GUÍA PRÁCTICA “El conocimiento es de todos, compártelo”

EXCEL BÁSICO

MANUAL TEÓRICO Y PRÁCTICO

MICROSOFT

EXCEL BÁSICO

Nombres:…………………………………………..
Apellidos.:………………………………………....

“ Prof.: Luis Miguel Chuquimia Quispe Correo: [email protected]

“El conocimiento es de todos, compártelo” 0
Elaborado por: Ing. Belarmino Tomichá Roca.
Guía Práctica Microsoft Excel

INDICE

I. VENTANA PRINCIPAL DE MICROSOFT EXCEL ....................................................02

1.1.- PANTALLA DE INICIO DE MICROSOFT EXCEL .........................................03
1.2.- ZOOM ............................................................................................................03
1.3.- OPCIONES DE PRESENTACIÓN DE CINTAS O PESTAÑAS ....................04
1.4.- ACCESOS RÁPIDOS ....................................................................................04
1.4.- TAMAÑO DE CELDA ....................................................................................05
1.5.- COMBINAR CELDAS....................................................................................06
1.6.- CENTRADO, AUTOAJUSTE Y ORIENTACIÓN DE CELDAS .....................07
1.7.- AGREGAR Y PERSONALIZAR HOJA .........................................................08
1.8.- BUSCAR Y REMPLAZAR DATOS................................................................08
LIBRO Nº 1....................................................................................................09
LIBRO Nº 2....................................................................................................11
LIBRO Nº 3....................................................................................................12
1.9.- TIPOS DE DATOS .........................................................................................16
1.10.- COPIAR UTILIZANDO EL RATÓN Y SUCESIONES .................................16
LIBRO Nº 4....................................................................................................17
LIBRO Nº 5....................................................................................................19
1.11.- INSERTAR COMENTARIO .........................................................................20
1.12.- VALIDACIÓN DE DATOS ..........................................................................21
1.13.- FORMATO CONDICIONAL ........................................................................23
LIBRO Nº 6....................................................................................................25
II. GRÁFICOS ESTADÍSTICOS ..................................................................................27
LIBRO Nº 7....................................................................................................34
LIBRO Nº 8....................................................................................................36
LIBRO Nº 9....................................................................................................38
LIBRO Nº 10..................................................................................................39
LIBRO Nº 11..................................................................................................40
LIBRO Nº 12..................................................................................................42
LIBRO Nº 13..................................................................................................43
LIBRO Nº 14..................................................................................................44
LIBRO Nº 15..................................................................................................45

Docente.: Ing. Belarmino Tomichá Roca “Unidad Educativa Emilio Sulzer Salinas” 1
Guía Práctica Microsoft Excel

I. VENTANA PRINCIPAL DE MICROSOFT EXCEL

M
icrosoft Excel es una
aplicación distribuida por la
suite de oficina Microsoft
Office, que se caracteriza por ser un
software de hojas de cálculo,
utilizado en tareas financieras y
contables.
 Es una aplicación para
cualquier fórmula
matemática y lógica.
 Una de las características
más utilizadas en Excel son
sus funciones ya que nos ayudan a ser más eficientes en el manejo de la hoja de
cálculo.
 Utilizamos las funciones para realizar cálculos con los valores de las celdas o
también para modificar su contenido.
CONCEPTOS BÁSICOS
 ¿Qué es una Hoja de Cálculo? - Una Hoja de cálculo es un programa informático
que nos permite realizar operaciones con varios tipos de datos (numéricos, etc.),
organizados en filas y columnas.
 CELDA. - Es la intersección de una fila y una columna, capaz de almacenar un dato
o expresión, convirtiéndose en la misma unidad de almacenamiento de un Libro.

 RANGO. -Se trata de un conjunto de celdas que en la pantalla forman o adoptan una
figura rectangular, para hacer referencia a un rango se menciona la Primera celda
luego de la Ultima celda Ejemplo: B2:C5, se lee todas las celdas comprendidas
desde B2 hasta C5.

Cuadro de
Nombre

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1.1.- PANTALLA DE INICIO DE MICROSOFT EXCEL

Presentación de
cinta de opciones
Acceso rápido
Barra de título

Cinta o pestaña
Celda de opciones
Columnas,
clasificadas
Filas, con letras
clasificadas
con números

Distribución
de hojas

Nota: te resultará familiar utilizar Excel, puesto que muchos iconos y comandos funcionan
de forma similar en todos los programas de Office.

