08 Manual Gestion de Recursos Humanos

INSTITUTO NICARAGÜENSE DE ACUEDUCTOS Y ALCANTARILLADOS (INA A)
8 GESTIÓN DE
RECURSOS
HUMANOS
MANUAL PARA EMPRESAS MUNICIPALES DE AGUA Y
SANEAMIENTO EN PEQUEÑAS CIUDADES.
Índice
Capítulo Página
PRESENTACIÓN 4
I INTRODUCCIÓN 6
II OBJETIVOS DEL MANUAL 6
III PROCEDIMIENTOS PARA LA PROVISIÓN DE PUESTOS: RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN

DE PERSONAL EN LAS EMPRESASMUNICIPALES DE AGUA Y SANEAMIENTO EN PEQUEÑAS CIUDADES 7
1. Objetivo 8
2. Normas de operación 8
3. Descripción de los Procedimientos 10
4. Formularios utilizados en los procedimientos 16
IV PROCEDIMIENTOS PARA LA INDUCCIÓN DE EMPLEADOS EN LAS EMPRESAS MUNICIPALES DE
AGUA Y SANEAMIENTO EN PEQUEÑAS CIUDADES 24
1. Aspectos Básicos 25
2. ¿Por qué es importante la inducción? 25
3. ¿Quién es responsable de la inducción en la empresa? 25
4. La inducción en la Jefatura de Administración y Finanzas 25
5. La inducción en las Unidades Organizativas 26
6. El control de la inducción empresarial 26
V PROCEDIMIENTOS PARA EL SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DEL PERÍODO DE PRUEBA EN LAS EMPRESAS
MUNICIPALES DE AGUA Y SANEAMIENTO EN PEQUEÑAS CIUDADES 31
1. ¿Qué es el período de prueba? 32
2. Objetivos del período de prueba 32
3. ¿Cuál es la importancia del período de prueba? 32
4. Normas y Procedimientos 32
VI NORMATIVA PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE EXPEDIENTES EN LAS EMPRESAS MUNICIPALES DE AGUA Y
SANEAMIENTO EN PEQUEÑAS CIUDADES 36
1. Objetivo 37
2. Normas para la Administración y Control de Expedientes 37
3. Formularios utilizados 39
VII PROCEDIMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN DE NÓMINA EN LAS EMPRESAS MUNICIPALES
DE AGUA Y SANEAMIENTO EN PEQUEÑAS CIUDADES 42
1. Objetivo 43
2. Normas para la elaboración de la nómina 43
3. Procedimientos para la elaboración de la nómina 43
VIII METODOLOGÍA PARA LA DETECCIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN (DNC) Y ELABORACIÓN DEL PLAN DE
CAPACITACIÓN EN LAS EMPRESAS MUNICIPALES DE AGUA Y SANEAMIENTO EN PEQUEÑAS CIUDADES 46
1. Objetivos de la Detección de Necesidades de Capacitación (DNC) 47
2. Tipos de necesidades de capacitación 47
3. Métodos más utilizados en la DNC 48
4. Políticas de DNC y planificación 48
5. Proceso general de DNC a nivel macro (insumo para elaborar el Plan Anual de Capacitación) 49
6. Procedimientos para realizar la DNC por problema y elaborar el Plan de Capacitación Anual de la empresa 49
7. Guía para elaborar el Plan de Capacitación Anual de la empresa 49
8. Función de los formatos a utilizar en la DNC 50
IX PROCEDIMIENTOS PARA RENUNCIAS Y DESPIDOS EN LAS EMPRESAS MUNICIPALES DE AGUA Y
SANEAMIENTO EN PEQUEÑAS CIUDADES 61
1. Objetivo 62
3. Procedimientos de Renuncias 63
4. Procedimientos de Despidos 63
X PROCEDIMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN DE LIQUIDACIÓN FINAL DE PRESTACIONES Y BENEFICIOS
EN LAS EMPRESAS MUNICIPALES DE AGUA Y SANEAMIENTO EN PEQUEÑAS CIUDADES 65
1. Objetivo 66
3. Procedimientos para la elaboración de liquidaciones finales 66
BIBLIOGRAFÍA 68
INAA | ENTE REGULADOR
Créditos
Esta es una publicación del Instituto Nicaragüense de Acueductos y Alcantarillados (INAA) Ente Regulador
con el apoyo y financiamiento de la Cooperación Suiza en América Central, en el marco del Programa de
Agua y Saneamiento en Pequeñas Ciudades y Escuelas, Convenio 7F-07761.01/02.06 “Fortalecimiento
en Regulación y Control del INAA en Pequeñas Ciudades”.
Autorizado por:
Presidente Ejecutivo de INAA, Carlos E. Schutze
Coordinación y Asistencia, Marcio Berrios E.
Revisión y aprobación:
Equipo Técnico de la Cooperación Suiza, Programa de Agua y Saneamiento en

