Importancia de La Administración de Proyectos

IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
INTRODUCCIÓN
La gran mayoría de las personas tiene proyectos profesionales, familiares o
individuales. Las empresas, las organizaciones, los institutos y las escuelas también
los desarrollan constantemente. La razón principal es que desean emprender algo
nuevo, diferente o mejorar lo que ya tienen. Sin embargo, el cambio no se logra a
través de actividades rutinarias, sino mediante proyectos. Por lo tanto, es importante
contar con conocimientos y habilidades para evaluar dichos proyectos, planearlos y
ejecutarlos con éxito.
Llevar a cabo un proyecto personal –como comprar un automóvil, por ejemplo–
requiere aplicar algunos pasos básicos. En cambio, para que una empresa renueve
su maquinaria, deberá contar con amplio conocimiento y aplicarlo metódicamente.
Es decir, la aplicación de métodos y técnicas de administración de proyectos debe
ser proporcional a los objetivos, al esfuerzo, a los recursos involucrados y al
beneficio que se obtendrá.
PROYECTOS Y ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
El término proyecto se refiere a la asignación de recursos para la realización de
actividades durante un tiempo limitado con el fin de alcanzar un objetivo específico,
como respuesta a un problema o a una necesidad. El proyecto debe transformar
una situación actual insatisfactoria en una situación futura esperada. Todos los
proyectos finalizan cuando se obtiene el producto o los productos específicos que
van a utilizarse o aprovecharse para satisfacer la necesidad que dio origen al
problema. Por ejemplo, si una comunidad tiene necesidad de una clínica de salud,
el proyecto consistirá́ en desarrollar las actividades necesarias para construirla y
ponerla en funcionamiento. El proyecto termina cuando la clínica está lista para
operar y, a partir de ahí́, entra en operación para dar servicio a la comunidad.
Los proyectos tienen dos características que los distinguen de otro tipo de operaciones. La primera
es su carácter temporal, es decir, tienen un tiempo finito y predeterminado que se puede estimar
de una manera muy general desde el inicio. La segunda es la naturaleza única, novedosa o
diferenciada del objetivo y del resultado a alcanzar. La magnitud del cambio o de la innovación varía
de un proyecto a otro; por ejemplo, el histórico proyecto de construcción de la bomba atómica tenía
un objetivo y un resultado totalmente nuevos. El objetivo y el resultado de un proyecto para construir
una casa no son totalmente nuevos, pero se distinguen de la construcción de otras casas en que el
terreno es diferente, las condiciones climáticas serán otras y, en muchas ocasiones, el cliente o los
trabajadores también cambian.
Un proyecto no debe confundirse con un proceso o con un trabajo rutinario y
repetitivo. En un proceso también se asignan recursos y se plantean actividades;
sin embargo, no existe un fin predeterminado. Un proceso, como el de compras, por
ejemplo, se lleva a cabo indefinidamente mientras la empresa esté operando. Un
proceso se mejora a través de un proyecto y una vez terminado éste, el nuevo
proceso se ejecuta de manera constante hasta que se requiera una nueva mejora.
Un proyecto tampoco es lo mismo que un programa, aunque ambos
conceptos se confunden muchas veces en la práctica. El propósito de ambos es
lograr objetivos específicos y se necesita planeación y recursos para lograrlos, pero
hay que tener en cuenta que la principal diferencia reside en el alcance y el tiempo
de cada uno. Un programa es un conjunto de varios proyectos coordinados y
relacionados hacia una meta en común. Por ejemplo, puede haber un programa de
mejora de salud pública en una zona rural y para lograrlo se requieren varios
proyectos, como levantar un censo, instalar una clínica y brindar educación en
materia de salud.
La administración de proyectos consiste en la planeación, organización,
ejecución, control y cierre de las actividades y los recursos involucrados en el
proyecto. De forma sistemática se puede representar como un conjunto de cinco
procesos principales.
Tabla 2.1 Procesos de la administración de proyectos y sus resultados típicos.
Proceso Descripción Resultado típico

Inicio Consiste básicamente en la identificación, definición y Documento que describe el
autorización de un proyecto o, al menos, de su primera proyecto y autorización (o
fase. Por lo regular, se presentan ideas u oportunidades rechazo) del mismo.
que darán solución a un problema o a una necesidad.
Planeación Se definen las actividades, se estructuran, se les asignan Plan del proyecto
tiempos y una secuencia. Se identifican los recursos y se
asignan. Se estiman los costos del proyecto y se preparan
planes complementarios, como el de calidad,
comunicación y riesgos.
Ejecución Consiste en medir y comparar el avance real contra el Productos del proyecto
avance planeado, tomando acciones preventivas o (entregables)
correctivas para lograr los objetivos del proyecto. Incluye
realizar reuniones de seguimiento, identificar y
documentar los cambios, y dar seguimiento a los riesgos.
Monitoreo y Consiste en medir y comparar el avance real contra el Informes de avance y requisiciones
control avance planeado, tomando acciones preventivas o de cambios
correctivas para lograr los objetivos del proyecto. Incluye
realizar reuniones de seguimiento, identificar y
documentar los cambios, y dar seguimiento a los riesgos.
Cierre Se trata de la formalización con el cliente de que el Informe de cierre y de lecciones
proyecto ya se terminó́. Incluye las lecciones aprendidas, aprendidas
el cierre de contratos y los balances de costos.
BIBLIOGRÁFIA:
López, A. (2017). Administración de proyectos, la clave para la coordinación efectiva
de actividades y recursos. México: Pearson Educación de México.

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Tabla 2.1 Procesos de la administración de proyectos y sus resultados típicos.

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