1.2.- ZOOM
Aumenta o disminuye el espacio de trabajo. Permite la comodidad de la visión:
Pasos para el manejo del Zoom
a. Presiona el símbolo (-) para disminuir el espacio de trabajo
b. Presiona el símbolo (+) para aumentar el espacio de trabajo

c. Presiona la tecla CTRL y sin soltar, gira - SCROLL (Rueda del mouse)

SCROLL

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1.3.- OPCIONES DE PRESENTACIÓN DE CINTAS O PESTAÑAS

Permite reducir, aumentar la cinta de opciones para la comunidad del usuario

Pasos para el manejo de Opciones de Presentación

a. Presiona opciones de presentación…
b. Clic en Ocultar automáticamente la cinta de opciones
c. Nuevamente Presiona opciones de presentación…
d. Clic en Mostrar pestañas
e. Nuevamente Presiona opciones de presentación…
f. Clic en Mostrar pestañas y comandos
g. Cambia el modo de vista de las opciones o pestañas.

1.4.- ACCESOS RÁPIDOS

Contiene iconos para ejecutar de forma inmediata
algunos de los comandos más habituales,
principalmente los iconos como: Guardar,
Deshacer y Rehacer.
Pasos para el manejo agregar Accesos Rápidos
a. Presiona Personalizar herramientas rápidas
Personalizar herramientas rápidas

b.
c. Clic en abrir, Impresión Rápida
d. Los vistos al lado izquierdo, significa los
iconos activados
e. El resultado deberá ser como la
imagen:

Más iconos para agregar

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1.4.- TAMAÑO DE CELDA

Para cambiar dinámicamente en pantalla el ancho de una columna, los pasos a
seguir son:
Modificar el ancho de la columna
a. Situar el puntero del ratón en el separador
vertical de la parte derecha del indicador de la
columna. En ese momento el puntero del ratón
toma el aspecto de una barra negra con dos
flechas a derecha e izquierda.
b. Pulsar el botón izquierdo del
ratón y, sin soltarlo, arrastrar
hacia la derecha para aumentar
el ancho de la columna o hacia la
izquierda para disminuirlo.
c. Un recuadro en la parte superior
irá indicando el ancho de la
columna, en caracteres, según se
va desplazando el puntero.
Ajuste automático
a. Seleccionar las columnas que se desean
autoajustar.
b. Situar el puntero del ratón en el separador
vertical de la parte derecha de la columna (o
de cualquiera de las columnas
seleccionadas) de la barra de indicadores de
columnas.

c. Hacer doble clic sobre ella, ajustándose automáticamente el ancho de la columna o

columnas seleccionadas a la longitud del dato más largo incluido en cada columna.

NOTA:…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…
….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….………
……….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…
Docente.: Ing. Belarmino Tomichá “Unidad Educativa Emilio Sulzer Salinas” 5
Roca
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1.5.- COMBINAR CELDAS

Elaborar el siguiente ejercicio

Pasos para a seguir:

a. Selecciona las celdas A1 hasta la celda C1

b. Haga clic en Inicio > Combinar y centrar

c. Aumentar la altura de la fila 1

d. En mismo procedimiento para las demás celdas, tal como muestra en la imagen

NOTA:…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…
….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….………
……….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…
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Roca
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1.6.- CENTRADO, AUTOAJUSTE Y ORIENTACIÓN DE CELDAS

Pasos para a seguir:
Centrado
a. Selecciona las celdas A1 hasta la celda C1
b. Haga clic inicio > alinear en medio

Alineación superior, medio e inferior

Alineación derecha, centro e izquierda

Resultado final

Autoajuste
a. Selecciona las celdas A1 hasta la celda C1
b. Tamaño de fuente 14
c. Haga clic inicio >Ajuste de texto

Orientación
a. Selecciona las celdas A2 hasta la celda A5 Elegir la 4ta opción
b. Haga clic Inicio > Orientación (girar hacia arriba)

Opciones de
Orientación

a. Finalmente seleccione todas las celdas y seleccionas todos los bordes

NOTA:….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…
….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….……………….
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1.7.- AGREGAR Y PERSONALIZAR HOJA

 En Excel creamos libros de trabajo formados por varias hojas. Por defecto cada hoja
se referencia como Hoja1, Hoja2, ...
Agregar una hoja
Opciones de hoja

Clic derecho

Agregar nueva hoja

Cambiar el color

10 hojas en el libro con diferentes colores

1.8.- BUSCAR Y REMPLAZAR DATOS

 Buscar... (teclas CTRL+B)

abrirá un cuadro de diálogo
que te permite introducir el
dato que deseas encontrar.

