Definición de 

Sistema contable
Un sistema contable es una estructura organizada, con pautas de información que permiten registrar
y entender la situación financiera de una empresa. Un sistema contable también es una herramienta
digital que automatiza las operaciones contables, como la generación de las pólizas y los reportes
financieros. Todos los sistemas contables deben ser comprensibles, útiles y fiables.
¿Por qué es importante contar con un software contable?
Ya sea una pequeña empresa o una gran multinacional, hoy en día se hace necesario el empleo de
un software contable. El cálculo de impuestos y el llevar al día la contabilidad de tu empresa puede
suponer un gran quebradero de cabeza. Sin embargo, los programas de contabilidad te ayudarán a
reducir de manera considerable el tiempo de trabajo y a tomar decisiones de manera más acertada y
anticipada a los acontecimientos.
Un software contable te permite tener la información automatizada, a un golpe de clic y con una
probabilidad de error mínima.
Sin duda, la información y los datos que se generan día a día en las compañías se convierten en el
elemento diferenciador de las compañías, en el elemento que da ese valor añadido a tu empresa.
Así, ¿te imaginas que una gran compañía todavía llevara, a día de hoy, la contabilidad a través de
papel y lápiz? Sería inviable y, posiblemente, la causa de su cierre. Para poder ser competitivos en
el mercado, trabajar de manera óptima y poder estar al nivel de nuestros competidores, debemos
introducir en la empresa soluciones que nos ayuden a trabajar mejor; entre ellas, los programas de
contabilidad.
Es importante contar con un software contable, a través del cual podrás automatizar muchísimas de
las tareas que se dan día a día en el área contable, podrás trabajar de manera más rápida y precisa,
obteniendo, además, informes y cifras exactas que te ayuden a tomar mejores decisiones.

¿Por qué es importante contar con un programa de contabilidad?

1. Mayor competitividad
Son múltiples las empresas que operan en el mercado. Y, por tanto, si queremos tener éxito y
asegurar el futuro de nuestro negocio, debemos implementar soluciones software contables que nos
ayuden a trabajar en el día a día.
2. Amplia capacidad de reacción
Un programa de contabilidad también es importante dado que nos da una capacidad de reacción
ante cualquier movimiento e imprevisto que surja. Por lo que, de manera inmediata, podemos dar
respuesta y mejorar la gestión de nuestro departamento financiero.
3.Reducción de errores
La automatización del registro contable y financiero de las operaciones realizadas en tu negocio a
través de un software contable, provoca que ya no se haga ningún registro de manera tradicional, es
decir, a mano. De esta manera, se evita que pueda bailar algún número o fallar al realizar cualquier
cálculo.
4.Mejora en la toma de decisiones
Un software contable te ayuda a trabajar de manera más rápida y eficaz, sin cometer errores.
Igualmente, la automatización de las operaciones, te permite alcanzar todos tus objetivos
empresariales fácilmente, mejorando la toma de decisiones.
En definitiva, son importantes los programas de contabilidad en las empresas, agilizando los
procesos y ayudando a gestionar los recursos de manera que la empresa se convierta en un ente
mucho más rentable y capaz de alcanzar sus metas en un tiempo récord. Un software contable es el
elemento fundamental de cualquier departamento contable de hoy en día, ya sea una pequeña o gran
empresa.

Objetivos de un sistema de contabilidad interna

El objetivo principal de un sistema de contabilidad interno es obtener datos financieros y realizar
análisis que permitan ofrecer información importante para el logro de los objetivos de la empresa.
Esta información de importancia cumple con otras funciones útiles:

 Facilita la planificación y la elección de estrategias de negocio para el alcance de

los objetivos empresariales.
 Ofrece información útil sobre el uso de los recursos dentro de la empresa, como los
costos de producción y la eficiencia en el uso de la materia prima, que sirven para
establecer los precios de ventas.
 Ofrece un balance y una valoración de los recursos financieros de la empresa, esto
a su vez permite planificar de forma eficiente los presupuestos en los diferentes
proyectos de la empresa, a fin de reducir costos.
 Un análisis de la contabilidad interna permite conocer y evaluar los
beneficios obtenidos por la empresa y tomar decisiones sobre su futuro.
 Puede ser una herramienta útil para tomar decisiones sobre organización, líneas de
producción, y determinación de los precios de los productos o servicios que ofrece la
empresa.

