
Cerrados: No interactúan con el entorno. Ej. No existen
4. De acuerdo a la posibilidad para experimentar cambios internos:

Dinámicos: Cambian o mutan constantemente. Ej. Dpto. de Recursos

Humanos
Estáticos: No son dinámicos. Ej. Vehículo apagado

5. De acuerdo a los estados futuros del sistema:

Probabilístico:
Cuando no se puede predecir con seguridad el resultado del sistema.
Ej. Sistema de Contabilidad.
Determinístico:
Pronosticar con cierto grado de seguridad. Ej. Sistema del computador

Teoría General de Sistemas (TGS):

Concepto (TGS): Se ocupa del desarrollo de esquemas teóricos
sistematizados, que nos
permiten entender mejor las relaciones entre las diferentes partes que
forman un todo
o cualquier fenómeno, incluyendo su ambiente.
Premisas básicas de la TGS:
- Los sistemas existen dentro de sistemas
- Los sistemas son abiertos
- Las funciones de un sistema dependen de su estructura
Enfoque de sistemas: Es la forma ordenada de evaluar una necesidad
humana de
índole compleja y consiste en observar la situación desde todos los ángulos
con la
finalidad de buscar posibles soluciones.
Sistemas y Procedimientos: Es el análisis de los planes de acción
colectivos, formas,
métodos, equipos, entre otros, con el fin de simplificar y estandarizar las
operaciones
de una EMPRESA.
Ordenamiento de operaciones y métodos en forma cronológica que son
importantes
para realizar una función o parte de ella.
Dpto. de Sistemas y Procedimientos: Es una unidad de servicio de asesoría
(staff), que
tiene como objetivo primordial, analizar los planes de acción colectivos,
procedimientos, formas y equipos con el fin de simplificar y estabilizar la
aplicación o
trabajo de oficina.
Objetivo: Busca la reducción de los sistemas y procedimientos manuales,
una mejor
estructura operativa de éstos y una reducción de costos de mano de obra sin
perjudicar
la capacidad de producción de la empresa.

Actividades que ejecuta:

• La organización adecuada de la estructura: Se analiza el organigrama para
establecer o no reestructuraciones para que la organización funcione mejor.
• Mejora de métodos de trabajo: Esta referida a la forma que tiene cada
dependencia de la empresa de realizar sus actividades que están sujetas a
ser
mejoradas.
• Simplificación de los procedimientos administrativos: Consiste en reducir
los
costos operativos al mínimo, realizando la eliminación de detalles
innecesarios que
reducen la pérdida de tiempo, esfuerzo y materiales.
• Distribución y ambientación de servicios: Incluye la distribución de
planta y la
ambientación de oficinas, pretendiendo la utilización óptima del espacio
disponible
sin desmejorar las condiciones ambientales de trabajo.
• Racionalización de impresos: Consiste en organizar todas aquellas
acciones
relacionadas con la creación, diseño, análisis, impresión, reproducción,
implantación, utilización, control y evaluación de los mismos.
• Normalización de materiales: Normalización de la adquisición y uso de
materiales
para garantizar la entrada y salida de éstos.
• Mecanización de actividades: Consiste en el proceso de automatización
de
actividades, impulsado por la competencia internacional y asistida por la
aplicación
de tecnologías de información.
• Cálculos de costos: Determinación de los costos de producción y gastos
administrativos.

TEMA #2 SISTEMA DE CONTABILIDAD

Un sistema contable es un eje alrededor del cual se toman la mayoría de las
decisiones
financieras. Un sistema contable debe enfocarse como un sistema de
información que reúne y
presenta datos resumidos o detallados acerca de la actividad económica de
una empresa a una
fecha o por un periodo determinado.
Las principales tareas que lleva a cabo el sistema son:
 Ingreso de los datos: en un sistema contable se realiza a través de un
comprobante de
diario (estos pueden ser manuales o mecanizados).
 Validación de datos: verifica que los datos ingresados cumplen con
parámetros
establecidos para el control de los datos.
 Actualización de registros: consiste en el traspaso de los movimientos
del diario general a
cada una de las cuentas del mayor. La actualización de los registros se
puede efectuar de
dos maneras: interactivamente (hace que los movimientos del diario se
contabilicen en el
momento que el operador está grabando el detalle de cada una de las
transacciones) o en
lote (los datos se acumulan, se validan y luego son actualizados)
 Emisión de reportes: implica procesar la información contable que ha
sido validada y
actualizada.

FUNDAMENTOS LEGALES
La Constitución de la República Bolivariana de Venezuela expone en los
artículos 141,
143, 311 y 318, las normas fundamentales acordadas por la nación para ser
consideradas y
aplicadas, en cuanto a la información financiera, presentada por la
Administración Pública, se
refiere.
Dentro de la Constitución, ésta manifiesta la honestidad y la transparencia
de los datos
registrados y presentados, siempre y cuando se mantengan presentes ciertos
principios que
conllevan a lograr una información precisa, veraz y oportuna. Por tanto
estos artículos pueden
considerarse como base principal para comenzar con el análisis de la
presentación de
información financiera tanto en el ámbito público y privado.
El Código de Comercio establece la normativa a seguir por los
comerciantes, en
nuestro país, para llevar la información financiera de las entidades, de
manera que exista
control y orden de cada una de las transacciones que se realizan a diario.
ASPECTOS BÁSICOS PARA EL DISEÑO DE UN SISTEMA DE
CONTABILIDAD:
Actividad de la Empresa.
 Normativa: El diseño del sistema de contabilidad debe regular todas las
operaciones o
transacciones contables (registro tratamiento) en las actividades
financieras.
 Volumen de Información: La mayor responsabilidad de un gerente es la
toma de
decisiones que se basa en la información generada por los sistemas de
contabilidad. Ésta
gran cantidad de datos suministrados por las empresas deben ser resumidos
y procesados
para que reflejen los estados financieros, y los resultados obtenidos en un
período
determinado y con base a tomar una serie de decisiones.
 Tipos de Operaciones: Éste sistema debe ser capaz de manejar aquellos
acontecimientos
que puedan suceder en el desarrollo diario del traslado o traspaso de
información, sin que
tenga que detenerse el funcionamiento del mismo y no se pierda uno de sus
objetivos
fundamentales como lo es el otorgar información clara y oportuna a los
usuarios.
 Necesidad de Información: La información que suministre la empresa
tiene que ser de
forma clara y precisa, ya que la contabilidad registrada es importante para
planear sobre el
futuro. Mientras más grande sea la decisión, mayor será la necesidad de
información,
puesto que la contabilidad es la base sobre la cual se fundamentan las
decisiones.
ELEMENTOS FUNDAMENTALES DE LA CONTABILIDAD
 Normas y Principios: El sistema contable se basa en los principios,
normas,
reglamentaciones y procedimientos establecidos por la profesión para
controlar las
operaciones y suministrar información financiera de una empresa, por
medio de la
organización, clasificación y cuantificación de las informaciones
administrativas y
financieras. Su contenido incluye los principios, reglas y prácticas
necesarias manejar la
información contable y preparar los estados financieros. Actualmente se
resumen en la
Normas Internacionales de Contabilidad (NIC).
 Recursos materiales y financieros: Estos involucran cualquier material
necesario para la
ejecución de las actividades del sistema así como también los equipos y
herramientas de
alta tecnología que sean necesarios para la optimización de las mismas. Los
recursos
tecnológicos, por lo tanto, son medios de los que se vale la empresa para
cumplir con su
propósito. Los recursos tecnológicos pueden ser tangibles (como una
computadora, una
impresora u otra máquina) o intangibles (un sistema, una aplicación
virtual).
 Recurso humano: Son el principal elemento, pues son los encargados de
diseñar y operar
el sistema, así como también analizar las operaciones contables.

 Estructura organizacional: Dentro de una organización empresarial el

sistema de
contabilidad se constituye como una estructura ordenada y coherente
mediante la cual se
recoge toda la información necesaria de una entidad como resultado de sus
actividades
operacionales, valiéndose de todos los recursos que la actividad contable le
provee y que
al ser presentados a los directivos y accionistas le permitirán tomar las
decisiones
operativas y financieras que le ayuden a la gestión del negocio.
 Estructura contable: Un sistema de información contable sigue un
modelo básico y un
sistema de información bien diseñado, ofreciendo así control,
compatibilidad, flexibilidad y
una relación aceptable de costo / beneficio. El sistema contable de
cualquier empresa
independientemente del sistema contable que utilicé, se deben ejecutar tres
pasos básicos
utilizando relacionada con las actividades financieras; los datos se deben
registrar,
clasificar y resumir, sin embargo el proceso contable involucra la
comunicación a quienes
estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar
en la toma de
decisiones comerciales.
 Manual de contabilidad: Un manual contable facilita los procedimientos
específicos para
su contabilización y ayuda al departamento contable a la preparación de los
estados
financieros. De esta forma la alta dirección de las organizaciones cuentan
con información
contable-financiera consistente para el cumplimiento de sus obligaciones
legales y fiscales
y para la toma de decisiones estratégicas.
EL PROCESO CONTABLE
El ciclo contable es el proceso contable de registrar, resumir y presentar
información
empresarial y financiera a las partes interesadas de la empresa. El proceso
de contabilidad
consiste en una secuencia de pasos o etapas del ciclo de contabilidad, que
sirven como la
progresión lógica para llevar a cabo las tareas de contabilidad relacionadas.
Las principales
tareas del ciclo de contabilidad incluyen el registro de las transacciones
comerciales, hacer los
asientos de ajuste, resumir la información de las cuentas, verificar la
información de las
cuentas y la preparación de los estados financieros.
Etapas del proceso contable:
 Recopilación: proceso inicial donde se recopila la información de las
operaciones
realizadas por la empresa y que van a afectar, o afectaron su situación
financiera, es
decir, todo aquello que sea susceptible de registro para una entidad.
 Clasificación: seguidamente esa información debe ser separada de
acuerdo con criterios
preestablecidos: tipos de operaciones, ciclos de operación, generalmente es
muy
importante el orden cronológico.
 Registro: Para el registro la información debe ser trasladada al Libro
diario a través de
los asientos contables y utilizando los diferentes tipos de cuentas a que se
refirió. Todo
sistema exige que para esta parte del proceso la información sea codificada.
 Resumen: El resumen es la etapa donde la información contable se
traspasa al Libro
Mayor y posteriormente se preparan los Estaos Financieros, que van a
indicar los
resultados obtenidos durante el periodo contable.
 Análisis: En base al resumen preparado en la etapa anterior, se estudian
las incidencias
de esos resultados en la situación financiera de la empresa para tomar las
decisiones
necesarias, de manera que la empresa siga en buena proyección, corrija los
errores que
pudiera haber cometido y compense a sus dueños por la inversión
realizada.
TIPOS DE PROCESOS CONTABLES
Los libros contables son instrumentos donde se asientan o registran las
operaciones
contables de forma cronológica, es decir, a medida que van ocurriendo las
transacciones.

