Estrategias de Control Interno para La Optimizacion de Los Inventarios en La Empresa Comercializadora MM&LV C.A. Ubicada en Valencia, Estado Carabobo

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ

FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES
ESCUELA DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS
CARRERA ADMINISTRACION DE EMPRESAS
ESTRATEGIAS DE CONTROL
INTERNO PARA LA OPTIMIZACION
DE LOS INVENTARIOS EN LA
EMPRESA COMERCIALIZADORA
MM&LV C.A. UBICADA EN
VALENCIA, ESTADO CARABOBO
Empresa: Comercializadora MM&LV, C.A.
Autor(es): Guevara L., Carlos A.

C.I.: 18.346.736
San Diego, Enero de 2013

ÍNDICE GENERAL
CONTENIDO pp.
AGRADECIMIENTOS............................................................................................. iii
INDICE DE TABLAS, CUADROS Y GRAFICOS………………………………. vii
INTRODUCCIÓN..................................................................................................... 7
CAPÍTULO
I LA EMPRESA ................................................................................................
9
1.1. RESEÑA HITÓRICA .......................................................................................
9
1.2. MISIÓN ................................................................................................
10
1.3. VISIÓN ................................................................................................
10
10
1.4. VALORES ................................................................................................
1.5. OBJETIVOS ................................................................................................
10
11
1.6. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA ................................................................
DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES DE LAS PASANTÍAS ........................
14
II EL PROBLEMA ................................................................................................
16
16
2.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA .........................................................
2.2. FORMULACION DEL PROBLEMA..............................................................
18
2.3. OBJETIVOS ................................................................................................
18
2.4. JUSTIFICACION DE LA INVESTIGACION ................................
18
2.5. ALCANCE ................................................................................................
20
2.6. LIMITES……………………………………………………….. 20
III MARCO TEÓRICO ................................................................................................
21
3.1. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN ................................
21
3.2. BASES TEÓRICAS ........................................................................................
26
3.3. TÉRMINOS BÁSICOS ................................................................ 39
IV MARCO METODOLÓGICO ................................................................ 42
4.1. FASES METODOLÓGICAS ................................................................
42
V RESULTADOS ................................................................................................
47
FASE I……………………………………………………………...... 47
FASE II……………………………………………………………… 60
FASE III…………………………………………………………….. 64
VI LA PROPUESTA…………………………………………………… 65
6.1. PRESENTACION DE LA ESTRATEGIA…………………… 65
6.2. JUSTIFACION DE LA ESTRATEGIA……………………….. 66
6.3. OBJETIVOS…………………………………………………… 66
6.4. BENEFICIOS DE LA ESTRATEGIA………………………… 67
6.5. FACTIBILIDAD ECONOMICA……………………………… 67
6.6. DESARROLLO DE LA ESTRATEGIA………………………. 68
CONCLUSIONES…………………………………………………………………. 77
RECOMENDACIONES…………………………………………………………… 79
REFERENCIAS ........................................................................................................ 81
Impresas........................................................................................................... 81
Electrónicas ..................................................................................................... 82
ANEXOS…………………………………………………………………………… 83
AGRADECIMIENTOS
A Dios, por darme salud, por acompañarme en un largo paseo universitario en el

cual me cuidó, me llevó siempre por el buen camino llevando a esta gran universidad la
cual se convirtió en mi segundo hogar. GRACIAS.
A mi madre, Nubilde Elena, por todo su apoyo que desde siempre me tuvo, que
desde el primer día de estudios estuvo ahí conmigo protegiéndome y cuidándome,
enseñándome a ser el profesional que ahora soy y formándome como una gran persona, por
darme todo su amor y cariño, sin dejar de mencionar todos los valores que me enseñó.
GRACIAS por todo.
A mi papa, Carlos Adolfo, por todo su esfuerzo humano en mantener a la familia

unida, dándonos siempre lo mejor, enseñándonos grandes anécdotas de la vida,
impartiéndonos respeto, compartiendo todo su amor y cuidado, siendo para mí como el
amigo que siempre quise tener.
A mi hermano, Pedro, por todo su apoyo, por estar siempre conmigo, por alegrar
mis días, por compartir todo conmigo y por enseñarme lo que es querer y amar a un
hermano incondicionalmente.
A Maryandrea, esa gran mujer que conocí en la universidad, que me enseño a

superar muchos obstáculos en mi vida, con la cual aprendí a desenvolverme mejor como
persona, como estudiante y como profesional, y hoy en día mi novia, la cual aprecio de
manera incondicional y seguiremos venciendo las pruebas de la vida hasta lograr nuestras
metas y más allá.
A mi abuelo, Pedro Lugo, el cual impartió sus valores a toda la familia, y donde
incondicionalmente me apoyó en mis estudios y al cual agradezco su esfuerzo, su amor, sus
enseñanzas, sus siempre motivadores discursos en grandes eventos familiares, SIEMPRE
AGRADECIDO PORQUE TU ERES MI ABUELO.
Agradezco a mis abuelas, Columba y Margot, por ser esas grandes mujeres que
dieron vida a mis queridos padres y por la excelente crianza que les dieron, por consentirme
y apoyarme siempre en lo que yo he deseado.
A todos mis queridos tíos Guevara-Lugo, por todos esos agradables momentos que
me regalan en la vida, por todo su cariño, amor, comprensión y enseñanzas ayudándome a
crecer como persona.
Un particular agradecimiento, a esa nueva familia que ahora tengo, con quienes he
compartido más de tres años y me han dado un apoyo incondicional y un conocimiento
amplio de lo que es querer a una familia como la propia.
A mi tutora, Mercedes Suarez, por ayudarme cuando más la necesitaba, por creer en
mí, por compartir todos sus conocimientos, a pesar de no conocerme, me trató como un hijo
y me ayudo a vencer todos los obstáculos finales de mi carrera profesional. GRACIAS por
su profesionalismo y su grata compañía.
A mi tutora empresarial, Marilena Sánchez, por disponer de su tiempo para

ayudarme a desarrollar e implementar las estrategias planteadas, por brindarme la
oportunidad de trabajar en su empresa, de compartir no solo como compañeros de trabajo
sino como amigos, siempre agradecido por ser tan excelente persona conmigo.
Gracias, a todos los profesores de la Escuela de Administración de Empresas, de la

Universidad José Antonio Páez que en su momento pasaron por mi vida instruyéndome con
sus conocimientos, experiencias, técnicas y herramientas laborales.
Finalmente, a la Directiva de la empresa Comercializadora MM&LV, C.A. en la

cual se basó el presente Informe de Pasantías, y a todos sus empleados que estuvieron
dispuestos en todo momento a colaborar con el proyecto, facilitándome datos e información
importante, además de participar en la realización de la encuesta, y por todas las
experiencias compartidas. GRACIAS.
LISTA DE TABLAS, GRÁFICOS Y CUADROS
CONTENIDO
CUADRO
TABLAS pp.
1 Tablas de Frecuencia………………………….……………………………48
2 Gráficas de Torta………………..………………………………………….48
3 Perfil de Capacidad Interna (PCI)………………………………………….61
4 Perfil de Oportunidades y Amenazas del Medio (POAM)…..……………..62
5 Matriz de Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas (DOFA).…63
6 Formato de Recepción de Mercancía…..……………………………………75
7 Formato Custodia y Conciliación de Mercancía…………………………….76

CAPITULO I
LA EMPRESA
1.1 Reseña Histórica
La empresa Comercializadora MM&LV, C.A. comenzó como un proyecto entre dos

buenas amigas que con perseverancia y el apoyo de sus familiares lograron su meta, ésta se
inauguró al inicio del año 2010 por sus fundadoras quienes también son las propietarias de
la organización, Magaly Bencomo y Marilena Sánchez, como la Directora y Gerente
General respectivamente, quienes trabajaron durante muchos años en empresas de
autopartes para vehículos de General Motors.
Posteriormente, laboraron varios años en la empresa General Motors de Venezuela en

el estado Carabobo, y actualmente decidieron juntas crear su propia empresa e
independizarse pero siempre empleándose en el mercado automotriz. La empresa
Comercializadora MM&LV, C.A. se encuentra actualmente ubicada en la Urbanización El
Bosque, Edificio Sayonara, Valencia estado Carabobo, como una empresa que se dedica
diariamente a la venta y distribución de repuestos automotrices para concesionarios de
General Motors.
Apoyadas en su gran conocimiento del mercado no solo del estado Carabobo sino de
toda Venezuela, y de su larga amistad desde la infancia, ambas han logrado hacer crecer
esta empresa convirtiéndose en distribuidora oficial de repuestos automotrices y autopartes
para vehículos de General Motors en sus concesionarios-clientes e incluso abarcando
pequeños negocios que las grandes empresas han olvidado dejándolos insatisfechos, siendo
ésta una oportunidad para la empresa de cubrir sus necesidades.
Esto es solo el comienzo de la historia de la empresa familiar Comercializadora

MM&LV, C.A. que día a día se sigue escribiendo, llena de logros, satisfacciones y éxitos.
1.2 Misión
“Proveer repuestos automotrices para concesionarios autorizados de General Motors,
comprometiéndonos con nuestros clientes de cumplir con sus expectativas, y lograr de
manera efectiva y segura la entrega de la mercancía, teniendo siempre entusiasmo con
nuestros consumidores”
1.3 Visión
“Mantenerse líder, en el mercado de repuesto automotrices incrementando

continuamente nuestras ventas con General Motor y ampliar el segmento de ventas hacia
otras marcas.”
1.4 Valores
Los valores que representan y que son pilares fundamentales de la empresa son el
compromiso, el trabajo en equipo, profesionalismo, responsabilidad y la eficiencia en la
prestación de nuestros productos y servicios, son los valores fundamentales de la
organización Comercializadora MM&LV, C. A.
1.5 Objetivos
- Aportar los recursos financieros, técnicos, suministros y otros para la efectiva

realización de las funciones de la empresa.
- Administrar apropiadamente la calidad de nuestros productos y servicios de

repuestos automotrices.
- Mantener la continuidad en el mercado nacional, incrementando nuestro

segmento de mercado a mediano plazo.
- Garantizar la comercialización de repuestos automotrices de calidad, brindando

un buen servicio acorde con las necesidades de nuestros clientes a través del
desarrollo de recursos humanos y financieros.
- Incrementar las ventas y el radio de mercado de la empresa, con la intención de
prestar cada día un mejor servicio a sus clientes con profesionalismo y
dedicación.
- El compromiso, el trabajo en equipo, profesionalismo, responsabilidad y la

eficiencia en la prestación de nuestros productos y servicios, son valores
fundamentales de la organización Comercializadora MM&LV, C. A.
1.6 Estructura Organizativa
La estructura de la empresa Comercializadora MM&LV, C. A. está compuesta por

una Directiva y una Gerencia, que ejercen la autoridad de la empresa, como por los
diferentes departamentos que la conforman.
Posee una estructura organizativa vertical, lineal y funcional, donde se muestra como
están relacionados los departamentos, incrementando el trabajo en equipo y la coordinación
de sus esfuerzos para el logro de los objetivos en las diversas actividades que ejecuta la
empresa. Comercializadora MM&LV, C. A. cuenta con los siguientes departamentos:
Director: Es el líder la de la organización, el que toma las decisiones para dirigir a la

empresa y quien autoriza las operaciones de la empresa.
Gerente General: Es aquel que debe guiar y supervisar todas las operaciones dentro
de la empresa.
Departamento de Administración: Este departamento se encarga de todo lo

relacionado con los pagos de los diferentes entes gubernamentales tales como: pago de
impuestos, Seniat y transacciones bancarias. Así como también los pagos de los
proveedores y todo lo relacionado a los trabajadores.
Departamento Compra-Venta: En este departamento se realizan todas las

operaciones de compra, venta y despacho de los repuestos automotrices, aquí se realizan y
facturan los pedidos de la empresa para los clientes. Participan en este departamento la
asistente de ventas/secretaria y los vendedores.
Departamento de Almacén: Este departamento lleva el control de toda la entrada y
salida de la mercancía del almacén y el status en dicho momento. Recibe documentos y
prepara el material para realizar los despachos específicos. En este departamento participan
el Jefe de Almacén y los almacenistas.
Jefe de Almacén: Es el que se encarga de supervisar la correcta ejecución de todas

las actividades que se realizan en el Departamento de Almacén, siendo responsable del
éxito de dichas actividades.
Figura N°1. Estructura Organizativa
Comercializadora MM&LV, C. A.
Director
Gerente
General
Departamento Departamento de Departamento de

de Almacén Compra-Venta Administración
Jefe de
Asistente Vendedor 1 Vendedor 2
Almacén
Almacenista 1 Almacenista 2
Fuente: Comercializadora MM&LV, C.A (2011)
Actividades realizadas por el Pasante
El departamento en donde se llevó a cabo las Pasantías será el Departamento de

Almacén en donde se realizan todas las operaciones de despacho de los repuestos
automotrices, aquí se revisan y se preparan los pedidos para ser despachados a los clientes,
y en donde se lleva el control de toda la entrada y salida de la mercancía.
Desarrollo de las actividades del Pasante
Durante el período en el cual se realizó la Pasantía en la empresa Comercializadora

