UNIVERSIDAD ANDINA “NÉSTOR CÁCERES VELÁSQUEZ”

ESCUELA PROFESIONAL DE INGENIERIA INDUSTRIAL

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ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS.

La administración de un inventario es un punto determinante en el manejo estratégico de toda

organización, tanto de prestación de servicios como de producción de bienes.
 
Las tareas correspondientes a la administración de un inventario se relacionan con la
determinación de los métodos de registro, la determinación de los puntos de rotación, las formas
de clasificación:

COSTOS ASOCIADOS A LOS INVENTARIOS.

La base común de todo inventario es la representación de un costo asociado al mismo, los costos
asociados al proceso de sostener un inventario se diferencian según la naturaleza de la
organización y consisten en:

COSTO DE ORDENAR
- Para la actividad comercial: Consiste en el proceso de emitir una orden de pedido (llamadas
telefónicas, preparación de formatos, gastos administrativos de papeleo, además de los gastos
intrínsecos a un proceso de pedir determinada cantidad de unidades como lo son los asociados a
los procesos de recepción).
- Para la actividad productiva (fabricación o ensamble): Consiste en los costos asociados a los
procesos de alistamiento de corridas de producción, además del proceso logístico de transmisión
de órdenes "concepto de cliente interno".

COSTO DE TENENCIA O SOSTENIMIENTO DEL INVENTARIO

Los costos asociados al mantenimiento de un inventario (administrado por la organización) se ven
preponderantemente determinados por la permanencia de la media de las unidades logísticas en
un lugar determinado para ello en función del tiempo, dado que cada unidad representa un costo
de manipulación en los procesos de recepción, almacenamiento, inspección y despacho.
 
Otro factor que incide en el costo de mantenimiento es el conocido costo de oportunidad, el cual
se relaciona con la inversión realizada en la operación de los inventarios y que axiomáticamente
ocasiona que la organización prescinda de su disponibilidad para inversiones en procesos que
estimulen la generación de valor agregado.
 
Vale la pena recordar que sobre los costos de tenencia (mantenimiento) recaen aquellos
considerados en distintas fuentes como "costos de servicios de stock" como lo son: los seguros,
los impuestos y los sobre stocks.
 
Un factor no menos importante en el costo consolidado de mantenimiento es el riesgo, este factor
agrupa los costos de obsolescencia, los costos de averías y los costos de traslado.
 
Para el inventario administrado por un tercero es importante la determinación de la naturaleza de
los costos (fijos y variables) ya que estos en mayor medida jugarán un rol fundamental en la
determinación de las unidades óptimas de pedido.

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COSTO DE QUIEBRE DE STOCK (COSTO DE INEXISTENCIAS)

El costo de quiebre de stock funciona como un "Shadow Price" en relación a cada unidad en
inventario que posibilita el proceso de partida doble en la búsqueda de un equilibrio entre costos
de operación de inventario. Dentro de este grupo de costos se incluyen todos los consecuentes de
un proceso de pérdida de ventas e incumplimiento de contratos, que redundan en tres básicos
grupos:

 Pérdida de ingresos por ventas

 Gastos generados por incumplimiento de contratos
 Repetido y sustitución 

Sin embargo identificar de manera cuantitativa el costo total por quiebre de stock es una tarea
compleja, dado que una necesidad insatisfecha puede generar la pérdida de un cliente y la
pérdida de credibilidad de la organización, factores difícilmente cuantificables y que solo a través
de un sistema de gestión de calidad podría lograr óptimas aproximaciones aunque igualmente
subjetivas de las consecuencias del quiebre de stock.

TIPOS DE INVENTARIOS

Clasificación según su nivel de terminación

Los inventarios se pueden catalogar según su grado de terminación en:

 Inventarios de Materias Primas

 Inventarios de Insumos y Materiales (Materias primas de segundo orden)
 Inventarios de Productos en proceso
 Inventarios de Productos terminados
 Inventarios de Productos en Embalaje

Clasificación según su localización respecto a las instalaciones de la empresa

 Inventario en tránsito: Aquellas unidades pertenecientes a la empresa, y que no se

encuentran en sus instalaciones físicas destinadas como su ubicación puntual, por
ejemplo: Mercancía en ruta, en control de recepción (y su ubicación puntual es otra), en
transporte interno, en paqueteo, etc.
 Inventario en planta: Son todas las unidades bajo custodia de la empresa y que se
encuentran en sus instalaciones físicas puntuales, por ejemplo: Almacén de materias
primas, almacén intermedio, almacén de embalaje, almacén de herramientas, almacén de
mantenimiento, etc.

