MANUAL

ADMINISTRATIVO
CONTABLE Y
FINANCIERO
 EL CONTROL COMO HERRAMIENTA
ADMINISTRATIVA

Conceptos, finalidad y elementos del control como herramienta

administrativa.

Tipos de control administrativo.

Metodología para la implementación del control administrativo.

Responsables de la implementación del control administrativo.

Controles mínimos que deben ser implementados en la organización.

 CONCEPTOS, FINALIDAD Y ELEMENTOS DEL
CONTROL COMO HERRAMIENTA ADMINISTRATIVA.

Conceptos de Control Administrativo

El control es la función que establece e impulsa el proceso

administrativo y se concreta en un conjunto articulado de actos y
operaciones independientes.

El control como función administrativa, es el instrumento fundamental

para lograr que rijan o se apliquen las finalidades de la administración.
Lo fundamental del control es que, al aplicarlo contribuye a modificar o
cambiar la realidad examinada.

El control es la función administrativa por medio de la cual se evalúa el

rendimiento. Para Robbins (1996) el control puede definirse como "el
proceso de regular actividades que aseguren que se están cumpliendo
como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviación
significativa".

Sin embargo Stoner (1996) lo define de la siguiente manera: "El control

administrativo es el proceso que permite garantizar que las actividades
reales se ajusten a las actividades proyectadas"

Mientras que para Fayol, citado por Melinkoff (1990), el control

"Consiste en verificar si todo se realiza conforme al programa adoptado,
a las órdenes impartidas y a los principios administrativos

Analizando todas las definiciones citadas notamos que el control

posee ciertos elementos que son básicos o esenciales:

 En primer lugar, se debe llevar a cabo un proceso de supervisión de

las actividades realizadas.
 En segundo lugar, deben existir estándares o patrones establecidos
para determinar posibles desviaciones de los resultados.
 En un tercer lugar, el control permite la corrección de errores, de
posibles desviaciones en los resultados o en las actividades
realizadas.
 Y en último lugar, a través del proceso de control se debe planificar las
actividades y objetivos a realizar, después de haber hecho las
correcciones necesarias.

Finalidad del Control Administrativo

Tiene la finalidad de señalar las faltas y los errores a fin de que se

puedan reparar y evitar su repetición"

Las Normas Generales de Control establecen los procedimientos,

medidas y recomendaciones para mejorar los sistemas de
administración.

El control es un proceso permanente y continuo realizado por la

dirección, administración y los jefes de cada dependencia, con el
propósito de asistirlos en la prevención de infracciones a las leyes y la
ética, con motivo de la gestión y administración de los bienes
patrimoniales de la organización.

Son procedimientos orientados a proporcionar:

a) Observación en la aplicación correcta de las disposiciones legales,

reglamentarias, estatutarias que rigen la administración de la
mancomunidad.

b) Debida autorización de transacciones y actividades diarias.

c) Delimitación de funciones de cada empleado a fin de disminuir los

riesgos que las personas puedan cometer errores o fraudes.

d) Diseño de los manuales, reglamentos, aplicación de los mismos y

registros apropiados para ayudar a asegurar la transparencia de
transacciones y hechos realizados.
e) Dispositivos de seguridad adecuados sobre el acceso, uso de activos
y registros, tales como instalaciones aseguradas y autorización para
acceso a los programas de cómputo y los archivos de datos, etc.

Elementos Básicos del Control

Los principales elementos del control son: Norma, Comparación y la

Acción Correctiva.

Que es una Norma?

Una norma es una regla o un conjunto de reglas articuladas para

establecer las bases de un comportamiento aceptado, de esta forma se
conserva el orden.

Para los efectos del control, es la disposición en la cual deben ceñirse

los actos. Se refiera a cualquier reglamentación existente o disposición
tendiente a regular la conducta y las acciones humanas en el desarrollo
de las funciones dentro de una organización, el modelo, la pauta la
referencia con la que se han de controlar hechos y realidades.

La norma es establecida por la ley, por la costumbre o el conocimiento

especializado de una ciencia o arte.

También tienen categoría de normas, las políticas generales de una

organización, así como aquellas políticas particulares, que por su
naturaleza subordinada, deben ceñirse a la ley, lo mismo podemos decir
en relación con los preceptos administrativos o las disposiciones que
dicta la administración, incluyéndose entre ellos los planes y programas
operativos, los presupuestos, los manuales de procedimiento etc.

Puede hablarse de normas de calidad aplicadas a distintos campos del

conocimiento o puede hablarse de normas técnicas aplicadas a
diferentes orbitas del saber.

Pertenecen a la categoría de normas técnicas los principios de

contabilidad generalmente aceptados (PCGA), las normas de auditoria
generalmente aceptadas (NAGA), los principios administrativos,
presupuestarios, las normas constructivas de la ingeniería etc.

Que vienen a ser los requisitos que han de observarse para asegurar
un mínimo indispensable de calidad en un trabajo determinado. Muchas
normas técnicas han sido elevadas a categoría de normas jurídicas para
efecto de su observancia obligatoria.

Finalmente se considera como normas las prácticas, los usos y

costumbres referidos a hacer mejor las cosas, así no tengan un
reconocimiento en los instrumentos normativos.

Que es la Comparación?

Es la operación en virtud de lo cual el acto y las circunstancias en que

fue ejecutado, refleja el resultado del análisis de las normas con los
hechos o sucesos. Es aplicar la norma al hecho o realidad objeto de la
comparación y que origina un resultado.

Para que el resultado responda a la realidad se requiere:

1) Que se haya comprendido y descrito claramente el hecho y,

2) Que la norma haya sido racionalmente establecida.

Merece especial análisis la comparación de las normas con el hecho o

sucesos porque en la medida en que esa comparación se lleva a cabo
en forma adecuada, el resultado reflejará o no la realidad.

Que es la Acción Correctiva?

Es toda medida adoptada para adecuar a la norma, el acto o la

conducta.
La razón del control es posibilitar que, se corrijan las desviaciones
existentes entre esta y la norma.

Cuando la operación de comparación ha sido correcta, se habrán

producido las bases para que nazcan y se cumplan las acciones
correctivas pertinentes.
En ocasiones las desviaciones que descubre el control son de tal
naturaleza que requieren que se establezca las responsabilidades a que
hubiere lugar, pero esta no es la actividad más importante, ni la razón
de ser del control.
 TIPOS DE CONTROL

Existen varios criterios o puntos de vista para la clasificación del control:

Si se toma en cuenta el sujeto activo que lo realiza el control es interno
o externo.

De acuerdo a su naturaleza el control puede ser financiero o

administrativo.
Si se considera el momento de su realización, el control puede ser
previo o posterior.

Control Interno

Son todas las medidas adoptadas por los responsables de la toma de

decisiones de la entidad para verificar la correcta ejecución, eficiencia,
efectividad y economía de las operaciones que a diario realizan.
Las técnicas específicas empleadas para ejercer control sobre las
operaciones y recursos varían de una organización a otra, según la
magnitud, naturaleza, complejidad y dispersión geográfica de las
operaciones de la misma.

Para el establecimiento de un sistema de control interno eficaz, se

deben seguir los siguientes pasos:
El “control interno” abarca la organización, los procedimientos y las
practicas empleadas para administrar las operaciones de la entidad
para prever el cumplimiento efectivo de los deberes asignados y para
alcanzar los resultados deseados.

La esencia del control interno está en las acciones tomadas para dirigir
o llevar a cabo las actividades planteadas. Dichas acciones implican
corregir las diferencias y adaptar las operaciones para que guarden
conformidad con las normas establecidas y con los objetivos
propuestos.

Para que el control funcione es necesario:

ordenamiento racional.

medible.

El control es sustancial a todos los actos y procesos administrativos de

una organización, es decir que no puede ni debe concebirse separados.

El control interno comprende el plan de organización y el conjunto de

medios adoptados para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud
y veracidad de la información financiera y administrativa, promover la
eficiencia en las operaciones, estimular la observancia de las políticas
establecidas y lograr el cumplimiento de las metas y objetivos
programados.

Elementos básicos de control interno

El control interno, debe contener los siguientes elementos básicos:

funciones.

posible el control financiero y administrativo sobre los recursos.

cada unidad uno de los integrantes de la organización.

atribuciones y deberes; y

Control Administrativo

El control administrativo sienta las bases para permitir el examen y

evaluación de los procesos de dedicación en cuanto al grado de
efectividad, eficiencia y economía. Es por ello que tiene que ver con el
plan de organización, los procedimientos y registros concernientes a los
procesos generales, las políticas dictadas al respecto y los objetivos
generales.

