Organización de Viajes y Evento Final
Organización de Viajes y Evento Final
Organización de Viajes y Evento Final
1. Introducción
2. Eventos
Como:
Que: Que tareas técnicas
Objetivos se busca a utilizar para
lograr con el evento organizar el evento
Para que:
Porque:
Comunicación
Comunicación
asertiva y liderazgo
argumentativa (sentido
(trascendencia del
de realizar el evento)
evento)
Día, hora y lugar: El espacio donde se celebrará, el día y la hora son los
primeros factores que debemos tener en cuenta. El lugar debe tener la
capacidad para albergar a tantas personas como acudan.. El horario que se
establece deberá seguirse de la forma más fiel posible para que las
actividades se realicen correctamente.
Programa de actos. Antes de iniciar el evento, se debe diseñar un
programa de actos en el que figuren todas las personas que tomarán la
palabra, el tiempo de intervención y otros aspectos esenciales.
La mesa El primer elemento a determinar es el lugar que ocupa cada
persona. Referente a la disposición de la mesa, debemos tener en cuenta
elementos como la decoración y el servicio.
La vestimenta: En algunos eventos, también está presente un código de
vestimenta. Dicho código debe especificarse en la invitación para que los
asistentes cumplan con el cometido.
Imágenes adicionales
Anuncios de patrocinadores de eventos.
Biografías de los oradores o artistas.
Lista de socios de medios.
Información de contacto para emergencias.
En otras palabras, debe incluir cualquier cosa que considere útil para que los
asistentes sepan. Cuanta más información pueda incluir en el programa, más tiempo
tendrá para concentrarse en otras cosas.
Mantenerse en la marca.
Considerar marcas asociadas.
Usar imágenes de alta resolución.
Ser conciso para que la agenda se pueda usar como una referencia rápida.
Referir el sitio web del evento. Si tiene que explicar ciertos puntos, siempre
puede recomendar a las personas el sitio web del evento.
El diseño debe ser planificado con todos los aspectos necesarios, de modo que
pueda darse el visto bueno por nuestros jefes
En esta fase nos encargamos de la distribución de las tareas con nuestro equipo,
para desarrollar todo lo que con lleva el evento y concretando contratos, licencias,
seguros, etc.
Recopilar datos: Los días posteriores al evento deberás recopilar todo tipo
de datos: informaciones y detalles de lo acontecido, número de inscritos y
asistencia real, análisis de los resultados de las encuestas efectuadas a los
participantes, recopilación de menciones en redes sociales, blogs, medios
convencionales etc., para posterior clipping.
Repasar el informe financiero: Se debe comprobar todos los gastos y tomar
nota de aquellos adicionales, de última hora, que no estaban contemplados
en el presupuesto principal de la organización del evento.
Trabajar las redes sociales: Es recomendable usar las redes sociales para
colgar fotografías y vídeos del evento y haz un seguimiento de qué se
publica online y. Las redes sociales son un buen aliado para el preevento,
durante el evento y el postevento.
Crear el informe final: Durante la fase postevento se deberá redactar el
informe final del evento. Si se tendrá que ser enviado a diferentes
destinatarios su enfoque será adaptado a cada uno de ellos.
En todo caso, de tratarse de una reunión al finalizar esta y retirados los asistentes
se recogerán carpetas, equipos y lo que se haya utilizado.
5.REUNIONES EMPRESARIALES
Las reuniones sociales y de trabajo son eventos de corta duración, pero que
gustan mucho a los empleados ya que afrontan el trabajo de otra forma, se
relacionan y refrescan las ideas. Para ello se suelen realizar cenas de empresa,
conferencias, congresos, galas, entregas de premios, ferias o desayunos de
trabajo, entre otros.
En este sentido para preparar lo mejor posible una reunión de trabajo, el primer
paso es preguntarse si la reunión es realmente necesaria. Hay casos en los que
las empresas organizan reuniones diarias, las cuales estarán justificadas de
antemano. Si se trata de una reunión de trabajo puntual habrá que plantearse si va
a ser realmente útil o si se puede prescindir de ella.
Seguidamente habrá que tener en cuenta qué temas se van a tratar en la reunión
y su objetivo, es decir, qué se quiere conseguir con ella. Tanto los temas como el
objetivo pueden venir marcados en muchas ocasiones por los superiores
7.DESAYUNO DE TRABAJO
Es una forma diferente de acometer una de las primeras reuniones del día, y es
muy utilizado cuando se quiere tener una reunión corta y amena. Su extensión
puede alcanzar las dos horas. La dinámica consiste en intercambiar ideas,
dirigidas por un moderador, mientras se disfruta de un desayuno; es decir, es un
trabajo en equipo distendido.
