Proceso Administrativo de Una Empresa de Seguridad
Proceso Administrativo de Una Empresa de Seguridad
Proceso Administrativo de Una Empresa de Seguridad
LTDA.
AUTOR.
ASESOR.
CIENCIAS Y TECNOLOGÍAS
ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
Tabla de contenido
Tabla de contenido----------------------------------------------------------------------------------------- II
Resumen --------------------------------------------------------------------------------------------------XII
Abstract --------------------------------------------------------------------------------------------------XIII
Keywords ----------------------------------------------------------------------------------------------XIII
Introducción ------------------------------------------------------------------------------------------------ 1
1. Justificación ------------------------------------------------------------------------------------------- 3
2. Objetivos ------------------------------------------------------------------------------------------------- 4
4.5.1.4. Costos------------------------------------------------------------------------------------ 91
Lista de Figuras
..................................................................................................................................................... 100
Figura 9. Encabezados código, versión y fecha documento Manual de Funciones V04. ..... 101
Figura 10. Cuadro Control de Cambios Manual de Funciones V04. .................................... 102
Figura 11. Mapa estratégico Balanced Scorecard SEGURIDAD Ltda. ................................ 151
X
Lista de Tablas
Lista de Anexos
Resumen
cual presta servicios de vigilancia y seguridad privada con personas y caninos, cuenta con una
planta de empleados de más de 6.000 a nivel nacional distribuidos en seis sucursales. La empresa
tiene su oficina principal en la ciudad de Bogotá D.C., en la dirección Calle 6 N.º 4 – 42.
funciones del personal del área de gestión humana, lo cual causaba confusión de la cadena de
mando, la comunicación vertical y horizontal, como también la ubicación del staff en el área.
integral, la dirección de gestión humana, los empleados empoderados de sus funciones y la alta
gerencia.
Palabras clave
mando.
XIII
Abstract
The company selected for the development of the Degree Project is SEGURIDAD LTDA,
which provides private security and surveillance services, with people and canines, has an
employee plant of more than 6,000 nationwide distributed in six branches. The company has its
main office in the city of Bogotá D.C. in the direction Calle 6 Nº 4 - 42.
During the practice process, a problem was identified in the organizational structure of the
human management area, which consisted of the outdated or non-existent manuals of functions
of the human management area, which caused confusion of the chain of command, vertical and
Based on this problem, a proposed solution was proposed in which the documents mentioned
under the administration of the integral management direction, the human management direction,
the empowered employees of their functions and senior management will be updated.
Keywords
Introducción
Estudio que se realizó en un periodo de seis meses y que contó con el respectivo permiso de
la compañía.
compañía, tomando como muestra de referencia el área de gestión humana, esta elección se
debió a que esta dependencia tiene una relación transversal con las demás áreas de la compañía,
de manera que a la hora de prestar sus servicios a las otras dependencias sus procesos y tareas se
ajustan a los requerimientos y necesidades propias de cada una de las mismas permitiendo de
esta manera evidenciar la forma en que dichas áreas desarrollan tanto su labor administrativa
de estas la más viable para la empresa, sobre esta se estructuró un plan de acción que con su
1. Justificación
Debido a que en ocasiones el enfoque de gestión que aspiran desarrollar las empresas puede
llegar a fallar a la hora de ser puesto en marcha en las operaciones y procesos diarios de las
compañías, resulta de especial interés conocer cuáles son las causas que en menor o mayor
SEGURIDAD Ltda., mismo que se desarrolló con el propósito por una parte de aplicar los
solución a los problemas que arrojaran la investigación desarrolla a la compañía sujeto del
estudio.
Con esta investigación se buscó brindar a la empresa SEGURIDAD Ltda., una alternativa de
estructuró en un plan de acción con el cual se pretendió dar solución al problema más
significativo detectado.
empresa en el sentido que se basa en un análisis netamente académico y con un punto de vista
independiente, también aporta estudios precedentes que le pueden servir a la compañía en futuras
2. Objetivos
gestión humana, con el propósito de que estos documentos reflejen de manera veraz las
funciones, procesos, responsabilidades y cadena de mando de cada uno de los cargos del área.
dirección.
• Realizar un diagnóstico del proceso de gestión del área de gestión humana, para determinar
las problemáticas más relevantes que afectan el óptimo desarrollo de sus actividades.
3. Caracterización de la empresa
3.1. Historia
grupo Bavaria, nace con el propósito de suplir las necesidades de seguridad que requerían en las
En el año 2002 la compañía fue adquirida por el grupo empresarial de servicios de Vigilancia
Seguridad Ltda., el cual para aquel momento se empezaba a consolidar como el proveedor de
servicios de seguridad más grande del país, hecho que se consolidaría con la adquisición de
SEGURIDAD Ltda.
A la fecha de la elaboración de esta investigación la compañía aun hace parte del grupo de
La empresa tiene su sede principal ubicada en la ciudad de Bogotá D.C., en la dirección Calle
6D No.4-42, como apoyo a la oficina central la compañía cuenta con oficinas regionales
ubicadas en las ciudades de: Medellín: Cl. 8B No.65-191 Of. 431., Pereira: Av. 30 de agosto
No.42-15., Barranquilla: Cl. 74 No. 56-36 Of. 402., Cali: Av. 6A Bis No.35N -100 Of. 613.,
Bucaramanga: Cra.29 No 45-45 Of. 609., Cúcuta: Av. 7a No 21N-55 Of. 206., Cartagena: Cra.19
B No. 29B -17., Girardot: Av. 30 No. 7A - 41 La Magdalena., Ibagué: Cra. 3 No. 11-64 Of. 402.,
6
Neiva: Cl. 12 No.17-09., Pasto: Cl. 18 No. 24-29 Local 212., Popayan: Cra. 6A No. 5N -17 Of.
125.Santa Marta: Cl. 13 No. 2-27., Tunja: Cra. 1 F No. 401 - 49 Of.422 y Villavicencio: Cl. 23
No.37 K-14.
de los socios se limita al total de los aportes dados por cada uno, la información legal de
Diseña esquemas de supervisión y control estrictos para cada cliente, cada esquema
esquemas que permitan en primer lugar salvaguardar las vidas de las personas que
autorizados por la SVSP. Estos son aliados estratégicos para con el cliente, ya que
permita minimizar los riesgos a que está expuesta. Este dispositivo de seguridad es
sus servicios de seguridad y establecer los riesgos a los cuales están expuestos.
instala y pone en marcha estas soluciones con los más altos estándares de calidad y
national fire protection association (nfpa), superando de esta forma las expectativas
El área en la cual se enfocó el estudio del proyecto es la dirección de gestión humana, la cual
tiene como función principal planear, organizar, direccionar y evaluar los procesos de selección,
contratación y afiliación del personal requerido por las diversas áreas de la compañía
nacionalmente.
5
También tiene bajo su responsabilidad el desarrollar las respectivas inducciones del personal
transmitir al nuevo personal la historia y trayectoria de la compañía, las políticas tanto de gestión
como de bienestar, su filosofía institucional, los deberes y responsabilidad que cada uno de ellos
desarrollar y evaluar, los procesos de capacitación de los empleados de cada uno de los
dirección de cada una de las áreas, de manera que esta actividad responda a los requerimientos
gestión humana con el resto de departamentos de la compañía es importante tener en cuenta que,
“El departamento de talento humano es una dependencia que proporciona servicios a los
desarrollo individual y colectivo.” (Galeano Pedraza, 2008, pág. 32), es por su orientación a la
prestación del servicio y por las tareas propias del departamento entre las que se cuentan: los
bienestar, que la relación que tiene la dirección de gestión humana hacia las demás áreas de la
6
que estas desempeñan, y es por lo mismo que a pesar de que la autoridad limitada y en condición
de asesor que reviste el área de desarrollo humano frente las otras dependencias y sus ejecutivos,
Ejerce gran presión y posee mucha importancia en las organizaciones. Así cuando
En el caso de esta área en la empresa SEGURIDAD Ltda., de acuerdo a las actividades que el
compartida por parte de la directora de gestión humana y su equipo de trabajo, se determinó que
la dirección de gestión humana tiene en primer lugar una relación directa con la gerencia
administrativa, está relación directa con la gerencia administrativa tiene como resultado la
subordinación de la dirección de gestión humana, de manera que todas las actividades que
administrativa.
En cuanto al resto de áreas su relación bajo la naturaleza de asesor que tiene la dirección de
gestión humana se limita en la mayoría de los casos a brindar a poyo, supervisión y evaluación
• Renovaciones de contratos.
Gestión humana se encuentra subordinada a la gerencia administrativa, la cual es una de las áreas
más grandes de la compañía, ya que bajo su responsabilidad tienen muchas más áreas que las
Las relaciones jerárquicas planteadas en este punto se pueden observar graficadas en la Figura
1 y Figura 2.
8
SEGURIDAD Ltda.
MISIÓN
VISIÓN
Para el 2021:
Ltda, 2019)
POLÍTICA DE GESTIÓN
Somos una empresa que presta servicios de vigilancia y seguridad privada, estamos
equitativa.
influencia de la organización.
