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- Análisis Funcional –

- Proceso de Gestión Documental

Dpto. Seguridad en la Circulación
(ETS)-

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1.0 Agosto 2012 Creación de Documento.
2.0 Junio 2013 Revisión y cierre documento.
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INDICE
1. INTRODUCCIÓN................................................................................................. 5
1.1. Objetivo............................................................................................................. 5
1.2. Alcance del Sistema ......................................................................................... 5
1.3. Definiciones ...................................................................................................... 6
1.4. Documentación de Referencia ......................................................................... 6
2 MAPA DEL PROCESO ....................................................................................... 7
3 ANALISIS............................................................................................................ 8
3.1 Actividades del Proceso ................................................................................... 8
3.2 Diagramas de flujos del proceso ...................................................................... 9
3.3 Análisis de los Flujos ...................................................................................... 12
4 GESTIÓN GENERAL ........................................................................................ 13
4.1 Proceso de Gestión de riesgos, incidencias, recomendaciones e informes .. 13
4.2 Proceso de Gestión de Tareas....................................................................... 23
5 GESTIÓN DE ACTIVIDADES Y DOCUMENTOS EXTERNOS ......................... 27
5.1 Proceso de gestión de actividades y documentos externos .......................... 27
6 TRATAMIENTO DE INFORMES ....................................................................... 32
6.1 Proceso de generación de informes............................................................... 32
6.2 Proceso de Validación de informes ................................................................ 39
7 RECOMENDACIONES E INCIDENCIAS PCI ................................................... 41
7.1 Proceso de Gestión de catálogos.................................................................. 42
7.2 Proceso de Seguimiento de Recomendaciones e IPCI ................................. 47
8 DISTRIBUCIÓN................................................................................................. 53
8.1 Proceso de distribución .................................................................................. 53
9 PLANIFICACIÓN............................................................................................... 57
9.1 Proceso de Planificación ................................................................................ 57
10 PROCESOS AUTOMATICOS ........................................................................... 60
10.1 Tareas............................................................................................................. 60
10.2 Notificaciones ................................................................................................. 61
11 GESTIÓN DE SOLICITUDES PN Y PNP ......................................................... 62
11.1 Proceso de gestión de solicitudes de PN ....................................................... 62
11.2 Proceso de Gestión de solicitudes de PNP.................................................... 65
12 REQUISITOS TÉCNICOS ................................................................................. 69
12.1 Procesos del Sistema..................................................................................... 69
12.2 Interfaz de usuario .......................................................................................... 70
12.3 Formularios..................................................................................................... 70
12.4 Búsquedas y Trazabilidad .............................................................................. 71
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12.5 Buzón de actividad ......................................................................................... 71

12.6 Gestión documental........................................................................................ 71
12.7 Creación de doumentos ................................................................................. 72
12.8 Integración con herramienta de Incidencias del puesto de mando................ 73
12.9 Integración con INTRAGES............................................................................ 73
12.10 Directorio activo, Gestión de usuarios y Permisos......................................... 74
12.11 Distribución ..................................................................................................... 74
12.12 Carga Inicial.................................................................................................... 75
12.13 Mantenimiento de datos maestros ................................................................. 75
12.14 Entorno de desarrollo ..................................................................................... 75
13 ANEXOS ........................................................................................................... 75
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1. INTRODUCCIÓN
El presente documento constituye el tercer entregable del proyecto “Análisis y
Diseño del Proceso de Gestión documental del Departamento de Seguridad en la
Circulación” que se ha acordado realizar para Eusko Trenbide Sarea (a partir de
ahora ETS).

1.1. OBJETIVO

El objetivo de este documento es describir una solución que cumpla con los
requisitos de mejora del proceso de gestión documental identificados en la fase de
análisis del proyecto (documento “RQ_MANUAL DE REQUISITOS.xls”). La
definición se abordará siguiendo un hilo funcional, describiendo cada uno de los
flujos del nuevo proceso de gestión documental y tratando de ofrecer una conexión
entre todos ellos. No se encontrará en este documento una solución técnica
precisa, pero sí un apartado de análisis donde se darán ciertas características
generales.

1.2. ALCANCE DEL SISTEMA

El alcance se centra en una solución que permita llevar a cabo las actividades de
gestión documental del departamento de seguridad en la circulación de forma
centralizada mediante una aplicación que dé cobertura al Proceso de gestión
documental. Además la solución técnica debe ser flexible para poder ampliarse al
resto de departamentos de ETS, permitiendo la definición de nuevos flujos y
elementos que soporten el proceso de gestión documental de toda la organización.
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1.3. DEFINICIONES

Conjunto de datos definidos con el objetivo de identificar los

elementos del sistema de gestión (incidencias, informes,
Datos Generales documentos, etc). Los datos generales dependen del tipo de
elemento.

Conjunto de información definida para cada elemento del

Datos sistema con el objetivo de completar información para las
Complementarios
actividades del proceso.

Es el conjunto de actividades que se llevan a cabo para la

Proceso de gestión de documentos y tareas del departamento de
Gestión seguridad en la circulación.

Los procesos son las funcionalidades que debe cumplir la

Proceso aplicación para implementar el proceso de gestión.

1.4. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA

• IS-SC-06 Auditorias del Departamento de Seguridad en la Circulación.
• IS-SC-09 Corte de corriente en catenaria y LMT
• IS-SC-10 Disparo emergencia en telemando de subestaciones.
• IS-SC-13 Establecimiento de precauciones limitaciones de velocidad.
• IS-SC-14 Banderines de señalización en vía.
• IS-SC-15 Protección personal en vías de evacuación.
• IS-SC-16 Grandes actuaciones ferroviarias.
• IS-SC-20 Sistema de Guardias ETS. Normativa de funcionamiento.
• PS-SC-03 Organización de la Seguridad.
• PS-SC-05 Plan Emergencia Tranvía de Bilbao.
• PS-SC-06 Inspección y Verificación de la Seguridad en la Circulación.
• PS-SC-07 Investigación de Incidentes y Accidentes.
• PS-SC-08 Procedimiento General Emergencia.
• PS-SC-09 Trabajos en Vía y Control de Contratistas.
• PS-SC-11 Validación y Control de Maquinaria Auxiliar de Vía.
• PS-SC-17 Trabajos en el Tranvía.
• PS-SC-20 Prevención y Gestión de Incidencias.
• RQ_MANUAL DE REQUISITOS Manual de Requisitos
• PCGD Gestión Documental Dpto seguridad en la Circulación Proceso de
Gestión Documental del departamento de seguridad en la circulación
• Relación Pasos a Nivel última versión 17-08-12
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2 MAPA DEL PROCESO

ENTRADAS SALIDAS
Herramienta de Incidencias
Incidencias
Tratamiento y Notificaciones PCI
Notificaciones de
Seguimiento de
Riesgos
Incidencias PCI Riesgos
Tratamiento de
Solicitud de Informe Informes No Informes de
Planificaods investigación

Recomendaciones de Seguridad
Recomendación de Informe de inspección
seguridad externa aleatoria

Informe de inspección
Informes de
planificada
Inspección
Plan de seguridad planificada Informes de Auditoria
PLANIFICACIÓN

Informes de Auditoria Catálogo de RS

Notificaciones RS
Informes de Control

DISTRIBUCION
Informes de Control

Seguimiento
Actividad de
Formación

Solicitud Registro Seguimiento

Jurídico Registro Jurídico

Seguimiento
Documento externo
informativo Documentos
Informativos

Informe Solicitud
prórroga PNP
Solicitud PN Informes de Informe Solicitud
Solicitudes de Pasos Supresión PNP
a Nivel Informe Solicitud Alta
Solicitud PNP PNP
Informe Solicitud
Supresión PN
Informe Solicitud
Cambio PN
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3 ANALISIS
En este apartado se presenta un análisis basado en el estudio de las actividades
del proceso de gestión: se analizarán los diferentes flujos de estados y las
relaciones y dependencias de las actividades del proceso. Para identificar las
diferentes funcionalidades de la aplicación se agruparán los flujos de
características similares. Por último se definirán los procesos que implementarán el
proceso de gestión documental del departamento de seguridad en la circulación.

3.1 ACTIVIDADES DEL PROCESO

El sistema de gestión documental del departamento de seguridad en la circulación

está constituido por los siguientes tipos de procesos: Proceso de planificación,
proceso de distribución, procesos generales y procesos transversales.

El Proceso de planificación tiene como objetivo que el usuario pueda programar

notificaciones, alertas y tareas.

El proceso de Distribución permitirá distribuir información y gestionar los envíos

de información que se hagan desde el sistema.

Los Procesos Generales son horizontales y describen las actividades para

gestionar los elementos de entrada del proceso de gestión. Los procesos
generales son:

• Gestión de riesgos e incidencias

• Gestión de Tareas planificadas

• Gestión de Solicitudes

• Gestión de Documentos externos

Los procesos transversales tienen como objetivo realizar un tratamiento

específico dentro de un proceso general, como crear un informe (tratamientos de
informes), realizar el seguimiento de cierta actividad (tratamientos de actividades),
o el seguimiento de una incidencia o una acciones correctiva (procesos de
seguimiento).
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3.2 DIAGRAMAS DE FLUJOS DEL PROCESO

3.2.1 PLANIFICACIÓN

3.2.2 DISTRIBUCIÓN

3.2.3 GESTIÓN DE RIESGOS E INCIDENCIAS

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3.2.4 GESTIÓN DE TAREAS PLANIFICADAS

3.2.5 GESTIÓN DE SOLICITUDES

NO
Solicitud de
Pendiente ¿Tratamiento? En Curso Cerrado
informe

SI

Informe No Pendiente Distribuci

Pendiente Validado Pendiente Distribuido
Planificado Validación ón

Solicitud de
Registro Pendiente Cerrada
jurídico

NO
Solicitud de
Pendiente ¿Tratamiento? Tramitado Cerrado
Paso a Nivel

SI

Informe
Pendiente Distribuci
Solicitud Pendiente Validado Pendiente Distribuido
Validación ón
PN

NO
Solicitud de ¿Solicitud NO
Pendiente ¿Tratamiento? Tramitado Cerrado
PNP Aprobada?

SI
SI

Informe Aprobado
Pendiente Distribuci
Solicitud Pendiente Validado Pendiente Distribuido
Validación ón
PN
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3.2.6 GESTIÓN DE DOCUMENTOS EXTERNOS

Documento
Informativo Pendiente Cerrada

Recomenda NO
ción de
Pendiente ¿Tratamiento? En Curso Cerrado
Seguridad
externa SI

Segumiento
Recomendac Pendiente En curso Cerrado
ión externa
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3.3 ANÁLISIS DE LOS FLUJOS

Observando el diagrama se identifican los siguientes tipos de flujos:

• Flujos de gestión general: son los marcados en color amarillo y tienen las
siguientes características:

o Los posibles estados del flujo son: Pendiente, En curso y Cerrado.

o La transición de estados puede ser: Pendiente-Cerrado; Pendiente

- En curso; En curso-Cerrado.

o La transición de estados Pendiente-En curso sucede cuando

comienzan las actividades de un subprocedimiento.

