Modelo Matriz Acciones Correctivas - Preventivas

MATRÍZ DE ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA 2019
Origen Estado
Orden PROCESOS CERRADA NO
% Avance
CORRECTIVA PREVENTIVA MEJORA TOTAL ABIERTA CERRADA TOTAL
EFICAZ
1 ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS ABS 12 3 2 17 17 0 0 17 0%

2 ATENCION A LA FAMILIA Y GRUPOS POBLACIONALES AFP 9 4 1 14 14 0 0 14 0%
3 ADMINISTRACION DEL TALENTO HUMANO ATH 20 0 2 22 22 0 0 22 0%
4 SEGURIDAD Y CONVIVENCIA CIUDADANA SCC 10 0 0 10 9 0 0 9 0%
5 DESARROLLO ARTISTICO Y CULTURAL DAC 11 0 2 13 13 0 0 13 0%
6 DESARROLLO ECONÓMICO Y PRODUCTIVO DEP 10 0 4 14 11 2 1 14 21%
7 DIRECCION DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DSI 6 5 4 15 12 3 0 15 20%
8 OBRAS PUBLICAS OPP 22 3 1 26 25 1 0 26 4%
9 GESTIÓN EDUCATIVA EDU 13 0 2 15 15 0 0 15 0%
10 EVALUACIÓN Y MEJORA EYM 9 6 1 16 12 3 1 16 25%
11 GESTION DE BIENES MUNICIPALES GBM 20 3 5 28 28 0 0 28 0%
12 GESTION DE LAS FINANZAS Y HACIENDA PUBLICA GFP 31 1 4 36 36 0 0 36 0%
13 GESTION DE LA INFORMACION GDI 27 3 2 32 32 0 0 32 0%
14 GESTIÓN MUNICIPAL EN SALUD GMS 19 1 4 24 24 0 0 24 0%
15 GESTIÓN DE LOS RECURSOS NATURALES Y AMBIENTE GRN 28 5 2 35 35 0 0 35 0%
16 MOVILIDAD MOV 8 0 1 9 9 0 0 9 0%
17 PLANEACION TERRITORIAL Y DESARROLLO MUNICIPAL PDM 35 1 9 45 40 2 3 45 11%
18 PARTICIPACION PARA LA DEMOCRACIA Y EL DESRROLLO PDS 9 1 1 11 11 0 0 11 0%
19 COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA CIE 10 0 0 10 12 0 0 12 0%
20 GESTIÓN JURÍDICA MUNICIPAL GJM 4 0 0 4 0 0 0 0 0%
21 LICENCIAMIIENTO Y CONTROL URBANISTICO LCU 21 0 1 22 21 0 1 22 5%
22 GESTIÓN DEL RIESGO DE DESASTRES GRD 0 0 0 0 0 0 0 0 #DIV/0!
334 36 48 418 398 11 6 415
4%
4%
80% 9% 11% 100% 96% 3% 1% 100%
Revisó y apr
Proceso: DSI Codigo: 608 Versión: 9
DE MEJORA 2019
Responsable del cierre
% Total EYM ABIERTAS DSI ABIERTAS Total
TOTAL EYM TOTAL DSI
4% 4 4 13 13 17
3% 2 2 12 12 14
5% 8 8 14 14 22
2% 1 1 9 8 10
3% 3 3 10 10 13
3% 0 0 14 11 14
4% 0 0 15 12 15
6% 13 12 13 13 26
4% 0 0 15 15 15
4% 0 0 16 12 16
7% 2 2 26 26 28
9% 21 21 15 15 36
8% 1 1 31 31 32
6% 1 1 23 23 24
8% 17 17 18 18 35
2% 2 2 7 7 9
11% 0 0 45 40 45
3% 0 0 11 11 11
2% 0 0 4 0 4
1% 0 0 4 0 4
5% 0 0 22 16 22
0% 0 0 0 0 0
75 74 337 307 412
100%
100%
18% 19% 81% 75%
Revisó y aprobó: Edgar Augusto Villegas Ramírez
Fecha: Diciembre 12 de 2018
TIPO DE ACCIÓN:
NUMERO DE LA FUENTE QUE PERMITIÓ LA FECHA DE IDENTIFICACIÓN DE LA
CORRECTIVA RESPONSABLE DE CIERRE
ACCION IDENTIFICACIÓN ACCION
PREVENTIVA O DE MEJORA
1 CORRECTIVA Medición de indicador DSI 27 de julio de 2015
2 CORRECTIVA Auditoria interna de calidad DSI 28 de agosto de 2015
3 CORRECTIVA Auditoria interna de calidad DSI 21 de julio de 2016

6 CORRECTIVA Auditoria interna de calidad DSI 19 de September de 2017


Revisión por la dirección
13 MEJORA DSI 23 de November de 2017
2017
14 CORRECTIVA Auditoria interna de calidad DSI 19 de septiembre de 2018


NO CONFORMIDAD REAL RESPONSABLE DE
CORRECCIÓN (NO APLICA PARA ACCIONES PREVENTIVAS
NO CONFORMIDAD POTENCIAL Ó EJECUTAR LA FECHA DE IMPLEMENTACIÓN
Y DE MEJORA)
ACCION DE MEJORA CORRECCIÓN
De acuerdo a la medición podemos evidenciar que nos

falta mucho para cumplir con la meta, para cumplir con
el nivel de referencia definido del 20%, en algún
momento contratar otra persona para apoyar el Definir nuevas acciones e indicador Lìder del Proceso LCU 15 de diciembre de 2015
procedimiento y así se hizo, pero seguimos sin cumplir,
por lo tanto hay que definir nuevas acciones e
indicadores.
El procedimiento no tiene establecidos tiempos para la

realización de las visitas urbanísticas ni criterios para N/A N/A N/A
definir la prioridad de las mismas
La ley 810 de 2003 y la Ley 1437 DE 2011 y

demas normas concordantes establecen que
cuando como resultado de averiguaciones
preliminares , la autoridad establezca que exusten
La administración ha realizado esfuerzos
meritos para adelantar un procedimiento
presupuestales mediante la contratación de prestación
sancionatorio , asi la comunicara al interesado , si
de servicios como apoyo al control de las
concluidas las averiguaciones preliminares
construcciones, movimientos de tierra y en general todo
estableceran si hay merito para adelantar el
acto de los ciudadanos que puedan ser catalogados
proceso. Es de anotar que todas las visitas
como infracciones urbanísticas en cumplimiento de los
técnicas que se realizaban por los contratistas
acuerdos municipal No 65 de 1992 y No. 57 de 1994, LIDER DE PDM
tenían varios objetos, es decir, ante peticiones de
sin embargo de acuerdo al número de visitas realizadas
problemas de convivencia, emición de conceptos
que evidencian la presunta infracción y la información
ténicos no se necesariamente sobre posibles
del número y estado de los procesos adelantados,
infracciones urbanísticas, además del control
podría llegarse a pensar que no se aprecia un costo
urbanístico. A si mismo, se solicitaron nuevas
beneficio. además de estar incurriendo en una presunta
visitas para constatar que efectivamente dentro de
ineficacia en el cobro de impuestos de construcción.
los 60 que trae la ley 810 de 2003 para la
adecuacion, los responsables se hubieren
legalizado, o por el contrario habia cesado la
infraccion urbanistica por desistimiento del mismo.
Revisada la carpeta del proceso por presunta infracción
urbanística en contra del señor Luis Ángel Gómez
Ramírez contiene la Resolución con radicado 2930
mediante el cual el alcalde revoca la resolución No. 551
de negación de una licencia de construcción y declara
la caducidad sancionatoria iniciada con el acto
La competencia directa de este proceso está ya
administrativo
Revisada radicado
la carpeta del 4110
proceso delpor
4 depresunta
octubre infracción
de 2012.
por fuera de Planeación, debido a que la resolución
Sanción
urbanística urbanística
en contrapor deliniciar
señoruna Julioconstrucción
Enrique Marín sin la
y de caducidad la falló el señor Alcalde el día 28 de
otro,respectiva
en mayo 2 autorización
de 2016 la para oficinaconstrucción
de planeación y/o del
diciembre de 2015 y en orden de jerarquía por
LIDER DE PDM
modificación
municipio dictadelalaresolución
oficina deNo. planeación municipal,y
0891(proyectada competencia la sigue teniendo el Alcalde
informada
elaborada mediante memorando
por el Dr Diego Ospina. 1192 de septiembre
En derecho: firma Municipal.
2012 donde
asesora la técnica
jurídica externaoperativa presenta
del municipio), informela
mediante
técnico al jefe de desarrollo de la oficina
cual resuelve el proceso administrativo sancionatorio de de planeación
sobre la construcción
carácter urbanístico, de una 2da
mediante lacancha
cual se de futbol
ordena
sintética
archivar la ydiligencia
reformasyaabsolver
la existente
a loscancha de futbolde
demandados,
Catania, sin que
los cargos se solicitara
imputados, peroautorización
no se resuelve a lasobre
oficinalade
planeación. inobservando
presunta infracción el acuerdo
urbanística No. 65
ordenada de 1992.
mediante
Resolución No. 978 de mayo de 2015 proyectada por el La aclaldia cuenta con asesores externos para
arquitecto David Aristizabal(contratista de prestación de realizar las proyecciones de los procesosos que
servicios para el apoyo a la oficina en control presentan mayor dificltad. En el contrato 02SG-
urbanístico) y revisada por Balquis Marín profesional 2016, se evidencian dentro de las obligaciones
universitaria abogada en ejercicio, responsable del contractuales: " i) Asesorar y recomendar en todo LIDER DE PDM
asesoramiento a la oficina de planeación en los asuntos lo relacionado con el Derecho Urbano" , a la cual
legales que se presenten en la secretaria, donde la se le dio aplicacion en el concepto mencionado
secretaria de planeación formula cargos por presunta mediante la cual resuelve el proceso administrativo
infracción urbanística, notificada en debido proceso el sancionatorio de carácter urbanístico.
26 de mayo de 2015 al doctor Edward León Gómez
González en calidad de apoderado de los
demandados, con TP 210.873 del CSJud la no
autorización de licencia de construcción sin tener previo
el visto bueno del ministerio de cultura, por tratarse de
un predio que está ubicado en la zona declarada bien
de interés cultural del ámbito nacional, por lo que Documentar los procedimientos que se consideren
cualquier modificación en este tipo de bienes tiene que necesarios para la implementación, a la fecha se
Los procedimientos
tener la autorizacióndel delproceso
ministeriono se
de encuentran
cultura de tienen documentado el procedimiento de control
Lìder del Proceso LCU 17 de noviembre de 2017
conformidaddocumentados
con el numeralen 2 su
deltotalidad.
artículo 11 de la ley urbanistico, con la entrada en vigencia de la Ley
1185 de 2008. 1801 de 2016, se hace necesario ajustarlo y
documentar el proceso de licenciamiento
En las tablas de retención documental no se

encuentran registrados los historiales o folios de los Aplicar las tablas de retenciòn documental Auxiliar Administrativa 17 de November de 2017
procesos que se llevan a cabo en el proceso.
El mapa de riesgos no se encuentra actualizado, hace
falta la evaluación del control del riesgo en algunos Actualizar el mapa de riesgos del proceso Lìder del Proceso LCU 17 de November de 2017
riesgos de corrupción y riesgos de gestión.
Incluir las acciones correctivas, preventivas y de

Las acciones correctivas, preventivas y de mejora no
mejora de las auditoria llevada a cabo el día 19 de
están incluidas en la matriz de la entidad. No se Lìder del Proceso LCU 17 de November de 2017
Septiembre de 2017, las ACPM anteriores
pudieron evidenciar durante la auditoria.
continuarán en el proceso de PDM
En la caracterización del proceso en la actividad

“asignación de la estratificación de los inmuebles del
Revisar y ajustar la caracterización del proceso Lìder del Proceso LCU 17 de November de 2017
municipio” no tiene relacionados los proveedores,
insumos, responsables, salidas ni clientes.
Algunos formatos como el de solicitud de delineación y

Revisar, actualizar e incluir los formatos que se
el formulario Único Nacional no se encuentran en la Lìder del Proceso LCU 17 de November de 2017
requieran dentro del proceso.
plataforma mejoramiso.
La medición de los indicadores del proceso se

encuentra desactualizada de acuerdo con la Medir los indicadores del proceso de acuerdo con
Lìder del Proceso LCU 17 de November de 2017
periodicidad con que se deben medir, hace falta el la periodicidad.
análisis en la medición de los indicadores.
Evaluar la utilidad de cada uno de los reportes
que se generan en términos de la toma de
decisiones para la mejora de los procesos y en
general del sistema de gestión (indicadores,
encuestas, PQRS, seguimiento de riesgos, etc)
Se evidencia que la caracterización del proceso se

encuentra incompleto, no incluye la totalidad de las
entradas y las salidas para las actividades
determinadas.
Los procedimientos no se encuentran actualizados en

el Mejoramiso.
Se evidencia que no todas las fichas de los trámites

que maneja el proceso LCU se encuentran actualizadas
en el Mejoramiso.
Frente al informe de PQRS no se ha hecho el análisis

de cuales están relacionadas conh el proceso LCU;
aunque guardan relación con la misma secretaria; falta
comunicación con el ajuste de estas.
El Normograma se encuentra desactualizado
No se aporta el mapa de riesgos del proceso, no se

encentra en el Mejoramiso, por lo tanto no hay forma de
verificar el seguimiento. (trimestral)
El proceso no tiene definidos los Indicadores
homologados al Plan de Desarrollo
Se evidencia que el equipo de mejoramiento continuo

no ha realizado ninguna reunión para el análisis de
datos; se aporta única acta de agosto 28/2018 sólo con
necesidades de la oficina
El proceso LCU no evidencia ninguna acción

preventiva, corerctiva y de mejora.
DESCRIPCION DE LA
ANÁLISIS DE CAUSA RAIZ
EVIDENCIA DE LA ACCIÓN CORRECTIVA O PREVENTIVA (PARA RESPONSABLE DE
(SOLO APLICA PARA NO
REALIZACION DE LA ELIMINAR LA CAUSA IDENTIFICADA) EJECUTAR LAS FECHA DE IMPLEMENTACIÓN
CONFORMIDADES REALES O
CORRECCION Y DONDE SE ACCIONES DE MEJORA ACCIONES
POTENCIALES)
ENCUENTRA
El indicador no mide la
realidad del procedimiento y
Definir un nuevo indicador que mida la
del quehacer diario de los
realidad del avance, la gestión y el logro
funcionarios que ejecutan
del Proceso de Control Urbanístico, ya
Una vez se realice esta estas funciones, un proceso
que el proposito es que se sensibilice y
actividad, esta se se puede abrir y no cerrar en
se eduque a la comunidad para que todo
encontrará en el un tiempo determinado, LIDER DE PDM 16 de diciembre de 2016
proyecto se realice dentro de la
consolidado de los porque esto depende de la
legalidad, obteniendo la licencia de
indicadores de PDM complejidad del cada caso,
construcción. Elaborar un Plan de
un proceso puede tardar
capacitación y Sensibilización a la
hasta tres años para cerrarse
comunidad.
o caducar por vencimiento
de términos.
El proceso de control
urbanístico por parte de
planeación se ha enfocado a
la realización de visitas que
En el nuevo proceso misional LCU, se
N/A hacen seguimiento a la LIDER LCU 8 de diciembre de 2017
detallará esta acción
ejecución de lo lienciado
cuando se solicita el visto
bueno de Reglamento de
Propiedad Horizontal
se esta realizando un programa para la

cada proceso
oficina el cual de cuenta de el avnce de
sancionatorio se realiza
los procesos.* la abogada de apoyo no
obedeciendo a principios
solamente tiene como objeto el apoyo en
en materia constitucional y LIDER DE PDM
las infracciones urbanisticas si no
urbanistica y obedecen a
tambien el apoyo de los derechos de
un proceso sancionatorio
peticion que se interponen ante esta
el cual puede demorarse.
oficina; tutelas, apoyo en la contratacion.
Desde la secretaría de
Planeación se envió el
proceso a la oficina jurídica
en el tiempo procesal
oportuno, pero no se logra
explicar desde esta
la competencia la tiene la dependencia la razón por la
oficina juridica en cabeza cual se decreta la caducidad LIDER DE PDM
del Alcalde Municipal de dicho proceso
sancionatorio abierto. La
competencia para decretar
esta caducidad la tiene el
señor Alcalde, según el
procedimiento establecido en
la Ley 1437 de 2011.
Los conceptos juridicos de

los asesores externos se
los conceptos juridicos de
utilizan atendiendo al grado
los asesores externos se
de complejidad de los LIDER DE PDM
pueden presentar en
procesos ; puesto que ese es
cualquier tiempo.
el objeto contractusal de los
mismos.
El Equipo de Mejoramiento
Correo enviado a SIGEM
Continuo considera que el
el 17 de Noviembre con la
proceso es muy nuevo, Documentar los procedimientos del Lìder del Proceso
documentación del 17 de November de 2017
razòn por la cual no se tenia proceso LCU
proceso y sus respectivos
documentado los
formatos
procedimientos.
Las tablas de retención se

vienen aplicando, en el
Lìder del Proceso
momento de la auditoria no 17 de November de 2017
LCU
revisaron las tablas de
retención documental.
El Equipo de Mejoramiento
Continuo considera que el
proceso es muy nuevo, Lìder del Proceso
17 de November de 2017
razòn por la cual no se ha LCU
actualizado el mapa de
riesgos del proceso
Las acciones correctivas,

preventivas y de mejora
Lìder del Proceso
están anteriores al 28 de 17 de November de 2017
LCU
Julio de 2017 están incluidas
en el proceso PDM

La caracterizaciòn está en
el 17 de Noviembre con la Se complementó la información Lìder del Proceso
construcción, toda vez, que 17 de November de 2017
caracterización del solicitada LCU
el proceso es muy nuevo.
proceso actualizado
Se vienen implementando
formatos arpobados en el
año 2010, los cuales no Ya se solicitó que estos formatos se Lìder del Proceso
el 17 de Noviembre del 17 de November de 2017
están aprobados por el EMC. suban a la plataforma del mejoramiso LCU
2017
En cuanto al Formato Ùnico
Nacional, se podrìa in
El proceso es muy nuevo y

Lìder del Proceso
no tenia claridad frente a los 17 de November de 2017
LCU
indicadores del proceso
DESCRIPCION DE LA
EVIDENCIA DE LA
En el marco de
REALIZACION DE LA FECHA DE SEGUIMIENTO RESULTADO DEL SEGUIMIENTO
ABIERTA / QUIÉN CERRÓ LA
mejoramiento del Y CERRADA ACCIÓN
ACCION CORRECTIVA
sistema,
DONDE se
SE ENCUENTRA
estableció un nuevo
proceso denominado
LCU, el cual contiene
los procedimientos
asociados al
Continúa abierta la acción
indicador que se
correctiva porque no se
menciona en esta
15/11/2017 cuenta con el Plan de
acción correctiva. Se ABIERTA
18 /07/ 2018 Capacitación y
realizó una
Sensibilización a la
evaluación de los
comunidad
indicadores
existentes y se
mejoraron. Dichos
indicadores se
pueden observar
dentro de la ficha
resumen de
indicadores.
Revisar lo
establecido en el No se evidencia el soporte
43299 ABIERTA
proceso LCU para para el cierre de está acción
ello
No se evidencia el soporte
43299 ABIERTA
para el cierre de está acción
Se cuenta con la
evidencia del
No se evidenció ninguna
traslado a la oficina
acción realizada para dar
jurídica en su ABIERTA
respuesta a la no
momento, cuando el
conformidad encontrada
proceso estaba
abierto
No se evidenció ninguna
acción realizada para dar
ABIERTA
respuesta a la no
conformidad encontrada
ABIERTA
ABIERTA
Se evidencia acciòn
correctiva de 2018
CERRADA Sandra Jaramillo
6-May relacionada con el mapa de
NO EFICAZ Arias
riesgos del proceso. Se cierra
esta acciòn como no eficaz
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
CORRECCIÓN (NO
TIPO DE ACCIÓN:
FUENTE QUE NO CONFORMIDAD REAL APLICA PARA
NUMERO DE CORRECTIVA RESPONSABLE FECHA DE IDENTIFICACIÓN
PERMITIÓ LA NO CONFORMIDAD POTENCIAL Ó ACCIONES
LA ACCION PREVENTIVA O DE DE CIERRE DE LA ACCION
IDENTIFICACIÓN ACCION DE MEJORA PREVENTIVAS Y DE
MEJORA
MEJORA)
En la carpeta se evidencia el recibido a

satisfacción del servicio prestado en F:54, se
Auditoria observa el informe de la contratista en el que
Revisión del
1 CORRECTIVA Control EYM 23 de febrero de 2017 faltaron algunas actividades, y no se evidencia el
Interno acta de supervisión en el que se evidencie el expediente
análisis y conclusiones de las actividades
realizadas frente a las contratadas.
Los formatos de COMANDAS empleados para

autorizar un servicio no contiene la información
Auditoria suficiente para garantizar el control efectivo en la
2 CORRECTIVA Control EYM 23 de febrero de 2017 autorización y recibido del servicio prestado, pues N.A
Interno no tiene un campo dedicado para describir la
actividad que va a ser atendida bien sea con
refrigerios, desayunos, almuerzos o comidas.
La principal falencia de este contrato es que no

está definida una política clara sobre qué tipo de
eventos entra el municipio a apoyar, pues se
Auditoria observa una total libertad de los lideres para
3 CORRECTIVA Control EYM 23 de febrero de 2017 disponer de estos servicios, además se observan N.A
Interno muchas comandas u órdenes de servicio firmadas
por quienes no figuran como líderes aportantes al
contrato o no se observa el tipo de vinculación
con el municipio.
Al Revisar la rendiciòn de la cuenta se observo que Revisar que la
la entidad reporto extemporaneamente en totalidad de los
gestiòn trasparente los contratos que se contratos del 2018
7 CORRECTIVA CGA EYM 11-09-2018 relacionan a continuaciòn (ver informe de haya sido
contraloria año 2018) incumpliendo lo dispuesto publicados dentro
en la resoluciòn N 1966 del 27 de diciembre de de los terminos
2016(A) (PAS). legales
RESPONSAB
DESCRIPCION DE LA
LE DE ANÁLISIS DE CAUSA RAIZ ACCIÓN CORRECTIVA O
EVIDENCIA DE LA RESPONSABLE DE
EJECUTAR FECHA DE (SOLO APLICA PARA NO PREVENTIVA (PARA ELIMINAR
REALIZACION DE LA EJECUTAR LAS FECHA DE IMPLEMENTACIÓN
LA IMPLEMENTACIÓN CONFORMIDADES REALES O LA CAUSA IDENTIFICADA)
CORRECCION Y DONDE SE ACCIONES
CORRECCIÓ POTENCIALES) ACCIONES DE MEJORA
ENCUENTRA
N
Hacer capacitacion
dirigida a los
Supervisores de los
Se requiere mayor contratos para que
Lider del supervision y vigilancia en la tengan clara la Lider del
ejecucion del contrato y responsabilidad que les
proceso ### N.A proceso ABS y 30 de abril de 2017
ABS revision de los documentos asiste en la actividad que EMC
que garanticen la veracidad desempeñan como
en el cumplimiento supervisores, hacer
enfasis en la necesidad
deHacer
dejarcapacitacion
las evidencias
clara dirigida
del cumplimiento
a los
Supervisores de los
supervision y vigilancia en la tengan clara la
Lider del
N.A N.A N.A proceso ABS y 30 de abril de 2017
revision de los documentos asiste en la actividad que
EMC
de dejar las evidencias
clara delcapacitacion
Hacer cumplimiento
dirigida a los
Supervisores de los
supervision y vigilancia en la tengan clara la
Lider del
N.A N.A N.A proceso ABS y 30 de abril de 2017
revision de los documentos asiste en la actividad que
EMC
de dejar las evidencias
clara del cumplimiento
Acto administrativo de
delegación en las
No se habia delegado de auxiliares
lider del Listas de chequeo e manera formal la publicacion administartivas de cada
Febrero de Lider del
proceso informe de revisión de la informacion de los dependencia la 23 de abril de 2018
2019 proceso ABS
ABS de los contratos contratos en las diferentes responsabilidad de
dependencias publicar la infromación
asociada con los
contratos
DESCRIPCION DE LA
EVIDENCIA DE LA
QUIÉN CERRÓ LA
REALIZACION DE LA ACCION FECHA DE SEGUIMIENTO RESULTADO DEL SEGUIMIENTO ABIERTA / CERRADA
Se realizaron
CORRECTIVA Y DONDE SE
ACCIÓN
capacitaciones
ENCUENTRAcon el
Grupo Arboleda para
reforzar el tema de
supervisión de los
contratos. Estas
capacitaciones se sigue abierta, hasta
tanto no se inicie la
llevaron a cabo el 10 7/May/2018 ABIERTA
de febrero de 2017 accion disciplinaria por
Se realizaron parte de Personeria.
(34 personas),
capacitaciones conel 24el
de febrero de 2017
Grupo Arboleda para
(40 personas)
reforzar el temay en
de
marzo 31 dede
supervisión 2017;
los
asistieronEstas
contratos. 14
personas.
capacitaciones se
llevaron a cabo el 10
Las falencias observadas
de febrero de 2017
en la supervision de este
(34 personas), el 24 7/May/2018 ABIERTA
contrato continuan
de febrero de 2017
vigentes
(40 personas) y en
marzo 31 de 2017;
asistieron
Se 14
realizaron
personas. Los
capacitaciones con el
formatos
Grupo fueron
Arboleda para
mejorados parade Control Interno dió
reforzar el tema traslado de esta
garantizar un de
supervisión control
los
efectivo. observacion a la Oficna
contratos. Estas
de la Secretaria General,
capacitaciones se
de Gobierno y Unidad
llevaron a cabo el 10 7/May/2018 ABIERTA
de Control Interno
de febrero de 2017
Disciplinario, por lo que
(34 personas), el 24
de febrero de 2017 el resultado no
corresponde a la oficina
(40 personas) y en de Control Interno
marzo 31 de 2017;
asistieron 14
personas.
diciembre de 2017
por el cual se delega
en el Secretario de
Sistemas de
Información y
Procesos la
responsabilidad de
publicar la Se evidencia acto
información de los administrativo de
contratos en Gestión delegación de la
Transparente responsabilidad de
Resolución 1107 del 25/February/2019 publicar la información ABIERTA
23/04/2018 en la que de los contratos.
se delega en las Actualmente se está
auxiliares realizando la revisión de
administrativas la los contratos de 2018
responsabilidad de
publicar la
información asociada
con los contratos en
cada una de sus
dependencias en
SECOP y Gestión
Transparente
TIPO DE ACCIÓN:
FUENTE QUE NO CONFORMIDAD REAL
NUMERO DE CORRECTIVA RESPONSABLE DEL FECHA DE IDENTIFICACIÓN DE LA
PERMITIÓ LA NO CONFORMIDAD POTENCIAL Ó
LA ACCION PREVENTIVA O DE CIERRE ACCION
IDENTIFICACIÓN ACCION DE MEJORA
MEJORA
Auditoria interna No se observa que se esté verificando con el

1 PREVENTIVA
de calidad
DSI 3 de agosto de 2015
ciudadano la efectividad de la respuesta a su PQRSD
Se evidencia dentro de el manual de calidad en las

Auditoría interna generalidades del Municipio, el número de habitantes
2 CORRECTIVA
de calidad
DSI 26 de septiembre de 2017
desactualizado a junio 30 de 2016 (Radicado 6568
DANE)
Auditoría interna
4 CORRECTIVA
de calidad
DSI 26 de septiembre de 2017 Falta de análisis de datos (Producto no conforme).
Evaluar la utilidad de cada uno de los reportes que se

generan en términos de la toma dedecisiones para la
Revisión por la
5 MEJORA
dirección 2017
DSI 23 de November de 2017 mejora de los procesos y engeneral del sistema de
gestión (indicadores, encuestas, PQRS, seguimiento
de riesgos, etc)
Es posible que el sistema de gestión de la calidad
Revisión por la tenga cambios a partir de la implementación del
6 MEJORA
dirección 2017
DSI 23 de November de 2017
Modelo lntegrado de Planeación y Gestión. Planificar y
desarrollar los cambios.
La interacción funcional. Analizar la estructura funcional

para consolidar y priorizar el concepto de
servicio a la comunidad. Evaluar la capacidad de
identificar cómo a partir de una solicitud de un
7 MEJORA Auditoria Externa DSI 13 de December de 2017
ciudadano o de la comunidad se puede activar otras
unidades funcionales para trabajar de manera
conjunta con el propósito de generar mayor sinergia
como Estado.
Falta el análisis de resultados de encuestas de

satisfacción del cliente de primer semestre de 2018
faltando al numeral de la norma donde se dice que "La
Auditoria interna organización debe realizar el seguimiento de las
10 CORRECTIVA
de calidad
DSI 8 de octubre de 2018
percepciones de los clientes del grado en que
expectativas. La organización debe se cumplen sus
necesidades y determinar los métodos para obtener,
realizar el seguimiento y revisar esta información."
Según lo expuesto en la caracterización del proceso,
Auditoria interna este no garantiza que se realicen acciones necesarias
11 CORRECTIVA
de calidad
para la respuesta oportuna a las PQRS de los
ciudadanos.
Continuar la evaluación en cada uno de los procesos

Revisión por la
12 PREVENTIVA
dirección
DSI 8 de octubre de 2018 de las necesidades de documentación, con el fin de
preservar los conocimientos de la entidad.
Fortalecer mediante actividades de capacitación la

Revisión por la participación de las Auxiliares Administrativas para que
13 PREVENTIVA
dirección
apoyen a los Secretarios de Despacho en sus labores
frente al Sistema de Gestión de la Calidad.
Se tiene el riesgo de que al cambiar los líderes de los

Revisión por la
14 PREVENTIVA
dirección
DSI 8 de octubre de 2018 procesos no sea posible mantener el sistema de
gestión municipal
Reforzar las fases de planificación y control de los

procesos. Considerar la posibilidad de dedicar más
Auditoria externa
15 PREVENTIVA
de calidad
DSI 29 y 30 de diciembre de 2018 tiempo en las actividades que requieren más exigencia
en los actos de pensar, prospectar y proyectar para así
no tener que estar atendiendo urgencias del día a día.
DESCRIPCION DE LA EVIDENCIA
CORRECCIÓN (NO APLICA PARA ACCIONES RESPONSABLE DE DE LA REALIZACION DE LA
FECHA DE IMPLEMENTACIÓN (SOLO APLICA PARA NO CONFORMIDADES REALES
PREVENTIVAS Y DE MEJORA) EJECUTAR LA CORRECCIÓN CORRECCION Y DONDE SE
O POTENCIALES)
ENCUENTRA
La persona de atencion al ciudadano no

habia incorparado de la mejor manera las
NA NA NA
tareas especificas a realizar en el manejo de
cada uno de los canales
N/A
Se tenia desactualizada la población del

actualizar el manual de calidad con los Manual de calidad versión
Coordinador del SIGEM 10 de noviembre de 2017 Municipio por la disparidad de entes que
datos mas recientes del dane. ()
tienen cifras distintas.
Realizar plan de trabajo para identificar

y gestionar el producto no conforme
Lider de proceso y No se cuenta aun con
dentro de la Entidad articulandolo a las 3 de marzo de 2018 No se cuenta aun con avance en esta tarea.
coordinador de calidad. avance en esta tarea.
actividades diarias y avanzar en su
tratamiento para evitar su ocurrencia.
N/A N/A N/A N/A N/A

N/A N/A N/A N/A N/A
N/A N/A N/A N/A N/A
La caracterización del proceso de DSI

incluye la realización de las encuestas, la
Realizar las encuestas de satisfacción Encuestas de satisfacción
cual es una actividad de GDI, mientras que a
de los clientes y entregar los informes Apoyo a la coordinación Informe de resultados y
Trimestral DSI le corresponde la verificación de que los
de resultados a los líderes de cada uno del SIGEM entrega a los Secretarios
procesos toman las acciones
de los procesos según aplique de Despacho
correspondientes a partir de los resultados
obtenidos
Actualizar la caracterización del
proceso de DSI y especificar en la Los procesos de DSI y GDI son
caracterización de GDI las actividades responsabilidad de la Secretaria de Sistemas
Apoyo a la coordinación Caracterizaciones
relacionadas con la gestión de las Mayo de 2019 y Procesos, por lo que se presentó una
del SIGEM ajustadas de DSI y GDI
PQRSD. Revisar el procedimiento de confusión en la asignación de las actividades
atención al ciudadano para verificar los de dichos procesos.
responsables de las actividades.
No se han identificado en los procesos los

N/A N/A N/A N/A conocimientos críticos necesarios y los
mecanismos para su conservación
Dentro del manual de funciones de las

auxiliares administrativas no se tienen
N/A N/A N/A N/A especificadas las funciones relacionadas con
las actividades de mantenimiento y mejora
del sistema de gestión municipal
No se tiene al interior de la organización la

N/A N/A N/A N/A figura de los co-líderes o gestores para los
procesos del SIGEM
Falta de articulación entre las dependencias

N/A N/A N/A N/A de la entidad de acuerdo con los
lineamientos de planeación
ACCIÓN CORRECTIVA O PREVENTIVA (PARA RESPONSABLE DE DESCRIPCION DE LA EVIDENCIA DE LA
ELIMINAR LA CAUSA IDENTIFICADA) EJECUTAR LAS FECHA DE IMPLEMENTACIÓN REALIZACION DE LA ACCION FECHA DE SEGUIMIENTO
ACCIONES DE MEJORA ACCIONES CORRECTIVA Y DONDE SE ENCUENTRA
ACCIÓN CORRECTIVA O PREVENTIVA Actualizar y ajustar en el

Lider del proceso,
(PARA ELIMINAR LA CAUSA 1.Agosto 15 de 2015 Mejoramiso el Manual de atención
EMC ,coordinador 11-sep-2018
IDENTIFICADA) 2. Septiembre 15 de 2015 al Ciudadano articulado al
del SIGEM
ACCIONES DE MEJORA Procedimiento PQRS
Realizar la ficha de caracterización Municipal Coordinador de

que trasversalice una cifra con la que la Calidad y En Mejoramiso actualizado el
22-04-2019 11-sep-2018
entidad en todos sus procesos hablen con el Representante de Manual de Calidad codigo 461
mismo dato. la Dirección.
Representante de
la Dirección,
No se cuenta aun con avance en
No se cuenta aun con avance en esta tarea. Coordinador de 3 de marzo de 2018 11-sep-2018
esta tarea.
Calidad y Comité
SIGEM.
Fortalecer institucional el analiisis de datos Representante de

informes institucionales cartelera
los informes de seguimiento a los Indicadores la Dirección,
mejoramiso, actas de equipos de
(Plan de acción), gestión pqrs, resultados de Coordinador de 10 de Octubre del 2018. 11-sep-2018
mejora, matriz de acpm, mapa de
las encuestas, riesgos, plan anticorrupción Calidad y Comité
riesgos,
entre otros. SIGEM.
Contrato de Sandra Jaramillo y Cronograma y
Plan de Implementación para el año 2018
Lider de
MIPG, ademas de los planes MIGP codigo
Planeación
768 en Mejoramiso. Entre la Secretaria de
Representante de
Planeación y Sistemas establecer el plan de Plan MIPG Codigo 768, Decreto
la Dirección,
Implementación del Modelo integrandolo con 051Mejoramiso con codigo 439,
Coordinador de 10 de Octubre del 2018. 11-sep-2018
el sistema de Gestión, el cual busquen Plan de trabajo año 2019 carpera
Calidad y Comite
objetivos similares y alineados, esto ya que el servidor MIPG.
Institucional de
Sistema de Gestión de Calidad asigando a la
Gestión y
secretaria de Sistemas y por otro lado el
Desempeño.
MIPG Decreto 1499 se asigno la
responsabilidad de liderarlo a Planeación.
Lider de
Planeación
Generar al interior de la Organización Representante de
interación de las personas con el enfoque de la Dirección,
Equpos de Mejora con personal
procesos, donde las actividades son Coordinador de 11-sep-2018
de varias secretarias
trasversales y todos participamos en algunos Calidad y Comite
procesos. Institucional de
Gestión y
Desempeño.
Ajustar las caracterizaciones de DSI y GDI Apoyo a la

Caracterizaciones de los procesos
para dejar claros los roles con respecto a las coordinación del Abril de 2019 22 de abril de 2019
de DSI y GDI
encuestas de satisfacción SIGEM
Revisar nuevamente las caracterizaciones de Apoyo a la
Caracterizaciones ajustadas de
los procesos para dar claridad acerca de lo coordinación del Mayo de 2019 22 de abril de 2019
DSI y GDI
que compete a cada uno de ellos SIGEM
Realizar un análisis en cada uno de los

Apoyo a la
procesos de los conocimientos que deben Documentos elaborados a partir
coordinación del Julio de 2019 22 de abril de 2019
preservados y determinar necesidades de de las necesidades identificadas
SIGEM
documentación
Incluir en el manual de funciones de las

auxiliares administrativas las funciones
Procesos de DSI
relacionadas con las actividades de Julio de 2019 Manual de funciones actualizado 22 de abril de 2019
de ATH
mantenimiento y mejora del sistema de
gestión municipal
Nombrar por cada uno de los procesos un

Procesos de PDM, Acto administrativo y manual de
gestor que apoye el Sistema de Gestión de la Julio de 2019 22 de abril de 2019
DSI y EYM funciones actualizado
Calidad.
Promover el enfoque por procesos mediante

Procesos de PDM, Asistencias a la capacitación e
actividades de sensibilización de los procesos Septiembre de 2019 22 de abril de 2019
DSI y EYM informes de auditoría
y la realización de auditorias transversales
ABIERTA /
RESULTADO DEL SEGUIMIENTO QUIÉN CERRÓ LA ACCIÓN
CERRADA
Se ajustó el Manual de atencion al

Buscar actas de los
ciudadano codigo 582, articulado al
recorridos a los
procedimiento PQRS Codigo 591,
buzones. Preguntar por
incluyendo un aspecto que no se habia ABIERTA
llamadas aleatorias-
dimensionado lo sufiente el
Luisa G tiene la
seguimiento a las PQRS escritas que
evidencia
llegan al archivo.
Se encuentra actualizado el Manual de

La evidencia está en
Calidad de acuerdo con la Poblacion
ABIERTA Manual de Calidad y
Dane 2019 fuente origen terridata,
Terridata
pendiente cerar dicha acción.
Se viene trabajando en la creación de

la Matriz de producto/servcio no
conforme en Excel, donde se destinó
Mirar la Matriz en la
una pestaña para cada uno de los ABIERTA
carpeta de evidencia
procesos, que según el código 580 en
Mejoramiso, ofrecen productos y/o
servicios.
Se esta realizando una constante Carpeta en Drive -

socializacion de informes trasversales Sigem - Cumplimiento
donde se han iniciado ajustes y Plan de Desarrollo.
mejoras, casos como el informe de Mostrar informe
pqrs y seguimiento al plan de ABIERTA mensual de PQRS
desarrollo, sin embargo es necesario (Correo)
mantener el analisis de los datos e Esta acción no se
implementar la cultuta la mejora con cierra, es de control
base a los Datos. constante
Desde la secretaria de planeación y de
acuerdo a la responsabilidad que le
asignan de liderar las actividades
Fotos de socialización
concernientes para la implementación
MIPG, Plegable,
del Decreto 1499 del 2017, se contrató
propuesta escritorio
apoyo externa y se definió un plan
Todo lo que se ha
para el desarrollo de estas actividades ABIERTA
venido haciendo con
en coherencia con el manual operativo
MIPG - Solicitar a Fabio
del Modelo el Decreto quedo con el
Acta consejo de
Numero 051 de mayo de 2018, el cual
Gobierno
se encuentra en mejoramiso con el
codigo 439 y servidor (carpeta DSI)
plan de trabajo 2018.
Ver con Sandra

Con la Circular de
tiempos internos de
Se ha logrado avanzar en la institución respuesta a PQRSF se
al pensamiento bajo el enfoque basado busca una
en procesos, sin embargo queda comunicación más
ABIERTA
mucha trabajo por realizar ya que se eficiente entre Atención
encuentran dificultades de Ciudadana y las demás
comunicacion al interior de la entidad. dependencias; esto
redunda en un servicio
más ágil a la
comunidad.
Informe por Secretaría

Se actualizó las caracterizaciones de evaluada, Correo
los procesos DSI y GDI. Se envió a los solicitando el análisis,
Secretarios evaluados por los análisis enviados.
ABIERTA
ciudadanos, hacer un análisis con Caracterizaciones
base en los resultados de las ajustadas
encuestas. Avisar a la auditora que
se pasó a GDI
Se ajustó las caracterizaciones de DSI
Caracterizaciones
y GDI, de manera que se trasladó
ajustadas
dicha responsabilidad al proceso GDI, ABIERTA
Pedir a la auditora que
que es donde se gestiona todo lo
se pase a GDI
relacionado con PQRS
Se está trabajando en
el año 2019 el
Se está trabajando en el documento
documento
Planificación para el cambio, donde se
Planificaciòn para el
registra los riesgos y oportunidades
ABIERTA cambio - Carpeta
asociados a la implementación del
Empalme - Mostrar las
cambio, las actividades a desarrollar y
22 carpetas de los
los responsables.
procesos organizadas
en el servidor
Se planea que
mediante el Manual de
ABIERTA funciones las auxiliares
tengan un rol en cada
proceso de la entidad.
En el documento Planificación para el

cambio , una de las acciones a
implementar es nombrar para cada Documento de
proceso un gestor que sea de la planta ABIERTA Planificación para el
de la entidad y tenga la información cambio
correspondiente al proceso para su
mantenimiento y entrega al nuevo líder
ABIERTA
TIPO DE ACCIÓN: NO CONFORMIDAD REAL
CORRECTIVA RESPONSABLE DE CIERRE NO CONFORMIDAD POTENCIAL Ó
PREVENTIVA O DE MEJORA ACCION DE MEJORA
No se evidencia que se hayan

realizado evaluaciones del plan
de comunicaciones ni que el
Comité de Control Interno haya
entregado los informes
correspondientes
Las dependencias no usan de

manera sistemática el formato
de difusión y convocatoria que
se ha dispuesto en los
escritorios para la programación
2 CORRECTIVA Auditoria interna de calidad DSI 26 de septiembre de 2015 de la agenda del Municipio. Así
mismo se identifica que no
entregan las solicitudes con 30
días de anticipación tal como lo
establece el procedimiento
correspondiente.
Falta articulación con talento

humano para la identificación de
las necesidades de
3 PREVENTIVA Auditoria interna de calidad DSI 26 de septiembre de 2015 comunicación interna. El
proceso de talento humano es
quien debe establecer los
lineamientos
El Proceso no cuenta con
evidencias de aprobación para
la difusión de los avisos
parroquiales, ni cuenta con el
historial de los chat en línea
realizados,
incumpliendo con esto con el
numeral 7.4 ISO 9001:2015.
Evaluar la utilidad de cada uno

de los reportes
que se generan en términos de
la toma de
Revisión por la dirección decisiones para la mejora de los
2017 procesos y en
general del sistema de gestión
(indicadores,
encuestas, PQRS, seguimiento
de riesgos, etc)
Se tiene conocimiento del plan

de comunicaciones, sin
embargo no se cuenta con una
planeación y programación que
6 CORRECTIVA Auditoria interna de calidad DSI 27 de septiembre de 2018 permita realizar de una manera
efectiva las actividades o
eventos programados dentro del
calendario y agenda de eventos
o actividades anual.
El proceso no cuenta con datos

claros y concretos del número
de solicitudes que se recibe de
todos los procesos, por ende no
se puede medir el tiempo y
efectividad de la respuesta.
Para los procesos de
convocatoria de los grupos
poblacionales no se cuenta con
unas bases de datos del sector
o población que se pretende
convocar, por lo tanto no se
asegura que el mensaje llegue a
la población de interés,
ocasionando poca participación
de los grupos objeto.
El proceso no tiene establecido

el mecanismo para evaluar en
sus eventos el desempeño de
estos y de esta manera poder
9 CORRECTIVA Auditoria interna de calidad DSI 27 de septiembre de 2018 identificar las fallas y así
generar el plan de mejora que
ayuden a obtener la asistencia a
los eventos y los resultados
esperados.
No se ha realizado el análisis y
el respectivo tratamiento a las
acciones correctivas del proceso
(Matriz ACPM), lo cual no
permite avanzar en la mejora
del proceso.
A pesar de que se tiene plena

claridad de que el riesgo más
alto es el robo de cuentas en las
que se maneja el proceso
(Redes sociales, Página web,
Instagram, Whatsapp), este
riesgo no se tiene valorado ni se
tiene definidos los controles
dentro de la Matriz de Riesgos
de la entidad.
No se ha iniciado la ejecución
de algunos productos del plan
de Desarrollo (Marketing
territorial) y no se cuenta con el
12 CORRECTIVA Auditoria interna de calidad DSI 27 de septiembre de 2018 análisis y plan de trabajo para
su cumplimiento, lo que puede
ocasionar que ya pasados casi
3 de 4 años de gobierno no se
realice su ejecución.
DESCRIPCION DE LA
EVIDENCIA DE LA ANÁLISIS DE CAUSA RAIZ
CORRECCIÓN (NO APLICA RESPONSABLE DE
REALIZACION DE LA (SOLO APLICA PARA NO
PARA ACCIONES EJECUTAR LA FECHA DE IMPLEMENTACIÓN
CORRECCION Y CONFORMIDADES REALES O
PREVENTIVAS Y DE MEJORA) CORRECCIÓN
DONDE SE POTENCIALES)
ENCUENTRA
Es posible que haya