MM&LV, C.A. se practicaron diversas actividades para la administración del Almacén de
la empresa en donde se implementarán diferentes estrategias y conocimientos previamente
adquiridos durante los estudios académicos en la Universidad José Antonio Páez y los
supervisados por la Gerente General de la empresa, entre los cuales se destacan:
Elaboración de los pedidos
Una vez que el cliente revisa la lista de materiales la cual ha sido entregada por los
vendedores, realiza el pedido y éste lo envía electrónicamente al Departamento de Ventas
de la empresa Comercializadora MM&LV, C. A.
Facturación de los pedidos
Posteriormente a la elaboración del pedido se factura el material confirmado según su

disponibilidad, se encarta la factura en un sobre con los datos del cliente y se entrega al
Almacén para su preparación y despacho al cliente.
Control de las entradas y salidas de material
Como lo indica el nombre de la actividad, aquí se manejan las entradas y salidas de la

mercancía que está en el almacén para determinar los números de partes que están en stock
además de su estado y garantía más la cantidad equivalente de cada número de parte y su
clasificación.
Control de los contenedores

Se reciben los contenedores que traen al almacén los repuestos automotrices, que
posteriormente se revisan y se organizan. Es responsabilidad del Departamento de
Administración informar de la llegada de los contenedores.
Todas estas actividades sirvieron de gran experiencia, ya que a través de estos

procesos de administración del almacén de la empresa Comercializadora MM&LV, C. A.
permite conocer las grandes estrategias a fin de mantener el control de la administración del
almacén y del inventario, obteniendo así la eficiencia requerida en la actividad, además de
plasmar de manera clara y precisa las distintas informaciones relativas a los trámites de
compra-venta.
CAPITULO II
EL PROBLEMA
2.1 Planteamiento del Problema.
En el mundo empresarial actualmente sin importar la dimensión de la organización,

grande, mediana o pequeña empresa, todas buscan siempre estar actualizadas en cuanto a
los sistemas de organización y control de la entrada y salida de material de sus inventarios
debido a que esto es un factor de suma importancia para determinar y conocer la cantidad
de productos que se tiene a disponibilidad y el estado en el cual se encuentran para poder
enviar las listas de productos y servicios a los clientes de la empresa.
Algunos países de mayor crecimiento y desarrollo empresarial, poseen sistemas más

efectivos y rápidos para mantener en orden sus almacenes y los materiales que allí se
guardan, estos permiten que quienes los manejan diariamente tengan un mejor desempeño
laboral ya que les toma muy poco tiempo revisar, archivar, modificar y conocer la
información del estado del inventario a través de dichos sistemas, mejorando también la
contabilidad de la empresa en relación a las compras-ventas de modo que así se identifican
fácilmente las entradas y salidas de los productos a ofertar a los clientes.
Asimismo, en Latinoamérica las empresas también implementan sistemas para el

control del inventario, de las entradas y salidas de material del almacén y del estatus en cual
se encuentran los productos, muchas veces formulados por las mismas empresas a través de
programas ya instalados en las computadoras como la muy conocida herramienta de
Microsoft Office, el Excel, utilizando diversas y sencillas fórmulas como instrumentos para
el cálculo del material que entra y sale del almacén correspondiente a lo que se conoce
como el stock o inventario actualizado de materiales. En Latinoamérica no todas las
empresas están actualizadas con estos métodos pero siempre están a disposición de
mantener en orden sus negocios de modo de mantener a su vez a los clientes satisfechos.
En Venezuela, muchas empresas nacionales e internacionales están luchando por
mantenerse compitiendo en el mercado venezolano, y el factor de control del inventario es
uno determinante para los negocios ya que con la escasez de materias primas, dólares y
problemas de importación y exportación es importante tener un control de las entradas y
salidas del material del almacén de la empresa y conocer el stock de la misma y el estado de
los productos e identificar de una forma más sencilla lo que se tiene para ofertar al
mercado al cual están dirigidas sus ventas.
En el caso de estudio, la empresa Comercializadora MM&LV, C.A. se encuentra con

la problemática de que no posee un sistema para determinar lo que se encuentra en el
almacén, es decir, no hay un control exacto de las entradas y salidas del material de la
empresa, de modo que muchas veces se pierden productos, y no se actualizan las listas del
inventario haciendo que muchas veces cuando el cliente envía el pedido resulta que no hay
lo que está pidiendo, generando otras problemáticas como insatisfacción en los clientes,
ineficiencia en las listas de productos y generando confusión e incomodidad entre los
empleados de la empresa.
Por lo tanto, durante la Pasantía se desarrollarán estrategias de control interno para la

optimización de los inventarios en la empresa Comercializadora MM&LV, C.A. ubicada en
Valencia, estado Carabobo, para que exista un control del material que entra y sale de la
empresa, no solo del que se recibe desde la importadora que la surte, sino también de otros
materiales que se ofertan a los clientes, de modo que al procesar los pedidos todas las
operaciones sean efectivas y organizadas.
2.2. Formulación del Problema.
De lo anteriormente planteado, surge la siguiente interrogante:
¿Cuáles serían las estrategias de control interno para la optimización de los inventarios de
la empresa Comercializadora MM&LV, C.A.?
2.3. Objetivos de la Investigación.
2.3.1. Objetivo General.

Proponer Estrategias de Control Interno para la Optimización de los Inventarios de la
Empresa Comercializadora MM&LV, C.A. Ubicada en Valencia, estado Carabobo.
2.3.2. Objetivos Específicos.
- Diagnosticar la situación actual de la empresa Comercializadora MM&LV, C.A. en el

Departamento de Compra-Venta y Almacén.
- Identificar los indicadores para elaborar las estrategias de Control Interno para la
optimización de los inventarios de la empresa Comercializadora MM&LV, C.A. ubicada en
Valencia, estado Carabobo.
- Diseñar las Estrategias de Control Interno para la Optimización de los Inventarios de la

Empresa Comercializadora MM&LV, C.A. Ubicada en Valencia, estado Carabobo.
2.4. Justificación del Estudio.
En las empresas, ya sean grandes o de la pequeña y mediana industria (PyMES), es

importante que implementen un sistema de control interno para optimizar la entradas y
salidas de material del inventario para que el proceso de compra-venta sea más efectivo
tanto para la empresa del caso estudio como para sus clientes.
A través de la realización del informe de Pasantía en la empresa Comercializadora

MM&LV, C.A. se busca optimizar la entrada y salida de material del inventario de la
empresa, y además de evidenciar la importancia y el valor de esta herramienta de trabajo
con la cual se logrará un mejor desempeño laboral al momento de que se realicen los
pedidos de los clientes y las solicitudes de materiales a la importadora.
Adicionalmente generará múltiples beneficios para la organización, tales como menor

tiempo de empleo y efectividad al momento de recibir los pedidos y despachar los mismos,
un mejor desempeño laboral de los trabajadores del Departamento de Almacén,
organización del inventario y conocimiento exacto de la mercancía existente, además de dar
a conocer al cliente la disponibilidad precisa de los números de parte de los cuales puede
adquirir.
Además, este informe de Pasantía no solo servirá para la optimización del
Departamento de Almacén de la empresa Comercializadora MM&LV, C.A. sino como base
para que otras empresas puedan utilizar las estrategias y herramientas que en el presente
informe se plantean para el mejoramiento del control interno del Departamento de
Almacén, optimizando el manejo de las entradas y salidas de material del inventario, lo cual
servirá de apoyo para conocer el proceso de entrada y de salida de la mercancía, a su vez
incrementando el desempeño laboral de los empleados.
Estas acciones servirán de reforzamiento de los conocimientos anteriormente

adquiridos durante los estudios académicos en la Universidad José Antonio Páez (UJAP) en
la carrera de Administración de Empresas, además de los conocimientos obtenidos durante
las pasantías realizadas en la empresa Comercializadora MM&LV, C.A. que serán de gran
utilidad en el futuro para implementarlos en otras empresas o incluso en una propia, sin
embargo, todo esto también queda como soporte y antecedente para próximos estudios que
estén orientados al mejoramiento y administración del Departamento de Almacén.
2.5. Alcance.
Ofrecer a la empresa estrategias de control interno para la optimización de los

inventarios de la empresa Comercializadora MM&LV, C.A. ubicada en Valencia, Estado
Carabobo. Para el presente estudio se debe destacar que se contará con el apoyo de la
empresa Comercializadora MM&LV, C.A. en cuanto al aporte de la información para el
proceso y realización de la Pasantía. La actividad de la empresa, que será objeto de estudio,
es en el Departamento de Almacén de dicha empresa.
2.6. Limitaciones.
En la presente investigación se contó con el apoyo de la Directiva y los miembros

de la empresa Comercializadora MM&LV, C.A. con el aporte de la información necesaria
para el desarrollo de las posibles estrategias, contando con cuatro (4) meses para la
realización de la investigación, la cual tuvo ciertas restricciones por el corto tiempo para
profundizar en la problemática presentada, sin embargo, este trabajo es solo el principio de
la investigación la cual se debe analizar con mayor tiempo y recursos para solventar el
problema por completo.
CAPITULO III
MARCO TEORICO
3.1 Antecedentes de la Investigación.
Los antecedentes de la investigación de acuerdo a Arias, F. (1999) “Se refiere a los

estudios previos y tesis de grado relacionadas con el problema planteado, es decir,
investigaciones realizadas anteriormente y que guardan alguna vinculación con el problema
en estudio. Debe evitarse confundir los antecedentes de la investigación con la historia del
objeto de estudio en cuestión.” (p. 72).
Entre los trabajos que sirvieron de apoyo referencial a la presente investigación, se

puede mencionar el realizado por Bormitad, A., Flores, D. y Ochoa S. (2010) en su trabajo
de grado el cual titularon “Sistema de Control Interno Administrativo Aplicado a las
Unidades Generadoras de Ingresos de la Universidad de Carabobo a fin de
Determinar su Efectividad en el Manejo de los Recursos Financieros.” y fue presentado
en la Universidad de Carabobo (UC) para optar por los títulos de Licenciado en
Administración.
El presente estudio se basó en evaluar el Sistema de Control Interno Administrativo

de las Unidades Generadoras de Ingresos de la Universidad de Carabobo, a fin de
determinar su efectividad en el manejo de los recursos económicos. Dicho estudio se
fundamenta en una investigación no experimental de campo con un nivel descriptivo. La
población en estudio estuvo conformada por catorce (12) empleados de las diferentes
unidades. Los objetivos planteados se desarrollaron mediante la técnica de la encuesta, la
entrevista y la observación directa y, como instrumento utilizados, el cuestionario
constituido por 17 preguntas, aplicados a los empleados de las unidades logrando obtener
información necesaria sobre el problema. Los resultados obtenidos se presentaron bajo
gráficos de barras, se procedió a realizar el análisis respectivo permitiendo determinar que
las unidades no disponen de un sistema de control interno que permita evaluar de manera
oportuna y eficiente el funcionamiento de la unidad, lo cual permitió lograr el objetivo
general de la investigación mediante el Control Interno de las UGI.
El aporte que este trabajo de investigación ofrece al presente informe de Pasantías es

el de cómo aplicar un control interno para la empresa caso de estudio que permita mantener
el orden del inventario y determinar las entradas y salidas de material, y que además
permita lograr el objetivo principal del presente informe y beneficiar a la empresa y a sus
procesos diarios laborales.
Por otra partes Personeni, L. (2008) titulado “Estrategias de Control Interno para
Mejorar el Proceso de Cuentas por Cobrar con Garantías en el Concesionario de
Vehículos Fiauto Carabobo C.A.” y presentado ante la Universidad José Antonio Páez
(UJAP) para optar por el título de Licenciado en Administración de Empresas. En el
planteamiento del problema se menciona retraso en el cobro de las facturas generando
grandes dificultades en el área administrativa así como el cumplimiento oportuno de pagos
a terceros, por lo cual se arriesga los bienes del concesionario hasta el capital de nómina.
En cuanto a la metodología utilizada, esta investigación se caracterizó por ser factible

y de campo, por lo que se aplicó una encuesta como instrumento de recolección de datos.
En las conclusiones, se considera importante planificar las actividades a realizar en la
gestión de cobranzas, así como los responsables de desarrollarlas, lo que permitirá una
mayor coordinación de funciones y organización de actividades.
Con respecto a los aportes para la presente investigación, se puede señalar que se
seleccionó este antecedente por la similitud en el tema y en el estudio del proceso del
control interno de un departamento de una empresa y la importancia de este proceso, ya sea
de cobranzas como del inventario dentro del almacén, en tal sentido, se utilizó la teoría
referida a dicho proceso.
Por otro lado, cabe citar al trabajo realizado por Seijas, M. (2008) titulado
“Estrategias Administrativas para Optimizar las Operaciones del Departamento de
Crédito y Cobranzas de la Empresa Creaciones María Pizzola C.A.” presentado ante la
Universidad José Antonio Páez (UJAP) para optar por el título de Licenciado en
Administración de Empresas. En el planteamiento del problema se señalan dificultades en
las gestiones administrativas y contables de las operaciones de cobranzas cuyo factor
causante es el proceso que lleva a cabo el personal encargado desde la emisión de la factura
hasta el registro contable.
En relación a los parámetros metodológicos, esta investigación se caracterizó por ser

factible y de campo, aplicándose técnicas de recolección de datos tales como la revisión
documental y la encuesta. En las conclusiones se menciona la realización de un minucioso
análisis interno y externo en donde su principal fortaleza fue la disponibilidad del personal
para mejorar los procedimientos administrativos, lo cual debe ser reforzado con la
automatización de todas las actividades a fin de eliminar las debilidades encontradas como
la incompatibilidad de la información descartando las amenazas que pudieran perjudicar el
proceso productivo de la empresa.
En cuanto a los aportes, se puede decir que esta investigación permitió establecer la
influencia que tiene el desempeño del personal en la eficiencia dentro de todos los procesos
de una organización y más aun en el caso de estudio para el departamento de almacén, ya
que de nada servirán las estrategias que se pretenda aplicar si no se toma en consideración
como aspecto importante al factor humano.
Asimismo, Blanco, I., Castellanos, I. e Rodríguez M. (2007) en su trabajo de grado

titulado “Análisis para la Optimización de los Procesos de Control Interno en el
Departamento de Administración de la empresa Automatismo Ametrade Venezuela,
C.A. ubicada en Valencia, Estado Carabobo.” el cual fue presentado en la Universidad
de Carabobo (UC) para optar por el título de Licenciado de Contaduría Pública.
Esta propuesta partió de la necesidad que tiene la empresa Automatismo Ametrade