El resguardo de los recursos y la identificación de errores o

desviaciones en la administración y uso de los mismos, es
responsabilidad primordial de los miembros de la alta dirección.
Para cumplir con esta responsabilidad es indispensable mantener un
sistema adecuado de control administrativo. Se ha logrado un control
adecuado cuando la administración de las operaciones y actividades
cumple sus metas y objetivos con eficiencia y economía, sin tener que
recurrir a inspecciones o controles externos a sus operaciones
normales.
A lo largo de nuestras vidas nos vemos envueltos en una serie de
organizaciones, ya sean formales o informales, que tienen como
propósito alcanzar una meta en común, a través de diversos planes
establecidos y a través de los recursos que se posean. Es en ese
momento cuando nace el sentido de la administración, es decir, aquel
proceso que llevan a cabo los miembros de una organización para
lograr captar sus objetivos.
La administración en sentido formal, es aquella que se realiza en una
empresa. Posee cuatros funciones específicas que son: la
planificación, la organización, la dirección y el control; estas en
conjunto se conocen como proceso administrativo y se puede definir
como las diversas funciones que se deben realizar para que se logren
los objetivos con la óptima utilización de los recursos.

Control Financiero

El control financiero es el conjunto de procedimientos y registros que

conciernen a la custodia y salvaguardia de los recursos y la verificación
de exactitud, veracidad y confiabilidad de los registros, contables, de los
estados e informes financieros, etc.

Este tipo de controles aplicado para dar una seguridad razonable

referida a que:

autorización general o especifica.

preparación de estados financieros de conformidad con los principios

de contabilidad generalmente aceptados y con sujeción a las
disposiciones legales.

manera que su acceso o disposición solo es permitido previa

autorización para los fines específicos y en las actividades propias de la
entidad.

de responder por los recursos financieros y materiales que cuentan con

el respaldo de los documentos soporte y reúnen las condiciones
necesarias para su correcta utilización.

presentados son producto de periódicas conciliaciones y/o

comparaciones con la existencia de los documentos y de los bienes
físicos.

mecanismos de autorización y aprobación de transacciones, sobre

segregación de deberes, preparación de registros e informes contables
de las operaciones o sobre la custodia y controles físicos sobre los
recursos de que dispone la entidad.

Control Previo

El control previo es el conjunto de mecanismos y procedimientos que se

utilizan para analizar las operaciones que se hayan proyectado realizar
antes de su autorización o de que esta surta sus efectos, con el
propósito de determinar la propiedad de dichas operaciones, su
legalidad y veracidad, y finalmente, su conformidad con los planes,
programas y presupuestos.

Tradicionalmente, los administradores han dado particular atención al

control preventivo, se ha concebido con mucha amplitud y se ha
aplicado a numerosos aspectos de las operaciones administrativas.

Entendido que el control aplicado antes de que se produzca el hecho o

suceso necesariamente ha de conducir a la corrección y legitimidad de
las operaciones administrativas y financieras, el control previo se ha
venido aplicado en la administración pública en los temas de:
presupuesto, el gasto público, las de licitación y la aprobación de
contratos, entre otras.

El control previo es de responsabilidad exclusiva de cada entidad como

parte integrante de sus propios sistemas de control interno, por lo tanto
el control previo siempre es interno.

La máxima autoridad de cada entidad es responsable de asegurar que

el control previo esté integrado dentro de los sistemas administrativos y
financieros y sea efectuado por los propios servidores responsables del
trámite ordinario de las operaciones, sin que deban crearse unidades
especiales para ese fin.

Control Posterior

El control posterior consiste en el examen después que se han realizado

las operaciones financieras y administrativas de una organización, se
practica y generalmente se hace por medio de procedimientos de
auditoría, que pueden ser:

a) Auditoria Interna (a lo interno de la mancomunidad)

b) Auditoria externa (empresas especializadas o el TSC.)
 METODOLOGÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL
CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO

Responsabilidad por la integración y aplicación de los procedimientos

de control

Los procedimientos de control serán implementados e integrados dentro

de la secuencia de las operaciones de la entidad de acuerdo a su propia
política de control y a por la incorporación de los procedimientos
dictados por el Tribunal Superior de Cuentas.

Para obtener una efectiva implementación del sistema de control en las

mancomunidades se deben cumplir los siguientes requerimientos:

a) Formular el plan de la mancomunidad para la implementación del

sistema de control.

b) Establecer los métodos y procedimientos de autorización y registros.

c) Tener prácticas sanas.

d) Contar con el personal idóneo.

e) Implementar procesos de auditoria interna.

Plan de Organización

Un plan de organización está basado fundamentalmente en:

a) Independencia entre las unidades de la mancomunidad sin que esto

signifique ruptura de las comunicaciones. Implica la necesidad de
separar las labores de operación, registro y custodia como principio
básico de control.
La separación de funciones constituye la parte medular del control
interno, sin embargo para asegurar dicha separación no es necesario
establecer unidades organizativas.

b) Establecimiento de líneas definidas de responsabilidad y autoridad.

Junto con la responsabilidad definida con toda claridad, debe asignarse
la autoridad para cumplirla.

Para lograr el control interno no es necesario crear una oficina especial

para cada etapa del flujo de las transacciones. Lo más importante del
control interno consiste en la asignación correcta de los deberes de
cada empleado.

Métodos y procedimientos de autorización y registro

Los procesos de autorización y de registro son parte integrante del

control interno. Posibilitan el control a través de los registros de las
operaciones / transacciones y la clasificación de los datos dentro de una
estructura formal.

Es importante limitar el número de personas que participan en estos

procesos para fijar la responsabilidad de autorizar transacciones.
Para asegurar el correcto establecimiento de los métodos y
procedimientos de autorización y registro deben diseñarse e
implementarse:

a. Registro y formularios adecuados que reúnan los siguientes

requisitos:

establecidos para alcanzar los objetivos fijados.

ntemente claros y simples para que quienes los utilicen y

posibilitar el registro de los datos de forma oportuna y correcta.
Mediante el diseño apropiado de formularios se puede lograr una
efectiva implementación de los procedimientos de control interno, tales
como la aprobación de las transacciones en sus distintas etapas, la
verificación cuantitativa mediante la colocación apropiada de la
información y la distribución de las copias entre las distintas oficinas.

b. Un plan o catálogo de cuentas el cual debe reunir los requisitos

siguientes:

manera lógica y adecuada.

adecuada y exacta: activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos, para

el registro y control de las operaciones.

uso de cada una.

como; activo fijo, inventarios o gastos.

se necesitaran en el futuro.

ciones según las líneas de organización y autoridad

de la mancomunidad para proveer datos sobre los costos de cada
dependencia (contabilidad por áreas de responsabilidad).

Los documentos y los registros contables indican la procedencia de los

datos y su trámite.

Prácticas sanas

La efectividad del control interno, así como la eficiencia del resultado de

las operaciones, dependerán también de la sana práctica adoptada y
seguida en el cumplimiento de los deberes y funciones de cada una de
las unidades administrativas de la mancomunidad.
A continuación se presentan algunos ejemplos que servirán para aclarar
el significado de práctica sana:

a. Tener una lista de los proveedores autorizados.

b. Solicitar cotizaciones a varios proveedores, a afecto de realizar

compras de manera más transparente.

c. Que el departamento de contabilidad verifique las facturas y su

documentación respectiva, como base para el pago.

d. Establecer el uso de locales cerradas, con acceso limitado para

guardar los recursos materiales propiedad de la mancomunidad.

e. Tomar seguros o fianzas para los empleados que manejan recursos

materiales y financieros.

f. Propiciar y efectuar reuniones periódicas de jefes de unidades con su

personal para mantener abierta siempre una provechosa línea de
comunicación.

Personal idóneo

El funcionamiento del control no solo depende del planeamiento

efectivo, la organización, procedimientos y practicas apropiadas, sino
también de la selección de personal con experiencia y capacidad.

La forma más directa de control sobre el rendimiento del personal es la

supervisión. La calidad de esta, es a menudo determinante para el
control satisfactorio sobre todas las operaciones. Por lo tanto en el plan
de la mancomunidad se deben establecer las normas para considerar
la revisión periódica de la calidad de la supervisión en todos los niveles.

Es importante que los empleados que tengan responsabilidades de

custodia o registro de recursos tengan una amplia experiencia. Antes
de emplear a una persona nueva, se debe investigar adecuadamente
su capacidad e integridad.
Durante el adiestramiento y especialización de los empleados
administrativos o financieros se les debe inculcar la necesidad absoluta
de una adhesión estricta a los procedimientos de control de la
mancomunidad. Como parte de su capacitación, el empleado debe
aprender el porqué de cada procedimiento de control.

El mejor sistema de control interno, por bien planeado y documentado

que este, no funcionará si no cuenta con el respaldo y colaboración del
personal de la mancomunidad.

