DISEÑO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD BASADO EN LOS

REQUISITOS DE LA NORMA ISO 9001:2008 PARA LA EMPRESA

SOLUCIONES INTEGRALES EN INGENIERÍA MEDICO- INDUSTRIAL
SIINGMI S.A.S.

Presentado por:
XIMENA PASTRANA ORTIZ

Proyecto aplicado para optar al título de Tecnólogo Industrial

Dirigido por:
ANDREA ISABEL BARRERA SIABATO
Ingeniera Industrial, Especialista En Salud Ocupacional y Prevención de Riesgos
Laborales, Magister en Dirección y Administración de Empresas

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA - UNAD

ESCUELA DE CIENCIAS BÁSICAS, TECNOLOGÍA E INGENIERÍA
TECNOLOGÍA INDUSTRIAL
YOPAL CASANARE,
2016
 Nota de aceptación
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Firma del presidente del jurado

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Firma del jurado

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Firma del jurado

Yopal, Casanare Abril 2016

2
 DEDICATORIA

El presente trabajo lo dedico especialmente a Dios ya que sin su divina presencia

en mi vida, no sería quien soy hoy y no tendría lo que tengo, a mi familia amada: a
mi esposo Jonathan quien ha sido mi apoyo incondicional desde siempre mi
compañero incansable en cada lucha y en cada victoria, a mis hijas Laura Valentina,
quien con su sonrisa ilumina mi vida desde el primer día, Ana Sofía quien con su
gran corazón y carisma llena de motivos mis días, estas dos chiquitas son el vivo
reflejo de que luchar por una familia en estos tiempos de incomprensión, no vale la
pena, vale la vida entera.

3
 AGRADECIMIENTOS

Quiero agradecer a la Ingeniera Andrea Isabel Barrera Siabato quien ha asesorado

este proyecto desde el inicio, hasta ser cumplido.

Al Ingeniero Julián Márquez Cubides, Gerente General de SIINGMI S.A.S. quien me

permitió el ingreso a su empresa y gracias a ello hoy esta como resultado este
proyecto.

Al señor Jonathan Vásquez Lombana, Director de Mantenimiento SIINGMI S.A.S.

quien permitió el ingreso a su empresa y suministró toda la información necesaria
para la elaboración del presente proyecto.

4
 CONTENIDO

pág.

INTRODUCCIÓN ................................................................................................... 11
1. EL PROBLEMA ............................................................................................... 13
1.1. TÍTULO DESCRIPTIVO DEL TRABAJO DE GRADO ..................................... 13
1.2. ALCANCE ....................................................................................................... 13
1.3. ANTECEDENTES DEL PROBLEMA .............................................................. 13
1.4. PLANTEAMIENTO Y DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA ................................ 15
1.4.1. Planteamiento del problema: .................................................................... 15
1.5. PRONÓSTICO ................................................................................................ 15
1.6. CONTROL DEL PRONÓSTICO ...................................................................... 16
1.7. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA: ................................................................ 16
2. JUSTIFICACIÓN ............................................................................................. 17
3. OBJETIVOS .................................................................................................... 18
3.1. OBJETIVO GENERAL..................................................................................... 18
3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ........................................................................... 18
4. MARCO REFERENCIAL ................................................................................. 19
4.1. Marco teórico:.................................................................................................. 19
4.1.1. Las Normas ISO 9000 .............................................................................. 19
4.1.2. ISO 9001:2008 – Requisitos para un Sistema de Gestión de la Calidad: ... 19
4.1.3. Metodología PHVA ...................................................................................... 20
4.1.4. Beneficios de un Sistema de Gestión de la Calidad ..................................... 20
4.2. Marco conceptual .......................................................................................... 22
4.3. Marco histórico ............................................................................................... 24
4.3.1. Ingeniería clínica .......................................................................................... 24
4.3.2. Estado actual ............................................................................................ 25
4.3.3.2 Guía rápida para las mediciones en equipos biomédicos .......................... 25
4.3.3.3. Reseña histórica de SIINGMI S.A.S. . ..................................................... 27
4.4. Marco legal ..................................................................................................... 28
5. METODOLOGÍA DE TRABAJO ...................................................................... 30
5.1. Metodología ..................................................................................................... 30
5.2. Diagnostico situación inicial............................................................................. 31

5
5.3. Infraestructura, herramienta, equipos requeridos para la prestación de
servicios de mantenimiento a equipos biomédicos. ............................................... 39
5.3.1. Infraestructura:.......................................................................................... 39
5.4. Protocolos operativos identificados en SIINGMI ............................................. 42
5.4.1. Protocolos para mantenimiento: ............................................................... 42
6. PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
- SGC ..................................................................................................................... 44
6.1. Establecimiento de la misión y la visión de la empresa ................................... 44
6.1.1. Misión ....................................................................................................... 44
6.1.2. Visión ........................................................................................................ 44
6.1.3. Identificación del direccionamiento organizacional. .................................. 45
6.1.4. Establecimiento de la política de calidad. ................................................. 45
6.1.5. Establecimiento de los objetivos de calidad.............................................. 46
7. ETAPA DE PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD -
SGC ....................................................................................................................... 47
7.1. Planificación de los procesos y procedimientos .............................................. 47
7.1.1. Mapa de Procesos .................................................................................... 48
8. ETAPA DE DISEÑO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD - SGC ....... 49
8.1. Elaboración de los procedimientos que exige la ISO 9001:2008 y los
necesarios para la organización. ........................................................................... 49
8.2. Elaboración del manual de calidad. ................................................................. 49
8.3. Elaboración de otros documentos (manuales, guías, instructivos,
especificaciones, fichas técnicas, matrices, entre otros) requeridas por la
organización........................................................................................................... 51
8.3.1. Encabezado: ............................................................................................. 52
8.3.2. Codificación de documentos internos ....................................................... 52
9. CONCLUSIONES ............................................................................................ 54
10. RECOMENDACIONES ................................................................................... 55
11. BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................... 56

6
 LISTA DE TABLAS

pág.

Tabla 1. herramientas para el mantenimiento de equipos Biomédicos .................. 40

Tabla 2 Equipos empleados para el mantenimiento de equipos biomédicos ......... 40
Tabla 3. Proceso, Procedimientos y Códigos ........................................................ 47
Tabla 4. Codificación para el tipo de documento ................................................... 53
Tabla 5 Codificación Para tipo de proceso ............................................................ 53

7
 LISTA DE FIGURAS

pág.

Figura 1 Organigrama SIINGMI S.A.S. .................................................................. 45

Figura 2 Mapa de procesos de SIINGMI S.A.S...................................................... 48
Figura 3 Relación de procesos Vs. Documentos ................................................... 51
Figura 4 Encabezado de documentos y formatos .................................................. 52

8
 LISTA DE ANEXOS

pág.

Anexo: A HERRAMIENTA DE DIAGNOSTICO APLICADA ................................... 32

Anexo: B MANUAL DE CALIDAD SOLUCIONES INTEGRALES EN INGENIERIA
MEDICO INDUSTRIAL…………….........................................................................50

9
 RESUMEN

En el presente proyecto se realizará el diseño de un sistema de gestión de calidad

para la empresa Soluciones Integrales en Ingeniería Medico Industrial SIINGMI
S.A.S. se planteará el problema a solucionar, el alcance del proyecto, los
antecedentes del problema, planteamiento y descripción del problema, un
pronóstico si no se da solución al problema, un control al pronóstico. Luego se hará
la justificación del proyecto, objetivos generales y específicos, se planteará el marco
referencial del proyecto, se definirá la metodología para el desarrollo del proyecto,
se definirá la logística necesaria, luego se procederá a hacer la recolección de la
información necesaria para el desarrollo del sistema, diagnóstico de la situación de
la empresa, planeación estratégica, planificación del sistema y por último la etapa
del diseño del Sistema de gestión de calidad según los requisitos de la norma NTC-
ISO 9001:2008.

10
 INTRODUCCIÓN

La empresa SIINGMI S.A.S. es una empresa ubicada en Yopal, Casanare, dedicada

a prestar servicios de mantenimiento preventivo y Correctivo a equipos Biomédicos,
actualmente cuenta con un número significativo de clientes tanto a nivel municipal
como departamental, con el pasar del tiempo ha aumentado su número de clientes
y con ello el flujo de trabajo, generando desorganización e incumplimiento en la
entrega de algunos trabajos, siendo conscientes de la situación, los socios de la
empresa quieren adoptar un sistema que les permita dar cumplimiento a los
requerimientos de sus clientes y organización a su trabajo diario, para lo cual se
propone la realización del diseño de un sistema de Gestión de calidad ajustado a
las características de la empresa y basado en los requisitos de la norma NTC-ISO
9001 2008, actualmente la empresa no cuenta con un sistema que le permita dar
garantía de los servicios que ofrece, es por ello que se crea la necesidad de Diseñar,
Difundir e Implementar el Sistema.

El presente Proyecto abarca la Fase de Diseño y Documentación de este sistema,

el cual cuenta con algunas exclusiones respecto a la norma debido a las
características de la empresa, las cuales serán descritas ampliamente en el
contenido del proyecto.

El método empleado para la realización del presente proyecto, es la observación

directa al interior de las actividades de la empresa, seguido de la aplicación de una
Herramienta de Diagnostico, la cual permitirá hacer una radiografía de la situación
de la empresa con respecto a los requisitos de la NTC-ISO 9001:2008, y dará el
punto de partida para la elaboración del sistema.

El Diagnóstico de la situación actual de la empresa: busca conocer la empresa,

antes de comenzar a planificar la metodología del sistema, apoyados en la
evaluación de los requisitos de la ISO 9001:2008, la determinación de los requisitos
legales aplicables, la revisión de métodos existentes para describir las actividades
realizadas para el mantenimiento de equipos Biomédicos, al igual que conocer el
Talento Humano e infraestructura que tiene la empresa y determinar los criterios
necesarios para la prestación del servicio.

Con la anterior información disponible, se puede continuar con la segunda etapa del
proyecto, que consiste en el análisis de dicha información, para determinar los

11
requisitos legales que inciden directamente sobre la prestación del servicio,
clasificar, revisar y seleccionar todo aquello que sea relevante para el desarrollo del
proyecto.

Luego se establecerá la estrategia organizacional, que incluye la elaboración de la

misión, la visión la política de calidad y los objetivos de calidad.

Seguidamente se realizará la planificación del sistema de gestión de la calidad, esto

incluye la planificación de los procesos, la determinación de los procedimientos
necesarios para las operaciones y el logro de los objetivos de trabajo para SIINGMI.
En la siguiente etapa se realizará la elaboración de los procedimientos que requiere
el sistema de gestión de la calidad, la matriz de comunicación para el sistema y se
consolidará toda la información en un documento llamado “Manual de Calidad”

El presente proyecto abarca la fase de diseño del sistema lo que significa que la
documentación creada para el Sistema de Gestión de Calidad de SIINGMI, será
entregada a la empresa, quienes se encargarán de llevar a cabo las etapas de
implementación, seguimiento al desempeño del proceso del sistema y auditoria,
para posteriormente acceder a la Certificación del Sistema de Gestión de Calidad

12
 1. EL PROBLEMA

1.1. TÍTULO DESCRIPTIVO DEL TRABAJO DE GRADO

“DISEÑO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD BASADO EN LOS

REQUISITOS DE LA NORMA ISO 9001:2008 PARA LA EMPRESA SOLUCIONES
INTEGRALES EN INGENIERÍA MEDICO- INDUSTRIAL SIINGMI S.A.S.”

1.2. ALCANCE

Este proyecto incluye las etapas de: Diagnóstico, planificación estratégica

organizacional, planificación de los procesos, documentación de procedimientos del
sistema de gestión de calidad.

1.3. ANTECEDENTES DEL PROBLEMA

SIINGMI S.A.S. es la abreviación de Soluciones Integrales en Ingeniería Medico

Industrial. S.A.S. la cual nace en el mes de febrero de 2012 en la ciudad de Yopal-
Casanare, radicada e inscrita en la misma ciudad. Su razón social es la de empresa
que brinda Soluciones Integrales en Ingeniería en el área Biomédica e Industrial. Es
una empresa de sociedad por Acciones Simplificada que inicio como un pequeño
taller de mantenimiento y que en la actualidad cuenta con una oficina y diferentes
departamentos: laboratorio de mantenimiento, laboratorio de metrología, cuarto de
destilación y bodega. Además, cuenta cinco empleados de planta y uno temporal;
su zona de trabajo principal es la ciudad de Yopal, pero también realizan trabajos
de mantenimiento de equipos Biomédicos y Metrología, en 16 municipios de los 19
que comprenden Casanare: Villanueva, Monterrey, Maní, Sabanalarga, Sácama,
Chámeza, Recetor, Paz de Ariporo, Hatocorozal, Tamara, Nunchia, Trinidad, San
Luis de Palenque, Orocue, La Salina y Pore. En la ciudad de Yopal SIINGMI S.A.S.
tiene varios clientes reconocidos en el sector salud: Cedent, Doctora Viviana Archila,
Clínica Casanare, Unidad de la Mujer, entre otros.

Fundada por dos egresados de la Universidad Nacional Abierta y a Distancia -

UNAD de los programas Tecnología e Ingeniería Electrónica, con el objetivo
principal de brindar soluciones y servicios de mantenimiento según la normativa
vigente en Colombia en el área Médico- Industrial. Actualmente cuenta con cinco
13
empleados de Planta correspondientes a los siguientes perfiles: Un Ingeniero
electrónico registrado ante el INVIMA. Un tecnólogo electrónico registrado ante el
INVIMA. Un Tecnólogo en Mantenimiento de Equipos Biomédicos y Un TÉCNICO
Auxiliar en Mantenimiento y un Administrador.

SIINGMI S.A.S. ha ido evolucionando conforme ha incrementado el número de sus

clientes, y su finalidad es ampliar su portafolio de servicios, fortalecer su
experiencia, ofrecer un servicio de calidad y efectivo, además de ser reconocida
como la empresa líder y referente en mantenimiento biomédico y Metrología en
Casanare.

PASTRANA ORTIZ, Ximena.

14
1.4. PLANTEAMIENTO Y DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA

1.4.1. Planteamiento del problema: La empresa SIINGMI S.A.S, se encuentra en

una creciente demanda de los servicios que ofrece, lo que conlleva a la adquisición
de nuevos clientes, esto hace que la solicitud en servicio sea mayor y pueda
ocasionar incumplimiento en el momento de la atención de los clientes habituales
como de los nuevos, debido a que en el interior de la empresa se evidencia poca
experiencia en la organización y aplicación de todos los procesos tanto internos
como externos. Lo anterior se describe más ampliamente a continuación:

La empresa SIINGMI S.A.S no cuenta con una estructura organizacional

definida, ya que se cuenta con poco personal y muchas |tareas que
cumplir, estas se asignan al zar, muchas veces a quien no está
capacitado para realizarlas.
No hay procesos definidos: las actividades y procesos se realizan de
acuerdo a la experiencia empírica de cada uno, mas no se sigue una guía
que se ajuste a las necesidades de la empresa.
No hay demarcación de zonas de trabajo, debido a que no se ha resaltado
la importancia de esta para la eficiencia de los procesos, principalmente
los de la parte operativa.
No hay un sistema de administración de inventarios de los equipos,
herramientas y repuestos utilizados tanto para la operación como para la
parte administrativa.
No hay protocolos ni listas de chequeo definido para la realización de
trabajos fuera de las instalaciones de SIINGMI S.A.S., ya que no se han
realizado o adaptado manuales o guías para aplicar.

1.5. PRONÓSTICO

Los aspectos mencionados anteriormente podrían llegar a ser una gran desventaja
competitiva, ya que, pese a que el número de clientes va en aumento, se asume el
riesgo de no poder cumplir a cabalidad tanto con las tareas que se realizan
habitualmente, como con las tareas asignadas por los clientes nuevos. Afectando
gradualmente el normal funcionamiento de las actividades de la empresa: dejando
tareas inconclusas, o mal realizadas, ocasionando desorden en el interior de las
instalaciones, extravío de los elementos de trabajo, y poco control sobre los equipos,
herramientas y repuestos utilizados, afectando el ambiente laboral y causando
pérdidas de tiempo y de dinero.

15
1.6. CONTROL DEL PRONÓSTICO

Esta situación hace necesario el diseño e implementación de un sistema de gestión

de calidad, mejorando la organización interna en la empresa, garantizando además
que los procesos efectuados por SIINGMI S.A.S. sean de calidad y cuentan con un
respaldo.

1.7. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA:

¿Cuál es la incidencia de la falta de directrices y falta de organización en la empresa

SIINGMI S.A.S.? ¿Qué alternativa se puede implementar para lograr un adecuado
proceso de Organización, Dirección y Calidad en el interior de la empresa? ¿Cómo
se puede asegurar que los procesos realizados por la empresa SIINGMI S.A.S son
llevados a cabo con calidad?

16
 2. JUSTIFICACIÓN

Si bien es cierto que todas las empresas, sin excepción tienen un sistema de trabajo
que les permite su desarrollo comercial, algunas han aplicado un sistema basado
en la Norma ISO 9001:2008, que les ha permitido mejorar su eficiencia, ser más
competitivas, acceder a licitaciones con altas probabilidades de ganar, las barreras
para exportar disminuyen, Todo este esfuerzo en el mediano plazo se reflejará en
el balance de final de año y en un nuevo esquema de trabajo, lo cual es atractivo
para los empleados y gerentes.

El resultado de la observación directa de los procesos en la empresa Soluciones

Integrales en Ingeniería Medico- Industrial - SIINGMI S.A.S, conducirá al diseño de
un Sistema de Gestión de Calidad basado en la Norma ISO 9001: 2008, sistema
que al ser aplicado permitirá obtener un mejor desempeño y una mejor calidad en
los trabajos realizados por la empresa. Logrando el control de los sistemas y
procedimientos de la empresa, ya que se marcará una pauta a seguir. De esta forma
cada acción será ejecutada de manera controlada, con seguimiento y evaluación de
los procesos.

Solucionando así los problemas anteriormente identificados referentes a la

organización, calidad y cumplimiento en la empresa, ya que su aplicación le
permitirá no solo cumplir con las expectativas de sus clientes actuales, sino darse a
conocer a nuevos clientes y garantizar que los servicios ofrecidos son de alta calidad
y eficiencia, que cumplen con la normativa vigente en el campo del mantenimiento
Biomédico, manteniéndose estable en un mercado de grandes cambios y que cada
vez más exigente. De esta forma el diseño del sistema de Gestión de Calidad da
una solución a los problemas organizacionales: tanto de tipo administrativo como
operativo de la empresa.

17
 3. OBJETIVOS

3.1. OBJETIVO GENERAL

Diseñar el Sistema de Gestión de Calidad para la empresa SIINGMI S.A.S. basado

en la norma ISO 9001:2008.

3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Realizar un diagnóstico de la situación actual de SIINGMI S.A.S. en

relación a los requisitos de la norma ISO 9001:2008.

Establecer con la alta gerencia la planificación y estrategia según los

requerimientos de la norma ISO 9001:2008, necesarios para el
desempeño de la organización.

Diseñar y elaborar la estructura documental requerida por la norma ISO

9001:2008.

Resaltar a la Alta gerencia de SIINGMI S.A.S. la importancia de la puesta

en marcha del Sistema de Gestión Diseñado.

18
 4. MARCO REFERENCIAL

4.1. Marco teórico:

4.1.1. Las Normas ISO 9000

La familia de Normas ISO 9000 citadas a continuación se ha elaborado para asistir

a las organizaciones, de todo tipo y tamaño, en la implementación y la operación de
sistemas de gestión de la calidad eficaces.

 La Norma ISO 9000 describe los fundamentos de los sistemas de gestión de

la calidad y especifica la terminología de los sistemas de gestión de la
calidad.

 La Norma ISO 9001 especifica los requisitos para los sistemas de gestión de
la calidad aplicables a toda organización que necesite demostrar su
capacidad para proporcionar productos que cumplan los requisitos de sus
clientes y los reglamentarios que le sean de aplicación y su objetivo es
aumentar la satisfacción del cliente.

 La Norma ISO 9004 proporciona directrices que consideran tanto la eficacia

como la eficiencia del sistema de gestión de la calidad. El objetivo de esta
norma es la mejora del desempeño de la organización y la satisfacción de los
clientes y de las partes interesadas.

 La Norma ISO 19011 proporciona orientación relativa a las auditorías de

sistemas de gestión de la calidad y de gestión ambiental. (ISO, 2005)1

4.1.2. ISO 9001:2008 – Requisitos para un Sistema de Gestión de la Calidad:

La norma ISO 9001:2008 no es más que un documento que establece requisitos

para la implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad, y que pertenece a

1 ISO. (2005). Quality management systems — Fundamentals and vocabulary.

Ginebra, Suiza: Organización Internacional de Normalización ISO. vi

19
la familia ISO 9000 la cual es un conjunto de normas que representa un consenso
internacional en Buenas Prácticas de Gestión con el objetivo de que una
organización pueda entregar productos y servicios que satisfagan los requisitos de
calidad de los clientes.

4.1.3. Metodología PHVA

La norma también adopta la metodología PHVA para la gestión de los procesos, la

cual fue desarrollada por Walter Shewart y difundida por Edwards Deming y consiste
en:
1. Planear (o Planificación de la Calidad): En esta etapa se desarrollan objetivos
y las estrategias para lograrlos. También se establece que recursos se van a
necesitar, los criterios, se diseñan los procesos, planes operativos, etc.

2. Hacer: Se implementa el plan.

3. Verificar (o Control de Calidad): En esta etapa se realizan actividades de

análisis para la verificar que lo que se ha ejecutado va acorde a lo planeado
y su vez detectar oportunidades de mejora.

4. Actuar (o Mejora de la Calidad): Se implementan acciones para mejorar

continuamente. En varias organizaciones esto se conoce como proyectos de
mejora.

4.1.4. Beneficios de un Sistema de Gestión de la Calidad

La implementación de un Sistema de Gestión de Calidad puede traerle grandes

beneficios a una organización, cuando esta lo hace con un alto nivel de compromiso
por parte de la alta dirección. Algunos ejemplos que se pueden citar son:

 Aumentar la satisfacción de los clientes: Un SGC ayuda a que la organización

planifique sus actividades en base a los requisitos de los clientes y no
solamente en base a los requisitos que establezca la organización, por lo que
la calidad se integra en el producto o servicio desde la planificación,
conduciendo así a que se tengan clientes satisfechos. Hay que recordar que
la calidad no es solo cumplir requisitos, sino de tener clientes satisfechos.

20
  Reducir variabilidad en los procesos: A través de un SGC podemos
estandarizar los procesos de una organización reduciendo así la variabilidad
que se presentan en estos, lo cual hace que aumente nuestra capacidad de
producir productos consistentes.

 Reducir costes y desperdicios: Un SGC ayuda a crear una cultura proactiva

y de análisis de datos, por lo que la organización se enfoca en detectar
oportunidades de mejoras y corregir problemas potenciales, lo que conlleva
a que esta tenga numerosos ahorros en recursos.

 Mayor rentabilidad: Al SGC ayudar a la organización a aumentar la

satisfacción de los clientes y reducir costes y desperdicios, su rentabilidad
aumenta, produciendo así mayores ingresos o un mayor margen de
beneficios, así como mejor posicionamiento en el mercado y de tener no sólo
clientes satisfechos, sino leales.

La implementación de ISO 9001:2008 no es el último paso que una organización

debería de dar, de hecho es apenas el principio. ISO 9001 solo ayuda a construir el
esqueleto para el SGC de la organización y es a partir de este entonces se le da la
forma al muñeco. Si los huesos del muñeco están bien colocados, entonces tendrás
un sistema derecho y robusto, de lo contrario, tendrás un muñeco torcido y cojo.

Por último hay que destacar que en una implementación de un Sistema de Gestión
de la Calidad muchas veces se requiere que hayan cambios en algunos elementos
culturales de la organización, pues como muy bien dijo Albert Einstein: “Si quieres
lograr resultados diferentes, tienes que hacer cosas diferentes”. (José, 2010)2

2 José, M. R. (3 de marzo de 2010). Sistemas de Gestión de la Calidad.

Gestiopolis, págs. http://www.gestiopolis.com/sistemas-gestion-calidad/.

21
4.2. Marco conceptual

Calidad: Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con

los requisitos.

Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u

obligatoria.

Satisfacción del cliente: Percepción del cliente sobre el grado en que se han
cumplido sus requisitos.

Capacidad: Aptitud de una organización, sistema o proceso para realizar un

producto que cumple los requisitos para ese producto.

Competencia: Aptitud demostrada para aplicar los conocimientos y habilidades.

Sistema: Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan.

Sistema de gestión: Sistema para establecer la política y los objetivos y para

lograr dichos objetivos.

Sistema de gestión de la calidad: Sistema de gestión para dirigir y controlar una

organización con respecto a la calidad.

Política de la calidad: Intenciones globales y orientación de una organización

relativos a la calidad tal como se expresa formalmente por la alta dirección.

Objetivo de la calidad: Algo ambicionado, o pretendido, relacionado con la

calidad.

Gestión: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización.

Alta dirección: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan al más alto
nivel una organización.

Planificación de la calidad: Parte de la gestión de la calidad enfocada al

establecimiento de los objetivos de la calidad y a la especificación de los
procesos operativos necesarios y de los recursos relacionados para cumplir los
objetivos de la calidad.

Mejora continua: Actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir

los requisitos.
22
 Eficacia: Extensión en la que se realizan las actividades planificadas y se
alcanzan los resultados planificados.

Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados

Cliente: Organización o persona que recibe un producto.

Proveedor: Organización o persona que proporciona un producto.

Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan,

las cuales transforman elementos de entrada en resultados

Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un

proceso.

Trazabilidad: Capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización de

todo aquello que está bajo consideración.

Conformidad: Cumplimiento de un requisito.

No conformidad: Incumplimiento de un requisito.

Acción preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad

potencial u otra situación potencialmente no deseable.

Acción correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad

detectada u otra situación no deseable.

Manual de calidad: Documento que especifica el sistema de gestión de la calidad

de una organización.

Auditoria: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener

evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de
determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditoría. (ICONTEC,
2006)3

3 ICONTEC. (2006). Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y vocabulario. Bogotá:

Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación ICONTEC. 9-20
23
4.3. Marco histórico

4.3.1. Ingeniería clínica

La " ingeniería biomédica es una disciplina, que desarrolla y aplica los adelantos de
los conocimientos de la ingeniería, la biología y la medicina para mejorar la salud
humana a través de la integración de éstas en la práctica clínica".

La ingeniería clínica se considera una especialidad de la ingeniería biomédica. La

inclusión del ingeniero clínico en el ambiente hospitalario surgió por la necesidad de
cubrir la brecha existente entre mantener la tecnología en los hospitales y la
existencia de los médicos especialistas no entrenados para lidiar con las
complejidades de los dispositivos médicos desde el punto de vista técnico.

El nacimiento del término se remonta a los años 60, cuando César Cáceres lo utilizó
por primera vez en 1967. Dos años más tarde obtuvo fondos de la fundación Fannie
E. Rippel para crear el primer departamento de ingeniería clínica en un hospital. La
existencia de ingenieros clínicos fue formalmente reconocida por la Joint
Commission on Accreditation of Healthcare Organizations (JCAHO), en su manual
de acreditación del año 1976.

Algún tiempo después, el American College of Clinical Engineering (ACCE) definió

al ingeniero clínico como un especialista que "apoya y contribuye a mejorar la
calidad del servicio a los pacientes a través de la aplicación de competencias
adquiridas, relacionadas con el campo de la ingeniería y la gestión de la tecnología".

También, ha sido definido como aquel especialista que "tiene capacidad de

gerenciar sistemas de mantenimiento preventivo y correctivo, adiestrar el personal
relacionado con la instalación y realizar pequeños desarrollos, todo ello dentro del
ámbito hospitalario con relaciones costo/beneficio óptimas" (10).