Venezuela, C.A., de analizar los procesos para la optimización del control interno de la
referida organización, ubicada en Valencia, Estado. Carabobo, dedicada y especializada en
el suministro de piezas, equipos de electrónica, instrumentación y control, automatización y
comunicaciones; así como asesorías en proyectos productivos. El trabajo responde a un
estudio de tipo descriptivo; con diseño de campo ya que los datos serán tomados
directamente donde éstos ocurren, con la intención de dar una solución a la problemática
planteada.
La población de estudio fue conformada por diez (10) personas que laboran en la
mencionada empresa y como técnicas para la recolección de datos se utilizo la observación
directa y la encuesta conformada por doce (12) preguntas el cual será aplicado a la
población sujeta a estudio. Los resultados obtenidos serán tabulados y graficados para su
mejor interpretación, los mismos, se consideraron de gran utilidad ya que permitieron
determinar las mejores estrategias de planificación operativa a utilizar, así como también
las debilidades y fortaleza presentes en la organización. El análisis pretende dirigir a la
empresa hacia un nuevo ámbito de planificación de controles internos a través de la
aplicación de la auditoría para lograr alcanzar y mejorar las operaciones administrativas y
financieras de la empresa.
Este trabajo sirve de apoyo con relación a la optimización del control interno de un
departamento de una empresa ya que esto es una herramienta de suma importancia, de
modo que aparte de mantener el orden del almacén también mejora el desempeño del
recurso humano optimizando su labor diaria y reduciendo el nivel de errores dentro del
proceso de la recepción de las órdenes de compra y despacho del material desde el almacén.
Asimismo, Casabianca, I. (2007) “Propuesta de un Sistema de Control Interno

para la Optimización de las Funciones del Departamento de Crédito y Cobranzas de
la Empresa Fundición del Centro, C.A., Ubicada en Maracay Edo. Aragua.” El cual
presento en la Universidad Bicentenaria de Aragua (UBA) para optar por el título de
Licenciado en Administración de Empresas.
Este proyecto afirma que la comunicación hacia el personal que labora en la empresa,
particularmente en el departamento de crédito y cobranzas debe ser fluida y constante, ya
que así se podrá obtener un perfecto conocimiento de los lineamientos a seguir. Además,
deben definirse políticas de control, las cuales deben ser evaluadas en forma constante, con
el objeto de actualizarlas y así responder a los cambios del mercado. En cuanto a la
metodología utilizada, la investigación se desarrolla bajo los parámetros de un estudio de
campo, en donde se aplica un diagnóstico interno de la empresa en estudio y un diagnóstico
externo del ambiente que la rodea. Se recopiló la información a través de técnicas la
observación, revisión bibliográfica, la entrevista estructurada o formalizada y la encuesta, y
como instrumentos el registro de observación, el guión de entrevista y el cuestionario.
Esta investigación, guarda relación con el presente proyecto para el desarrollo del
control interno del departamento de almacén de la empresa caso de estudio ya que se
definen políticas de control, las cuales son necesarias en cualquier departamento de una
empresa, debido a que a partir de ellas se seguirán los lineamientos que allí se establecen
para garantizar una efectiva gestión del control interno y su función.
3.2 Bases Teóricas.
Las bases teóricas comprenden un conjunto de conceptos y proposiciones que

constituyen un punto de vista o enfoque determinado, dirigido a explicar el fenómeno o
problema planteado. Las presentes bases teóricas que se encuentran en esta sección
sirvieron de plataforma documental para este informe de pasantía en el cual se
desarrollaron una estrategia de control interno para la optimización de los inventarios de la
empresa Comercializadora MM&LV, C.A. ubicada en Valencia, estado Carabobo.
3.2.1 Control Interno
De acuerdo a Tovar, E. (2007) define que “el control interno comprende el plan de
la organización y todos los métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una
empresa con el fin de salvaguardar sus activos y verificara la confiabilidad de los datos
contables.” (p. 57) Por lo tanto, toda empresa debe tener un sistema adecuado de control
interno para la optimización de sus inventarios y mejor desempeño del personal encargado.
Cuando las empresas tienen más de un dueño, muchos empleados y muchas tareas
delegadas, algunas veces los dueños de la empresa o los directivos de la misma pierden
control de sus procesos y entonces es necesario aplicar un mecanismo de control interno
para su orden.
Cuando las empresas son del tipo empresa familiar, es más sencillo aplicar un control
interno ya que hay menos empleados y más facilidad de adaptación a los cambios de
mejora que surjan dentro de la organización, sin embargo, esto no le resta importancia al
control interno dentro de la empresa.
Características del Control Interno
Las características para el control interno de un proceso dentro de una empresa según
Tovar, E. (2007) son las siguientes:
- Es un proceso; es decir, un medio para lograr un fin y no un fin en sí mismo.

- Lo llevan a cabo las personas que actúan en todos los niveles y no se trata
solamente de manuales de organización y procedimientos.
- En cada área de la organización, el funcionario encargado de dirigirla es
responsable por el Control Interno ante su jefe inmediato de acuerdo con los
niveles de autoridad establecidos; y en su cumplimiento participan todos los
trabajadores de la entidad independientemente de su categoría ocupacional.
- Aporta un grado de seguridad razonable, con relación al logro de los objetivos
fijados; no la total.
- Debe facilitar la consecución de objetivos en una o más de las áreas u
operaciones en la entidad.
- Debe propender al logro del autocontrol, liderazgo y fortalecimiento de la
autoridad y responsabilidad de los colectivos. (p. 59)
La dirección y el resto del personal serán los encargados de ejecutar el Control

Interno; por lo que el máximo responsable del diseño del sistema es el director de la
empresa y no otro directivo de menor jerarquía y son responsables de su implementación y
supervisión todos los directivos a cualesquiera de los niveles según la estructura
organizativa de la misma.
Es indispensable que los trabajadores se sientan copartícipes del sistema que se

diseñe y cada uno sepa cómo tributa al Control Interno mediante sus responsabilidades y
los medios que posee para cumplirlas. Este objetivo se puede lograr a través de un eficiente
programa de información y capacitación a todo el personal sobre la nueva forma de
pensamiento a desarrollar.
El sistema de Control Interno proporciona una seguridad razonable. El término
“razonable” reconoce que el Control Interno tiene limitaciones inherentes; esto puede
traducirse en que jamás el directivo y sus trabajadores deben pensar que, una vez creado el
sistema, han erradicado las probabilidades de errores y fraudes en la organización y que
todos sus objetivos serán alcanzados, ya que estarían obviando la posibilidad de que, así
estén establecidos los procedimientos más eficientes, se puedan cometer errores por
descuido, malas interpretaciones, desconocimiento o distracción del personal o
sencillamente que algunas personas decidan cometer un hecho delictivo. Por tanto, el
diseño del sistema debe ir enfocado a los recursos humanos y las vías y métodos para su
mejoramiento continuo.
La razonabilidad se basa, además, en la comprensión de que implementar un sistema

de control es costoso, y por ello, cada actividad de control que se establezca en la entidad
debe evaluarse sobre la base de cuánto cuesta implantarla y cuál es el beneficio que se
obtendrá de ella en el corto plazo. No es posible establecer controles que proporcionen una
protección absoluta del fraude y del desperdicio. Es más aconsejable establecer controles
que garanticen una seguridad razonable por su costo y realizar un monitoreo, evaluando la
eficacia de estos controles para poder identificar, oportunamente, cuando dejan de ser
necesarios.
Procedimientos Básicos de Control Interno
Tovar, E. (2007) define los procedimientos como “las acciones que consisten en
proceder, que significa actuar de una forma determinada. El concepto, por otra parte, está
vinculado a un método o una manera de ejecutar algo.” (p. 63) Asimismo, categoriza a los
procedimientos básicos del control interno de una empresa de la siguiente forma:
- Adecuada autorización de las actividades y de las transacciones.

- Segregación de funciones.
- El diseño y uso adecuado de la documentación y registros.
- Salvaguardar los accesos y uso de los activos y registros.
- Verificación independiente y valuación apropiada de las cifras registradas.
Los contadores y especialmente los auditores externos, siempre han considerado la
segregación de funciones como la piedra angular del control interno. Asignar las
responsabilidades de autorización, de registro de transacciones y mantener la custodia de
los activos a diferentes personas, puede reducir los errores no intencionales o las
posibilidades de fraude.
Contrario a la creencia de muchos contadores, no es necesario tener una amplia

segregación de funciones para obtener un alto nivel de control. Incluso en pequeñas
empresas que consisten en un dueño/gerente y un solo contable, son posibles de establecer
algunos procedimientos de control.
Por consiguiente, una estructura de control interno efectiva tiene tres elementos: un
efectivo ambiente de control, un adecuado y controlado sistema de información contable y
ciertos procedimientos de control que aseguran que las transacciones son debidamente
autorizadas y registradas.
Control Interno sobre los Inventarios
“El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el
aparato circulatorio de una empresa de comercialización.” afirma Tovar, E. (2007). Por lo
tanto, las compañías exitosas deben tener un gran cuidado de proteger sus inventarios.
Asimismo, menciona que los elementos de un buen control interno son los siguientes:
- Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando
cual sistema utilice.
- Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de
embarque.
- Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daño o
descomposición.
- Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a
los registros contables.
- Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo
unitario.
- Comprar el inventario en cantidades económicas.
- Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit
lo cual conduce a perdidas de ventas.
- No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso
el gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios. (p. 68).
Limitaciones del Control Interno
“Ningún sistema de control interno puede garantizar el cumplimiento de sus objetivos

ampliamente”, de acuerdo a esto, Tovar, E. (2007) comenta que el control interno brinda
una seguridad razonable en función de:
- Costo beneficio: El control no puede superar el valor de lo que se quiere

controlar.
- La mayoría de los controles hacia transacciones o tareas ordinarias.
- Debe establecerse bajo las operaciones repetitivas y en cuanto a las
extraordinarias, existe la posibilidad que el sistema no sepa responder: el
factor de error humano y la posibilidad de conclusiones que pueda evadir los
controles.
- Solución de fraude por acuerdo entre dos o más personas. No hay sistema de
control no vulnerable a estas circunstancias. (p. 73).
En el presente informe de pasantías con el diseño de estrategias para optimizar el
control interno del inventario de la empresa Comercializadora MM&LV, C.A. pretende
organizar y coordinar la recepción del material de los contenedores y el despacho de los
números de partes a los clientes de la empresa con el fin de mantener el orden en el
almacén y la confiabilidad de que cuando los clientes reciban la lista de precios del material
este actualizada con la existencia en el almacén asegurándoles la entrega completa de sus
pedidos de repuestos, mediante el control interno que comprende el plan de la organización
y todos los métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa con el fin de
salvaguardar sus activos y verificara la confiabilidad de los datos contables.
3.2.2 Inventarios
El inventario según Ramírez J. (2007) “es el conjunto de mercancías o artículos que

tiene la empresa para comerciar con aquellos, permitiendo la compra y venta o la
fabricación primero antes de venderlos, en un periodo económico determinados.” (p. 39).
Es uno de los activos más grandes existentes en una empresa. El inventario aparece
tanto en el Balance General como en el estado de resultados. En el Balance General, el
inventario a menudo es el activo corriente más grande. En el estado de resultado, el
inventario final se resta del costo de mercancías disponibles para la venta y así poder
determinar el costo de las mercancías vendidas durante un periodo determinado.
Los inventarios, son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario
del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior
comercialización. Los inventarios comprenden, además de las materias primas, productos
en proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y
accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la
prestación de servicios; empaques y envases y los inventarios en tránsito.
La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas de
contabilidad de mercancías, porque la venta del inventario es el corazón del negocio. El
inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances generales, y los gastos por
inventarios, llamados costo de mercancías vendidas, son usualmente el gasto mayor en el
estado de resultados.
Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser esta su principal
función y la que dará origen a todas las restantes operaciones, necesitaran de una constante
información resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una
serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles. Para una empresa
mercantil el inventario consta de todos los bienes propios y disponibles para la venta en el
curso regular del comercio, es decir la mercancía vendida se convertirá en efectivo dentro
de un determinado periodo de tiempo.
El termino inventario encierra los bienes en espera de su venta (las mercancías de una
empresa comercial, y los productos terminados de un fabricante), los artículos en proceso
de producción y los artículos que serán consumidos directa o indirectamente en la
producción. Esta definición de los inventarios excluye los activos a largo plazo sujetos a
depreciación, o los artículos que al usarse serán así clasificados.
Objetivos de los Inventarios
Los objetivos de los inventarios según Ramírez J. (2007) “es proveer o distribuir
adecuadamente los materiales necesarios a la empresa”. (p. 43) Colocándolos a disposición
en el momento indicado, para así evitar aumentos de costos pérdidas de los mismos.
Permitiendo satisfacer correctamente las necesidades reales de la empresa, a las cuales debe
permanecer constantemente adaptado. Por lo tanto la gestión de inventarios debe ser
atentamente controlada y vigilada.
Administración de los Inventarios
La administración de los inventarios según Ramírez J. (2007) es “la eficiencia en el

manejo adecuado del registro, de la rotación y evaluación del inventario de acuerdo a como
se clasifique y que tipo reinventario tenga la empresa.” (p. 48). Ya que a través de todo esto
se determinarán los resultados (utilidades o pérdidas) de una manera razonable, pudiendo
establecer la situación financiera de la empresa y las medidas necesarias para mejorar o
mantener dicha situación. La administración de inventario implica la determinación de la
cantidad de inventario que deberá mantenerse, la fecha en que deberán colocarse los
pedidos y las cantidades de unidades a ordenar.
Características del Inventario
Unas de las características principales de los inventarios según indica Ramírez, J.