LIBRO DIARIO, en el cual se van registrando a través de asientos

contables y de forma
cronológica todas las operaciones referentes al negocio (compra, ventas,
pagos, cobros,
gastos, etc.), las cuales deben estar soportadas por documentos que
evidencien la real
ocurrencia de la operación susceptible de registro.
LIBRO MAYOR, el cual a nivel manual, debe tener al menos una hoja o
folio por cada
cuenta y es en donde se organizan y clasifican las diferentes cuentas que
movilizan activos,
pasivos y patrimonio, esto con la finalidad de conocer sus saldos de manera
particular.
El DIARIO COLUMNAR, es otra forma de diario que incluye columnas
que se destinan a
aquellas cuentas que tienen mucho movimiento, y las otras cuentas de poco
movimiento que
pueden afectarse en una determinada transacción se registran en una
columna especial
denominada cuentas varias, obteniendo al final de cada periodo de manera
directa el
resultado de cada cuenta importante definida en este. Este libro cumple
exactamente las
mismas funciones que el libro diario solo que con un formato diferente.
LIBROS AUXILIARES, los cuales son libros complementarios a los libros
principales o
legales de contabilidad (diario, mayor...) en los que se registran las
operaciones que les son
propias, pueden ser tantos como se quiera y se generan dependiendo del
volumen y
necesidades del negocio, haciendo que se pueda llevar u obtener un mayor
y mejor orden y
control en las operaciones, para posteriormente centralizar los saldos de
estos en el libro
diario.
La HOJA DE TRABAJO, es un instrumento contable (borrador
extracontable) el cual
facilita la agrupación, análisis y ordenamiento de todas las cuentas que
conformaran la
contabilidad, permitiendo formular los asientos de ajustes y los de cierre
antes de asentarlos
en el Libro Diario, sirviendo de ayuda y guía para formular posteriormente
los Estados
Financieros.
La Hoja de Trabajo se estructura de la siguiente manera: Se siguen una
serie de
columnas (12 en total) empleadas destinando 2 columnas para cada uno de
los siguientes
conceptos: 1. Balance de Comprobación, 2. Ajustes, 3. Balance de
Comprobación Ajustado, 4.
Costo de Venta, 5. Ganancias y Pérdidas y 6. Balance General.
Las HOJAS DE COMPROBANTES o COMPROBANTES DE DIARIO,
es un conjunto de
hojas reimpresas destinadas a agrupar las transacciones de similar
naturaleza en sus
correspondientes cuentas, y a través de estas proporcionar información
referida a las
operaciones suscitadas en una empresa cronológicamente. Estas tienen la
finalidad de
reemplazar los clásicos Libros Diarios, siempre y cuando cumplan con
todas las disposiciones
que estos llevan.
Los comprobantes de diario, pueden clasificarse en: 1. Comprobantes de
diario ingreso
(CDI), 2. Comprobantes de diario egreso (CDE), 3. Comprobantes de
diario traspaso (CDT).
Los REGISTROS AUTOMATIZADOS o PROCESAMIENTO
ELECTRONICO DE DATOS es
una herramienta que consiste en la aplicación de los procedimientos
tecnológicos de la
computación y los diferentes paquetes contables, para realizar las
actividades contables, desde
el punto de vista del registro de una forma sistemática y automatizada de
las operaciones y
demás hechos contables que se suceden dentro de la organización.
TEMA #3 SISTEMA ADMINISTRATIVO
Definimos a los sistemas administrativos como la red de procedimientos
relacionados
de acuerdo a un esquema integrado tendientes al logro de los fines de una
organización. Esto

quiere decir que un conjunto de procedimientos relacionados y dentro de

determinadas
condiciones, constituyen un sistema.
Características de un Sistema Administrativo
 1.- Cada sistema, contiene otros sistemas
 2.- Todos los componentes así como interrelaciones actúan y operan
orientados en
función
 3.- La alteración o variación de una de las partes o de
sus relaciones incide en las demás y en el conjunto
de los objetivos del sistema.
Elementos que intervienen dentro del sistema administrativo
La estructura organizacional es una disposición intencional de roles, en la
que cada persona
asume un papel que se espera que cumpla con el mayor rendimiento
posible.
Los Recursos materiales y tecnológico son el conjunto de máquinas,
herramientas u objetivos
de cualquier clase, necesarios para el desempeño diario de las actividades
de los trabajadores
de una empresa, con la finalidad de generar bienes o servicios a satisfacer a
los consumidores.
Las funciones de sistema administrativo
Planeación: Función de la administración en la que se definen las metas, se
fijan las estrategias
para alcanzarlas y se trazan planes para integrar y coordinar las actividades
Organización : Función de la administración que consiste en determinar
qué tareas hay que
hacer, quién las hace, cómo se hacen, cómo se agrupan, quién rinde cuentas
a quién y dónde
se toman las decisiones
Integración de personal: Consiste en ocupar con personas los puestos de la
estructura de la
organización y en mantener esos puestos ocupados
Dirección: Función de la administración que consiste en motivar a los
subordinados, influir en
los individuos y los equipos mientras hacen su trabajo, elegir el mejor canal
de comunicación y
ocuparse de cualquiera otra manera del comportamiento de los empleados
Control: Función de la administración que consiste en vigilar el desempeño
actual, compararlo
con una norma y emprender las acciones correctivas que hicieran falta.
Sistema de compras
Tradicionalmente, el sistema de compras es el responsable de hacer todas
las compras
requeridas en el momento debido, en la cantidad y calidad requeridas y al
precio debido. Esta
definición implica saber qué es lo que se compra y por qué se compra,
además de analizar
cualquier aspecto de una compra, ya que puede afectar alguna operación
provechosa para la
empresa. Podemos decir que el sistema de compras es el eslabón entre una
compañía y sus
proveedores
Políticas del sistema de compras

 No tener un solo proveedor

 Antes de comprar se revisar precio, calidad, cantidad de mercancías y
tiempo
de entrega
 Buscar proveedores que te den un buen servicio
 No comprar mercancías de mas

 Nunca debe de faltar la mercancía

 Antes de comprar se verifica la cantidad de mercancía
 Observar y estudiar la competencia
Funciones del sistema de compras
Es responsable de hacer todas las compras requeridas en el momento
debido en la
cantidad y el precio debido. Esto a través de:
 Pago de precios razonablemente bajos por los mejores productos
obtenibles
negociando y ejecutando todos los compromisos de la economía .
 Mantener los inventarios lo más bajo posible sin perjudicar la
producción .
 Asegurar la buena actuación del proveedor en lo que se refiere la rápida
entrega de
los materiales y una calidad aceptable.
 Localizar nuevos materiales y productos a medida que se vallan
requiriéndose.
 Introducir buenos procedimientos además de controles adecuados y una
buena política de compras.
 Implantar programas como análisis de valores y análisis de costo y
decidir si deben
comprarse o hacerse los materiales para reducir el costo de las compras.
 Conseguir empleados de alto calibre y permitir que cada uno desarrolle
su calidad.
 Mantener un departamento lo más económico posible sin desmejorar la
actuación
 Mantener informada a la alta gerencia de los nuevos materiales que van
saliendo que
puedan efectuar la utilidad o el buen funcionamiento de la
compañía.
Procedimiento para el sistema de compra
 Identificar una necesidad
Identifica la necesidad para la compra de un producto. Por ejemplo, una
compañía de
césped quiere ofrecer servicios de podado a sus clientes. Para hacer esto
necesita comprar una
podadora. Entonces, se identifica la necesidad de realizar la compra de un
producto, una
podadora.
 Seleccionar el producto específico
Selecciona un producto específico para cubrir la necesidad. Por ejemplo, la
compañía
de césped debe seleccionar qué tipo de podadora de entre las múltiples
variedades del
mercado de empujar y montar cubre la necesidad de la compañía de una
podadora de mejor
manera.
 Asignar a un equipo de compra
Reúne a un equipo para administrar el proceso de compra, incluyendo
finalizar la lista
de especificaciones técnicas requeridas para el producto y el proceso de
solicitud de cotización
y realización del contrato.
 Especificaciones técnicas
Haz una lista de especificaciones técnicas requeridas para asegurar que el
producto
cumpla las necesidades de la compañía.
 Presupuesto para la compra
Establece un presupuesto para la compra dependiendo del rango de precios
identificado en la investigación hecha en el paso 3.
 Investiga a proveedores potenciales

Investiga los diversos tipos de productos que cubren la necesidad junto con
sus
proveedores para identificar el modelo más durable al mejor precio. Si la
compañía de césped
decide comprar una podadora de montaje, se realiza una investigación
sobre qué marca y
fabricante proporciona el producto más duradero por el precio solicitado.
 Solicitar cotización
Solicita cotizaciones de los fabricantes y proveedores del producto
identificado que cubra
todas las especificaciones técnicas requeridas.
 Adjudicación del contrato
Selecciona a un proveedor de entre las cotizaciones enviadas y realiza el
contrato de compra.
Características Generales del Sistema de Nóminas
 Control de pagos a trabajadores
 Manejo sobre varios tipos de trabajadores
 Contempla las disposiciones y exigencias legales en materia laboral
 Permite la gestión de múltiples contratos
 Permite el cálculo de horas extras, pagos adicionales al trabajador.
Objetivos del Sistema de nóminas
Mantener de manera organizada y controlada los pagos realizados a los
trabajadores y
el pago contemplado y exigencias legales en materia laboral (FAOV, SSO,
INCES, ETC) y de esta
manera evitar sanciones por parte del fisco.
Requisitos del Sistema de Nóminas
Primero se hace una serie de entrevistas a los candidatos al puesto, donde
en este
caso ellos responden una serie de preguntas además de la entrega de su hoja
de vida y de esta
manera nos damos cuenta si la persona es calificada para el puesto.

