Administración del

Tiempo

Presenta:

Mtra. Gloria del C.

Córdoba Hernández
 Competencia
• Desarrollar y dirigir
organizaciones a través del
ejercicio ético del liderazgo,
con enfoque sistémico para
contribuir al logro de
objetivos estratégicos.
Objetivo de la Asignatura
• El alumno construirá un
estilo de liderazgo para
dirigir organizaciones con
eficacia.
Habilidades Gerenciales
• Son un conjunto de capacidades y
conocimientos que una persona
posee para realizar las actividades
de administración y liderazgo en el
rol de Gerente de una organización
NORMAS PARA EL APROVECHAMIENTO DEL CURSO

▪ Ser objetivos, realistas.

▪ Apertura a recibir opiniones y comentarios.
▪ Actitud positiva; ver el cómo sí en lugar del cómo no.
▪ Construir en lugar de destruir. Si me opongo qué propongo.
▪ Ir al grano, ser concretos.
▪ Creatividad en las soluciones.
▪ Ser flexibles.
▪ Tomar el toro por los cuernos. No evadir los problemas.
▪ No buscar pretextos y pasar la pelota.
▪ Ser sinceros, honestos, auténticos.
▪ Estar dispuestos a actuar de manera diferente al pasado.
 Unidades Temáticas

I. Administración del tiempo

II. Liderazgo
Objetivo: administrará eficientemente el tiempo para
mejorar el desempeño y cumplimiento de objetivos
personales y organizacionales
Algunos conceptos básicos
preliminares

“ DIME EN QUE USAS TU TIEMPO Y TE DIRE QUIEN ERES ”

“ QUIEN PIERDE EL TIEMPO, PIERDE LA VIDA ”

“EL TIEMPO PERDIDO NO SE RECUPERA JAMAS”

 Buen jugador, debes jugar tu vida
como la más inteligente partida de
ajedrez,
porque no importa tanto si pierdes
o ganas la partida, lo que importa
es que sólo puedes jugarla una vez.
Si un barco quiere cumplir su destino, debe tener:
▪ Un puerto al cual desea llegar.
▪ Una ruta perfectamente trazada para llegar.
▪ Una velocidad determinada de avance y un término
para concluir el viaje.
TEMAS:
Eficiencia y
efectividad

Herramientas Control urgente

e importante
Administración
del Tiempo

Mitos y Planeación
enemigos del del tiempo
tiempo
 Efectividad
• Es la capacidad de lograr un
efecto deseado, esperado o
anhelado.

Eficiencia
• Es la capacidad de lograr el
efecto en cuestión con el
mínimo de recursos posibles
viables.
 Matriz del Tiempo
• Permite ordenar todas las actividades
de un trabajo según criterios de
urgencia e importancia.
• Permite ver y analizar el modo en que
se distribuye el tiempo laboral, a que
tipo de actividades se le esta
dedicando el mayor tiempo. A cuales
se le dedica menor tiempo cuando en
realidad merecen la mayor atención.
 Lo Urgente y lo Importante
URGENTE NO URGENTE

Área que ocupan las Espacio para la prevención, la

crisis, los problemas planificación, para reconocer y
IMPORTANTE apremiantes, las tareas aprovechar nuevas
que se vencen. oportunidades, construir
relaciones constructivas.

Campo de las Campo de las trivialidades

NO interrupciones, de las y de la pérdida de tiempo.
reuniones improductivas y Distracciones no
IMPORTANTE
no esenciales. Cosas de controladas. Socialización
poco impacto, no intrascendente.
atendidas que se vuelven
impostergables.
Causas más frecuentes de los
desperdiciadores de tiempo
Falta de asertividad (incapacidad para decir no). Esperando decisiones del nivel superior.

Hábito de aplazar las cosas dificultosas. Falta de políticas claras para tomar decisiones.

No elaborar planes de trabajo. Falta de sistema para evitar interrupciones.

No determinar prioridades y respetarlas. Manejo inadecuado de puerta abierta.

Sobreestimar las propias capacidades. Demasiado perfeccionismo.

Subestimar las capacidades de los demás. Inconstancia. Hábito de no terminar las cosas.

Falta de motivación o depresión. Tensión o preocupaciones (stress).

Falta de capacitación propia. Hacer primero lo que nos gusta o lo fácil.

Falta de capacitación en los subordinados. Falta de sistema para dar seguimiento a las
cosas.