Las prácticas convenientes relacionadas con la administración de

recursos humanos son las siguientes:

a. Brindar cursos de capacitación y actualización para los empleados, a

fin de proporcionarles la oportunidad de mejorar sus competencias y
promocionarlos a niveles jerárquicos superiores.

b. Proporcionar información sobre las obligaciones y responsabilidades

de la mancomunidad para que los empleados puedan conocer el papel
que desempeñan en la misma, su ubicación e importancia.

c. Supervisar el trabajo de los empleados, reconocer el rendimiento

superior, comentar en tono constructivo las deficiencias y las mejoras
que se necesitan para su mayor productividad.

d. El ejercicio de la jefatura implica la obligación de mejorar la calidad

técnica y profesional del personal subalterno.

Auditoría interna

Consiste en el examen de las operaciones financieras o administrativas

de la mancomunidad, como un servicio a la dirección ejecutiva,
realizado por su propio auditor integrado en una unidad administrativa
de auditoria interna, con la finalidad de verificar, evaluar y elaborar el
correspondiente informe que debe contener comentarios, conclusiones
y recomendaciones sobre los procesos administrativos y financieros
examinados.
Componentes básicos de un sistema de control

Para que la mancomunidad pueda disponer de un buen sistema de

control, debe estar integrado por los siguientes componentes:

Políticas

Se puede definir una política como el marco jurídico operativo que guía
o limita las acciones de la mancomunidad. Es la línea de conducta
predeterminada que se aplica para llevar a cabo sus actividades.

Las políticas aplicables a la mancomunidad pueden clasificarse en tres

grupos:

a. Políticas Generales: son aquellas que se originan fuera de la entidad.

Normalmente estas políticas son establecidas por disposiciones legales
reglamentarias o por decisión de la asamblea general, o la junta
directiva.

b. Políticas Internas: son aquellas que se establecen dentro de la

mancomunidad, generalmente afectan su propia estructura y están
orientas hacia el logro de los objetivos y fines institucionales.

c. Políticas para Unidades Administrativas; Son aquellas que se

establecen en niveles jerárquicos operativos y son de aplicación limitada
a un departamento específico de la mancomunidad.
Procedimientos

Los procedimientos son el conjunto de pasos concatenados para

efectuar las tareas derivadas de las operaciones de la mancomunidad,
para ello es necesario considerar lo siguiente:

a. Un programa para la revisión, mejora y ajuste continuo o periódico de

los procedimientos.

b. Los procedimientos, deben estar concebidos de manera que el

trabajo de un empleado sea revisado por otro, independientemente de
sus propias obligaciones.

c. Al determinar la inclusión de chequeos internos, se deben considerar

entre otros factores, el grado de riesgo de pérdida o error, el costo de
los procedimientos preventivos y la disponibilidad del personal.

d. Los procedimientos no deben ser excesivamente detallados para

permitir el uso del criterio en situaciones fuera de lo común.

e. Los procedimientos deben ser simples y específicos en su aplicación

y del menor costo posible.

f. Los procedimientos no deben estar en conflicto ni tienen que

duplicarse.
Programación

La programación es necesaria en cualquier actividad, ella ayuda a

determinar las necesidades o requerimientos de fondos.

Para la programación de las actividades se debe tomar en

consideración las obligaciones y responsabilidades definidas en las
leyes aplicables al sector público así como los medios para cumplir con
ellas.

Al establecer los proyectos específicos de trabajo en los cuales se

emplearan los fondos, el personal y otros recursos proporcionados a la
entidad se debe tomar nota de:

a. Los requerimientos y limitaciones de cada proyecto.

b. La necesidad de llevar a cabo todos los programas y operaciones en

la forma más eficiente y económica.

c. La necesidad de velar por que todos los recursos de la

mancomunidad sean utilizados en forma eficiente.
Presupuesto

El presupuesto es un instrumento de la administración financiera, es un

programa de las operaciones que la mancomunidad debe ejecutar
expresado en términos financieros y su ejecución le permite alcanzar
las metas establecidas y el cumplimiento de los objetivos programados.

Contabilidad

La contabilidad es un elemento importante del control interno financiero

sobre las actividades y recursos. Proporciona un marco de referencia
para asignaciones de responsabilidad para áreas específicas de
actividad y, al mismo tiempo, es la base para la presentación de
informes y uno de los medios para examinar las operaciones.
La contabilización de las operaciones por áreas específicas de actividad
es uno de los medios más eficaces para fijar la responsabilidad
financiera, y debe tomarse en cuenta al desarrollar el sistema de
contabilidad y la presentación de informes. A su vez los informes
financieros internos deben basarse en las líneas de responsabilidad.

Informes

La presentación de los informes internos es necesaria para proporcionar

a los directivos de la mancomunidad el conocimiento actualizado sobre
el progreso y logro de las actividades ejecutadas y la conveniencia de
adoptar medidas correctivas.

Esta información es la base fundamental para el funcionamiento del

control interno.

Para establecer un sistema de presentación de informes internos es

menester tomar en cuenta lo siguiente:

a) Los informes deben prepararse por área de actividad.

b) El costo de la recopilación de datos y preparación de informes deben

justificarse con el valor o beneficio obtenido de ellos.

c) Los informes deben ser sencillos, concretos y relacionados

directamente con el tema; no deben incluir información que no sea de
utilidad para la adopción de medidas administrativas por el empleado
que los recibe.

d) En lo posible, los informes sobre el progreso o rendimiento deben

mostrar comparaciones con:
 dad de la
producción, logros, o rendimiento.

Tales comparaciones sirven de base para evaluar la efectividad del

rendimiento.
Las desviaciones de importancia deben ser analizadas para tomar las
acciones correctivas necesarias.

Es beneficiosa la práctica administrativa de revisar periódicamente el

sistema de presentación de informes para determinar si está sirviendo
a su propósito en forma satisfactoria, si los datos son necesarios o si se
está presentando información insuficiente o incorrecta.

1. Cuando no se puede informar sobre el progreso o rendimiento en

términos de cifras, los informes deben estar diseñados para hacer
hincapié en las situaciones de excepción u otros asuntos que requieren
atención por parte de la administración.

2. Los informes deben ser oportunos, aun basándose parcialmente en

estimados pueden ser de mayor utilidad que los precisos que llegan
atrasados.

Responsables de la implementación del control y sus responsabilidades

El Director Ejecutivo de la mancomunidad tiene el deber de:

a) Incorporar el control interno dentro de los sistemas de administración.

b) Asegurar el establecimiento y mantenimiento de la unidad de
auditoria interna o de control.

El jefe de la unidad administrativa financiera tiene el deber de:

a) Vigilar la incorporación de los procedimientos específicos de control

interno, dentro de los sistemas de presupuesto de la mancomunidad.
b) Asegurar el funcionamiento del control interno financiero.
c) Verificar el control interno previo sobre compromiso, gastos y
desembolsos.

Los jefes de Departamento tienen el deber de establecer los

procedimientos y medidas de control interno, dentro de su ámbito de
actividad.

El personal técnico en general, es responsable especialmente de la

observancia de los principios y normas relativos al control interno.

Auditoría interna o externa Son responsables de la correcta aplicación

de los procedimientos de control interno existentes en la
mancomunidad.

Por la naturaleza de sus funciones están obligados a examinarlo y

evaluarlo y en caso de deficiencia presentar recomendaciones para
mejorarlo. La adopción de medidas correctivas para mejorar el control
interno es responsabilidad del director ejecutivo de la mancomunidad.

Controles administrativos mínimos que deben ser implementados en la

mancomunidad.

Se deben implementar los siguientes controles:

a) Control de los ingresos y de los egresos.

b) Control de las cuentas bancarias
c) Control de los inventarios
d) Control del presupuesto.

Control de los Ingresos y egresos

Para tener un efectivo control del dinero es necesario que se lleve un

sistema de registro tanto de las entradas como de las salidas del mismo
(este sistema puede ser automatizado o manual), asegurará que en
cualquier momento se pueda conocer con exactitud con cuánto dinero
dispone la mancomunidad para hacerle frente a las obligaciones
contraídas y hasta cuanto se pueden comprometer recursos sin
provocar desequilibrios financieros.
Procedimiento para el manejo de los ingresos

El administrador (a) debe informar mensualmente al director ejecutivo

sobre el movimiento de ingresos dando a conocer los cierres del diario
de las cuentas bancarias y el informe diario de ingresos.

En base a la política interna establecida para el cobro o recepción de

efectivo por la mancomunidad, se efectúan los cobros por los servicios
prestados o bienes objetos de algún tipo de transacción.

Los recibos de ingresos son posteados y codificados en el libro de

control de ingresos, de acuerdo a la fuente de ingreso.