TEMA #4 CONTROL
Concepto De Control.
Es el que se encarga de medir y corregir el desempeño individual y
organizacional para
garantizar que los hechos se apeguen a los planes. Además facilita el
cumplimiento de los
planes.
Tipos De Control.
a. Control Preventivo:
Es el que intenta identificar y prevenir las desviaciones futuras o los riesgos
de la empresa
con la suficiente antelación para evitar que ocurran.
b. Control Correctivo:
Es el que se encarga de corregir los accidentes e incidentes que suceden
dentro de la
empresa, en el mismo momento en que ocurran.
c. Controles De Existencias:
Son aquellos controles que aseguran que las transacciones registradas
existan y sean
válidas. Una entidad no puede registrarse en los libros de Operaciones no
realizadas o que no
sean reales.

d. Controles De Exactitud.
Permite registrar operaciones por los montos que reflejan los documentos
originales que
generan las transacciones.
e. Controles De Autorización.
Están orientadas a permitir operaciones que son válidas desde el punto de
vista interno.
Ejemplos de controles de autorización:
La emisión de cheques es autorizada por el tesoro para asegurar la
adecuada provisión de
fondos.
Las entradas de inventario al almacén general son autorizadas por el jefe de
almacén
mediante la firma de éste en el informe de recepción.
f. Control De Custodia.
Sirven para asegurarse de que los activos estén registrados del riesgo de
robo y pérdidas.
El Proceso De Control.
El proceso se inicia con el establecimiento de los planes de referencia para
la creación de
controles por parte de la alta gerencia. Sin embargo los planes varían en lo
que se refiere a su
grado de complejidad y detalle, dado que por lo general la alta gerencia no
puede vigilarlo
todo, es preciso separar los planes por departamentos y así solo recibir el
desempeño de
manos de los supervisores para que la alta gerencia pueda ver cómo
marchan las cosas a fin de
que no tengan que vigilar cada paso de la ejecución de los planos de la
empresa. Los
supervisores alertas y previsores pueden detectar las desviaciones en los
planes antes que
ocurran con mayor facilidad que la alta gerencia ya que se encargan
específicamente de los
planes correspondientes a su departamento y así evitarlas antes de que
ocurran. Este proceso
comprende cuatro pasos.
1. Establecimientos De Normas Y Estándares.
Los planes son los puntos de referencias con los que los gerentes diseñan
los controles. Los
estándares son criterios de desempeño, se trata de puntos en todo un
programa de planeación
en los que realizan mediciones de desempeño para indicar a los gerentes la
forma en que
organizan sin tener que evaluar cada paso en la ejecución de los planes.
2. Medición De Desempeño.
La medición de desempeño no siempre es factible, la evaluación de
desempeño frente a
los estándares debe realizarse con base al futuro para que puedan detectarse
las desviaciones
antes de que ocurran y se eviten mediciones ante acciones apropiadas.
3. Determinar Si los Resultados Corresponden A Los Parámetros.
Se puede considerar el paso más fácil del proceso de control ya que las
presunta
dificultades se han superado con los dos primeros pasos. Por consiguiente
se comparan los
resultados medidos con las metas o criterios previamente establecidos. Si
los resultados
corresponden a las normas, los gerentes pueden suponer que todo está bajo
control y por lo
tanto no tiene que invertir en forma activa en las operaciones de la
organización.
4. Tomar medidas Correctivas.
Este paso es necesario si los resultados no cumplen con los estándares
establecidos y el
análisis indica que se deben tomar medidas. Muchas medidas correctivas
pueden involucrar un
cambio en una o varias actividades de las operaciones de la organización.

El Sistema De Control Interno.

Control Interno
Consiste en un plan coordinado entre la contabilidad, la función de los
empleados y los
procedimientos establecidos, mediante el cual la contabilidad controla hasta
donde sea
posible las operaciones principales del negocio, que el trabajo de los
empleados se
complementa en forma tal que ninguno tenga control absoluto sobre alguna
operación
importante de modo que no puedan existir fraudes ni errores a menos que
se confabulen 2 o
más empleados para realizarlo.
Importancia Del Sistema de Control Interno.
Este sistema es importante porque influye de manera determinante en la
eficiencia tanto
de los procesos administrativos como contables, detectando errores u
omisiones no
intencionales, para su posterior corrección.
Objetivos Del Sistema De Control Interno.
 Garantizar la protección de los activos propiedad de la organización.
 Lograr que las cuentas y registros de la empresa estén en capacidad de
reflejar las
operaciones tal como se realizaron.
Tipos De Sistema Control Interno.
1. Control Interno Administrativo u Operacional.
Está diseñada para el logro de los objetivos y el desarrollo de políticas por
parte de la
gerencia para promover la eficiencia en todas las actividades que realiza la
empresa entre ellas
tenemos compras, producción, ventas, distribución e inversión, entre otros.
Tiene como
objetivos básicos:
 Establecer los planes cualitativos de la organización.
 Adhesión a las políticas gerenciales.
 Establecer los métodos y procedimientos relacionados con la eficiencia
de las
operaciones.
2. Control Interno Contable.
Está diseñado para proporcionar toda la información acerca de la situación
contable
de la empresa, del rendimiento de términos monetarios de los recursos y los
departamentos
que la integran, para poder lograr la confiabilidad de los registros y
resúmenes contables
concernientes a la salvaguarda de los activos de la empresa. Tiene como
objetivos básicos:
 Establecer métodos y procedimientos relacionados con la protección de
los activos.
 Orienta a gerencia para determinar guías de acción, tomar decisiones y
controlar las operaciones contables de la empresa.
 Establecer las responsabilidades de los que intervienen en las
operaciones.
 Asegurar la exactitud de los registros financieros.
Elementos Del Sistema De Control Interno.
Estructura Organizacional:
Es un elemento del sistema de control que le permite a cada individuo
conocer su área de
acción o trabajo.

Administración De Las Funciones Contables:

Es un elemento del control interno porque ninguna empresa, por pequeña
que sea,
puede operar con éxito si no cuenta con información verídica, oportuna y
fidedigna acerca de
la situación de la empresa y de los resultados obtenidos por los
departamentos en un
determinado periodo.

Protección De Activos.
Es el control interno que se lleva de todo los activos que posee la empresa,
desde el
registro contable de su compra, la contabilización de sus depreciaciones, su
valor en los libros
de la empresa y el registro, de su mantenimiento, en fin todo lo que tenga
que ver con las
operaciones y protección de los activos de la empresa.
Auditoría Interna.
Es una actividad independiente que tiene lugar dentro de la empresa y que
está
encaminada a la revisión de operaciones contables y de otra naturaleza, con
la finalidad de
prestar un servicio a la dirección.
Requisitos De Un Sistema De Control Interno.
 Competencia del personal: Son los conjuntos de políticas y
procedimientos los cuales
cuenta la organización para administrar su recurso humano, con la finalidad
de que
estén capacitados para ejercer sus funciones.
 Delimitaciones de funciones: Consiste en segregar cada grupo de trabajo,
para definir
su jerarquía y ámbito de responsabilidad.
 Establecimientos del nivel de autorización: Son todas las operaciones
que deben ser
autorizadas por los funcionarios Competentes, con la delegación necesaria
de
autoridad para tales fines.
 Segregación de funciones: Es cuando un empleado o departamento en
general no
debe realizar funciones que no son de su competencia.
 Conciencia de control: Es la actitud de la gerencia y el personal de la
empresa para
cumplir y hacer cumplir los sistemas de control.
Procedimientos o Mecanismos Para Establecer Los Controles Internos.
 Describir el sistema integrado de todas las operaciones: Se cumple a
través del
desarrollo de organigramas estructurales y funcionales, descripciones de
puestos,
diagramas de flujo, manuales, entre otros.
 Identificación de las áreas vulnerables: Tales como contabilidad,
finanzas, nominas,
entre otras.
 Diseño de los procedimientos de control administrativo: Entre estos se
destacan, los
estándares de producción, controles presupuestarios, cuotas de producción
y ventas,
entre otras.
 Diseño de los procedimientos de control contable: Son los
procedimientos de
verificación interna, de asignaciones de responsabilidades, de control de
cuentas y
registros contables, entre otros.
 Establecimiento de medios físicos para la protección de activos: Tales
como relojes
de control, protectores de cheques, vida útil probable, entre otras.
Diseño De Un Sistema De Control Interno.
Ambiente de control.
Es consecuencia de la actitud de la alta gerencia y todos los demás agentes,
con relación a la
importancia del control interno y su incidencia sobre las actividades y
resultados de la
empresa.
Valoración o Evaluación de Riesgo.
El control interno ha sido pensado esencialmente para limitar los riesgos
que afectan las
actividades de las organizaciones.
Actividades de control.

Son los procedimientos específicos establecidos como un reaseguro para el

cumplimiento de
los objetivos, orientados primordialmente hacia la prevención y
neutralización de los registros.
Importancia De La Auditoría Interna.
La auditoría interna surge con posterioridad a la auditoría externa por la
necesidad de
mantener un control permanente y más eficaz dentro de la empresa y de
hacer más rápida y
eficaz la función del auditor externo. Generalmente, la auditoría interna
clásica se ha venido
ocupando fundamentalmente del sistema de control interno, es decir, del
conjunto de
medidas, políticas y procedimientos establecidos en las empresas para
proteger el activo,
minimizar las posibilidades de fraude, incrementar la eficiencia operativa y
optimizar la calidad
de la información económico-financiera. Se ha centrado en el terreno
administrativo, contable
y financiero.
El objetivo principal es ayudar a la dirección en el cumplimiento de sus
funciones y
responsabilidades, proporcionándole análisis objetivos, evaluaciones,
recomendaciones y todo
tipo de comentarios pertinentes sobre las operaciones examinadas. Este
objetivo se cumple a
través de otros más específicos como los siguientes:
 Verificar la confiabilidad o grado de razonabilidad de la información
contable y
extracontable, generada en los diferentes niveles de la organización.
 Vigilar el buen funcionamiento del sistema de control interno (lo cual
implica su
relevamiento y evaluación), tanto el sistema de control interno contable
como el
operativo.
Contraloría Interna.
La contraloría es el nombre que se le da al área encargada de supervisar los
asuntos
administrativos, contables, financieros y fiscales de las entidades públicas o
privadas dirigidas
por un contralor, las funciones de esta área son las mismas que
corresponden al contralor.
El papel de la contraloría interna: Corresponde a la Contraloría Interna el
control, vigilancia y
fiscalización interna de las operaciones relacionadas con los ingresos,
gastos y bienes
asignados, así como de las operaciones relativas a los mismos.
TEMA #5 ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS
1) Análisis Y Diseño De Sistemas
Es una guía para estructurar el proceso de desarrollo de sistemas de
información, estos
procesos representan esfuerzo, inversión de tiempo y recursos por parte de
las organizaciones,
todo esto se realiza con el fin de reducir al mínimo los riesgos de fracaso de
los nuevos
proyectos ya que es común que muchos errores se generen al usar nuevos
sistemas de
información ya sea por no adaptarse correctamente a las necesidades reales
o por
desempeñarse de forma inadecuada.
El análisis de sistemas trata fundamentalmente de determinar los objetivos
y límites del
sistema objeto de análisis, caracterizar su estructura y funcionamiento,
marca las directrices
que permiten alcanzar los objetivos propuestos y evalúa sus consecuencias.
2) Solicitud Para El Estudio De Sistemas.
Es el resultado de una entrevista entre el solicitante y el analista de
sistemas, el solicitante
describe el problema y los resultados anticipados obtenidos de una
propuesta; si la solicitud
requiere de una definición, se proyectan entrevistas adicionales entre los
interesados, estas
entrevistas ayudan al analista a determinar la extensión y urgencia del
problema; una vez que
se identifican el problema, la solicitud es evaluada en términos de
resultados.

