Guía Fase Pre-Planificación

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GUÍA DE PRE-PLANIFICACIÓN

PARA FIRMAS DE CONTADORES PÚBLICOS DE ACUERDO


CON LAS NORMAS INTERNACIONALES

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CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................................ 3
DOCUMENTOS QUE COMPONEN LA FASE DE PRE - PLANIFICACIÓN ............................................................... 5
1. ACEPTACIÓN DE LAS RELACIONES PROFESIONALES CON CLIENTES ......................................................... 6
2. CONTINUIDAD DE LA RELACIÓN CON EL CLIENTE .................................................................................. 10
3. REQUISITOS ÉTICOS RELEVANTES ........................................................................................................... 14
3.1 INDEPENDENCIA ................................................................................................................................... 14
3.2 CONFLICTO DE INTERÉS ........................................................................................................................ 19
3.3 CONFIDENCIALIDAD ............................................................................................................................. 21
3.4 DOCUMENTACIÓN NECESARIA PARA COMPLETAR LOS REQUISITOS ÉTICOS DE LA AUDITORÍA .......... 22
4. VERIFICACIÓN DE COMPROMISOS DEL EQUIPO DE AUDITORÍA............................................................. 23
5. ACUERDO DE LOS TÉRMINOS DEL ENCARGO DE AUDITORÍA (NIA 210) ................................................. 24
6. REVISIÓN CONTROL DE CALIDAD (NIA 220)............................................................................................ 28
7. ENCARGOS INICIALES DE AUDITORÍA. SALDOS DE APERTURA (NIA 510)................................................ 30
8. BENEFICIOS DE UNA BUENA DOCUMENTACIÓN .................................................................................... 32

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MODELO INTEGRADO DE AUDITORÍA DE INFORMACIÓN FINANCIERA
AUDITOOL – MIAIFA

INTRODUCCIÓN

La metodología de Auditool para llevar a cabo auditorías está conformada por 5 (cinco)
fases, organizadas así:

• Fase 1. Pre-Planificación

• Fase 2. Planificación de la auditoría

• Fase 3. Evaluación de los controles clave

• Fase 4. Diseño y ejecución de procedimientos sustantivos

• Fase 5. Finalización de la auditoría y emisión de informes

Hoy en día, más que nunca, el deber de las firmas es demostrar y vivir según un
comportamiento ético adecuado, lo que contribuirá, sin duda, a crear y fortalecer las
relaciones del negocio con sus clientes, incrementando la confianza de los distintos
usuarios de los servicios de asesoría, así como de la información financiera.

En una firma, como en la familia, los miembros más jóvenes aprenden en buena medida
del ejemplo de sus superiores. En consecuencia, los líderes de la Firma son los principales
responsables de que los trabajos que se realizan cumplan con los estándares establecidos.

Para tal efecto, los líderes deben asegurarse de que existan políticas y procedimientos
diseñados para promover una cultura basada en el reconocimiento de que la calidad es
esencial al realizar el trabajo.

En la gráfica 1 se presenta una jerarquía de las responsabilidades que tienen los líderes
en este sentido.

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Gráfica 1. Responsabilidades de los líderes

Fuente: Guía de control de calidad para prácticas


pequeñas y medianas (IFAC)

Por lo tanto, es esta primera guía, corresponderá a la Fase 1: Pre-Planificación

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DOCUMENTOS QUE COMPONEN LA FASE DE PRE - PLANIFICACIÓN

La herramienta AuditX, en su fase de Pre-Planificación está compuesta por los siguiente


documentos que le permitirán al auditor desarrollar una serie de actividades preliminares
necesarias para empezar un encargo de auditoría de conformidad con las normas
aplicables.

Gráfica 2. Documentos Pre-Planificación – Programas de Planificación

Programas de Pre-Planificación

• Cuestionario de • Cuestionario de • Verificación de


Aceptación de Continuidad del Compromisos del
Clientes Cliente Equipo de Auditoría

• Acuerdo de los • Encargos iniciales de


• Revisión del Control
términos del Encargo Auditoría - Saldos de
de Calidad (NIA 220)
(NIA 210) Apertura (NIA 510)

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1. ACEPTACIÓN DE LAS RELACIONES PROFESIONALES CON CLIENTES

La aceptación y retención de las relaciones profesionales con clientes y trabajos específicos


tiene dos objetivos básicos:

• Saber si nos podemos asociar con una persona o un grupo de personas.


• Identificar si existe algún riesgo que se pueda mitigar para poder aceptar la
encomienda que nos hace el cliente.
De acuerdo con la NICC 1, la Firma debe establecer políticas y procedimientos para la
aceptación y continuidad de las relaciones con clientes y compromisos específicos, con el
fin de dar una seguridad razonable de que sólo asumirá o continuará las relaciones y
compromisos en los cuales cumpla lo siguiente:

• Sea competente para llevar a cabo el compromiso y tenga la capacidad, incluyendo


tiempo y recursos, para realizarlo.
• Pueda cumplir los requisitos de ética relevantes.
• Haya considerado la integridad del cliente y no tenga información que la lleve a
concluir que el cliente carece de integridad.
Dichas políticas y procedimientos requerirán:

a. Que la firma de auditoría obtenga la información que considere necesaria en las


circunstancias, antes de aceptar un encargo de un nuevo cliente para decidir si debe
continuar un encargo existente, y cuando esté considerando la aceptación de un
nuevo encargo de un cliente existente.
b. Que, si se identifica un posible conflicto de intereses para la aceptación de un
encargo de un cliente nuevo o existente, la firma de auditoría determine si es
adecuado aceptar el encargo.
c. Que, si se han identificado cuestiones problemáticas y la firma de auditoría decide
aceptar o continuar la relación con el cliente o un encargo específico, la firma de
auditoría documente el modo en que fueron resueltas dichas cuestiones.