Tradicionalmente, las responsabilidades de los ingenieros fueron creciendo a

medida que la tecnología se fue desarrollando y los sistemas sanitarios las fueron
adoptando. También, gracias a que los requisitos de regulación fueron
evolucionando y exigiendo nuevos retos en la práctica médica y en el manejo de
tecnologías. (Cruz, 2010)4

4Cruz, A. M. (2010). Una mirada a la ingeniería clínica desde las publicaciones científicas. Revista
del instituto Nacional de Salud BIOMÉDICA,
http://www.revistabiomedica.org/index.php/biomedica/article/view/182/363.
24
4.3.2. Estado actual

4.3.3.1 Brindando un nuevo brillo a la ISO 9001.

¡La ISO 9001 acaba de ser actualizada!

Este es un evento emocionante en el mundo de la gestión de la calidad global, y
una importante noticia para las más de un millón de organizaciones certificadas ISO
9001 por todo el mundo, y para millones más de individuos quadape usan la famosa
norma de sistemas de gestión de la calidad (SGC) de la ISO todos los días para
facilitar el comercio. La última revisión 2015, recién publicada, brinda a la “joya” de
la gestión de la calidad un nuevo brillo, la mantiene relevante y actualizada con el
mundo conectado de hoy en día.

Introducida en 1987, la ISO 9001 se ha revisado cuatro veces, y la nueva versión –

ISO 9001:2015 – es la primera revisión importante desde el año 2000. Se han
requerido tres años en su elaboración y es el trabajo de cientos de expertos de la
industria y el comercio, partes interesadas en las normas (es decir, consultores,
usuarios, laboratorios de ensayo, organismos de certificación, etc.), organismos
académicos y de investigación, gobiernos, organizaciones no gubernamentales,
que representan a 81 organismos miembros de ISO de todo el mundo, así como
muchos miles de participantes en los comités nacionales espejo que revisaron y
comentaron el proyecto de norma durante su desarrollo. El resultado de este
proceso evolutivo trae firmemente al siglo 21, la norma más vendida de ISO.

Las organizaciones certificadas tienen tres años posteriores a la publicación de la

norma ISO 9001:2015 en septiembre para alinear sus sistemas de gestión de la
calidad a la nueva edición de la norma, aunque se desea que no se esperen hasta
el último minuto para beneficiarse de los cambios significativos en la versión más
reciente. (Organización Internacional de Normalización, 2015)5

4.3.3.2 Guía rápida para las mediciones en equipos biomédicos: Dirección de

Medicamentos y Tecnologías en Salud: Superintendencia de Industria y Comercio
Bogotá, mayo de 2015

5 Organización Internacional de Normalización. (2015). Brindando un nuevo brillo a

la ISO 9001. ISOfocus, 7.

25
La Organización Mundial de la Salud establece en su documento “Medical device
regulations. Global overview and guiding principles” que “la vigilancia en el post-
mercadeo garantiza que los dispositivos médicos en uso siguen siendo seguros y
efectivos1”, exhortando a los países miembros, como Colombia, a realizar una
vigilancia post-mercado que aporte a estos propósitos.

Teniendo en cuenta que dentro de los dispositivos médicos se encuentran los

equipos biomédicos, y que la tecnovigilancia en el país, es una práctica reciente, en
la que inicialmente la implementación se enfoca en la gestión y análisis de los
eventos o incidentes adversos relacionados con esta tecnología, se requiere
encontrar otras formas de contribuir a la vigilancia en el post-mercadeo de los
equipos biomédicos, como la gestión de equipos biomédicos.

La gestión de equipos biomédicos es una de las herramientas que contribuye a la

vigilancia en el post-mercadeo, donde se contemplan temas como adquisición,
mantenimiento, inventarios y bajas, entre otros y en la cual se requiere el
establecimiento de lineamientos y directrices claras y coherentes para ser
implementados en los prestadores de servicios de salud y otros usuarios de equipos
biomédicos.

Dentro de estos lineamientos se requieren los relacionados con las actividades de

medición (metrología) de los equipos biomédicos, que ayuden a controlar y
garantizar el buen desempeño de los mismos y que impacte en la seguridad del
paciente. (Dirección de Medicamentos y Tecnologías en Salud Superintendencia de
Industria y Comercio, 2015)6

6 Dirección de Medicamentos y Tecnologías en Salud Superintendencia de

Industria y Comercio. (2015). GUÍA RÁPIDA PARA LAS MEDICIONES EN
EQUIPOS BIOMÉDICOS. Bogotá: Dirección de Medicamentos y
Tecnologías en Salud Superintendencia de Industria y Comercio. 6

26
 4.3.3.3. Reseña histórica de SIINGMI S.A.S. SIINGMI S.A.S. es la abreviación de
Soluciones Integrales en Ingeniería Medico Industrial. S.A.S. empresa que nace en
el mes de febrero de 2012 en la ciudad de Yopal- Casanare. Sus instalaciones se
encuentran ubicadas en la Calle 31 No. 29-50. Fue Fundada por un Estudiante y Un
Egresado de Ingeniería Electrónica de la Universidad Nacional Abierta y a Distancia
– UNAD, quienes cuentan con una amplia experiencia en el sector médico e
Industrial, creada con el objetivo principal de brindar soluciones y servicios de
mantenimiento según la normativa vigente en Colombia en el área Médico- Industrial
de la mano de la satisfacción de sus clientes. Algunos de sus clientes a nivel
Casanare son: Red Salud Casanare, Clínica Casanare, Unidad de la Mujer, Cedent
Clínica Odontológica, Dentisonrie, entre otros.

Soluciones Integrales en Ingeniería Medico Industrial. S.A.S. presta a sus clientes

en general los siguientes servicios:

Mantenimiento preventivo de equipos biomédicos e industriales

Mantenimiento correctivo de equipos biomédicos e industriales
Calibración de equipos biomédicos e industriales.
Diagnóstico equipos biomédicos e industriales.
Realización de inventarios de equipos hospitalarios.
Realización y actualización de hojas de vida de equipos biomédicos.

Además de contar con un excelente equipo de trabajo comprometido con su labor,

responsable y eficiente, cuenta con las instalaciones, herramientas y equipos
adecuados para prestar un servicio oportuno.

27
4.4. Marco legal

Legislación del mantenimiento. La ley de 100/93, indica que cada hospital debe
invertir en mantenimiento cada año para proteger su infraestructura física y
equipamiento. Antes de 1993, las Inversiones dependían del sentido común de los
directores. Ahora, el mantenimiento es una actividad obligatoria y se lleva a cabo
sobre la base de las estrategias elegidas por la administración del hospital.

EL CONGRESO DE LA REPUBLICA DE COLOMBIA, decreta mediante la LEY 100

DE 1993 (diciembre 23) por la cual se crea el sistema de seguridad social integral y
se dictan otras disposiciones en su CAPITULO II: DE LAS INSTITUCIONES
PRESTADORAS DE SERVICIOS DE SALUD “ARTICULO 189. Mantenimiento
Hospitalario. Los hospitales públicos y los privados en los cuales el valor de los
contratos suscritos con la nación o las entidades territoriales representen más del
treinta por ciento (30 %) de sus ingresos totales deberán destinar como mínimo el
5 % del total de su presupuesto a las actividades de mantenimiento de la
infraestructura y la dotación hospitalaria.” (Colombia, 1993)7

En 1997, (marzo 13) de acuerdo con la Ley 100/93, la Superintendencia Nacional

de Salud, emitió la circular N ° 29, que define la necesidad de desarrollar en todos
los hospitales un plan de mantenimiento anual, para que las autoridades de cada
hospital sean responsables. Dicha circular define los objetivos de mantenimiento de
la siguiente manera:

 Garantizar la seguridad de los pacientes y del personal que administra y

utiliza los recursos físicos del hospital.
 Contribuir a que la atención en salud cumpla con las características de
calidad previstas en el numeral 9, Artículo 153 de la Ley 100 de 1993 y en el
Decreto 2174 de 1996.
 Asegurar la disponibilidad y garantizar el funcionamiento eficiente de los
recursos físicos para la producción o el servicio, para obtener así el

7 Colombia, E. C. (1993). LEY 100 . Bogotá: El Congreso de la República de

Colombia.

28
 rendimiento máximo posible de la inversión económica en los recursos para
la atención en salud y contribuir a la reducción de los costos de operación de
la Institución. (SUPERINTENDENTE NACIONAL DE SALUD, 1997) 8

8SUPERINTENDENTE NACIONAL DE SALUD. (1997). Circular Externa No. 029. Bogotá:

SUPERINTENDENTE NACIONAL DE SALUD. 2
29
 5. METODOLOGÍA DE TRABAJO

5.1. Metodología

El método empleado para el desarrollo del proyecto estará definido por las
siguientes etapas:

Etapa de recolección de la información:

Aplicación del diagnóstico de la situación inicial de la empresa SIINGMI

S.A.S. en relación a los requisitos de la norma ISO 9001:2008.
Metodología reglamentaria para el mantenimiento de equipos Biomédicos.
Personal requerido para la prestación de los servicios de mantenimiento a
equipos biomédicos ofrecidos por SIINGMI
Infraestructura, herramienta, equipos requeridos para la prestación de
servicios de mantenimiento a equipos biomédicos.

Etapa de planificación estratégica

Establecimiento de la Misión y la Visión de la empresa.

Identificación del direccionamiento organizacional.
Establecimiento de la política de calidad.
Establecimiento de los objetivos de calidad.

Etapa de planificación del sistema de gestión de la calidad

Planificación de los procesos necesarios

Planificación de los indicadores de gestión.
Determinación de los procedimientos involucrados

Etapa de diseño de los procesos del sistema de gestión de calidad

Elaboración de los procedimientos que exige la ISO 9001:2008.

Elaboración del manual de calidad.
Elaboración del organigrama de SIINGMI
Elaboración del mapa de procesos
30
 Elaboración de los procedimientos necesarios para la organización.
Elaboración de otros documentos (manuales, guías, instructivos,
especificaciones, fichas técnicas, matrices, entre otros) requeridas por la
organización.

5.2. Diagnostico situación inicial

Como punto de partida, se diagnosticó en qué medida el funcionamiento cotidiano

de SIINGMI S.A.S. se ajusta a los requisitos de la norma, para conocer la distancia
que hay entre la gestión actual de la empresa y el modelo de gestión que se quiere
alcanzar, propuesto por ISO 9001:2008. Es un paso importante antes de adentrarse
en el diseño del sistema de gestión de la calidad.

Mediante la realización del diagnóstico inicial, se permitió conocer los puntos fuertes
y débiles respecto a los requisitos de la norma. Para lograr el análisis se aplicó una
herramienta de evaluación, la cual establece los requisitos de la norma ISO
9001:2008. Se proporciona esta herramienta para SIINGMI, con el objetivo de que
sea de aplicada en futuras auditorías internas de calidad. (Anexo herramienta de
diagnóstico aplicada)

Además, la realización del diagnóstico inicial y su posterior análisis, fue importante

que las respuestas reflejaran de forma realista la situación de la empresa. Además,
se calificó de 1 a 5 siendo 1 el punto más bajo y 5 el más alto, así:

1: No existe nada planificado, documentado e implementado

2: Esta planificado
3: Se realiza, pero no está documentado
4: Se encuentra documentado, pero no se realiza
5: Se encuentra documentado e implementado
La aplicación de dicha herramienta arrojó los siguientes resultados:

31
 ANEXO: A HERRAMIENTA DE DIAGNOSTICO APLICADA
Situación Actual De
Numeral Requisito Descripción del Requisito
SIINGMI S.A.S.
4. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
La organización debe establecer, SIINGMI S.A.S. no
Requisitos documentar, implementar y mantener un cuenta con un SGC
4.1.
generales sistema de gestión de la calidad y mejorar documentado.
continuamente su eficacia Calificación: 2
Declarar una política de calidad y objetivos
de calidad, los
4.2
procedimientos requeridos en la norma
Requisitos de la No existe una
deben estar documentados, así como los
documentación política de calidad,
otros documentos necesitados
no están definidos
4.2.1
Generalidades los objetivos,
Debe contener:
procedimientos y
 Alcance y sus exclusiones
Manual de calidad procesos
justificadas
Calificación: 1
4.2.2  Procedimientos del sistema de
gestión de calidad o su mención
 Descripción de la interacción de
los procesos
Debe establecerse un procedimiento
documentado que defina los controles
necesarios para:
 aprobar los documentos en
cuanto a su adecuación antes de
su emisión
 revisar y actualizar los
documentos cuando sea
necesario y aprobarlos
nuevamente,
No hay un
 asegurarse de que se identifican
procedimiento para
los cambios y el estado de la
aprobación, revisión,
Control de versión vigente de los
actualización,
4.2.3. documentos documentos,
cambio, uso,
 asegurarse de que las versiones
distribución de
pertinentes de los documentos
documentos.
aplicables se encuentran
Calificación: 1
disponibles en los puntos de uso,
 asegurarse de que los
documentos permanecen legibles
y fácilmente identificables,
asegurarse de que los
documentos de origen externo,
que la organización determina
que son necesarios para la
planificación y la operación del
sistema de gestión de la calidad,

32
 se identifican y que se controla su
distribución, y
 prevenir el uso no intencionado
de documentos obsoletos, y
aplicarles una identificación
adecuada en el caso de que se
mantengan por cualquier razón.
No hay un
La organización debe establecer un procedimiento para
procedimiento documentado para definir identificación,
los controles necesarios para la almacenamiento,
Control de los identificación, el almacenamiento, la protección,
4.2.4.
registros protección, la recuperación, la retención y recuperación,
la disposición de los registros. retención y
Los registros deben permanecer legibles, disposición de los
fácilmente identificables y recuperables. registros.
Calificación: 1
5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION
La alta dirección debe proporcionar La dirección se
evidencia de su compromiso con el encuentra muy
Compromiso de la
5.1. desarrollo e implementación del sistema comprometida con el
Dirección
de gestión de la calidad, así como con la diseño del sistema.
mejora continua de su eficacia Calificación: 2
Se entienden los
La dirección debe asegurarse de entender requisitos del cliente,
Enfoque al cliente
5.2. los requerimientos del cliente pero no está
documentado
Calificación: 3
No se han
Se deben establecer unas políticas de
Política de la establecido las
calidad, apropiadas y entendidas por la
5.3. calidad políticas de calidad
organización.
para la organización.
Calificación: 2
No se han
Planificación establecido los
5.4
Objetivos de Se deben establecer objetivos de calidad objetivos de calidad
5.4.1
calidad para la organización.
Calificación: 2
Se está planificando
Planificación del
la elaboración del
5.4.2 sistema
De acuerdo con los objetivos y numeral 4.1 sistema de gestión
de gestión de la
de calidad.
calidad
Calificación: 2
Se tienen algunas
Responsabilidad,
responsabilidades y
5.5. autoridad y La dirección debe asegurarse que las
autoridades definidas
comunicación responsabilidades y autoridades están
y se han comunicado
Responsabilidad definidas y son comunicadas dentro de la
dentro de la
5.5.1. y organización
organización.
autoridad
Calificación: 3

33
 No se ha definido el
responsable de la
Se debe elegir el responsable de la
Representante de dirección
dirección ante la implementación del
5.5.2. la implementación del
Sistema de gestión de calidad
dirección Sistema de gestión
de calidad
Calificación: 1
No existen procesos
Debe haber comunicación continua dentro
claros de
de la organización con el fin de hacer
5.5.3 Comunicación comunicación dentro
efectivo el sistema de calidad y la mejora
interna de la organización y
del mismo
con la dirección.
Calificación: 1
No hay un sistema
Revisión por la La dirección debe realizar revisiones
5.6 de gestión de calidad
dirección planificadas periódicamente del Sistema
5.6.1 definido.
Generalidades de gestión de calidad
Calificación: 1
No existe registro de
Información para Para la revisión de la dirección, ésta debe entradas de
5.6.2
la contar con información enunciada en este información para la
revisión numeral de la norma revisión
Calificación: 1
No existe registro de
Resultados de la Se deben tener para la revisión de
los resultados de la
5.6.3 revisión cualquier acción emprendida, decisiones
revisión
tomadas
Calificación: 1
6. GESTIÓN DE LOS RECURSOS
SIINGMI S.A.S.
La organización debe contar con los cuenta con los
Provisión de los recursos suficientes para cumplir con el recursos necesarios
6.1
recursos sistema de calidad y cumplir con las para poner en
expectativas de los clientes marcha el sistema de
gestión de Calidad.
Calificación: 2
La competencia del
El personal que afecte la calidad debe ser
personal a contratar
Recursos competente con base en la educación,
6.2 está definida pero no
Humanos formación, habilidades y experiencia
6.2.1 se encuentra
Generalidades apropiadas
documentada.
Calificación: 3
La organización debe:
 determinar la competencia
necesaria para el personal que No se tiene un plan
Competencia, realiza trabajos que afectan a la de formación que
6.2.2 toma de conformidad con los requisitos del asegure las
conciencia producto, competencias del
y formación  cuando sea aplicable, personal.
proporcionar formación o tomar Calificación: 1
otras acciones para lograr la
competencia necesaria,

34
  evaluar la eficacia de las acciones
tomadas,
 asegurarse de que su personal es
consciente de la pertinencia e
importancia de sus actividades y
de cómo contribuyen al logro de
los objetivos de la calidad, y
 mantener los registros apropiados
de la educación, formación,
habilidades y experiencia
Se cuentan con los
recursos adecuados
La organización debe asegurar que se
para la prestación
cuentan con los recursos
del servicio de forma
6.3. Infraestructura infraestructurales adecuados para el
que se cumplan con
cumplimiento de la calidad
las necesidades de
los clientes
Calificación: 3
La organización
cuenta con un
Se debe determinar y gestionar el
Ambiente de ambiente de trabajo
ambiente de trabajo necesario para lograr
6.4. trabajo favorable para el
la conformidad con los requisitos del
cumplimiento de la
servicio
calidad
Calificación: 3
7. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO
La organización debe planificar y
desarrollar los procesos necesarios para la
Planificación de la
realización del servicio teniendo en
7.1. realización del No Aplica
cuenta los requisitos de los otros procesos
producto
del sistema de gestión de
calidad
Procesos
relacionados
con el cliente
La organización debe garantizar que
7.2. Determinación de
entiende los requerimientos de los clientes No Aplica
7.2.1 los
requisitos
relacionados
con el producto
La organización debe revisar los
Revisión de los
7.2.2 requerimientos del servicio y verificar que No Aplica
requisitos
pueda cumplir con ellos
Comunicación Se deben determinar e implementar
7.2.3 con el disposiciones eficaces para la No Aplica
cliente comunicación con los clientes
7.3 Diseño y
No Aplica
desarrollo
Compras La organización debe asegurarse de SIINGMI efectúa el
7.4
Proceso de efectuar compras que permitan ofrecer un proceso de compras
7.4.1
compras servicio adecuado de manera que se

35
 ofrece un servicio
adecuado, pero no
está documentado.
Calificación: 3
Se define la
descripción de los
Información de Esta información debe incluir la productos a comprar,
7.4.2 las descripción del producto a comprar pero no se encuentra
compras documentado ni se
lleva registro.
Calificación:2
Aunque se hace una
revisión del producto
comprado para
Verificación de los Se deben establecer inspecciones para verificar su calidad,
7.4.3
productos asegurar que sean cumplidas las este proceso no es
comprados especificaciones del producto documentado y no
se lleva registro
formal del mismo
Calificación: 1
Producción y
Se tiene definida la
prestación
forma de prestación
del servicio
La organización debe planificar y realizar de servicios, y los
7.5 Control de la
un control de la prestación del servicio controles, pero no se
7.5.1 producción
encuentra
y de la prestación
documentado.
del
Calificación: 3
servicio
Validación de los
procesos de No existen procesos
Se debe revisar la capacidad de los
producción establecidos, ni
7.5.2 procesos de prestación del servicio para
y de la prestación documentados.
alcanzar los resultados planificados
de Calificación 1
servicios
Como no tienen un
procedimiento como
Se debe identificar el producto (servicio)
tal documentado, ni
de forma adecuada mediante todo el
los controles
Identificación y proceso de prestación del servicio,
7.5.3 respectivos, no se
trazabilidad identificar su estado con respecto a los
puede medir la
requisitos de seguimiento
trazabilidad del
servicio.
Calificación 1
La empresa está
comprometida con
los bienes
7.5.4 Propiedad del la organización se debe asegurar de cuidar
proporcionados por
cliente los bienes que son propiedad del cliente
los clientes y
garantiza su cuidado.
Calificación 3

36
 Respecto a los
recursos empleados
por la organización
en el proceso de
prestación del
servicio, SIINGMI se
7.5.5 Preservación del Se debe mantener la calidad del servicio asegura que estos
producto prestado hasta la entrega del mismo cumplan con los
requerimientos
durante todo el
proceso de
prestación del
servicio
Calificación 5
SIINGMI cuenta con
Control de los Considera la manera como se controla el
un plan de
equipos de uso de cualquier instrumento y dispositivo
7.6 Calibración para sus
seguimiento y de seguimiento que necesita, incluida la
equipos.
medición calibración cuando sea necesaria
Calificación 5
8. MEDICION, ANALISIS Y MEJORA
No cuentan con
procedimientos, ni
La organización debe planificar e mecanismos para la
8.1 Generalidades implementar los procesos de seguimiento, medición, análisis y
medición, análisis y mejora mejora del sistema
de gestión.
Calificación 1

No se cuenta con un
medio formal de
La organización debe realizar el
Seguimiento y recolección de
seguimiento de la información relativa a la
8.2 medición información acerca
percepción del cliente con respecto al
8.2.1 Satisfacción del de la opinión del
cumplimiento de sus requisitos por parte
cliente cliente frente al
de la organización
servicio entregado
Calificación: 1
Se deben llevar a cabo a intervalos
planificados auditorías internas para No existen
8.2.2 Auditoria interna
determinar la conformidad y eficiencia del Calificación: 1
sistema de gestión de calidad
Seguimiento y
medición La organización debe estar en capacidad No existen
8.2.3
del proceso de de verificar los procesos Calificación: 1
realización
Seguimiento y
8.2.4 medición La organización debe estar en capacidad No existen
del producto o de verificar los productos o servicios Calificación: 1
servicio
Control de No cuentan con
la organización debe asegurarse de que el
8.3 producto o mecanismos para
servicio que no sea conforme con los
servicio no identificar y controlar

37
 conforme requisitos se identifica y controla para el servicio no
prevenir su uso o entrega no intencional conforme.
Calificación: 1
la organización debe determinar, recopilar,
y analizar los datos apropiados para
Análisis de datos No existen
8.4 demostrar la idoneidad y la eficacia del
Calificación: 1
sistema de gestión de calidad y para
evaluar las mejoras posibles
SIINGMI no cuenta
La organización debe mejorar con un sistema de
8.5 Mejora continuamente la eficacia del sistema de gestión de Calidad
8.5.1 Mejora Continua gestión de calidad documentado e
implementado.
Calificación: 1
No existe un
la organización debe tomar acciones para procedimiento formal
8.5.2 Acción correctiva
eliminar la causa de las no conformidades para las acciones
y así prevenir que vuelvan a ocurrir correctivas
Calificación: 1
No existe un
la organización debe tomar acciones para
procedimiento formal
8.5.3 eliminar la causa de las no conformidades
Acción preventiva para las acciones
potenciales y así prevenir que ocurran
preventivas
Calificación: 1

Luego de la aplicación de la herramienta de diagnóstico se tienen los siguientes

resultados:
Puntaje total Posible 215 Puntos.
Numerales excluidos por no aplicación a los procesos de SIINGMI= 5*5 que
es el puntaje máximo= 25 puntos excluidos
Nuevo puntaje total posible = 190 puntos
Puntaje total para SIINGMI=68 puntos.
El porcentaje de cumplimiento para SIINGMI S.A.S. frente a los requisitos
de la Norma NTC-ISO 9001:2008 es (68/190) *100, es de 35,8 %

Este porcentaje indica que SIINGMI S.A.S. por ser una empresa joven, aunque
identifica y tiene en cuenta la importancia de la satisfacción de los clientes, y realiza
seguimiento, control y aseguramiento metrológico a sus equipos, no cuenta con un
sistema de gestión implementado, carece de mecanismos que le brinden mayor
control y seguimiento a los servicios que presta, por lo cual se ve la necesidad de
iniciar con el diseño y posterior implementación, documentación y certificación de
un sistema de gestión de la calidad.

38
PERSONAL QUE ACTUALMENTE LABORA EN SIINGMI S.A.S.

1 Gerente
1 Director de mantenimiento de equipos Biomédicos
2 Técnicos en mantenimiento de equipos Biomédicos
1 Administrador o auxiliar administrativo.

5.3. Infraestructura, herramienta, equipos requeridos para la prestación de

servicios de mantenimiento a equipos biomédicos.

5.3.1. Infraestructura:

SIINGMI S.A.S. cuenta con una sede ubicada en la calle 31 # 29-50 Yopal
Casanare, plata física de un (1) piso, distribuida de la siguiente manera:

Recepción y administración
Tratamiento de datos y elaboración de documentación para los clientes
Laboratorio de mantenimiento
Laboratorio de metrología
Cafetería
Taller de trabajo equipos industriales de uso biomédico
Almacén de repuestos y suministros

39
 Herramienta para el mantenimiento de Dispositivos biomédicos 9

Tabla 1. Herramientas para el mantenimiento de equipos Biomédicos

Número Nombre Imagen De Referencia

1 Caja de herramienta

2 Escalera

5.3.2. Equipos empleados para el mantenimiento de dispositivos biomédicos:

Tabla 2 Equipos empleados para el mantenimiento de dispositivos

biomédicos

Numero Nombre del equipo Imagen de referencia

Computador portátil con software

1 de mantenimiento para equipos
biomédicos

2 Analizador de seguridad eléctrica

9 DISPOSITIVO MÉDICO: Se entiende por dispositivo médico para uso humano, cualquier instrumento,
aparato, máquina, software, equipo biomédico u otro artículo similar o relacionado, utilizado sólo o en
combinación, incluyendo sus componentes, partes, accesorios y programas informáticos que
intervengan en su correcta aplicación, propuesta por el fabricante para su uso en…
https://www.invima.gov.co/servicios-de-informacion-al-ciudadano/glosario-de-terminos.html:
40
 Analizador de Pulsoximetro
3

Analizador de monitor de signos

4 vitales

Analizador de desfibriladores
5

6 Pesas patrón

7 Tacómetro

8 Radiómetro

41
 9 Multímetro

5.4. Protocolos operativos identificados en SIINGMI

En la fase de recolección de la información se identificaron los siguientes protocolos

internos para la realización de los trabajos de mantenimiento en SIINGMI S.A.S.
estos son solo algunos de ellos, según las áreas que SIINGMI interviene.

5.4.1. PROTOCOLOS PARA MANTENIMIENTO:

PARA MEDICINA GENERAL:

Protocolo para mantenimiento de básculas adulto y pesa bebe.
Protocolo para mantenimiento de tensiómetro
Protocolo para mantenimiento de equipo de órganos
Protocolo para mantenimiento de Negatoscopio
Protocolo para mantenimiento de Fonendoscopio

PARA CONSULTORIOS ODONTOLÓGICOS:

Protocolo para mantenimiento de autoclaves
Protocolo para mantenimiento de unidades odontológicas
Protocolo para mantenimiento de piezas de mano
Protocolo para mantenimiento de Cavitron
Protocolo para mantenimiento de lámpara de Fotocurado
Protocolo para mantenimiento de Amalgamador

PARA LABORATORIOS CLÍNICOS:

Protocolo para mantenimiento de Microscopio
Protocolo para mantenimiento de Agitador de mazzine
Protocolo para mantenimiento de Centrifugas
42
 Protocolo para mantenimiento de Microcentrifuga
Protocolo para mantenimiento de Analizador de hematología
Protocolo para mantenimiento de Analizador de química
Protocolo para mantenimiento de Micropipetas
Protocolo para mantenimiento de Piano cuenta células
Protocolo para mantenimiento de Termohigrometro
Protocolo para mantenimiento de Termometro

PARA SERVICIOS DE URGENCIAS:

Protocolo para mantenimiento de Desfibrilador
Protocolo para mantenimiento de Bomba de infusión
Protocolo para mantenimiento de Monitor fetal
Protocolo para mantenimiento de Electrocardiógrafo
Protocolo para mantenimiento de Monitor de signos vitales
Protocolo para mantenimiento de Ventilador mecánico

43
 6. PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE
CALIDAD - SGC

Las conclusiones descritas del diagnóstico inicial, muestran la distancia que hay
entre los puntos de la norma ISO 9001:2008 y la situación actual de la empresa,
permitiendo identificar los requerimientos necesarios para la planificación y
documentación del sistema de gestión de la calidad de SIINGMI S.A.S. la definición
de los procesos y la identificación de procedimientos correspondientes al
seguimiento, control y búsqueda de mejoras continuas para la organización
teniendo en cuenta las necesidades de sus clientes.

