Diferencias Entre Procesos Vs Procd Vs Intrucioines Trab

Diferencias entre Procesos, Procedimientos e Instrucciones de
Trabajo
Por: Pedro Robledo, experto en BPM y transformación digital
Muchas personas a menudo confunden estos tres términos: Proceso de Negocio,
Procedimiento e Instrucción de trabajo. De hecho, la mayoría de las personas escribe
instrucciones de trabajo y las llama procedimientos, y define un procedimiento como un
proceso. Mi objetivo en este documento es proporcionar las diferencias entre los tres términos
para ayudar a comprender cuándo usar cada término en la Gestión de la Calidad de su
Negocio.
La norma ISO 9001:2015 (Sistemas de gestión de la calidad - Fundamentos y vocabulario)
define el concepto de Proceso de Negocio como: “Conjunto de actividades relacionadas o

que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados”. Se puede
matizar algo más diciendo que un proceso es una secuencia de actividades con un orden de
realización en el tiempo, que convierte unas entradas dadas en una salida (resultado, un
producto). Cualquier actividad, o conjunto de actividades, que utiliza recursos para
transformar elementos de entrada en resultados puede considerarse como un proceso.
Los Procesos de Negocio se modelan en el estándar Business Process Model and Notation
(BPMN) reflejando el inicio del proceso, las responsabilidades de las actividades, los flujos de
secuencia con todos los caminos posibles (para recoger todas las excepciones mediante
puntos de decisión), las actividades a realizar, los roles que ejecutan cada actividad, los
eventos que se producen en el proceso y la finalización (uno o varios eventos de fin) del
proceso.
No se debe confundir procedimiento con proceso. Según la definición que proporciona la norma
ISO 9001:2015, un Procedimiento es: “la forma específica de llevar a cabo una actividad o
un proceso”. Es decir, cuando se tiene un proceso que tiene que ocurrir en una forma
específica, y se especifica cómo sucede, se tiene un procedimiento. El procedimiento es de
obligado cumplimiento y es necesario para desarrollar cualquier Sistema de Gestión de
Calidad. Se debe tener en cuenta que no todos los procesos necesitan contar con un
procedimiento, y que un mismo proceso puede tener asociado uno o varios
procedimientos.
Un procedimiento vendrá determinado por la necesidad de detallar la forma específica de hacer
las actividades por temas legales, cumplimiento normativo o de políticas de empresa. Los
procedimientos se utilizan para aquellas actividades en las que se encadenan varias
operaciones e intervienen distintas personas o departamentos de la empresa (por ejemplo,
Procedimiento de presentación de los Modelos Fiscales en Hacienda, Procedimiento de
Compras, Procedimiento de Evaluación de Proveedores, Procedimiento de Automatización de

Facturas, Procedimiento para Trabajos de Riesgo, Procedimiento de Entrada de Terceros al
edificio …).
En cuanto a las Instrucciones de Trabajo son documentos que describen de manera clara
y precisa la manera correcta de realizar determinadas tareas que pueden generar
inconvenientes o daños de no realizarse de la manera establecida. Es decir, describen, dictan
o estipulan los pasos que se deben seguir para realizar correctamente alguna actividad o
trabajo específico. Por ejemplo, Documento del Área de Compras que describe la
Documentación Acreditativa del Gasto a presentar por el Empleado en su Nota de Gastos y los
pasos a proceder para presentar sus gastos mensuales; esta instrucción de trabajo estaría
vinculada a la Actividad de “Presentar Nota de Gastos”.
Las instrucciones de trabajo están sobre todo enfocadas a explicar cómo se va a realizar
una actividad concreta, y son de obligado cumplimiento. Las instrucciones de trabajo se
utilizan para describir una operación concreta, normalmente asociada a un puesto de trabajo. Si
existe la salvedad de que no sean de obligado cumplimiento, estaríamos hablando de una Guía
de Trabajo.
Principales Diferencias entre Proceso, Procedimiento e Instrucción de Trabajo
PROCESO PROCEDIMIENTO INSTRUCCIÓN DE TRABAJO
Flujo de secuencias de
Describen los pasos correctos
actividades que transforman Forma específica de llevar a
para realizar una tarea
elementos de entrada en cabo un proceso
específica.
resultados
Qué hacemos Cómo se debe realizar el Cómo lograr una tarea

Quién las hace
específica dentro de un
Dónde tiene lugar trabajo y por qué proceso con instrucciones muy
detalladas
Cuándo sucede
Orquestación del Trabajo Método obligatorio Guía de pasos obligatorios
Puede responder a 0, 1 o más Puede constar de 0, 1 o más Foco en las instrucciones de 1
procedimientos instrucciones de trabajo tarea
Transversal por Unidades Transversal por Unidades

Solo una Unidad Funcional
Funcionales Funcionales o una Unidad
Participa más de un rol Participa 1 o más de un rol Solo 1 Rol
Explica cómo se debe hacer sin

Todo el detalle de todos los
Encapsula las actividades todos los detalles de cómo se
pasos a seguir en una actividad
hace
Documento con tanto narrativa Documento con el máximo

Proporciona el modelo de
como imágenes, generalmente detalle que explica paso a paso
flujo de trabajo en BPMN a un
en forma de casos de uso y las instrucciones que se deben
alto nivel
diagramas de flujo de trabajo realizar en una actividad.
DIFERENCIAS EN CUANTO A LA GESTIÓN DE LA CALIDAD
BPM ayuda a ejecutar los procesos de negocio para conseguir conformidad con el Sistema de
Gestión de la Calidad de forma que la organización conserve toda la información documentada
(registros obligatorios) para las auditorías de calidad ISO.