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En este caso, es necesario resolver inquietudes acerca del trabajo, de la firma y del cliente,
como las siguientes:

• Si la firma puede cumplir con el encargo que le ha solicitado (personal, conocimiento,


etc.).
• Naturaleza y alcance de la auditoría.
• Plazo para ejecutar la labor.
• Independencia frente al cliente.
• Integridad de la compañía.
• Legislación aplicable.

Propuestas a nuevos clientes

Antes de presentar una propuesta a un nuevo cliente, debe realizarse una evaluación de
este y obtenerse la debida aprobación.

Se debe seguir un proceso de revisión que incluya una evaluación de los riesgos asociados
a cada cliente nuevo. Este proceso debe documentarse. Se recomienda indagar la situación
legal y de negocios para determinar si se considera la propuesta a presentar al cliente
nuevo. En la indagación incluso se puede hablar con la institución financiera que atiende al
cliente y con su asesor legal y otros colegas de la industria (sujeto a las leyes de privacidad
y a los requerimientos de confidencialidad de la jurisdicción de la firma de auditoría).
La firma de auditoría también puede llevar a cabo investigación de antecedentes mediante
la información en línea (en internet) que pueda consultarse con facilidad.

A continuación, se enumera un conjunto de buenas prácticas:

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1) Consultar la lista Clinton con el fin de evitar relacionarse con empresas y/o personas
que tengan vínculos con el narcotráfico: “la lista Clinton (oficialmente: Specially
Designated Nationals and Blocked persons o SDN List) es como se conoce la lista de
empresas y personas sospechosas de tener relaciones con dineros provenientes del
narcotráfico”.

2) Comunicarse con el auditor o contador anterior para indagar varios aspectos:

• Honorarios no pagados.
• Diferencias de opinión o desacuerdos.
• Integridad de la Administración y del Consejo.
• Razones para el cambio.
• Exigencias poco razonables o falta de cooperación; y
• Acceso a los papeles de trabajo del posible cliente.

3) Obtener y revisar los estados financieros de los dos últimos años.


4) Obtener y revisar los requerimientos de las entidades de vigilancia y control de los
últimos dos años.
5) Conocer la opinión y las cartas de recomendaciones del anterior auditor, por lo
menos durante los últimos dos años.
6) Conocer las demandas en contra de la compañía.
7) Obtener referencias comerciales y consultar centrales de riesgos.
8) Asegurarse de que existe total independencia y ausencia de conflictos de intereses
por parte de la Firma y del que realiza el trabajo de auditoría.
9) Investigación de antecedentes mediante la información en línea que pueda
consultarse con facilidad.

Revisada la información, la Firma debe determinar los riesgos a los que puede estar
expuesta por la prestación del servicio y determinar si es apropiado aceptar el compromiso
con el cliente nuevo o con un cliente existente

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De otra parte, se debe elaborar un presupuesto de horas de acuerdo con las necesidades
del trabajo a realizar en el cliente y, con base en este presupuesto, definir y presentar los
honorarios.
Si no se identifican riesgos significativos para el auditor, se procede a elaborar la propuesta
en la que describe, por lo menos, el objetivo, el alcance, la metodología utilizada,
entregables, honorarios y las hojas de vida de los integrantes del equipo de trabajo.

Una vez que se haya decidido aceptar un cliente nuevo, la firma de auditoría debe cumplir
con los requerimientos de ética aplicables (como enviar comunicaciones a la firma de
auditoría predecesora, si lo exige el Código de Ética de una entidad integrante) y elaborar
una carta de contratación que el cliente nuevo debe firmar.

En la herramienta AuditX, usted podrá evidenciar este documento denominado:


Cuestionario Aceptación de Clientes – Ref. AA-01

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2. CONTINUIDAD DE LA RELACIÓN CON EL CLIENTE

Hay casos en que ya se han prestado con anterioridad servicios a la compañía. En esos
casos es conveniente hacer una actualización y verificación de la información disponible de
la misma, de manera que pueda revisarse la continuidad del cliente y documentarla. Sobre
esta base, se evalúa si es apropiado seguir prestándole servicios al cliente, con base en el
compromiso anterior. Este proceso de revisión también debe tener en cuenta los requisitos
de rotación, del personal que presta los servicios de auditoría.

Antes de presentar cualquier propuesta a un cliente, se debe realizar y documentar una


evaluación de este y obtener la correspondiente aprobación autorizada. El proceso de
evaluación incluirá:

• Una evaluación de los riesgos asociados al cliente.


• Indagaciones entre el personal u otros.

La firma de auditoría también puede llevar a cabo la búsqueda de antecedentes, mediante


por ejemplo la utilización de información disponible en internet.

En la herramienta AuditX, usted podrá evidenciar este documento denominado:


Cuestionario Continuidad del Cliente – Ref. AA-02

Antes de iniciar un trabajo nuevo o recurrente, es importante asegurarse de que el


cliente aceptó los términos de la propuesta.