El punto de referencia para implementar el sistema de gestión de la calidad está

definido por la política de la calidad y objetivos de calidad, alcance del sistema,
exclusiones definición de los procesos. Actualmente, SIINGMI S.A.S. no cuenta con
ninguno de los puntos anteriormente mencionados, así como tampoco cuenta con
una misión, visión ni políticas empresariales, por tal razón, se hizo necesario
crearlas en conjunto gerencia general, con el fin de contar con directrices claras
para el desarrollo del presente trabajo.

6.1. Establecimiento de la misión y la visión de la empresa

6.1.1. Misión
Soluciones Integrales en Ingeniería Medico Industrial SIINGMI S.A.S. es una
empresa dedicada a prestar servicios de mantenimiento y metrología a equipos en
el área médica e industrial, con una infraestructura física y tecnológica adecuada,
utilizando técnicas de mantenimiento adaptadas a las necesidades de sus clientes,
aplicadas por personal idóneo, debidamente calificado y experimentado. Poniendo
a disposición de nuestros clientes servicios de alta calidad, buscando siempre
confiabilidad, respaldo y garantía en los servicios prestados.

6.1.2. Visión
Soluciones Integrales en Ingeniería Médico Industrial S.A.S en el año 2017, será
referente en el Departamento del Casanare en la prestación de servicios de
mantenimiento a equipo biomédico e industrial, contribuyendo al desarrollo del
sector salud y la Industria regional, reconocido por nuestros servicios innovadores

44
y eficientes que generan la confianza de nuestros clientes, a través de la gestión
integral de la tecnología, la gestión del conocimiento y del talento humano.

6.1.3. Identificación del direccionamiento organizacional.

Figura 1. Organigrama SIINGMI S.A.S.

6.1.4. Establecimiento de la política de calidad.

Soluciones Integrales en Ingeniería Médico Industrial SIINGMI S.A.S realiza entre

otras actividades, mantenimiento a equipos médicos e industriales, garantizando a
sus clientes calidad en los trabajos realizados, con un tiempo de respuesta pactado
según los compromisos establecidos con estos. La empresa SIINGMI S.A.S opera
bajo un sistema de gestión de calidad, para lo cual cuenta con el compromiso de
toda la organización en el cumplimiento y mejoramiento continuo del mismo y
buenas prácticas en los trabajos realizados orientado a cumplir con las
especificaciones de mantenimiento recomendadas por los fabricantes de equipos
biomédicos e industriales.

45
6.1.5. Establecimiento de los objetivos de calidad.

Garantizar oportuna entrega de los trabajos de mantenimiento realizados.

Entregar a los clientes las carpetas de hojas de vida de equipos biomédicos
según la normativa establecida (Resolución 2003 de 2014 – Normas de
Habilitación de Servicios de Salud).
Asegurar que el personal de SIINGMI S.A.S. es competente.
Contar con asesoría y capacitación técnica permanente.
Contar con una infraestructura que cumplan con las especificaciones
requeridas.

46
7. ETAPA DE PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD -
SGC

7.1. Planificación de los procesos y procedimientos

SIINGMI S.AS.se encuentra planificando su Sistema de Gestión de la Calidad

(SGC), para mejorar continuamente el desempeño de la organización, conforme con
los requisitos de la norma ISO 9001:2008 Por lo cual se han identificado y clasificado
los procesos y procedimientos de la siguiente manera:

Tabla 3. Proceso, Procedimientos y Códigos

Tipo de Nombre de
Procedimientos
Proceso Proceso
1. Procedimiento de control de documentos y
Planeación
registros
Estratégica
2. Procedimiento planeación estratégica
1. Procedimiento control de trabajo no
Procesos conforme
Estratégicos Medición, 2. Procedimiento atención de quejas,
Análisis y Mejora reclamos y sugerencias
Continua 3. Procedimiento auditorías internas
4. Acciones correctivas y preventivas
5. Revisión por la dirección
1. Procedimiento revisión de solicitudes
Atención de
2. Procedimiento manejo de equipos bajo
Solicitudes
Procesos mantenimiento
Misionales 1. Procedimiento de realización de
Realización de
Mantenimiento
Mantenimientos
2. Procedimiento documentos de Soporte
Gestión del
1. Procedimiento gestión del talento humano
Talento Humano
1. Procedimiento aseguramiento metrológico
Procesos Gestión de 2. Procedimiento para el mantenimiento las
de Apoyo Infraestructura instalaciones y el control de acceso a
áreas
Gestión de
1. Procedimiento gestión de compras
Compras

47
7.1.1. Mapa de Procesos

Figura 2. Mapa de Procesos de SIINGMI S.A.S.

48
 8. ETAPA DE DISEÑO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD - SGC

8.1. Elaboración de los procedimientos que exige la ISO 9001:2008 y los

necesarios para la organización.

Luego de tener identificados los procesos de SIINGMI S.A.S. se realiza su

documentación por medio de la caracterización de cada proceso, se identifican los
procedimientos que se deben llevar a cabo para dicho proceso y se documentan.

Los procedimientos documentados:

Procedimiento de control de documentos y registros

Procedimiento planeación estratégica
Procedimiento control de trabajo no conforme
Procedimiento atención de quejas, reclamos y sugerencias
Procedimiento auditorías internas
Acciones correctivas y preventivas
Revisión por la dirección
Procedimiento revisión de solicitudes
Procedimiento manejo de equipos bajo mantenimiento
Procedimiento de realización de mantenimiento
Procedimiento documentos de soporte
Procedimiento gestión del talento humano
Procedimiento aseguramiento metrológico
Procedimiento para el mantenimiento las instalaciones y el control de
acceso a áreas
Procedimiento gestión de compras

8.2. Elaboración del manual de calidad.

En él se encontrará reunida toda la información de la planificación y diseño del

Sistema de Gestión de Calidad descrita anteriormente, el “Manual de calidad de
SIINGMI S.A.S.” (anexo B) el cual cuenta con el siguiente contenido:

49
 Introducción,
objetivos,
alcance,
términos y definiciones,
presentación de la empresa,
representación legal,
reseña histórica,
misión,
visión,
política de calidad,
objetivos de calidad,
organigrama,
mapa de procesos,
caracterización de procesos
documentación de procedimientos,
definición de funciones del personal y
matriz de comunicación.

Además de ser un enlace para los diferentes documentos, registros, instructivos,

protocolos y demás documentos requeridos por SIINGMI para la implementación
del su Sistema de Gestión de Calidad.

50
8.3. Elaboración de otros documentos (manuales, guías, instructivos,
especificaciones, fichas técnicas, matrices, entre otros) requeridas por la
organización.

La estructura documental que se ha establecido para el Sistema de Gestión de

Calidad SGC SIINGMI se ve representada en la siguiente figura:

Figura 3 Relación de procesos Vs. Documentos

Los documentos del Sistema de Gestión de Calidad SGC de Soluciones Integrales

en Ingeniería Médico Industrial SIINGMI S.A.S, se construyen utilizando plantillas
específicas y deben ser elaborados con las herramientas de Microsoft Office.
Los documentos de SIINGMI deben estar escritos en letra Calibri, con interlineado
sencillo y textos justificados.

51
8.3.1. Encabezado:

Los documentos que hacen parte del Sistema de Gestión de Calidad SGC, deben
tener en la primera página el siguiente encabezado.

Figura 4 Encabezado de documentos y formatos

8.3.2. Codificación de documentos internos

En el campo superior derecho del encabezado se menciona el código de

identificación única del documento el cual es alfanumérico e irrepetible dentro del
Sistema de Gestión de Calidad y estará compuesto por tres (3) letras y tres (3)
dígitos (Ej: IGE-001) que serán asignados de la siguiente manera:

La primera letra hace referencia al tipo de documento y se debe asignar empleando

la codificación mostrada en la tabla 6.

52
Tabla 4. Codificación para el tipo de documento
Tipo de Documento Letras a Emplear
Manuales M
Procedimientos documentados P
Instructivos I
Especificaciones E
Formatos F
Caracterizaciones C
Diagramas D
.

Las dos letras siguientes identifican el proceso responsable de revisar, emitir e

implementar el documento y se deben asignar empleando la codificación mostrada
en la tabla 7.

Tabla 5 Codificación Para tipo de proceso

Tipo de Proceso Letras a Emplear

Planeación estratégica PE
Medición, análisis y mejora MA
Atención de solicitudes AS
Realización de Mantenimientos RM
Gestión del talento humano GT
Gestión de la infraestructura GI
Gestión de compras GC

53
 9. CONCLUSIONES

Después de la realización del diagnóstico de la situación inicial de la empresa se

determina que el porcentaje de cumplimiento de ésta frete a los requisitos de la
norma NTC-ISO 9001:2008 es del 35,8 %, lo que indica que es necesario el diseño
del sistema de Gestión de Calidad.

Se hace necesario el planteamiento de directrices organizacionales, para el

direccionamiento de SIINGMI, ya que no existían, ésta se identificó como una de las
causas principales de desorganización en la empresa y uno de los puntos de partida
para diseño del sistema.

Es de vital importancia que la alta gerencia respalde el Sistema de Gestión de

Calidad en todas sus etapas, con el objetivo de llegar a la implementación total del
mismo, incrementar la satisfacción del cliente y llegar a una posterior certificación
de calidad para SIINGMI S.A.S.

Se debe iniciar con la implementación del Sistema de Gestión de Calidad planteado,

luego se debe evaluar su efectividad; posteriormente SIINGMI deben hacer los
ajustes necesarios al Sistema con el objetivo de que éste tenga la madurez
necesaria, sincronización y abarque todas las actividades ejecutadas por SIINGMI.

El objetivo del sistema es crear un engranaje perfecto entre los diferentes procesos
ejecutados por SIINGMI, lo que permitirá que la empresa funcione como un todo
unificado y no de manera individual y descoordinada.

La implementación del Sistema de Gestión de Calidad, es un proceso largo que

requiere gran compromiso por las partes involucradas, pero en el camino se verá
reflejada una mayor organización en la ejecución de las actividades de la empresa,
y más adelante se tendrá la satisfacción no solo del cliente externo como resultado,
también un ambiente de trabajo más agradable, controlado y coordinado.

54
 10. RECOMENDACIONES

Posterior a las etapas de diagnóstico, planificación y diseño del Sistema de Gestión

de Calidad para la empresa Soluciones Integrales en Ingeniería Medico Industrial
SIINGMI S.A.S. se presentan las siguientes recomendaciones, con el fin de éstas
sean tenías en cuenta para lograr el éxito del Sistema:

Tener una estructura organizacional definida, con perfiles ocupacionales que se

ajusten a las necesidades específicas de cada departamento de la empresa y cargo
a ocupar.

Hacer una debida planificación de las actividades a ejecutar, que incluya

presupuestos económicos, infraestructura necesaria, talento humano requerido y
tiempo estimado para la actividad en cuestión.

Tener en cuenta las recomendaciones, quejas y reclamos hechas por los clientes,
regístralas, cuantificarlas, analizarlas y plantear soluciones.

Realizar la aplicación del Sistema de Gestión de Calidad diseñado para la empresa,

evaluarlo y ajustarlo, según sea la necesidad.

Definir y documentar todos los procesos futuros que realice la empresa, incluirlos
en el manual de calidad, para que estos tengan un mayor control.

55
 11. BIBLIOGRAFÍA

Colombia, E. C. (1993). LEY 100 . Bogotá: El Congreso de la República de

Colombia.
Cruz, A. M. (2010). Una mirada a la ingeniería clínica desde las publicaciones
científicas. Revista del instituto Nacional de Salud BIOMÉDICA,
http://www.revistabiomedica.org/index.php/biomedica/article/view/182/363.
Dirección de Medicamentos y Tecnologías en Salud Superintendencia de Industria
y Comercio. (2015). GUÍA RÁPIDA PARA LAS MEDICIONES EN EQUIPOS
BIOMÉDICOS. Bogotá: Dirección de Medicamentos y Tecnologías en Salud
Superintendencia de Industria y Comercio.
ICONTEC. (2006). Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y
vocabulario. Bogotá: Instituto Colombiano de Normas Técnicas y
Certificación ICONTEC.
ISO. (2005). Quality management systems — Fundamentals and vocabulary.
Ginebra, Suiza: Organización Internacional de Normalización ISO.
José, M. R. (3 de marzo de 2010). Sistemas de Gestión de la Calidad. Gestiopolis,
págs. http://www.gestiopolis.com/sistemas-gestion-calidad/.
Organización Internacional de Normalización. (2015). Brindando un nuevo brillo a
la ISO 9001. ISOfocus, 7.
SUPERINTENDENTE NACIONAL DE SALUD. (1997). Circular Externa No. 029.
Bogotá: SUPERINTENDENTE NACIONAL DE SALUD.

56
 ANEXOS

Anexo A. HERRAMIENTA DE DIAGNOSTICO

Situación
Actual De
Numeral Requisito Descripción del Requisito
SIINGMI
S.A.S.
4. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
La organización debe establecer, documentar, implementar y
4.1. Requisitos generales mantener un sistema de gestión de la calidad y mejorar
continuamente su eficacia
4.2
Declarar una política de calidad y objetivos de calidad, los
Requisitos de la
procedimientos requeridos en la norma deben estar documentados,
documentación
así como los otros documentos necesitados
Debe contener:
4.2.1 Generalidades
 Alcance y sus exclusiones justificadas
 Procedimientos del sistema de gestión de calidad o su
Manual de calidad
mención
4.2.2
 Descripción de la interacción de los procesos
Debe establecerse un procedimiento documentado que defina los
controles necesarios para:
 aprobar los documentos en cuanto a su adecuación
antes de su emisión
 revisar y actualizar los documentos cuando sea
necesario y aprobarlos nuevamente,
 asegurarse de que se identifican los cambios y el estado
de la versión vigente de los documentos,
 asegurarse de que las versiones pertinentes de los
Control de
documentos aplicables se encuentran disponibles en los
4.2.3. documentos
puntos de uso,
 asegurarse de que los documentos permanecen legibles
y fácilmente identificables, asegurarse de que los
documentos de origen externo, que la organización
determina que son necesarios para la planificación y la
operación del sistema de gestión de la calidad, se
identifican y que se controla su distribución, y
 prevenir el uso no intencionado de documentos
obsoletos, y aplicarles una identificación adecuada en el
caso de que se mantengan por cualquier razón.
La organización debe establecer un procedimiento documentado
para definir los controles necesarios para la identificación, el
Control de los almacenamiento, la protección, la recuperación, la retención y la
4.2.4.
registros disposición de los registros.
Los registros deben permanecer legibles, fácilmente identificables y
recuperables.
5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION
La alta dirección debe proporcionar evidencia de su compromiso
Compromiso de la
5.1. con el desarrollo e implementación del sistema de gestión de la
Dirección
calidad, así como con la mejora continua de su eficacia
Enfoque al cliente La dirección debe asegurarse de entender los requerimientos del
5.2.
cliente
Se deben establecer unas políticas de calidad, apropiadas y
5.3. Política de la calidad
entendidas por la organización.
5.4 Planificación
Se deben establecer objetivos de calidad
5.4.1 Objetivos de calidad
Planificación del
5.4.2
sistema de gestión De acuerdo con los objetivos y numeral 4.1
de la calidad

57
 Responsabilidad,
5.5.
autoridad y La dirección debe asegurarse que las responsabilidades y
comunicación autoridades están definidas y son comunicadas dentro de la
Responsabilidad y organización
5.5.1.
autoridad
Se debe elegir el responsable de la dirección ante la implementación
Representante de la
5.5.2. del Sistema de gestión de calidad
dirección
Debe haber comunicación continua dentro de la organización con el
5.5.3 Comunicación
fin de hacer efectivo el sistema de calidad y la mejora del mismo
interna
Revisión por la
5.6 La dirección debe realizar revisiones planificadas periódicamente
dirección
5.6.1 del Sistema de gestión de calidad
Generalidades
5.6.2 Información para la Para la revisión de la dirección, ésta debe contar con información
revisión enunciada en este numeral de la norma
Resultados de la Se deben tener para la revisión de cualquier acción emprendida,
5.6.3
revisión decisiones tomadas
6. GESTIÓN DE LOS RECURSOS
La organización debe contar con los recursos suficientes para
Provisión de los
6.1 cumplir con el sistema de calidad y cumplir con las expectativas de
recursos
los clientes

El personal que afecte la calidad debe ser competente con base en

6.2 Recursos Humanos
la educación, formación, habilidades y experiencia apropiadas
6.2.1 Generalidades
La organización debe:
 determinar la competencia necesaria para el personal que
realiza trabajos que afectan a la conformidad con los
requisitos del producto,
 cuando sea aplicable, proporcionar formación o tomar
Competencia, toma
6.2.2 otras acciones para lograr la competencia necesaria,
de conciencia
 evaluar la eficacia de las acciones tomadas,
y formación
 asegurarse de que su personal es consciente de la
pertinencia e importancia de sus actividades y de cómo
contribuyen al logro de los objetivos de la calidad, y
 mantener los registros apropiados de la educación,
formación, habilidades y experiencia
La organización debe asegurar que se cuentan con los recursos
6.3. Infraestructura infraestructurales adecuados para el cumplimiento de la calidad

Ambiente de trabajo Se debe determinar y gestionar el ambiente de trabajo necesario

6.4.
para lograr la conformidad con los requisitos del servicio
7. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO
La organización debe planificar y desarrollar los procesos
Planificación de la necesarios para la realización del servicio teniendo en
7.1. realización del cuenta los requisitos de los otros procesos del sistema de gestión
producto de
calidad
Procesos
relacionados
con el cliente La organización debe garantizar que entiende los requerimientos de
7.2.
Determinación de los los clientes
7.2.1
requisitos
relacionados
con el producto
Revisión de los La organización debe revisar los requerimientos del servicio y
7.2.2
requisitos verificar que pueda cumplir con ellos
Comunicación con el Se deben determinar e implementar disposiciones eficaces para la
7.2.3
cliente comunicación con los clientes
7.3
Diseño y desarrollo
7.4 Compras La organización debe asegurarse de efectuar compras que permitan
7.4.1 Proceso de compras ofrecer un servicio adecuado
58
 Información de las Esta información debe incluir la descripción del producto a comprar
7.4.2
compras
7.4.3 Verificación de los Se deben establecer inspecciones para asegurar que sean
productos comprados cumplidas las especificaciones del producto
Producción y
prestación
del servicio La organización debe planificar y realizar un control de la prestación
7.5
Control de la del servicio
7.5.1
producción
y de la prestación del
servicio
Validación de los
procesos de
Se debe revisar la capacidad de los procesos de prestación del
7.5.2 producción
servicio para alcanzar los resultados planificados
y de la prestación de
servicios
Se debe identificar el producto (servicio) de forma adecuada
Identificación y
7.5.3 mediante todo el proceso de prestación del servicio, identificar su
trazabilidad
estado con respecto a los requisitos de seguimiento
7.5.4 la organización se debe asegurar de cuidar los bienes que son
Propiedad del cliente
propiedad del cliente
7.5.5 Preservación del Se debe mantener la calidad del servicio prestado hasta la entrega
producto del mismo
Control de los
Considera la manera como se controla el uso de cualquier
equipos de
7.6 instrumento y dispositivo de seguimiento que necesita, incluida la
seguimiento y
calibración cuando sea necesaria
medición
8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA
8.1 Generalidades La organización debe planificar e implementar los procesos de
seguimiento, medición, análisis y mejora
Seguimiento y
La organización debe realizar el seguimiento de la información
8.2 medición
relativa a la percepción del cliente con respecto al cumplimiento de
8.2.1 Satisfacción del
sus requisitos por parte de la organización
cliente
Se deben llevar a cabo a intervalos planificados auditorías internas
8.2.2 Auditoria interna para determinar la conformidad y eficiencia del sistema de gestión
de calidad
Seguimiento y
medición
8.2.3 La organización debe estar en capacidad de verificar los procesos
del proceso de
realización
Seguimiento y
8.2.4 medición La organización debe estar en capacidad de verificar los productos
del producto o o servicios
servicio
Control de producto o la organización debe asegurarse de que el servicio que no sea
8.3 servicio no conforme con los requisitos se identifica y controla para prevenir su
conforme uso o entrega no intencional
la organización debe determinar, recopilar, y analizar los datos
Análisis de datos
8.4 apropiados para demostrar la idoneidad y la eficacia del sistema de
gestión de calidad y para evaluar las mejoras posibles
8.5 Mejora La organización debe mejorar continuamente la eficacia del sistema
8.5.1 Mejora Continua de gestión de calidad
8.5.2 Acción correctiva la organización debe tomar acciones para eliminar la causa de las
no conformidades y así prevenir que vuelvan a ocurrir
la organización debe tomar acciones para eliminar la causa de las
8.5.3
Acción preventiva no conformidades potenciales y así prevenir que ocurran

59
 Anexo B. MANUAL DE CALIDAD

Código:
MANUAL DE CALIDAD
Versión:
SOLUCIONES INTEGRALES EN INGENIERÍA MEDICO
INDUSTRIAL - SIINGMI S.A.S

TABLA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN .............................................................................................. 2
2. OBJETIVO ........................................................................................................ 2
3. ALCANCE ......................................................................................................... 2
4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES ......................................................................... 3
5. PRESENTACIÓN DE SOLUCIONES INTEGRALES EN INGENIERIA
MEDICO INDUSTRIAL SIINGMI S.A.S. .................................................................. 3
5.1. REPRESENTACIÓN LEGAL ..................................................................... 3
5.2. RESEÑA HISTÓRICA DE SIINGMI S.A.S. ................................................ 3
5.3. MISIÓN ...................................................................................................... 4
5.4. VISIÓN ....................................................................................................... 4
5.5. POLÍTICAS DE CALIDAD .......................................................................... 4
5.6. OBJETIVOS DE CALIDAD ......................................................................... 4
ANEXO 1. POLÍTICA .............................................................................................. 6
ANEXO 2. ORGANIGRAMA DE SOLUCIONES INTEGRALES EN INGENIERIA
MEDICO INDUSTRIAL SIINGMI S.A.S. .................................................................. 8
ANEXO 3. MAPA DE PROCESOS SOLUCIONES INTEGRALES EN INGENIERIA
MEDICO INDUSTRIAL SIINGMI S.A.S. .................................................................. 9
ANEXO 4. CARACTERIZACION DE PROCESO PLANEACION ESTRATEGICA Y
DESCRIPCION DE SUS PROCEDIMIENTOS...................................................... 10
ANEXO 5. CARACTERIZACION DE PROCESO MEDICION ANALISIS Y
MEJORA CONTINUA Y DESCRIPCION DE SUS PROCEDIMIENTOS ............... 20
ANEXO 6. CARACTERIZACION DE PROCESO ATENCIÓN DE SOLICITUDES Y
DESCRIPCION DE SUS PROCEDIMIENTOS...................................................... 37
ANEXO 7. CARACTERIZACION DEL PROCESO REALIZACION DE
MANTENIMIENTO Y DESCRIPCION DE SUS PROCEDIMIENTOS ................... 44
ANEXO 8. CARACTERIZACION PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
Y DESCRIPCION DE SUS PROCEDIMIENTOS .................................................. 45
ANEXO 9. CARACTERIZACION PROCESO GESTIÓN INFRAESTRUCTURA Y
DESCRIPCION DE SUS PROCEDIMIENTOS...................................................... 51
ANEXO 11. DEFINICION DE LAS FUNCIONES DEL PERSONAL SIINGMI S.A.S.
68
ANEXO 12. DEFINICION DE LA MATRIZ DE COMUNICACIÓN SIINGMI S.A.S. 74

Página 1 de 72
 1. INTRODUCCIÓN

El presente Manual documenta el Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) de Soluciones Integrales

en Ingeniería médico Industrial SIINGMI S.A.S. Describe las operaciones y responsabilidades
establecidas dentro del sistema, demuestra que las tareas aquí relacionadas, se realizan en forma
planificada y controlada y que está en capacidad de satisfacer las necesidades y especificaciones del
cliente.

Para garantizar el cumplimiento de las normas de calidad en la prestación de sus servicios, de acuerdo
con las necesidades del cliente, y la utilización adecuada de los recursos disponibles, SIINGMI S.A.S,
ha decidido implementar la norma NTC- ISO 9001:2008 “Sistema de Gestión de Calidad.
Requisitos”.

La empresa SIINGMI S.A.S, consciente de la responsabilidad que tiene de ofrecer servicios que
satisfagan las necesidades del mercado, asume el compromiso de implantar y mantener un Sistema
de Gestión de la Calidad que garantice que los procesos se realizan de acuerdo con lo establecido en
la norma NTC-ISO 9001: 2008.

2. OBJETIVO

Describir las disposiciones adoptadas por la Empresa SIINGMI S.A.S. para la operación eficaz y
mejoramiento de los procesos. Este documento define la política, los objetivos y la estructura del
Sistema de Gestión de la Calidad Soluciones Integrales en Ingeniería Medico Industrial - SIINGMI
S.A.S. Además referencia los procedimientos e instructivos a seguir para cumplir con todos los
requisitos establecidos por el Sistema de Gestión de la Calidad.

3. ALCANCE

El Manual de Calidad es un documento de referencia para la actuación de todos los funcionarios

dentro del Sistema de Gestión de la Calidad de la Empresa Soluciones Integrales En Ingeniería
Medico Industrial - SIINGMI S.A.S, sirve de base para evaluar el estado de cumplimiento de la
política y objetivos de la calidad. También se usa cuando un cliente por razones contractuales
definidas, solicita conocer y evaluar la estructura del Sistema de Gestión de la Calidad.

Debido al alcance de este manual y a las actividades realizadas por la empresa SIINGMI S.A.S, los
numerales 7. Realización de productos, 7.1. Planificación de la realización de productos, 7.2.
Procesos relacionados con el cliente, 7.2.1. Determinación de los requisitos relacionados con el
producto, 7.2.2. Revisión de los requisitos relacionados con el producto, 7.2.3. Comunicación con el
cliente, 7.3 diseño y Desarrollo, 7.3.1. Planificación de diseño y desarrollo, 7.3.2. Elementos de
entrada para el diseño y desarrollo, 7.3.3. Resaltados de diseño y desarrollo, 7.3.4. Revisión de diseño
y desarrollo, 7.3.5. Verificación de diseño y desarrollo, 7.3.6. Validación de diseño y desarrollo, 7.3.7.
Control de los cambios de diseño y desarrollo. Que aplican directamente a las actividades de
“Realización del producto” y “Diseño y desarrollo” se presentan como exclusiones: teniendo en
cuenta que la empresa no realiza estas actividades, conforme a los requisitos de la norma NTC-ISO
9001:2008.

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 4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES

 Manual de Calidad: Documento que especifica el Sistema de Gestión de la Calidad de una

organización.
 Política de Calidad: Intenciones globales y orientación de una organización relativas a la calidad
tal como se expresan formalmente por la dirección.
 Sistema de Gestión de la Calidad (SGC): Sistema de gestión para dirigir y controlar una
organización con respecto a la calidad.
 Caracterización: documento que describe cada proceso del Sistema de Gestión de la Calidad de
una organización.
 Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan entre sí, las cuales
transforman elementos de entrada (que generalmente son las salidas de otros procesos) en
resultados. Para nuestro caso, esto lo podemos evidenciar en las caracterizaciones y descripciones
de cada proceso.

