“G Suite para administradores esencial”

Soy Marc Alonso, Product Manager, publicista y responsable de contenidos de uno de los
mayores comercios electrónicos de tecnología en España y en este curso te voy a enseñar,
una a una, las características de Google Suite para administradores, la potente herramienta
para tu entorno de trabajo de Google. A lo largo de este curso veremos cómo gestionar un
equipo de trabajo, cómo integrar las cuentas de correo en la plataforma Gmail o cómo
gestionar el espacio de almacenamiento en la nube. Aprenderás a añadir usuarios, a
configurar grupos de trabajo, a gestionar dispositivos móviles, o a migrar tus datos
existentes de una forma muy sencilla. Correo electrónico, Contactos y Calendario. ¿Qué
empresa actual no necesita tener acceso a este tipo de herramientas? Poder tener esto y
mucho más centralizado en una sola suite y además gestionar a tu equipo de forma
sencilla es lo que ofrece Google Suite para administradores. Descubrirás las ventajas de
usar una única plataforma para todos los datos de tu día a día.

G Suite en nuestro trabajo

Google Suite es un paquete de servicio basado en la nube  que proporciona tanto a tu
empresa como a tu centro educativo, una forma realmente cómoda de trabajar online y en
equipo. Vas a poder centralizar en un mismo paquete el correo electrónico de tu empresa,
vas a tener acceso a un chat de equipo, a videoconferencias y podrás hacer que tu
equipo colabore en documentos en tiempo real. Una vez hayas registrado tu cuenta de
Google Suite utilizando el nombre de tu dominio, tú y tu equipo de trabajo vais a tener
acceso a herramientas como: correo electrónico de empresa a través de la plataforma
Gmail, Calendarios de Google o almacenamiento en la nube a través de Google Drive. Con
Google Suite para administradores, vas a poder gestionar, tanto a tus usuarios como los
distintos servicios disponibles a través de la consola de administración, a la cual accederás
desde cualquier navegador web. Con Google Suite brindarás a tu equipo herramientas de
trabajo colaborativo, como documentos, hojas de cálculo, presentaciones o
formularios. Tendrán acceso también a aplicaciones como: Dibujos, Keep, Apps Scripts o
Tablas dinámicas. Podrás hacer que todo tu equipo acceda al correo electrónico de
empresa a través de la plataforma Gmail, así como a Calendarios o Contactos. Además,
podrás añadir capas de privacidad y seguridad, controlar el acceso de los usuarios a las
distintas funciones y servicios, utilizar los recursos de formación disponibles en el Google
Suite o administrar de forma remota tu flota móvil. Google Suite es un paquete de
servicios basado en la nube que hará que tú y tu equipo seáis todavía más
productivos gracias a todas sus herramientas disponibles e integradas a la perfección en la
Suite.

Las ediciones de G Suite

Google Suite ofrece distintas soluciones que se adaptan a la perfección según las
características de tu empresa. Google Suite es ideal tanto si dispones de una pequeña o
mediana empresa, una gran empresa o simplemente quieres trabajar con un equipo de
trabajo concreto. Las distintas versiones que existen son: Google Suite Basic, que es un
paquete ofimático profesional que cuenta con 30 Gigas de espacio de
almacenamiento. Encontramos también la versión Google Suite Business, que además
cuenta con un paquete ofimático con funciones de archivo, y espacio de almacenamiento
ilimitado. También encontramos la versión Google Suite Enterprise, que cuenta con un
paquete ofimático Premium con controles avanzados y funciones para personalizar el
servicio. La versión Business de Google Suite, que es la que analizaremos a lo largo de este
curso, incluye un paquete ofimático mejorado con funciones adicionales, como por
ejemplo, la gestión de dispositivos móviles avanzada o Google Vault. Además de ofrecer
almacenamiento ilimitado frente a los 30 Gigas que ofrece la versión básica. La versión de
Google Suite Enterprise ofrece además un paquete ofimático Premium que incorpora
funciones y controles avanzados. Incluye funciones como por ejemplo, la prevención de la
pérdida de datos o el cifrado del correo electrónico. Incluye también opciones como la
posibilidad de analizar el tráfico del correo electrónico para encontrar contenido
específico, como por ejemplo, números de tarjeta de crédito. También podrás automatizar
las tareas de gestión de dispositivos móviles mediante la aplicación de reglas
personalizadas que se activan cuando se detectan eventos sospechosos. Por último, existe
una versión de Google Suite para centros educativos. Para acceder a esta versión, deberá
ser un centro educación primaria, secundaria o superior, sin ánimo de lucro y autorizado
por un organismo de acreditación. También van a poder acceder a esta versión, las
organizaciones y agencias gubernamentales sin ánimo de lucro.

La interfaz de la consola de administración

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La consola de administración de Google Suite es el Panel de control o centro de mando de
toda la Suite de Google. Como ves, tiene una interfaz limpia e intuitiva. La consola de
administración te va a permitir configurar cualquier parámetro de la Suite. Para acceder a
ella, deberás hacerlo a través de un navegador web. Deberás introducir la dirección
admin.google.com y una vez hayas accedido, encontrarás este Panel de control. En la parte
superior encuentras una serie de herramientas. En la parte central de la pantalla,
encontramos una serie de íconos que nos dan acceso directo a cada una de las
funciones de la Suite de Google. En la parte inferior encontramos la opción MÁS
CONTROLES. Aquí vas a poder arrastrar... ...aquellos íconos o aquellas funciones que no
deseas tener en la pantalla principal de la Suite. Si por algún motivo necesitas recuperarlo,
bastará con situarte encima del ícono y pulsar el botón MÁS. Desde aquí vas a poder
reordenar los archivos según tus necesidades. Deberás situar el ratón encima de uno de los
íconos y pulsar y arrastrarlo para cambiarlo de lugar. En la parte superior izquierda
encontramos el menú principal. Este menú nos da acceso a todas las características de la
Suite de Google. Desde aquí podremos acceder, por ejemplo, a la configuración de
nuestros dispositivos móviles... ...configurar el resto de aplicaciones. Encontraremos
también los ajustes de seguridad o podemos acceder, entre otras cosas, a los informes. Se
trata de un acceso directo de las herramientas que encontramos en la parte central de la
consola de administración. En la parte superior encontramos un buscador. Desde aquí
vamos a poder buscar, por ejemplo, entre otras cosas, usuarios, grupos o ajustes. Si, por
ejemplo, tecleamos el nombre de algún usuario, como ves, ya nos aparece el resultado. Si
pulsamos encima del resultado, accederemos directamente, en este caso, a la
configuración de uno de los usuarios que tenemos creados. Para volver a la pantalla
principal, basta con pulsar en la zona superior derecha de la pantalla, justo donde pone
Google Admin. Desde aquí volveremos al panel de configuración. En la parte superior de la
pantalla nos aparecerán los avisos de configuración de la Suite de Google. A medida que
vayamos completando los distintos pasos, nos irá apareciendo la sugerencia con los
consejos de configuración. En la parte superior derecha, encontramos un ícono con forma
de reloj de arena donde podremos acceder a las tareas que tengamos
pendientes. Tenemos también un ícono que nos ofrece la ayuda para administradores de
la Suite de Google. El ícono que está situado en la parte derecha nos permite acceder al
resto de aplicaciones de la Suite de Google. Aquí encontraremos accesos directos a
aplicaciones como nuestro correo de Gmail, nuestra unidad de Google Drive o las distintas
aplicaciones de la Suite. Por último, en la parte superior derecha de la
pantalla, encontraremos un acceso directo a nuestra cuenta. Desde aquí vamos a poder
gestionar las distintas cuentas que tengamos configuradas en nuestro navegador. El ícono
de notificaciones nos permite acceder a todas las notificaciones de administrador que
tengamos. En la parte derecha, encontramos la opción para acceder a la
configuración, desde aquí podremos hacer un recorrido por toda la Suite de Google
Admin o acceder directamente a la configuración de la Suite. En la flecha que aparece
situada en la parte derecha de la pantalla, podremos acceder a una serie de consejos que
nos va proporcionando la Suite de Google. En este caso nos confirma que nos queda un
paso por realizar antes de finalizar la configuración de nuestra Suite. También
encontramos un acceso directo a la actividad, en este caso, de los últimos 7 días. Podemos
acceder a los informes y además podemos acceder a las distintas aplicaciones que existen
para dispositivos móviles para poder acceder a la Suite de Google Admin.