 Reemplazar de esta misma

ventana, o bien en la
opción Reemplazar... del
botón Buscar y seleccionar
(teclas CTRL+L)
podremos realizar una
sustitución de los datos,
cambiando un valor original
por otro

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LIBRO Nº 1
Aplicar lo aprendido en la siguiente práctica.

HOJA 1

HOJA 2

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HOJA 3

HOJA 4

HOJA 5

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EXCEL BÁSICO
LIBRO Nº 2
Aplicar lo aprendido en la siguiente práctica y Guardar los archivos como PDF
HOJA 1

HOJA 2

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EXCEL BÁSICO
LIBRO Nº 3
Aplicar lo aprendido en la siguiente práctica.
Guardar los archivos como PDF
HOJA 1

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EXCEL BÁSICO
HOJA 2

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EXCEL BÁSICO
HOJA 3

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EXCEL BÁSICO
HOJA 4

MUNICIPALIDAD DE TACNA
INSTITUCION EDUCATIVA BOLOGNESI

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EXCEL BÁSICO
1.9.- TIPOS DE DATOS
 Valores constantes: Son datos que se ingresan
directamente en una celda. Pueden ser texto, numéricos,
fechas, horas, signos, etc. Para cambiar el valor constante
se lo modifica manualmente.
 Fórmulas: son referencias de celdas, nombres de celdas
o rangos, funciones u operadores que dan como resultado
un valor a partir de otros valores existentes.
Excel permite ingresar diferentes tipos de datos:
 Texto
 Números
 Fechas
 Horas
 Valores Lógicos (Verdadero y Falso)
 Fórmulas y funciones Personalizar
 Valores de error tipo de dato
 Mandatos u Órdenes.

1.10.- COPIAR UTILIZANDO EL RATÓN Y SUCESIONES

Elaborar el siguiente formulario

Pasos para a seguir:

a. Selecciona la celda B3
b. Situarse sobre un borde de la selección
c. Observa cómo el puntero del ratón se transforma en
d. Pulsar el botón del ratón y manteniéndolo pulsado hasta la celda B10
NOTA:….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…
….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….……………….
….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….……………….

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EXCEL BÁSICO
COPIAR SERIE
Pasos para a seguir:
a. Selecciona las celdas C3 – C4
b. Situarse sobre un borde de la selección
c. Observa cómo el puntero del ratón se transforma en
d. Pulsar el botón del ratón y manteniéndolo pulsado hasta la celda C10
Resultado

LIBRO Nº 4
Aplicar lo aprendido en la siguiente práctica.

HOJA 1

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EXCEL BÁSICO
HOJA 2

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EXCEL BÁSICO
LIBRO Nº 5
Aplicar lo aprendido en la siguiente práctica.

HOJA 1

HOJA 2

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EXCEL BÁSICO
1.11.- INSERTAR COMENTARIO
Elaborar El Siguiente Formulario

Pasos para a seguir:

a. Selecciona la celda B5
b. Presiona clic derecho en la celda y clic en la opción
Insertar comentario

Ingresa el
texto

c. Una vez insertado el comentario, en la esquina superior derecha, muestra un

triángulo Rojo que señala tener con comentario en la celda.

d. Adicionalmente el cuadro de comentario, tiene

otras opciones

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EXCEL BÁSICO
1.12.- VALIDACIÓN DE DATOS

 La validación de datos nos permite asegurar de que los valores que se introducen
en las celdas son los adecuados.