5. PRESENTACIÓN DE SOLUCIONES INTEGRALES EN INGENIERÍA MEDICO

INDUSTRIAL SIINGMI S.A.S.

5.1. REPRESENTACIÓN LEGAL

La empresa Soluciones Integrales en Ingeniería Medico Industrial S.A.S. tiene como representante
legal a JULIÁN MÁRQUEZ CUBIDES Identificado con la cédula de ciudadanía No. 80.270.059 de
Bogotá

5.2. RESEÑA HISTÓRICA DE SIINGMI S.A.S.

SIINGMI S.A.S. es la abreviación de Soluciones Integrales en Ingeniería Medico Industrial. S.A.S.

empresa que nace en el mes de febrero de 2012 en la ciudad de Yopal- Casanare. Sus instalaciones
se encuentran ubicadas en la Calle 31 No. 29-50. Fue Fundada por un Estudiante y Un Egresado de
Ingeniería Electrónica de la Universidad Nacional Abierta y a Distancia – UNAD, quienes cuentan
con una amplia experiencia en el sector médico e Industrial, creada con el objetivo principal de
brindar soluciones y servicios de mantenimiento según la normativa vigente en Colombia en el área
Médico- Industrial de la mano de la satisfacción de sus clientes.
Algunos de sus clientes a nivel Casanare son: Red Salud Casanare, Clínica Casanare, Unidad de la
Mujer, Cedent Clínica Odontológica, Dentisonrie, entre otros.
Soluciones Integrales en Ingeniería Medico Industrial. S.A.S. presta a sus clientes en general los
siguientes servicios:

 Mantenimiento preventivo de equipos biomédicos e industriales

 Mantenimiento correctivo de equipos biomédicos e industriales
 Calibración de equipos biomédicos e industriales.
 Diagnóstico equipos biomédicos e industriales.
 Realización de inventarios de equipos hospitalarios.
 Realización y actualización de hojas de vida de equipos biomédicos.

Página 3 de 72
Además de contar con un excelente equipo de trabajo comprometido con su labor, responsable y
eficiente, cuenta con las instalaciones, herramientas y equipos adecuados para prestar un servicio
oportuno.

5.3. MISIÓN

Soluciones Integrales en Ingeniería Medico Industrial SIINGMI S.A.S. es una empresa dedicada a
prestar servicios de mantenimiento y metrología a equipos en el área médica e industrial, con una
infraestructura física y tecnológica adecuada, utilizando técnicas de mantenimiento adaptadas a las
necesidades de sus clientes, aplicadas por personal idóneo, debidamente calificado y experimentado.
Poniendo a disposición de nuestros clientes servicios de alta calidad, buscando siempre confiabilidad,
respaldo y garantía en los servicios prestados.

5.4. VISIÓN

Soluciones Integrales en Ingeniería Médico Industrial SIINGMI S.A.S en el año 2017, será referente
en el Departamento del Casanare en la prestación de servicios de mantenimiento a equipo Biomédico
e Industrial, contribuyendo al desarrollo del sector salud y la industria regional, reconocido por
nuestros servicios innovadores y eficientes que generan la confianza de nuestros clientes, a través de
la gestión integral de la tecnología, la gestión del conocimiento y del talento humano.

5.5. POLÍTICAS DE CALIDAD

Las políticas de SIINGMI S.A.S se encuentran en el Anexo 1.

5.6. OBJETIVOS DE CALIDAD

 Garantizar oportunidad en la entrega de los trabajos de mantenimiento realizados.

 Entregar a los clientes las carpetas de hojas de vida de equipos Biomédicos según la
normativa establecida (Resolución 2003 de 2014 – Normas de Habilitación de Servicios de
Salud).
 Asegurar que el personal de SIINGMI S.A.S. es competente.
 Contar con asesoría y capacitación técnica permanente.
 Contar con una infraestructura que cumplan con las especificaciones requeridas.

El logro de estos objetivos de calidad se consigue por medio de:

 Definición de políticas para SIINGMI S.A.S. (Anexo1).

 Definición del organigrama SIINGMI S.A.S. (Anexo 2).
 Definición del mapa de procesos de la organización (Anexo 3.)
 Descripción de procesos internos SIINGMI S.A.S.
Caracterización de proceso planeación estratégica. (Anexo 4.)
o Descripción de procedimientos
Caracterización de proceso medición análisis y mejora (Anexo 5.)
o Descripción de procedimientos
Caracterización de proceso atención de solicitudes (Anexo 6.)
o Descripción de procedimientos
Caracterización de proceso realización de mantenimiento (Anexo 7.)
o Descripción de procedimientos

Página 4 de 72
 Caracterización de proceso gestión del talento humano (Anexo 8.)
o Descripción de procedimientos
Caracterización de proceso gestión de infraestructura (Anexo 9.)
o Descripción de procedimientos
Caracterización de proceso gestión de compras (Anexo 10.)
o Descripción de procedimientos
 Definición de las funciones del personal de SIINGMI S.A.S. (Anexo 11).
 Definición de la matriz de comunicación SIINGMI S.A.S Anexo 12).

Página 5 de 72
ANEXO 1. POLÍTICA

POLÍTICA DE IMPARCIALIDAD, INDEPENDENCIA E INTEGRIDAD

El personal técnico de Soluciones Integrales en Ingeniería Médico Industrial SIINGMI S.A.S, está
libre de todo tipo de presión indebida, comercial, financiera o de cualquier otra índole que pueda
influir en su juicio técnico ya que como está definido en las funciones, estas son independientes de
las actividades administrativas y financieras. Las actividades técnicas al interior de la empresa están
igualmente libres de presión por su ubicación dentro de la línea de mando de la organización.

El gerente de SIINGMI S.A.S. garantiza la imparcialidad, confidencialidad, independencia e

integridad de los servicios prestados por el laboratorio a través de:

 Compromisos de confidencialidad que todo el personal relacionado con la empresa suscribe.

 La empresa cuenta con documentación que asegura la protección confidencial de los datos
de sus clientes, como lo establecen los procedimientos e instructivos: PAS-001 Revisión de
solicitudes y PAS-002 Manejo de equipos bajo prueba para actividad de mantenimiento
 Las solicitudes de servicios se reciben y distribuyen entre el personal operativo de acuerdo a
su asignación de actividades de mantenimiento, disponibilidad de tiempo, capacidad y
recursos.

POLÍTICA DE CALIDAD

Soluciones Integrales en Ingeniería Médico Industrial SIINGMI S.A.S realiza entre otras actividades,
mantenimiento a equipos médicos e industriales, garantizando a sus clientes calidad en los trabajos
realizados, con un tiempo de respuesta pactado según los compromisos establecidos con estos. La
empresa SIINGMI S.A.S opera bajo un Sistema de Gestión de Calidad, para lo cual cuenta con el
compromiso de toda la organización en el cumplimiento y mejoramiento continuo del mismo y buenas
prácticas en los trabajos realizados orientado a cumplir con las especificaciones de mantenimiento
recomendadas por los fabricantes de equipos biomédicos e industriales.

POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN CONFIDENCIAL Y DERECHOS

DE PROPIEDAD DE LOS CLIENTES

SIINGMI S.A.S. se compromete a velar por la seguridad de la información de los clientes, realizando
la entrega de las hojas de vida de equipos en forma impresa o digital (PDF) a solicitud del mismo. El
proceso interno de la documentación y seguridad de la información se realiza según el procedimiento
PGE-001 Procedimiento para el control de documentos y registros

POLÍTICA DE REVISIÓN DE PEDIDOS, OFERTAS Y CONTRATOS, SELECCIÓN Y

COMPRA DE SERVICIOS Y SUMINISTROS

SIINGMI S.A.S. revisa que en todo momento se cumpla lo pactado en los contratos con los clientes
incluyendo pedidos y ofertas. Igualmente verifica que los servicios de mantenimiento, los insumos y
accesorios adquiridos cumplan con los requisitos establecidos internamente. Contando con el
respaldo del área financiera y contable de la organización.

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POLÍTICA DE RESOLUCIÓN DE QUEJAS, RECLAMOS, TRABAJOS NO CONFORMES
Y ACCIONES CORRECTIVAS

Es compromiso del SIINGMI S.A.S. realizar una atención personalizada a toda queja, reclamo,
sugerencia o trabajo no conforme que posea cualquiera de nuestros clientes o entes de tipo
gubernamental, jurídico u otro a través de la disponibilidad inmediata, para la atención oportuna de
la inquietud presentada y el seguimiento a la queja, a través de acciones correctivas hasta su solución,
además anualmente se realiza una revisión por la dirección para analizar la efectividad de las acciones
realizadas.

Fecha: 20 de agosto de 2015

_______________________________
JULIÁN MÁRQUEZ CUBIDES
Gerente SIINGMI S.A.S.

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ANEXO 2. ORGANIGRAMA DE SOLUCIONES INTEGRALES EN INGENIERÍA MEDICO INDUSTRIAL SIINGMI S.A.S.

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ANEXO 3. MAPA DE PROCESOS SOLUCIONES INTEGRALES EN INGENIERÍA MEDICO INDUSTRIAL SIINGMI S.A.S.

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 ANEXO 4. CARACTERIZACIÓN DE PROCESO PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Y DESCRIPCIÓN DE SUS PROCEDIMIENTOS

Código: CPE-001
CARACTERIZACIÓN PROCESO PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
Versión: 00
SIINGMI S.A.S
Establecer los lineamientos estratégicos y la estructura del Sistema de Gestión de la Calidad, para el adecuado desempeño de las actividades de SIINGMI
Objetivo
S.A.S.
Alcance Desde la planeación de las actividades estratégicas del Sistema de Gestión de Calidad hasta llevarlas a su desarrollo.

Proveedor Entrada Actividades Salida Clientes

Proceso de Recursos Encuesta de satisfacción del  Realizar la planeación estratégica y de Misión, visión, política de
Cliente externo
humanos cliente interno calidad (Misión y visión). calidad, objetivos de
Personal de SIINGMI
Encuesta de evaluación y  Realizar la planeación del Sistema de calidad, indicadores,
S.A.S.
seguimiento al servicio Gestión de Calidad (Políticas de Calidad, acciones de mejora, mapa
Necesidades Cliente Proceso de medición,
prestado Objetivos de Calidad, indicadores y de procesos y manual de
análisis y mejora
Quejas y reclamos acciones de mejora). calidad
Informe de revisión por la  Estructurar el Sistema de Gestión de
dirección Calidad (Mapa de Procesos y Manual de
Proceso de medición, análisis Condiciones para la Proceso de atención de
Encuesta de satisfacción de Calidad).
y mejora continua. prestación del servicio solicitudes.
servicios de mantenimiento  Definir los compromisos de independencia,
cliente externo imparcialidad e integridad
 Realizar control de documentos y registros.
 Definir condiciones para la prestación del
servicio.
Recursos administrativos, Condiciones administrativas  Nombrar responsables de procesos internos Control de documentos y
Todos los procesos
contables y financieros. para la prestación del servicio y al responsable técnico y de calidad con sus registros
respectivos suplentes.
 Implementar la matriz de comunicación.

Responsable Seguimiento y Medición Requisitos Legales

Gerente General
Cumplimientos objetivos de calidad
Participan  Norma NTC/ISO 9001:2008
Personal de SIINGMI  (Objetivos logrados / objetivos planteados) x 100
S.A.S.
Documentación
Recursos físicos
Documentos Registros

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  FGE-001 Solicitud de elaboración, modificación o
anulación de documentos
 FGE-002 Listado maestro de documentos y registros
(Doc. Externos)
 FGE-002 Listado maestro de documentos y registros
 DGE-001 Mapa de procesos (Doc. Internos)
 IGE-001 Instructivo para elaboración y archivo de documentos  FGE-003 Compromisos de independencia, imparcialidad
 Computador
 MGE-001 Manual de calidad e integridad
 Impresora
 PGE-001 Procedimiento de control de documentos y registros  FGE-004 Formatos planeación estratégica (Ficha de
 PGE-002 Planeación estratégica Indicadores)
 FGE-004 Formatos planeación estratégica (Seguimiento
Indicadores de Calidad)
 FGE-005 Responsables de procesos
 FGE-006 Acta de Reunión
 FGE-007 Acciones de mejora

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 PROCESO PLANEACIÓN Código: PPE-001
ESTRATÉGICA
PROCEDIMIENTO DE CONTROL Versión:
DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
SIINGMI S.A.S.

1. OBJETIVO:
Establecer criterios para el control de los documentos y registros del Sistema de Gestión de Calidad
(SGC) de Soluciones Integrales en Ingeniería Médico Industrial SIINGMI S.A.S, con el fin de
asegurar que los documentos se encuentren disponibles en su versión adecuada y en los puntos de
utilización previstos, y que los registros se mantengan como evidencia del desempeño del SGC.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para los documentos externos, documentos internos y registros del
Sistema de Gestión de Calidad de Soluciones Integrales en Ingeniería Médico Industrial SIINGMI
S.A.S
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
 Aprobar: Verificar que el contenido del documento este de acuerdo con las políticas del
laboratorio.
 Disposición: Acción que se toma cuando se ha cumplido el tiempo de conservación
establecido para los registros de calidad.
 Documento Interno: Son los documentos del Sistema de Gestión de Calidad generados
por personal autorizado en el interior de SIINGMI S.A.S.
 Documento Externo: Son los documentos originados por fuera del laboratorio que sirven
de guía y consulta para la ejecución de actividades que afectan la calidad de los servicios
prestados.
 Elaborar: Construir un documento siguiendo las indicaciones establecidas.
 Listado maestro de documentos y registros: Base de datos que permite la consulta de la
ubicación y estado de actualización de los documentos externos, documentos internos y
registros que hacen parte del SGC.
 Registro: Documento que suministra evidencia objetiva de las actividades efectuadas y de
los resultados alcanzados, no necesariamente tiene que ser un formato previamente
establecido. Los registros pueden ser almacenados en medios físicos o electrónicos.
 Registro técnico: Acumulación de datos e información resultante de la ejecución de
mantenimientos, los cuales indican donde se ha logrado la calidad especificada o los
parámetros del proceso. Puede incluir Hojas de vida de equipos, contratos, notas de trabajo,
gráficos de control, hojas de verificación, reportes de mantenimiento externas e internas.
 Revisar: Someter a análisis un documento para corregirlo y asegurar su conveniencia,
adecuación y eficacia.

4. GENERALIDADES

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  Para el control de los documentos aprobados, SIINGMI utiliza el formato FGE-002 “Listado
maestro de documentos y registros” que contiene la información de los documentos internos,
documentos externos y registros del SGC. Este listado maestro debe estar en un lugar de fácil acceso
y su actualización debe ser permanente.
 Los documentos internos actualizados del SGC de SIINGMI deben permanecer almacenados en
copias electrónicas, ver IGE-001 “Instructivo para elaboración y archivo de documentos”. En caso
de requerirse copias físicas, el Coordinador de Calidad es el único que puede autorizar su impresión.
 Cuando se emiten la(s) copia(s) controlada(s) es necesario actualizar el documento al usuario(s) de
los mismos. Para el control de las copias impresas de los documentos, se debe señalar en la parte
inferior si la copia es controlada.
 Las copias no controladas son aquellas que no requieren actualización a sus usuarios. Solo deben
usarse copias no controladas en los siguientes casos: Material de estudio para auditores, material de
estudio para el personal operativo, información para proveedores y clientes, por solicitud del
beneficiario o para información a otras dependencias fuera del alcance del SGC.
 Todos los registros del SGC deben ser legibles y almacenados en forma tal que se conserven en
buen estado y se puedan consultar con facilidad; los medios utilizados para diligenciar y almacenar
los registros de los laboratorios pueden ser electrónicos o impresos y en algunos casos, ambos.
 Todos los documentos del SGC de SIINGMI deben revisarse por lo menos una vez al año. Si algún
documento ha sido modificado durante este periodo, indica que ya fue revisado.


5. DESARROLLO

5.1. CLASIFICACIÓN DE RESPONSABILIDADES

 Gerencia General es el responsable de aprobar la emisión de los documentos elaborados y/o

modificados, así como aprobar la anulación de documentos del SGC.
 El Coordinador de Calidad es el responsable de la aprobación de la solicitud de elaboración,
modificación y anulación de documentos, además es responsable de la elaboración, modificación y
distribución de los documentos del SGC, también, es quien define los criterios de acceso, clasificación,
almacenamiento, conservación y disposición final de los registros que se generen en el SGC, a menos
que estos criterios sean regulados por leyes gubernamentales o institucionales.
 El Coordinador de Calidad es el responsable de verificar que los documentos cumplan con los
parámetros establecidos para el SGC.
 Si el Coordinador de Calidad lo considera pertinente, el personal profesional, técnico y auxiliar de
SIINGMI participará en la elaboración, actualización, clasificación, archivo y distribución de los
documentos.
 Cuando los documentos que se van a emitir son de carácter técnico, el Coordinador de Mantenimiento
de SIINGMI es el responsable de la revisión del documento antes de su emisión.

5.2.1 DESCRIPCIÓN
Control de documentos internos

No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO

La persona que identifica la necesidad presenta
Presentar propuesta FGE-001
al Coordinador de Calidad la propuesta para Personal que
de elaboración, “Solicitud de
crear, modificar o anular un documento participa de las
1 modificación o elaboración,
existente en el SG, el cual diligencia el formato actividades de
anulación de modificación
FGE-001 “Solicitud de elaboración, SIINGMI
documentos o anulación
modificación o anulación de documentos”.

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 Analizar si la propuesta es necesaria para de
mejorar el desempeño del proceso y es documentos”.
adecuada al propósito de SIINGMI y de su
SGC:
Si la implementación de la propuesta no se
considera pertinente, se informa al personal
que presentó la solicitud y termina el proceso.
Si se considera que la propuesta es
conveniente, el Coordinador de Calidad puede
designar al personal que participará en su Coordinador de
2 Analizar la propuesta
elaboración, modificación o anulación. Calidad
En caso de aprobar la modificación de un
documento, el Coordinador de Calidad debe
poner a disposición el archivo de seguridad del
documento, sin contraseña de apertura dentro
de la carpeta “DOCUMENTOS EN
REVISIÓN”.
Cuando se trata de anulación de documentos se
continúa con la actividad 7.
Elaborar o modificar el documento siguiendo
las instrucciones descritas en el IGE-001
“Instructivo para elaboración y archivo de
documentos”.
Después de elaborar o modificar el documento
debe entregarse al Coordinador del Coordinador de
Elaborar el
3 Laboratorio o al Coordinador Técnico para su Calidad y/o
documento
revisión. personal asignado
Nota: Las modificaciones a los documentos
solo deben realizarse sobre los archivos
existentes en la carpeta documentos en
revisión.
Revisar que el documento cumpla con la
normatividad interna aplicable y que se acople
Revisar el contenido a las actividades de operación y Todo el personal
4 responsabilidades del personal participante. Si
del documento del SIINGMI FGE-001
de esta revisión surge alguna sugerencia o
“Solicitud de
corrección, se regresa a la actividad 3.
elaboración,
Establecer que documentos es necesario modificación
actualizar con el cambio realizado y o anulación
Hacer control de relacionarlos en al FGE-001 “Solicitud de de
elaboración, modificación o anulación de Coordinador de documentos”.
5 cambios a otros
documentos”. Calidad
documentos
Verificar que las modificaciones planeadas
para estos documentos fueron realizadas.
Verificar el FGE-001
cumplimiento con Verificar que el documento cumpla con los “Solicitud de
parámetros establecidos para el SGC y realizar Coordinador de
6 los parámetros elaboración,
las correcciones que se consideren necesarias. Calidad
establecidos para el modificación
SGC o anulación
Aprobar el uso del documento y establecer la Director del de
7 Aprobar documento fecha de vigencia. Laboratorio documentos”.

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 Actualizar el FGE-002 “Listado maestro de
documentos y registros” con la información
requerida.
Trasladar la versión anterior del documento a
la carpeta “DOCUMENTOS OBSOLETOS”
en el proceso correspondiente y eliminar el
documento obsoleto anterior.
Convertir el documento aprobado a formato FGE-001
pdf y almacenarlo en la carpeta “Documentos “Solicitud de
activos” en el proceso correspondiente. El elaboración,
documento aprobado en su formato inicial modificación
debe ser protegido para su apertura y o anulación
Actualizar y trasladado a la carpeta “D:\SISTEMA DE de
Coordinador de
8 distribuir la GESTIÓN DE CALIDAD \ DOCUMENTOS documentos”.
ACTIVOS \ ARCHIVOS DE SEGURIDAD”, Calidad
documentación
en el proceso correspondiente. FGE-002
Si se especifica que el documento tendrá “Listado
copias controladas impresas, se debe asegurar maestro de
su correcta identificación, distribución y la documentos y
destrucción de los documentos obsoletos. registros”.
Si se trata de la anulación de un documento, se
guarda una copia en la carpeta
“DOCUMENTOS OBSOLETOS”, se elimina
del FGE-002 “Listado maestro de documentos
y registros” y se destruyen las copias
controladas archivadas en medios físicos y
electrónicos.
Cuando se genera un nuevo documento o se FGE-001
realizan modificaciones, se entrena a los “Solicitud de
Notificar o entrenar usuarios del documento. elaboración,
sobre los cambios Coordinador de
9 Nota: Cuando se considere necesario se deben modificación
del documento a los Calidad
resaltar los cambios realizados a los o anulación
usuarios del mismo
documentos, haciéndolos fácilmente de
identificables por los usuarios. documentos”.
5.2.2 Control de documentos externos

No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO

Identificar los documentos externos que se utilizan en
los procesos del SGC y referenciarlos en los
documentos pertinentes.
Ingresar en el FGE-002 “Listado maestro de
Identificar y documentos y registros” el documento externo,
registrar los registrando su nombre, código, versión, fecha de Coordinador de
1 documentos actualización y puntos de uso en los que se encontrará Calidad
externos y sus disponible.
actualizaciones
Cuando se trate de la actualización de un documento FGE-002
externo, se debe registrar el cambio del número de “Listado
versión y la fecha de actualización en FGE-002 maestro de
“Listado maestro de documentos y registros”. documentos y
registros”.
Los documentos externos en medio electrónico se
deben almacenar en la carpeta “DOCUMENTOS
ACTIVOS” en el proceso correspondiente.
Distribuir
Para los documentos externos físicos, se debe
copias del Coordinador de
2 asegurar su distribución de acuerdo a lo establecido
documento Calidad
en el FGE-002 “Listado maestro de documentos y
externo
registros”.
Los documentos externos obsoletos deben ser
destruidos oportunamente.

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 Cada año se debe verificar la vigencia de la edición o FGE-001
Notificar la versión de los documentos externos. “Solicitud de
nueva versión Coordinador de elaboración,
3 Cuando se identifica un nuevo documento externo o
del documento Calidad modificación
si existe alguna actualización, se entrena a los
externo o anulación de
usuarios del documento.
documentos”.
5.2.3 Control de Registros

No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO

Identificar los registros de los procesos del SGC,
referenciándolos en las caracterizaciones y
procedimientos.
Identificar el
1
registro Diligenciar en el FGE-002 “Listado maestro de FGE-002
documentos y registros” la información referente “Listado
Coordinador de
al nombre del registro, el código y la versión del maestro de
Calidad
formato utilizado (si se utiliza formato). documentos y
registros”.
Ubicar los
Establecer una ubicación de fácil acceso para los
formatos
2 formatos sin diligenciar y relacionarla en el FGE-
impresos sin
002 “Listado maestro de documentos y registros”.
diligenciar
Establecer la ubicación del registro y diligenciarla
en el FGE-002 “Listado maestro de documentos y
Ubicar registros registros” de manera que se indique claramente el
y establecer la lugar de acceso y el nombre de la carpeta o ruta que
3 se debe seguir en el disco duro.
manera de
archivarlos Definir la manera como serán archivados los FGE-002
registros: por consecutivo, por orden cronológico, “Listado
Coordinador de
por orden alfabético u otras. maestro de
Calidad
documentos y
Definir tiempos Especificar en el FGE-002 “Listado maestro de registros”.
de documentos y registros” el tiempo durante el cual
conservación y los registros serán almacenados y se encontrarán
4 disponibles para el proceso.
disposición
final de los Establecer que se hará con los registros luego del
registros tiempo de conservación.
5.2.4 Control de datos: En el FGE-002 “Listado maestro de documentos y registros”, se
encuentra la lista de personas que están autorizadas para acceder a cada uno de los registros que
se generan en el SGC de SIINGMI.

 Para controlar el acceso a los datos que se encuentren en medios electrónicos, es necesario
que todos los registros se guarden con contraseña de apertura, esta contraseña solo deben
conocerla las personas autorizadas. En cuanto a los registros almacenados en medios
físicos, el Coordinador de Calidad es el responsable de archivarlos de manera segura,
permitiendo el acceso solo a las personas autorizadas.
 Los resultados de los mantenimientos son entregados por el Director de Mantenimiento al
responsable de ingresarlos a la base de datos después de ser revisados. El ingreso de
resultados al reporte de Mantenimiento está restringido por una contraseña de apertura que
solo conocen los autorizados para ingresar datos en ella.
 Semanalmente se realiza una copia de respaldo de los registros del SGC de acuerdo a las
disposiciones dadas en el IGE-001 “Instructivo para elaboración y archivo de documentos”
6. DOCUMENTOS RELACIONADOS
 IGE-001 “INSTRUCTIVO PARA ELABORACIÓN Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS”
 FGE-001“SOLICITUD DE ELABORACIÓN, MODIFICACIÓN O ANULACIÓN DE
DOCUMENTOS”
 FGE-002 “LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS”

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 PROCESO PLANEACIÓN Código:2
ESTRATÉGICA
PROCEDIMIENTO PLANEACIÓN Versión:
ESTRATÉGICA
SIINGMI S.A.S.

1. OBJETIVO:
Establecer las actividades necesarias para la definición de directrices para el funcionamiento de
SIINGMI S.A.S.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a todo el Sistema de Gestión de Calidad.
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
 Organización: Conjunto de personas e instalaciones con una disposición de
responsabilidades, autoridades y relaciones.
 Eficacia: Extensión en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los
resultados planificados.
 Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.
4. GENERALIDADES
Este procedimiento es responsabilidad en su totalidad del Gerencia de SIINGMI, el cual debe
aplicar la gestión por procesos para los procedimientos del Sistema de Gestión de Calidad.
4.1. MÉTODO PARA LA GESTIÓN DE PROCESOS
Se utiliza el ciclo PHVA como método para gestionar procesos; a continuación, se explica las
actividades con las que se da cumplimiento a dicho método:

PLANEAR

 Identificación de procesos
 Construcción de la red de procesos o mapa de procesos
 Elaboración de la caracterización de cada proceso en la que se incluyen las entradas,
salidas, proveedores, clientes, recursos, responsable del proceso, nombre y código del
proceso. Además, se establecen los controles sobre cada proceso.
 Documentación de las actividades de cada proceso, a través de procedimientos.
 Formulación de indicadores de gestión para cada proceso.
 Diseño de formatos necesarios.

HACER

 Difundir los documentos elaborados

 Implementar o aplicar cada procedimiento instructivo
 Diligenciar formatos
 Recolección de datos.

VERIFICAR

 Implementación de las actividades establecidas en el cuadro de seguimiento y medición.

 Seguimiento a la implementación del Sistema de Gestión de Calidad.
 Evaluación periódica de la política de calidad.

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  Seguimiento periódico a los objetivos de calidad.
ACTUAR O AJUSTAR

 Acciones correctivas
 Acciones preventivas
 Revisión por la dirección
 Cambios en las políticas y los objetivos de calidad.

FUENTES DE CAMBIOS

 Cambios en la norma NTC-ISO 9001:2008

 Reestructuraciones en SIINGMI S.A.S.
 Cambios en Tecnologías (equipos, Métodos de trabajo)
 Cambios o aumento de clientes
 Cambios de personal.

ACTIVIDADES PARA CAMBIAR EL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

 Revisar el mapa de procesos y ajustarlo.

 Identificar los documentos del Sistema de Gestión que deben modificarse.
 Documentar y Aplicar las acciones de mejora propuestas.
 Hacer seguimiento a las actividades de las acciones de mejora y tomar acciones garanticen
el cumplimiento de su objetivo.