• Flujos de Seguimiento: Corresponden con los Tratamientos de incidencias

de tipo PCI, recomendaciones de seguridad y el seguimiento de
recomendaciones de seguridad externa. Son los flujos marcados en verde y
tienen las siguientes características:

o Flujo de estados: Pendiente, En curso y Cerrado.

o Al pasar a estado pendiente el proceso general correspondiente

pasa a estado cerrado.

• Flujos de tratamiento de actividades: son los flujos marcados en color rosa

y tienen el siguiente flujo de estados: Pendiente y Cerrado.

• Flujos de Tratamiento de informes: Son los flujos de los cinco Tratamientos

de informes cuyo flujo de estados define el ciclo de vida de los documentos
que se generan.

• Flujos de Solicitudes de pasos a nivel: son los flujos correspondientes al

procedimiento de Gestión de solicitudes para solicitudes de tipo Pasos a
nivel: Solicitudes de pasos a nivel y Solicitudes de pasos a nivel
provisionales.

• Flujo del proceso de Planificación.

• Flujo del proceso de Distribución.

Cada uno de estos grupos de flujos define una funcionalidad de la aplicación. A

continuación se exponen los procesos para la implementación de dichas
funcionalidades y se plantean diferentes opciones técnicas para su ejecución.
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4 GESTIÓN GENERAL
En este apartado se definen los procesos para la implementación de las siguientes
actividades:

• Gestionar los Riesgos e incidencias

• Gestionar Solicitudes de informes
• Gestionar Tareas planificadas
• Gestionar recomendaciones de seguridad externas

4.1 PROCESO DE GESTIÓN DE RIESGOS, INCIDENCIAS,

RECOMENDACIONES E INFORMES

El proceso se activa con el alta de una incidencia, el alta de un riesgo, el alta de

una solicitud de informe o el alta de un documento externo de tipo Recomendación
de seguridad externa.

4.1.1 DIAGRAMA DE FLUJO

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4.1.2 ALTA DE INCIDENCIA:

Desde la aplicación de incidencias de puesto de mando o bien desde la

herramienta de gestión de actividades de Seguridad en la Circulación, se realizará
la recepción de la incidencia: llegan los datos generales de la incidencia al sistema
de gestión. Será necesario que estén informados los datos generales obligatorios.
En tal caso se realiza el alta automática de la incidencia. En cualquier caso, el
usuario tendrá la opción de completar o cambiar estos datos de forma manual,
seleccionando una opción que le permita introducir la información mediante el
formulario de datos generales.

• Opción A: Con el fin de mantener la coherencia de la información de la

incidencia original, se aprovechará una vista de la BBDD de la herramienta
de incidencias para mostrar la información definida como datos generales
de la nueva incidencia creada. De esta manera cualquier modificación en la
información desde cualquiera de los dos sistemas mantendrá la coherencia
con el otro.

• Opción B: También se podrá optar por un proceso de volcado desde la

aplicación original de incidencias a la nueva aplicación de gestión. Este
proceso podría ser planificado o a petición por el usuario desde una opción
de la aplicación de gestión. En este caso se da por hecho que la
información que se modifica desde la aplicación de gestión no tendrá
coherencia con la información de la incidencia original.

Para mantener la trazabilidad entre ambos sistemas será necesario almacenar en

el sistema de gestión el código de incidencia asignado por la herramienta de
incidencias. El sistema de gestión asignará un nuevo código a la incidencia en su
transición de estados ya que este código dependerá de la activación de sus
eventos hijo. Seria interesante que esta codificación se almacenase también en el
sistema origen para mantener un vínculo bidireccional.
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4.1.3 ALTA DE RIESGOS:

El Alta de los riesgos se hará de forma manual y para ello será necesario guardar
los datos generales obligatorios. La aplicación permitirá al usuario dar de alta el
riesgo de forma manual seleccionando una opción de menú. Cuando el usuario
selecciona esta opción podrá seleccionar el tipo de riesgos e introducir y guardar el
resto de los datos generales obligatorios completando el formulario de datos
generales.

Al realizar el alta el sistema asigna el Código del Riesgo: CRI-xxx, con xxx
secuencial si es interno; CRE-xxx, con xxx secuencial si es externo.

4.1.4 ALTA DE SOLICITUD DE INFORME

El Alta de una solicitud de informe se hará de forma manual y para ello será
necesario guardar los datos generales obligatorios, entre otros el usuario que ha
realizado la solicitud. La aplicación permitirá al usuario dar de alta el riesgo de
forma manual seleccionando una opción de menú. Cuando el usuario selecciona
esta opción podrá introducir y guardar el resto de los datos generales obligatorios
completando el formulario de datos generales.

4.1.5 ALTA DE DOC EXTERNO TIPO RECOMENDACIÓN DE SEGURIDAD EXTERNA:

El Alta de lo documentos externos se hará de forma manual y para ello será

necesario guardar los datos generales obligatorios de la recomendación de
seguridad externa. La aplicación permitirá al usuario dar de alta la recomendación
de seguridad externa mediante una opción de menú. Cuando el usuario selecciona
esta opción podrá introducir y guardar el resto de los datos generales obligatorios
completando el formulario de datos generales.

Para los documentos externos de tipo recomendación de seguridad el sistema

asigna el Código RCE-TT- xxx, con xxx secuencial TT tipo de recomendación de
seguridad externa.
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4.1.6 TRATAMIENTO

Una vez se ha realizado el alta el proceso pasa a estado pendiente y la aplicación

permitirá al usuario realizar la búsqueda del elemento de entrada mediante
consultas al sistema. Para ello dispondrá de una opción de menú que permitirá
aplicar filtros sobre los campos definidos en sus datos generales.

El resultado de la búsqueda será un listado de los elementos que cumplen los

criterios de búsqueda y desde el cual se podrá acceder al elemento para su
tratamiento. Este tratamiento depende del estado en que se encuentre el proceso.

• Estado Pendiente: Tras el alta en el sistema el riesgo y la incidencia pasan

a estado pendiente y el usuario dispondrá de las siguientes opciones:

o Consultar los Datos Generales: el usuario podrá consultar los datos

introducidos mediante el formulario de datos generales.
o Completar y guardar Datos Generales: el usuario podrá modificar los datos
generales y completar aquellos datos que no estén informados
introduciendo valores mediante el formulario de datos generales y
guardarlos en el sistema.
o Completar y guardar Datos complementarios: el usuario podrá editar los
datos complementarios guardados en el sistema y completar aquellos
datos que no estén informados introduciendo valores mediante el
formulario de datos complementarios y guardarlos en el sistema.
o Consultar Datos complementarios: el usuario podrá consultar los datos
introducidos mediante el formulario de datos complementarios.
o Anexar Documentos: el usuario podrá seleccionar una opción que le
permita anexar documentos a la incidencia.
o Consultar Anexos: El usuario podrá consultar los documentos anexados.
o Cerrar el proceso: el usuario tendrá la opción de cerrar el proceso. Al
seleccionar esta opción la aplicación mostrará un mensaje solicitando
confirmación.
o Iniciar el Proceso de generación de informes. Al seleccionar esta opción la
aplicación mostrará un mensaje solicitando confirmación.
o Iniciar el Proceso de Gestión de catálogos. Al seleccionar esta opción la
aplicación mostrará un mensaje solicitando confirmación.
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• Transición de Estados Pendiente-Cerrado: Esta transición de estados

sucede cuando:

o El usuario cierra el proceso manualmente.

o Tras finalizar el proceso de gestión de catálogos, cuando se activa el
proceso de seguimiento de recomendaciones e incidencias PCI. Entonces
la incidencia, el riesgo o el documento de tipo recomendación externa pasa
a estado cerrado y el seguimiento de recomendaciones e incidencias PCI
pasa estado Pendiente.

Para las incidencias el sistema asignará el código IC-TT-xxx-año donde TT

es código de tipo de incidencia y xxx un número secuencial por tipo de
incidencia. El código TT se describe en el campo Tipo de incidencia de los
datos generales de la incidencia.

• Transición de Estados Pendiente-En curso: Esta transición de estados

sucede cuando se activa el proceso de informes no planificados. En ese
momento el sistema asignará el mismo código IN-TT-xxx-año al informe y a
la incidencia, donde xxx es un secuencial por tipo de incidencia y TT es el
código de tipo de incidencia. Los diferentes tipos de incidencia deben
coincidir con los diferentes tipos de informe no planificado y el código TT
se describe en el campo Tipo de incidencia/Tipo de informe de los datos.

• Estado En Curso: Cuando el proceso está En curso el usuario podrá

realizar las siguientes actividades:

o Consultar los Datos Generales: el usuario podrá consultar los datos

introducidos mediante el formulario de datos generales.
o Completar y guardar Datos Generales: el usuario podrá modificar los datos
generales y completar aquellos datos que no estén informados
introduciendo valores mediante el formulario de datos generales y
guardarlos en el sistema.
o Completar y guardar Datos complementarios: el usuario podrá editar los
datos complementarios guardados en el sistema y completar aquellos
datos que no estén informados introduciendo valores mediante el
formulario de datos complementarios y guardarlos en el sistema.
o Consultar Datos complementarios: el usuario podrá consultar los datos
introducidos mediante el formulario de datos complementarios.
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• Transición de Estados En Curso-Cerrado: Mientras el proceso está en

curso se estará ejecutando el tratamiento de informes. La transición a
estado Cerrado sucede cuando finaliza el proceso de validación y el
informe pasa a estado Validado.

• Estado Cerrado: Cuando el usuario accede a un riesgo o una incidencia en

estado Cerrado únicamente podrá realizar las siguientes actividades:

o Consultar los Datos Generales: el usuario podrá consultar los datos

introducidos mediante el formulario de datos generales.
o Consultar Datos complementarios: el usuario podrá consultar los datos
introducidos mediante el formulario de datos complementarios.
o Distribuir la incidencia: el usuario podrá seleccionar una opción para activar
el Proceso de Distribución.

