JRD-Cuestionario - Organizacion-Archivo - de - Gestion..

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
TEGNOLOGO EN GESTION DOCUMETAL
FICHA:2451946
COMPETENCIA: ORGANIZAR ARCHIVOS DE GESTION DE ACUERDO CON LA NORMATIVA
ACTIVIDAD: ORGANIZAR ARCHIVOS DE GESTIÓN
INSTRUCTOR:
EDWIN ALONSO SOSSA CRUZ
APRENDIZ:
JESSICA REY DUQUE
CENTRO DE FORMACION: GESTION ADMINISTRATIVA BOGOTA

04/03/2022
1. Cuáles son los principios archivísticos
La archivística y sus principios básicos:
Orden original
Principio de procedencia e integridad.
2. Qué es una política de gestión documental, como debe estar conformada y sobre que norma
esta soportada su elaboración
ACUERDO No. 006 ARTICULACIÓN CON LA POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL.

El SIC deberá articularse con la política de gestión documental, según los establecido en el artículo 6
º del Decreto 2609 de 2012 “Componentes de la política de gestión Documental”, las “Etapas de la
gestión documental” establecidas en el Artículo 7° y los “Instrumentos archivísticos para la gestión
documental” mencionados en el Artículo 8° del mismo Decreto y armonizarse con los otros sistemas
administrativos y de gestión de la entidad.
Decreto 2609 de 2012
Artículo 6°. Componentes de la política de gestión documental. Las entidades públicas deben
formular una política de gestión de documentos, constituida por los siguientes componentes.
a) Marco conceptual claro para la gestión de la información física y electrónica de las entidades
públicas.
b) Conjunto de estándares para la gestión de la información en cualquier soporte.
c) Metodología general para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la

información, independiente de su soporte y medio de creación.
d) Programa de gestión de información y documentos que pueda ser aplicado en cada entidad.
e) La cooperación, articulación y coordinación permanente entre las áreas de tecnología, la oficina de

Archivo, las oficinas de planeación y los productores de la información.
Artículo 7°. Etapas de la gestión de los documentos. Para asegurar una adecuada gestión
documental en las entidades del Estado, se deben tener en cuenta las siguientes etapas.
a) Creación. Los documentos se deben crear mediante procedimientos planificados y documentados

en los cuales de determine su identificación, formato y características.
b) Mantenimiento. Se refiere al establecimiento de los requisitos que permitan mantener la integridad

técnica, estructural y relacional de los documentos en el sistema de gestión documental, así como sus
metadatos.
c) Difusión. Abarca el establecimiento de los requisitos para el acceso, consulta, recuperación,
clasificación de acceso y visualización de los documentos.
d) Administración. Hace referencia a los procedimientos que permitan administrar todas las
operaciones relativas a los documentos, tanto funcionalmente como dentro del sistema de gestión
documental, o cualquier sistema de información.
3 Qué es el Comité Interno de Archivo, como debe estar conformado y sobre que norma esta
soportada su creación
Artículo 14. Del Comité Interno de Archivo. Las entidades territoriales en los departamentos,
distritos y municipios establecerán mediante acto administrativo, un Comité Interno de Archivo cuya
función es asesorar a la alta dirección de la entidad en materia archivística y de gestión documental,
definir las políticas, los programas de trabajo y los planes relativos a la función archivística institucional,
de conformidad con la Ley 594 de 2000 y demás normas reglamentarias.
Parágrafo. En las entidades del orden nacional las funciones del Comité Interno de Archivos serán
cumplidas por el Comité de Desarrollo Administrativo establecido en el Decreto número 2482 de 2012.
Artículo 15. Conformación del Comité Interno de Archivo. El Comité Interno de Archivo de que
trata el artículo 14 del presente decreto, estará conformado de la siguiente forma:
1. El funcionario del nivel directivo o ejecutivo del más alto nivel jerárquico de quien dependa de forma
inmediata el Archivo de la entidad (secretario general o subdirector Administrativo, entre otros), o su
delegado, quien lo presidirá;
2. El jefe o responsable del Archivo o del Sistema de Archivos de la entidad, quien actuará como
secretario técnico.
3. El jefe de la Oficina Jurídica;
4. El jefe de la Oficina de Planeación o la dependencia equivalente;
5. El jefe o responsable del área de Sistemas o de Tecnologías de la Información.
6. El jefe del área bajo cuya responsabilidad se encuentre el sistema integrado de gestión.
7. El jefe de la Oficina de Control Interno, quien tendrá voz, pero no voto, o quien haga sus veces.
8. Podrán asistir como invitados, con voz, pero sin voto, funcionarios o particulares que puedan hacer
aportes en los asuntos tratados en el Comité (funcionario de otras dependencias de la entidad,
especialistas, historiadores o usuarios externos entre otros).
En las entidades donde no existen taxativamente los cargos mencionados, integrarán el Comité Interno
de Archivo quienes desempeñen funciones afines o similares.
4. Cuáles son los principios del proceso de gestión documental y en que norma se describen
Artículo 9°. Procesos de la gestión documental. La gestión documental en las diferentes entidades
públicas en sus diferentes niveles debe comprender como mínimo los siguientes procesos.
a) Planeación. Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los
documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico.
Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis
diplomático y su registro en el sistema de gestión documental.
b) Producción. Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o

ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa y los
resultados esperados.
c) Gestión y trámite. Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite,

la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad,
recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que
surte el documento hasta la resolución de los asuntos.
d) Organización. Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de

gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente.
e) Transferencia. Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos
durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validación del formato de generación, la
migración, refreshing, emulación o conversión, los metadatos técnicos de formato, los metadatos de
preservación y los metadatos descriptivos.
f) Disposición de documentos. Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con
miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en
las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental.
g) Preservación a largo plazo. Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos

durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y
forma de registro o almacenamiento.
h) Valoración. Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los documentos y
por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su
permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación o
conservación temporal o definitiva).
5. Cómo se lleva a cabo una reconstrucción de expedientes y en que norma se describe

1. La reconstrucción de cualquier expediente administrativo se puede llevar a cabo siempre que
se cuente con los siguientes instrumentos archivísticos:
1 Inventarios documentales 4 : La existencia de este instrumento de control documental,
permite identificar los documentos gestionados y conservados por una determinada oficina o
funcionario, siendo por lo tanto el primer punto de partida para localizar documentos que, a
pesar de estar ubicados en diferentes oficinas, estén asociados a un determinado trámite o
procedimiento. La dificultad para utilizar este instrumento radica en que existe poca cultura al
interior de las entidades públicas para exigir a los funcionarios en ejercicio de sus funcionales
o que hayan dejado sus cargos para entregar inventarios de los documentos a su cargo.
2. Cuadros de Clasificación Documental: Este instrumento da cuenta de las agrupaciones
documentales que una entidad produce y gestiona (series/subseries), a partir de la estructura
orgánico funcional y del análisis de las funciones, procesos y procedimientos que desarrollan
las diferentes dependencias de un determinado organismo público; dichos cuadros son vitales
para organizar de forma técnica los archivos de las entidades del Estado, siempre que se
elaboración se haya llevado a cabo conforme a normas archivísticas.
3. Tablas de Retención Documental5 : Se trata de cuadros que contienen una relación de la
series documentales juntos con los tipos documentales6 que se tramitan en una misma
dependencia y que se van acumulando como resultado de las funciones y trámites que allí se
adelantan, formando los expedientes y unidades documentales simples, que constituyen el
archivo de dicha dependencia; adicionalmente se indica el tiempo de conservación de los
documentos en las diferentes fases del archivo y los procesos de reprografía (digitalización o
microfilmación) y la selección y disposición final de los mismos una vez cumplido dicho plazo.
4. Sistemas de Control de Correspondencia7 : El Acuerdo 060 del 2001 del Consejo Directivo
del Archivo General de la Nación estableció para todas la entidades públicas la obligación de
cumplir con los programas de gestión documental, para la producción, recepción, distribución,
seguimiento, conservación y consulta de los documentos, así como llevar planillas, formatos
y controles manuales o automatizados que permitan certificar la recepción de los documentos,