5. DESARROLLO
5.1. FORMULACIÓN DE LA POLÍTICA DE CALIDAD
Se realiza la encuesta anual al personal de la Organización por medio del FGT-001 Encuesta de
Satisfacción del cliente interno, para identificar su nivel de satisfacción. Una vez se reciban todas
las encuestas se tabulan los resultados y se hace su respectivo análisis, esto lo realiza el coordinador
de calidad.

Se recogen las encuestas realizadas a los clientes externos anualmente en el formato FMA-001
Encuesta de Satisfacción Servicios de Mantenimiento Cliente Externo. Se tabulan y analizan los
resultados, el encargado del análisis es el Coordinador de Calidad.

Los resultados de cada uno de los análisis anteriores, son presentados a Gerencia, luego se
identifican las debilidades según las encuestas. Adicionalmente Gerencia determinará sus
directrices, en los casos en que se esté revisando a política existente, estas directrices estarán
representadas por la política de calidad.

La política de calidad deberá ser publicada y comunicada en una cartelera puesta en la entrada del
área de recepción de equipos, para que sea apreciada tanto por los empleados, como por los clientes
de SIINGMI S.A.S. La política será evaluada de forma verbal y escrita anualmente.
5.2. DETERMINACIÓN DE LOS OBJETIVOS DE CALIDAD

Una vez formulada la política de calidad, esta es la base para la formulación de los objetivos de
calidad.

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La política de calidad se divide en frases, para cada frase se formulan objetivos que ayuden a
cumplir lo establecido en la frase, mínimo un objetivo por frase, los objetivos se redactan
incluyendo un verbo, los cuales deben ser medibles, alcanzables y retadores.

Para cada objetivo se diseñan estrategias para lograr su cumplimiento.

5.3. CONSTRUCCIÓN DE INDICADORES DE GESTIÓN DE CALIDAD

Los indicadores de gestión demuestran la capacidad de cada proceso para alcanzar los resultados
planificados. Los indicadores se construyen siguiendo los siguientes pasos y diligenciando la ficha
de indicadores FPE -004 Formato de Planeación Estratégica así:

 NOMBRE: se refiere a la designación de la variable del proceso, factor clave del éxito, o
a la característica del producto.
 OBJETIVO: Es el uso que se le espera dar a la información obtenida. Es el para qué. Se
debe expresar en términos de: maximizar, minimizar, eliminar, mejorar, mantener.
 SISTEMAS DE INFORMACIÓN: Planilla, formato, base de datos o cualquier otra fuente
de recolección de datos que va a utilizarse.
 EXPRESIÓN: Fórmula para calcular el indicador.
 FRECUENCIA: Es la periodicidad con que se deben realizar las mediciones.
 META: Valor estándar del indicador.
 TOMA DE DECISIÓN: Es el menú de posibles alternativas de acción emprendida frente
a una desviación determinada frente a la meta.
Cada trimestre se revisa el seguimiento de indicadores de Calidad FPE-004, por el Coordinador de
Calidad, el cual llena un control a dicho formato, para presentarlo a Gerencia, así ser evaluado y
tomar decisiones (acciones correctivas o acciones de mejora)
6. DOCUMENTOS RELACIONADOS
FMA-001 ENCUESTA DE SATISFACCIÓN DE SERVICIOS DE MANTENIMIENTO.

FGT-001 ENCUESTA DE SATISFACCIÓN DEL CLIENTE INTERNO

FPE-004 FORMATOS PLANEACIÓN ESTRATÉGICA (FICHA DE INDICADORES)

FPE-004 FORMATOS PLANEACIÓN ESTRATÉGICA (SEGUIMIENTO DE

INDICADORES)

FPE-007 ACCIONES DE MEJORA.

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 ANEXO 5. CARACTERIZACIÓN DE PROCESO MEDICIÓN ANÁLISIS Y MEJORA CONTINUA Y DESCRIPCIÓN DE SUS
PROCEDIMIENTOS
Código: CMA
PROCESO MEDICIÓN ANÁLISIS Y MEJORA CONTINUA
Versión: 00
SIINGMI S.A.S

Planificar e implementar los procedimientos de seguimiento, medición, análisis y mejora necesarios para asegurar la conformidad y mejora continua del
Objetivo
Sistema de Gestión de la Calidad de SIINGMI S.A.S.
Alcance Aplica para todos los procesos del Sistema de Gestión de Calidad de SIINGMI S.A.S.

Proveedor Entrada Actividades Salida Clientes

Encuesta de satisfacción de
servicios de mantenimiento  Analizar encuesta de satisfacción de
servicios de mantenimiento cliente externo Informe de revisión por la Proceso Planeación
Necesidades cliente cliente externo dirección
y encuesta de satisfacción del cliente estratégica
Recepción de quejas,
reclamos y sugerencias interno.
 Aplicar el formato de control de trabajo y
Encuesta de satisfacción del
Proceso de recursos producto no conforme.
cliente interno
humanos.  Aplicar el procedimiento de atención de
Evaluación del personal
quejas, reclamos y sugerencias. Acciones correctivas y
Control de trabajo y producto
Todos los procesos  Realizar Auditorías internas preventivas
no conforme
 Aplicar el procedimiento de acciones Todos los procesos
Misión, visión, política y correctivas y preventivas. Adaptabilidad de políticas y
objetivos de calidad,  Realizar revisión por la dirección.
Proceso planeación procedimientos
indicadores, planes de  Aplicar herramientas estadísticas para
estratégica
mejoramiento, mapa de análisis de información.
procesos y manual de calidad
Responsable Seguimiento y Medición Requisitos Legales
Gerente General
Coordinador de
Mantenimiento. Mejoras realizadas
Coordinador de Calidad
Participan (Indicadores cumplidos / indicadores propuestos)x 100
Personal de SIINGMI S.A.S.

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 Documentación
Recursos físicos
Documentos Registros
FMA-001 Encuesta de satisfacción de servicios de
mantenimiento cliente externo
FMA-002 Control de trabajo y producto no conforme
FMA-003 Recepción de quejas, reclamos y sugerencias
FMA-004 Acciones correctivas
IMA-001 Instructivo para la aplicación de herramientas estadísticas
FMA-005 Plan de auditoria
PMA-001 Control de trabajo no conforme
FMA-006 Lista de chequeo
 Computador PMA-002 Atención de quejas, reclamos y sugerencias
FMA-007 Informe de auditoria
 Impresora PMA-003 Auditorías internas
FMA-008 Cronograma de auditorias
PMA-004 Acciones correctivas y preventivas
FMA-009 Acta de revisión por la dirección
PMA-005 Revisión por la dirección
FMA-010 Acciones preventivas
FMA-011 Registro de herramientas estadísticas
FMA-012 Evaluación de auditores
Tabulación de encuesta (cliente externo)
Tabulación de encuestas (cliente interno)

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 PROCESO MEDICIÓN ANÁLISIS Y Código: PMA-001
MEJORA CONTINUA
PROCEDIMIENTO CONTROL DE Versión:
TRABAJO NO CONFORME
SIINGMI S.A.S.

1. OBJETIVO:

Establecer las medidas y responsabilidades para identificar, evaluar y dar tratamiento a los
trabajos identificados como no conformes, que se presentan durante la prestación del servicio y la
implementación del Sistema de Gestión de Calidad de SIINGMI S.A.S.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica a todas las actividades de SIINGMI S.A.S. o sus resultados antes,
durante y después de un mantenimiento, que se encuentren no conformes, con los procedimientos
propios o con los requisitos acordados con el usuario y que afecten la validez de los resultados.

3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
 Acciones correctivas. Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una
no conformidad detectada u otra situación indeseable.
 Acciones preventivas. Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una
no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable.
 Corrección. Acción inmediata tomada para eliminar una no conformidad detectada.
NOTA: Una corrección puede realizarse junto con una acción correctiva.
 Evidencia Objetiva: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo.
 No conformidad: Incumplimiento de un requisito establecido en normas, procedimientos,
especificaciones, reglamentos u otros documentos.
 Requisito: Necesidad, expectativa, características o especificación que se convierte en
obligatorio.
 Trabajo no conforme: trabajo o resultado que no cumple con los requisitos establecidos
en el Sistema de Gestión de la Calidad, con los procedimientos de mantenimiento o con
los requisitos acordados con el usuario.
 Tratamiento a la no conformidad: Acción emprendida respecto a un servicio no
conforme para resolver la no conformidad, con el fin de garantizar el cumplimiento de los
requisitos especificados.
 Verificación. Confirmación mediante aporte de evidencia objetiva que se han cumplido
los requisitos especificados.

4. GENERALIDADES
 Es responsabilidad de quien detecte la no confirmad, notificar al responsable del proceso
(director general, director de mantenimiento o coordinador de calidad) para llevar a cabo el
presente procedimiento; el responsable del proceso en el cual se detecte la no conformidad es
el encargado de levantar el registro correspondiente diligenciando el formato FMA-002
Control de trabajo y producto no conforme”.

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  Si el trabajo no conforme afecta el resultado final de mantenimiento, se debe detener el
trabajo, realizar las mejoras a las no conformidades y luego reanudar el trabajo. Si en la
evaluación se detecta que desde hace algún tiempo se está comprometiendo resultados se
debe notificar al cliente y solicitar la devolución de los informes ya que no se puede
asegurar dichos resultados.
 Cuando se corrija el trabajo no conforme, se debe someter a una verificación para mostrar
su conformidad con los requisitos exigidos.
 Se deben seguir los procedimientos de acciones correctivas, acciones preventivas y
atención de quejas y reclamos, cuando la evaluación indique que podría volver a ocurrir
trabajo no conforme o que existe duda sobre si las operaciones del mantenimiento cumplen
con sus propias políticas y procedimientos.

4.1 ORIGEN DEL TRABAJO O PRODUCTO NO CONFORME

Origen del trabajo o producto

Tratamiento
no conforme
Registrar la queja o reclamo en el formato FMA-003 Recepción de quejas y
Quejas y reclamos reclamos y aplicar el procedimiento PMA-002 Atención de quejas y reclamos.
Si es necesario se detiene el trabajo hasta solucionar el problema.
Evaluar si las no conformidades encontradas inciden en el resultado final como
por ejemplo:
Si un equipo está fuera de especificación y no se ha realizado corrección. Solo
Verificaciones de control de
reanudar su uso cuando la no conformidad haya sido solucionada, evaluada y se
calidad
haya verificado que el equipo cumple con las especificaciones.
Si es necesario se detiene el trabajo y solo se reanuda cuando la no conformidad
haya sido solucionada, evaluada y verificada para que cumpla la especificación.

Durante la ejecución de un Detener el servicio y no se continúa hasta que la no conformidad haya sido
servicio comprado solucionada, evaluada y verificada.

Si se detecta durante observaciones o supervisión del personal, se debe evaluar

la implicación de la no conformidad, si esta incide en el resultado final detener
Supervisión del personal el trabajo evaluar los resultados obtenidos. Reanudar el trabajo sólo cuando la
no conformidad esté solucionada. Si se detecta que el problema es de
capacitación, entrenar al personal en el aspecto no conforme.

Auditorías internas Seguir el procedimiento PMA-004 acciones correctivas y preventivas.

Registrar el o los hallazgos y evaluar las implicaciones del trabajo no conforme.

Revisión por la dirección Si este afecta el resultado final se debe detener el trabajo, realizar las mejoras a
las no conformidades y luego reanudar el trabajo.
5. DESARROLLO
5.1. NO CONFORMIDADES

No. Actividad Descripción Responsable Registro

Identificar Se identifica el trabajo no conforme según lo Personal de
1 trabajo no establecido en las condiciones generales de este SIINGMI
conforme procedimiento. S.A.S.
FMA-002 Control de
trabajo y producto no
Registrar el Quien identifica el trabajo no conforme informa Personal de
conforme, FMA-003
2 trabajo no al Director de Mantenimiento y, registra el SIINGMI
atención de quejas y
conforme correspondiente evento en el formato. S.A.S.
reclamos, FMA-004
Acciones correctivas

Página 23 de 72
 Se evalúa la frecuencia con que se detecta el FMA-002 Control de
Evaluar el Personal de
trabajo no conforme y la gravedad del mismo y trabajo y producto no
3 trabajo no SIINGMI
se define si se requiere la aplicación de conforme , FMA-004
conforme S.A.S.
acciones correctivas. Acciones correctivas
Se realiza un análisis de causas del trabajo no Personal de FMA-002 Control de
Establecer
4 conforme, se determina el tratamiento a seguir y SIINGMI trabajo y producto no
tratamiento
se toman decisiones para la aceptación. S.A.S. conforme
Se asigna el (los) responsable (s) para solucionar
Asignación de Director de
5 la no conformidad y para verificar la eficacia del
responsables Mantenimiento
tratamiento
Corregir y/o Se realiza la corrección y/o acción correctiva al Personal de FMA-002 Control de
7 tomar acción trabajo no conforme y se toman decisiones para SIINGMI trabajo y producto no
correctiva la aceptación del trabajo no conforme. S.A.S. conforme

6. DOCUMENTOS RELACIONADOS
 FMA-002 CONTROL DE TRABAJO O PRODUCTO NO CONFORME
 FMA-003 RECEPCIÓN DE QUEJAS Y RECLAMOS
 FMA-004 ACCIONES CORRECTIVAS
 PMA-002 ATENCIÓN DE QUEJAS Y RECLAMOS
 PMA-003 AUDITORIAS INTERNAS
 PMA-004 ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS
 PMA-005 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

Página 24 de 72
 PROCESO MEDICIÓN ANÁLISIS Y Código: PMA-002
MEJORA CONTINUA
PROCEDIMIENTO ATENCIÓN DE Versión:
QUEJAS, RECLAMOS Y
SUGERENCIAS
SIINGMI S.A.S.

1. OBJETIVO:
Establecer las actividades necesarias para el tratamiento y solución de las quejas, reclamos y
sugerencias de los clientes, recibidas en el laboratorio.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a todas las quejas, reclamos y sugerencias de los clientes, desde la
recepción de las mismas, hasta dar una respuesta con una solución acorde a las exigencias del
cliente.
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
 Reclamación: Solicitud del Cumplimiento de las condiciones previamente concertadas.
 Queja: Manifestación de la insatisfacción del cliente respecto al servicio prestado o al
propio manejo de las quejas.
 Sugerencia: Propuesta que formula un usuario o una institución para el mejoramiento de
los servicios prestados.

4. GENERALIDADES
El Coordinador de Calidad es el responsable de hacer aplicar lo dispuesto en este procedimiento.

Todas las quejas, reclamos y sugerencias de los clientes son clasificados no conformidades del
Sistema de Gestión de Calidad. Pero son registradas únicamente en el formato FMA-003
Recepción de quejas, reclamos y sugerencias.

El personal de SIINGMI registra en el formato FMA-003 Recepción de quejas, reclamos y

sugerencias todas las quejas y reclamos de los clientes que lleguen por cualquier medio, con
relación a los servicios que presta la empresa.

Toda queja, reclamos o sugerencias del cliente que se considere procedente, amerita la toma de
acciones correctivas.
5. DESARROLLO
5.1. QUEJAS, RECLAMOS O SUGERENCIAS

No. Actividad Descripción Responsable Registro

Recibir las quejas, reclamos y sugerencias de los
clientes, por medio verbal o escrito.
Si la quejas, reclamos o sugerencias son
transmitido por medio verbal, ya sea personal o
por teléfono, el personal de SIINGMI que la FMA-003
Registro de quejas, Personal de
reciba registra ésta inmediatamente en el Recepción de
1 reclamos o SIINGMI
formato. quejas, reclamos
sugerencias S.A.S.
Si la queja, reclamo o sugerencia son y sugerencias
transmitidos por medio escrito, ya sea cartas, E-
mail o buzón de sugerencias, el personal de
SIINGMI la diligencia en el formato y anexa a
este el soporte enviado por el cliente.

Página 25 de 72
 Con la participación de todos los involucrados,
se efectúa una evaluación de los motivos de la
queja, reclamo o sugerencia y analizan todos
los datos disponibles relacionados con el mismo
FMA-003
y se define si este es procedente o no.
Evaluación de la Director de Recepción de
2 Si se determina que no es procedente se envía
queja o reclamo Mantenimiento quejas, reclamos
una respuesta por escrito al cliente con los
y sugerencias
argumentos pertinentes.
Si se concluye que la queja, reclamo o
sugerencia es procedente, se pasa a la siguiente
actividad.
Definir el tratamiento de la queja, reclamo o
sugerencia, el responsable de ejecutarlo y el
plazo para su ejecución. Todo esto se registra en
el formato. FMA-003
Tratamiento de la El responsable ejecuta el tratamiento asignado, Coordinador Recepción de
3
queja o reclamo para dar solución a la queja, reclamo o de calidad quejas, reclamos
sugerencia. y sugerencias
El Coordinador de Calidad envía respuesta por
escrito al cliente informándole el tratamiento que
se le dio a su queja, reclamo o sugerencia
Verificar el resultado que se obtuvo al aplicar el
FMA-003
tratamiento seleccionado, con el fin de constatar
Director Recepción de
4 Seguimiento que este cumplió con las expectativas del cliente.
Técnico quejas, reclamos
Si no se cumplió con las expectativas del cliente
y sugerencias
se devuelve a la actividad anterior.
Tomar las acciones correctivas según el PMA-004
procedimiento PMA-004 Acciones Correctivas Coordinador del Acciones
5 Toma de acciones
y preventivas. calidad correctivas y
preventivas
6. DOCUMENTOS RELACIONADOS
 FMA-003 RECEPCIÓN DE QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS
 FMA-004 ACCIONES CORRECTIVAS
 PMA-004 ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

PROCESO MEDICIÓN ANÁLISIS Y Código: PMA-003

MEJORA CONTINUA
PROCEDIMIENTO AUDITORIAS Versión:
INTERNAS
SIINGMI S.A.S.

1. OBJETIVO:
Establecer las directrices, controles y mecanismos necesarios para llevar a cabo una evaluación
de las actividades de SIINGMI, con el fin de confrontar si estas están cumpliendo con los
requisitos establecidos en el Sistema de Gestión de Calidad y la norma NTC-ISO-9001:2008.
2. ALCANCE
Este procedimiento es aplicable para todos los procesos del Sistema de Gestión de Calidad de
SIINGMI.
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES

 Auditor: Persona con la competencia para realizar una auditoría.

 Auditor líder o interno: Auditor que dirige el equipo evaluador.

Página 26 de 72
  Auditoria interna: Proceso sistemático, independiente y documentado, para obtener
evidencias que resulten de actividades, procesos, declaraciones documentadas y de otras
informaciones, a fin de evaluarlas de forma objetiva para determinar la extensión del
cumplimiento de los criterios de auditoria.
 Criterios de auditoria: Políticas, procedimientos o requisitos contra los cuales el auditor
compara las observaciones y evidencias recolectadas.
 No conformidad: Incumplimiento de un requisito.
 Evidencia objetiva: Información que se puede comprobar que es verdadera, con base en
hechos obtenidos mediante observación, medición, ensayo u otros medios.
 Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad
detectada u otra situación indeseable, para evitar que vuelva a originarse.
 Corrección: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada.

4. GENERALIDADES

Es responsabilidad del Gerente General, el Coordinador de Calidad y del Director de

Mantenimiento la planeación y organización de las auditorías internas.

Se tiene una programación anual, la cual se registra en el formato FMA-008 Cronograma de

auditorías y se establece la frecuencia de la auditoria para los procesos del S.G.C

Las auditorias las realizan personas entrenadas y calificadas que sean independientes de la
actividad que se va a auditar.

Para todos los hallazgos que generan duda de la eficacia de las operaciones se emprende una
corrección y/o una acción correctiva.

En caso de que se requieran acciones correctivas por una no conformidad muy grave, es posible
realizar auditorías adicionales para verificar que se llevan a cabo las acciones necesarias para
dichas correcciones.

5. DESARROLLO
No. Actividad Descripción Responsable Registro
Seleccionar el Se selecciona al equipo auditor y se les informa Coordinador de
1
equipo auditor cuales procesos serán auditados. calidad
Se programa una reunión de pre-auditoría, entre
el auditor líder y el Director General para
planear lo siguiente: fecha y hora de la
Planificar el
auditoria, duración, el proceso que se va a FMA-005 “Plan
2 programa de Director General
revisar, objetivo y alcance de la auditoria, los de auditoria”
auditoria
nombres de los auditados, entre otros.
Se deben definir los criterios y la metodología
para la auditoria.
Se revisa los procedimientos que van a ser
auditados y cualquier otra información
pertinente, como, por ejemplo: reportes de
Revisión
3 auditorías previas, no conformidades y detalles Equipo auditor
preliminar
de las acciones correctivas, registros, normas,
entre otros. Esta documentación se debe
solicitar al coordinador de calidad.

Página 27 de 72
 Se realiza una lista de chequeo de los requisitos
o preguntas básicas que se deben plantear, con
referencia a los pasos y decisiones del proceso. FMA-006 “Lista
4 Preparar auditoria Equipo auditor
Cada miembro del equipo auditor debe tener de chequeo”
una lista de preguntas relacionadas con el tema
a auditar.
Se realiza una reunión antes de iniciar la
auditoria con el personal de SIINGMI, con el
propósito de:
 Presentar el equipo auditor.
 Revisar el alcance de la auditoria.
Reunión de
5  Revisar el plan de auditoria y aclarar Auditor líder
apertura
detalles.
 Verificar la pertinencia de hacer la
auditoria.
 Verificar que los auditados estén
disponibles.
Se realiza la auditoria usando como referencia
la lista de chequeo. Los auditados son
entrevistados en relación al procedimiento o
son observados mientras realizan el
procedimiento.
FMA-006 “Lista
6 Auditoria El equipo auditor registra sus observaciones y Equipo auditor
de chequeo”
recoge evidencia objetiva de que las actividades
cumplen o no con el procedimiento escrito.
El equipo auditor suministra retroalimentación
a los auditados al final de la entrevista y les
agradece su participación en la auditoria.
El equipo auditor se reúne después de la
auditoria para evaluar las observaciones y
evidencias identificadas durante la auditoria y
decidir si cumple con los requisitos.
Este informe da una declaración de la
conformidad con los requisitos, hallazgos de la
auditoria, retroalimentación positiva y
recomendaciones de mejora, estas FMA-007
Elaborar informe
7 recomendaciones no deben decir cómo mejorar, Equipo auditor “Informe de
de auditoria
sino qué mejorar. auditoría”
Al informe se debe anexar el formato FMA-006
“Lista de chequeo” Esta información se envía al
Director General.
Si se considera apropiado se programa una
reunión con el Director General y el personal
auditado con el fin de discutir el contenido del
informe de auditoría.

Para todas las no conformidades reportadas en

FMA-004
Tomar acciones el informe de auditoría, se emprende una acción Coordinador de
8 “Acciones
correctivas correctiva. Para esto se sigue el procedimiento Calidad
correctivas
PMA-004 Acciones correctivas y preventivas.

6. DOCUMENTOS RELACIONADOS
FMA-004 “ACCIONES CORRECTIVAS”
FMA-005 “PLAN DE AUDITORIA”
FMA-006 “LISTA DE CHEQUEO”
FMA-007 “INFORME DE AUDITORIA”
FMA-008 “CRONOGRAMA DE AUDITORIAS”
PMA-004 “ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

Página 28 de 72
 PROCESO MEDICIÓN ANÁLISIS Y Código: PMA-004
MEJORA CONTINUA
ACCIONES CORRECTIVAS Y Versión:
PREVENTIVAS
SIINGMI S.A.S.

1. OBJETIVO
Establecer las actividades para identificar, analizar y eliminar las causas de las no conformidades
presentes y potenciales del Sistema de Gestión de Calidad, y emprender las acciones correctivas
o preventivas para evitar que se repitan o prevenir su ocurrencia.
2. ALCANCE
Aplica para todas las acciones tanto correctivas como preventivas, resultantes de las no
conformidades presentes o potenciales detectadas en los procesos del Sistema de Gestión de
Calidad.
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u
otra situación indeseable, para evitar que vuelva a originarse.

Acción Preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u
otra situación potencialmente indeseable.

No conformidad: Incumplimiento de un requisito.

Tratamiento a la No Conformidad: Acción emprendida con el propósito de resolver la no

conformidad, para garantizar el cumplimiento de los requisitos especificados.
4. GENERALIDADES
La aplicación de este procedimiento es responsabilidad de todo el personal de SIINGMI.

Las No-Conformidades que necesitan Acciones Correctivas se detectan en las siguientes

fuentes:

 Reclamaciones de los clientes.

 Ejecución de mantenimientos.
 Elaboración de informes de mantenimiento.
 Revisiones de la dirección.
 Sugerencias del cliente por evaluación del servicio.
 Resultados de auditorías.
 No conformidades reiterativas.
 Medición y control de procesos.
 Falta de habilidades y formación del personal.
 Equipos y herramientas.
La acción correctiva o preventiva que se toma para eliminar las causas de no
conformidades reales o potenciales, debe ser de un grado adecuado a la magnitud de los
problemas y proporcional con los riesgos encontrados.

Página 29 de 72
Cuando la causa de la no conformidad no es fácil de identificar, se utilizan herramientas
estadísticas para analizar y detectar la causa. (Ver IMA-001 Instructivo para la aplicación
de herramientas estadísticas).

Se realiza una evaluación para confirmar la efectividad de las acciones correctivas o

preventivas implementadas cuando se detecta un problema o riesgo grave.

Todas las no conformidades detectadas en las auditorias, son tratadas con acciones
correctivas.
5. DESARROLLO
5.1. ACCIÓN CORRECTIVA

Nº Actividad Descripción Responsable Registro

Identificar las posibles causas de la
no conformidad y determinar la
causa raíz, utilizando herramientas
Identificación como “lluvia de ideas”, “Diagrama
Todo el FGE-009
de causas de causa-efecto” y “Diagrama de
1 personal de “Acta de
la no Pareto”, dependiendo de la
SIINGMI. reunión”
conformidad complejidad para la identificación
de la causa raíz se decide sobre la
pertinencia de implementar estas
herramientas.
Se elige cual o cuales son las
acciones que se implementaran para
solucionar la no conformidad. FMA-004
Tomar acción Coordinador
2 Se asigna un responsable de “Acciones
correctiva de Calidad
implementar las acciones correctivas”
correctivas adoptadas y la fecha
límite para la implementación.
Una vez vencido el tiempo para la
implementación de la acción
correctiva, se verifica su eficacia.
Si la no conformidad se cerró, se
procede a cerrar la acción
correctiva.
Verificar la Si la no conformidad no se ha
FMA-004
eficacia de la solucionado, se pregunta al Gerente
3 “Acciones
acción responsable las causas del General
correctivas”
correctiva incumplimiento del cierre de la no
conformidad. Si se considera
pertinente se amplía el tiempo de
plazo para tomar las acciones
necesarias, y se registra en la casilla
de observaciones, de lo contrario se
analizan y se presentan nuevas

Página 30 de 72
 alternativas de acciones correctivas
para que se implemente un nuevo
plan y se regresa a la actividad 2.
Nota: Si las acciones tomadas no
fueron eficaces, se diligencia un
nuevo formato de acciones
correctivas, estableciendo un nuevo
plan de acciones correctivas y se
anexa al formato anteriormente
diligenciado.
Cuando se tenga una no
conformidad que se considere
pueda afectar la confiabilidad de las FMA-004
Realizar operaciones entonces se hará una “Acciones
auditoria auditoria interna adicional para Coordinador Correctivas”
4
interna verificar la eficacia de la acción de Calidad FMA-007
adicional correctiva. Dicha auditoria se “Informe de
realiza de acuerdo a lo establecido Auditoria”
en el procedimiento de auditorías
internas PMA-003.