Al final de cada día se elabora la partida por el movimiento diario de

ingresos, cargando la cuenta contable de bancos y acreditando la
cuenta de Ingresos con su respectiva cuenta contable trasladándola al
libro diario de partidas y al libro mayor o registrándola en el sistema de
información contable que posea la mancomunidad.

Procedimiento para el manejo de los egresos

Para la mancomunidad es muy importante la gestión de obtener

recursos para desarrollar sus actividades, igualmente valioso es tener
los controles necesarios para hacer un buen uso de los recursos, en
este sentido.

información sobre el resumen de los egresos diarios, ya que en él se

postean diariamente los egresos que se realizan.

posteriormente se hace la partida de diario, debitando la respectiva

cuenta de acuerdo a la naturaleza del egreso y acreditando la respectiva
cuenta de bancos.

al libro mayor con la finalidad de tener la información contable

actualizada sobre los egresos que se ejecutan diariamente o se
registran en el sistema de información contable que se posea.
La mancomunidad deberá por lo tanto mantener por escrito los
procedimientos para las compras en este sentido se sugiere lo
siguiente:

a. Control de las salidas o desembolsos

El control de las salidas de efectivo es tan importante como el de las

entradas, puesto que a través del pago de facturas o recibos ficticios
pueden hacerse fraudes. Para fiscalizar de forma efectiva los egresos,
se sugiere aplicar las siguientes reglas:

deben hacerse con cheque, a excepción de los

pagos menores autorizados por caja chica.

dos firmas

ser la misma que firma los cheques.

aprobados.

“PAGADO” en unión con la fecha y número del cheque para evitar

que puedan ser cobrados nuevamente.

“ANULADO” y archivarse por orden numérico.

b. Procedimiento para la emisión de cheques

Para la emisión de cheques es preferible adoptar el procedimiento de

hacerlo a través de Boucher, ya que así queda mejor documentado el
pago realizado.
De no contar con este procedimiento y el manejo se hace a través de
chequeras, debe anotarse el saldo disponible en el banco en el talón
con los mismos datos contenidos en el cheque; esto es valor,
beneficiario, fecha de emisión, etc.

c. Procedimiento para compras de suministros, bienes y servicios

Los jefes de departamento de acuerdo al presupuesto disponible,

solicitarán compras utilizando la solicitud de “adquisición de materiales
y suministros”, o solicitud de “adquisición de bienes” diseñada
diseñadas para tal fin.
El director ejecutivo se encargará o designará que se efectúen las
cotizaciones debiendo tomar la decisión de compra con un mínimo de
dos o tres cotizaciones según sea el caso, dejando documentado el
criterio de la asignación.

Para llevar a cabo el proceso de compra se debe seguir lo siguiente:

Uso y manejo de la orden de compra

La adquisición de materiales, maquinaria, equipo, accesorios y servicios

se realizará mediante el procedimiento de órdenes de compra,
únicamente a través de la administración, aprobada por la dirección
ejecutiva. Para lo cual será necesario obtener como mínimo, tres
cotizaciones de empresas o personas, según sea el caso, debiéndose
considerar lo correspondiente a precio, marca, modelo, calidad y
garantía que ofrezcan los distintos proveedores.

La orden de compra será elaborada en base a lo requerido por el Jefe

de cada departamento, debiendo contener la información que se indique
en el formulario diseñado y aprobado al efecto. Previo al trámite de una
orden de compra, cada responsable debe de consultar la disponibilidad
presupuestaria, caso contrario, se le deberá deducir las
responsabilidades correspondientes en base a ley.

Uso y manejo de la orden de pago

Todo egreso de fondos se cancela mediante orden de pago, documento
que debe ser autorizado exclusivamente por la dirección ejecutiva. El
firmante de la orden de pago será responsable de las erogaciones ante
los organismos fiscalizadores del Estado de Honduras. La orden de
pago legalmente autorizada será cancelada mediante cheque.
La orden de pago debe acompañarse de los comprobantes originales
que habrán de cancelarse y cuando se trate de una compra o
suministro, a la orden de pago se le anexará la documentación
siguiente:

relativos a identidad, registro tributario nacional y solvencia municipal.

bienes o servicios suscritos por la

persona que hay sido autorizada para recibirlos.

Los empleados de la mancomunidad que participen en los trámites

administrativos de la ejecución de egresos, responderán personalmente
por los errores que cometan en los actos y operaciones en que
intervengan o cuando aprueben o recomienden egresos injustificados,
sin haber hecho la observación oportuna por escrito a su superior
jerárquico, así como cuando intervenga culpa o negligencia de su parte.

Control de las Cuentas Bancarias

Es conveniente que la mancomunidad maneje cuentas bancarias, ya

que esto asegura que se lleve un mejor control de los pagos que se
deban realizar, además hay mayor seguridad en el manejo y custodia
del efectivo; asimismo, se disminuye el riesgo que intrínsecamente
conlleva su manejo.

Control de los Inventarios

Llevar un efectivo control del inventario de la mancomunidad es muy

importante ya que se puede determinar con exactitud los bienes con que
se cuenta y sobre todo el estado en que se encuentran los mismos.
Los inventarios actualizados le sirve a la dirección ejecutiva para la toma
de decisiones con respecto a la renovación que se deba hacer de estos
bienes; además permiten valuar los activos y, en determinado momento
al formar parte de la situación patrimonial de la mancomunidad, sirve de
soporte a la adquisición de algún tipo de compromiso que sea necesario
hacer.
Por lo general se levanta el inventario físico anualmente, sin embargo,
esta práctica puede hacerse cada seis meses.
Se recomienda llevar por separado los inventarios de la siguiente
manera:

a. Mobiliario y Equipo
b. Bienes Inmuebles
c. Artículos menores
d. Materiales y Suministros.
e. Herramientas

Control del Presupuesto

El presupuesto es el plan financiero definido de acuerdo a las

necesidades de desarrollo de la mancomunidad, en donde se
establecen las normas para la obtención de los ingresos y ejecución de
los egresos.

La disponibilidad presupuestaria es la cantidad de recursos con que

cuenta la mancomunidad para hacerle frente a sus obligaciones,
mediante la revisión de la disponibilidad presupuestaria se va
comparando la ejecución real de los egresos e ingresos estableciendo
las variaciones y las disponibilidades.

En la elaboración del presupuesto deben aplicarse tres postulados o

principios básicos:

por un periodo de un año, del 1 de enero al 31 de diciembre.

(leyes
aplicables).
principio o en ningún caso los egresos excederán a los ingresos.
La ejecución del presupuesto al igual que la formulación, también
deberá ajustarse a ciertos principios para procurar el equilibrio fiscal;
entre los que podemos señalar:

las asignaciones del presupuesto.

compromisos económicos cuando la asignación

presupuestaria esté agotada o resulte insuficiente.
 CONTABILIDAD BÁSICA PARA
MANCOMUNIDADES

Conceptos de contabilidad

Importancia de la contabilidad

Características de la contabilidad

Principios contables

Políticas de la contabilidad
CONTABILIDAD BÁSICA PARA MANCOMUNIDADES

Conceptos de contabilidad

¿Qué es la contabilidad?

“Contabilidad es la técnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir

las operaciones mercantiles de una empresa o un negocio, con el fin de
proporcionar información sistematizada y oportuna sobre la situación
financiera de la misma, para la toma de decisiones”.

Basándonos en el concepto anterior, podemos definir la contabilidad

para mancomunidades, como la técnica que permite, llevar un registro
y sistematización adecuado de las operaciones contables, con el
propósito de dar a conocer su situación financiera en un momento
oportuno (estabilidad y solvencia, la situación de la mora, el estado de
la deuda, las tendencias de los ingresos y egresos generales, la gestión
y ejecución de proyectos, entre otros); de manera que se pueda conocer
su capacidad financiera.

¿Qué es un sistema contable?

Es un compendio en donde se establece que las cuentas o partidas

presupuestarias estén debidamente codificadas, para que el
administrador (a), pueda aplicar en cada cuenta el ingreso o egreso de
dinero.

Cada mancomunidad es responsable de establecer y mantener su

sistema contable dentro de las disposiciones legales establecidas por la
Secretaria de Gobernación y Justicia y respetando las normas de control
interno establecidas por el Tribunal Superior de Cuentas; este sistema
debe diseñarse para satisfacer las necesidades de información
financiera y proporcionar en forma oportuna los estados financieros para
la toma de decisiones por parte de la autoridades superiores.
¿En qué momento se deben de registrar contablemente las operaciones
financieras?

Las operaciones financieras deben registrarse dentro del periodo en que

ocurran, para que la información contable sea oportuna y útil para la
toma de decisiones por la dirección ejecutiva y junta directiva.

¿Qué es la documentación contable?

