Universidad de Oriente.

Núcleo Bolívar.
Unidad Experimental Puerto Ordaz.
Especialidad: Licenciatura en Administración.
Cátedra: sistemas administrativos y contables

Sección: 1

LA ORGANIZACIÓN EM
PRESARIAL Y LOS SISTEMAS

Profesora: Bachiller:
FREIRE

Cuidad Guayana

1.1 Características generales de los sistemas

 CONCEPTO
 Es un sistema central de la organización, que garantiza que la información se pueda
transmitir a través de todas las funciones empresariales, y todos los niveles de gestión,
para soportar la operación y administración de una empresa.

Según la definición de la RAE, un sistema es un conjunto de reglas, principios o cosas

que relacionadas y ordenadas entre sí, ayudan a lograr un objetivo determinado. De
acuerdo con esto, un sistema empresarial está compuesto por diferentes piezas o
funcionalidades que sirven para desarrollar tareas específicas de acuerdo con su
especialidad, y que unidas facilitan las labores administrativas de un negocio.

Un sistema es un conjunto de elementos ligados por un conjunto de relaciones, de forma

que toda modificación de un elemento implica una modificación de otros elementos del
conjunto. Añadiremos que estos conjuntos de elementos interdependientes existen en un
entorno, y que la interdependencia entre las variantes de un sistema es una característica
esencial del mismo.

 UBICACIÓN Y DELIMITACIÓN

Es el proceso por el cual se gestionan los recursos de una compañía para alcanzar los
objetivos planteados por la gerencia.

En otras palabras, la dirección empresarial es una actividad continua donde la firma

plantea, coordina y desarrolla las tareas necesarias para cumplir las metas trazadas.

La dirección de empresas, como explicaremos a continuación, abarca distintos ámbitos

de la organización y exige que los gestores utilicen diversos conocimientos y
habilidades.

Existen tres niveles de dirección empresarial:

 Alta dirección: Se refiere a los cargos más importantes de la organización, como el

gerente general y el gerente financiero. Son los que toman las decisiones más
importantes, definiendo el rumbo que tomará la firma.
 Dirección intermedia: Son los responsables de dirigir las diferentes áreas de la empresa,
como la gerencia de recursos humanos, la gerencia de compras, el área legal o contable,
entre otros. Funcionan como un nexo entre la alta dirección y la dirección operativa.
 Dirección operativa: Son los empleados que tienen una responsabilidad extra dentro de
la organización como, por ejemplo, el gerente de uno de los establecimientos de una
cadena de comida rápida. Se encargan de dirigir a un grupo y tomar decisiones para
resolver problemas cotidianos que deben ser abordados de forma inmediata.

 CLASIFICACIÓN
+ Sistema de procedimientos de transacciones (TPS)

Son usados para registrar, almacenar, modificar y controlar información recolectadas de

transacciones realizadas por la organización, con el fin de tener seguridad y consistencia
de los datos que están involucrados. Es importante que este sistema sea capaz de
solucionar errores que ocurran durante el proceso de transacción, o sea, poder deshacer
transacciones u operaciones que tengan errores.

Los sistemas TPS, tienen ciertas propiedades importantes: automatizan las tareas que
son operativas dentro de la organización, suelen ser los primeros sistemas que se
implementan en una organización, los procesos y cálculos suelen ser simples, permiten
almacenamientos de grandes cantidades de datos.

Existen ciertas características que uno esperaría de un TPS, como:

- Rápida capacidad de respuesta.

- Debe ser fiable.
- Debe necesitar solo cierta información para registrar las transacciones.

Otro punto a destacar, es que, como parámetro, existe la ACID para demostrar su
fiabilidad, midiendo ciertas características que deben tener como:

- Durabilidad de información almacenada

- Que las transacciones no se vean afectadas entre ellas
- Una operación se realiza o no se realiza, no se puede quedar a medias
- Asegurar que una transacción no romperá con la integridad de la base de
datos.

+ Sistemas del conocimiento (KWS)

Dan soporte a profesionales, con el fin de ayudar a buscar, crear e implementar nuevos
conocimientos que contribuyen al mejoramiento de la empresa.

+Sistemas de información administrativa (MIS)

Proporcionan apoyo al nivel administrativo, entregando información a los gerentes, dan

servicios a las funciones de planteamientos, control y toma de decisiones. Este sistema
se basa en el sistema de transacciones.

Ejemplo

Datos de transacciones en grupo:

- Entran datos resumidos de transacciones

- Se procesa y se obtiene informes resumidos.