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Es indispensable tener en cuenta la identificación de cualquier riesgo elevado como
resultado de considerar lo siguiente:

• Si los socios y los empleados son suficientemente competentes, o pueden llegar a


serlo razonablemente, para llevar a cabo el encargo (esto debe incluir conocimiento
de la industria y el asunto objeto del servicio y experiencia con los requerimientos
regulatorios o de emisión de informes).
• Contar con los expertos que puedan necesitarse.
• Identificación y disponibilidad de la persona asignada para llevar a cabo la revisión de
control de calidad del encargo (si fuera necesario).
• Cualquier propuesta de usar el trabajo de otro auditor o profesional de la contabilidad
(incluyendo la colaboración que pudiera precisarse de otras oficinas de la firma o
firmas de auditoría de la red).
• Capacidad para cumplir con las fechas límite para presentar los informes del encargo.
• Si hubiera conflictos de intereses reales o potenciales.
• Si se aplicaron, o si pueden aplicarse, salvaguardas contra las amenazas a la
independencia identificadas y pueden mantenerse dichas salvaguardas para reducir
las amenazas a un nivel aceptable.
• La calidad de la dirección del (potencial) cliente, así como de los encargados del
gobierno de la entidad y de quienes controlan o ejercen influencia significativa sobre
la entidad, incluyendo su integridad, competencia, y reputación en el mercado (así
como la existencia de juicios o publicidad negativa en torno a la organización), junto
con la experiencia actual y pasada de la firma de auditoría.
• La actitud de estas personas o grupos respecto a un entorno de control interno y sus
puntos de vista sobre la interpretación agresiva o inadecuada de las normas contables
(incluyendo la consideración de informes con opinión modificada que se hayan emitido
con anterioridad y la naturaleza de las salvedades).
• La naturaleza de las operaciones de la entidad, incluyendo sus actividades de negocio
y la salud fiscal de la organización.

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• Si el cliente presiona a la firma de auditoría para mantener las horas facturables
(honorarios facturados) a un nivel indebidamente bajo.
• Si la firma de auditoría espera que se pongan limitaciones al alcance del trabajo.
• Si hay indicios de participación en algún delito.
• La fiabilidad del trabajo realizado por la firma de auditoría predecesora y cómo
respondió ésta a nuestras comunicaciones (incluyendo las razones del cliente para
abandonarla).

La entidad auditora sólo deberán continuar con encargos y relaciones con clientes
existentes después de que el socio del encargo, con base en un proceso de revisión, haya
determinado lo siguiente:

• Que se consideró la integridad del cliente y no se encontró información que pueda


llevar a la conclusión de que el cliente carece de integridad;
• Que la firma de auditoría y el equipo del encargo cuentan con la capacidad necesaria,
incluyendo los recursos y el tiempo, para terminar el encargo;
• Que la firma de auditoría, sus socios y sus empleados pueden cumplir con los
requerimientos de ética aplicables, incluyendo ser independientes del cliente conforme
a las secciones 290 y 291 del Código del IESBA; y
• Que los requerimientos de control de calidad de la firma de auditoría puedan ser y
hayan sido satisfechos.

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Gráfica 3. Elaboración de lista de factores de riesgo

Aplicar procedimientos Decidir si se acepta el


de aceptación o encargo
continuidad (Considerando la
(Considerando los integridad del cliente y
requerimientos de los riesgos que
competencia y de ética) representa)

Lista de
Factores
de Riesgo

Fuente: Guía de control de calidad para prácticas pequeñas y medianas (IFAC)

La firma de auditoría debe establecer políticas y procedimientos para lograr una seguridad
razonable de que identifica y evalúa las posibles fuentes de riesgo asociadas con una nueva
relación con un cliente o un encargo específico, realizando las acciones que se refieren en
la gráfica 3.

Es aconsejable que la firma de auditoría elabore y/o utilice una lista de verificación estándar
aceptada por la industria, y/o plantillas de cuestionarios para garantizar la aplicación
coherente de las consideraciones de continuidad, dando lugar a que la firma de auditoría
documente su decisión e indique cómo resolvió los problemas que identificó.

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3. REQUISITOS ÉTICOS RELEVANTES

De conformidad con la NICC 1, la firma de auditoría establecerá políticas y procedimientos


diseñados para proporcionar una seguridad razonable de que, tanto ella misma como su
personal, cumplen los requerimientos de ética aplicables. La ética es la base del éxito.

La NIIC se enfoca en tres (3) aspectos de especial atención para la realización de trabajos
de auditoría:
• Independencia
• Conflicto de intereses
• Confidencialidad

3.1 INDEPENDENCIA

Los socios y todos los empleados deben ser independientes, tanto en su actitud mental
como en apariencia, de sus clientes y encargos que proporcionan un grado de seguridad.
La independencia deberá mantenerse tal y como se estipula en:

• El Código del IESBA, específicamente la Sección 290 y la Sección 291;


• La NICC 1; y
• Cualquier otro requisito local.

Si con la aplicación de las salvaguardas adecuadas, no es posible eliminar o reducir las


amenazas a la independencia a un nivel aceptable, la firma de auditoría deberá eliminar la
actividad, interés o relación que esté creando la amenaza, o rehusar aceptar o continuar el
encargo. Todo incumplimiento de los requerimientos de independencia debe informarse al
SD. Incluir una Declaración de Independencia de la Firma de auditoría ilustrativa.

De acuerdo con la NICC, la firma de auditoría establecerá políticas y procedimientos


diseñados para proporcionarle una seguridad razonable de que tanto ella misma como su

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personal y, en su caso, otras personas sujetas a requerimientos de independencia (incluido
el personal de las firmas de la red) mantienen la independencia cuando lo exigen los
requerimientos de ética aplicables.