RESPONSABILIDAD SOCIAL
Empresarial (RSE), asume un compromiso con cada uno de sus grupos de interés
Ltda., nos entendemos como una comunidad de personas unidas por objetivos
12
del entorno.
este como la capacidad de liderazgo por parte de la alta gerencia en cuanto al optimo uso y
distribución de los recursos humanos, técnicos y tecnológico con los que cuenta la empresa y que
También se espera que este liderazgo en cuanto a la adecuada distribución de los recursos de
la organización, se vea proyectado hasta cada uno de los miembros de la compañía de manera
que todos tengan la capacidad de administrar los recursos eficientemente, garantizando así una
(CRM), ya que busca tener una relación con sus clientes de alta calidad, comprometiendo a los
la prestación del servicio y también creen bases sólidas de confianza a los clientes de manera que
4.1.5. Procesos.
búsqueda, selección y reclutamiento del recurso humano que la compañía requiere para el
cumplimiento de sus objetivos, desempeña una serie de funciones concatenadas a procesos que
buscan no solo el reclutamiento del mejor recurso o capital humano para las diversas áreas y
14
Para que esto sea posible la dirección de gestión humana, de acuerdo a lo observado durante
directora de gestión humana, los procesos que se desarrollan en esta área desde la selección de
personal hasta todos los que implican la capacitación y desarrollo del capital humano de la
elaborar los perfiles de los cargos solicitados por cada una de las áreas de la empresa de
manera que el personal que sea seleccionado cumpla tanto con la experiencia, nivel de
educación y carácter para cumplir a cabalidad las responsabilidades que le impondrá el cargo.
Un ejemplo de esto es el perfil del analista (Ver anexo A), en este documento se hace una
relación de las competencias, habilidades, experiencia y educación requerida para dicho nivel.
• Reclutamiento de personal: una vez se han formalizado los requerimientos del personal por
siguiente:
15
✓ Evaluación de resultados.
• Capacitaciones: el área de gestión humana se encarga de planear y coordinar con las demás
áreas las diferentes campañas de capacitaciones, acordes a las necesidades propias de cada
✓ Celebraciones institucionales.
✓ Notificaciones de ascensos
aplican y compilan los resultados de las evaluaciones del personal tanto operativo como
16
administrativo, clasificadas en dos núcleos principales de competencias y nivel del cargo (Ver
anexo B)
acuerdo al perfil.
Con base a los resultados de estas evaluaciones se desarrollan programas de capacitación que
necesario analizarlo desde los cuatro pilares que componen la operación administrativa de una
4.1.6.1. Planeación.
rango medio, por lo que está subordinada a la Gerencia Administrativa, la planeación que
procesos están sujetos a los planes estratégicos de la Gerencia Administrativa, por tal razón el
17
área se limita a preparar con antelación recursos tanto humanos como técnicos para cumplir con
Entre las tareas asignadas por la gerencia administrativa y que sobre los cuales es
Debido a que la rotación del personal de seguridad suele ser alto, el área de Gestión Humana
en esos casos específicos implementa una planeación de contingencia, la cual busca en el menor
tiempo posible cubrir las vacantes y con recursos muy ajustados suplir los faltantes de manera
La forma como se suelen cubrir los faltantes de manera inmediata, suele ser con un programa
de supernumerarios, el cual consiste en ofrecer a los guardias de seguridad que quieran cambiar
sus días de descanso por días laborales cubriendo otros puestos de trabajo, con los debidos
recargos y extras si los turnos a cubrir son domingos o festivos. Esta medida le permite a la
18
proceso de selección del personal que cubrirá dichos puntos de manera permanente.
Objetivos y propósitos.
En cuanto al diseño de los objetivos y propósitos, estos se determinan según las necesidades
de los contratos o de las órdenes transmitidas por la gerencia administrativa, en todo caso estos
dirección de gestión integral que se encarga de vigilar e informar de las necesidades de mejoras
de los procesos, por lo cual se establecen a partir de estas recomendaciones los objetivos a corto
como primera medida debe contar con la previa autorización de parte de la gerencia
Para el personal administrativo son los directores de cada área los que notifican la necesidad
de personal al área de gestión humana, como también las generalidades solicitadas para el cargo
aprobación.
humana los requerimientos de personal, especificando los cargos y número de personal por cada
uno.
Debido a que el personal operativo cuenta con sus perfiles detallados de acuerdo a la
especialidad de seguridad, las características de estos cargos suelen ser estandarizadas, solo en
casos excepcionales se solicitan perfiles fuera del parámetro, ejemplos de esto son:
• Guardias de seguridad con características físicas muy detallada (Altura mínima, rasgos
Al igual que los requerimientos del personal administrativo, los requerimientos de personal
gestión humana establece el cronograma del proceso de selección y contratación del personal,
este cronograma se ajusta de acuerdo a los tiempos estimados para la puesta en marcha de la
En el caso del personal administrativo se ajusta a los tiempos estimados por el director de área
gestión humana ha establecido que las evaluaciones de personal se practiquen cada seis meses,
hecho que implica que la distribución de las pruebas, el periodo de aplicación y recopilación,
está ajustado a un cronograma que se envía adjunto a las evaluaciones, de manera que el personal
• Por requerimiento de los directores de cada área, con la previa autorización de la gerencia
administrativa.
tanto de los espacios, como de los recursos para dichas actividades le competen a la gerencia
administrativa.
También las actividades como brigadas de salud, jornadas de bienestar y actividades recreo-
deportivas, están bajo la responsabilidad de la jefe de bienestar, solo que para estos casos se
suele contar con el apoyo de la caja de compensación y también de algunas EPS, este apoyo por
4.1.6.2. Organización.
Para el caso de la organización que se aplica tiende hacer especializada, que se basa
proceso de contratación, el cual tiene una secuencia continua desde la recepción de la solicitud
El diseño de la estructura del área se determina a partir de las funciones que cumple la
concentra en el director del área y este a su vez responde a la gerencia administrativa, que está
22
por encima de ella de manera que su estructura se ajusta a un modelo piramidal en cuanto a la
En cuanto a la integración con los demás departamentos, el área de gestión humana, sostiene
una interacción permanente, esto debido a que la dirección de gestión humana cumple un rol de
departamento asesor o de staff, puesto que asesora y suple los requerimientos de personal, como
los planes de capacitación y bienestar de los empleados tanto en las áreas administrativas como
operativas a nivel.
Debido a este enfoque asesor del área y su alto nivel de especialización en cuanto al proceso
de selección y contratación, la dirección de gestión humana una vez autorizada por la gerencia
administrativa y con las condiciones dadas por parte del área que requiere al personal, asume la
tarea de estructurar, establecer las políticas y parámetros en cuanto a la selección del personal
requerido, de manera que toma el control del proceso hasta el punto que solo debe ser presentado
el candidato al director del área o al cargo autorizado para la aprobación de la vinculación del
candidato.
personal asumen un rol de subordinados, ya que deben cumplir con los tiempos y directrices que
23
les sean trasmitidas por la dirección de gestión humana para la aplicación de las pruebas,
4.1.6.3. Dirección.
Enfoque de la dirección.
de área asesora, los empleados que la componen tienen un alto grado de especialización lo cual
Por parte de la dirección se alienta al personal a que socialice su opinión respecto a la forma
como consideran se ejecutan sus funciones, esto con el propósito de mejorar las condiciones
empleados, facilitando así el cumplimiento de su trabajo de manera autónoma sin que esto
Comunicación.
La comunicación que se maneja en el área de gestión humana se caracteriza por ser formal,
todas las ordenes, requerimientos y solicitudes se direccionan a través de los correos corporativos
o con cartas de manera que se evitan las malas interpretaciones o confusiones de las ordenes,
también es una norma que las ordenes se comparten únicamente con los cargos involucrados en
Se tiene establecido como política del área y de la empresa la prohibición del uso de cuentas
corporativa, solo se autoriza el uso de otras cuentas en casos excepcionales y bajo la autorización
información.
gestión humana prepara una presentación en la cual inicialmente se presentan los resultados
globales de los puntos evaluados y se envían por medios de los correos oficiales a los gerentes y
Descargos.
los trabajadores administrativos, en los casos que se deban hacer descargos por alguna falta, se
notifica al afectado de manera directa con una carta y el proceso se lleva acabo con la presencia
del director de gestión humana y se registra toda la charla en un documento oficial que se firma
Supervisión.
Los procesos que desarrollan los miembros del área de gestión humana son supervisados por
la directora del área, sin embargo, uno de los procesos que en mayor grado cuenta con la
crea una carpeta celuguia con una lista de comprobación que detalla cada parte del proceso y que
4.1.6.4. Control.
Como parte del servicio que presta la dirección de gestión humana se encuentra la de brindar
este como, “Las reglas y procedimientos formales para prevenir o corregir las desviaciones de
los planes y la consecución de los objetivos deseados.” (Hellriegel, 2002, pág. 518)
Los controles en los cuales la dirección de gestión humana ejecuta de manera directa o
participa son:
Evaluaciones.
gestión humana a la hora de llevar control de las actividades y procesos, desarrolla evaluaciones
En esta evaluación de desempeño se mide tanto las habilidades que tiene la persona respecto a
Las evaluaciones son dirigidas por el área de gestión humana y son desarrolladas entre los
Para la dirección de gestión humana, las evaluaciones del personal tienen los siguientes
Seguimiento actividades.
directora de gestión humana, “Se hacen mediciones antes, durante y después de cada proceso con
el fin de determinar el desempeño en la ejecución de los procesos, como también los problemas
que se presentan para tomar las medidas correctivas.” (Leyva Infante S. , Comunicación
Personal, 2011)
Además del seguimiento propio del departamento de gestión humana, este proceso se ve
apoyado por la dirección de gestión integral que presta asesoría, vigilancia y control en la
el área de gestión integral cuenta con matrices de cumplimiento, como es el caso de la Matriz de
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cumplimiento de requisitos BASC (Ver anexo C), con esta y algunas matrices más busca detectar
las debilidades de los procesos, y preparar al área para la auditoria de las entidades certificadoras
supervisada por la directora de gestión humana, los datos de estas evaluaciones los registra la
jefe de capacitación en una cuadricula de Excel en la que se tabulan y emiten los resultados en
graficas que se presentan separadas por niveles tanto operativo, como administrativo, los
resultados de estos grupos se consolidad y se presentan de manera porcentual como se puede ver
en la Figura 4.
Figura 4. Relación de los resultados de la evolución del personal operativo. Vise Ltda. (s.f.)
