Guía Fase Pre-Planificación
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CONTENIDO
INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................................ 3
DOCUMENTOS QUE COMPONEN LA FASE DE PRE - PLANIFICACIÓN ............................................................... 5
1. ACEPTACIÓN DE LAS RELACIONES PROFESIONALES CON CLIENTES ......................................................... 6
2. CONTINUIDAD DE LA RELACIÓN CON EL CLIENTE .................................................................................. 10
3. REQUISITOS ÉTICOS RELEVANTES ........................................................................................................... 14
3.1 INDEPENDENCIA ................................................................................................................................... 14
3.2 CONFLICTO DE INTERÉS ........................................................................................................................ 19
3.3 CONFIDENCIALIDAD ............................................................................................................................. 21
3.4 DOCUMENTACIÓN NECESARIA PARA COMPLETAR LOS REQUISITOS ÉTICOS DE LA AUDITORÍA .......... 22
4. VERIFICACIÓN DE COMPROMISOS DEL EQUIPO DE AUDITORÍA............................................................. 23
5. ACUERDO DE LOS TÉRMINOS DEL ENCARGO DE AUDITORÍA (NIA 210) ................................................. 24
6. REVISIÓN CONTROL DE CALIDAD (NIA 220)............................................................................................ 28
7. ENCARGOS INICIALES DE AUDITORÍA. SALDOS DE APERTURA (NIA 510)................................................ 30
8. BENEFICIOS DE UNA BUENA DOCUMENTACIÓN .................................................................................... 32
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MODELO INTEGRADO DE AUDITORÍA DE INFORMACIÓN FINANCIERA
AUDITOOL – MIAIFA
INTRODUCCIÓN
La metodología de Auditool para llevar a cabo auditorías está conformada por 5 (cinco)
fases, organizadas así:
• Fase 1. Pre-Planificación
Hoy en día, más que nunca, el deber de las firmas es demostrar y vivir según un
comportamiento ético adecuado, lo que contribuirá, sin duda, a crear y fortalecer las
relaciones del negocio con sus clientes, incrementando la confianza de los distintos
usuarios de los servicios de asesoría, así como de la información financiera.
En una firma, como en la familia, los miembros más jóvenes aprenden en buena medida
del ejemplo de sus superiores. En consecuencia, los líderes de la Firma son los principales
responsables de que los trabajos que se realizan cumplan con los estándares establecidos.
Para tal efecto, los líderes deben asegurarse de que existan políticas y procedimientos
diseñados para promover una cultura basada en el reconocimiento de que la calidad es
esencial al realizar el trabajo.
En la gráfica 1 se presenta una jerarquía de las responsabilidades que tienen los líderes
en este sentido.
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Gráfica 1. Responsabilidades de los líderes
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DOCUMENTOS QUE COMPONEN LA FASE DE PRE - PLANIFICACIÓN
Programas de Pre-Planificación
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1. ACEPTACIÓN DE LAS RELACIONES PROFESIONALES CON CLIENTES
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En este caso, es necesario resolver inquietudes acerca del trabajo, de la firma y del cliente,
como las siguientes:
Antes de presentar una propuesta a un nuevo cliente, debe realizarse una evaluación de
este y obtenerse la debida aprobación.
Se debe seguir un proceso de revisión que incluya una evaluación de los riesgos asociados
a cada cliente nuevo. Este proceso debe documentarse. Se recomienda indagar la situación
legal y de negocios para determinar si se considera la propuesta a presentar al cliente
nuevo. En la indagación incluso se puede hablar con la institución financiera que atiende al
cliente y con su asesor legal y otros colegas de la industria (sujeto a las leyes de privacidad
y a los requerimientos de confidencialidad de la jurisdicción de la firma de auditoría).
La firma de auditoría también puede llevar a cabo investigación de antecedentes mediante
la información en línea (en internet) que pueda consultarse con facilidad.
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1) Consultar la lista Clinton con el fin de evitar relacionarse con empresas y/o personas
que tengan vínculos con el narcotráfico: “la lista Clinton (oficialmente: Specially
Designated Nationals and Blocked persons o SDN List) es como se conoce la lista de
empresas y personas sospechosas de tener relaciones con dineros provenientes del
narcotráfico”.
• Honorarios no pagados.
• Diferencias de opinión o desacuerdos.
• Integridad de la Administración y del Consejo.
• Razones para el cambio.
• Exigencias poco razonables o falta de cooperación; y
• Acceso a los papeles de trabajo del posible cliente.
Revisada la información, la Firma debe determinar los riesgos a los que puede estar
expuesta por la prestación del servicio y determinar si es apropiado aceptar el compromiso
con el cliente nuevo o con un cliente existente
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De otra parte, se debe elaborar un presupuesto de horas de acuerdo con las necesidades
del trabajo a realizar en el cliente y, con base en este presupuesto, definir y presentar los
honorarios.