Pasos para a seguir:

a. Selecciona la celda C6 hasta la celda G10
b. Clic en la pestaña Datos > Validación de datos…

c. Visualizara la ventana de dialogo. Cambiar las opciones, tal como muestra en la

imagen
Mensaje de error en caso no
corresponda al dato Asignado (A, F)

1. Cambiar Lista

2. Desactivar la casilla

3. Ingresar A,F
4. Clic en Botón Aceptar

NUMERO ENTERO (Columna NOTAS)

a. Selecciona la celda H6 hasta la
celda 10
b. Clic en la pestaña Datos >
Validación de datos…

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EXCEL BÁSICO
LISTA DESPLEGABLE (Columna SEXO)
a. Selecciona la celda J6 hasta la celda J10
b. Clic en la pestaña Datos > Validación de datos…

Activar la casilla

Ingresar F,M

LISTA DESPLEGABLE (Columna TURNO Y CURSO)

RESULTADO FINAL

LISTA DESPLEGABLE

NOTA:….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…
….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….……………….
….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….……………….
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EXCEL BÁSICO
1.13.- FORMATO CONDICIONAL

 Es aquel tipo de Formato que se le puede aplicar a todo Dato ingresado en Excel
pero que va estar sujeto a Condiciones
Color de Texto (Columna Notas)
a. Selecciona la celda H6 hasta la celda 10
b. Clic en la pestaña Inicio > Formato Condicional

c. Clic en la opción Nueva regla…

d. Visualizara la ventana de dialogo.
e. Seleccionar Aplicar formato únicamente a las celdas…

c. Clic

Ingresar los datos

f. Presionar el botón Formato…

g. Cambiar la fuente - color rojo
h. Finalmente, clic Aceptar-Aceptar

NOTA:….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…
….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….……………….
….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….……………….
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EXCEL BÁSICO
Color de Fondo (Columna Turno)
a. Selecciona la celda K6 hasta la celda K10
b. Clic en la pestaña Inicio > Formato Condicional
c. Clic en la opción Nueva regla…
d. Seleccionar Aplicar formato únicamente a las celdas…

Cambiar el
tipo de dato Ingresar los datos

e. Presionar el botón Formato… f.

Cambiar de pestaña > Relleno
g. Cambiar el Fondo- color verde
h. Finalmente, clic Aceptar-Aceptar

El mismo
procedimiento
para los demás
turnos

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EXCEL BÁSICO
LIBRO Nº 6
Aplicar lo aprendido en la siguiente práctica.

HOJA 1
Aplicar validación a los siguientes campos

 Año de Apertura: Deberá de aceptar solo valores numéricos entre 1990 y 2012
 Mes de Apertura: Deberá de aceptar solo los 12 meses del año
 Monto: no deberá aceptar montos inferiores a 1000 ni mayores a 100 000
 Producto: Deberá aceptar solo Cuenta Corriente, Crédito Consumo, Visa y Mastercard
 Región: Deberá de aceptar solo: Tacna, Lima, Arequipa y Moquegua.

Aplicar formato condicional

Forma de pago
LISTA DESPLEGABLE RELLENO COLOR DE TEXTO
Cuenta corriente Rojo Blanco
Crédito consumo Verde Blanco
Visa Amarillo Negro
Mastercard Azul Blanco

Región
LISTA DESPLEGABLE RELLENO COLOR DE TEXTO
Tacna Rojo oscuro Blanco
Lima Gris Blanco
Arequipa Verde Negro
Moquegua Naranja Negro

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EXCEL BÁSICO
HOJA 2
Aplicar Formato condicional, Validación de dato e insertar el comentario

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EXCEL BÁSICO
II. GRÁFICOS ESTADÍSTICOS

 Cuando realizamos alguna consulta pública para cualquier tipo de trabajo que
debemos reflejar mediante estadísticas, éstas, para ser más entendibles, deben ser
mostradas mediante gráficos.

 Esto se lo puede realizar de manera rápida y sencilla en el programa Excel, que está
especialmente pensado para este tipo de trabajos, nuestro experto en el tema nos
estará explicando el paso por paso para lograr realizar este tipo de gráficos
estadísticos.