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Clasificación según su función

Según la funcionalidad, los inventarios pueden clasificarse en:

 Inventario Operativo: Es el conjunto de unidades que surgen del reaprovisionamiento de

las unidades que son vendidas o utilizadas en la producción.

 Inventario de Seguridad: Es aquel inventario del cual se dispone para responder a las
posibles fluctuaciones de la demanda y/o a los retrasos que pueden presentarse en los
procesos de reabastecimiento por parte de los proveedores.

PASOS PARA REALIZAR UN INVENTARIO

1. Identificar los bienes a inventariar: El primer paso es tener claro que bienes son los que
corresponde inventariar y que bienes no.
 
2. Determinar los lugares a inventariar: Una vez aclarado cuáles son los bienes que
corresponde incluir en el inventario, habrá que tener presente todos los lugares en los que están
para no omitirlos. Otra recomendación de índoles metodológica, teniendo en cuenta la cantidad de
lugares por los que deberemos pasar al hacer inventario: nos conviene con anticipación recorrer
esos lugares y ordenarlos, si es que no lo están, a fin de poder identificar sin problemas los bienes
y evitar reiteraciones u omisiones.
 
3. Armar un equipo de trabajo: Consideramos de suma importancia este tema porque además
de hacer la tarea de manera más eficiente, es una muestra de solidaridad y corresponsabilidad
por parte de las personas que hacen parte del almacén.
 
4. Recorrido, recuento y registro: Una vez cumplidos los pasos anteriores estamos en
condiciones de comenzar el inventario propiamente dicho. Para ello se fijará un día y hora en que
se llevará a cabo (es importante cuidar el detalle de que sea en el mismo momento en toda la
comunidad). Es importante que se familiaricen con las planillas a utilizar, dado que estas deben
convertirse en una ayuda que facilite el trabajo, no en un obstáculo. Un detalle a tener en cuenta
es el riesgo de no inventariar algún objeto, o de contarlo más de una vez. Para que esto no
suceda, lo ideal es dejar algún tipo de marca que indique con claridad que ese ítem ya fue
contado. 
Cada equipo de trabajo definirá cual es la mejor manera de hacerlo, la que más se adecue al tipo
de bien de que se trate, tal vez colocar una etiqueta o una cinta o tarjeta remisible podrían ser
algunos caminos a seguir.
 
Un inventario completo y actualizado es a su vez una muy buena manera de demostrar
transparencia y control.

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MODELO DE LA CANTIDAD ECONÓMICA DE PEDIDO CEP O EOQ

La cantidad económica de pedido busca encontrar el monto de pedido que reduzca al

mínimo el costo total del inventario de la empresa.

Una de las herramientas que se utilizan para determinar el monto óptimo de pedido para un
artículo de inventario es el modelo de la cantidad económica de pedido (CEP). Tiene en cuenta los
diferentes costos financieros y de operación y determina el monto de pedido que minimice los
costos de inventario de la empresa.

El modelo de la cantidad económica de pedido se basa en tres supuestos fundamentales, el

primero es que la empresa conoce cuál es la utilización anual de los artículos que se encuentran
en el inventario, segundo que la frecuencia con la cual la empresa utiliza el inventario no varía con
el tiempo y por último que los pedidos que se colocan para reemplazar las existencias de
inventario se reciben en el momento exacto en que los inventarios se agotan.

Los costos básicos

Dentro de los costos que se deben tener en cuenta para la implementación de este modelo están:

 Costos de pedido: Son los que incluyen los costos fijos de oficina para colocar y recibir un
pedido, o sea, el costo de preparación de una orden de compra, procesamiento y la
verificación contra entrega. Estos se expresan en términos de gastos o costos por pedido.
 Costos de mantenimiento del inventario: Son los costos variables unitarios de mantener
un artículo en el inventario por un periodo determinado. Entre los más comunes se
encuentran los costos de almacenamiento, los costos de seguro, los costos de deterioro y
obsolescencia y el costo de oportunidad. Estos son expresados en términos de costos por
unidad por periodo.
 Costos totales: Es que se determina en la suma del pedido y de los costos de
mantenimiento del inventario. Su objetivo es determinar el monto de pedido que los
minimice.

CEP: Este modelo puede utilizarse para controlar los artículos en existencia en los
inventarios de la empresa

Métodos de cálculo y aplicación

La cantidad económica de pedido puede calcularse por dos métodos principalmente, uno de tipo
gráfico y otro de tipo matemático.

Método gráfico

La cantidad económica de pedido se puede encontrar gráficamente representando montos de

pedido sobre el eje x y los costos sobre el eje y.