Si no se identifican riesgos significativos para el auditor, se procede a elaborar la propuesta
en la que describe, por lo menos, el objetivo, el alcance, la metodología utilizada,
entregables, honorarios y las hojas de vida de los integrantes del equipo de trabajo.
Una vez que se haya decidido aceptar un cliente nuevo, la firma de auditoría debe cumplir
con los requerimientos de ética aplicables (como enviar comunicaciones a la firma de
auditoría predecesora, si lo exige el Código de Ética de una entidad integrante) y elaborar
una carta de contratación que el cliente nuevo debe firmar.
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2. CONTINUIDAD DE LA RELACIÓN CON EL CLIENTE
Hay casos en que ya se han prestado con anterioridad servicios a la compañía. En esos
casos es conveniente hacer una actualización y verificación de la información disponible de
la misma, de manera que pueda revisarse la continuidad del cliente y documentarla. Sobre
esta base, se evalúa si es apropiado seguir prestándole servicios al cliente, con base en el
compromiso anterior. Este proceso de revisión también debe tener en cuenta los requisitos
de rotación, del personal que presta los servicios de auditoría.
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Es indispensable tener en cuenta la identificación de cualquier riesgo elevado como
resultado de considerar lo siguiente:
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• Si el cliente presiona a la firma de auditoría para mantener las horas facturables
(honorarios facturados) a un nivel indebidamente bajo.
• Si la firma de auditoría espera que se pongan limitaciones al alcance del trabajo.
• Si hay indicios de participación en algún delito.
• La fiabilidad del trabajo realizado por la firma de auditoría predecesora y cómo
respondió ésta a nuestras comunicaciones (incluyendo las razones del cliente para
abandonarla).
La entidad auditora sólo deberán continuar con encargos y relaciones con clientes
existentes después de que el socio del encargo, con base en un proceso de revisión, haya
determinado lo siguiente:
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Gráfica 3. Elaboración de lista de factores de riesgo
Lista de
Factores
de Riesgo
La firma de auditoría debe establecer políticas y procedimientos para lograr una seguridad
razonable de que identifica y evalúa las posibles fuentes de riesgo asociadas con una nueva
relación con un cliente o un encargo específico, realizando las acciones que se refieren en
la gráfica 3.
Es aconsejable que la firma de auditoría elabore y/o utilice una lista de verificación estándar
aceptada por la industria, y/o plantillas de cuestionarios para garantizar la aplicación
coherente de las consideraciones de continuidad, dando lugar a que la firma de auditoría
documente su decisión e indique cómo resolvió los problemas que identificó.
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3. REQUISITOS ÉTICOS RELEVANTES
La NIIC se enfoca en tres (3) aspectos de especial atención para la realización de trabajos
de auditoría:
• Independencia
• Conflicto de intereses
• Confidencialidad
3.1 INDEPENDENCIA
Los socios y todos los empleados deben ser independientes, tanto en su actitud mental
como en apariencia, de sus clientes y encargos que proporcionan un grado de seguridad.
La independencia deberá mantenerse tal y como se estipula en:
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personal y, en su caso, otras personas sujetas a requerimientos de independencia (incluido
el personal de las firmas de la red) mantienen la independencia cuando lo exigen los
requerimientos de ética aplicables.
• Integridad.
• Objetividad.
• Competencia y diligencia profesional.
• Confidencialidad.
• Comportamiento profesional.
Es conveniente que los socios estén pendientes de las actividades de otros socios en
relación con la firma de auditoría y sus clientes. El contacto constante durante la jornada,
incluyendo la asistencia a las juntas de socios programadas y una clara política de consultas
sobre asuntos de riesgo o contenciosos, contribuyen a que cada socio esté pendiente de
las actividades de los demás socios.
En ese sentido, es aconsejable que, al menos una vez al año, la firma de auditoría obtenga
confirmación escrita del cumplimiento de sus políticas y procedimientos relativos a la
independencia de todo el personal de la firma de auditoría que deba ser independiente para
cada proyecto.
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• Que el auditor o sus familiares cercanos establezcan o mantengan algún tipo de
interés financiero con el cliente auditado. Por ejemplo: acciones.
• Aceptar obsequios o favores que puedan afectar la objetividad del auditor.
• Tener familiares empleados por el cliente que puedan tener influencia significativa
sobre los estados financieros. Por ejemplo: el tesorero.
• Que el auditor acepte o mantenga cargos directivos en el cliente.
• Prestar otro tipo de servicios que estén relacionados con los estados financieros (ser
juez y parte), tales como: Outsourcing contable, auditoría interna, servicios
actuariales, valuaciones, diseño e implementación de sistemas, reclutamiento de
profesionales, entre otros, etc.