(2007) “son las etapas en el proceso de producción, entre estas están como primer paso la
materia prima, segundo, los productos en proceso, luego productos terminados y por último
suministros y repuestos.” (p. 52)
Los Inventarios de mercancía se encuentran en los negocios que tienen ventas al por
mayor y al detalle. Estos negocios no alteran la forma de los artículos que adquieren para
venderlos. Los inventarios abarcan los bienes en espera de su venta (las mercancías de una
empresa comercial, y los productos terminados de un fabricante), los artículos en proceso
de producción y los artículos que serán consumidos directa o indirectamente en la
producción. Esta definición de los inventarios excluye los activos a largo plazo sujetos a
depreciación, o los artículos que al usarse serán así clasificado
Tipos de Inventarios
Los inventarios más comunes según Ramírez J. (2007) son los de: “inventario de
mercancía, inventario de productos terminados, inventario de productos en proceso de
fabricación, inventario de materias primas, e inventarios de suministro de fábrica.”, la
administración de estos inventarios va a depender del tipo o naturaleza de la empresa,
debido a que no es lo mismo el manejo en una empresa de servicios que en una empresa
manufacturera.
- Inventario de Mercancías: Lo constituyen todos aquellos bienes que le

pertenecen a la empresa bien sea comercial o mercantil, los cuales los
compran para luego venderlos sin ser modificados. En esta Cuenta se
mostrarán todas las mercancías disponibles para la Venta.
- Inventario de Productos Terminados: Son todos aquellos bienes adquiridos
por las empresas manufactureras o industriales, los cuales son transformados
para ser vendidos como productos elaborados.
- Inventario de Productos en Proceso de Fabricación: Lo integran todos
aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o industriales, los
cuales se encuentran en proceso de manufactura. Su cuantificación se hace
por la cantidad de materiales, mano de obra y gastos de fabricación,
aplicables a la fecha de cierre.
- Inventario de Materias Primas: Lo conforman todos los materiales con los
que se elaboran los productos, pero que todavía no han recibido
procesamiento.
- Inventario de Suministros de Fábrica: Son los materiales con los que se
elaboran los productos, pero que no pueden ser cuantificados de una manera
exacta. (p. 61).
Los inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario
del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior
comercialización.
La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de

aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la misma, este manejo contable
permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer al
final del período contable un estado confiable de la situación económica de la empresa.
Ahora bien, el inventario constituye las partidas del activo corriente que están listas para la
venta, es decir, toda aquella mercancía que posee una empresa en el almacén valorada al
costo de adquisición, para la venta o actividades productivas.
El inventario, en relación a la empresa caso de estudio del presente informe de

pasantías, es un elemento clave puesto al orden y control del mismo, este es el objetivo
principal a lograr, de modo de que cumpla la función de registrar y describir todo el
material que entra y sale del almacén de la empresa, optimizando el control interno del
inventario y el manejo de los pedidos que solicitan los clientes de los concesionarios
General Motors, mejorando a su vez que en el momento en el cual los clientes reciban la
lista de precios del mes el inventario este de la mano con la información que allí se les
suministra.
3.2.3 Estrategias
Según Porter, M. (2006) menciona que “son los principios y las rutas fundamentales
que orientarán el proceso administrativo para alcanzar los objetivos a los que se desea
llegar. Una estrategia muestra cómo una institución pretende llegar a esos objetivos.” (p.
123).
Se pueden distinguir tres tipos de estrategias, de corto, mediano y largo plazo según
el objetivo. En otras palabras, las estrategias constituyen la ruta a seguir por las grandes
líneas de acción contenidas en las políticas nacionales para alcanzar los propósitos,
objetivos y metas planteados en el corto, mediano y largo plazos.
En definitiva, la estrategia se relaciona con el ámbito de actuación de la empresa, es

decir, en qué negocios se compite, cuáles se abandonan y en cuáles se quiere entrar,
delimitan el entorno específico y fijan los límites de la misma, persigue adaptar la empresa
a su entorno; ello requiere conocer las oportunidades y amenazas del mismo (análisis
externo) y valorar los puntos fuertes y débiles de la empresa (análisis interno), y pretende
fijar la forma en que la empresa va a competir con otras empresas para vender sus
productos y/o servicios alcanzando la máxima rentabilidad en el largo plazo (estrategia
competitiva).
Clasificación de Estrategia
Según Porter, M. (2006:125) existen varias formas de clasificar las estrategias que se
implementan en una empresa, la primera forma de clasificar las estrategias es por su origen
en:
- Emergentes (o implícitas o no planeadas): Son estrategias que surgen de

manera casual, desde cualquier nivel de la organización, y que muchas veces
únicamente el dueño las conoce y que se van adecuando con el tiempo.
- Intentadas (o explícitas o planeadas): surgen a través de un proceso
sistemático y analítico desarrollado desde el más alto nivel de la
organización. Las estrategias son conocidas y aceptadas por los miembros de
esta.
La segunda forma de clasificar las estrategias es según su desarrollo genérico:

- Crecer: Se aplican en la creación de opciones para negocios adicionales:
Cuando hay oportunidades que encajan con las fortalezas. Estas pueden ser:
adquisición, fusión o alianza estratégica.
- Consolidar: Es un intento dinámico por mantener la actual capacidad de
generación de riqueza, mantener la participación en el mercado y optimizar la
operación de la empresa.
- Contraerse: Si la empresa ha fracasado en competir exitosamente, estas
estrategias se pueden aplicar para eliminar lo inservible del sistema y
quedarse solamente con lo que genera utilidades: desinvertir.
- Liquidar: Es la opción cuando no se tiene ventaja competitiva alguna o no se
tienen fortalezas para anular amenazas.
- Vegetar: No hacer nada. Continuar igual (síndrome del avestruz). No
reaccionar a los cambios del entorno. Estas estrategias pueden desembocar en
una estrategia de liquidación.
Otra forma clásica de clasificar las estrategias es según el nivel de la
organización del que surgen y aplican:
- A Nivel Funcional: Son estrategias específicas desglosadas para cada función

dentro de la empresa. Se puede hablar de un plan estratégico de finanzas, otro
de manufactura, de calidad y de mercadotecnia. Que juntos integran o
contribuyen al plan estratégico global de la organización.
- A Nivel de Negocio: Cuando una empresa está integrada por varios negocios,
unidades de negocio o empresas, en ocasiones se opta por desarrollar planes
estratégicos para cada uno de estos.
- A Nivel Global: Es cuando el plan estratégico se realiza a nivel de toda la
organización.
- A Nivel Corporativo: Son las estrategias a nivel de grupo de empresas. (p.
124).
Diseño de Estrategias
El proceso de generación de estrategias, según Ferrero, D. (2006) dice que no es más

que “la dirección estratégica llevada a la acción, comenzará con un análisis del entorno
interno y externo de la empresa, identificando cuáles son las oportunidades y amenazas que
se atisban en el entorno externo de la empresa,” (p. 27). Es decir, cuáles son los puntos
fuertes y débiles existentes en la estructura interna de la misma.
En función del análisis anterior, y de su misión con respecto a sus clientes y a la

sociedad en general, deben generarse una serie de objetivos a medio o largo plazo (3 o 5
años), tales como qué productos producir, a qué clientes vender, en qué área geográfica
desarrollará la empresa su actividad y qué cuota de mercado obtener. En este momento, es
posible establecer ya distintas alternativas de acción mediante las cuales conseguir los
objetivos fijados anteriormente.
Es muy importante tener en cuenta que el futuro no es fijo e invariable, sino

cambiante y modificable por una diversidad de factores que no siempre puede controlar la
empresa. En este sentido las alternativas estratégicas propuestas deben respetar un margen
de flexibilidad lo suficientemente ancho para permitir la adaptabilidad de tales líneas de
acción a los cambios del entorno. Una vez establecidas las posibles estrategias a implantar,
deberán pasar por un análisis de viabilidad. En esta etapa es preciso tener presente que la
organización está compuesta por personas y por grupos formales e informales, los cuales
tendrán unos intereses en el seno de la organización que pueden entrar en conflicto con las
nuevas líneas estratégicas propuestas.
Estrategias Competitivas
Katsner, G. (2006) define a la estrategia competitiva como “aquella que nos dice
como emprender acciones ofensivas o defensivas para crear una posición defendible en un
sector industrial, para enfrentarse con éxito a las cinco fuerzas competitivas y obtener así
una rentabilidad superior para la empresa.” Existen tres tipos de estrategias competitivas:
- Liderazgo en Costes: Supone el lograr una ventaja competitiva a través de
una ventaja en costes, o sea, mediante unos costes lo más reducidos posible.
De este modo, la empresa se situará en una posición de ventaja no sólo frente
a los competidores, sino también ante los proveedores y los clientes.
- Diferenciación: La estrategia de diferenciación persigue que la empresa en
general, o alguno de sus elementos en particular (productos, atención al
cliente, tecnología, calidad...), sean percibidos como únicos, tanto por parte
de los clientes como por parte, incluso, de los proveedores. La diferenciación,
con respecto a los compradores, provoca una lealtad hacia la empresa, hacia
los productos o servicios de ésta, haciendo que la demanda sea menos
sensible a variaciones en los precios.
- Segmentación: Esta estrategia consiste en centrarse en un segmento de
mercado. Se trata, pues, de reducir su ámbito de competencia. Una vez
situados en una estrategia de nicho, ésta puede ser o de liderazgo en costes o
de diferenciación. Por uno u otro medio (liderazgo en costes o
diferenciación), la empresa pretende conseguir una ventaja competitiva en el
segmento o nicho en el que compite. Así pues, la estrategia de nicho goza de
las ventajas e inconvenientes de la estrategia de liderazgo en costes o de la de
diferenciación, y sus riesgos son los inherentes a la validez temporal de la
segmentación del mercado. (p. 67).
En el presente informe de pasantías, las estrategias son una herramienta de gran
valor para llevar a cabo diversos objetivos dentro de una empresa, tales como el incremento
de las ventas, el control de calidad, el manejo de la producción, la segmentación de
mercado y el control interno del inventario del almacén el cual es uno de los principales
objetivos del trabajo de investigación, las estrategias que serán diseñadas para la empresa
caso de estudio estarán dirigidas al control interno de las entradas y salidas de material del
inventario de la empresa Comercializadora MM&LV, C.A.
3.3 Términos Básicos.
Administración: es una disciplina que tiene por finalidad dar una explicación acerca del
comportamiento de las organizaciones, además de referirse al proceso de conducción de las
mismas.
Almacén: es un lugar o espacio físico para el almacenaje de bienes dentro de la cadena de

suministro. Los almacenes son una infraestructura imprescindible para la actividad de todo
tipo de agentes económicos (agricultores, ganaderos, mineros, industriales, transportistas,
importadores, exportadores, comerciantes, intermediarios, consumidores finales, etc.)
Control: es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente
con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el
ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización si no existe un
mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.
Departamento: se refiere a las divisiones dentro de una organización. Estos pueden

organizarse según distintos parámetros, como por procesos. Para muchas organizaciones es
importante ver los ingresos y gastos por departamento.
Efectividad: es la capacidad de lograr un efecto deseado, esperado o anhelado. Es la

combinación de eficacia y eficiencia; es realizar una tarea correctamente aprovechando los
recursos. En cambio, eficiencia es la capacidad de lograr el efecto en cuestión con el
mínimo de recursos posibles viable.
Eficacia: está relacionada con el logro de los objetivos/resultados propuestos, es decir con
la realización de actividades que permitan alcanzar las metas establecidas. La eficacia es la
medida en que alcanzamos el objetivo o resultado.
Indicadores: son herramientas para clarificar y definir, de forma más precisa, objetivos e
impactos, son medidas verificables de cambio o resultado diseñadas para contar con un
estándar contra el cual evaluar, estimar o demostrar el progreso con respecto a metas
establecidas, facilitan el reparto de insumos, produciendo productos y alcanzando objetivos.
Mercancía: es cualquier producto destinado a uso comercial. Al hablar de mercancía,