“Estudia los hechos, partiendo de la descomposición del objeto de estudio en cada una de sus
partes para estudiarlas en forma individual (análisis), y luego se integran esas partes para
estudiarlas de manera holística e integral (síntesis).” (Bernal Torres , 2010, pág. 60), ya que se
gestión humana y que puede llegar a repercutir en el resto de áreas de la empresa, se procedió a
analizar a cada uno de los integrantes del área de gestión humana (Análisis individual), de
manera que se pudiera identificar una problemática común al momento de sumar todos los
hechos individuales (Síntesis), con el objetivo de ofrecer una solución integral a la problemática
detectada en la dirección de gestión humana que en subsecuentes etapas se pudiera replicar en las
4.2.2. Población.
La población sobre la cual se llevó a cabo esta investigación es la del personal administrativo
personal operativo, ya que sus actividades las desarrollan en las instalaciones de los clientes.
4.2.3. Muestra.
dirección de gestión humana, de manera que con el estudio de los integrantes de dicha dirección
se determinara la causa común que genera la problemática de manera que se pudiera desarrollar
una solución global, ya que el estudio se concentra en el estudio de las causas de la problemática
común más desde un punto cualitativo de cuantitativo, el muestreo no probabilístico sería el más
Debido a que la muestra objeto del estudio se limitó a los integrantes del área de gestión
humana y que los mismos son pocos, en primer lugar, no se requería una aleatoriedad en la
selección de los sujetos estudiados y segundo fueron seleccionados a criterio del investigador.
Ahora de todas las posibilidades que ofrece el muestreo no probabilístico, para el caso
define como: “Consiste en seleccionar a los individuos que convienen al investigador para la
muestra. Esta conveniencia se produce porque al investigador le resulta más fácil examinar a
estos sujetos, ya sea por proximidad geográfica, por ser sus amigos, etc.” (Universo Formulas,
específico, que para este caso es el de los cargos administrativos del área de gestión humana y el
A continuación, se relacionan los cargos seleccionados como sujetos de estudio para esta
investigación:
• Gerente Administrativo.
• Jefe de Capacitación.
• Jefe de Bienestar.
• Psicólogo.
• Analista Administrativo.
32
• Auxiliar Administrativo.
• Aprendiz.
4.2.4. Alcance.
4.2.4.1. Generalidades.
gestión humana, se estableció que el alcance que mejor se ajustaba a este proyecto es el
operación del área, esto desde el punto de vista de los diferentes niveles administrativos que
investigación será la de identificar cual es la problemática que en mayor medida interfiere con el
• ¿Cuál es su origen?
dirección de gestión humana, se procederá a presentar una propuesta de solución que brinde una
manera ordenada, en la cual se vincularán a las áreas responsables tanto de la operación como a
4.2.4.3. Dimensión.
Se quiso determinar la problemática que mayor impacto tenía en la gestión del área de gestión
4.2.4.4. ¿Quiénes?
El estudio se limitó a los seis meses de práctica aprobados por la empresa SEGURIDAD Ltda.
34
4.2.5. Herramienta.
La herramienta que se utilizó para llevar a cabo la investigación fue la entrevista, debido a que
la muestra se concentró en los cargos administrativos del área de gestión humana, era importante
recopilar la información directamente con cada uno de ellos por tal razón la utilización de la
entrevista era de vital importancia, ya que con esta se tomaban los datos, opiniones y
perspectivas propias de cada cargo, información que con una encuesta sería muy limitada.
Para que las entrevistas reflejaran la real condición del área, respecto a la experiencia de cada
como aquella que solo cuenta con una idea general previa del tema a tratar, pero que no se rige a
un formato rígido de preguntas, sin embargo, la ausencia de un formato previo, no impidió que si
Fase 2 Entrevistas con los jefes del área: consistieron en reuniones con los jefes del área,
Fase 3 Entrevistas con los Psicólogos: consistieron en reuniones con los Psicólogos del área
Fase 4 Analistas, Auxiliares y aprendices: consistieron en reuniones con los cargos de menor
4.3. Diagnóstico
Gestión Humana, se llevaron a cabo las entrevistas, en primer lugar, con la Gerencia
Administrativo y la directora del área de gestión humana, en esta se llevó a cabo una
Por parte del gerente y la directora se determinó cual sería la información con la cual el
investigador contaría para realizar su actividad académica, entre el material que se facilitó por
• Evaluaciones de personal.
historia de la compañía, como también de cuál era su principal actividad, su tamaño y con cuanto
personal contaba para el momento del estudio, también especifico que cargos pertenecían al área
Por parte del investigador, se le informo a la directora que el estudio se encaminaba a analizar
La directora estableció:
Personal, 2011). Para ejemplificar este hecho expuso el caso de la gerencia administrativa, “ya
que el esquema no se encontraba unificado, sino, que contaba con varios organigramas separados
y que en dichos organigramas se mencionaban cargos que ya no existían o que habían cambiado
También explicó:
El investigador en cuanto a estas observaciones hechas por los directivos les formulo las
siguientes preguntas:
Investigador.
Jefe de área: se consulta al jefe del área específica la información que requiere que
Gerente Administrativo.
ajuste de los documentos a las normas vigentes, sino, que también se encarga de
notifica a los afectados los cambios una vez son aprobados por la gerencia general.
todas las identificaciones y demás elementos que hagan referencia del cargo
Investigador.
percatan que los cargos solicitados no cuentan con manuales actualizados, ¿Cómo solventan este
problema?
suele hacer es utilizar un manual genérico en cuanto al grado del cargo requerido,
En cuanto a las funciones propias del cargo es el jefe inmediato el que le informa
Gerente Administrativo.
Por parte de la gerencia administrativa el hecho de que se utilicen para los cargos
responsabilidades que debe cumplir en su cargo, como también permite que sus
5).
representación de dichos cargos en los organigramas y en vez de tener por cada área
graficar un solo cuadro en el cual se incluyan a todos los otros cargos homólogos.
Una vez resueltas las dudas la directora de gestión humana procedió realizar un comunicado
les informaba la elaboración de la investigación con los pormenores de la misma, los datos del
También se organizó un recorrido por las instalaciones administrativas para presentar ante el
personal administrativo al investigador y de paso que él pudiera ubicar cada una de las áreas de
la empresa.
En lo que se denominó fase 2, se procedió a llevar a cabo las entrevistas a los dos únicos
acuerdo a la información entregada por la directora de gestión humana, estos cargos son:
• Jefe de Capacitación.
• Jefe de Bienestar.
Para esta segunda entrevista, con la previa autorización por parte del Gerente administrativo
capacitación.
44
Investigador.
El hecho de que esto sea así, para ustedes: ¿En el desarrollo de sus actividades les ha causado
Jefe de capacitación.
cargo.
desactualizados o en el peor de los casos no exista, dificulta que las personas que
tienen que evaluar a sus subalternos cuenten con una base sobre la cual evaluar las
45
capacidades reales del cargo, hecho que a su vez se reflejaría en los resultados
Investigador.
Revisando el archivo digital del Manual de Funciones V 04, que facilitó la directora de
gestión humana, no se encontró el manual de funciones del jefe de capacitación, ¿Cuándo asumió
46
el cargo le fue entregado algún manual de funciones?, si le fue entregado, ¿Tenía clara las
Jefe de capacitación.
funciones del cargo han aumentado, un ejemplo de esto son las funciones que se
asignaron para los casos de los escoltas, que requieren capacitaciones especiales en
Investigador.
¿Se tiene planeado elaborar el manual de funciones del cargo de jefe de capacitación?
Jefe de capacitación.
documento puede llegar a ser muy general la evaluación y por tanto se pueden
Investigador.
Los funcionarios que son responsables de evaluar el desempeño de su personal a cargo en las
diferentes áreas de la compañía, ¿Le han mencionado alguna dificultad a la hora de desarrollar
las evaluaciones?
Jefe de capacitación.
Sí, muchos de ellos me han reportado que, a la hora de evaluar a su personal los
corresponden los nombres del cargo en las identificaciones con los registrados en
que a las funciones propias del cargo, un ejemplo de esto es el cargo de guía canino,
Investigador.
Las capacitaciones del personal en cuanto a las destrezas o conocimientos que requieren en el
Jefe de capacitación.
debido a que las capacitaciones de los vigilantes y escoltas se rigen por la vigencia
de los cursos de vigilancia que prestan las academias que son independientes a la
Vigilancia.
49
Para el caso de los cargos administrativos, en la mayoría de los casos los directores
o gerentes de cada área son los que determinan que capacitaciones requieren y por
lo tanto me limito a buscar y presentar a ellos las opciones que ofrece el mercado,
es el que determina si el personal requiere una capacitación por parte del proveedor
del programa contable o por las entidades de control financieras debido a reformas
fiscales.
garantizamos que el servicio que presten a nuestros clientes sea el de mejor calidad.
(Castillo, 2011)
Investigador.
gestión humana se supone es a la cual su cargo está subordinado, ¿Quién es su jefe directo?
Jefe de capacitación.
mi trabajo y es a través de ella que recibo las directrices para desarrollar mis
gestión humana.
Para esta tercera entrevista con la previa autorización por parte del gerente administrativo y la
Investigador.
gestión humana, en la actualidad tanto los manuales de funciones, como los organigramas se
¿En el desarrollo de sus actividades ha tenido problemas con esta información desactualizada
o inexistente?
51
Jefe de Bienestar.
del cargo que ocupa el trabajador, ya que, las funciones por las cuales se deberían
establecidas.
Por otra parte una de las funciones del cargo de bienestar es la de direccionar la
llevar a cabo estas actividades, los nombres de los cargos registrados en los
Investigador.
Después de una revisión de los manuales de funciones que facilito la dirección de gestión
humana, no se encontró el manual de funciones del cargo de Jefe de Bienestar, ¿Le entregaron
Jefe de Bienestar.