Los datos generales de las incidencias se deben almacenar en la BBDD del área
de BI de ETS. Para que exista coherencia en la información se considera la opción
de un proceso batch diario que haga un volcado de la información de las
incidencias cerradas del sistema a dicha BBDD.
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4.1.7 CAMPOS Y FORMATOS

Los datos generales de las incidencias y sus formatos son los siguientes:

Título (Obligatorio). Texto

Valores de lista desplegable: ATB. Accidente

de Tranvía Bilbao; ATV. Accidente de tranvía
Vitoria, A. Accidente de Ferrocarril, ITB.
Incidente de tranvía Bilbao, ITV. Incidente de
tranvía Vitoria, I. Incidente de ferrocarril, PN.
Incidencia pasos a nivel, MV. Incidencia
Maquinaria auxiliar de vía; TV. Incidencia
Tipo de Incidencia (Obligatorio).
Trabajos en vía; EC. Incidencia de equipos de
Comunicaciones. CC. Incidencia en Calidad
de comunicaciones; DS. Incidencia de
Disparos; PNP. Incidencia en pasos a Nivel
Provisionales.AR.Autorizaciones de Resbase;
EU. Incidencias Euroloop; AI. Actos Incívicos;
PCI. Incidencias PCI.

Origen: Texto:

Empresa Listado de directorio activo

Departamento Listado de directorio activo

Código de incidencia Automático

Código original de la aplicación de

Automático
incidencias
Fecha Dd/mm/aaaa

Hora Formato hh:mm (24H)

Valor de la lista “Relación Pasos a Nivel

Paso a Nivel
última versión 17-08-12”

Indicador paso a Nivel Lista desplegable: Provisional/Fijo

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Valor numérico. Formato xxx,xxx (3 enteros ,

Punto Kilométrico
3 decimales)

Línea Valor de Lista de intrages.

Estación Valor de Lista de intrages.

Tipo de Señal Valor de Listado de aplicación de incidencias

Número de Señal Número

Automático. Formato: tipo número (ejemplo:

Código de señal
SE1)

Tipo de Aguja Valor de Listado de aplicación de incidencias

Número de Aguja Número

Automático. Formato: tipo número (ejemplo:

Código de Aguja
SE1)
Nº de Tren Valor Numérico longitud 5

Tipo de vehículo ferroviario Valor de Lista de intrages.

Código de Vehículo Valor de Lista de intrages.

Inspector de puesto de mando Valor de Lista de intrages.

Operador de puesto de mando Valor de Lista de intrages.

Motivo de las causas (Obligatorio). Texto

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Los datos generales de los Riesgos son los siguientes:

Título (Obligatorio). Texto:

Tipo de Riesgo (Obligatorio). Valores de lista desplegable: Externo; Interno

Origen: (Obligatorio). Texto:

Usuario: (Obligatorio). Listado de directorio activo

Empresa (Obligatorio). Listado de directorio activo

Departamento (Obligatorio). Listado de directorio activo

Código. Automático

Fecha Dd/mm/aaaa

Hora Formato hh:mm (24H)

Valor de la lista “Relación Pasos a Nivel

Paso a Nivel
última versión 17-08-12”

Indicador paso a Nivel Lista desplegable: Provisional/Fijo

Valor numérico. Formato xxx,xxx (3 enteros ,

Punto Kilométrico
3 decimales)

Línea Valor de Lista de intrages.

Estación Valor de Lista de intrages.

Tipo de Señal Valor de Listado de aplicación de incidencias

Número de Señal Número

Automático. Formato: tipo número (ejemplo:

Código de señal
SE1)

Tipo de Aguja Valor de Listado de aplicación de incidencias

Número de Aguja Número

Automático. Formato: tipo número (ejemplo:

Código de Aguja
SE1)
Nº de Tren Valor Numérico longitud 5
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Tipo de vehículo ferroviario Valor de Lista de intrages.

Código de Vehículo Valor de Lista de intrages.

Inspector de puesto de mando Valor de Lista de intrages.

Operador de puesto de mando Valor de Lista de intrages.

Motivo de las causas (Obligatorio). Texto

Datos generales de un documento de tipo Recomendación de seguridad externa

son los siguientes:

Título (Obligatorio). Texto:

Origen: (Obligatorio). Texto:

Usuario: (Obligatorio). Listado de directorio activo. Obligatorio.

Empresa Listado de directorio activo. Obligatorio.

Departamento Listado de directorio activo. Obligatorio.

Código Automático

Los datos complementarios para cada caso se definen en los anexos del presente
documento.
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4.2 PROCESO DE GESTIÓN DE TAREAS

El proceso se activa con el alta de una de las siguientes tareas:

• Tarea de informe de control

• Tarea de informe de inspección planificada

• Tarea de informe de auditoria

4.2.1 DIAGRAMA DE FLUJO

Usuario
Tarea Pendiente

Cerrar/ Iniciar
Consulta Tratamiento
Reasignar
Datos de Informes
Tarea

Generaci
ón de
informe

En curso

Validació
n
Consulta
Datos

Cerrado
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4.2.2 ALTA DE TAREA

Las tareas se programan mediante el proceso de planificación y se dan de alta

automáticamente en estado Pendiente en el buzón de actividad del usuario. Estas
tareas pueden ser del tipo:

• Tarea de informe de inspección planificada

• Tarea de informe de control

• Tarea de informe de auditoria

4.2.3 TRATAMIENTO

Los usuarios tendrán una opción de menú con la que poder acceder a su buzón de
actividad y consultar el listado de las tareas que se encuentran en estado
Pendiente o En Curso. El usuario podrá acceder a una tarea y seleccionar la
opción correspondiente para el tratamiento de la tarea.

• Estado Pendiente: El usuario podrá tendrá la opción de:

o Consultar los Datos Generales: el usuario podrá consultar los datos
introducidos mediante el formulario de datos generales en el proceso de
Planificación.
o Consultar los Datos complementarios: el usuario podrá consultar los datos
complementarios de la tarea.
o Cerrar la tarea o la solicitud: el usuario tendrá la opción cerrar la tarea. Al
seleccionar esta opción la aplicación mostrará un mensaje solicitando
confirmación.
o Reasignar la tarea: podrá reasignar la tarea a otro usuario.
o Iniciar el Proceso de informes planificados. Al seleccionar esta opción la
aplicación mostrará un mensaje solicitando confirmación.
• Transición Pendiente - Cerrado: La tarea se cierra cuando el usuario
selecciona la opción para cerrar la tarea o cuando la reasigna. Cuando se
cierra la tarea desaparece del buzón de actividad. Si ha reasignado la
tarea, entonces automáticamente la tarea pasará al buzón de actividad del
nuevo usuario responsable.

• Transición Pendiente - En curso: Esta transición sucede cuando se activa

el proceso de informes planificados.
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• Estado En Curso: El usuario podrá tendrá la opción de:

o Consultar los Datos Generales: el usuario podrá consultar los datos

introducidos mediante el formulario de datos generales en el proceso de
Planificación.
o Reasignar la tarea: podrá reasignar la tarea a otro usuario:
automáticamente la tarea desaparecerá de su buzón de actividad pasará al
buzón de actividad del nuevo usuario responsable en estado En Curso. El
nuevo usuario responsable podrá continuar con la ejecución del proceso
de informes no planificados.

• Transición En Curso - Cerrado: La tarea pasa automáticamente a estado

cerrado cuando finaliza el proceso de informes no planificados.

• Estado Cerrado: Cuando pasa a estado cerrado la tarea desaparece el

buzón de actividad del usuario.
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4.2.4 CAMPOS Y FORMATOS

Datos generales de las tareas:

Título (Obligatorio). Texto

Valores de lista desplegable: IA: Informe de

auditoria; ICI informe de control de
incidencias; IACC informe de Accidentalidad;
MV. Informe de inspección de Maquinaria
auxiliar de vía; TV. Informe de inspección de
Trabajos en vía; EC. Informe de inspección
de Equipos de Comunicaciones. CC. Informe
Tipo de Tarea de inspección planificada
de inspección de Calidad de comunicaciones;
(Obligatorio).
DS. Informe de inspección de Disparos; PNP.
Informe de inspección de Pasos a Nivel
Provisionales; PN Informe de inspección de
Pasos a Nivel; AR. Informe de inspección de
Autorizaciones de Resbase; EU. Informe de
inspección de Euroloop; PCI Informe de
inspección de Protección contra incendios.

Usuario responsable: Texto

Empresa Listado de directorio activo

Departamento Listado de directorio activo

Fecha Dd/mm/aaaa

Usuario creador de la tarea Texto:

Motivo de las causas (Obligatorio). Texto

 Cod: AF
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5 GESTIÓN DE ACTIVIDADES Y DOCUMENTOS

EXTERNOS
El proceso permite realizar el seguimiento de actividades tales como la asistencia
a una formación o la búsqueda de un vídeo derivada de una solicitud de registro
jurídico. También permite al usuario almacenar documentos informativos.

5.1 PROCESO DE GESTIÓN DE ACTIVIDADES Y DOCUMENTOS EXTERNOS

El proceso se activa cuando:

• Llega una nueva tarea del tipo actividad de formación al buzón de actividad
del usuario.

• Se realiza el alta de una solicitud de registro jurídico.

• Se realiza el alta de un documento externo de tipo informativo.

5.1.1 DIAGRAMA DE FLUJO

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5.1.2 ALTA DE TAREA

Las tareas del tipo actividad de formación llegan en estado Pendiente de forma
automática al buzón de actividad de un usuario según lo programado en el proceso
de Planificación.

5.1.3 ALTA DE SOLICITUD DE REGISTRO JURÍDICO

El alta de una solicitud de registro jurídico se realiza de forma manual guardando

en el sistema los datos generales obligatorios de la solicitud. Para ello el usuario
podrá seleccionar una opción de menú para completar y guardar estos datos
mediante el formulario de datos generales. Una vez realizada el alta, la solicitud
pasa a estado Pendiente.

5.1.4 ALTA DE DOCUMENTO EXTERNO INFORMATIVO

El alta de un documento externo de tipo informativo se realiza de forma manual

guardando en el sistema los datos generales obligatorios y anexando el
documento para guardarlo en el sistema. Una vez realizada el alta, El documento
pasa a estado Pendiente.

5.1.5 TRATAMIENTO

Los usuarios tendrán una opción de menú con la que poder acceder a su buzón de
actividad y consultar el listado de las tareas que se encuentran en estado
Pendiente o En Curso. El usuario podrá acceder a una la tarea de asistencia de
formación y seleccionar la opción correspondiente para el tratamiento de la tarea.

También dispondrá de una opción para buscar las solicitudes de registros jurídicos
y podrá filtrar las búsquedas por los campos definidos en los datos generales de la
solicitud. Las búsquedas lanzarán consultas y la aplicación mostrará el resultado
en forma de listado. El usuario podrá acceder a la solicitud para proceder con su
tratamiento.

