Taller: GA1-220501046-AA2.
Desarrollar un
taller práctico sobre los términos y
funcionalidades de la ofimática.
Qué es Ofimática
La ofimática es el conjunto de técnicas, aplicaciones y
herramientas informáticas que son utilizadas en las funciones de
la oficina para optimizar, perfeccionar y ser más eficientes en las
labores y tareas diarias. En otras palabras, se trata de las
herramientas que se usan para crear, almacenar, manipular,
transmitir información y automatizar las tareas necesarias para
lograr los objetivos de sus funciones.
La computadora es el componente central de la ofimática.
¿Para qué sirve la ofimática?
En referencia a lo anterior, podemos decir que la principal ventaja
de la ofimática es que nos ayuda a automatizar y optimizar las
tareas habituales en una oficina. Además de que, son las
herramientas o medios ofimáticos nos permiten idear, elaborar,
manipular y transmitir la información.
Toda actividad que pueda realizarse de forma manual en un
complejo de oficinas puede hacerse con la ofimática de manera
mucho más simple, rápida y mejor.
Por ejemplo, la comunicación interna o externa nos permite
compartir de manera veloz y eficiente, los informes que hoy
podemos realizar con Excel de manera semiautomática o
automática, en cuestión de segundos. En nuestro ejemplo, vemos
que podríamos estar utilizando unas herramientas que tienen
mucho que ver con el software (programas, redes, etc.) y el
hardware (computadora, teléfonos y equipos), lo cual son efectos
naturales que rodean a lo que es la ofimática en sí.
Algunas de las herramientas de ofimática podrían ser:
Procesadores de texto.
Hojas de cálculo (Excel).
Herramientas de presentación multimedia.
Bases de datos.
Agendas.
Programas de correo electrónico
Mensajería instantánea
Equipos de Fax
Impresoras
Teléfonos
Entre otras herramientas que faciliten el trabajo en la oficina.
Programas de ofimática
Existen una gran cantidad de programas de ofimática con los que
tal vez, puedas estar relacionado o relacionada. La mayoría de
nosotros y de las organizaciones utilizamos comúnmente lo que
son los programas de Microsoft Office, de hecho muchos
ordenadores lo traen instalado por defecto. Sin embargo, también
existen otras suites como OpenOffice que tal vez podrías utilizar o
estar utilizando.
En cualquier caso, aquí te presentamos los programas de
ofimática más utilizados en los negocios y empresas.
Word. Es el procesador de texto más conocido, generalmente lo
utilizamos para crear, editar y darle formato a cualquier tipo de
texto.
Excel. Es la hoja de cálculo más popular y completa de todos los
tiempos. Con ella puedes crear facturas, llevar el control de un
estado de cuenta, elaborar estadísticas, trabajar bases de datos y
un sinfín de funciones y aplicaciones que puedes darle.
Power Point. Es muy útil para desarrollar presentaciones, las
cuales pueden acompañar nuestros discursos. Nos permite
generar presentaciones más dinámicas mediante la inserción de
imágenes, sonidos, videos y demás.
Access. Es una herramienta que nos permite gestionar las bases
de datos. En ella también podemos hacer cosas como: el
seguimiento de pedidos, proveedores, recopilar datos, controlar
nuestros inventarios y otras acciones similares.
Outlook. Es uno de los programas de correo electrónico por
excelencia junto a Gmail, que además de permitirnos enviar y
recibir emails, también podemos gestionar nuestras reuniones
mediante sus calendarios y recordatorios.
Como lo hemos mencionado anteriormente, existe un sinfín de
herramientas de ofimática que nos ayudan a facilitarnos el trabajo
en nuestro día a día, algunas son fáciles de manejar y otras
necesitan o requieren un poco más de preparación, ya que son
herramientas mucho más avanzadas.
Fuente: https://excelparatodos.com/ofimatica/
¿Cuáles son las ventajas de utilizar la ofimática?
Una vez que se conoce de la ofimática qué es y para qué sirve es
esencial conocer las ventajas que proporciona a las empresas el
uso de este tipo de herramientas. Así nos muestran la
automatización y optimación de las tareas habituales en una
oficina, pudiendo aplicarse a cualquier labor que previamente se
hiciera de forma manual; se podrán automatizar dictados,
archivados, microfilmados, gestión de archivos, documentos, etc.
Además, la ofimática web nos proporciona otros beneficios como
la menor saturación del uso del disco duro en el PC, debido a que
la información se almacena en línea, permite modificar y compartir
los documentos en tiempo real y con varios usuarios.
