S13 - Correspondencia e Impresión de Documentos

Sesión Nro.
13: CORRESPONDENCIA E IMPRESIÓN DE DOCUMENTOS
SESIÓN Nro. 13: CORRESPONDENCIA E IMPRESIÓN DE DOCUMENTOS

OBJETIVOS
• Aprender a combinar correspondencia para generar múltiples documentos.
• Conocer la forma de configuración de página antes de impresión.
1. COMBINAR CORRESPONDENCIA
Puede utilizar la combinación de correspondencia cuando desee crear un conjunto de documentos, como
una carta modelo que se debe enviar a muchos clientes o una hoja de etiquetas de dirección. Cada carta o
etiqueta contiene el mismo tipo de información, aunque su contenido es único. Por ejemplo, en las cartas
que envíe a sus clientes, cada carta se puede personalizar con el nombre de la persona a la que vaya dirigida.
La información única de cada carta o etiqueta procede de las entradas contenidas en un origen de datos.
La combinación de Correspondencia es un proceso a través del cual los datos de una lista de direcciones
son insertados y colocados en una carta o documento modelo, creando así una carta personalizada para
cada uno de los miembros de la lista de direcciones tomada como base.
PASOS PARA COMBINAR CORRESPONDENCIA

1º. Abrimos Microsoft Word
2º. Escribimos la carta dejando los espacios necesarios y/o suficientes para realizar la Ver Video 13.1
VIDEO DE REFERENCIA
combinación, como se muestra en la imagen en los espacios en rojo. Nota: FUENTE EXTERNA
el archivo se guarda con el nombre carta modelo:
NOTA: De ser Necesario puede cambiar el color del Texto que será reemplazado por las etiquetas de la
combinación de Correspondencia:
1
Sesión Nro. 13: CORRESPONDENCIA E IMPRESIÓN DE DOCUMENTOS
MODELO DE LA CARTA DEL TALLER
3º. Paso seguido abrimos Microsoft Excel :
Creamos la base de datos con la información que vamos a combinar en la carta y guardamos.
2
4º. Nuevamente volemos al archivo de Word Donde tenemos la carta y nos vamos a la pestaña
correspondencia, no se nos olvide dejar los espacios necesarios para la combinación como se mostró
en la imagen anterior.
5º. Dentro de la pestaña correspondencia seleccionamos iniciar combinación de correspondencia y luego
seleccionamos la opción Paso a paso por el Asistente ara combinar correspondencia…
6º. No aparece un panel al lado derecho donde seleccionamos la opción carta y damos siguiente, esta
opción aparece en la parte de abajo del panel como se muestra en la figura:
3
7º. En este paso escogemos la opción utilizar el documento actual y damos siguiente:
8º. En este paso elegimos la opción utilizar una lista existente y luego damos clic en Examinar:
4
9º. Buscamos el archivo Base de Datos y le damos abrir:
10º. Nos sale la siguiente venta indicando que los datos están en la Hoja 1 del archivo de Excel y damos
aceptar
11º. Paso seguido debemos ver la lista de los datos que están en el archivo de Excel y damos Aceptar.
5
12º. Si realizamos todos los pasos hasta aquí en este punto debemos ver en la pantalla en nombre del
archivo como se ilustra en la figura y damos siguiente:
13º. Ahora ubicamos el cursor debajo de la palabra Señor y nos vamos a la opción
Insertar campo Combinado y Seleccionamos nombre y debemos ver como aparece en la imagen,
Realizamos lo mismo con el resto de opciones para que nos quede como está en la figura:
6
14º. Paso Seguido damos siguiente en la parte inferior del panel y

debemos ver la pre visualización del primer registro de la base de datos correspondiente a Ana
Vergara; en los botones de podemos el VER resto de las cartas. Por ultimo
damos clic en Siguiente:
15º. Damos clic en la opción editar cartas individuales:
7
16º. En la venta que nos aparece damos clic en todos y decimos aceptar:
17º. Y debemos el ver el archivo con todas las cartas, lo guardamos en el nombre Taller Combinar
correspondencia:
8
2. IMPRIMIR DOCUMENTOS
Para imprimir un documento podemos pulsar las teclas CTRL+P o bien ir a la pestaña Archivo y seleccionar
Imprimir. En la pantalla verás las opciones de impresión, tal y como se muestra en la siguiente imagen.
2.1. VENTANA DE IMPRESIÓN

Como hemos dicho, en la zona de la derecha vemos la vista previa de la página. En caso de tener
más de una página, podremos cambiar la página a visualizar:
• Utilizando las flechas inferiores o escribiendo el número de la página a visualizar
.
• bien moviendo la barra de desplazamiento vertical que hay justo a la derecha de la vista previa.
• Justo a su lado encontramos una herramienta de zoom para acercar o alejar la página
. Lo haremos pulsando los botones - y + o bien deslizando el

marcador. El botón de la derecha permite ajustar la página para que se vea entera con un sólo
clic.
En la zona izquierda de la ventana dispondremos de una serie de opciones de configuración de la
impresión, que nos permitirán:
• Elegir cuántas copias imprimir del documento.
• Escoger qué impresora queremos utilizar en la impresión del documento, en caso de que no
queramos utilizar la predeterminada que viene seleccionada por defecto. También podremos
modificar las Propiedades de impresora seleccionada, para por ejemplo imprimir en blanco y
negro.
9
2.2. IMPRIMIR PARTE DE UN DOCUMENTO

Puede imprimir todo o parte del documento. Las opciones para elegir qué parte del documento va a
imprimir se pueden encontrar en la ficha Imprimir, en la Vista de Microsoft Office Backstage. En
Configuración, haga clic en Imprimir todas las páginas para ver estas opciones.
2
2
3
2
4
2
5
2
6
2
1. Al elegir Imprimir todas las páginas, imprimirá el documento completo.
2. Al elegir Imprimir selección, solo imprimirá el contenido seleccionado.
3. Al elegir Imprimir página actual, solo imprimirá la página actual.
4. Elija Imprimir intervalo personalizado para imprimir un intervalo de páginas. Su cursor se
moverá automáticamente al cuadro Páginas. Escriba los números de página o los rangos de
páginas separados por comas, contando desde el principio del documento o sección. Por
ejemplo, escriba 1, 3, 5-12. Para especificar un rango de páginas en una sección, escriba número
de páginas número de sección. Por ejemplo, p1s2, p1s3-p8s3. Para imprimir una sección
completa, escriba número de sección. Por ejemplo, escriba s3.
5. Elija Imprimir sólo páginas impares para imprimir las páginas impares en el documento.
6. Elija Imprimir sólo páginas pares para imprimir todas las páginas pares del documento.
10
EJERCICIOS PROPUESTOS
EJERCICIO 01:
Realice el ejercicio descrito en la presente sesión.
11
EJERCICIO 02:
Aplica el formato correspondiente a la siguiente carta, tomando en cuenta que la
información que aparece entre los símbolos << >> no deberás escribirla ya que representan
los campos de la Base de Datos y que deberás insertar en esa posición.
Utiliza combinar correspondencia para generar una carta a cada destinatario de la relación Recurso 13.1
de clientes facilitada.
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3º. Paso seguido abrimos Microsoft Excel :

9º. Buscamos el archivo Base de Datos y le damos abrir:

14º. Paso Seguido damos siguiente en la parte inferior del panel y

15º. Damos clic en la opción editar cartas individuales:

2.1. VENTANA DE IMPRESIÓN

. Lo haremos pulsando los botones - y + o bien deslizando el

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