Proyecto de Implementación Del Módulo de Control Presupuestal - SOW Enunciado de Trabajo

FORMATO SOW
SISTEMAS INTERNOS
Proyecto de Implementación
del Módulo de Control
Presupuestal
ENUNCIADO DE TRABAJO
DEL PROYECTO (SOW)
Título del documento: Proyecto de Implementación del Módulo de Control
Presupuestal
Elaborado por:
Fecha de Elaboración:
USO INTERNO DE GLOBAL HITSS Fecha de emisión: Código:

Versión: 01 Página 1 de 7
COPIA CONTROLADA 21 de diciembre de 2018 HI-SGSI-P06-F10
FORMATO SOW
Contenido
Contenido............................................................................................................................................................... 2
1 Control de versiones del documento............................................................................................................... 2
2 Descripción del Proyecto................................................................................................................................ 2
Necesidades y objetivos del proyecto................................................................................................................. 2

Objetivo General................................................................................................................................................. 3
Objetivos Específicos.......................................................................................................................................... 3
3 Alcance del Proyecto...................................................................................................................................... 3
Criterio de Clasificación...................................................................................................................................... 3
Alcance............................................................................................................................................................... 3
Requerimientos Funcionales............................................................................................................................... 4
Requerimientos No Funcionales......................................................................................................................... 4
Medidas de Seguridad........................................................................................................................................ 4
4 Supuestos...................................................................................................................................................... 5
5 Restricciones.................................................................................................................................................. 5
6 Exclusiones.................................................................................................................................................... 6
7 Presupuesto................................................................................................................................................... 6
8 Aprobaciones................................................................................................................................................. 6
1 Control de versiones del documento.

* Versión Fecha Autor Motivo del cambio
00 23/02/2021 Jorge Gmo. Flores Versión Inicial

FORMATO SOW
2 Descripción del Proyecto

Necesidades y objetivos del proyecto
Objetivo General
Realizar la implementación del Módulo de Control Presupuestal SAP FM, a fin de generar un
entorno de control, planeación y ejecución presupuestaria para los Costos y Gastos de cada
Sociedad que ya cuente con una Implementación SAP en las Sedes Argentina, Colombia,
Perú, México y Estados Unidos.
Objetivos Específicos
 Tener interacción directa con los módulos financieros (contabilidad general, activos
fijos, costos, proyecto, tesorería, etc.) y logísticos (adquisiciones, inventarios, ventas,
etc.) y el registro tanto contable como presupuestal que se generan en línea de las
operaciones que involucren asignaciones presupuestales.
 Hacer las validaciones respectivas, cada vez que se realicen operaciones que afecten
partidas presupuestales, con un proceso en línea y de manera automática,
rechazando las operaciones que no tengan suficiencia presupuestal.
3 Alcance del Proyecto

Criterio de Clasificación
Se clasifica como Proyecto derivado del procedimiento de “Clasificación de

Requerimientos HI-SGSI-P08” derivado a que corresponde a la habilitación e
implementación de un nuevo módulo (FI-FM).

FORMATO SOW
Alcance
1. Contar con un sistema que registre de manera directa los compromisos que requieran
contar con suficiencia presupuestal cuando estos se generen o ingresen al sistema,
así mismo se pueden modificar o cancelar (total o parcialmente) estas reservas
presupuestales.
2. Permita realizar el desarrollo de los presupuestos, así como el seguimiento y
asignación de partidas presupuestales.
3. Lleve a cabo proyecciones presupuestales de gastos aplicando de manera general o
por partida específica.
4. Se realizará la implementación en las Sedes Argentina, Colombia, Perú, México y
Estados Unidos, que ya cuentan con un Rollout de SAP.
5. En el estándar del Módulo SAP FM, contar con Reportes que permiten monitorear el
presupuesto, el comprometido y el disponible.
6. Generar eficiencia operativa para lograr: flexibilidad de regulaciones, Gestión de
Presupuesto Descentralizada, incentivo para el ahorro, eficiencia económica y cierres
oportunos.
Requerimientos Funcionales
1. Se debe cargar los Datos Maestros de Posición Presupuestaria y Centros Gestores

para obtener la información de la Estructura Presupuestaria.
2. Definición de las tolerancias y de los mensajes que proveerá el sistema en su
operación.
3. Establecer las clases de presupuesto que pueden ser: original, suplemento,
devolución y/o distribución.
4. Desarrollar la configuración funcional del Módulo de Control Presupuestal.
5. De acuerdo con el Plan Único de Cuentas de cada Sociedad, definir las cuentas que
tendrán control presupuestal. Inclusive las cuentas de Gastos.
6. Generar el control de disponibilidad para verificar que el monto consumido no exceda
el presupuesto consumible en un objeto de control tomando en cuenta las tolerancias,
que pueden ser parametrizadas en el sistema.
7. Realizar la integración natural con los distintos Módulos Financieros (contabilidad
general, costos, tesorería, etc.) y Logísticos (adquisiciones, ventas, etc.)
8. Generar la carga del Presupuesto para cada Sociedad.
Requerimientos No Funcionales
1. Contar con la disponibilidad de la documentación existente en cuanto a los procesos

de Compras y Financieros.
2. Contar con la disponibilidad de la documentación existente para el proceso de control
presupuestal en la actualidad.