• Asumir responsabilidades gerenciales en el cliente.
• Actuar como funcionario del cliente y/o hacer parte de su nómina.
• Tomar decisiones significativas que son responsabilidad de la Administración de la
compañía.
• Haber sido empleado del cliente en los últimos dos años.
En los casos en donde se identifique algún tipo de conflicto, la Firma podrá pedir a los
miembros del equipo del compromiso (incluyendo al socio del compromiso) que tomen las
medidas necesarias para eliminar o reducir cualquier amenaza a la independencia a un
nivel aceptable mediante la aplicación de salvaguardas apropiadas. Estas medidas pueden
incluir las siguientes:
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La política de la firma de auditoría debe exigir el conocimiento teórico y práctico sobre el
tema de independencia para asegurar su cumplimiento. Las amenazas se encontrarán en
una o más de las siguientes categorías:
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Si con la aplicación de las salvaguardas adecuadas no es posible eliminar o reducir las
amenazas a la independencia a un nivel aceptable, la firma de auditoría debe eliminar la
actividad, interés o relación que esté creando la amenaza, o rehusar aceptar o continuar
con el encargo.
A fin de cumplir con las reglas de rotación, los profesionales ejercientes a título individual
pueden considerar algún acuerdo, entre ellos y algún otro profesional, mediante el cual
realicen revisiones de control de calidad de los encargos u otros servicios relativos al
encargo, o compartan la responsabilidad de estas funciones entre un grupo de
profesionales ejercientes.
Este acuerdo debe quedar debidamente documentado entre los profesionales ejercientes
participantes y la carta de encargo de cada cliente debe modificarse con el fin de reflejar
quién es responsable del informe que proporciona un grado de seguridad correspondiente
a cada período.
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3.2 CONFLICTO DE INTERÉS
Los conflictos de interés son aquellas situaciones en las que el juicio del auditor tiende a
estar indebidamente influenciado por un interés secundario, de tipo generalmente
económico o personal.
En muchos casos pueden surgir conflictos de intereses; por ejemplo, cuando un socio o un
miembro del personal profesional representa a dos (2) clientes, uno como parte compradora
y otro como parte vendedora en la misma transacción; o si está ayudando a un cliente a
contratar a una persona para un puesto de dirección y el socio o miembro del personal
profesional sabe que el cónyuge de un miembro de la Firma está solicitando el puesto.
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✓ Documentar debidamente el proceso, las salvaguardas aplicadas y las decisiones
tomadas o las recomendaciones hechas.
Dependiendo de las circunstancias que dieron origen al conflicto, por lo general será
necesario dar uno de los siguientes pasos:
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3.3 CONFIDENCIALIDAD
Es importante que la firma de auditoría establezca una política que exija que la información
personal y de clientes sea tan exacta, completa y actualizada como sea posible.
Adicionalmente, la Firma debe establecer políticas que permitan que se informe a una
persona o cliente (con la debida autorización), después de solicitarlo, de la existencia, del
uso y de la revelación de información personal o información equivalente del negocio
especificada y que se le permita el acceso a dicha información (según sea adecuado).
Algunas actuaciones que la Firma puede ejecutar para cumplir sus obligaciones son las
siguientes:
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• Contar con una infraestructura necesaria que permita conservar, catalogar y
recuperar información en forma tanto electrónica como impresa y protegerla contra
acceso no autorizado o uso inapropiado.
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4. VERIFICACIÓN DE COMPROMISOS DEL EQUIPO DE AUDITORÍA
Por lo tanto, el documento para la verificación de compromisos del equipo de auditoría tiene
como objetivo el obtener la certeza de que todas las personas que conforman el equipo de
auditoría que desarrolla un encargo de auditoría cumplen con los documentos que se
requieren para desarrollar un proceso inicial de auditoría, revisando si existe algún
incumplimiento que necesite ser verificado.
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5. ACUERDO DE LOS TÉRMINOS DEL ENCARGO DE AUDITORÍA (NIA 210)
✓ Reporte de tiempo
La administración de las horas del equipo que participará en el contrato estará a cargo del
gerente del proyecto.
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✓ Precondiciones para una auditoría
Para establecer si están presentes las precondiciones para una auditoría el auditor debe
cumplir los siguientes pasos:
Así las cosas, es importante que antes de iniciar el trabajo haya seguridad que el cliente
aceptó los términos de la propuesta.