Los principios fundamentales de la ética de los profesionales de la contabilidad son los


siguientes:

• Integridad.
• Objetividad.
• Competencia y diligencia profesional.
• Confidencialidad.
• Comportamiento profesional.

Es conveniente que los socios estén pendientes de las actividades de otros socios en
relación con la firma de auditoría y sus clientes. El contacto constante durante la jornada,
incluyendo la asistencia a las juntas de socios programadas y una clara política de consultas
sobre asuntos de riesgo o contenciosos, contribuyen a que cada socio esté pendiente de
las actividades de los demás socios.

En ese sentido, es aconsejable que, al menos una vez al año, la firma de auditoría obtenga
confirmación escrita del cumplimiento de sus políticas y procedimientos relativos a la
independencia de todo el personal de la firma de auditoría que deba ser independiente para
cada proyecto.

La independencia y la objetividad son condiciones necesarias para que los profesionales


de la contabilidad puedan prestar servicios que proporcionen un grado de seguridad creíble.

Algunas situaciones que se constituyen en amenazas a la independencia son las siguientes:

• Que el auditor o sus familiares cercanos entablen o mantengan relaciones


comerciales con clientes, accionistas, o el personal de los clientes.

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• Que el auditor o sus familiares cercanos establezcan o mantengan algún tipo de
interés financiero con el cliente auditado. Por ejemplo: acciones.
• Aceptar obsequios o favores que puedan afectar la objetividad del auditor.
• Tener familiares empleados por el cliente que puedan tener influencia significativa
sobre los estados financieros. Por ejemplo: el tesorero.
• Que el auditor acepte o mantenga cargos directivos en el cliente.
• Prestar otro tipo de servicios que estén relacionados con los estados financieros (ser
juez y parte), tales como: Outsourcing contable, auditoría interna, servicios
actuariales, valuaciones, diseño e implementación de sistemas, reclutamiento de
profesionales, entre otros, etc.
• Asumir responsabilidades gerenciales en el cliente.
• Actuar como funcionario del cliente y/o hacer parte de su nómina.
• Tomar decisiones significativas que son responsabilidad de la Administración de la
compañía.
• Haber sido empleado del cliente en los últimos dos años.

En los casos en donde se identifique algún tipo de conflicto, la Firma podrá pedir a los
miembros del equipo del compromiso (incluyendo al socio del compromiso) que tomen las
medidas necesarias para eliminar o reducir cualquier amenaza a la independencia a un
nivel aceptable mediante la aplicación de salvaguardas apropiadas. Estas medidas pueden
incluir las siguientes:

• Dejar de ser miembro del equipo del proyecto.


• Descontinuar o modificar los tipos de trabajo o servicios específicos que se realicen
en un compromiso.
• Vender una inversión financiera de la que sean propietarios.
• Descontinuar o cambiar la naturaleza de las relaciones personales o de negocios
con clientes.
• Presentar el trabajo a otros socios y personal profesional para revisión adicional
• Tomar otras medidas razonables que sean apropiadas a las circunstancias.

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La política de la firma de auditoría debe exigir el conocimiento teórico y práctico sobre el
tema de independencia para asegurar su cumplimiento. Las amenazas se encontrarán en
una o más de las siguientes categorías:

a. Amenaza de interés propio: Es aquella amenaza en la que un interés particular que


puede ser de naturaleza financiera u otra, influya de manera inadecuada en el juicio o en el
comportamiento del auditor. Por ejemplo, un miembro del equipo de auditoría tiene un
interés financiero directo en el cliente del encargo o un miembro del equipo tiene una
relación empresarial importante y estrecha con el cliente auditado.

b. Amenaza de auto revisión: Se presenta cuando la misma firma evalúa procesos o


productos sobre los cuales ha prestado un servicio, puesto que se puede presentar que el
profesional de la contabilidad no evalúe acertadamente los resultados de un juicio realizado
o de un servicio prestado con anterioridad por la firma a la que pertenece, teniendo en
cuenta que dichos resultados se utilizarán como base para la construcción del informe.

c. Amenaza de abogacía: Esta amenaza se presenta en casos en los que el profesional


que ejerce como auditor, promueve la posición del cliente o de la Firma para la que trabaja,
hasta el punto de poner en peligro su objetividad. Por ejemplo, la Firma promociona la
compra de acciones de un cliente de auditoría o el auditor actúa como abogado en nombre
de un cliente de auditoría en litigios o conflictos legales con terceros.

d. Amenaza de familiaridad: Se produce debido a una relación prolongada o estrecha con


un cliente o con la entidad auditada, en el caso en que el auditor se muestre demasiado
afín a los intereses de la organización, descuidando la labor auditora. Por ejemplo, un
miembro del equipo auditor es familiar o mantiene un vínculo personal cercano con el
administrador o directivo del cliente.

e. Amenaza de intimidación: Se presenta una situación de presiones reales o percibidas,


incluidos los intentos de ejercer influencia indebida sobre el auditor, con el propósito de
disuadir la objetividad en el actuar del profesional. Por ejemplo, la Firma ha sido amenazada
con prescindir de los servicios de auditoría o ha sido amenazada de demanda, por el cliente.

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Si con la aplicación de las salvaguardas adecuadas no es posible eliminar o reducir las
amenazas a la independencia a un nivel aceptable, la firma de auditoría debe eliminar la
actividad, interés o relación que esté creando la amenaza, o rehusar aceptar o continuar
con el encargo.