Del mismo modo el usuario dispondrá de una opción para buscar las solicitudes de
registros jurídicos y podrá filtrar las búsquedas por los campos definidos en los
datos generales de la solicitud. Las búsquedas lanzarán consultas y la aplicación
mostrará el resultado en forma de listado. El usuario podrá acceder a la solicitud
para proceder con su tratamiento.
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• Estado Pendiente: El usuario podrá tendrá la opción de:

o Consultar los Datos Generales: el usuario podrá consultar los datos

introducidos mediante el formulario de datos generales.

o Consultar los Datos complementarios o de seguimiento: el usuario

podrá consultar los datos complementarios de la tarea.

o Completar los datos complementarios: introduciendo los datos

complementarios podrá registrar los comentarios sobre el
seguimiento de las actividades que está llevando a cabo.

o Adjuntar documentos.

o Cerrar: el usuario tendrá la opción cerrar la tarea o la solicitud de

registro jurídico de forma manual. seleccionar esta opción la
aplicación mostrará un mensaje solicitando confirmación.

• Transición Pendiente - Cerrado: Cuando el usuario selecciona la opción

para cerrar la tarea de asistencia a formación, la solicitud de registro
jurídico o el documento informativo pasa a estado cerrado. La tarea de
asistencia a formación desaparece del buzón de actividad pero el usuario
tendrá acceso a la tarea desde una opción de menú que le permita
consultar el seguimiento registrado.

• Estado Cerrado: el usuario podrá acceder a cada uno de los elementos

para consultar sus datos generales y complementarios.
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5.1.6 DATOS Y FORMATOS

Datos generales de la tarea del tipo actividad de formación:

Título (Obligatorio). Texto

Nombre del curso Texto:

Usuario responsable: Listado de directorio activo

Empresa Listado de directorio activo

Departamento Listado de directorio activo

Fecha del curso Dd/mm/aaaa

Usuario creador de la tarea Texto:

Motivo de las causas (Obligatorio). Texto

Datos generales del documento externo de tipo informativo:

Título (Obligatorio). Texto

Usuario remitente: Listado de directorio activo

Empresa Listado de directorio activo

Departamento Listado de directorio activo

Fecha comunicación Dd/mm/aaaa

Motivo de las causas (Obligatorio). Texto

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Datos generales de la solicitud de registro jurídico:

Título (Obligatorio). Texto

Usuario Solicitante Listado de directorio activo

Empresa Listado de directorio activo

Departamento Listado de directorio activo

Fecha petición Dd/mm/aaaa

Motivo de las causas (Obligatorio). Texto

Datos solicitados (obligatorio) Texto

Usuario responsable extracción

Listado de directorio activo
(obligatorio).

Los datos complementarios para el seguimiento de las actividades son los

siguientes:

Seguimiento: Texto

Fecha última actualización: Dd/mm/aaaa (Automático)

Usuario última actualización: Automático

Fecha de Cierre: Dd/mm/aaaa

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6 TRATAMIENTO DE INFORMES
Esta funcionalidad permite al usuario introducir información mediante formularios y
generar como resultado un documento, un informe físico. El documento se creará
mediante el rellenado de plantillas, tendrá asociada cierta información de carácter
de metadato y será almacenado dentro de un gestor documental junto con otros
archivos (documentos office, audio, vídeo, etc) que el usuario podrá introducir
mediante una opción de menú de la aplicación.

6.1 PROCESO DE GENERACIÓN DE INFORMES

El proceso se activa con el alta de un informe.

6.1.1 DIAGRAMA DE FLUJO

Usuario

Alta de
Informe

Pendiente

Consultar y Iniciar Gestión Seguimie

Generar
Completar Gestión de de nto RS
Informe
Datos Catálogos Catálogo IPCI
s

Tarea
Pdte
Validació
Validación
n

Consultar
Datos

Validació
Validado
n

Consultar Distribuir
Datos documento
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6.1.2 ALTA DE INFORMES NO PLANIFICADOS

El usuario accede al alta de informes no planificados desde el proceso de gestión

de riesgos e incidencias, cuando el proceso se encuentra en estado pendiente,
seleccionando la opción para el tratamiento de informes no planificados.

Al seleccionar esta opción el usuario podrá dar de alta un informe de investigación

o un informe de inspección aleatoria.

Para dar de alta el informe se deben guardar los datos generales obligatorios del
informe. Para ello dispondrá de una opción de menú con la que accederá a
completar y guardar estos datos.

6.1.3 ALTA DE INFORMES PLANIFICADOS

El usuario accede al alta de informes planificados desde el proceso de gestión de

tareas, cuando la tarea se encuentra en estado pendiente, seleccionando la opción
correspondiente del tratamiento de la tarea.

Al seleccionar esta opción en el tratamiento de tareas de informes de auditoria se

podrá dar de alta un informe de auditoria. Si se selecciona la opción en el
tratamiento de tareas de informes de inspección planificada se podrá dar de alta un
informe de inspección planificada y desde el tratamiento de tareas de informes de
control podrá darse de alta un informe de control.

Para dar de alta el informe se deben guardar los datos generales obligatorios del
informe. Para ello dispondrá de una opción de menú con la que accederá a
completar y guardar estos datos.
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6.1.4 ALTA DE INFORMES DE SOLICITUD DE PASOS A NIVEL

El alta de informes de solicitudes de pasos a nivel y pasos se inicia bien desde el

proceso de gestión de solicitudes de pasos a nivel o bien desde el proceso de
gestión de solicitudes de pasos a nivel provisionales. Los informes de solicitudes
de pasos a nivel pueden ser:

• Solicitud de alta de PNP

• Solicitud de prórroga de PNP
• Solicitud de Supresión de PNP
• Solicitud de supresión de PN
• Solicitud de cambio de clase de PN

6.1.5 TRATAMIENTO

Una vez dado de alta, el tratamiento del informe pasa a estado Pendiente y el
sistema realiza automáticamente el siguiente tratamiento: los datos generales del
informe comunes a los datos generales guardados en el proceso desde el cual se
ha accedido a realizar el alta del informe se informan automáticamente con los
valores introducidos en el proceso original.

Además el usuario podrá acceder al informe mediante una opción de búsqueda

que le permita lanzar consultas al sistema filtrando por los datos generales del
informe. La aplicación mostrará como resultado un listado y el usuario podrá
acceder al informe para continuar su tratamiento:

• Estado Pendiente: El usuario tendrá la opción de:

o Consultar los datos generales.

o Completar y guardar los datos generales mediante el formulario de datos
generales del informe. En ese momento el proceso original estará en
estado En curso y el usuario también podrá editar los datos comunes a
ambos procesos. Para garantizar la coherencia de la información, estos
datos podrán almacenarse en un repositorio compartido o bien cualquier
otra opción que permita administrar la información de los datos generales
comunes de manera que estén alineados.
o Consultar los datos complementarios.
o Completar y guardar los datos complementarios del informe.
o Adjuntar archivos seleccionando la opción para anexar.
o Crear recomendación de seguridad. Con esta opción el usuario podrá
iniciar el proceso de gestión de catálogos.
o Generar el documento. Al seleccionar esta opción el sistema generará un
documento word rellenando la plantilla del informe correspondiente con los
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datos introducidos: La cabecera con los datos generales, el apartado de

recomendaciones de seguridad con el campo identificado en los datos de
la recomendación y el resto del documento con los datos complementarios
del informe. Una vez creado el documento el sistema solicitará al usuario
introducir los datos para programar la creación de una tarea de validación.

• Transición Pendiente-Pendiente de validación. Una vez generado el

documento el informe pasa a estado Pendiente de Validación y el sistema
crea de forma automática una tarea de validación en el buzón de actividad
del usuario responsable de la tarea.

• Estado Pendiente de Validación: El usuario que ha generado el

documento podrá consultar el documento. El usuario responsable de validar
el informe podrá acceder a la tarea de validación de su buzón de actividad
e iniciar el proceso de validación de informes.

• Transición Pendiente de Validación-Validado: Cuando ha finalizado el

proceso de validación del informe pasa a estado Validado.

• Estado Validado: Los usuarios podrán:

o Consultar el documento
o Distribuir el documento
o Crear una nueva versión del documento: al seleccionar esta opción se
volverá a ejecutar el proceso de generación de informe completo y el
sistema creará una nueva versión del documento.
o Consultar el histórico de versiones del documento.
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6.1.6 DATOS Y FORMATOS

Datos generales de los informes no planificados:

Título (Obligatorio). Texto:

Código de informe Automático

Código de incidencia original Automático

Lista desplegable: Investigación; inspección

Tipo de informe (obligatorio):
aleatoria

Valores de lista desplegable: ATB. Accidente

de Tranvía Bilbao; ATV. Accidente de tranvía
Vitoria, A. Accidente de Ferrocarril, ITB.
Incidente de tranvía Bilbao, ITV. Incidente de
tranvía Vitoria, I. Incidente de ferrocarril, PN.
Incidencia pasos a nivel, MV. Incidencia
Maquinaria auxiliar de vía; TV. Incidencia
Código de Tipo de informe (Obligatorio).
Trabajos en vía; EC. Incidencia de equipos de
Comunicaciones. CC. Incidencia en Calidad
de comunicaciones; DS. Incidencia de
Disparos; PNP. Incidencia en pasos a Nivel
Provisionales.AR.Autorizaciones de Resbase;
EU. Incidencias Euroloop; AI. Actos Incívicos;
PCI. Incidencias PCI.

Origen: Texto

Empresa Listado de directorio activo

Departamento Listado de directorio activo

Código de incidencia Automático

Código original de la aplicación de

Automático
incidencias
Fecha Dd/mm/aaaa

Hora Formato hh:mm (24H)

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Valor de la lista “Relación Pasos a Nivel

Paso a Nivel
última versión 17-08-12”

Indicador paso a Nivel Lista desplegable: Provisional/Fijo

Valor numérico. Formato xxx,xxx (3 enteros ,

Punto Kilométrico
3 decimales)

Línea Valor de Lista de intrages.

Estación Valor de Lista de intrages.

Tipo de Señal Valor de Listado de aplicación de incidencias

Número de Señal Número

Automático. Formato: tipo número (ejemplo:

Código de señal
SE1)

Tipo de Aguja Valor de Listado de aplicación de incidencias

Número de Aguja Número

Automático. Formato: tipo número (ejemplo:

Código de Aguja
SE1)
Nº de Tren Valor Numérico longitud 5

Tipo de vehículo ferroviario Valor de Lista de intrages.

Código de Vehículo Valor de Lista de intrages.

Inspector de puesto de mando Valor de Lista de intrages.

Operador de puesto de mando Valor de Lista de intrages.