generalmente se hace énfasis en productos genéricos, básicos y sin mayor diferenciación
entre sus variedades.
Optimización: es la acción y efecto de optimizar. Este verbo hace referencia a buscar la

mejor manera de realizar una actividad. Una persona que desea optimizar su tiempo
laboral, por ejemplo, puede cambiar la organización de sus actividades, buscar apoyo en la
tecnología o trabajar con otra persona que le ayude. Si la optimización es exitosa, el sujeto
podrá realizar más trabajo en menos tiempo.
Planificación: Es el proceso de establecer objetivos y escoger el medio más apropiado para
el logro de los mismos antes de emprender la acción, se anticipa a la toma de decisiones. Es
un proceso de decidir antes de que se requiera la acción.
CAPITULO IV
MARCO METODOLOGICO
El marco metodológico según Franco, Y. (2011) “es el conjunto de acciones

destinadas a describir y analizar el fondo del problema planteado, a través de
procedimientos específicos que incluye las técnicas de observación y recolección de datos,
determinando el cómo se realizará el estudio.” (p. 32) En esta etapa se determina el tipo de
investigación en relación al estudio de la pasantía a realizar y las fases del proyecto en
donde se explica los objetivos a realizar y los instrumentos para la recolección de datos.
4.1 Fases Metodológicas.
El presente informe de pasantía se caracteriza por ser de un nivel descriptivo, al

respecto Méndez, C. (2003), expresa que “el propósito fundamental de la investigación de
carácter descriptiva, es la delimitación de los hechos que conforman el programa de
análisis.” (p. 54) De este modo, es importante señalar que a través de la investigación
descriptiva es posible establecer las características demográficas de las unidades
investigadas (número de población de la empresa, distribución de cargos por departamento,
funcionamiento del almacén, entre otros), ya que en ella se encuentran reunidos los
elementos de carácter descriptivo como el registro y el análisis e interpretación de la
naturaleza del estudio.
Por otra parte, el informe de pasantía tiene características de un diseño de campo, en

el cual, según Balestrini (2001), “los datos se recogen de manera directa de la realidad en
su ambiente natural, con la aplicación de determinados instrumentos de recolección de
información, observando, entrevistando, o interrogando a las personas vinculadas con el
problema investigado”. (p. 46) De tal manera, esto le permitió al investigador relacionarse
de forma directa con la problemática planteada, conociendo la realidad de la situación
actual de la empresa Comercializadora MM&LV, C.A. sobre la optimización del control
interno de la entrada y salida de material del inventario.
Resulta importante destacar que el estudio posee características factibles ya que,
según Balestrini (2001), estos tienen como propósito proponer “un modelo operativo, de
una unidad de acción, orientados a proporcionar repuestas o soluciones a problemas
planteados en una determinada realidad: organizacional, social, económica, y educativa.”
(p. 58) Así pues se planteo como objetivo general proponer estrategias de control interno
para la optimización de los inventarios de la empresa Comercializadora MM&LV, C.A.
ubicada en Valencia, estado Carabobo.
Para obtener con éxito los objetivos anteriormente planteados, el presente trabajo de
investigación se desarrolla en tres fases, a continuación se indica el método utilizado para
lograr los resultados de cada objetivo especifico propuesto con la finalidad de desarrollar la
estrategia.
Fase I. Diagnosticar la situación actual de la empresa Comercializadora MM&LV,

C.A. en el Departamento de compra-venta y almacén.
Para el diagnóstico de dicha situación se utilizó para la recolección de datos como

instrumento la encuesta; ya que esta es considerada como una de las técnicas de mayor
relevancia para la investigación. Arias, F. (2006) señala que la encuesta es “un formato que
contiene una serie de preguntas en función de la información que se desea obtener y que se
responde por escrito.” (p. 72). En tal sentido, la encuesta que se realizaó a los trabajadores
de la empresa estará conformada por diez (10) preguntas cerradas, para obtener la
información acerca de la empresa en estudio.
Por medio del cuestionario se dio a conocer el procedimiento de las actividades que
se realizaron en el departamento de compra-venta y almacén de la empresa
Comercializadora MM&LV, C.A., para poder identificar los problemas más importantes y
de mayor peso o relevancia, que se presentan en la organización, además de cumplir con el
objetivo principal de optimizar el control interno de las entradas y salidas de material del
inventario.
Para realizar el estudio, se consideró como población y muestra a un total de diez (10)
personas; las cuales laboran día a día en la empresa caso de estudio. Tamayo (1999) afirma
que “una población está determinada por sus características definitorias, por tanto, el
conjunto de elementos que posea esta característica se denomina población o universo.” (p.
114) Población es la totalidad del fenómeno a estudiar en donde las unidades de población
poseen una característica en común, la cual se estudia y da origen a los datos de la
investigación. Y define a la muestra como a un “subconjunto representativo de un universo
o población.” (p. 114)
En vista de que la población de la empresa es finita y la constituye un número muy

pequeño de personas, no se realizó un procedimiento de muestreo estadístico, en su lugar se
trabajó con toda la población, es decir, que la muestra tomada para el estudio es igual a la
población.
Fase II. Identificar los indicadores para elaborar una estrategia de control interno
para la optimización de los inventarios de la empresa Comercializadora MM&LV,
C.A. ubicada en Valencia, Estado Carabobo.
Según Humphrey, A. (2000) define que la Matriz DOFA “es una herramienta de gran
utilidad para entender y tomar decisiones en toda clase de situaciones en negocios y
empresas.” (p. 43) DOFA es el acrónimo de Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y
Amenazas. Los encabezados de la matriz proveen un buen marco de referencia para revisar
la estrategia, posición y dirección de una empresa, propuesta de negocios, o idea.
Partiendo de los resultados de la fase anterior, se determinaron las fortalezas y las

debilidades del sistema de control interno del inventario que se lleva a cabo actualmente
dentro de la empresa caso de estudio, y para ello se realizó un análisis de los resultados
mediante la técnica del DOFA, el cual se desarrolló de la siguiente manera:
- Diseño del Perfil de Capacidad Interna: Consiste en el análisis de las debilidades y

fortalezas diagnosticadas en el sistema de control interno del inventario.
- Diseño del Perfil de Oportunidades y Amenazas del Medio: Consiste en el análisis de las
oportunidades y amenazas diagnosticadas en el sistema de control interno del inventario.
- Diseño de la Matriz de Impactos: En donde se identificará el impacto interno y externo de
los factores diagnosticados.
De esta manera se pudo extraer los factores que indican tal situación, y mediante la
aplicación de una estrategia que ayude a mejorar el sistema de control interno de entradas y
salidas de material del inventario de la empresa Comercializadora MM&LV, C.A. y el
impacto que esto genera en el departamento.
Fase III. Diseñar las estrategia de control interno para la optimización de los
inventarios de la empresa Comercializadora MM&LV, C.A. ubicada en Valencia,
Estado Carabobo.
En esta fase se propuso una solución a las deficiencias evaluadas en las dos fases
anteriores en relación al sistema de control interno del inventario de la empresa caso de
estudio, de la misma manera se extrajeron los resultados obtenidos por medio de los
instrumentos de recolección de información aplicados, con el fin de mejorar y reforzar
tantos las debilidades como las fortalezas en el Departamento de Compra-Venta y
Almacén. Por lo tanto, se elaboraron las estrategias que permitan mejorar la situación de
la empresa Comercializadora MM&LV, C.A. Este informe de pasantía está conformado por
actividades organizadas de forma cronológica, además, para la presentación de la
información y de los resultados se aplicó la técnica de los análisis de los resultados
mediante la estadística descriptiva, utilizando tablas de frecuencias y gráficas de barras.
CAPÍTULO V
RESULTADOS
En el presente capítulo se desarrollaron los objetivos específicos determinados al

inicio del informe de pasantías, comenzando con la presentación de los resultados arrojados
con la aplicación del cuestionario al personal del Departamento de Compra-Venta y
Almacén de la empresa compuesto por diez (10) personas que laboran en dicha área, con el
propósito de conocer el procedimiento de las actividades que se realizan actualmente.
Para esto se aplicaron técnicas estadísticas para el manejo de los datos mediante
cuadros de frecuencia y gráficos de barra logrando obtener una mayor visualización de la
información recaudada, así como técnicas de análisis para la interpretación de las
respuestas que surgieron de cada interrogante planteada.
Finalmente, se elaboró y desarrolló una Matriz DOFA junto con su respectivo análisis
cuyos resultados servirán de plataforma para el diseño de las estrategias para la
optimización del inventario de la empresa Comercializadora MM&LV, C.A.
Fase I. Diagnosticar la situación actual de la empresa Comercializadora MM&LV,

C.A. en el Departamento de Compra-Venta y Almacén.
A continuación se presentan y analizan los resultados que arrojó el cuestionario

aplicado a los trabajadores del Departamento de Compra-Venta y Almacén de la empresa
para diagnosticar los problemas más importantes y de mayor peso o relevancia, que se
presentan en la organización actualmente.
1.- ¿En la empresa Comercializadora MM&LV, C.A. el Departamento de Almacén se

encarga de la toma de decisión en relación a la ejecución de un determinado evento de
conteo?
Tabla N° 1
Alternativa Frecuencia Porcentaje
Siempre 2 20%
Algunas Veces 8 80%
Nunca 0 0%
Fuente: Guevara 2012
6
Siempre
5
Algunas Veces
4
Nunca
3
0
Gráfica N° 1
Al visualizar la gráfica que se encuentra arriba se logra identificar que el 20%

considera que el Dpto. de Almacén siempre toma las decisiones en relación a la ejecución
de un determinado evento de conteo, mientras que un considerable 80% opina que solo lo
hace algunas veces, lo cual indica que la toma de decisiones sobre la ejecución de los
eventos de conteo no es decidida por el Dpto. de Almacén que es el encargado de estas
actividades.
2.- Para el proceso de inventario y recepción de la mercancía de la empresa, ¿Existe una
división de funciones previamente establecidas?
Tabla N° 2
Siempre 10 100%
Algunas Veces 0 0%
Nunca 0 0%
10
9
8
7 Siempre
6
Algunas Veces
5
Nunca
4
3
2
1
0
Gráfica N° 2
Mediante la gráfica se puede observar que los resultados que arroja la interrogante
corresponden a que el 100% de la población encuestada considera que para el proceso de
inventario y recepción de la mercancía, siempre existe una división de funciones
previamente establecidas para el personal encargado del inventario, en donde se especifican
cada una de las actividades que deben realizar.
3.- ¿Se registran y analizan los datos de las diferencias encontradas en la revisión física con
el sistema?
Tabla N° 3
Siempre 2 20%
Algunas Veces 7 70%
Nunca 1 10%
7
5
Siempre
4 Algunas Veces
Nunca
3
0
Gáfica N° 3
Realizada la encuesta mediante la presente interrogante se logra observar los

siguientes resultados: el 20% de los encuestados considera que siempre se realizan y se
registran los datos de las diferencias encontradas en la revisión física con el sistema, el 70%
opina que esto ocurre solo algunas veces y solo un 10% de los encuestados considera que
nunca se realiza debido a que existen muchas discrepancias en los formatos de revisión de
la mercancía.
4.- En la empresa Comercializadora MM&LV, C.A. ¿Se lleva a cabo un registro
documental o computarizado de la mercancía que ingresa y sale de la misma?
Tabla N° 4
Siempre 10 100%
Algunas Veces 0 0%
Nunca 0 0%
10
9
8
7 Siempre
6
Algunas Veces
5
Nunca
4
3
2
1
0
Gráfica N° 4
Dada la representación gráfica se puede observar que de la población encuestada el