Los casos de incumplimiento de los requerimientos de independencia deben comunicarse


a la firma de auditoría, la cual debe designar a un socio o un miembro de los empleados
para esta finalidad.

Un aspecto que puede afectar el tema de la independencia es la permanencia del mismo


equipo de trabajo en un cliente. Es importante tener en cuenta lo siguiente: una parte
importante de los procedimientos de aceptación y continuidad del cliente es evaluar la
independencia del equipo del encargo que proporciona un grado de seguridad.

Si a una persona se le ha asignado la responsabilidad de la ética dentro de la firma de


auditoría y dicha evaluación concluye que es necesaria la rotación de cualquier miembro
del equipo del encargo, se sugiere informar a dicha persona.

Además, se sugiere que, después de revisar las circunstancias y habiendo consultado a


otros socios, la firma de auditoría comunique al cliente su decisión por escrito tan pronto
como sea posible (por lo tanto, facilitando la documentación adecuada para su archivo).

A fin de cumplir con las reglas de rotación, los profesionales ejercientes a título individual
pueden considerar algún acuerdo, entre ellos y algún otro profesional, mediante el cual
realicen revisiones de control de calidad de los encargos u otros servicios relativos al
encargo, o compartan la responsabilidad de estas funciones entre un grupo de
profesionales ejercientes.

Este acuerdo debe quedar debidamente documentado entre los profesionales ejercientes
participantes y la carta de encargo de cada cliente debe modificarse con el fin de reflejar
quién es responsable del informe que proporciona un grado de seguridad correspondiente
a cada período.

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3.2 CONFLICTO DE INTERÉS

Los conflictos de interés son aquellas situaciones en las que el juicio del auditor tiende a
estar indebidamente influenciado por un interés secundario, de tipo generalmente
económico o personal.

En muchos casos pueden surgir conflictos de intereses; por ejemplo, cuando un socio o un
miembro del personal profesional representa a dos (2) clientes, uno como parte compradora
y otro como parte vendedora en la misma transacción; o si está ayudando a un cliente a
contratar a una persona para un puesto de dirección y el socio o miembro del personal
profesional sabe que el cónyuge de un miembro de la Firma está solicitando el puesto.

La firma de auditoría es responsable del desarrollo, implementación, cumplimiento


aplicación y seguimiento de métodos y procedimientos de la actividad diseñados para
ayudar a todos los socios y empleados a conocer, identificar, documentar y tratar los
conflictos de intereses y determinar su adecuada resolución.

Es aconsejable que quien sea responsable de la ética dentro de la firma de auditoría se


asegure de que se sigan procedimientos adecuados cuando se identifiquen posibles
conflictos de intereses.

Después de consultar a otros socios y empleados, el responsable de la ética dentro de la


firma de auditoría debe tener la autoridad final para la resolución de cualquier situación de
conflicto de intereses, es decir, debe tener autoridad para adelantar acciones como las
siguientes:

✓ Iniciar y participar en medidas de planificación preventivas para ayudar a evitar


situaciones de conflictos de intereses que puedan surgir.

✓ Determinar y exigir medidas y procedimientos especificados que aborden


adecuadamente el conflicto, protejan información delicada y específica del cliente y
aseguren la obtención de los consentimientos adecuados y que revele la información
cuando se determine que lo correcto es actuar.

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✓ Documentar debidamente el proceso, las salvaguardas aplicadas y las decisiones
tomadas o las recomendaciones hechas.

✓ Rehusar o desistir del servicio, encargo o acción, y aplicar procedimientos


disciplinarios y sanciones por incumplimiento a socios y empleados.

Cuando se identifique un conflicto o posible conflicto, los socios o empleados no deben


actuar ni asesorar hasta que no hayan revisado los hechos y circunstancias de la situación
en su totalidad. Además, se sugiere que la decisión de actuar o dar asesoría en estas
circunstancias quede plenamente documentada.

Dependiendo de las circunstancias que dieron origen al conflicto, por lo general será
necesario dar uno de los siguientes pasos:

• Avisar al cliente sobre los intereses comerciales o actividades de la firma de auditoría


que puedan representar un conflicto.
• Avisar a todas las partes pertinentes acerca de que la firma de auditoría está
actuando para dos o más partes en relación con un asunto en que sus respectivos
intereses están en conflicto.
• Avisar al cliente de que los socios o empleados no actúan exclusivamente para algún
cliente en la prestación de los servicios propuestos.
• En los casos anteriores, deberá obtenerse el consentimiento del cliente para actuar.

Al momento de aceptar o continuar con el encargo es aconsejable documentar los conflictos


que hayan identificado (por lo general, en las secciones de aceptación y continuidad o
planificación).

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3.3 CONFIDENCIALIDAD

Todos los socios y empleados deben proteger y mantener la confidencialidad de la


información del cliente que, de conformidad con las normas aplicables y lo dispuesto por
las autoridades reguladoras, las políticas de la firma de auditoría y las instrucciones
específicas del cliente o acuerdos con el mismo, deba mantenerse confidencial y protegida.

La información del cliente y cualquier información personal que se obtenga durante un


encargo deben usarse o revelarse únicamente con la finalidad para la que se obtuvo. Por
ejemplo, para las entidades listadas, cuyos valores, acciones, o títulos de deuda se cotizan
o están listados en una bolsa de valores reconocida, o se negocian conforme a los
reglamentos de una bolsa de valores reconocida u otro organismo equivalente, la
información del cliente que se obtenga durante el compromiso debe usarse o revelarse
únicamente en relación con el fin para el que se obtuvo.