¿Que debemos hacer para asegurar la integridad de la información contable?

Para que la información de los estados financieros sea integra, debemos de contar con un buen
programa contable que nos garantice que no se produce ningún tipo de error que nos distorsione los
apuntes contables que se van introduciendo, pero para que el sistema nos de correctamente los datos
debemos de contar con profesionales de la contabilidad que registren los apuntes correctamente. El
liderazgo del responsable de contabilidad es pues algo imprescindible ya que este será el encargado
final de velar por la integridad de la información contable para que esta represente la imagen
fiel.

Adicionalmente, para asegurarnos de que la contabilidad refleje la imagen fiel y que está libre de
errores podemos realizar un check list para comprobar que no existen fallos y que todos los apuntes
han sido correctamente contabilizados.

Si tenemos una buena aplicación de contabilidad, utilizada por profesionales y realizamos un check
list de control, los usuarios de la información contable podrán confiar en que es la imagen fiel de la
empresa la que se traslada a las cuentas anuales y otros informes que utilizan para tomar decisiones.

Si la información es fiable e integra los usuarios internos y externos podrán utilizar los informes
que emite la contabilidad para tomar decisiones que pueden tener importantes repercusiones tanto
positivas como negativas para la empresa.

Con nuestro software ERP podrás gestionar tu negocio de la manera más eficiente y con el mínimo
coste. Se trata de un software ERP capaz de adaptarse completamente a las necesidades de tu
negocio: intuitivo, fácil de utilizar, con una rápida puesta en marcha, con la máxima escalabilidad,
un mantenimiento mínimo y con una actualización automática de nuevas versiones.
Procedimiento manual: El procesamiento de las transacciones se efectúa manualmente en libros de
contabilidad. La captación de los datos que dan origen a la información financiera se realiza
mediante la escritura sobre documentos. El almacenamiento de los datos se efectúa sobre registros
especiales, los cuales también se preparan de forma manual. Los cálculos se efectúan por medio de
aparatos mecánicos y electrónicos como la calculadora. Si bien el procedimiento Manual ofrece
flexibilidad en cuanto a su operación y una fácil adaptación a los cambios, tiene la desventaja de ser
rutinario y lento. Además, la posibilidad de cometer errores es muy elevada.

Procedimiento Mecánico. El Procesamiento de las operaciones se efectúa por medio de Máquinas

de Contabilidad, incluyendo el uso de máquinas auxiliares como sumadoras, calculadoras, de
escribir, etc. Aunque es posible que la captación de datos se efectúe en algunos casos siguiendo el
procedimiento manual, muchos de los datos se captan también mediante máquinas específicas,
como es el caso de las facturadoras que formulan la factura o comprobante de venta.

Procedimiento Electrónico. El procesamiento de las operaciones se lleva a cabo por medio de

Máquinas Electrónicas o Computadoras. Para una elección adecuada, deben de ponderarse los
siguientes factores: Magnitud de la entidad económica Volumen de las operaciones Necesidades e
información Costo de las máquinas.

Presentar información financiera de forma confiable

Veracidad
Para que la información financiera sea veraz, ésta debe reflejar transacciones, transformaciones
internas y otros eventos realmente sucedidos. La veracidad acredita la
confianza y credibilidad del usuario en la información financiera.
Representatividad
Debe existir una concordancia entre su contenido y las transacciones, transformaciones internas y
eventos que han afectado económicamente a la entidad.
Objetividad
La información financiera debe presentarse de manera imparcial,
Los estados financieros deben estar libres de sesgo, es decir, no deben estar influidos por juicios que
produzcan un resultado predeterminado; de lo contrario, la información pierde confiabilidad.
Verificabilidad
Debe poder comprobarse y validarse.
El sistema de control interno ayuda a que la información financiera pueda ser sometida a
comprobación por cualquier interesado,.
Información suficiente
Esta característica se refiere a la incorporación en los estados financieros y sus notas, de
información financiera que ejerce influencia en la toma de decisiones y que es necesaria para juzgar
la situación financiera, los resultados de operación y sus cambios, cuidando que la cantidad de
información no vaya en detrimento de su utilidad y pueda dar lugar a que los aspectos importantes
pasen inadvertidos para el usuario general.
La suficiencia de la información debe determinarse en relación con las necesidades comunes que los
usuarios generales demandan de ésta.