Pequeñas Ciudades y Escuelas:
Jefe Programa, Ricardo Alvarado Cuadra.
Especialista en Comunicación, Alfonso Flores Bermúdez.
Equipo Técnico INAA:

Jefe Departamento de Fiscalización, Julio Solis S.
Jefe Unidad de Proyectos, Lizeth De Trinidad L.
Jefe Departamento Estudios y Planificación, Benita Ramírez A.
Diseño y Diagramación: ROI Publicidad.
Primera Edición: Enero, 2017

Impreso en 1,000 ejemplares.
GESTION DE RECURSOS HUMANOS - MANUAL PARA EMPRESAS DE AGUA Y SANEAMIENTO EN PEQUEÑAS CIUDADES
PRESENTACIÓN
Carlos E. Schutze
Presidente Ejecutivo de INAA
En 44 cabeceras municipales de Con la contribución de la Agencia Suiza

Nicaragua, la prestación de los servicios para el Desarrollo y la Cooperación
de agua potable es brindada por las (COSUDE) al Proyecto “Fortalecimiento al
municipalidades a través de diferentes INAA en regulación y control en Pequeñas
formas de administración: 17 Empresas Ciudades”, se está fortaleciendo la
Municipales de Agua creadas mediante organización de las empresas prestadoras
Ordenanza Municipal, 18 municipalidades de servicios de agua y saneamiento
que atienden a través de un área dentro municipales, con la visión de que sean
de la municipalidad, 8 Comités de Agua sostenibles. Para ello, el INAA contrató
Potable y Saneamiento urbanos y 1 los servicios profesionales del Consultor
Asociación de Agua. Lic. Gustavo Adolfo Duarte Barahona
para elaborar una serie de herramientas
El INAA en cumplimiento del mandato
administrativas, organizativas y técnicas
constitucional del derecho humano al
que ha denominado “Kit de herramientas
acceso del agua y de las leyes N° 275
para el funcionamiento de las Empresas
reforma a la Ley Orgánica del INAA y N°
Agua y Saneamiento en Pequeñas
297 Ley General para la prestación de los
Ciudades”, conformado por guías y
servicios de agua potable y alcantarillado
manuales que orientarán su desempeño; y
sanitario y sus reglamentos, ha considerado
que pone a disposición de las Prestadoras
necesario llevar a cabo procesos de
de Servicios de Pequeñas Ciudades.
formalización con las municipalidades
El presente Manual para Gestión de
para la prestación del servicio, mediante
Recursos Humanos es parte de la serie de
la firma de Acuerdos de Concesión, que
publicaciones emitidas por el INAA para las
permita al INAA brindarles asistencia
Empresas Municipales.
técnica, capacitación y fortalecimiento, con
el propósito de mejorar la prestación de los
servicios, apuntando hacia la eficiencia y
sostenibilidad técnica y económica.
4
Laguna de Xiloa, Nicaragua.
5
I. INTRODUCCIÓN
El presente “Manual de Gestión de Recursos Humanos” Ha sido estructurado procurando cubrir las principales
para las Empresas Municipales de Agua y Saneamiento en áreas de la gestión de recursos humanos y está dividido en
Pequeñas Ciudades, ha sido elaborado como producto de los siguientes apartados:
la Consultoría Organizacional contratada con el Instituto
Nicaragüense de Acueductos y Alcantarillados (INAA), 1. Procedimientos para la Provisión de Puestos:
Ente Regulador del sector de agua y saneamiento en el Reclutamiento, Selección y Contratación de Personal.
país, y pretende contribuir a incrementar la eficiencia 2. Procedimientos para la Inducción del Personal.
administrativa y apropiado manejo de los recursos humanos
que laboran para estas empresas. 3. Procedimientos para el Seguimiento y Evaluación del
Período de Prueba.
Una buena gestión de recursos humanos es de vital
importancia si las empresas desean atraer y retener 4. Procedimientos para la Administración y Control de
personal de calidad. Si las personas perciben que una Expedientes.
empresa valora sus recursos humanos, es más probable
que soliciten empleo y deseen hacer carrera dentro de la 5. Procedimientos para la Elaboración de la Nómina de
misma. Una buena gestión de recursos humanos se traduce Pago.
en la disminución de riesgos, salud y seguridad laboral,
6. Procedimientos para la Detección de Necesidades de
respeto de los derechos laborales establecidos, políticas
Capacitación y la Elaboración del Plan de Capacitación.
de contratación y compensaciones justas y equitativas,
coherentes con una estructura formal de clasificación 7. Procedimientos para Renuncias y Despidos.
de puestos y competitivas con el mercado laboral; trato
respetuoso y un clima laboral armónico que asegurarán a 8. Procedimientos para la Elaboración de Liquidación Final
las empresas contar con un personal motivado y dedicado a de prestaciones y beneficios.
realizar sus labores con alto desempeño.
Para preservar su funcionalidad será necesario darle un
El “Manual de Gestión de Recursos Humanos” proporciona adecuado seguimiento para su actualización sistemática,
lineamientos para que la práctica de recursos humanos en esta función será responsabilidad de la Jefatura de
las empresas municipales prestadoras de servicios de agua Administración y Finanzas, o en su defecto de la Gerencia
potable y saneamiento en pequeñas ciudades del país, se General, si no existiese la primera dependencia en la
realice de forma eficaz y eficiente. estructura orgánica de las empresas.
II. OBJETIVOS DEL MANUAL