Manejo inadecuado de trabajo en grupo (juntitis) Comprometerse a varias cosas al mismo tiempo
por sobrevaloración personal o desorganización.
Elementos de un planificador
de uso del tiempo.
• Objetivos
• Metas
• Lista de pendientes
• Lista de actividades
(priorizadas)
• Horarios
• Holgura para atención de
contingencias
 Planeación del tiempo
Ejemplo de un plan diario.
1. Reunión semanal del área. 1. Liste los ciclos
2. Obtener datos para el informe mensual. que van a ser
3. Participar en reunión de Comité ejecutados en el día.
4. Terminar el informe mensual 2. Considere no sólo los
5. Ir a comer relacionados con los
6. Revisar el correo. aspectos laborales.
7. Devolver llamadas.
8. Completar lecciones del curso de Inglés. 3. Es bueno dejar
9. Asistir a reunión del colegio. holguras, por si
4. El mejor momento para hacer aparecen imprevistos
el Plan Diario del día siguiente al día siguiente
es a última hora del día, antes
de dejar la oficina o descansar. 5. No se debe olvidar incluir en el
Plan Diario todos los ciclos que
6. En la medida que se van es necesario terminar, sean
completando los ciclos se van laborales, personales o de
eliminando de la lista cualquier otra área.
 Herramientas para la
administración del tiempo.
Enfoques de tiempo de
respuesta y de tiempo
discrecional
Tiempo de respuesta:
Es el que obliga a estar en función de dar
respuesta a lo que se presenta y que no sabemos
por anticipado, es simultáneo, impredecible y
disperso.
Tiempo discrecional
Es el tiempo controlado, focalizado, el que se
puede decidir y se concreta la atención solamente
en una cosa.
Enfoques del Tiempo de
Respuesta
• Juntas
• Visitantes
• Llamadas
telefónicas
• Agotamiento
• Retrasos
• Desorganización
• No saber decir “NO”
 Enfoques del Tiempo
discrecional
• Planes Semanales
• Citas
• Lista de actividades
Principio 10-90
 Ciclo de Productividad
• La productividad implica la mejora del proceso productivo, la
mejora significa una comparación favorable entre la cantidad
de recursos utilizados (insumos) y la cantidad de bienes y
servicios producidos.

Con frecuencia el termino de productividad se confunde con

el termino de producción muchas personas piensan que a
mayor producción más productividad.

PRODUCCIÓN: es la actividad de producir bienes o

servicios.
PRODUCTIVIDAD: se refiere a la utilización eficiente de los
recursos (insumos) al producir bienes y/o servicios,
Productos.
 Ciclo de la productividad.
Utilización Inteligente de los
Recursos

Humanos

Tecnología

Energía

Materia Prima

Información
 Ley de Parkinson.

La ley de Parkinson afirma que "el

trabajo se expande hasta llenar el
tiempo disponible para que se
termine".
Para muchos, cuando más tiempo
se tenga para hacer algo, más
divagará la mente y más
problemas serán planteados.
Herramientas para
la Gestión del
Tiempo
La Importancia de la Delegación

“La administración se define generalmente como el

procedimiento para lograr que las cosas se hagan a través de las
personas. Esencialmente la delegación consiste en dar a las
personas qué hacer. Así, por definición, las dos están
íntimamente relacionadas. Debemos concluir que el ejecutivo
que no delega, no administra. Por supuesto, dado que existen
diferentes grados de eficacia, una definición más precisa sería
que quien no delega con eficacia, no administra eficazmente.
Conclusión, de todas las habilidades de un ejecutivo, la de
delegar eficazmente es una de las más indispensables“.

LA TRAMPA DEL TIEMPO. R. Alec Mackenzie. Ed. American

Management Asociation.
Manejo de
Interrupciones
 Asertividad
Como estrategia y estilo de
comunicación, la asertividad se
diferencia y se sitúa en un punto
intermedio entre otras dos conductas
polares: la agresividad y la pasividad
 Asertividad

La persona asertiva es aquella que es capaz de

expresar sentimientos, actitudes, deseos y
opiniones de un modo adecuado a cada situación
social que se le presente, respetando esas
conductas en los demás y resolviendo de modo
adecuado los posibles problemas que surjan.
TU Asertividad
El estrés se manifiesta por un estado, el estado de estrés
que corresponde al conjunto de modificaciones provocadas
por el síndrome general de adaptación Estrés
La solución de problemas
La resolución efectiva de conflictos tiene un objetivo
superior, conseguir una mayor seguridad y confianza en
nosotros mismos, así como mejorar nuestro estado
anímico.
 Desensibilización
sistemática
Con la desensibilización sistemática una
persona puede aprender a enfrentarse a
objetos y situaciones que le son
particularmente amenazadoras.
Se trata de aprender a relajarse mientras se
imaginan escenas que, progresivamente,
van provocando mayor ansiedad.
La técnica es efectiva para combatir fobias
clásicas, miedos crónicos y algunas
reacciones de ansiedad interpersonal.
Sensibilización Encubierta
La sensibilización encubierta se utiliza para
tratar los hábitos destructivos. Se denomina
"encubierta" porque el tratamiento básico se
realiza en la mente.
Efectiva en el tratamiento de: desviaciones
sexuales, la compulsión al juego, a mentir, a
comprar, problemas con el alcohol o el
tabaco.
 Visualización