3) Asignación De Proyecto.
Consiste en la remisión o delegación del estudio, por parte del jefe o
encargado del
departamento de sistemas y procedimientos, a uno de sus analistas de
acuerdo a su
experiencia, capacidad técnica y estudio realizado.
4) Planeación Del Proyecto.
Una vez que se asigna el proyecto, el analista procede a preparar un
bosquejo del estudio que
requerirá la aprobación del jefe de sistemas y procedimientos antes de
comenzar a realizar el
trabajo, el bosquejo servirá de base para coordinar la investigación y el
desarrollo del trabajo;
además tiene que ser lo suficientemente completo y detallado para no dejar
escapar aspectos
y áreas de importancia. Por otro lado, el analista se debe preparar para
realizar una
investigación detallada que lo capacitara para efectuar el trabajo con
idoneidad. El objeto de la
planeación es asegurarse que el curso del proyecto sea determinado de
antemano y que el
resultado esperado se tenga a la vista durante todas las diferentes fases del
estudio.
Primer paso: determinar quién, cual y por cuánto tiempo.
Quien: determinar a quién beneficiaran los resultados del proyecto.
Además de quien se
requerirá ayuda, sobre todo de los especialistas en el campo bajo estudio.
Cual: determinar cuál será el resultado final del proyecto, tal como un
informe, un manual o
una carta de instrucción
Por cuánto tiempo: determinar cuánto tiempo se necesitara para determinar
el proyecto.
Segundo Paso: Obtener Antecedentes.
El problema en general con las personas que tienen el conocimiento en el
trabajo y de cómo se
ha ejecutado la labor, en cuanto a los informes, manuales, cartas de
instrucción y otros
informes concernientes al tema, para luego seleccionar el material de
referencia.
Tercer paso: seleccionar el lugar para dirigir el estudio. Elegir la oficina o
estrato de la
organización en el cual pueda hacerse con más propiedad.
Cuarto paso: preparar planes de prueba. Los planes deberán abarcar en
secuencia cronológica,
los pasos que se proponen seguir del principio a fin del proyecto y así el
analista estará
capacitado para emprender el estudio verdadero.
5) Estudio Preliminar.
Es un estudio destinado a separar los problemas pero que no proponen
soluciones,
simplemente es una rápida acumulación de información en forma muy
amplia y general, solo
con fines exploratorios. El estudio preliminar sirve para separar los factores
del problema, es
decir, es un sondeo que permite al analista verificar la dificultad que
presenta la unidad
solicitante del estudio y estimular su relevancia.
Pasos A Seguir Para Definir El Problema:
 Se realiza un estudio exploratorio para conocer la opinión de la persona
que solicito el
estudio.
 Se conserva con las personas que ocupan los puestos claves.
 Se concluye si es un problema, causa o consecuencia.
 El analista y el solicitante deben tener la misma opinión.

Una vez que el analista ha recolectado toda la información clave, se define

el problema; al
llegar a este paso el analista debe saber dónde y cuándo se originó el
problema y cuál es su
causa, se determina si se trata de un estudio de sistema, de reposición de
equipos, de
procedimientos u otros.
6) Redefinición Del Proyecto.
La definición del problema, el alcance, los objetivos, y los resultados que
esperan obtener,
están sujetos a la redefinición para que los resultados esperados queden
garantizados, aun en
el entendido de que la solicitud puede estar plegada de malas
interpretaciones, esta fase es
utilizada por el analista como diagnóstico del problema, es importante
saber:
 Se debe especificar la magnitud del problema, costos, procedimientos,
equipos,
personal a usar, entre otros.
 Se debe limitar el alcance del estudio al área a investigar.
 Se debe presentar a la alta gerencia para ser aprobado o rechazado.
7) Análisis
El análisis consiste en separar las funciones esenciales, es decir, diferenciar
en lo que se tiene
que hacer y lo que se hace.
8) Recopilación De Información
Consiste en obtener una información más detallada y exacta posible de
cómo se desarrolla las
operaciones que integran el procedimiento, y el tiempo de ejecución de la
misma, tomando
nota del número de personas asignadas.
9) Registro De Datos
Registrar ordenadamente la información recopilada de cualquier
investigación que se realice
es de existencia general. Una vez resumida la información se emplean
varias herramientas
para registrar la información, de manera clara y sistemática, por ejemplo:
a) Organigrama de puesto
b) Tabla de distribución
c) Hoja de análisis
Análisis de la situación actual: esta fase permite analizar los hechos en base
a los objetivos
estratégicos, los pasos significativos; y las causas externas que los afectan.
Durante Esta Fase Se Analiza:
¿Qué hacer? Cuestiona sobre la naturaleza de las actividades y los
resultados conseguidos.
¿Quién lo hará? Vislumbran las unidades y aptitudes de las personas que
hará el trabajo, así
como las relaciones que mantienen entre ellos la empresa.
¿Cómo hacerlo? Considera los métodos y técnicas que se aplican para
realizar el trabajo los
mecanismos y equipos que se utilizaran.
¿Cuándo hacerlo? Considera la secuencia de pasos, honorarios y tiempos
que se utilizaran.

¿Dónde hacerlos? Confirmación de la ubicación y domicilio de las oficinas,

su funcionalidad,
distribución del espacio dentro de los departamentos y sus relaciones en las
operaciones y
tareas del personal.
¿Porque hacerlo? Trata de hacer razonable las existencias del trabajo, sus
objetivos y
determinar su continuidad.
10) Diseño y Presentación a la Gerencia.
Comprende la aplicación de técnicas especializadas para la creación de los
nuevos
sistemas con suficientes detalles como para permitir su interpretación y
realización física; y la
presentación a la gerencia a fin de obtener la autorización respectiva para la
instalación
definitiva.
El diseño de sistemas se ocupa de desarrollar las directrices propuestas
durante el
análisis en términos de aquella configuración que tenga más posibilidades
de satisfacer los
objetivos planteados tanto desde el punto de vista funcional como del no
funcional.
Presentación A La Gerencia.
Uno de los aspectos más importantes de análisis de sistemas es la
aprobación de los
nuevos métodos por parte de la gerencia y es precisamente la presentación
pública de un
informe que incluye la descripción del nuevo sistema, actores
determinantes para ganar la
adhesión y decisión favorable de la directiva de la organización en este
sentido, también es
recomendable involucrar a los trabajadores en esta presentación para ganar
su apoyo y
colaboración con lo cual se puede vencer la resistencia al cambio.
Aprobación De La Gerencia:
Es necesario la autorización o aprobación del nuevo sistema por parte de la
gerencia
para proceder a su instalación y ejecución. También debe ser autorizado
por la directiva y que
debe incluir:
a) Comunicación al personal sobre la decisión de la gerencia.
b) Construcción de procedimientos, normas, manuales, informes entre
otros.
c) Programas de entrenamiento para los usuarios
El Rechazo Del Proyecto Puede Ser:
Parcial: Por costo o por tiempo.
Total: Debe brindarse la debida importancia al problema para no ser
rechazado, presentando
los costos actuales y adecuados al proyecto a la realidad de la empresa.
Construcción, Instalación, Ejecución Y Seguimiento Del Nuevo Sistema
Construcción:
Es donde el analista se dispone a construir el nuevo sistema e inicia:
El diseño de los procedimientos que consiste en la elaboración definitiva de
las gráficas de
flujo, diseño de formas, informes, archivos, etc.,

El entrenamiento al usuario para capacitarlos en el uso de los nuevos

métodos, sus
características, ventajas, archivos, etc.,
Instalación:
Cuando el analista está satisfecho con los resultados obtenidos en las
pruebas pilotos,
comenzará la instalación física del nuevo sistema, es entonces cuando
procederá a:
• Elaborar manuales.
• Reproducir formas, informes, registros, etc.
• Compra de equipos.
• Organizar oficinas.
• Crear archivos.
• Crear registros.
Ejecución:
Consiste en la instalación definitiva del nuevo sistema mediante cualquiera
de los siguientes
métodos:
• Instantáneo o total:
• En paralelo o dual:
• Parcial o por aproximaciones sucesivas:
Seguimiento:
Después de haber culminado la instalación de un sistema, y durante el
tiempo que tomara
debido a su dificultad, el analista debe mantener una actitud vigilante sobre
el trabajo
realizado para verificar si se están logrando los objetivos establecidos
cerciorándose que todas
las partes del sistema anterior están desincorporadas asegurarse si el nuevo
sistema funciona
adecuadamente; utilizar la retro alimentación para mejorar, afinar, agregar,
eliminar o
modificar el trabajo realizado.
TEMA #6 GRÁFICAS DE FLUJO
 PROCEDIMIENTO
Es la sucesión cronológica y secuencial de operaciones concatenadas entre
si, que se
constituyen en una unidad, en función de una realización de una actividad o
tarea específica
dentro de un ámbito predeterminado de aplicación.
 CLASIFICACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS
 PROCEDIMIENTOS QUE AFECTAN Y NO AFECTAN LOS
ESTADOS FINANCIEROS
La organización administrativa en una compañía puede establecerse a
través de la clasificación
de los procedimientos contables en dos grupos:
 Procedimientos contables
 Procedimientos no contables

 PROCEDIMIENTOS CONTABLES:
Dentro del ciclo de operaciones de una empresa, se define los
procedimientos contables,
como todos aquellos procesos, secuencia de pasos e instructivos que se
utilizan para el
registro de transacciones u operaciones que realiza la empresa en los libros
de contabilidad,
Desde el punto de vista del análisis, se puede establecer procedimientos
contables, para el
manejo de cada uno de los grupos de cuentas de los estados financiero,
algunos ejemplos de
procedimientos contable, son los siguientes:
 Recepción de inventarios
 Ventas de productos
 Fabricaciones de productos
 Registro de estimaciones
 Destrucción de inventarios
 Procedimientos para el registro de los desembolsos realizados por cajas.
 Procedimientos para autorización de desembolsos.
 PROCEDIMIENTOS NO CONTABLES
En comparación a los procedimientos anteriormente mencionados, los
procedimientos no
contables no afectan las cifras de los estados financieros; algunos ejemplos
de este tipo de
procedimientos son los siguientes
 Procedimientos para cambiar datos de un estado de cuentacorrentista.
 Procedimientos para la contratación de empleados.
 Procedimientos para el cambio de horarios laborable.
 Procedimientos para tramitar reclamos de clientes
Ahora bien, es importante poder identificar cuáles son aquellos
procedimientos que no
afectan los registros contables y analizarlos bajos distintos puntos de vista.
Por lo general, este
análisis puede ser enfocado a través de las siguientes preguntas
 ¿Quién realiza la actividad?
 ¿En qué tiempo la realiza?
 ¿Cuáles es el costo de la actividad?
 ¿Existen redundancias en el proceso?
 ¿Dónde se puede reducir el tiempo ocioso?
 ¿Cuáles es el grado de procesamiento manual y mecanizados que existe
en el
procedimiento?
 ¿Qué controles existen en los procedimientos que se consideran débiles,
traban o
crean cuellos de botella?
El objeto final de todo el análisis, debe ser el obtener el mayor grado de
información para
evaluar si los procesos contables o no contables se realizan conforme lo
establecen las
políticas y normas de la empresa.
 OBJETIVO DE LOS PROCEDIMIENTOS:
El principal objetivo de los procedimientos es el de obtener la mejor forma
de llevar a cabo
una actividad, considerando los factores de tiempo, esfuerzo y dinero.
 IMPORTANCIA DE LOS PROCEDIMIENTOS.
 Establecen el orden que deben seguir las actividades.
 Promueven la eficiencia y la optimización.

