Tema #.02 - Caja General

TEMA #.
02 CAJA GENERAL
1. CONCEPTO
La administración del efectivo es de principal importancia en cualquier negocio debido a que es el medio
para obtener mercancías y servicios. Se requiere una cuidadosa contabilización de las operaciones con
efectivo debido a que este rubro puede ser mal invertido. La administración del efectivo generalmente se
centra alrededor de dos áreas: el presupuesto de efectivo y el control contable.
El efectivo es el activo con la mayor probabilidad de robo o utilización inadecuada. Por esta razón, los
negocios deben controlarlo de manera cuidadosa, así como las transacciones que se realizan con él.
2. CONTROL INTERNO
Para evitar el robo o el uso incorrecto del efectivo, las empresas deben controlarlo desde el momento en
que lo reciben hasta que lo depositan en un banco. Por lo general, los negocios reciben efectivo de dos
fuentes principales:
1. Clientes que compran productos o servicios.
2. Clientes que hacen pagos por cuentas pendientes.
Efectivo recibido de ventas al contado Las cajas registradoras son controles importantes que permiten
proteger el efectivo recibido en las ventas directas al público. A continuación, se muestra el uso de una
caja registradora para controlar el efectivo.
Una caja registradora controla el efectivo de la siguiente manera:
1. Al inicio de cada turno laboral, cada cajero recibe una gaveta que contiene una cantidad
predeterminada de efectivo. Esta cantidad, que se emplea para dar cambio a los clientes, se conoce como
fondo para cambio.
2. Cuando un vendedor registra el importe de una venta, la caja registradora muestra el importe para el
cliente, lo cual le permite verificar que el cajero le cobra la cantidad correcta. El cliente también obtiene
un recibo del efectivo que entrega.
3. Al final del turno, el cajero y el supervisor cuentan el efectivo que hay en la gaveta que se le entregó
al comenzar su turno. El importe del efectivo en cada gaveta debe ser igual al importe de efectivo inicial
más las ventas al contado del día.
4. El supervisor lleva el efectivo al departamento de caja, donde se guarda en una caja fuerte.
5. El supervisor envía el recibo de la caja registradora del cajero al departamento de contabilidad.
6. El jefe de caja prepara una boleta de depósito bancario.
7. El jefe de caja deposita el efectivo en el banco, o lo entrega a un servicio de traslado de valores, como
Brink’s Panamá, que recoge el efectivo y lo ingresa a una institución bancaria.
8. El departamento de contabilidad resume los recibos de efectivo y registra las ventas al contado del
día.
9. Cuando el efectivo se deposita en el banco, por lo general éste sella una copia de la boleta de depósito
con el importe que recibió. Este recibo bancario se devuelve al departamento de contabilidad, donde se
compara con el importe total que debía depositarse. Este control ayuda a asegurar que todo el efectivo se
deposite y que no se perdió o robó en el camino al banco. Por lo tanto, cualquier faltante se detecta de
inmediato.
Debido a que el efectivo es el activo más líquido de un negocio, se necesita un sistema de control
adecuado para prevenir robos y evitar que los empleados utilicen el dinero de la compañía para su uso
personal.
Los propósitos de los mecanismos de control interno en las empresas son los siguientes:
• Salvaguardar los recursos contra desperdicio, fraudes e insuficiencias.
• Promover la real y adecuada contabilización de la información relativa al efectivo.
• Alentar y medir el cumplimiento de las políticas de la empresa.
• Juzgar la eficiencia operativa de todas las divisiones de la empresa.
El control interno no se diseña para detectar errores, sino para reducir la oportunidad de que ocurran
errores o fraudes. Algunos objetivos del control interno del efectivo son tomar todas las precauciones
necesarias para prevenir los robos y establecer un método adecuado para presentar el efectivo en los
registros contables. Un buen sistema de contabilidad separa el manejo del efectivo de la función de
registrarlo, hacer pagos o depositarlo en el banco.
Todas las recepciones de efectivo deben registrarse y depositarse en forma diaria, a la vez que todos los
pagos de efectivo deben realizarse mediante cheques.
Controles en Ingresos de caja
Algunos controles para salvaguardar los ingresos a caja son los siguientes:
a) Todo ingreso debe estar respaldado con algún documento.
b) Los ingresos deben estar registrados a la brevedad posible.
c) Debe haber una persona responsable de cada caja.
d) Todo dinero que ingrese debe ser íntegramente depositado en el banco.
e) No se debe tomar del dinero cobrado para hacer desembolsos en efectivo.
Controles en Egresos de caja

A continuación, se presentan algunos controles sobre los egresos de caja:
a) Los pagos sólo deben ser realizados por personas autorizadas.
b) Todo desembolso debe ser sustentado con algún documento.
c) Todo pago debe hacerse a través de un cheque.
d) Los cheques deben ser girados correlativamente.
3. ARQUEO DE CAJA
Los cajeros pueden cometer errores cuando dan el cambio a los clientes o cuando marcan las ventas en
efectivo. Como resultado, pueden ser diferentes el importe de efectivo disponible a la mano y el importe
de las ventas al contado. Tales diferencias se registran en una cuenta de faltantes y sobrantes de efectivo.
Por ejemplo, suponga la siguiente información de una caja registradora durante el 3 de mayo:
Total de la caja registradora por ventas al contado 35,690
Recibos de efectivo de ventas al contado 35,668
Las ventas al contado, los recibos de efectivo y el faltante de $22 ($35,690 – $35,668) se deben registrar
como se muestra enseguida.
4. SOBRANTES Y FALTANTES DE EFECTIVO EN CAJA
a. Cuando el importe del arqueo sea mayor que el saldo según libros.
En este caso, este faltante (según mayor) o sobrante (según arqueo) puede originarse por:
Causas fácilmente identificables.
Dentro de los faltantes debidos a causas fácilmente identificables, pueden mencionarse las operaciones
no reportadas por el cajero o cantidades cobradas de más. Cuando se trate de operaciones no reportadas
por el cajero, el asiento de ajuste será el de la operación realizada y no reportada por el cajero; es decir,
se cargará a la cuenta Caja y se abonará a la cuenta que corresponda.
Causas difícilmente identificables.