1. Objetivo General
Apoyar la realización del quehacer cotidiano de las empresas d) Disponer de procedimientos administrativos a considerar
municipales prestadoras de servicios de agua potable y en el módulo de recursos humanos del sistema automatizado
saneamiento en las pequeñas ciudades del país, en materia de agua y saneamiento desarrollado simultáneamente a
de recursos humanos. esta consultoría, a fin de coadyuvar a la eficiencia y eficacia
en la realización de las tareas del sistema de gestión de
2. Objetivos Específicos recursos humanos.
a) Compendiar en forma ordenada, secuencial y detallada
las operaciones que en materia de gestión de recursos
humanos, deben desarrollar las empresas municipales
prestadoras de servicios de agua potable y saneamiento en
las pequeñas ciudades del país.
b) Establecer formalmente los métodos y técnicas de trabajo

que deben seguirse para la realización de las actividades.
c) Precisar responsabilidades operativas para la ejecución,

control y evaluación de las actividades.
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III. PROCEDIMIENTOS PARA LA PROVISIÓN

DE PUESTOS: RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN
Y CONTRATACIÓN DE PERSONAL EN LAS
EMPRESAS DE AGUA Y SANEAMIENTO
“Se denomina como provisión de puestos, al conjunto de actividades mediante las cuales las empresas
municipales prestadoras de servicios de agua potable y saneamiento en pequeñas ciudades del
país, captan y evalúan; de conformidad a las normas contenidas en las convocatorias, a las personas
interesadas en optar a un puesto vacante y elegir entre ellas a la que reúna los requisitos del puesto. En
el proceso de provisión para llenar plazas vacantes de un puesto, se deben garantizar los principios de
mérito, igualdad, capacidad y equidad”.
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1. OBJETIVO ▶ Descripción de las funciones y responsabilidades del cargo.
Definir y establecer los pasos lógicos y secuenciales d) Toda persona para ingresar a laborar en la empresa debe
que deben llevarse a cabo para realizar los procesos de cumplir con los siguientes requisitos:
reclutamiento, selección y contratación de personal en las
empresas municipales prestadoras de servicios de agua ▶ Ser mayor de 18 años y menor de 60 años, al momento de
potable y saneamiento en pequeñas ciudades del país. la contratación.
2. NORMAS DE OPERACIÓN ▶ Encontrarse en el libre ejercicio de sus derechos civiles y