El jefe de bienestar respondió: “Al momento de tomar mi cargo no me fue entregado ningún
manual, para ese momento simplemente se me comunicaron las responsabilidades del cargo y se
Investigador.
¿En algún momento se le entrego algún documento en el que se le relacionaran las funciones,
entrego?
Jefe de Bienestar.
correo electrónico me relaciono las funciones principales del cargo, pero a la fecha
53
(Ordoñez., 2011)
Investigador.
Según las funciones que usted me menciona desempeña en su cargo, me causa curiosidad que
sabía de la existencia de dicho cargo?, y si sabía, ¿Tiene alguna relación con sus funciones?
Jefe de Bienestar.
encargo de las renovaciones por tal razón las funciones que podría tener ese cargo
las tengo yo, por tanto, considero que debe ser eliminado del organigrama.
(Ordoñez., 2011)
Investigador.
A raíz del error que usted me comenta existe en cuanto al cargo de coordinador de
Jefe de Bienestar.
Investigador.
Para el desarrollo de sus funciones ¿Cuenta con algún trabajador que le brinde apoyo?, sí
Jefe de Bienestar.
Para las labores de mi cargo cuento con el apoyo del auxiliar administrativo del
área de gestión humana, como también con algún aprendiz, ya sea del SENA y de
acción social.
55
En cuanto a si soy jefe directo de alguno de los trabajadores del área, no, ya que
todos ellos están bajo el mando de la directora de gestión humana, la cual los asigna
más que todo a realizar tareas de apoyo al proceso de selección de personal, ya que
2011)
Investigador.
El hecho de que ninguno de los cargos que la apoyan esté bajo su mando directo, ¿Le ha
Jefe de Bienestar.
no es posible que las terminen o cumplan, sé entiende que las tareas de su cargo
son la prioridad para ellos, sin embargo, no se puede ignorar la importancia de que
capacito e instruyo con las tareas que debe cumplir, pero el periodo de su pasantía
Para esta fase 3 se llevaron a cabo las entrevistas a los trabajadores del área de gestión
humana denominados como Psicólogos, como se trataba de dos personas, se realizado una única
entrevista en la cual participaron las dos personas, se les denomino para el caso de este
momento determina que alguno de los dos sea superior del otro.
Entrevista 4 Psicólogos.
Con la previa autorización de la dirección del área de gestión se realizó la entrevista a los dos
Investigador.
humana y no encontré el manual de funciones del psicólogo, ¿Les fue entregado algún manual de
funciones de su cargo?
57
Psicólogo 1.
No, cuando ingrese se me dio por parte de la directora de gestión humana una
cargo, como también el procedimiento que se lleva a cabo para la selección del
Psicólogo 2.
“No, al igual que a mi compañera la directora de gestión humana me dio una capacitación y
como ya se encontraba laborando mi compañera, ella se encargó de explicarme los por menores
Investigador.
elaboración de sus manuales de funciones? o ¿Les han dicho por parte de la dirección o gerencia
que se realizaran?
Psicólogo 1.
responsabilidades y algo que considero muy importante dejar claro quién es nuestro
2011).
Psicólogo 2.
desactualizados o no existen.
No solo es importante que se elaboren los nuestros, es también muy importante que
se elaboren los de algunos cargos operativos que en la actualidad son cargos que se
que suelen tener índices de rotación altos y no cuentan con un manual de funciones
ninguna mención a la función asociada a sus labores con la moto. (Muñoz, 2011).
59
Investigador.
En cuanto al proceso de selección, ¿Qué cargos le brindan apoyo? y ¿Se consideran ustedes
Psicólogo 1.
Para el proceso de selección, los cargos que nos brindan apoyo son el analista
En cuanto a cuáles cargos considero están bajo nuestro mando directo, considero
del proceso de selección, datos que luego nos reporta. (Ruiz, 2011)
Psicólogo 2.
y agrupación de los documentos tanto que trae el trabajador, como los que emitimos
nosotras y con estos elabora las carpetas del personal seleccionado, sin embargo no
(Muñoz, 2011)
Investigador.
Psicólogo 1.
mucho en vigilancia, es que los vigilantes llegan a ser muy problemáticos, en cuanto
si consideran que la empresa les asigna funciones que no les fueron aclaradas,
entonces si desde el momento que ingresan cuentan con un soporte en el que se les
especifican sus funciones y además tienen claro bajo quien están subordinados, no
Psicólogo 2.
esto suele ser más frecuente en temporadas de fiestas navideñas, semana santa e
(Muñoz, 2011)
Investigador.
¿Ustedes cuentan con algún tipo de planeación anticipada cuando se trata de procesos de
selección?
Psicólogo 1.
Se suele tener un plan previo del proceso de selección cuando el área de operaciones
tiempo, el número de posibles nuevos puestos y los cargos que se necesitaran para
con los cargos requeridos, ya sea porque se trata de un cliente que abre puestos de
vigilancia de manera urgente hecho que pasa con frecuencia cuando el cliente
escoltas y como condición de la misma los candidatos deben ser miembros que
Psicólogo 2.
También existen casos en los cuales son los requerimientos extraordinarios de los
clientes son los que entorpecen los planes previos, un par de ejemplos son:
En restaurantes de alto perfil, en los cuales los vigilantes fuera de cumplir con los
En aeropuertos o zonas en las que están en contacto los guardas con extranjeros,
los clientes suelen solicitar personal que sea bilingüe, hecho que es muy poco o casi
Para la fase 4 se entrevistaron a los cargos de menor nivel del área de gestión humana,
Para estas entrevistas con la previa autorización de la dirección de gestión humana se reunió
gestión humana.
Investigador.
Revisando los manuales de funciones, encontré que sus cargos cuentan con su respectivo
manual de funciones, ¿Les fueron entregados los manuales de funciones de sus cargos?,
¿Consideran que en estos manuales se describen con claridad las funciones que desempeñan?
Analista administrativo.
como son hacer reportes, cumplir con las tareas asignadas por el jefe inmediato,
En ese manual no se describen con claridad las funciones que son propias de mi
Auxiliar administrativo.
pero las funciones son muy generales y no especifican las funciones que me
Aprendices.
A nosotros los aprendices la directora de gestión humana cuando nos recibió, nos
entregó el manual de funciones de aprendiz (Ver anexo I), en el cual se nos dice
65
que debemos brindar a poyo en las labores que nos sean dadas por el jefe inmediato,
no tiene ninguna tarea específica del trabajo, ya que como nos explicó la directora
de gestión humana, nos pueden estar rotando entre las áreas dependiendo las
Investigador.
Analista Administrativo.
El analista administrativo respondió: “Sí lo conozco y considero que no está bien, ya que no
2011)
Auxiliar Administrativo.
organigrama hay cargos que no existen y falta la jefe de capacitación.” (Chavarro Montaño,
2011)
66
Aprendices.
Los aprendices respondieron: “No lo conocemos.” (Maldonado Vargas & Gonzalez Linares,
2011).
Investigador.
Analista Administrativo.
Desde el momento que ingrese me explico la directora de gestión humana que mis
jefes inmediatos son los psicólogos de selección y que a ellos es a los que debo
brindar apoyo y es así como la mayoría de mis funciones las reporto a los
psicólogos, aun que debido a que yo me encargo de recopilar las cifras de rotación
mis reportes y funciones las reporto a los psicólogos. (Lopez Martinez, 2011)
67
Auxiliar Administrativo.
gestión humana y es ella la que me asigna las tareas, que en ocasiones consisten en
Solo le reporto a los psicólogos cuando una persona que paso el proceso de
Aprendices.
Nosotros como somos asignados a diferentes áreas, tenemos claro que debemos en
primer lugar reportarle al jefe del área las tareas que nos asigne y solo cambia esto
cuando la directora de gestión humana nos manda cambiarnos a otra parte o nos
Investigador.
Analista Administrativo.
las que tenemos que adelantar procesos de selección muy grandes o en el peor de
los casos en los que debemos suplir vacantes por renuncias, se me cruzan las
órdenes, por un lado los psicólogos necesitan hacer lo más rápido posible el proceso
Auxiliar Administrativo.
En mi caso como dentro de mis funciones está la de brindar a poyo a los jefes del
área y como actualmente soy el único auxiliar, en ocasiones tengo que adelantar
2011)
69
Aprendices.
Para nosotros si es algo que pasa con mucha frecuencia, ya que como somos
Investigador.
¿Consideran que a ustedes se les brinda la posibilidad de dar sugerencias en cuanto a cómo
cumplir con sus funciones?, y si es así, ¿Consideran que las tienen en cuenta sus jefes?
Analista Administrativo.
veces para que no se me acumule el trabajo les he propuesto a los psicólogos formas
de agrupar a las personas en distintos horarios para que les pueda hacer las
también les propongo agruparlos por cargos solicitados de manera que el proceso
70
En cuanto a que, si las tienen en cuenta, también debo decir que sí, ya que las
propuestas que mencione me las han permitido aplicar. (Lopez Martinez, 2011)
Auxiliar Administrativo.
los carnets de la empresa como de la ARL, con una máquina de escribir automática,
proceso que era muy lento, ya que solo se podían hacer uno por uno, pero en su
aunque los primeros intentos salieron mal al final se logró ajustar una plantilla y
2011)
Aprendices.
Para nosotros es un poco difícil llegar a hacer sugerencias, debió a que estamos
corto, aunque como parte de la evaluación de nuestra practica se nos pide presentar
Gestión Humana.
Una vez se llevaron a cabo las entrevistas de la fase 2, fase 3 y fase 4, se programó junto a la
directa de gestión humana una entrevista con el gerente administrativo, en la cual el investigador
presentaría los resultados de las entrevistas al personal del área de gestión humana a los dos
Investigador.