Es importante que la firma de auditoría establezca una política que exija que la información
personal y de clientes sea tan exacta, completa y actualizada como sea posible.
Adicionalmente, la Firma debe establecer políticas que permitan que se informe a una
persona o cliente (con la debida autorización), después de solicitarlo, de la existencia, del
uso y de la revelación de información personal o información equivalente del negocio
especificada y que se le permita el acceso a dicha información (según sea adecuado).

Algunas actuaciones que la Firma puede ejecutar para cumplir sus obligaciones son las
siguientes:

• Nombrar a una persona como responsable de la definición, la implementación y el


seguimiento al cumplimiento de las políticas de confidencialidad.
• Por lo menos una vez al año, la Firma debe obtener una declaración de
confidencialidad por parte de todo su personal y se recomienda que esta
documentación se conserve en los archivos de personal.
• Comunicar las políticas de confidencialidad a todo el personal de la Firma mediante
los diferentes medios.

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• Contar con una infraestructura necesaria que permita conservar, catalogar y
recuperar información en forma tanto electrónica como impresa y protegerla contra
acceso no autorizado o uso inapropiado.

3.4 DOCUMENTACIÓN NECESARIA PARA COMPLETAR LOS REQUISITOS ÉTICOS


DE LA AUDITORÍA

A continuación, encontrará los documentos que le permitirán cumplir efectivamente con el


numeral 3 de esta guía:

 Código de Ética Firmas de contadores Públicos


 Recibo Código de Ética
 Declaración de Independencia del Socio y Personal Profesional al Inicio
 Declaración de Independencia del Socio y Personal Profesional al Cierre
 Confirmación Anual de Independencia en la Firmas de Auditoría
 Carta de Confidencialidad de la Información Propiedad del Cliente y de la Firma de
Auditoría
 Política de Responsabilidad de la Calidad de los Líderes de la Firma

Nota: Todos los documentos mencionados anteriormente redireccionan a la página


www.auditool.org. Aplica para socios.

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4. VERIFICACIÓN DE COMPROMISOS DEL EQUIPO DE AUDITORÍA

Al realizar el encargo, cada participante deberá dar certeza de la aceptación y desarrollo de


trabajos con independencia mental y libres de circunstancias que puedan comprometer la
misma, dejando claro que cada integrante de la firma de auditoría debe proteger y mantener
la confidencialidad de la información del cliente que, de conformidad con las normas
aplicables y lo dispuesto por las autoridades reguladoras, las políticas de la firma de
auditoría y las instrucciones específicas del cliente o acuerdos con el mismo, deba
mantenerse segura de terceros o accesos no autorizados.

Por lo tanto, el documento para la verificación de compromisos del equipo de auditoría tiene
como objetivo el obtener la certeza de que todas las personas que conforman el equipo de
auditoría que desarrolla un encargo de auditoría cumplen con los documentos que se
requieren para desarrollar un proceso inicial de auditoría, revisando si existe algún
incumplimiento que necesite ser verificado.

En la herramienta AuditX, usted podrá evidenciar este documento denominado:


Verificación de Compromisos del Equipo de Auditoría – Ref. AA-03

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5. ACUERDO DE LOS TÉRMINOS DEL ENCARGO DE AUDITORÍA (NIA 210)

Actividades de ejecución del trabajo o encargo

A continuación, se presentan algunos puntos importantes a la hora de ejecutar los


compromisos:

✓ Definir el presupuesto de horas

Con el propósito de ser eficientes, se debe establecer el presupuesto de horas partiendo


de la propuesta, es decir, debe ser rentable para el auditor sin dejar de lado la calidad del
trabajo y considerando, por tanto, la tarifa/hora por cada una de las categorías que
participan en la auditoría.

✓ Reporte de tiempo

Durante el desarrollo de la auditoría, se deben controlar las horas incurridas en cada


proyecto por cada uno de los participantes en la auditoría, con el fin de realizar un
seguimiento al cumplimiento del presupuesto.

La administración de las horas del equipo que participará en el contrato estará a cargo del
gerente del proyecto.

✓ Definir un cronograma de visitas durante el año

Con base en la metodología a desarrollar, se debe definir el cronograma de trabajo (para


compartir con el cliente), el cual debe estar alineado con el presupuesto de horas de la
propuesta. De acuerdo con la fecha de apertura, las tareas generalmente deben quedar
distribuidas en un mes aproximadamente (por ejemplo, 31 de marzo y 30 de abril).

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✓ Precondiciones para una auditoría

Para establecer si están presentes las precondiciones para una auditoría el auditor debe
cumplir los siguientes pasos:

• Determinar si es aceptable el marco de referencia de información financiera que se va


a aplicar a la preparación de los estados financieros; y
• Obtener el acuerdo de la Administración, en el cual reconoce y entiende su
responsabilidad en varios aspectos:

➢ Sobre la preparación de los estados financieros de acuerdo con el marco de


referencia de información financiera.
➢ Sobre el control interno.

➢ De proporcionar al auditor los siguientes insumos:

✓ Acceso a toda la información relevante que tenga la Administración para


la preparación de los estados financieros, con registros, documentación y
otros asuntos.
✓ Información adicional que el auditor pueda solicitar a la Administración
para el fin de la auditoría.
✓ Acceso sin restricción a personas dentro de la entidad de las que el auditor
determine que es necesario obtener evidencia de auditoría.