Un procedimiento suele describirse en un documento Word, pero podría incluir el diagrama
completo en BPMN que explique a un alto nivel las diferentes actividades a realizar. La norma
ISO 9001 requiere procedimientos documentados para planificación, operación y control
efectivos de los procesos dentro del sistema de gestión de calidad de una empresa, que incluirá
la información documentada necesaria para apoyar el funcionamiento de los procesos.
Las instrucciones de trabajo son opcionales para un sistema basado en ISO 9001, pero
generalmente se incluyen para operaciones consistentes. Las instrucciones están escritas para
dar instrucciones en una secuencia de trabajo lógica.
PROCESO PROCEDIMIENTO INSTRUCCIÓN DE TRABAJO
Asegura la conservación de Información documentada Las instrucciones son opcionales
toda la información necesaria (requerida por ISO para un sistema basado en ISO
documentada (registros 9001) para para planificación, 9001, pero generalmente se
obligatorios) y trazabilidad para operación y control efectivos de incluyen para operaciones
las auditorías de calidad ISO los procesos consistentes
Asegura que el Sistema de
gestión de calidad (QMS) se Asegura que el Sistema de Garantiza operaciones
ejecute de manera correcta y gestión de calidad (QMS) se consistentes realizadas por una
consistente para poder defina correctamente para persona en una tarea conforme a
funcionar de acuerdo con las conformidad de las políticas y las políticas y normativas
políticas y regulaciones normativas requeridas requeridas
requeridas
CONCLUSIÓN
Los Proceso de Negocio BPMN se apoyarán si es necesario de Procedimientos para el
obligatorio cumplimiento legislativo o normativo o de políticas de empresa, y se apoyará de
Instrucciones de trabajo para documentar los pasos obligatorios a seguir en aquellas
actividades que lo requieran.
Fuente. Extraído el 07-07-2020 de https://albatian.com/es/blog/diferencias-entre-procesos-
procedimientos-e-instrucciones-de-trabajo/

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Diferencias entre Procesos, Procedimientos e Instrucciones de

Por: Pedro Robledo, experto en BPM y transformación digital

Muchas personas a menudo confunden estos tres términos: Proceso de Negocio,

Procedimiento e Instrucción de trabajo. De hecho, la mayoría de las personas escribe

instrucciones de trabajo y las llama procedimientos, y define un procedimiento como un

para ayudar a comprender cuándo usar cada término en la Gestión de la Calidad de su

La norma ISO 9001:2015 (Sistemas de gestión de la calidad - Fundamentos y vocabulario)

define el concepto de Proceso de Negocio como: “Conjunto de actividades relacionadas o

producto). Cualquier actividad, o conjunto de actividades, que utiliza recursos para

transformar elementos de entrada en resultados puede considerarse como un proceso.

específica, y se especifica cómo sucede, se tiene un procedimiento. El procedimiento es de

obligado cumplimiento y es necesario para desarrollar cualquier Sistema de Gestión de

procedimiento, y que un mismo proceso puede tener asociado uno o varios

Un procedimiento vendrá determinado por la necesidad de detallar la forma específica de hacer

procedimientos se utilizan para aquellas actividades en las que se encadenan varias

operaciones e intervienen distintas personas o departamentos de la empresa (por ejemplo,

Procedimiento de presentación de los Modelos Fiscales en Hacienda, Procedimiento de

Compras, Procedimiento de Evaluación de Proveedores, Procedimiento de Automatización de

y precisa la manera correcta de realizar determinadas tareas que pueden generar

inconvenientes o daños de no realizarse de la manera establecida. Es decir, describen, dictan

vinculada a la Actividad de “Presentar Nota de Gastos”.

una actividad concreta, y son de obligado cumplimiento. Las instrucciones de trabajo se

Principales Diferencias entre Proceso, Procedimiento e Instrucción de Trabajo

PROCESO PROCEDIMIENTO INSTRUCCIÓN DE TRABAJO

Qué hacemos Cómo se debe realizar el Cómo lograr una tarea

Orquestación del Trabajo Método obligatorio Guía de pasos obligatorios

Puede responder a 0, 1 o más Puede constar de 0, 1 o más Foco en las instrucciones de 1

procedimientos instrucciones de trabajo tarea

Transversal por Unidades Transversal por Unidades

Participa más de un rol Participa 1 o más de un rol Solo 1 Rol

Explica cómo se debe hacer sin

Documento con tanto narrativa Documento con el máximo

DIFERENCIAS EN CUANTO A LA GESTIÓN DE LA CALIDAD

Gestión de la Calidad de forma que la organización conserve toda la información documentada

(registros obligatorios) para las auditorías de calidad ISO.

ISO 9001 requiere procedimientos documentados para planificación, operación y control

la información documentada necesaria para apoyar el funcionamiento de los procesos.

dar instrucciones en una secuencia de trabajo lógica.

PROCESO PROCEDIMIENTO INSTRUCCIÓN DE TRABAJO

Asegura la conservación de Información documentada Las instrucciones son opcionales

documentada (registros 9001) para para planificación, 9001, pero generalmente se

obligatorios) y trazabilidad para operación y control efectivos de incluyen para operaciones

las auditorías de calidad ISO los procesos consistentes

Asegura que el Sistema de

gestión de calidad (QMS) se Asegura que el Sistema de Garantiza operaciones

políticas y regulaciones normativas requeridas requeridas

obligatorio cumplimiento legislativo o normativo o de políticas de empresa, y se apoyará de

Instrucciones de trabajo para documentar los pasos obligatorios a seguir en aquellas

actividades que lo requieran.

Fuente. Extraído el 07-07-2020 de https://albatian.com/es/blog/diferencias-entre-procesos-

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