Motivo de las causas (Obligatorio). Texto

Usuario creador del informe Automático

Usuario Validador del informe Automático

 Cod: AF
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Datos generales de informes de informes planificados:

Título (Obligatorio). Texto

Código de informe Automático

Valores de lista desplegable: IA: Informe de

auditoria; ICI informe de control de
incidencias; IACC informe de Accidentalidad;
MV. Informe de inspección de Maquinaria
auxiliar de vía; TV. Informe de inspección de
Trabajos en vía; EC. Informe de inspección
de Equipos de Comunicaciones. CC. Informe
Tipo de informe de inspección de Calidad de comunicaciones;
DS. Informe de inspección de Disparos; PNP.
Informe de inspección de Pasos a Nivel
Provisionales; PN Informe de inspección de
Pasos a Nivel; AR. Informe de inspección de
Autorizaciones de Resbase; EU. Informe de
inspección de Euroloop; PCI Informe de
inspección de Protección contra incendios.

Fecha Dd/mm/aaaa

Usuario creador Automático

Usuario Validador Automático

Los datos complementarios de los informes se detallan en los anexos del presente
documento junto con la plantilla del documento correspondiente.
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6.2 PROCESO DE VALIDACIÓN DE INFORMES

El proceso de validación permite al usuario asignado realizar las tareas de revisión,

actualización y validación.

6.2.1 DIAGRAMA DE FLUJO

6.2.2 TRATAMIENTO

Cuando el informe pasa a estado Pendiente de Validación aparece una tarea

pendiente en su buzón de actividad. Cuando el usuario abre esta tarea podrá
acceder al documento y realizar las siguientes actividades:

• Ver el contenido del documento.

• Modificar los datos del informe. Al seleccionar esta opción el sistema el
usuario podrá modificar los datos del informe, volver a generar el
documento y continuar con el proceso de validación.
• Reasignar la tarea de validación: seleccionando esta opción se podrá
informar los datos para programar una nueva tarea y el sistema creará una
nueva tarea en el buzón del usuario correspondiente pendiente de
validación y desaparecerá la tarea original del primer usuario.
• Validar el informe: Seleccionando esta opción el sistema rellenará el
apartado de validación del documento y el informe pasa a estado validado.

Una vez validado el informe finaliza el proceso de validación, desaparece la tarea

de validación del buzón de actividad del usuario y el sistema genera una nueva
tarea de distribución en estado pendiente en su buzón de actividad. Esta tarea se
crea a modo recordatorio y el usuario podrá cerrarla o dejarla en el buzón de
actividad sin ninguna repercusión.
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6.2.3 DATOS Y FORMATOS

Datos para programar la tarea de validación:

Título (Obligatorio). Texto:

Código del informe Automático

Usuario responsable de validación Listado de directorio activo

Empresa Listado de directorio activo

Departamento Listado de directorio activo

Motivo de las causas (Obligatorio). Texto

Usuario creador del informe Automático

 Cod: AF
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7 RECOMENDACIONES E INCIDENCIAS PCI

De la gestión de una incidencia o un riesgo puede derivar una acción preventiva o
correctiva (una recomendación de seguridad) que necesita ser gestionada
mediante un proceso que permita realizar el seguimiento de dicha recomendación.

También las incidencias de tipo PCI (Equipos de protección contra incendios) debe
tener un tratamiento específico de seguimiento.

Del mismo modo, ETS recibe documentos externos del tipo recomendación de
seguridad externa. Son documentos que contienen recomendaciones que deben
gestionarse desde el departamento de seguridad en la circulación y si procede
también realizar su seguimiento.

Esta funcionalidad permite implementar las siguientes actividades:

• Gestionar un catálogo de Recomendaciones de seguridad.

• Gestionar un catálogo de incidencias PCI.

• Realizar el seguimiento de las recomendaciones y de las incidencias PCI.

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7.1 PROCESO DE GESTIÓN DE CATÁLOGOS

Cuando desde el proceso de gestión de incidencias riesgo y recomendaciones o

desde el proceso de generación de informes el usuario selecciones la opción para
iniciar el proceso de gestión de catálogos el usuario podrá ejecutar el proceso de
gestión de catálogos.

7.1.1 DIAGRAMA DE FLUJO

Usuario

Acceder al
catálogo

Consultar Tratar Realizar

alta

seguimie
nto

7.1.2 CATÁLOGO DE INCIDENCIAS PCI

Cuando en el proceso de Gestión de incidencia riesgos y recomendaciones el

usuario está ejecutando el tratamiento de una incidencia de tipo PCI, al seleccionar
la opción para acceder al proceso de gestión de catálogos al catálogo de
incidencias PCI.
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7.1.3 CATÁLOGO DE RECOMENDACIONES DE SEGURIDAD

El usuario accederá al catálogo de recomendaciones de seguridad cuando el

usuario seleccione la opción de iniciar el proceso de gestión de catálogos:

• En la ejecución del proceso de Gestión de incidencia riesgos y

recomendaciones, para el tratamiento de documentos externos del tipo
recomendación de seguridad externa.

• En la ejecución del proceso de Gestión de incidencia riesgos y

recomendaciones, para de tratamiento riesgos y de incidencias que no
sean de tipo PCI.

• Durante la ejecución del proceso de generación de informes.

7.1.4 TRATAMIENTO
Cuando el usuario accede al catálogo de incidencias PCI o al catálogo de
recomendaciones de seguridad la aplicación mostrará el listado de elementos del
catálogo. El usuario podrá realizar las siguientes opciones:

• Buscar un elemento lanzando consultas sobre el catálogo. Para ello

dispondrá de una opción que le permita realizar búsquedas aplicando filtros
sobre los datos generales definidos para cada caso (ver apartado 6.1.5
Datos y Formatos). La aplicación devolverá, como resultado un listado de
los elementos que cumplan los criterios de búsqueda (listado de incidencias
PCI o listado de recomendaciones de seguridad según el caso).

• Seleccionar y consultar: Bien desde el listado completo o bien desde el

listado obtenido como resultado de una búsqueda el usuario podrá
seleccionar un elemento del catálogo y elegir una opción que le permita
consultar sus datos generales y sus datos complementarios o el detalle de
su seguimiento.

• Seleccionar y Tratar: Para cada línea de detalle tendrá una opción que le
permitirá iniciar el proceso de seguimiento de recomendaciones e IPCI.
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• Dar de alta un nuevo elemento del catálogo. El usuario podrá seleccionar la

opción para crear un nuevo elemento del catálogo. Al seleccionar esta
opción accederá a completar los datos generales obligatorios de la
incidencia PCI o de la recomendación. Una vez realizada el alta el sistema
asigna el código correspondiente y el elemento formará parte del catálogo
de incidencias PCI o del catálogo de recomendación según el caso.

o Código de recomendaciones de seguridad: RS-TT-xxx con xxx secuencial

por tipo de recomendación y TT el código de tipo de recomendación. Los
códigos TT se definen en el campo tipo de recomendación de los datos
generales de las recomendaciones de seguridad.
o Código de incidencias PCI: PCI-TT-xxx con xxx secuencial por tipo de
incidencia PCI y TT código de tipo de incidencia. Los códigos TT se
definen en el campo tipo incidencia PCI de los datos generales de
incidencias PCI.
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7.1.5 DATOS Y FORMATOS

Datos Generales de Recomendaciones de seguridad:

Trabajos en vía/Pasos a Nivel/Equipos de

comunicación/Calidad de comunicación/
Tipo de Recomendación de Seguridad
Disparos/Maquinaria auxiliar de vía/PCI/
(Obligatorio)
Pasos a Nivel Provisionales/Euroloop
/Auditoria/Señalización/Agujas

Reparar/Comunicar/Acción formativa/
Subtipo: (Obligatorio)
Modificar

Descripción de la Acción
correctiva/preventiva (Obligatorio). El
apartado de recomendaciones del Texto
informe se rellenará con el valor
introducido en este campo.

Código Automático

Datos generales de incidencias PCI

Lista desplegable: Equipos de extinción

Tipo de incidencia PCI
Manual/ Sistemas de extinción.

Descripción de la incidencia Texto

Código Automático
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Datos Complementarios para recomendaciones e incidencias PCI (detalle del

seguimiento): una línea por seguimiento.

Código de seguimiento Texto. Automático

Estado del seguimiento Texto. Automático

Usuario asignado Texto. Automático

Empresa Texto. Automático

Departamento Texto. Automático

Fecha de alta de seguimiento Dd/mm/aaaa Automático

Fecha última actualización Dd/mm/aaaa Automático

Usuario última actualización Automático

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7.2 PROCESO DE SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES E IPCI

El proceso se activa cuando desde el catálogo correspondiente se realiza el alta de

seguimiento de una incidencia PCI o de una recomendación de seguridad.

7.2.1 DIAGRAMA DE FLUJO

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7.2.2 ALTA DE SEGUIMIENTO DE INCIDENCIAS PCI

Cuando el usuario selecciona una incidencia del catálogo de incidencias PCI y

elige la opción correspondiente para tratar la incidencia, la aplicación mostrará una
opción de menú para realizar el alta de un nuevo seguimiento. Para ello el usuario
debe completar los datos obligatorios de alta del seguimiento de incidencias PCI.
Estos datos se definen en el apartado 6.2. 6 Datos y Formatos.

Una vez realizado el alta del seguimiento de la incidencia PCI el seguimiento de la

incidencia pasa a estado Pendiente.

El proceso de seguimiento de la incidencia PCI deriva del tratamiento de una

incidencia de tipo PCI en la ejecución del proceso de Gestión de incidencia riesgo
y recomendaciones. Cuando el seguimiento de la incidencia PCI pasa a estado
pendiente, el estado de la incidencia original pasa a estado cerrado
automáticamente, y el sistema asigna al seguimiento de la incidencia PCI el código
de la incidencia original.

7.2.3 ALTA DE SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES DE SEGURIDAD EXTERNAS

Cuando el usuario selecciona una recomendación de seguridad de tipo externa y

elige la opción correspondiente para su tratamiento la aplicación mostrará una
opción de menú para completar los datos necesarios para realizar el alta del
seguimiento. Estos datos se definen en el apartado 7.2. 6 Datos y Formatos.

Una vez realizado el alta, el seguimiento de la recomendación de seguridad

externa pasa a Pendiente.

El proceso de seguimiento de la recomendación externa deriva del tratamiento de

un documento externo el tipo recomendación externa en la ejecución del proceso
de Gestión de incidencia riesgo y recomendaciones. Cuando el seguimiento de la
recomendación externa pasa estado pendiente, el estado del documento externo
de tipo recomendación externa pasa a estado Cerrado, y el sistema asigna al
seguimiento de la recomendación externa el código del documento externo
original.
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7.2.4 ALTA DE SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES DE SEGURIDAD

Cuando el usuario selecciona una recomendación de seguridad y elige la opción

correspondiente para su tratamiento la aplicación mostrará una opción de menú
para completar los datos necesarios para realizar el alta del seguimiento de la
recomendación. Estos datos se definen en el apartado 7.2.6 Datos y Formatos.

Una vez realizado el alta, el seguimiento de la recomendación de seguridad pasa a

estado Pendiente.