 Fijan la manera cómo deben ejecutarse las actividades, quién debe

ejecutarlas y
cuándo.
 FORMAS DESCRIPTIVAS DE LOS PROCEDIMIENTOS.
El proceso de dirigir un departamento requiere que se disponga de
herramientas de tipo
gerencial adecuadas para poder entender cómo se llevan a cabo los
procedimientos.
Una de las fallas más comunes en las empresas es la falta de
documentación de todas las
actividades y tareas que se llevan a cabo, incluso se han dado casos en que
un empleado se
vaya de la empresa y se desconozca la forma como realizaba las
actividades. Para prevenir
estas situaciones es necesario documenta todo el trabajo realizado por los
empleados.
Entre las técnicas para comunicar y documentar decisiones y
procedimientos en una
empresa tenemos:
 Memorándums: son comunicaciones internas que en forma breve deben
expresar una
pauta, normas o decisión de algún funcionario.
 Instructivos: son documentos que norman en formas detallada la manera
en que debe
llevar a cabo una tarea o procedimiento específico.
 Circulares: Son instrumentos que comunican a un gran número de
personas, situaciones o
guías de acción, por casos específicos y en forma puntual los
procedimientos que deben
ser limitados.
 Manuales: es el documento que contiene la descripción de actividades
que deben seguirse
en la realización de las funciones de una unidad administrativa, de dos o
más.
Este manual debe ser usado por el personal de la organización para conocer
el proceso
que debe seguir en los trámites administrativos que tenga que realizar para
el desarrollo
de sus labores, ya que aquí se indica la forma a utilizar y los departamentos
involucrados
en los procedimientos.
 Narrativos: consisten en la descripción detallada y descriptiva de un
procedimiento y
todos los pasos que lo componen
 METODOLOGÍA PARA DESCRIBIR UN PROCEDIMIENTO:
La metodología propuesta para la descripción de un procedimiento
comprende las siguientes
etapas:
A) Planeación de estudio:
Aquí se procede a definir la naturaleza del problema, permitiendo fijar las
bases para
determinar el objetivo de estudio y para una investigación preliminar que
proporcione
elementos de juicios para decidir la formulación y ejecución de un plan de
trabajo.
B) Investigación de la situación actual:
La finalidad es obtener una visión del procedimiento tal come se desarrolla
en el momento
actual, básicamente esta fase influye:
 Recopilación de la información:
Consiste en obtener toda la información necesaria de la manera más
detallada y exacta posible
de la forma como se desarrollan las operaciones que integran el
procedimiento.
 Registro y documentación del procedimiento actual:
Es fundamental registrar y documentar ordenadamente la información
recopilada de la
investigación que se realice con la debida claridad para que cualquiera
persona pueda
entenderlos.
 Obtención de la aprobación correspondiente:
Una vez documentada el procedimiento actual, se procederá a obtener la
aprobación de los
responsables de su operación.
C) Análisis y crítica de la información:
Para analizar un procedimiento, se debe efectuar un examen crítico de la
situación actual del
mismo, a fin de determinar las causas o posibles fallas que impiden su
óptima ejecución y ver
cómo puede ser mejorado.
En esta etapa se debe asumir una actitud interrogativa a fin de comprobar si
lo que se está

haciendo es correcto y necesario; y si los esfuerzos son convenientes y

tienen una secuencia
lógica.
D) Diseño gráfico y descriptivo de un procedimiento:
Diseño gráfico y descriptivo de un procedimiento.
 DEFINICIONES DE DIAGRAMAS DE FLUJO.
Según Gómez Cejas, Guillermo.
“El Flujograma, es un diagrama que expresa gráficamente las distintas
operaciones
que componen un procedimiento o parte de este, estableciendo su secuencia
cronológica.
Según su formato o propósito, puede contener información adicional sobre
el método de
ejecución de las operaciones, el itinerario de las personas, las formas, la
distancia recorrida el
tiempo empleado, etc”.
Según Chiavenato Idalberto.
“El Flujograma o Diagrama de Flujo, es una gráfica que representa el flujo
o la
secuencia de rutinas simples. Tiene la ventaja de indicar la secuencia del
proceso en cuestión,
las unidades involucradas y los responsables de su ejecución”.
 CARACTERÍSTICAS.
Según Gómez Cejas, Guillermo:
 Sintética: La representación que se haga de un sistema o un proceso
deberá quedar
resumido en pocas hojas, de preferencia en una sola. Los diagramas
extensivos
dificultan su comprensión y asimilación, por tanto dejan de ser prácticos.
 Simbolizada: La aplicación de la simbología adecuada a los diagramas
de sistemas y
procedimientos evita a los analistas anotaciones excesivas, repetitivas y
confusas en su
interpretación .
 De forma visible a un sistema o un proceso: Los diagramas nos permiten
observar
todos los pasos de un sistema o proceso sin necesidad de leer notas
extensas. Un
diagrama es comparable, en cierta forma, con una fotografía aérea que
contiene los
rasgos principales de una región, y que a su vez permite observar estos
rasgos o
detalles principales.
 TIPOS DE DIAGRAMAS DE FLUJO:
 Secuenciales: Se caracterizan porque los mismos no separan las personas
y/o
departamentos que llevan a cabo las tareas, de tal forma que el flujo de la
información
es presentado en forma totalmente secuencia de izquierda hacia la derecha.
 Columnares: son los más utilizados en las empresas y se diferencian de
los
secuenciales en la separación que se realiza de cada una de la tareas y
responsabilidades de personas y/o departamentos dentro de un
procedimiento.
 Analíticos: se caracterizan por poseer una columna adicional para
comentarios, o
sencillamente, con llamadas en el cuerpo del Flujograma se realizan
observaciones en
una hoja adicional respecto a cualquier aspecto que desee destacar.
 SIMBOLOGÍA PARA LA REPRESENTACIÓN DE DIAGRAMAS DE
FLUJO.

Flujo de Información. Flecha: representa el flujo de la información

desde/hacia. Se usa para reflejar el orden que debe seguir la lectura del
flujograma y muestra como fluye la información a lo largo del proceso.
Proceso. Rectángulo: Representa un proceso, en algunos casos manuales

y en otros mecanizados. Su contenido debe empezar con verbos en

infinitivo.
Archivo temporal o permanente. Triangulo invertido: se utiliza para
mostrar un archivo, ya sea éste en forma permanente o temporal.
Dependiendo de que sea uno u otro, llevara internamente la letra P-
permanente o T- temporal.
Conector Interno. Circulo: algunas veces un flujograma puede requerir
que se efectúen saltos en la secuencia de los pasos, pero dentro de la
misma página, por lo que tal acción se representa a través de un
conector interno.
Conector de Columna y Página: se utiliza cuando un flujograma es
graficado en más de una página o existen diferentes columnas en las
cuales la secuencia de pasos es ininterrumpida.
Decisión. Rombo: este símbolo es utilizado cuando dentro del flujo del
proceso, existen cursos alternativos de acción.

Documento: utilizado cuando se requiere diagramar algún documento

que es generado o transferido a lo largo del proceso.

Inicio / Fin del proceso: como una formalidad, este símbolo se utiliza
para iniciar un procedimiento y para indicar su terminación.

 VENTAJAS DE UN DIAGRAMA DE FLUJO:

 La simbología empleada en su preparación son de conocimiento
universal lo que
facilita la comunicación con los técnicos y los programadores de
computadoras en el
área de procesamiento de datos.
 Permite sincronizar y detallar todo el proceso operativo disminuyendo
explicaciones y
representaciones.
 Por su forma representativa de las operaciones; se pueden localizar con
facilidad las
zonas deficientes, duplicidad en operaciones, así como aplicar los
correctivos
necesarios.
 Tienen un alto grado de objetividad y flexibilidad ya que se adaptan a
problemas
específicos.

 NORMAS PARA LA PRESENTACION DE GRAFICA FLUJO

 El sentido de un diagrama de flujo generalmente es de arriba hacia abajo.

 Es un símbolo solo puede entrar una flecha de flujo si varias líneas se

dirigen al mismo
símbolo, se deben unir en una sola flecha.
 Las líneas de flujo no deben cruzarse, para evitar los cruces se utilizan
los conectores.
 De un símbolo excepto el de decisión, solo puede salir una línea de flujo.
 Los símbolos Terminal, Conector dentro de página y conector fuera de
página solo
pueden estar conectados al diagrama por una sola flecha, ya que por su
naturaleza es
imposible que tenga una entrada y una de salida.
 Los émbolos de decisión tendrán siempre una sola flecha de entrada y
dos o tres
flechas de salida según la cantidad de alternativas que se presentan.
Un diagrama de flujo debe estar complemente cerrado, teniendo una
continuidad de principio
a fin, no pueden quedar flechas en el aire ni símbolos sin conexión al
diagrama pues el flujo
seria interrumpido.
 METODOLOGIA PARA ELABORAR UNA DIAGRAMA DE FLUJO
1. Propósito: Analizar cómo se pretende utilizar el Diagrama de Flujo. Es
decir verificar que su
Diagrama de Flujo es apropiado para las aplicaciones que se pretenden
emplear.
2. Determinar el nivel de detalle requerido.
3. Definir los límites – Después de establecer los límites del proceso,
enumerar los resultados y
los clientes en el extremo derecho del diagrama.
4. Utilizar símbolos apropiados – Utilizando los símbolos apropiados para
el Diagrama de
Flujo, presentar las respuestas como los primeros pasos en el diagrama.
5. Hacer preguntas – Para cada input, haga preguntas como:
Input: Sistema de entrada de información.
· ¿Quién recibe el input?
· ¿Qué es lo primero que se hace con el input?
6. Documentar – Documentar cada paso en la secuencia, empezando con el
primer (o último)
paso. Para cada paso, hacer preguntas como:
· ¿Qué produce este paso?
· ¿Quién recibe este resultado?
· ¿Qué pasa después?
· ¿Alguno de los pasos requiere de inputs que actualmente no se muestran?
7. Completar – Continuar la construcción del diagrama hasta que se
conecte todos los
resultados (outputs) definidos en el extremo derecho del diagrama. Si se
encuentra un
segmento del proceso que es extraño para todos en el salón, se deberá
tomar nota y continuar
haciendo el diagrama.
8. Revisión – Preguntar:
· ¿Todos los flujos de información encajan en los inputs y outputs del
proceso?

· ¿El diagrama muestra la naturaleza serial y paralela de los pasos?