Son los documentos que sirve a la contabilidad para justificar el

registro de cada una de las operaciones (ingresos /egresos), la cual
contiene datos y elementos suficientes que faciliten el análisis sobre la
adquisición, veracidad y legalidad de cada operación.

Importancia de la contabilidad

¿Por qué es importante la contabilidad?

La importancia de la contabilidad se deriva de las siguientes

consideraciones:

y sirve para clasificar, ordenar, y registrar los ingresos y egresos.

oportunas, con las que se contribuye a mejorar y transparentar la

gestión, pues a diario se trabaja con operaciones que tienen relación o
afectan el patrimonio (ingresos, gastos, inversiones, desarrollo de
proyectos, etc.)

mancomunidad, así como del pasivo (compras al crédito, préstamos,

intermediación en ejecución de obras, etc.), por lo tanto, se puede
conocer la disponibilidad financiera para hacer frente a los compromisos
y así cumplirlos en el tiempo comprometido.

obligaciones contraídas y muestra con facilidad en que se invierten los

recursos que se reciben por los diferentes conceptos, lo que fortalece el
proceso de gobernabilidad y transparencia.

en el presupuesto.

Características de la contabilidad

¿Por qué es importante la contabilidad?

estar enmarcados en las normas establecidas por la Secretaria de

Gobernación y Justicia y por el Tribunal Superior de Cuentas.

formarse una imagen de la situación financiera de la mancomunidad, y

el estar en la posibilidad de interpretar y comprender los estados
financieros ayuda a tomar decisiones oportunas y congruentes.

financiero de la mancomunidad, mediante ella la asamblea general,

junta directiva y dirección ejecutiva se pueden dar cuenta
oportunamente si podrán hacerle frente a los compromisos adquiridos,
y de no ser así, tomar los correctivos necesarios.

periódicamente e informa de los mismos a quienes toman las

decisiones.

Brinda la información necesaria que los organismos contralores del

Estado requieren para ejecutar sus procesos de auditoria, y así poder
deducir las responsabilidades cuando aplique.

ra
conocer la forma en la que están siendo manejados los recursos
obtenidos.
Principios de contabilidad generalmente aceptados

Las mancomunidades, poseen características propias, y de igual

manera sus procesos contables se ajustan a esas características. A
continuación se presenta una serie de principios contables que son
inherentes a la funcionalidad operacional de las mismas.

Principio de entidad contable

Aplicando este principio, al final del periodo contable se consolidan los

estados financieros y reportes presupuestarios de la mancomunidad,
los cuales son presentados de manera uniforme; en primera instancia a
la Junta Directiva para su conocimiento, análisis y aprobación y luego
ante los organismos contralores del Estado.

Principio de periodo contable

En México el periodo fiscal es el mismo año calendario, que va del

primero de enero al treinta y uno de diciembre, por lo tanto las
mancomunidades deben considerar como periodo de cierre contable el
año fiscal.

Principio de costo

Significa que las mancomunidades deben registrar los activos y

servicios adquiridos al costo real o valor de compra.
Principio de realización Los ingresos y los egresos se registrarán al
momento de realizarse, a fin de poder proporcionar información
financiera actualizada en cualquier momento que sea solicitada.

Principio de confiabilidad

Los registros y los estados financieros se basan en la información

disponible más confiable, por lo que deben ser tan exactos y útiles como
sea posible. Es así que los registros contables se apoyan en información
que fluya de actividades documentadas por evidencia objetiva.
 Principio de equilibrio financiero

Las mancomunidades no son entes con fines de lucro, por lo que los
recursos obtenidos por medio de las diferentes fuentes de
financiamiento deben ser invertidos íntegramente, de acuerdo a sus
reglamentos y estatutos, así como con los convenios firmados.
Las mancomunidades están obligadas a tener un eficiente control en el
manejo de sus finanzas para evitar problemas financieros al final del
periodo fiscal y que no pueda hacer frente a sus obligaciones
contraídas.

Políticas de la contabilidad

En la contabilidad de las mancomunidades se manejan políticas

contables como parámetros dentro del marco de los principios de
contabilidad generalmente aceptados, para que la información brindada
se adapte a las estructuras fiscales aplicables y sea además
comprensible, precisa, confiable y sobre todo comparable, estas
políticas son:

Política No. 1

La valuación de los activos debe hacerse sobre la base de

“costo real comparable a un valor razonable de mercado”
(según el principio de valuación).

Significa que al momento en que se registren los activos, estos deben

ser considerados con los precios en que fueron comprados y, en el caso
de haberlos recibido en donación, se investigará en el comercio el precio
de venta que estos artículos tienen y ese valor es el que se deberá
registrar.
Política No. 2

Se debe guardar consistencia con normas de la contabilidad

gubernamental.

Las mancomunidades deben adoptar la clasificación de cuentas bajo la

estructura contable del Estado de Honduras, particularmente en la
configuración del balance general y estado de resultados o cuenta
corriente del periodo fiscal, que son instrumentos fundamentales para
la interpretación de la situación financiera de la misma.

Política No. 3

Establecer un mecanismo apropiado donde se puedan

diferenciar los recursos obtenidos por generación propia y los
recibidos de fuentes externas.

Para apoyar la política de análisis e interpretación de la cuenta corriente

del periodo bajo criterios fiscales, se registrarán como ingresos propios
del periodo los valores recibidos por concepto del pago que las
municipalidades miembros efectúen por concepto de aportaciones y por
los servicios que la mancomunidad presta.

Asimismo se debe tener sumo cuidado en el manejo de los recursos

obtenidos de fuentes externas (convenios, donaciones, préstamos,
etc.), en cuentas bancarias diferentes para llevar un efectivo control de
las mismas.

Política No. 4

Brindar siempre información financiera actualizada y

confiable.

La toma de decisiones para mejorar la gestión administrativa y

financiera de la mancomunidad requiere de información oportuna,
estados financieros generados por movimientos y operaciones diarias
que reflejen la situación real, que permite conocer y determinar con
exactitud la eficiencia y transparencia con que están siendo manejados
los recursos disponibles.

Política No. 5

Mantener el equilibrio financiero como una medida de

saneamiento fiscal.

La eficiencia operativa de la mancomunidad define la calidad y

potencialidad de la situación financiera y simplifica el análisis de la
capacidad de pago y la orientación de la gestión administrativa.
En la mancomunidad la eficiencia operativa se mide de acuerdo al
principio de equilibrio, donde el total de los ingresos obtenidos son
invertidos tal como se haya definido en la planificación financiera, o sea
que cada lempira recibido es invertido según el propósito para el cual
fue gestionado. Los desequilibrios que puedan presentarse son
positivos o negativos; cuando el resultado es positivo decimos que ha
habido un Superávit, si el resultado es negativo se nos presenta
entonces un Déficit.
 CONTABILIDAD APLICADA A LAS
MANCOMUNIDADES

La Contabilidad financiera

Instrumentos necesarios para la implementación de la contabilidad

financiera en las mancomunidades.

Estados Financieros

La contabilidad presupuestaria

Instrumentos necesarios para la implementación de la contabilidad

presupuestaria en las mancomunidades.

Reportes presupuestarios

La ejecución presupuestaria

La Liquidación presupuestaria y rendición de cuentas

LA CONTABILIDAD APLICADA A LAS
MANCOMUNIDADES

En la mancomunidad para llevar un mejor control de las operaciones

que se realizan se llevan dos tipos de registros contables que se
conocen como:

presupuestaria

La contabilidad financiera

Es el sistema donde se registra la contabilidad histórica de la

mancomunidad, mediante el asiento inicial de los inventarios de la
propiedad, planta y equipo, el estado situacional de la mora y la deuda,
el activo circulante, etc., y que se ponen al día según las operaciones o
transacciones que se ejecuten.
Dicha actualización es facultad del administrador (a) con el fin de
generar información oportuna de cada uno de los periodos fiscales que
reflejan la situación financiera, en que se encuentra la mancomunidad
en una fecha determinada.

La contabilidad financiera facilita tanto a las autoridades superiores,

como a los empleados responsables de controlar los recursos y
operaciones, la información oportuna, para la realización del análisis e
interpretación de la situación de la mancomunidad; con el propósito de
conocer los resultados, estudiar los efectos de las distintas alternativas
e investigar las tendencias significativas, mediante el uso de indicadores
que evidencien la capacidad de mantener el saneamiento financiero.