Si el proceso de seguimiento de la recomendación externa deriva del tratamiento

de una incidencia que no es del tipo PCI o de un riesgo durante la ejecución del
proceso de Gestión de incidencia riesgo y recomendaciones, al darse de alta el
seguimiento de la recomendación la incidencia o el riesgo inicial pasarán a estado
Cerrado. El sistema asignará al seguimiento de la recomendación el mismo código
asignado a la incidencia o al riesgo según el caso.

Cuando el seguimiento de la recomendación deriva del tratamiento de un informe

durante la ejecución de los procesos de informes no planificados, informes de
auditoria o informes de inspección planificada, el sistema asignará al seguimiento
de la recomendación el código del informe correspondiente.

7.2.5 TRATAMIENTO

Una vez se ha dado de alta el seguimiento, el sistema añadirá de forma automática

una línea de detalle en los datos complementarios de la incidencia PCI o de la
recomendación de seguridad del. Para proceder con el tratamiento del
seguimiento, el usuario deberá acceder al catálogo (de incidencias PCI o de
recomendaciones de seguridad) y seleccionar la opción para el tratamiento de
seguimiento. Para cada línea de detalle de los datos complementarios de la
incidencia PCI o de la recomendación, podrá seleccionar una opción que le
permita realizar distintas actividades en función del estado en el que se encuentre
el seguimiento:

• Estado Pendiente:

o El usuario del departamento de seguridad en la circulación podrá

seleccionar una opción para completar los datos de seguimiento. También
tendrá la opción de iniciar el proceso de Distribución.
o Los usuarios externos al departamento podrán completar los datos de
seguimiento externo que se identifican en el apartado 7.2.6 Datos y
Formatos.
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• Transición de estados Pendiente-En curso: Cuando se completa la fecha

estimada de los datos de seguimiento, el seguimiento pasa a estado En
Curso.

• Estado En Curso:

o El usuario del departamento de seguridad en la circulación podrá

seleccionar una opción para completar los datos de seguimiento. También
tendrá la opción de iniciar el proceso de Distribución.
o Los usuarios externos al departamento podrán completar los datos de
seguimiento externo que se identifican en el apartado 7.2.6 Datos y
Formatos.

• Transición En Curso-Cerrado: cuando el usuario del departamento de

seguridad en la circulación informa la fecha de cierre de los datos de
seguimiento el seguimiento pasa a estado cerrado.

• Estado Cerrado: El usuario de seguridad en la circulación podrá

seleccionar una opción para consultar el seguimiento.

Durante la ejecución del proceso el sistema enviará las notificaciones automáticas

de seguimiento de recomendaciones e incidencias PCI.
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7.2.6 DATOS Y FORMATOS

Datos para el seguimiento de recomendaciones de seguridad, recomendaciones

de seguridad externas e incidencias PCI:

Código de Informe, incidencia, riesgo

Texto
o documento externo (obligatorio)

Código de seguimiento Automático

Fecha Dd/mm/aaaa
Hora Formato hh:mm (24H)

Paso a Nivel Valor de la lista “Relación Pasos a Nivel

Indicador paso a Nivel últimadesplegable:

Lista versión 17-08-12”
Provisional/Fijo

Punto Kilométrico Valor numérico. Formato xxx,xxx (3 enteros ,

Línea 3 decimales)
Valor de Lista de intrages.

Estación Valor de Lista de intrages.

Tipo de Señal Valor de Listado de aplicación de incidencias

Número de Señal Número

Código de señal Automático. Formato: tipo número (ejemplo:

Tipo de Aguja SE1) de Listado de aplicación de incidencias

Valor

Número de Aguja Número

Código de Aguja Automático. Formato: tipo número (ejemplo:

Nº de Tren SE1)
Valor Numérico longitud 5

Tipo de vehículo ferroviario Valor de Lista de intrages.

Código de Vehículo Valor de Lista de intrages.

Inspector de puesto de mando Valor de Lista de intrages.

Operador de puesto de mando Valor de Lista de intrages.

Motivo de las causas (Obligatorio). Texto

Datos de Asignación:

Responsable: Lista desplegable del directorio activo

Empresa Lista desplegable del directorio activo

Departamento Lista desplegable del directorio activo

 Cod: AF
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Datos de Seguimiento:

Tipo de acción Lista desplegable: correctiva/preventiva

Prioridad Lista desplegable: Alta/Media/Baja

Fecha estimada Texto

Seguimiento interno (campo para Texto
usuarios del dpto de seguridad en la
circulación)
Informe de cierre (campo para envío Texto
de notificaciones)
Seguimiento externo (campo para
usuarios externos al dpto de texto
seguridad en la circulación)
Fecha de cierre Texto
Tiempo transcurrido hasta el cierre Número (días) Automático

Estado de la Incidencia Pendiente/En curso/Cerrada (Automático)

Fecha última actualización (Automático)
 Cod: AF
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8 DISTRIBUCIÓN
La función de distribución se encargará de enviar documentos e información
asociada a un elemento del sistema (incidencia, informe, recomendación, etc) vía
email, mediante el rellenado de una plantilla de Outlook (ver anexos).

La distribución de un documento o de un elemento podrá hacerse de forma manual

en cualquier momento y cuando el usuario destinatario abre el email, el sistema
obtendrá un recibí.

8.1 PROCESO DE DISTRIBUCIÓN

El proceso se activa cuando el usuario da de alta una nueva distribución o reenvía

una distribución.

8.1.1 DIAGRAMA DE FLUJO

Usuario

Alta NO Generar
Distribució ¿documento?
email
n
SI

Pendiente Envío

Consultar

Distribuido Recibí

Consultar Reenviar
 Cod: AF
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8.1.2 ALTA DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS.

El usuario podrá seleccionar una opción para realizar el alta de la distribución de

un documento que le permita aplicar filtros para buscar el documento que desea
distribuir e informar los usuarios destinatarios. Una vez seleccionado el documento
y completados los datos. El usuario podrá seleccionar una opción para realizar el
envío y la distribución del documento pasa a estado pendiente y el sistema asigna
el código de distribución.

8.1.3 ALTA DE DISTRIBUCIÓN DE ELEMENTOS.

El usuario podrá seleccionar una opción para realizar el alta de la distribución que
le permita aplicar filtros para buscar el elemento que desea distribuir e informar los
usuarios destinatarios. También podrá seleccionar documentos anexos como si de
un email de Outlook se tratara. El usuario podrá seleccionar una opción para
realizar el envío entonces el sistema completa la plantilla correspondiente al
elemento seleccionado con la información asociada al elemento y se envía en
forma de email a los usuarios destinatarios. Realizado el envío finaliza el alta de la
distribución y el sistema asigna el código de distribución.
 Cod: AF
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8.1.4 TRATAMIENTO.

El sistema almacenará la información enviada en una BBDD con el fin de permitir

consultas de los envíos realizados.

El usuario podrá acceder mediante una opción de menú a realizar una búsqueda
de las distribuciones realizadas aplicando filtros sobre los datos generales de una
distribución. El sistema lanzará la consulta y devolverá un listado de las
distribuciones realizadas que cumplan los criterios de búsqueda. El usuario podrá
seleccionar una distribución y consultar el email generado y enviado por el sistema
en el alta de dicha distribución. También podrá reenviarlo, según el estado en que
se encuentre el proceso de distribución.

• Estado Pendiente: Una vez el sistema ha hecho el envío la distribución

pasa a estado pendiente, el usuario seleccionar una distribución en estado
pendiente pero únicamente podrá consultar el email o notificación que ha
generado el sistema.

• Transición Pendiente-Distribuido: Cuando el usuario destinatario abre la

notificación el sistema obtiene un recibí de la misma y la distribución pasa a
estado Distribuido.

• Estado Distribuido: Al seleccionar una distribución en estado Distribuido el

usuario podrá seleccionar el email generado por el sistema y reenvíarlo
desde la propia aplicación. Es sistema almacenará los datos del envío le
asignará un código de distribución y se activa un nuevo proceso de
distribución en estado Pendiente.
 Cod: AF
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8.1.5 DATOS Y FORMATOS

Datos de alta de distribución

Código del elemento seleccionado Automático

Asunto del email (obligatorio) Texto

Usuario destinatario (obligatorio) Lista desplegable del directorio activo

Comentarios de distribución Texto

Las plantillas y el contenido para la distribución de elementos que no son

documentos se definen en los anexos del presente documento.
 Cod: AF
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9 PLANIFICACIÓN
El proceso de planificación permite que el usuario programe algunos procesos
automáticos como la creación de Tareas o envío de notificaciones mediante el
proceso de distribución automática.

9.1 PROCESO DE PLANIFICACIÓN

El procedimiento de planificación se activa cuando el usuario da de alta una

planificación. Podrá dar de alta una planificación en cualquier momento.

9.1.1 ALTA DE PLANIFICACIÓN

El usuario podrá seleccionar una opción de menú que le permita seleccionar el tipo
de planificación que desea realizar: Los tipos de planificación pueden ser:

• Planificación de Tarea de informe de auditoria

• Planificación de Tarea de informe de inspección planificada

• Planificación de Tarea de informe de Control

• Planificación de Actividad de formación

• Planificación de Notificación de seguimiento

• Planificación de Notificación de auditoria

 Cod: AF
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9.1.2 TRATAMIENTO

Después de realizar el alta, la planificación pasa a estado En curso. Cuando se

cumplan las condiciones programadas el sistema activa el proceso automático
correspondiente: Distribución automática en el caso de las planificaciones de tipo
Notificación y Creación automática de tareas en el caso de la planificaciones de
tipo Tarea. Mientras, el usuario podrá buscar las planificaciones realizadas
mediante una opción de búsqueda y aplicar filtros por los datos de planificación
definidos en el apartado 9.1.3.

Como resultado la aplicación mostrará un listado de las planificaciones En curso y

el usuario podrá seleccionar la planificación y realizar las siguientes actividades:

• Estado En curso:

o Consultar los datos de la planificación.

o Cerrar la planificación: Al seleccionar esta opción la planificación

pasa a estado Cerrado.

• Transición En Curso-Cerrado: Cuando el usuario selecciona la opción para

cerrar la planificación se desprograman los procesos automáticos.

• Estado Cerrado: El usuario podrá consultar las planificaciones cerradas.

 Cod: AF
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9.1.3 DATOS Y FORMATOS

Lista desplegable: Planificación de Tarea

de informe de auditoria/ Planificación de
Tarea de informe de inspección
planificada/ Planificación de Tarea de
Tipo de planificación (obligatorio) informe de Control/ Planificación de
Actividad de formación/Planificación de
Notificación de seguimiento de RS/
Planificación de Notificación de
seguimiento de IPCI/Planificación de
Notificación de auditoria

Fecha activación tarea/notificación

Formato fecha
(obligatorio)

Lista desplegable: sin periodicidad/

Periodicidad (obligatorio)
mensual/anual.

