Sistemas de Información J Registro y Bases de Datos

Fuente: Unsplash (s.f.
UNIDAD 4- SISTEMA DE
INFORMACIÓN
R E G I S T R O , B A S E S D E D AT O S
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Uno de los principios establecidos en la norma ISO 10002 para el manejo de las quejas y reclamaciones,
presentado por Ariza, Francisco y Ariza, Juan, en su libro de comunicación empresarial y atención al
cliente, mencionaba la confidencialidad (Ariza & Ariza, 2014, pág. 189):
“Confidencialidad. La empresa debe utilizar la información de carácter

personal del reclamante cuando sea necesario para el tratamiento de la queja,
y no divulgarla sin su consentimiento”.
Los mecanismos para el manejo de las solicitudes tipo implican el manejo de información de los clientes
y/o usuarios, algunos ya registrados en la base de datos, otros que al registrar la solicitud harán parte de
dichas bases de datos.
Fuente: Unsplash (s.f.)

Para responder a la pregunta debemos

mencionar que:
La responsabilidad y compromiso más importante para las organizaciones, es la protección de los datos
personales de sus clientes y/o usuarios, especialmente la protección frente malas prácticas y el abuso de
la información.
Aunque las organizaciones manejen los datos de los clientes, siempre será el cliente él titular con el
derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento
como lo exige la ley.
El siguiente caso es un ejemplo de las consecuencias y

penalizaciones que puede afrontar una empresa, por
fallar en sus políticas de tratamiento de datos.
Publicado por la sig.gov.co:
https://www.sic.gov.co/slider/superindustria-ratifica-multa-eps-sanitas-por-
violar-la-ley-de-datos-personales
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
El objetivo de una base de datos es tener centralizada la información tanto de los clientes actuales, como
de clientes potenciales.
La estructura de las bases de datos permite identificar rápidamente los datos del cliente como nombres,
apellidos, dirección, entre otros, registrados en columnas y formatos que permiten filtrar la información,
ampliarla y analizarla, como soporte para la toma de decisiones, especialmente para la gestión comercial y
de servicio al cliente. Algunas compañías cuentan con sistemas de administración de clientes o CRM, que
facilitan el uso de permisos y mecanismos para brindar seguridad a las bases de datos.
Clientes potenciales. Quienes aún no son clientes o usuarios, pero que en un

futuro se espera lo sean.
Fuente: Recuperado de:

https://kctathailand.com
Artículo 15 de la Constitución Política de 1991 (Constitución Política de Colombia, 2021)
.
“Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el
Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar
y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en
archivos de entidades públicas y privadas.
En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías

consagradas en la Constitución. La correspondencia y demás formas de comunicación privada
son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los
casos y con las formalidades que establezca la ley.
Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del
Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados,
en los términos que señale la ley”.
Ley 1581 de 2012.
Sobre la protección de datos el Artículo 4° establece los Principios para el Tratamiento de

datos personales (Congreso de Colombia, s.f.):
“f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se
derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la
Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas
por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley. Los datos personales, salvo
la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o
comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un
conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley “.
Motivo por el cual las organizaciones siempre deben solicitar autorización

para el tratamiento de datos.
“g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del

Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con
las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los
registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento .
h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos

personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la
información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende
el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello
corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la
misma.”
Motivo por el cual las organizaciones establecen y hacen pública su política para
el tratamiento y protección de datos personales, y todos los colaboradores
debemos conocerla y actuar de manera coherente con la misma.
De que manera solicitan las empresas la autorización para el
tratamiento de datos:
A través de una autorización previa, expresa e informada a los titulares de

los datos personales, o a sus representantes. Esta autorización puede ser
por escrito, diligenciando un formato elaborado previamente, o también se
podrá dar por llamada telefónica, video, etc., asegurando que el detalle de
la descripción del tratamiento de los datos personales se informará
mediante el mismo documento específico o adjunto, al titular de los datos,
incluyendo como mínimo:
Descripción del tratamiento al que serán sometidos sus datos y la finalidad del mismo.
Los derechos que le asisten como titular.
Los canales en los cuales podrá formular consultas y/o reclamos
Fuente: (minjusticia.gov.co, s.f.). Recuperado de

https://www.minjusticia.gov.co/Portals/0/Documentos2019/Datos_Pe
rsonales/Anexo_N_1_Autorizacion_tratamiento_de_datos.pdf
La Ley 1266 de 2008 trae una categorización de los datos personales, clasificándolos en “datos
privados” “datos semiprivados” y “datos públicos”, además, la Ley 1581 de 2012 consagra unas
categorías especiales de los datos personales, denominándolos “Datos sensibles” y “Datos
personales de los niños, niñas y adolescentes”, entonces, actualmente los datos en Colombia se
clasifican en, “datos personales” “datos públicos” “datos privados” dato semiprivados”, “datos
sensibles” y “ datos de niños, niñas y adolescentes” (Hernández Lotero, s.f., pág. 10).
Dato Privado: “Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el
titular” (funcionpublica.gov.co, s.f.). Son datos personales, tales como, correo electrónico personal,
teléfono, dirección de vivienda, entre otros.
Dato Semiprivado: “Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada ni pública
y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular sino a cierto sector
o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio
de actividad comercial” (funcionpublica.gov.co, s.f.).
DATO SENSIBLE: todo dato
que afecte la intimidad del
titular o cuyo uso indebido
puede generar su
discriminación DATO PÚBLICO:
DATO PERSONAL: Los
datos de carácter Ejemplo: El
personal son aquellos estado civil
que se pueden utilizar
para identificar a una
persona o ponerse en
contacto con ella.

Dato Semiprivado: “Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo
conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la
sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial” (funcionpublica.gov.co, s.f.).
El siguiente video permitirá una mayor

comprensión del Habeas data.
Publicado por la superintendenciadeindustriaycomercio:
https://www.youtube.com/watch?v=Fo7h8IhWgBk&t=113s

REFERENCIAS:
• Constitución Política de Colombia. (24 de 01 de 2021). Constitución política de Colombia.
Artículo 15. Obtenido de Leyes.co: https://leyes.co/constitucion/15.htm
• Congreso de Colombia. (s.f.). Ley 1581 de 2012. Obtenido de funciónpublica.gov.co:
https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=49981
• funcionpublica.gov.co. (s.f.). Ley 1266 de 2008. Obtenido de funcionpública.gov:
https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=34488
• minjusticia.gov.co. (s.f.). Autorización para el tratamiento de datos personales. Obtenido de
minjusticia.gov.co:
• Rendón Londoño, C. (2020). Protección de los datos personales en la administración de la
Justicia. Obtenido de Repositorio Institucional UPB:
https://repository.upb.edu.co/handle/20.500.11912/6230
• Revista portafolio (2015) Richard Branson/La inspiración está ahí afuera. Recuperado en:
https://www.portafolio.co/opinion/redaccion-portafolio/richard-branson- inspiracion-ahi-afuera-
37422

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El siguiente caso es un ejemplo de las consecuencias y

Clientes potenciales. Quienes aún no son clientes o usuarios, pero que en un

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En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías

Sobre la protección de datos el Artículo 4° establece los Principios para el Tratamiento de

Motivo por el cual las organizaciones siempre deben solicitar autorización

“g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del

h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos

A través de una autorización previa, expresa e informada a los titulares de

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