100% de la misma de forma unánime considera que siempre se lleva a cabo un registro
documental o computarizado de la mercancía que entra y sale de la empresa manteniendo
actualizada dicha información. Lo cual es beneficioso para la empresa ya que dicha base de
datos suministra la comparación del material físico con el sistema permitiendo el buen
desarrollo de los Dptos. de Compra-Venta y Almacén.
5.- ¿Se realiza un plan de actividades para el proceso de custodia de la mercancía antes de
cada evento de conteo en la empresa?
Tabla N° 5
Si 2 20%
No 8 80%
8
7
6
Si
5
No
4
3
2
1
0
Gráfica N° 5
En la presente gráfica se logra observar que los resultados arrojados fueron los
siguientes según la población encuestada, el 20% opina que si se realiza un plan de
actividades para el proceso de custodia de la mercancía de cada evento de conteo de la
empresa y un 80% considera que esto no ocurre debido a que nunca han seguido un plan de
actividades para dicho proceso. Este resultado refleja que de existir un plan de actividades,
éste no está siendo aplicado por el personal encargado de la custodia de la mercancía de la
empresa.
6.- En la empresa, ¿Con qué frecuencia se realizan los eventos de conteo de la mercancía?
Tabla N° 6
Trimestral 0 0%
Semestral 0 0%
Anual 10 100%
10
9
8
7 Trimestral
6 Semestral
5
Anual
4
3
2
1
0
Gráfica N° 6
Al aplicar la encuesta se obtuvo como resultado de la presente interrogante que la

población representada por el 100% considera que en la empresa se realizan los eventos de
conteo de mercancía de forma anual después del cierre del ejercicio económico para evitar
parar las ventas de la empresa.
7.- ¿Se registra de forma computarizada o documental el inventario de la mercancía de la

empresa Comercializadora MM&LV, C.A.?
Tabla N° 7
Siempre 10 100%
Algunas Veces 0 0%
Nunca 0 0%
10
9
8
7 Siempre
6
Algunas Veces
5
Nunca
4
3
2
1
0
Cuadro N° 7
Realizada la encuesta mediante la interrogante anterior con respecto a si se lleva a

cabo un registro documental o computarizado del inventario de la mercancía de la empresa,
el 100% de los encuestados consideran que siempre se registra debido a que se debe
constatar la existencia física con la existencia en el sistema, lo cual es favorable para la
empresa ya que la base de datos se mantiene actualizada y se conoce con exactitud la
existencia del material en el inventario.
8.- ¿Se lleva cabo en la empresa un registro de las diferencias encontradas durante los
eventos de conteo de la mercancía entre la existencia física y la existencia en el sistema?
Tabla N° 8
Siempre 2 20%
Algunas Veces 8 80%
Nunca 0 0%
8
6
Siempre
5
Algunas Veces
4
Nunca
3
0
Gráfica N° 8
Al observar la gráfica mostrada en la parte superior, se puede considerar que se

obtuvo como resultado a la presente interrogante que un 20% opina que siempre se lleva a
cabo un registro de las diferencias encontradas durante los eventos de conteo de la
mercancía, mientras que un importante 80% considera que solo se realiza algunas veces.
Esta información refleja que siempre se debe tener un registro de las diferencias para
determinar el motivo de las perdidas del material.
9.- ¿Posteriormente se elabora un informe justificado de las diferencias encontradas o del

material faltante en el inventario durante los eventos de conteo?
Tabla N° 9
Siempre 2 20%
Algunas Veces 8 80%
Nunca 0 0%
8
7
6
Siempre
5
Algunas Veces
4
Nunca
3
2
1
0
Gráfica N° 9
En relación a la presente interrogante, los resultados arrojados y graficados

corresponden a que el 20% de los encuestados opina que siempre se elabora un informe
justificado de las diferencias encontradas o del material faltante en el inventario durante los
eventos de conteo, sin embargo el 80% de la población encuestada opina que el informe se
lleva a cabo algunas veces. Se recomienda que se registre en un informe detallado acerca de
las diferencias encontradas en el conteo.
10.- En el proceso de inventario de la empresa, ¿Es eficiente y eficaz el personal encargado

antes, durante y después de cada evento de conteo?
Tabla N° 10
Siempre 10 100%
Algunas Veces 0 0%
Nunca 0 0%
10
9
8
7 Siempre
6
Algunas Veces
5
Nunca
4
3
2
1
0
Gráfica N° 10
Mediante la encuesta realizada a los miembros de la empresa se determinó con la

presente interrogante que el 100% considera que en el proceso de inventario de la empresa
siempre es eficiente y eficaz el personal encargado del antes, durante y después de cada
evento de conteo. Se sugiere añadir a esa eficacia y excelente desempeño del personal, el
registro y elaboración del informe de las diferencias lo cual llevará a que el proceso sea
optimo.
11.- En la empresa Comercializadora MM&LV, C.A. ¿Se les dicta al personal encargado
del inventario un programa de entrenamiento para la realización de las actividades que
deben ejecutar antes, durante y después de cada evento de conteo?
Tabla N° 11
Siempre 0 0%
Algunas Veces 0 0%
Nunca 10 100%
10
9
8
7 Siempre
6 Algunas Veces
5
Nunca
4
3
2
1
0
Gráfica N° 11
A través de la gráfica se puede visualizar que los resultados arrojados corresponden

que el 100% indica que no se dicta un programa de entrenamiento para la realización de las
actividades que deseen ejecutar antes, durante y después de cada evento de conteo. Esto
traerá como consecuencia un bajo desempeño y desconocimiento de las actividades que el
personal debe realizar, además de poco conocimiento del inventario.
12.- De aplicar la empresa una evaluación de desempeño laboral al personal encargado del
proceso de inventario, indique su frecuencia.
Tabla N° 12
Trimestral 0 0%
Semestral 0 0%
Anual 10 100%
10
9
8
7 Trimestral
6 Semestral
5
Anual
4
3
2
1
0
Gráfica N° 12
Aplicada la encuesta se obtuvo como resultado a la correspondiente interrogante,

representados en la gráfica expuesta, que el 100% de los encuestados considera que la
empresa se aplica de forma anual una evaluación de desempeño laboral al personal
encargado del proceso de inventario, lo cual sensibiliza al personal encargado a
comprometerse con su desempeño laboral.
Fase II. Identificar los indicadores para elaborar una estrategia de control interno
C.A. ubicada en Valencia, Estado Carabobo.
Interpretando los resultados obtenidos del cuestionario anteriormente aplicado a los

trabajadores del Departamento de Compra-Venta y Almacén de la empresa, se puede decir
que el proceso de inventario actual antes, durante y después de un evento de conteo, así
como la determinación de la responsabilidad de cada miembro en acción, se determinó
como fortalezas para la empresa Comercializadora MM&LV, C.A., sin embargo, el
procedimiento de la custodia del mercancía disponible en el almacén y el entrenamiento del
personal del mencionado departamento se diagnosticaron como debilidades en la empresa,
de modo que se considera que la propuesta base es factible para eliminar dichas debilidades
del procedimiento y de la empresa con la finalidad de optimizar los inventarios.
A continuación se presenta el análisis del Perfil de Oportunidades y Amenazas del

Medio (POAM) y el análisis del Perfil de Capacidad Interna (PCI) para determinar las
oportunidades, amenazas, debilidades y fortalezas de la empresa para realizar la Matriz
DOFA que permita diseñar y determinar las posibles estrategias para optimizar los
inventarios de la empresa Comercializadora MM&LV, C.A.
Perfil de Capacidad Interna (PCI)
Clasificación Fortaleza Debilidad Impacto

Factores Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo
Registro de Inventario X X
Conciliación de los
datos físicos vs. el X X
sistema
Frecuencia de los
X X
eventos de conteo
Registro computarizado
o documental de la X X
mercancía
Evaluación del
X X
desempeño
Entrenamiento del
X X
personal
Eficiencia del personal
en el proceso de X X
inventario
División de funciones
establecidas para el X X
proceso de inventario
En el Perfil de Capacidad Interna (PCI) presentado se puede determinar las

debilidades y las fortalezas de la empresa y del personal que en ella labora, extraídos del
análisis de los resultados obtenidos del cuestionario que se les aplicó anteriormente. La
presente matriz evalúa el impacto de cada factor identificado en el problema planteado, por
lo cual se determinan las principales cuatro debilidades y cuatro fortalezas a tomar en
consideración.
Perfil de Oportunidades y Amenazas del Medio (POAM)
Clasificación Oportunidades Amenazas Impacto

Factores Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo
Toma de decisiones que
faciliten el proceso de X X
inventario
Desconocimiento de la
existencia de la mercancía al X X
momento de la recepción
Optimizar el proceso de
registro y entrada de la X X
mercancía
Ineficiencia del personal en
X X
la ejecución de las tareas
Conciliación de los datos
X X
físicos vs. el sistema
Desorganización de las
X X
ubicaciones de la mercancía
Optimización del
X X
desempeño de las tareas
Desconocimiento del plan de
actividades antes de cada X X
evento de conteo
En el Perfil de Oportunidades y Amenazas del Medio (POAM) se determinaron las

cuatro principales oportunidades que son de gran relevancia para eliminar la problemática
de la empresa y solventarlo, presentado a su vez cuatro posibles amenazas de no
solucionarse las debilidades a corto plazo.
Para el desarrollo y el diseño de la Matriz DOFA anteriormente mostrada, se
identificaron los factores que ejercen un alto impacto en la empresa Comercializadora
MM&LV, C.A. y en la problemática planteada en el presente informe de pasantías, por lo
tanto, los datos fueron analizados mediante una mezcla de cada elemento asignado para
diseñar una estrategia que cumpliera con el objetivo de optimizar el inventario de la
empresa y eliminar las debilidades encontradas.
Fase III. Diseñar las estrategia de control interno para la optimización de los
Estado Carabobo.
En esta fase se busca proponer estrategias de control interno para la optimización de

los inventarios de la empresa Comercializadora MM&LV, C.A., con el fin de mejorar y
reforzar tantos las debilidades como las fortalezas en el Departamento de Compra-Venta y
Almacén, además de volver más eficiente y eficaz el desempeño del personal encargado de
estas actividades.
Para el desarrollo y aplicación de la estrategia de control interno para la optimización
de los inventarios se realizará lo siguiente:
- Presentación de la Estrategia.
- Justificación de la Estrategia.
- Objetivos:
General.
Específicos.
- Beneficios de la Estrategia.
- Factibilidad Económica.
- Desarrollo de la Estrategia.
Matriz de Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas (DOFA)
Debilidades Oportunidades Fortalezas Amenazas

1. Toma de decisiones que 1. Desconocimiento del plan
1. Registro computarizado 1. Conciliación de los datos
faciliten el proceso de de actividades para la
de la mercancía entrante. físicos con el sistema.
inventario. custodia de la mercancía.
2. División de funciones 2. Optimizar el proceso de 2. Desconocimiento de la
2. Eficiencia del personal
establecidas para el registro y entrada de la existencia de la mercancía al
en el proceso de inventario.
proceso de inventario. mercancía. momento de la recepción.
3. Frecuencia de los 3. Implementar un sistema de 3. Evaluación del 3. Desorganización de las
eventos de conteo. control interno. desempeño. ubicaciones de la mercancía.
4. Entrenamiento del 4. Optimización del 4. Ineficiencia del personal
4. Registro del inventario.
personal. desempeño de las tareas. en la ejecución de las tareas.
DO FO DA FA
F1-A2 Determinar las
D1-O2 Diseñar una base F4-O1 Realizar un registro D2-A1 Planificación de las diferencias que aparezcan
de datos sistematizado de del material en el inventario actividades a realizar para durante el evento de conteo
la mercancía. sistematizado. la custodia del material. de la mercancía en un
informe.
F4-A3 Mantener actualizada
D4-O4 Establecer el F2-O4 Diseñar un plan de D3-A3 Comparar la en el sistema la base de
personal encargado del actividades que defina las mercancía física vs. el datos del material para el
registro y custodia del funciones asignadas al sistema para conciliar las momento de emisión de las
material. personal encargado. diferencias obtenidas. facturas de entradas y
salidas.
F3-O2 Ejecutar D1-A2 Registrar de forma
D1-O1 Constituir un F2-A4 Determinar las
trimestralmente una inmediata la entrada y
soporte las facturas de capacidades del personal
evaluación del desempeño al salida de la mercancía para
entrada y salida del encargado del inventario y
personal sobre sus funciones asegurar su existencia en el
material. reforzar las debilidades.
encargadas. inventario.
D3-O3 Diseñar una F4-A1 Diseñar un plan de
F1-O3 Establecer la D4-A4 Desarrollar un
estrategia de control actividades sencillo y
realización de la conciliación programa de capacitación
interno que permita eficiente que el personal
de las diferencias físicas para el personal encargado
optimizar el inventario de pueda ejecutar para la
contra el sistema. del inventario.
la empresa. conciliación del material.
CAPITULO VI
LA PROPUESTA
En el presente capítulo del Informe de Pasantías se desarrollan y proponen las

Estrategias de Control Interno para la Optimización de los Inventarios de la Empresa
Comercializadora MM&LV, C.A. ubicada en Valencia, estado Carabobo, mediante el cual
se sugiere realizar lo siguiente:
6.1 Presentación de las Estrategias.

Mediante el desarrollo del presente Informe de Pasantía, se determinaron las más
adecuadas estrategias de control interno para la optimización de los inventarios en la
empresa Comercializadora MM&LV, C.A. ubicada en Valencia, estado Carabobo, con el
objetivo de que exista un control del material que entra y sale de la empresa, no solo del
que se recibe desde la importadora que la surte sino también de otros materiales que se
ofertan a los clientes, de modo que el proceso de recepción de los pedidos y el resto de las
operaciones sean más efectivas y organizadas.
La empresa Comercializadora MM&LV, C.A. no posee un sistema para identificar lo

que se encuentra en el almacén, es decir, no hay un control exacto de las entradas y salidas
del material de la empresa, de modo que muchas veces se pierden productos; a través de las
estrategias propuestas por medio del presente informe, la empresa podrá optimizar sus
inventarios y mejorar el desempeño de quienes lo ejecutan y manejan día a día, de modo
que el trabajo en la empresa será más eficiente y eficaz disminuyendo los conflictos
laborales y aumentando la capacidad de la empresa en el mercado al cual se dirige
generando mayor orden y mayores ventas.
6.2 Justificación de las Estrategias.