Garantizar la oportunidad en la presentación de la información

Los gerentes se preguntan ¿cómo obtener información financiera confiable y oportuna? Aquí
algunas recomendaciones. La información financiera confiable y oportuna se sustenta en tres
pilares: 1) el recurso humano, 2) los sistemas y 3) los procesos.
Con relación al recurso humano, la empresa debe contar con un procedimiento de selección de
personal que incluya un examen de conocimientos, entrevista y evaluación sicológica.
Adicionalmente, debe tener un programa de capacitación, acompañado de un plan de motivación y
desarrollo profesional.
Los sistemas también juegan un papel fundamental. Cuando la empresa tiene un alto volumen de
operaciones se recomienda implementar un sistema de planificación de recursos empresariales o
ERP (por sus siglas en inglés, Enterprise Resource Planning), el cual típicamente maneja la
producción, logística, distribución, inventario, facturación y contabilidad de la compañía.

Con relación a los procesos, recomendamos que las empresas elaboren un manual de
procedimientos en el cual se debe describir en forma precisa cómo deben desarrollarse cada una de
las actividades principales de la misma. Este manual debe ser complementando con instructivos de
trabajo que permitan detallar y documentar los procesos específicos.
Es importante realizar un planeamiento de cierre contable y emisión de estados financieros que
incluya las actividades, responsables y fechas.
En una empresa en la que la contabilidad no genera información confiable y oportuna, le
recomendamos a la gerencia revisar el estado de los tres pilares mencionados y, de acuerdo a
nuestra experiencia, cuando logre que estén en una situación óptima, obtendrá información que le
permitirá tomar decisiones adecuadas.

Requerimientos de un sistema contable

 El conocimiento de los objetivos organizacionales es indispensable.

 Preparar y analizar la información referente a la razón social,
ubicación física, actividad, cantidad de empleados, equipos, capital
etc.
 Elaborar un informe preliminar de la situación de la empresa.
 Verificar la aplicación de las normas legales
 Instaurar (Si no existe) un catalogo de cuentas y los manuales de
procedimientos respectivos
 Implementar metodologías de recolección de información
 Buscar que la información se aproxime lo mayor posible a la realidad
económica de la empresa.
 Preparar los informes pertinentes
 Registrar las operaciones en los libros correspondientes
 Elaborar los informes financieros

La implementación de un sistema de contabilidad que sea confiable para la

gerencia es uno de los puntos claves en la conformación de la empresa
como tal, este le permite en cualquier momento evaluar su
desenvolvimiento, su gestión, su control y determinar su posición financiera.
 Esquema de funcionamiento de un Sistema Contable

2 UN SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE DEBE ABARCAR

AL MENOS LOS SIGUIENTES ELEMENTOS Y NOALGUNO DE ELLOS EN FORMA
AISLADA:HARDWARE DONDE SE PROCESA LA INFORMACIÓNSOFTWARE
PROPIAMENTE DICHORECURSOS HUMANOSPOLÍTICAS Y NORMAS CONTABLES
ADOPTADAS POR LA ENTIDAD

3 UN SISTEMA CONTABLE ES EL EJE ALREDEDOR DEL CUAL

SE TOMAN LA MAYORÍA DE LAS DECISIONES FINANCIERASDESDE EL PUNTO DE
VISTA CONCEPTUAL, LAS PRINCIPALESTAREAS QUE DEBE LLAVAR A CABO
SON:INGRESO DE LOS DATOSVALIDACIÓN DE LOS DATOSEJECENTRALEMISIÓN DE
REPORTESACTUALIZACIÓN DE LOS REGISTROS

4 INGRESO DE LOS DATOSEL INGRESO DE LOS DATOS EN UN SISTEMA CONTABLE

SEREALIZA A TRAVÉS DE UN COMPROBANTE DE DIARIO.ESTOS PUEDEN
SER:MANUALESMECANIZADOS

5 VALIDACIÓN DE DATOSSE VERIFICA QUE LOS DATOS INGRESADOS, CUMPLEN

CONCIERTOS PARÁMETROS PREVIAMENTE ESTABLECIDOS PARAEL CONTROL DE
LOS DATOS, DESDE EL PUNTO DE VISTA DESU CONSISTENCIA.UN PROGRAMA DE
VALIDACIÓN DEBE ESTAR EN CAPACIDADDE PODER DETERMINAR SI UN
COMPROBANTE NO HA SIDOGRABADO EN EL SISTEMA , PARA ESTO EL PROGRAMA
DEBEVERIFICAR LA SECUENCIA NUMÉRICA DE ESTOS DOCUMENTOS