Registro e inicio de sesión en la consola de administración

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Para registrarnos en la Suite de Google, deberemos acceder a la dirección
gsuite.google.com. Aquí, además de encontrar información sobre toda la Suite de
Google, vamos a poder pulsar en el botón de EMPIEZA AQUÍ para configurar nuestra
nueva cuenta de Google Suite. Como ves, nos ofrece una prueba gratuita de 14 días para
probar todos los servicios. A medida que vayamos avanzando, nos va a pedir
información acerca de, en este caso, nuestra empresa. En primer lugar, deberemos
introducir el nombre de nuestra empresa. Deberemos seleccionar el número de
empleados, contándonos a nosotros, y podremos elegir entre distintas opciones. El
siguiente paso es introducir un número de teléfono de nuestra empresa. Y a continuación
nos va a pedir que introduzcamos una dirección de correo electrónico de empresa. En este
caso vamos a introducir una dirección de correo de ejemplo. Una dirección con un
dominio que no tenemos dado de alta actualmente en la Suite de Google. El siguiente
paso nos pide confirmación acerca de si nuestra empresa dispone de un dominio en
Internet. Aquí vamos a poder seleccionar si ya disponemos de un dominio válido o si por
el contrario, necesitamos contratar un dominio. En este caso vamos a seleccionar la opción
SÍ, TENGO DOMINIO VÁLIDO. Y aquí introduciremos el dominio de nuestra empresa. A
continuación nos pide una confirmación de si queremos utilizar este dominio para
configurar nuestra cuenta de Google Suite. Deberemos introducir nuestro nombre. Y a
continuación deberemos escoger cómo queremos iniciar sesión, para ello utilizaremos un
nombre de usuario, seguido de nuestro dominio. Deberemos poner una contraseña. Y nos
da la opción de indicar una dirección de correo electrónico secundaria, donde Google va a
enviarnos información importante sobre la cuenta. Esta dirección de correo secundaria
debe ser una dirección que no pertenezca al dominio que acabas de introducir. Para
finalizar... ...deberemos seguir los pasos que nos va marcando Google. Ya por último
pulsaremos en ACEPTAR y en CREAR NUESTRA NUEVA CUENTA. Este proceso tardará unos
segundos y una vez haya finalizado, nos aparecerá la confirmación de que ya se ha creado
nuestra cuenta de Google Suite. A partir de aquí ya vamos a poder pulsar en IR A
CONFIGURACIÓN para terminar de configurar todo el servicio de Google. El primer paso
que encontramos es Añadir a personas a nuestra cuenta de Google Suite. Desde aquí
vamos a poder crear cuentas de usuarios para los miembros de nuestro equipo. Con ello
conseguiremos que puedan iniciar sesión en las aplicaciones empresariales de la
Suite, aplicaciones como Gmail, Google Drive o Calendar. Si pulsamos en
EMPEZAR... ...tendremos la opción de añadir una serie de nombres y direcciones de correo
electrónico. Una vez hayamos finalizado, marcaremos la opción: HE AÑADIDO TODAS LAS
DIRECCIONES DE CORREO ELECTRÓNICO y pulsaremos en SIGUIENTE. Y el siguiente paso
será verificar nuestro dominio y acabar de configurar el correo electrónico corporativo a
través de la aplicación de Gmail.
Cómo verificar el dominio para utilizar G Suite
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El siguiente paso para verificar Google Suite es realizar la verificación del dominio. De esta
forma vamos a poder verificar que realmente somos el propietario del dominio que
acabamos de introducir. Para ello, Google nos ofrece distintas opciones a la hora de
realizar esta verificación. En primer lugar encontramos la opción de añadir una meta tag a
nuestra web. De esta forma lo que deberemos hacer es copiar el meta tag que nos
proporciona e introducirlo en nuestra web, justo dentro del campo head, justo antes de la
etiqueta body. Encontramos un ejemplo a continuación, donde nos muestra cómo debería
quedar el código html en nuestra página web. Además de esta opción, podemos
seleccionar otro tipo de verificaciones. Si pulsamos en SELECCIONAR OTRO MÉTODO,
encontraremos las otras tres opciones que tenemos para verificar nuestro dominio. En
primer lugar, encontramos la opción de AÑADIR UN REGISTRO DE HOST DE DOMINIOS. Si
pulsamos sobre ella, nos cambiará a la página. Desde el botón deMÁS INFORMACIÓN,
vamos a poder encontrar ayuda sobre cómo verificar nuestro dominio. En este caso,
volviendo a la página de configuración habíamos escogido la opción... ...de añadir el
registro CNAME a los registros DNS de nuestro dominio. Aquí encontraremos una
explicación sobre cómo debemos realizar esta acción. Otra de las opciones que tenemos
es la de subir un archivo html a la raíz de nuestro dominio o de nuestra web. Una vez la
hayamos seleccionado, deberemos pulsar en el botón de DESCARGAR EL ARCHIVO DE
VERIFICACIÓN HTML. Como ves, se nos descarga en nuestro ordenador y este
archivo... ...con el código de verificación es el que deberemos subir a la carpeta raíz... ...de
nuestra página web. Aquí encontramos toda la ayuda necesaria. Ya por último, podemos
seleccionar, escoger la opción de AÑADIR EL DOMINO HOST MX. Aquí encontraremos la
ayuda para poder verificar el dominio con un registro MX en nuestra página web. Una vez
hayas realizado la verificación, sea cual sea la opción que hayas seleccionado, vas a poder
continuar hacia el siguiente paso que no es otro que configurar los registros para poder
utilizar Google Suite y la plataforma Gmail para acceder y gestionar todo tu correo
electrónico. En este caso, nosotros hemos seleccionado la última opción, marcamos la
casilla de verificación, conforme. Nos hemos descargado el archivo, marcamos la opción,
conforme. Hemos subido el archivo a nuestra página web... ...y conforme hemos seguido
todos los pasos que nos indica.

Cómo configurar registros MX para G Suite y Gmail

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Una vez hayamos completado los primeros pasos para verificar nuestro
dominio, pasaremos a configurar el correo electrónico. Aquí lo que vamos a hacer es
configurar los registros MX para poder utilizar Google Suite y concretamente la aplicación
Gmail para poder gestionar nuestro correo electrónico corporativo. Aquí necesitaremos
acceder al Panel de control de nuestro dominio. Una vez hayamos accedido, deberemos
modificar las DNS. Google nos ofrece una página de ayuda pulsando en esta
opción, donde encontraremos una serie de hostings con las instrucciones para realizar esta
modificación. Una vez que hayamos seleccionado nuestro hosting encontraremos cuáles
son todos los pasos que debemos seguir para poder modificar y configurar los registros
MX en nuestro servidor. Una vez hayamos abierto el Panel de control, deberemos eliminar
los registros MX existentes en nuestro Panel de control. Una vez los hayamos eliminado,
deberemos crear los nuevos registros. Para ello deberemos copiar toda la información que
nos ofrece e introducirla en el dominio. Puedes guiarte de nuevo utilizando la ayuda que
aparece. Como ves, una vez has accedido a la ayuda concreta para tu hosting, también vas
a encontrar los registros MX que debes introducir en tu dominio. Aquí quiero advertirte
que Google, como ves, nos ofrece una columna con el número de prioridad, el nombre
que debemos darle a este registro y el valor o la dirección que debemos introducir. Si te
fijas, todas las direcciones acaban en la letra M. Has de saber, que en los dominios, cuando
modificas este tipo de registros MX, todas las direcciones deben acabar con un punto. Si
por algún motivo copias directamente desde la ayuda de configuración, las direcciones y
las introduces en tu hosting, no vas a poder verificar ni finalizar la configuración. Como
ves, en la ayuda en cambio, sí que al final de la dirección, ya no se introduce el
punto. Toma nota de esta pequeña característica porque de no hacerlo así, vas a perder
mucho tiempo y no vas a conseguir configurar los registros. Ya por último, una vez hayas
accedido a tu hosting y hayas modificado todos los registros MX, deberás pulsar en la
opción conforme ya los has creado. Una vez los hayas creado, deberás guardarlos. La
mayoría de los servidores cuentan con la opción de autoguardado, con lo cual no vas a
necesitar guardarlos. Pulsa en la verificación conforme has guardado los registros MX y el
siguiente paso va a ser pulsar en la opción VERIFICAR EL DOMINIO para poder ya
configurar el correo electrónico. Una vez pulses, ten en cuenta que el tiempo aproximado
de verificación puede ser de unos 50 minutos. Puedes cerrar esta ventana y volver más
adelante introduciendo la dirección admin.google.com para ver en qué estado está la
configuración.

Cómo migrar el correo, los contactos y los calendarios

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Tras haber realizado la primera configuración, como es Verificar el dominio para poder
utilizar Google Suite y configurar los registros MX, para poder utilizar el correo electrónico
a través de Gmail dentro de la plataforma Google Suite, vamos, en primer lugar, a migrar el
Correo electrónico, los Contactos y, por ejemplo, también, los Calendarios. En definitiva,
vamos a migrar los datos existentes hacia la Suite de Google. Para ello, desde el Panel de
Administración pulsaremos en la opción Migración de datos. Desde aquí, vamos a poder
importar, tanto el Correo electrónico, como los Contactos, como los Calendarios que
tenemos. Como ves, también encontramos una advertencia, conforme, si nos faltan crear
usuarios que después vamos a querer migrar, vamos a poder crearlos antes de
seguir. Supongamos que ya tenemos creados los usuarios que necesitamos  y queremos
migrar, por ejemplo, en este caso, el Correo electrónico. Seleccionaremos la opción de
Correo y pulsaremos en el botón de Continuar. Aquí vamos a encontrar una Ayuda paso a
paso donde vamos a poder ir seleccionando todas las opciones. En primer lugar,
deberemos seleccionar el Origen de migración. Desde aquí, vamos a poder seleccionar el
tipo de Servidor de correo desde el cual vamos a realizar la migración. Encontramos
distintas opciones como Cuentas de correo de la propia Suite de Google, cuentas de
Gmail o distintos servidores. Como ves, en la Ayuda ya nos indica que, si no sabemos qué
servidor es o si no está muy seguro, una buena opción puede ser la de elegir la última
opción. A continuación, encontramos el Protocolo de conexión donde vamos a poder
seleccionar el protocolo que queremos utilizar para contactar con nuestro servidor de
correo. Si tienes claro que utilizas un protocolo Exchange o IMAP, deberás seleccionarlo
aquí. Otra opción es la de seleccionar Selección automática, que es la que Google nos
recomienda. Y a continuación, deberemos introducir la cuenta de correo electrónico que
queremos migrar y la contraseña. Tras haber introducido los datos, pulsaremos en
Conectar. Una vez se haya establecido la conexión, ya prácticamente, habremos
finalizado. Desde aquí, vamos a poder seleccionar la Fecha de inicio de la migración, es
decir, a partir de cuándo queremos importar nuestros datos, en este caso, nuestros correos
electrónicos. Podemos seleccionar A partir de un año antes de la fecha actual, importar los
correos de los últimos seis meses, los últimos tres meses, el último mes, o introducir una
fecha personalizada. Una vez hayamos seleccionado la fecha, encontramos unas Opciones
de migración. Desde aquí, vamos a poder seleccionar si queremos migrar, también, el
Correo electrónico eliminado, si queremos migrar el Correo electrónico No deseado o si
queremos Excluir algunas carpetas. Una vez hayamos realizado la
configuración, pulsaremos en Seleccionar usuarios. En la ventana que se nos
abrirá, deberemos seleccionar el Usuario que queremos. Aquí, deberemos introducir... la
cuenta de correo electrónico que queremos migrar, la contraseña, y en qué cuenta, de las
que tenemos ya creadas en la Suite de Google, queremos migrar los correos
electrónicos. En este caso, a medida que vayamos escribiendo, nos aparecerán los Usuarios
que tengamos creados. Seleccionaremos uno y pulsaremos en Inicio. Como ves, nos
aparece un mensaje, conforme se ha iniciado la migración y que continuará en segundo
plano aunque salgamos de la página o, incluso, la cerremos. Tras quitar el mensaje de
Advertencia, vemos, en el Panel de Google Admin, cómo se está realizando la migración de
datos, en este caso, del Correo electrónico. Desde la parte derecha de la pantalla, si nos
situamos en el Usuario en el cual se está migrando el correo, vamos a poder pulsar en la
opción que nos aparece para detener la migración, si así lo deseamos. En la parte superior,
en el Menú de Opciones, vamos a poder seleccionar entre Ver la configuración de
migración, Ajustar la velocidad de migración, Obtener informes sobre la migración... o, por
último... podremos Abandonar la migración.