De las entrevistas realizadas al personal del área de gestión humana, se encontraron los
siguientes hallazgos:
72
De los cargos existentes en el área y que fueron entrevistados en las fases 1 y 2, solo los
manual de funciones:
Los manuales de funciones de los cargos primarios para el concepto de los trabajadores que
ocupan dichos cargos son en extremo genéricos y no contemplan algunas de las funciones
En cuanto a los cargos medios del área (jefes y Psicólogos), ninguno de los mismos cuenta
con un manual de funciones propio y una vez se revisó el documento manual de funciones V 04,
se encontró que existen manuales para jefe como son: jefe de seguridad, jefe salud ocupacional,
jefe de operaciones, jefe de seguridad informática y jefe administrativa (Ver anexo J), este último
sería el más homologable a las funciones de un cargo de jefe genérico. En el caso de los
Para el conjunto de cargos entrevistados el hecho de que los manuales de funciones en general
que en muchas de sus tareas es importante tener claras las funciones de los empleados, unos
otras.
73
Director de Gestión Humana (Ver anexo K), en el cual en el recuadro cargos que le reportan (Ver
figura 7), se relacionan los cargos de: jefe de bienestar, Analista, Auxiliar y Aprendiz, pero no se
Figura 7. Encabezado Identificación del Cargo que se establece en cada uno de los manuales
cargo, sin embargo, se encontró el manual de funciones de Gerente de Área (Ver anexo L), en el
cual se describen funciones muy generales para el cargo de gerente y por tanto sería el más
homologable.
Los empleados del área muestran interés en que se elaboren los manuales de funciones de sus
respectivos cargos y para el caso de aquellos que en la actualidad cuentan con un manual de
funciones, han expresado que quieren que en los mismos se incluyan algunas de sus funciones
más importantes.
74
Tanto para la jefe de bienestar como para la jefe de capacitación la cadena de mando es clara,
ya que para ellas su jefe directo y al cual están subordinadas es la directora de gestión humana.
Para el caso específico de la jefe de capacitación a pesar de que en los organigramas vigentes
su cargo se encuentra desvinculado al área de gestión humana, considera que esta información se
El apoyo que brindan los cargos básicos a los jefes del área de acuerdo a lo que las mismas
jefes mencionan, es muy limitado debido a que las funciones que le son asignadas a los cargos
básicos son en su mayoría delegadas por la directora de gestión humana y son estas funciones las
En cuanto a los aprendices, por su estado de permanente rotación es limitada la ayuda que
pueden prestar a las jefes en cuanto a las tareas que estas les puedan delegar.
Los psicólogos consideran que se han presentado casos en los que funcionarios del área de
operaciones, han saltado la cadena de mando y pretenden iniciar procesos de selección que aún
no han sido aprobados por la dirección de gestión humana, ellas creen que esto se presenta por la
premura que algunas aperturas de puesto generan y también por la falta de la formalización de la
El analista administrativo tiene claro que sus jefes directos son los psicólogos, pero también
Los aprendices consideran que debido a que ellos rotan en las diversas áreas de la empresa, el
reporte del cumplimento de sus tareas se debe presentar al jefe que le sea asignado por la
Para el proceso de selección es muy importante que el personal que sea seleccionado, sea el
que más se ajuste a los requerimientos de los clientes a pesar de las características particulares
El área ha dispuesto a una persona para que se encargue de realizar los reconocimientos,
felicitaciones, celebraciones entre otras actividades, que favorecen al ambiente laboral, sin
investigador:
inicialmente.
reflejaran las funciones básicas con las que se deben desempeñar los cargos de
niveles básicos y que en su mayoría son más que todo de corte asistencial que de
toma de decisión, sin embargo, estaría de acuerdo que los manuales de estos cargos
En cuanto a los manuales de los funcionarios de nivel medio y alto de esta área,
que nos lleven a realizar esta tarea, pero ahora que contamos con la información
recopilada y confrontada con las entrevistas, se tienen bases para establecer junto a
Infante S. , 2011)
77
Gerente Administrativo.
siguiente:
empleados vean entorpecido su trabajo, como también que ocasione para el caso
la par que los manuales de funciones, ya que se evidencia con claridad que la
cuenta a la jefe de capacitación como parte integral del área de gestión humana.
En el tema que concierne a la cadena de mando los empleados a pesar de que tanto
se puede pasar por alto en la redacción de los documentos. (Leyva Infante S. , 2011)
Gerente Administrativo.
miembros del área, sino, por personal externo, como fue mencionado por los
psicólogos.
actualizaciones de los documentos, hecho que abrirá paso a una revisión del estado
Una vez se realizaron las entrevistas con la información recopilada y la observación del
desarrollo de las actividades de los empleados durante las mismas, se procedió a realizar un
4.3.2.1. Planeación.
tácticas, ya que responden a tiempos de mediano plazo en cuanto al personal que se requiere
contratar y los tiempos máximos en que se debe cumplir con este requerimiento que es
planes se ajustan más a una planeación de contingencia, debió a que en muchas ocasiones los
se presentan de manera imprevista por el abandono del puesto de trabajo por parte de los
Otro hecho que determina que la planeación del área sea en su mayoría de contingencia es el
específicos que deben cumplir los vigilantes, como es el caso de los vigilantes que se requieren
bilingües o con cursos muy específicos y de los cuales son muy pocos los candidatos que los
tienen.
80
En gran parte lo que ha permitido que se alcancen las metas de la organización a pesar de las
dificultades en la aplicación de su planeación es el staff con el que cuenta el área, el cual además
de ser muy calificado, cuenta con la experiencia y la autogestión suficiente para tomar medidas
Otra de las razones por las cuales la planeación del área es de características de contingencia,
que se está adjuntando la documentación interna del personal a contratar, ya que para muchos
4.3.2.2. Organización.
nombres de los cargos de los trabajadores, ya que en los carnets tienen un cargo escrito, en los
organigramas el cargo que desempeñan no tiene el mismo nombre y dicho problema se extiende
a los manuales de funciones que en el peor de los casos no existen o existen, pero no se aplican a
Hechos que fueron evidentes a la hora de realizar las entrevistas a los trabajadores del área de
área, ya que no se incluye al jefe de capacitación; quien tiene relación y subordinación directa al
4.3.2.3. Dirección.
En el área de gestión humana, se evidencia que a pesar de que los empleados que componen
los directores de otras áreas ordenan al personal encargado de realizar las entrevistas, empezar
• En el desarrollo de las actividades de bienestar laboral, debido a que en el área solo se cuenta
humana y los directores que hacen los requerimientos de personal, ocasiona el desorden a la hora
trabajo en equipo entre los miembros del área, como también de una autogestión que permite el
Desde la alta gerencia de la compañía se proyecta sobre toda la cadena de mando un visión
que se ajusta a la idea del Customer Relationship Management (CRM), ya que se busca que en
todas las áreas de la empresa, las actividades se enfoquen en satisfacer las necesidades de los
personal que se ajuste a los requerimientos del cliente, sin importar lo complejo que puedan
llegar a ser.
4.3.2.4. Control.
En el caso del control, se evidencia que en el área de gestión humana la falta de Feedback
entre la iniciativa de realizar la tarea de actualizar o crear los manuales de funciones por parte de
los mismos trabajadores o por iniciativa de la dirección como tal, ha ocasionado que el problema
Debido a que el personal de nivel básico está bajo la subordinación directa de la directora de
gestión humana, la posibilidad de que puedan brindar un apoyo mayor a los jefes de bienestar y
capacitación es limitada conllevando esto a que las tareas que sean encomendadas a estos cargos
oportunidades, debilidades y amenazas, que tiene el área respecto a cómo se lleva a cabo su
gestión administrativa.
Una vez identificados estos cuatro aspectos del área de estudio se podrá determinar cuál es la
Debilidades.
• Muchos de los nombres de los cargos no son homogéneos a pesar de que sus funciones
Oportunidades.
• Mejorar la prestación del servicio al cliente tanto interno como externo, en cuanto al
• Mejorar los procesos de capacitación del personal, con el control oportuno de las evaluaciones
de personal.
• Cumplir con los indicadores establecidos por la gerencia administrativa en los tiempos
establecidos.
Fortalezas.
• Cuenta con personal calificado para realizar las labores correspondientes al área.
• Cuenta con recursos tecnológicos tanto de software y hardware suficientes para desarrollar
sus funciones.
• Cuenta con una regulación documental que permite hacer cambios generales acogidos a
cambios.
Amenazas.
de trabajo.
85
• Desarticulación de las estrategias planteadas por la alta gerencia, por falta de claridad en las
• Duplicidad de funciones entre los cargos, por no tener claridad de las responsabilidades de
cada cargo.
Una vez segregado el proceso administrativo del área de gestión humana y determinadas sus
debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas, se puede identificar con mayor claridad cuál
4.4.1. Planteamiento.
Debido a que la forma como esta estructura la gerencia administrativa, la cual responde a un
modelo clásico de organizar el trabajo en funciones de negocio, se requiere que las funciones,
nombres de cargo y cadena jerárquica sean lo más claras posible para sus empleados, es
alarmante que a la fecha en que se realizó el estudio muchos de los cargos existentes no cuenten
con su respectivo manual de funciones o que existan pero las funciones que describen no
Por lo anterior planteado es claro que la principal problemática que aqueja a la dirección de
gestión humana y que con lleva a los mayores impactos negativos, es la desactualización de los
establezcan con claridad las funciones que competen directamente al cargo que ocupa el
empleado, se pueden excusar en que no tienen la responsabilidad directa del resultado de las
tareas a cargo.
cargo del empleado, la ausencia del mismo ocasiona que los directores o jefes de área se
empresa SEGURIDAD Ltda., se definió que la problemática que causaba las mayores
Actualizar los manuales de funciones de los cargos del área de gestión humana acorde a las
Esta propuesta consiste como primera medida en tomar el documento Manual de funciones
este documento vs los cargos que integran el área de gestión humana de manera que se
identifiquen las discrepancias o ausencias de las funciones propias de cada uno de los cargos.