Usuario responsable (obligatorio

salvo para notificación de Lista directorio activo
seguimiento)

Comentarios de distribución (texto

que se mostrará en la tarea o en la Texto
notificación que se genere)
 Cod: AF
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10 PROCESOS AUTOMATICOS
El sistema crea tareas y envía notificaciones de forma automática a partir de datos
que el usuario a introducido en la aplicación que programan su activación.

10.1 TAREAS

El sistema creará una tarea de validación cuando en el proceso de generación de

informes, una vez generado el documento, el informe pasa a estado Pendiente de
Validación. Entonces se crea una tarea de validación en el buzón de actividad del
usuario responsable de la tarea. La tarea de validación inicia el proceso de
validación de informes. El usuario podrá reasignar la tarea, entonces
desaparecerá de su buzón de actividad y se creará una nueva tarea en el buzón
del nuevo usuario responsable de la validación. Tras pasar a estado Validado, el
sistema crea una nueva tarea de Distribución en estado pendiente en el buzón de
actividad del usuario que ha realizado la validación. La función de esta tarea
únicamente de recordatorio y el usuario podrá cerrar o dejar pendiente sin activar
ningún otro proceso.

También se crearán tareas de forma automática derivadas de la programación

realizada por el usuario en la ejecución del proceso de planificación. Los posibles
tipos de tarea son:

• Tarea de informe de auditoria: derivan de una planificación de tipo tarea de

informe de auditoria e inician el proceso de gestión de tareas.

• Tarea de informe de inspección planificada: derivan de una planificación de

tipo tarea de informe de inspección planificada e inician el proceso de
gestión de tareas.

• Tarea de informe de Control: derivan de una planificación de tipo tarea de

informe de Control e inician el proceso de gestión de tareas.

• Tarea de asistencia a formación: derivan de una planificación de tipo

asistencia a formación e inician el proceso de gestión de actividades y
documentos externos.
 Cod: AF
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10.2 NOTIFICACIONES

El sistema debe realizar notificaciones automáticas que se activan cuando se

cumplen ciertas condiciones, algunas de ellas podrán ser programadas por el
usuario mediante la función de planificación.

10.2.1 DISTRIBUCIÓN Y NOTIFICACIÓN DE AUDITORIA

Según lo programado por el usuario mediante la función de planificación, el

sistema envía al usuario que será auditado un email con el contenido definido en la
planificación de notificaciones auditoria. Realizado el envío el sistema asigna para
cada envío un código de distribución y cada una de ellas pasa a estado Pendiente.

10.2.2 NOTIFICACIÓN DE SOLICITUD DE PRÓRROGA

Según la fecha programada por el usuario en el proceso de gestión de solicitudes

de PNP, el sistema envía al usuario con el texto predefinido en la plantilla de
Outlook de solicitud de prórroga (ver anexos).

10.2.3 NOTIFICACIÓN DE SEGUIMIENTO

Según la periodicidad programada por el usuario mediante la función de

planificación, el sistema realiza una búsqueda por usuario de los seguimientos de
incidencias PCI y de recomendaciones de seguridad que se encuentren en estado
pendiente. El sistema completa la plantilla correspondiente con la información
recogida y envía un email a cada uno de los usuarios.

10.2.4 NOTIFICACIÓN DE CIERRE

Cuando un seguimiento de incidencias PCI o de recomendaciones de seguridad

pasa a estado cerrado, el sistema rellenará la plantilla de Outlook de informe de
cierre con la información correspondiente y enviará una notificación al usuario o
usuarios asociados a la incidencia o a la recomendación de seguridad según el
caso.
 Cod: AF
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11 GESTIÓN DE SOLICITUDES PN Y PNP

Esta funcionalidad permite gestionar la tramitación de solicitudes de paso a nivel y
pasos a nivel provisionales.

11.1 PROCESO DE GESTIÓN DE SOLICITUDES DE PN

El proceso se activa con el alta de una solicitud de paso a nivel. Las solicitudes de
pasos a nivel pueden ser del tipo:

• Solicitud de supresión de paso a nivel

• Solicitud de cambio de clase del paso a nivel.

11.1.1 DIAGRAMA DE FLUJO

 Cod: AF
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11.1.2 ALTA DE SOLICITUD

El usuario tendrá una opción de menú para dar de alta la solicitud. Para ello
completará los datos obligatorios mediante el formulario de datos generales de las
solicitudes de pasos a nivel.

11.1.3 TRATAMIENTO

El usuario tendrá una opción de búsqueda y podrá filtrar la búsqueda por los
campos generales de la solicitud. La aplicación mostrará un listado con el
resultado de la búsqueda y el usuario podrá seleccionar una solicitud para llevar a
cabo su tratamiento.

• Estado Pendiente: Una vez dada de alta la solicitud pasa a estado

Pendiente y el usuario podrá:

o Completar los datos de la solicitud, entre ellos la empresa, entidad o

usuario con la que se debe tramitar la solicitud.
o Seleccionar una opción para iniciar el proceso de generación de informes.
o Anexar documentos.
o Cerrar la solicitud: Podrá cerrar la solicitud manualmente.

• Transición Pendiente-Cerrado: al cerrar la solicitud el usuario debe

seleccionar el motivo del cierre de la solicitud.

• Transición Pendiente-Tramitado: Cuando el informe de solicitud generado

se haya distribuido al usuario o empresa tramitadora indicada, la solicitud
pasará a estado tramitado.

• Estado Tramitado: el usuario podrá:

o Completar los datos de la solicitud: registrar comentarios de seguimiento,

etc
o Anexar documentos.
o Cerrar la solicitud: Podrá cerrar la solicitud manualmente.

• Transición Tramitado-Cerrado: al cerrar la solicitud el usuario debe

seleccionar el motivo del cierre de la solicitud: Aprobación o Denegación.

• Estado Cerrado: el usuario podrá consultar los datos de la solicitud.

 Cod: AF
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11.1.4 DATOS Y FORMATOS

Título (Obligatorio). Texto

Lista desplegable: Supresión/Modificación de

Tipo de solicitud de PN (Obligatorio).
clase

Usuario Solicitante Listado de directorio activo

Empresa Listado de directorio activo

Departamento Listado de directorio activo

Fecha petición Dd/mm/aaaa

Motivo de las causas de cierre Lista desplegable:

(Obligatorio cuando se cierra). aprobación/denegación/otros

Datos solicitados (obligatorio) Texto

Usuario responsable extracción

Listado de directorio activo
(obligatorio).

Seguimiento de la solicitud Texto

Valor de la lista “Relación Pasos a Nivel

Paso a Nivel
última versión 17-08-12”

Indicador paso a Nivel Lista desplegable: Provisional/Fijo

Número xxx,xxx hasta 3 enteros , 3 decimales

PK
(Validar formato)
 Cod: AF
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11.2 PROCESO DE GESTIÓN DE SOLICITUDES DE PNP

Las solicitudes de pasos a nivel provisionales pueden ser:

• Solicitud de apertura de PNP

• Solicitud de prórroga de PNP

• Solicitud de Supresión de PNP

El proceso se comienza con el alta de una solicitud de apertura de un paso a nivel

provisional. Durante el proceso se podrán dar de alta varias solicitudes de
prórroga, por lo que el proceso podrá tener varias iteraciones y finaliza tras cerrar
la solicitud después de la aprobación de solicitud de supresión.

11.2.1 DIAGRAMA DE FLUJO

 Cod: AF
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11.2.2 ALTA DE SOLICITUD

El usuario tendrá una opción de menú para dar de alta la solicitud eligiendo el tipo
de solicitud y completando los datos obligatorios mediante el formulario de datos
generales de las solicitudes de pasos a nivel. Al seleccionar el tipo Solicitud de
apertura de paso a nivel provisional se activa el proceso y la solicitud de apertura
pasa a estado Pendiente.

11.2.3 TRATAMIENTO

El usuario tendrá una opción de búsqueda y podrá filtrar la búsqueda por los
campos generales de la solicitud. La aplicación mostrará un listado con el
resultado de la búsqueda y el usuario podrá seleccionar una solicitud para llevar a
cabo su tratamiento.

• Estado Pendiente: Una vez dada de alta la solicitud pasa a estado

Pendiente y el usuario podrá:

o Completar los datos de la solicitud, entre ellos la empresa, entidad o

usuario con la que se debe tramitar la solicitud.
o Seleccionar una opción para iniciar el proceso de generación de informes.
o Anexar documentos.
o Cerrar la solicitud: Podrá cerrar la solicitud manualmente.
o Ver todos los datos e iteraciones del proceso.

• Transición Pendiente-Cerrado: al cerrar la solicitud el usuario debe

seleccionar el motivo del cierre de la solicitud.

• Transición Pendiente-Tramitado: Cuando el informe de solicitud generado

se haya distribuido al usuario o empresa tramitadora indicada, la solicitud
pasará a estado tramitado.

• Estado Tramitado: el usuario podrá:

o Completar los datos de la solicitud: registrar comentarios de seguimiento,

etc
o Anexar documentos.
o Ver todos los datos e iteraciones del proceso.
o Cerrar la solicitud: Podrá cerrar la solicitud manualmente.
o Aprobar la solicitud: podrá aprobar la solicitud manualmente.
 Cod: AF
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• Transición Tramitado-Cerrado: al cerrar la solicitud el usuario debe

seleccionar el motivo del cierre de la solicitud.

• Transición Tramitado-Aprobado: al Aprobar la solicitud el usuario debe

rellenar el plazo de aprobación y la fecha para la notificación de solicitud de
prórroga.

• Estado Aprobado: El usuario podrá:

o Completar datos de comentario sobre el seguimiento y con la anterioridad.

o Dar de alta una solicitud de prórroga: al dar de alta una solicitud de
prórroga la solicitud pasa de nuevo a estado Pendiente y se itera el
proceso.
o Dar de alta una solicitud de supresión: Al dar de alta una solicitud de
supresión, la solicitud pasa de nuevo a estado Pendiente y se itera el
proceso.
o Ver todos los datos e iteraciones del proceso.

• Estado Cerrado: el usuario podrá consultar los datos de la solicitud y ver

todas las iteraciones que ha tenido el proceso.
 Cod: AF
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11.2.4 DATOS Y FORMATOS

Título (Obligatorio). Texto

Lista desplegable: Supresión/Modificación de

Tipo de solicitud de PN (obligatorio)
clase

Usuario Solicitante Listado de directorio activo

Empresa Listado de directorio activo

Departamento Listado de directorio activo

Fecha petición Dd/mm/aaaa

Motivo de las causas de cierre Lista desplegable:

(Obligatorio cuando se cierra). aprobación/denegación/otros

Datos solicitados (obligatorio) Texto

Usuario responsable extracción

Listado de directorio activo
(obligatorio).