+ Sistemas de apoyo a la toma de decisiones (DSS)

Este sistema es a nivel administrativo, combina datos y modelos analíticos sofisticados

o herramientas de análisis para ayudar a los gerentes en la toma de decisiones.
Ejemplo:

Sistema de estimación de costo

- Entrada: datos de bajo volumen, bases de datos, modelos analíticos

- Procesamiento: analítico, simulaciones, análisis
- Salida: informes especiales, análisis, respuesta a consultas.

+ Sistemas expertos

Estos sistemas usan enfoques en el razonamiento de la inteligencia artificial para

resolver los problemas que les plantean los usuarios. Es un sistema informático que
simula a los expertos humanos de un área específica.

+ Sistema de automatización de oficinas (OAS)

Sistemas que incrementan la productividad de los usuarios llamados sistemas de

automatización de oficina. La principal función de este tipo de sistema es agilizar el
intercambio de información entre las diferentes áreas funcionales.

Ejemplo:

- Microsoft Office
- Google docs

Entre otras clasificaciones que se pueden encontrar.

 JERARQUIZACIÓN

La jerarquía empresarial hace referencia a la forma de organizar y clasificar a los

distintos empleados de una compañía. Puede ser en orden ascendente o descendente. Su
objetivo es conseguir que los más experimentados guíen, en su desempeño profesional,
a los que no tienen tanta destreza o experiencia en el negocio. Es importante subrayar
que el modelo jerárquico ha de aplicarse de forma eficaz y con herramientas que
faciliten la adaptación de todos los empleados. En caso contrario, como veremos más
adelante, puede afectar a los resultados empresariales y el rendimiento del equipo.

Sí, existen diferentes tipos de jerarquía empresarial los cuales son:

-Lineal

Es el modelo de jerarquía más antiguo y tradicional. Consiste en dividir a la plantilla en

dos grandes grupos: jefes y subordinados. En este modelo de jerarquía lineal cualquier
decisión ha de consultarse con el superior. Actualmente, gracias a los estudios en
administración y gestión de empresas, las compañías han comenzado a entender que el
estrés por la toma de decisiones junto a la sobrecarga de trabajo de los superiores puede
ser perjudicial para la empresa. Sin embargo, es más fácil adaptarse a un sistema tan
tradicional como eficaz como el lineal que a cualquier otro modelo.
-En línea

La jerarquía en línea parte de la base de la anterior, pero incluye opciones de consulta a

diferentes departamentos. Así se consigue ganar en inmediatez al decidir y también se
reduce el margen de error. Los directivos de cada departamento solo les dan
instrucciones a los que trabajan con ellos. La comunicación entre niveles es más fluida
que en el modelo tradicional.

-En comité

En la jerarquía empresarial en comité, en lugar de darle toda la responsabilidad a una

persona, se reparte entre varios compañeros. Cualquier decisión ha de tomarse de forma
democrática por el grupo correspondiente. Aunque en algunas ocasiones el grupo puede
delegar la toma de decisiones una de las personas del comité. La idea es conseguir que
todos los empleados puedan opinar sobre los cambios a realizar.

-Matricial

Este último tipo de jerarquía empresarial, conocido como jerarquía matricial, también se

basa en la estructura en línea, pero los jefes son dos y no uno. El objetivo es poder
repartir mejor el trabajo y explotar la especialización de cada empleado. El director del
proyecto es siempre el que toma la decisión final en caso de duda.
Debes saber que este tipo de opciones está en continua renovación. Por suerte, cada vez
más se opta más por la flexibilidad y la adaptabilidad.

1.2 Teoría general de los sistemas

 CONTEXTO HISTÓRICO

La teoría general de sistema tiene su origen en los mismos orígenes de la filosofía y la

ciencia. La palabra sistema proviene de la palabra sistema, que a su vez procede de
synistanai (reunir) y de synistemi (mantenerse juntos).

Específicamente se le atribuye a George Wilhelm Friedrich Hegel (1770-1831) el

planteamiento de las siguientes ideas:

- El todo es más que la suma de las partes

- El todo determina la naturaleza de las partes
- Las partes no pueden comprenderse si se consideran en forma aislada del
todo
- Las partes están dinámicamente interrelacionas o son interdependientes.

La teoría general de los sistemas aparece como una meta teoría, una teoría de teorías,
que partiendo del muy abstracto concepto de sistema busca reglas de valor general,
aplicables a cualquier sistema y en cualquier nivel de la realidad (isomorfismo).
Isomorfismo se define como aquel principio que se aplica igualmente en diferentes
ciencias sociales y naturales, por ej.: en la evolución de las lenguas y en la evolución de
los seres vivos se verifican isomorfismo, a partir de una lengua (o un ser vivo) en
común, evolucionaron en forma paralela e independiente una de otras varias lenguas (o
especies vivientes).