Cómo configurar la extensión G Suite Training

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Existe una extensión muy interesante llamada Google Suite Training,  o Entrenamiento de
Google Suite. Se trata de una extensión para Google Chrome con la que vamos a poder
obtener lecciones simples e interactivas para que, tanto nosotros como los miembros de
nuestra organización, aprendan el funcionamiento de la Suite de Google. La encontramos
en la Web Store de Google Chrome. Desde aquí, vamos a poder añadir la extensión a
nuestro navegador de forma que, a medida que vayamos navegando por las distintas
aplicaciones, podamos obtener ayuda. Como ven, si volvemos a la consola de
Administración, nos ha aparecido, en la parte superior derecha de la pantalla, un ícono con
una ventana emergente donde la extensión de Google Suite Training nos va a ir ofreciendo
información interesante. Si pulsamos en Descubrir ahora... (reproducción) The admin
console is where you can manage all parts of your G Suite... ...accederemos a un recorrido
interactivo por toda la Suite de Google. Si pulsamos en el ícono con forma de X, podremos
terminar la lección. Recuerda que encontramos, en la parte derecha, el acceso a toda la
formación sobre Google Suite, que está disponible en Google. Desde la parte inferior
derecha de la pantalla, vamos a poder desplegar las opciones que tengamos, en este caso,
la que nos permite cambiar de cuenta. Desde aquí, vamos a poder acceder a las distintas
lecciones.

Cómo añadir a un usuario a G Suite

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Como administrador de Google Suite, vas a necesitar administrar los usuarios
existentes, así como crear nuevos usuarios. Para ello, desde la Consola de
administración, necesitarás acceder a la opción Usuarios. Una vez hayas entrado en la
opción de Usuarios, vas a poder, por una parte, configurar los usuarios existentes, y por
otra, crear nuevos usuarios. Para ello, deberás pulsar en la opción Añadir usuario nuevo. Se
abrirá una ventana donde necesitarás rellenar los datos del usuario o la usuaria que vas a
crear. Recuerda que los campos marcados con un asterisco son obligatorios. En primer
lugar, deberás introducir el Nombre. Y a continuación, podrás modificar la dirección de
Correo electrónico principal que aparece por defecto. En este ejemplo, voy a dejar la que
Google sugiere. La siguiente opción que encontramos es la de Unidad organizativa. En
caso de disponer de varias organizaciones, podrías seleccionar a qué unidad organizativa
pertenece el usuario. Y a continuación, encontramos dos opciones. La primera sería la que
nos permite escribir una Dirección de correo electrónico alternativa. También encontramos
la opción de introducir el Número de teléfono del usuario. La siguiente opción nos permite
generar una contraseña de forma automática o, si deshabilitamos esta opción, vamos a
poder introducir nosotros una contraseña. En este ejemplo, voy a dejar seleccionada la
opción que genere una contraseña de forma automática. Por defecto, al seleccionar esta
opción de aquí, queda habilitada la opción que requiere un cambio de contraseña la
primera vez que se inicie sesión. Por el contrario, si yo deshabilito esta opción de aquí y
genero yo una contraseña, voy a poder seleccionar que, de forma obligatoria, deba
cambiar la contraseña que yo he generado la primera vez que entre, o puedo deshabilitar
esta opción y que pueda utilizar la contraseña que hemos generado. Por seguridad, te
recomiendo que habilites esta opción, dejando que sea Google Suite la que genere la
contraseña de inicio, y que la primera vez que inicie sesión, deba cambiar la contraseña el
usuario por una que haya seleccionado él. Por último, deberemos pulsar en el boton de
AÑADIR USUARIO NUEVO. De esta forma, ya se habrá creado la contraseña. Como ves,
vemos una advertencia que nos indica que deberá iniciar sesión en esta cuenta y cambiar
la contraseña. A continuación, encontramos un botón de MÁS ACCIONES, donde vamos a
poder añadir este usuario a grupos que tengamos ya predefinidos, vamos a poder editar el
usuario e incluso enviar la información por correo electrónico para que el usuario reciba un
correo con los datos de acceso a su cuenta. También vamos a poder imprimir estos
datos. Si pulso en Enviar correo electrónico, deberé introducir un correo electrónico y
asegurarme que esa persona tiene acceso a ese correo electrónico. Es decir, aquí lo
recomendable no es introducir la dirección de correo electrónico que acabamos de
crear, sino una dirección de correo electrónico alternativa. Como ves, en esta parte de aquí
vemos el cuerpo del mensaje o del correo electrónico que va a recibir, donde, en esta
parte de aquí, va a ver habilitado un botón donde va a poder hacer clic y le llevará al inicio
de sesión. Allí, automáticamente, iniciará sesión y el primer paso que va a encontrar va a
ser el de cambiar la contraseña.

Cómo añadir a varios usuarios

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A la hora de crear usuarios en la Consola de administración, dentro de Google
Admin, encontramos la opción de crear varios usuarios.  Para ello, debemos acceder al
panel de Usuarios y seleccionar la opción Subir usuarios en bloque. Esto nos va a permitir
crear varios usuarios de una sola vez. Si pulso en Subir usuarios en bloque, encontraré la
información donde podré seleccionar el botón que me permite adjuntar un archivo con
extensión .csv. Si no sabes por dónde comenzar, te recomiendo descargar la plantilla CSV
en blanco. Tras pulsar en el enlace, se descargará un archivo que podrás abrir con
Microsoft Excel, donde encontrarás, en la primera fila, todos los campos que debes
rellenar, separados por comas. Como ves, hay muchos campos que no son
necesarios. Aquellos campos que son obligatorios son lo que contienen la palabra
«Required». Si ya tienes usuarios creados, te recomiendo descargar toda la información de
los usuarios creados, seleccionando la segunda opción, la de Todas las columnas de
información de los usuarios. Y por último, seleccionar el formato Valores separados por
comas. Es decir, CSV. Si pulsas en DESCARGAR, se abrirá una ventana emergente en esta
parte derecha de la pantalla y deberás pulsar en Descargar CSV. Una vez se haya finalizado
la descarga, podrás abrir el archivo y encontrarás todos los datos. Aquí lo que voy a hacer
va a ser eliminar las filas con los usuarios que no me interesan y voy a mantener uno de los
usuarios, que me va a servir como ejemplo. Y este usuario es el que voy a modificar con los
datos del nuevo usuario. En primer lugar, cambiaré el nombre y, a continuación, cambiaré
el apellido. El siguiente campo que deberé modificar es el de la dirección de correo
electrónico. El campo de la contraseña, o «Password», viene oculto, pero aquí voy a
necesitar introducir una contraseña temporal, que el usuario va a tener que cambiar la
primera vez que acceda a su cuenta. Para ello, voy a escribir una contraseña temporal. Y el
resto de campos, voy a dejarlos tal y como están. Esta misma acción la podría realizar en
las siguientes filas, introduciendo todos aquellos usuarios que necesite. Para el ejemplo, no
lo voy a hacer. Una vez he modificado el archivo, bastará con pulsar en el botón de
Guardar, volver a la Consola de administración de Google y pulsar en la opción Subir
usuarios en bloque. Aquí podré seleccionar el botón ADJUNTAR CSV y seleccionaré el
archivo que acabo de modificar. Pulsaré en Abrir y, a continuación, en SUBIR. Nos aparece
una ventana en la parte derecha que nos indica el proceso, o mejor dicho, nos indica el
estado del proceso. Cuando finalice, nos aparecerá una marca en forma de check, que nos
indicará que ya se ha completado la subida en bloque para la creación de nuevos
usuarios. Ahora, bastará con refrescar la ventana del navegador y encontraremos ya el
usuario o los usuarios que hemos subido en bloque.

Gestión de usuarios en G Suite

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Desde la opción Usuarios de la consola de administración, vamos a poder gestionar una
serie de parámetros de los usuarios. Una vez hemos accedido, veremos en la parte
superior distintas acciones que podemos realizar. En primer lugar, encontramos la opción
que nos permite añadir un usuario nuevo, podemos subir usuarios en bloque, descargar la
información de los usuarios que ya tenemos creados y, además, encontramos un botón
llamado Más, que nos va a permitir gestionar atributos personalizados. Si pulso en esta
opción, voy a poder, entre otras cosas, añadir un atributo personalizado. Desde aquí, voy a
poder crear un atributo que va a estar disponible para todos los usuarios. Si vuelvo a la
opción de Usuarios, en la parte central de la pantalla, encontramos todos los usuarios que
tenemos creados y distinta información. Si sitúo el cursor encima de un usuario, me van a
aparecer una serie de opciones. Si pulso en el nombre del usuario, voy a acceder a toda la
información disponible para ese usuario. En la parte izquierda de la pantalla, encontramos
distintas opciones. En primer lugar, vamos a poder cambiar la contraseña del usuario o la
usuaria. Vamos a poder cambiar el nombre de usuario y si pulsamos en la opción
Más, podremos añadir ese usuario a Grupos, enviarle un correo electrónico, suspender la
cuenta del usuario, restaurar los datos o eliminar el usuario. Y por último, encontramos la
opción que nos permite cambiarlos de unidad organizativa, si disponemos de varias
organizaciones dentro de la consola de administración. En la parte central de la
pantalla, encontramos toda la información sobre ese usuario. Aquí veremos el espacio de
almacenamiento que tiene ocupado o usado dicho usuario. En Información del usuario, si
queremos acceder a toda la información, deberemos pulsar en la parte derecha. Tras
pulsar, accederemos a toda la información del usuario. Aquí encontramos todos los
atributos que están disponibles para el usuario. Si hemos añadido algún atributo
personalizado, también nos aparecerá aquí. Para volver, deberemos pulsar en esta parte
superior de la pantalla encima de su nombre y volveremos al menú principal del
usuario. Encontramos distintas opciones de seguridad, donde podremos acceder pulsando
en la parte derecha y desde aquí, tendremos distintas opciones como, por ejemplo,
cambiar la contraseña o seleccionar los niveles de protección, así como si queremos que
sea obligatoria la verificación en dos pasos para acceder a su cuenta. Podremos añadir
direcciones de correo electrónico de recuperación, añadir un teléfono de recuperación de
contraseñas o de cuentas y distintas opciones de seguridad. Las siguientes opciones que
encontramos son, por ejemplo, la de Grupos. Desde aquí, nos aparecerá a qué grupos
pertenece dicho usuario. En este ejemplo nos indica que no pertenece a ningún
grupo, pero desde aquí, podemos gestionar los grupos y añadir este usuario a los distintos
grupos que tengamos creados. Para ello, deberemos pulsar en el botón amarillo que nos
aparece y podremos añadir usuarios a grupos. Podríamos seleccionar uno de los usuarios y
concederle privilegios y funciones de administrador. Pulsando en el botón de Asignar
funciones, dicho usuario pasaría a tener privilegios de administrador. A continuación,
encontramos las aplicaciones. Desde aquí, veremos qué aplicaciones tiene activadas dicho
usuario. Y ya por último, encontramos los dispositivos gestionados. En este caso, no tiene
ningún dispositivo gestionado, pero podríamos añadir dispositivos móviles vinculados a la
cuenta del usuario de nuestra organización. Y ya en la parte final, encontramos las
Licencias que tenemos asignadas a este usuario; en este caso, la licencia de G Suite Basic
está asignada automáticamente. Si disponemos de varias licencias, las encontraremos en
esta parte de aquí. Si vuelvo al menú principal de Usuarios, sí sitúo el ratón encima de
alguno de los usuarios, encontramos algunos accesos directos a las acciones más
habituales, como puede ser la de cambiar la contraseña, cambiar el nombre de usuario,
añadirlo a grupos o el botón Más, que nos va a permitir entre otras cosas, enviar un correo
electrónico al usuario, suspenderlo, restaurar los datos del usuario, eliminarlo o cambiarlo
de unidad organizativa. Si te fijas, este es el mismo menú que encontramos cuando
pulsamos en un usuario y nos dirigimos a la parte izquierda de la pantalla.