La contabilidad financiera y los registros de operaciones

presupuestarias correspondientes, están bajo el control del
departamento de administración, deben ser de obligación del personal
que trabaja en éste llevarlos al día.
Los registros contables básicos que se manejan en toda mancomunidad
son principalmente los siguientes:

1. Ingresos
2. Egresos
3. Inventarios
4. Depreciación de los activos
5. Cuentas por cobrar
6. Cuentas por pagar
7. Asignaciones presupuestarias

Algunos principios que se deben cumplir para el registro efectivo de

operaciones contables en la mancomunidad son:

documentos originales (facturas, recibos, Boucher de cheques, etc.)

legal en México.

ocurren, esto propiciará que se tenga un efectivo control de la

disponibilidad financiera y que la información contenida en los estados
financieros sea confiable.

e emitan por el cobro

de algún servicio prestado estén debidamente membretados y
enumerado correlativamente.

Instrumentos necesarios para la implementación de la contabilidad

financiera en las mancomunidades

Los administradores para medir el nivel de gestión de la mancomunidad,

procesan todas las operaciones que se generan, con esos datos se
producen los estados financieros, su herramienta básica es la ecuación
contable.
Para la estructuración de los estados financieros es necesario contar
con dos instrumentos fundamentales:

a) Catálogo de cuentas contables; y el

b) Informe de estabilización de saldos iníciales

Catálogo de cuentas

Es el instrumento que se utiliza para codificar y nombrar las operaciones

contables y sirve para tener un registro más organizado.

Informe de estabilización de saldos iníciales

Es el instrumento que se utiliza para establecer los saldos iníciales con

que la mancomunidad comienza sus operaciones al iniciar el periodo
contable o fiscal.

Se le conoce también como partida inicial.

Los elementos que deben considerarse para elaborar este informe son
los siguientes:

activos fijos y bienes patrimoniales.

Estados financieros

El departamento de administración deberá presentar mensualmente, a

más tardar dentro de los diez días primeros del mes siguiente, los
informes financieros firmados por el administrador(a), estos deben ser:

a) Balance general
b) Estado de resultados
c) Estado de disponibilidad financiera

El balance general

Es el instrumento contable que muestra la situación financiera de la

mancomunidad, relaciona los derechos, obligaciones y bienes
patrimoniales que la misma posee en una fecha determinada; se le
conoce también como estado de situación financiera.

El balance general debe su nombre a la palabra balanza, ya que en este

documento se muestra el equilibrio o igualdad que debe existir entre el
total de los recursos de una organización y la suma de las deudas más
la aportación o aportaciones que se reciben y que son capitalizables.

La información que presenta el balance general corresponde

exclusivamente a una fecha determinada ya que la ininterrumpida
realización de operaciones en la mancomunidad modifica
continuamente la estructura y magnitud de su activo, pasivo y
patrimonio.

Elementos que integran el balance general

Conceptualmente las actividades que se operan bajo el proceso de

elaboración del balance general son conocidas como “cuentas
contables del balance”, que se presentan en tres grandes grupos:
cuentas de activo, cuentas de pasivo y cuentas de patrimonio.

Cuentas de activo

Está formado por los bienes y derechos a favor de la mancomunidad.

Las que se registran con el saldo establecido a la fecha de la
elaboración del balance general, las cuentas de activo más utilizadas
son:

a) Caja chica: Se registra el disponible en efectivo que se ha asignado

para ser manejado en la caja chica.

b) Bancos: Se registra el efectivo disponible en las cuentas bancarias

que la mancomunidad maneja con la banca nacional.

c) Cuentas por cobrar: Se registran aquellas deudas que terceros han

adquirido con la mancomunidad a la fecha de elaboración del informe.

d) Inventarios: Se registra el valor del activo fijo propiedad de la

mancomunidad, así como también el valor de aquellos bienes que son
consumibles pero que mientras están sin uso forman parte de la
inversión. Aquí se subdivide en; Inventario de bienes inmuebles, de
mobiliario, equipo, maquinaria, materiales de oficina, suministros, etc.

e) Inversiones y valores: Se registran aquellos valores propiedad de

la mancomunidad que tiene invertidos en otras organizaciones tales
como bonos, acciones, depósitos a plazo fijo, etc.

Cuentas de pasivo u obligaciones

Está formado por las deudas y obligaciones a cargo de la

mancomunidad. Las cuentas de pasivo más comúnmente utilizadas
son:

a) Pasivos a corto plazo: En estas cuentas se registran las obligaciones

contraídas por la mancomunidad, que debe pagarse en un plazo menor
o igual a un año. Las cuentas que conforman este grupo son:
proveedores, préstamos, intereses y deuda documentada.

b) Pasivos a largo plazo: En estas cuentas se registran las obligaciones

contraídas por la mancomunidad, cuyo pago ha sido negociado para un
plazo mayor a un año. Las cuentas que conforman este grupo son:
cuentas por pagar, préstamos, intereses y deuda documentada.
Cuentas de patrimonio

El patrimonio neto es la diferencia entre el activo y el pasivo, es decir,

entre lo que tenemos y lo que debemos.
Esta cuenta se da por diferencia una vez que se registran los activos y
los pasivos, se obtiene al final del cierre contable.

El estado de resultados

Es el documento contable que muestra en forma detallada y ordenada

los ingresos y egresos realizados por la mancomunidad durante un
periodo específico. También se le conoce como estado de pérdidas y
ganancias. Está estructurado de la siguiente manera:

Cuentas de ingresos

Son las cuentas contables que reflejan las entradas de efectivo a la

mancomunidad por conceptos tales como: cobro de aportaciones, por
servicios, donaciones recibidas de organismos nacionales o
internacionales, subsidios, venta de activos, convenios para ejecución
de proyectos, etc.

Cuentas de egresos

Son todas aquellas cuentas contables que reflejan todos los pagos que
se efectúan a terceros, por ejemplo; pago de sueldos, beneficios y
prestaciones sociales a los empleados, pago de los servicios públicos
como agua y luz, pago de contratos de obras o proyectos, etc.

Déficit o superávit

Es la diferencia entre los ingresos y los gastos.

Estado de la situación financiera (disponibilidad financiera)

Este informe muestra la disponibilidad de fondos de la mancomunidad

en un periodo determinado, en él se condensan los saldos resultantes
de operar las entradas y salidas de efectivo. Presenta un resumen de
todos los valores monetarios contenidos en caja y en las cuentas
bancarias, con saldos disponibles a la fecha de elaborar el informe. Al
momento de presentarse se recomienda que se acompañe de los
arqueos de caja y de los estados bancarios enviados por el banco, así
como de las conciliaciones bancarias respectivas.

El informe relaciona la disponibilidad con que la mancomunidad inició

sus operaciones en el año fiscal. A esta disponibilidad se le suman los
ingresos obtenidos en el transcurso del periodo fiscal, para obtener lo
disponible y ejecutar los egresos. Una vez registrados los egresos,
éstos se restan de la disponibilidad del periodo fiscal y el resultado es
la disponibilidad financiera con que la mancomunidad cierra sus
operaciones al final del ejercicio fiscal.

El valor resultante es comparado con lo disponible en efectivo para su

cuadre respectivo.

Un factor muy importante que determina si la mancomunidad está

operando con unas finanzas sanas y así poder cumplir con sus
obligaciones contraídas, realizar las inversiones, y desarrollar sus
actividades de proyección social, es el mantener lo siguiente:

anciera histórica y actualizada

operativos, administrativos y financieros

entística presupuestaria al día

planificación y otros

Conciliación Bancaria

La conciliación bancaria es el proceso de estabilizar los saldos de la

disponibilidad en bancos y los registros contables de los libros auxiliares
de bancos de la mancomunidad.
Todos los bancos tienen por política enviar a su cuenta-habiente un
estado de cuenta junto con los cheques pagados, con cargo a su cuenta
durante el mes.

Este estado de cuenta muestra el saldo disponible al principio del mes,

los depósitos hechos y los cheques emitidos durante cada mes, las
deducciones correspondientes a honorarios por servicios, otros cargos
y el nuevo saldo al final del mes.

La importancia de este documento radica en que mediante la

información proporcionada en él, se pueden hacer las actualizaciones,
ya que algunos depósitos son hechos directamente, y a veces no son
reportados, teniéndose lo que en contabilidad se llama descuadre. A
partir de este documento, confrontado con la información contenida en
los libros contables de la mancomunidad, se puede efectuar la
conciliación de los saldos en libros y banco.

Al recibir el estado de cuenta que mensualmente envía el banco debe

compararse con saldo de la cuenta bancos según libros de la
mancomunidad, los que deben ser iguales, pero que rara vez coinciden.
Las diferencias entre estas dos cantidades puede deberse a los
siguientes factores:

1. Cheques en circulación pendientes de cobro: Se refiere a que hay

cheques que se emitieron durante el mes y que los beneficiarios no los
han cobrado a la fecha de corte del banco. Estos cheques no
aparecerán rebajados en el estado de la cuenta del banco pero si de la
mancomunidad.