Que el Comité de Control
desconocimiento de la
Interno revise el Plan de
No se ha realizado Dirección del Sistema s y el
Comunicaciones y Líder de proceso GDI Pendiente fecha
la revisión Proceso GIC sobre la
entregue los informes
necesidad de evaluar el Plan
correspondientes
de Comunicaciones
Se implementó un
acceso directo
Que los funcionarios se No existe cultura del uso de
desde el escritorio
apropien del uso del los formatos para la solicitud
Aesora Ejecutiva 8 de octubre de 2015 de los equipos al
formato de Difusión y de difusión y convocatoria
formato digital de
convocatoria por parte de los funcionarios
Difusión y
Convocatoria
En el Municipio apenas se
están fortaleciendo las
comunicaciones externas e
N/A N/A N.A N/A internas y mucha parte de
las internas se han liderado
desde la División de
Sistemas y Comunicaciones
Algunas dependencias están
realizando este proceso sin
Fortalecer el proceso de
realizar la solicitud. Estos
difusión y convocatoria de
Secretario Privado 15 de diciembre de 2017 documentos se llevan
manera que toda la
directamente al archivo para
información pase por él
que sean enviados a las
parroquias
ELIMINAR LA CAUSA IDENTIFICADA) EJECUTAR LAS FECHA DE IMPLEMENTACIÓN REALIZACION DE LA ACCION CORRECTIVA Y FECHA DE SEGUIMIENTO
ACCIONES DE MEJORA ACCIONES DONDE SE ENCUENTRA
Se informó a la Dirección del SIGEM

Que la Dirección del SIGEM evalúe el sobre la necesidad de evaluar el Plan de
Líder de GDI 11 de noviembre de 2015 11/17/2017
Plan de Comunicaciones Comunicaciones por correo electrónico,
esta pendiente la respuesta
1. Se implementó un ingreso al formato

de Difusión y Convocatoria en los
escritorios de los equipos de los usuarios.
2. Se adquirió software BPMS en el que

Implementar e implantar el formato de se tiene planeado implementar este
Secretaría de
Difusión y Convocatoria y socializarlo proceso
Sistemas de
con los funcionarios y contratistas. No 18 de diciembre de 2017 16 de noviembre de 2017
Información y
aceptar solicitudes realizadas por otros
Procesos
medios
1. Se invitó al Líder de Talento Humano a

la reunión de EMC-GIC del 09/11/15 , el
Líder informó que no pudo asistir a la
reunión.
2. se envió el memorando 1414 de

18/11/15 con las ACPM del Proceso GIC
Reunión con el Líder de Talento Humano relacionadas con el Proceso
Asesora Ejecutiva 15 de octubre de 2015 29 de junio de 2016
para identificar la estrategia a seguir Administración del Talento Humano, a la
fecha no se tiene respuesta.
3. Se enviaron correos electrónicos con

las solicitudes de capacitación el 4 de
mayo (sin respuesta) y con formatos de
bienvenida y cumpleaños el 24 de
septiembre
1. Revisar con el archivo municipal el
proceso de recepción, donde todos los
avisos parroquiales deben llevar visto Secretario Privado 15 de diciembre de 2017 16 de noviembre de 2017
bueno de comunicaciones, sino no serán
recibidos.
RESULTADO DEL SEGUIMIENTO
CERRADA ACCIÓN
Se tratará en reunión de CIE

para evaluar Plan de ABIERTA
Comunicaciones
Se adquirió software para

gestión de procesos y se va a
implementar la difusión y
ABIERTA
convocatoria por este medio.
Se tiene programado tenerlo
listo para el 18 de diciembre
La falencia de la uniformidad
de las comunicaciones
internas está vigente, sin
embargo se espera que el
comité de comunicaciones ABIERTA
asuma la responsabilidad de
unificar formatos de
cuminicaciones en todas las
dependencias
Se definió el procedimiento y
se tiene programado realizar
ABIERTA
cambios en el mes de
diciembre
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
TIPO DE ACCIÓN: FUENTE QUE
NO CONFORMIDAD REAL
NUMERO DE LA CORRECTIVA PERMITIÓ LA RESPONSABLE DEL FECHA DE IDENTIFICACIÓN DE LA
NO CONFORMIDAD POTENCIAL Ó
ACCION PREVENTIVA O DE IDENTIFICACI CIERRE ACCION
ACCION DE MEJORA
MEJORA ÓN
Auditoría No se cuenta en el momento con Política Pública de

1 PREVENTIVA DSI 20 de agosto de 2015
Interna Adulto Mayor, Mujer ni Familia.
No se garantiza la trazabilidad de la prestación del

servicio a través de los registros generados. En la
denuncia por violencia intrafamiliar Radicado 615 de
2014, no se evidencia copia del registro civil del menor,
copia de la afiliación a la EPS ni evaluación nutricional,
Auditoria
auto de apertura y verificación de inmediata del estado
2 CORRECTIVA interna de DSI 26 de septiembre de 2015
de cumplimiento de derechos ni audiencia para la
calidad
práctica de pruebas sin firma de la Comisaria de
Familia y la audiencia sin firma de uno de los
declarantes. Se evidencia diligencia de notificación
donde los notificados no firman y no se incluye la nota
correspondiente.
Auditoria
No se evidencia la utilizacion del formato de evaluacion
de capacitacion a grupos poblacionales.
calidad
El equipo de mejoramiento continuo de AGP, no debe

Auditoria
estar conformado unicamente por funcionarios de la
4 PREVENTIVA interna de DSI 30 de septiembre de 2016
Asesoria Ejecutiva de Desarrollo Social y Comunitario
calidad
ya que es un proceso transversal.
Corresponde al hallazgo 7 del informe. En el contrato

68AS2016 revisada toda la documentación de la
carpeta presentada por la Asesoría de Desarrollo
Social, se observa la relación de las actividades
programadas y contratadas con sus respectivos
valores, encontrando las siguientes inconsistencias: En
Auditoria de
Maestro de Ceremonias presunto detrimento $
5 CORRECTIVA control EYM 15 de marzo de 2017
500.000, Arreglos florales presunto detrimento
Interno
$970.000, Tablado, carpa, sonido y luces tipo
profesional el detrimento podría alcanzar los $
3.500.000, Logística presunto detrimento: $ 800.000,
Trio Musical posible detrimento: $ 600.000, Orquesta
presunto detrimento $ 2.500.000, Refrigerios y
almuerzos posible detrimento $ 1963.000.
Correspode al hallazgo 8 sel informe en el contrato 205
AS 2016 3. Llama la atención que al comparar los
costos de la logística utilizada en la celebración del día
internacional de la mujer el 11 de marzo (con duración
de un día) mediante contrato N° 68AS2016 con esta
celebración (una semana); la carpa completa con
sonido y luces fue un servicio prestado por la misma
persona que también es el “dueño” de la orquesta la
séptima del señor Álvaro Daniel Gómez Otavalo
vocalista, para el acto de la noche, tenga diferencias
notorias así:
Auditoria de
6 CORRECTIVA control EYM 15 de marzo de 2017 A precios totales: la carpa completa, sonido y luces el
Interno 11 de marzo costo 9.500.000, para este los mismos
elementos costaron 6.000.000 solo con la diferencia
que la carpa para este evento fue ligeramente menor.
Además llama la atención que el evento del 11 de
marzo N° 68AS2016 por valor total de 30.000.000 se
hicieron por contratación directa, mientras que el de la
semana joven durante una semana se hizo con la
misma entidad ACORDES, que es entidad sin ánimo
de lucro y con la misma logística, donde el municipio
aportó
No se22.000.000
cuenta cony la
loscorporación
recursos e como cooperante
infraestructura
Auditoria aporto 4.400.000 equivalente al 20% del valor total dely
necesaria para lograr la conformidad de los productos
7 CORRECTIVA Interna de DSI 2 de octubre de 2017 contrato. ni estudios de las
servicios, no hay registros
calidad
necesidades.
Se debe subir a la página Web del municipio la

Auditoria información con respecto a la población vulnerable,
8 PREVENTIVA interna de DSI 2 de octubre de 2017 victimas, madres cabeza de familia, adulto mayor
calidad familias en condición de pobreza, desplazados
reinsertados.
Evaluar la utilidad de cada uno de los reportesque se

Revisión por generan en términos de la toma dedecisiones para la
9 MEJORA la dirección DSI 23 de November de 2017 mejora de los procesos y engeneral del sistema de
2017 gestión (indicadores, encuestas, PQRS, seguimiento
de riesgos, etc)
Auditoria
10 CORRECTIVA interna de DSI 13 de septiembre de 2018 Plan de trabajo de la dependencia desactualizado
calidad
Auditoria
11 CORRECTIVA interna de DSI 13 de septiembre de 2018 Política de juvenud sin adoptar
calidad
La organización no ha determinado los mecanismos de

seguimiento para las actuaciones del proceso atención
a la familia.
Auditoria Evidencia: Según el informe de verificación asociado al
12 CORRECTIVA externa de DSI 30 de octubre de 2018 caso comisaria N°2 expediente N° 201860 Menores del
calidad día 2018-07-23, el proceso se debe remitir a la Policía
de Infancia y Adolescencia, sin embargo, a la fecha de
la auditoría no se ha realizado la correspondiente
remisión.
La planificación de la visión del proceso de atención de
familia. Establecer unidad de propósito para estructurar
un plan de trabajo valorarlo y gestionar los recursos
Auditoria que de allí se deriven. Considerar la posibilidad de
13 PREVENTIVA externa de DSI 29 y 30 de octubre de 2018 involucrar actores significativos en el proceso para que
calidad de manera colaborativa se pueda obtener el resultado
esperado con beneficios a la sociedad y entregar
aprendizaje a la comunidad
académica – científica.
Auditoria La organización no ha determinado los mecanismos de

14 CORRECTIVA externa de DSI 30 y 30 de octubre de 2018 seguimiento para las actuaciones del proceso atención
calidad a la familia.
DESCRIPCION DE LA
CORRECCIÓN (NO APLICA RESPONSABLE DE EVIDENCIA DE LA ANÁLISIS DE CAUSA RAIZ
FECHA DE
PARA ACCIONES EJECUTAR LA
IMPLEMENTACIÓN
REALIZACION DE LA (SOLO APLICA PARA NO CONFORMIDADES REALES O
PREVENTIVAS Y DE MEJORA) CORRECCIÓN CORRECCION Y DONDE POTENCIALES)
SE ENCUENTRA
Dentro del proceso de

construcción y aprobación de la
politica unica municipal, se ha Dentro del proceso de construcción y aprobación
definido que se presentará al de la politica unica municipal, se ha definido que
concejo municpal en el mes de se presentará al concejo municpal en el mes de
Lider proceso y acuerdos municipáles
noviembre de 2015. noviembre de 2015. Su construccion no se dio en
responsable de cada November 2016 de politica publica de
Como no se presento en la la anterior administracion.
politica adulto mayor y mujer
anterior administracion, en esta En esta administracion se programaron de modo
Marinilla soños todos 2016-2019 individual. Se presentaron en enero de 2018 y
definir las que son necesarias y fueron aprobadas en mayo
aprobarlas en el concejo
Muncipal.
. Registros. Durante el mes de octubre en la comisaria de

15/03/2018 Se familia se realizó un cambio de la auxiliar
envía memorando administrativa, no se realizó un adecuado
Garantizar la trazabilidad en los a Fabio Suárez con empalme, la nueva auxiliar no tenia la sufiente
asunto claridad de cuales eran los documentos que
procesos y expedientes de las LIDER DEL
November 2015 requerian los procesos y no se realiza un
atenciones realizadas a los PROCESO "Actualización adecuado seguimiento.
usuarios ACPM" Hace falta mayor organizacion y control sobre los
Se avanza en el expedientes, asi como la claridad de cuales son
tema y se evidencia los documentos de cada expediente. Esta No
en los expedientes. conformidad pertenecia al proceso de CCC
Se socializó el
formato y los criterios
para su utilización en No se ha establecido dentro del proceso la
Evidenciar el uso de este lider del proceso y
### el Equipo de manera de aplicar este formato con responsable
formato EMC AGP
mejoramiento y en que casos.
continuo.
Se vien utilizando
Ha faltado articulación de las demás

El ingreso de personal
dependencias que deben nuevo en la administracion
participar en el proceso,
NA NA N.A NA quepese
no recibio la suficiente induccion y
a las multiples invitaciones.
capacitacion antes de emprender los procesos de
supervision de los contratos y la falta de
apropiacion por parte de dichos funcionarios de
los conceptos fundamentales relacionados con la
supervisión; además de lo anterior el Auditor
interno no aceptó la explicacion del lider del
proceso, la cual se transcribe textualmente: "Con
respecto al arreglo floral en el evento académico
efectivamente se dio cumplimiento a esta
obligación, no se tiene una foto específica del
arreglo pero en la foto adjunta en la parte de
atrás del conferencista invitado se puede
apreciar, folio 53. Con respecto a los refrigerios y
No aplica, ya que el hallazgo
los almuerzos, es claro cómo se evidencia en
corresponde mas a una
folio 47 que el valor pagado por este concepto
apreciacion personal del auditor,
ascendió a la suma de $ 4.420.000, lo cual es
comparando las actividades de NA NA NA
coherente con lo establecido en la propuesta y el
dos contratos diferentes y
estudio previo; otro tema diferente es el hecho de
tiempos diferentes, sin tener en
que por razones de inexperiencia, no
cuenta los contextos.
permanencia en todo el evento y la falta de
apropiación de los procesos del SIGEM, no se
priorizó el diligenciamiento estricto de los listados
de asistencia a los eventos como evidencia de la
entrega. No obstante, como consta en el folio 42
y 43 en el informe de acta de supervisión, se
precisa que el contratista entregó 600 refrigerios
y 230 almuerzos las cuales se distribuyeron a los
participantes y por los cuales el Municipio pago
como ya se dijo $ 4.420.000".
los conceptos fundamentales relacionados con la
supervisión. La no conformidad se presenta
debido a que el auditor no aceptó la explicacion
del lider del proceso, la cual se transcribe textual
"Es importante considerar que así intervengan
más o menos los mismos actores en ambos
contratos y pareciera que estuviera hablando de
lo mismo, se trata de servicios sustancialmente
diferentes y que no son susceptibles de ser
comparados, tanto por los requerimientos y
características".
No aplica, ya que el hallazgo Como se dijo en la explicación de la observación
corresponde mas a una del tablado, carpa, sonido del contrato 68AS2016
apreciacion personal del auditor, entre otros aspectos, el servicio que tuvo un
comparando las actividades de NA NA NA costo de $9.500.000, además de la logística tenia
dos contratos diferentes y incluido especificaciones técnicas mayores,
tiempos diferentes, sin tener en incluyó sonido en el evento académico de 8:00
cuenta los contextos. am a 4.00 pm y en el monumento a Simona
Duque de 5:00 pm a 6:00 pm. Luego no se está
hablando de costos que sean comparables
debido a que las actividades parecen similares
pero son muy diferentes".
Gestionar los recursos e Frente a la diferencia de modalidad de

Se han identificado
contratación en ambos ycontratos,
se mencionan en que
es claro las se
infraestructura necesaria para
reuniones
trata de pero no se ha
contratación formalizado
directa, en el la solicitud,
primer caso,
lograr la conformidad de los Lider de proceso y los correos y
### ni oficializado.
se seleccionó Además es un
el contrato detema en el que
prestación de el
productos y servicios, Y EMC reuniones realizadas
proceso no tiene
servicios manejo,
y apoyo ni gobernabilidad.
a la gestión de acuerdo Falta
al
registrar los estudios de las
planeacion
Decreto 1082 delEntre
de 2015. nivel tanto
central.
el segundo
necesidades
caso, se tomó la figura del decreto 777 de 1992
para unir esfuerzos con esta entidad sin ánimo de
lucro para tener una celebración de la semana
joven con mayores impactos aprovechando su
Desconocimiento del tema "de datos abiertos, lo
apoyo.
NA NA NA NA que se debe y puede publicar en la pagina web
y ley de proteccion de datos
NA NA NA NA NA
Es una herramiento que recoge muchos temas
transversales de la administracion, que se esta
Plan de accion consolidadndo para el proceso. que trata de
Actualizar el plan de trabajo del lider del proceso y
NOV 05 DE 2018 actualizado en el recoger muchas dinamicas que requiere
proceso EMC AGP
Driive actualizacion permanente. Se venia haciendo
manualmelte, lo que terminaba siendo lento y
poco efectivo.
Lider del proceso

Acuerdo Muncipal El proceso participativo de formulacion no ha
Adoptar La politica publica de EMC, COMPOS Y
Diciembre de 2018 adoptando la politica terminado y se esta terminando de consolidadr el
Juventud CONCEJO
publica de juventud diagnostico
MUNCIPAL
Porque actualmente en la caracterización del

Oficio de remisión a la
Enviar el Oficio correspondiente Oficio remisorio a proceso solo se tienen mecanismos de
policía de infancia y
expediente N° 201860 Menores Policía de infancia y 2018-11-23 adolescencia,
seguimiento y medición para los Riesgos y los
del día 2018-07-23 adolescencia indicadores.
expediente 201860
Revisar en las comisarías de

Familia y demás dependencias
que participan en el proceso que Porque no se han implementado controles de
Expedientes revisados
aplique, en todos los No se han realizado seguimiento y medición para los productos que
con lista de chequeo,
expedientes abiertos de los
oficios remisorios y
2019-06-23 las actividades genera el proceso.
Últimos 6 meses, para verificar completamente Porque no se encuentra actualizada la matriz de
acciones realizadas
las actuaciones y realizar las producto no conforme.
actividades pendientes que
sean pertinentes.
Revisar en los procesos
misionales de la entidad en los
productos y servicios que
Expedientes revisados
aplique en todos los No se han realizado Porque en los procedimientos que describen los
con lista de chequeo,
expedientes abiertos de los
oficios remisorios y
2019-06-30 las actividades productos del proceso no se especifican las
Últimos 6 meses para verificar completamente actividades de verificación o seguimiento.
acciones realizadas
las actuaciones y realizar las
actividades pendientes que
sean pertinentes.
Establecer los mecanismos de Pendiente revisión de

Seguimiento para las la matriz de producto
Porque falta apropiación del concepto de
actuaciones del proceso Mecanismo de no conforme; incluir
atención a la Familia y en todos atención establecido
2019-02-04 en el drive y cruzar
autocontrol por parte de las personas y sus
equipos de trabajo.
los procesos misionales que con la matriz de
aplique. riesgos
ACCIÓN CORRECTIVA O
RESPONSABLE DE DESCRIPCION DE LA EVIDENCIA DE LA
PREVENTIVA (PARA ELIMINAR FECHA DE FECHA DE
EJECUTAR LAS REALIZACION DE LA ACCION CORRECTIVA Y RESULTADO DEL SEGUIMIENTO
LA CAUSA IDENTIFICADA) IMPLEMENTACIÓN SEGUIMIENTO
ACCIONES DONDE SE ENCUENTRA
ACCIONES DE MEJORA
Revisar, actualizar y
entregar el capitulo de
adulto mayor, mujer y
familia en el documento de
la politica única municipal. Finalmente en el mes de Mayo de Se evidencia la aprobación de
11/11/2015
Realizar un plan de trabajo 2018 fueron aprobadas en el concejo la politica publica de mujer y
EMC AGP ###
desde el compos para las Muncipal la politica publica del adulto adulto mayor en el mes de
Noviembre de 2017
politicas: mayor y la de mujeres. La de familia Mayo de 2018.
Ejecutrlo haciendo lo sera la ultima politica que se presente.
necesario.
Presentar al concejo las
politicas.
Implementar lista de
chequeo para garantizar Registros - Memorando
que en los expedientes 15/03/2018
Auxiliares
reposen los registros La lista de chequeo no se ha Pendiente por aprobación lista
Administrativa
correspondientes de
acuerdo al proceso.
Inspección y 42338 oficializado en los documentos del 06 de2018
agosto de de chequeo, definir y poner en
practica mecanismo de
Generar un mecanismo de
Comisaria de proceso y falta definir el seguimiento.
Familia mecanismo para el seguimiento
monitoreo y seguimiento.
adecuado.
Esta pendiente la asignación de los
casos en los que aplica este formato.
SOLO SE HACE DE MODO
1. definir dentro del ESPORADICO Y NO COMO UNA
proceso la manera, quien y CONSTANTE
1 y 2. lider de 06 de agosto de Se evidencia aplicación
en que casos aplicar este ### Ya establecio utilizar el formato de
proceso y EMC 2018 exporadica, pero no continua
formato. 2. Darle Aplicación evaluacion a un 10% del publico
a lo definido. objetivo de modo que se tenga una
muestra representativa. los
supervisores y jefes inmediatos
verificaran la aplicacion del formato.
Se evidencia que el EMC hace

Lograr la articulacion y extensiva la invitación a otras
En las asistencias se evidencia la
participacion en el EMC de 1. lider del proceso 06 de agosto de dependencias que podrian
### participacion de personas de otras
los integrantes de otras y EMC 2018 hacer parte del proceso.
secretarias
secretarias a la fecha pese a lo realizado
esta no sido posible
Continuar realizando unos

estudios previos claros y
concretos y documentar en
la carpetas contractuales
las respectivas evidencias Este mismo contrato fue objeto de
de ejecucion. verificación y revisión por parte de la
Con respecto a la postura Contraloria General de Antioquia en la
del Secretario de Control Auditoría Regular correspondiente a la
Interno, este es un tema no Lider de procesos y vigencia 2016; observandose que no
42971 Esta acción está por resolverse.
está resuelto; por lo que se suoervisores hubo tal irregularidad y que solo
le expuso la situación al aplicaba para el caso de los refrigerios
coordinador del sistema por valor de $ 1.963.000, valor que fue
para ayudar a resolver este cancelado en Tesorería Municipal. (Ver
tema, frente a lo cual soporte de pago)
respondió que en el comite
SIGEM se va a proponer
una tercera instancia que
dirima estas diferencias.
Continuar realizando unos
estudios previos claros y
concretos y documentar en
la carpetas contractuales
las respectivas evidencias El contrato 205AS2016 fue objeto de
de ejecucion. verificación y revisión por parte de la
Con respecto a la postura Contraloria General de Antioquia en la
del Secretario de Control Auditoría Regular correspondiente a la
Interno, este es un tema no lider del proceso y vigencia 2016; no encontrando en él,
42856 42971 Esta acción está por resolverse.
está resuelto; por lo que se EMC AGP ninguna observacion ni hallazgo, por lo
le expuso la situación al que puede considerarse que el
coordinador del sistema Secretario de Control Interno realizó
para ayudar a resolver este una apreciacion subjetiva del contrato
tema, frente a lo cual en mención.
respondió que en el comite
SIGEM se va a proponer
una tercera instancia que
dirima estas diferencias.
1. verificar las necesidades Se da traslado a DSI, para

lider del proceso y se ha tenido cuidado de formalizar las 06 de agosto de
y hacer las solicitudes a la gestionar recursos e
EMC AFP solicitudes por correo y watsap 2018
instancia pertinente infraestructura
###
1. Solicitar al responsable
de gobierno en Linea
asesoria y orientacion
lider del proceso y diciembre 11 de Se ha recibido lineamientos pero falta 06 de agostto No se evidencia ejecución de la
sobre el tema para
EMC AFP 2017 mayor capacitacion y apropiacion de 2018 acción ´preventiva
establecer cual es la
informacion que se debe
publicar
1. Leer los informes que se producen

Verficar la utilidad de los
y sacarles el provecho que sirvan
diferentes reportes que Se vienen realizado analisis de
para algo y permitan tomar las
produce la entidad en la Lider del proceso y 06 de agosto de los diferentes informes y se
PERMANENTE decisiones para mejorar.
mejora y la toma de EMC 2018 mantendra abierta; ya que es
Retroalimentarnos de los diferentes
decisiones del proceso y una acción permanente.
informes que . Ya se hizo con el de
del sistema
avance plan de desarrollo
1. Definir el manejo del
Plan de trabajo por el
Lider de proceso y 1.Plan de trabajo en el DRIVE
DRIVE. Nov 05 de 2018
EMC 2. Seguimiento realizado
2. Hacer seguimiento a su
diligenciamiento
1. Presentar los
documentos requeridos por
el cocejo Muncipal, una vez 1. Exposicion de motivos, proyecto de
surtida la ruta de Lider del proceso acuerdo, Dianostico, aoprobacion del
aprobacion definida por el EMC, COMPOS Y 1. Nov 5 de 2018 Compos
COMPOS. CONCEJO 2. sesiones 2018
2. Participar activamente MUNCIPAL 2. Acuerdo Muncipal adoptando la
en los debates y politica publica de juventud
discusiones en el Concejo
Muncipal
Actualizar la Caracterización
caracterización del proceso actualizada con los
para incluir los mecanismos mecanismos de 2019-02-04
de seguimiento para los seguimiento
productos del proceso. definidos
Actualizar la matriz de Matriz del producto

producto o servicio no no conforme 2019-02-04
conforme. actualizada
En los procedimientos que Actividades de
describen los productos del verificación y
proceso especificar las seguimiento 2019-02-04
actividades de verificación incluidas en los
o seguimiento. procedimientos
Desarrollar actividades de
capacitación y toma de
Registros de
conciencia de la
importancia del autocontrol
asistencia a las 2019-02-04
capacitaciones
para la mejora de los
procesos.
Verificar la eficacia de los Lista de chequeo en

mecanismos de los productos o
seguimiento en todos los servicios que 2019-02-04
procesos Misionales de la apliquen del
entidad. proceso
QUIÉN CERRÓ LA
ABIERTA / CERRADA
ACCIÓN
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
TIPO DE ACCIÓN:
NO CONFORMIDAD REAL
NUMERO DE LA CORRECTIVA FUENTE QUE PERMITIÓ RESPONSABLE DEL FECHA DE IDENTIFICACIÓN DE LA
ACCION PREVENTIVA O DE LA IDENTIFICACIÓN CIERRE ACCION
ACCION DE MEJORA
MEJORA
Generar reuniones entre la inspección

de policía, la Comisaría de Familia y la
Secretaría de Planeación para unificar
Revision por la
1 CORRECTIVA DSI 2 de diciembre de 2015 criterios frente al manejo de ciertos
direccion
conflictos de convivencia por temas
urbanísticos, de modo que los usuarios
no estén de un lugar para otro
Se evidencia que tienen establecida la

programación de atención a las
solicitudes, no obstante la atención no
auditoria interna de es oportuna ni ágil para los usuarios ya
2 CORRECTIVA DSI October 4 de 2017
calidad que la capacidad de atención supera la
demanda. Teniendo programada la
agenda incluso hasta con 3 o 4 meses
para la atención
Se evidencia que el proceso no esta

actualizado con respecto a la ley 1801
de 2016 en la que ya no se aplica el
control a desordenes domésticos. La
auditoria interna de
3 CORRECTIVA DSI 4 de octubre de 2017 ordenanza 018 fue derogada, pero aun
calidad
asi no se cuenta con los elementos
básicos necesarios como el sonómetro
para hacer mediciones, en caso de
quejas por ruido
No se evidencia que se tenga
auditoria interna de procedimientos establecidos para las
4 CORRECTIVA DSI 17 de septiembre de 2018
calidad sanciones urbanísticas y el control de
animales callejeros.
auditoria interna de No se evidencia plan de visitas tal

calidad como se establece en el proceso.
No se evidencia que en el proceso

6 CORRECTIVA DSI 17 de septiembre de 2018 existan apoyos sociales y que se
calidad
entreguen desde este.
Se evidencia que el formato de acta de

7 CORRECTIVA DSI 17 de septiembre de 2018 control de espacio público, no es
calidad
diligenciado en su totalidad
auditoria interna de No se evidencia la aplicación de las

calidad tablas de retención documental.
auditoria interna de la caracterización del proceso SCC no

calidad se encuentra actualizada
En visita realizada al contratista que
provee el combustible de los vehículos
y versión del propio responsable del
proceso quedó claro que a pesar de
Auditoria de Control haberse sugerido en las auditorías
10 CORRECTIVA EYM
Interno anteriores aún no se ha instalado en
todos los vehículos una rejilla o
sistema alguno, para eliminar el riesgo
de que el combustible sea sustraído de
los vehículos.
RESPONSABLE DE
CORRECCIÓN (NO APLICA PARA ACCIONES DESCRIPCION DE LA EVIDENCIA DE LA REALIZACION DE
EJECUTAR LA FECHA DE IMPLEMENTACIÓN
PREVENTIVAS Y DE MEJORA) LA CORRECCION Y DONDE SE ENCUENTRA
CORRECCIÓN
Remitir a las personas a la Inspeccion Centrar a los usuarios en la Inspeccion de

de Policia para el manejo de los Policia para dirimiri los conflictos de conviviencia
conflictos de convivencia por temas de LIDER DE PDM Inmeadiata por temas de urbanismo, y asi proporcionar que
urbanismo tal y como lo preceptua la los usuarios eviten el desplazamiento de un
ley 1801 de 2016 lugar para otro sin necesidad.
Solicitar otra inspección o contratar

otro inspector con el personal Alcalde y SCC December 1 de 2018 Actas de EMC
suficiente para ser más eficientes
Actualización a ley 1801. Medición con LIDER DEL

años 2018 Ley 1801
cornare PROCESO
La evidencia se encuentra en proceso SCC con
código 478, procedimiento urbanístico 780.
Respecto al control de animales no es
responsabilidad de Inspección de Policía, ni de
Espacio público de acuerdo a la ley 1801 de
LIDER DEL 2016 hacer control de animales callejeros. Sólo
Actualizar el proceso SCC año 2018
PROCESO la policía Nacional tiene facultad de incautar
según artículo 164. Para el acompañamiento
sobre animales según se requiera como caso de
Inspección de policía existe formato 738 para
animales que poseen dueño y existe
procedimiento con policía o agricultura.
LÍDER DEL
Actualizar el proceso SCC Año 2018 Proceso SCC con código 478
PROCESO
LÍDER DEL
PROCESO
Capacitar a los contratistas para el LÍDER DEL Las evidencias se encuentran en los
año 2018
debido diligenciamiento PROCESO expedientes de los contratos de los contratistas
Se encuentran carpetas con sus respectivos

Se archivará según tablas de retención LÍDER DEL
año 2018 documentos, rotuladas y los documentos
documental PROCESO
foliados
LÍDER DEL
PROCESO
ANÁLISIS DE CAUSA RAIZ ACCIÓN CORRECTIVA O PREVENTIVA (PARA RESPONSABLE DE
(SOLO APLICA PARA NO CONFORMIDADES REALES O ELIMINAR LA CAUSA IDENTIFICADA) EJECUTAR LAS FECHA DE IMPLEMENTACIÓN
POTENCIALES) ACCIONES DE MEJORA ACCIONES
Participar de la capacitaron sobre la

Desconocimiento de los usuarios de las nuevas LIDER PDM y
Ley 1801 de 2016, nuevo código de Inmediata
formalidades que trae la ley 1801 de 2016 Auxiliar
policia.
contratar personal y dotar de

Crecimiento de la población, falta de
herramientas tecnológicas a la Alcalde y SCC año 2018
herramientas tecnológicas para la dependencia
depedencias
Es una actividad que debe ser asumida con Incluir en el Plan Anual de Adquisicion
Líder del proceso
mayor responsabilidad y compromiso, y que no para la vigencia 2018 y requerir
y Secretaría de año 2018
se había realizado asumiendo falta de mediante oficio al Alcalde para
Gobierno
presupuesto priorizar dicha actividad
Intercambio de contratación y de
Creación y actualización de los Líder del proceso
responsabilidades institucionales que otorga la
debidos procedimientos y del proceso y Secretaría de año 2018
ley 1801 de 2016 la cual reconfigura
SCC Gobierno
procedimientos y acciones
Separación institucional entre Secretaría de

Familia y Secretaría de Gobierno. Esto genero
Actualizar el proceso SCC EMC año 2018
que se mantuvieran ciertos conceptos que no
aplican a las acciones actuales de Gobierno.
Separación institucional entre Secretaría de

Familia y Secretaría de Gobierno. Esto genero
que se mantuvieran ciertos conceptos que no
aplican a las acciones actuales de Gobierno. Los Actualizar el proceso SCC EMC año 2018
apoyos sociales son entregados por Familia.
Este concepto ya fue eliminado del procesos
SCC. En las posteriores reuniones se
En varias reuniones se les ha informado que insistirá nuevamente en que los
ellos deben diligenciar completamente los contratistas diligencien
Líder del proceso
formatos. Además, se han hecho otras adecuadamente los documentos
y auxiliar año 2018
reuniones donde se les explica qué es el requeridos. Se dejará evidencia en las
administrativa
proceso SCC y se les fundamenta la necesidad actas. Además, se están asignando
de diligenciar adecuadamente la información tareas específicas respecto a los
procedimientos de Espacio Público.
El espacio insuficiente en la dependencia para Se seguirá archivando de conformidad
Líder del proceso
tener un archivo organizado adecuadamente y con las tablas de retención en las
y auxiliar año 2018
con las debidas normas estableidas para la carpetas y en las cajas tal como lo
administrativa
tarea establece la norma
Se actualiza proceso SCC completamente,

conforme a las observaciones de auditoría y Actualizar el proceso SCC EMC año 2018
otras necesidades de la dependencia
DESCRIPCION DE LA EVIDENCIA DE LA
REALIZACION DE LA ACCION CORRECTIVA Y FECHA DE SEGUIMIENTO RESULTADO DEL SEGUIMIENTO
CERRADA ACCIÓN
DONDE SE ENCUENTRA
Participaron de la Secretaría de
Planeación la Auxiliar Administrativa, la No se evidencia el soporte para el
43299 ABIERTA
Abogada, dos técnicos de control cierre de está acción
urbanisitico.
Se hace necesario un segundo o

calendario de asignación de citas, tercer inspector de policia y no una
encuestas elaboradas a los usuarios 30-08-2018 segunda inspección de policia, con el ABIERTA
de la depedencia mismo engranaje se puede mejorar la
gestión del proceso
Se tiene implementada la mejora para

el año 2018. Se presentó en el plan
Plan Anual de Adquisiciones 2018 10-09-2018 ABIERTA
anual de adquisiciones. A la fecha no
se ha adquirido.
La acción se venía realizando
Documentos con código 478 y 780 29/10/2018 conforme a la ley 1801. Se incorpora al ABIERTA
proceso.
En el mejoramiso en el documento con

Se aclaran las acciones de Gobierno
código 478 se encuentra la
24/10/2018 respecto a las funciones establecidas ABIERTA
actualización del procedimiento de
en el Proceso SCC
SCC

en el Proceso SCC
SCC
El resultado ha sido insatisfactorio

debido a que las tareas asignadas no
Actas de reunión 24/10/2018 ABIERTA
son entregadas en su momento y a
tiempo
Carpetas debidamente foliadas y

rotulas en la dependencia de 24/10/2018 Verificación del archivo ABIERTA
Inspección de Policía

en el Proceso SCC
SCC
ABIERTA
TIPO DE ACCIÓN:
NUMERO DE CORRECTIVA RESPONSABLE DEL
PERMITIÓ LA FECHA DE IDENTIFICACIÓN DE LA ACCION NO CONFORMIDAD POTENCIAL Ó
LA ACCION PREVENTIVA O DE CIERRE
IDENTIFICACIÓN ACCION DE MEJORA
MEJORA
No se ha aprobado aún el plan cultural del

Auditoria Municipio. No se evidencian actas con las
1 CORRECTIVA Interna de DSI 26 de septiembre de 2015 evidencias de las actividades para la
Calidad realización del documento de plan cultural
del Municipio
Auditoria
No se evidencian inventarios de
2 CORRECTIVA Interna de DSI 26 de septiembre de 2015
patrimonio material e inmaterial
Calidad
No se aprecia la presentación de una

propuesta firmada con las actividades a
Control
3 CORRECTIVA EYM desarrollar con el presupuesto propio y el
Interno
invertido por el municipio según contrato
82CS2014.
Control Falta de evidencias en el contrato

4 CORRECTIVA EYM
Interno 82SC2014
No se evidencia que el proceso determine
las cuestiones internas y externas que son
Auditoria pertienentes para su propòsito y su
5 CORRECTIVA Interna de DSI 42999 direccion estratègica , y que afecta s
Calidad capacidad para lograr los resultados
previstos en el proceso. (Plan Cultural del
Municipio Sin aprobaciòn)
se evidencia que se viene utilizando varios

Auditoria formatos desactualizados y hay otros que
6 CORRECTIVA Interna de DSI 21 de septiembre de 2017 estàn aprobados por otros procesos y son
Calidad transversales al proceso DAC que no se
vienen implementando
Evaluar la utilidad de cada uno de los

reportes que se generan en términos de la
Revisión por
toma dedecisiones para la mejora de los
7 MEJORA la dirección DSI 23 de November de 2017
procesos y en general del sistema de
2017 El reconocimiento
gestión (indicadores,del valor cultural.
encuestas, PQRS,
Investigar el valor del
seguimiento decomponente
riesgos, etc)cultural
en sus diferentes
expresiones de valor: social, familiar,
personal; cultural, artístico, económico,
salud, educativo;
participación ciudadana, inclusión social,
desarrollo económico, patrimonio histórico.
Con base en lo
Auditoria
8 MEJORA
Externa
DSI 13 de December de 2017 anterior, evaluar la característica
multipropósito de la gestión cultural y
repensar: el enfoque de los
objetivos específicos según cada aspecto,
las estrategias y planificación a seguir
para su desarrollo, los
mecanismos para evaluar el impacto
generado; y finalmente, el presupuesto
asignado de manera
directa e indirecta para este componente.
En los contratos que se relacionan a
continuación, la Entidad no publicó en el
SECOP, toda la información pertinente al
9 CORRECTIVA CGA EYM Junio de 2018 proceso contractual, incumpliendo el
numeral 4 del Artículo 2.2.1.1.1.7.1. del
Decreto 1082 de 2015: 306SO2017,
288SO217, 303SO2017 y 280SO2017.
No se evidencia la completa formulación ni

la aprobación por acuerdo Municipal del
Auditoria
Plan Cultural, pese a ser una conformidad
que ya se ha detectado en otras
Calidad
auditorias. Con lo anterior se incumple con
el numeral 8.1 de la ISO 9001:2015
En el programa de lectura en sala para

niños y niñas de primera infancia, al
solicitar evidencia de una actividad de abril
de este año planeada en el cronograma,
se responde que de esa actividad no
había evidencia porque la persona que la
realizaba estaba sin contrato. Para otra
Auditoria actividad se aportó registro de asistencia
11 CORRECTIVA Interna de DSI 28 de septiembre de 2018 en carpeta sin tablas de retención
Calidad documental, se expresó que se tenían
fotos, las cuales se encuentran en un
computador sin ninguna relación entre las
dos evidencias y se viene utilizando el
formato de evaluación de eventos
culturales que no aplica para el servicio
prestado. Con lo anterior se incumple con
el numeral 8.5.2 de la ISO 9001:2015
No se presenta evidencia de la definición
Auditoria de cuáles son los indicadores del proceso,
12 CORRECTIVA Interna de DSI 28 de septiembre de 2018 ni de la medición y análisis de los
Calidad mismos. Incumpliendo con ello el numeral
9.1 de la ISO 9001:2015
No se evidencia que se haya desarrollo

acciones de la mejora dejada en la última
auditoria de certificación, ni se documenta
Auditoria en el listado de ACPM los avances
13 CORRECTIVA Interna de DSI 28 de septiembre de 2018 realizados para el cierre de la no
Calidad conformidad del Plan cultural que
permanecido por varios años.
Incumpliendo con ello el numeral 9.1 de la
ISO 9001:2015
DESCRIPCION DE LA
ANÁLISIS DE CAUSA RAIZ ACCIÓN CORRECTIVA O PREVENTIVA (PARA EVIDENCIA DE LA
CORRECCIÓN (NO APLICA PARA ACCIONES
(SOLO APLICA PARA NO CONFORMIDADES ELIMINAR LA CAUSA IDENTIFICADA) REALIZACION DE LA FECHA DE SEGUIMIENTO
PREVENTIVAS Y DE MEJORA)
REALES O POTENCIALES) ACCIONES DE MEJORA ACCION CORRECTIVA Y
DONDE SE ENCUENTRA
el plan cultural se tiene pero no esta

realizar el analisis del plan cultural y
Elaborar el plan Cultural y presentar al aprobado aun en el concejo municipal, En la carpeta del
presentarlo al concejo para su November 27 de 2017
concejo el mes de diciembre del 2017 se servidor cultura
aprobación.
debatira en el concejo Municipal.
Se contrató un especialista para la

contratación de un especialista para la relaizacion del plan especial de majejo
relaizacion del plan especial de majejo se contaba con el personal y la y prioteccion el cual inlcuye el
contrato desde
y prioteccion el cual inlcuye el idoneidad sufiente para realizar dicha inventario, artciulado con la oficina de November 27 de 2017
planeacion
inventario, artciulado con la oficina de actividad planeacion munciipal. contratacion
planeacion munciipal. efectuada desde la oficina de
planeacion .
Elaborar carta donde se les explique al

Falta capacitación previa con las desde los estudios
proponente los componentes que debe Se ha venido exigiendo que las
corporaciones que hacen convenio con previos se cuenta con
de contener una propuesta para propuestas contengan clarameNte el November 28 de 2017
el municipio de Marinilla que permita el presupusto de los
convenios y según las necesidades del presupuesto
las condiciones para los convenios eventos a realizar.
municipio.
Solicitar nuevamente complete las