Todo esto con el propósito de elaborar una nueva versión de los manuales de funciones en las
que se contemplen:
88
• Dependencia Jerárquica.
Una vez se tengan los manuales de funciones actualizados, el área de gestión humana podrá
jerárquica, a un nuevo organigrama del área que se ajuste al estado real de los cargos.
Para que esta propuesta se lleve a cabo es necesario contar con la participación tanto en la
Directora de Gestión Humana: Como cabeza del área de gestión humana se encargará de
Analista Administrativo (Cargo que se recomienda para hacer esta tarea): Será el
ejecutar las directrices de la propuesta de solución, preparar los borradores de los manuales y
Cargos del área de gestión humana: el personal que conforma el área de gestión humana
tendrá que facilitar la información que le sea solicitada y deberá colaborar al analista
Área Dirección de Gestión Integral: en esta área se manejan y controlan todos los cambios a
transmitir los cambios al gerente de área correspondiente y al gerente general para la aprobación
encargará de entregar los documentos base para hacer los cambios en los manuales de funciones,
también revisará y aprobará las solicitudes de cambios presentados por el área de gestión
humana y es la que revisara y aprobara los cambios de los manuales de funciones, después de
revisar y aprobar los cambios de los manuales de funciones, una vez sean aprobados por la
dirección integral.
Para la puesta en marcha de la propuesta de solución se requieren una serie de elementos tanto
propuesta.
• Para esta tarea se requiere un analista administrativo, con perfil de administrador de empresas
o ingeniero industrial.
ofimáticos.
91
• Se requerirá una unidad USB o disco duro portátil, en los cuales se llevará copia de todos los
empresa.
• Línea telefónica.
4.5.1.4. Costos
Para el desarrollo de esta propuesta de solución se incurrirá en los siguientes costos producto
tanto de la labor de recopilación, análisis y desarrollo de la misma, como también por el uso de
También para esta propuesta se debe tener en cuenta el valor de la inversión hora hombre que
se invertirá, no solo por parte del cargo designado para ejecutar esta propuesta, sino también la
del tiempo invertido por parte del personal administrativo objetivo de esta propuesta.
92
Debido a que esta propuesta implica la elaboración de solicitudes de cambio, como también
consumirán recursos de papelería, en este caso resmas por un valor aproximado de 10.000 pesos
por resma.
Debido a que gran parte de la información que se utilizará en el desarrollo de esta propuesta
de solución, se trabajará y almacenará de manera digital, es necesario contar con una USB o
disco externo con la suficiente capacidad para guardar la información y avances realizados en la
computadora.
los cuales por el desarrollo de la propuesta cobrarían honorarios, es necesario establecer el costo
de la inversión de tiempo laboral en el desarrollo de la propuesta tanto de parte del cargo que sea
designado, como de los demás cargos que participen en alguna de las etapas de la propuesta.
mensuales.
Analista administrativo.
En el caso de los cargos directivos se aplicará la ecuación 1, pero con su salario mensual
Director de área.
En el caso de los cargos gerenciales se aplicará la ecuación 1, pero con su salario mensual
Gerente.
Actualizar los manuales de funciones de los cargos del área de gestión humana acorde a las
• Actualizar las funciones de los manuales de funciones de los cargos del área de gestión
humana.
• Establecer con total claridad en los manuales de funciones la cadena de mando del área de
gestión humana.
4.6.1.1. Generalidades
empresa SEGURIDAD LTDA, se identificaron una serie de conceptos que requieren una
definición enfocada tanto a la naturaleza del estudio realizado, como también para dar forma y
bases teóricas a la propuesta de solución y su subsecuente plan estratégico que tiene como
propósito dar solución a la problemática identificada que para este caso se concentra tanto en el
desactualización de los manuales de funciones del staff que hace parte de la misma.
96
teorías tanto administrativas como sociales, y que se consideran más enfocadas a la naturaleza
4.6.1.2. Definiciones
Estructura organizacional
gestionar su actividad y sus recursos. Esta estructura está dada por una serie de
administrativa de una empresa u organización. Esto incluye también el reparto del trabajo en
Organigrama
de una empresa. En esta, se deja en claro los diversos niveles de jerarquía y a quién está sujeto
Autoridad Staff
tiene estrategias, políticas, reglas y normas que van a conducir al personal; pero
personal tiene que seguir la orden de cumplir con ese reglamento. (Coordinación
Departamentalización funcional
Responsabilidad
“Cargo u obligación moral que resulta para alguien del posible yerro en cosa o asunto
Manual de funciones
responsabilidades, procesos y cadena de mando del cargo al cual haga referencia, también es la
guía que se le entrega al trabajador a la hora de asumir el cargo al cual fue seleccionado.
98
Management
Este término cuenta con diferentes definiciones, que varían según el autor, para el caso
“Management es esa función de una empresa que se ocupa de la dirección y control de las
diferentes actividades para lograr los objetivos del negocio”. (Spriegel, 2011)
empresa donde individuos que trabajan juntos en grupos pueden desempeñarse con eficiencia y
Para las empresas el CRM se debe considerar más que como una teoría o un concepto de
gestión, como:
suficiente como para que la empresa utiliza todos sus recursos y así mantener a
Empowerment
que la siguiente definición es la que más se acerca al enfoque con el que se implementa en el
trabajadores de una empresa para que ellos puedan resolver los problemas y tomar
decisiones sin que sea preciso tener la aprobación de los superiores. De esta forma
4.6.2.1. Generalidades
Las empresas al igual que otras organizaciones sociales necesitan para su sustentabilidad y
desarrollo, recursos que como los contempla la economía tienden a ser escasos, razón por la cual
de los mismos en la mayor cantidad y calidad, como también que estos se utilicen de la manera
más eficiente.
100
Las empresas deben tener la capacidad de adaptación a los cambios, ya sea por el desarrollo
compañía, esta capacidad de adaptación se refleja tanto en los procesos, como en los documentos
4.6.2.2. Antecedentes
últimas versiones de los manuales de funciones de los diferentes cargos de la compañía. Estos
documentos que correspondían a la última versión elaborada, revisada y aprobada por los
• Contaban con una estructura estándar que se aplicaba a todo el documento de manera que sin
importar que fueran manuales de funciones diferentes seguían una sola estructura.
codificadas de acuerdo al área a la que pertenecen, como también la relación de los cargos que
participan en la revisión y aprobación del contenido de los documentos (Ver Figura 8).
lOS
Figura 8. Encabezado en el manual de funciones en el que se relacionan los cargos que están
(s.f.)
• Se relacionan con claridad el número de versión y fecha de su aprobación (Ver Figura 9).
• Para el caso específico de los manuales de funciones, contaba el documento con un cuadro de
control de cambios en el que se relacionaban de manera clara que cambios y en que versión se
Figura 10. Cuadro en el documento en el que se describen los cambios que se han realizado
han presentado cambios que han llevado la debida secuencia y se relacionan en el cuadro control
de cambios, sin embargo, la última modificación no contempla muchos cargos que al momento
4.6.3.1. Generalidades
los mismos una serie de funciones y responsabilidades que todo empleado de la empresa debe
103
basadas en normas técnicas, que tienen como fin controlar tanto los riesgos de seguridad y de
4.6.3.2. Normas.
En cuanto al campo que compete al control de la información documentada que deben aplicar
calidad y por esta Norma Internacional se debe controlar para asegurarse de que:
Conservación y disposición.
sistema de gestión en seguridad y salud ocupacional y que se sustituirá por la ISO 45001.
ocupacional (S y SO), para hacer posible que una organización controle sus riesgos
administrar sus riesgos de trabajo, así como asegurar el bienestar físico y la salud
106
de sus trabajadores. Cabe mencionar que la importancia del liderazgo que debe
la alta dirección para generar éxito a largo plazo y crear opciones para contribuir
sobre la organización;
requisitos;
107
usando una perspectiva de ciclo de vida que pueda prevenir que los impactos
organización en el mercado;
Está constituida como una organización sin ánimo de lucro, con la denominación “World
BASC Organization” bajo las leyes del estado de Delaware, Estados Unidos de América.
WBO es una organización liderada por el sector empresarial cuya misión es generar
COMMERCE, 2019)
basa en que es en esta estructura en donde se manifiestan las relaciones, la jerarquía, los
objetivos trazados por la alta gerencia, por tal razón es importante que la distribución de las
sea racional en el sentido de que cada uno de los miembros que la componen tengan claras las
funciones que deben desempeñar y que estén bajo la dirección no de un superior, sino, de un
ejecutivo líder que logre encaminar sus talentos, habilidades e ideas al logro de los planes
trazados.
fluidez de los procesos y la comunicación, no solo dentro de cada una de las áreas de la
También es importante que la estructura además de agrupar a los empleados de acuerdo a sus
funciones asociadas, determine de manera clara una línea única de mando, en la cual cada
empleado reciba las órdenes de un único superior jerárquico con el propósito de evitar
mando, debe tener la capacidad de identificar y aplicar a cada una de sus áreas o unidades el
modelo organizacional más idóneo para el desarrollo de sus funciones, esto se evidencia en áreas
como las de desarrollo humano en las que el perfil de los empleados tiende a cumplir más
“La función de las personas con carácter exclusivo de asesores es investigar, buscar y
aconsejar a los administradores de línea” (Koontz & Weihcrich, 2013, pág. 180)
4.6.4.2. El organigrama.
diferentes departamentos, áreas, bloques e incluso cargos de toda la compañía entre sí.
Debe mostrar las diversas tareas que cumplen las diferentes áreas de la empresa de manera
Unidades o Departamentos.
Niveles de la organización.
Debe mostrar de manera clara la jerarquía de toda la organización desde la alta gerencia hasta
los niveles básicos, y es con base en la claridad que debe tener que autores como Koontz y
plantea que: “En las organizaciones hay división de niveles, porque hay un límite para el número
de personas que un administrador puede supervisar de manera eficaz, aunque este margen varía
Líneas de autoridad.