Cómo activar o desactivar la delegación de correo

Si seleccionas líneas de la transcripción en esta sección, irás a la marca
de tiempo en el vídeo
Otra de las opciones interesantes de Google Suite es la posibilidad de activar o desactivar
la delegación de correo para tus usuarios. Es posible que tus usuarios quieran autorizar a
otra persona de su equipo a acceder a su cuenta de correo electrónico. De esta forma, la
persona delegada va a poder leer, va a poder enviar o eliminar mensajes en nombre de
otro usuario. Por ejemplo, una persona de dirección va a poder delegar el acceso a su
correo electrónico a otra persona de su equipo como, por ejemplo, un auxiliar
administrativo. Para configurar la delegación de correo electrónico, deberemos acceder a
la sección de Aplicaciones. Una vez dentro, pulsaremos en la opción G Suite. Aquí
deberemos acceder a Gmail y seleccionar la opción Configuración de usuario. Una vez
estamos dentro, encontraremos, en tercer lugar, la opción Delegación de correo. Si
pulsamos encima de ella, se nos desplegarán las distintas opciones que
encontramos. Desde aquí vamos a poder habilitar o deshabilitar la opción que nos permite
que los usuarios deleguen el acceso a sus buzones a otros usuarios del dominio. A
continuación, encontramos la opción que nos permite permitir a los usuarios personalizar
esta opción. Y, seguidamente, encontramos dos opciones: la primera nos permite mostrar
el propietario de la cuenta y la persona delegada que ha enviado el correo; la siguiente
nos permite mostrar solo el propietario de la cuenta. Una vez hayas configurado esta
sección de aquí, bastará con pulsar en el botón de Guardar. Ten en cuenta que tal y como
nos advierte la aplicación, los cambios pueden tardar hasta 24 horas en propagarse a
todos los usuarios. Una vez la delegación de correo esté habilitada en el panel de Google
Admin, los usuarios van a poder añadir delegados desde la aplicación de Gmail. Para ello,
deberán pulsar en la rueda dentada que está situada en la parte superior derecha de la
pantalla y selecciona la opción Configuración. Desde aquí, deberán seleccionar la opción
Cuentas. Y dentro de las opciones, encontramos la que nos permite conceder acceso a
nuestra cuenta, encontramos el botón Añadir una cuenta y las distintas opciones para las
cuentas. Si pulsamos en Añadir otra cuenta, se nos abrirá una nueva pestaña del
navegador donde vamos a poder introducir la dirección de correo electrónico del usuario
al que queremos conceder acceso. Si pulsamos en Siguiente paso, nos aparecerá una
ventana de confirmación y deberemos pulsar en Enviar correo para conceder el
acceso. Una vez esté concedido, podemos cerrar la pestaña, y el usuario recibirá un correo
electrónico donde se le indica que se le ha concedido acceso a una cuenta concreta y
podrá aceptarlo o rechazarlo. Si pulsa en Aceptar esta solicitud, se abrirá una nueva
pestaña donde deberá confirmar. Esta opción puede tardar hasta 30 minutos. Tras pulsar
en el botón de refrescar la pestaña del correo electrónico, en la opción Cuentas >
Conceder acceso a la cuenta, ya nos aparece uno de los usuarios, es decir, el usuario que
acabamos de añadir. Y, desde aquí, vamos a poder seleccionar las opciones, por ejemplo,
la de Marcar como leído. Desde aquí, por defecto estará habilitada la opción Marcar la
conversación como leída cuando la abran otros usuarios; también podemos seleccionar la
siguiente opción que es Dejar las conversaciones como no leídas cuando las abran otros
usuarios. Esto es especialmente útil si lo que quieres es, tras tus vacaciones o tu viaje de
negocio donde no vas a estar pendiente del correo electrónico, cuando vuelvas, poder
tener todos los correos marcados como no leídos, aunque el usuario al que le has
concedido el acceso haya respondido. Y, a continuación, encontramos Información del
remitente. Desde aquí, podremos seleccionar entre Mostrar esta dirección y la persona que
envió el mensaje o Mostrar solo esta dirección, es decir, cuándo respondamos o
redactemos un correo, que este aparezca con nuestra dirección o que aparezca con la
opción Enviado por y el usuario que está gestionando el correo electrónico de forma
temporal. A partir de ahora, los usuarios de tu equipo van a poder delegar su correo
electrónico en otro usuario.

Cómo personalizar una dirección de servicio de G Suite

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de tiempo en el vídeo
En Google Suite existe la posibilidad de crear direcciones web personalizadas para cada
uno de los servicios. Por ejemplo, podemos crear una dirección personalizada que se
llame: correo.tudominio.com. De esta forma, los usuarios, cuando accedan a esta
dirección accederán directamente a su correo electrónico. Es decir, a Gmail. Para
personalizar las URL deberemos seleccionar la opción Perfil de empresa. Una vez estemos
dentro... seleccionaremos la opción URL personalizadas. Desde aquí vamos a poder crear
URL o direcciones personalizadas tanto para acceder al correo electrónico como para
acceder a Calendario, a nuestra unidad de Google Drive o a los sitios web o grupos de
empresas que hayamos creado. De esta forma... podremos seleccionar el servicio que
queremos habilitar y escribir la dirección que queremos. En este caso podemos hacer una
dirección de correo que sea: correo.nuestrodominio.com. Para calendarios también
podríamos... ...personalizar nuestra URL. Ten en cuenta que, para que todos los cambios se
guarden y estas direcciones sean efectivas vas a necesitar entrar en el host de tu
dominio. Desde el host de tu domino, vas a necesitar crear una serie de registros
CNAME. En la página de ayuda de Google encontrarás toda la información. Aquí vemos un
ejemplo para crear una dirección de correo donde deberemos crear un registro
CNAME que dirija el correo a la dirección: "ghs.googlehosted.com". Una vez hayamos
creado esta serie de registros y hayamos guardado todas las opciones todos los usuarios
de tu empresa van a poder acceder a las distintas aplicaciones de la Suite de Google a
través de las direcciones que acabamos de crear. Direcciones totalmente personalizadas y
muy fáciles de recordar.
Cómo administrar Drive para G Suite
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Una de las características incluidas en la suite de Google es Google Drive.  Esta aplicación
nos permite acceder a todos nuestros archivos almacenados en la nube. Podemos acceder
directamente desde la página de Google seleccionando la aplicación Drive. Aquí, en la
parte izquierda, encontramos el acceso a las distintas carpetas. Y en la parte central,
encontramos todos nuestros archivos. Tenemos acceso a todos los archivos que tenemos
guardados en nuestra unidad en la nube de Google, así como aquellos archivos que
tenemos guardados en nuestro ordenador y que además tenemos sincronizados con la
nube. Tenemos un acceso rápido a todos aquellos archivos que han sido compartidos con
nosotros, es decir, archivos que ha creado alguna persona de nuestro equipo y que ha
compartido con nuestra cuenta de Google. Encontramos también un acceso a los
archivos que hemos ido abriendo de forma reciente, así como los archivos que hemos ido
marcando como destacados para poder tener un acceso directo mucho más rápido. Para
que esta opción esté disponible para todos los usuarios, deberás dirigirte a la Consola de
administración y pulsar en Aplicaciones. Desde aquí, deberás entrar en la opción de G
Suite y aquí, pulsar en Drive y Documentos. Una vez dentro de Drive y
Documentos, podrás pulsar en la parte superior derecha donde pone Editar servicio. Desde
aquí vas a poder comprobar si has dejado activada o desactivada esta aplicación para
todos los miembros de tu equipo. En la parte izquierda de la pantalla, vas a poder
seleccionar a qué grupos o a qué unidades organizativas vas a habilitar o deshabilitar a
esta opción. Volviendo a la configuración de Drive y Documentos encontrarás el resto de
opciones. En primer lugar, encontrarás bastantes estadísticas sobre el uso que le han
dado los miembros del equipo a dicha aplicación. La primera opción que encuentras es la
de Configuración para compartir. Tras pulsar sobre ella, encontrarás distintas opciones que
puedes editar. Pulsando en el icono con forma de lápiz situado a la derecha, vas a poder
acceder a cada una de esas opciones y activar o desactivar según lo necesites. En Opciones
para compartir, vas a poder elegir el comportamiento que quieres que tengan los archivos
que generen las personas de tu equipo. Puedes desactivar que los miembros de tu
equipo compartan archivos con personas ajenas a tu empresa o mantener esta opción
activada. También vas a poder dejar seleccionada esta opción, de forma que cada vez que
alguna persona de tu equipo comparta un archivo con alguien fuera de tu empresa, es
decir, con una cuenta de correo electrónico que no sea la de tu dominio, recibirá una
advertencia conforme está compartiendo ese archivo con alguien ajeno a la
compañía. Cuando esto sucede, puedes controlar qué comportamiento quieres que
tenga. Es decir, puedes hacer que todos los usuarios externos a tu compañía deban iniciar
sesión en Google para ver un archivo o, por el contrario, permitir que los usuarios
externos obtengan una vista previa del archivo sin necesidad de iniciar sesión en
Google. Esta opción quizás sea una de las más recomendables cuando trabajas con
distintas empresas y no todas ellas tienen acceso a cuentas de Google. La siguiente opción
que encontramos es la llamada Transferir la propiedad. Desde aquí, vas a poder transferir
la propiedad de los archivos creados por un usuario de tu equipo a otra persona. Por
ejemplo, si das de baja a algún miembro del equipo, antes de eliminar la cuenta vas a
poder transferir todos los archivos que haya creado en Google Drive desde ese mismo
usuario a otro usuario de tu organización. Encontrarás también el acceso a distintas
Funciones y aplicaciones, así como Plantillas, donde vas a poder administrar la
configuración de las plantillas que van a estar disponibles para toda tu organización, así
como la configuración del Panel de actividad.