A través de la realización del informe de Pasantía en la empresa Comercializadora
MM&LV, C.A. se buscará optimizar la entrada y salida de material del inventario de la
empresa, y además de evidenciar la importancia y el valor de esta herramienta de trabajo
con la cual se logrará un mejor desempeño laboral al momento de que se realicen los
pedidos de los clientes y las solicitudes de materiales a la importadora.
Adicionalmente, se pretende generar múltiples beneficios para la organización, tales

como menor tiempo de empleo y efectividad al momento de recibir los pedidos y
despachar el material, un mejor desempeño laboral de los trabajadores del Departamento de
Almacén, organización del inventario y conocimiento exacto de la mercancía existente,
además de dar a conocer al cliente la disponibilidad precisa de los materiales los cuales
puede adquirir.
6.3 Objetivos:
6.3.1 General.
Propuesta de las estrategias de control interno para la optimización de los
estado Carabobo.
6.3.2 Específicos.
- Diagnóstico de la situación actual de la empresa Comercializadora MM&LV, C.A.
en el Departamento de Compra-Venta y Almacén.
- Identificación de los indicadores para elaborar las estrategias de control interno

C.A. ubicada en Valencia, estado Carabobo.
- Diseño de las estrategias de control interno para la optimización de los inventarios

de la empresa Comercializadora MM&LV, C.A. ubicada en Valencia, estado
Carabobo.
6.4 Beneficios de las Estrategias.
Ofrecer a la empresa las mejores estrategias de control interno para la optimización

de los inventarios de la empresa Comercializadora MM&LV, C.A. ubicada en Valencia,
Edo. Carabobo, que sean más adecuadas para la organización, de forma tal que exista un
control del material que entra y sale de la empresa, no solo del que se recibe desde la
importadora que la surte sino también de los otros materiales que se ofertan a los clientes,
de modo que al procesar los pedidos y el resto de las operaciones sean efectivas y
organizadas generando múltiples beneficios para la empresa.
Mantener a la empresa actualizada en cuanto a los sistemas de organización y

control de la entrada y salida de material de sus inventarios para determinar y conocer la
cantidad de productos que se tiene a disponibilidad y el estado en el cual se encuentran para
poder enviar las listas de productos y servicios a los clientes de la empresa, teniéndolos
informados y al día.
6.5 Factibilidad Económica.
Para la elaboración y el desarrollo de la propuesta de las estrategias de control

interno para la optimización de los inventarios de la empresa Comercializadora MM&LV,
C.A. ubicada en Valencia, estado Carabobo, se cuenta con la factibilidad económica, ya que
la empresa posee todos los recursos necesarios para llevar a cabo la ejecución de las
actividades referentes al Informe de Pasantías, estos recursos están representados por el
costo de la realización de la propuesta, tales como la inversión del tiempo para su
desarrollo, y el costo de la compra de nuevos recursos o materiales que sean necesarios para
el desenvolvimiento y aplicación de la estrategia.
En consecuencia, para la ejecución y desarrollo de la estrategia en la empresa caso de

estudio, la factibilidad económica representa un factor aditamento debido a que la empresa
trabaja bajo una línea de crédito con la importadora de repuestos, pero a su vez es un
elemento de gran importancia ya que por medio de los recursos financieros se puede
solucionar las carencias que presenten otros recursos de la empresa.
6.6 Desarrollo de las Estrategias.
Para el desenvolvimiento de la propuesta de las estrategias de control interno para la

optimización de los inventarios de la empresa Comercializadora MM&LV, C.A., del
presente Informe de Pasantías se sugieren las siguientes estrategias:
1.- Diseñar una base de datos sistematizado de la mercancía de la empresa que soporte las
facturas de entrada y salida del material.
Con la presente estrategia se busca la creación y actualización de la base de datos de

la mercancía existente en el inventario de la empresa caso de estudio, que confirme todas
las facturas de entrada y salida del material del inventario; para la realización de dicha
estrategia, se sugiere seguir con una serie de pasos los cuales se especifican a continuación:
Aplicación: Mediante el programa administrativo Saint Software se realizará el registro de

toda la información que suministra la revisión de la entrada y salida de la mercancía al
momento de la formulación de los pedidos, en donde se describe el producto, el código del
ítem, cantidad disponible, lote y costo del producto.
Responsables: El personal encargado de formular los pedidos y de la facturación.
Beneficios: Con esta base de datos será posible comparar la mercancía que es recibida con
la que está registrada con la orden de compra de entrada existente actualmente en el
inventario, además de tener disponible en todo momento la información actualizada.
Herramientas: Se ejecutará a través de la comparación del envío y la orden de compra

recibida, el cual debe ser realizado por el supervisor del área del Departamento de Compra-
Venta y Almacén.
Supervisión: Esto se llevará a cabo al finalizar la recepción de la mercancía en la empresa

comparando la información que arroja el sistema, así como lo que está plasmado en el
pedido y la facturación, lo cual hace más sencillo su verificación.
Control: Debe de diseñarse un formato para la recepción del material que contenga la
información necesaria acerca del puesto de descarga asignado, número consecutivo, fecha
de entrada, hora de entrada, hora de salida, número de remisión, transporte, precinto,
conductor, recepcionista, placa, punto de embarque y observaciones. (Ver Cuadro N° 1 pág.
70)
2.- Elaborar un plan de actividades para la custodia del material o mercancía de la empresa
antes de cada evento de conteo y la conciliación de la mercancía física con el sistema.
Esta estrategia pretende asignar al personal encargado y responsable para la custodia

de la mercancía así como el registro y la descripción de la situación durante el inventario,
para la ejecución de esta estrategia es necesario realizar lo siguiente:
Aplicación: Para cada actividad a realizar se debe hacer un plan de trabajo o un plan de
actividades mediante el cual el personal encargado de custodiar la mercancía anoten
cualquier situación que surja en relación al material que se encuentre en el inventario en el
formato que se utilizará para informar cualquier irregularidad en el almacén, luego de
revisar las diferencias encontradas.
Responsables: El personal responsable serán los encargados del inventario en el almacén.
Beneficios: A través de esta estrategia se busca lograr un control en la custodia del material,
además de identificar las situaciones o irregularidades que sucedan durante las actividades,
lo que permita conocer las debilidades para posteriormente solventarlas, con la finalidad de
optimizar el proceso, de modo que el conteo de la mercancía sea confiable y preciso.
Supervisión: El supervisor del inventario en el Departamento de Compra-Venta y Almacén

debe de cumplir con la responsabilidad de la custodia.
Control: Principalmente el control de la actividad de custodia de la mercancía recae sobre el

personal de inventario debido a que es su responsabilidad velar por la confiabilidad en el
registro del material.
Formato: El formato que debe utilizar el responsable del inventario consta de una hoja de
Excel para el registro de cualquier irregularidad que suceda en relación a la mercancía, así
mismo, posteriormente de la revisión se tendrá que llenar el formato de Excel quien deba
realizar el registro de la información correspondiente, el cual debe contener: fecha de
emisión, quien emite, código, lote, cantidad, ubicación física, ubicación en el sistema, fecha
de recibo, usuario, numero de conformidad, acción tomada, fecha y operario.
Por medio de esta estrategia, también se busca comparar y conciliar los datos que se
encuentran en el inventario físico contra el inventario en sistema, determinando también las
observaciones que se obtengan en el informe de irregularidades.
Aplicación: El personal del Departamento de Compa-Venta y Almacén encargado del

inventario de la empresa será el responsable de la ejecución de la actividad de comparar la
información del inventario físico contra el sistema, especificando las cantidades existentes
en cada ubicación y las diferencias encontradas con la finalidad de conciliar los datos,
posteriormente debe justificarse los motivos del material perdido.
Responsables: El personal encargado de las operaciones del sistema de inventario.
Beneficios: El área de inventario de la empresa además de suministrar información

confiable sobre el inventario también se verá beneficiado al tener la posibilidad de evaluar
las debilidades que surjan en el proceso de custodia para aplicar estrategias y para la toma
de decisiones a favor de optimizar el proceso en la empresa.
Supervisión: Esta actividad debe ser evaluada por el supervisor del área de inventario el
cual debe firmar como revisado y presentarlo al Gerente del Departamento para validar la
confiabilidad del inventario.
Control: El control surgirá de los resultados que se obtengan de la conciliación de la

información del inventario, si el mismo está completo y no hubo pérdidas de material, se
podrá definir que se realizó una óptima gestión. De ocurrir lo contrario, será necesario que
se repita el proceso para luego evaluar los hechos ocurridos mientras se realizó la custodia
del material de la empresa.
Herramientas: El formato que se debe presentar para la realización del inventario de la

mercancía se realiza agendando el conteo del material en el sistema Saint Software. (Ver
Cuadro N° 2 pág. 71).
3.- Aplicar un plan de motivación mediante el cual se incentive la participación de los
trabajadores del Dpto. de Almacén de la empresa Comercializadora MM&LV, C.A. en la
toma de decisiones.
Aplicación: Crear un ambiente libre en donde fluya la comunicación estableciendo un

cronograma de reuniones periódicas en las que todos los trabajadores compartan sus
problemas, experiencias y conocimientos relacionados con su trabajo y temas para los
cuales están capacitados.
Responsables: El Jefe del Departamento de Almacén.
Beneficios: Con la aplicación de esta estrategia, el personal además de estar motivado en

cada una de las actividades de las cuales son responsables, al compartir sus opiniones se
sentirán parte de la organización y que son tomados en cuenta, lo cual mejorará su
desempeño laboral y las relaciones entre ellos.
Supervisión y Control: El manejo del plan de motivación debe ser inspeccionado por el
Gerente General de la empresa conjuntamente con el Jefe del Departamento de Almacén.
Herramientas: Establecer mecanismos de participación directa, mediante los cuales los

trabajadores entreguen sugerencias, opiniones que contribuyan a la mejora de la gestión y el
desarrollo de ideas. Se colocará un buzón de sugerencias en donde depositen de forma
anónima sus comentarios a lo relacionado con las actividades del departamento.
4.- Programar un plan de capacitación del personal del Dpto. de Almacén de la empresa
Comercializadora MM&LV, C.A. para reforzar sus habilidades y disminuir sus debilidades.
Aplicación: Impartir al personal del Departamento de Almacén de la empresa programas
diseñados para transmitir información y contenidos relacionados específicamente a las
actividades y procedimientos que deben realizar diariamente.
Responsables: El Gerente General de la mano con el Jefe del Departamento de Almacén de

la empresa Comercializadora MM&LV, C.A.
Beneficios: Eliminar los costos de recurrir a consultores externos, mejorar la relación jefes-
subordinados, ayudar al personal a identificarse con los objetivos de la organización,
aumentar la confianza, la posición asertiva y el desarrollo del personal de la empresa.
Supervisión: El Jefe del Departamento de Almacén de la empresa.
Control: Mediante las evaluaciones de desempeño anual se podrá determinar si el plan de

capacitación del personal ha dado resultado, de lo contrario, se aplicaría la misma estrategia
pero se cambiaría la herramienta.
Herramientas: Seminarios o Talleres de corta duración, alrededor de 14 horas en dos (2) o

tres (3) fechas y sobre temas puntuales que sirvan para reforzar las capacidades del personal
o difundir aspectos técnicos y administrativos, los cuales generalmente se realizaran dentro
de la misma empresa.
5.- Determinar las diferencias que aparecen durante el evento de conteo de la mercancía de
la empresa en un informe.
Aplicación: Realizar un informe mediante el cual se plasmen las diferencias encontradas

durante el conteo de la mercancía que se encuentra en el inventario físico y en el sistema de
la empresa, además de indicar el por qué de las discrepancias y la solución a dichas
diferencias para evitar que vuelva a ocurrir.
Responsables: El encargado de realizar el informe de las diferencias encontradas durante en
el evento de conteo, será el Jefe del Departamento de Almacén.
Beneficios: Identificar las discrepancias en el inventario de la mercancía de la empresa,

notificar las faltas, determinar la causa de las diferencias encontradas, mantener un registro
de los sucesos para posteriores informes, además de servir como instrumento de
confiablidad del material dentro de la empresa.
Supervisión: La realización del informe estará bajo la supervisión del Jefe del
Departamento de Almacén.
Control: Cada vez que se realice un evento de conteo de la mercancía y se encuentren

discrepancias en el inventario físico con el inventario del sistema, se realizará un informe
para controlar estas fallas.
Herramientas: El informe en el cual se indiquen las diferencias encontradas en el evento del

conteo, el por qué de las fallas y las medidas que se tomarán para evitar que vuelva a
ocurrir una situación similar.
Cuadro N° 1
FORMATO DE RECEPCION DE
MERCANCIA
Punto de N° Consecutivo Fecha:

Descarga Hora de Entrada:
Asignado:
Hora de Salida:
RIF: J-29960733-9
N° Factura:
NUMERO DE
REMISION: TRANSPORTE:
PRECINTO: CONDUCTOR:
RECEPCIONISTAS: PLACAS:
PTO. DE EMBARQUE:
OBSERVACIONES:
Cuadro N° 2
FECHA DE
EMISION:
RIF: J-29960733-9
EMISOR:
ACCION
UBC. UBC. FECHA N° TOMADA, DISCREPANCIA
CODIGO LOTE CANT USUARIO
FISICA SISTEMA RECIBO CONFORMIDAD FECHA Y CANT
OPERARIO
ANEXOS
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ
FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES
ESCUELA DE ADMINISTRACION DE EMRPESAS
CARRERA ADMINISTRACION DE EMPRESAS
MODELO DEL CUESTIONARIO
Introducción
El presente cuestionario tiene como objetivo recabar la información posible acerca

del estudio denominado: Estrategias de Control Interno para la Optimización de los
Inventarios en la Empresa Comercializadora MM&LV, C.A. Ubicada en Valencia,
Estado Carabobo, con la finalidad de presentar el Informe de Pasantías para optar por el
título de Licenciado en Administración de Empresas. Las respuestas que Usted aporte serán
tratadas bajo estricta confidencialidad y serán utilizadas para fines académicos.
Los datos obtenidos tienen carácter de confidencialidad, por lo cual no es necesaria

su identificación; sin embargo, se espera y se agradece su cooperación y que la misma
atienda a los aspectos fundamentales de la información: sinceridad y veracidad; por lo cual
se les reitera la importancia de la objetividad que usted pueda brindar al momento de
responder cada una de las preguntas planteadas, los cuales se orientan exclusivamente a la
concreción de un proceso de investigación.
Instrucciones:
- Leer detenidamente cada una de las preguntas y opciones planteadas.