La principal aplicación de esta teoría, está orientada a la ciencia, cuyo paradigma era la
física. Los sistemas complejos, como los organismos o las sociedades permiten este tipo
de aproximación solo con limitaciones. En la aplicación de estudios de modelos
sociales, la solución a menudo era negar la pertinencia científica de la investigación de
problemas relativos a esos niveles de la realidad.

 CONCEPTOS

- Ambiente

Se refiere al área de sucesos y condiciones que influyen sobre el comportamiento de un

sistema. En lo que a complejidad se refiere, nunca un sistema puede igualarse con el
ambiente y seguir conservando su identidad como sistema.

- Energía

La energía que se incorpora a los sistemas se comportan según la ley de la conservación

de la energía, lo que quiere decir que la cantidad de energía que permanece en un
sistema es igual a la suma de la energía importada menos la suma de la energía
exportada.

- Entropía

El segundo principio de la termodinámica establece el crecimiento de la entropía, es

decir, la máxima probabilidad de los sistemas es su progresiva desorganización y,
finalmente, su homogeneización con el ambiente.

 LEYES Y PRINCIPIOS

Según esta teoría, todo sistema se compone de:

- Entradas, insumos o inputs:

Que son aquellos procesos que incorporan información, energía o materia al sistema,
proviniendo del afuera.
 - Salidas, productos o outputs:
 Que son lo obtenido mediante el funcionamiento del sistema y que por lo general salen
del sistema al medio externo.
- Transformadores, procesadores o throughput:
Mecanismos del sistema que producen cambios o convierten entradas en salidas.
- Retroalimentación:
Aquellos casos en que el sistema convierte sus salidas en entradas.
- Medio ambiente:
 Todo lo que rodea al sistema y existe fuera de él, lo cual a su vez constituye un sistema
dentro de otro sistema y así hasta el infinito.

A partir de este último factor, se reconocen tres tipos de sistemas:

Sistemas abiertos:
 Aquellos que comparten información libremente con su medio ambiente.

Sistemas cerrados:
 Aquellos que no comparten información de ningún tipo con su medio ambiente. Son
siempre sistemas ideales.
Sistemas semiabiertos o semicerrados:
 Aquellos que comparten la menor información posible con su medio ambiente, aunque
sin llegar a ser cerrados.

 PRINCIPIO DE EQUIFINALIDAD

Equifinalidad significa que un sistema viviente, a partir de distintas condiciones

iniciales y por distintos caminos, puede llegar a un mismo estado final. Un sistema
puede alcanzar la misma meta siguiendo diferentes itinerarios en sus procesos
organismos.

se entiende la propiedad de conseguir por caminos muy diferentes, determinados

objetivos, con independencia de las condiciones individuales que posea el sistema.
Aunque varíen determinadas condiciones del sistema, los objetivos deben ser
igualmente logrados. 
En resumen, podemos decir que en un sistema se pueden usar diferentes procesos, pero
siempre se va a obtener la misma finalidad.

 PRINCIPIO DE HOMEOSTASIS

Podríamos definir la homeostasis como la tendencia hacia equilibrio, una característica

fundamental de todos los sistemas. Es un término muy común en el estudio de los
procesos fisiológicos como el hambre, la sed, etc.

Un sistema homeostático es, por definición, un sistema abierto, es decir,

recibe retroalimentación o feedback del exterior y por tanto mantiene sus funciones y su
estructura a través de una multiplicidad de equilibrios dinámicos, controlados por
mecanismos de regulación. O dicho de un modo más sencillo, el sistema permanece en
equilibrio porque se comunica con el exterior, regulándose en función del entorno y de
sus necesidades.

 LEY DE REQUISITO DE VARIEDAD

A partir del mecanismo de equilibrio homeostático, se deriva que “los sistemas viables
mantienen un comportamiento de equilibrio solo mediante un múltiple contacto con
todo lo que se encuentra fuera de ellos y que esto implica necesariamente una amplia
exposición a la complejidad”  para mantener el equilibrio y ser viables, los sistemas
requieren mantener un nivel de relaciones adecuado con un entorno complejo, lo cual
les exige mantener en sí mismos niveles mínimos de complejidad y estar en capacidad
de cambiarlos según las necesidades que plantee su interacción con el ambiente. Esa
reflexión lleva implícita la ley de la variedad requerida, según la cual:
Dado un sistema y un regulador (controlador) de este sistema, la cantidad de regulación
posible es absolutamente limitada por la variedad del regulador (la que puede distinguir
y manejar).
Es decir, la complejidad relativa entre el sistema regulador y el sistema regulado es de
importancia crucial para alcanzar el objetivo de control.