2. Cargos por servicios prestados por el banco: Se conoce como notas

de débito y son cargos que el banco hace por algunos servicios que
presta y que se sabe de ellos hasta que se recibe el estado bancario.

3. Depósitos en tránsito: Son los depósitos que la mancomunidad

realiza demasiado tarde o por correo y el banco no los incluyó en el
estado de cuenta pero la mancomunidad ya los ha registrado en sus
libros contables.

4. Errores de registro del banco y de la mancomunidad: En muchas

ocasiones el banco puede equivocarse al hacer los registros, por
ejemplo; cargar a la mancomunidad un cheque de otra. También la
mancomunidad, puede cometer errores por ejemplo; cuando tiene
depósitos en varios bancos puede acreditar un cheque de un banco en
la tarjeta auxiliar de otro, igual puede suceder con los depósitos.

5. Junto al estado de cuenta del banco se incluye las notas de débito

por todos los cargos o deducciones que no sean cheques y las notas de
crédito correspondientes a los incrementos que no sean depósitos.

La Contabilidad Presupuestaria

Consiste en registrar en el presupuesto de ingresos y egresos, las

operaciones que se realizan a diario en la mancomunidad (cobros por
membrecía, cobro por servicios prestados, intereses, donaciones, venta
de activos, los contratos y convenios que se firmaron y que deberán
cancelarse más adelante, pagos al personal, pago de servicios públicos,
contratistas, etc.) Cada ingreso y egreso se consigna, de acuerdo al
sistema presupuestario que tiene la mancomunidad, sirve de soporte a
la contabilidad financiera, al proporcionarle información que alimentan
la base de datos que generan los reportes y estados financieros.

Instrumentos necesarios para la implementación de la contabilidad

presupuestaria en las mancomunidades.

Al mismo tiempo que se conoce la situación financiera de la

mancomunidad, para los administradores igualmente es importante
conocer de manera fehaciente como son invertidos los recursos
disponibles y de que fuente fueron obtenidos.

Por ello es imprescindible que como parte de la gestión de la

mancomunidad se adopten buenas prácticas de manejo administrativo,
lo cual se complementa mediante la implementación de un buen
proceso de formulación y ejecución presupuestaria.

Para la estructuración de los reportes presupuestarios es necesario

contar con cuatro instrumentos fundamentales:
a) Catálogo de cuentas presupuestarias.
b) Clasificador presupuestario del objeto del gasto.
c) Plan presupuestario.
d) Formato para la presentación de los informes presupuestarios

Catálogo de cuentas presupuestarias

Es el instrumento que se utiliza para codificar y nombrar las operaciones

presupuestarias y sirve para tener un registro más organizado de la
planificación, ejecución y evaluación del presupuesto de la
mancomunidad.

Clasificador presupuestario del objeto del gasto:

La clasificación por objeto del gasto se conceptúa como una ordenación

sistemática y homogénea de los bienes y servicios, las transferencias y
las variaciones del presupuesto.

Plan presupuestario

Es el sistema de instrumentos que se utiliza para formular, elaborar,

analizar y aprobar el presupuesto de las mancomunidades, el cual está
formado por las siguientes herramientas:

a) Presupuesto de ingresos y egresos.

b) Plan operativo anual presupuestario.
c) Plan de inversión

¿Qué es el presupuesto de ingresos y egresos para mancomunidades?

Es un plan que refleja los objetivos y metas financieras a cumplir durante

el año fiscal, que contiene las prioridades de la mancomunidad para
asegurar su operatividad tanto administrativa, como financiera y que
responde a las necesidades de las municipalidades miembros, así como
a los propósitos para los cuales fue creada.

Es una herramienta que además de ser obligatoria es útil para

determinar las fuentes de recursos complementarios que se requieren
para realizar las actividades de inversión de la mancomunidad.
Para que el presupuesto cumpla con su función, las autoridades de la
mancomunidad deben apoyarse en una planificación estratégica y
operativa donde definan la misión, visión, líneas estrategias, objetivos y
políticas, ajustados a la realidad y estructurado atendiendo las
necesidades básicas o prioritarias conforme a la capacidad o
disponibilidad de recursos.

¿Cuáles son las etapas que se cumplen en el proceso presupuestario?

Las etapas que requiere el proceso presupuestario son:

Formulación del Presupuesto

Previo a iniciar esta etapa, se realiza un diagnostico a cada unidad para

identificarlas necesidades que se tienen en cuanto a la dotación de los
materiales, equipo y otros gastos en el personal como ser viáticos,
gastos de viaje, capacitaciones, etc.

Ejecución

Esta etapa corresponde al nivel ejecutivo y operativo, y es donde se

hace posible cumplir la planificación y el presupuesto de conformidad a
las normas de administración, disposiciones contenidas en la Ley y las
adoptadas por la mancomunidad., con el fin de asegurar que la
ejecución de los ingresos y egresos se cumpla con las estimaciones o
asignaciones aprobadas y se apliquen los principios técnicos y legales
que conduzcan al aprovechamiento máximo y al uso transparente de
los recursos obtenidos.

Control y Evaluación.

El presupuesto aprobado se compara analíticamente con la ejecución

para determinar el nivel de cumplimiento de los ingresos y de los gastos,
identificando los problemas y desviaciones para aplicar los correctivos
correspondientes.

Los resultados deben medirse mensualmente a fin de conocer a tiempo

lo que acontece, en cuanto al uso racional de los recursos o si los
ingresos han alcanzado los niveles esperados para financiar los
egresos.

Se debe verificar que todas las operaciones estén debidamente

identificadas, analizadas, clasificadas, codificadas y registradas o
posteadas en el presupuesto de ingresos y egresos.

Y finalmente comprobar que el presupuesto de ingresos y egresos

aprobado del periodo mantenga el principio de equilibrio en toda su
ejecución.

¿Qué es el plan operativo anual presupuestario?

Es la planeación y programación de acciones y actividades requeridas

para poner en práctica las políticas, medidas y objetivos, asignando los
responsables de cada unidad, departamento o sección de la
mancomunidad, fijando metas de trabajo de acuerdo a los recursos
disponibles.

¿Qué es el plan de inversión?

Es el instrumento presupuestario en el cual se consignan los proyectos

gestionados para ser ejecutados con y en las municipalidades
miembros, así como para la mancomunidad misma, los cuales son
aprobados por la Junta Directiva para ser desarrollados en el período
fiscal vigente.

Formatos para la presentación de los informes presupuestarios

Son una serie de instrumentos diseñados para que el encargado del

manejo del presupuesto, pueda llevar un efectivo control y registro de
los ingresos y egresos que la mancomunidad opera en el periodo fiscal
vigente, se les conoce como informes rentísticos.

Reportes presupuestarios

Informe mensual de ingresos: (informe rentístico)

Es el reporte donde se reflejan las recaudaciones obtenidas durante el
mes producto de las aportaciones, cobros por servicios prestados,
ingresos por convenios y ejecución de proyectos, etc.

Informe mensual de egresos: (informe rentístico)

Es el reporte de la ejecución de los egresos efectuados por la

mancomunidad durante un periodo determinado.

Informes de control y seguimiento:

Es la aplicación sistemática de instrumentos para registrar el nivel de

avance físico y financiero, los problemas y éxito alcanzados en el
proceso de ejecución presupuestaria, que permitan realizar los ajustes
o reorientar la programación y métodos de gestión.

La ejecución presupuestaria

Ejecución presupuestaria es el proceso mediante el cual se afectan los

renglones y sub-renglones de los ingresos y los objetos del gasto en
cada unidad administrativa de la mancomunidad, lo cual conduce al
conocimiento real de:

a prestación de servicios y otras

fuentes de financiamiento;

eso-gasto;
 l bienestar social y
desarrollo de la población de los municipios miembros.

“La ejecución del presupuesto se inicia el primero de enero y

finaliza el treinta y uno de diciembre de cada año y se efectúa en
base al presupuesto aprobado por la Junta Directiva”.