Cómo definir permisos de uso compartido de archivos

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Uno de los ajustes que podemos realizar en la configuración de Google Drive y de
nuestros Documentos es la de definir los permisos a la hora de compartir dichos
archivos. Desde la Consola de Administración si accedemos a Aplicaciones Google Suite y
por último Drive y Documentos, encontraremos la opción que nos permite definir dichos
permisos. La primera opción que encontramos es la Configuración para compartir. Desde
aquí vamos a poder establecer políticas globales para compartir archivos con
personas, bien sean de nuestra organización como ajenas a nuestra organización. Una vez
hemos accedido a la opción de Configuración para compartir vamos a poder seleccionar
las distintas opciones que existen. En primer lugar encontramos la opción que nos permite
desactivar el poder compartir contenido con personas ajenas a nuestra organización. En
este caso es al dominio que nosotros tenemos configurado en Google Admin. Podemos
permitir que esté activada la opción de compartir archivos con miembros tanto de nuestro
equipo como ajenos a nuestra organización. A continuación, viene por defecto marcada la
opción que advierte cuando los archivos que pertenecen a un usuario de nuestro
dominio son compartidos con usuarios que no pertenecen a nuestra organización. De esta
forma, cuando un usuario comparta un archivo de su unidad de Google Drive, si selecciona
un usuario que no pertenece a nuestra organización... ...a la hora de enviar la invitación va
a recibir una advertencia conforme está compartiendo un elemento con una dirección de
correo electrónico que no forma parte de la organización de Google Suite a la que
pertenece dicho elemento. Simplemente es una advertencia. Pero el usuario va a poder
escoger entre compartirlo o dejar de compartirlo. También podemos permitir que los
usuarios de nuestro dominio envíen invitaciones para compartir contenido con
personas ajenas a nuestro dominio. Si seleccionamos la opción vamos a poder escoger
entre que, los usuarios externos, deban iniciar sesión en Google para ver los archivos
o... ...poder permitir que los usuarios externos obtengan una vista previa del archivo sin
necesidad de iniciar sesión en Google. También encontramos la opción que permite a los
usuarios de nuestro dominio, publicar archivos en la web. Si activamos o desactivamos
alguna opción nos aparece una advertencia conforme dichos cambios pueden tardar hasta
24 horas en propagarse a todos los usuarios. A continuación encontramos una serie de
configuraciones y de opciones. Como por ejemplo, la opción que permite a los usuarios
sacar contenido de nuestro dominio. Esto es útil a la hora de reorganizar los archivos y las
carpetas de nuestra unidad. A la hora de compartir dichos archivos mediante un
enlace, podemos seleccionar distintas opciones. Podemos hacer que solo el propietario
tenga acceso al archivo hasta que este sea compartido. También podemos hacer que
cualquier usuario de nuestro dominio que disponga del enlace pueda acceder al archivo. Y
por último, vamos a hacer que cualquier usuario de nuestro dominio pueda encontrar el
archivo y acceder a él de forma que no sea necesario que haya recibido alguna invitación.

Cómo gestionar la galería de plantillas personalizada

Cuando creamos un nuevo archivo desde nuestra unidad de Google Drive,  bien sea un
documento de texto, una hoja de cálculo o una presentación de Google, por ejemplo, si
situamos el ratón en la parte derecha, podremos hacerlo partiendo de un documento en
blanco o escogiendo una plantilla. Si pulsamos desde una plantilla, accederemos a todas
las plantillas que Google tiene preparadas. Además nosotros podremos crear plantillas
personales para nuestro dominio. Todas estas plantillas podemos gestionarlas, como no
podía ser de otra forma, a través de la Consola de administración. Si accedemos a la
Consola de administración y seleccionamos la opción Aplicaciones > Google Suite y Drive
y Documentos, en la parte inferior de la pantalla encontraremos la opción Plantillas. Desde
aquí, vamos a poder habilitar las plantillas personalizadas en nuestra organización, así
como habilitar o deshabilitar las categorías que queremos que estén disponibles para
todos los miembros de nuestra organización. También vamos a poder añadir nuevas
categorías. Para ello, bastará con escribir el nombre de una categoría y pulsar en Añadir y,
automáticamente, esta categoría que acabamos de crear estará disponible para todos los
usuarios. Deberemos pulsar en el botón de Guardar para ello. De esta forma, cuando
cualquier usuario acceda a la galería de plantillas, va a encontrar, como hemos visto, todas
las que Google nos propone o las de nuestra organización. Si necesitamos crear una nueva
plantilla, deberemos hacerlo desde el botón Enviar plantilla. Pulsaremos y deberemos
seleccionar un documento existente en nuestra unidad de Google. En este caso,
seleccionaré este archivo y pulsaré en el botón de Abrir. Aquí me está indicando que este
documento ya está en la galería. Si sucede esto que acaba de ocurrir, puedes partir de
cualquier plantilla que tengas creada o cualquier documento, podrás abrirlo y guardar una
copia en tu unidad. Aquí voy a renombrarla. Voy a seleccionar la carpeta Mi unidad, y ya
quedará guardada. Si ahora vuelvo a Documentos de Google y selecciono Galería de
plantillas, pulso en la opción de mi organización en Enviar Plantilla y voy a poder
seleccionar una de las plantillas existentes. A continuación, podré seleccionar la categoría
en la que quiero que esta plantilla esté disponible, y tras pulsar en el botón de
Enviar, aparecerá esta plantilla en la sección de mi dominio.

Cómo controlar el acceso a diferentes archivos sin conexión

Las aplicaciones Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones  permiten trabajar sin
conexión a Internet a través de un navegador web, En este caso, a través de Google
Chrome y tú como administrador de Google Suite, vas a poder permitir o impedir que los
usuarios de tu organización accedan a Documentos, a Hojas de cálculo o a
Presentaciones cuando no dispongan de conexión a Internet. Este acceso está habilitado
de forma predeterminada. Para poder controlar el acceso puedes hacerlo accediendo al
Panel de Google Admin. Es decir, a la Consola de Administración. Desde aquí deberás
dirigirte a la sección de Aplicaciones, escoger Google Suite y seleccionar Drive y
Documentos. Una vez se haya abierto la ventana deberás seleccionar la opción Funciones y
aplicaciones. Y aquí vamos a encontrar la opción que nos permite configurar el acceso sin
conexión. Desde aquí podemos seleccionar Controlar el acceso sin conexión mediante
políticas de dispositivos. Si seleccionamos esta opción, podremos seguir una serie de
pasos para configurar y gestionar la política, instalando una serie de archivos en los
dispositivos. La opción más recomendada es la de permitir que los usuarios habiliten ellos
mismos el acceso sin conexión. Para ello necesitará tener instalada la extensión
Documentos de Google sin conexión en su navegador de Google Chrome. Una vez los
usuarios hayan instalado la extensión en su navegador de Google Chrome, van a poder
acceder a los archivos incluso cuando no dispongan de conexión a Internet. Para ello
deberán pulsar en la parte superior izquierda de la pantalla para acceder al menú
principal. Tras seleccionar la opción Configuración, deberán habilitar el modo Sin
conexión, de esta forma en cuestión de pocos segundos, se configurará el modo Sin
conexión en dicho ordenador y a través del navegador. Una vez haya finalizado la
configuración podrán seleccionar cualquier archivo. Pulsar con el botón derecho y
seleccionar la opción Disponible sin conexión. De esta forma aparecerá este ícono que nos
indica que dicho archivo está disponible en este modo.

Cómo encontrar documentos de Drive en tu dominio

Desde la unidad de Google Drive de cualquiera de los usuarios de nuestro
dominio podemos acceder a una barra de búsqueda donde vamos a poder
encontrar todos los archivos que han sido compartidos con una serie de permisos
especiales. Estos permisos los encontramos a la hora de compartir un archivo, si pulsamos
en Compartir un archivo, por ejemplo, un documento de texto, al seleccionar la opción de
Avanzado, podemos seleccionar qué sucede cuando compartimos mediante un enlace. La
primera opción que encontramos es la que nos interesa. Se llama Activado. Está Activado
para los usuarios del dominio que tenemos registrado en la Consola de Administración. De
esta forma, cualquier usurario de nuestra organización va a poder encontrar el elemento y
acceder a él. Y lo va a poder hacer a través de la Barra de búsqueda que aparece, por
ejemplo, en Google Drive. Para ello deberemos compartir dicho archivo seleccionando la
opción Activado. Tras pulsar en Guardar, nos aparecerá cuando realicemos una
búsqueda en nuestra unidad de Google Drive. Como ves, al pulsar con el ratón en la Barra
de búsqueda, automáticamente nos aparece una ventana donde nos permite realizar
búsquedas por tipo de documentos. Por ejemplo, por hojas de cálculo. De esta forma, nos
aparecen todas las hojas de cálculo que están compartidas dentro de nuestra
organización. También podemos realizar búsquedas escribiendo palabras.

Cómo transferir archivos de Drive a un nuevo propietario

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de tiempo en el vídeo
Imagina que uno de los miembros de tu equipo  ha causado baja en tu empresa. Este
miembro tenía creado una serie de archivos en su unidad de Google Drive que no quieres
perder. Es decir, que quieres recuperarlos. Si eliminas su cuenta, perderás todos los
archivos que tenía almacenados en su unidad de Google Drive. Antes de eliminar su
cuenta vas a poder transferir dichos archivos y cambiarles la propiedad. Para ello, deberás
acceder desde la Consola de Administración a Aplicaciones, Google Suite y seleccionar la
opción Drive y Documentos. Si te desplazas hacia la parte inferior, vas a poder seleccionar
la opción Transferir la propiedad. Una vez has hecho click en Transferir la propiedad, vas a
poder seleccionar de qué miembro de tu equipo quieres transferir la propiedad de todos
los archivos y hacia qué miembro vas a transferirlos. En este ejemplo bastará con introducir
la dirección de correo electrónico del miembro que ha causado baja de nuestro equipo. Y
a continuación escribiremos el correo electrónico de la persona a la cual queremos
transferirle la propiedad de sus archivos. Una vez hayamos realizado pulsaremos en
TRANSFERIR ARCHIVOS. Nos aparecerá una ventana conforme nos indica que la
transferencia de la propiedad del archivo se ha iniciado correctamente y que tanto el
nuevo propietario como el propietario actual recibirán una notificación por correo
electrónico una vez haya finalizado el proceso de transferencia de los archivos. Una vez
haya finalizado, el propietario encontrará los archivos en su unidad. En este ejemplo, este
archivo era propiedad del anterior usuario. Y una vez realizada la transferencia, ya nos
aparece conforme nosotros somos los nuevos propietarios. Esta es una forma muy útil de
no perder ninguno de los archivos con los que trabajamos habitualmente. Recuerda que
debes revisar la transferencia antes de eliminar la cuenta del usuario que ha causado baja
de tu empresa.