ciudadanos.
2.1. Del Reclutamiento
▶ Tener el nivel académico mínimo estipulado en la
a) Para efectos del presente procedimiento se deberá Descripción del Puesto.
entender por “Reclutamiento” el proceso de búsqueda y
captación de personas mediante el cual, se localiza a los ▶ Llenar con información veraz y exacta el formulario de
candidatos que reúnen los requisitos básicos para cubrir las “Solicitud de Empleo”, y adjuntar los siguientes documentos:
plazas vacantes existentes dentro de la empresa, de acuerdo ☑ Dos (2) fotografías tamaño carné (de ser seleccionado).
a la estructura de cargos y plazas autorizadas. Por “fuente
de reclutamiento”, los sitios en que es posible hallar el ☑ Constancia de los últimos empleos, que soporten su hoja
personal con las características que busca la empresa; y por de vida, si procede.
“medio de reclutamiento”, el o los mecanismos para atraer
el personal requerido. ☑ Dos (2) cartas de recomendación personal.
b) Las empresas al captar candidatos, para ocupar las plazas ☑ Currículum Vitae actualizado.
vacantes, podrán hacer uso de las fuentes y medios de
☑ Original y fotocopia de:
reclutamiento interno y externo, tales como:
✓ Cédula de identidad.
▶ Personal interno que puede ser promovido en forma
vertical o transferido en forma horizontal, por reunir los ✓ Títulos profesionales y/o certificados de estudios.
requisitos del cargo ofertado.
✓ Fotocopia donde aparezca publicado el título obtenido,
▶ Personal externo que se encuentra inventariado en el Banco cuando se trate de soportar título universitario o técnico
de Recursos Humanos, o que se presenta espontáneamente respectivo.
a la empresa en búsqueda de empleo.
✓ Licencia de conducir y seguro actualizado, cuando el caso
▶ Personal recomendado por los trabajadores y/o dirigentes lo requiera.
de la empresa.
Los originales serán devueltos al interesado posterior al
▶ Personal propuesto por el Sindicato que reúna los requisitos cotejo con las fotocopias.
del cargo de que se trate, si existiese esta representación de
los trabajadores. ▶ Cumplir con el procedimiento de chequeo médico pre-
empleo, y presentar la constancia médica extendida por
▶ Ex-empleados dispuestos a reingresar a la empresa con un centro de salud público o privado, donde se compruebe
buen record laboral y disciplinario. que goza de buena salud física y mental (para los cargos
que impliquen manipulación de alimentos y bebidas, o que
▶ Anuncios en diarios y captación de recursos humanos con
requieran de personas con plenitud de condiciones físicas y
potencial de desarrollo en centros educativos superiores y
psicológicas).
técnicos.
▶ Presentar record de policía actualizado.
▶ Banco de Datos de Recursos Humanos de otras instituciones
o empresas con las que se relaciona la empresa municipal ▶ Aprobar con un promedio de 75% mínimo, las pruebas
prestadora de servicios de agua potable y saneamiento. psicométricas establecidas por la empresa, las cuales
permitirán apreciar si el candidato posee las habilidades,
c) La Jefatura de Administración y Finanzas será el área
destrezas, actitudes y aptitudes requeridas para ocupar el
encargada de efectuar el proceso de reclutamiento de
cargo solicitado.
personal, y deberá tener claramente definido, antes de
iniciar el mismo, los siguientes aspectos: e) Las empresas para captar candidatos, a través del
reclutamiento interno, deberán tomar en cuenta los
▶ La misión de la unidad organizativa donde está ubicada la
siguientes aspectos:
vacante.
▶ Resultados obtenidos por el candidato en las pruebas de
▶ La política salarial y de beneficios.
selección psicométricas a las que se sometió para su ingreso,
▶ Los cargos disponibles, de acuerdo a la plantilla de cargos y/o resultados de las nuevas pruebas concernientes al cargo
autorizada. que aspira.
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▶ Resultados de las dos últimas evaluaciones de desempeño. responsable de valorar las habilidades y potencialidades
de los candidatos, así como determinar su capacidad
▶ Análisis del perfil ocupacional del candidato para identificar en relación con los requerimientos del cargo ofertado,
si su trayectoria está adecuada al cargo que aspira. mediante la aplicación de pruebas psicométricas y demás
pruebas concernientes al cargo que aspira.
▶ Resultados obtenidos en los Programas de Capacitación
o Perfeccionamiento en que haya participado el candidato, c) La Jefatura de Administración y Finanzas tendrá la
tanto internos como externos. responsabilidad de definir, custodiar, aplicar e interpretar
las pruebas psicométricas, y demás pruebas técnicas de
▶ Análisis del expediente laboral en lo relativo a
conocimiento, las cuales estarán en dependencia de la
comportamiento disciplinario, logros u otros factores de
categoría ocupacional del cargo. Para estos efectos podrán
interés.
contratarse los servicios profesionales de un especialista en
f) Los aspirantes internos no podrán ser trasladados ni psicología laboral con autorización superior.
promocionados, si los resultados obtenidos en los análisis de
d) Las solicitudes de empleo, así como los demás
cada una de las acciones descritas en los incisos anteriores,
documentos y requisitos soporte, serán recibidos
no son satisfactorios.
únicamente por la Jefatura de Administración y Finanzas.
g) No podrán formar parte del personal de las empresas
e) Todos los aspirantes de empleo en las empresas deberán
personas que se encuentren en los siguientes casos:
realizarse y presentar los resultados de exámenes médicos
▶ Personas que hayan sido despedidas de sus trabajos que certifiquen su buen estado de salud física y mental, para
anteriores por irregularidades delictivas, laborales o poder optar a un cargo en la empresa, sobre todo cuando
administrativas en el desempeño de sus funciones, este requiera desarrollar esfuerzo físico la mayor parte del
comprobadas a través de investigaciones de antecedentes tiempo.
laborales en instituciones o empresas en que haya prestado
f) Solamente el Jefe Administrativo Financiero estará
sus servicios el aspirante.
autorizado por la empresa para realizar la verificación
▶ Los aspirantes externos que no llenen los requisitos de antecedentes laborales y referencias personales de
establecidos por la empresa. los aspirantes de empleo. Los contactos se realizarán vía
teléfono y/o escrita, si las circunstancias lo requieren. En
▶ Los extranjeros cuya cédula de residencia no esté caso de cargos con responsabilidad en manejo de recursos
actualizada. financieros y contrataciones, se deberán hacer visitas
personales, siempre que sea factible su realización.
▶ No se permitirá el ingreso de cónyuges, compañeros de
vida o parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad g) La Jefatura de Administración y Finanzas proveerá a la
o segundo de afinidad, cuando el puesto vacante esté bajo instancia solicitante como mínimo los documentos de tres
la autoridad de un familiar suyo. En la tabla siguiente se candidatos seleccionados para sus respectivas entrevistas
detallan estos grados de parentesco: finales y pruebas de trabajo, para sustentar la decisión
final de contratación del candidato más idóneo.
CONSANGUINIDAD AFINIDAD
Parentesco GRADO Parentesco GRADO 2.3. De la Contratación
Mis padres Mi cónyuge a) Por contratación se deberá entender en el presente
Mis hijos Mis suegros
procedimiento la oficialización de la relación laboral entre
Mis hermanos Mis cuñados
Mis abuelos
las empresas y un determinado trabajador, por medio de la
Mis nietos cual ambas partes adquieren deberes y derechos recíprocos
Mis tíos de forma escrita.
Mis bisabuelos
b) Las unidades organizativas no podrán solicitar la
Mis biznietos
Mis sobrinos contratación de nuevo personal, si en su plantilla de cargos
Mis primos autorizada, no existe la vacante correspondiente.
c) Dependiendo de sus necesidades, las formas de