Falta de mayor control en cada una de Se completo la informacion en la carpeta contrato
evidencias correspondientes a este November 15 de 2017
las supervisiones. carpeta 82sc2014
contrato
establecer los planes de trabajo de No se ha establecido una metodologia
Actualizar el Plan Cultural del se radico en el
elaboración o actualización y la que permita identificar las necesidades
Municipio y presentar al Concejo concejo en el mes de November 15 de 2017
definición de los controles de dichos de actualización de los planes y demás
Municipal para aprobacion agosto de 2017
planes documentos del proceso,
no se utiliza permanentemente el
utilizar los formatos extractados mejoramiso, ademàs no se hacen las Capacitacion del personal en la
se implementara en
directamente del mejoramiso, para que solcializaciones pertinentes a los apliacion del instruictivo y en el November 15 de 2017
diciembre de 2017
sea la versionm màs actualizada procesos o formatos màs formato de difusion
transversales.
utilizar los reportes de indicadores,

encuestas, PQRS, seguimiento a los no se han tenido en cuenta los
riesgos, etc para tomar decisiones reportes de encuestas, PQRS, tener en cuenta los reportes de
frente a la gestion cultural seguimientos a los riesgos etc, para la encuestas, PQRS, seguimientos a los
toma de decsiones que mejoren la riesgos etc, para la toma de decsiones se implementara en
gestion cultural. que mejoren la gestion cultural. octubre de 2018 noviembre de 2018
AL reevaluar el plan cultural, tener en

cuenta el valor del componente cultural
en sus diferentes expresiones: social, se implementó desde
la administracion Municipal no trabaja
familiar, personal, artístico, eonómico, trabajar de forma mancomunada con el mes de marzo de
como un sistema integrado en el cual
de salud, educativo, participacion las demás dependencias para alcanzar 2018, asistiendo a las
todas las dependencias participen para noviembre de 2018
ciudadana, inclusion social, desarrllo efectividad en las metas del plan de reuniones del equipo
lograr objetivos comunes que logren
económico, patrimonio histórico. Con ccion. de mejoramiento de
efectividad.
base en lo anterior evaluar la AFP
característica multipropósito de la
Gestion cultural.
conocimiento parcial, poco profundo de
Publicar en el tiempo que exige la ley contratacion de personal, capacitacion capacitaciones por
la plataforma, falta de personal y
los contratso en el SECOP y Gestión de todo el personal referente a las parte de la secretaría noviembre de 2018
demasiado volumen de informacion
Transparente, la información plataformas juridica
para reportar.
contrato
reestructuración Plan
por falta de pluralidad de los colectivos Cultural, elección del
municipales y agrupaciones consejo Municpal de
contratacion de personal, capacitacion
minoritarias, que deben hacer parte del Cultura, reuniones
de todo el personal referente al Plan,
proceso de elaboracion del plan con actores
participacion masiva de colectvos y
reestructuración del Plan Cultural y Decenal de Cultura. falta de personal culturales,
grupos en la elaboracion del Plan noviembre de 2018
presentacion ante el Concejo Municipal para la elaboracion del Plan Cultural. capacitciones
cultural, socializacion del Plan Cultural
falta de claridad de lineamientos para referente al Plan
y presentacion para aprobacion ante el
elaboracion del plan por parte del cultural, recoleccion
concejo Municipal.
Instituto de Cultura y Patrimonio de de datos de los
Antioquia. colectvos sociales y
culturales del
Municipio.
memorando de
poca claridad referente a la capacitacion en tablas de retencion
reestructuracion de tablas de retencion solicitud capacitación
elaboracion de las tablas de retencion documental y reestructuración de las noviembre de 2018
documental de la dependencia TRD, enviado el 25
de la dependencia mismas
de octubre de 2018
memorando de
solicitud capacitacion
presentar evidencias de los en elaboración,
conocimiento parcial, referente a la capacitacion en indicadores, medición,
indicadores del proceso DAC y medicion y análisis de noviembre de 2018
elaboracion de indicadores análisis de los mismos
medicion y análisis de los mismos. indicadores enviado
el 25 de octubre de
2018
presentar el Plan cultural al Concejo

Municipal, donde se evidencie la
inclusion del componente cultural en
la administracion Municipal no trabaja se implemento desde
sus diferentes expresiones: social, trabajar de forma mancomunada con
como un sistema integrado en el cual marzo de 2018,
familiar, personal, artístico, eonómico, las demás dependencias para alcanzar
todas las dependencias participen para asisitiendo a las noviembre de 2018
de salud, educativo, participacion efectividad en las metas del plan de
lograr objetivos comunes que logren reuniones del EMC
ciudadana, inclusion social, desarrllo accion.
efectividad. AFP
económico, patrimonio histórico. para
evaluar la característica multipropósito
de la Gestion cultural.
ABIERTA / FECHA DE FECHA DE QUIEN CERRÓ LA
RESULTADO DEL SEGUIMIENTO RESULTADO DEL SEGUIMIENTO RESULTADO DEL SEGUIMIENTO
CERRADA SEGUIMIENTO SEGUIMIENTO ACCION
No se evidencia soporte
para el cierre de está
Se siguen realizando los ajustes acción, se vienen el contrato No ___ se
al Plan Cultural y se estàn adelantando algunas refiere a la creación del
hacienda aclaraciones ABIERTA acciones tendientes Plan Cultural. Se
referentes a la creacion del
para el ajuste y presentó el plan cultural
Instituto de Cultura
actualización del Plan ante el concejo
Cultural 2018-2028, Municipal y se aprobó
entre ellas el Contrato en primer debate. acta
7/18/2018 No. 220SC2018 mayo de ___ de 2019.
15/11/2017 12SP2017, prestar

los servicios profesionales y de
apoyo a la Secretaria de Cultura
en la formulacion de planes y ABIERTA No se evidencia soporte
programas para la divulgacion y para el cierre de está
apropiacion de la ciudadania del acción. pero continua
patrimonio del municipio. con el contrato la
7/18/2018 secretaria de Planeacion
los estudios previos son
se ha mejorado la revisados desde la
presentacion de las oficina jurídica y se
desde los estudios previos se propuestas, pues se le enfatiza en tener
cuenta con el presupusto de los ABIERTA
eventos a realizar.
aclara a los claridad frente al
proponentes, lo presupuesto y
referente a las metas actividades a
mayo desarrollar. Juan Efrén Castaño Ceballos
se solicitan mayores
evidencias tanto actas
el contrato se encuentra en con firmas, evidencias
ABIERTA
archivo de 2014 fotográficas, circulacion
del producto, entre
otros.
mayo
No se evidencia soporte
para el cierre de está
El proceso tiene claro los planes acción, se vienen
y demas documentos que lo adelantando algunas
conforman acciones tendientes
ABIERTA
Junio de 2017. La no para el ajuste y
conformidad se evidenció mas actualización del Plan
adelante. Cultural 2018-2028,
entre ellas el Contrato
No. 220SC2018
mayo
Se evidencias formato
ABIERTA de solicitud de préstamo
de espacio, el cual a la
fecha no está incluido
en el sistema de gestión
7/18/2018 de calidad. mayo
ABIERTA
No se evidencia soporte No se evidencia soporte
para el cierre de está para el cierre de está
7/18/2018 acción. mayo acción.
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA el contrato No ___ se

refiere a la creación del
Plan Cultural. Se
presentó el plan cultural
ante el concejo
Municipal y se aprobó
en primer debate. acta
mayo de ___ de 2019.
ABIERTA
se están actualizando
las tablas de retención
documental, el día 2 de
mayo se trabajó con la
contraista de sistemas
encargada.
ABIERTA
ABIERTA
frén Castaño Ceballos
TIPO DE ACCIÓN:
NUMERO DE LA CORRECTIVA FUENTE QUE PERMITIÓ RESPONSABLE DEL FECHA DE IDENTIFICACIÓN DE LA
ACCION PREVENTIVA O DE LA IDENTIFICACIÓN CIERRE ACCION
MEJORA
Revision por la
1 MEJORA DSI 24 de noviembre de 2014
direccion
Auditoria interna de
2 CORRECTIVA DSI 6 de agosto de 2015
calidad
calidad
4 PREVENTIVA DSI 6 de agosto de 2015
calidad
5 CORRECTIVA Auditoria Contraloría EYM 30 de agosto de 2016
6 CORRECTIVA EMC DSI 15 de septiembre de 2016
calidad
calidad
calidad
calidad
calidad
calidad
calidad
calidad
calidad
calidad
calidad
Revisión por la
dirección 2017
Revisión por la
dirección 2017
Revisión por la
dirección 2017
21 MEJORA Auditoria Externa DSI 13 de December de 2017
calidad
23 CORRECTIVA
calidad
24 CORRECTIVA
calidad
25 CORRECTIVA
calidad
Revisión por la
26 PREVENTIVA
dirección
Revisión por la
27 PREVENTIVA
dirección
28 CORRECTIVA CI-Contable EYM 24-04-2019

sugiere semestralmente poder disponer de modo temporal

de una bodega, para recoger las bajas y hacer la destinación NA NA NA
que decida el comité de saneamiento contable.
realizar la programaciomn de las

auditorias aleatorias a inventarios una
No cuenta con programación de las auditorias aleatorias a vez se cuente con el inventario
1 de noviembre de 2015
inventarios tal como está establecido en la caracterización actualizado de los funcionarios e
instituciones educativas y realizar las
visitas
No se cuenta con lista general de bienes entregados en

comodato, solo se sabe de algunos bienes entregados por Contar con el listado general de Líder del Proceso
algunas secretarías por lo que evidencia que no es fácil bienes entregados en comodato, hacer GBM, directora
realizar controles sobre estos bienes ni se revisan los que efectivo seguimiento a los mismos y Administrativa y 15 de diciembre de 2015
debieron haber sido liquidados y entregados de nuevo al establecesrmetodos de liquidacion de Financiera y lider
municipio para verificar su estado. No hay establecidos los mismos proceso GBM
métodos de liquidación de los mismos.
No se tiene claramente establecido qué proceso es el

NA NA NA
encargado de realizar el mantenimiento a los bienes.
1. Pudo observarse que la labor de Supervisión se realizó
en forma muy somera, limitándose a la expedición del
certificado de recibo para dar la autorización del pago por
parte del Supervisor designado. A modo de ejemplo se
presentan los contratos que aparecen en el cuadro siguiente. SECRETARIA DE
Esta situación contraviene los Artículos 83 y 84 de la Ley GOBIERNO
1474 de 2011, el Numeral 4 del Artículo 4 y el Numeral 1 del
Artículo 26 de la Ley 80 de 1993.(A). (contrato 34SH2014,
Compra de mobiliario para las dependencias del municipio
de Marinilla Dotaciones y Suministros Chana )
Se realizó verificación en el C.E.R. Margarita Urrea de la

vereda Campo Alegre el 9 de junio. El equipo identificado
con placa 21650, correspondiente a un computador HP Todo Enviar a las Instituciones Y CER,
secretaria de
en Uno, no se encontraba en las instalaciones por un trámite circular informativa respecto al maneo 15 de septiembre de 2016
educacion
que el contratista que realiza el mantenimiento estaba de inventarios
realizando con él. Algunos equipos no han sido ingresados al
inventario para póliza (15 tablet y 5 portátiles Compumax)
No se cuenta con la medición de indicadores establecidos en

LIDER DEL
el proceso, y estos igualmente no miden realmente, la Definir los indicadores del proceso 15 de septiembre de 2016
PROCESO
eficiencia y eficacia de los mismos.
No se evidencia la realización de ninguna reuniones del Evidenciar reuniones realizadas han
comité de sostenibilidad contable, donde se tomen tratado temas relacionados con el
LIDER Y EMC 27 de octubre de 2016
decisiones con respecto a los bienes del Municipio (altas, inventario y estado de los bienes
bajas y destinación final de los bienes inmuebles) muebles e inmuebles
No se evidencian los registros, ni seguimiento a la

verificación de los inventarios por parte de las secretarías Se realizó el inventario con catastro y
lider Y EMC 25 de noviembre de 2016
dando incumplimiento a lo estipulado en la política de control registro con sus respectivos avaluos
y el mantenimiento de los bienes Municipales.
Realizar la programación de los

0 lIder del Proceso 15 de Agosto de 2018
inventarios
No se tiene inventario físico de bienes muebles como lo

señala la
caracterización, el sistema (SAIMIR) cuenta con dos módulos
(uno de
realizar el adecuado manejo de los
bienes y otro de suministros) pero no se pudo visualizar muy
bienes por (SAIMIR), la tarea se
bien puesto Lider del proceso 2 de Julio de 2018
realiza por parte del lider del proceso
que el líder del proceso lo entrego a la Secretaria de
Jhon Jairo Ramirez,
Gobierno pero de
manera informal, no hay evidencia de una entrega oficial,
solo una reunión
para entrega, de la cual no se evidencia acta.
No se evidencia que se envíen a las dependencias con

periodicidad
Solicitar y hacer seguimiento a los
cuatrimestral los movimientos generados de los inventarios,
secretarios que cuando hagan la
tal y como se Lider del proceso Septiembre de 2018
verificación envien los soportes de los
describe en la “política para el control y mantenimiento de los
inventarios.
bienes
municipales”
No se visualiza que se realicen la revisión periódica de los

bienes Hacer el seguimiento a los Bienes
Lider del Proceso Diciembre de 2018
inmuebles tal y como está estipulado en el procedimiento de Inmuebles
administración de bienes inmuebles municipales.
No se evidencia cuadro resumen de pólizas tal como está
descrito en el Realizar el resumen de polizas Lider del proceso Junio de 2018
procedimiento de administración de seguros.
En la matriz de riesgos se visualizan solo 4 riesgos

identificados: 1 de
corrupción y 3 de gestión, se identificaron el 19 de
septiembre de 2017,
Realizar los seguimiento a los Riesgos
por lo tanto no cuentan con el respectivo seguimiento. Se
y replantear los Riesgos que son Lider del Proceso 15 de Diciembre de 2018
evidencia que es
realmente Importantes para el proceso.
un proceso poco operante y no se evidencia un riesgo que
muestra que puede ocasionar esta inoperancia y el no tener
las responsabilidades
definidas dentro del proceso.
En la Matriz de ACPM se evidencian las últimas 3 acciones

correctivas sin
tratamiento (39, 40 y 41).
La caracterización señala que los indicadores son los

estipulados en el
Plan de acción del Plan de Desarrollo, el líder manifiesta no
conocer los
Realizar Indicador Adicional de Bienes
indicadores, revisado el Plan de Desarrollo, este no tiene Lider de Proceso 30 de Noviembre de 2018
Muebles y Bienes Inmuebles.
ninguno que
apunte al proceso, además no se llevan indicadores
adicionales para
hacer seguimiento al desempeño del proceso
Evaluar la utilidad de cada uno de los reportes que se

Realizar el analisis de los Informes que
generan en términos de la toma dedecisiones para la mejora
se generan como Indicadores (Plan de Lider de Proceso 15 de Noviembre de 2018
de los procesos y engeneral del sistema de gestión
Desarrollo), Pqrs, Riesgos.
(indicadores, encuestas, PQRS, seguimiento de riesgos, etc)
Fortalecer las actividades de aseguramiento metrológico Incluir la responsabilidad a los Lideres que
para dar cumplimiento al manual establecido en cada uno de funcionarios que tengan asignados Manejan Equipos 10 de Noviembre de 2018
los procesos según aplique. estos equipos de Metrologia. de Metrologia
Con la modernización administrativa se han generado
El control de bienes inmuebles del municipio. Estudiar asignar espacios para el
nuevos cargos que implican la asignación de espacios y
mecanismos quea permitan llevar mayor control almacenamiento de los Bienes Lider de Proceso 30 de Noviembre
mobiliario acordes los procesos correspondientes. Tener el control de los Bienes Lider de Proceso
sobre los bienes inmuebles del municipio, principalmente en Buebles.
Inmuebles
Se tienen enlaslecarpetas
Modulo de
conBienes y su
las actas y Comite de 20 de Agosto de 2018
cuanto a la oportunidad en aplicar el
No se evidencian en las carpetas del proceso GBM actas del Lider Bienes
del Proceso
del respectivo
Comite de control.
Bienes las cuales
control, para así evitar el riesgo
EMCde apropiaciones indebidas y Comite de 15 de Agosto de 2018
de dichos bienes. tienen consignadas los avances y
Bienes
tareas del proceso.
Revisar los diferentes formatos del
No se utiliza todos los formatos aprobados por el SIGEM y Lider del Proceso
proceso que sean necesarios para
registrados en Mejoramiso, en tal sentido del EMC debe y Comite de
realizar las acciones necesarias en
tomar acciones al respecto y actualizar el proceso. Bienes
este
30 June 2019
No se está implementando e¡ manual de metrología, que se asignara la responsabilid del

perm¡ta tener un control sobre la calibración de elementos manejo de estos Bienes a los procesos Lider del Proceso
para realizar medidas, como pesas, bascula, reloj de archivo, que cuentan con Inventarios de equipo y Comite de 15 de Noviembre
entre otros. de Seguimiento y medición y su Bienes
responsabilidad de calibración.
Para la vigencia del año 2019 se

No se evidencia plan de acción del proceso. construira plan de accion en cuanto a
lo correspondiente a realizar inventario Lider del Proceso
fisico y Comite de
EN CONVERSACION CON LA Bienes 15 de enero-2019
DOCTORA SANDRA JARAMILLO Y
EL SEÑOR FABIO SUAREZ SE
Establecer claramente la responsabilidad de hacer ACLARO QUE ESTE SEGUIMIENTO
seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones con respecto al NO ES POSIBLE REALIZARLO
presupuesto y realizar al menos un seguimiento. DESDE ESTE PROCESO YA QUE EL
LIDER DE BIENES SOLO SE
COORDINA Y CONSOLIDA EL PLAN
DE ADQUISICIONES
Realizar un inventario de los equipos de seguimiento y El inventario de estos elemento se
medición y enviarlo al responsable de Gestión de Bienes encuentra en el sofware de
Municipales para la gestión de las actividades de BIENES/SUMINISTROS que se lleva Lider del Proceso
mantenimiento y calibración. en la dependencia de bienes y Comite de
Bienes 15 de enero-2019
De igual manera se hace necesario el ingreso a la base de

datos de todos los bienes inmuebles de la Administración y
poder realizar el cálculo de la respectiva depreciación y
amortización, según corresponda, directamente en el
sistema. Aunque actualmente se tienen muchos bienes
sistematizados, se ha realizado con la base de datos de
catastro, lo ideal es que la sistematización se haga con los
valores comerciales de los bienes para que con ésta
información pueda cruzar contabilidad.
DESCRIPCION DE LA EVIDENCIA DE LA ANÁLISIS DE CAUSA RAIZ ACCIÓN CORRECTIVA O PREVENTIVA (PARA RESPONSABLE DE
REALIZACION DE LA CORRECCION Y DONDE (SOLO APLICA PARA NO CONFORMIDADES ELIMINAR LA CAUSA IDENTIFICADA) EJECUTAR LAS FECHA DE IMPLEMENTACIÓN
SE ENCUENTRA REALES O POTENCIALES) ACCIONES DE MEJORA ACCIONES
solicitar al alcadle, la disposicion

Líder del Proceso
NA NA semestral de un sitio para disponer de 20 de junio de 2018
GBM y EMC
los bienes de baja,
no se han efectuado las visitas

aleatorias porque no se contaba con
1. Agilizar las acciones necesarias auxiliar
inventaios actualizado en las
cronograma de visitas aleatorias a 10 conducentes a que el inventario este adminsitrativa
dependencias y las instituciones 7 de julio de 2018
funcionarios actualizado lo antes posible para secretaria de
educativas, proceso que esta
ejecutar las visitas programadas. Hacienda
programado para terminar el 22 de
diceimbre de 2015
no se cuenta con el listado general de organizar el procedimienot de

bienes entregados en comodato por Adquisición de Bienes y Servicios, en
tanto no se hace seguimiento a los lo referente a los Inmuebles en
secretarios de
mismos y no se ha establecido comodato, para contar con el listado
despacho y
Memorando para reunion (secretarioa rmetodos de liquidacion de los general de estos y hacerle
directora 11 de noviembre de 2015
de hacienda) mismos. entrega de comodatos a la seguimiento a los mismos,
administrativa y
Directora Adminsitrativa y financiera Estableciendo adempás rmetodos de
financiera
para el asiento en el modulo de liquidacion de los mismos. y facilitar
ocntabilidad y a la Secretaria de así el asiento de estos en la
Hacienda para su custodia contabiliddad del Municipio .
1. Generar mayor articulacion entre

loslideres de proceso y EMC para
coordinar los pasos del procedimiento
de mantenimiento de bienes inmuebles
En la caracterizacion de los procesos
a cargo de los funcionarios Secretario de
NA DTO y GBM se definieron los 6 de noviembre de 2015
Obras Públicas
responsables .
2.. Realizar la programacion para el
mantenimiento de los bienes muebles.
Solicitar al EMC del procewso ABS,
MEJORAR EL FORMATO DE ACTA
DE SUPERVISION, para que a dicho
Secretaria de
formato, se le incluyan aspectos que 29 de agosto de 2016
Hacienda
determinen la evaluacion por parte del
supervisor, se realice de manera más
a fondo y efectiva.
solicitar a los entes con quienes se

los convenios interadministrativos , no
efectuen convenios, (la gobernacion o
dan claridad frente a la entrega de
ministerio de las Tics), aclaraciones secreartia de
informacion completa (valor de los 12 de septiembre de 2016
frente a manejo de inventario y educacion
equipos) e manejode inventarios de
valores de los equipos que se entregan
stos bienes
a las institucions educativas.
El proceso contaba con un lider que

Indicador adicional en Drive asumiera el papel de pensar en el
Definir los indicadores del proceso lider del proceso 24 de Julio de 2018
Indicadores desempeño del proceso y como
realizar seguimiento al desempeño.
Desde del 27 de octubre de 2016 se
El poco seguimiento y falta de
actas 3, 4, 5, 6 han venido realizando reuniones de Lider y EMC 27 de octubre de 2016
reuniones que tuvo el proceso,.
seguimiento a este proceso
Debido a que como las tareas son

divididas, han quedado inconclusas y actualizacion de inventario y cruce de
actas 3, 4, 5, 6 e inventario lider y EMC 25 de noviembre de 2016
el poco seguimiento que se tuvo al información
proceso
No se cuenta con el personal

suficiente, a la fecha solo hay una Ingresar como riesgo del proceso con
servidor del proceso GBM persona liderando el proceso y esta seguimiento semestral, ademas como lider de bienes 28 de agosto de 2018
realizando las labores de mas grueso indicador del proceso.
calibre.
Realizar la asignación del manejo de

No se contaba con la persona los bienes y suministros en el software
Ingresar a (SAIMIR) y verificar. Lider de Bienes 26 de Abril de 2018
encargada de de liderar el proceso desginado por la entidad en los
modulos de bienes y suministros.
No se cuenta con el personal

suficiente, a la fecha solo hay una Realizar la implementación de un
en el correo y carpera fisica persona liderando el proceso y esta indicador y analizar las causas y Lider de Proceso 20 de Septiembre de 2018
realizando las labores de mas grueso seguimiento estos inventarios.
calibre.
El proceso no estaba estructurado ni Establecer y asignar el recurso para el Lider del Proceso,
Carpetas de Bienes Inmuebles con las
contaba con un lider del proceso que saneamiento de los Bienes Inmuebles Alcalde y
revisiones y los informes Juridico 20 de Febrero de 2019
ayudara avanzar en las tareas de realizar la revisión minimo una vez al Secretario de
Catastrales.
administración de Bienes. año. Gobierno.
No se contaba con el personal realizar el ajuste en el procedimiento y
Carpeta del Servidor y carpeta fisica
suficiente para administrar los bienes los formatos de acuerdo a la Lider de Bienes Diciembre de 2019
en la oficina del Lider de Bienes
y el metodo para realizarlo. necesidad.
No se tenia claridad de las

Ajuste y seguimiento de los Riesgos en
responsabilidades del proceso ni lider
Mapa de Riesgos año 2019 el año 2019 con base alos Riesgos Lider de Bienes Enero del 2019
que realizara la valoración de los
que se definan para este año.
mismos.
Incluir dentro del plan de desarrollo del

En proceso no estaba visibulizado periodo 2020-2023 los productos
Indicadores Adicionales en el Drive dentro del Sistema de Gestión ni asocioados al proceso GBM en cuanto Lider de Proceso 30 de Noviembre de 2018
contaba. al control de los bienes Inmuebles y
muebles del Municipio.
Realizar de manera continua

Informes en las Actas del Comite de No se tiene la cultura de analisis de los
seguimiento al analisi de los informes Lider de Proceso 12 de Noviembre de 2018
Bienes. Informes que se generan.
en las actas de los Equipos de Mejora.
Caracterizaciones de los procesos de No se contaba con un Lider de Bienes Actas del Comite de Bienes con el
acuerdo al inventario de los equipo que realiza la mejora y avance en el Plan de Trabajo y articulación de la Lider de Proceso. 12 de Noviembre de 2018
Metrologicos proceso. Responsabilidad.
Se establecio
Espacio Fisico asigando por el Comite No se contaba con lider responsable ni Por definir el espacio por decreto la del
por parte
de Bienes documentado el proceso. responsabilidad del administrar los Lider de Proceso 30 de Noviembre de 2018
Comite.
Modulo de Bienes y actas del Comite Lider de Proceso
No se tenia un responsable de revisar bienes y ademas se asigno una
de Bienes, Informes al concejo del total y Comite de 20 de Agosto de 2018
yNo
analizar las necesidades del proceso
se tenia claridad de que los temas auxiliar administrativa que apoye las LiderBienes
de Proceso
de los bienes Establecer el comite de Bienes como
Actas del Comite de Bienes de Bienes se deben autorizar desde el acciones de control y administracion y Comite de 26 de Octubre
el Equipo de Mejora
de los bienes continua.
Inmuebles.
Comite de Bienes Bienes
El formato que no se lleva es el
registrado de las diferentes polizas ya
que existe contrato de corredor de Lider del proceso
seguros el cual realiza seguimiento a eliminacion de los formatos no y equipo de
Actas del Comite de Bienes este tema utilizados mejoramiento
Caracterizaciones de los procesos que Revisión de las caracterizaciones y las

No se tenia responsable de liderar el
cuentan con inventario de equipos de responsabilidades en el PHVA de los
proceso de bienes
seguimiento y medición equipos de seguimiento y medición.
No se tenia responsable de liderar el Lider bienes y

proceso de bienes realizacion de inventario fisico a las funsionarios
Cronograma de ejecucion del diferentes dependencias de la asignados para
inventario (memorandos) Administración Municipal esta labor
relacion de los diferentes equipos de En viar memorando a la diferentes

seguimiento y medicion segun la No se tenia responsable de liderar el dependencias que poseeen equipos de
dependencia de ubicacion para que proceso de bienes seguimiento y medicion para que
esta proceda a realizar el procedan a su mantenimiento y
mantenimiento y calibracion calibracion lider de bienes 30 June -2019
DE LA REALIZACION DE LA ABIERTA / QUIÉN CERRÓ LA
FECHA DE SEGUIMIENTO RESULTADO DEL SEGUIMIENTO
ACCION CORRECTIVA Y DONDE CERRADA ACCIÓN
SE ENCUENTRA
Se presento la necesidad al comite de

Acta de Comite de Bienes 24 de Julio de 2018 Bienes evidencia en el acta # 7 del ABIERTA
2018 (27 de junio de 2018)
Se presento la necesidad al comite de

Acta de Comite de Bienes
24 de Julio de 2018 Bienes evidencia en el acta # 7 del ABIERTA
(Formatos diligenciados).
2018 (27 de junio de 2018)
Se llevara el tema al Comite de Bienes

del 27 de Julio 2018 para iniciar
divulgación y exigir a los secretarios la
importancia de mantener actualizado el
Actas de Comite de Bienes 24 de Julio de 2018 listado de comodatos en el proceso de ABIERTA
bienes. (se enviara circular a los
secretarios donde se aclara donde se
deben copias de los comodatos a la
oficina de Bienes).
Los mantenimientos se realizan de

manera correctiva y no preventiva,
Memorando para reunion
estos se realizan por parte del proceso
No 1334 de nov 11 de
24 de Julio de 2018 OPP, se llevara al comite de bienes la ABIERTA
2015(secretarioa de
acción para que analicemos si es
hacienda)
viable realizar programación
preventiva.
El contrato fue liquidado y ademas a la
MEMORANDO DE fecha se esta aplicando los formatos
24 de Julio de 2018 ABIERTA
AGOSTO 29 DE 2016 de actas de supervisión con el
seguimiento a la ejecución.
memorando 1027 de agosto El bien solo se paga si tiene visto

29 de 2016 y correo bueno de bienes, se continuara
24 de Julio de 2018 ABIERTA
electronico de septiembre solicitando un espacio fisico para que
12 de 2016 todo llega a esta bodega de paso.
Se va establecer el indicar con la

Indicador adicional en Drive
3 de Agosto de 2018 ayuda el contratista Ruben Arenas y el ABIERTA
Indicadores
Comite de Bienes
Se observa la realización del Comite
de Bienes y el acto administrativo 042
(Manual para manejo de los bienes del
Municipio) del 2018 donde se
establecen las responsabilidades y
actas 24 de Julio de 2018 ABIERTA
funciones de los integrantes, ademas
se cuenta con 7 actas donde reposan
los compromisos con respectivas listas
de asistencia y las decisiones
tomadas.
Se enviara circular recordando el

Inventario actualizado con
3 de agosto de 2018 cumplimiento de lo establecido en la ABIERTA
sus respectivos avaluos
politica de control de bienes.
matriz de riesgos e
3 de agosto de 2018 aun permance el imcumplimiento. ABIERTA
indicador del proceso.
ingresar a Saymir, altas,

Se observa el manejo en Saymir de los
bajas y demas registro que 3 de agosto de 2018 ABIERTA
Modulos de acuerlo a la necesidad.
se necesita verificar.
Se continua pendiente de esta

Carpeta del Servidor 3 de agosto de 2018 ABIERTA
actividad continua abiera
ABIERTA
Se evaluara la conveniencia de seguir
llevando el formato del codigo 376 y no
Formato mejoramiso 3 de agosto de 2018 ABIERTA
sacarlo sin hacer el seguimiento
primero antes de eliminarlo.
Mapa de Riesgos 2019 30 de Marzo de 2019 ABIERTA
ABIERTA
Plan de Desarrollo 2020-

20 de Enero de 2020 ABIERTA
2023
Actas de Comite de Bienes 20 de Noviembre de 2018 ABIERTA
Actas de Comite de Bienes ABIERTA

Modulo de Saymir ABIERTA
ABIERTA
Actasde comite de bienes

y/o equipo mejoramiento
ABIERTA
ABIERTA
Actas y listados de
asistencia
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
TIPO DE ACCIÓN:
NO CONFORMIDAD REAL
CORRECTIVA FUENTE QUE PERMITIÓ LA FECHA DE IDENTIFICACIÓN DE LA
NÚMERO RESPONSABLE DEL CIERRE NO CONFORMIDAD POTENCIAL Ó
PREVENTIVA O DE IDENTIFICACIÓN ACCION
ACCION DE MEJORA
MEJORA
No se evidencia Plan Agropecuario

actualizado de acuerdo con las
1 CORRECTIVA DSI 25 de mayo de 2014 necesidades actuales del Municipio. El
calidad
Plan que se tiene en este momento es
de 1.997.
No se ha establecido una metodología

apropiada que permita elaborar las
Auditoria interna de estadísticas de visitantes al Municipio
2 CORRECTIVA DSI 25 de mayo de 2014
calidad por actividades turísticas y que se ha
identificado como actividad dentro de
la caracterización del proceso.
No se evidencian registros de las

reuniones y entrevistas con las
dependencias para la actualización del
Plan Agropecuario Municipal en la
3 CORRECTIVA DSI 30 de septiembre de 2015 parte de administración,
calidad
infraestructura, instituciones y servicios
frente al sector agropecuario de
acuerdo con el plan de trabajo
establecido
No se evidencia actas del Consejo
Municipal de Desarrollo Rural de
2014. No se evidencia que a las
4 CORRECTIVA DSI 30 de septiembre de 2015 reuniones del CMDR de 2015 hayan
calidad
asistido la totalidad de los miembros
que lo conforman según el acuerdo 40
de 2009.
El proceso no cuenta con evidencia del

apoyo brindado a los
Auditoria interna de proyectos de emprendimiento, como
calidad actas de aprobación de los
proyectos y registros de las asesorías
brindadas.
No se evidencia ningún acto

administrativo que adopte los
Auditoria interna de lineamientos y directrices para
calidad desarrollar actividades que propicien el
desarrollo econòmico y productivo del
Municipio
Se debe replantear la evaluación del

impacto de los proyectos, ya que solo
7 MEJORA DSI 27 de septiembre de 2017 se alcanza a evaluar el resultado
calidad
esperado, por cuanto el impacto es a
largo plazo.
Se evidencia falta de seguimiento a las
Auditoría interna de
8 CORRECTIVA DSI 26 de septiembre de 2017 encuestas de satisfacción y acciones a
calidad
tomar al respecto
Evaluar la utilidad de cada uno de los

reportes que se generan en términos
de la toma de decisiones para la
Revisión por la
9 MEJORA DSI 23 de November de 2017 mejora de los procesos y en general
dirección 2017
del sistema de gestión (indicadores,
encuestas, PQRS, seguimiento de
riesgos, etc)
Se evidencian algunos convenios o

Auditoria interna de hojas de compromisos de las
10 CORRECTIVA DSI 02 de octubre de 2018
calidad empresas sin ser debidamente
firmadas
No se cuenta con ningún borrador o

proyecto que permita evidenciar que
desde la Secretaria de Desarrollo
11 MEJORA DSI 02 de octubre de 2018 Económico y Productivo se esté
calidad
contando con alguna agenda de
competitividad que aporte a la
provincia de turismo
No se cuenta con relación de impacto

en cuanto a la creación de proyectos o
12 MEJORA DSI 02 de octubre de 2018 indicador que evidencie cuanto se ha
calidad
beneficiado el campesino sobre las
placa huellas
Las encuestas para el comercio

hotelero y de granja se encuentran sin
13 CORRECTIVA DSI 02 de octubre de 2018 aprobación alguna por parte del
calidad
SIGEM o equipo de mejoramiento
continuo
Las carpetas o evidencias se
Auditoria interna de encuentran sin la debida
14 CORRECTIVA DSI 02 de octubre de 2018
calidad Implementación de las Tablas de
Retención Documental establecidas
RESPONSABLE DE DESCRIPCION DE LA EVIDENCIA DE LA ANÁLISIS DE CAUSA RAIZ
EJECUTAR LA FECHA DE IMPLEMENTACIÓN REALIZACION DE LA CORRECCION Y DONDE (SOLO APLICA PARA NO CONFORMIDADES
CORRECCIÓN SE ENCUENTRA REALES O POTENCIALES)
1. Aunque se tiene claridad sobre la

importancia de actulizar el plan
agropecuario del municipio, la
Actualizar el Plan Agropecuario del
secretaría de agricultura no ha logrado
Municipio
mayor avance en este producto, por
Secretario de Plan de acción construido y socializado diversas actividades que no han
Agricultura y 8 de septiembre de 2014 ante el Equipo de Mejoramiento permitido su culminación.
Definir un plan de acción para la
Ambiente Continuo.
respectiva actualización del plan
2. Durante el ejercicio de auditoría no
agropecuario del municipio donde se
se contaba con información precisa
estipulen actividades y responsables.
sobre el estado de avance del Plan
agropecuario por parte de la
Secreataría de Agricultura.
1. Aunque se cuentan con

herramientas, estas no son lo
suficientemente aportantes para medir
Reunirse con el EMC para determinar
Acta de reunión del EMC donde se estas estadísticas.
la estrategía para la determinación de
Secretario de Cultura definió la metodología para valorar las
la metodología apropiada para valorar 8 de septiembre de 2014
y Turismo estadísticas de visitanres del 2. No se han definido los canales
las estadísticas de visitantes del
municipio. necesarios para solicitar
municipio
retroalimentación de los provedores de
servicios turísticos sobre el flujo de
visitantes turistas al municipio.
Para el año 2018 aplica el PGAT N.A N.A N.A

N.A N.A N.A N.A
Aunque se cuenta con soporte de las

asesorías brindadas en listados de
asistencia, no se cuenta con soportees
de los planes de negocio u otras
actividades puntuales que muestren el
seguimiento o acompañamiento a cada
Líder del proceso de
Evidenciar los registros de asesorías Archivo de ACPM del proceso emprendedor.
Desarrollo económico 8 de noviembre de 2016
brindadas a los emprendedores acentado en Mejoramiso
y productivo.
No se tiene definido un formato de hoja
de vida para emprendedores en el cual
se pueda visualizar el
acompañamiento o asesoría brindada
de forma individual a cada
emprendedor.
Teniendo en cuenta la inmadurez del

Construir plan estratégtico de la proceso y la reciente creación de la
Secretaría de Desarrollo económico, Secreraría de Desarrollo Económico,
Líder del proceso de
productividad y Turismo para el año Productiviad y Turismo, no se cuenta
Desarrollo económico January de 2018 Plan Estratégico de la Secretaría
2018 a fin de que sirva como con un documento diferente al plan de
y productivo.
lineamiento y directriz para el proceso desarolllo 2016-2019 donde se
DEP establezchan los lineamientos o
directrices del proceso
Acutalmente no se cuenta con una

herramienta o metolodogía que
N.A N/A N.A N/A
permita evaluar el impacto real de los
proyectos
No se tiene un indicador definido que
Realizar el seguimiento y divulgación Lider de proceso y mida continuamente el nivel de
Cartetera de Mejoramiso y drive de
de los resultados de las encuestas de coordinador de 25 de noviembre de 2017 satisfacción o los rangos de aceptación
SIGEM carpeta encuestas.
satisfacción. calidad. del servicio y los niveles de
calificación.
N.A N/A N.A N/A N/A
N.A N/A N.A N/A N/A
N.A N/A N.A N/A N/A

ELIMINAR LA CAUSA IDENTIFICADA) EJECUTAR LAS FECHA DE IMPLEMENTACIÓN REALIZACION DE LA CORRECCION Y DONDE FECHA DE SEGUIMIENTO
ACCIONES DE MEJORA ACCIONES SE ENCUENTRA
Generar un plan de acción o

cronograma que contemple las
diferentes actividades necesarias para
Secretario de Plan de acción con fechas y 21-07-2017
realizar la actualización del plan
Agricultura y 8 de septiembre de 2014 compromisos adquiridos para la
agropecuario del municipio, definiendo
Ambiente actualización del plan. 06-05-2019
fechas de las actividades,
responsables y fecha de entrega del
producto final.
Determinar un cronograma que 21-07-2017

Cronograma con fechas y
contemple las diversas actividades a
responsables para la determinación de
realizar para lograr la construcción de Secretario de
8 de septiembre de 2014 metodologías y aplicación de las
metodología adecuada para recoger Cultura y Turismo
mismas para valorar las estadísticas
las estadísticas de vistantes del
de turismo del municipio.
municipio 15-11-2017
1/07/2017
Teniendo en cuenta que actualmente
el Plan Agropecuario Municipal pasa a
15-11-2017
convertirse en el PGAT, documento
con el cual se cuenta actualmente
06-05-2019
1/7/2017
06-05-2019
Diseñar un formato de hoja de vida

para plasmar en él las diferentes
actividades de acompañamiento, Líder del proceso 1/09/2017
asesoría y capacitación a cada uno de Desarrollo Formato de hoja de vida de
1 de diciembre de 2017
delos emprendedores atendidos de tal económico y emprendedores
manera que todo se consolide en un productivo. 15-11-2017
mismo espacio no en diversos listados
de asistencia.
Construir plan estratégtico de la

Secretaría de Desarrollo económico,
Líder del proceso
productividad y Turismo para el año
de Desarrollo Plan estratégico construido y aprobado
2018 a fin de que sirva como 1 de febrero de 2018 November de 2017
económico y de la Secretaría
lineamiento y directriz para el proceso
productivo.
DEP y socializarlo con el EMC para su
aprobacón y puesta en marcha.
Líder del proceso

Definir un procedimiento para evaluar de Desarrollo Herramienta o metodología aprobada
December de 2017
los proyectos económico y para su implementación
productivo.
Definir en el proceso DSI un indicador
Representante de
de encuesta satisfacción de usuarios
la Dirección, Cartelera de Mejoramiso,
donde se tenga que realizar un
Coordinador de 26 de septiembre de 2017 caracterización del proceso DSI drive 11/20/2017
analiisis de datos de los resultados
Calidad y Comité Indicacores Adicionales.
obtenidos en los periodos de
SIGEM.
seguimiento y medición.
CERRADA ACCIÓN
Se evidenció el plan agropecuario para

el periodo 2016-2019
El Plan Agropecuario se encuentra

aprobado por el Concejo Municipal de
Departamental de Desarrollo Rural, no
Sandra Jaramillo
requiere aprobación por el Concejo CERRADA
Arias
Municipal.
PGAD
Ordenanza 53 de diciembre de 2016
Se evidencia documento actualizado y
aprobado
La propuesta se encuentra en borrador

y por lo tanto esta sin aprobar
El día miércoles 5 de julio en la
biblioteca de EPM en Medellin se
realizó el primer encuentro de
autoridades de Turismo, con el
Secretario de Productividad y
Competitividad de Antioquia con el fin
ABIERTA
abordar sobre el Sistema de
Indicadores Turísticos a fin de mejorar
los indicadores de turismo a nivel
departamental.
Se diseñó cronograma para
implementar las estadísticas de
turismo.
No se evidencia cronograma
El Plan Agropecuario Municipal fue

actualizado el año 2016, y se cuenta
con actas del Equipo Interno y el EMC
que soportan las decisiones tomadas Sandra Jaramillo
CERRADA
para la actualización de dicho plan. Arias
Se evidencia documento actualizado y

aprobado
A la fecha se verifica que en el año
2016 se realizaron 3 reuniones y este
CERRADA NO Sandra Jaramillo
año 3 reuniones de las cuales se
EFICAZ Arias
cuenta con Actas y se ha contado con
corum deliberatorio.
Con la unificación de los formatos

mediante carpeta compartida en drive,
ABIERTA
se puede visualizar que el archivo
actual está vigente y actualizado.
Se verifica que está en proceso de

construcción el plan estrategico,
adicionalmente se recomienda la
modificación de la caracterización en la
cual se especifique que en caso de no
contar con el plan actualizado, este se ABIERTA
sustentará en el plan de desarrollo y
plan de acción del proceso, que son la
herramientas matrices donde se
desarrolla toda la operación del
proceso.
Se ha analizado la complejidad de
evaluar el impacto a los proyectos a
largo plazo, dado que en la mayoría de
los casos por la transicióh de los
ABIERTA
gobiernos locales es casi imposible la
medición real de los impactos de los
diferentes proyectos.
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
TIPO DE ACCIÓN:
NUMERO FUENTE QUE FECHA DE
CORRECTIVA RESPONSABLE DEL
DE LA PERMITIÓ LA IDENTIFICACIÓN DE
PREVENTIVA O DE CIERRE
ACCION IDENTIFICACIÓN LA ACCION
MEJORA
5 CORRECTIVA CGA EYM 30/9/2016

Auditoria Control
7 CORRECTIVA EYM 2/12/2016
Interno

Auditoria Control
10 CORRECTIVA EYM 3/10/2017
Interno
12 CORRECTIVA CGA EYM Junio de 2018