8. ALMUERZO DE TRABAJO
Los almuerzos de trabajo son un espacio para sacar adelante los proyectos, hacer
negocios, conseguir contactos y acercarse a las personas que pueden llegar a ser
importantes para su vida profesional. Compartir un almuerzo con un cliente
potencial, o un inversor, permite revelar mucho de usted y de sus hábitos, lo que
termina siendo una ventaja si se logra una conexión personal con los invitados.
La cuenta la debe pagar el anfitrión -salvo otro acuerdo previo-, sin hacer ninguna
"escena" a la hora de abonar la cuenta. La típica "pelea" por demostrar quién es
más espléndido y generoso. No es elegante.
Intranets, newsletters, podcasts/vídeos
Chats organizacionales de mensajería instantánea
corporativos, y/u otros medios oficiales
11. ASAMBLEAS
Las asambleas realizan encuentros, algunas son privadas y otras son abiertas. Si
son abiertas se puede participar en ellas (por ejemplo: asistiendo si el aforo lo
permite, añadiendo puntos al orden del día, o comentando las propuestas y
decisiones tomadas por dicho órgano).
En ocasiones esos asuntos han sido decididos por anticipado, por ejemplo la
fecha, hora y el lugar; si no es así es necesario hacerlo en la preparación.
La preparación se ocupa además de distribuir los roles que el grupo de
dinamización ocupará durante la asamblea:
la moderadora o moderadores,
el grupo de facilitación de consensos,
los responsables de las actas…
Y una vez que la infraestructura humana ha sido decidida, llega el turno del orden
del día:
Elaborar un buen orden del día implica asignar tiempos para cada asunto, de
forma que pueda estimarse si se pueden tratar todos o cuánto tiempo dispondrá
cada uno. Aunque esto último resulta especialmente difícil, conviene tener una
planilla que proporcione una orientación del tiempo que tendrá cada franja de la
asamblea.
Al comienzo del encuentro debe explicitarse y es un buen gesto ofrecer la
posibilidad de incorporar nuevos temas y decidir el momento de la asamblea en el
que se abordan. Una vez explicitada y cerrada la lista de los asuntos a tratar, debe
someterse a consenso. De manera simplificada, podemos distinguir entre tres
tipos de temas:
Una estrategia para la elaboración del orden del día cuando las asambleas son
periódicas es organizar una estructura básica. Por ejemplo: comenzar explicitando
el orden del día, seguir por los asuntos principales, continuar con los asuntos
informativos y cerrar con otros asuntos añadidos.
11.1.3. Documentar y relatar el encuentro
Las actas son una herramienta fundamental de las asambleas. En ellas se recoge
lo acontecido: las decisiones, los debates, las distintas opiniones y las
controversias. Conviene tomar siempre actas, por muy breves que éstas sean.
Hay formas muy diferentes de tomar actas, algunas mantienen la literalidad de lo
dicho; otras recogen los nombres de las personas y quién ha dicho qué, otras sólo
señalan las opiniones sin nombrar a sus autoras; algunas prestan atención a
La respuesta a cada una de esas preguntas depende del colectivo que celebre la
asamblea. En este sentido, es importante no preocuparse por la literalidad y
captar, principalmente, el sentido de las discusiones y decisiones, eso sí, siendo
fiel a lo dicho.
Relatorías
Es importante saber para quién se escriben las actas. Si son para quienes han
participado, las actas representan una memoria que dota de seguridad a las
decisiones, porque es posible saber los consensos que se han alcanzado.
Aunque puede ocurrir que se relate también para terceros, es decir, para personas
que no han participado en la asamblea pero que tienen interés por los asuntos que
se discuten en ella. No tienen interés en los pormenores sino en las grandes
cuestiones. En este caso, es posible escribir en lugar de un acta una relatoría, un
relato que es fiel a lo acontecido pero que no tiene como función hacer un registro
pormenorizado sino global.
Una relatoría concede a su autor/a una mayor libertad creativa en la escritura.
Puede ocurrir que el autor/a añada de su propia cosecha contenidos para
contextualizar los temas, que expanda las cuestiones más allá de lo que éstas
plantearon o que se tome licencias literarias para hacer el texto más atrayente y
Un congreso suele ser una reunión de personas con un alto nivel profesional e
intereses en común que se planifica, por lo menos, con un año o más de
¿Cuánto duran?
12.1.2Tipos de congresos
13.CONVENCION
Los objetivos o las razones por las que se organiza una convención son muy
diversas por lo que a continuación daremos algunos ejemplos:
13.1.2TIPOS DE COVENCION
Como comentábamos anteriormente, los motivos por los que se realiza una
determinada convención son muy diversos, por lo que la relación de tipos, de igual
forma, también es muy diversa.
Entre los tipos que existen, los más frecuentes son los siguientes:
El tiempo que dura una convención depende del organizador del evento puede ser
un día, dos días hasta una semana, así como del motivo por el que se organiza y
la procedencia de los invitados dependerá de todos estos factores será la duración
mayor o menor.