Cómo implementar una solución de sincronización

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de tiempo en el vídeo
Una de las opciones interesantes que ofrece la suite de Google es la posibilidad de instalar
una aplicación o solución de sincronización.  De esta forma, los usuarios van a poder tener
sincronizados en su ordenador los archivos de su unidad. Para acceder a la herramienta de
sincronización y poder instalarla, deberemos pulsar en el botón de Configuración que
aparece en la parte superior derecha de la pantalla. Desde aquí, seleccionaremos la opción
Instala Drive para ordenadores. Se nos abrirá una ventana donde, en primer lugar, nos
recomendará desinstalar la antigua aplicación de Google Drive, si la tenemos
instalada. Deberemos seleccionar la opción Descarga e instala Drive File Stream y
seleccionar la versión del sistema operativo del ordenador que utilizamos. Tras pulsar en
Descargar, comenzará la descarga. Una vez haya finalizado la descarga, deberemos abrir la
aplicación y ejecutar el instalador. A continuación, se nos abrirá la aplicación y deberemos
seguir los pasos para instalarla en nuestro ordenador. Una vez haya finalizado la
instalación, podremos cerrar la ventana y dirigirnos a la carpeta que contiene todas
nuestras aplicaciones. Aquí encontraremos la aplicación ya instalada. La aplicación Google
Drive File Stream. Tras pulsar y abrirla, nos aparecerá un icono en la barra superior de
nuestra pantalla. Y desde aquí, podremos acceder a una serie de
configuraciones. Podemos pausar la sincronización o acceder a las preferencias. Desde
aquí podremos desconectar nuestra cuenta o iniciar sesión en otra, cambiar de cuenta y
habilitar que al inicio de la sesión en nuestro ordenador, automáticamente comience la
aplicación. Es decir, que se lance la aplicación al iniciar el sistema. Podemos habilitar la
opción que nos permite ver quién está editando los archivos de Microsoft Office y dejar
que otros editores vean si estamos editando algún archivo. Podemos seleccionar en qué
ruta queremos que se almacenen los archivos en forma de caché local. También podemos
seleccionar la configuración de red y también tendremos acceso a la actividad que
hayamos realizado con nuestros archivos. Desde este icono, situado en la parte
superior, accederemos a nuestra unidad de Google Drive. Desde aquí tendremos acceso
desde el Explorador de archivos de nuestro ordenador, a todos los archivos que tenemos
en nuestra unidad. Cualquier cambio que realicemos sobre alguno de estos
archivos automáticamente se sincronizará con nuestra unidad en la nube.

Migrar los calendarios a G Suite

El proceso de migración de un calendario es muy similar al que hemos visto cuando hemos
migrado una cuenta de correo electrónico. Desde la consola de Administración deberemos
pulsar en la opción Migración de datos. Desde aquí vamos a poder seleccionar la opción
de Calendario. Una vez la hayamos seleccionado deberemos pulsar en Continuar. En la
siguiente ventana que se nos abre vamos a poder escoger tanto el origen de la migración
como el protocolo de conexión, y la cuenta desde la cual vamos a migrar, en este caso, los
calendarios. Si pulsamos en la flecha que aparece, vamos a poder seleccionar el origen de
la migración. En este caso vamos a seleccionar el tipo de servidor de correo desde el cual
vamos a realizar la migración. La consola de administración nos permite escoger entre
Microsoft Exchange 2007, 2010, 2013, Microsoft Office 365 o la opción de escoger Otro
servidor de Exchange. A continuación deberemos seleccionar el Protocolo de conexión. Por
defecto, no recomiendan que seleccionemos la opción Selección automática. Ya por
último, deberemos introducir los datos de la cuenta de correo desde la cual vamos a
importar los calendarios. Deberemos introducir el nombre de usuario y la contraseña. A
continuación deberemos pulsar en la opción de Conectar.

Configurar las opciones de uso compartido de calendarios

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de tiempo en el vídeo
Desde la consola de Administración de Google Suite, vas a poder controlar qué
información de los calendarios van a poder compartir los miembros de tu
organización con persona ajenas a tu organización. Para ello, dentro de la consola de
Administración deberás entrar en la opción Aplicaciones. Una vez hayas accedido, deberás
pulsar en Google Suite, y en la opción de Calendarios. Una vez dentro, y tras pulsar en la
sección Configuración para compartir, vas a poder seleccionar qué sucede cuando a un
miembro de tu equipo invita, a través del calendario, a una reunión a un miembro que está
fuera de tu organización. Desde el primer grupo de opciones, vamos a poder seleccionar
las opciones para compartir de forma externa los calendarios principales. Por defecto,
cuando un miembro de tu equipo invite a alguien a una reunión, y éste sea de otra
organización, sólo va a recibir la información acerca de la disponibilidad. Es decir, también
cuando un miembro de una empresa externa nos cree una invitación a un
calendario simplemente verá si el miembro de nuestro equipo está disponible o no. Esta
configuración la podemos cambiar, e incluso podemos seleccionar que pueda compartir
toda la información, pero que los usuarios externos nos puedan modificar los
calendarios. Otra de las opciones que encontramos es la de compartir toda información y,
además, permitir que los usuarios externos puedan modificar nuestro calendario. Ya por
último, encontramos la opción de Compartir toda la información y permitir la
administración de los calendarios. Recuerda que, por defecto, estará seleccionada Solo
información sobre disponibilidad. Esta es la información que podrán compartir con
personas ajenas a nuestra organización. A continuación, encontramos las opciones, a la
hora de compartir eventos de un calendario, pero esta vez de forma interna con los
miembros de nuestro equipo. Aquí, por defecto, ya viene activada la opción de Compartir
toda la información. También, vas a poder modificar esta configuración, escogiendo entre
No compartido, o compartir simplemente la información sobre disponibilidad, pero
ocultando los detalles del evento.

Configurar las opciones de uso compartido de calendarios

Desde la consola de Administración de Google Suite, vas a poder controlar qué
información de los calendarios van a poder compartir los miembros de tu
organización con persona ajenas a tu organización. Para ello, dentro de la consola de
Administración deberás entrar en la opción Aplicaciones. Una vez hayas accedido, deberás
pulsar en Google Suite, y en la opción de Calendarios. Una vez dentro, y tras pulsar en la
sección Configuración para compartir, vas a poder seleccionar qué sucede cuando a un
miembro de tu equipo invita, a través del calendario, a una reunión a un miembro que está
fuera de tu organización. Desde el primer grupo de opciones, vamos a poder seleccionar
las opciones para compartir de forma externa los calendarios principales. Por defecto,
cuando un miembro de tu equipo invite a alguien a una reunión, y éste sea de otra
organización, sólo va a recibir la información acerca de la disponibilidad. Es decir, también
cuando un miembro de una empresa externa nos cree una invitación a un
calendario simplemente verá si el miembro de nuestro equipo está disponible o no. Esta
configuración la podemos cambiar, e incluso podemos seleccionar que pueda compartir
toda la información, pero que los usuarios externos nos puedan modificar los
calendarios. Otra de las opciones que encontramos es la de compartir toda información y,
además, permitir que los usuarios externos puedan modificar nuestro calendario. Ya por
último, encontramos la opción de Compartir toda la información y permitir la
administración de los calendarios. Recuerda que, por defecto, estará seleccionada Solo
información sobre disponibilidad. Esta es la información que podrán compartir con
personas ajenas a nuestra organización. A continuación, encontramos las opciones, a la
hora de compartir eventos de un calendario, pero esta vez de forma interna con los
miembros de nuestro equipo. Aquí, por defecto, ya viene activada la opción de Compartir
toda la información. También, vas a poder modificar esta configuración, escogiendo entre
No compartido, o compartir simplemente la información sobre disponibilidad, pero
ocultando los detalles del evento.