Debido a que la representación del organigrama conecta las diversas unidades a través de
líneas, estás por sí solas muestran que unidades tienen autoridad respecto a otra.
Debido a las dinámicas cambiantes a las que están expuestas las empresas tanto por factores
externos como internos es necesario que el organigrama sea lo más flexible posible de manera
que se permita incorporar nuevas funciones o puestos que se creen o eliminar aquellas funciones
o puestos que desaparezcan, sin que esto afecte el esquema total de la empresa.
cargos de la empresa, cabe destacar que las funciones se pueden clasificar en dos tipos:
Funciones ejecutivas.
Las cuales en el libro Organización y gestión de empresas se definen como: “La parte de la
la misma, entre las que, por ejemplo, puede citarse: la Dirección general, el departamento de
Funciones de apoyo.
Estas son definidas en el libro Organización y gestión de empresas como: “Un equipo humano
Esta clase de funciones de apoyo se suelen conocer también como staff las cuales conforman
los departamentos asesores de la empresa, una de las áreas que en la mayoría de empresas se
Este enfoque al servicio por parte del área de gestión humana se ratifica en el libro La
humano deben asesorar a los gerentes de línea, quienes tiene autoridad directa
garantiza por una parte que todos los miembros que hacen parte de la empresa tengan presente su
Debido a las fuerzas externas e internas a las que están expuestas las compañías es necesario
que se preste atención a la vigencia del organigrama, ya que la desactualización del mismo puede
mando.
estrategia de negocio de la misma, entre las formas más comúnmente usadas están:
• Estructura elemental: se atribuye comúnmente a micro empresas en las cuales las funciones,
establecimiento, suele contar con colaboradores, pero son de apoyo y carecen de funciones
específicas y especializadas.
• Estructura funcional: esta clase de estructura es la que más se suele implementar en las
cuales las responsabilidades se dividen en los diferentes miembros del área, el mando ya
114
contempla una cadena que direcciona las órdenes de manera vertical desde la alta gerencia a
✓ La comunicación para este caso se da entre las diferentes áreas de manera que se
la alta gerencia.
• Estructura divisional: esta clase de estructura es la ideal para aquellas empresas que se
servicios.
la empresa produce y vende, esto busca optimizar los recursos, la base de los
En el caso del área de gestión humana el tipo de estructura sobre la cual se asienta es la
de dicha división con sus unidades adscritas se le encarga a una sola persona,
quien debe coordinar todas las funciones que ejecutan dichas secciones. (Galeano
Debido a su carácter de área asesora la interacción con las demás áreas de la compañía es
mayor que la simple relación que mantienen entre ellas las demás dependencias, las
prestación del servicio de asesoría tanto a la división a la cual está sujeta jerárquicamente como a
las demás dependencias que debe asesorar, esta relación esta ilustrada en el organigrama general
servicio de asesor en procesos de selección, evaluación y capacitación del personal requerido por
las diferentes áreas de la compañía, debe prestar particular atención a la existencia y vigencia de
documentos tan importantes como es el caso de los manuales de funciones en los cuales se
concentran de manera manifiesta las funciones que desempeñan los empleados y sobre las cuales
serán evaluados.
116
funciones en los diferentes bloques, departamentos o áreas, también se conciben las líneas de
autoridad de manera vertical desde la alta gerencia hasta los gerentes o directores de cada una de
las áreas o departamentos de la estructura y sobre los cuales recae la responsabilidad de autorizar
y distribuir los recursos necesarios para la operación de cada una de las áreas de la organización.
Existe otro tipo de autoridad que en las organizaciones modernas suele desarrollarse
UNAM., 2017)
Una de las áreas en las cuales la autoridad staff suele aplicarse la mayoría de veces es la de
gestión humana, ya que esta suele brindar asesoría en procesos de selección, evaluación y
De la referencia anterior se desprende que la autoridad del personal de staff sobre la autoridad
de línea, más que configurarse como una imposición rígida, se trata más de una transmisión de
conocimientos de manera amigable que fortalezcan el desarrollo de las tareas y funciones de los
La descripción de estas líneas de autoridad debe ser lo más clara y precisa tanto en los
variación de este mando en cualquiera de estos dos documentos, genera a la larga problemas a la
hora de direccionar las órdenes tanto en el área específica donde está ubicado el trabajador como
elaboración de los manuales de funciones de dichos cargos, en este documento se precisan las
118
de mando.
El manual de funciones tiene como propósito servir de guía al trabajador, como también de
punto de referencia al área de gestión humana para la realización de las evaluaciones del
también se incorporan las responsabilidades adoptadas por la empresa y que los empleados
Con los manuales de funciones se direccionan las tareas que el empleado debe cumplir en el
puesto de trabajo y que deben estar alineadas con la estrategia de la compañía, es en parte por
esta razón que los manuales de funciones se deben revisar y ajustar cada cierto tiempo, en
especial cuando la alta gerencia o la misma situación del mercado ocasionan cambios en algunas
de las tareas del puesto de trabajo, cambios que pueden ser de diversa índole como pueden ser:
• Eliminación de cargos.
Cuando los cambios a los cuales están sujetas las compañías, no se acompañan con procesos
4.6.4.6. Responsabilidad.
Las responsabilidades al igual que las funciones de cada puesto de trabajo, deben estar
tanto al cumplimiento de los objetivos del cargo en si como con la estrategia general.
120
del empleado, como simplemente cumplimiento de las tareas y funciones del cargo, bajo la
completa subordinación y control por parte de su jefe inmediato, con el tiempo ha virado a un
es que quienes están más cerca de la tarea son los que se encuentran en mejor
posición para tomar una decisión, siempre que tenga las habilidades requeridas.
Para el caso de áreas como la de gestión humana en la cual el carácter de las tareas y
funciones que cumplen se enfocan en asesorar tanto a los clientes internos como externos,
implica que los miembros de esta área estén muy bien preparados y tengan la capacidad de
asumir mayor responsabilidad en cuanto a cómo desempeñar sus funciones como de los
manuales de funciones del área de gestión humana, se propone que la dirección de gestión
121
humana asigne a un funcionario de la misma área (analista administrativo), para que se encargue
• Adelantar una revisión de los manuales de funciones de los cargos de la dirección de gestión
humana.
gestión integral.
4.7.1. Objetivo.
Actualizar los manuales de funciones de los cargos del área de gestión humana acorde a las
4.7.2. Estrategias.
Para el cumplimiento del objetivo planteado en este plan de acción, se establecieron cuatro
4.7.2.1. Estrategia 1.
• Confrontar los cargos existentes en el área de gestión humana vs documento oficial Manual
de funciones V04.
• Enlistar los cargos que cuentan con manual de funciones y de los que no existen manuales.
tienen manual.
123
funciones existentes.
• Establecer las funciones y responsabilidades que deben contener los manuales de funciones de
Alcance de la estrategia.
Tiempo.
Esta estrategia se llevará a cabo en el transcurso de la semana 1, tiempo que podría llegar a
la misma.
124
4.7.2.2. Estrategia 2.
• Solicitar los formatos para cambios y borradores de los manuales de funciones a la dirección
de gestión integral.
Alcance de la estrategia.
cambio.
Tiempo.
Esta estrategia se llevará a cabo en el transcurso de la semana 2, tiempo que podría llegar a
la misma.
4.7.2.3. Estrategia 3.
Presentar los documentos aprobados en gestión humana para su aprobación por la dirección
correcciones enviados.
aprobación.
cambiados.
Alcance de la estrategia.
Revisión y aprobación de los manuales de funciones actualizados del área de gestión humana.
Tiempo.
Esta estrategia se llevará a cabo en el transcurso de la semana 3, tiempo que podría llegar a
la misma.
128
4.7.2.4. Estrategia 4.
Comunicar al personal del área de gestión humana los manuales aprobados y que serán
vigentes.
• Divulgación del manual de funciones y entrega de copias a cada uno de los miembros de la
Alcance de la estrategia
Tiempo
Esta estrategia se llevará a cabo en el transcurso de la semana 1, tiempo que podría llegar a
la misma.
129
que componen el plan de acción propuesto, también se detallan los responsables involucrados en
cada una de las acciones y el costo que se calculó como valor hora hombre.
130
Tabla 1.
Analista
Corroborar la vigencia de Analista
administrativo
las funciones y administrativo.
Vhh $4.687
responsabilidades de los Director de gestión
Director Vhh
manuales existentes. humana.
$18.229
Nota. Planteamiento primer estrategia del objetivo actualización de los manuales de funciones. Los costos incluidos corresponden al cálculo del valor de la hora
hombre, sobre este valor es que se calculara el costo final. Autoría del investigador.
131
Tabla 2.
Tabla 3.
Tabla 4.
Tabla 5.
Nota. Planteamiento tercera estrategia del objetivo actualización de los manuales de funciones. Los costos incluidos corresponden al cálculo del valor de la hora
hombre, sobre este valor es que se calculara el costo final. Autoría del investigador.
135
Tabla 6.
Actualizar los
Comunicar al
manuales de Divulgación del
personal del
funciones de los manual de funciones
área de gestión Comunicar al Analista
cargos del área de y entrega de copias Director
humana los personal del administrativo Número total de documentos
gestión humana a cada uno de los Vhh
manuales área de gestión Directora de socializados y entregados.
acorde a las miembros de la $18.229
aprobados y humana. Gestión humana.
actividades y dirección de gestión
que serán
responsabilidades de humana.
vigentes
cada cargo.
Nota. Planteamiento cuarta estrategia del objetivo actualización de los manuales de funciones. Los costos incluidos corresponden al cálculo del valor de la hora
hombre, sobre este valor es que se calculara el costo final. Autoría del investigador.