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✓ Establecimiento de los Términos del Encargo
De acuerdo con la NIA 220, el objetivo del auditor es aceptar o continuar con un encargo -
compromiso- de auditoría solamente cuando se haya acordado la base sobre la que la
auditoría se va a realizar, mediante:
El auditor acordará los términos del encargo de auditoría con la Dirección o con los
responsables del gobierno de la entidad. Los términos del encargo de auditoría acordados
se harán constar en una carta de encargo u otra forma adecuada de acuerdo escrito, e
incluirán lo siguiente:
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c. Las responsabilidades de la Dirección.
d. La identificación del marco de información financiera aplicable para la
preparación de los estados financieros.
e. Una referencia a la estructura y el contenido que se espera de cualquier
informe emitido por el auditor.
f. Una declaración de que pueden existir circunstancias en las que el contenido
y la estructura del informe difieran de lo esperado.
Auditorías recurrentes
En las auditorías periódicas, el auditor valora si los escenarios requieren la revisión de los
términos del encargo de auditoría y si es necesario recordar a la entidad los términos
existentes del encargo de auditoría. Una carta contrato refiere los siguientes aspectos:
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6. REVISIÓN CONTROL DE CALIDAD (NIA 220)
Los líderes de la Firma deben asegurarse de que las políticas y los procedimientos de
calidad se comuniquen y estén accesibles a todos los miembros de la organización. A
continuación, se presenta una breve descripción de los componentes del Sistema de
Control de Calidad y las políticas que se deben establecer:
• Requisitos Profesionales
Deben observarse los principios de independencia, integridad, objetividad, confidencialidad
y conducta profesional.
• Competencia y Habilidad
El personal debe tener los estándares técnicos y la competencia profesional requeridos
para cumplir sus responsabilidades.
• Asignación
El trabajo debe ser asignado a personal que tenga el grado de entrenamiento técnico y
eficiencia requeridos para las circunstancias.
• Delegación
Deberá haber dirección, supervisión y revisión del trabajo a todos los niveles para
proporcionar certeza razonable de que el trabajo efectuado cumple las normas de calidad
adecuadas.
• Consultas
Cada vez que sea necesario, se consultará dentro o fuera de la Firma , con aquellos que
tengan la experiencia y los conocimientos apropiados.
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Adicionalmente, la NICC define seis (6) elementos fundamentales dentro del Control de
Calidad de esta:
El sistema de calidad que cada firma establezca debe estar en función del personal
vinculado, el tamaño de la misma, los lugares donde opera, la estructura de la Organización
y la relación costo/beneficio, asegurando de esta forma que la calidad del servicio de
auditoría se desarrollará profesionalmente desde el inicio hasta su finalización.
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7. ENCARGOS INICIALES DE AUDITORÍA. SALDOS DE APERTURA (NIA 510)
Este papel de trabajo permite obtener evidencia de auditoría suficiente y adecuada sobre
los saldos de aperturas dentro de una auditoría financiera.
El auditor debe revisar los estados financieros más recientes y a su vez, los informes del
auditor o revisor fiscal predecesor en busca de información que pueda ayudarle a encontrar
evidencia suficiente y adecuada sobre si los saldos de apertura reflejan la aplicación de
políticas contables de forma adecuada, si han sido correctamente traspasados al período
actual o si han sido adaptados para efectos comparativos.
Para cumplir con lo mencionado en el anterior párrafo, el auditor o revisor fiscal puede
realizar revisión de los papeles de trabajo del auditor predecesor, evaluar los
procedimientos aplicados en el período actual y verificar si estos proporcionan evidencia en
relación con la información de los saldos de apertura.
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Procedimiento de auditoría
Entre los lineamentos expuestos en la NIA 510 se encuentra que el auditor o revisor fiscal
puede aplicar a los activos y pasivos corrientes los siguientes procedimientos:
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8. BENEFICIOS DE UNA BUENA DOCUMENTACIÓN
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• Es recomendable la existencia de políticas para realizar revisiones de calidad del
trabajo efectuado antes de que se entreguen los reportes.
• La documentación debe quedar firmada por la persona que la elabora y la persona
que la revisa con la fecha en la que se completó cada trabajo.
• Todos los temas deben quedar totalmente cerrados.
• El papel de trabajo debe permitir reconstruir la prueba.
• Los papeles que se anexan deben ser realmente relevantes.
• En la documentación no es necesario incluir los borradores de papeles de trabajo y
de estados financieros, notas que reflejen razonamientos incompletos o preliminares.
• Los hallazgos deben quedar en los respectivos papeles de trabajo (diferencias de
auditoría, recomendaciones, temas críticos, etc.).
• La evidencia de revisión de impuestos, certificaciones y otros requerimientos debe ser
archivada y estar disponible en caso de que surjan reclamaciones.
• La documentación del auditor debe quedar almacenada en medios electrónicos o
papel.
• Deben existir políticas de archivo y retención de los papeles de trabajo que se
utilizaron para documentar el reporte emitido.
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