Página 31 de 72
5.2. ACCIÓN PREVENTIVA

Nº Actividad Descripción Responsable Registro

Identificar las potenciales no
conformidades por medio de:
 Revisión por la dirección.
 Análisis de No
Conformidades.
 Análisis de sugerencias del
cliente por evaluación del
servicio.
 Análisis de Reclamaciones
de los clientes.
 Análisis de Acciones
Identificar No correctivas y preventivas Todo el FMA-010
1 conformidades anteriores. personal de “Acciones
potenciales  Resultados de auditorías, SIINGMI preventivas”
las observaciones u
oportunidades de mejora
detectadas.
 Experiencias en procesos
similares.
 Sugerencias.
 Avances tecnológicos.
De esta revisión surgen solicitudes
de acciones preventivas que el
Coordinador de Calidad registra en
el formato correspondiente.
Determinar posibles causas de las
potenciales no conformidades,
utilizando herramientas como FMA-010
“lluvia de ideas”, “Diagrama “Acciones
Todo el
Evaluación de causa efecto” y “Diagrama de preventivas”
2 personal de
causas Pareto”. Dependiendo de la FGE-009-
SIINGMI
complejidad para la identificación “Actas de
de la causa raíz se decide sobre la reunión”
pertinencia de implementar estas
herramientas.
Se eligen las acciones que se
implementaran para evitar las
Toma de potenciales no conformidades. Todo el FMA-010
3 acción Se asigna un responsable de personal de “Acciones
preventiva implementar las acciones SIINGMI preventivas”
preventivas y una fecha para el
cierre de la acción.

Página 32 de 72
 Una vez vencido el tiempo para el
cierre de la acción, se verifica la
eficacia de la misma.
Si la no conformidad potencial no
se ha solucionado, se pregunta al
responsable las causas, si se
Verificar si la considera pertinente se amplía el FMA-010
Director
4 acción fue tiempo de plazo para tomar las “Acciones
General
eficaz acciones, y se registra en la casilla preventivas”
de observaciones, de lo contrario
se analizan y se presentan nuevas
alternativas de acciones
preventivas para que se
implemente un nuevo plan y se
regresa a la actividad 2.

6. DOCUMENTOS RELACIONADOS
IMA-001 INSTRUCTIVO PARA LA APLICACIÓN DE HERRAMIENTAS ESTADÍSTICAS
FGE-009 “ACTAS DE REUNIÓN”
FMA-004 “ACCIONES CORRECTIVAS”
FMA-007 “INFORME DE AUDITORIA”
FMA-010 “ACCIONES PREVENTIVAS”
PMA-003 “AUDITORÍAS INTERNAS”

Página 33 de 72
 PROCESO MEDICIÓN ANÁLISIS Y Código: PMA-005
MEJORA CONTINUA
REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN Versión:
SIINGMI S.A.S.

1. OBJETIVO:
Definir las actividades necesarias para realizar la Revisión por la Dirección de SIINGMI S.A.S
con el fin de determinar la conveniencia, adecuación y eficacia del Sistema de Gestión de la
Calidad.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para todo el Sistema de Gestión de Calidad de SIINGMI y comprende
desde la definición de las condiciones generales, hasta la evaluación y seguimiento a las decisiones
y acciones resultado de la revisión.
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
 Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación y la
eficacia del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos.
 SGC: Sistema de gestión de la calidad.
4. GENERALIDADES
Este procedimiento está a cargo del Gerente General.

El SGC implementado en SIINGMI es revisado con una frecuencia mínimo de una vez al año por
el Gerente General, el Director de Mantenimiento y el Coordinador de Calidad.

Se considera información para la Revisión por la dirección, además de la Política y los Objetivos
de Calidad los siguientes ítems:

 Cumplimiento del Plan de acción de la Revisión anterior.

 Resultados de auditorías.
 Retroalimentación del cliente.
 Desempeño de los procesos.
 Evaluaciones por organismos externos Secretaria de Salud Municipal y Departamental.
 Resultados de Acciones correctivas y preventivas tomadas durante el período.
 Acciones de seguimiento de revisiones previas por la dirección.
 Cambios que podrían afectar al SGC.
 Recomendaciones para mejorar.
 Análisis de las quejas.
 Resultados de las encuestas y observaciones de los clientes.
 Cambios en el volumen y tipo de trabajo.

Los resultados de la Revisión por la dirección incluyen todas las decisiones y acciones
relacionadas con:

Página 34 de 72
  Análisis de las quejas.
 La mejora del producto o servicio en relación con los requisitos del cliente.
 Necesidad de recursos (entre los que se incluye el entrenamiento del personal).

La revisión por la dirección se hace con la presencia mínima del Gerente General y el Director de
Mantenimiento o el Coordinador de Calidad de SIINGMI.

Las actas de revisión por la dirección tienen una numeración secuencial diferente a la de las
reuniones ordinarias y son archivadas en la carpeta correspondiente al proceso.

La responsabilidad del Director de Mantenimiento y del Coordinador de Calidad de SIINGMI es

tener todos los informes requeridos para la realización de la Revisión al Sistema de Gestión de la
Calidad.
5. DESARROLLO
5.1. PROGRAMAR LA REVISIÓN

El Director General debe programar en el formato FMA-008 Cronograma de auditorías la revisión

por la dirección y notificar por escrito la fecha de entrega de los informes de gestión de cada líder
de proceso. Cada revisión gerencial, se debe programar a más tardar dos meses después de haber
realizado auditorías internas a la totalidad del Sistema de Gestión de la Calidad. Se realiza mínima
una Revisión anual por la Dirección.
5.2. ELABORACIÓN DE INFORMES

El líder de cada proceso con el apoyo del coordinador de Calidad y el Director Técnico, elaboran
el informe con el siguiente contenido:

 Resultado de la auditoria.
 No conformidades con los requisitos del servicio.
 Desempeño de los procesos.
 Implementación de las acciones correctivas y preventivas.
 Recomendaciones y conclusiones para la mejora continúa.

El Coordinador de Calidad presenta un informe que además de lo anterior contiene:

 Evaluación de satisfacción del cliente.

 Decisiones y acciones anteriores tomadas en revisiones por la gerencia.
 Cambios que podrían afectar el sistema.

5.2. ANÁLISIS DE INFORMES

En reunión convocada por el Gerente General, cada líder de los diferentes procesos expone los
resultados registrados en el informe entregado con antelación.

El Gerente General verifica el cumplimiento de los objetivos y la aplicación de la política de

calidad, para determinar si se han alcanzado; si no es así, tomar acciones correctivas y si ya se
lograron, cambiarlos por otros nuevos.

Como conclusión de la revisión el Gerente General determina si el sistema:

Página 35 de 72
  Es conveniente para la organización, es decir, que el sistema realmente funcione para
SIINGMI.
 Es adecuado a las características SIINGMI, es decir, se diseñó de tal manera que es
inherente a las actividades diarias.
 Es eficaz, es decir, ha permitido que SIINGMI logre los objetivos planteados.

5.4. ELABORAR INFORME DE REVISIÓN POR EL GERENTE GENERAL DE

SIINGMI

Este informe es realizado por el Gerente General y contiene:

 Conclusiones del análisis de los informes.

 Proyectos y acciones necesarias para mejorar el sistema a corto y mediano plazo,
detallando los cambios que implican estas acciones.
 Asignación de recursos.

5.5. EMITIR EVALUACIÓN

El Gerente General hace público el documento FMA-009 Acta de Revisión por la Dirección para
su difusión al personal, donde explique la posición de la gerencia frente a los resultados de la
revisión al Sistema de Gestión de la Calidad, y los planes de Acción que incluyen las actividades
a realizar, el responsable, el plazo para llevar a cabo la acción y los recursos que se necesitan.
6. DOCUMENTOS RELACIONADOS
FMA-009 “ACTA DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN”
FMA-008 “CRONOGRAMA DE AUDITORÍAS”

Página 36 de 72
 ANEXO 6. CARACTERIZACIÓN DE PROCESO ATENCIÓN DE SOLICITUDES Y DESCRIPCIÓN DE SUS PROCEDIMIENTOS

Código: CAS-001
PROCESO ATENCIÓN DE SOLICITUDES
Versión: 00
SIINGMI S.A.S
Objetivo Asegurar que los requerimientos del cliente están adecuadamente definidos y SIINGMI está en capacidad de cumplirlos.
Alcance Desde la recepción de necesidades del cliente hasta la entrega del equipo después del mantenimiento.

Proveedor Entrada Actividades Salida Clientes

Necesidades del cliente.  Estudio de la viabilidad del servicio
Cliente Equipos para realizar actividad de  Establecer condiciones para la Cotización o Contrato
Cliente
mantenimiento. prestación del servicio Factura
Proceso de Planeación Condiciones para la prestación de  Elaborar Cotización
estratégica servicios  Pactar las condiciones del servicio
Información de los cambios a las  Elaborar solicitud de servicios
 Elaborar factura y recibir comprobante Solicitud de servicio Proceso de realización de
Proceso de realización de condiciones iniciales de la solicitud de
de pago aprobada mantenimiento
mantenimiento servicio
Condiciones de los equipos  Verificar las condiciones del equipo
 Identificar el equipo
Información de los cambios a las  Generar programación de trabajo Aceptación de cambios Proceso de aseguramiento y
Proceso de aseguramiento y  Almacenar la muestra reporte de resultados
condiciones iniciales de la solicitud de a la solicitud de
reporte de resultados  Comunicar cambios a las condiciones
servicio servicio
pactadas inicialmente con el cliente

Responsable Seguimiento y Medición Requisitos Legales

Secretaria Número de solicitudes atendidas
Participan
Auxiliar técnico  (Solicitudes atendidas / solicitudes recibidas). 100

Documentación
Recursos físicos
Documentos Registros
FAS-001 Solicitud de servicios
 Teléfono - Fax
FAS-002 Oferta económica prestación de servicios
 Computador
 EAS-001 Condiciones para la prestación de servicios FAS-003 Registro de contactos
 Impresora
 PAS-001 Revisión de solicitudes FAS-004 Recepción y entrega de equipos
 Espacio para
 PAS-002 Manejo de equipos bajo prueba para actividad de mantenimiento FAS-005 Factura
almacenar equipos
Necesidades del cliente
del cliente
Comprobante de pago

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 PROCESO ATENCIÓN DE Código: PAS-001
SOLICITUDES
PROCEDIMIENTO REVISIÓN DE Versión:
SOLICITUDES
SIINGMI S.A.S.

1. OBJETIVO:
Establecer la forma de proceder para llevar a cabo la revisión de las solicitudes de los clientes y
asegurar que todos los requisitos son entendidos, aceptados y cuando sea necesario, modificados
correctamente.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para todo tipo de contrataciones, solicitudes y propuestas verbales o
escritas, realizadas por el cliente que solicite alguno de los servicios prestados por SIINGMI S.A.S.
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Contrato: Cualquier acuerdo escrito entre SIINGMI y sus clientes, en el cual el primero se
compromete a prestar un servicio y el segundo a cumplir con las condiciones establecidas para la
prestación de dicho servicio.

Minuta: Extracto o borrador que se hace de un contrato u otra cosa, anotando las cláusulas o
partes esenciales, para copiarlo después y extenderlo con todas las formalidades necesarias para
su perfección.
4. GENERALIDADES
Para garantizar que el cliente conoce las condiciones establecidas por SIINGMI para prestar
servicios de mantenimiento externo, se elaboró el documento EAS-001 “Condiciones para la
prestación de servicios”. Este documento se anexa a las cotizaciones enviadas a los clientes,
cuando SIINGMI lo considere pertinente.
4.1 CRITERIOS PARA NO PRESTAR UN SERVICIO

SIINGMI S.A.S puede rechazar una solicitud de prestación de servicios por cualquiera de los
siguientes motivos:

 Cuando los equipos que se utilicen para realizar el servicio se encuentren en proceso de
mantenimiento o reparación.
 Cuando SIINGMI no esté en capacidad de realizar el mantenimiento de un equipo.
 Cuando la demanda excede la capacidad instalada SIINGMI.
 Cuando no se ha pagado el servicio o por el incumplimiento en pagos anteriores por
servicios prestados.
 Cuando el cliente solicita el servicio en términos descorteces y obligantes.
 Cuando el cliente no acepte las condiciones establecidas por SIINGMI.

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4.2. SERVICIOS PARA CLIENTES

 Los servicios ofrecidos por SIINGMI S.A.S y sus respectivas tarifas están establecidos en
el “Listado de precios”, documento que se encuentra disponible en las instalaciones de la
empresa. Si el cliente requiere un servicio que no se encuentra en este documento, se pone
en contacto con el Director de Mantenimiento quien evaluará la posibilidad de prestar
dicho servicio.
 El Gerente General puede, por operatividad, delegar la responsabilidad de recibir las
necesidades de los clientes, evaluar la viabilidad de prestar servicios, elaborar cotizaciones
y pactar la ejecución de servicios con los clientes, en el personal técnico y profesional de
SIINGMI, cuando estos servicios se encuentren dentro de los establecidos por la empresa.
 El cliente comunica la aprobación de la cotización (cuando aplique) y de las condiciones
establecidas para el servicio, con la aprobación por escrito.
 Cuando exista alguna variación en las condiciones pactadas por alguna de las partes, se
procede a informar sobre el avance de la actividad de mantenimiento y se evalúa la
viabilidad de pactar nuevas condiciones para la prestación del nuevo servicio. Las nuevas
condiciones deben ser comunicadas al personal de SIINGMI involucrado en la prestación
del servicio y realizar las variaciones correspondientes a la orden de servicio.
 Si un cliente contrata constantemente los servicios de SIINGMI, al momento de diligenciar
el ítem “datos del cliente” de los documentos FAS-004 “Recepción y entrega de equipos”
basta con consignar el nombre o razón social del cliente.
 Si un cliente desea establecer un contrato a mediano o largo plazo, se procede como sigue:
1. Se recibe la inquietud del cliente ya sea por vía fax, e-mail, telefónica o personalmente.
2. Se le envía al cliente por correo electrónico una copia del modelo de minuta, copia del y
EAS-001 Condiciones para la prestación de servicios.
3. El cliente diligencia la minuta de acuerdo con sus necesidades y de acuerdo con la
información que SIINGMI le ha dado a conocer previamente y envía una copia a la
empresa.
4. El Gerente General analiza la minuta y le envía al cliente las correcciones a la misma.
5. El cliente aprueba la minuta corregida y esta es revisada nuevamente al Gerente General
para su visto bueno y si existe acuerdo con los términos se firma por las partes.
6. Durante todo este proceso, la secretaria de SIINGMI realiza el seguimiento pertinente a la
minuta con el fin de agilizar el proceso de aprobación de la misma.
7. Si la minuta es aprobada se notifica al cliente y se inician los servicios, de lo contrario, se
notifica al cliente, se efectúan los cambios pertinentes y se repite el trámite.

5. DESARROLLO

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5.1. SERVICIOS PARA CLIENTES

N0 Actividad Descripción Responsable Registro

Atender las solicitudes de servicio que llegan SIINGMI
ya sea de manera personal, vía telefónica, correo, fax o
e-mail.

Cuando el servicio solicitado no se encuentra dentro de

FAS-001
lo establecido en el “listado de precios”, evaluar si la
Solicitud de
empresa posee los recursos físicos, de personal y de
servicios
información necesarios para su ejecución.
Recibir FAS-002
necesidades del Oferta
Si SIINGMI está en capacidad de realizar los servicios
cliente y Director de económica
solicitados, se entrega al cliente la cotización (cuando
1 evaluar la Mantenimiento para la
aplique) y el documento EAS-001 “Condiciones para la
viabilidad del y Secretaria prestación de
prestación de servicios” y se diligencia el formato FAS-
servicio servicios
001 “Solicitud de Servicios”
solicitado metrológicos
Si SIINGMI no está en capacidad de realizar los
FAS-003
servicios solicitados, se notifica al cliente de forma
Registro de
verbal o escrita y se terminan las actividades.
contactos
Cuando exista algún contacto telefónico con los clientes
se debe diligenciar el formato FAS-003 Registro de
contactos, en el cual se diligencian los datos de la
empresa o persona y el servicio solicitado.
Recibir la notificación de aprobación del servicio por
FAS-001
parte del cliente y anexar al formato FAS-001 “Solicitud
Pactar la Solicitud de
de ensayos” dicha aprobación. Director de
realización del Servicios
2 Cuando la aprobación del cliente es realizada sin firma Mantenimiento
servicio con el Documento
de apoyo, se diligencia en la solicitud respectiva, en el y Secretaria
cliente de aprobación
ítem observaciones, el día, la hora y medio por el cual el
del cliente
cliente comunicó dicha aprobación.
Después de pactar las condiciones y efectuar las
actividades, se diligencia el formato de factura.
Si el cliente tiene convenio con SIINGMI, la facturación
se realiza mensualmente en el formato FAS-005
“FACTURA” (a crédito), posteriormente está se envía al
cliente para inicio del proceso de pago. Al cliente se
entrega el original de la factura y SIINGMI conserva en
Elaborar FAS-005
su archivo una copia.
factura y Factura
Si el cliente no tiene convenio con SIINGMI se
3 recibir Secretaria
diligencia el formato FAS-005 “FACTURA” (de
comprobante Comprobante
contado) cada vez que solicite un servicio, la cual puede
de pago de pago
cancelar en el Banco Davivienda. Al cliente se entrega el
original de la factura y SIINGMI conserva en su archivo
una copia.
Después de cancelar la factura, el cliente envía el
comprobante de pago al correo de SIINGMI, la copia del
comprobante de pago será anexada a la copia de la
factura que se conserva en el archivo de la empresa.
Cuando exista alguna variación en las condiciones
pactadas por alguna de las partes, se procede a informar
Comunicar sobre el avance de la actividad de mantenimiento y se
cambios a las evalúa la viabilidad de pactar nuevas condiciones para la FAS-001
Director de
condiciones prestación del nuevo servicio como en la actividad 1 del Solicitud de
4 Mantenimiento
pactadas numeral 5.1. servicios
Secretaria
inicialmente Las nuevas condiciones deben ser comunicadas al
con el cliente personal de SIINGMI involucrado en la prestación del
servicio y realizar las variaciones correspondientes a la
orden de servicio.

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 Si un cliente desea establecer un contrato, se procede
como sigue:
 Se recibe la inquietud del cliente ya sea por
vía fax, correo electrónico, telefónica o
personalmente.
 Se le envía al cliente por correo electrónico
una copia del modelo de minuta, copia del y
EAS-001 Condiciones para la prestación de
servicios.
 El cliente diligencia la minuta de acuerdo con
sus necesidades y de acuerdo con la
información que SIINGMI le ha dado a
Gerente
conocer previamente y envía una copia la
General
Elaboración de empresa.
5 Director de Contrato
contratos  El Gerente General analiza la minuta y le
Mantenimiento
envía al cliente las correcciones a la misma.
Secretaria
 El cliente aprueba la minuta corregida y esta
es revisada nuevamente al Gerente General
para su visto bueno y si existe acuerdo con los
términos se firma por las partes.
 Durante todo este proceso, la secretaria del
SIINGMI realiza el seguimiento pertinente a
la minuta con el fin de agilizar el proceso de
aprobación de la misma.
 Si la minuta es aprobada se notifica al cliente
y se inician los servicios, de lo contrario, se
notifica al cliente, se efectúan los cambios
pertinentes y se repite el trámite.
6. DOCUMENTOS RELACIONADOS
EAS-001 CONDICIONES PARA LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS
FAS-001 SOLICITUD DE SERVICIOS
FAS-002 OFERTA ECONÓMICA PARA LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS
METROLÓGICOS
FAS-003 REGISTRO DE CONTACTOS
FAS-004 RECEPCIÓN Y ENTREGA DE EQUIPOS
FAS-005 FACTURA

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 PROCESO ATENCIÓN DE Código: PAS-002
SOLICITUDES
PROCEDIMIENTO MANEJO DE Versión:
EQUIPOS BAJO MANTENIMIENTO
SIINGMI S.A.S.

1. OBJETIVO:
Establecer los criterios para la manipulación segura de los equipos bajo mantenimiento
suministrados por el cliente, y que son recibidos en SIINGMI, el manejo y almacenamiento
correctos, de manera que se identifiquen y se conserven en buen estado.
2. ALCANCE
Aplica para el manejo de los equipos suministrados por el cliente, para la realización de actividad
de mantenimiento.
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Mantenimiento: Todas las acciones que tienen como objetivo preservar un artículo o restaurarlo
a un estado en el cual pueda llevar a cabo alguna función requerida.

Mantenimiento Preventivo: Es el destinado a la conservación de equipos o instalaciones mediante

realización de revisión y reparación que garanticen su buen funcionamiento y fiabilidad.

Mantenimiento Correctivo: Aquel que corrige los defectos observados en los equipamientos o
instalaciones, es la forma más básica de mantenimiento y consiste en localizar averías o defectos
y corregirlos o repararlos.
4. GENERALIDADES
 En el documento EAS-001 se encuentran las “Condiciones para la Prestación de Servicios”.
 El transporte correcto de los equipos desde y hasta las instalaciones de SIINGMI es
responsabilidad del cliente.
 La responsabilidad de recibir los equipos que ingresan con sus accesorios y realizar la inspección
de recepción, está a cargo de la Secretaria y el personal técnico de SIINGMI.
 El cliente es responsable de informar al personal de SIINGMI cuando requiera que los equipos
le sean guardados y de recogerlos en las instalaciones de la empresa.
 El código con el que se identifica la actividad de mantenimiento es único.

5. DESARROLLO
N0 Actividad Descripción Responsable Registro
Todos los equipos ingresan SIINGMI a través
del área de recepción de equipos y se
inspeccionan su estado físico y
funcionamiento.
Si el equipo recibido no cumple con las
Recepción de los condiciones establecidas para que la ejecución FAS-004
equipos de la actividad de mantenimiento preventivo se Secretaria y/o Recepción y
1 lleve a cabo, este se devuelve para ajuste ó
suministrados por Personal técnico entrega de
el cliente mantenimiento correctivo. equipos
En el formato FAS-004 “Recepción y entrega
de equipos” se diligencia toda la información
concerniente a la recepción del equipo y a la
aceptación o devolución del mismo,
incluyendo las observaciones que se
consideren pertinentes.

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 Identificación de
los equipos para Luego de aceptado, el equipo se identifica con FAS-004
actividad un sticker que lleva el número de la solicitud de Secretaria y/o Recepción y
2
mantenimiento servicios y la fecha recepción del formato de Personal técnico entrega de
suministrados por recepción y entrega de equipos. equipos
el cliente
Generar Una vez se recibe el equipo, el Director de
Director de “Programación
3 programación de Mantenimiento designa la actividad de
Mantenimiento de trabajo”
trabajo mantenimiento al personal técnico.

Los equipos serán ubicados en la estantería

Manipulación de “equipos que ingresan”, debidamente
los equipos antes identificados; teniendo en cuenta todas las
4 Personal técnico
de la actividad de medidas que garanticen la ejecución y
mantenimiento. resultados correctos de la actividad
mantenimiento.
Manipulación de
los equipos Una vez finalizada la actividad mantenimiento,
5 después de la los equipos son ubicados en la estantería Personal técnico
actividad de “equipos que salen”.
mantenimiento.
6. DOCUMENTOS RELACIONADOS
EAS-001 CONDICIONES PARA LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS
FAS-004 RECEPCIÓN Y ENTREGA DE EQUIPOS

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 ANEXO 7. CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO REALIZACIÓN DE MANTENIMIENTO Y DESCRIPCIÓN DE SUS
PROCEDIMIENTOS
CRM-001 PROCESO REALIZACIÓN DE MANTENIMIENTO Código: CRM-001
Versión: 00
SIINGMI S.A.S

Objetivo Asegurar que el servicio prestado se realiza bajo procedimientos establecidos que garanticen resultados confiables.

Alcance Desde la preparación del equipo para mantenimiento hasta la entrega del equipo y sus resultados después del mantenimiento.

Proveedor Entrada Actividades Salida Clientes

Solicitud de servicio aprobada Información de los
Atención de solicitudes Aceptación de cambios a la cambios a las condiciones
solicitud de servicio iniciales de la solicitud de
 Planear la prestación del servicio: recepción e
identificación del Equipo para mantenimiento
servicio
 Realizar montaje requerido para el mantenimiento: Condiciones para la Atención de solicitudes
preparación del laboratorio de mantenimiento prestación de servicios de
Condiciones adecuadas en
Proceso de gestión de la infraestructura para la  Preparar el equipo patrón y el equipo bajo revisión. mantenimiento.
infraestructura  Asignar el personal responsable del mantenimiento. Instructivos para la
realización del mantenimiento.  Ejecutar el mantenimiento. realización de
 Registrar datos y observaciones del mantenimiento. mantenimiento.
 Elaborar documentación referente al
Datos y observaciones del
mantenimiento.
Elementos o servicios para la mantenimiento.
Proceso de gestión de Atención de solicitudes
realización de los Documentos de soporte
compras
mantenimientos. para el mantenimiento.
Responsable Seguimiento y Medición Requisitos Legales
Coordinador de Numero de mantenimientos realizados:
Mantenimiento. (Número de mantenimientos realizados/número de mantenimientos solicitados) X
Participan 100
N.A
Mantenimientos que se deben repetir.
Personal Técnico (Número de mantenimientos conformes/número de mantenimientos solicitados) X
100

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ANEXO 8. CARACTERIZACIÓN PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO Y DESCRIPCIÓN DE SUS PROCEDIMIENTOS

Código: CGT -001

PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
Versión: 00
SIINGMI S.A.S Solicitud:

Objetivo Establecer los lineamientos para la gestión del talento humano para el personal que trabaja actualmente y para el que ingrese nuevo en la empresa.

Alcance Aplica para todo el personal que realiza actividades técnicas o administrativas en la empresa.

Documentación
Recursos físicos
Documentos Registros
Equipos y herramientas de  Solicitud de Servicio Aprobada.
apoyo para la realización de  PRC-001 Protocolo de mantenimiento.
 Registro para el mantenimiento y actividades realizadas.
mantenimientos.  Solicitud de Repuestos requeridos.
( )
Equipos para la realización de  Manual de Fabricante para el equipo bajo mantenimiento
mantenimiento.  Hoja de vida del Equipo en Mantenimiento.
 IGI-001 Instructivo para la seguridad en el laboratorio de mantenimiento.
Insumos  Acta de Entrega del Equipo.
 Solicitud de Facturación.
Infraestructura física
Proveedor Entrada Actividades Salida Clientes
Identificar necesidades de personal
Proceso de Planificación
Realizar el formato de perfil de cargo
estratégica
Seleccionar al personal Encuesta de satisfacción del
Proceso de medición,
Contratar al personal cliente interno
análisis y mejora
Realizar hoja de vida del personal
Necesidades de personal, Realizar el plan de capacitación y entrenamiento
Todos los procesos capacitación y/o Registrar las inducciones, capacitaciones y Proceso de medición,
entrenamiento entrenamientos análisis y mejora
Evaluación del personal
Definir responsables y suplentes para las actividades
técnicas
Realizar la encuesta de satisfacción del cliente Personal necesario para la
interno y tabular la información realización de actividades Todos los procesos
Evaluar al personal

Responsable Seguimiento y Medición Requisitos Legales

Gerente General Evaluación del personal
N.A
Participan  Puntaje superior al 75% en la evaluación

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Director de
mantenimiento /
Coordinador de calidad

Documentación
Recursos físicos
Documentos Registros
FGT-001 Encuesta de satisfacción del cliente interno
FGT-002 Perfil del cargo
FGT-003 Formato de hoja de vida
Teléfono - Fax FGT-004 Plan de capacitación y entrenamiento
Computador PGT-001 Gestión del talento humano FGT-005 Registro de inducción, capacitación y
Impresora entrenamiento
FGT-006 Evaluación de la eficacia de la capacitación
FTG-007 Evaluación de desempeño
Requisitos generales de ingreso

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 PROCESO GESTIÓN DEL Código: PGT-001
TALENTO HUMANO
PROCEDIMIENTO GESTIÓN DEL Versión:
TALENTO HUMANO
SIINGMI S.A.S.