2.2. De la Selección contratación en la empresa serán del siguiente tipo:
a) Para efectos del presente procedimiento, la selección de ▶ Contrato por tiempo determinado.
personal se entenderá como un proceso mediante el cual se ▶ Contrato por tiempo indeterminado.
determinará quienes entre los solicitantes de empleo, son
los que mejor califican para optar a los cargos ofertados; ▶ Contrato por servicios profesionales.
y reúnen los requisitos para adaptarse más a la cultura, al
grupo y a los sistemas de trabajo de la empresa. d) Todo nuevo trabajador ingresará a la empresa en carácter
temporal y estará sujeto a un período de prueba de un (1)
b) La Jefatura de Administración y Finanzas será la instancia mes, para todos los cargos.
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e) Todo trabajador deberá recibir copia de su contrato recursos humanos y la determinación de contratar personal
de trabajo debidamente firmado por el Gerente General externo.
de la empresa, para cargos no directivos o técnicos
especializados, lo cual será facultad del Presidente del Los pasos que deberá seguir el Jefe Administrativo Financiero
Consejo de Administración (o Junta de Directores). Sin la de las empresas municipales prestadoras de servicios
firma del contrato el trabajador seleccionado no deberá de agua potable y saneamiento, en el procedimiento de
iniciar sus labores de trabajo. reclutamiento y selección interna de personal serán los
siguientes:
f) Preferiblemente, las contrataciones se deberán hacer los
días primero de cada mes, para calcular períodos completos 1. Identificación y selección de las fuentes y medios de
en la nómina de pago al personal. reclutamiento
g) La contratación definitiva del personal seleccionado, se Las fuentes internas que se emplearán serán básicamente
hará al finalizar el período de prueba, y estará condicionada los trabajadores de la empresa que reúnen los requisitos
al resultado satisfactorio de la evaluación de su desempeño de aptitudes de los puestos que se necesita cubrir, o bien
practicada por su jefe inmediato. aquellos que pueden ser útiles si se complementan sus
conocimientos.
h) La Jefatura de Administración y Finanzas notificará por
escrito, tres días antes de concluir el período de prueba, También se conocerán proposiciones del Sindicato y
la ratificación o cancelación del contrato, con base en los recomendaciones de los dirigentes y trabajadores de la
resultados de la evaluación a su desempeño informados por empresa. Las proposiciones del Sindicato no abarcarán
su jefe inmediato. personal para cargos directivos de cualquier nivel jerárquico,
solo personal técnico, administrativo y operativo.
i) Cuando un trabajador inicie labores sin firmar su
respectivo contrato se considerará una falta del superior Se considerarán como candidatos internos aquellos
inmediato del área, quien deberá asumir la responsabilidad trabajadores que hayan dejado la empresa, que manifiesten
de pago de su propio salario, sin menoscabo de las sanciones su interés de regresar, siempre y cuando su rendimiento y
administrativas que fuesen aplicables. comportamiento disciplinario hayan sido satisfactorios.
j) Aunque se firme un contrato de trabajo, la Jefatura de 2. Convocatoria de aspirantes