Auditoria de
23 CORRECTIVA EYM 22-11-2018
Control Interno
Auditoria de
Control Interno
Auditoria de
Control Interno
Auditoria de
Control Interno
RESPONSABLE
NO CONFORMIDAD REAL
CORRECCIÓN (NO APLICA PARA ACCIONES PREVENTIVAS Y DE DE EJECUTAR
MEJORA) LA
ACCION DE MEJORA
CORRECCIÓN
1. Revisado el contrato de obra pública No. 02SO2015 de 2015, cuyo objeto es: "Reducción del
riesgo de inundación, recuperación de la ronda hídrica y mejoramiento del espacio público en la
zona urbana del municipio de Marinilla, mediante la construcción de un parque lineal", celebrado
con ARENAS Y TRITURADOS DEL ORIENTE por valor de $ 2.453.624.500, con acta de inicio de
6 de abril de 2015 y plazo contractual de 6 meses, el cual se encuentra debidamente liquidado al
Solicitar que se haga la devolución de dineros por parte del
momento de la auditoría, mediante visita tecnica realizada a la obra, se evidenció una mayor
contratista por la mayor cantidad de cordon pagada. Se
cantidad de obra pagada con respecto a la jejcutada, lo que genera un presunto detrimento
hace necesario solicitar revisión juridica del caso, así como
patrimonial por valor de $117.178.607. Vulnerando los articulos 3,5 numerales 2 y 4, 26 numeral LIDER OPP
reunir a contratista, interventoría, Cornare y Municipio de
1 de la ley 80 de 1993; el articulo 83 de la ley 1474 de 2011. (D)(F). Dado que el contratista
Marinilla para encontrar el error en el pago de estas
reconoce las diferencias de cantidades de obra que se detallan en el cuadro; mediante oficio de
actividades.
tesoreria municipal de marinilla de septiembre 7 con radicado No. 6352 y recibido en la
contraloria el 7 de septiembre con radicado 2016200006261, en el que se adjunta el registro de
Operación Bancolombia 020685067 de septiembre 6 de 2016 por valor de $24.300.477, el
contratista realiza un pago parcial, el mismo que se tomará como un beneficio al proceso auditor.
De lo anteriormente dicho el presunto detrimento patrimonial quedará recalculado en $92.878.130
2. Revisado el contrato de obra pública No. 19SO2015 DE 2015, cuyo objeto es: "Construcción
del sistema integral de gestión del riesgo, S.O.S. Valle de San Nicolas ubicado en el municipio
de Marinilla, zona urbana del Departamento de Antioquia", celebrado con Consorcio Ingecreto
2014, por valor inicial de $693.299.159, y una adición de $117.895.758, el cual se encuentra
liquidado, mediante visita tecnica realizada a la obra se evidenciaron deterioros e irregularidades Se debe realizar requerimiento al contratista de la obra y
LIDER OPP
que se relacionan a continuación: (A) - Una filtración en la cubierta que causa deterioro en el hacer revisión de polizas
drywall del cielo falso ubicado en el segundo piso de la edificación. -Deterioro debajo de la huella
vaciada en concreto en la escalera principal que conduce al segundo piso del inmueble, en donde
el hierro de refuerzo de varios peldaños estan a la vista y presenta corrosión. -Fracturas en la
losa del segundo piso por los anclajes del pasamanos.
Contrato 90SO2016 Suministro de repuestos y servicio de mantenimiento de los vehículos del
Municipio y fuerza pública. En folio 168 justificaciones de adición Nº1 se observa una adición en
valor no en tiempo. F:171 certificado de comité de contratación la fecha de inicio fue de Abril 20 y
no Mayo 20, y no se evidencia la adición en tiempo de 1 mes. F:174 se firma acta de adición
Hacer revisión de adición firmas y demas documentación
incluyendo 1 mes mas que conforme la viñeta anterior no está contenido en el certificado de
del proceso. La Secretaria de Gobierno es quien autoriza y Gobierno -
comité de contratación. Segun el F:177 y en su inverso: Poliza de responsabilidad civil
supervisa el mantenimiento a los vehiculos de la fuerza Auxiliar
extracontractual se evidencia que el beneficiado es una entidad diferente al Municipio de Marinilla
publica, y de igual manera son quienes hacen la revisión administrativ
lo que podria significar que las adiciones realizadas se ejecutaron sin esta poliza, sin embargo en
de las polizas, por tal razon se va a dar traslado del a
el F:179 se observa que el acta de aprobación de esta poliza firmada por la secretaria de
hallazgo para esta dependencia.
gobierno lo que podria ser una falta grave. En F:182 se firma la suspención del contrato por
tiempo indefinido, con fecha 15 de Julio, y segun la viñeta anterior al no evidenciarse la adición
de un mes, este ya se habria terminado, en F:184, hace referencia al contrato No. 108SO2016,
tampoco se evidencia el mes de adición y no esta firmado por el contratista.
1. En verificación del contrato 324SO2015 sucrito con Erney Castaño Gonzalez con el objeto de
"Construcción del Centro Día del adulto mayor en el Municipio de Marinilla" por $1.414.231.481
se encontro: (D)(F) a. Se evidencias fallas en las labores de interventoría inobservando los
articulos 82, 83 y 84 de la ley 1474 de 2011 por los siguientes: i. En el acta 3 de obra no se
entiende el cobro de 106.73 dias de localización y replanteo (item 1.3) que posteriormente en
acta 4 restan 104.73 dias evidenciando falta de rigurosidad y cuidado por parte del interventor. ii.
En registro fotografico adjunto del item 2.4 se evidencia vaciado directo del concreto del mixer a
las pilas de fundación error constructivo debido a la segregación que genera en el concreto con la
caida del mismo. iii. Las pilas localizadas A1, B1 y C1 quedaron fundadas a menor profundidad Obras
Hacer revisión y supervisión detallada de los procesos de
de lo indicado en el diseño estructura. iv. Mala nivelación de las vigas y losas aéreas permiten ver públicas,
contratación adelantados desde la dependencia, así
luces irregulares (“Colas de chucha”) y falta de alineación en algunos elementos de la fachada, Contratista e
mismo se le exigirá al interventor frente a la supervisión.
especialmente el remate de la estructura metálica y en el remate del piso en madera. v. Varios interventor.
sectores de pintura presentan diferencias en tonalidad y sombras. vi. Algunos muros áticos sobre
las vigas de amarre no conservaron la línea de la fachada. vii. La mayoría de las ventanas
carecen del respectivo sello perimetral. viii. El toma GFCI del baño de mujeres presenta fallas. ix.
Un orinal del baño de hombres tiene fugas. x. Algunos elementos de la carpintería de los Closets
quedaron cortos y a otros les faltó el canto en el frente. Se recibieron y pagaron algunas
actividades que no se encontraban terminadas.
Se evidencia presunto detrimento patrimonial por $25’635.412 correspondiente a diferencias
entre lo pagado y lo ejecutado.
El proceso de Selección Abreviada mediante Subasta Inversa Presencial N°05 de 2016, con
objeto “Suministro de Materiales de Construcción para el Municipio de Marinilla, Grupo 1:
Materiales de Construcción, y Grupo 2: Materiales Eléctricos.”, condujo a la celebración de los
contratos que se relacionan a continuación: (D) En el Capítulo 2.3. de los Pliegos de Condiciones
Definitivos se indica, en relación con la experiencia, que “El proponente favorecido deberá
garantizar la inmediatez en la entrega de los elementos requeridos por el Municipio acreditando la
existencia de una red de proveedores o distribución que permita dicha entrega de manera
oportuna”, exigencia que no se entiende como adecuada y proporcional a la naturaleza del
contrato, toda vez que el literal h del numeral 4.1. de los mismos Pliegos de Condiciones
establece como obligación del Contratista realizar las entregas y suministros en un término no
mayor a 24 horas en condiciones normales del mercado, por lo que se considera que no se
definieron al respecto reglas objetivas, justas, claras y completas que permitieran la confección
de ofrecimientos de la misma índole. De otro lado, esta condición se consideró en la evaluación
de las propuestas como un requisito habilitante no subsanable, sin que estuviera definido de esta
manera en los Pliegos de Condiciones, lo que llevó a inhabilitar a 23 de los 27 proponentes que
se presentaron por no aportar certificación de tener una sede en el Municipio o un convenio con
un depósito de la localidad. Lo anterior, evidencia violación a los principios de Transparencia,
según el numeral 5, del artículo 24 de la Ley 80 de 1993, y de Selección Objetiva, según el
artículo 5 de la Ley 1150 de 2007.
No se evidenciaron en el expediente contractual justificaciones técnicas y económicas para la Obras
realización de las adiciones presupuestales, ni documentos que permitieran evidenciar el Realizar revisión y supervisión de los procesos de públicas,
cumplimiento del objeto contractual y la satisfacción de la necesidad descrita en los Estudios contratacion que adelante la dependencia. Contratista e
Previos, como: interventor.
Solicitud de materiales por parte del Supervisor del contrato
Actas de entregas de materiales en los sitios establecidos
Registros detallados de entregas de materiales
Entradas y Salidas de Almacén
Soportes de destinación final de materiales adquiridos
De otro lado, al revisar las facturas de venta presentadas por los Contratistas se observa que los
precios facturados no corresponden a los de las respectivas propuestas, y que además se
pagaron sin ninguna justificación artículos que no estaban incluidos en el contrato, tal como se
muestra en los siguientes ejemplos representativos:
Lo anterior evidencia violación al principio de Planeación y falta de seguimiento por parte del
Supervisor del contrato, según los artículos 83 y 84 de la Ley 1474 de 2011.
En conclusión, de las observaciones anteriores se presume intervención en la tramitación,
aprobación, celebración o ejecución de contrato estatal con omisión de los estudios técnicos,
financieros y jurídicos previos; requeridos para su ejecución, además de participación en la etapa
precontractual o en la actividad contractual con desconocimiento de los principios que regulan la
contratación estatal y la función administrativa contemplados en la Constitución y en la ley.
Al momento de realizar la Auditoría ambos contratos se encontraban en ejecución, por lo que, se
tendrán como insumos para futuras actuaciones de la contraloría General de Antioquia.
No se encuentra actualizado el inventario de bienes muebles e inmuebles, ademas no se cuenta Actualizar el inventario de bienes muebles e inmuebles y
EMC OPP
con cronograma para la realización de manteniemiento. realizar el cronograma de mantenimiento de los mismos.
En el contrato No. 251SO2017, suscrito con el Consorcio I.E Marinilla , cuyo objeto fue “cambio
de cubiertas y obras complementarias para el CDI Estrellitas 1 y la Institución Educativa CER
Durante la Evaluación Técnica del proceso se puede
Obdulio Duque de la vereda Cascajo Abajo”, por un valor de $298’497.250, se evidenció que la
evidenciar que SI se evaluó la Capacidad Residual de los
Administración no realizó la verificación de la Capacidad Residual de Contratación, siendo EMC OPP
oferentes, tal como lo indica el artículo 72 de la Ley 1682
obligación del proponente acreditar la información para que la Entidad pueda calcularla, como lo
de 2013. La evidencia reposa en dicho expediente.
estipula el Artículo 72 de la ley 1682 de 2013, (Modificado por el Decreto 791 de 2014), acorde al
Artículo 2.2.1.1.1.6.4. del Decreto 1082 de 2015.
Es importante aclarar que de los Contrato
Interadministrativo enunciados, solamente se publica en el
Secop lo que el sistema solicita como documentos
esenciales los cuales son los Estudio Previo y el Contrato,
inicialmente; es decir, el acto administrativo de justificación
de la contratación directa no es un documento obligatorio
para que la entidad lo publique en el Secop
(www.colombiacompra.gov.co); aclarando además, que los
documentos si existen en la carpeta del proceso, la cual
En los contratos que se relacionan a continuación, la Entidad no publicó en el SECOP, toda la fue revisada por el funcionario de la Contraloría. Con EMC OPP
información pertinente al proceso contractual, incumpliendo el numeral 4 del Artículo respecto al tema de que el municipio no publicó la oferta EDESO
2.2.1.1.1.7.1. del Decreto 1082 de 2015: 306SO2017, 288SO217, 303SO2017 y 280SO2017. ganadora, queremos aclarar que esta es una actividad que ESPA
debió haber realizado la Empresa de Desarrollo Sostenible
del Oriente – EDESO como Administrador de los recursos
del municipio mediante el Contrato Interadministrativo por
Administración Delegada y la Empresa de Servicios
Públicos de San José de la Marinilla ESPA, puesto que
son ellos los que realizan el procedimiento precontractual
para elegir al contratista de obra y son ellos quienes deben
publicar sus documentos precontractuales y contractuales
en las plataformas que les corresponda.
Es vital aclarar que todos los contratos firmados con la

Empresa de Desarrollo Sostenible del Oriente – EDESO
son Contratos Interadministrativos por Administración
Delegada que tiene como finalidad la administración de los
Revisados los contratos relacionados a continuación, se observó la inexistencia de las
recursos del municipio de Marinilla, por lo tanto, para este
respectivas pólizas de cumplimiento, anticipo, prestación de servicios, estabilidad y
tipo de contratos la Entidad no está obligada a solicitar
responsabilidad fiscal exigidas en los artículos 110, 111, 114, 115, 116 del Decreto 1510 de 2013, EDESO
pólizas tal como lo establece la normatividad vigente y lo
pues lo observado en los expedientes corresponde a las pólizas que los subcontratistas
enunciado en el Artículo 7º de la Ley 1150 de 2017. No
suscribieron a nombre de la entidad: 306SO2017, 288SO2017, 303SO2017 y 280SO2017.
obstante, EDESO, deberá exigir a sus contratistas la
inclusión en las pólizas de Garantías tanto a la EMPRESA
DE DESARROLLO SOSTENIBLE DE ORIENTE -EDESO-,
como al Municipio de Marinilla – Antioquia
Contrato 200SO2018 Reparacion y mantenimiento preventivo y correctivo asi como el suministro
de los repuestos para los vehículos del municipio. En los folios 490 a 492 lo relacionado con
filtros y aceites que presuntamente presentan precios incorrectos lo que es confirmado por el
contratista mediante comunicado dirigido al secretario de obras públicas (oficio que surgió
después de del informe preliminar), por lo que el hallazgo se elimina una vez se materialice el
reintegro de los valores por parte del contratista con la respectiva evidencia la cual se adjuntara a
la carpeta de este proceso auditor.
Contrato 305SO2017 reparcheo con Edeso, en el acta de adición No. 01 en el F:119 reza que el
motivo o justificación de esta adición es el retraso de 6 meses en el inicio de la ejecución del
contrato porque se incrementó el deterioro de las vías, cabe la pregunta entonces de cuál sería la
justificación para el retraso en el inicio, pues podría pensarse entonces que, si hubo negligencia
para el inicio de las actividades contractuales, la responsabilidad del valor incrementado estaría
en cabeza del contratista y no del municipio por lo que esa no sería la justificación para el valor
adicionado.
Documento
DESCRIPCIONdeDE
visita tecnica yDE
LA EVIDENCIA nueva
LA
ANÁLISIS DE CAUSA RAIZ ACCIÓN CORRECTIVA O
RESPONSABLE DE
FECHA DE (SOLO APLICA PARA NO PREVENTIVA (PARA ELIMINAR FECHA DE
IMPLEMENTACIÓN
revisión en obra
REALIZACION DE LApor parte de contratista,
CORRECCION Y DONDE SE
CONFORMIDADES REALES O LA CAUSA IDENTIFICADA)
EJECUTAR LAS
IMPLEMENTACIÓN
ENCUENTRA
Cornare y Municipio de Marinilla, se anexan ACCIONES
POTENCIALES) ACCIONES DE MEJORA
consignaciones realizadas por contratista.
Se realiza revision del hallazgo N.1 del
contrato de obra publica N.02SO2015 en
las paginas 10,11,12 donde se evidencia
un error en al sumatoria del presunto
detrimento en cada uno de los items o
actividades; ya que la primera actividad
genera para la contraloria un detrimento de
$64.270.340 y en el segundo item se Solicitar a las
evidencia un presunto detrimento de interventorias de cada uno
$10.701.900, generando un subtotal de de los procesos hacer una
Falto mayor verifcación
A partir de $90.137.390 y al realizar la revision la verificación detallada de A partir de
de cantidades ejecutadas
Septiembre de sumatoria del subtotal es de $74.972.240. las cantidades ejecutadas LIDER DTO Septiembre de
en obra por parte de la
2016 Igualmente se han realizado dos reuniones en obra para que se 2016
interventoria del contrato.
en la sede de Cornare con funcionarios de realice los pagos
la juridica de Cornare, Juridica del exactamente con las
Municipio y Secretaria de Obras Publicas e cantidades reales.
Infraestructura del Municipio, con el fin de
verificar las cantidades de obra pagadas y
dejar la claridad en el acta de liquidacion de
la misma. En relacion a la obra fisica
entregada, el dia viernes 21 de Abril de
2.017 funcionarios de la Secretaria de
Obras Publicas e Infraestructura en
compañia de funcionarios de la
Corporacion CORNARE realizaron
medicion en el terreno de cada uno de los
Falta de rigurosidad en Solicitar seguimiento
items que presentan hallazgos.
los procesos contructivos detallado por parte de la
desarrollados en la obra, Interventoria en los
A partir de A partir de
Documento donde se requiere al contratista así como falta de procesos contructivos,
Septiembre de LIDER DTO Septiembre de
por calidad de la obra. constante verificacion de para que cumplan con los
2016 2016
cumplimiento de las requerimientos y
normas por parte de la normativa enlas
Interventoria del proyecto. actividades de obra.
Tener mayor cuidado en la
organización de todos los
documentos que se
relacionan en un proceso
Falta de revision
e igualmente con la
detallada de la
A partir de la verificación de todos los A partir de la
Proximos procesos y supervisión realizada documentación de este Obras Públicas -
identificación del datos que se tienen en identificación del
por Secretaría de Gobierno y OOPP. proceso por parte de Gobierno
hallazgo. cuenta en las polizas para hallazgo.
Obras Públicas y
asegurar los proyectos,
Gobierno.
dado que son
docuementos muy
importantes en cualquier
contrato.
Supervisión y
A partir de la Falta de supervisión Obras Públicas, A partir de la
acompañamiento
identificación del Próximos procesos de contratación detallada durante el contratista e identificación del
constante durante el
hallazgo proceso de contratación. interventor. hallazgo.
proceso de contratación.
A partir de la Falta de supervisión Mejorar la supervisión y obras Públicas, A partir de la
identificación del Próximos procesos de contratación detallada durante el seguimiento al proceso de contratista e identificación del
hallazgo proceso de contratación. contratación interventor. hallazgo.
Realizar actualización del
inventario de bienes
A partir de la muebles e inmuebles así A partir de la
Inventario de bienes muebles e inmuebles y Falta de seguimiento al
identificación del como para la formulacion EMC identificación del
cronograma de mantenimiento inventario.
hallazgo. del cronograma para el hallazgo
mantenimiento de los
mismos.
No se ha establecido en
Establecer que a partir de
el proceso que la
la fecha todos los
A partir de la Expediente del contrato 251SO2017, donde capacidad residual de A partir de la
procesos de contratación
identificación del se evidencia que si se realizo el analisis de contratación (desde el EMC identificación del
van a incluir la verificación
hallazgo. la capacidad residual de los oferentes. punto de vista financiero) hallazgo
de capacidad por parte de
sea verificada por la
la Secretaria de Hacienda
Secretaria de Hacienda
Porque solamente se
publica en el Secop lo
Realizar todas la
que el sistema solicita
publicaciones en las
A partir de la Expedientes de convenios y publicaciones como documentos A partir de la
plataformas de todos los Lider de
identificación del del SECOP realizados a partir de la esenciales, sin embargo identificación del
procesos que se procesos.
hallazgo. identificación del hallazgo. a partir del hallazgo se hallazgo
liderenden desde la
continuanaran publicando
dependencia.
todos los documentos en
el SECOP.
Como se menciono por

se convenio
interadministrativos no se
exigen polizas, sin Actualizar las polizas para
A partir de la A partir de la
Expediente de los convenios embargo se tendra mayor que el municipio este
identificación del EDESO identificación del
interadministrativos realizados con EDESO. rigurosidad con las como beneficiario en
hallazgo. hallazgo
polizas que deben exigir todos los casos.
en este caso la EDESO a
los contratistas que
ejecutan las obras.
DESCRIPCION DE LA
EVIDENCIA DE LA
FECHA DE QUIÉN CERRÓ LA
REALIZACION DE LA RESULTADO DEL SEGUIMIENTO ABIERTA / CERRADA
SEGUIMIENTO ACCIÓN
ACCION CORRECTIVA Y
DONDE SE ENCUENTRA
1. No se evidencio ninguna acción.
2. Se evidencio la
consignación realizada el 6 de
Septiembre de 2016 por valor de
$24.300.478 en Bancolombia Convenio
47091 con el Municipio de Marinilla,
quedando pendiente el valor de
Condignación de los
$92.878.130 contenido en la misma no
pago realizados por el
conformidad. Se evidencio ademas una
contratista segun
1. 22/03/2017 consignación por $59.011.342 realizada
verificación técnica
2. el 17 de Mayo de 2017 en la cuenta de
realizada en conjunto
23/08/2017 Bancolombia del Municipio de Marinilla
con el Municipio y
distinguida con el Nº 6476200002-4 por ABIERTA
Cornare consignación
lo que de acuerdo a la no conformidad
con fechas 6 de
se tendria un valor pendiente por
Septiembre de 2016 y
3. 28/05/2018 consignar, sin embargo conforme a la
17 de Mayo de 2017,
revisión tecnica realizada por el
que suman un total de
Interventor y el Municipio se encontro
$ 83.311.820
una diferencia, la que posteriormente
debiera ser verificada por la contraloria
para de esta manera estar seguros de
que el valor consignado equivale al
faltante real, para lo cual la contraloria
debera emitir un acto administrativo que
reliquide el faltante de ese contrato.
1. 22/03/2017
2.
1. No se evidencio accion alguna
23/08/2017
2. No esta documentado la no
Actas de comite de conformidad en esta matriz
ABIERTA
obra 4. No se han ejecutado acciones al
respecto (programadas para el 1 de
abril)
3. 28/05/2018
4. 18-02-2019
23/08/2017 No esta documentado la no
conformidad en esta matriz
Contrato 90SO2016 y
Está pendiente la firma del acta de ABIERTA
proximos procesos.
liquidación. Revisión por parte del
Mayo/15/2018 Abogado
Documentos
3.La no conformidad en la parte fiscal y
requeridos durante el
disciplinaria la contraloria dio traslado a
proceso de
los entes competentes los cuales
contratación que
continuan en su desarrollo normal.
adelante la
28/5/2018
dependencia. En el
Se solciitó respuesta a la interventoria ABIERTA
momento no es
18/2/2019 quien entregó información de cada una
posible cerrar la
de las notas entregadas por la
acción correctiva
Contraloría. Está pendiente firma del
hasta tanto desde la
acta de liquidación. Se le va a hacer un
Alcaldía se defina el
requerimiento al contratista
manejo
3.A fin de eliminar los riesgos que esta
generando en la forma como se
proveen los materiales se sugiere hacer
una reingenieria al proceso de tal
manera que se garantice que los
Documentos
elementos que sean requeridos y no
generados dentro del 43248 ABIERTA
esten contenidos en el contrato tengan
contrato
un efectivo control de la obra en la cual
se utilizan asi como el estudio del
mercado mediante cotizaciones y que
este accionar quede evidenciado en la
carpeta del contrato.
No se evidencio inventario actualizado
de los bienes muebles e inmuebles.
Inventario de bienes
15/5/2018
muebles e inmuebles
Pendiente programación de los ABIERTA
y cronograma de
18/2/2019 mantenimientos de bienes del municipio
mantenimiento
(vehículos, maquinaria y bienes
inmuebles)
Se imprimió la evidencia del cálculo de

capacidad residual para el contrato
251SO2017. Se generó memorando
Expediente de los 2540 del 12 de diciembre de 2018 por
contratos y actas del 18-2-2019 parte de la Secretaria de Hacienda en ABIERTA
EMC. la que se especifica que para la
evaluación de la capacidad financiera
se deben solicitar al proponente los
siguientes documentos:
Expedientes de
convenios y
Se evidencian los actos administrativos
publicaciones del
de justificación de la contratación
SECOP realizados a 18-2-2019 CERRADA
directa. Se realizó la publicación de
partir de la
este documento
identificación del
hallazgo.
Expediente de los
convenios
No se tienen las evidencias para el
interadministrativos 18-2-2019 ABIERTA
cierre de la no conformidad.
realizados con
EDESO.
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
DESCRIPCION DE LA
TIPO DE ACCIÓN: CORRECCIÓN (NO APLICA RESPONSABL
FUENTE QUE NO CONFORMIDAD REAL DESCRIPCION DE LA EVIDENCIA DE ANÁLISIS DE CAUSA RAIZ ACCIÓN CORRECTIVA O PREVENTIVA (PARA RESPONSABLE EVIDENCIA DE LA
NUMERO DE CORRECTIVA RESPONSABLE DEL FECHA DE IDENTIFICACIÓN DE LA PARA ACCIONES E DE FECHA DE FECHA DE FECHA DE QUIÉN CERRÓ LA
PERMITIÓ LA NO CONFORMIDAD POTENCIAL Ó LA REALIZACION DE LA CORRECCION (SOLO APLICA PARA NO CONFORMIDADES ELIMINAR LA CAUSA IDENTIFICADA) DE EJECUTAR REALIZACION DE LA RESULTADO DEL SEGUIMIENTO ABIERTA / CERRADA
LA ACCION PREVENTIVA O DE CIERRE ACCION PREVENTIVAS Y DE EJECUTAR LA IMPLEMENTACIÓN IMPLEMENTACIÓN SEGUIMIENTO ACCIÓN
IDENTIFICACIÓN ACCION DE MEJORA Y DONDE SE ENCUENTRA REALES O POTENCIALES) ACCIONES DE MEJORA LAS ACCIONES ACCION CORRECTIVA Y
MEJORA MEJORA) CORRECCIÓN
DONDE SE ENCUENTRA
Se realizara Analisis de los informes

Evaluar la utilidad de cada uno de los reportes que que se generan de manera trasvsal
se generan en términos de la toma dedecisiones tales como: encuestas, pqrs,
Revisión por la 19 de Julio de
1 MEJORA DSI 23 de November de 2017 para la mejora de los procesos y en general del indicadores, riesgos, plan ABIERTA
dirección 2017 La estrategia para el(indicadores,
desarrollo deencuestas,
la política PQRS,
pública 2018
sistema de gestión antocurrupción y dejar evidencia de las
de ciencia, tecnologíade
seguimiento e investigación.
riesgos, etc) Seguir desiciones en las actas de los equipos
desarrollando las acciones requeridas para darle de Mejora.
cuerpo técnico a un plan estratégico de
investigación
que dé respuesta estructurada a la política pública
relacionada. Evaluar el componente técnico de
dicho plan, la pertinencia y oportunidad de
estructurar la metodología con la cual se dará
2 MEJORA Auditoria Externa DSI 13 de December de 2017 ABIERTA
atención a la
política pública. Sin desmeritar la gestión táctica y
operacional que se ha realizado, fortalecer dicha
gestión para la definición de planes de acción,
búsqueda intensiva de recursos y vinculación de
partes
interesadas en la materia (entidades públicas,
empresa privada,
Se desarrollan universidades,
acciones del plan centros
educat¡vo de
Auditoria interna investigación,
municipal organizaciones
pero no de carácter
se logran visib¡lizar en unsocial).
plan de
3 CORRECTIVA DSI 28 de septiembre de 2018 ABIERTA
de calidad acción, con el fin hacer seguimiento periódico.
EI plan educativo 2017 -2027 está socializado

parcialmente, pero de acuerdo a la dimension del
Auditoria interna
4 CORRECTIVA DSI 28 de septiembre de 2018 plan, se observa que no se ha hecho la suficiente ABIERTA
de calidad
social¡zacion, con otros sectores poblacionales.
No existen polÍticas claras en el control de las

Auditoria interna tiendas escolares, en cuanto a la venta de alimentos
de calidad sanos para la población estudiantil
Se verificaron las actas de comités de cupos,

observando la ausencia del señor Alcalde, siendo
Auditoria interna
6 CORRECTIVA DSI 28 de septiembre de 2018 esta presencia muy Importante para la toma de ABIERTA
de calidad
decisiones.
No hay presencia de parte del proceso de

Auditoria interna educac¡ón en el proceso
de calidad transversal AFP
Se observa falta de articulación entre la Secretaria

de Educación y el parque educativo, en cuanto a la
Auditoria interna oferta educativa que se ofrece, y la disponibiliddad
de calidad de una base de datos, que nos pueda arrojar
quienes de los marinillos hacen uso de esta oferta
A la fecha no existe un mecanismo de control, que

Auditoria interna nos puede visibilizar cuantos venezolanos estan
de calidad escolarizados en sus dist¡ntos niveles de educacion.
No se cuenta con evidencias escritas de solicitudes

de traslado de
Auditoria interna
10 CORRECTIVA DSI 28 de septiembre de 2018 docentes a nivel local, y menos de sus respect¡vas ABIERTA
de calidad
justificaciones
protocolo ctaro, que pueda ev¡denciar el control del

Auditoria interna manejo de inventarios de docentes y directivos
de calidad docentes
Se evidencia que no hay control, ni articulac¡on de

las actividades extracurriculares que son
Auditoria interna
12 CORRECTIVA DSI 28 de septiembre de 2018 programadas por las entidades del municipio y otros ABIERTA
de calidad
particulares
No se observan actos administrat¡vos, que den

cuenta de la contrapartida uso de las que deben
Auditoria interna
13 CORRECTIVA DSI 28 de septiembre de 2018 asumir los entes particulares instalaciones públicas ABIERTA
de calidad
rurales.
La Secretaría de Educación no cuenta con el

registro de las entidades
Auditoria interna educat¡vas privadas que tienen as¡ento en el
de calidad municipio para el debido
seguimiento
Hay dos acciones en las ACPM, que aun no se le ha

Auditoria interna dado el debido tratamiento, una de mejora y otra no
de calidad conformidad
TIPO DE ACCIÓN:
NUMERO DE CORRECTIVA RESPONSABLE FECHA DE IDENTIFICACIÓN DE LA
PERMITIÓ LA NO CONFORMIDAD POTENCIAL Ó
LA ACCION PREVENTIVA O DE IDENTIFICACIÓN
DEL CIERRE ACCION
ACCION DE MEJORA
MEJORA
El Alcalde solicita al proceso que realice con toda

dedicación el seguimiento para el cierre o no de
las no conformidades que tengan como fuente las
Revisión por auditorias, de igual modo que realice la revisión de
1 PREVENTIVA DSI 4 de noviembre de 2014
la direccion los riesgos por proceso, consolidando el mapa de
riesgos de la entidad, haciendo seguimiento a la
implementación de las acciones definidas para
mitigarlos y controlarlos.
Revision por Realizar mayor acompañamiento y seguimiento al

2 PREVENTIVA DSI 1 de diciembre de 2015
la direccion mapa de riesgos por proceso
En algunos listados de ACPM se observa que los
informes fueron entregados un mes después de
Auditoria
3 PREVENTIVA DSI 10 de diciembre de 2015 terminada la auditoría; se han implementado las
externa
correcciones a la fecha de la auditoría externa mas
no las acciones correctivas propuestas
De conformidad con el decreto 648 de 2017, en el

artículo 2.2.21.4.8, numeral b, se evidencia que a
la fecha no se cuenta con la carta de
representación en la que se establezca la
veracidad, calidad y oportunidad de la entrega de
Auditoria
la información presentada a las oficinas de control
4 MEJORA interna de DSI 20 de septiembre de 2017
interno.
calidad
En el numeral c de ese mismo artículo, tampoco
se da cumplimiento al estatuto de auditoria, del
cual el auditado manifiesta que está en
construcción, aduciendo que no existe un término
de tiempo para el mismo.
No se ha ajustado el objetivo estratégico a los
Auditoria
avances que se han dado en el proceso,
incumpliendo con los numerales 5. 1 .1 b) - 6 2 1 .
calidad
b) ten¡do
No hay evidencia de que a la fecha el comité

¡nst¡tucional de coordinac¡ón de control interno se
Auditoria haya reunido como está establec¡do en el
6 CORRECTIVA interna de DSI 13 de septiembre de 2018 parágrafo del artículo 2.2.21.1.6. El cual especifica
calidad que este se debe reunión como mín¡mo dos veces
al año, ni se cuenta con fecha planeada para dar
cumplimrento con este.
No se cuenta con el Estatuto de Auditoría lnterna,

Auditoria no se ha realizado revisión desde el comité a los
7 CORRECTIVA interna de DSI 13 de septiembre de 2018 estados financieros, ni se tiene establecida una
calidad politica de riesgos en el municipio, incumpliendo
con el artículo 2.2.21 .1 .6 en sus numerales c, d,G
No se ha realizado seguimrento desde control
interno al programa de SIMONA, desconoc¡endo
algunas debilidades en la entrega oportuna de los
documentos que se requiere para el adecuado
funcionamiento de algunas de las oficinas,
Auditoria
específicamente com¡sar¡a con la citaciones
evidencia que da cuenta de que la persona fue
calidad
citada según lo establecido por la ley para las
audienc¡as, incumpliendo con el numeral 2.5
Objet¡vos de Control de lnformación. a).
lncumpliendo también con la norma NTC ISO 9001
- 2015 en su numeral 7.5.3.1 a),
No se cuenta con la evidencia que dé cuenta de lo

establecido en el mapa de riesgos en el numeral 3
Auditoria
donde se enuncia "Se ha venido trabajando la
cultura del auto control en todos los funcionarios
calidad
con lo cual se cons¡dera que este riesgo baja un
poco su intensidad"
No hay ninguna evidencia que dé cuenta de que

los auditores son seleccionados de acuerdo a la
Auditoria experiencia, que han sido capac¡tados y
10 CORRECTIVA interna de DSI 13 de septiembre de 2018 prepararlos de acuerdo al perfil requerido en el
calidad área a auditar para el correcto desempeño en las
auditorías, como esta expresado en el numeral 6
del mapa de riesgos.
Al realizar la revisión de la carpeta de la
contrat¡sta Deisy Andrea Zuluaga Carvajal quien
Auditoria
fue seleccionada para realizar auditoria el día 1 3-
09-2018 al proceso Desarrollo Económico y
calidad
Productivo, no se logra evidenciar que cuente con
el certificado de la norma auditar.
No se cuenta con ninguna evidencia física que

permita evaluar el componente mon¡toreo o
supervisión continua en la categoría diseño
adecuado y efectivo en la actividad de gestión
ubrcada en la fila 103. Se habla de "Realizar
Auditoria autoevaluac¡ones continuas y evaluaciones
12 CORRECTIVA interna de DSI 13 de septiembre de 2018 independientes para determinar el avance en el
calidad logro de las metas, resultados y objetivos
propuestos, así como la existencia y operación de
los componentes del Sistema de Control lnterno"
La entidad no cuenta con un sistema de
autoevaluación funcionario no hay una ev¡dencia
tangible.
No se cuenta con evidencias de los

acompañamientos realizados a los procesos para
la realizar el análisis y valoración a los riesgos de
Auditoria gest¡ón y de corrupcrón que según el proceso está
13 CORRECTIVA interna de DSI 13 de septiembre de 2018 estipulado que se deben realizar cada cuatro
calidad meses, solo se cuenta con un correo con fecha del
01 de febrero donde se realizan recomendaciones
no está dentro de las fechas estipuladas para
dichos seguimientos.
Implementación de un plan de contingencia para el
Revisión por seguimiento y cierre de las no conformidades
14 PREVENTIVA DSI 8 de octubre de 2018
la dirección aplicables por parte de la Secretaría de Evaluación
y Control.
Solicitar a los auditores internos los informes

Revisión por
15 PREVENTIVA DSI 8 de octubre de 2018 pendientes para proceder a realizar por parte de
la dirección
los auditados las evaluaciones a los auditores.
El modelo de control interno y auditoría interna.

Repensar el modelo bajo el cual se está aplicando
el control interno con el fin de revisar o repensar el
rol de esta en la capacidad de identificar
Auditoria
desviaciones de los actos administrativos y cómo
16 PREVENTIVA externa de DSI 29 y 30 de octubre de 2018
puede acompañar a los procesos en sus distintos
calidad
roles que le corresponden para actuar con
propuestas con unidad de propósito y de manera
positiva. Revisar la cualificación de los auditores
internos para detectar situaciones.
RESPONSABLE DE ANÁLISIS DE CAUSA RAIZ ACCIÓN CORRECTIVA O PREVENTIVA (PARA
CORRECCIÓN (NO APLICA PARA ACCIONES FECHA DE DE LA REALIZACION DE LA
EJECUTAR LA (SOLO APLICA PARA NO CONFORMIDADES ELIMINAR LA CAUSA IDENTIFICADA)
PREVENTIVAS Y DE MEJORA) IMPLEMENTACIÓN CORRECCION Y DONDE SE
CORRECCIÓN REALES O POTENCIALES) ACCIONES DE MEJORA
ENCUENTRA
No se ha terminado de generar
1. Continuar con la articulacion
una articulacion y concordancia
N.A N.A N.A N.A realizando las reuniones con el lider
entre las funciones de control
del proceso de DSI
interno y las tareas del SIGEM
El seguimiento no se ha
ejecutado completamente debido
a que este es un año de inicio de
Una vez desde el proceso DSI se
la administracion, por lo que todos
capacite los lideres nuevos se
los esfuerzos estan centrados en
N.A N.A N.A N.A terminara con el seguimiento a
la elaboracion del Plan de
todos los procesos hasta terminar el
Desarrollo y aun no se ha
100%
brindado la induccion sobre este
tema a los lideres que iniciaron en
enero
A pesar de haberse hecho el
seguimiento a la matriz de las
Solicitar a todos los lideres la
ACPM, no todos los lideres
necesidad y obligatoriedad de
acataron la directriz de montar en
N.A N.A N.A N.A montar en esta matriz todas las
esta todas la ACPM que
acciones que resulten mediante
resultaren de cualquier tipo de
cualquier auditoria interno o externa
auditoria o revision, que suceda,
interno o externo
Estamos en la construcción del

estatuto de control interno, pues en
el momento solo falta incluir el
N/A N/A N/A N/A N/A decreto modificatorio del sistema de
control interno del municipio con
ajuste al Decreto 1499 de
septiembre de 2017
El proceso esta ajustado a uno de
El tema se analizo en el
los objetivos estrategicos del
EMC del 24 de octubre
sistema.
concluyendo que la
Desconocimiento del proceso en
Lider de EYM y dificultad esta en que el deberia modificarse los objetivos
El sistema tiene 5 objetivos 43397 el momento de redactar el
el EMC proceso solo le puede estrategicos del sistema
estrategicos y el proceso solo objetivo
apuntar a este objetivo,
apunta a uno, pues los otros 4 no
es decir que el problema
corresponden en absoluto con los
no esta en el proceso
objetivos del proceso
Reunir el comite institucional de

actas que se dejara
coordinacion de control interno por Representante Diciembre 31 de Olvido para realizar las reuniones Se realizo la primera reunion el 23
como evidencia de las
lo menos 2 veces en el perido que de la Direccion 2018 minimas establecidas en la norma de octubre
reuniones realizadas
falta para terminar el año
Elaborar y adoptar mediante acto

administrativo el estatuto de
auditoria interno para el municipio
La politica esta en borrador falta
Estatuto de auditoría y de Marinilla. el estatuto lo socializo
Elaborar el estatuto de Auditoria Lider de EYM y Diciembre 31 de la revision final y la adopcion
acto administrativo para el secretario de Evaluacion y
interna del municipio el EMC 2018 mediante acto administrativo
su adopción Control al comite institucional de
municipal
coordinacion de control interno en la
1era reunion realizada el 23 de
octubre
Debido a la falta de personal de
apoyo a la oficina de control
interno algunas actividades no se
Solicitar al coordinador del sistema
Hacerle seguimiento a la eficacia y Diciembre 31 de Evidencias del han podido realizar, pues esta
Lider de EYM para que se realice el seguimiento
eficiencia del programa SIMONA 2018 seguimiento a SIMONA oficina solo cuenta con el
al sistema SIMONA
secretario de Evaluacion y Mejora
sin auxiliar ni otro tipo de apoyo
personal
Dejar evidencia de los

En el trabajo para el mejoramiento
acompañamientos que hace la Dejar la evidencia de las asesorias
del autocontrol que ha realizado la
oficina de control interno a los y acompañamientos que se realicen
Lider del proceso Diciembre 31 de oficina de control interno no se ha
funcionarios con el fin de que Actas de reuniones en el fortalecimiento de la cultura
EYC 2018 dejado evidencias que den fe de
tomemos conciencia de la del autocontrol y el mejoramiento
las acciones realizadas y a que
importancia de nuestro accionar continuo
funcionarios se ha impactado
para el mejoramiento del sistema
La capacitacion, induccion o
reinduccion adecuada a la
normatividad actualizada siempre
se ha dictado a los auditores
previa a la realizacion de las Continuar dictando capacitacion a
Darle cumplimiento al numeral 6 Antes de realizar auditorias y la evidencia esta en la los auditores internos de calidad
Soportes apropiados en
del mapa de riesgos mediante la Lider proceso las auditorias firma de las asistencias y el previa a la realizacion de la
las historias laborales de
capacitacion requerida por los EYM internas de informe presentado por la auditoria y en consideracion al
los auditores internos
auditores internos calidad contratista para los respectivos procesos que les corresponda
cobros, A demas los auditores se auditar
procura seleccionar de acuerdo a
su perfil profesional, experiencia
relacionada y sentido de
pertenencia
Garantizar que la oficina de
talento humano ingrese a la Por omisión no se introdujo el Verificar que la oficina de Talento
carpeta de cada uno de los Soportes apropiados en certificado de asistencia a la humano ingrese a la carpeta de
Lider de Talento Diciembre 31 de
auditores internos los respectivos las historias laborales de capacitacion dictada a los cada uno de los funcionarios
Humano 2018
certificados expedidos por la los auditores internos funcionarios que se capacitaron certificados como auditores internos
capacitacion recibida previa a la como auditores internos el respectivo certificado
auditoria interna realizada.
Analizada la situacion planteada

No se logra identificar claramente en el EMC del 23 de octubre no
a que hace referencia el auditor al hubo claridad en la observacion
referirse a la fila 103 por lo que no se le pudo realizar
su analisis
En el trabajo para el mejoramiento

Dejar evidencia de los del sistema y control al mapa
acompañamientos que hace la general de los riesgos del Dejar la evidencia de las asesorias
oficina de control interno a los Lider del proceso Diciembre 31 de autocontrol que ha realizado la y acompañamientos que se realicen
procesos particularmente los EYC 2018 oficina de control interno no se ha en el seguimiento al mapa de
relacionados con el mapa general dejado evidancias que den fe de riesgos
de riesgos las acciones realizadas y a que
funcionarios se ha impactado
RESPONSABLE DE
DESCRIPCION DE LA EVIDENCIA DE LA REALIZACION DE LA
EJECUTAR LAS FECHA DE IMPLEMENTACIÓN FECHA DE SEGUIMIENTO RESULTADO DEL SEGUIMIENTO
ACCION CORRECTIVA Y DONDE SE ENCUENTRA
ACCIONES
1. Se evidencian varias reuniones y grandes

articulaciones en las caracterizaciones de los
procesos
2. De hecho la importancia de las acciones

producto de cualquier tipo de auditoria, esta
basada en la documentacion en la matriz y el
seguimiento que periodicamente se le realice, por
Matriz de ACPM con seguimientos
4/12/2015 lo que en lo corrido de este año se ha estado
haciendo auditorias a todas las matrices de las
lider de proceso Programación de los seguimientos de las
15 de octubre de 2015 2. 17 Julio 2018 ACPM de todos los procesos, actividad que se
y EMC ACPM de cada uno de los procesos
continuara, asi mismo en el segundo semestre que
17-abril-2019 recien inicia se hara mucho enfasis en la revision y
Matrices de riesgos actualizadas
seguimiento al mapa de riesgos.
Se han establecido los mecanismos para el

seguimiento de las no conformidades en cada uno
de los procesos y se tiene programado un nuevo
seguimiento para mayo de 2019. Se están
revisando los mapas de riesgos con cada uno de
los procesos
1. Los terminos no se han cumplido