136
concentraron en el área de gestión humana, durante estas prácticas se evaluaron los siguientes
Practica administrativa I.
Del análisis de esta gestión se determinó que presentaban una problemática en la organización
del área, ya que a la fecha del estudio los manuales de funciones de algunos de los empleados de
esta dirección, en su contenido las funciones descritas no correspondían a las funciones que
desempeñaban en la actualidad o en el peor de los casos no existía manual del cargo, también se
identificó que el organigrama no correspondía a la estructura funcional del área, debido a que en
compañía, el cual era el de mayor demanda y cubría un amplio espectro de perfiles de seguridad,
137
desde cargos de vigilante, hasta el de conductor escolta el cual requiere una serie de
contratación contaba con un punto de su cadena en el cual se perdía mucho tiempo, pasando de
proceso de dos o inclusive tres días, todo porque una vez surtidas las pruebas psicotécnicas y las
entrevistas con los psicólogos se procedía a una entrevista del candidato en el área de
operaciones, misma que era dirigida por un coordinador de seguridad, el cual en muchas
ocasiones no contaba con el tiempo suficiente para llevar a cabo las entrevistas.
En esta etapa se hizo un análisis a la prestación del servicio de seguridad y a las interacciones
con los clientes tanto internos como externos de la compañía, también se realizó un análisis a los
reportes de quejas y reclamos de la prestación del servicio de seguridad en los puestos de trabajo,
de estos reportes se concluyó que existía un patrón de abandono de los puestos de trabajo por
parte del personal de seguridad asociados a algunas temporadas de fiestas de fin de año o
regionales.
Este abandono no solo repercutía en la prestación del servicio de seguridad, sino que también
impactaba de manera directa los procesos de selección de personal, ya que esto obligaba a
siguientes propuestas de solución, las cuales a su vez se convierten en una línea estratégica de
Practica administrativa I.
estratégica 1. (L1).
preguntas que permitan identificar las capacidades o habilidades requeridas para la prestación de
Concertación con los guardas la programación de los turnos de trabajo. Línea estratégica 3.
(L3).
Como primera medida es necesario entender para qué sirve el BSC, de acuerdo a los autores
planteó para la propuesta de solución del Proyecto de Grado, el cual se basa en la práctica
administrativa I y que con la ayuda de esta herramienta se integrara a las propuestas de las
practicas II y III.
Las líneas estratégicas planteadas en el Balanced Scorecard, corresponden a cada una de las
zonas en las que se desarrollaron las prácticas administrativas y que se integran con el fin de dar
En esta línea estratégica se plateó actualizar los manuales de funciones del personal de la
Financieros.
Objetivo: Reducción de los costos por la duplicidad de procesos, debido a que la dirección de
gestión humana cuenta con poco personal y dicho personal debe cumplir con tareas y procesos
especializados, el hecho de que varios de estos cargos desarrollen de manera descoordinada las
mismas funciones implica el consumo de recursos limitados y de horas laborales que se deberían
Meta: Que todos los cargos del área cuenten con sus manuales de funciones específicos.
Clientes.
Objetivo: Desarrollar manuales de funciones que respondan a las necesidades de los clientes,
orientar al empleado en su puesto de trabajo, también traducen las necesidades que la empresa
Iniciativas: De parte de la directiva del área de gestión humana se espera que al personal a su
Por parte del personal medio y básico del área se espera que cumpla de manera ordenada las
Que el personal del área de gestión humana se comprometa a cumplir con sus funciones
establecidas.
Procesos internos.
Objetivo: Todos los cargos reciban su manual de funciones acordes a su cargo, con la
formalización de las funciones y responsabilidades de los diferentes cargos del área, se puede
Iniciativas: Por parte de la dirección de gestión humana y la dirección de gestión integral que
se llevan a cabo auditorias periódicas a los manuales de funciones del personal existente,
también revisar el estado del manual de funciones de todo nuevo cargo que ingreso.
142
Formación.
específicas de su cargo a un más en un área como la de gestión humana que se suele caracterizar
cual se consignen una serie de preguntas que permitan identificar las capacidades o habilidades
Financieros.
Objetivo: Reducir costos por demoras en los procesos de selección de personal, los retrasos en
incumplir con los tiempos requeridos por los clientes, sino que también implica la prolongación
143
de gastos implicados en el proceso de selección, como pueden ser: cupos para pruebas de
operativo de vigilancia.
Clientes.
Objetivo: Reducir los tiempos de cobertura de los puestos de seguridad, para que el servicio
de seguridad prestado al cliente sea efectivo es indispensable que en los diferentes puestos de
seguridad se garantice la disposición de una persona que cumpla con el perfil solicitado.
Meta: Cumplir con los tiempos de reclutamiento de personal en los puestos de vigilancia del
cliente.
Procesos internos.
entrevistas de selección del personal operativo, ya que los coordinadores de operaciones entre
sus tareas principales se cuentan la visita a los puestos de seguridad para verificar el servicio que
se presta, es muy importante que ellos dispongan su tiempo en hacer estas labores que en
Formación.
de seguridad, debido a que los psicólogos de selección son los cargos especializados en la
preparación y desarrollo de las entrevistas con las que se seleccionan los trabajadores, es lógico
Iniciativas: Conducir con mayor frecuencia entrevistas operativas por parte de los psicólogos
de selección.
En esta línea estratégica se plateó la concertación con los guardas la programación de los
turnos de trabajo.
Financieros.
Objetivo: Reducción de costos por rotación del personal operativo, un alto porcentaje de
Clientes.
consecuencias económicas de la alta rotación del personal, también se corre el riesgo de romper
la continuidad de la prestación del servicio, hecho que no es aceptable para el cliente y mucho
Procesos internos.
caso de la prestación de servicios de seguridad, factores como los horarios de trabajo, los puntos
donde se debe prestar el servicio y en algunos casos las pocas posibilidades de crecimiento del
trabajador en la empresa son factores que ocasionan el malestar y aumentan las posibilidades de
retiro de la empresa, es por esto que es necesario desarrollar planes que permitan retener al
prestación de su servicio.
147
Meta: Disminuir la disconformidad de los empleados operativos con sus turnos de trabajo.
Formación.
puesto de trabajo, junto a una buena motivación es indispensable inculcar en los trabajadores el
sentido de pertenencia tanto hacia la empresa como hacia el cliente y su puesto de trabajo, esto es
posible si se logra demostrar al trabajador que su opinión es tenida en cuenta y valorada por la
empresa.
desarrollar encuestas de satisfacción de los empleados en sus puestos de trabajo, de manera que
Tanto las líneas estratégicas como los objetivos, metas, indicadores e iniciativas se pueden ver
Tabla 7.
Tabla 8.
En este mapa estratégico se ilustran las relaciones de los objetivos tanto por la línea estrategia
a la cual pertenecen como también a su relación con las otras líneas, las cuales fueron plasmadas
en el Balanced Scorecard.
Figura 11. Cuadro en el que se muestra de manera gráfica las diversas relaciones de los
que a pesar de limitarse a una sola de las áreas que componen toda la estructura organizacional
de la compañía, permitió dar un vistazo a los retos a los que se enfrentan los profesionales de la
administración de empresas a la hora de poner en práctica las diversas teorías administrativas que
Algunas de las lecciones más significativas que arrojaron las prácticas administrativas en las
estructurados para cada área de la compañía, no implica que estos documentos reflejen el
• Para que los planes corporativos se concreten es necesario hacer seguimiento del desarrollo de
las tareas y funciones de las diferentes áreas de la compañía, con el fin de garantizar que los
recursos tanto humanos, como técnicos y tecnológicos se utilicen de manera eficiente y estén
de esta que se evidencian las falencias que se presentan a la hora de ejecutar las funciones.
• Como concluyó el físico y matemático británico William Thomson Kelvin “Lo que no se
degrada siempre”, de esta reflexión se concluye que todo proceso debe definir sus parámetros,
mismos que se deben acompañar con indicadores que permitan hacer mediciones con las
cuales se puedan tomar decisiones efectivas que ayuden a corregir, mejorar y encaminar
los mismos, como también es la manera más rápida de ganar reconocimiento en el mercado ya
que suele ser la voz a voz el medio por el cual llegan nuevos clientes.
5. Conclusiones y Recomendaciones
5.1. Conclusiones
se detectó que los documentos referentes a los manuales de funciones de muchos de los
miembros del equipo de trabajo de esta área no existían, lo cual evidencio una falta de
Esta inconsistencia en cuanto a los cargos como a la cadena de mando también se vio
reflejado en el organigrama del área, el cual se encontraba en tal estado de desactualización que
mando, ya que uno de los cargos no aparecía sujeto a la dirección de gestión humana, sino, a la
154
gerencia administrativa, cuando en la realidad funcional dicho cargo está bajo la responsabilidad
medida una revisión a fondo del estado de los manuales de funciones con el fin de identificar
cuales funcionarios no contaban con su respectivo manual de funciones y cuales lo tenían, pero
En esta labor se involucrarían no solo a los funcionarios del área, sino, también la dirección
de gestión integral la cual se encarga de vigilar y controlar todos los cambios a procesos en la
empresa, la participación de la dirección de gestión integral permitiría que los cambios realizados
se ajustaran a las normas acogidas y vigentes por la empresa en cuanto al manejo documental y
procedimental.
La adopción de esta propuesta no solo se limitaría a una tarea burocrática de crear manuales
de funciones, también suministraría una base formal de las funciones y responsabilidades que
asumen en el desempeño de su trabajo los miembros del staff del área de gestión humana.
5.2. Recomendaciones
• Establecer una auditoria periódica a los procesos y documentos del área de gestión humana
• Cada vez que se presente el ingreso de personal verificar que exista un manual de funciones
acorde al cargo.
que junto al jefe inmediato se establezcan las funciones principales y aquellas que se pueden
considerar secundarias.
156
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Anexos