Sesión 02 PMO
Sesión 02 PMO
Sesión 02 PMO
CURSO
Project Controls Lead. Ing. Civil, MBA, PMP®,
PMO- CP, CPMP ISO 21500, PM4R ® Professional,
SSYB™, SMC™, SDC™, SFPC ®
Ing. Dayana Vanesa Romero
Monroy
✓ Ingeniera civil de la Universidad Nacional de San Agustín, Arequipa.
✓ MBA Project Management
✓ 9 años trabajando en Control de proyectos, oficina técnica, estimaciones y control de gestión.
✓ 4 años en docencia superior y universitaria.
✓ 4 años realizando implementaciones y consultorías en Gestión de Proyectos.
✓ Certificaciones en Gestión de proyectos por el PMI (PMP), Gestión de proyectos ágiles con Scrum
(SMC™) y Kanban (KIKF™), Gestión de Proyectos de Desarrollo (PM4R®). Certificación como
Profesional en PMO, CPMP ISO 21500, OKR-CP® y certificada como Six Sigma Yellow Belt para
la mejora de procesos.
✓ Especializaciones en Construction Management, Lean Construction, Lean Management, PMO, BIM
Management y Control de Proyectos.
✓ Ponente en más de 300 eventos tales como congresos, seminarios, talleres, webinars y
conferencias en países como Perú, Chile, Colombia y Costa Rica.
✓ Actual Instructora y capacitadora en Control y Dirección de Proyectos y programas con más de
70 cursos, especializaciones, talleres y Diplomados dictados.
✓ Actual Especialista en PMO y Dirección de Proyectos, docente y consultora.
Gobernanza
¿De dónde vienen los Proyectos ?
Plan Estratégico Portafolio
Visión Proyecto 1
Programa 1 Proyecto 2
Misión Proyecto 3
Selección y Proyecto 4
Objetivos Programa 2
Priorización
Proyecto 5
Proyecto n-1
Estrategias Programa n
Proyecto n
¿Qué es un Proyecto?
Herramientas
Entradas Salidas
y Técnicas
TRIANGULO DEL TALENTO
Etapas de un Proyecto de Construcción
Ciclo de Vida de un Proyecto de Construcción
Acta de Constitucion de Proyecto / Calidad ISO 9000-9001 /Gestion de Costos /Gestion del Alcance/Gestion de Interesados/Gestion de Adquisisiones/Gestion de Recursos/ Gestion de Riesgos/
Gestion de Salud, Seguridad y Medio Ambiente / Gestion de Financiamiento
LEAN CONSTRUCTION
Actores de la Construcción
Factores y activos
organizacionales
DIFERENCIA ENTRE ACTIVOS Y EEFF
EEFF Activos
EEFs, hacen referencia a las
condiciones que no están bajo el Son los planes,procesos, políticas,
control del equipo del proyecto y procedimientos y bases de
que influyen , restringen o dirigen conocimientos específicos de la
el Proyecto. Pueden ser internas o organización y utilizado por la
externas a la organización. misma.
Procesos Operativos
Procesos de Proyecto
lleva a cabo para crear un un producto repetitivo, continuo,
producto, servicio o resultado repetible y estandarizable.
único. • Existe personal autorizado para
• Alcanza su objetivo y concluye. realizar la operación.
• Luego de su culminación,
generalmente se actualizan los • Ejemplo:
procesos operativos. • Mantenimiento preventivo de HW
• Tramite de pago a proveedores
• Ejemplo:
• Implementación de Módulo
Software
• Implementación de Sistema de
Trámite Documentario
Estándar en Dirección de Proyectos :
ISO 21500
Grupo de Proceso Grupos de Materias
Inicio
Planificación
Implementación
Control
Cierre
Parte
Integración Alcance Recurso Tiempo Costo Riesgo Calidad Adquisiciones Comunicación
interesada
Madurez
Organizacional
PMO
LA OFICINA DE DIRECCIÓN DE
PROYECTOS
• Una oficina de dirección de proyectos (PMO) es una estructura de la
organización que estandariza los procesos de gobernanza relacionados con el
proyecto y facilita el intercambio de recursos, metodologías, herramientas y
técnicas.
• Las responsabilidades de una PMO pueden abarcar desde el suministro de
funciones de soporte para la dirección de proyectos hasta la propia dirección de
uno o mas proyectos.
• Existen varios tipos de PMOs en las organizaciones. Cada tipo varia en función
del grado de control e influencia que ejerce sobre los proyectos en el ámbito de
la organización
OFICINA DE DIRECCIÓN DE
PROYECTOS – TIPOS DE PMO
PMO de Apoyo o Soporte.
Las PMOs de apoyo desempeñan un rol consultivo para los proyectos,
suministrando plantillas, mejores practicas, capacitación, acceso a la
información y lecciones aprendidas de otros proyectos. Este tipo de
PMO sirve como un repositorio de proyectos. Esta PMO ejerce un
grado de control reducido.