Seguimiento de la solicitud Texto

Valor de la lista “Relación Pasos a Nivel

Paso a Nivel
última versión 17-08-12”

Indicador paso a Nivel Lista desplegable: Provisional/Fijo

Número xxx,xxx hasta 3 enteros , 3 decimales

PK
(Validar formato)
 Cod: AF
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12 REQUISITOS TÉCNICOS
A continuación se enumeran y detallan los requisitos técnicos recogidos en el
documento RQ_Manual de Requisitos y otros requisitos técnicos identificados en el
análisis realizado. Estos requisitos son necesarios para implementar el nuevo
proceso de gestión del departamento de seguridad en la circulación y la ampliación
de funcionalidades para dar cobertura al resto de departamentos de ETS.

12.1 PROCESOS DEL SISTEMA

Los procesos del sistema tienen un flujo de estados que permite controlar las
actividades del proceso. Además, algunos de estos procesos tienen su inicio en un
proceso anterior y otros se activan de forma automática. En general se podrán
definir procesos con las siguientes características:

• Alguna de las actividades un proceso desencadene otro proceso, que en

este caso será un subproceso o proceso hijo del proceso padre original.

• El estado de un proceso cambie cuando cambie el estado de un

subproceso.

• Durante un proceso se puedan indexar documentos e introducir información

a partir de formularios.

• Que se puedan implementar procesos que tengan como resultado un

documento con la información introducida desde un formulario, bien desde
el propio proceso o desde otros procesos.

• Que los procesos puedan ejecutarse de forma iterada un número finito de

veces no predefinido.

• La transición de estados de un proceso pueda se automática y manual.

• Que puedan programarse: Procesos que se activen a partir de una

condición que resuelve es sistema. Puede sen ser notificaciones envíos de
notificaciones, tareas, etc.
 Cod: AF
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12.2 INTERFAZ DE USUARIO

La aplicación debe permitir al usuario la selección de opciones de menú que le

permitan:

• Crear un nuevo evento introduciendo la información necesaria en el sistema

para la ejecución de un proceso.
• Continuar la ejecución de un proceso.
• Activar subprocesos durante la ejecución de un proceso padre.
• Consultar los elementos de salida de los procesos. Esta opción permitirá
realizar búsquedas mediante filtros que lanzarán consultas al sistema sobre
los elementos de salida de los procesos. La aplicación devolverá el
resultado de la consulta como un listado de elementos con la siguiente
información: tipo de elemento (documento, incidencia, recomendación, etc),
código de elemento, fecha de creación y estado del proceso en el que se
ha generado dicho elemento.
• Consultar actividades y tareas pendientes.

12.3 FORMULARIOS

Se podrán definir formularios a partir de los cuales el usuario pueda introducir la

información necesaria para la ejecución de los procesos. Estos formularios pueden
deben permitir:

• Introducir información (texto, imágenes y vínculos) que pasarán a ser el

contenido de un documento.
• Introducir datos mediante la selección de un valor de una lista desplegable.
• La información que se introducen mediante los formularios se hereda de
padres a hijos. Esto quiere decir que cuando se activa un proceso desde la
ejecución de otro, los datos necesarios para la ejecución del segundo
proceso que se hayan informado en la ejecución del primero se informan
automáticamente. Estos datos podrán editarse desde la ejecución de
ambos procesos.

Para garantizar la coherencia de la información estos datos podrán almacenarse

en un repositorio común a al evento padre y al evento hijo o bien cualquier otra
opción que permita administrar la información desde ambos formularios (formulario
de datos generales del evento padre y formulario de datos generales del evento
hijo).
 Cod: AF
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12.4 BÚSQUEDAS Y TRAZABILIDAD

Tras realizar una búsqueda el usuario podrá seleccionar un elemento del listado
resultante y podrá consultar la información del elemento: Se podrá consultar la
información propia del elemento (información introducida desde formularios,
histórico de versiones, etc) así como todos los elementos que han formado parte
en su ciclo de vida (otros elementos del proceso, de procesos padre y de procesos
hijo, como distribuciones, documentos, etc) y navegar entre ellos.

12.5 BUZÓN DE ACTIVIDAD

Desde el interfaz de la aplicación los usuarios podrán realizar consultas de las

tareas pendientes y reasignar dichas tareas. Dentro de este interfaz se proveerá
de los menús para la gestión de las actividades, tanto para la búsqueda de
actividades abiertas como para la creación de nuevas.

12.6 GESTIÓN DOCUMENTAL

La herramienta de gestión de las actividades del departamento de Seguridad en la

Circulación va a hacer de interfaz para la gestión de toda la documentación
asociada a esta actividad. Esta documentación será almacenada en un sistema de
gestión documental con el que la interfaz de gestión realizará las siguientes
operaciones:

• Creación de Carpetas

• Salvado de documentación

• Recuperación del documento

• Versionado del documento

• Generación de documentos a partir de plantillas Word y Outlook

 Cod: AF
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12.7 CREACIÓN DE DOUMENTOS

La aplicación debe crear documentos a partir de la información en la aplicación por

los usuarios mediante los formularios. Los documentos se generarán mediante un
proceso de rellenando de plantillas predefinidas y tendrán asociada una parte de
metadato que se utilizará para la generación de las cabeceras de los documentos.
Los datos de la cabecera se rellenarán con los datos de los formularios complejos
y la información introducida mediante los formularios simples se aplantillarán en el
cuerpo del documento.

Una vez generados estos documentos serán almacenados en una carpeta

asociada a la codificación de la actividad desde el que se ha generado. En esta
carpeta además se almacenarán otros documentos anexados a lo largo del
proceso de la actividad. Cada uno de las actividades que tengan documentos
asociados deberá mostrar el listado de estos documentos en la pantalla del evento
extrayendo este listado del contenido de la carpeta correspondiente del gestor
documental.

Al tratarse de un gestor documental, se deben de aprovechar las opciones de

indexado del mismo para hacer búsquedas de los documentos dentro de la
estructura documental creada en el gestor. De la misma manera si es necesario el
propio gestor documental daría la posibilidad de realizar búsquedas dentro de los
documentos para hacer búsquedas masivas. Todo esto se realizaría de manera
independiente de los vínculos que puedan tener estos documentos con la parte de
metadato de la aplicación y las búsquedas dentro de esta información.
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12.8 INTEGRACIÓN CON HERRAMIENTA DE INCIDENCIAS DEL PUESTO DE

MANDO.

Desde esta aplicación de incidencias de puesto de mando o bien desde la

herramienta de gestión de actividades de Seguridad en la Circulación, se realizará
la recepción de la incidencia: el alta automática de una incidencia en la aplicación
de de gestión.

Con el fin de mantener la coherencia de la información de la incidencia original, se

aprovechará una vista de la BBDD de la herramienta de incidencias para mostrar
la información definida como datos generales de la nueva incidencia creada. De
esta manera cualquier modificación en la información desde cualquiera de los dos
sistemas mantendrá la coherencia con el otro.

También se podrá optar por proceso de volcado desde la aplicación original de

incidencias a la nueva aplicación de gestión. Este proceso podría ser planificado o
a petición por el usuario desde una opción de la aplicación de gestión. En este
caso se da por hecho que la información que se modifica desde la aplicación de
gestión no tendrá coherencia con la información de la incidencia original.

12.9 INTEGRACIÓN CON INTRAGES

Algunos de datos que se introducen mediante formularios seleccionando un valor

de una lista desplegable se encuentran en una BBDD administrada desde la
aplicación INTRAGES. Los valores que se muestren en la lista desplegable deben
estar alineados con los datos de la BBDD es por ello que será necesario un
proceso para volcar la información de la BBDD a la aplicación de gestión.
 Cod: AF
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12.10 DIRECTORIO ACTIVO, GESTIÓN DE USUARIOS Y PERMISOS

La aplicación permitirá crear diferentes roles de permisos:

• Administrador: permiso total de administración del sistema.

• Responsable de departamento: Permiso total para a todos los procesos del
departamento, a todos los buzones de actividad y mantenimiento de datos
maestros (los datos que se muestran en las listas de selección de los
formularios de datos).
• Personal del departamento: Permiso total a todos los procesos del
departamento y a su buzón de actividad.
• Responsable externo: Permisos de consulta y edición de ciertos datos de
los procesos de recomendación.
• Empleado externo: Permiso de consulta de los procesos de
recomendación.

Será necesaria una BBDD para almacenar una lista de usuarios agrupados por los
roles definidos (directorio activo). En esta base tendrá la siguiente información:
usuario, nombre, contacto (correo electrónico), empresa y departamento.

Si fuera posible se utilizará el directorio activo existente en ETS, de lo contrario se

crearán en la BBDD del sistema las tablas necesarias para la integración del
directorio activo.

12.11 DISTRIBUCIÓN

La aplicación permitirá distribuir a los usuarios del directorio activo documentos y

otra información del sistema a partir de plantillas de Outlook. Será necesario la
obtención de un recibí de cada distribución mediante una notificación al usuario
que ha realizado la distribución. Además la aplicación permitirá el usuario buscar
las distribuciones realizadas lanzando consultas al sistema y pudiendo filtrar la
búsqueda por diferentes valores: código, fecha de distribución, indicador de recibí
(si/no), usuario destinatario (nombre, apellidos, empresa y departamento). Para
ello será necesario que el sistema almacene esta información en un repositorio o
cualquier otra solución que permita que la aplicación muestre el resultado de la
consulta como un listado de mensajes de Outlook. El usuario podrá seleccionar los
mensajes y consultarlos, con la posibilidad de volver a distribuirlos y comenzar de
nuevo el proceso de distribución.
 Cod: AF
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12.12 CARGA INICIAL

La aplicación permitirá introducir en el sistema todos aquellos documentos y

eventos generados hasta la fecha de implantación, conservando la codificación
original y permitiendo establecer la trazabilidad entre los mismos. Una vez
cargados los elementos se podrán lanzar consultas sobre los mismos según lo
definido en el punto 2.4.

12.13 MANTENIMIENTO DE DATOS MAESTROS

Los datos maestros son los datos que se introducen en los formularios
seleccionando un valor de una lista desplegable y que no se encuentran
actualmente en una BBDD de la organización. Estos datos podrán administrarse
desde la propia aplicación.

12.14 ENTORNO DE DESARROLLO

SO: Windows 2008R2

BBDD: SQL Server

Dos entornos de desarrollo: pruebas y producción.

13 ANEXOS

Además del presente documento. Este análisis funcional está compuesto por los
siguientes anexos:

Anexos I – XIII: estos anexos definen los datos complementarios y las plantillas
para la distribución de cada tipo de incidencia.