· ¿El diagrama capta de forma exacta lo que realmente ocurrió – a
diferencia de la forma cómo
se piensa que las cosas deberían pasar o cómo fueron diseñadas
originalmente?
9. Determinar oportunidades.
TEMA #7 SISTEMA DE CODIFICACIÓN
CONCEPTO DE CÓDIGO.
Es el conjunto de instrucciones que permite la codificación, y
descodificación de la información
que se transmite de manera que pueda ser intercambiada de forma
comprensible entre la
fuente y el destino.
La teoría de la comunicación conoce como código al conjunto de signos
que deban ser
compartidos por el emisor y receptor de un mensaje para que este sea
comprendido.
OBJETIVOS DE UN CÓDIGO.
El objetivo general de un código, es el de identificar un fenómeno o
elemento o relacionarlo
con un grupo determinado, en forma tal que las partidas decodificadas
puedan ser
decodificadas tan eficientemente como sea posible por medio de un índice
o guía. El código
suministra un sustituto para el nombre o valor normal de la partida
codificada, el cual desde el
punto de vista de la información consiste en un conjunto irrelevante de
caracteres.
Un código también posee los siguientes objetivos:
 Facilitar el procesamiento.
 Brindar acceso seguro a los datos, activos y lugares.
 Permitir un manejo más rápido y fácil de los datos (dado que los códigos
suelen ser
más breves que la información que representan: por los demás, casos todos
son numéricos,
de modo que las computadoras los manipula con facilidad).
 Prevenir errores y detectar los que se presenten.
 Posibilitar establecimiento de relaciones entre diferentes elementos
codificados.
 Facilitar el señalamiento de propiedades particulares de los elementos
codificados.
CARACTERÍSTICAS DEL CÓDIGO.
 Ponderación: la mayoría de los sistemas de numeración actuales son
ponderados, es
decir cada posición de una secuencia de dígitos tienen asociado un peso.
 Distancia: es unas características aplicables a las combinaciones
binarias, la distancia
entre dos combinaciones es el número de bits que cambian de una a otra.
 Continuidad: es una característica de los códigos binarios que cumplen
con todas las
posibles combinaciones del código son adyacentes, es decir, que de
cualquier combinación del
código a la siguiente hay un solo bit. En este caso se dice que el código es
continuo.
CONCEPTO DE SISTEMAS DE CODIFICACIÓN

Los sistemas de codificación identifican mediante el uso de símbolos como

letras y/o números,
elementos de un conjunto o subconjunto y los relacionan a otros elementos
del mismo
conjunto o subconjunto.
CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS DE CODIFICACIÓN.
Todo sistema de codificación debe poseer una serie de características, a fin
a que sea
adoptado como método de procesamiento para la información. Dentro de
esas características
se encuentran:
 Precisión del código: significa que un sistema de codificación debe
aceptar una solo
codificación correcta para cada elemento de un conjunto.
 Flexibilidad: la flexibilidad significa que la estructura del código debe
aceptar más
elementos.
 Conciso: establece que no se deben adicionar códigos que no tengan
relevancia al
momento de identificar un elemento dado, es decir que cada elemento de
un código debe ser
identificado claramente que no se preste a confusión.
 Significativo: para que un código se considere significativo, el mismo
debe identificar
alguna característica diferencial de los elementos que se están codificando.
De esta forma, se
podrá distinguir o identificar por el código, la transacción que se esté
procesando.
 Operatividad: implica que los códigos definidos pueden ser manejados
fácilmente por
un sistema mecanizado de cómputo.
SIMBOLOGÍA.
Al elegir un formato de un código debe considerarse el conjunto de
caracteres disponibles. Los
analistas tienen un gran número de símbolos a su disposición. Tienen
números, letras y
caracteres especiales.
Sin embargo los números son los símbolos que más se usan en los sistemas
de codificación
sobre todo cuando se emplea equipo electromecánico y electrónico. Esto
ocurre actualmente
porque, la mayoría de las computadoras disponibles en el mercado pueden
almacenar dos
cifras en el lugar que ocuparía una letra del alfabeto. En consecuencia, las
necesidades de
espacio se reducen mientras aumenta la eficiencia en su procesamiento.
Un código numérico permite hasta diez clasificaciones por cada posición.
Esta clase de códigos
se prestan muy bien al procesamiento en máquina. Sin embargo, si los
empleados elaboran
mensualmente el procesamiento, es difícil que recuerden con exactitud los
grandes códigos
numéricos. Los códigos alfabéticos permiten hasta 26 clasificaciones por
cada posición en el
código. Los que emplean tantos números como letras se pueden estructurar
nemónicamente
para ayudar al usuario a recordar su significado.
Los sistemas simbólicos de codificación parecen muy apropiados para
aplicarlos en
departamentos de ventas (DV), donde se dispone de grandes cantidades de
datos.
MÉTODOS DE CODIFICACIÓN.

 Secuencial o de orden numérico: el método de codificación secuencial

consiste en la
asignación consecutiva de un número a una lista de elementos a partir de un
número
predeterminado.
 Su ventaja es, que es útil en listas cortas.
 su desventaja es, que no se pueden formar grupos para clasificar los
elementos.
 Nemotécnico: el método de codificación nemotécnico efectúa una
combinación de
números y letras para identificar por varias características a cada uno de los
elementos. Su
aplicación es sumamente única en aquellas empresas que manejan una gran
cantidad y
variedad de ítems, tales como las ventas de repuestos para vehículos o los
inventarios de una
ferretería. Su objetivo es identificar el código con los elementos que
representan y facilitar su
aprendizaje y memorización.
 Su ventaja es, que es sumamente útil cuando los ítems a manejar son
numerosos.
 Su desventaja es, que la codificación de los ítems pueden ser engorrosas
y complejas.
 Por grupos: el método de codificación por grupos, es otra derivación de
la codificación
secuencial consiste en la asignación de un código subdividido en
clasificaciones sucesivas que
abarcan cada vez un mayor número de posiciones. Y sirven para identificar
un grupo de
funciones o características homogéneas.
 Sus Ventajas son, que facilita la expansión, y rapidez en el
procesamiento de datos.
 Sus desventajas son, que si no son definidas adecuadamente la estructura
del código,
pueden presentarse problemas de expansibilidad y confusión en su uso.
 De bloques: el método de codificación por bloques representa una
derivación del
secuencial, ya que bajo este método los códigos se asignan
secuencialmente, pero en bloques
de dígitos consecutivos que identifiquen alguna característica del elemento
a codificar.
 Sus ventajas son, que son útiles en el procesamiento de listas cortas.
 Sus desventajas son, que pueden presentarse problemas de flexibilidad.
 De barras: el método de codificación de barras consiste en la asignación
de unas líneas
y espacios de distintos anchos que son impresos a un producto, la
aplicación práctica más
evidente está representada por el control que puede tenerse en los
inventarios, lo cual
permite fácilmente controlar mejor tales activos a través de la
identificación óptica del
producto.
 Código QR “Código de Respuesta Rápida":Es un módulo para
almacenar información
en una matriz de puntos o en un código de barras bidimensional. Fue
creado en 1994 por la
compañía japonesa Denso Wave, subsidiaria de Toyota. Presenta tres
cuadrados en las
esquinas que permiten detectar la posición del código al lector.
SISTEMA DE CODIFICACIÓN CONTABLE.
Es el proceso de asignar tanto símbolos como números o letras a los datos
para crear una base
de datos de acceso rápido. Es decir, estos sistemas identifican mediante el
uso de símbolos
elementos de un conjunto de subconjuntos y los relacionan a otros
elementos del mismo
conjunto o subconjunto.
PROPÓSITOS DE LOS SISTEMAS DE CODIFICACIÓN CONTABLE.

Permite identificar cada una de la cuentas mediante el uso de símbolos

permitiendo un fácil
manejo da la contabilidad de la empresa con la intensión de hacer mucho
más ligero el registro
de las transacciones contables e identificar con mayor rapidez las cuantas
que la empresa
utiliza con mayor frecuencia con la finalidad de brindar una información
rápida a la hora
requerida.
ELABORACIÓN DE CODIFICACION CONTABLE.
 Clasificación de las cuentas:
Una adecuada clasificación indica que un código contable debe estar
clasificado de acuerdo
con las normas contables que establece la profesión, ya que la situación
ideal de todo sistema
contable desde el punto de vista de la clasificación que debe recibir la
partida en los estados
financieros es la de elaborar estas en forma directa a partir de las cuentas
que conforman las
cifras y efectuar una mínima cantidad de ajustes y reclasificaciones en los
reportes.
 Identificación de niveles y sub niveles o jerarquización.
Los códigos contables utilizados en los sistemas contables mecanizados
entran compuestos
por dígitos y niveles, los dígitos representan el número de posiciones
utilizados por el código y
los niveles son el número de agrupaciones que se especifica entre todos los
dígitos a fin de
poder diferenciar cada clasificación que requieran los estados financieros
de manera que sean
elaborados de acuerdo a las normas de contabilidad y a las necesidades de
información de la
empresa.
 Nivel 1 (grupo básico): es la primera posición del plan de cuentas
integrado por un
digito, constituye una de las partes principales que identifica la naturaleza
de la cuenta, cuya
finalidad es indicar la clasificación que deben tener las cuentas de mayor en
los estados
financieros.
 Nivel 2 (subgrupo1): se seleccionara los subgrupos financieros para cada
sección del
balance general y cada estado de resultado, integrado por un digito y
constituye la segunda
posición del plan de cuentas la cual utilizara para identificar y completar la
clasificación del
nivel 1.
 Nivel 3(de detalle): para un mayor nivel de detalles se muestra la
información de
acuerdo a la información dada por la entidad y la necesidad de información
de los usuarios.
 Definición del formato del código contable.
Una vez especificado el formato que utilizara la institución, y estructurado
el plan de cuantas
por niveles y subniveles, así como el número y nombre que es le asigne,
vienen dados por las
necesidades particulares del ente económico de que se trate, su estructura le
permitirá formar
agrupaciones que van desde conceptos generales a particulares, la cual
normalmente va desde
6 posiciones a 9 dígitos y dependerá de acuerdo a la flexibilidad que tenga
el software contable
que se esté utilizando.
 Descripción, denominación o título de las cuantas.
En el diseño del código de cuentas la claridad en sus descripciones es muy
importante ya que
tienen por objeto asociar y establecer una relación directa entre la
descripción de la cuanta y
su naturaleza, aunque en el actualidad los sistemas contables proveen el
suficiente espacio de
posiciones para las descripciones y denominaciones de las cuentas.
 Documentación de un código de cuentas:

Esta debe tener presente en todo momento las normas de carácter contable
y principios de las
transacciones contables, así como también las leyes y procedimientos que
lo regulan.
TEMA #8 MANUALES
Manuales
Son guía de instrucciones que sirve para el uso de un dispositivo, la
corrección de un
problema y el establecimiento de procedimientos de trabajo. Los mismos
tienen una enorme
relevancia a la hora de transmitir información que sirva a las personas para
desenvolverse en
una determinada situación.
En lo administrativo son documentos que contienen la descripción de las
actividades
que deben seguirse a la hora de realizar las funciones de una o varias
unidades administrativas.
Cabe destacar que los manuales de procedimientos administrativos son
elementos
fundamentales para la comunicación, coordinación, dirección y evaluación
administrativa,
facilitando la interacción de las distintas unidades administrativas o
instituciones, mediante las
instrucciones que tienen como objetivo el logro de determinadas
actividades.
Objetivos.
1. Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa, para
2. Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar
la alteración
arbitraria.
3. Aumentar la eficiencia de los empleados, indicándoles que deben hacer y
cómo deben
hacerlo.
4. Instruir al personal acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones
procedimientos, relaciones, normas, políticas.
5. Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo
ingreso,
facilitando su incorporación a las distintas funciones operacionales.
6. Construir una base para el análisis posterior del trabajo y el
mejoramiento de los
sistemas, procedimientos y métodos.
Ventajas.
1. Es una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar.
2. Ayudan hacer efectivo los objetivos, las políticas, los procedimientos, las
funciones, las
normas.
3. Evitan discusiones y malentendidos de las operaciones.
4. Son instrumentos útiles en la capacitación del personal.
Desventajas.
1. Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo
de las
operaciones.
2. El costo de producción y actualización pueden ser altos.