LA OFICINA DE DIRECCIÓN DE
PROYECTOS –TIPOS DE PMO
PMO de control
Las PMOs de control proporcionan soporte y exigen cumplimiento por
diferentes medios. Esta PMO
ejerce un grado de control moderado. Este cumplimiento puede implicar:
• La adopción de marcos o metodologías de dirección de proyectos;
• El uso de plantillas, formularios y herramientas específicos; y
• La conformidad con los marcos de gobernanza.
LA OFICINA DE DIRECCIÓN DE
PROYECTOS – TIPOS DE PMO
PMO Directiva
Las PMOs directivas ejercen el control de los proyectos
asumiendo la propia dirección de los mismos. Los directores de
proyecto son asignados por la PMO y rinden cuentas a ella. Estas
PMOs ejercen un grado de control elevado.
LA OFICINA DE DIRECCIÓN DE PROYECTOS
El modelo PMO Se lanzaron PMO Mix El Modelo PMO ROI y El software PMO EL PMO VALUE RING ya
Maturity Cube Manager, PMO Tune el modelo PMO VALUE RING se lanzó se ha presentado en
(actualmente el paso 6) y PMO Performance Balanced Scorecard con las bases de más de 30 países.
fue presentado en la Model (actualmente (actualmente pasos 7 datos de Se lanzó la primera
Conferencia Global de pasos 1, 2 y 4). y 8) fueron benchmarking. edición de los PMO
Investigación de PMI en publicados. Global Awards.
Washington D.C., EE. Nuestra comunidad
UU. global alcanza los 7,000
miembros.
PMO A PMO B
STAKEHOLDERS STAKEHOLDERS
EXPECTATIVAS EXPECTATIVAS
MEZCLA DE MEZCLA DE
FUNCIONES FUNCIONES
BENEFICIOS DE BENEFICIOS DE
PMO PMO
Y RESULTADOS Y RESULTADOS
DIFERENTES FUNCIONES
DIFERENTES RESULTADOS
DIFERENTES PMOs
PMO VALUE RING
Mindset
2 - Ejecutar tareas especializadas para administradores de proyectos 15 - Proporcione mentoría para gerentes de proyecto
3 - Administrar la asignación de recursos entre proyectos 16 - Provide Training and Project Competence Development
4 - Administrar interfaces con clientes de proyectos 17 - Proporcionar capacitación y desarrollo de competencias del proyecto
11 - Administrar la base de datos de Lecciones aprendidas 24 - Supervisión del rendimiento de la cartera de proyectos
13 - Administrar reuniones aprendidas de lecciones aprendidas 26 - Proporcionar asesoramiento a la Alta Dirección en la toma de decisiones
Cambiando el Paradigma
Hablando el lenguaje correcto
PMO STAKEHOLDER
Paso 1
Beneficios potenciales de la PMO
1 - Mejor disponibilidad de recursos con habilidades en gestión de
16 - Mayor agilidad en la toma de decisiones de gestión de proyectos
proyectos
2 - Mejor disponibilidad de información sobre las lecciones aprendidas de
17 - Mejor asignación de recursos en todos los proyectos
experiencias anteriores
18 - Reducción de los ciclos de vida de los proyectos dentro de la
3 - Transferencia efectiva de conocimiento en la gestión de proyectos
organización
4 - Mejor comunicación entre áreas de la organización 19 - Reducción de la exposición al riesgo
5 - Mejor comunicación entre el equipo del proyecto 20 - Mayor integración entre áreas de la organización
6 - Mejor comunicación con el nivel gerencial superior 21 - Aumento de la productividad en los proyectos
7 - Mejora de la fiabilidad de la información proporcionada 22 - Mejor calidad de los resultados de los proyectos
11 - Mejor tiempo de proyecto y control de costos del proyecto 26 - Increased visibility of the relationship among projects
13 - Mejor apoyo de proyectos por parte de la gerencia superior 28 - Mayor visibilidad del progreso del proyecto
15- Mejor definición de roles y responsabilidades 30 - Mayor previsibilidad para la toma de decisiones
Paso 1
Definiendo las funciones de la PMO
• Por lo tanto, no hay estándares para las PMOs. Cada una debe proveer una
mezcla específica de funciones.
EAI BAI
Mix of
Expectations Benefit
Functions
Adherence Adherence
Balance
Indicator Indicators
EAI = Expectations Adherence
% RELEVANCIA
Indicator
Muestra cómo la combinación de funciones
F1 11.8% seleccionadas para la PMO es adecuada para
F4 11% cumplir con el conjunto de expectativas de los
interesados.
F5 9%
FUNCIONES
POTENCIAL
F3 8.5%
F2 7.7%
11.8%
20.8%
EAI = 36.2%
29.3% MAXIMIZARLO!
F26 6.9%
… …
F11 0,5%
BAIx = Benefit Adherence
Indicator
Muestra cuánto se está abordando cada
beneficio mediante la combinación de funciones
seleccionadas para la PMO.