En el caso de faltantes por causas difícilmente identificables, es decir, que no se cuenta con todos los
elementos necesarios para determinar el origen del faltante en libros, se procederá de la siguiente manera:
Si el importe del faltante es considerable, con base en la característica de la importancia relativa, ya sea
en relación con el monto de la partida o su naturaleza, y apoyados en el juicio profesional, el cual se basa
en el criterio prudencial, se debe optar por la alternativa que refleje menor optimismo, lo que implica “no
adelantar utilidades”, porque no se afectarán cuentas de resultados, ya que se estarían registrando
utilidades que aún no se han devengado; por tanto, se afectan cuentas de balance, en este caso la de
acreedores, para reflejar la obligación de entregar el efectivo a quien demuestre ser su propietario
legítimo, anotando como subcuenta la de Faltantes en caja, según libros.
Cuando el importe del faltante según libros sea de poca importancia relativa, normalmente originado por
el redondeo o cambio de cantidades en moneda fraccionaria que no se les entrega a los clientes, se podrían
afectar los resultados de operación, pero por su poca cuantía, en realidad, no se alteran sustancialmente.
El asiento de ajuste será de cargo a la cuenta Efectivo en caja, con abono a Otros ingresos, subcuenta
Faltantes en caja, según libros.
b. Cuando el importe del arqueo sea menor que el saldo según libros
En este caso, este sobrante (según mayor) o faltante (según arqueo) puede ser originado por:
Causas fácilmente identificables

Dentro de los sobrantes debidos a causas fácilmente identificables, se pueden mencionar las operaciones
no reportadas por el cajero, o cantidades pagadas de más. Cuando se trate de operaciones no reportadas
por el cajero, el asiento de ajuste será el de la operación realizada y no reportada por el cajero, es decir,
se cargará a la cuenta de la operación no reportada, con abono a la cuenta Caja.
Cuando se trate de cantidades pagadas de más por el cajero, o dispuestas por él, el asiento para registrar
el sobrante en libros será de cargo a la cuenta de deudores, para tener presente el derecho que se tiene de
cobrar la cantidad que se pagó de más, o fue dispuesta por el cajero, con abono a la cuenta Caja.
Causas difícilmente identificables
Cuando no se cuenta con todos los datos necesarios para determinar el origen del sobrante en libros, se
procederá de la siguiente manera:
Si el importe del sobrante es considerable, de acuerdo con la importancia relativa, y nuevamente guiados
por el juicio profesional basado en el criterio prudencial, afectaremos cuentas de balance, quedando el
ajuste con cargo a la cuenta Deudores, subcuenta Nombre del cajero, en virtud de que él, como
responsable de la custodia del efectivo, es también responsable de las diferencias que se presenten, con
abono a la cuenta Caja. De esta manera se registra el derecho de exigir el pago de tales diferencias al
cajero.
En el caso de que el importe del sobrante según libros sea de poca importancia relativa, normalmente
originada por el redondeo o cambio de cantidades de moneda fraccionaria que no entregan los
proveedores y que tampoco les será reclamada, se podría afectar los resultados de operación, pero, de
nuevo, por su poca cuantía no los alteran sustancialmente. El asiento de ajuste será de cargo a la cuenta
Otros gastos, subcuenta Sobrantes en caja, según libros, con abono a caja.
Si hubo un sobrante, se debe acreditar a faltantes y sobrantes de efectivo. Al final del periodo contable
un saldo de débito en faltantes y sobrantes de efectivo se registra en gastos diversos en el estado de
resultados. Un saldo de crédito se incluye en la sección otros ingresos. Si los reportes de un cajero
constantemente muestran importes faltantes y sobrantes de efectivo grandes, el supervisor debe hacer
que reciba capacitación adicional.
5. FLUJO DE CAJA PROYECTADO

Es un instrumento financiero que te permite anticipar determinadas situaciones que pueden poner en
riesgo la operatividad de tu empresa, especialmente lo relacionado con la liquidez.
Al proyectar o estimar cómo será el movimiento de ingresos y egresos en un periodo, ya sea mensual o
anual, sabrás en qué momento podrías tener mayores ingresos o al contrario presentar problemas de
insolvencia económica. Esto te permite tener una idea sobre si la empresa necesitará financiamiento a
futuro o si tendrá suficientes recursos para realizar inversiones que ayuden a su desarrollo y crecimiento.
En el flujo de caja proyectado debes considerar todos los factores que pienses cambiar a corto plazo o
que puedan variar en el futuro, ya sea aumento de personal, de la producción, venta de nuevos productos,
modificaciones de la infraestructura, entre otros, dependiendo del periodo en el que proyectes tu flujo.
Para que puedas apreciar resultados acertados, debes ser realista frente a las cifras que vas a proyectar y,
si es posible, llegar a los resultados en el periodo que estás considerando. Igualmente, existe la posibilidad
de realizar varias proyecciones del flujo de caja donde presentes diferentes escenarios: el que creas más
probable, uno pesimista y otro optimista.

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4. SOBRANTES Y FALTANTES DE EFECTIVO EN CAJA

Causas difícilmente identificables.

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