3. Si no se actualizan pierden efectividad.

4. Si son realizados muy sintéticos carecen de utilidad; muy detallados los
convierten en
complejos.
Requisitos de los manuales
 Que sirvan para satisfacer una necesidad real que resuelva un problema
 Que tenga una diagramación clara y que su redacción sea sencillo que
exista orden,
estética y claridad en su elaboración.
 Que su uso sea racional y que se actué con cierta flexibilidad (otorgue
cierta iniciativa al
usuario y no ser rígido en su aplicación)
 Que estén siempre actualizadas
 Que se introduzca al personal realizando instrucciones claramente para
su uso eficiente
de los manuales (es importante la instrucción en el manejo a interpretación
de los
manuales)
Presentación de los manuales
En la actualidad existe una gran variedad de modos de presentar un manual
de
procedimientos, y en cuanto a su contenido no existe uniformidad, ya que
éste varía según los
objetivos y propósitos de cada dependencia, así como con su ámbito de
aplicación; por estas
razones, resulta conveniente que se adopten lineamientos normas generales
que uniformen
tanto el contenido de los manuales, como su forma de presentación.
Los tres elementos por los que debe estar presentado un manual son:
 Encuadernación: se llama encuadernación a la opción de coser, pegar,
grapar o fijar
varios pliegos generalmente de papel y ponerles cubiertas.
 Formato: forma y tamaño de un impreso, libro etc.; en los manuales este
va a
depender del tipo de manual que se realice.
 Contenido: proporciona las secciones principales en orden de aparición,
este también
va a depender del tipo de manual que se esté realizando.
Partes del contenido:
 Portada: se considera la página número uno, aun cuando en ella no se
incluye el
número, permite conocer los datos relacionados con el organismo a que se
refiere el
manual.
 Contenido o índice: es una relación de los capítulos que constituyen la
estructura del
documento con la información que el se encuentra. Es decir, en el muestra
de manera
cierta lo que se encuentra en el contenido, siempre se incluye al principio.
 Institución: se trata de quien realice el manual, es decir que organización
o institución
lleva a cabo la el manual.
 Objetivos: define el tipo de manual y lo que abarca entre el máximo
nivel de la
organización y los niveles operativos.
 Instrucciones para el uso de manual: se refiere, generalmente, a las
normas de uso
para manejar un aparato: libro o manual. También designa las órdenes que
una
persona dicta a otra: seguir instrucciones, recibir instrucciones, etc.
 Reglamento: consiste en una relación de los títulos de los principales
documentos
jurídicos, de los cuales derivan las atribuciones de la organización y de la
unidades
administrativas que integran tales como: reglamentos normas, circulares,
leyes otros.
 Cuerpo principal: contenido específico y principal del manual.

 Apéndices: (autoridad formal, referencias bibliográficas, ilustraciones

gráficas, ej.
Muestra de formularios)
 Glosario: incluye un listado de aquellos términos técnicos que facilitan la
comprensión
del manual.
 Índice analítico: listado alfabético de los típicos asuntos que comprende
el manual.
Tipos de manuales
a.) Por área de actividad
 Manual de ventas: consiste en señalar los aspectos esenciales del trabajo
y las
rutinas de información comprendidas en el trabajo de ventas (políticas de
ventas, procedimientos, controles, etc.). al personal de ventas es necesario
darle un marco de referencia para tomar decisiones cotidianas.
 Manual de compras: es uno de los elementos con el que debe contar toda
empresa como elemento formal de la estructura orgánica de la misma. Se
puede afirmar que es la guía oficial para la organización y funcionamiento
del
área de Compras. Es uno de los manuales más importantes dentro de la
organización de una empresa, ya que su falta repercute en otros
departamentos ,siendo uno de los elementos de la estructura orgánica de la
misma
 Manual de finanzas: consiste en asentar por escrito las responsabilidades
financieras en todos los niveles de la administración, contiene numerosas
instrucciones especificas a quienes en la organización están involucrados
con
el manejo de dinero, protección de bienes y suministro de información
financiera
 Manual de recursos humanos: es el conjunto de políticas, normas y
procedimientos que tiene por objeto la administración, motivación y
desarrollo de los recursos humanos de una organización.
b.) Por su contenido
 Manual de organización: incluye todos aquellos aspectos que detallan la
estructura, sus relaciones, las responsabilidades de cada empleado y
cualquier
otra información que muestre la organización desde un punto de vista
formal.
Contenido básico:
 Diagrama de estructura
 Objetivos generales y objetivos básicos de la empresa
 Funciones de los puestos de trabajo
 Atribuciones y limitaciones del personal jerárquico
 Manual de políticas: documenta todas la guías de acción generales que
tiene
una organización en distintas áreas tales como: recursos humanos,
mercadeo,
finanzas, producción y otras.
Contenido básico:
 Políticas Generales

 Políticas de Finanzas
 Políticas del Personal
 Políticas de Comercialización
 Políticas de Investigación
 Políticas de Producción
 Políticas de Relaciones Externos

 Manual de procedimientos y normas: Es una expresión analítica de los

procedimientos a través de los cuales se canaliza las actividades operativas
de
la empresa. Así como el enunciado de norma de funcionamiento básico a
los
que deberán ajustarse los miembros de la misma. Un manual de normas y
procedimiento detalla todos los procedimientos que se vienen realizando en
la
empresa. Por otra parte, este tipo de manuales establecen las pautas
específicas acerca de las normas aplicables en forma general o específica
para
los procedimientos identificados en la organización.
Un manual de normas y procedimientos debe tener al menos el siguiente
contenido:
 Índice numérico.
 Introducción.
 Instrucciones para el manejo y modificaciones de los aspectos tratados
en el manual.
 Definición de conceptos básicos.
 Normas.
 Procedimientos.
 Formulario.
 Instructivos de los formularios.

 Manual de personal: Es aquel que agrupa normas, pautas e instrucciones

de
aplicación específicas a determinado tipo de actividades o tareas. Ejemplo:
manual de vendedores, manual de la secretaria, manual del programador,
manual del tornero; son manuales concretos.
 Manual de uso múltiple: Este tipo de manual es una síntesis de los
anteriores
manuales su uso no está muy definido. En otras palabras presenta sistemas
y
técnicas especificas, señala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo
de
todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que
desempeña responsabilidades específicas.
 Manual contable: Dentro del área contable, los manuales tienen una
aplicación sumamente amplia ya que permiten guiar el trabajo que debe
llevar
a cabo el personal del departamento de contabilidad. Específicamente los
manuales aplicables en el área contable son:

 De políticas contables
 Del código contable o de cuentas contables
 De normas y procedimientos contables
 Manuales de políticas contables: Un manual de políticas contables
detalla
todas y cada una de las políticas que se siguen en la entidad respecto a los

registros contables. Las políticas deben estar siempre de acuerdo con el

principio de contabilidad de aceptación general y ello debe ser declarado en
los manuales.
Las políticas de contabilidad preferiblemente deben ser organizadas,
enunciadas y detalladas en el orden que son presentadas las partidas en los
estados
financieros y a las que son asociadas. En los manuales de políticas de
contabilidad, se
establecen dos subdivisiones:
 Políticas generales de contabilidad
 Políticas especificas de contabilidad
 Políticas generales de contabilidad: son declaraciones que enuncian la
aceptación de
los principios de contabilidad generalmente aceptados, una entidad debe
adoptar y así
declarar los principios de contabilidad generalmente aceptados tales como:

 Entidad
 Realización
 Periodo contable
 Costo histórico
 Negociación en marcha
 Unidad económica
 Revelación suficiente importancia relativa.

 Las políticas especificas de contabilidad: Se refieren a los tratamientos

contables
especiales y aplicables a ciertas operaciones o transacciones de partidas
específicas de
los estados financieros. las políticas específicas pueden ser enunciadas con
base en el
orden de presentación de las partidas en los estados financieros.
 Manual del código contable: Un manual del código contable, también
conocido como manual de codificación de cuentas, clasificación de cuentas
o sencillamente manual de cuentas; detalla todas y cada una de las
cuentas, su naturaleza y conceptos por los cuales se debitan o acreditan.
Este tipo de manual es uno de los que tienen mayor uso en el área
contable y que ayuda a explicar los movimientos que se manean por cada
una de las cuentas. Los movimientos débitos y créditos, establecen la
naturaleza final del saldo de cada cuenta.
 Manual de normas y procedimientos contables: Un manual de normas y
procedimientos contables detalla todos y cada uno de los procedimientos
contables. Un manual de normas y procedimientos contables también
puede especificar los asientos de tipo contable que se realizan para un
determinado procedimiento. Igualmente este tipo de manuales debe
establecer las normas que sean aplicables a cada uno de los
procedimientos previamente definidos.

Elaboración de un manual
Etapas practicas a seguir como procedimiento estándar en la elaboración de
los manuales
administrativos.
 Definición del objetivo a cumplir
 Elección del o los responsables de la preparación o elaboración
 Estudio preliminar de la organización (detectar posibles problemas)
 Planeamiento del trabajo a desarrollar. Plan cómo se reparte el trabajo y
cómo
procedemos.
 Relevamiento de la información. Encuestas, entrevistas (las mas
importantes)

 Elaboración propiamente dicho del manual.