• La visualización es una herramienta muy útil

para conseguir un mayor control de la mente,
las emociones y el cuerpo y para efectuar
cambios deseados de la conducta.
• No es otra cosa que relajarse e imaginar
vívidamente diferentes cosas, situaciones de
la forma más real posible y con todos los
detalles posibles.
 Reuniones de Trabajo
Efectivas.
Las reuniones de trabajo son una herramienta
utilizada para elaborar planes, diseñar
estrategias, evaluar desempeños, fomentar la
participación de los empleados.
Una reunión puede definirse, como el “evento
en que dos o más personas se juntan para
discutir un tópico predeterminado tal como la
planificación de un evento de negocios, evento
de la comunidad, etc. normalmente de manera
formal”.
Reuniones de trabajo
Se realiza para cumplir una meta de
un grupo de personas, tomar
decisiones, y tomar acciones,
compartir información, identificar,
desarrollar o juntar ideas, para buscar
el apoyo del grupo u organización en
el logro de una meta
 Consideraciones importantes

• De 9 a.m. y 3 p.m
• Reuniones únicamente
necesarias.
• Temas de interés para
todos y luego temas de
Horario interés particular
• No dejar que las
reuniones se
prolonguen mucho
tiempo.
 Solución para no prolongar
las reuniones

Planificar la Asignar Rechazar Evaluar

• Agenda • Puntos que

• Quien lleve • El proceso al
el control del no estén termino de la
tiempo considerados reunión
en la agenda
 Objetivos de la reunión
El objetivo de las reuniones varía dependiendo del tipo de
reunión convocada.

• Enterar de algo a un grupo de personas

Para
informar:

• Obtener información o ideas de un grupo

Para
informarse

• Someter a discusión ante una masa relativamente

grande de personas, uno o varios asuntos para que se
Para debate
público: pronuncien con respecto a ellos y adoptar acuerdos.
 Objetivos de la reunión

• Que el grupo perfeccione sus conocimientos y

habilidades y desarrolle nuevas formas de pensar
Para el y trabajar, empleando su propia capacidad
desarrollo del
personal individual y colectiva de análisis y síntesis.

• Analizar un problema en grupo hasta encontrar de

conjunto su solución
Para solucionar
un problema
 • Las estadísticas
demuestran que a
mayor cantidad de
participantes
aumenta la duración
Participantes de las reuniones y se
reduce su efectividad.
• Determinar con base
al objetivo de la
reunión.
 Roles que deben participar

Los que saben (conocimiento, habilidades,

experiencia)

Los que están interesados (líder, cliente,

gerente de proyecto, interesados en general)

Los que pueden (dedicar tiempo para

ejecutar, autoridad para implementar)
ROL DESCRIPCIÓN
Sponsor del proyecto a) Miembro de la dirección
b) Mantiene alineado al proyecto con la estrategia de la
empresa
c) Nexo entre el equipo y la dirección general
d) Resuelve conflictos de recursos
Facilitador e) Conduce reunión
f) Modera las discusiones
g) Mantiene el foco y el horario
Secretario h) Toma nota
i) Elabora y distribuye el acta
j) Rol rotativo
Gerente del proyecto k) Nunca es el experto principal
l) Se anticipa a los cambios y mantiene alineado al equipo
m) Comunica al sponsor el avance
Coordinador n) Dependiendo del tamaño del proyecto existe o no
o) Coordina reuniones
p) Mantiene la integridad de la documentación
Participante q) Todos son participantes;
r) Mantiene el espíritu de confianza y respeto a los colegas
s) Escucha y participa
t) Respeta las reglas establecidas y las decisiones tomadas.
 Siempre debemos tener en mente que las reuniones son
actividades costosas si no llegan a ser efectivas

• Lugar de reunión.
Que deberá contener? • Qué deberán llevar los
asistentes.
• Los puntos que serán
cubiertos.
Agenda • Fecha y hora en que
será realizada.
• Lista de participantes
• Duración de la misma.