6 ACTUALIZACIÓN DE LOS REGISTROS

UN PROCESO DE ACTUALIZACIÓN DE REGISTRO EN UN SISTEMACONTABLE,
CONSISTE EN EL TRASPASO DE LOS MOVIMIENTOS DELDIARIO GENERAL, A CADA
UNA DE LAS CUENTAS DE MAYOR.LA ACTUALIZACIÓN DE LOS REGISTROS PUEDE
DARSE DE DOSMANERAS:INTERACTIVAMENTEEN LOTEEN TIEMPO REAL

7 Procesamiento INTERACTIVO o en Línea

Al usuario se le asigna un proceso, al cual se le asigna losrecursos solicitados, como recursos de
CPU / Disco /Impresión.El usuario interactúa con el computador central en formainteractiva a
través de un sistema, de cuyas componentesprimarias, programas computacionales, el usuario tiene
elcontrol de los mismos.Ejemplos :En el Sistema de Contabilidad el ingreso de comprobantes.En
general, el ingreso de información de los sistemas deinformación es en línea, posibilitando aplicar
validaciones a los datos ingresados.

8 Procesamiento en LOTE o BATCH

El procesamiento o tarea se realiza sin que intervenga el usuario.Se ingresan los parámetros y se
envía procesar. El proceso ingresa a una cola que son ejecutadas de acuerdo al orden de ingreso, al
terminar elproceso envía un mensaje al usuario.Los mensajes de error son grabados en un archivo
con extensión log.Ejemplo:Actualización de comprobantes contables.Nombre del programa:
Con100.exe ( el ejecutable )Nombre del listado: Con100.lst o Con100.lisNombre del archivo log:
Con100.log

9 Procesamiento en Tiempo Real

Características :- La respuesta al impulso es tan rápida que se asemejaa lo inmediato- No son
aceptables las demoras- El sistema se integra en tiempo real a las transaccionesque realizan los
clientes, es decir, se procesan en formainmediata los requerimientos.- Generalmente disponen en
forma exclusiva de unprocesador propioEjemplos :- Ventas en un supermercado.

10 Modelos de e-businessLos modelos de negocio de la empresa a través de e-businessson:􀁺 B2C /

B2B y B2G􀁺 Para implementar una estrategia en alguno de los modelos de negocio mencionados,
se debe reestructurar la cadena de valor, de manera de reestructurar cada uno de los procesos en
función de la tecnologías existentes.􀁺 Los modelos B2C son modelos en los cuales, las empresas
entregan a sus clientes productos personalizados de acuerdo a sus necesidades, esto es, a través de la
identificación de las componentes que satisfacen las necesidades de cada cliente.

11 Modelos de e-business􀁺 Los modelos B2B permiten disminuir los inventarios de materias
primas, al disminuir los tiempos para poner Ordenes de Compra en función del acceso a las bases de
datos del proveedor y fijando un precio conveniente para ambas partes a través de Internet.􀁺 Los
modelos B2G facilitan obtener una mayor transparencia en la entrega de productos a los organismos
de gobierno, este a su vez obtiene considerables rebajas en los precios a los cuales finalmente
obtiene los recursos materiales necesarios para su gestión.

12 EMISIÓN DE REPORTESLA EMISIÓN DE REPORTES ES UNA DE LAS FUNCIONES

PRINCIPALESDE UN SISTEMA CONTABLE Y CONSISTE EN EL PROCESAMIENTO DELA
INFORMACIÓN CONTABLE QUE HA SIDO GRABADA, VALIDADA YA
CTUALIZADA.EJEMPLOS:PLAN DE CUENTAS LISTADO DE
COMPROBANTESANÁLISIS DE CUENTASBALANCE DE COMPROBACIÓNESTADO DE
G Y PBALANCE GENERAL, ETC. ETC.