26 FUNCIONES
% RELEVANCIA BAIx
F1 F2 F3 F4 F5 F6 … F26
… … … .. … … … … … … …
TOP 4 Beneficios
B2 + B6 + B1 + B4 = 73.3%
CUSTOMERS PROCESSES
CUSTOMERS PROCESSES
STAKEHOLDERS
STAKEHOLDERS PROCESSES
5 6
PMO PMO
Competences Maturity
STAKEHOLDERS PROCESSES
3 4
PMO PMO
Processes Functions
KPIs
5 5
PMO PMO
Competences Maturity
STAKEHOLDERS PROCESSES
1 2 3 4
Stakeholders’ EAI, BAI, and PMO PMO PMO
Expectations Balance Processes Functions
KPIs
5 5
PMO PMO
Competences Maturity
7
PMO
ROI
STAKEHOLDERS PROCESSES
1 2 3 4
Stakeholders’ EAI, BAI, and PMO PMO PMO
Expectations Balance Processes Functions
KPIs
5 5
PMO PMO
Competences Maturity
PMO
ROI
STAKEHOLDERS PROCESSES
1 2 3 4
Stakeholders’ EAI, BAI, and PMO PMO PMO
Expectations Balance Processes Functions
KPIs
5 5
PMO PMO
Competences Maturity
Que es una
OPM?
Guía del PMBOK 6ta
edición
OPM
PMO •
•
El uso de plantillas, formularios, y
herramientas específicas.
La conformidad con las marcas de
gobernanza.
Directiva: Ejercen control incluso asumiendo
la propia dirección de los mismos, los PM
son asignados por la PMO y rinden cuentas
(Control Elevado)
Guía del PMBOK 6ta edición
PMO EN EL MUNDO
¿Por qué no hay un
estándar de PMO?
Porque la PMO se diseña en base a las necesidades de cada
organización, expectativas, de acuerdo a la percepción de
valor.
No es coincidencia que no hay “estándares” reconocidos en
el mundo. No hay, por ejemplo, un PMOBOK.
1. Nunca sigas tipos preestablecidos de PMO. Este es el camino más corto hacia
el fracaso.
2. El éxito dependerá de la capacidad de tu PMO que ser lo suficientemente
¿Qué NO flexible para adaptarse a las necesidades de las partes interesadas.
3. No hay manera correcta o incorrecta en las PMOs. Existe solo lo que se
debemos hacer? necesita hacer para que el valor de tu PMO ser reconocido
ESTRUCTURAS
ORGANIZACIONES
GOBERNANZA •
•
Normas
Relaciones
• Sistemas
• Procesos
GOBERNANZA • Se optimiza
desempeñeno
el
EFICACIA
• Evaluación de aprendizaje de los PRODUCTIVIDAD
entrenamientos • Productividad en la ejecución de tareas
Los indicadores de desempeño: • Adherencia del portafolio sugerida por especializadas
• Contribuyen al análisis del desempeño la PMO • Productividad en la elaboración de
informe
organizacional y de tendencias, a la mejora • Frecuencia de participación en los
entrenamientos
continua y para dar transparencia y visibilidad a
los resultados obtenidos .
• Son aquellos que tienen mayor relevancia en
CALIDAD VALOR
el análisis de un determinado proceso
• Calidad de los informes para la Alta • Satisfacción de la Alta Administración
organizacional. Administración con informes
• Calidad de las lecciones aprendidas • Satisfacción de los Gerentes de
registrada Proyectos con la metodología
PASO 2: DISEÑAR LA PMO
1 2 3 4 5 6 7
Identificar la
Equilibrio o Acompañar el
Definir las Definir los Definir las Madurez de la
Mix de Definir los KPIs desempeño
funciones de Procesos de la Competencias PMO y
funciones de de la PMO estratégico de
la PMO PMO de la PMO planificar su
la PMO la PMO
evolución
MAYOR
INFORMACIÓN
CONFIABILIDAD
PARA LA TOMA
EN LAS
DE DECISIONES
INFORMACIONES
SATISFACCIÓN DE
REDUCCIÓN DE
LOS
COSTOS O
STAKEHOLDERS
PERDIDAS
DE LA PMO
AUMENTO DE
PRODUCTIVIDAD
PASO 3: IMPLEMENTAR LA
PMO
Diseño Implementación Operacion
Capacitación Comunicación
¿Qué funciones generan valor en un corto
plazo?
Se proponen las siguientes funciones , sin embargo, deben ser validadas en base a
las expectativas de los interesados ( ¿Qué necesitan?,¿Cuál es su necesidad?)
Número Funciones
El Catálogo de Servicios es un documento que Busca establecer lo que llamamos "niveles de No es un documento estático e inmutable,
consiste en la descripción de servicios servicio", los cuales deben ser monitoreados debiendo ser revisado periódicamente,
previamente analizados, aprobados y por medio de KPI. incorporando los cambios o la evolución de los
ofrecidos a usuarios o clientes. procesos descritos.
Identificar los posibles indicadores de desempeño que medir la efectividad del proceso