10/5/2016
Manual de gestión del riesgo actualizado 2. Esta labor se realizara en este segundo
Lider proceso semestre de la vigencia 2018
31 de julio de 2016 2. 17 Julio 2018
DSI Matrices de riesgos por cada uno de los
procesos Se evidencian el manual de gestión de riesgos
17-abril-2019
actualizado y los mapas de riesgos de cada uno
de los procesos revisado y ajustado
1. Los terminos no se han cumplido
10/5/2016
Incluir en el procedimiento de ACPM el
Secretario de
31 de marzo de 2016 manejo de la matriz en cuanto al cargue de
control interno 2.En la auditoria interna que se realizara durante
las acciones y el registro del tratamiento
2. 17 Julio 2018 el mes de octubre se realizara una mayor difusion
a fin de garantizar que las acciones sean
documentadas en la matriz a tiempo
1. Conforme las acciones programadas se

observa claramente que la actividad depende de la
modificacion del decreto que establecio el SIGEM,
lo que la direccion del sistema tiene proyectado
realizar posterior a la auditoria externa de
recertificacion
2. Se tiene firmada la carta de presentacion de las

auditorias realizadas en esta vigencia se tiene el
borrador del estatuto de control interno queda
En las auditorias realizadas por control
Lideres de los pendiente formalizarlo dentro del Dcto 051 de
interno esta el documento de carta de 1. 15/nov./2017
procesos de mayo 2018 mediante el cual se adoptan
presentacion firmada en el momento de
Evaluacion y modificacion al sistema de control interno exigidos
30 de diciembre de 2017 iniciar la auditoria 2. 17 Julio 2018
Mejora y el de la en los decretos 648 y 1499 de 2017
Direccion del
El Decreto para adoptar el Estatuto esta en 17-abril-2019
sistema. En la primera reunion del comite institucional de
construccion el la secretaria juridica
coordinacion de control interno realizada el 23 de
octubre se presento para su aprobacion el
estatuto en cuestion, quedando en manos de la
juridica para revisarlo e incluirlo en un decreto
para su adopcion teniendo como plazo el 29 de
octubre antes de la auditoria externa de revision
por el ICONTEC
Pendiente la revisión del estatuto de auditoría por

parte de jurídica
representante
de la direccion
Por tratarse de los objetivos estrategicos del Los objetivos estratégicos corresponden al plan de
en calidad de
Octubre 24 de 2018 sistema no esta en las posibilidades del lider 17-April-2019 desarrollo y no pueden ser modificados. No
lider del proceso
ni del EMC del proceso EYM proceden las acciones
de Direccion del
sistema
El representante
de la legal el formato de asistencia a la reunion y el acta
Se ha conformado el comité institucional de
entidad y el Octubre 23 de 2018 que por ser la primera reunion esta en 17-April-2019
coordinación de control interno
representante borrador se aprobacion aun.
de la direccion
Lider del
Estatuto de auditoría y acto administrativo Se ha elaborado el estatuto de auditoría y se
proceso y el octubre 23 de 2018 17-April-2019
para su adopción encuentra en revisión por parte de jurídica
EMC
Coordiandor del
Noviembre 29 de 2018
Sistema
Asistencia de la reunion de acompañamiento

con la secretaria juridica y todo su equipo de
abogados encargados de apoyar la
contratacion a todas las secretarias de la
administración, donde se les resalto la
Permanente importancia que tiene el trabajo realizado por
Lider proceso
ellos y el beneficio para el sistema pues es
EYM
Octubre 9 de 2018 necesario no solo la revision de la legalidad
contractual sino ir mas alla en cuanto a
conscientizarlos del apoyo al auto control
que debe imprimirle cada lider o jefe de
dependencia al seguimiento estricto al logro
de los objetivos contractuales.
Actualización de los auditores internos de

Lider proceso de
30 de junio de 2019 acuerdo con los requisitos de la norma ISO
EYM
19011:2018
Actualización de los auditores internos de
Lider proceso
30 de junio de 2019 acuerdo con los requisitos de la norma ISO
EYM
19011:2018
Lider proceso
Permanente
EYM
ABIERTA / CERRADA QUIÉN CERRÓ LA ACCIÓN
CERRADA Sandra Jaramillo Arias

ABIERTA
CERRADA NO
Sandra Jaramillo Arias
EFICAZ
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
FUENTE QUE RESPONSA NO CONFORMIDAD REAL CORRECCIÓN (NO APLICA PARA
NUMERO DE LA FECHA DE IDENTIFICACIÓN DE
PERMITIÓ LA BLE DEL NO CONFORMIDAD POTENCIAL Ó ACCIONES PREVENTIVAS Y DE
ACCION LA ACCION
IDENTIFICACIÓN CIERRE ACCION DE MEJORA MEJORA)
A fin de garantizar una buena supervisión es

conveniente y necesario en cada contrato o
convenio tener un informe tipo gerencial; para
este caso sería: evidencia de la información
primaria con los 300 predios generales con los montaje de informe tipo
bovinos, porcinos… las trescientas fichas gerencial donde se evidencie
1 Auditoria EYM 13 de mayo de 2015 elaboradas con las respectivas firmas. Las visitas a el cumplimiento de los
Control Interno las 150 fincas para la asesoría de certificación. Las términos de referencia del
40 jornadas de sanidad en ferias y de esta manera contrato.
tener certeza del cumplimiento del objeto
inclusive antes del tiempo como ocurrió en este
convenio que el acta de liquidación se firmó un
mes antes de la fecha propuesta.
F:176-178, el documento que aparentemente es
el informe final contiene una relación de las visitas
y las fechas quedando claro que todas fueron
realizadas entre el 10 y el 15 de junio, sin
embargo:En el F- 291 certificado de recibo a
Se explicará al secretario de
satisfacción para autorizar el pago pago de la
control interno la dinámica
totalidad del valor, es del 10 de junio, es decir el
Auditoria del convenio y se tendrán en
2 EYM 13 de mayo de 2015 día que apenas se inició la ejecución de las visitas.
Control Interno cuenta las recomendaciones
F-171, la factura 2580 de cobro total se presentó
del mismo para evitar este
con fecha del 10 de junio día en que se dio inicio a
tipo de hallazgos.
las visitas F.292, la orden de pago No 1189 tiene
fecha del 11 de junio, quiere decir que solo se
había pagado cuando solo se había avanzado
aproximadamente el 17% del tiempo de duración
de las visitas
Folios 94 a 96 Cert¡ficado de Cámara de comercio
registra a
Diana Patr¡c¡a Hincap¡e Ceballos con cedula de
ciudadania No. 21.481.031 Como miembro de la
Junta directiva y vicepresidente suplente de
CORCRECER, dicha señora presumiblemente es la
esposa del señor Jorge Orlando Soto Giraldo (El
3 Auditoria EYM 13 de mayo de 2015 señor Orlando Soto G¡raldo fué contratado por el No aplica
Control Interno municlpio como Apoyo soclal en la coordinacrón
administrativa y técnica de las actividades del
proyecto Escuela pata el emprendimiento rural y
el
fortalecimiento del Distrito AgrarIo en el
Municipio de Mar¡nilla Antioquia y coordino el
desarrollo proyecto con aportes de la Unión
Europea SESCAN ll. 1.- Mantenimiento de desagües
F:100, evidencia la afiliación a Comfama del
representante de Corcrecer, formato que vincula ycuenta
techos inmediato teniendo en
Auditoria que las cañerías están
4 EYM 13 de mayo de 2015 a al señor Orlando soto Giraldo con la única Noen
obstruidas aplica
el momento.
Control Interno
entidad invitada para ser contratada a desarrollar 2.- Control de residuos de las
el proyecto, carnicerías alrededor de los
expendios que vienen
Persiste en los alrededores y los sistemas de realizando dichos usuarios en
alcantarillado la acumulación de residuos sólidos zonas verdes y que atraen las
además de heces fecales de caballos; la plaza en poblaciones de gallinazos y
general continua sin cerramiento facilitando el ingreso caninos.
Auditoria externa de animales domésticos como perros y caballos. 3.- Establecimiento de un
7 Seccional de DSI 1 de septiembre de 2015 Además existe una elevada cantidad de gallinazos y reglamento de funcionamiento
Salud evidencia la presencia de plagas debido al mal manejo interno de la plaza de mercado
de los desechos producidos en puestos de frutas y 4.- Creación de un comité
verduras. se observó tambien un crecimiento avanzado coordinador de la plaza de
de la vegetación de las zonas verdes y acumulación de mercado en conjunto entre
objetos en desuso. Administración Municipal y
Las unidades sanitarias continuan siendo insuficientes Usuarios de la plaza
para la pobalación manejada, no están separadas por 5. Que el aseo se realice en
sexo, presentan deterioro locativo, orinales inadecuados horas de la madrugada del
y no tienen la dotación mínima de jabón líquido para las domingo,1.- Mantenimiento
de manera taly que
manos, toallas desechables o secador electrónico. Se mejoramiento locativo
cuando se inicie de las
la actividad
Auditoria externa
8 DSI 1 de septiembre de 2015 fracciona el papel higiénico y se cobra el ingreso al unidades sanitarias. (Incluyendo
económica, el área se encuentre
seccional Salud
baño. No existe un lugar adecuado y bien ubicado para señalización, dispensadores
en condiciones óptima de
el lavado de traperos en areas comunes para los papel y jabón.)
establecimientos de la plaza. Algunas áreas de la plaza
son usadas por personas para orinar debido al cobro del
baño.
falta de control por parte de quien presta el sevicio 2.- Reevaluación del manejo
Auditoria externa La edificación continua sin este
un sitio
9 DSI Sep-15 sanitario ademas de que soloadecuado
los habilitay protegido
los dias administrativo de los servicios
seccional Salud para el acopio temporal de los residuos sólidos.
domingos sanitarios por mal manejo.
Continua con recipientes cuyo tamaño no facilita la
maniobrabilidad y en muchas ocasiones desborda su
capacidad, no son de facil limpieza, no poseen tapa, no
1. Adecuación de un acopio
están identificados y tampoco se realiza separación de
temporal de residuos sólidos.
Auditoria externa residuos en la fuente. En diversos lugares existe
10 DSI Sep-15 2. Ubicación adecuada de
Seccional Salud acumulación de residuos líquidos y establecimientos no
enseres dados de baja en el
conectados al sistema de alcantarillado. No posee ni
Municipio
aplica un programa de control integral de plagas y orden
preventivo, no cuenta con tanque de almacenamiento de
agua
La y unicamente
plaza continua sin disponen de este servicio
ofrecer protección a la granlos
expendios
mayoría de de
los carnes,
expendios el área de fruver no
de alimentos, ya posee
que se
encuentran al airesuministros
libre, sin laslíquidos.
condiciones mínimas de
saneamiento como el suministro de agua, alcantarillado
1.- Respecto a que los puestos
y protección de la contaminación ambiental y los
existentes no son de materiales
puestos
Realizada existentes
visita de continuan
campo siendo
a la plazade materiales
de mercado que
impermeables y de fácil limpieza
no son impermeables, facil limpieza y desinfección. Los
del municipio en dos fechas diferentes
alimentos son dispuestos directamente sobre el piso, sin
a las y desinfección es vital exigirles a
Auditoria externa bodegas
estar y planchón
elevado 15 cm sobre donde llega
el piso, el mercado
expuestos a los
los comerciantes que mejoren
mayorista de productos agrícolas se evidencio que este aspecto y exigencia legal
12 Seccional de DSI Sep-15 residuos líquidos, las personas que transitan en las
en eláreas
espacio se encontraban desde la normatividad por la
Salud y animales domésticos,40 vehículos
tambien los de
carga de diversas capacidades desde tracto mulas Secretaría de Salud del
manipuladores no llevan uniformes y no cumplen con las
Municipio.
hasta vehículos
prácticas de bajay capacidad,
higiénicas las condiciones quemínimas
llegaban o 2. Reubicación de las bodegas
salían conpara
normativas carga, muchos
manipular de ellosEn
alimentos. sinelque
áreasedonde
les para evitar contaminación
hubierase encuentran
cobrado la lostarifa
expendios de carne existen
correspondiente y otros cruzada.
establecimientos donde se almacena
que solo pagaron parte de la tarifa papa, plátano
pero no y
material de recuperación, esto genera una potencial
poseían el respectivo recibo de pago. Así mismo el
contaminación cruzada para un producto tan delicado
secretario de Control como la Interno
carne. evidencio en el
momento de la auditoria lo que sucedía en las
bodegas donde se guardan los productos agrícolas
de los comerciantes, en la que se encontraba el
señor Alfonso Suarez trabajador del municipio con Entregar los talonarios
funciones de bodeguero realizaba la pesada de oportunamente a los
carga que los usuarios entraban a la bodega, y el operarios de la plaza de
Auditoria cobro por el servicio lo recibía en algunos casos en mercado y establecer un
14 EYM 6 de octubre de 2015 efectivo, dinero que depositaba en su bolsillo y sistema de control que
Control Interno
otros casos, según su propia versión, los anotaría permita verificar el cuidado
posteriormente; en ningún caso Expedia ni de los recursos.
entregaba los respectivos recibos de pago.
Preguntado al respecto expreso que al iniciar la CAMBIAR EL ANALISIS
jornada, no le habían entregado los talonarios de
recibo de ninguna clase, además expreso que
tenía aproximadamente $25.000 por cobro a 25
vehículos de carga y los demás aún no habían
pagado. Con esta actuación se evidencia una
deficiente administración de la plaza en el
mercadeo de productos agrícolas al por mayor, no
se aplica ningún tipo de control que garantice el
Caracterizar los productores
Con fundamento en la obligación de todo que se benefician del
funcionario público de velar por el fortalecimiento servicio de bodegage,
del fisco municipal, es perentorio que la secretaria Entrega de usuarios
de agricultura aporte a la Dirección de cobro morosos desde los año 2014,
Auditoria coactivo la documentación requerida, afín de que 2015, 2016 en el mes de
15 EYM 25 de mayo de 2016
Control Interno se desarrollen acciones conjuntas que garanticen septiembre
la recuperación de cartera que por los conceptos Notificar a hacienda con la
de impuestos de plaza de mercado y bodegaje de entrega de los listados con
productos agrícolas tienen varios deudores los valores de bodegage de
morosos desde varios años atrás. los beneficiarios
mensualmente
contrato 211 sa2016 en el conse programo un

evento para 400 asistentes entre estudiantes y
El municipio, no
acompañantes segun debelas aportar
planillas en la decompra
asistencia de se
herramientas , ya que estas
registran 288 personas , en el informe presentado tendrian que entrar al Realizar la supervision
inventario
En
porF:68 delevidencia
se
la sociacion municipio hablany nocuadro
un pueden
de 270 con ser el
sin cedidas
total de
embargo, a titulo
las Enestricta
se el proceso de contratacion
y acorde
gratuito
actividades a un particular.la
yellacobro
valoracion intervencion
de los aportesobjeto de este
tanto noen El
deben informe
estar para con
especificadas
la
el cobro las
valora para 500
convenio se origino para movimientos de tierra que
souvenir (termos) a programacion
debe
herramientas estarpara propuesta
claramente
la ejecucion
por
$3000. por
F:4realizo
en cadael
el el cooperante
estudio
uno 350 previo como por
del contrato
almuerzos el
y 700municipio
, lo197SA2017
refrigerios
que esta , de las
en El
parte informe para
de la sociacion. el cobro
Auditoria conservando
anterior
cada
propietario del lote especificado
actividades ydelcon lasy del
objeto
21 EYM 16 January de 2018 no se observa
existiendo
soportado una de uno
falta
legalmente quedeen en elcada
forma
claridad
auto seporcentaje
materializara
sobre
Nro112 fijodeel
eldevalor
23 dede contrato,
debe
verificacion
evidencias
estar
dado claramente
exaustiva
que el de
municipio
correspondientes
Control Interno
Auditoria aportelainversion
participacion
del del cooperante .forma poco especificado yactividades
con lasello
22 EYM 16 January de 2018
la
contrato
marzo decooperante
208SA2017:
2016,deles municpio con
llama
decir elde
la
9 meses finacuerdo
de
atencionanteshacerde control
elafolio
estas
que el7de cada una
contratata de
el las
servicio
a las actividades con
del
Control Interno ortodoxa
como
cifras la seconsta
municipio deen
presentan
propuesta presentar
adquiriera reza lotelael
el diferencias
soporte
elque . propuesta
adjunto.
notorias
municipio
en dicho en,tiene
auto pues
el f:5el
fentre
, en laselo evidencias
persentadas
incluido, ycorrespondientes
en el para
informe losdelas
Auditoria cooperante diferenciando
23 EYM 16 January de 2018 filosofia
observa
contratado
mismo
alrededor eel los yconvenios
cuadro
CORNARE
de lo
100 pagado,con
iniciotratan
laversus
recicladores valoracion
proceso que
yloen las
ejecutadoactividades
eltotal
administrativo
inverso de, porlas a las actividades
informes
de actividades
contemplar de cobro;
no otras del sus
con
debenacciones
tener esto
Control Interno
Auditoria que realizo con paralos dineros
EYM la elque
forma
Sancionatorio
lo
la que
pag que
actividadesigual
acta dede
podria
se presentan
inicio
cuantificar
en
establece de
contra
pensarse al
comounen
valor
los
del
que la
contrato
señor
un propuesta
total
aportes
las Uberdel
diferencias
objetivo eldeben
concontrato.
del Albeiro Serna cooperante
estado
cooperantedarian
especifico como diferenciando
justificacion
respectivas
que correspondan evidencias.yrealizar
sean las
24
Control Interno 16 January 2018
concordar
Castañeda concon C.C la naturaleza
70.905.163 de
anteriorla entidad
propietario y no del que
la delrealizo
cuenta municipio
de con
cobro. ydentro
los los del
dineros
Auditoria cronologicamete
como estableciendo
enrealizar resultado
F:3
ellote,
F:65 no un
elunos
se identifica
laesta
catividad se debe
valor
informe valores
con con firmar
para
100 cada
no
claridad despues
una
ejecutados.que
recicladores el 3er de
de,las sin la propuestas
necesarias con del la
al objeto de
25 EYM 16 January de 2018 con valor
poliza
actividades
se ,porfijo
sin
podrian la apertura
aportado
embargo
no atienden
interpretar de
el untecnico
para
acta
la camino
cada
de
filososfia
como
producto
realizando
actividad.
inicio aparece
pretendida
detrimento
de la querella
Si el del cooperante.
que se implemanta
municipio y los deldelen
Control Interno compromiso
embargo
vistita el contrato
realizada del por cooperante
se firma para
lamanera
secretaria , relacionado
de50agricultura
recicladores cony contratoespecificaciones suplanenycon
y señor
propuestas si es
los costos
Auditoria movimientos
municipio de tierr, de inconsulta y omitiendo contra del mencion
26
Control Interno
EYM 16 January de 2018 un
las
firmada
con esteel
identificar
pagando
representante
normas elpaga
13
tipo
puntos de
dede
mismo
Ambientales
envalor
junio efectivo
convenios , fecha
patrimonial.
criticos
lanacionales que
secretaria conelelvalor
que
positivos no
entidades que
coincide
yCORNARE.
negativos
cooperante
y de
de planeacion
le
sin y debe caso elcooperante.
cada
delestar
especificaciones actividad
dinero que
contemplada con
y siesta su
estodod
del
Auditoria corresponde,
puesto
animo
en
propuso que
la de
rutas
paralucro ¡como
legalmente
para
los , pues
100la seun
los valora
contrato
aportes
recoleccion
recicladores, en 1.600.000
de
de con el
ellos
residuos
situacion estado
debe la
que marco
justificado logico
demas. y/o
27 EYM 16 January de 2018 alcon fecha de
municipio deMarinilla
30 de junio de 2017del
por Omision encontrol
el cual, parase caso cada
los gastos actividad
que acarracon estesu
Control Interno no debe
podria
evidencia
realizar
participacion
iniciarse
materializarse
interpretarse
dicha que antesencomo
ycontratista
valorarse
laaprovechables
intervencion
la
deadministracion
.en quede
un
conclusionsus
acuerdopolizas
.ha cumplido
nodeterioro ? esten
con
al lacon realizar
fisco
la reparacion proceso lay revision
metodologia.
hacer lalogico
tenerrevision respectia
segimiento de y
Auditoria marco y/o
28 EYM 16 January de 2018 debidamente
naturaleza
las deexigencias deaprovadas
dicha intervencionla entidad
municipal.
aparovadas ypara
la debio de
para este
las
realizar
que caso
actividades debe
conmunicipio
el propios queser supervicion
previa al
compromisos proceso
continua para
y exigenciasdeeste
Control Interno
Auditoria metodologia.
29 EYM 16 January de 2018
a partir
realiza
recursos , y de
elcon
sr 5 de
la
Uber julio
cooperacion
albeiro por lo
Serna que
de el
ambas
Castañeda contrato
reciba el lote para su uso a entera satisfaccion , del contrato en campo parapartes
, se
puesto se proceso contracion
hasta que llegue a su
Control Interno queextiende
logreel ejecutar
municipio a una fecha
actividades
adquirio posterior
libre espacificas
usos, al 31
costumbres de
que , total normalidad.
como reza el estudio previo en el F:5 hechos que la autorizacion de pagos
dicidembre
estan beneficien
servidumbres
soportados
yde a 2017,
toda una accion
en enacta
el su defecto
determinada
legal que en
de disminuir
comunidad.
contra
supervisio
tuviere
del 30el o correspondientes al mismo
precio , pues cursare sobre el predio.
de junio , porde lo contrario
lo que podria pensarse podria configurarse
que a esta
como un detrimento
fecha aun no inicia la tenencia y goce del patrimonial al fisco
lote por
parte del municipio.municipal. es decir no se origina canon
de arrendamiento alguno.
contrato para iniciar el cumplimiento de lfin del
utimo para el cual se arrendo dicho lote como es
el de la botada de escombros , y simultaneamente
en esta acta se autoriza elaborar la cuenta de para el siguente contrato se
cobro mensual , situacion que no parece correcto tener la minusia en la
Auditoria
30 EYM 16 January de 2018 pues la tenencia del predio a entera satisfaccion revision de los documentos
Control Interno
por parte del municipio aun no se ha legalizado por parte del prestador del
para que inicie el contrato , sin embargo como se servicio para realizar el pago
evidencia en el F:83 y 83 inverso , documentos
constancia de pago expedidos por la secretaria de
haciendaeldel
Durante municipio
proceso previa autorizacion
de auditoría de lael
de verificó que
secretaria de agricultura segun folio 83 .
Municipio de Marinilla no suministró agua apta se pago No aplica, por que no es
para arriendo
el consumo correspondiente
humano en toda al mes de julio
su área rural de posible modificar los
31 CGA EYM Junio de 2018 completo , cosa que no debio hacerse puestode que
acuerdo a los resultados del Índice de Riesgo la resultados el IRCA de los
se esta atentando contra el fisco municipal.
Calidad del Agua para consumo humano IRCA año años 2017 y 2018
2017.
DESCRIPCION DE LA
DESCRIPCION DE LA RESPONS EVIDENCIA DE LA
RESPONSABLE DE FECHA DE EVIDENCIA DE LA ACCIÓN CORRECTIVA O PREVENTIVA ABLE DE FECHA DE REALIZACION DE LA
(SOLO APLICA PARA NO
EJECUTAR LA IMPLEMEN REALIZACION DE LA (PARA ELIMINAR LA CAUSA IDENTIFICADA) EJECUTAR IMPLEMENTACIÓ ACCION
CONFORMIDADES REALES O
CORRECCIÓN TACIÓN CORRECCION Y DONDE ACCIONES DE MEJORA LAS N CORRECTIVA Y
POTENCIALES)
SE ENCUENTRA ACCIONES DONDE SE
ENCUENTRA
contratos con
Se realizará supervisión informe tipo
continua por parte del EMC para gerencial dentro
la no conformidad potencial se el cumplimiento de cada una de de las carpetas
lista de chequeo presenta por falta de inducción las acciones que lleva el proceso de los convenios
diligenciada en su y/o entrenamiento del personal de contratación incluida la y/o contratos
Lider GRN. ### totalidad en el del proceso encargado de la verificación constante del EMC y ### que permitan
archivo sección función, además de falta de listado de chequeo con sus lider. evidenciar de
contratos. supervisión en el tema dentro respectivas firmas en donde al manera
del proceso. notar anomalías deben resumida el
reportarse inmediatamente al cumplimiento
Lider del Proceso. de los términos
de referencia.
Se realizará supervisión
continua por parte del EMC para
la no conformidad potencial se el cumplimiento de cada una de
lista de chequeo presenta por falta de inducción las acciones que lleva el proceso
diligenciada en su y/o entrenamiento del personal planes de
de contratación incluida la
EMC y inversiones
Lider GRN ### totalidad en el del proceso encargado de la verificación constante del ###
lider. establecidos
archivo sección función, además de falta de listado de chequeo con sus
oportunamente.
contratos. supervisión en el tema dentro respectivas firmas en donde al
del proceso. notar anomalías deben
reportarse inmediatamente al
Lider del Proceso.
Se realizará supervisión
continua por parte del EMC para
el cumplimiento de cada una de
la no conformidad potencial se las acciones que lleva el proceso
presenta por falta de inducción de contratación incluida la
y/o entrenamiento del personal verificación constante de que
No aplica N.A. No aplica del proceso encargado de la las carpetas se encuentren EMC y ### no aplica.
lider.
función, además de falta de correctamente foliadas y
supervisión en el tema dentro consignados dichos folios en el
del proceso. listado de chequeo en donde al
notar
Se anomalías
realizará deben
supervisión
reportarse
continua porinmediatamente
parte del EMC paraal
Lider del Proceso.
el cumplimiento de cada una de
la no conformidad potencial se las acciones que lleva el proceso
presenta por falta de inducción de contratación incluida la
y/o entrenamiento del personal verificación constante de que
EMC y
No aplica N.A. No aplica del proceso encargado de la las carpetas se encuentren ### no aplica.
lider.
función, además de falta de correctamente foliadas y
supervisión en el tema dentro consignados dichos folios en el
del proceso. listado de chequeo en donde al
notar anomalías deben
reportarse
Se oficiaráinmediatamente
a cada uno de los al
Lider del Proceso
Incumplimiento de plan de mejora responsables deProceso.
las actividades
de
Proceso de Desagües y techos con diversas responsabilidades de planificadas anteriormente y que no
Desarroll Oficios enviados
Desarrollo de la plaza de ferias procesos del sistema para el se han cumplido incluida la ############
42709 o en archivo de
Territorial y Obras en mejores mejoramiento del aseo en los dirección del sistema para iniciar el #######
Territoria gestión.
Públicas condiciones. alrededores de la plaza de verdadero cumplimiento en los
l y Obras
mercado. hallazgos realizados por la
Públicas
autoridad sanitaria.
Proceso
Incumplimiento de plan de mejora
de
Proceso de con diversas responsabilidades de mantenimiento adecuado y Obra física del
Recintos sanitarios Desarroll
Desarrollo procesos del sistema para el periodico de la obra física recinto sanitario
42461 correctamente o 42461
Territorial y Obras mejoramiento de la infraestructura cumpliendo con lo estipulado en los en buen estado y
administrados. Territoria
Públicas y funcionamiento de las unidades planes de mejora establecidos. bien administrada
l y Obras
sanitarias.
Públicas
Recintos sanitarios se evidencia que en los baños se oficio requiriendo que se suspenda
Director del
### correctamente guardan costales llenos de ese tipo de actividad dentro los GNR
sistema
administrados. marcacia de segunda baños
Se oficiará a cada uno de los

Incumplimiento de plan de mejora responsables de las actividades
con diversas responsabilidades de planificadas anteriormente y que no
Oficios enviados
Acopio temporal de procesos del sistema para el se han cumplido incluida la ############
ESPA ### GRN en archivo de
residuos sólidos. mejoramiento de la infraestructura dirección del sistema para iniciar el #######
gestión.
y el manejo integral de residuos verdadero cumplimiento en los
sólidos. hallazgos realizados por la
autoridad sanitaria. planilla de
registro de
talonarios
entregados en
archivo de
gestión.
Las instalaciones de la plaza de Plaza de mercado
Proceso de
mercado han ido perdiendo
En reunión
en condiciones
Gestión Municipal #######
Normatividad en capacidad técnica con los años y la
Reestructuración de las Dirección realizada para
############ modernas con la
la
en Salud ####### instalaciones de la plaza de del secretría de
salud cumpliendo. infraestructura se va volviendo ####### comercialización
##### mercado a largo plazo. sistema hacienda se
limitante para el desempeño ideal de productos
ASOCOMUNAL
de la misma. tomó la
agrícolas
determinanción
de empezar a
realizar
facturación
desde la
dependencia de
la secretartía de
Agricultura y
Ambiente para
Priorizar la litografía para cada los procesos de
feria de gabada
periodo administrativo y Adminis
Adminstrador de ###### Talonarios No se había establecido un llevando un registro en planilla trador (Pesaje) Y plaza
la plaza de ###### de Mercado
impresos en el control serio en la existencia de de los talonarios entregados a plaza de ###
mercado y lider ###### (Mercado
archivo de gestión dicha papelería. cada uno de los operarios por mercad
GRN # Cubierto
parte del administrador de la o
(Bodegage y
plaza de mercado.
Cobro de
vehículos) y
servicio de
Báscula).
Se realizó
reunión con
Juridca y
desarrollo
económico y
Caracterizar los productores que
se benefician del servicio de
bodegage,
Entrega de usuarios morosos
El sistema desde tiempo desde los año 2014, 2015, 2016
Caracterización anterior no ha realizado las en el mes de septiembre Coordin
###### acciones respectivas para Notificar a la Secretaría de ador de
Listado de
Coordinador de ###### mejorar el proceso de cobro, hacienda con la entrega de los la Plaza ###########
usuarios morosos
la plaza mercado ###### no caracterizando listados con los valores de de ########
# Reportes adecuadamente los bodegage de los beneficiarios Mercad
mensuales benerficiarios que hacen uso mensualmente o
del servicio de bodegage.
Programar reunión para
sensibilización con los
productores usuarios del
bodegage
se participo en
NO SE REALIZO UNA capacitacion de
ADECUADA SUPERVISION AL supervision , se
lLas propuestas de losDE Solicitar mayor formacion en esta realizando la
CONVENIO POR FALTA
cooperantes debe estar supervision .y realizar un Lider de supervicion con
lider de proceso ### APLICACION
Las propuestas de DE LOSlosbien proceso adecuado de los Lider
Proceso ###
mayor cuidado,
especificadas
FORMATOS con
DE cronogramas
CALIDA.
cooperantes debe estar bien Y
lider de proceso ### propuestas
propuestas para
contratos la contratacion
paray convenios.
la contratacion de ### por ser un
y
MAYOR tiempos
todo contrato
especificadas ademas
CAPACITACION
condebe de Alos
cronogramas LOS
tener la Lider de
Lider de proceso informe con
informe contada la
todas con sus repectivos valores y proceso convenio con
###
especificacion delas
valores
y tiemposde cada
SUPERVISORES.
propuesta unade
economica
ademas deconlas
los Proceso recursos de
Lider de Proceso y las
informeactividades
con todas actividades de los cooperantes. responsables.
### actividades
realizadas acordes canntidades
valores de cada una de lasel
y tiempos y en seguimiento y supervision. cornare
oficina Juridica las actividades dentro de de
laademas
propuesta
JUridica y Lider realizadas
informeacon acordes
la todasal momento
actividades haydebe
los cooperantes.que Estudios previos, contratos e lider de
### realizadas acordes estar consignada la
de Proceso y
cooperante
objeto del contrato
las actividades recordar
en las que
actas se
de denben
liquidacion
dentro de la propuesta debe pedirse3 informes
estudios previos, cotizaciones, y proceso
lider de
###
especificaciones
a laacordes metodologia
cotizaciones de trabajo
diferentes para
lider de proceso realizadas
del objeto del debe
en dar a
estar conocer
consignada
las actaslade los errores
la
liquidacion propuesta economicas proceso
cooperante y revision minusiosa
especificaciones
a la incluyendo
proyectar
que se tuvo
metodologia los aportes
transparencia
parade demostrar
trabajo delse
y estudios previos, cotizaciones, y lider de
Secretaria de
lider de proceso ### contrato
de proximo
del objeto del debe dar a conocer
cooparante los errores propuesta economicas proceso
revision minusiosa
especificaciones legalidad
transparencia
incluyendo en la
los contratacion.
enaportes
su ejecucion
del Lista de chequeo, contrato y lider de
Gobierno y ### contrato
contrato con el que se tuvo para demostrar
de proximo
del objeto del y realizar las
cooparantereaspectivas poliza proceso
transparencia en su ejecucion Lider de
LiderJuridica
de proceso mismo
contrato objeto
con ela correcciones contrato e informes tecnicos
### contrato
desarrollar y realizar lasen el proximo
respectivas proceso
mismo objeto a contrato con el mismo objeto a
correcciones en el proximo
desarrollar contratar.
contrato con el mismo objeto a
contratar.
en las actas de liquidacion se
debe dar a conocer los errores
revision minusiosa
que se tuvo para demostrar
de proximo
Lider del transparencia en su ejecucion listas de chequeo completas, lider de
### contrato con el
proceso y realizar las respectivas informes y actas de supervicion proceso
mismo objeto a
correcciones en el proximo
desarrollar
contrato con el mismo
Los acueductos objetoela
que prestan Realizar un estudio donde se Contrato No
contratar.
servicio de suministro de agua, dertmine el estado actaul de la 143SA2018
Informe de
son autónomos en sus calidad del agua en cada uno de Secretar análisis de IRCA
prcediemientos y ha faltado los acueductos, y establecer ía de de cada uno de
control por parte de la planes de acción para aquellos
Agricult a partir de la los acueductos,
N/A N/A N/A adminitración municipal, en la que se identifique nivel de en la carpeta del
realización de las mediciones d riesgo. ura y fecha
contrato NO
Ambien
e calidad de agua y la HAcer seguimient a cada 143SA2018
implementación de planes de acueducto con respecto a la te Contrato No
acción con base en los medición de la calidad del agua xxxSA2019, para
el seguimiento a
resultados obtenidos. y la implementación de acciones los acueductos
FECHA DE
SEGUIMIEN RESULTADO DEL SEGUIMIENTO
CERRADA ACCIÓN
TO
23/4/20
18
No se han presentado
evidencias que ABIERTA
controviertan la no
conformidad,
Mayo/
10/2018
23/4/20
18 No se han presentado
evidencias que
ABIERTA
controviertan la no
Mayo/ conformidad,
10/2018
23/4/20
18
Mayo/ evidencias que ABIERTA
10/2018 controviertan la no
conformidad,
3. 25
OCTUBR
E 2018
23/4/20
18
evidencias que
ABIERTA
controviertan la no
conformidad,
Mayo/
10/2018
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
23/4/20
18
Conforme a las acciones
plantaeadas para elminar
o mitigar la no
Mayo/
conformidad, se hará ABIERTA
10/2018
seguimiento a cada una de
ellas en el mes de
3.
Noviembre.
octbure
25 de
2018
2. Aunque se ha mejorado
en la identificzción de los
deudores, aún persiste la
falencia en la
caracterización legal de los
deudores
19/10/2
016 La informacion que la
secretaria traslada cada
mes a la secretaria de
28/08/2 hacienda no reuno los
017 elementos necesarios para
ABIERTA
realizar los cobros juridicos
Mayo/ En reunión realizada con la

10/2018 secretría de hacienda se
tomó la determinanción
de empezar a realizar
facturación desde la
dependencia de la
secretartía de Agricultura y
Ambiente para los
procesos de feria de
gabada (Pesaje) Y plaza de
Mercado (Mercado
Cubierto (Bodegage y
Cobro de vehículos) y
servicio de Báscula).
43213 Sin evidencias ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
4/23/2018 Sin evidencias ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
Se evidiencia de informe de
25 de anáslisis del IRCA de cada
febrero uno de los acueductos y el ABIERTA
de 2019 informe de la Seccional de
Salud del IRCA 2018
TIPO DE ACCIÓN:
NO CONFORMIDAD REAL
NUMERO DE CORRECTIVA FUENTE QUE PERMITIÓ LA RESPONSABLE FECHA DE IDENTIFICACIÓN DE LA
LA ACCION PREVENTIVA O IDENTIFICACIÓN DEL CIERRE ACCION
ACCION DE MEJORA
DE MEJORA
RECERTIFICACION EN
2 CORRECTIVA DSI 2 de mayo de 2016 No se visualiza seguimiento a las acciones de PyP.
SALUD
se encuentran diferencias presupuestales en los

RECERTIFICACION EN recursos del SGP, Fosyga Col juegos y aportes
SALUD Departamento año 2015, con relacion a la matriz
publicada por el Ministerio.
INSPECCION Y
No hay evidencias del reporte de las actividades
5 CORRECTIVA VIGILANCIA SSS Y PSA DSI 5 de octubre de 2016
realizadas a la SSS y PSA.
2016
El Municipio no valida que los traslados que llegan

INSPECCION Y
al Municipio por parte de la EPS, deben descargar
el maestro S5 para validar y enviar a las EPS los
2016
casos negados.
INSPECCION Y
El Municipio no realiza la validacion de los
traslados con todo el nucleo familiar.
2016
INSPECCION Y El municipio no realiza la validación para que el

8 CORRECTIVA VIGILANCIA SSS Y PSA DSI 5 de octubre de 2016 traslado se haga cuando algún miembro del núcleo
2016 familiar se encuentre hospitalizado.
Se validaron los usuarios en estado "Retirado" del
régimen subsidiado y se encontró lo siguiente: El
municipio no envía oficio a las EPS que tienen
INSPECCION Y
usuarios retirados para soportar el retiro, se
hallaron 134 usuarios que son niveles I y II del
2016
Se validaron
SISBEN a los los
queusuarios en estado
se les debe realizar"Retirado" y
la afiliación
al SGSSS
"Suspendido"
o la oficiosa
del régimen
en caso contributivo
tal que el usuario
y se
encontró lose siguiente:
rehúse aElafiliarse.
municipio no hace
seguimiento a los usuarios que siendo nivel I y II
INSPECCION Y
pueden aplicar el mecanismo de movilidad o
traslado para su continuidad en el sistema, se
2016
hallaron que: 450 usuarios se encuentran aptos
para afiliarse al régimen subsidiado y están en
estado retirado y 3 no se identificaron en el
No se evidencia gestión frente a las deudas
sistema.
INSPECCION Y
reportadas por la EPS Asmet Salud en el marco de
la Nota Externa 211506 de 2016. No da respuesta
2016
a las solicitudes enviadas por la SSSA.
No realiza seguimiento ni trazabilidad a todos los
compromisos de depuración resultantes de las
INSPECCION Y mesas de conciliación de la Circular 030, recibe
12 CORRECTIVA VIGILANCIA SSS Y PSA DSI 5 de octubre de 2016 lagunas facturas sin la relación de las mismas y de
2016 igual manera les da traslado a la ESE para su
análisis, corriendo el riesgo de pérdida de
documentación y/o facturación.
INSPECCION Y
No se evidencia el envío de la alimentación de los
informes de auditoría a las EPS.
2016
INSPECCION Y No se evidencia el envío de los planes de

14 CORRECTIVA VIGILANCIA SSS Y PSA DSI 5 de octubre de 2016 mejoramiento de los informes de auditoría a la
2016 SSA
Revisando el contrato 58SS2017 por valor de

$121’494.100, correspondiente a la vigencia 2017,
se constató la inexistencia de la totalidad de los
informes mensuales correspondiente a los avances
de las actividades desarrolladas, al igual que los
cronogramas mensuales de acuerdo a los
numerales 9 y 15 de la cláusula SEXTA contractual
“Compromisos del Cooperante”.
RESPONSABLE ANÁLISIS DE CAUSA RAIZ ACCIÓN CORRECTIVA O PREVENTIVA
CORRECCIÓN (NO APLICA PARA
DE EJECUTAR (SOLO APLICA PARA NO
ACCIONES PREVENTIVAS Y DE
LA
FECHA DE IMPLEMENTACIÓN
CONFORMIDADES REALES O (PARA ELIMINAR LA CAUSA IDENTIFICADA)
MEJORA) ACCIONES DE MEJORA
CORRECCIÓN POTENCIALES)
realizar la demanda inducida de los usuarios

que asistan a algun servicio (consulta externa,
realizar el seguimiento a las Proceso de no se realiza demanda odontologia) que correspondan a la poblacion
acciones de PyP. GMS inducida de los usuarios. pobre y vulnerable no cubierta con subsidios a
la demanda Realizar seguimiento a la dx
inducida Vs la dx efectiva con los RIPS.
realizar la trazabilidad de no se realizan los ajustes al

solicitar a la Secretaria de Hacienda que se
acuerdo a las matrices Proceso de presupuesto municipal de
1 de julio de 2016 realicen los ajustes pertinentes y oportunos a
publicadas por el Ministerio Vs GMS acuerdo a la matriz
sinopticos de presupuesto. publicada en diciembre
realizar el reporte de las

actividades realizadas de La Secretaria de Salud tenia
elusion y evasion por medio del GMS vigencia año 2017 desconocimiento de que se conocimiento y adopcion del proceso
formato destinado por la SSS y debia realizar el proceso
PSA El municipio ha trabajado en
focalización individual por la
dificultad en la localización
de usuarios, adicionalmente,
Implementar proceso de
GMS 31 de diciembre de 2016 el proceso de afiliación Implementar el proceso de afiliación oficiosa
validación de traslados
oficiosa es nuevo y al
momento sólo se cuenta
con un proyecto de
Las consultas habilitadas
resolución
para dicho fin por el fosyga Una vez el fosyga habilite las consultas de
El fosyga no da informacion
no estan arrojando grupos familiares se iniciará el proceso de
familiar, por lo tanto no es GMS Dado que la validación de
resultados de grupo familiar, verificación, solicitar a la SSS y PSA asesoria y
posible verificarlo. formularios de afiliación se
por lo que se hace imposible capacitacion
hace posterior al
realizar la verificación
Solo aplica en la ESE diligenciamiento, no es
municipal. No es posible ya posible realizar la
que los formularios son verificación de
solicitar al SSS y PSA capacitacion y directriz
presentados posteriores al GMS 20 de diciembre de 2016 hospitalización de usuarios,
para poder realizar el procedimiento
diligenciamiento, solicitarle a la adicionalmente, se hace
ESE por medio de oficio que imposible conocer el estado
realice el procedimiento. de hospitalización de
usuarios en caso de
encontrarse por fuera del
municipio
se enviara oficio a las EPS y se Desconocimiento del
Implementar el proceso de validación de
implementará el proceso GMS 31 de diciembre de 2016 proceso requerido por la
usuarios retirados, requerido por la SSSyPSA
afiliación oficiosa SSSyPSA
Desconocimiento del
Implementar el proceso de validación de
se enviara oficio a las EPS GMS 31 de diciembre de 2016 proceso requerido por la
usuarios retirados, requerido por la SSSyPSA
SSSyPSA
Realizar la gestion frente a las

como la EPS-S se retiro de
deudas reportadas por la EPS
antioquia a partir del 01 de dejar la evidencia de forma escrita de la gestion
Asmet Salud en el marco de la
GMS 1 de noviembre de 2016 abril de 2014, ha sido realizada y de los intentos de comunicación con
nota externa 211506 de
imposible la comunicación la EPS-S
2016.dar respuesta a la SSS y
con dicha entidad.
PSA.
realizar seguimiento y falta de coordinacion entre
trazabilidad a los compromisos la ESE y la Secretaria de concertar con la ESE y pasarle el saldo
establecidos en las mesas de Salud para establecer la adeudado por la Secretaria de Salud a las IPS
GMS 18 de octubre de 2016
conciliacin con cada una de las adicion del contrato de por la atencion de urgencias a usuarios
IPS de acuerdo a la circular morbilidad para realizar los sisbenizados en Marinilla
030 respectivos pagos.
se ha solicitado los soportes realizar la gestion y ser mas insistentes en las

realizar los informes de para estas auditorias a las solicitudes de informacion, tener la evidencia de
auditoria EPS pero no envian la reporte a la SSS y PSA del incumplimiento de
informacion oportunamente. las EPS
se ha solicitado los soportes

para estas auditorias a las realizar la gestion y ser mas insistentes en las
enviar planes de mejoramiento
EPS pero no envian la solicitudes de informacion, tener la evidencia de
e informes de auditoria a las GMS 22 de octubre de 2016
informacion oportunamente, reporte a la SSS y PSA del incumplimiento de
EPS
por esta razon el envio a la las EPS
SSS y PSA se retrasa.
Falta de rigurosidad al
Adjuntar al expediente momento de solicitar un capacitacion en el tema de supervision y diseño
contractual los respectivos informe más detallado al de un formato de informe estándar donde cada
0
informes de actividades y contratista, falta de contratista realice un reporte detallado de las
cronogramas mensuales capacitación al personal que obligaciones contractuales
apoya la supervisión
DESCRIPCION DE LA
RESPONSABLE DE EVIDENCIA DE LA
EJECUTAR LAS FECHA DE IMPLEMENTACIÓN REALIZACION DE LA ACCION FECHA DE SEGUIMIENTO RESULTADO DEL SEGUIMIENTO
ACCIONES CORRECTIVA Y DONDE SE
ENCUENTRA
actas de supervision del

contrato de vinculados y
No se observa avance continua
GMS 31 de octubre de 2016 requerimiento a la ESE de 17 de Julio de 2018
abierta
cumplimiento de demanda
inducida a las acciones de PyP
se buscara la manera de ralizar el

ajuste, sin embargo se observa que
GMS 15 de mayo de 2016 sinoptico de ingresos y egresos 17 de Julio de 2018
el tema se ha reviso y presenta
mejora con respecto al año 2016.
17 de Julio de 2018
correos remitidos a EPS,

