Análisis de Procesosy Flujos de Información

ANÁLISIS DE PROCESOSY FLUJOS DE INFORMACIÓN
En el razonamiento anterior se mencionó cómo el ambiente de negocios (ambiente externo)

puede tener un impacto sobre el diseño de los métodos de planificación y control. Existen
además varios aspectos que deben determinarse respecto del análisis de los procesos internos
que se utilizan para generar bienes y servicios destinados al cliente. El primero de estos aspectos
es el análisis de procesos y su mejoramiento, en el cual se involucran varios factores, entre
ellos:
• Puntos de control y de rendición de informes. Éstos son los puntos del proceso donde
se capturan las actividades de producción. Por lo general requieren transacciones
formales y estructuradas entre procesos, y muchas veces exigen también la programación
formal de la actividad de producción. Algunos sistemas, como la Planificación de
requerimientos materiales, pueden demandar muchos de estos puntos, mientras que
otros, como el Justo a tiempo, tal vez necesiten muy pocos.Esto se verá más claro a
medida que desarrollemos el análisis de éstos y otros sistemas.
• Análisis y mejoramiento de los procesos. A medida que la producción y los procesos
productivos se modifican en respuesta a las condiciones de negocio mencionadas arriba, se
hace necesario optimizar dicho cambio sistemáticamente, con el propósito de garantizar
que corresponda a las necesidades de negocio de la mejor manera posible. Algunos de los
métodos para lograrlo incluyen:
1. Mapeo de procesos. El mapeo de procesos implica desarrollar un flujo detalla-do de

la información y las actividades utilizadas para producir alguna actividad
definida. Con frecuencia indica tiempos para estas actividades, y determina la
asignación de responsabilidades. El desarrollo y análisis de estos mapas de procesos
puede emplearse para establecer
• la integridad: ¿se toman en consideración todas las actividades y transacciones de
mayor importancia?
• la eficiencia: ¿existen actividades o transacciones innecesarias que, por lotanto,
incrementan el costo sin añadir valor?
• la redundancia: ¿existen actividades múltiples que básicamente ejecutan la
misma tarea o recopilan la misma información más de una vez?
• la efectividad: ¿todas las actividades y transacciones se realizan de la mejor
manera?
2. Mejoramiento de procesos. Durante los años recientes se han desarrollado varios
métodos para evaluar y mejorar procesos. Algunos de ellos evolucionaron dentro de un
enfoque conocido como Kaizen, término japonés que tiene el significado general de
“mejora continua”. Su objetivo tiende a incrementar la mejoría, en oposición a un
mejoramiento radical de procesos.
3. Reingeniería de procesos. Si un proceso sufre problemas sustanciales quizá sea
necesario rediseñarlo por completo. Utilizando sólo la definición de las entradas y salidas
requeridas es posible desarrollar un nuevo proceso, de manera que los insumos se
empleen más efectivamente para cumplir las demandas de salida. A diferencia del
Kaizen, la reingeniería de procesos por lo general implica un cambio radical en el
proceso.
4. Mapeo de cadena de valor. Por lo general, se considera que este enfoque para el
análisis y el mejoramiento de procesos tiene relación con la Producción esbelta, pero
podría ser utilizado de forma efectiva en prácticamente cualquier ambiente. El análisis
inicia con el cliente, y casi siempre incluye el tiempo de compás, en ocasiones llamado
también “el pulso del cliente”. Se obtiene toman- do la demanda promedio del cliente
para cierto periodo (un día, por ejemplo), ydividiendo este número entre la cantidad
de tiempo disponible para la producción durante ese periodo. El resultado representa
la cantidad promedio de pro- ducto que debe producirse por unidad de tiempo para
cumplir la demanda del cliente. Además, el mapa de cadena de valor incluye el nivel de
inventario y los tiempos de espera de material a lo largo del proceso, y los compara con
el tiempo de valor añadido. Esta comparación proporciona una muy buena estimación
de la oportunidad de mejoramiento. Por último, el mapa de cadena de valor presenta
flujos de información que, por lo general, no son parte de un mapa de procesos
regular. Una vez que se ha completado el mapa de cadena de valor del estado
presente, existe la oportunidad de realizar mejoras adecuadas en el proceso.

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