Gestionar salas y recursos

Una de las opciones más interesantes a la hora de trabajar con los calendarios  dentro de tu
organización es la posibilidad de gestionar los recursos. Estos recursos nos permiten crear
salas de reuniones, por ejemplo, pero también nos permiten crear, por ejemplo,
proyectores, coches de empresa, o cualquier otro recurso que se pueda reservar para que
los miembros de tu equipo lo puedan utilizar durante un tiempo determinado. Para crear
todos estos recursos y que cuando un miembro de tu equipo cree una reunión en el
calendario y pueda reservar una sala de reuniones o, por ejemplo, un proyector, deberás
acceder desde la consola de Administración, dentro de la sección Aplicaciones, y pulsar en
Google Suite. Dentro, deberás acceder a la sección Calendario. Una vez hayas accedido a la
sección Calendario, deberás pulsar en la opción Recursos. Desde aquí, tal y como nos
indica la descripción, vamos a poder definir los recursos disponibles para que los usuarios
lo reserven en sus calendarios. Son recursos como salas de reuniones, proyectores, coches
de empresa, u otro equipo compartido. Una vez hemos accedido, encontramos en la parte
izquierda de la pantalla los edificios que hemos creado. Y en la parte central,
encontraremos los recursos con los que cuenta cada uno de los edificios. Vas a poder
añadir recursos de uno en uno, es decir, de forma individual, o subir recursos en bloque. En
primer lugar, vamos a ver cómo crear un edificio. Tras pulsar en Edificios, pulsaremos en el
ícono amarillo con una cruz. Desde aquí vamos a poder Añadir un edificio nuevo. En
primer lugar, deberemos introducir el nombre del edificio. A continuación, podremos
escribir una descripción. Si nuestra empresa, por ejemplo, cuenta con varios
edificios. Podremos seleccionar el número de plantas que tiene nuestro edificio, e incluso
podremos escribir la latitud y la longitud. Tras pulsar en Añadir edificio, automáticamente
se nos ha creado nuestro edificio. Desde aquí, vamos a poder modificar posteriormente el
edificio o incluso eliminar los edificios que hayamos creado. Desde esta sección de aquí, en
Volver a los recursos, vamos a poder retroceder. Y, como vemos, en la parte izquierda ya
nos aparece el edificio principal. Si pulsamos dentro del edifico principal que acabamos de
crear, vamos a poder añadir recursos a este edificio. Si pulsamos en el signo más, vamos a
poder crear un recurso. En este ejemplo vamos a crear una sala de reunión. Desde aquí,
vamos a poder seleccionar distintas categorías. En este caso, nos sirve la categoría Sala de
reuniones. A continuación, podemos escribir una descripción que ayude a los miembros de
nuestro equipo a identificar dicha sala. Imagina que tu empresa dispone simplemente de
dos salas de reuniones, una de un tamaño grande y una de un tamaño más reducida. Una
descripción de este estilo podría ayudar a los miembros de tu equipo a identificar la sala
de reuniones de forma muy fácil. A continuación, vamos a poder seleccionar entre los
edificios que hayamos creado. En este caso, simplemente hemos creado uno, y nos
aparece simplemente el edificio principal. Vamos a poder seleccionar las plantas si nuestro
edificio dispone de varias plantas. Y, a continuación, deberemos indicar un nombre del
recurso. Vamos a poder introducir también la capacidad que tiene dicha
sala. Introduciremos un valor numérico. En este caso se corresponde a 10 personas, que
sería la capacidad de dicha sala. Esto es útil a la hora de crear una reunión y a la hora de
invitar a varios miembros. Esto nos permitirá saber si podremos crear dicha reunión en la
sala en la que estamos adjudicando la reunión. A continuación, vamos a poder escribir una
serie de características totalmente opcionales. Tenemos también la opción de añadir una
descripción interna. Una descripción que sólo van a ver los miembros de nuestro equipo. Y
una vez hayamos finalizado, pulsaremos en Añadir recurso. Como ves, ya nos acaba de
aparecer el recurso que acabamos de crear dentro del edificio principal. Otra opción sería
la de añadir, por ejemplo, un proyector. Podremos añadir tantos recursos como
necesitemos. De esta forma cuando un miembro del equipo necesite crear una reunión, va
a poder, en primer lugar, seleccionar el día y la hora, pero, además, va a poder seleccionar
en qué sala de reuniones quiere realizar dicha reunión. De esta forma va a poder
comprobar si en la hora escogida y la fecha esa sala va a estar libre o va a estar ocupada
con otra reunión. Además, va a poder seleccionar, en caso de que necesite el recurso
proyector, es decir, necesite usar el proyector. Y va a poder comprobar si el proyector está
asignado a otra reunión o si, por el contrario, está libre y va a poder utilizarlo en la reunión
que acaba de convocar.
Comprobar disponibilidad de invitados a eventos
A la hora de crear una nueva reunión o un nuevo evento en nuestro calendario,  es
importante saber comprobar la disponibilidad de los invitados a los que les vamos a enviar
la invitación. Cuando creas un evento en Google Calendar, si pulsas en Más opciones, vas a
encontrar, en la parte de la derecha, la opción que te permite añadir invitados. Si añades
un invitado, te aparecerá en la parte inferior. A continuación, encuentras una opción
llamada Sugerencia de horas. Si pulsamos, nos aparece un listado con todas las horas
disponibles en las cuales todos los participantes que hayas añadido en la sección Añade
invitados tengan disponibilidad. Si te fijas, estoy añadiendo un evento a las 12 y esta hora
no aparece disponible. Esto es porque alguno de los invitados tiene una reunión o un
evento a esa misma hora. Otra de las opciones que encontramos para poder ver esta
información sería la de la sección Encontrar un hueco. Si yo pulso en esta sección, aparece
una vista de calendario, donde en la parte izquierda, me aparece mi calendario y en la
parte derecha, me irán apareciendo los calendarios de los invitados. Aquí puedo
comprobar que este usuario tiene una reunión. Aquí lo que podría hacer es situarme en la
parte izquierda, que se corresponde a mi calendario, y mover la reunión antes o
después. De esta forma, me estaré asegurando de que todos los invitados van a poder
asistir.

Crear y compartir un calendario de grupo

Si seleccionas líneas de la transcripción en esta sección, irás a la marca
de tiempo en el vídeo
Google Calendar nos permite crear calendarios compartidos,  es decir, calendarios de
grupo que van a poder ser visibles por todos los miembros de nuestro equipo. Imagina
que, por ejemplo, quieres crear un calendario donde todos los miembros de tu equipo
añadan sus vacaciones. Para ello, desde la interfaz de Google Calendar, deberás pulsar en
Añadir un calendario. Esta opción se encuentra en la parte izquierda de la pantalla. Al lado
de Otros calendarios, pulsarás en el icono con el símbolo Más llamado Añadir otros
calendarios. Desde aquí, podrás seleccionar la opción Crear un calendario. En primer lugar,
deberás darle Nombre a este calendario. Podrás seleccionar la Zona horaria y pulsar en
botón de Crear calendario. Una vez se haya creado, nos aparecerá un aviso con un
enlace. Desde aquí, podremos tener acceso a la configuración del calendario que
acabamos de crear. A continuación, encontramos distintas opciones que no nos
aparecían. En primer lugar, la de Aceptar invitaciones automáticamente. Desde aquí,
podremos pulsar en la derecha y seleccionar entre aceptar automáticamente las
invitaciones, añadir todas las invitaciones de forma automática a este calendario o no
mostrar las invitaciones. También encontramos la opción que nos permite configurar los
Permisos de acceso. Podemos compartirlo públicamente o compartir solamente con los
miembros de nuestro dominio. También, podemos crear un enlace para compartir el
calendario. De esta forma, las personas a las que les demos permiso y tengan el enlace,
podrán acceder. Otra opción interesante es la de Compartir con determinadas
personas. Desde aquí, si pulsas en Añadir personas, vas a poder seleccionar a algún
miembro de tu equipo, seleccionar los permisos y, tras pulsar en el botón
Enviar, automáticamente, el miembro del equipo, la persona de tu equipo, va a poder tener
acceso. Voy a acceder ahora a su cuenta de Google Calendar y, en la opción izquierda,
donde están Mis calendarios, debería aparecer el calendario. Si esto no sucede, pulsando
en el icono de Gmail y accediendo al correo electrónico, habrá recibido el usuario un
correo electrónico con el enlace para añadir el calendario. Desde aquí, podrá pulsar en el
enlace y automáticamente quedará añadido el nuevo calendario.
Qué son los grupos de Google
Otra de las opciones interesante de Google Suite es la posibilidad de crear grupos de
Google. Como administradores, vamos a poder crear grupos para los miembros de nuestro
equipo. Estos grupos nos van a servir, entre otras cosas, para crear, por ejemplo, listas de
distribución. Son listas de correo electrónico que podemos configurarlas para que los
miembros de nuestro equipo redacten, por ejemplo, un mensaje y se lo hagan llegar a
todos los miembros de nuestro equipo. De esta forma, simplemente introduciendo la
dirección de correo electrónico del grupo que acabamos de crear automáticamente
recibirán el mensaje todos los miembros del grupo. Otra de las opciones que nos permiten
los grupos es la posibilidad de crear, por ejemplo, foros web, donde todos los miembros
de nuestro equipo de trabajo puedan acceder y puedan escribir sus mensajes. Por ejemplo,
podemos crear un grupo de preguntas y respuestas donde todos los miembros puedan
acceder y puedan hacer llegar sus consultas. Desde aquí, cada miembro va a poder
publicar sus preguntas y el resto de miembros del equipo van a poder ayudarle y van a
poder ofrecerles la respuesta que ayude a resolver sus dudas.

Cómo configurar grupos de Google para tu equipo

Vamos a ver cómo configurar grupos de Google para nuestro equipo de trabajo. Para ello,
deberemos crear un primer grupo de trabajo a través de la consola de administración. Una
vez hayamos ingresado en la consola de administración, deberemos pulsar en la opción
Grupos. Desde aquí, vamos a encontrar la opción que nos permite crear un nuevo
grupo. Tras pulsar, se nos abre una ventana donde vamos a poder escribir el nombre del
grupo. En este caso, selecciono el Nombre «Equipo». Puedo escribir una Descripción y el
Correo electrónico del grupo. Es decir, la dirección de correo electrónico a la cual, cuando
envíen un correo electrónico, ese correo lo van a recibir todos los miembros del
equipo. También podría seleccionar el dominio, en caso de disponer de varios dominios. A
continuación, podría introducir el correo de algún usuario si quiero otorgarle los permisos
de propietario. Tras pulsar en SIGUIENTE, encontramos los distintos niveles para el tipo de
acceso. A medida que vamos cambiando entre las distintas opciones, en la parte inferior,
vamos viendo a qué tendrán acceso cada uno de los miembros del equipo. También
podemos seleccionar alguno de los grupos que hay por defecto y añadir permisos, si así lo
deseamos. También vamos a poder quitar permisos. En la parte inferior, encontramos la
opción Quién puede unirse al grupo. Desde aquí, podremos desplegar el menú y
seleccionar que cualquier usuario de la organización pueda solicitar unirse, que cualquier
usuario pueda unirse o solamente los usuarios que hayan recibido una
invitación. Podemos habilitar o dejar deshabilitada la opción de Admitir miembros ajenos a
la organización. Cuando hayamos realizado toda la configuración, podremos pulsar en
CREANDO GRUPO. Una vez se haya creado el grupo, en este caso, el grupo
Equipo, encontramos la opción que nos permite añadir a miembros del equipo a ese
grupo. Si pulsamos en Añadir, se nos abrirá una ventana donde vamos a poder pulsar en el
icono con el símbolo más y seleccionar la opción de Añadir miembros. Aquí podremos ir
añadiendo a todas las personas que queramos que estén en ese grupo. Cuando hayamos
finalizado, pulsaremos en AÑADIR AL GRUPO. De esta forma, todas estas personas ya
están añadidas al grupo que acabamos de crear, de forma que, cuando enviemos, por
ejemplo, un correo electrónico a la dirección equipo@ el nombre de tu empresa, todos los
miembros del equipo recibirán ese correo.