GMS 31 de diciembre de 2016 maestros S5 sin glosas de 17 de Julio de 2018
negaacion de traslados
oficio a la SSS y PSA solicitando

asesoria y capacitacion en el 17 de Julio de 2018
tema
oficio a la SSS y PSA solicitando

GMS asesoria y capacitacion en el
tema
circular de aprobacion de la
estrategia de afiliacion y
garantia del derecho a la salud
de la poblacion susceptible a ser
beneficiaria del regimen
subsidiado en el Municipi de
GMS 31 de diciembre de 2016
circular dey aprobacion
Marinilla bases de datosde la
estrategia
remitidas por de
lasafiliacion
EPS conylos
garantia
usuariosdelretirados
derecho y bases
a la salud
de
de
datos
la poblacion
de usuarios
susceptible
aprobados a ser
a
aplicar
beneficiaria
movilidaddel(por
regimen
parte de la
subsidiado
Secretaria
en el
deMunicipi
Salud) de
GMS 31 de diciembre de 2016
Marinilla y bases de datos
remitidas por las EPS con los
usuarios retirados y bases de
datos de usuarios aprobados a
soportes de correos
aplicar movilidad (porenviados
parte deenla
Secretaria
el correo
de Salud)
financierasalud@marinilla-
antioquia.gov.co
actas de las reunines de

concertacion.
Informes de auditoria año 2016,

planes de mejoramiento, correos
GMS 21 de octubre de 2016 enviaddos a las EPS, oficios
enviados solicitando los
soportes para las auditorias.
Informes de auditoria año 2016,
planes de mejoramiento, correos
enviaddos a las EPS, oficios
GMS 21 de octubre de 2016 enviados solicitando los
soportes para las auditorias.
Soportes de envio a la SSS y
PSA.
Las evidencias en medio físico de las
actividades ejecutadas no se
encuentran organizadas por fecha.
Acta de capacitación del tema Es necesario volver a foliar todas las
de supervisión y formato carpetas donde se tienen las
diseñado y aprobado por el evidencias.
Secretaría de Salud 13 de febrero de 2019 22/2/2019
SIGEM de informe de Se evidencia acta de capacitación en
actividades detallado (una vez supervisión de los contratos con
aprobado se implementará). fecha del 13 de febrero de 2019.
Está pendiente la aprobación del
formato para los informes de
actividades de los contratos
QUIÉN CERRÓ LA
ABIERTA / CERRADA OBSERVACIONES SALUD
ACCIÓN
ABIERTA continua abierta
en la actualidad todos los

saldos se encuentran
actualizados con la matriz del
Ministerio de Salud, esta accion
ABIERTA
ya no se puede verificar en los
sinopticos del año 2015, se
verifica a partir del sinoptico de
2018.
Formato 4 remitido a la SSS y

ABIERTA
PSA.
No se tiene acceso a
capacitacion en la validacion de
esos registros. El proceso de
validacion se realiza a traves
ABIERTA
de la comunicación directa con
las EPS. (soporte maestros S5,
a la fecha no se tienen usuarios
negados).
El Fosyga no permite la
consulta de grupo familiar, por
ABIERTA
lo tanto es imposible centificar
quienes faltan
El Fosyga no permite la
consulta de grupo familiar, solo
uno de los miembros se
ABIERTA
presenta a hacer el proceso, y
debemos aplicar el principio de
buena fe.
se tienen bases de datos de
usuarios para aplicar movilidad
que figuraban en estado
retirado (circular 066 del 10 de
agosto de 2017 municipal), se
envia a todas las EPS y a partir
se
de tienen
ahi las bases de datos de
EPS Coomeva,
ABIERTA Medimas,Salud
usuarios para aplicar
Total,movilidad
Savia
Salud
que figuraban
y Sura envian
en estado
bases de
datos con
retirado (circular
usuarios 066que
delpueden
10 de
permaecer
agosto de 2017
afiliados
municipal),
por medio
se
de movilidad
envia a todas(la lasSecretaria
EPS y a partir
de
Salud
de ahi las
las valioda
EPS Coomeva,
y aprueba la
ABIERTA movilidad a quienes
Medimas,Salud Total,
cumplan
Savia
Salud
con losy requisitos),
Sura envian bases de
datos con usuarios que pueden
permaecer afiliados por medio
de movilidad (la Secretaria de
correo del 07 de diciembre de
Salud las valioda y aprueba la
2016 y del 20 de febrero de
ABIERTA movilidad a quienes cumplan
2017 solicitando numero de
con los requisitos),
cuenta para realizar pago
correos enviados a la ESE
solicitando estado de facturas,
correos enviados a las IPS que
ABIERTA se les adeuda, compromiso de
La vigencia 2016
depurascion de lasfirmado
de cartera
auditorias
en las mesas al RS
de fue entregada
saneamiento
en
consulastotalidad
difeentesa la SSSyPSA,
EPS
adicionalmente, se cuenta con
todas las evidencias de
ABIERTA informes, listas de chequeo y
planes
La vigencia
de mejoramiento,
2016 de las así
como de los
auditorias al RS
envío
fuerealizados
entregadaa
en
las su
EPS totalidad a la SSSyPSA,
y a la SSSyPSA. al
adicionalmente, se cuenta
año 2018 las auditorias se con
todas las evidencias
encuentran al dia. de
ABIERTA informes, listas de chequeo y
planes de mejoramiento, así
como de los envío realizados a
las EPS y a la SSSyPSA. al
año 2018 las auditorias se
encuentran al dia.
ABIERTA
TIPO DE ACCIÓN:
FUENTE QUE FECHA DE NO CONFORMIDAD REAL
NUMERO DE CORRECTIVA RESPONSABLE DEL
PERMITIÓ LA IDENTIFICACIÓN DE LA NO CONFORMIDAD POTENCIAL Ó
LA ACCION PREVENTIVA O DE CIERRE
IDENTIFICACIÓN ACCION ACCION DE MEJORA
MEJORA
Se verifico que dentro de los documentos del

proceso se cuenta con la política del daño
1 CORRECTIVA DSI 19 de septiembre de 2018 antijurídico, la cual no está firmada ni radicada, lo
calidad
que podría implicar la utilización de
documentación sin validez legal.
No se evidencia que dentro del proceso GJM, se

tenga para cada caso un expediente donde nos
Auditoria interna de permita verificar la trazabilidad de este desde la
calidad solicitud de conciliación hasta la culminación, lo
que no permite que el proceso Jurídico esté bajo
el control de la dependencia.
No se tiene establecido ni documentado los

3 CORRECTIVA DSI 19 de septiembre de 2018 lineamientos de cómo se deba dar el tratamiento
calidad
a las tutelas y demandas de la entidad.
No se evidencia que dentro del proceso Jurídico

exista un mecanismo, que exija a las diferentes
4 CORRECTIVA DSI 19 de septiembre de 2018 dependencias una respuesta oportuna y eficiente,
calidad
cuando se deban dar contestación a las
demandas o tutelas en contra de la entidad.
RESPONSABLE DESCRIPCION DE LA EVIDENCIA DE ANÁLISIS DE CAUSA RAIZ
CORRECCIÓN (NO APLICA PARA
DE EJECUTAR FECHA DE LA REALIZACION DE LA (SOLO APLICA PARA NO
ACCIONES PREVENTIVAS Y DE
LA IMPLEMENTACIÓN CORRECCION Y DONDE SE CONFORMIDADES REALES O
MEJORA)
CORRECCIÓN ENCUENTRA POTENCIALES)
DESCRIPCION DE LA
RESPONSABLE DE EVIDENCIA DE LA
PREVENTIVA (PARA ELIMINAR LA FECHA DE
EJECUTAR LAS REALIZACION DE LA FECHA DE SEGUIMIENTO
CAUSA IDENTIFICADA) IMPLEMENTACIÓN
ACCIONES ACCION CORRECTIVA Y
ACCIONES DE MEJORA
DONDE SE ENCUENTRA
RESULTADO DEL SEGUIMIENTO ABIERTA / CERRADA QUIÉN CERRÓ LA ACCIÓN
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
CORRECCIÓN (NO
TIPO DE ACCIÓN:
FUENTE QUE RESPONSAB FECHA DE NO CONFORMIDAD REAL APLICA PARA
NUMERO DE LA CORRECTIVA
PERMITIÓ LA LE DEL IDENTIFICACIÓN DE LA NO CONFORMIDAD POTENCIAL Ó ACCIONES
ACCION PREVENTIVA O DE
IDENTIFICACIÓN CIERRE ACCION ACCION DE MEJORA PREVENTIVAS Y
MEJORA
DE MEJORA)
Al confrontar el saldo del grupo 15 Inventarios, Se esta

conformado por las cuentas 1510 Mercancías en generando el
Existencia y 1518 Materiales para la Prestación de proceso con el
Servicios, que a diciembre 31 de 2014 presenta un saldo contratista del
Auditoria de la de cero (0), con la relación del Inventario Físico de módulo para
Contraloria Almacén, por $739,713,039.80. Lo anterior, afecto la que tanto las
1 CORRECTIVA EYM 15 de junio de 2015
General de razonabilidad de la cuenta, incumpliendo con lo entradas y
Antioquia establecido en el Instructivo 003 de diciembre de 2014, de salidas de
la Contaduría General de la Nación, Titulo 1 Aspectos a almacén frente
tener en cuenta para el cierre contable del 2014, capítulo a la parte
1.2. Actividades Operativas y Contables con ocasión del contable sean
cierre del periodo contable. (A) homogeneas
se envia
circular nro 035
del 26/04/2016,
no se presentó ni seevidenció acción o documento alguno a todos los
que demuestre el inicio o adelanto de procesos de secretarios de
recuperacion de cartera sobre deudores morosos que por despacho con
el uso de la plaza de mercado para la comercializacion de el fin de que
los productos agrícolas al por mayor y por el bodegaje de envien todos
algunos de sus productos, hecho inexplicable, pues estos los titulos
Auditoria
8 CORRECTIVA EYM 7 de marzo de 2016 impuestos y tasas tienen que ser pagados al ejecutivos a su
Control Interno
administrador autorizado en efectivo al momento de cargo
causarse, es decir al ocupar el espacio para tal fin, debidamente
hallazgos que han quedado registrados en las auditorías ejecutoriados
realizadas a la administración de la plaza de mercado en para que el
los años 2013 y 2'14. inobservando el estatuto tributario area de
art 825, ley 1066 de 2006 decreto 4473 de 2006 ejecuciones
fiscales pueda
realizar el
cobro.
últimos adquiridos en el año 2013.
Esta plataforma opera en línea, y en términos generales
funciona adecuadamente aunque se pudo evidenciar en el
trabajo realizado con el Contador del Municipio y el líder
de sistemas y comunicación es que existen
inconsistencias en algunos registros que se generan en
los reportes y que requieren ajustes manuales, en la
facturación de Industria y Comercio e Impuesto Predial, ya
que no se estaba teniendo en cuenta las facturas
solicitadas para ser pagadas por anticipado, situación que
se está solucionando con el personal de SAIMYR.
Además, se conoció que el módulo de Activos Fijos e
Auditoria de la
Inventario que se maneja desde el Almacén, aún se
Contraloria
9 MEJORA EYM ### encuentra en la fase de implementación (primera etapa), N/A
General de
motivo por el cual la información relacionada con el
Antioquia
Inventario de los bienes (Consumo y Devolutivos),
Propiedad Planta y Equipo, Bienes de uso Público, se
controla y registra por fuera de la red, situación que afecta
la eficiencia en el procesamiento y consolidación de los
datos y, por supuesto, dificulta la conciliación de las cifras
con los registros contables, además las depreciaciones se
realizan de forma global y manual.
ElLa sumatoria
módulo de la subcuenta
de tránsito y el modulo detramites
los bienes
de inmuebles
aplicación y
clasificadas en el
control, aúngrupo Propiedad,en
se encuentran Planta y Equipo,
proceso de con
saldo de $135.391.888.894
implementación, por lo que(depreciación acumulada
no realiza interfaz con de
$3.818.328.037 ycontabilidad,
provisión para protección de
Enpropiedades
consideración $1.325.767.225; es decir el
de lo antes expuesto, Activos,
Equipomenos
Auditor Realizar una
Auditoria de la depreciación,
conceptúa que lasmenos provisión
falencias para protección
detectadas de
en la plataforma conciliación
Contraloria propiedades.)
informática, no presenta
garantizanincertidumbre sobre su
a la Administración el
10 CORRECTIVA EYM ### entre catastro
General de razonabilidad dado que a la fecha de la evaluación se
acatamiento a los principios de la función administrativa Municipal y la
Antioquia conocióaludidos
que los bienes Muebles,
en el Artículo Inmuebles,
3º Ley así como los
489 de 1998 cuenta 16.
de(Responsabilidad,
Beneficio y Uso Público se encontraban
Eficiencia y Economía) en asíproceso
como lode
clasificación,
previsto en los identificación
Numeralesy3.15 por consiguiente depuración,
y 3.16 de la Resolución
desatendiendo lo establecido
357 de 2008, expedida por la en el Numeral
Contaduría 3.2 y 3.5,
General de laa
que alude
Nación, la Resolución
articulo 209 de la 357 de 2008, Política
Constitución de la Contaduría
y la ley 87
deGeneral
1993, en desula Artículo
Nación. 2.(A)
(A)
14. Se evidenció, al revisar las conciliaciones bancacarias

a diciembre 31 de 2016 partidas conciliatorias pendientes
de identificar y depurar desde vigencias santeriores y de
los primeros meses del 2016, inobservando lo establecido
en el instrutivo 002 del 21 de diciembre de 2016 de la Realizar
Auditoría CGA Contaduría General de la Nación, Titulo 1 Aspectos a legalizaciones
13 MEJORA EYM 1 de agosto de 2017
vigencia 2016 tener en cuenta para cierre contable del 2016, capítilo 1.2. pendientes de
Actividades Operativas y Contables con ocación del cierre cierre de año
del periodo contable y además en cumplimiento del
principio contable de revelación. Así mismo, subestima y
sobreestíma algunas cuentas del activo, pasivo, ingresos
y gastos, en los montos respectivos.
Se realizará
verificación de
bienes para
determinar la
15. Se presenta saldo desde vigencias anteriores en
realidad de
algunas cuentas de propiedad, planta y equipo por valor
estos y
inferior a un salario mínimo legal, contarviniendo lo
Auditoría CGA proceder a la
14 CORRECTIVA EYM 1 de agosto de 2017 establecido instrutivo 001 de febrero de 1 de 2016,
vigencia 2016 debida
Instrucciones para el reconocimiento y revelación contable
corrección, lo
de los activos de menos cuantía en el periodo contable
cual se exige
2016, emanado de la Contaduría General de la Nación.
para el proceso
de
convergencia a
las NICSP.
Se realizará
19. Verificada la cuenta 1920Bienes Inmuebles verificación de
Entregados en Comodato que a diciembre 31 presenta un bienes para
valor de $16.122.906.554, debido a que se realizó ajuste determinar la
por $3.287.044.433 con base en certificación enviada por realidad de
la Empresa de Servicios Públicos de Marinilla y por lo estos y
Auditoría CGA tanto, se presenta incertidumbre en la cuenta. Lo anterior, proceder a la
15 CORRECTIVA EYM 1 de agosto de 2017
vigencia 2016 contraviene lo establecido en la Resolución 355 Plan debida
General de Contabilidad Pública, en cuanto a los corrección, lo
principios contables, sobre todo en lo que hace referencia cual se exige
a los criterios de medición de las transacciones, hechas y para el proceso
operaciones; al momento en le cual se realiza; al principio de
de la Medición y de la Prudencia. convergencia a
las NICSP.
22. En la cuenta 8347 Bienes Entregados a Tercero,

subcuenta 834704 Propiedad Planta y Equipo se presenta
Se buscarán los
saldo a diciembre 31 de 2016 por $ 13.164.859.000, los
debidos
cuales no presentan soporte alguno a pesar de haber sido
soportes para el
solicitado por esta comisión, con el fin de verificar la
Auditoría CGA manejo de esta
16 CORRECTIVA EYM 1 de agosto de 2017 razonabilidad de este saldo. Lo anterior, incumpliendo lo
vigencia 2016 cuenta y poder
establecido en el Instrutivo 002 del 21 de diciembre de
realizar la
2016 de la Contaduría General de la Nación . Titulo 1
corrección
Aspectos a tener en cuenta para el cierre contable del
pertinente.
2016, capítulo 1.2. Actividades Operativas y Contables
con ocasión del cierre del periodo contable
Revisados los estados contables a diciembre 31 de 2017,
cuenta con 1110 depósitos de Instituciones Financieras
por $20.862’146.608, se evidenció al revisar las Realizar
conciliaciones bancarias a diciembre 31 de 2017, partidas legalizaciones
pendientes de legalizar por $1.839’740.868, subestimando pendientes de
la cuenta, inobservando lo establecido en el Instructivo cierre de año
003 del 1 de diciembre de 2017 de la Contaduría General
de la Nación.
A partir de la
aplicacion del
Nuevo marco
normativo para
las entidades
Confrontada la cuenta 1110 Depósitos de Instituciones
de Gobierno y
Financieras, las Cuentas Bancarias Corrientes números:
el cumplimiento
6476200002-4 Bancolombia; 6474033446-6 Bancolombia
del manual de
21 CORRECTIVA CGA EYM Junio de 2018 y 463014852 Banco de Bogotá; que en su totalidad
politicas
suman $2.960’201.384 con las reflejadas en el Boletín de
Contables, se
Tesorería, por valor de $2.881’081.397, se evidenció
revisará
diferencias por $79’119.987.
periodocamente
el
comportamiento
de estas
Revisados los Estados Contables a diciembre 31 de cuentas
2017, subcuenta 140102 Multas por comparendos de
tránsito por valor de $4.026’212.303 al ser confrontados
con los informes de cartera de Multas de tránsito que se
reporta al Municipio para efectos contables al cierre de la
vigencia, según visitas realizadas al Tránsito de Marinilla,
y la verificación realizada a diciembre 31 de 2017 con
la subcuenta 140102 – Multas por Comparendos de
22 CORRECTIVA EYM Junio de 2018 Tránsito reflejadas en los libros auxiliares de contabilidad, N/A
al cierre de la vigencia contable, únicamente el valor
correspondiente a las sanciones, el reporte generado por
la Oficina de Tránsito no mostraba el valor de los
intereses de mora de los deudores en el reporte general,
aunque a nivel individual, si los genera, evidenciándose la
falta de causación de los intereses de mora al cierre del
periodo contable; lo que generó incertidumbre en cuando
al valor real de la subcuenta
Realizar un
barrido de los
bienes
Cotejados los saldos del grupo 16 Propiedad Planta y inmuebles, para
Equipo en lo referente a bienes inmuebles terrenos cuenta identificar los
1605 por valor de $103.780’241.607 con el inventario de que se
bienes inmuebles de terrenos se observó predios del encuentran
Municipio que aún no han sido legalizados por valor de pendientes por
$6.105’577.996, no obstante, haber iniciado el proceso de legalizar y
actualización, valoración y depuración de los mismos por proceder a
lo cual la cuenta genera incertidumbre en este valor. ejecutar la
acciones que
permitan su
legalizacion
Realizar un
barrido de los
bienes
inmuebles, para
De igual manera en lo referente a bienes inmuebles identificar los
Edificaciones cuenta 1640, por valor de $58.955’084.900 que se
al confrontar con el inventario de bienes inmuebles encuentran
Edificaciones se observó que aún no han sido legalizadas pendientes por
edificaciones por valor de 1.331’743.913, por lo cual la legalizar y
cuenta genera incertidumbre en este valor. proceder a
ejecutar la
acciones que
permitan su
legalizacion
Revisados lo saldos reflejados en los libros auxiliares de

contabilidad a diciembre 31 de 2017, cuenta 165506
Equipo de recreación y deporte por valor de $75’854.015 Incorporar al
al ser confrontados con el inventario de bienes (licencias) software de
por $12’823.000, presentan diferencia de $63’031.015 con bienes
el reporte generado del módulo de activos (inventarios) Donacion
25 CORRECTIVA CGA EYM Junio de 2018 entregado por la entidad, evidenciando fallas en el realizada por
proceso de cierre contable al finalizar la vigencia 2017, C.A Mejia en el
que generó sobreestimación de la cuenta, inobservado la mes de
Resolución 357 de julio de 2008 y el numeral 2.1.1.3 Diciembre de
Registro y ajustes del instructivo 03 de Cierre Contable de 2017
diciembre de 2017 de la Contaduría General de la Nación.
Realizar la
incorporacion o
reclasificacion
La cuenta 1675 Equipos de Transporte Tracción y
de bienes de
Elevación por un valor de $1.335’539.964 al ser
acuerdo con la
confrontados con el inventario de vehículos por
26 CORRECTIVA CGA EYM Junio de 2018 informacion que
$1.440’589.965 presentan diferencias con el reporte
arroje el
generado del módulo de activos (Inventarios-Transporte)
inventario fisico
de la entidad, por $105’409.999 subestimando la cuenta.
de los vehiculos
de propiesdad
del Municipio
El Municipio de Marinilla suscribió con LA EMPRESA DE

SERVICIOS PÚBLICOS DE SAN JOSÉ DE LA Cobro de la
MARINILLA ESP con Nit.811.014.470-1, el Contrato deduccion a la
interadministrativo 159SA2017. Mismo que a la fecha de EMPRESA DE
27 CORRECTIVA CGA EYM Junio de 2018 la auditoria no se ha liquidado, no obstante revisando el SERVICIOS
comprobante de egreso 2017-02534 del 27/10/2017, PUBLICOS DE
correspondiente al primer pago del contrato, la SAN JOSÉ DE
administración no realizó la deducción del 5% para el LA MARINILLA
Fondo Nacional de Seguridad y Convivencia Ciudadana.
A partir de la
aplicacion del
Nuevo marco
normativo para
Revisados los Libros Auxiliares, del Municipio de Marinilla
las entidades
a diciembre 31 de 2017, cuenta 290580-Recaudos por
de Gobierno y
reclasificar por $71’589.596, correspondiente a
el cumplimiento
consignaciones bancarias realizadas por terceros
del manual de
28 CORRECTIVA CGA EYM Junio de 2018 pendientes de identificar al cierre de la vigencia, las
politicas
cuales afectan y distorsionan la realidad de la cuenta
Contables, se
2905-Recaudos a favor de terceros, denotando falta de
revisará
gestión administrativa en Actividades mínimas a
periodocamente
desarrollar
el
comportamiento
de estas
cuentas
Realizado un comparativo de la distribución de los
recursos SGP 2017, reportados en los documentos Se realizara el
CONPES, con lo incorporado en la ejecución de ingresos ajuste contable
a 31 de diciembre de 2017 del Municipio de Marinilla, se para la
observó diferencias por ingresar en Régimen Subsidiado y incorporacion
FONPET que afecta la cuenta contable 4408, Sistema de estos
General de Participaciones por valor de $96’124.352, no recursos y
incorporado en la ejecución de ingresos, lo que significa conciliacion
que no se ajustó el presupuesto con los recursos sin periodica para
situación de Fondos de acuerdo a lo reportado en los evitar
CONPES de los rubros en mención denotando diferencias.
deficiencias en el Control Interno Contable.
Revisado el Archivo Plano de Egresos del Municipio de

Marinilla a diciembre 31 de 2017, se evidenció la
aplicación de recursos de inversión por $472’342.193 a
gastos de funcionamiento de telefonía, fotocopias,
asesorías y suministros, servicios de alimentación,
mantenimiento preventivo entre otros.
No se evidencia el Flujo grama u otro medio, que permita

evidenciar la informac¡ón que debe ser proveída al área
contable para la conciliación de la información, para lo
cual está en proceso de construcción del documento
denominado
Políticas de Operación.
Revisado el Archivo Plano de Egresos del Municipio de

Marinilla a diciembre 31 de 2017, se evidenció la
aplicación de recursos de inversión por $472’342.193 a
gastos de funcionamiento de telefonía, fotocopias,
asesorías y suministros, servicios de alimentación,
mantenimiento preventivo entre otros.
ANÁLISIS DE DESCRIPCION DE LA
CAUSA RAIZ EVIDENCIA DE LA
RESPONSABLE DE (SOLO APLICA RESPONSABLE DE FECHA DE REALIZACION DE LA
PREVENTIVA (PARA ELIMINAR LA
EJECUTAR LA FECHA DE IMPLEMENTACIÓN EVIDENCIAS PARA NO EJECUTAR LAS IMPLEMENT ACCION
CAUSA IDENTIFICADA)
CORRECCIÓN CONFORMIDADES ACCIONES ACIÓN CORRECTIVA Y
ACCIONES DE MEJORA
REALES O DONDE SE
POTENCIALES) ENCUENTRA
El sistema no Solicitar por escrito a los

Directora Correo elctronico
ha proveedores de SAIMYR, la
Administrativa y Se solciito a SAIMYR del 18/02/2015, el
parametrizado interfax del módulo de bienes Directora
Financiera y la integracion del contratista no ha
### las entradas y con contabilidad para así Administrativa y ###
Auxiliar sistema contable con realizado la
salidas de poder llevar un control Financiera
Administrativa el de bienes y almacen integracion del
almacén con la permanente de los inventarios.
de Bienes sistema
parte contable
falta de
directora
compromiso y/o
Administrativa
conocimiento
de ejecuciones
de los titulos
fiscales,
ejecutivos que asesoria a los secretarios de
Secretario de directora
estan a cargo despacho para un debido
Planeación, Administrativa de
de cada proceso en las multas y
profesional ejecuciones fiscales,
secretaria, los sanciones que interponen y lo
universitario - circular 035 del secretaria de
26 de abril de 2016 cuales deben que deben hacer una vez las ### ,L.
planeacion 26/04/2016 hacienda y tesorera
estar mismas esten ejecutoridas, lo
(valorizacion), municipal,
ejecutoriados cual se ha venido trabajando
secretario de secretarios de
para su en el consejo de gobierno
Agricultura , despacho
correspondiente semanalmente
profesional
envio a la
universitario
oficina de
(jurídica) , jefe
ejecuciones
de impuestos.
fiscales
Se hizo un
contrato con el
Correos electronicos y En general la apoyo del area de
Directora memorandos falta de La integración y Directora sistemas y la
Administrativa y 31 de diciembre de 2016 solicitando la parametrización parametrización correcta de Administrativa y ### empresa SAIMYR
Financiera asistencia tecnica para e integración de todo los modulos Financiera a fin de brindar la
corregirla los modulos infor,aciòn a los
diferentes
ususarios.
Se hizo un
contrato con el
Correos electronicos y En general la apoyo del area de
Directora memorandos falta de La integración y Directora sistemas y la
Administrativa y 31 de diciembre de 2016 solicitando la parametrización parametrización correcta de Administrativa y ### empresa SAIMYR
Financiera asistencia tecnica para e integración de todo los modulos Financiera a fin de brindar la
corregirla los modulos infor,aciòn a los
diferentes
ususarios.
Cierre bancario
de fin de año y
falta de Conciliaciones
Estados financieros del Realizar legalizaciones en lo
Directora soportes para la bancarias, actas
Municipio, y posible en tiempo real, para
Financiera y 2 de enero de 2018 identificacion de Tesorera ### del comite de
conciliaciones evitar subestimaciones de la
Tesorera recuersos sostenibilidad
Bancarias cuenta.
consignados en Financiera
las cuentas del
Municipio.
Inobservancia Carpeta de
Directora de los Se realizará la debida revisión Directora 31 de contabilidad en la
Estados financieros del
Administrativa y 31 de diciembre de 2017 instructivos de y depuración de acuerdo a la Administrativa y diciembre red con todo el
Municipio
Financiera cierre de la normatividad vigente. Financiera de 2017 debido proceso de
Contaduria depuración
Directora Realizar avaluo tecnico al

Estados financieros del Falta de avaluo
Administrativa y 31 de diciembre de 2017 bien, para tener certeza de su
Municipio del Bien
Financiera valor.
Falta de
Directora soportes para Realizar avaluo tecnico al
Estados financieros del Directora Financiera
Administrativa y 31 de diciembre de 2017 realizar la bien, para tener certeza de su
Municipio y Administrativa
Financiera debida valor.
actualización
Cierre bancario
de fin de año y
falta de Realizar legalizaciones en los Conciliaciones
Estados financieros del
Directora soportes para la tiempos establecidos por el bancarias, actas
Municipio, y
Financiera y 2 de enero de 2018 identificacion de Manual de Politicas Contables, Tesorera ### del comite de
conciliaciones
Tesorera recuersos para evitar subestimaciones sostenibilidad
Bancarias
consignados en de la cuenta. Financiera
las cuentas del
Demoras en la
Municipio.
identificacion y
entrega de
cheques, razon
por la cual se
procedio a
realizar
reclasificacion
Conciliaciones
contable para
bancarias, actas
mostrar la Devolver ajustes contables, y
del comite de
Estados financieros del realizadad de realizar un saneamiento de las Directora
Directora sostenibilidad
Municipio, y las cifras. cuentas bancarias para Administrativa y
Administrativa y 2 de enero de 2018 ### Financiera Acta
conciliaciones sumado a la disminuir las diferencias que Financiera y
Financiera numero 8.
Bancarias falta de claridad se presentan por cheques Tesorera.
Carpeta "Cheques
por el pendientes de cobro.
vigencias
proveedor
anteriores"
tecnologio en el
proceso a
seguir para
evidenciar este
proceso desde
el Falta
modulo dede
soportes para
tesoreria.
realizar la Acta de comite
incorporacion (Numero 2.1),
Directora
Estados Financieros, contable, estados
Financiera y Desarrollo del sofware de
certificados de deuda debido a que el financieros, y
Administrativa, forma realice la medicion de Secretaria de
20 de abril de 2018 de la secretaria de Software de la ### certificados de
Secretaria de los intereses por Movilidad y Transito
Movilidad y transito, secretaria no deuda emitidos
Movilidad y contravenciones de transito.
software Quipux contaba con el por la Secretaria
transito
desarrollo para de Movilidad y
realizar el transito.
calculo de
intereses.
Soliucitud desde
Cesiones o el comite de
donaciones de bienes de la
Actas de comite,
bienes al Realizar las acciones juridicas identificacion de
Contratacion de
Comite de municipio sin que permitan establecer la Comite de Bienes, predios sin
31 de diciembre de 2018 profesional juridico ###
Bienes documento propiedad de los bienes de secretaria Juridica legalizar, o sin el
para saneamiento de
legal que forma inmediata lleno de los
bienes
certifique su registros en el
propiedad modulo de
Bienes.
Soliucitud desde
Cesiones o el comite de
donaciones de bienes de la
Actas de comite,
bienes al Realizar las acciones juridicas identificacion de
Contratacion de
Comite de municipio sin que permitan establecer la Comite de Bienes, predios sin
31 de diciembre de 2018 profesional juridico ###
Bienes documento propiedad de los bienes de secretaria Juridica legalizar, o sin el
para saneamiento de
legal que forma inmediata lleno de los
bienes
certifique su registros en el
propiedad modulo de
Bienes.
Falta de
Envio de certificado de
incorporacion
donacion y factura de C.A
Directora Gimnacio al Aire Libre de donacion Oficio radicado
mejia a lider de bienes y Directora
Financiera y inventariado en el realizada por No. 2149 del 19
18 de octubre de 2018 suministros para que incorpore administrativa y ###
Administrativa, Modulo de bienes y C.A. Mejia en el de Octubre de
dentro del inventario de la Financiera.
Lider de Bienes suministros moludo de 2018
entidad el bien recibido en
Bienes y
donacion.
suministros
Directora Realizar cruce de informacion Directora
Incorrecta
Financiera y Inventario de Bienes con el modulo de bienes, administrativa y
30 de octubre de 2018 clasificacion de
Administrativa, muebles analizando la clasificacion Financiera y Lider de
los vehiculos
Lider de Bienes desde el mismo Bines
Se envia cuenta
Error en la
de cobro Numero
causacion del
20 del 23 de
pago a la
Realizar cobro a la ESPA por Agosto de 2018,
ESPA,
Directora descuento no aplicado en el Directora por valor de
Cuenta de cobro desatendiendo
Administrativa y 23 de agosto de 2018 acta de avance No 1 del Administrativa y ### $8.199.997, el
generada a la Espa los establecido
Financiera contrato Interadministrativo Financiera cual es cancelado
por la norma
159SA2017 por esta entidad
para los
en el mes de
contratos
Demoras en dela
Septiembre de
obra publica y
identificacion 2018.
entrega de
cheques, razon
por la cual se
procedio a
realizar
reclasificacion
contable para
mostrar la Devolver ajustes contables, y
Conciliaciones
Estados financieros del realizadad de realizar un saneamiento de las Directora
Directora bancarias, actas
Municipio, y las cifras. cuentas bancarias para Administrativa y
Administrativa y 2 de enero de 2018 ### del comite de
conciliaciones sumado a la disminuir las diferencias que Financiera y
Financiera sostenibilidad
Bancarias falta de claridad se presentan por cheques Tesorera.
Financiera
por el pendientes de cobro.
proveedor
tecnologio en el
proceso a
seguir para
evidenciar este
proceso desde
el modulo de
tesoreria.
Incorporacion presupuestal y
Registro de contable de los recursos del
valor incorrecto Regimen Subsidiado y
en el certificado Conciliaicon continua con los
Carpeta
emitido por la valores del documento
Directora Estados financieros del Directora Contabilidad/
secretaria de COMPES, ademas realizar
Administrativa y 1 de enero de 2018 Municipio, y Ejecucion Administrativa y ### Conciliaciones
Salud para el control sobre los recursos
Financiera presupuestal Financiera contables/
reconocimiento consignados en el FONPET
Fonpet/SGP
de los recursos (Recursos que no deben ser
del Regimen incorporados al presupuestao
Subsidiado. hasta que no sean
desahorrados)
Secretaria de
Hacienda y
Gestion Fiscal
FECHA DE ABIERTA / QUIÉN CERRÓ LA
SEGUIMIENTO CERRADA ACCIÓN
El Municipio no ha adoptado
politicas claras frente a la guarda
y custodia para la proteccion de
5/23/2018 los inventarios. Mientras no ABIERTA
susceda esto en la partte
contable del proceso se vera
reflejada esta situacion
no se evidencio en la revision
realizada a esta no confromidad
acciones efectivas que minimicen
el efecto que ha tenido para el
presupuesto muniicpal el
descontrol sobre los deudores
morosos q existen en la
1/9/2016
administracion por concepto de
comercializacion de productos
ABIERTA LEYDY
agricolas al por mayor en la plaza
2 mayo de
de mercado. asi mimsmo se
2018
sugiere que la directora pida la
indormacoiponb a los demas
funcionarios del area que
manejkan la vase de datos de
todos los deudores morosos
sobre comercializacion de
prodictos agrcolas
esta
observacion se
iniciaron
acciones
conducentes a
la eliminacion
de la no
conformidad,
fundamentalme
nte en lo
relacionado con
la facturacion
Todas las acciones no conformes desde todas las
3/16/2017 ABIERTA
relacionadas en esta observación dependencias
del Municipio
con el uso del
codigo de
barras, pero se
considera
conveniente
que se realicen
accion de
seguimiento y
valoración a fin
Revisar informaciòn de garantizar
suministr5ada al concejo de forma
Municipal se aprecia con claridad definitiva la
la identificaciòn de todos los eliminacion de
3/16/2017 bienes inmubles del Municipio. ABIERTA la no
quedando pendiente la segunda conformidad.
etapa del proceso consistente a
la identificaciòn juridica de cada
uno.
ABIERTA ALEJA
Diciembre de
Informes de estados financieros ABIERTA LAURA
2017
ABIERTA LAURA
ABIERTA LAURA
2/25/2019 Se evidencian ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
TIPO DE ACCIÓN:
NO CONFORMIDAD REAL
NUMERO DE LA CORRECTIVA FUENTE QUE PERMITIÓ LA RESPONSABLE DEL FECHA DE IDENTIFICACIÓN DE
ACCION PREVENTIVA O DE IDENTIFICACIÓN CIERRE LA ACCION
ACCION DE MEJORA
MEJORA
No se garantizan las condiciones de preservación del

archivo. No existe un espacio físico destinado a esta
Auditoria interna de clase de archivo con la custodia, clasificación y
calidad mantenimiento requerido. Se incumple el numeral
7.5.5 de la Norma NTCGP 1000:2009.
No se cumple lo establecido en el Decreto 1080 de

Mayo 26 de 2015 en su artículo 15 que define la
2 CORRECTIVA DSI 25 de agosto de 2015 obligatoriedad de tener el programa de gestión
calidad
documental aprobado por acuerdo. No se han realizado
los ajustes correspondientes
Las condiciones en las que se encuentra archivado del

3 CORRECTIVA DSI 25 de agosto de 2015 fondo acumulado (1950 – 1974) no garantizan la
calidad
preservación de los documentos
En el sitio web de la entidad no se evidencian

Auditoria interna de publicados los Inventarios Documentales de acuerdo
calidad con lo establecido por la estrategia de Gobierno en
Línea
Según la Información suministrada por la lider del
proceso, no se tiene las tablas de Valoración
5 CORRECTIVA DSI 19 de septiembre de 2016 Documental, ni el Inventario Documental, y esto no se
calidad
va a realizar hasta tanto o se lleve a cabo la
Reestructuración administrativa
6 CORRECTIVA DSI 19 de septiembre de 2016 No se ha Hecho Transferencia Documental
calidad
Se hace back-up de seguridad periódica a la información

regIstrada en los equipos de cómputo que trabajan
desde el servidor, sin embargo se observa que un
9 CORRECTIVA DSI 22 de septiembre de 2016 considerable número de equipos no tiene conexión al
calidad
Servidor, por lo tanto no hay
como verificar que se esté cumpliendo con esta política
institucional
Luego de revisar la ejecución de los copias de
Seguridad en el Servidor se evidencia que solo 5 de 20
procesos realizan el procedimiento de acuerdo a las
10 CORRECTIVA EMC-GIC DSI 15 de abril de 2017
políticas de Seguridad incumpliendo las directrices de
seguridad, lo cual no cuentan con el adecuado
almacenamiento y preservación de la información.
No se cuenta con el plan para el control de trámites de

Auditoria interna de acuerdo a lo estipulado en la caracterización del
calidad proceso. Aunque este aspecto se asocia con un
indicador, no se ha registrado la acción correctiva
Auditoria interna de No se ha realizado la identificación de los servicios que

calidad presta el Municipio.
No se ha verificado la satisfacción de los ciudadanos
13 CORRECTIVA DSI 26 de septiembre de 2015 con respecto a los trámites. No se han recibido los
calidad
resultados de tabulación de las encuestas realizadas
Solicitar al alcalde municipal se delegue por acto

Revision por la administrativo la respondabilidad de documentar y
14 CORRECTIVA DSI 2 de diciembre de 2015
direccion documentar SUIT los trámites y servicios que presta la
entidad
Solicitar al comité SIGEM la definición del alcance que

Revision por la
15 CORRECTIVA DSI 2 de diciembre de 2015 debe tener el proceso y la verificación y el control que
direccion
debe este realizar en los trámites
En el Plan de acción del año 2018 se t¡ene como

3.1.1.5. Documentación y
Auditoria interna de Publicación de Trámites en el Suit, para este año no se
calidad ha documentado ni publicado ningún trámite, por lo que
el indicador no es coherente con su medición.
No se tiene evidencia de Registro de asistencia a las
capacitaciones del TlC, para la cual se tiene una meta
establecida de 700 en el año y a la fecha se cuentan con
Auditoria interna de 171, las que corresponden a todas las capacitaciones de
calidad diferente indole que se han d¡ctado desde el punto
V¡ved¡g¡tal, donde no stiene determinada claramente
cuáles son las capacitaciones del TlC.
Socializado el plan de Acción de Gobierno Digital MIPG,

20 CORRECTIVA DSI 13 de septiembre de 2018 no se tienen registros de asistencia a la socialización.
calidad
El programa de Gestión Documental no se ha

actualizado en cuanto la
Auditoria interna de codificación establecidas para las dependencias de la
calidad Administración
Municipal.
No se evidencio acto por medio del cual se aprobó o se

Auditoria interna de adoptó el PETI Plan estratégico de modernización y
calidad mantenimiento de las TlC.
No se cuenta con el
cronograma de mantenimiento preventivo de equipos
23 CORRECTIVA DSI 13 de septiembre de 2018 2018.
calidad
No se encuentra publicada La política de la seguridad de

la información en la página web del Municipio y No se
24 CORRECTIVA DSI 13 de septiembre de 2018 encontró el acto administrativo por medio del cual se
calidad
aprueba o adopta.
El Manual de atención al Ciudadano, se encuentra en la
página Web del Mun¡cipio, está aprobado por el Sigem
25 CORRECTIVA DSI 13 de septiembre de 2018 pero no se t¡ene el acto administrativo de la adopción o
calidad No se ha actualizado
lncumplimiento a lalegal,
a requisito fechaEllas carpetas
plazo con la
de ejecución
Auditoria interna de aprobación.
26 CORRECTIVA DSI 13 de septiembre de 2018 codificación
La cantidad
del de las tablas
contratoregistros de las
Adquisición dePQRS
de retención delPREMISE
en ON
licencias año 2018.
Mejoramiso, no
calidad
Auditoria interna de coinc¡de
(para uso perpetuo) de uncon los de gestión de
sistema
calidad registrosBPMS,
procesos de las PQRS recibidas
con el diseño, de las Secretarias.
la implementación y la
28 CORRECTIVA DSI 13 de septiembre de 2018 puesta en producción de los procesos de archivo digital
calidad
y contratación directa 257052017 (Simona), será hasta
el treinta (30) de enero de dos mil dieciocho (2018), el
que hasta la fecha no se ha ejecutado en su totalidad.
Falta el análisis de resultados de encuestas de
satisfacción del cliente de primer semestre de 2018
faltando al numeral de la norma donde se dice que "La
Auditoria interna de organización debe realizar el seguimiento de las
30 CORRECTIVA
calidad
percepciones de los clientes del grado en que
expectativas. La organización debe se cumplen sus
necesidades y determinar los métodos para obtener,
realizar el seguimiento y revisar esta información."
Según lo expuesto en la caracterización del proceso,

Auditoria interna de este no garantiza que se realicen acciones necesarias
31 CORRECTIVA
calidad
para la respuesta oportuna a las PQRS de los
ciudadanos.
Culminar los desarrollos iniciados desde que fue

adquirido el SAIMYR y que se quedaron en pruebas,
como es el caso de las prestaciones sociales. No se han
ejecutado las acciones para responder a las siguientes
necesidades: El sistema no liquida la Retención en la
Fuente sobre los pagos salariales. Lograr generar
alertas de pago, puedan llegar por error a liquidarse
doblemente. Lograr articulación entre el supervisor del
contrato y el proveedor del software para identificar las
fallas de ambas partes y determinar si hay subutilización
del software o falencias del sistema, y poder encontrar
alternativas que beneficien la operación de la
Administración Municipal.
CORRECCIÓN (NO APLICA PARA RESPONSABLE DE DESCRIPCION DE LA EVIDENCIA DE LA
ACCIONES PREVENTIVAS Y DE EJECUTAR LA FECHA DE IMPLEMENTACIÓN REALIZACION DE LA CORRECCION Y DONDE
MEJORA) CORRECCIÓN SE ENCUENTRA
Definir un espacio con las Acta del proceso GDI con la presencia
condiciones apropiadas para Alcalde y Secretaría de German Chavarriaga y Secretario
Noviembre 30 del 2020
el archivo y transferir los de Gobierno de Sistemas y Procesos Donde se
documentos que lo requieran definio el lugar en la sede 2.
Realizar los ajustes

necesarios al programa de Lider del Proceso,
gestión Documental y EMC Lideres de Marzo de 30 de 2020 En proceso de actualización.
coordinar la realización del Procesos GDI PDM
Acuerdo
Realizar actividades
Alcalde Lider del Acta del proceso GDI con la presencia
( Convenios y/o contrato
proceso ABS Lider de German Chavarriaga y Secretario
Prestación de servicios) que Noviembre 30 del 2020
del proceso GDI y de Sistemas y Procesos Donde se
permitan la prreservación de
EMC definio el lugar en la sede 2.
la documentación
Alctualmente se encuentran publicados