Instrumentos para la ejecución presupuestaria

Para llevar a cabo el proceso de ejecución presupuestaria se utilizan

los siguientes instrumentos:

Libro de ejecución de ingresos

• Libro diario de ingresos

• Ampliación presupuestaria de Ingresos
• Disminución presupuestaria de Ingresos

Libro de ejecución de egresos

• Libro diario de ejecución de egresos por cada programa

• Ampliación presupuestaria de egresos
• Disminución presupuestaria de egresos
• Traspasos entre asignaciones

Documentos para ejecutar el presupuesto

• Orden de compra
• Orden de pago
• Planilla de sueldos
• Ampliación del presupuesto de ingresos y egresos
• Disminución del presupuesto de ingresos y egresos
• Traspasos entre asignaciones (egresos)

Resultados

• Informe mensual de ingresos

• Informe mensual de egresos por cada programa
• Informe mensual de caja y bancos

Liquidación presupuestaria y rendición de cuentas

Liquidación presupuestaria

Es el proceso de cierre presupuestario del periodo, consiste en la

elaboración del informe final de la ejecución presupuestaria
El realizar un proceso de cierre y liquidación del presupuesto permite
generar resúmenes rentísticos transparentes que reflejen la situación
financiera y administrativa de la mancomunidad en el ejercicio de su
gestión.
Entre las actividades de mayor relevancia previa al cierre
presupuestario se consideraran las siguientes:

egresos que son las obligaciones contraídas pendientes de pago.

donde estén en custodia y comparar con las reservas de fondos,

mismos que deben estar debidamente conciliados en el libro de cuentas
por pagar de proveedores, contratistas y acreedores.

hojas de trabajo y revisar las operaciones mediante estas.

de reserva de fondos, previa realización de inventario físico de órdenes

de pago para su verificación.

ingresos y egresos se hayan realizado conforme a la Ley y a las Normas

de Administración Presupuestaria.

asignaciones de disponibilidad sobregiradas, previa solicitud a la Junta

Directiva para su liquidación.
a más tardar a la Secretaría de Gobernación y Justicia, así como al
Tribunal Superior de Cuentas a más tardar el 10 de enero de cada año,
conjuntamente con la rendición de cuentas, para evitar la aplicación de
multas.

Rendición de cuentas

Es el proceso mediante el cual la mancomunidad informa a los

organismos contralores del Estado como ha manejado los recursos
obtenidos en el periodo de liquidación.

La Junta Directiva al rendir cuentas, tanto a las instituciones normadoras

y fiscalizadora del Estado, a las municipalidades miembros, así como a
los organismos cooperantes que la hayan asistido técnica y
financieramente, le permite demostrar que los fondos y bienes de la
mancomunidad se están administrado con la máxima expresión de
transparencia y racionalidad, y mantener así en alta estima su imagen
de honradez, responsabilidad y capacidad, logrando el impacto de
confianza y seguridad para el fortalecimiento de la organización.

La rendición de cuentas se compone de 12 formatos, y cada hoja deben

presentarse firmadas y selladas, las firmará el Presidente, el Secretario
y el Tesorero cuando haya sido conocida y aprobada por la Junta
Directiva y el Administrador y el Director Ejecutivo.

Documentos que deben adjuntarse cuando se presenta la rendición de

cuentas al Tribunal Superior de Cuentas y a la Secretaría de
Gobernación y Justicia:

1. Acta de aprobación del presupuesto.

2. Acta de aprobación de modificaciones y ampliaciones al
presupuesto.
3. Acta de aprobación de la rendición de cuentas, por parte de la Junta
Directiva.
4. Constancias de las cuentas bancarias al 31 de diciembre.
 FORMATOS E INSTRUCTIVOS

Formatos e instructivos para la elaboración de los estados financieros

Formatos e instructivos para la elaboración de los libros auxiliares de

contabilidad

Instrumentos necesarios para la implementación de la contabilidad en

las mancomunidades.
Formatos e instructivos para la elaboración y presentación de los
estados financieros.

Balance general

 Formato “Balance General” para mancomunidades

A continuación se presenta un modelo de balance general el cual puede

ser utilizado por las mancomunidades ya que contiene todos los
insumos necesarios para proporcionar la información financiera
patrimonial más importante, requerida por los organismos normadores
y contralores del Estado.

BALANCE GENERAL
  Instrucciones para el llenado del formato “balance general”

El formato “balance general” utilizado para el reporte de la información

financiera patrimonial de la mancomunidad, aquí presentado, consta de
cuatro columnas, las cuales se describen a continuación:

La primera columna contiene la descripción de las cuentas que

conforman los tres grandes grupos (activo, pasivo y patrimonio).

En la segunda columna se colocan los valores o saldos obtenidos al

final del cierre contable en las cuentas más detalladas; ejemplo: caja
chica y bancos, terrenos, edificios, mobiliario, cuentas por pagar, etc.

La tercera columna contiene la suma de las cuentas a detalle de la

columna dos y que pertenecen a un grupo específico, ejemplo: la suma
de la cuenta terrenos y edificios, con la suma de la cuenta de mobiliario
y equipo de oficina y la cuenta de vehículos conforman el saldo de la
cuenta activo fijo; y así a su vez si realizamos la sumatoria de las otras
cuentas que nos reflejan el resultado de la cuenta saldo en caja chica y
saldo en bancos, la suma de las cuentas por pagar con los préstamos,
intereses y documentos reflejan el saldo del pasivo a corto o largo plazo,
etc.

En la cuarta columna se colocará el valor resultante de sumar cada uno

de los grandes grupos de cuentas; donde los activos y pasivos es la
suma de cada saldo obtenido en la columna tres para ese rubro. De
igual forma la cuenta general de patrimonio, se obtiene sumando las
dos sub cuentas (patrimonio acumulado y resultado del ejercicio).

Estado de resultados

 Formato “Estado de Resultados” para mancomunidades

A continuación se presenta un modelo de estado de resultados, el cual

puede ser utilizado por las mancomunidades, ya que al igual que el
balance general, contiene todos los elementos que son manejados en
la contabilidad financiera que relaciona los ingresos con los egresos y
proporciona información valiosa requerida por los organismos
normadores y contralores del Estado.

ESTADO DE RESULTADOS
  Instrucciones para el llenado del formato “estado de
resultados”

El formato “estado de resultados” utilizado para el reporte de la

Información financiera que relaciona los ingresos con los egresos de las
mancomunidades, aquí presentado, consta de tres (3) columnas, las
cuales se describen a continuación:

columna contiene la descripción de las cuentas que

conforma los dos grandes grupos (ingreso y egresos).

final del cierre contable en las cuentas a detalle, por ejemplo:

aportaciones municipales, recuperación de aportaciones, ingresos
eventuales, etc. Para el rubro de los ingresos; servicios personales,
materiales y suministros, adquisición de bienes, etc., para lo referente a
los egresos.

cuentas a detalle; donde

los ingresos y egresos son la suma del saldo obtenido en la columna
dos para cada rubro. La cuenta resultado del ejercicio se obtiene
restando del valor total de los ingresos el valor total de los egresos.

Es importante señalar que este resultado es trasladado al balance

general en la cuenta “resultado del ejercicio”, sea este un superávit o
un déficit.

Informe de disponibilidad financiera

 Formato “Informe de Disponibilidad Financiera” para

mancomunidades

A continuación se presenta un modelo de Informe de disponibilidad

financiera, el cual puede ser utilizado por las mancomunidades, este
constituye un reporte muy importante ya que a lo interno de la
mancomunidad sirve para proporcionar información valiosa relacionada
en cómo está la situación de la disponibilidad de efectivo con que estas
cuentan para hacer frente a sus obligaciones contraídas.
  Instrucciones para el llenado del formato “informe de
disponibilidad financiera”

El modelo de un informe de disponibilidad financiera aquí presentado

puede ser adoptado por cualquier mancomunidad. Su importancia
radica en que en él se muestra la situación real de los fondos con que
cuenta la mancomunidad al finalizar el cierre del periodo, consta de
dos secciones de y de tres columnas las que se describen a
continuación:
Primera sección

En esta sección se registran los saldos disponibles al final del periodo

del efectivo en caja chica y de las cuentas bancarias que la
mancomunidad maneja en moneda nacional (lempiras).

cuentas o conceptos a considerar en este informe.

final del cierre contable en las cuentas detalladas, por ejemplo:

Caja chica: Se registra el saldo resultante del último arqueo operado,

previo al cierre del periodo.

Banco x: Se registra el saldo disponible en cada cuenta bancaria.

la sumatoria de los saldos de caja chica y el

saldo total de la sumatoria de las cuentas de bancos.

Segunda sección

En esta sección se registran los saldos disponibles al final del periodo

de las cuentas bancarias que la mancomunidad maneja en moneda
extranjera (por lo general en Dólares).

cuentas o conceptos a considerar en este informe.

final del cierre contable en las cuentas de banco. Se registra el saldo

disponible en cada cuenta bancaria que la mancomunidad posea.

las cuentas de bancos.

Adicionalmente este reporte contiene dos filas al final, la primera que

corresponde a la tasa cambiaria, y la segunda que es la disponibilidad
total, las cuales funcionan de la siguiente manera:
Tasa de cambio: se coloca el factor de valoración de la moneda
registrada (debe ser el último proporcionado por el banco).

Disponibilidad total: es la sumatoria del saldo de caja chica, con el

saldo en bancos en moneda nacional, más la operación de convertir la
disponibilidad en moneda extranjera por la tasa de cambio.
Año de Elaboración
2017