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Así se aprecian los siguientes aspectos:

1. La función de Costo de pedido varía a la inversa con el monto del pedido, esto se explica
por el hecho de que como la utilización anual es fija, si se piden cantidades mayores
cantidades, hay menos pedidos y en consecuencia se incurren en menos costos.
2. Los Costos de mantenimiento de inventario están directamente relacionados con los
montos de pedido.
3. La función de Costo total tiene forma de “U”, lo cual significa que existe un valor mínimo de
función.
4. La línea de costo total representa la suma de los costos de pedido y costos de
mantenimiento de inventario para cada monto de pedido.
5. La función total de costo es de muy poca pendiente, lo cual indica que el costo total es
relativamente indiferente a pequeñas desviaciones que se apartan de la CEP.

Método matemático

Como se expresó anteriormente la cantidad económica de pedido es aquella que minimiza la

función de costo total, matemáticamente este costo mínimo total se presenta cuando el costo de
pedido y el costo de mantenimiento son iguales. La fórmula para calcular la CEP es:

Donde:

R = Cantidad de unidades requeridas por periodo.

S = Costo de pedido.

C = Costo de mantenimiento de inventario por unidad de periodo.

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La cantidad económica de pedido ayuda a la gestión financiera por su naturaleza frente a

las decisiones que toma el administrador financiero.

Defectos del modelo CEP

El modelo de cantidad económica de pedido tiene ciertos defectos que son directamente
atribuibles a las suposiciones en las cuales se basa entre los más notables se encuentran:

 La suposición de un ritmo constante de utilización y renovación instantánea de existencias

es bastante dudosa.
 La mayoría de empresas mantienen existencias de protección como salvaguarda para un
aumento inesperado en la demanda o entregas lentas.
 Es muy complicado conocer con anterioridad la demanda anual de artículos.

Aunque se presentan estos defectos estructurales, el modelo proporciona mejores bases a quien
toma las decisiones dentro de la empresa. Aunque normalmente el administrador financiero no
está directamente relacionado con la utilización de esta metodología, debe saber sus fundamentos
y utilización, ya que esta debe presentarse en la información respecto a los costos financieros.

¿Por qué las empresas almacenan inventario? Existen varias razones para que una empresa
mantenga productos terminados o insumos como inventario. El inventario permite enfrentar
fluctuaciones de la demanda, evitar quiebres de stock, obtener economías de escala, permite una
mayor flexibilidad productiva, se puede usar como un arma competitiva, etc.

Entonces, si mantener inventarios tiene importantes beneficios asociados ¿Por qué no llenamos
nuestras bodegas de inventario? Las respuestas son múltiples, pero todas mantienen una base
común: Costos. Se afirma que mantener inventarios es un "mal necesario" dado los costos
asociados a la gestión de inventarios. En este sentido podemos clasificar los costos de inventario
en:

1. Costo de Órdenes: costo que se incurre cada vez que se emite una orden.

2. Costo de mantener Inventario: arriendo de bodegas, depreciación, costo de oportunidad,

pérdidas, seguros, etc.

3. Costo de quiebre de stock: es más difícil de estimar y está asociado al costo de la venta
pérdida (perder un cliente, deterioro de imagen, multas, etc.).

La Gestión de Operaciones provee de modelos matemáticos que permite enfrentar de una forma
sistemática la problemática de la gestión de inventarios. Estos modelos matemáticos básicamente
se clasifican en 2 categorías y depende del comportamiento (basado en supuestos) respecto al
comportamiento de la demanda. Están los modelos asociados a demanda
constante (EOQ, POQ, EOQ con descuentos por volumen, etc.) y los relacionados
con demanda aleatoria (asociada a una función de probabilidad). En este sentido EOQ resulta
ser el modelo matemático más sencillo y sus características principales se resumen a
continuación:

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Supuestos de EOQ (Cantidad Económica de Pedido)

1. Demanda constante y conocida.

2. Un solo producto
3. Los productos se producen o se compran en lotes
4. Cada lote u orden se recibe en un sólo envío
5. El costo fijo de emitir una orden es constante 
6. El Lead Time (Tiempo de Espera) es conocido y constante 
7. No hay quiebre de stock 
8. No existen descuentos por volumen.