Establecer que cuanto mayor es la variedad de acciones de un sistema regulado, también

es mayor la variedad de perturbaciones posibles que deben ser controladas. Dicho de
otra manera, la variedad de acciones disponibles en un sistema de control debe ser por
lo menos, tan grande como la variedad de acciones o estados en el sistema que se quiere
controlar, al aumentar la variedad, la información necesaria crece.

Todo sistema complejo se sustenta en la riqueza y variedad de la información que lo

describe, pero su regulación requiere en sí mismo un incremento en términos de
similitud con las variables de dicha complejidad. Un concepto, el de variedad, coincide
con el de redundancia, dentro del despliegue teórico que Ashby hace acerca de la auto
organización en los sistemas complejos, que le sitúan en la cercanía de von Foreste y la
cibernética de segundo orden, base del constructivismo radical.

 PRINCIPIO DE ENTROPÍA

La entropía el es desgaste del sistema principalmente originado por el transcurso del

tiempo o por el mismo funcionamiento del sistema. La entropía es un concepto usado
hacia la desorganización y también la distribución uniforme de los elementos del
sistema.

Ejemplo:

Un ejemplo seria el control de competitividad o desempeño que existe en una

organización, esto quiere decir que las personas no trabajamos igual con el transcurso
del tiempo. Esto se debe a: la interacción entre las diferentes áreas que existen en la
organización, al aprendizaje de cada persona dentro o fuera de la organización, a la
tendencia natural que tenemos de evitar los controles, todo esto lleva a que las
organizaciones estén constantemente luchan por controlar estos problemas que las
llevan hacia a la desorganización llevándolos a la entropía. 

¿Qué pasa si un sistema es altamente entrópico?

Los sistemas altamente entrópicos tienden a desaparecer por el desgaste generado por su
proceso sistémico. 
La entropía indica el grado de desorden en un sistema, la entropía es la tendencia de
pasar de un estado ordenado a un estado desorganizado y finalmente al caos.

 TEORIA DE LA RECURSIVIDAD

Se dice que un sistema tiene la propiedad de recursividad Cuando contiene otros

sistemas dentro sí mismo.

Podemos entender por recursividad el hecho de que un sistema, este compuesto a su vez
de objetos que también son sistemas. Se utiliza cuando se evalúa algún tipo de problema
arbitrariamente complejo.

 ENFOQUES DE SISTEMAS

Podríamos encontrar diversas definiciones de sistema, pero debemos considerar que

todas ellas están desarrolladas de manera intuitiva debido al quehacer diario en nuestras
vidas, sin embargo, podemos tener una idea que describa a un sistema como un conjunto
de elementos que interactúan con un objetivo común. Todo sistema está integrado por
objetos o unidades agrupadas de tal manera que, constituya un todo lógico y funcional,
que es mayor que la suma de esas unidades.

Es un esquema metodológico que sirve como guía para la solución de problemas, en

especial hacia aquellos que surgen en la dirección o administración de un sistema, al
existir una discrepancia entre lo que se tiene y lo que se desea, su problemática, sus
componentes y su solución. El enfoque de sistemas son las actividades que determinan
un objetivo general y la justificación de cada uno de los subsistemas, las medidas de
actuación y estándares en términos del objetivo general, el conjunto completo de
subsistemas y sus planes para un problema específico. El proceso de transformación de
un insumo (problemática) en un producto (acciones planificadas) requiere de la creación
de una metodología organizada en tres grandes subsistemas:

- Formulación del problema

- Identificación y diseño de soluciones
- control de resultados.

1.3 Sistema y Procedimientos

  CONCEPTOS

Es una serie de funciones, pasos empleados por la dirección para que su labor o
cualquier trabajo sea desempeñado con mayor eficiencia, efectividad y economía. Es
una función encaminada al análisis de los planes de acción colectivos del personal, de
los procedimientos y de las formas y equipo con el fin de ayudar a la administración en
la simplificación y estandarización de las operaciones.
 
Un sistema: Es una reunión o conjunto de elementos relacionados que interactúan entre
sí para lograr un fin determinado
Procedimiento: Método para ejecutar algunas cosas.