 Redacción
 Diagramación (Capítulos, Subcapítulos, temas, etc.)
 Formato del trabajo: letras, márgenes, interlineados, etc.
 Codificación
 Impresión
 Encuadernado, pruebas piloto
 Distribución
 Instrucciones a los usuarios
 Seguimiento
 Actualización

TEMA #9 FORMAS
 Concepto de formas
Es el conjunto de las características técnicas y de presentación de un texto,
objeto o
documento en distintos ámbitos, tanto físicos como virtuales o dicho de
otra manera, una
forma es otra cosa que un objeto sobre el cual se imprimen informes
constantes y que cuentan
con espacios en blanco para que se anote en ellos una información variable.
 Objetivos de las formas.
 Facilitar el procesamiento de la información.
 Simplificar el adiestramiento de los empleados.
 Simplificar el proceso de control por parte de la administración.
 Proporcionar un medio eficiente para registrar y llevar datos, que son las
materias
primas del sistema de información para la administración.
Estos objetivos le permiten a las organizaciones o empresas agilizar sus
actividades
cotidianas en cuanto al manejo y control del personal, al uso de
información, y a todas las
actividades que se lleven a cabo dentro de las mismas.
 Clasificación de las formas.
Los formularios se clasifican en:
 De acuerdo a su presentación:
 Simples: Son aquellos que poseen solo una forma y que no poseen
copias anexas.
Ejemplo: Son aquellos que son de un solo patrón o modelo y no son
extensas, solo suministran
información necesaria.
 Compuestas: Son aquellos que poseen más de una hoja y son elaborados
en base a
formatos predefinidos y bajo un sistema de almacenamiento y archivo
especial.
Ejemplo: Son aquellos formularios que son creados o modificados bajo
estándares
predefinidos.
 De acuerdo al uso:
 Para originar una acción: Su finalidad es iniciar un proceso de un
conjunto de tareas
para un objetivo específico.
Ejemplo: La emisión de una requisición de materiales para dar origen a la
emisión de una
orden de compra.
 Para registrar una acción: Son creados para almacenar algún tipo de
información que
puede ser requerida y consultada posteriormente. Debido a ellos, es
importante que

sean llenados correctamente, dado que la información almacenada en ellos

pueda ser
requerida luego.
Ejemplo: Las planillas de solicitud de empleos.
 Para informar resultados: Son utilizados para mostrar cifras o análisis de
un proceso
que se encuentra estandarizado.
Ejemplo: Los análisis de crédito que son realizados por las instituciones
financieras.
 De acuerdo a su elaboración:
 Manuales: Estos formatos son llenados exclusivamente de forma
manual.
 Semi mecanizados: Se llenan en parte manualmente y en parte a través
de un
elemento de máquina, tales como una computadora o una máquina de
escribir.
 Mecanizados: Son aquellos que son llenados únicamente con una
computadora.
 Esquema general de las formas.
 Encabezado: Se encuentra siempre en la parte superior de la forma y
contiene por lo
menos el título, el número y la fecha de elaboración. En casos especiales en
esta área
se pueden agregar también las observaciones o lugar de emisión.
 Cuerpo principal: Contiene información principal y relevante para
procesar el
formulario.
 Área de observación: En este lugar se debe colocar información referente
a la
información principal para aclaraciones de cualquier duda referente a la
información
contenida en el formulario; al final de la forma por lo general.
 Autorizaciones: Son aquellos campos reservados para que las personas
involucradas
evidencien su aprobación acerca del procesamiento de la información.
 Márgenes: Son aspectos en blanco, toda forma debe contener un cuadro
de
márgenes; superior, inferior, derecho e izquierdo.
 Técnicas para el diseño de formas.
Debe contar con el espacio suficiente para los datos, el espacio de los
campos de entrada
de un formulario, debe ser suficiente para la estructura de los datos
solicitados. La falta de
espacio hace que la elaboración y calidad del mismo sea deficiente.
 Determinación del tipo de información que debe ser procesada a través
de la forma:
Uno de los principios del relleno de las formas que es el establecimiento de
diferentes
facilidades para el uso de los formularios.
 Información fija: Es la que viene impresa en el formulario y que debe
estar claramente
establecida.
Ejemplo: bauche vacío
 Información variable: Es aquella que se suministra por cada una de las
personas
involucradas en su elaboración.
Ejemplo: el bauche cuando se va a llenar con los datos.
 Arqueo de datos: Consiste en la investigación realizada por el analista
para determinar
cuáles son los datos que necesitan incluir así como la evaluación de su
utilidad y
pertinencia mediante la elaboración de:
 Lista de datos necesarios para que la forma pueda suministrar la
información para la
cual se diseña. Revisión de los datos que se va a incluir
 Estimación de la información en el procesamiento.
 Verificación de acceso a los datos necesarios para completar la forma.

El propósito fundamental del diseño de formas es suministrar medios

estandarizados para
el eficaz procesamiento de información administrativa y contable.
 Clasificación de datos.
 Datos en orden de importancia:
 Muy importante: es necesario destinarle en espacio preferencial de la
forma.
 Importantes: Es necesario agregarle espacio preferencial en la forma.
 Poco importantes: No es necesario destinarle un espacio en la forma.
 Datos de acuerdo a la frecuencia de entrada:
 Muy frecuentes: Si son muy frecuentes en necesario agregarle espacio en
la forma.
Ejemplo: un RIF
 Frecuentes: en caso de usarse con frecuencia también es necesario
destinarle un
espacio en la forma.
 Poco frecuentes: Si son de poco uso no es necesario destinarle espacio en
la forma.
 Selección de entrada de datos
Los datos deben ser distribuidos adecuadamente dentro de las tres partes
del formato
(encabezado, cuerpo y cierre) para que la transmisión de información deba
ser efectiva. Por lo
tanto en necesario ordenar la entrada de datos de acuerdo al orden de
salida, es decir se debe
cruzar las salidas de información de una forma con la entrada de la otra.
 Determinar espacio para completar cada uno de los datos
Para que tengan espacios apropiados, tanto verticales como horizontales, es
indispensable
preparar con anticipación un proyecto o diseño de la forma con todas las
entradas anotadas en
el como guía. Después de decidir la mejor frecuencia para la aprobación de
los datos se atrasa
nuevamente la forma y enseguida se determina el ancho mínimo de cada
columna y casilla,
preferiblemente en milímetros. Se suma y se compara con el espacio
disponible (aquel que
está encerrado entre los márgenes) teniendo cuidado de que no sobre pase
el espacio, si sobra
es necesario aumentar el ancho de las columnas que puedan aprovecharlas.
 Clasificación de los datos de acuerdo al espacio requerido por cada uno
El objetivo de esta fase de trabajo es el uso racional del espacio para evitar
el
desperdicio, a fin de obtener una forma funcional y de espacios agradables.
Durante su
ejecución se agrupan los datos de acuerdo a características bien definidas.
 Los datos que requieren de espacio para escribir aquellos
correspondientes a la
información que necesita varias líneas. Por ejemplo:
Nombre:
__________________
__________________
 Aquellos que pueden llenarse en un solo cuadro: se refiere a los datos
que recopilan
solo marcado x.
Tipo de empresa
Comercial industrial servicios
 Datos que requieren de espacios o cuadrados: corresponde aquellas que
se escriben
con códigos.

Rif
 Datos que requieren de espacios de calumnado: se emplea cuando la
forma requiere
operaciones de cálculo o listados.
código descripción Precio unitario cantidad
 Presentación.
Toda especialista de forma debe estar consciente de que no trabaja para sí
mismo sino
para otras personas; por lo tanto el resultado de su trabajo no solo debe
corresponder a
las exigencias técnicas de la organización a la cual le presta servicio, sino
que también
debe ser de aspecto agradable y fácil utilización, por esta razón es necesario
considerar
los siguientes aspectos.
 Vocabulario.
Debe ser preciso, evitar las abreviaturas o las frases incompletas que
pueden ser mal
interpretadas, los títulos deben ser concisos indicando con claridad el
objeto de la forma. El
nombre de la compañía deberá subordinarse con el nombre de la forma
aunque también
podría imprimirse en la base superior que se tenga destinada para los datos
de archivos y
otros seriales de identificación.
 Tipo de letra.
Debe ser muy clara y estilo muy sencillo, invariablemente se utiliza letra de
molde y se
utilizara el uso de letras cursivas, cuando se identifican espacios muy
importantes se utilizaran
letras en negritas.
 Tamaño de papel.
Es conveniente en toda clase de forma, limitar el tamaño de la hoja del
papel de
22x28cms (cartas) o 22x31(oficio) resultado tamaño carta más económico,
fácil de procesar,
almacenar y archivar.
 Número de copias.
Para cada formato se establecerá el número exacto de copias que está
especialmente
en el procedimiento.
 Tipo de papel.
Debe ser adecuado para el propósito del formato resistente al uso y a las
correcciones.
 Método de reproducción.
Se adoptara aquel método que no solo sea el más adaptable a las
necesidades sino
aquel que resulte más económico.
Entre ellos tenemos:
 Carbón brillante: se puede usar varias veces.
 Carbón desechable: se utiliza una sola vez.
 Auto copiante o Químicos: son aquel impregnado de ciertas sustancias
químicas que
permiten la reproducción del papel sin usar el carbón.
 Con Esponja carbonizada: presenta carbón sólo en los espacios que
quieren ser
reproducidos.
 Tipos de impresión.
Es necesario utilizarse un solo color de pinta A menos que exista una razón
plenamente sustentable, podría usarse tintas de diversos colores pero la
más apropiada es la
tinta negra para las mayorías de las formas.
 Rayado.
Los formatos son más fáciles de leer y llena cuando se emplean variaciones
en las
separaciones de las columnas de una misma categoría y las líneas dobles o
gruesas en las
líneas de las categorías.
 Disposición de las formas.

Para hacer más práctica la utilización de forma facilita su almacenamiento

y protege
del deterioro del uso inadecuado es necesario acordar con la topografía, el
tipo de disposición
y embalaje en el que debe ser entregado algunos tipos de alternativas son:
 Hojas sueltas: son embaladas por la tipografía en resma de hoja de
idéntica impresión,
mismo color y tamaño.
 Con matriz: sujetado el papel al cual está Unido las hojas impresas con
el papel carbón
desechable y que al ser retirado extrae el papel carbón, también puede
usarse papel
químico en lugar de papel carbón
 Instrucciones.
Es cuando las formas presentan cierto grado de dificultad para facilitar el
trabajo de
llenar las formas que para lograr que la información suministrada sea lo
más exacta posible, es
conveniente anexar en la carta posterior de la última copia de la misma un
instructivo que
aplique detalladamente el procedimiento para completar los datos que se
requieren.
 Especificaciones técnicas para la tipografía.
Sirve para garantizar la correcta impresión de las formas es necesario
describir con
precisión las características de las mismas a la tipografía. Unos de los
mecanismos más
efectivos es presentar una hoja con especificaciones diseñadas para tal fin,
a las cuales debe
anexarse un boceto o un modelo de forma cuando es necesario ordenar un
nuevo pedido.
 Control de forma.
La función básica del control de las formas es mejorar procedimientos y
métodos de
trabajo por medio de mayor simplicidad en el diseño del formulario, mayor
facilidad en la
anotación y uso de la fecha, adhesión estricta a normas reconocidamente
útiles. Los
objetivos de un programa de control de las formas pueden ser eliminación
de los formularios
innecesarios, perfeccionamiento en el diseño de las formas, economía en la
producción,
distribución y uso de las formas, análisis de las formas en relación a los
procedimientos y
métodos.
Para establecer un sistema adecuado de control de las formas es necesario
designar una
cantidad central o disponer de una persona de alta categoría que ejercite
esta función. Esta
unidad estará a cargo de aprobar formas que vayan a reimprimirse o que
vayan a realizar
cambios, además de considerar una revisión periódica de los formularios
almacenados.
 Toda forma cumple con los requisitos para las cuales fueron diseñadas.
 Los diseños cumplan con su propósito en forma eficiente y adecuada.
 El costo sea el más bajo posible, sin que esto represente un sacrificio de
calidad,
comodidad y presentación.
Por lo tanto, este control debe garantizar el mejoramiento continuo de las
formas y para
ello será necesario:
 Establecer un sistema de control de existencia y reabastecimiento que
permita la
disponibilidad suficiente a costos ventajosos
 Diseñar procedimientos para controlar las formas mediante el uso de
codificación,
clasificación y registro.
 Implementar los métodos adecuados de almacenamiento para evitar el
deterioro y
que además, permita el control de formas pre-numeradas para facilitar el
acceso.
 Establecer un archivo de formas de modelos de otras organizaciones.