Iniciar acciones para la
el inventario natural en la página web
consolidación de Inventarios
Lider del Proceso del Municipio - Link:
documentales y pasarlos Primer Trimestre de 2016
EMC http://www.marinilla-antioquia.gov.co/c
para publicacion en el sitio
ontrol/inventario-natural-del-
web
patrimonio-documental-del-municipio
Realizar acciones tendientes
a generar TVD, tales como:
Alcadle Lider del
Comunicado al Alcalde para
proceso de ABS
gestionar recursos Primer Semestre de 2017 Por actualizar
Lider del proceso
humanos , logisticos y
GDO
tecnologicos y actualizar
elinventario de 2015
Definir un espacio para el

Se hizo el traslado de la Serie
archivo central e iniciar las
Contratación del cuatrienio pasado, se
transferencias de acuerdo Alcalde marzo de 2019
puede ver la evidencia en el Archivo
con el programa de gestión
Central
documental
1. Proceso de contratación de compra

de equipos tiene contemplada esta
infraestructura.
Implementar el proyecto de
infraestructura que Líder de proceso
31 de enero de 2018 2. Adición al contrato de servicio
interconecte las sedes del GDI
técnico de nivel 3 con la configuración
municipio
de esta nueva infraestructura para
dejar todos los equipos del Municipio
trabajando en red.
Realizar recorrido por los
equipos de los servidores
publicos para verificar que
se esta trabajando desde la
carpeta del Servidor, de no
estar trabajando desde esta
carpera solicitar que por Registro de reunión
Líder de proceso
medio de Help peeople se 15 de noviembre de 2017
GDI
instale la carperta con el Circular
icono del Sigem para el
acceso facil a la información
e iniciar seguimiento a los
servidores publicos para que
trabajen siempre desde esta
carpeta.
Reposa en la carpeta de formato de

Aplicar el formato de control control gestión de trámites. carpeta
Líder del Proceso 3 de junio de 2017
de trámites. identificada con la serie documental
No. 220.14.12.138
Evidenciar la solicitud
realizada al Alcalde
Municipall la delegación por
acto administrativo, la
responsabilidad de lider 6 de octubre de 2016 acta 9 del 6 de octubre de 2016
documentar y gestionar en la
plataforma SUIT los trámites
y servicios que presta la
Entidad
Evidenciar la solicitud al
SIGEM para que sea
definido el alcance que debe
tener el proceso y lider 6 de octubre de 2016 acta 9 del 6 de octubre de 2016
verificación y control que
deben realizar en los
tramites.
Llevar al proceso EDU
Registros de asistencia de a Registros de asistencia de a la

Alejandra González 21 de marzo de 2019
la socialización socialización
Realizar las encuestas de
satisfacción de los clientes y
Apoyo a la Encuestas de satisfacción
entregar los informes de
coordinación del Trimestral Informe de resultados y entrega a los
resultados a los líderes de
SIGEM Secretarios de Despacho
cada uno de los procesos
según aplique
Actualizar la caracterización
del proceso de DSI y
especificar en la
caracterización de GDI las
Apoyo a la
actividades relacionadas con Caracterizaciones ajustadas de DSI y
coordinación del Mayo de 2019
la gestión de las PQRSD. GDI
SIGEM
Revisar el procedimiento de
atención al ciudadano para
verificar los responsables de
las actividades.
ANÁLISIS DE CAUSA RAIZ ACCIÓN CORRECTIVA O PREVENTIVA (PARA RESPONSABLE DE DESCRIPCION DE LA EVIDENCIA DE LA
(SOLO APLICA PARA NO CONFORMIDADES ELIMINAR LA CAUSA IDENTIFICADA) EJECUTAR LAS FECHA DE IMPLEMENTACIÓN REALIZACION DE LA ACCION CORRECTIVA Y
REALES O POTENCIALES) ACCIONES DE MEJORA ACCIONES DONDE SE ENCUENTRA
La lider del proceso no ha tenido la Solicitar a la Secretaria de Gobierno la

posibilidad de dedicar el tiempo necesario verificación del cumplimiento de las
a la consolidacion y aprobacion de la funciones de cada uno de los
Lider Proceso GDI 28 de julio de 2014 Oficio No 4338
documentacion del proceso pues está funcionarios de la dependencia de
realizando funciones adicionales a las archivo y que se aclaren los alcances
establecidas para su cargo de cada uno de los cargos
La lider del proceso está dedicando

mucho tiempo a actividades muy
Establecer Plan de trabajo con el
operativas que deberia hacer alguien mas Lider del Proceso
personal de archivo para determinar 17 de junio de 2018 En proceso de actualización.
mientras ella se dedica a cosas mas EMC
funciones
estratégicas como estos documentos que
dan respuesta a requisito legales
El acervo documental del Municpio de

marinilla en el fondo acumulado es Realizar la Primera Fase tablas de
demasiado grande. El Municpio tiene en Valoración Documental Municipio de
el momento un acervo que viene desde Marinilla . S olcitar al alcalde
1700 hast 2010. La infraestructura fisica adecuación de espacio fisico fijo y con En proceso de adecuación del lugar
Lider del Proceso
inadecuada, ausnecia de material como las condiciones necesarias pa el 31 de diciembre de 2015 para proceder a organizar el fondo
EMC
estanteria, cajas, carpetepas , de igual almacenamiento del fondo acumulado; acumulado.
manera el no contar con persobal asi como el material para desarrollar
suficiente ni con capacitación en el tema las actividades de traslado y ubicación
dificulta el dar cumplimiento a este de estos foondos
requisito
El proceso no cuenta con recursos para
Pagina web: http://www.marinilla-
adelantar actividades de contratación Lider del Proceso
Solitar asignación de recursos para la antioquia.gov.co/control/inventario-
pque permitan a la administración obtener Secretaria de 4 de mayo de 2018
ralización de estas actividades natural-del-patrimonio-documental-del-
los instrumentos archivos requeridos por Gobierno
municipio
Ley.
lider del Proceso y
Falta Asignación presupúestal para dar Solicitar a la Alta dirección asignación
Secretario de 12 de diciembre de 2016
cumplimietno a requerimiento de ley de recursos en las diferentes areas
Gobierno
Solicitar de manera formal al Señor

Alcalde la asignación de un lugar
especifico para el archivo central
donde se garantice que se cumplen las
No se tiene destinado un lugar especifico
condiciones requeridas por la ley para
con las condiciones adecuadas (de Lider Proceso Lugar en la sede 2 destinado para la
el almacenamiento y la proteccion del Noviembre de 2020
requerimiento por ley) para el archivo GDO ubicación del Fondo acumulado.
archivo
central
Una vez asignado este espacio,
elaborar el cronograma de
transferencia de las unidades de
archivo e iniciar su implementación
1. Realizar una compra de equipos

La infraestructura existente no es para interconectar las sedes del
suficiente para conectar los equipos que Municipio. Se sacó proceso de contratación, pero
Líder de GDI 20 de febrero de 2017
están en las sedes administrativas que no se declaró desierto
se encuentran en el parque principal 2. Realizar la configuración y pruebas
de los equipos adquiridos
Enviar instructivo de almacenamiento
No se cuenta dentro de las Tablas de
en el servidor de archivo con las
Retención Documental con la manera
políticas de seguridad de la
como se deben almacenar los
información.
documentos electronicos, esto causa que Líder de GDI 25 de enero de 2017 Circular No 047 enviada en junio
los servidores almacenen los documentos
Realizar auditoría a los funcionarios
de acuerdo a su opinion y no dentro del
para verificar el cumplimiento de las
Servidor.
políticas
Contratar a una persona encargada de

Reposa en la carpeta de formato de
No se contaba con personal dentro de la asumir la gestión de los tramites, a
control gestión de trámites. carpeta
planta de cargos encargado del proceso quien se le orientará para que inicié Lider del Proceso 2 de junio de 2017
identificada con la serie documental
GTR. con la aplicación del formato de control
No. 220.14.12.138
de trámites.
Asignación por parte del Comité
SIGEM de un Líder permanente del
proceso.
-Se encuentra en proceso de
Ausencia de lider del proceso encargado aprobacion el acto administrativo por el
de realizar la solicitud al Alcalde cual se delegara la responsabilidad y lider 17 de mayo de 2017 actas desde la 3 a la 9
Municipal. obligacion a los funcionarios
encargados de los tramites de las
diferentes secretarias, para que
asuman diligentemente su
responsabilidad.
Asignación por parte del Comité

SIGEM de un Líder permanente del
proceso. - Se solicito
al comite SIGEM el alcance: el cual se
Ausencia de lider del proceso encargado definio: ( desde el apoyo a la
lider 18 de enero de 2017 Acta número 9 de 6 de otubre de 2016
de realizar la solicitud al Comité SIGEM. oidentificacion y documentacion de los
tramites que se realizan en la entidad
hasta la publicacion de los mismos y
acorde a la normatividad aplicable )
Levantar registros de las Alejandra
No se tenía los registros del año 2018 Marzo de 2019 https://drive.google.com/file/d/1p1jKCL9mHK7BSo_aUCp
socializaciones González
Hacer un informe por Secretaría con
No se tenía claridad sobre debía los resultados de las encuestas de Apoyo a la Encuestas de satisfacción,
gestionar los informes y análisis satisfacción, compartirlo a los coordinación del Abril de 2019 informe de resultados y evidencia de
resultantes de las encuestas. Secretarios y solicitarles un análisis de SIGEM entrega a los Secretarios de Despacho
dicho informe.
Los procesos de DSI y GDI son

Revisar nuevamente las
responsabilidad de la Secretaria de Apoyo a la
caracterizaciones de los procesos para Caracterizaciones ajustadas de DSI y
Sistemas y Procesos, por lo que se
dar claridad acerca de lo que compete
coordinación del Mayo de 2019 GDI
presentó una confusión en la asignación SIGEM
a cada uno de ellos
de las actividades de dichos procesos.
RESULTADO DEL QUIÉN CERRÓ LA
FECHA DE SEGUIMIENTO ABIERTA / CERRADA
SEGUIMIENTO ACCIÓN
se cuenta con un
inventario natural y se
encuentra publicado en
02 de mayo de 2019 ABIERTA
la pagina web del
municipio para facilitar la
consulta
se cuenta con el
programa de gestion
documenetal, se debe
ajustar
Se está trabajando en la
TRD, la cual va a
permitir dar un manejo
adecuado al Archivo.
Ya se realizó la
02 de mayo de 2019 publicación en el sitio ABIERTA http://www.marinilla-antioquia.gov.co/control/inventario-natural-del-patrimonio-documental-del-municipio
web
Se analizo, pero no se
4 de septiembre de 2018 han hecho las acciones ABIERTA
propuestas.
Se realizo una
transferencia parcial,
sigue pendiente la ¿Transferencia
transferencia de la parcial?
mayor parte de la
informacion
se interconectaron la
sedes y se
4 de septiembre de 2018 ABIERTA
implementaron las
politicas de seguridad
se interconectaron la
sedes y se
implementaron las
politicas de seguridad,
4 de septiembre de 2018 ABIERTA
estamos en el proceso
de que los funcionarios
trabajaen en el servidor
de archivos
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
Asigancion de Lider
permanente del proceso.
-Se
42872 evidencia solicitud al ABIERTA
Alcalde para solicitaar
delegación de
responsabiillidades
No se evidencia solicitud
42753 ABIERTA
al Comité SIGEM
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
Se elaboró realizó las
encuestas del primer
trimestre de 2019, se
hizo un informe con los
ABIERTA
resultados y se está
recolectando los análisis
enviados por los
Secretarios
Se ajustó las
caracterizaciones de DSI
y GDI, de manera que
se trasladó dicha
responsabilidad al ABIERTA
proceso GDI, que es
donde se gestiona todo
lo relacionado con
PQRS
ABIERTA
TIPO DE ACCIÓN:
NUMERO DE LA FUENTE QUE PERMITIÓ LA RESPONSABLE DEL FECHA DE IDENTIFICACIÓN DE LA
CORRECTIVA
ACCION IDENTIFICACIÓN CIERRE ACCION
PREVENTIVA O DE MEJORA
calidad
calidad
calidad
calidad
calidad
calidad
calidad
calidad
calidad
calidad
calidad
calidad
20 CORRECTIVA Autocontrol DSI 30 de noviembre de 2016
21 CORRECTIVA Revision por la direccion DSI 9 de noviembre de 2016
22 CORRECTIVA Revision por la direccion DSI 9 de noviembre de 2016
16 de diciembre de
23 MEJORA AUDITORIA EXTERNA DSI
2016
23 CORRECTIVA AUDITORIA INTERNA DSI 26 de septiembre de 2017



38 CORRECTIVA PQRS DSI 1 de diciembre de 2017
39 PREVENTIVA Medición de indicador DSI 10 de octubre de 2014

calidad

46 MEJORA DSI 23 de noviemmbre de 2017
2017

2017
49 MEJORA AUDITORIA EXTERNA DSI 13 de diciembre de 2017

50 MEJORA AUDITORIA EXTERNA DSI 13 de diciembre de 2017
calidad
calidad
calidad
calidad
55 MEJORA Revisión por la dirección DSI 8 de octubre de 2018
56 MEJORA Revisión por la dirección DSI 8 de octubre de 2018
Auditoria externa de
57 MEJORA DSI 29 y 30 de octubre de 2018
calidad
Auditoria externa de
MEJORA
calidad
DSI 30 y 30 de diciembre de 2018
Con respecto al objetivo del proceso, el PBOT que se

encuentra vigente a la fecha mediante acuerdo 062 de 2010 no Definir en la Revisión y ajustes al PBOT, la
Sesiones del primer semestre
contempla una visión documentada para el Municipio, así visión de largo plazo y el modelo de LIDER DE PDM
de 2018
mismo, en dicho documento no se encuentran especificaciones ocupación.
para el desarrollo institucional
Se realizará seguimiento al Plan

No se evidencia que se hayan establecido metodologías para la
Anticorrupción conforme a la norma nacional
elaboración y seguimiento del plan anticorrupción y de LIDER DE PDM 31 de agosto de 2017
y se tendrá encuenta dicha norma para la
atención al ciudadano
formulación y ajuste de este
De las reuniones realizadas con la Universidad Católica de

Oriente para la elaboración de la propuesta actual de PBOT se Contar con las respectivas evidencias de las
evidencian únicamente las listas de asistencia. No se tienen reuniones realizadas en en el proceso de LIDER DE PDM agosto de 2017
registros de acta que permitan hacer trazabilidad a las revisión del PBOT
decisiones tomadas y compromisos de ajustes al documento.
No se evidencia que el sistema de gestión de la calidad incluya
Evidenciar en el Mejoramiso todos los
todos los documentos y registros necesarios para garantizar la LIDER DE PDM 7 de diciembre de 2016
documumentos que hacen parte del proceso
adecuada planificación, ejecución y control de los procesos.
No se cuenta con la medición de indicadores establecidos en el

proceso, no con la consolidación de los de todos los procesos, Evidenciar la medición de los indicadores LIDER DE PDM 13 de diciembre de 2016
indicadores mal elaborados.
No se evidencia registro de las ACPM, donde se puedan

Evidenciar el registro de las ACPM con los
evidenciar la realización de acciones, preventivas, correctivas y
respectivos compromiso de mejoramiento y LIDER DE PDM 7 de diciembre de 2016
de mejoras, para cerrar las no conformidades encontradas en
análisis de éstas
las auditorías anteriores.
No se evidencia la realización de ninguna reunión del equipo de

Evidenciar la realización de las reuniones del
mejoramiento continuo, como se ha estipulado periódicamente, LIDER DE PDM Inmediata
EMC con las respectivas actas
que permita tomar acciones de mejora en el proceso.
No se contó con la presencia de los miembros del grupo de

mejoramiento continuo, que pudieran brindar la información NA LIDER DE PDM 7 de diciembre de 2016
requerida por el equipo auditor, líder de proyectos.
No se observa claridad con respecto a las políticas
documentadas del proceso que tengan directrices y NA LIDER DE PDM 7 de diciembre de 2016
orientaciones claras para dar cumplimiento al objetivo.
No se evidencia en los registros de asistencia la participación

de cada una de las secretarías en la construcción del Plan de NA LIDER DE PDM 7 de diciembre de 2016
Desarrollo.
No se evidencia en los registros de asistencia la participación

de cada una de las secretarías y la comunidad en la NA LIDER DE PDM 7 de diciembre de 2016
construcción del PBOT.
El plan anticorrupción del proceso no registra seguimiento. NA LIDER DE PDM 7 de diciembre de 2016
Envío de solicitud a los diferentes encargados de la ejecución
NA 17 de noviembre de 2017
del Plan de Acción, la realización de la Evaluación en el DRIVE
Se deben realizar activ¡dades de control y moniloreo a los

procesos
para ¡dent¡ficar el avance y cumpl¡miento de los indicadores,
objetivos
y metas de los procesos de acuerdo con el desempeño
esperado y
tomar las medidas necesarias garantizar el seguimiento y
análisis de
estos buscando cumpl¡r los objetivos proyectados.
Realizar mayor acompañamiento y seguimiento al mapa de

riesgos por
proceso de la mano de DSI/ buscando unificar los riegos de
corrupciòn,
los institucionales y los r¡esgos del proceso.
OM: En algunos procesos se detectó que los indicadores no

están aportando a la medición de los procesos, o en algunos
casos no se están llevando los indicadores; por ende la
Se establecio desde el comite sigem que los
corrección que se generó a este hallazgo que observaron en
indicadores de los procesos seran los del plan Todos los procesos 17 de noviembre de 2017
sus
de desarrollo.
auditorías internas es delegar a un grupo para la revisión y
mejora de los indicadores.
En el proceso PDM no se evidencia la conformaciòn de un
EMC aportando al proceso. Existe un grupo de personas que
Evidenciar la realización de las reuniones del
se reúnen según requerimiento por temáticas. No se evidencia LIDER DE PDM 23 de noviembre de 2017
EMC con las respectivas actas
registro de actas del proceso.
No se evidencia el acto administrativo de reglamentación del

Consejo Teritorial de Planeación 23 de noviembre de 2017
Dentro del proceso PDM no se evidencia la socialización de la

metodología para la formulación y registro de proyetos en el
Bano de proyectos. No existe fichas para cada uno de los
proyectos y no se tiene claro el responsable; en las listas del
chequeo del proceso ABS para el VoBo de proyectos, está
firmando el Secretario de Desarrollo Económico y Productivo,
sin que el Banco de Proyectos este adscrito a esta Secretaría.
Se realiza el seguimiento con los diferentes

No se tiene claro el seguimiento y la medición de indicadores
lideres de procesos en el cual se revisan los
del proceso. Tampoco se tiene claro la medición de indicadores
indicadores de cada proceso en el cual se
con respecto al plan de desarrollo.
establecio que los indicadores son los que se
No
tienen en el plan de desarrollo, en el caso de LIDER DE PDM 23 de noviembre de 2017
se tienen articulados todos los productos del plan de desarrollo
los procesos que no se tienen indicadores en
a los procesos del SIGEM, como es el caso de la polìtica
el plan de desarollo, se implementan
pùblica de vivienda municipal.
indicadores adicionales. Los cuales se
encuentran en el drive.
No se evidencia ninguna acción correctiva frente a la
extemporaneidad en la respuesta a las PQRS, incluso después
de que se han recibido por este motivo acciones de tutela
Dentro del proceso PDM no se evidencia un adecuado

seguimiento al mapa de riesgos y no tienen calificados los
controles de algunos riesgos identificados
Dentro del proceso PDM no se evidencia seguimiento a las

ACPM y se encuentran debilidades al momento de analizar las
causas de las no conformidades.
El Proceso no tiene actualizado el normograma en Mejoramiso;

el Acuerdo 015 Manual de Espacio Pùblico, Decreto 115 de
2017, Ley 1801 de 2016, no están articulados con el SIGEM
El seguimiento realizado se realiza con cada
lider de proceso quien es el encargado de
ingresar la información en el drive, es
Dentro del proceso se evidencia que a la fech solo se ha hecho responsabilidad del lider de proceso que la
un seguimiento al plan de acción, la metodología utilizada no información ingresada en el drive sea la
garantiza que los datos reportados sean reales, ya que la correcta tanto la informacion de ejecucion LIDER DE PDM,
información que reposa en el Drive está al alcance de las fisica, como financiera, para lo cual se le ha LIDERES DE
dependencias sin que se evidencie el responsable de la concedido el permiso pertinente en esta PROCESS, 23 de noviembre de 2017
consolidación y validación de los datos, tanto de la ejecución de plataforma. Igualmente se esta realizando COORDINADOR
las actividades de los programas y productos como el copia de seguridad periodicamente, para que SIGEM
seguimeitno presupuestal y financiero. la informacion ingresada no se pierda si se
llega a presentar algun inconveniente en la
plataforma, (igualmente los lideres de
procesos deben de realizar la copia de
seguridad de su proceso)
El proceso PDM en su caracterización registra como una de las

Salidas el formato de Informe por Dependencias en Consejo de
Gobierno, no se evidencia su utilización.
El proceso cuenta con una ficha de caracterización municipal, a

la fecha no está actualizada, ya que no está diligenciada en su Realizar la actualización de la ficha de LIDER DEL
totalidad con la información requeridad en el formato. caracterización municipal. PROCESO PDM
Desde el proceso PDM no se tiene claro cual es el

procedimiento para el diseño y desarrollo de planes,
programas, polìticas y proyectos por lo tanto no tienen 23 de noviembre de 2017
cronograma. No se tiene evidencia documental.
Para demostrar que desde el Proceso PDM se realizan las
asesorias, capacitaciones o acompañamientos, a los
Secretarios de Despacho en la elaboración y seguimiento de
los planes de acción y manejo de presupuesto, se cuenta con
unos formatos de asistencias, a único seguimiento realizado a Socializar con el Consejo de Gobierno la LIDER DEL
las Secretarias durante el año 2017, sin que reposen actas o se implementación del Alfhagin PROCESO PDM
identifiquen claramente el desarrollo del seguimiento de la
reunión. Las asistencias no dan cuenta de que el seguimiento
se haya realizado con el 100% de los Secretarios de Despacho
Desde el proceso PDM no se ha realizado un análisis en detalle

Realizar un análisis en detalle al Plan de
que garantice que el 100% de los productos del Plan de
Acción, para verificar que el 100% de los LIDER DEL
Desarrollo estén incluido en el plan de acción, por lo tanto no se 11 de diciembre de 2017
productos del Plan de Desarrollo estén PROCESO PDM
tiene como evidenciar su cumplimiento.
incluidos.
Revisar las PQRS a las que no se les ha dado

No se evidencia respuesta oportuna a las PQRS respuesta oportuna y hacer un anàlisis del EMC DEL PROCESO 11 de diciembre de 2017
porquè no se le ha dado respuesta oportuna
- Verificar con el DAFP, los trámites que

No han sido documentados la totalidad de los trámites para la
deben subir de acuerdo a la categoría Responsable del
categoría del municipio, que según el DAFP son 84. A la fecha 21 de junio de 2017
municipal y la forma de publicarlos. trámite
de medición del indicador se tienen documentados 43.
En el listado de riesgos que se encuentra en el mejoramiso,
Incluir en el listado de riesgos que se
no están incluidos los riesgos de corrupción y se encuentra LIDER DEL
encuetra en el mejoramiso, los de corrupcion
sin el nuevo encabezado y pie de página incumpliendo con ello PROCESO
y actualizar el encabezado y pie de pagina.
el numeral 4.2.3 de la NTCGP 1000:2009
Es necesario mejorar el tema de riesgos para articular los

riesgos de gestión con los de corrupción, los de contratación y
los de gestión de riesgo de desastres. Fortalecer las
competencias del personal en cada uno de losprocesos para la
identificación de los riesgos y la formulación de acciones para
su mitigación.
Evaluar la utilidad de cada uno de los reportes que se generan

en términos de la toma dedecisiones para la mejora de los
procesos y engeneral del sistema de gestión (indicadores,
encuestas, PQRS, seguimiento de riesgos, etc)
Evidenciar una herramienta para el

La planificación estratégica. Buscar referentes de otras
seguimiento de la ejecución del Plan Básico
dimensiones y latitudes, considerar otros
de Ordenamiento Territorial vigente.
planes estratégicos (PLANEO, Plan Pueblos, planes maestros 10/10/2018
Contemplar dentro del Marco estrategico del
sectoriales), evaluar la posibilidad de 27/11/2018
proceso de revisión y ajuste del PBOT, lo
estructurar una planeación estratégica prospectiva en diversas Líder del Proceso 31/05/2018
referentes sobre planes estrategicos de
escalas y dimensiones para enriquecer
impacto regional y de está manera articular el
el PBOT. Investigar mecanismos que permitan alinear los
desarrollo local con iniciativas regionales,
diversos planes, programas y proyectos del
departamentales, nacionales y/o
municipio con los Objetivos de Desarrollo Sostenibles (ODS).
internacionales
La estructura orgánica futura. Evaluar la posibilidad de
Contemplar dentro del Subsistema de Gestión
presentar, de manera armónica con el PBOT
del Plan Básico de Ordenamiento Territorial,
una estructura requerida para darle cumplimiento a dicho
una creación de cargos adicional que Líder del Proceso 31 de mayo de 2018
PBOT; lo anterior como instrumento de
complemente la estructura organizacional de
verificación de la pertinencia técnica y viabilidad operacional del
la Secretaria de Planeación.
PBOT.
No se evidencia la existencia del plan de acción del proceso,

donde estén relacionadas las actividades del proceso y esta Elaborar matriz de plan de acción del proceso
Lider del Proceso 30 de enero de 2019
actividad no está definida en la caracterización Incumpliendo según la ficha de caracterización
con ello el numeral 8.1 de la ISO 9001:2015.
No se evidencia por parte del proceso acciones de seguimiento

al cumplimiento de las directrices emitidas, ni se evidencia Evidenciar una herramienta para el
hasta momento el seguimiento que hace el seguimiento al seguimiento de la ejecución del Plan Básico Líder del Proceso 10 de octubre de 2018
PBOT Plan Básico de Ordenamiento territorial vigente. Con lo de Ordenamiento Territorial.
anterior se incumple con el numeral 8.5.2 de la ISO 9001:2015.
No se presenta evidencia de la definición de cuáles son los

indicadores del proceso, ni de la medición y análisis de los
mismos. Incumpliendo con ello el numeral 9.1 de la ISO
9001:2015
No se evidencia que se haya desarrollo acciones de las no

conformidades del proceso, ya que la líder explica que falta
actualizar este listado de ACPM del proceso, porque
fundamentalmente están los del anterior proceso antes que se
creara este especifico. Incumpliendo con ello el numeral 9.1 de
la ISO 9001:2015
Se debe revisar la coherencia entre la información que se
reporta en plan indicativo y lo que se encuentra en Alphasig,
garantizando que se tienen las evidencias de los productos
ejecutados.
Revisar como se está reportando la ejecución presupuestal de

las Entidades Descentralizadas en Alphasig.
La conceptualización de la interrelación del desarrollo territorial

con los ejes vial nacionales y departamentales. Considerar la
posibilidad de estudiar e investigar posibles desarrollos viales
del orden nacional (ANI – Devimed) en particular de la
denominada autopista Medellín – Bogotá, así como del
desarrollo planificado de los municipios cuyo acceso es por el
municipio de Marinilla (El Peñol y
Guatapé), a fin de establecer normas que permitan la
coexistencia del desarrollo del municipio en armonía con el
desarrollo planificado de dichos otros municipios y con la
proyección vial nacional, departamental y municipal
relacionado.
El análisis de datos. Fortalecer los mecanismos y revisar los

criterios bajo los cuales se efectúa el análisis de datos; a partir
N/A N/A N/A
de esto, se podrá incrementar el nivel de profundidad en la
toma de decisiones.
DESCRIPCION DE LA EVIDENCIA DE LA ANÁLISIS DE CAUSA RAIZ ACCIÓN CORRECTIVA O PREVENTIVA (PARA RESPONSABLE DE
REALIZACION DE LA CORRECCION Y (SOLO APLICA PARA NO CONFORMIDADES REALES ELIMINAR LA CAUSA IDENTIFICADA) EJECUTAR LAS FECHA DE IMPLEMENTACIÓN
DONDE SE ENCUENTRA O POTENCIALES) ACCIONES DE MEJORA ACCIONES
El proceso de revisión, ajuste y

modificación excepcional del
PBOT que se está realizando en
Formulación de la visión territorial en el
este momento, se pretende En la última revisión que se hizo del PBOT,
proceso de revisión, ajuste y
proponer una visión municipal de no contempló la formulación de una visión LIDER DE PDM Sesiones de noviembre 2018
modificación excepcional del PBOT
largo plazo y especificaciones territorial.
con los aportes de la comunidad
para definir una estructura
adecuada para el desarrollo
institucional
Plan Anticorrupción ajustado, Articular el proceso PDM con el

Falta de apropiación y claridad metodológica
con su respectivo seguimiento en proceso EYM, a través de la LIDER DE PDM 11 de diciembre de 2017
para garantizar el efectivo seguimiento
la página web participación activa en el EMC de EYM
En el año 2016 se recibe la Secretaria de

Planeaciòn con un proceso adelantando de
revisiòn del PBOT, por la modalidad
Evidenciar en las actas de contractual de convenio de cooperaciòn con
reuniones los registros, la Universidad Catolica, dicho contratando Realizar las actas de reuniones los
trazabilidad de las decisiones y fue liquidado en el año 2015. Se tomò dicho registros, trazabilidad de las decisiones
LIDER DE PDM 30 de noviembre de 2018
compromisos de ajustes documento como base para continuar con la y compromisos de ajustes tomadas en
tomadas en las reuniones revisiòn y ajuste del PBOT. A la fecha se las reuniones programadas
programadas. tiene varios contratos en la modalidad
contractual de prestaciòn de servicios, cuyo
objeto contractual està enfocado a la
revisión y ajuste del PBOT.
Envío vía correo electrónico al
Coordinador del Sigem de
documentos adicionales tales Falta de mayor apropiación del Sistema de Mayor acompañamiento por parte del
COORDINADOR
como Plan de Desarrollo, Plan Calidad para alimentarlo permanentemente Coordinador del Sistema para Inmediata
SIGEM
Anticorrupción y Plan de Acción de la información necesaria incentivar la apropiación del mismo
para que haga parte del
Mejoramiso
1. Mayor compromiso y apropiación de

Envío de los indicadores a la
1. Falta mayor compromiso y apropiación la importancia de la evaluación
persona encargada de
para la evaluación de los indicadores. 2. periódica de los indicadores. 2. LIDER DE PDM 13 de diciembre de 2016
compilarlos para publicarlos
Indicadores que se deben replantear Revisión de los indicadores para
dentro del sistema
replantear lo que así lo requieran
A raíz de las múltiples ocupaciones y la falta

Diligenciamiento de la matriz de Revisión permanente de la matriz para
de experiencia en el diligenciamiento de esta LIDER DE PDM 7 de diciembre de 2016
ACPM en el Drive que el trabajo no se acumule
matriz
Diligenciamiento adecuado de Identificación en cada una de las actas

Faltó identificar adecuadamente en las actas LIDER DE PDM Y
las actas de la reuniones del y listados de asistencia el nombre de la
de las reuniones que eran del EMC EMC
EMC del proceso reunión para evitar confusiones
Para posteriores auditorías se

Falta mayor apropiación por parte de todo el
NA garantizará la presencia del EMC, LIDER DE PDM Inmediata
EMC en el proceso
previa invitación
Con el acompañamiento del
Coordinador del Sistema se ha
No es muy clara la observación, para adicionado información en el
NA LIDER DE PDM 7 de diciembre de 2016
realizar un adecuado análisis Mejoramiso que permite tener mayor
claridad respecto a los contenidos del
proceso
No se recopilaron todas las evidencias de la

participación de las Secretarías en actas y
listados de asistencia, solamente en un acta Garantizar la recolección de evidencias
NA de Consejo de Gobierno, pero la que muestren la participación de cada LIDER DE PDM 7 de diciembre de 2016
construcción de este documento se realizó una de las Secretarías
con la participación de todas las Secretarías
a través del Drive
No se tiene toda la participación de la

comunidad aún, pero si se tiene un Garantizar una adecuada recolección
NA documento que soporta la participación de la de evidencias en el proceso que LIDER DE PDM 7 de diciembre de 2016
adminsitración municipal y algunos continuará de la revisión del PBOT
reppresentantes de la comunidad
El Plan Anticorrupción de PDM se realizó

con relación a los mapas de Riesgos y se ha
Realizar mayor supervisión al proceso
NA hecho seguimiento, la principal falencia ha LIDER DE PDM 7 de diciembre de 2016
de seguimiento del Plan Anticorrupción
sido en el seguimiento de la estrategia
antitrámites
1. Enviar comunicaciones a todos los
secretarios de despacho frente al
Falta mayor apropiación del proceso de compromiso de seguimiento del Plan
NA seguimiento del Plan de Acción en los de Acción y aclarar la periodicidad que LIDER DE PDM 20 de diciembre de 2016
tiempos establecidos en el proceso. está establecida. 2. Consolidación de
la matriz del plan de acción para el
seguimiento en el Drive
Se definio como los indicadores de los

No se tenia claridad de cuales debian ser los PDM y Lider de
Plan de Acción y alphasig. procesos los programas y productos 4 de marzo de 2017
indicadores. proceso.
del plan de desarrollo.
Tomar al inicio de cada reunion la
asistencia con la tematica de esta, con
Actas de Reunión del EMC LIDER DE PDM
la cual posteriormente se realizara el
acta de dicha reunion
Listados de asistencia
Evidencia fotografica
Listado de asistencia
Coordinar con cada uno de los

miembros del Equipo de Trabajo y
Falta de coordinaciòn a la hora de designar
dependiendo del rol que cada uno EMC DEL
los responsables para dar tràmite a las 11 de diciembre de 2017
desempeña, la responsabilidad de dar PROCESO
PQRS.
tràmite a las PQRS, de manera
oportuna.
- Verificar con el DAFP, los trámites

Correo electrónico 21 de Junio
que deben subir de acuerdo a la
de 2017, donde se solicita No se tenía claridad frente a la información Lider y responsable
categoría municipal. 14 de noviembre de 2017
información frente al manejo de que requería el DAFP para la categoria. del trámite
- Publicar en el SUIT, los trámites
los trámites.
correspondiente.
Ausencia de un lider apropiado del proceso
Nombramiento del lider del proceso. 2
a partir del segundo trimestre por cambios
Se actualizo el formato y fueron
Acta nombramiento lider administrativos, llegada de personal nuevo, y Lider y EMC 24 de mayo de 2017
incluidos los riesgos de corrupcion y la
que desde el SIGEM no se definiera
matriz del reisgo.
oportunamente un nuevo líder.
- Elaborar una matriz para el

No se tenien una herramienta para el
seguimiento de la ejecucción del Plan
seguimiento de la ejecución del Plan Básico
Básico de Ordenamiento Territorial
de Ordenamiento Territorial, situación que
- Implementar la matriz para el
llevó al hallazgo de está no conformidad. 10/10/2018
seguimiento de la ejecución del Plan
Plataforma del Mejoramiso Se encuentra en revisión y ajuste el PBOT 27/11/2018
Básico de Ordenamiento Territorial Líder del Proceso
Plan Básico de Ordenamiento del Municipio de Marinilla, situación que 31/05/2018
- Incluir dentro del Marco estrategico EMC del Proceso
Territorial, ajustado. genera la posibilidad de incluir dentro de
del PBOT que se encuentra en revisión
dicho estudio aspectos o iniciativas que
y ajuste, la matriz de articulaciòn de las
enmarcen la articulación territorial del
iniciativas locales, amarradas al
municipio con la región, el departamento y la
desarrollo de la región, el
nación.
departamento y la nación.
Actualmente la plata de personal adscrita a - Elaborar una propuesta en el
la Secretaria de Planeación y Desarrollo Subsistema de Gestión del PBOT, de
Territorial del municipio de Marinilla, no creación de una planta de cargos
cuenta con el personal suficiente para adicional para la Secretaria de
Plan Básico de Ordenamiento atender toda la carga en materia laboral que Planeación, que permita atender la Líder del Proceso
31 de mayo de 2018
Territorial, ajustado demanda la puesta en operación de todos demanda de servicios que actualmente EMC del Proceso
los componentes del Plan Básico de presta el municipio, con el fin de no
Ordenamiento Territorial, que permitan el generar demoras y evitar procesos que
mejoramiento y desarrollo que demanda el pongan en peligro el normal desarrollo
municipio de Marinilla y la región. de la localidad.
Se cuenta con un Plan de Acción del Plan de

Desarrollo que se ejecuta a través de todos
Se consolidará una matriz de los proesos del SIGEM, no obstante como el
Plan de Acción que establecerá proceso PDM es el que orienta
las actividades de seguimiento estratégicamente el municipio, su función
Elaborar matriz de plan de acción del
de cada uno de los temas que mas que de ejecución de los planes,
proceso según la ficha de Lider del Proceso 30 de enero de 2019
están establecidos en la políticas y proyectos, es la de velar por la
caracterización
Caracterización del proceso. revisión permanente y el seguimiento de
Dicha matriz se subirá a la cada uno de estos instrumentos de
Plataforma del Mejoramiso. planificación, se hace necesario establecer
un plan de acción específico para este
proceso
- Elaborar una matriz para el

No se tenien una herramienta para el seguimiento de la ejecucción del Plan
seguimiento de la ejecución del Plan Básico Básico de Ordenamiento Territorial Líder del Proceso 10/10/2018
Plataforma del Mejoramiso
de Ordenamiento Territorial, situación que - Implementar la matriz para el EMC del Proceso 27/11/2018
llevó al hallazgo de está no conformidad seguimiento de la ejecución del Plan
Básico de Ordenamiento Territorial
No se tienen herramientas para el análisis
N/A adecuado y oportuno de los datos para la
toma de decisiones
DESCRIPCION DE LA EVIDENCIA DE LA REALIZACION DE LA
FECHA DE SEGUIMIENTO RESULTADO DEL SEGUIMIENTO ABIERTA/CERRADA QUIÉN CERRÓ LA ACCIÓN
ACCION CORRECTIVA Y DONDE SE ENCUENTRA
A la fechas del siguimiento no se han

hecho los ajustes al objetivo del
proceso, ya que la fecha de
implementación esta para el 15 de
En este momento la secretaría de planeación diciembre.
15/12/2016
retomó el proceso de revisión y ajuste del PBOT y Como no se ha radicado y
18/07/2018 CERRADA NO
en el documento borrador del Marco estratégico, se aprobado ante el Concejo Municipal el Sandra Jaramillo Arias
EFICAZ
encuentra la propuesta de Visión Territorial de Largo Acuerdo de revisión y ajuste al PBOT
06-05-2019
Plazo que contemple la Visión, se mantiene
abierta
El PBOT se encuentra en proceso de
revisión en CORNARE. La acción se
cierra como no eficaz
Se evidencia en la Página web del

Se encuentra publicado el Plan Anticorrupción municipio el Plan Anticorrupción
ajustado y con el seguimiento que se debe hacer a publicado y actualizado a 2018, pero
18/7/2018 ABIERTA
la fecha, al igual que la Estrategia Antitrámites que no se evidencia la publicación del
hace parte del Plan Anticorrupción seguimiento de los dos primeros
trimestres de la vigencia 2018
En el archivo de gestión se encuentran las No se evidencia el soporte para el

diferentes actas, principalmente las del proceso de cierre de está acción
18/7/2018
participación ciudadana e institucional, pero para el CERRADA NO
Sandra Jaramillo Arias
proceso de aprobación hará parte integral el El PBOT se encuentra en proceso de EFICAZ
06-05-2019
expediente de todas las reuniones realizadas para la revisión en CORNARE. La acción se
toma de decisiones cierra como no eficaz
En las actas del Coordinador del sistema y los
listados de asistencia se puede evidenciar el ABIERTA
acompañamiento que se nos ha dado
Envío de las actas de soporte de ajuste de los

indicadores con la respectiva evaluación de los que
ABIERTA
así se requiera según la periodicidad de la
evaluación
Matriz de ACPM diligenciada para lograr el

ABIERTA
cumplimiento de los compromisos de mejoramiento
Carpetas en físico y actas digitales en el Mejoramiso ABIERTA
Actas del EMC ABIERTA

Documentos que hacen parte del proceso en el
ABIERTA
Mejoramiso
Evidencia en físico y en digital de las actas de

ABIERTA
consejo de gobierno
En carpeta digital se encuentra la evidencia del

El PBOT se encuentra en proceso de
proceso de participación ciudadana e institucional CERRADA NO
06-05-2019 revisión en CORNARE. La acción se Sandra Jaramillo Arias
en el proceso que se ha llevado de revisión y ajuste EFICAZ
cierra como no eficaz
del PBOT
El Plan Anticorrupción se encuentra en el

ABIERTA
Mejoramiso con el seguimiento
1. Se enviará la comunicación a los secretarios de
despacho vía correo electrónico y se imprimirá el
ABIERTA
pantallazo de esto. 2. Se puede verificar en el
DRIVE la existencia de archivo para diligenciarlo.
ABIERTA
ABIERTA
Se observa la aplicación y seguimiento

al plan de desarrollo.
Se realizaron reuniones con cada uno
de los procesos para garantizar el
Mejoramiso (Plan de Acción) 42924 conocimiento de cada uno de los ABIERTA
líderes y responsables de las metas.
Se cuenta ya con un seguimiento del
Plan de Desarrollo y el Plan de Acción
trimestral
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
Ya se inició con la verificación de los

trámites pendientes y está realizando
el chequeo de los trámites de tránsito.
Reposa en la pataforma del SUIT. A la fecha se Se priorizaron los trámites de tránsito
17/5/2017
tienen en el siguiente estado los trámites publicados con el fin de dar cumplimiento en el
en el SUIT: 93 inscritos, 4 en creación y 4 en IGA para el año 2016.
06-05-2019
revisión. Se tienen documentados los trámites
aplicables a la entidad. El tema de
trámites corresponde actualmente al
proceso de GDI
No se evidencia la corrección, ni se le
ha definido fecha y están bien
12/12/2016 definidas las acciones correctivas
Mapa de riesgos del proceso código 532 de
Mejoramiso
06-05-2019 Se evidencia mapa de riesgos del
proceso de acuerdo con la
metodologia de octubre de 2018
ABIERTA
ABIERTA
Matriz Indicador Seguimiento Objetivos

Matriz Indicador de Seguimiento PBOT ABIERTA
Plan Básico de Ordenamiento Territorial, ajustado
Plan Básico de Ordenamiento Territorial, ajustado ABIERTA
ABIERTA
Matriz Indicador Seguimiento Objetivos

Matriz Indicador de Seguimiento PBOT y programa
ABIERTA
de Ejecuciones
Ubicación en la Plataforma del Mejoramiso
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
TIPO DE ACCIÓN: RESPONSABL
CORRECTIVA E DEL
PREVENTIVA O DE MEJORA CIERRE
AUDITORIA INTERNA DE
1 CORRECTIVA DSI 2 de Oct de 2017
CALIDAD
2 PREVENTIVA DSI 2 de Oct de 2017
CALIDAD