SISTEMAS

Es un todo organizado y complejo, implica un complejo interconectado de componentes

o partes fundamentales relacionadas, que forman un todo. Son medios por los cuales el
personal de una empresa opera para lograr los objetivos de ella. Es un conjunto
organizado, formando un todo, en el que cada una de sus partes están interrelacionadas a
través de un orden lógico, que contenía sus actos hacia un fin determinado.

PROCEDIMIENTOS

Es una serie de labores concatenadas (unidas) que constituyen una sucesión cronológica
y la manera de ejecutar un trabajo encaminado al logro de un fin determinado. Es el
conjunto de rutinas específicas de trabajo en las que se incluyen el flujo de documentos,
la manutención de registros. El establecimiento de normas de trabajo agrego de espacios
etc. Son planes en cuanto establecen un método habitual de manejar actividades futuras.
Son verdaderas guía de acción, más que de pensamiento que detallan la forma exacta
bajo la cual ciertas actividades deben de cumplirse.

 OBJETIVOS

 REDUCIR TIEMPOS, COSTOS Y ESFUERZOS: Esto se logra evitando el uso de

mensajería para el envío de información y también evitando movilizar empleados.

 MEJORAR EL SISTEMA ADMINISTRATIVO: Una vez que se mejora la calidad

y cantidad de información importante para la empresa es posible tomar decisiones
certeras para la buena administración de la empresa.

 CENTRALIZAR EL CONTROL DE PROCESOS: Esto permite una mejor

organización debido a que la responsabilidad del ingreso de datos puede quedar en
una misma persona y por ende habrá un mejor control sobre los procesos a ejecutar.
La finalidad como tal de los sistemas y procedimientos administrativos es ayudar a la
alta gerencia a planear y obtener las metas de la organización, a que haga del
conocimiento general lo que se persigue, y contribuir a que el personal pueda satisfacer
esos deseos. La revisión de ambos elementos de la administración busca mejorar los
métodos, disminuir los costos del procesamiento de trabajo de oficina mediante la
eliminación de la duplicidad de funciones, ineficiencias, desperdicios, así como
desechar procedimientos anticuados.

 CLASIFICACIÓN

 Inicialmente se conoce dos clases de sistemas: los naturales y los artificiales

Los naturales son los que encontramos en la naturaleza, los que no han sido creados por
el hombre, por ejemplo, el sistema planetario, el sistema nervioso.

Los artificiales son los creados por el hombre, ejemplo: sistemas políticos, sistema
bancario.

Los sistemas artificiales pueden ser: Formales e Informales

Los formales son los planeados y controlados.
Los informales son los espontáneos.

 ACTIVIDADES

El área de sistemas y procedimientos desarrolla las siguientes actividades:

 Procedimientos: Elaboración de instructivos de procedimientos, o sea el

planteamiento por escrito de la forma en que debe realizarse cada tramite.

 Organización: Se definen las funciones básicas que requiere la institución para el

logro de sus objetivos y se diseña una estructura de organización que vaya acorde
con las necesidades de la misma.

 Informática: En esta parte se debe analizar la viabilidad de los sistemas manuales,

mecanizados o electrónicos para la producción de información y proponer
alternativas de solución, definir los estándares operativos de los sistemas
automatizados, asegurar que proporcione el soporte técnico a los sistemas
automatizados, y desarrollar y mantener programas para el procesamiento de la
información.

 Auditoria Administrativa: De esta función conviene citar las ideas que al respecto
plantea.

 Servicios complementarios: Además de los anteriores, el área de sistemas y

procedimientos puede presentar estos otros servicios:

- Definición del equipo que facilite la realización del trabajo.

- Aprovechamiento del espacio.

- La aplicación de microcomputadoras.

 EL DEPARTAMENTO DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

EL DEPARTAMENTO DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS Es un conjunto de

funciones y pasos ejecutados por la dirección para que su trabajo sea desempeñado con
mayor eficiencia, efectividad y economía.  Es una función encaminada al análisis de los
planes de acción colectivos del personal, de los procedimientos y de las formas y equipo
con el fin de ayudar a la administración en la simplificación y estandarización de las
operaciones. Se encarga de conocer los problemas organizativos, en sus aspectos
estructurales y de procedimientos, que surjan de la adecuación de los diversos sistemas
formales a los objetivos determinados por la dirección superior, y proponer las
soluciones que correspondan para mejorar el grado de eficiencia que aquellos posean,
apoyándose en las técnicas específicas corrientes, por propia iniciativa, por encargo de
algún sector directivo o dentro de un plan general de trabajo.