El modelo considera los siguientes parámetros:

D: Demanda. Unidades por año

S: Costo de emitir una orden
H: Costo asociado a mantener una unidad en inventario en un año
Q: Cantidad a ordenar

Adicionalmente se puede identificar el punto de reorden:

(ROP = d * TE)

Que es un nivel crítico de inventario de modo que cada vez que el inventario llegue a ese nivel se
hace un pedido de Q unidades. Dado que existe un tiempo de espera (conocido) desde que se
emite la orden hasta que se dispone del lote, una vez que se termina el inventario se dispone
inmediatamente del nuevo lote y de esta forma no existe quiebre de stock.

EJEMPLO: Una empresa enfrenta una demanda anual de 1,000.00 unidades de su principal

producto. El costo de emitir una orden es de $10 y se ha estimado que el costo de
almacenamiento unitario del producto durante un año es de $2.5 Asuma que el Lead Time
(Tiempo de Espera) desde que se emite una orden hasta que se recibe es de 7 días. Determine la
cantidad óptima de pedido utilizando EOQ que minimiza los costos totales. ¿Cuál es el punto de
reorden (ROP)?

El tamaño óptimo de pedido (Q*) que minimiza los costos totales es 90 unidades. Adicionalmente,
cada vez que el inventario llega a 20 unidades se emite un nuevo pedido por 90 unidades.

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CONTROL DE INVENTARIOS CON DEMANDA DETERMINÍSTICA

EOQ (Cantidad Económica de pedido)

La Cantidad Económica de Pedido (EOQ) es un modelo de cantidad fija el cual busca determinar
mediante la igualdad cuantitativa de los costos de ordenar y los costos de mantenimiento el menor
costo total posible (este es un ejercicio de optimización matemática).
El método EOQ como modelo matemático está en capacidad de determinar:

 El momento en el cual se debe colocar un pedido o iniciar una corrida de producción, este
está generalmente dado en unidades en inventario (por lo cual en el momento en que el
inventario (físico y en tránsito) alcance un número de unidades especifico "R" se debe de
ordenar o correr la producción).

 La cantidad de unidades (Tamaño del pedido) que se pedirán "Q".

 El Costo Anual por ordenar (el cual será igual al costo anual por mantener).
 El costo Anual por mantener (el cual será igual al costo anual por ordenar).
 El costo Anual total (TRC, Costo Total Relevante, el cual será la sumatoria de los dos
costos anteriores).
 El número de órdenes o corridas que se deben colocar o iniciar respectivamente al año
(N).
 El tiempo entre cada orden o corrida de producción (T).
 El periodo de consumo en días.

 
El modelo de cantidad fija EOQ parte de varios supuestos que a su vez identifican sus
desventajas como modelo certero, estos supuestos son.

 Un solo ítem.
 Demanda constante, exacta y conocida.
 Los ítems se producen o se compran en lotes.
 Cada orden u orden se recibe en un solo envío.
 No se permiten inexistencias (quiebre de stock).
 El costo fijo de emitir una orden o de alistamiento es constante y determinístico.
 El lead time (tiempo de carga) del proveedor es constante y determinístico.
 No existen descuentos por volumen de pedido (para este caso existe un modelos especial
el cual se presenta más adelante). 

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Las variables que considera el modelo EOQ son:

 
- "D" = Demanda anual, dada en unidades por año.
- "S" = Costo de ordenar o alistar, dado en unidades monetarias por unidad
- "C" = Costo del ítem, dado en unidades monetarias por unidad
- "i" = Tasa anual de mantenimiento, dada en unidades porcentuales
- "H" = Costo anual de mantenimiento, dado en unidades monetarias por año.
- "Q" = Tamaño del lote, en unidades
- "R" = Punto de nueva orden o corrida, dada en unidades
- "N" = Número de órdenes o corridas al año
- "T" = Tiempo entre cada orden
- "TRC" = Costo total anual o Costo total relevante 
 
Las ecuaciones que maneja el EOQ son:
 

EJEMPLO:
 
La organización SALAZAR LTDA presenta una demanda anual de 150,000.00 unidades de sus
envases de plástico presentación "AA". En un reciente proceso de costeo el departamento de
ingeniería ha determinado mediante el método agregado que el costo de emitir cada orden es de $
13,800.00, además se ha estimado que la tasa de mantenimiento equivale al 12% anual. Teniendo
en cuenta que el precio de venta de cada envase "AA" es de $ 1,733.00 y que este presenta un
margen de contribución unitario del 25%, además que el Lead Time del proveedor equivale a 5
días y que la organización labora de manera ininterrumpida durante los 365 días al año.
Determine la Cantidad optima de pedido, su punto de reposición ROP, El número de ordenes
colocadas al año, el tiempo entre cada orden y realice una presentación que muestre los costos
asumidos teniendo en cuenta la cantidad optima establecida.

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