Pasos para insertar un gráfico estadístico

a) Elaborar el siguiente cuadro

b) Empezamos con la primera tabla seleccionamos solo los datos relevantes

seleccionamos como muestra en la imagen de abajo:

Seleccionar

Seleccionar
c) Clic en la pestaña Insertar > Grafico de columnas de barras
el siguiente
Gráfico

Sección de todos
los gráficos

“ Docente.: Ing. Belarmino Tomichá Roca “Unidad Educativa Emilio Sulzer Salinas” 27
27
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EXCEL BÁSICO
d) Visualizara nuevas pestañas de herramientas de gráficos, diseño y formato

Pestaña Diseño

Pestaña formato

e) Clic en la pestaña diseño y seleccionar la segunda opción

Seleccionar el Estilo 2
Resultado final

Pasos para insertar un gráfico estadístico personalizado

a) Elaborar el siguiente cuadro

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EXCEL BÁSICO
b) Selecciona la columna CARRERAS y con la tecla CTRL sin Soltar, Selecciona la
Columna del PORCENTAJE (%).

c) Clic en la pestaña Insertar > Gráfico de columnas de barras > Columna barra 3D

d) Clic en la pestaña Diseño > Diseño rápido > diseño 1

Seleccionar el diseño 1

e) Clic en la pestaña Diseño > Agregar elemento de gráfico > Títulos de eje-
Horizontal primario, Vertical primario

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EXCEL BÁSICO
f) Selecciona la barra 3D presionan 2 clic Esto permite, solamente
seleccionar una sola barra

g) Clic en la pestaña Formato > Relleno de Formato y elegir un color diferente

Color del relleno

h) El mismo procedimiento con las demás barras:

Clic derecho en esta

sección

NOTA:….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…
….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….……………….
….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….……………….

Docente.: Ing. Belarmino Tomichá Roca “Unidad Educativa Emilio Sulzer Salinas” 30
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EXCEL BÁSICO
Pasos para insertar un gráfico Pirámide Poblacional

a) Elaborar el siguiente cuadro

b) Llenar las formular al formulario

c) Seleccionar las columnas de hombre % y mujeres %, pestaña Inicio >estilo de

Porcentaje

Clic en
porcentaje

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d) Se de desaparecer el signo menos (-) de la columna de Hombres.
e) Seleccionar las columnas de hombre %
f) Presiona las teclas CTRL + 1
g) Seleccionar la categoría Personalizar y en el campo Tipo escribe “0;0%”

h) Deseleccionar el formulario por completo

i) Clic en la pestaña insertar y seleccionar Barra Apilada
j) Deberá mostrar un cuadro vacío y clic en Seleccionar Datos

NOTA:….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…
….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….……………….
….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….……………….

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k) Llenar los datos tal como muestra en la imagen
Clic en RANGO DE DATOS
y seleccionar las columnas
hombres y mujeres %

Selecciona serie1>clic en
Modificar y selecciona la
celda C3

Finalmente
Selecciona serie2>clic
en Modificar y selecciona Aceptar
Clic en el botón Editar y la celda F3

seleccionar la columna
grupos de edad

l) Selecciona el eje Vertical > clic derecho > Dar formato al Eje…

m) Al dado derecho aparecerá una barra – Dar Formato

a eje
n) Selecciona Etiquetas y cambia la Posición De
Etiqueta >Bajo

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o) Finalmente seleccionar las barras y agregar etiqueta de datos

Clic derecho >

seleccionar Etiqueta
de datos

Resultado final

LIBRO Nº 7
Aplicar lo aprendido en la siguiente práctica.

HOJA 1

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HOJA 2

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LIBRO Nº 8
Aplicar lo aprendido en la siguiente práctica.

HOJA 1

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HOJA 2

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LIBRO Nº 9
Aplicar lo aprendido en la siguiente práctica.

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LIBRO Nº 10
Aplicar lo aprendido en la siguiente práctica.

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LIBRO Nº 11
Aplicar lo aprendido en la siguiente práctica.

HOJA 1

HOJA 2

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HOJA 3

Docente.: Ing. Belarmino Tomichá Roca “Unidad Educativa Emilio Sulzer Salinas” 41
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LIBRO Nº 12
Aplicar lo aprendido en la siguiente práctica.

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LIBRO Nº 13
Aplicar lo aprendido en la siguiente práctica.

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LIBRO Nº 14
Aplicar lo aprendido en la siguiente práctica.

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EXCEL BÁSICO
LIBRO Nº 15
HOJA 1

Docente.: Ing. Belarmino Tomichá Roca “Unidad Educativa Emilio Sulzer Salinas” 46
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EXCEL BÁSICO
HOJA 2

“ Docente.: Ing. Belarmino Tomichá Roca “Unidad Educativa Emilio Sulzer Salinas” 47