1. OBJETIVO:
Establecer la metodología para la selección, inducción, entrenamiento, capacitación y evaluación
del personal que trabaja actualmente y para el personal nuevo que ingrese de SIINGMI S.A.S.
2. ALCANCE
Aplica para todo el personal que realiza trabajos de mantenimiento o administrativos en SIINGMI,
ya sea contratado a término indefinido o a término fijo.
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Inducción: proceso por medio del cual el trabajador recién ingresado a SIINGMI S.A.S recibe
información que le permite integrarse y adaptarse.

Entrenamiento: hace referencia a un proceso formativo a corto plazo aplicado de manera

sistemática y organizada a los colaboradores nuevos, mediante el cual adquieren conocimientos
específicos relacionados con el trabajo, habilidades y competencias propias del cargo y de la
empresa.

Entrenamiento Certificado: corresponde a la educación informal, es decir las actividades de

formación que no requieren ser desarrolladas necesariamente por instituciones educativas; no
requieren ser autorizadas, ni implican título profesional expedido por institución educativa
autorizada por el Ministerio de Educación; no obstante, requieren de programas educativos que
incluyan contenidos teóricos y prácticos. Es válido el entrenamiento impartido por las instituciones
educativas mediante programas de educación continua, con certificación expedida por la misma.

Capacitación: proceso de aprendizaje basado en un modelo que tiene como propósito central
formar individuos en temas específicos.

Formación Individual: acciones formativas para el desarrollo de competencias acordes con el rol
y las responsabilidades del proceso, área o servicio en que participa.
4. GENERALIDADES
El Gerente General y del Director de Mantenimiento son los responsables de hacer cumplir lo
dispuesto por este procedimiento.
El proceso de selección de personal se realiza con base en los PC “Perfiles de Cargo” de SIINGMI
S.A.S, los cuales se encuentran disponibles en las instalaciones la empresa.
Los perfiles de los cargos, establecidos en el organigrama de SIINGMI, serán evaluados y
actualizados cada vez que se requiera y se informará al área de Talento Humano para su respectivo
trámite.
 Toda persona que ingrese para realizar trabajos en SIINGMI y que se encuentre en entrenamiento,
es supervisada por el Gerente General o el suplente, durante un periodo de tiempo establecido de
acuerdo a la complejidad de las funciones a desempeñar y hasta garantizar que las operaciones se
realicen, de manera que cumpla con las condiciones propias de la misma.
Con la realización de reuniones semanales se asegura el mejoramiento continuo del sistema de
gestión de calidad y la concientización del personal acerca de la importancia y la pertinencia de
sus actividades para contribuir al logro de los objetivos del sistema de gestión de calidad, con la
participación de todo el personal de SIINGMI y cuyos temas tratados, además de los compromisos
establecidos, son registrados en un acta donde los temas de calidad son documentados en un aparte

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de esta para dejar registro del tema tratado y su gestión.
5. DESARROLLO
5.1. SELECCIÓN DE PERSONAL

N0 ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO

Identificar las necesidades de nuevo personal con base en la
siguiente información: Gerente General
Identificar
 Crecimiento en la demanda de los servicios. Director de
1 necesidades de
 Novedades de la planta de personal (Renuncias, Mantenimiento
personal
Jubilaciones, Traslados internos).
 Ampliación del portafolio de servicios.
Se revisan los perfiles de los cargos y en caso de ser
necesarios se actualizan.
Para la contratación de personal por prestación de servicios el
Gerente General convoca los aspirantes y selecciona las hojas Director General
Consultar el perfil FGT-002
de vida, de acuerdo con el perfil del cargo.
2 del cargo y hacer Área de Talento Perfil del
Para la contratación de personal de planta o provisional, se
convocatoria Humana cargo
solicita a la oficina de Talento Humano la contratación y el
Gerente General en conjunto con esta área seleccionan las
hojas de vida de acuerdo a lo establecido en el formato de
perfil de cargo.
Cuando se trate de la contratación de personal por prestación
Entrevistas
de servicios el Gerente General realiza las entrevistas y/o
Gerente General y/o
Seleccionar el exámenes (si se considera pertinente) y selecciona.
3 exámenes (si
personal Para el personal de planta y provisional área de Talento Área de talento
se considera
Humano y el Gerente General realizan las entrevistas y/o Humana
pertinente)
exámenes y seleccionan.

Una vez seleccionado el personal a contratar después de

Requisitos
Contratar el realizado el proceso de entrevistas, el área de Talento Humano Área de Talento
4 generales de
personal informa a la persona acerca de su elección para el cargo, y Humano
ingreso
solicita la presentación de documentos para la vinculación.

Realizar hoja de El coordinador de calidad de SIINGMI y el nuevo personal

Coordinador de FGT-003
5 vida del personal contratado se encargan de diligenciar la hoja de vida que se
Calidad Hoja de Vida
nuevo guardara en la Empresa.

5.2. INDUCCIÓN DEL PERSONAL

N0 Actividad Descripción Responsable Registro
El Gerente General realiza una inducción general de FGT-005 Registro
SIINGMI S.A.S, sus servicios e instalaciones, de inducción,
1 Inducción general Gerente General
presentación del personal y ubicación del cargo en la capacitación y
empresa. entrenamiento
FGT-005 Registro
El Líder del Departamento o el suplente realiza la
Líder del de inducción,
2 Inducción al cargo inducción referente al cargo, instalaciones, servicios,
Departamento capacitación y
personal, equipos, reglamento entre otros.
entrenamiento
FGT-005 Registro
El coordinador de calidad de SIINGMI o el suplente
Coordinador de de inducción,
3 Inducción al SGC realiza la inducción referente a la documentación,
Calidad capacitación y
funcionamiento y mejora del SGC de la empresa.
entrenamiento

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5.3. ENTRENAMIENTO Y CAPACITACIÓN DEL PERSONAL

N0 Actividad Descripción Responsable Registro

Se identifican y analizan las necesidades de
capacitación y entrenamiento, de acuerdo con los
siguientes criterios:

 Evaluaciones de desempeño. Gerente General

 Necesidades detectadas por labor de
supervisión.
Identificación y  Necesidades manifestadas por el personal Director de
FGE-009 Acta de
1 análisis de de la empresa. Mantenimiento
Reunión
necesidades  Requerimientos del medio.
 Cambios tecnológicos y/o de Coordinador de
documentación. Calidad
 Oportunidades detectadas.
 Resultados de Auditorias.
 Requerimientos y/o necesidades
expresadas por los clientes.
 Actualizaciones
La información del numeral anterior se analiza, se
establecen prioridades y se elabora el FGT-004 Plan
de Capacitación y entrenamiento, este debe incluir a
todo el personal de SIINGMI que influyen en el
desempeño del SGC, en este se define lo siguiente: Gerente General,
Realizar y programar Director de FGT-004 Plan de
2 plan de capacitación y Mantenimiento y Capacitación y
 Fecha tentativa (Solo el mes).
entrenamiento Coordinador de entrenamiento
 Tema de la capacitación o entrenamiento.
Calidad
 Personal al cual va dirigido.

El Gerente General firma y aprueba la ejecución del

FGT-004 Plan de Capacitación y entrenamiento.
De ser necesario contratar los servicios de un tercero
para la capacitación o el entrenamiento, se sigue lo
dispuesto en el PGC-001 Procedimiento de compras,
en el numeral 5.2 Adquisición de servicios.

Además, se debe definir con el proveedor de servicios

los siguientes aspectos: Gerente General,
FGT-005 Registro
Director de
Contratar los de inducción,
3
servicios  Fecha e intensidad horaria. Mantenimiento y
capacitación y
 Lugar y hora donde será dictada la capacitación o Coordinador de
entrenamiento
el entrenamiento. Calidad

Nota: Luego de realizada la capacitación o el

entrenamiento se registra en el formato FGT-005
Registro de capacitación, inducción y entrenamiento
la fecha, la hora, el tema, el expositor y los datos de
los participantes en la actividad.
FGT-005 Registro
Ejecutar los Persona encargada
Una vez definida la logística de la capacitación, se de inducción,
4 programas de de suministrar la
procede a ejecutar las actividades programadas. capacitación y
capacitación capacitación
entrenamiento
Para evaluar la eficacia de las capacitaciones FGT-006
Evaluación de la suministradas al personal de SIINGMI se utiliza el Personal que recibe Evaluación de la
5
capacitación formato FGT-006 Evaluación de la eficacia en la la capacitación eficacia en la
capacitación. capacitación
Por cada actividad cumplida de éste plan de
capacitación y entrenamiento, se verifica la
Actualizar hojas de Coordinador de FGT-003 Formato
6 actualización en el formato FGT-003 Formato Hoja
vida Calidad Hoja de vida
de vida, anexándole la copia del certificado de
capacitación cuando éste sea suministrado.

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5.4. EVALUACIÓN DEL PERSONAL

Nº Actividad Descripción Responsable Registro

El personal de SIINGMI es evaluado
anualmente o antes de finalizar su contrato Gerente General
FGT-007
laboral. El personal técnico es evaluado por el
1 Evaluar al personal Evaluación de
Director de mantenimiento quien a su vez es Director de desempeño
evaluado por el Gerente General de acuerdo mantenimiento
con el FGT-007 Evaluación de desempeño
5.5. CONCIENTIZACIÓN DEL PERSONAL PARA EL MEJORAMIENTO
CONTINUO

Nº Actividad Descripción Responsable Registro

Gerente General
Se realizarán reuniones semanales con el fin de
mantener consciente al personal de SIINGMI
Director de
Concientizar al sobre la importancia y pertinencia de sus FGE-009 Acta
1 mantenimiento
personal actividades y contribuciones, para el de Reunión
mejoramiento continuo del sistema de gestión
de calidad. Coordinador de
Calidad.
6. DOCUMENTOS RELACIONADOS
FGT-002 PERFIL DEL CARGO
FGT-004 FGT-003 HOJA DE VIDA
PLAN DE CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO
FGT-005 REGISTRO DE INDUCCIÓN, CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO
FGT-006 EVALUACIÓN DE LA EFICACIA EN LA CAPACITACIÓN
FGT-007 EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO
FGE-009 ACTA DE REUNIÓN
ENTREVISTAS Y/O EXÁMENES (SI SE CONSIDERA PERTINENTE)
REQUISITOS GENERALES DE INGRESO

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 ANEXO 9. CARACTERIZACIÓN PROCESO GESTIÓN INFRAESTRUCTURA Y DESCRIPCIÓN DE SUS PROCEDIMIENTOS

Código: CGI -001

PROCESO GESTIÓN DE INFRAESTRUCTURA
Versión: 00
SIINGMI S.A.S

Establecer las actividades necesarias para mantener en condiciones adecuadas las instalaciones y los equipos en SIINGMI para facilitar la correcta realización de los
Objetivo
mantenimientos.
Alcance Aplica para todas las instalaciones y equipos de SIINGMI que afectan la calidad de los Mantenimientos.

Proveedor Entrada Actividades Salida Clientes

 Definir el control de equipos de Condiciones adecuadas de los
mantenimiento. equipos y de la
Proceso de realización de los
 Construir las fichas técnicas y las hojas de infraestructura para la
mantenimientos.
vida de los equipos. realización de los
Equipos y servicios
 Determinar los requerimientos de los equipos mantenimientos.
(mantenimientos,
Proceso de gestión de compras  Construir un plan de verificación, calibración
calibraciones, seguimiento e
y mantenimiento de equipos. Necesidades de equipos y
insumos) para la realización de
 Realizar los mantenimientos, seguimiento y servicios (mantenimientos,
los mantenimientos. Proceso de gestión de
calibraciones de los equipos. calibraciones y seguimiento)
 Aplicar el control de acceso y mantenimiento a compras
para la realización de los
las instalaciones de SIINGMI. mantenimientos.
 Evaluar las acciones realizadas

Responsable Seguimiento y Medición Requisitos Legales

Gerente General / Director
Cumplimiento del plan de seguimiento, calibración y mantenimiento de equipos
de Mantenimiento
 (Calibraciones realizadas / calibraciones programadas). 100
Participan N.A
 (Seguimientos realizados / Seguimientos programados). 100
Director de  (Mantenimientos realizados / mantenimientos programados). 100
Mantenimiento
Documentación
Recursos físicos
Documentos Registros
PGI-001 Aseguramiento metrológico  FGI-001 Control de quipo de medición
PGI-002 Instalaciones y control de acceso  FGI-002 Control de acceso al laboratorio de mantenimiento
IGI-001 Desinfección de equipos  FGI-003 Hoja de vida de equipos
IGI-002 Almacenamiento y conservación de equipos patrón y/o de apoyo  FGI-004 Plan de aseguramiento metrológico equipos patrón y/o
 Teléfono - Fax
IGI-003 Mantenimiento de equipos patrón y/o de apoyo de apoyo
 Computador
IGI-004 Seguimiento de equipos patrón y/o de apoyo  FGI-005 Control de temperatura y humedad relativa
 Impresora
IGI-005 Transporte de equipos patrón y/o de apoyo  FGI-006 Listas de chequeo
IGI-006 Manejo de equipos para actividad de mantenimiento.  FGI-007 Reporte de mantenimiento
IGI-007 Seguridad en el laboratorio de mantenimiento.
IGI-008 Control de calidad en el laboratorio de mantenimiento.

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 PROCESO GESTIÓN DE Código: PGI-001
INFRAESTRUCTURA
PROCEDIMIENTO Versión:
ASEGURAMIENTO
METROLÓGICO
SIINGMI S.A.S.

1. OBJETIVO:
Establecer las actividades necesarias para la identificación, calibración, mantenimiento,
seguimiento y control de los equipos patrón y/o de apoyo de SIINGMI S.A.S.
2. ALCANCE
Aplica para todos los equipos, instrumentos y patrones que son utilizados en la ejecución de los
mantenimientos.
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
 Exactitud de la Medición: Cercanía del acuerdo entre el resultado de una medición y un
valor verdadero de la magnitud por medir. NTC 2194.
 Exactitud de un Instrumento de Medición: Aptitud de un instrumento de medición para
dar respuestas próximas a un valor verdadero. NTC 2194.
 Incertidumbre de la Medición: Parámetro asociado con el resultado de una medición,
que caracteriza a la dispersión de los valores que en forma razonable se le podría atribuir
a la magnitud por medir. NTC 2194.
 Es una expresión del hecho de que, para una magnitud específica, el resultado dado de su
medición no es único si no que existen infinitos valores distribuidos sobre el resultado.
 Calibración: Conjunto de operaciones que establecen bajo condiciones especificadas la
relación entre los valores de las magnitudes que indique un instrumento de medición o un
sistema de medición o valores representados por una medida materializada o por un
material de referencia y los valores correspondientes determinados por medio de los
patrones. NTC 2194.
 Ajuste de un Instrumento de Medición: Operación de ubicar un instrumento de medición
en un estado de funcionamiento adecuado para su uso. NTC 2194.
 Trazabilidad: Propiedad del resultado de una medición o del valor de un patrón en virtud
de la cual ese resultado se puede relacionar con referencias estipuladas, generalmente
patrones nacionales o internacionales a través de una cadena ininterrumpida de
comparaciones que tengan todas incertidumbres determinadas. NTC 2194.
 Patrones de Medición: Medida materializada, instrumento de medición, material de
referencia o sistema de medición destinado a definir, realizar, conservar o reproducir una
unidad o más valores de una magnitud que sirva como referencia. NTC 2194.
 Instrumentos de medición verificados contra patrones nacionales o internacionales
reconocidos oficialmente. O elementos o sustancias de referencia, suministrados por el
fabricante del equipo y que son usados para la calibración de los equipos de trabajo.
 Seguimiento a la Calibración: Es una calibración simplificada que establece un indicador
sobre el funcionamiento y las medidas tomadas. Chequea respetabilidad, pero no garantiza
exactitud.
 Patrón de Referencia: Patrón que generalmente posee la máxima calidad metrológica que
le permite en un sitio dado, a partir del cual se derivan las mediciones hechas en dicho
lugar. NTC 2194.
 Error de la Medición: Resultado de una medición menos un valor verdadero de la
magnitud por medir.
 Tolerancia: Error permitido en una medición.

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  Repetibilidad de los Resultados de las Mediciones: Cercanía del acuerdo entre los
resultados de mediciones sucesivas de la misma magnitud por medir efectuadas en las
mismas condiciones de medición. NTC 2194.
 Repetibilidad de un Instrumento de Medición: Aptitud de un instrumento de medición
para dar indicaciones muy cercanas en aplicaciones repetidas de la misma magnitud por
medir bajo las mismas condiciones de medición.
 La repetibilidad se puede expresar cuantitativamente en función de las características de
dispersión de las indicaciones. NTC 2194.
 Protocolo de Calibración: Formato donde se recolectan todos los datos medidos en el
proceso de ejecución de las calibraciones.
 Protocolo de Seguimiento a la Calibración: Formato donde se recolectan todos los datos
medidos en el proceso de seguimiento de un instrumento o equipo de medición.
 Material de Referencia: Elementos utilizados para calibrar o verificar el estado de un
equipo o instrumento.

4. GENERALIDADES
 La aplicación de este procedimiento es responsabilidad del Director de Mantenimiento
y/o de quien el designe.
 Los equipos patrón y/o de apoyo sometidos a control metrológico están definidos en
elFGI-001 “Control de equipo de medición”, el cual se almacena en la carpeta
electrónica del proceso de gestión de infraestructura para consulta del personal.
 Los equipos patrón y/o de apoyo utilizados para los mantenimientos se identifican con
la placa de inventario asignada y adicionalmente poseen un código interno asignado
por SIINGMI.
 Cuando se realiza la compra de un equipo patrón y/o de apoyo, este es recibido por el
Coordinador de calidad o por su suplente, quien verifica mediante la FGC-002 “Ficha
Técnica de Compras” que este cumpla con los requerimientos inicialmente solicitados
por SIINGMI en la solicitud de compra realizada al Departamento de compras y lo
archiva con la Hoja de vida de equipos patrón y/o de apoyo en su respectiva carpeta.
Si no se cumplen con estos requerimientos se contacta al Departamento compras para
realizar la devolución del equipo Patrón y/o de Apoyo.
 Todo equipo patrón y/o de apoyo tiene que ser calibrado antes de su puesta en servicio
y a intervalos planificados.
 Para la calibración de los equipos patrón se debe demostrar la trazabilidad con patrones
nacionales y/o internacionales.
 Todos los equipos patrón y/o de apoyo utilizados para la realización de las
calibraciones deben tener una Hoja de vida que los identifique según el FGI-003 “Hoja
de vida”, donde se encuentran los registros de mantenimientos, calibraciones y
seguimientos realizados.
 En el FGI-004 “Plan de aseguramiento metrológico de equipos patrón y/o apoyo”, se
encuentra el plan de calibraciones, seguimientos y mantenimientos de estos equipos.
 Siempre que el equipo patrón y/o de apoyo requiera mantenimiento y/o calibración se
efectúa primero el mantenimiento y luego se procede a calibrarlo. El intervalo de
tiempo entre estas actividades debe ser lo más corto posible, además, una vez
comenzado el mantenimiento, el equipo solo se pondrá en marcha cuando haya
finalizado la calibración y se haya verificado su conformidad.

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 Los equipos poseen manual en el cual se incluyen los cuidados, métodos de ajuste y/o
calibración, operación y mantenimiento del mismo, estos se encuentran disponibles en
las instalaciones de SIINGMI y codificados como Documentos Externos.
 Los equipos patrón y/o de apoyo que se encuentran defectuosos, en reparación o que
emitan resultados dudosos, se identifican con un aviso de “FUERA DE SERVICIO”.
 Si durante el proceso de calibración de un equipo patrón se detecta alguna falla de
operación o entrega de resultados, este deberá ser ajustado y luego de que se encuentre
en condiciones óptimas de medición, se regresa al proceso previa calibración del
mismo.
 Para asegurar que los equipos patrón y/o de apoyo estén protegidos contra ajustes que
puedan invalidar sus resultados, sólo podrán ser manipulados por el personal técnico
de SIINGMI.
 Los equipos patrón y/o de apoyo serán revisados a intervalos planificados
(quincenalmente) de acuerdo con el FGI-006 Listas de chequeo. Para diligenciar este
formato, se procede de la siguiente forma:

o Diligenciar la información de identificación del equipo patrón y/o de apoyo.

o Evaluar cada ítem de acuerdo con las condiciones A: Aceptable, NA: No
Aceptable y NE: No existe o no aplica para ese equipo.
o Calcular si el equipo se encuentra dentro de las condiciones Aceptables o No
Aceptables, esto es, si el equipo se encuentran condiciones No Aceptables se
debe valorar la incidencia de las mismas sobre el funcionamiento del equipo
patrón y/o de apoyo que afecten sus resultados.

 El programa de aseguramiento metrológico para los equipos patrón y/o de apoyo se

encuentra contemplado en el FGI-004 “Plan de aseguramiento metrológico de equipos
patrón y/o apoyo”, donde se consigna la identificación del equipo (placa de inventario
y el código interno), las frecuencias y las fechas para las diferentes actividades técnicas.
 Las actividades de mantenimiento programado a los equipos patrón y/o de apoyo se
efectúan anualmente, la fecha y frecuencia de realización de dicha actividad se
encuentra definida en el FGI-004 “Plan de aseguramiento metrológico de equipos
patrón y/o apoyo”. Los datos obtenidos durante el mantenimiento deben registrarse en
el FGI-007 “Reporte de mantenimiento” que está asociado al IGI-003 Instructivo de
mantenimiento de equipos patrón y/o apoyo
 Las actividades de seguimiento a los equipos patrón y/o de apoyo se efectúan
anualmente, la fecha y frecuencia de realización de dicha actividad se encuentra
definida en el FGI-004 “Plan de aseguramiento metrológico de equipos patrón y/o
apoyo”. Los datos obtenidos durante el seguimiento deben registrarse en la las
plantillas para seguimiento dependiendo del tipo de equipo, estas se encuentran
asociadas al IGI-004 “Instructivo de seguimiento de equipos patrón y/o apoyo”.

5. DESARROLLO

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5.1 PLAN DE ASEGURAMIENTO METROLÓGICO

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO

INICIO Determinar las magnitudes

involucradas en la realización
Listado de
de las calibraciones y su
Determinar los requerimientos de los equipos patrón especificaciones
tolerancia, teniendo en cuenta Director de
y/o de apoyo técnicas de
lo establecido en las normas o Mantenimiento
equipos patrón
métodos de calibración y la
y/o de apoyo
experiencia que se tiene en su
ejecución.
El equipo patrón Comparar los equipos patrón y
y/o de apoyo es de apoyo con los
apto para la requerimientos establecidos en Listado de
medición Director de
las Nonormas o métodos de equipos patrón
Mantenimiento
calibración y definir si son y/o de apoyo
aptos para realizar los
Reponer el equipo para las
mantenimientos.
calibraciones
Definir si el equipo que no es
Si apto será reclasificado, si se
dona o si se le dará de baja y Coordinador de
realizar la compra de un nuevo Calidad
equipo con las especificaciones
requeridas.
Realizar la identificación, calibración,
mantenimiento y control de los equipos patrón FGI-002 Hoja
y/o de apoyo. Establecer los métodos y de vida
frecuencias de calibración, FGI-004 Plan
Responsable del
mantenimiento y seguimiento de
proceso Gestión
FIN de los equipos patrón y de aseguramiento
infraestructura
apoyo y abrirle una hoja de vida metrológico de
a cada uno. equipos patrón
y/o apoyo

5.2 PROCESO DE ASEGURAMIENTO METROLÓGICO

DESCRIPCI RESPONSAB REGISTR

ACTIVIDAD
ÓN LE O
Verificar el
funcionamiento
y el estado de FGI-004
calibración antes Plan de
de que el equipo aseguramie
patrón y/o de nto
apoyo sea Director de metrológico
ingresado al Mantenimiento de equipos
Laboratorio de y/o a quien patrón y/o
Mantenimiento, designe apoyo
cuando se
FGI-006
tengan dudas en
Listas de
las mediciones
chequeo
obtenidas,
cuando el
equipo haya

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 DESCRIPCI RESPONSAB REGISTR
ACTIVIDAD
ÓN LE O
sufrido impactos
o accidentes,
INICIO
cuando por
cualquier razón
el equipo quede
Chequear el equipo patrón y/o
fuera del control
de apoyo
directo del
Laboratorio de
Mantenimiento,
o cuando el Plan
de
El equipo patrón y/o Aseguramiento
de apoyo funciona Metrológico lo
correctamente indique.
Si
Analizar los Certificado
datos resultantes de
No calibración
FIN de la calibración
del equipo de equipos
Director de patrón y/o
Realizar mantenimiento al equipo patrón
patrón y/o de
Mantenimiento de apoyo
y/o de apoyo apoyo y
determinar si FGI-006
este funciona Listas de
correctamente. chequeo
Enviar el equipo
El mantenimiento es patrón y/o de
correcto 1apoyo Director de Remisión
Si al
Mantenimiento del equipo
proveedor de
mantenimiento
No
Verificar que el FGI-003
equipo funcione Hoja de
Comunicar al Ingeniero Líder correctamente Director de vida
luego del Mantenimiento FGI-006
mantenimiento Listas de
realizado. chequeo
Informar al
Director de
Mantenimiento
de SIINGMI,
Factura del
para que este se Técnico
Proveedor
contacte con el
proveedor y
haga uso de la
garantía.
Cuando se trata
de
mantenimientos
internos el
Director de Control de
Director de
Mantenimiento trabajo no
Mantenimiento
deberá aplicar el conforme
procedimiento
de control de
trabajo no
conforme.

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 DESCRIPCIÓ RESPONSABL
ACTIVIDAD REGISTRO
N E

1 FGI-004
Plan de
aseguramient
Se debe definir o
No si el equipo metrológico
Es necesario patrón y/o de Director de de equipos
realizar calibración apoyo requiere Mantenimiento patrón y/o
o no apoyo
Si calibración.
FGI-006
Listas de
Calibrar el equipo chequeo
FGI-003
Entregar y
Hoja de
recibir el equipo vida
Actualizar plan de Certificado
aseguramiento metrológico patrón al Director de
proveedor de Mantenimiento de
servicios de calibración
calibración. de equipos
patrón y/o de
Colocar el equipo patrón y/o de apoyo apoyo
en funcionamiento Actualizar el
plan de FGI-004
aseguramiento Plan de
metrológico aseguramient
con el fin de o
definir si el metrológico
FIN equipo, después de equipos
de la patrón y/o
Director de apoyo
calibración,
Mantenimiento
cumple con los FGI-003
parámetros de Hoja de
medición vida FGI-
requeridos 001 Control
verificando los de equipo de
datos incluidos medición
en el certificado
de calibración.
Poner el equipo
patrón y/o de
apoyo en su
lugar de uso e Director de
instalarlo para Mantenimiento
que esté listo y Técnicos
para su
funcionamiento
.

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 PROCESO GESTIÓN DE Código: PGI-002
INFRAESTRUCTURA
PROCEDIMIENTO PARA EL Versión:
MANTENIMIENTO LAS
INSTALACIONES Y EL CONTROL
DE ACCESO A ÁREAS
SIINGMI S.A.S.

1. OBJETIVO:
Describir las actividades necesarias para establecer el control de acceso y el mantenimiento de las
instalaciones de SIINGMI S.A.S, con el fin de garantizar un ambiente adecuado para la ejecución
de las actividades diarias.
2. ALCANCE
Aplica para todas las áreas de SIINGMI S.A.S y a las personas que ingresen a la empresa.
3. GENERALIDADES
La aplicación de éste procedimiento es responsabilidad de todo el personal de SIINGMI S.A.S.

El permiso de acceso al cliente o su representante a las áreas relevantes de SIINGMI S.A.S para
presenciar actividades de mantenimiento, sólo es autorizado por el Director de Mantenimiento o
por su suplente. Estos permisos no deben crear conflictos con las reglas de confidencialidad o con
las normas de seguridad de SIINGMI S.A.S.

Cuando los Técnicos estén llevando a cabo actividades de mantenimiento al interior de SIINGMI
S.A.S, ninguna persona ajena a él puede presenciar dicha actividad a excepción del cliente que
solicite el servicio.

Todo visitante debe cumplir las disposiciones y reglamentos de SIINGMI S.A.S.