Cómo gestionar usuarios en un grupo

Para poder gestionar los usuarios de un grupo, vamos a poder hacerlo desde la consola de
administración; para ello, tenemos varias opciones. Podemos acceder directamente desde
la opción llamada Grupos. Desde aquí, podemos seleccionar el grupo que queremos
modificar, y simplemente, situándonos encima con el cursor, nos aparece un acceso
directo que nos va a permitir añadir a miembros del equipo. Otra opción sería pulsar
dentro del grupo. Desde aquí encontramos la opción Miembros. Podremos hacer clic en el
icono con el símbolo Más, y a continuación, se nos abrirá una ventana donde vamos a
poder añadir a personas al equipo. Otra de las opciones para añadir a personas a alguno
de nuestros grupos, sería desde la opción Usuarios. Si accedemos al menú de Usuarios y
pulsamos en alguno de los usuarios que tenemos ya creados, se nos abrirá el panel de
control con toda la información de dicho usuario. Si nos desplazamos hacia abajo,
encontramos la opción Grupos; tras pulsar sobre ella, podremos pulsar en el botón con el
icono del símbolo Más y buscar alguno de los grupos que tenemos creados. Desde aquí,
también vamos a poder añadir a este usuario a un grupo.

Cómo generar con G Suite informes de uso de servicios

Google Suite cuenta con una herramienta muy potente llamada Informes. Está ubicada
dentro de la Consola de administración y tras acceder a dicha herramienta vamos a
poder realizar un seguimiento del uso de los servicios. Una vez hemos accedido, nos
aparece un panel de control. En la parte izquierda vamos a poder navegar entre las
distintas opciones o los distintos informes a los cuales vamos a poder acceder. En la parte
central de la pantalla vamos a ir viendo gráficos con los informes que hemos seleccionado
en la parte izquierda de la pantalla. Desde aquí, por ejemplo, vamos a poder visualizar la
Actividad de uso de las aplicaciones, vamos a poder seleccionar entre los Últimos 7 días o
los Últimos 6 meses, pudiendo escoger también entre varios intervalos. Los gráficos son
interactivos y a medida que vayamos pasando el ratón por encima de ellos vamos a poder
ir viendo la información. En la parte derecha, nos aparece información
adicional, información que también podemos pulsar encima de ella para acceder a
información mucho más detallada sobre una de las características. Podemos seleccionar
desde la parte izquierda, por ejemplo, obtener información sobre las Aplicaciones. Por
ejemplo, en la sección de Cuentas vamos a poder ver cuántos usuarios han activado la
inscripción y la verificación en dos pasos. Desde la parte superior izquierda de la
pantalla vamos a poder ir cambiando entre los informes que queremos visualizar, por
ejemplo, entre Cuentas, entre cuentas de Gmail, donde vamos a poder ver la cantidad de
correos electrónicos enviados y recibidos por nuestros usuarios. Vamos a poder ver
también los dispositivos que están gestionados, en este caso dispositivos móviles. Incluso
podemos acceder al uso de los elementos compartidos en la unidad de Google
Drive. Todos los informes cuentan con la opción de Descargar. Si pulsamos en este ícono,
automáticamente se nos abrirá una ventana donde vamos a poder seleccionar si queremos
exportarlo a una hoja de cálculo de Google, ubicada en nuestra unidad de Google Drive, o
si queremos descargar un archivo CSV, que podremos abrir con un gestor de hojas de
cálculo.

El administrador de aplicaciones de G Suite

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de tiempo en el vídeo
La Consola de administración de la suite de Google nos permite gestionar las
aplicaciones que van a estar disponibles para todos los miembros de nuestro equipo. Si
accedemos dese la opción Aplicaciones, vamos a poder configurar todas las aplicaciones
que queremos que estén o no disponibles para nuestro equipo. Encontramos cuatro
grandes bloques, donde el primero serían las aplicaciones de la suite de Google, es decir,
aplicaciones como Gmail, Calendarios y las aplicaciones de la unidad de Google
Drive, como hojas de cálculo, documentos o presentaciones. Encontramos también
Servicios adicionales de Google, encontramos Aplicaciones de Marketplace, y aplicaciones
que nos permiten, entre otras cosas, la gestión de cuentas de usuario. Si accedemos, por
ejemplo, a la opción de Aplicaciones de Google Suite, nos aparecerá un listado con todas
las aplicaciones. En la parte izquierda encontramos el nombre de la aplicación y en la parte
derecha encontramos el estado. Por defecto, encontrarás que todas las aplicaciones están
activadas. Si te sitúas encima de alguna de las aplicaciones, aparecerá un ícono en la parte
derecha que nos permite acabar de configurar dicha aplicación. Tras pulsar, podremos
activar o desactivar dicha aplicación para todos los miembros de nuestro equipo. Recuerda
que cualquier cambio que hagas en una aplicación tardará o puede tardar hasta 24 horas
en aplicarse a todos los usuarios. Desde la parte izquierda encontramos nuestra unidad
organizativa. Desde aquí, vamos a poder seleccionar Configurar todas nuestras unidades o
Configurar una a una nuestras unidades, en caso de que dispongamos de más de una
unidad organizativa. En este ejemplo, solo disponemos de un dominio. Si volvemos a la
configuración de Aplicaciones, vamos a poder configurar el resto de aplicaciones que
están disponibles; por ejemplo, vamos a ver cómo configurar los Servicios adicionales de
Google. Aquí encontraremos un listado mucho más extenso de aplicaciones que también
están disponibles desde Google. Y aquí, de igual forma que hemos hecho con las
aplicaciones de Google Drive, vamos a poder activar o desactivar aplicaciones para
todos. Otra opción que puede resultar interesante y útil para tu organización es la
posibilidad de añadir aplicaciones del Marketplace. Esto son aplicaciones de
desarrolladores de terceros que también están disponibles. Como ves, tras pulsar en
Añadir un nuevo servicio, nos aparece una ventana con muchas aplicaciones que están
disponibles y que puedes añadir. Bastará con seleccionar una de las aplicaciones en la cual
estás interesado y seleccionar el botón de INSTALACIÓN. De esta forma, se nos abrirá una
ventana que nos advierte que vamos a instalar dicha aplicación, en este caso Trello, para
todo el dominio, que además puede tardar hasta 24 horas en que esté disponible para
todos los usuarios. Tras pulsar en la instalación, se nos abrirá una nueva pestaña de
nuestro navegador donde vamos a poder ver los permisos que estamos otorgando a dicha
aplicación. Vamos a poder seleccionar el dominio para el cual queremos activarlo, en caso
de que dispongamos de más de un dominio, y deberemos aceptar las Condiciones de
Servicio y pulsar en Aceptar para que se realice la instalación. Una vez haya finalizado, nos
aparecerá una ventana conforme se ha instalado la aplicación y además podemos notificar
a todos nuestros usuarios conforme esta aplicación ya está disponible. Si dejamos activada
esta opción, podremos pulsar en SIGUIENTE para que todos los miembros de nuestro
equipo reciban un correo electrónico con las instrucciones para acceder a dicha aplicación.

G Suite y el administrador de dispositivos

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Google Suite nos permite gestionar los dispositivos móviles de nuestro equipo  de una
forma bastante sencilla. Con ello, conseguiremos que los miembros de nuestro
equipo tengan un acceso seguro tanto a las aplicaciones como a los datos de nuestra
empresa. Desde la opción Dispositivos, que se encuentra en la Consola de
administración, vamos a poder supervisar de forma continua las actividades que se llevan a
cabo en los dispositivos, y además, vamos a poder generar informes. Encontramos las
opciones que nos permiten configurar tanto los dispositivos móviles como los dispositivos
Chrome, así como los navegadores que están gestionados por nuestra cuenta. Si
accedemos a alguna de las opciones, veremos qué dispositivos están vinculados a nuestra
cuenta. Y aquí encontraremos toda la información de cada uno de los
dispositivos. Además, vamos a poder borrar los datos de la cuenta, eliminar dispositivos o
ver información de auditoría. Tras volver a la administración de dispositivos, encontramos
en la parte izquierda una serie de configuraciones. En el apartado MÓVIL, vamos a poder
seleccionar distintas opciones de configuración. Entre otras, encontramos, por ejemplo, los
Ajustes de Android o los Ajustes de dispositivos iOS. Dentro de cada una de estas
opciones de configuración encontraremos todo lo necesario para configurar los distintos
dispositivos. En el caso de Apple, encontramos la gestión de los certificados y todas las
opciones en la sección de configuración de cuenta. Podemos gestionar cómo se va a
comportar la pantalla de bloqueo, el centro de control, las notificaciones, etcétera. En la
sección de Datos compartidos, vamos a poder profundizar en todas las opciones que están
disponibles. Por defecto, estarán habilitadas y activadas las protecciones de datos, tanto en
los dispositivos iOS como en los dispositivos Android. Otra de las opciones interesantes es
la de Inventario propiedad de la empresa. Aquí nos aparecerán los dispositivos que
pertenecen a la empresa y que hemos autorizado. Aquí veríamos los números de serie y
todo tipo de información. Otra de las opciones que pueden resultarte útiles es la de
Administración de aplicaciones. Desde aquí vas a poder gestionar las aplicaciones, tanto
para los dispositivos iOS como dispositivos Android, así como las aplicaciones del sistema
Android en sí.

Perfil de empresa en G Suite

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Desde el perfil de empresa ubicado en la Consola de administración  vamos a poder
actualizar toda la información de nuestra empresa u organización. Una vez hemos
accedido, encontraremos una serie de configuraciones. En primer lugar encontramos la
opción Perfil, donde vamos a poder cambiar el Nombre de nuestra organización, además
de proporcionar o cambiar la Información de contacto. Podremos introducir una Dirección
de correo electrónico alternativa y seleccionar opciones como el Idioma o la Zona
horaria. Podremos Configurar Google Analytics para nuestro dominio o incluso eliminar
cualquiera de las cuentas que tenemos. A continuación, encontramos la opción de
Preferencias de comunicación, donde vamos a poder recibir mensajes de correo
electrónico con sugerencias o anuncios sobre características u ofertas. Si entramos y nos
desplazamos, podremos marcar aquellas comunicaciones de las cuales queremos recibir
notificaciones. A continuación, encontramos la opción de Personalización, donde vamos a
poder, entre otras cosas, subir el logotipo de nuestra empresa. Encontramos también la
opción de URL's personalizadas, donde, como ya hemos visto, vamos a poder crear
direcciones personalizadas para cada uno de los servicios. Por ejemplo, para que los
miembros de nuestro equipo accedan a sus cuentas de correo electrónico a través de
Gmail, en lugar de utilizar una dirección predeterminada tan larga, como la que vemos a
continuación, vamos a poder crear una dirección del estilo correo.nuestrodominio.com. En
la parte inferior encontramos la opción Mostrar más, donde vamos a poder seleccionar dos
opciones más. Una de ellas es el Almacenamiento de datos adicional y ya por último
encontramos Información legal y de cumplimiento, donde vamos a poder acceder a toda
la documentación legal de la suite de Google.