Así las cosas, es importante que antes de iniciar el trabajo haya seguridad que el cliente
aceptó los términos de la propuesta.

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✓ Establecimiento de los Términos del Encargo

De acuerdo con la NIA 220, el objetivo del auditor es aceptar o continuar con un encargo -
compromiso- de auditoría solamente cuando se haya acordado la base sobre la que la
auditoría se va a realizar, mediante:

• La determinación de si están presentes las precondiciones para la auditoría.


• Confirmar que hay una comprensión común por parte del auditor y de la Dirección y,
cuando sea oportuno, de quienes son responsables del gobierno de la entidad,
respecto de los términos del encargo de auditoría.

✓ Limitación al alcance de la auditoría antes de la aceptación del encargo de


auditoría.

Si la Administración o los responsables del gobierno de la entidad incluyen en la propuesta


de los términos de un encargo de auditoría la obligación de una limitación al alcance del
trabajo del auditor, de tal forma que el auditor considere que tendrá que denegar la opinión
sobre los estados financieros, el auditor no aceptará dicho encargo con limitaciones como
encargo de auditoría, salvo que esté obligado a ello por las disposiciones legales o
reglamentarias.

✓ Acuerdo de los términos del encargo de auditoría

El auditor acordará los términos del encargo de auditoría con la Dirección o con los
responsables del gobierno de la entidad. Los términos del encargo de auditoría acordados
se harán constar en una carta de encargo u otra forma adecuada de acuerdo escrito, e
incluirán lo siguiente:

a. El objetivo y el alcance de la auditoría de los estados financieros.


b. Las responsabilidades del auditor.

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c. Las responsabilidades de la Dirección.
d. La identificación del marco de información financiera aplicable para la
preparación de los estados financieros.
e. Una referencia a la estructura y el contenido que se espera de cualquier
informe emitido por el auditor.
f. Una declaración de que pueden existir circunstancias en las que el contenido
y la estructura del informe difieran de lo esperado.

Auditorías recurrentes

En las auditorías periódicas, el auditor valora si los escenarios requieren la revisión de los
términos del encargo de auditoría y si es necesario recordar a la entidad los términos
existentes del encargo de auditoría. Una carta contrato refiere los siguientes aspectos:

• La definición del alcance de auditoría, incluida una referencia a las disposiciones


legales o reglamentarias y las NIA aplicables.
• El hecho de que por las limitaciones inherentes a la auditoría y por las limitaciones
inherentes al control interno haya un riesgo inevitable.
• Los planes relativos a la planificación y ejecución de la auditoría, incluida la
composición del equipo de auditoría.
• El acuerdo de la Administración de informar al auditor sobre los hechos que pueden
afectar los estados financieros.

Antes de iniciar un trabajo nuevo o recurrente, es importante asegurarse de que el


cliente aceptó los términos de la propuesta.

En la herramienta AuditX, usted podrá evidenciar este documento denominado: Acuerdo


de los Términos del Encargo de Auditoría (NIA 210) – Ref. AA-04

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6. REVISIÓN CONTROL DE CALIDAD (NIA 220)

Los líderes de la Firma deben asegurarse de que las políticas y los procedimientos de
calidad se comuniquen y estén accesibles a todos los miembros de la organización. A
continuación, se presenta una breve descripción de los componentes del Sistema de
Control de Calidad y las políticas que se deben establecer:

• Requisitos Profesionales
Deben observarse los principios de independencia, integridad, objetividad, confidencialidad
y conducta profesional.

• Competencia y Habilidad
El personal debe tener los estándares técnicos y la competencia profesional requeridos
para cumplir sus responsabilidades.

• Asignación
El trabajo debe ser asignado a personal que tenga el grado de entrenamiento técnico y
eficiencia requeridos para las circunstancias.

• Delegación
Deberá haber dirección, supervisión y revisión del trabajo a todos los niveles para
proporcionar certeza razonable de que el trabajo efectuado cumple las normas de calidad
adecuadas.

• Consultas
Cada vez que sea necesario, se consultará dentro o fuera de la Firma , con aquellos que
tengan la experiencia y los conocimientos apropiados.

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Adicionalmente, la NICC define seis (6) elementos fundamentales dentro del Control de
Calidad de esta:

a. Responsabilidad de los líderes de la firma sobre la calidad dentro de la misma.


b. Requisitos éticos relevantes.
c. Aceptación de retención de las relaciones profesionales con los clientes y trabajos
específicos.
d. Recursos humanos.
e. Desempeño del trabajo.
f. Monitoreo.

Los citados elementos de calidad deben documentarse y comunicarse al personal de la


Firma, advirtiendo la responsabilidad y cumplimiento personal que debe hacerse sobre ellos
en las políticas y procedimientos implementados.

El sistema de calidad que cada firma establezca debe estar en función del personal
vinculado, el tamaño de la misma, los lugares donde opera, la estructura de la Organización
y la relación costo/beneficio, asegurando de esta forma que la calidad del servicio de
auditoría se desarrollará profesionalmente desde el inicio hasta su finalización.

Dentro de este documento se deben ejecutar los procedimientos de control de calidad en


el nivel de compromiso que proporcione al auditor una seguridad razonable de que:

a. El cumple con los estándares profesionales de auditoría aplicables y legal y


regulatorio, requisitos; y
b. El informe de auditoría emitido es apropiado en las circunstancias.