3 MEJORA DSI 23 de Nov de 2017
2017
CALIDAD
CALIDAD
CALIDAD
CALIDAD
CALIDAD
CALIDAD
CALIDAD
CALIDAD
DESCRIPCION DE LA EVIDENCIA DE
NO CONFORMIDAD REAL CORRECCIÓN (NO APLICA RESPONSABLE DE
LA REALIZACION DE LA
NO CONFORMIDAD POTENCIAL Ó PARA ACCIONES EJECUTAR LA FECHA DE IMPLEMENTACIÓN
CORRECCION Y DONDE SE
ACCION DE MEJORA PREVENTIVAS Y DE MEJORA) CORRECCIÓN
ENCUENTRA
Realizar seguimiento al
Se vienen realizando asesorías, acompañamiento,
impacto de las asesoria, Lider del proceso y
capacitaciones y estímulos. Sin embargo no se evidencia November de 2017
acompañamientos, EMC
seguimiento al impacto de estas actividades.
capacitaciones y estimulos
El EMC está conformado en su mayoría por contratista

de la Secretaria de Familia y no existe participación de
NA NA NA NA
otras dependencias con las que este proceso guarda
transversalidad
Evaluar la utilidad de cada uno de los reportesque se

generan en términos de la toma dedecisiones para la
mejora de los procesos y engeneral del sistema de NA NA NA NA
gestión (indicadores, encuestas, PQRS, seguimiento de
riesgos, etc)
Se evidencia Actas No. 3, No. 9, No. 10 y No. 12,

encontrando mayor participación de los integrantes de la
Secretaria de Familia, se evidencia ausencia de las
Secretarias La Secretaria de Gobierno, La Secretaria de
Lograr la integracion y Lider del proceso,
Planeación, La Secretaria de Cultura y La Secretaria de
participacion de los EMC, coordinador del
Salud, situación que pone en riesgo e cumplimiento del Actas y asitencias con todos y
diferentes integrantes del sitema y Enero de 2019
objetivo del Proceso, toda vez, que dentro de la Plan de trabajo integrado
EMC en las reuniones del Representante de la
caracterización del proceso, se tiene contempladas
proceso direccion
actividades que dependen de otras dependencias, para
obtener las salidas previstas.
No se evidencia la inclusión en el Normograma del
Proceso de los requisitos regales que se relacionan a
continuación:
- Decreto 1499 del 2017
- CONPES 3785 de 2013 Incluir en el Normograma
Lider del proceso y Normograma actualizado en el
- CONPES 3654 de 2012 los requisitos legales que Nov 10 de 2018
EMC mEJORAMISO
- Ley 1757 de 2015 (Artículo 104, Literal K) apliquen
- Ley 489 de 1998.
- Decreto 4665 de 2007
- Ley 1712 de 2014 (Articulo 11)
La Líder del Proceso manifiesta que en la reunión del

COMPOS, se tomó la decisión de no presentar ante el
consejo municipal en Agosto sino en Noviembre, hasta
tanto, el gobierno nacional presente el Plan de Desarrollo NA NA NA NA
Nacional, para así complementar ajustar la polític pública
con los lineamientos dados por e gobierno nacional.
No se evidencia la elaboración del Acta de Reunión del

Compos, por tal razón no se puedeverificar la afirmación
realizada por la Líder del Proceso, en relación a la
NA NA NA NA
decisión tomada para no presentar ante el Concejo
Municipal, la política pública durante el mes de Agosto.
El doctor Iván Zuluaga, manifiesta que las Actas del

Compos deben ser publicadas en la plataforma MITS, y
que a la fecha no se ha publicado. Incumpliendo lo
NA NA NA NA
establecido en el Numeral 7.5.2 Literal a) de la Norma
ISO 9001:2015
Se procedió a revisar la meta del Plan de Acción -
Número de mujeres participando de las acciones
orientadas al empoderamiento de la mujer. Se evidencia
que el Indicador supera en un 300% la meta. Es
importante resaltar que se indagó frente los cortes para
realizar el seguimiento cada trimestre, para lo cual la
líder del proceso manifiesta: “Que la medición se hace Concordar y hacer que
los días 30 de cada trimestre”. Se evidencia en el Drive, haya coherencia en la
que a la fecha de la auditoría 12 días antes del corte, ya informacion y los datos Lider de proceso,EMC,
se había realizado el seguimiento. Por lo cual se entre el los soportes de las coordinador del sigem, Plan indicativo del proceso
procedió a solicitar las evidencias, de la información Nov 10 de 2018
ejcuciones, el Plan de responsable del concordado
consignada en el Drive. Presentan el contrato No. 310.10 trabajo del Proceso y el seguimiento
Luz Damary Giraldo, se evidencia listado de asistencia a Plan indicativo en el
la Celebración de la Mujer. De allí extraen la información, DRIVE
para medir el indicador. De igual manera, se evidencia
en el Plan de Trabajo, que no existe coherencia entre los
datos relacionados en la medición del indicador y en los
datos que se tiene en el Plan de Trabajo. Ver completo
en el informe.
Se procedió a revisar la meta del Plan de Acción: -

Creación de la mesa LGTBI, Se evidencia dentro del
Plan de Acción para la vigencia 2018, que se tiene
programado $ 1.000.000, para la cantidad total ejecutada
actividad y /o meta equivale a un cero (0), se indaga NA NA NA NA
frente al valor consignado: La líder del proceso
manifiesta: “Que el valor corresponde al sostenimiento
de la mesa LGTBI, que está creada desde el año 2017.
Ver completo en el informe.
No se evidencia la Implementación de las Tablas de
Retención en las carpetas que se relacionan a
Aplicar las tablas de Documentos guradados en
continuación: - Asistencia de eventos con los Adultos Lider del proceso y
retencion documental en 20 de septiembre de 2018 carpetas debidamente
Mayores - Asistencia de participación en las reuniones EMC
las actividades del proceso marcadas segun las TRD
del Cabildo Mayor - Actas del Compos.
ANÁLISIS DE CAUSA RAIZ ACCIÓN CORRECTIVA O PREVENTIVA (PARA RESPONSABLE DE
(SOLO APLICA PARA NO CONFORMIDADES ELIMINAR LA CAUSA IDENTIFICADA) EJECUTAR LAS FECHA DE IMPLEMENTACIÓN
REALES O POTENCIALES) ACCIONES DE MEJORA ACCIONES
Los impactos a pesar de qiue se

presentan son deficiles de evdenciar, 1. Realizar sugerencias al sistema y
Lider de proceso y 1 y 2 Diciembre 30 de 2017.
todoas las acciones del proceso se avanzar en el EMC hacia la definicion de
EMC
realizan prestando el mejor servicios o indicadores de impacto.
los ciudanos
Las acciones realizadas hasta el 1. Solicitar al SIGEM la inclusion de los

momento no han sido efectivas para otros miembros del proceso de las otras
lograr la participacion de las otras secretarias. Lider del proceso y 1. Noviembre 13 de 2017.
secretarias, todavia no se ha 2.Realizar reuniones informativas y de EMC 2. Noviembre 30 de 2017
incorporado del todo la operacion por socializacion del proceso con los nuevos
procesos. miembros
1 Revisar con juicio los resportes del

sistema y verficar la utilidad de los lider del proceso Cada que se presenten los
NA
mismos en la mejora y la toma de EMC reportes
decisiones del proceso y del sistema
1.Socializacion y sensibilizacion sobre el

1. Los miembros del proceso no han proceso y Plan accion de participacion
dimensionado la importancia del del MIPG.
proceso y si lo hacen no priorizan su
participacion, el dia a dia los absorve 2. La representante de la direccion y el Lider del proceso, 1. Nov 20 de 2018
y muy especialmente no han coordinador del sigen, llamen a orden a EMC, coordinador del
entendido el funcionamiento del los que no asisten. sitema y 2. Nov 05 de 2018
sistema por procesos, aun se dan Representante de la
actuaciones sectorial o por secretaria. 3.Solicitar al responsable del Plan direccion 3. Nov 05 de 2018
Las acciones emprendidas hasta indicativo que articule verdaderamente
ahora para lograr involucrarlos no ha los Planes de accion no por secretaria
sido efectivas. sino por proceso, para que se de la
transversalidad.
1. Solicitar a los miembros del EMC de
otras Secretarias deferentes a familia
En el proceso de articulacion de las
que alleguen los requisitos legales de su
diferentes secretarias, no se ha
accion.
podido recoger toda la normatividad,
2. No incluir las que la auditora no Lider del proceso y 1. Octubre 16 de 2018
la auditora en algunas de ellas, no las
verifico que estaban y las que EMC 2. y 3 noviembre 20de 2018
verificó bien y en otras
erroneamente considera que debe estar.
erroneamentecrre que deben ser
incluidas
3. solicitar por flujo del Mejoramiso la
actualizacion del normograma
Como esta redactada no se precisa

cual es el incumplimiento, la
afirmacion de la lider se ajusta a lo
ocurrido con la politica publica d
NA NA NA
eparticipacion y adicionalmente se le
expuso a la auditora que se estaba a
la espera era de la politica
Departamental
Es continuacion de la anterior y una

vez no se evidencia el
incumplimiento. Se le explico a la
auditora la asistencia de la reunion y
NA NA NA
las notas del acta, asi como la
explicacion de un periodo para la
entrega del acta hasta el 30 de
septiembre de 2018
Continuacion de la anterior, el
incumplimiento aludido se da por el no
entendimiento de la explicacion del
auditado. Claramente se dijo que aun
no estaba subida, explicando que se
tenia plazo hasta el 30 de septiembre NA NA NA
del año en curso y se mostro las otras
dos anteriores en MIT. Luego como
se estaba a 19 de septiembre de
2018, no se constituye incumplimeinto
a esa fecha
1. Hacer el manejo del Plan de Trabajo
El manejo dado al Plan de trabajo del 1Y2
del proceso por el drive, desde el
proceso y su modo de alimentarlo y COORDINADORE
sistema de gestion.
actualizarlo, generaban retrazos e DEL SISTEMA y lider
2. Capcitar en DRIVE a los miembros del 1., 2 Y 3. Nov 05 de 2018
imprecisiones, ya que era manual y del proceso
EMC de PDS.
por partes segun responsables. Lo
3. nOMBRAR UN RESPONSABLE DEL
que se torno incontrolable. 3. Lider del proceso
SEGUIMIENTO .
En las dos situacones descritas se

trato de falta de entendimiento y
diversidad apreciaciones entre la
auditora y los auditados. La situacion
del valor se le explicó que se debia a
una inconsistencia en el Plan
indicativo ajena al proceso en cuanto
al indicador del producto. Frente a no
creacion de la mesa de LGBTI, a la NA NA NA
auditora se le mostró la asisitencia de
la reunion de creacoion y posteriores
assitencias de reuniones, no abstante
insistio en que se le mostrara el acto
administrativo, el cual por ningun lado
es condicion. Pese a las explicaciones
evidenciadas se insiste en el
incumplimiento.
Para las actas de este año no se habia
definido carpetas nueva y seseguin
colcando sin legajar en la carpeta del
1.Generar una carpeta nueva para las
año pasado. En los otros casos
actas del COMPOS y mantenerlas al dia Secretario tecnico del
aludidos como evidencia, la afirmacion 20 de Septiembre de 2018
Compos
no corresponde a lo evidenciado,
lascarpetas le fueron presentadas en
debida forma y al dia. No obstante la
auditora generalizo la apreciciacion
DESCRIPCION DE LA EVIDENCIA DE LA REALIZACION
DE LA ACCION CORRECTIVA Y DONDE SE FECHA DE SEGUIMIENTO RESULTADO DEL SEGUIMIENTO
CERRADA ACCIÓN
ENCUENTRA
Se trabaja en funcion de la directriz dada en

principio de utilizar los indicadores del plan de
desarrollo, es claro que estos indicadores son
no se cuenta con indicadores
de eficiencia y de efectividad, y a pesar de
de impacto para el sistema de
que se le haga el seguimiento no van a reflejar 25/11/2017 (25/06/2018) ABIERTA
calidad de toda la
el impacto.
administración
se ha hecho muchos analisis y hasta el
momento no se resueve la adopcion de
indicadores de impacto
Despues de muchos intentos y solicitudes se se viene convocando y

esta logrando que asistan al EMC personas evidenciando mediante
de responsable s de las deferentes 25/11/2017 (25/06/2018) actas,no obstante es ABIERTA
secretarias responsables, tal como lo reflejan necesario continuar con l
las actas y lasasistencias inclusion de las secretarias.
se evidencia que se viene

Revisamos el informe de indicadores y se realizando se aplicó en el
descubrieron unas inconsistencias que se 25/11/2017 (25/06/2018) tema del plan de acción, pero ABIERTA
solicito su correccion y ajuste. Ya se recibió ews un tema que se debe
seguir mejorando.
1. Acta y registro de capacitacion en el EMC.
2. Comunicacion del coordinador del SIGEM

firmado por elrepresentante de la direccion,
señalando los miembros del EMC de AFP, ABIERTA
EXHORTANDOLO A PARTICIPAR DE LAS
REUNIONES.
3. Plan indicativo Definido realmente por
procesos en el drive.
1. Solicitud en reunion del EMC de PDS
ABIERTA
NA ABIERTA
NA ABIERTA
NA ABIERTA
Plan de trabajo del proceso PDS en el DRIVE ABIERTA
NA ABIERTA
Carpeta del COMPOS. Debidamente marcada
ABIERTA
con las actas legajadas
TIPO DE ACCIÓN:
FUENTE QUE
NUMERO DE LA CORRECTIVA RESPONSABLE DEL FECHA DE IDENTIFICACIÓN DE LA
PERMITIÓ LA
ACCION PREVENTIVA O DE CIERRE ACCION
IDENTIFICACIÓN
MEJORA
calidad
calidad
calidad
calidad
calidad
calidad
calidad
calidad
Revisión por la
dirección 2017
Revisión por la
dirección 2017
11 CORRECTIVA EYM
12 CORRECTIVA EYM
13 CORRECTIVA EYM Junio de 2018


Auditoria Interna de
Calidad
Calidad
Calidad
Calidad

NO CONFORMIDAD REAL RESPONSABLE
NO CONFORMIDAD POTENCIAL Ó DE EJECUTAR LA FECHA DE IMPLEMENTACIÓN
No se evidencia plan de emergencias de la entidad de acuerdo con lo Diseñar y elaborar el plan de

grupo Talento
establecido en la caracterización del proceso. Se incumple el numeral emergencias de la entidad de acuerdo 13 de julio de 2018
humano
6.4 de la Norma NTCGP 1000:2009. a la normatividad vigente.
Líder de
ORGANIGRAMA no aprobado por acto administrativo actualizar Organigrama y adoptarlo proceso ATH y 4 de diciembre de 2014
EMC
No se evidencia la existencia de mecanismos de seguimiento para las

Establecer los mecanismos de
diferentes etapas del proceso de modo que puedan identificarse
seguimiento para las diferentes etapas
necesidades de acciones de mejoramiento de acuerdo con las siguientes
del proceso, para identificar acciones líder del
evidencias 1 de febrero de 2016
de mejora continua y especialmente a Proceso
a) No se ha definido como usar la información de la evaluación de las
las capacitaciones y el plan de
capacitaciones para el mejoramiento del proceso.
bienestar
b) No se realiza seguimiento a la ejecución del plan de bienestar
Se cuenta con un registro electronico digital de los funcionarios para el
Establecer y aplicar una politica que
control de entradas y salidad, sin embargo no se cuenta con una politica
permita evaluar el cumplimiento de los Lider ATH y
o estatuto que permita evaluar el cumplimiento de horarios. Ademas el 15 de junio de 2017
horarios de entrada y salidad del EMC
formato que se tenia establecido para el control del ingreso aun sigue
personal
vigente
SE ELABORÓ EL PLAN DE
Las actividades realizadas de capacitación no concuerdan claramente LÍDER DEL
CAPACITACIÓN DE ACUERDO A
con el plan anual de capacitación. No muestran evidencias que PROGRAMA
LAS NECESIDADES DE LAS 2018
demuestren que dicho plan se ha ejecutado o se está ejecutando DE TALENTO
SECRETARÍAS DE LA
conforme a la planeación HUMANO
ADMINISTRACIÓN
TÉCNICO
No cuentan con proceso de seguridad y salud en el trabajo según
IMPLEMENTAR LA OPERATIVO
caracterización del proceso. El equipo manifiesta que tienen un sistema
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO ADRIAN December 2018
que han cumplido a la fecha, pero no han construido el programa como
SGSST ANDRÉS
tal.
MARÍN
EMC
TALENTO
ELABORAR INDICADORES DEL
No hay indicadores medidos y analizados HUMANO, 30-12-18
PROGRAMA DE TALENTO HUMANO
LÍDER DEL
PROGRAMA
En la revisión del cuadro de ACPM se evidencia en la acción #55 que no Existe acta de empalme con el
Blanca ELsy
se han hecho procedimientos de empalme según acción establecida por funcionario Juan Efrén Castaño November 15 de 2017
Arbelaez
el EMC. (solicitar la copia)
Evaluar la utilidad de cada uno de los reportesque se generan en

términos de la toma dedecisiones para la mejora de los procesos y
engeneral del sistema de gestión (indicadores, encuestas, PQRS,
seguimiento de riesgos, etc)
Conviene mejorar en general el proceso de ATH en lo relacionado con

las actividades de medición del clima organizacional y la ejecución de los
planes de capacitación y bienestar.
No se evidencio en el proceso, conforme lo establece la caracterización Establecer el plan estratégico de

Blanca Elsy
en su primera actividad del planear, como es la de Establecer un Plan Talento Humano, el cual está para octubre de 2018
Arbeláez
Estratégico de Talento Humano firma del señor Alcalde.
Se observó un normograma desactualizado
Talento
No se presentó evidencia de evaluaciones realizadas en las Implementar el formato de evaluación Humano
capacitaciones dictadas a los funcionarios municipales. de las capacitaciones realizadas Blanca Elsy
Arbeláez
En cuanto al Procedimiento de nómina, conforme quedo contenido en el
informe de la auditoria No. 1 a la secretaria de hacienda, el sistema
Saimyr no ha respondido al objeto contractual, pues desde su inicio, por
Talento
los lados del año 2006, ha quedado la obligación contractual de montar Pago de prestaciones sociales en
Humano, con
cabalmente el módulo de nómina lo que no se ha cumplido puesto que forma automática y en tiempo real,
el apoyo de la 31/12/2018
hasta hoy algunas actividades se tienen que realizar manualmente, muy informe consolidado de pagos por
empresa
a pesar de que cada año se está realizando pagos por soporte y persona
proveedora
actualización de los módulos lo que no ha ocurrido con el de nómina,
situación que podría interpretarse como pagos que afectan el
presupuesto local sin que se haya recibido el servicio.
• En lo relacionado con el procedimiento de evaluación de

desempeño, a la fecha se presentó a la auditoria una carpeta que
contiene los formatos diligenciados a los que se les hace las siguientes
observaciones:
 De acuerdo al comunicado recibido en la oficina de control interno
por parte de talento humano al 27 de febrero, solo había recibido 8
evaluaciones para igual cantidad de funcionarios, es decir que ya se
había inobservando el articulo 10 y 21 del acuerdo 565 de 2015
 No se ha presentado a la oficina de Talento humano los formatos
diligenciados de 7 funcionarios de carrera administrativa y todos ellos
laboran en la secretaria de tránsito y movilidad por lo que se está
inobservando el articulo 10 y 21 del acuerdo 565 de 2015
 No se ha presentado a la oficina de Talento humano los formatos
diligenciados de 14 funcionarios en provisionalidad pertenecientes a las
siguientes dependencias:
o 9 funcionarios de la secretaria de transito
o 1 funcionarios de la secretaria de obras publicas
o 1 funcionario de la alcaldía
o 1 funcionarios de la secretaria de familia
o 2 funcionarios de la secretaria de cultura
Por lo que se está Inobservando el articulo 10 y 21 del acuerdo 565 de
2015
Revisadas las acreencias por concepto de Obligaciones Laborales y de
Seguridad Social de forma selectiva, pendientes por pagar a diciembre
31 de 2017, registradas en los Estados Financieros del Municipio en la
subcuenta 250506 Prima de servicios por valor de $59’908.611, al
comparar con la consolidación de prestaciones sociales por $59’548.005
se evidencia una diferencia de $360.606, sobrestimando el saldo de la
cuenta en este valor, indicando deficiencias en el proceso de cierre
contable , inobservando el numeral 3.8. conciliaciones de información de
la resolución 356 de 2008 y numeral 1.2.2 conciliación entre las áreas de
la entidad del instructivo 03 de Cierre Contable de 2017, de la
Contaduría General de la Nación.
Verificados los libros auxiliares al 31 de diciembre de 2017 del

Municipio, cuenta 2510 Pensiones por pagar por valor de $-0- y
confrontada con los documentos certificados por concepto de Cuotas
Partes , se evidenció que la entidad no tiene causadas las
obligaciones correspondientes a Cuotas Partes Jubilatorias Pendientes
por pagar a Colpensiones por valor de $119’408.720 en la subcuenta
251006, tal como se relaciona en el cuadro subestimando la misma, en
dicho valor y en igual proporción subestima el Gasto
Se observó que el Manual de Funciones se encuentra desactualizado y

no es coherente con el Organigrama actual, incumpliendo del numeral
7.5 en el cual la organización debe determinar la información necesaria
para obtener la eficiencia del Sistema de Gestión de la Calidad.
Al solicitar los Indicadores del Proceso se identifica que no se tiene

claridad de los indicadores asociados y no se cuenta con su respectivo
análisis y evaluación, incumpliendo el numeral 9.1.3 en el cual la entidad
tiene que analizar y realizar una evaluación de los datos y la información
apropiada que surge de realizar el seguimiento y la medición.
Revisando las acciones de Mejora del proceso (Matriz ACPM), en

revisión por la dirección 2017 no se ha dado tratamiento o análisis de
estas acciones, incumpliendo el numeral 10,2 ISO 9001-2015, en el cual
la organización tiene que evaluar la necesidad de tomar acciones para
implementar las acciones o mejoras.
Se observó que el proceso aplico el autodiagnóstico MIPG que le aplica
al proceso ATH, sin embargo no se observa el plan de acción con las
estrategias para lograr dar cumplimiento al corazón del Modelo,
incumpliendo con los requisitos del Modelo Integrado de Planeación y
Gestión política de talento Humano.
Culminar los desarrollos iniciados desde que fue adquirido el SAIMYR y

que se quedaron en pruebas, como es el caso de las prestaciones
sociales. No se han ejecutado las acciones para responder a las
siguientes necesidades: El sistema no liquida la Retención en la Fuente
sobre los pagos salariales. Lograr generar alertas de pago, puedan llegar
por error a liquidarse doblemente. Lograr articulación entre el supervisor
del contrato y el proveedor del software para identificar las fallas de
ambas partes y determinar si hay subutilización del software o falencias
del sistema, y poder encontrar alternativas que beneficien la operación
de la Administración Municipal.
DESCRIPCION DE LA
EVIDENCIA DE LA ANÁLISIS DE CAUSA RAIZ ACCIÓN CORRECTIVA O DESCRIPCION DE LA EVIDENCIA
RESPONSABLE DE
REALIZACION DE LA (SOLO APLICA PARA NO PREVENTIVA (PARA ELIMINAR LA DE LA REALIZACION DE LA
EJECUTAR LAS FECHA DE IMPLEMENTACIÓN
CORRECCION Y CONFORMIDADES REALES O CAUSA IDENTIFICADA) ACCION CORRECTIVA Y DONDE
ACCIONES
DONDE SE POTENCIALES) ACCIONES DE MEJORA SE ENCUENTRA
ENCUENTRA
El plan de emergencias se
viene implemenando a través
Falta de capacitación y
del fortalecimiento de la
asesoría, para completar
brigada de emergencia con la Carpetas fisicas en la
No Aplica la caracterización y grupo talento humano 1 de junio de 2014
realización entrenamientos y oficina del Talento Humano.
demás documentos del
de simulacros de emergencias
proceso.
y reuniones a nivel
descentralizado
La administración
Municipal en los últimos
tres años, ha sufrido Revisión y actualización de Se observo acta
modificación en su organigrama, de acuerdo a la líder de talento administrativo
estructura, por lo tanto el nueva estructura humano desactualizado con fecha
organigrama se Administrativa del 2015.
encuentra
desactualizado
No se han definido ni
establecido, dentro del
proceso, los
Definir y documentar
mecanismos adecuados
mecanismos que permitan la líder de talento
No Aplica que permitan identificar 1 de junio de 2016
mejora continua y el humano
acciones de mejora
seguimiento al proceso.
continua y el
seguimiento a estos dos
aspectos.
1. Articular con la divisision de
Este medio tecnologico
Sistemas y Comunicaciones
para controlar el ingreso, Solciitar mediante
para sacarle provecho a los
se instalo en su memorando a la oficiona de
reportes del sistema y eliminar 1.Lider del Proceso y
momento sin articularlo sistemas, estadisticas sobre
el formato Manual para el el EMC y Lider de
al proceso de talento 2 de diciembre de 2016 el uso del regristro digital de
ingreso. 2. Generar un GIC 2.Lider del
Humano, y hasta ahora ingreso y salida de los
reglamento politica de uso de Proceso y el EMC,
no se ha articulado y se funcionarios para el año
este instrumento con la
le ha generado 2019.
participacion de las personas
reglamentacion
que tienen personal a cargo
Socializar un primer plan de

capacitación a las
Se sugiere hacer
Resolución por la dependencias y explicar la
hincapié a los líderes de
cual se adopta el intensión de unificar
cada secretaría para
plan de necesidades de capacitación.
que se integren y Líder del Programa Al finalizar el año, diciembre 10 DOCUMENTO PLAN DE
capacitación para Revisar cuidadosamente las
unifiquen con la oficina de Talento Humano (plan de capacitación para 2019) CAPACITACIÓN 2019
la administración evaluaciones de las reuniones
de Talento Humano los
de Marinilla año y eventos que se realizan,
temas necesarios para
2018 estudiar las diversas opiniones
cada dependencia
con el ánimo de hacer las
correcciones necesarias.
IMPLEMENTACIÓN DEL
Documento
LAS ACTIVIDADES DE
caracterización
Elaborar el documento con la ACUERDO AL DECRETO
del proceso del
caracterización del proceso del Técnico Operativo de ACTUALMENTE SE REALIZAN 1072: CLIMA LABORAL,
Sistema de
NA Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en LAS ACTIVIDADES PLAN DE EMERGENCIAS,
Gestión de
Seguridad y Salud en el el Trabajo REFERENTES AL SGSST TRABAJOS DE ALTO
Seguridad y
Trabajo RIESGO, PESV, RIESGO
Salud en el
PSICOSOCIAL,
Trabajo.
INSPECCIONES
Líder del grupo de

No hay análisis de las
Elaborar los Elaborar indicadores que Talento Humano y Archivos con los análisis de
actividades realizadas,
indicadores del muestren el proceso de Equipo de los indicadores del proceso,
es decir no existen
proceso de recolección de los datos y mejoramiento Diciembre de 2018 deberán ser entregados al
indicadores que
Talento Humano analizarlos de forma que sean Continuo y también el lider del sistema de gestión
muestren la eficacia y
y del SGSST de fácil interpretarlos técnico operativo de de calidad
eficiencia del proceso.
SST.
Oficina del
Recuperar el acta de entrega y Blanca ELsy
Sisbén, Oficina
recibido de Administración del Arbelaez y Juan 15 de noviembre de 2017
de Talento
Talento Humano ATH Efrén Castaño
Humano
Se elabora el
documento con
las necesidades Elaborar el documento donde
del Plan se contenga dicho plan de
Blanca Elsy Arbeláez Octubre de 2018 Documento firmado
Estratégico de trabajo, y hacer firmar por el
Talento Humano, Señor Alcalde
de acuerdo a la
norma
Circular a todos
las secretaría
socializando el
formato de
evaluación, así
no se aplican las
mismo el deber Circular a las secretarías de
evaluaciones
de diligenciar Implementación del formato de la Administración de
necesarias, y a las que
dicha evaluación evaluación de las Blanca Elsy Arbelaez Noviembre 2 de 2018 Marinilla indicando el deber
se aplican no se les
y hacerla llegar a capacitaciones de evaluar las
realiza en seguimiento
la oficina de capacitaciones
correspondiente.
Talento Humano
para hacer la
respectiva
tabulación y
seguimiento.
Se recibió comunicación del
Se han enviado
13/09/2018, donde informan
peticiones a
del desarrollo del módulo de
SAIMYR para la Desarrollo de los servicios
prestaciones sociales, con
implementación Limitación del servicios para liquidación de las
Equipo de un avance del 90%, se
de los servicos por parte de la empresa prestaciones sociales 31-12-18
mejoramiento de ATH estan haciendo los ajustes
de la liquidación proveedora - SAIMYR automaticamente, y de otros
necesarios para poder
de la nómina en servicios.
implementar el pago de las
forma
prestaciones sociales en
autómatica.
forma automatica.
FECHA DE QUIÉN CERRÓ LA
RESULTADO DEL SEGUIMIENTO ABIERTA / CERRADA
SEGUIMIENTO ACCIÓN
Se tiene el plan de
emergencia falta aprobarlo
en el sigem, este plan se
15 de Agosto de socializo en copaso, falta
ABIERTA
2018 aun socializarlo al consejo Se realiza
de Gobierno y Comite simulacro de
Sigem, el 14 de octubre a evacuación en
nivel nacional.
octubre a nivel
nacional
Se realiza la respectiva
revisión de cada cargo de
la Administración siendo
15 de Agosto de
enviado a la oficina de ABIERTA
2018
Comunicaciones para que
sea actualizado de acuerdo
a la nueva planta de cargos
Se observa encuesta de
evaluación de
capacitaciones pero no se
tiene un resumen o
estadistica de los
resultados obtenidos en las
capacitación e incluir, se va
11 de septiembre a realizar, ademas se va
ABIERTA
de 2018 incluir dentro de los riesgos
del proceso donde se
relacione que las
se realizaron
capacitaciones no cumplen evaluaciones de
con el obejtivo de estas, ya la última
es calificar las causas de capacitación
porque se puede "comité de
materializar. convivencia
laboral"
Se eliminó el formato
manual y falta coordinar
19 de julio de con la Secretaría de
ABIERTA
2018 sistemas y
comunicaciones, para
generar reportes de control.
Se observa el plan de
capacitación resolución
1196 de 8 de Mayo, pero
no se observa un
cronograma para la
realización de las
15 de Agosto de actividades en un periodo
ABIERTA
2018 de tiempo que garanticen
que se dicten las
necesidades colectivas de
los servidores publicos y
ademas no se observa
divulgación (pedir apoyo a
Comunicaciones.
se esta preprando la
creación del proceso
15 de Agosto de SGSST,se realizara el año
ABIERTA
2018 2019 el proceso de
certificación en la norma
iso 45001
Se estan elaborando
indicadores adicionales
SST, estos deben subirse
al drive, se va realizar con
15 de Agosto de jaime Gomez encargado de
ABIERTA
2018 seguimiento al plan de
acción para revisar el
detalle del cumplimiento de
los Indicadores del proceso
(Plan Indicativo),
Se elaboro y adopto el
formato de empalme de
15 de Agosto de
entrega del puesto de ABIERTA
2018
trabajo código 774 de
Talento Humano
No se observa diligenciada
15 de Agosto de la acción, no se presento el
ABIERTA
2018 lider del proceso atender la
auditoria.
No se observa diligenciada
15 de Agosto de
la acción, para el presento ABIERTA
2018
el lider del proceso.
Octubre 29 de
ABIERTA
2018
ABIERTA
29 de octubre ABIERTA
Se espera términos de
SAIMYR, para la
29-10-18 implementación del pago ABIERTA
de las prestaciones
sociales.
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
TIPO DE ACCIÓN:
FUENTE QUE RESPONS
NUMERO DE LA CORRECTIVA FECHA DE IDENTIFICACIÓN DE LA
PERMITIÓ LA ABLE DEL
ACCION PREVENTIVA O DE ACCION
IDENTIFICACIÓN CIERRE
MEJORA
Auditoria
Calidad
Revisión por la
dirección 2017
3 CORRECTIVA CGA EYM 20 de junio de 2018
Auditoria
Calidad
Auditoria
Calidad
Auditoria
Calidad
Auditoria
Calidad
Auditoria
Calidad
9 CORRECTIVA CI-Contable EYM 24 de abril de 2019

CORRECCIÓN (NO
RESPONSABLE
NO CONFORMIDAD REAL APLICA PARA FECHA DE
DE EJECUTAR
NO CONFORMIDAD POTENCIAL Ó ACCIONES IMPLEME
LA
ACCION DE MEJORA PREVENTIVAS Y DE NTACIÓN
CORRECCIÓN
MEJORA)
Se evidencia que se vienen utilizando varios formatos desactualizados y hay otros que están
aprobados por otros procesos y son transversales al proceso DAC, que no se vienen lider del
implementando. (“Se evidencia implementación de la ficha de indicadores establecida en el cumplir con el proceso -
25
proceso DSI, para la medición de los indicadores “Número de campañas” y “señalización vial”, no formato establecido Auxiliar
/10/2017
se tienen definida la fórmula para la medición de los mismo, dentro de esta ficha se tiene en el sigem administrativo
establecido como frecuencia de medición trimestral. Se evidencia ficha de indicadores - tecnicos
desactualizada última actualización registra en el mejoramiso con el código 508”.)”
lider del
Evaluar la utilidad de cada uno de los reportes que se generan en términos de la toma proceso -
dedecisiones para la mejora de los procesos y en general del sistema de gestión (indicadores, NO APLICA Auxiliar
encuestas, PQRS, seguimiento de riesgos, etc) administrativo
- tecnicos
Revisados los Estados Contables a diciembre 31 de 2017, subcuenta 140102 Multas por
Comparendos de Transito por valor de $4.026.212.303 al ser confrontados con los informe de
cartera de Multas de Tránsito que se reporta al Municipio para efectos contables al cierre de la
vigencia, según visita realizada a las oficinas del Transito de Marinilla, y la verificación realizada No era posible
a diciembre 31 de 2017 con la subcuenta 140102- Multas por Comparendos de Transito generar un reporte a
reflejadas en los libros Auxiliares de contabilidad, se evidenció que se estaba informando a 31 dicimbre de
NA NA
contabilidad al cierre de la vigencia contable, únicamente el valor correspondiente a las 21017, toda vez que
sanciones, el reporte generado por la oficina de Transito no mostraba el valor de los intereses de ya se habia cerrado
mora de los deudores en el reporte general, aunque a nivel individual, si los genera, la contabilidad.
evidenciándose la falta de causación de los intereses de mora al cierre del periodo contable; lo
que generó incertidumbre en cuanto al valor real de la subcuenta.
El líder del proceso manifiesta con gran claridad que el principal que el
riesgo más ¡mportante dentro del proceso es la pérdida de vidas humanas,
la solucion del
sin embargo, este riesgo no está valorado ni incluido en su matriz de
incumplimiento
riesgos.
Dentro del proceso se cuentan con reg¡stros (actas) de segu¡miento a la
realización de la tarea de educac¡ón y seguridad v¡al por parte de los
gestores pedagóg¡cos y la policía de carretera. Sin embargo, se observan
registros incompletos s¡n las respectivas firmas y no coinciden los informes
tanto de los gestores pedagóg¡cos y la policía de carreteras y las fotografías
no tienen fechas.
En relación con las PQRS, el informe reporta atrasos de un 17.7o/o de la

totalidad de PQRS recibidas. No se definen acciones o responsables para
contrarrestar esta situación.
No se evidencia programa que def¡na la frecuencia de la señalización de las

principales vías de acuerdo a su desgaste por el cont¡nuo uso de vehículos.
Los indicadores no son coherentes con el número de actividades

desarrolladas, toda vez que estas superan en de manera abismal las metas
trazadas para el cuatrienio. Es importante analizar el indicador y documentar
las dec¡s¡ones frente a las medic¡ones.
Existe una inquietud frente al reporte de la cartera por comparendos, dicha inquietud se genera
porque a contabilidad llega una certificación del monto adeudado por concepto de infracciones de
tránsito, pero no llega el archivo en Excel generado por el sistema, al preguntar por qué no se
envía el archivo, se nos informa que las cifras pueden variar al momento de entregar el archivo,
ésta es una situación que debe ser revisada puesto que la cartera debe ser una foto que
permanece a lo largo del tiempo, es decir si el día de hoy se genera un reporte de cartera, la cifra
debe ser exactamente igual si el reporte se genera el día de mañana con la fecha de hoy; no
podrían cambiarse puesto que la fecha de consulta es la misma. Evidencia: A modo de prueba se
realizó la consulta a marzo 19 en el sistema del valor de la cartera incluyendo intereses, el
reporte arroja un valor aproximado a los 5.000 millones de pesos incluyendo intereses. Al
comparar con los saldos registrados a diciembre de 2018 se evidencia un saldo por comparendos
de aproximadamente 6.300 millones, existe una variación significativa en dos meses de
aproximadamente 1.300 millones, se verifica si fueron generados pagos o decretadas
prescripciones por esta diferencia y nos informan que no se han generado ni pagos ni
prescripciones por estas diferencias
ACCIÓN
DESCRIPCION DE LA
CORRECTIVA O
ANÁLISIS DE CAUSA RAIZ EVIDENCIA DE LA
DESCRIPCION DE LA EVIDENCIA DE LA PREVENTIVA (PARA RESPONSABLE DE FECHA DE
(SOLO APLICA PARA NO REALIZACION DE LA FECHA DE
REALIZACION DE LA CORRECCION Y DONDE SE ELIMINAR LA CAUSA EJECUTAR LAS IMPLEMEN
CONFORMIDADES REALES O ACCION CORRECTIVA SEGUIMIENTO
ENCUENTRA IDENTIFICADA) ACCIONES TACIÓN
POTENCIALES) Y DONDE SE
ACCIONES DE
ENCUENTRA
MEJORA
lider del proceso

se envia en varias ocasiones correo al contar con el formato de implementar el - auxiliar
correos enviados al 4 de abril de
siguem solicitando nuevo formato para la asistencias debidamente respectivo administrativo- ###
siguem 2018
implementación de reuniones externas aprobada por el sigem formato tecnico
seguridad vial
4 de abril de
NO APLICA NO APLICA
2018
Se realizaron los
No se realizaba el ajustes con el
resporte correspondiente sistema, SIMIT y Secretaria de
discriminando los QPUX para Movilidad y
NA ### MEMORANDO 22-02-2019
intereses moratorios del generar el soporte de
capital, ya que el sistema reporte sistemas
no lo generaba. discriminado de
la cartera.
accion que
causa raiz -verdadera soluciona la
causa anterior
CERRADA ACCIÓN
Con relación a los formatos que

aseguran la calidad, se debe
observar que se ha capacitado
de una mejor manera al
ABIERTA
personal, con lo que se ha
logrado la utilización de
formatos actualizados y de
calidad
Se ha atendido a cada uno de
los reportes hechos en el
sistema general de gestión,
este sistema ha resultado de
gran utilidad a la hora de ABIERTA
realizar evaluaciones de
satisfacción al usuario y de
eficiencia en términos
estadísticos.
Pendiente verificacion de los

memorandos de envio a ABIERTA
contabilidad
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
ABIERTA
TIPO DE ACCIÓN: NO CONFORMIDAD REAL CORRECCIÓN (NO APLICA
FECHA DE
NÚMERO DE LA CORRECTIVA FUENTE QUE PERMITIÓ RESPONSABLE DE NO CONFORMIDAD POTENCIAL PARA ACCIONES
IDENTIFICACIÓN DE LA
ACCION PREVENTIVA O DE LA IDENTIFICACIÓN CIERRE Ó PREVENTIVAS Y DE
ACCION
MEJORA ACCION DE MEJORA MEJORA)
DESCRIPCION DE LA
ANÁLISIS DE CAUSA RAIZ ACCIÓN CORRECTIVA O PREVENTIVA
RESPONSABLE DE EVIDENCIA DE LA RESPONSABLE DE
FECHA DE (SOLO APLICA PARA NO (PARA ELIMINAR LA CAUSA
EJECUTAR LA REALIZACION DE LA EJECUTAR LAS
IMPLEMENTACIÓN CONFORMIDADES REALES O IDENTIFICADA)
CORRECCIÓN CORRECCION Y DONDE SE ACCIONES
POTENCIALES) ACCIONES DE MEJORA
ENCUENTRA
DESCRIPCION DE LA
EVIDENCIA DE LA
FECHA DE RESULTADO DEL ABIERTA / QUIÉN CERRÓ LA
REALIZACION DE LA FECHA DE SEGUIMIENTO
IMPLEMENTACIÓN SEGUIMIENTO CERRADA ACCIÓN
ACCION CORRECTIVA Y
DONDE SE ENCUENTRA

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MATRÍZ DE ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA 2019

1 ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS ABS 12 3 2 17 17 0 0 17 0%

1 CORRECTIVA Medición de indicador DSI 27 de julio de 2015

2 CORRECTIVA Auditoria interna de calidad DSI 28 de agosto de 2015

3 CORRECTIVA Auditoria interna de calidad DSI 21 de julio de 2016

5 CORRECTIVA Auditoria interna de calidad DSI 21 de julio de 2016

6 CORRECTIVA Auditoria interna de calidad DSI 19 de September de 2017

7 CORRECTIVA Auditoria interna de calidad DSI 19 de September de 2017

9 CORRECTIVA Auditoria interna de calidad DSI 19 de September de 2017

10 CORRECTIVA Auditoria interna de calidad DSI 19 de September de 2017

11 CORRECTIVA Auditoria interna de calidad DSI 19 de September de 2017

12 CORRECTIVA Auditoria interna de calidad DSI 19 de September de 2017

14 CORRECTIVA Auditoria interna de calidad DSI 19 de septiembre de 2018

15 CORRECTIVA Auditoria interna de calidad DSI 20 de septiembre de 2018

16 CORRECTIVA Auditoria interna de calidad DSI 21 de septiembre de 2018

17 CORRECTIVA Auditoria interna de calidad DSI 22 de septiembre de 2018

18 CORRECTIVA Auditoria interna de calidad DSI 23 de septiembre de 2018

19 CORRECTIVA Auditoria interna de calidad DSI 24 de septiembre de 2018

21 CORRECTIVA Auditoria interna de calidad DSI 26 de septiembre de 2018

22 CORRECTIVA Auditoria interna de calidad DSI 27 de septiembre de 2018

De acuerdo a la medición podemos evidenciar que nos

El procedimiento no tiene establecidos tiempos para la

La ley 810 de 2003 y la Ley 1437 DE 2011 y

En las tablas de retención documental no se

Incluir las acciones correctivas, preventivas y de

En la caracterización del proceso en la actividad

Algunos formatos como el de solicitud de delineación y

La medición de los indicadores del proceso se

Se evidencia que la caracterización del proceso se

Los procedimientos no se encuentran actualizados en

Se evidencia que no todas las fichas de los trámites

Frente al informe de PQRS no se ha hecho el análisis

El Normograma se encuentra desactualizado

No se aporta el mapa de riesgos del proceso, no se

Se evidencia que el equipo de mejoramiento continuo

El proceso LCU no evidencia ninguna acción

se esta realizando un programa para la

Los conceptos juridicos de

Las tablas de retención se

Las acciones correctivas,

Correo enviado a SIGEM

El proceso es muy nuevo y

En la carpeta se evidencia el recibido a

Los formatos de COMANDAS empleados para

La principal falencia de este contrato es que no

Auditoria interna No se observa que se esté verificando con el

Se evidencia dentro de el manual de calidad en las

Evaluar la utilidad de cada uno de los reportes que se

La interacción funcional. Analizar la estructura funcional

Falta el análisis de resultados de encuestas de

Continuar la evaluación en cada uno de los procesos

Fortalecer mediante actividades de capacitación la

Se tiene el riesgo de que al cambiar los líderes de los

Reforzar las fases de planificación y control de los

La persona de atencion al ciudadano no

Se tenia desactualizada la población del

Realizar plan de trabajo para identificar

N/A N/A N/A N/A N/A

N/A N/A N/A N/A N/A