Si la agenda no pudo entregarse con anticipación, se puede

distribuir al comienzo de la reunión y también se les puede
preguntar a los participantes si desean incluir algún tema
adicional.
 Agenda – Contenidos
– Objetivos de la reunión
– Tema Planificación
– Fecha
– Hora de inicio y fin
– Lugar de la reunión
– Participantes
– Quien convoca la reunión
– Puntos de la reunión
o Tiempo aproximado
o Responsable
o Que se hará
– Observaciones (preparación previa necesaria)
– Convocar a los participantes
o Participantes obligatorios, opcionales y notificados
o Herramientas informáticas (Outlook, Lotus Notes, etc.)
o Enviar la agenda con anticipación (24 horas antes)
o Atender solicitudes de modificación de agenda
o No más de 8 personas en una reunión (a excepción de reuniones de
• comunicación)
 Requerimientos
Establecer reglas para las reuniones, por
ejemplo:
• Horarios
• Puntualidad
• Métodos para decidir
• Interrupciones permitidas
• Confidencialidad
Todas las reglas, deben ser establecidas
por todos los participantes.
 Ejecución de la Reunión
• Llegue antes de empezar la reunión
• Prepare el lugar físico
– Adecue el lugar para el objetivo de la reunión (Presentación frontal, Reunión
de discusión, etc.)
• Si utiliza equipamiento
– Compruebe que todo funciona correctamente
– Tenga una contingencia prevista
• Repase los objetivos de la reunión
• Llegan los participantes
• Distribuir copias de la agenda a los que no tienen una
• Leer la agenda antes de comenzar
• La reunión no deberá durar más de 1 hora
• Apegarse al temario y a los tiempos
• Respetar las reglas de equipo
• Alentar a los participantes a plantear sus opiniones
• Moderar las discusiones para que se permita escuchar las opiniones de cada
participante
 Cierre de la Reunión
• Comente la agenda de la próxima reunión
brevemente
• Antes de terminar, haga una recapitulación de
los temas tratados (insistir en las conclusiones,
tareas lanzadas, responsables)
• Deben quedar claras las tareas distribuidas a sus
responsables
• Evaluar la reunión y registrar las conclusiones
• Terminar la reunión 5 minutos antes, los
participantes valorarán el gesto.
• Genere la minuta de acuerdos.
 Tareas post reunión:
1. Si se generan compromisos
durante la reunión, estos deben
quedar asignados e incluidos en un
plan de acción en donde se
establezca cómo mínimo el
responsable y la fecha estimada de
término.
 Tareas post reunión:
2. Las decisiones a que ha llegado el
equipo deben ser documentadas.
• Pasar en limpio el acta (minuta) de
la reunión
• Redactarla lo antes posible para no
perder información
• Ordenarla
• Identificar las tareas lanzadas, con
responsable y fecha de finalización
 Tareas post reunión:

3. Elaborar un listado de asuntos

pendientes
4. Las acciones después de la reunión
hasta la próxima es algo crucial para
el logro de los puntos del plan de
acción.
5. Las minutas deben publicarse a
más tardar 24 horas después de
sostenida la reunión.
 Los Principios Básicos de la
Administración del tiempo
1. Concentrarse en actividades de previsión. 12. Establecer un sistema de comunicación con el jefe.

2. El tiempo empleado en planear se ahorra en ejecutar. 13.Definir claramente nuestras funciones y responsabilidades y
comunicarlas.

3. No empezar un día sin un plan de trabajo. 14.Estimar realistamente nuestro tiempo, recursos y
posibilidades.

4. Llevar una agenda diaria de trabajo y cumplirla. 15. Si no se sabe hacer algo, en vez de diferirlo, pedir consejo.

5. Dar prioridad a las actividades que rinden más. 16. Utilizar todos los recursos de la tecnología a nuestro alcance

6. Eficiente delegación con supervisión adecuada. 17. Si se tiene que hacer algo, investigar si ya alguien lo ha hecho
antes, conseguirlo y aprovecharlo

7. Capacitar continuamente al subordinado. 18. Socializar en el tiempo adecuado y el tiempo adecuado.

8. Buscar más la efectividad que la laboriosidad. 19.Mejora de habilidades para el análisis y toma de decisiones.

9. Dar prioridad a lo importante urgente. 20. Mejora de habilidades para el análisis y manejo del stress.

10. Empezar por lo difícil o desagradable, lo fácil es fácil. 21. Tener un archivo actualizado y ordenado.

11. Aclarar políticas de decisión con el jefe. 22. Mantener limpieza y orden en nuestro lugar de trabajo.
 Bibliografía

LOS SIETE HABITOS DE LA GENTE EFICAZ. Stephen R. Covey.

Editorial PAIDOS.
LA TRAMPA DEL TIEMPO. R. Alec Mackenzie. Editorial
AMERICAN MANAGEMENT ASSOCIATIONS.
ADMINISTRACION DEL TIEMPO. Mauro Rodríeguez Estrada.
Editorial MANUAL MODERNO.
LA ADMINISTRACION DEL TIEMPO. Tim Hindle. Editorial
GRIJALVO.
LA GESTION DEL TIEMPO. Jeff Davidson. Editorial PRENTICE
HALL.