Los viajes forman parte de la agenda de muchos ejecutivos, para esto el jefe
espera que su secretaria se ocupe personalmente de los preparativos.
Planificar un viaje de negocio es fácil, aunque hay que tener mucho en cuenta
muchos detalles. porque si alguno de ellos falla puede ser un desastre total.
-Carnet de identidad
-Pasaporte en vigor con formato valido para entrar en el país a visitaros, algunos
países solo admiten pasaportes electrónicos.
-Certificado de vacunas
-Certificado de votación
Un itinerario de viaje es un resumen de todos los detalles del viaje de negocios del
jefe.
Haga esta descripción para cada día. Escriba también el día, la fecha y la hora de
salida y llegada.
16.ORGANIZACIÓN
Toda organización cuenta con componentes básicos o esenciales, entre los que
se encuentran:
16.1.2.GRUPOS DE INTERÉS
TIPOS DE ORGANIZACIONES
Así, por ejemplo, una empresa que produce calzado es una organización formal ya
que está definida por la administración central. Los cargos y responsabilidades se
encuentran detallados en documentos escritos y deben ser conocidos por todos.
Al mismo tiempo, en la misma empresa, podemos encontrar una organización
informal, en donde surgen afinidades y enfrentamientos entre las personas. Cada
persona tiene una posición en el grupo social, pero esta es informal (no explicitada
en documentos).
16.1.3.ORGANIZACIÓN NO GUBERNAMENTAL
EJEMPLOS DE ORGANIZACIONES
Las organizaciones pueden ser tan variadas como los intereses de las personas
que las componen.
Sindicatos.
Partidos políticos.
Empresas.
Organizaciones de ayuda humanitaria.
Clubes deportivos.
Para facilitar la gestión del feje debe brindar a su jefe un apoyo incondicional con
las tareas establecidas, además de acompañar la vigilancia de los procesos que
se siguen dentro de una empresa.
Para ser una buena secretaria en el ámbito laboral se necesita ser una persona de
buen tacto, amable y cortes, que en sus documentos tengan una excelente
redacción y ortografía con mucha facilidad de expresión verbal y escrita.
La secretaria debe ser una persona practica y organizada que tenga facilidad para
interactuar en grupo, también debe brindar apoyo a todos los demás
departamentos teniendo y generando así buenas relaciones interpersonales para
facilitar el desempeño eficiente en su cargo. Debe tener la capacidad para trabajar
en equipo y bajo presión de sus jefes.
Para tener facilitar la gestión con los compañeros de trabajo hay que adoptar
ciertas actitudes como:
Los regalos empresariales buscan transmitir los atributos de una marca a través
de objetos y artículos tangibles, usualmente ligados a alguna utilidad que les
agrega valor. Estas piezas o cuadernos, calendarios, pisapapeles se transforman
en regalos que son bien recibidos tanto por clientes como por el personal de la
empresa.
Material de oficina.
o Accesorios de ordenador: ratones, discos extraíbles, alfombrillas.
o Accesorios de escritorio: calculadoras, abrecartas, ceniceros.
Material de escritura: bolígrafos, lapiceros, rotuladores o estuches con una
combinación de los anteriores.
Sonido. Radios, auriculares, artículos de electrónica.
Tiempo y climatología. Relojes de mesa, relojes de viaje, estaciones
meteorológicas.
Herramientas. Linternas, cajas y estuches de herramientas, punteros láser,
Accesorios para el coche.
Ocio.
o Artículos de aventura: brújulas, linternas, navajas.
o Juegos y juguetes: peluches, lápices de colores, juegos de mesa.
Hogar.
o Decoración.
o Accesorios de bar y mesa: sacacorchos, utensilios de cocina.
Viaje. Bolsas de viaje, mochilas, maletines, paraguas.
Cuidado personal. Set de manicura.
Moda. Camisetas, corbatas.
o Complementos. Relojes de pulsera, llaveros, cinturones.
Cestas.
o Cestas de Navidad y lotes navideños.
o Productos gourmet.
Es uno de los temas para fiestas de navidad de empresas que se han hecho ya
una tradición, junto a las comidas navideñas. Se puede seguir llevando a cabo de
manera virtual, aunque no necesariamente con regalos físicos, porque es
importante compartir y más en estos momentos de soledad y aislamiento para
muchos.
Las comidas navideñas son los eventos de fin de año para empresas más
comunes. Debido a las circunstancias actuales, es recomendable llevarlas
según las medidas de seguridad necesarias o en dado caso, hacerlo de
manera virtual, como con nuestros familiares.
Concursos navideños
Los concursos navideños incentivan a los empleados a participar en los
eventos de fin de año para empresas porque además de hacerles pasar un
momento de diversión con sus compañeros de trabajo, pueden ganarse
algún premio que les motive a elevar su productividad laboral.
CONCLUSION