por parte de los funcionarios competentes y dispondrán de servicios de alerta para el
seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas. Dichos controles
pueden facilitar identificar tanto el emisor como el receptor de un documento y posibilitan en
un momento dado la información básica para recuperar una copia de los mismos y reconstruir,
al menos parcialmente, desde expedientes hasta series documentales, solicitando si fuera el
caso una copia simple o autenticada de documentos que se encuentren en poder de terceros.
5. Búsqueda de documentos en microfilme. Otra alternativa es la búsqueda de documentos en
sistemas de microfilmación, cuya técnica fue muy extendida en el país entre las décadas de
1970 y 1990, cuyos microfilmes son una fuente válida para recuperar documentos que
pudieron haber sido eliminados luego de cumplir su tiempo de conservación.
De no existir instrumentos archivísticos o no ser suficientes para reconstruir el archivo o los
documentos, se sugiere adelantar el siguiente procedimiento:
1. Requerir al interesado para que informe la o las empresas en las cuales prestó sus servicios,
periodos laborados y si tiene documentos, que los aporte.
2. Requerir a la empresa, si sigue desarrollando su objeto social, para que aporte copia de los
aportes a Entidades de Seguridad Social Integral.
3. Si la empresa fue liquidada, debe establecerse dentro del proceso de liquidación, cuál fue
el destino de los documentos. En éste numeral debe advertirse que, por analogía, se está
dando aplicación al numeral 8º8 del artículo 301 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.
Lo que no garantiza la reconstrucción de archivos sí se da aplicación literal a lo ordenado en
la citada disposición.
4. Se puede acudir a los archivos del sistema financiero, cuando los aportes se realizaban en
los formularios suministrados por el entonces Instituto de Seguro Social o las diferentes
entidades que reconocían y pagaban pensiones. Y posteriormente a los operadores que
manejan el recaudo de los aportes a la Seguridad Social Integral (Planilla Integrada de
Liquidación de Aportes). Archivos que la Ley ordena conservar durante cinco9 (5) años. Este
procedimiento no garantiza de forma efectiva la reconstrucción de archivos, como puede
ocurrir si se utilizaran los procedimientos archivísticos establecidos para una adecuada
gestión documental y su disposición final.
DE LA NORMATIVIDAD APLICABLE:
• Ley 594 de 2000.
• Código de Procedimiento Civil.
• Corte Constitucional.
• Sentencias de la Corte Constitucional, T-144 y T-167 de 2013
• Decreto 2578 de 2012
• Acuerdo 04 de 2013
• Acuerdo 007 de 2014
Bibliografía
Tomada de :
https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/5_Consulte/Recursos/P
ublicacionees/PrincipMunicipio.pdf
Tomada de : https://www.comunidadbaratz.com/blog/los-7-procesos-de-la-gestion-
documental-en-empresas-y-organizaciones/
Tomada de :
https://normativa.archivogeneral.gov.co/decreto-029-de-2015/

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c) Metodología general para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la

e) La cooperación, articulación y coordinación permanente entre las áreas de tecnología, la oficina de

a) Creación. Los documentos se deben crear mediante procedimientos planificados y documentados

b) Mantenimiento. Se refiere al establecimiento de los requisitos que permitan mantener la integridad

3. El jefe de la Oficina Jurídica;

4. El jefe de la Oficina de Planeación o la dependencia equivalente;

5. El jefe o responsable del área de Sistemas o de Tecnologías de la Información.

b) Producción. Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o

c) Gestión y trámite. Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite,

d) Organización. Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de

g) Preservación a largo plazo. Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos

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