En la herramienta AuditX, usted podrá evidenciar este documento denominado:


Revisión del Control de Calidad (NIA 220) – Ref. AA-05

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7. ENCARGOS INICIALES DE AUDITORÍA. SALDOS DE APERTURA (NIA 510)

Este papel de trabajo permite obtener evidencia de auditoría suficiente y adecuada sobre
los saldos de aperturas dentro de una auditoría financiera.

La NIA 510 presenta las responsabilidades del auditor en la obtención de evidencia de


auditoría en los trabajos iniciales. Esta NIA incluye lineamientos para revisar los saldos de
apertura (contingencias, compromisos y saldos iniciales de las cuentas que figuran en
libros).

El objetivo del profesional contable consiste en obtener evidencia de auditoría suficiente y


adecuada sobre los saldos de apertura que permitan determinar si estos contienen o no
incorrecciones que puedan afectar a los estados financieros.

También se requiere que el profesional contable evidencie en los saldos de apertura si se


han aplicado las políticas contables de forma adecuada o si los cambios en las políticas se
han registrado, presentado y revelado conforme a las Normas Internacionales de
Información Financiera.

El auditor debe revisar los estados financieros más recientes y a su vez, los informes del
auditor o revisor fiscal predecesor en busca de información que pueda ayudarle a encontrar
evidencia suficiente y adecuada sobre si los saldos de apertura reflejan la aplicación de
políticas contables de forma adecuada, si han sido correctamente traspasados al período
actual o si han sido adaptados para efectos comparativos.

Para cumplir con lo mencionado en el anterior párrafo, el auditor o revisor fiscal puede
realizar revisión de los papeles de trabajo del auditor predecesor, evaluar los
procedimientos aplicados en el período actual y verificar si estos proporcionan evidencia en
relación con la información de los saldos de apertura.

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Procedimiento de auditoría

Entre los lineamentos expuestos en la NIA 510 se encuentra que el auditor o revisor fiscal
puede aplicar a los activos y pasivos corrientes los siguientes procedimientos:

• Observar el recuento físico de existencias a un corte determinado y la conciliación


con la cantidad disponible a la apertura del período.
• Valorar las partidas de existencias iniciales.
• Verificar el beneficio bruto recibido por la entidad y el corte de las operaciones
realizadas.
En cuanto a los activos y pasivos no corrientes, se sugiere, aparte de los procedimientos
adicionales, que el auditor o revisor fiscal considere necesarios los siguientes
procedimientos:

• Confirmación de deudas a largo plazo, ya sea solicitando documentos


de circularización con bancos, proveedores y cartera.
• Examinar los registros contables y la información subyacente a los saldos de
apertura.

En la herramienta AuditX, usted podrá evidenciar este documento denominado: Encargos


Iniciales de Auditoría. Saldos de Apertura (NIA 510) – Ref. AA-06

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8. BENEFICIOS DE UNA BUENA DOCUMENTACIÓN

En algunos casos, las auditorías realizadas no tienen un proceso formal de documentación


de su trabajo. Es importante resaltar que este es un factor crítico de éxito en la protección
y generación de valor en los clientes. Algunos beneficios son los siguientes:

• Acumulación de conocimiento del cliente.


• Fácil transición en caso de realizar algún cambio en el equipo de trabajo.
• Puede proporcionarse evidencia suficiente y adecuada en caso de que el trabajo del
auditor sea cuestionado por terceros.
• Permite documentar aquellos aspectos clave a los que el auditor debe realizar
seguimiento continuo.
• Ahorro de tiempo en la ejecución de la auditoría del año siguiente.
• Permite supervisión y revisión continua del trabajo.
• Permite realización de auditorías de calidad por parte de los miembros internos o
externos.
• Permite al auditor mantener un enfoque disciplinado del trabajo.

Buenas prácticas en la elaboración de papeles de trabajo del auditor

• Cada papel de trabajo debe contener, como mínimo, objetivo, procedimientos,


resultados y conclusiones.
• La documentación debe responder a los objetivos planeados.
• La documentación debe quedar totalmente cruzada con sumarias, anexos u otros
papeles.
• La documentación debe ser completa, concreta, fácil de entender y no redundante.
• En caso de un litigio ese papel puede ser utilizado como producto del auditor.
• Cualquier persona lo puede entender (por ejemplo: un abogado); los papeles de
trabajo deben hablar por sí solos.
• Los papeles de trabajo en cada fase de auditoría son finalizados y revisados de forma
oportuna.

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• Es recomendable la existencia de políticas para realizar revisiones de calidad del
trabajo efectuado antes de que se entreguen los reportes.
• La documentación debe quedar firmada por la persona que la elabora y la persona
que la revisa con la fecha en la que se completó cada trabajo.
• Todos los temas deben quedar totalmente cerrados.
• El papel de trabajo debe permitir reconstruir la prueba.
• Los papeles que se anexan deben ser realmente relevantes.
• En la documentación no es necesario incluir los borradores de papeles de trabajo y
de estados financieros, notas que reflejen razonamientos incompletos o preliminares.
• Los hallazgos deben quedar en los respectivos papeles de trabajo (diferencias de
auditoría, recomendaciones, temas críticos, etc.).
• La evidencia de revisión de impuestos, certificaciones y otros requerimientos debe ser
archivada y estar disponible en caso de que surjan reclamaciones.
• La documentación del auditor debe quedar almacenada en medios electrónicos o
papel.
• Deben existir políticas de archivo y retención de los papeles de trabajo que se
utilizaron para documentar el reporte emitido.

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