FORMATO SOW
Medidas de Seguridad.
El control de accesos se definirá mediante la Matriz de Roles y Perfiles establecida para el

Módulo SAP a implementar, definiendo los objetos de autorización para crear, modificar,
visualizar y borrar registros en el sistema, en los Mandantes de Desarrollo, Calidad y
Producción.
Así mismo el control de acceso al sistema SAP se realizará por medio de la entrega
confidencial de usuario y contraseña autorizados.
El tratamiento de datos confidenciales o sensibles para la organización se autorizará

únicamente cuando el usuario proporcione información de documentos, archivos de carga,
evidencias, diagramas de flujo, procedimientos o escenarios de pruebas.
4 Supuestos
Se cuentan con los recursos (consultores SAP FI, para el Módulo de Control Presupuestal)
con el conocimiento y experiencia adecuada para configurar de manera correcta el sistema
de acuerdo con los lineamientos de negocio requeridos.
Se cuenta con usuarios clave expertos en el Área Financiera, Compras, los cuales
comuniquen correctamente los requerimientos y las reglas de negocio para implementar
exitosamente las estructuras presupuestales de la implementación.
Se cuenta con las herramientas e implementos adecuados para que el equipo de trabajo
pueda realizar las actividades asignadas propias del proyecto.
El usuario clave asignado, en conjunto con las áreas de Procesos y Contraloría será quien
definirá requerimientos, y los procedimientos que se llevan a cabo actualmente , como base
para la implementación del Módulo de Control Presupuestal de SAP.
Se cuenta con apoyo del equipo técnico y de la dirección corporativa de Hitss para aprobar y
tomar las decisiones que sean necesarias para tener el ambiente actualizado para la
configuración de Módulo SAP a implementar.
Será necesaria la participación tanto del Equipo Local de cada Sede y del Equipo de
Sistemas Internos SAP, para la realización de las pruebas integrales, garantizando la
validación del correcto funcionamiento del Módulo SAP FM de Control Presupuestal.

FORMATO SOW
5 Restricciones
El alcance de este proyecto está limitado a la Implementación del Módulo de Control
Presupuestal SAP FM para las Sedes Argentina, Colombia, Perú, México y Estados Unidos.
La configuración se hará bajo el estándar de SAP para el Módulo SAP FM.
Cualquier cambio o modificación de alcance se manejará por medio de un control de cambios

de acuerdo con el procedimiento correspondiente.
6 Exclusiones
No se tiene contemplado la implementación del Control Presupuestario sobre las Ventas.

No se migrarán registros históricos de ejercicios anteriores al ejercicio actual, con excepción
del ejercicio anterior al de la implementación.
7 Presupuesto
Se definirá en el Análisis del proyecto una vez que se tenga la sesión con el equipo de
Finanzas
8 Aprobaciones
Gerardo Muñoz Fernando Ramírez Acosta

Director de Administración y Subdirector Sistemas Internos
Finanzas Corporativo Corporativo
Sponsor Sponsor

FORMATO SOW
Luis Rey Gonzalez Martínez Jorge Guillermo Flores Soto

Gerente de Contraloría Corporativo Gerente ERP SAP Corporativo
Sponsor Líder de Implementación SAP
Arturo Corona Luis Antonio Gómez

Gerente de Planeación Financiera y Coordinador Contraloría Corporativo
Costos
Key-user


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Necesidades y objetivos del proyecto................................................................................................................. 2

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3 Alcance del Proyecto

Se clasifica como Proyecto derivado del procedimiento de “Clasificación de

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1. Se debe cargar los Datos Maestros de Posición Presupuestaria y Centros Gestores

1. Contar con la disponibilidad de la documentación existente en cuanto a los procesos

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El control de accesos se definirá mediante la Matriz de Roles y Perfiles establecida para el

El tratamiento de datos confidenciales o sensibles para la organización se autorizará

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La configuración se hará bajo el estándar de SAP para el Módulo SAP FM.

Cualquier cambio o modificación de alcance se manejará por medio de un control de cambios

No se tiene contemplado la implementación del Control Presupuestario sobre las Ventas.

Gerardo Muñoz Fernando Ramírez Acosta

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