- Marcar con una X la opción que considere correcta.
Gracias por su Atención.
1.- ¿En la empresa Comercializadora MM&LV, C.A. el Departamento de Almacén se
encarga de la toma de decisión en relación a la ejecución de un determinado evento de
conteo?
a) Siempre
b) Algunas veces
c) Nunca
2.- Para el proceso de inventario y recepción de la mercancía de la empresa, ¿Existe una

división de funciones previamente establecidas?
a) Siempre
b) Algunas veces
c) Nunca
3.- ¿Se registran y analizan los datos de las diferencias encontradas en la revisión física
contra el sistema?
a) Siempre
b) Algunas veces
c) Nunca
4.- En la empresa Comercializadora MM&LV, C.A. ¿Se lleva a cabo un registro

documental o computarizado de la mercancía que ingresa y sale de la misma?
a) Siempre
b) Algunas veces
c) Nunca
5.- ¿Se realiza un plan de actividades para el proceso de custodia de la mercancía antes de
cada evento de conteo en la empresa?
a) Si
b) No
6.- En la empresa, ¿Con qué frecuencia se realizan los eventos de conteo de la mercancía?
a) Trimestral
b) Semestral
c) Anual
7.- ¿Se registra de forma computarizada o documental el inventario de la mecánica de la

empresa Comercializadora MM&LV, C.A.?
a) Siempre
b) Algunas veces
c) Nunca
8.- ¿Se lleva cabo en la empresa un registro de las diferencias encontradas durante los
eventos de conteo de la mercancía entre la existencia física y la existencia en el sistema?
a) Siempre
b) Algunas veces
c) Nunca
9.- ¿Posteriormente se elabora un informe justificado de las diferencias encontradas o del
material faltante en el inventario durante los eventos de conteo?
a) Siempre
b) Algunas veces
c) Nunca
10.- En el proceso de inventario de la empresa, ¿Es eficiente y eficaz el personal encargado

antes, durante y después de cada evento de conteo?
a) Siempre
b) Algunas veces
c) Nunca
11.- En la empresa Comercializadora MM&LV, C.A. ¿Se les dicta al personal encargado
del inventario un programa de entrenamiento para la realización de las actividades que
deben ejecutar antes, durante y después de cada evento de conteo?
a) Siempre
b) Algunas veces
c) Nunca
12.- De aplicar la empresa una evaluación de desempeño laboral al personal encargado del
proceso de inventario, indique su frecuencia.
a) Trimestral
b) Semestral
c) Anual
Cuadro 1. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
TIEMPO
ACTIVIDADES TOTAL
A M J J A S O N D E F EN
2012 2012 2012 2012 2012 2012 2012 2012 2012 2013 2013 MESES
Planificación de la
Investigación. Diagnóstico de
X 1
la Situación y Planteamiento
del Problema.
Desarrollo del Objetivo

X 1
General y Específicos.
Recolección de Antecedentes,
Bases Teóricas y la Definición X 1
de los Términos Básicos.
Diseño de la Investigación y
X 1
Fases de la Investigación.
Identificación de los Recursos

utilizados para la X 1
Investigación.
Revisión Tutorial y
Metodológica y Correcciones X X X 3
de Tesis I.
Desarrollo de las Fases

X X 2
Metodológicas.
Desarrollo de la Propuesta.
X X 2
Resultados.
Conclusiones y
X 1
Recomendaciones.
Revisión Tutorial y X 1
Correcciones Finales de IP II.
Presentación Tutorial y X 1
Correcciones Finales de IP II.
Presentación Final y Defensa

X 1
de la Investigación.
Total 11
Fuente: Carlos A. Guevara (2012)

CONCLUSIONES
En el presente Informe de Pasantías se desarrollaron estrategias de control interno

para la optimización de los inventarios en la empresa Comercializadora MM&LV, C.A.
para establecer un control del material que entra y sale de la empresa, no solo el que se
recibe desde la importadora que la surte, sino también de los otros materiales que se ofertan
a los clientes, de modo que al procesar los pedidos y el resto de las operaciones sean
efectivas y organizadas.
Al realizar el diagnóstico de la situación actual de la empresa en el Departamento de

Compra-Venta y Almacén, mediante la aplicación del instrumento a la muestra
seleccionada, se determinó que el Departamento de Compra-Venta y Almacén se encarga
de la toma de decisión en relación a la ejecución de un determinado evento de conteo, que
en el proceso de inventario y recepción de la mercancía de la empresa existe una división
de funciones previamente establecidas, además de llevar a cabo un registro documental o
computarizado de la mercancía que ingresa y sale de la misma.
También se determinaron las debilidades de la empresa arrojadas a través del

instrumento de recolección de datos, interpretadas por medio de un análisis POAM y PCI y
finalmente analizadas y direccionadas a la estrategia mediante la Matriz DOFA indicando
que es necesario diseñar una base de datos sistematizado de la mercancía de la empresa que
soporte las facturas de entrada y salida del material, realizar un registro del material en el
inventario sistematizado, comparar la mercancía física con el sistema y conciliar las
diferencias obtenidas y determinar las diferencias que aparezcan durante el evento de
conteo de la mercancía en un informe, además de mantener actualizada en el sistema la
base de datos del material para el momento de emisión de las facturas.
En la última fase del presente Informe de Pasantías se proponen las estrategias de

control interno para la optimización de los inventarios de la empresa Comercializadora
MM&LV, C.A., con el fin de mejorar y reforzar tantos las debilidades como las fortalezas
en el Departamento de Compra-Venta y Almacén, además de volver más eficiente y eficaz
el desempeño del personal encargado de estas actividades.
Esto ayudará a la empresa a optimizar su sistema de Compra-Venta y Almacén de

modo que al momento de la entrada y salida de material del inventario el proceso sea más
efectivo, logrando realizar las actividades con mayor rapidez evitando el acumulamiento de
las facturas y a su vez evitando la generación de Notas de Crédito ya que existirá mayor
confiabilidad en el inventario de la empresa para cuando el cliente realice su pedido.
Finalmente, se logró cumplir con los objetivos del Informe de Pasantía, tales como el
diagnóstico de la situación de la empresa Comercializadora MM&LV, C.A. en el Dpto. de
Compra-Venta y Almacén, se identificaron las debilidades, oportunidades, fortalezas y
amenazas las cuales permitieron el diseño de las estrategias de control interno para la
optimización del inventario de la empresa. La mayoría de las estrategias fueron aplicadas
actualmente arrojando grandes resultados dentro de la empresa y otras se tomaron en cuenta
por parte de la Directiva y Alta Gerencia para aplicarlas a mediano y largo plazo, y así
llegar al éxito.
RECOMENDACIONES
En cuanto a las debilidades que arrojó la investigación y el diagnóstico realizado en el

presente Informe de Pasantías, se formulan las siguientes recomendaciones a tomar en
cuenta para la implementación de estrategias de Control Interno para la Optimización de los
Inventarios de la Empresa Comercializadora MM&LV, C.A., la cual requiere mejorar el
proceso de inventario o activos propios:
- Se recomienda que en la recepción de la mercancía se realice un conteo físico de las
mismas antes de ubicarlas en sus lugares en el almacén, lo cual asegurará la
confiabilidad de la información resultante.
- Diseñar una Base de Datos sistematizado de la mercancía de la empresa que soporte
las facturas de entrada y salida del material.
- Establecer el personal encargado y necesario para el registro y la custodia de la

mercancía antes, durante y después de los eventos de conteo, además de diseñar un
plan de actividades y definir las funciones asignadas a al personal encargado.
- Realizar una planificación de las actividades a realizar para la custodia del material
de la empresa previamente al evento de conteo.
- Comparar la mercancía física con el sistema y conciliar las diferencias obtenidas,

luego determinar las diferencias que aparezcan durante el evento de conteo de la
mercancía en un informe.
- También se recomienda mantener actualizada en el sistema la Base de Datos de la

mercancía para el momento de emisión de las facturas.
- En relación a la aplicación de las estrategias de control interno en otras empresas, ya

sean públicas o privadas, se vuelve imprescindible la realización de un análisis
DOFA de la problemática planteada en la empresa que se desea implementar el
control interno para la optimización del inventario de la mercancía, con la finalidad
de diseñarlo en base a las debilidades y necesidades especificas de la empresa caso
de estudio, lo cual garantizara el éxito de los objetivos determinados.
- Por último, es recomendable que los investigadores al diseñar estrategias para el

control interno, tomen en consideración el manual de normas y procedimientos de la
empresa o bien sea de no existir dicho manual, basarse en las condiciones que dicte
la Directiva de la organización según sus necesidades, lo cual permitirá el acuerdo
de ambas partes además de precisar las actividades concernientes y llevar a cabo
con responsabilidad el proceso.
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Balestrini, M. (2002) Cómo se Elabora un Proyecto de Investigación. 2° Edición.

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inventarios.shtml

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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ

Empresa: Comercializadora MM&LV, C.A.

Autor(es): Guevara L., Carlos A.

San Diego, Enero de 2013

A Dios, por darme salud, por acompañarme en un largo paseo universitario en el

A mi papa, Carlos Adolfo, por todo su esfuerzo humano en mantener a la familia

A Maryandrea, esa gran mujer que conocí en la universidad, que me enseño a

A mi tutora empresarial, Marilena Sánchez, por disponer de su tiempo para

Gracias, a todos los profesores de la Escuela de Administración de Empresas, de la

Finalmente, a la Directiva de la empresa Comercializadora MM&LV, C.A. en la

3 Perfil de Capacidad Interna (PCI)………………………………………….61

4 Perfil de Oportunidades y Amenazas del Medio (POAM)…..……………..62

5 Matriz de Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas (DOFA).…63

6 Formato de Recepción de Mercancía…..……………………………………75

7 Formato Custodia y Conciliación de Mercancía…………………………….76

1.1 Reseña Histórica

La empresa Comercializadora MM&LV, C.A. comenzó como un proyecto entre dos

Posteriormente, laboraron varios años en la empresa General Motors de Venezuela en

Esto es solo el comienzo de la historia de la empresa familiar Comercializadora

“Mantenerse líder, en el mercado de repuesto automotrices incrementando

- Aportar los recursos financieros, técnicos, suministros y otros para la efectiva

- Administrar apropiadamente la calidad de nuestros productos y servicios de

- Mantener la continuidad en el mercado nacional, incrementando nuestro

- Garantizar la comercialización de repuestos automotrices de calidad, brindando

- El compromiso, el trabajo en equipo, profesionalismo, responsabilidad y la

1.6 Estructura Organizativa

La estructura de la empresa Comercializadora MM&LV, C. A. está compuesta por

Director: Es el líder la de la organización, el que toma las decisiones para dirigir a la

Departamento de Administración: Este departamento se encarga de todo lo

Departamento Compra-Venta: En este departamento se realizan todas las

Jefe de Almacén: Es el que se encarga de supervisar la correcta ejecución de todas

Figura N°1. Estructura Organizativa

Departamento Departamento de Departamento de

Fuente: Comercializadora MM&LV, C.A (2011)

Actividades realizadas por el Pasante

El departamento en donde se llevó a cabo las Pasantías será el Departamento de

Durante el período en el cual se realizó la Pasantía en la empresa Comercializadora

Elaboración de los pedidos

Facturación de los pedidos

Posteriormente a la elaboración del pedido se factura el material confirmado según su

Control de las entradas y salidas de material

Como lo indica el nombre de la actividad, aquí se manejan las entradas y salidas de la

Control de los contenedores

Todas estas actividades sirvieron de gran experiencia, ya que a través de estos

2.1 Planteamiento del Problema.

En el mundo empresarial actualmente sin importar la dimensión de la organización,

Algunos países de mayor crecimiento y desarrollo empresarial, poseen sistemas más

Asimismo, en Latinoamérica las empresas también implementan sistemas para el

En el caso de estudio, la empresa Comercializadora MM&LV, C.A. se encuentra con

Por lo tanto, durante la Pasantía se desarrollarán estrategias de control interno para la

2.2. Formulación del Problema.

De lo anteriormente planteado, surge la siguiente interrogante:

2.3. Objetivos de la Investigación.

2.3.1. Objetivo General.

2.3.2. Objetivos Específicos.

- Diagnosticar la situación actual de la empresa Comercializadora MM&LV, C.A. en el

- Diseñar las Estrategias de Control Interno para la Optimización de los Inventarios de la

2.4. Justificación del Estudio.