4. DESARROLLO
4.1 ASEO Y LIMPIEZA

 En cada lista de chequeo se establecen las actividades de limpieza y mantenimiento de los

equipos, estas deben ser realizadas por los técnicos de acuerdo con la frecuencia
establecida para ello.
 El personal de aseo del SIINGMI S.A.S se encargará de la limpieza de ventanas, paredes
y áreas aledañas a los equipos, para esto debe recibir un entrenamiento. Este personal no
está autorizado para limpiar o desplazar equipos ni para manipular los equipos de los
clientes.
 En el siguiente cuadro se resumen las actividades de aseo de SIINGMI S.A.S llevadas a
cabo por el personal de aseo de SIINGMI S.A.S:

ACTIVIDADES DE ASEO Y FRECUENCIA.

ÁREAS ACTIVIDAD FRECUENCIA
 Limpieza computador y escritorios Diario
 Limpieza piso (trapear)
 Limpieza del mostrador de recepción Diario
 Limpieza de módulos de archivo
Recepción y Administración
Diario

Semanal

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  Limpieza computador y escritorios Diario
 Limpieza de impresoras
 Limpieza piso (trapear) Diario
Tratamiento de datos y
 Limpieza de Tablero de Actividades.
elaboración de documentación
para los clientes Diario

Según necesidad.
 Limpieza piso (trapear) Diario
 Limpieza de Mesones
Laboratorio de Mantenimiento  Limpieza de archivo técnico Diario

Semanal
 Limpieza de mesones
Lunes, Miércoles,
Laboratorio de Metrología  Limpieza piso (trapear)
Viernes
 Limpieza de posetas
 Limpieza de mesones
Cafetería Todos los días.
 Limpieza piso (trapear)
 Limpieza de mesones
Taller de Trabajo Equipos Después de cada
 Limpieza piso (trapear)
industriales de Uso Biomédico trabajo
 Limpieza de posetas
Almacén de Repuestos y  Limpieza de estantería de Repuestos. Semanal
Suministros  Limpieza piso (trapear) Diario
En el siguiente cuadro se resumen las actividades y frecuencia de aseo del Laboratorio de
Mantenimiento llevadas a cabo por el personal de este.

ACTIVIDADES DE ASEO A CARGO DEL PERSONAL DE CADA ÁREA Y FRECUENCIA.

AREAS ACTIVIDAD FRECUENCIA
 Limpieza de escritorio con trapo húmedo.
 Limpieza de computador y teléfono con Mensualmente y / o cada vez
Recepción y Administración
desengrasante y trapo húmedo. que se requiera
 Limpieza de mostrador de recepción
Tratamiento de datos y elaboración Mensualmente y / o cada vez
 Limpieza general.
de documentación para los clientes que se requiera.
Bimensual y/o cada vez se
 Limpieza de mesones con jabón, requiera
blanqueador, esponja y trapo húmedo.
Laboratorio de Mantenimiento  Limpieza de equipos.
Cada vez se requiera
 Limpieza de estantes de almacenamiento de
patrones y equipos del cliente.
Bimensual
 Limpieza de mesones con jabón, Bimensual y/o cada vez se
blanqueador, esponja y trapo húmedo. requiera
 Limpieza de posetas con jabón, esponjilla y
Laboratorio de Metrología trapo húmedo.
Cada vez se requiera
 Limpieza de equipos
 Limpieza de estantes de almacenamiento de
patrones. Bimensual
4.2 CONTROL DE ACCESO AL LABORATORIO DE MANTENIMIENTO

A continuación, se describen las áreas de SIINGMI y el personal autorizado para ingresar a ellas
con el fin de garantizar un ambiente adecuado para el desarrollo de las actividades.

ÁREAS PERSONAL DE INGRESO AUTORIZADO

Clientes, Personal de SIINGMI S.A.S (solo en el horario
Recepción y Administración
establecido para ello).

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 Tratamiento de datos y elaboración
Personal autorizado y Personal de SIINGMI S.A.S
de documentación para los clientes
Laboratorio de Mantenimiento Personal autorizado y Personal de SIINGMI S.A.S
Laboratorio de Metrología Personal autorizado y personal del laboratorio.
Cafetería Personal autorizado y Personal de SIINGMI S.A.S
Taller de Trabajo Equipos
Personal autorizado y Personal de SIINGMI S.A.
industriales de Uso Biomédico
Almacén de Repuestos y
Personal autorizado y Personal de SIINGMI S.A.
Suministros
El acceso de personas diferentes a las autorizadas a las áreas SIINGMI es aprobado por el Gerente
General, Director de Mantenimiento/o su suplente, y los datos del personal que ingresa son
consignados en el FGI-002 “Control de acceso las Inhalaciones de SIINGMI S.A.S.”.

Para controlar el ingreso de personal no autorizado al Laboratorio de Mantenimiento y Metrología

los días en que éste permanece fuera de servicio, el área permanece cerrada y su apertura está
autorizada por el Gerente General o Director de Mantenimiento.

Mantenimiento de las Instalaciones

 Las actividades relacionadas con el mantenimiento de las instalaciones se SIINGMI

(ej: Pintura, limpieza de techos, adecuaciones, entre otras), deben ser controladas por
su personal, el cual se debe encargar de proteger los equipos y de supervisar la
movilización de estos.
 Cuando los equipos permanecen sin utilizar varias semanas, estos deben ser protegidos
con su respectivo maletín, apagados y desconectados de la fuente de energía y
adicionalmente almacenados en la estantería destinada para ello.

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ANEXO 10. CARACTERIZACIÓN PROCESO GESTIÓN DE COMPRAS Y DESCRIPCIÓN DE
SUS PROCEDIMIENTOS

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 Código: CGC -001
PROCESO GESTIÓN DE COMPRAS
Versión: 00
LABORATORIO DE METROLOGÍA SIINGMI S.A.S

Objetivo Establecer los lineamientos para la selección y compra de bienes, servicios y elementos empleados, que afectan la calidad de los mantenimientos.
Alcance Aplica para la selección, compra y recepción de bienes, servicios y elementos que afectan la calidad de los servicios prestados por SIINGMI.

Proveedor Entrada Actividades Salida Clientes

Necesidades de bienes,  Definir las especificaciones de compras Especificaciones para compras
Proceso de Realización de elementos o servicios para la  Definir las fichas técnicas de compras Ficha técnica de compra
Secretaria
Mantenimiento realización de los  Realizar inventario de elementos y Invitación directa a presentar oferta
Mantenimientos detectar necesidades de servicios o bienes
Necesidades de equipos y  Seleccionar y evaluar a los proveedores Orden de Compra
Proceso de realización de
servicios (mantenimientos,  Realizar las compras de bienes, Bienes, elementos o servicios para la
Mantenimiento
Proceso de Gestión de la calibraciones y elementos y servicios realización de Mantenimiento
Infraestructura verificaciones)para la  Hacer seguimiento a las solicitudes de Equipos y servicios
Proceso de Gestión de la
realización de mantenimientos compras (mantenimientos, calibraciones y
Infraestructura
 Recibir e inspeccionar las compras verificaciones)

Responsable Seguimiento y Medición Requisitos Legales

Director de
Mantenimiento.
Compras realizadas sin no conformidades
Participan N.A
 (Compras realizadas sin no conformidades / Compras totales del periodo) x100
Secretaria, Director de
Mantenimiento.

Documentación
Recursos físicos
Documentos Registros
 FGC-001 Orden de Compra
 Teléfono - fax
 FGC-002 Ficha Técnica de Compras
 Computador  PGC-001 Procedimiento de Compras
 FGC-003 Evaluación de proveedores
 Impresora
 FGC-004 Evaluación de Capacitación

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 FGC-005 Registro de Proveedores

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 PROCESO GESTIÓN DE COMPRAS Código: PGC-001
PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE Versión:
COMPRAS
SIINGMI S.A.S.

1. OBJETIVO:
Establecer las actividades y criterios, para asegurar que los materiales, equipos y servicios
comprados, cumplan con los requisitos especificados para el correcto desarrollo de las actividades
de mantenimiento de SIINGMI S.A.S.
2. ALCANCE
Este instructivo aplica para la compra y recepción de materiales, equipos y servicios que afectan el
correcto desarrollo de los mantenimientos.
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
 Proveedor: Organización o persona que proporciona un producto o servicio.
 Elementos de Consumo: Insumos y/o elementos requeridos para la prestación del servicio
que no se encuentran codificados dentro de los materiales de SIINGMI.
 Elementos Codificados: Comprende equipos, accesorios y herramientas de trabajo
requeridos para la prestación del servicio, estos elementos poseen un código dentro de la
codificación de materiales de SIINGMI.
4. GENERALIDADES
El Director de Mantenimiento es el responsable de hacer cumplir lo dispuesto por este
procedimiento.

Para llevar a cabo la adquisición de bienes y/o de servicios, se deben seguir los lineamientos
establecidos en el Proceso de Gestión de compras de SIINGMI S.A.S.

El cambio de alguna especificación en los materiales, equipos o servicios comprados requiere el

concepto técnico del Director de Mantenimiento.

Todos los materiales, equipos o servicios que afectan la calidad de los mantenimientos se les debe
realizar la FGC-002 Ficha técnica de compras, en la cual se deben definir las especificaciones de
compra de los productos, cuando estos lleguen a SIINGMI serán revisados contra las
especificaciones descritas en dicha ficha.

Cuando se trata de compra de un equipo este debe estar contemplado en el presupuesto anual de
SIINGMI S.A.S el cual se realiza de manera anual al inicio del año y es aprobado por el comité de
Gerencia.

Cuando se trata de las calibraciones programadas, están deben incluirse en el presupuesto anual de
SIINGMI S.A.S, el cual se realiza de manera anual al inicio del año y es aprobado por el comité
de Gerencia.

Cuando se trata de compras eventuales, estas son autorizadas por Gerencia General.

El área encargada de las compras realiza anualmente un Plan anual de compras, para garantizar el
abastecimiento de insumos y que los proveedores cumplan con los requerimientos legales e
institucionales exigidos a través del cumplimiento de los procesos.

La compra de los servicios en SIINGMI S.A.S es responsabilidad del Director de Mantenimiento.

5. DESARROLLO

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5.1. ADQUISICIÓN DE BIENES
N0 ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO
Se identifican las necesidades de acuerdo con el
inventario de consumibles, por nuevas técnicas, por
mantenimientos de equipos e instalaciones, por el
Identificar Personal del
1 mejoramiento de técnicas de mantenimiento y por
necesidades SIINGMI
ampliación del portafolio de servicios, las cuales son
reportadas verbalmente al Gerente General y este se
encarga de definir su pertinencia.

Solicitar Se solicita cotización del bien requerido a los Director de Correo

2
cotización proveedores que pueden ofertar Mantenimiento Electrónico

Evaluación de Se evalúan las ofertas recibidas de los proveedores

Gerente General
ofertas y de acuerdo a las necesidades establecidas para la
3 Director de Ofertas
selección de adquisición de bienes. Seleccionar el proveedor con
Mantenimiento
proveedores base en la evaluación de las ofertas.
Después de elegida la oferta más conveniente en
términos técnicos y económicos para SINGMI se Gerente General FGC-001
Emitir la orden procede a diligenciar la Orden de compra, en la que se
4 Director de Orden de
de Compra listan los bienes a adquirir y las condiciones pactadas Mantenimiento Compra
durante la negociación.
La persona encargada del departamento de compras
recibe los bienes adquiridos y en compañía del
Director de Mantenimiento inspeccionan y aprueban FGC-001
los elementos adquiridos con la ayuda de FGC-002 Orden de
Encargado de
Recepción de Ficha Técnica de Compras. Compra
Compras
5 bienes FGC-002
Si el bien recibido no cumple con las especificaciones Director de
adquiridos Ficha
solicitadas se devuelve al encargado de compras Mantenimiento
Técnica de
informando las causas de la devolución para que esta
Compras
información sea tenida en cuenta en la evaluación del
proveedor.

FCG-003
Evaluación de Se realiza la evaluación de proveedores de acuerdo Director de Evaluación
6 con el FCG-003 Evaluación de proveedores
proveedores Mantenimiento. de
proveedores

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5.1. ADQUISICIÓN DE BIENES

N0 ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO

Se identifican las necesidades de acuerdo con el
inventario de consumibles, por nuevas técnicas, por
mantenimientos de equipos e instalaciones, por el
Identificar Personal del
1 mejoramiento de técnicas de mantenimiento y por
necesidades SIINGMI
ampliación del portafolio de servicios, las cuales son
reportadas verbalmente al Gerente General y este se
encarga de definir su pertinencia.

Solicitar Se solicita cotización del bien requerido a los Director de Correo

2
cotización proveedores que pueden ofertar Mantenimiento Electrónico

Evaluación de Se evalúan las ofertas recibidas de los proveedores

Gerente General
ofertas y de acuerdo a las necesidades establecidas para la
3 Director de Ofertas
selección de adquisición de bienes. Seleccionar el proveedor con
Mantenimiento
proveedores base en la evaluación de las ofertas.
Después de elegida la oferta más conveniente en
términos técnicos y económicos para SINGMI se Gerente General FGC-001
Emitir la orden procede a diligenciar la Orden de compra, en la que se
4 Director de Orden de
de Compra listan los bienes a adquirir y las condiciones pactadas Mantenimiento Compra
durante la negociación.
La persona encargada del departamento de compras
recibe los bienes adquiridos y en compañía del
Director de Mantenimiento inspeccionan y aprueban FGC-001
los elementos adquiridos con la ayuda de FGC-002 Orden de
Encargado de
Recepción de Ficha Técnica de Compras. Compra
Compras
5 bienes FGC-002
Si el bien recibido no cumple con las especificaciones Director de
adquiridos Ficha
solicitadas se devuelve al encargado de compras Mantenimiento
Técnica de
informando las causas de la devolución para que esta
Compras
información sea tenida en cuenta en la evaluación del
proveedor.
FCG-003
Evaluación de Se realiza la evaluación de proveedores de acuerdo Director de Evaluación
6 con el FCG-003 Evaluación de proveedores
proveedores Mantenimiento. de
proveedores
5.2. ADQUISICIÓN DE SERVICIOS
N0 Actividad Descripción Responsable Registro
Se identifican las necesidades de servicios por
Identificar requerimientos de personal, capacitaciones, Personal del
1
necesidades reformas de infraestructura, mantenimientos, SIINGMI
verificaciones y calibraciones de equipos.
Se solicita cotización del servicio requerido a Director de Correo
2 Solicitar cotización
los proveedores que pueden ofertar mantenimiento Electrónico
Evaluar las ofertas de acuerdo a las
Evaluación de
necesidades establecidas para la adquisición de Director de
3 ofertas y selección Ofertas
servicios. Seleccionar el proveedor con base en mantenimiento
de proveedores
la evaluación hecha a las ofertas.
Después de elegida la oferta más conveniente
en términos técnicos y económicos para
Gerente General
Emitir la orden de SIINGMI se procede a diligenciar la Orden de FGC-001 Orden
4 Director de
Compra compra, en la que se listan los servicios a de Compra
Mantenimiento
adquirir y las condiciones pactadas durante la
negociación.
Soporte de
Luego de aprobada la contratación, se acuerdan Gerente General
Acuerdo de
5 Acordar fechas con el proveedor las fechas de iniciación y Director de
prestación de
terminación del servicio contratado. Mantenimiento
servicios

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 FGC-003
Evaluar el servicio prestado y registrarlo en el Director de
8 Evaluar el servicio Evaluación de
Formato FCG-003 Evaluación de proveedores. mantenimiento
proveedores
5.3. SELECCIÓN Y CALIFICACIÓN DE PROVEEDORES

El Registro de proveedores sólo lo conforman aquellos que hayan sido favorablemente evaluados
y seleccionados según FGC-003 Evaluación de proveedores.

La Evaluación de proveedores se hace cada año asignando una calificación al proveedor donde:
cada ítem a calificar es valorado de acuerdo con los criterios establecidos en la Evaluación de
proveedores. De acuerdo con el resultado de este servicio, el proveedor que obtiene un puntaje
mayor o igual al 70% ingresa o permanece en el registro, de lo contrario no ingresa ni continua en
él.

Sí alguno de los aspectos a evaluar no aplica, la calificación total se hará con base en los aspectos
calificados.

Sí se decide que entre los proveedores que han salido del registro, existen algunos a los que se les
puede dar la oportunidad para corregir sus deficiencias, el Gerente General le informa al proveedor
el resultado de su seguimiento para que mejore los aspectos donde tuvo fallas.

De acuerdo con dicho seguimiento el Director de Mantenimiento actualiza el registro de

Proveedores.
6. DOCUMENTOS RELACIONADOS
FGC-001 ORDEN DE COMPRA
FGC-002 FICHA TÉCNICA DE COMPRAS
FGC-003 EVALUACIÓN DE PROVEEDORES
FGC-008 ESPECIFICACIONES DE COMPRA
PMA-001 CONTROL DE TRABAJO DE ENSAYO NO CONFORME

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ANEXO 11. DEFINICIÓN DE LAS FUNCIONES DEL PERSONAL SIINGMI S.A.S.

Estas se establecen siguiendo como guía el organigrama empresarial:

GERENTE GENERAL

Lidera la gestión estratégica, dirigiendo y coordinando a las distintas áreas para asegurar la
rentabilidad, competitividad, continuidad y sustentabilidad de la empresa, cumpliendo con
los lineamientos estratégicos del directorio y las normativas y reglamentos vigentes.

PRINCIPALES FUNCIONES

 Liderar la Panificación estratégica

 Liderar la formulación y aplicación del plan de negocios

 Alinear a las distintas Gerencias

 Definir políticas generales de administración

 Dirigir y controlar el desempeño de las áreas

 Presentar a la Junta de Socios estados de situación e información de la marcha de la

empresa

 Ser el representante de la empresa

 Desarrollar y mantener relaciones externas de la empresa

 Velar por el respecto de las normativas y reglamentos vigentes

 Actuar en coherencia con los valores organizacionales

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COORDINADOR DE CALIDAD

Lidera, coordina, controla y verifica todas las actividades y acciones que surjan de la
implementación, documentación, mantenimiento y mejora continua del Sistema de Gestión
de Calidad que aplican a los procesos que componen la empresa.

PRINCIPALES FUNCIONES

 Determinar e implementar las acciones necesarias para mantener y mejorar

continuamente el Sistema de Gestión de Calidad establecido en la empresa.

 Realizar la planificación, seguimiento y medición de los programas de gestión de

acuerdo con la documentación existente.

 Realizar seguimiento periódico a la implementación del Sistema de Gestión de

Calidad.

 Generar acciones necesarias para el logro de los objetivos y metas propuestas en cada
uno de los indicadores.

 Identificar los procesos necesarios para el correcto funcionamiento del Sistema de

Calidad y a su aplicación a través de la organización.

 Determinar la secuencia e interacción de los procesos (Elaboración de

caracterizaciones de procesos).

 Elaborar el presupuesto anualmente a ser utilizado para la implementación y

mantenimiento del Sistema de Gestión de Calidad durante ese periodo.

 Establecer indicadores a cada uno de los procesos, para determinar el cumplimiento

de las metas, además deberá analizar las tendencias de dichos indicadores y establecer
metodologías para la mejora.

 Implementar acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora

continua de cada uno de los procesos del Sistema de Gestión de Calidad.

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COORDINADOR DE RECURSOS HUMANOS

Diseña, desarrolla, implementa, hace seguimiento y controla las políticas, planes, programas,
procedimientos y relaciones entre los trabajadores y la empresa, mediante una eficaz y
eficiente gestión, a través de la planificación, dirección y control de las actividades
involucradas en el proceso de administración de los recursos humanos.

PRINCIPALES FUNCIONES

Selección y contratación
 Asegurar el ingreso de los mejores talentos según los requerimientos de los procesos
de la empresa, implementando adecuadamente el reclutamiento, selección y
contratación de personal.
Desarrollo del talento humano
 Incrementar las competencias laborales del personal, por medio de la aplicación de
los procesos de inducción, capacitación, entrenamiento y seguimiento al desempeño
 Planificación de un modelo de formación y desarrollo del personal.
 Identificación, análisis y priorización de las necesidades o carencias formativas del
personal a corto, mediano y largo plazo, en conjunto con los responsables de las
diferentes áreas Identificación de competencias y conductas requeridas para
desempeñar los puestos existentes en la empresa.
 Garantizar el cumplimiento del programa de salud ocupacional.
Relaciones laborales
 Asesorar a los directores en la aplicación adecuada de las normas.
 Obtener y aplicar información actualizada sobre legislación laboral.
Nómina y liquidaciones
 Verificar y garantizar que la nómina, las prestaciones legales y extralegales a las que
haya lugar.
 Garantizar que las necesidades o carencias formativas del personal a corto, mediano
y largo plazo, en conjunto con los responsables de las diferentes áreas, se ejecuten.
 Planificación de un modelo de formación y desarrollo del personal.
 Descripción y análisis de los puestos de trabajo.
 Proporcionar orientación y formación al personal, para que estos alcancen las
competencias que permitan un desempeño eficaz y eficiente.
 Garantizar la ejecución de la Inducción y reinducción al personal

Gestión del Desempeño

 Diseño e implementación del sistema de evaluación del desempeño.

 Ejecución y seguimiento del sistema.
 Hacer seguimiento a los planes de mejoramiento individual del personal, arrojados
en los diferentes diagnósticos que se realizan en la empresa
 Entrenamiento
 Determinar y manejar los incentivos correspondientes al personal de la empresa.
 Manejar los indicadores de gestión correspondientes a su cargo.

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JEFE DE VENTAS

Motiva a los equipos de ventas, segmentar a los clientes por canales, para asegurar que se
cumpla el presupuesto de ventas, definiendo en conjunto con la Gerencia Comercial las
estrategias necesarias para su logro.

PRINCIPALES FUNCIONES

 Liderar equipo de ventas, planificando y dirigiendo sus acciones

 Proponer y dirigir las acciones de ventas, considerando las operaciones y recursos

humanos de las sucursales.

 Definir y controlar la composición y metas de ventas en equipos y servicios.

 Definir incentivos de ventas.

 Dirigir el proceso de Registro y Gestión de tarifas y acuerdos comerciales.

 Contralor procesos de facturación y servicio de post venta.

 Informar a la empresa y supervisar que se cumplan los acuerdos operativos y

comerciales con clientes.

 Actuar en coherencia con los valores organizacionales.

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DIRECTOR DE MANTENIMIENTO:

Planear, ejecutar, hacer seguimiento y mejorar el desempeño técnico y científico del

Laboratorio de metrología, de acuerdo a la exigencias legales y estándares ampliamente
reconocidos para responder a las necesidades y expectativas de SIINGMI S.A.S y de los
clientes externos a fin de garantizar la calidad y seguridad de los datos obtenidos a partir de
los equipos de los clientes y de quienes operan la tecnología.

FUNCIONES PRINCIPALES

 Planear y ejecutar/coordinar las actividades técnicas del Laboratorio de

Mantenimiento para garantizar que este se convierta en referencia a nivel
departamental y nacional.
 Hacer seguimiento y control al plan de trabajo técnico y científico del Laboratorio de
Metrología para garantizar su cumplimiento y elaborar los planes de mejoramiento
cuando los resultados así lo ameriten.
 Liderar las investigaciones, publicaciones y eventos académicos del Laboratorio de
Metrología y motivar al equipo de trabajo para involucrarse en estas actividades.
 Monitorear permanentemente las novedades legislativas y estándares técnicos
asociados al mantenimiento para garantizar la actualidad y cumplimiento por parte de
la empresa.
 Participar en redes y grupos de trabajo de metrología a nivel local, regional, nacional
e internacional a fin de contribuir con el desarrollo del sector y con esto posicionar al
Laboratorio de Mantenimiento.
 Diseñar métodos y generar documentación de soporte del proceso de mantenimiento
cumpliendo con la legislación vigente.
 Evaluar, justificar y solicitar equipos patrones, accesorios y dotación en general para
garantizar el cumplimiento del portafolio de servicios del Laboratorio de
mantenimiento.
 Asesorar a los clientes en el diseño del plan de aseguramiento en mantenimiento
cuando así lo contraten.
 Capacitar y/o coordinar las capacitaciones del personal, en técnicas, manejo de
equipos y función de mantenimiento con el fin de potenciar el desarrollo de
Laboratorio de mantenimiento.
 Coordinar funcionalmente todas las actividades y delegar responsabilidades en el
equipo de trabajo para garantizar su óptimo desempeño, tanto interna como
externamente.
 Participar activamente de las actividades de inducción, entrenamiento, formación y
capacitación para mejorar la adaptación del personal y sus competencias.

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CONTADOR:

Reportar al Gerente, a la Junta Directiva y a los asociados que lo requieran, al Estado en materia
impositiva y a los organismos de Control

FUNCIONES PRINCIPALES:
Las funciones del Contador están determinadas por las normas y código de ética establecidos para el
ejercicio de la profesión.

Además, debe cumplir con:

 Clasificar, registrar, analizar e interpretar la información financiera de conformidad con el

plan de cuentas establecido para la empresa.

 Llevar los libros mayores de acuerdo con la técnica contable y los auxiliares necesarios, de
conformidad con lo establecido con la DIAN.

 Preparar y presentar informes sobre la situación financiera de la empresa que exijan los
entes de control y mensualmente entregar al Gerente, un balance de comprobación.

 Preparar y presentar las declaraciones tributarias del orden municipal y nacional, a los
cuales la empresa esté obligada.

 Preparar y certificar los estados financieros de fin de ejercicio con sus correspondientes
notas, de conformidad con lo establecido en las normas vigentes.

 Asesorar a la Gerencia y a la Junta Directiva en asuntos relacionados con el cargo, así como
a toda la organización en materia de control interno.

 Llevar el archivo de su dependencia en forma organizada y oportuna, con el fin de atender

los requerimientos o solicitudes de información tanto internas como externas.

 Presentar los informes que requieran los asociados, en temas de su competencia.

 Asesorar a los asociados en materia crediticia, cuando sea requerido.

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ANEXO 12. DEFINICIÓN DE LA MATRIZ DE COMUNICACIÓN SIINGMI S.A.S.
ENTRADA
PROVEEDOR
ACTIVIDADES QUE SE REALIZAN REQUISITOS
LO QUE SE FRECUENCIA SALIDA NORMATIVOS Y
¿Quién LO
DESEA ¿Cómo SE COMUNICA? RECURSOS
HACE?
COMUNICAR
Registro de NTC-ISO 9001:2008
Documentación del Diseñar, elaborar y socializar con el personal asistencia
sistema de gestión de Alta Dirección de SIINGMI, la documentación del Sistema Semanal Documentos
calidad. De Gestión De Calidad. Correo establecidos por
empresarial SIINGMI S.A.S.
Revisar la vigencia de la normatividad que
Director de
aplique, para garantizar el uso de la versión Toda la normatividad
Normatividad vigente mantenimiento
actualizada Correo vigente con relación a
relacionada con el Semestral
empresarial mantenimiento en
mantenimiento Coordinador de
Publicar en la cartelera de la empresa equipos biomédicos.
calidad.
novedades referentes a normatividad.
Indagar sobre las capacitaciones según las
necesidades del personal en temas
relacionados.
Responsable de Correo
Eventos internos Permanente Internet
calidad Comunicar la personal de SIINGMI toda la empresarial
información relacionada con cursos, foros,
charlas relacionadas con el mantenimiento de
equipos biomédicos.
Clientes
Internet
Indagar sobre los temas de mayor interés
Correo
Eventos externos Proveedores sobre mantenimiento de equipos biomédicos y Permanente
empresarial Comunicación directa
temas del sector salud.
con entes encargados.
Alta dirección.

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 Socializar y analizar con el personal de
Alta Dirección Norma NTC-ISO
SIINGMI, las reuniones semanales, la
9001:2008
información referente al desempeño del
Información del Director de sistema de gestión de calidad.
Actas de Documentación
desempeño del sistema Mantenimiento Semestral
Reuniones establecida por
de gestión de calidad Según los resultados encontrados en las
SIINGMI para la
Responsable de reuniones de análisis, generar estrategias de
implementación del
Calidad comunicación de la información más eficaces
SGC
y directas.

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