Administración y Finanzas deberá comunicar de forma ▶ La convocatoria al personal se hará mediante el sistema
escrita su nombramiento al nuevo trabajador. La carta de de concurso de oposición, entendiendo como tal aquel
nombramiento deberá indicar el cargo a desempeñar, la desarrollado por la empresa para seleccionar y designar a
ubicación orgánica del puesto, salario a devengar y nombre mejores posiciones a los trabajadores con mayores méritos;
del funcionario ante el que deberá reportarse; así como la a partir de su sometimiento a pruebas y exámenes que
fecha de inicio de labores. permitan apreciar su capacidad académica, aptitudes para
k) El contrato o relación de trabajo por servicios profesionales aplicar sus conocimientos y experiencia adquiridos.
será para la realización de una actividad específica por un ▶ Los concursos de oposición pueden ser selectivos o
tiempo preestablecido. No existen relaciones de compromiso abiertos.
formales regidas por normas laborales, sino acuerdos y
cláusulas establecidas entre las partes suscriptoras. ▶ En los concursos de oposición selectivos pueden
participar aquellos trabajadores elegidos según criterios muy
Este tipo de contratos se sustentarán en procesos específicos determinados por la Jefatura de Administración
de adquisición de servicios, desarrollados a partir y Finanzas, en conjunto con los responsables de unidades
de convocatorias, análisis y calificación de ofertas y organizativas afectadas; y, el de las autoridades superiores
adjudicaciones a la oferta más favorable. de la empresa. Entre estos criterios pueden considerarse:
3. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS identificación de elementos idóneos en el Inventario de
Recursos Humanos; preferencia local o territorial del
☑ Reclutamiento y selección interna de personal trabajador.
☑ Reclutamiento y selección externa de personal Para optar a cargos vacantes los trabajadores también
podrán ser propuestos por su jefe inmediato con la
☑ Contratación de personal aprobación del afectado, mediante el sistema de postulación
selectivo, de acuerdo a principios de objetividad, igualdad
A. RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN INTERNA DE PERSONAL
de oportunidades, méritos y capacidad.
El proceso de reclutamiento tiene su fundamento en el plan
▶ En los concursos de oposición abiertos pueden
de necesidades de personal elaborado por la empresa para
participar todos aquellos trabajadores que reúnan los
un período determinado.
requisitos y condiciones del cargo vacante. O bien, que
Prácticamente, inicia con la identificación precisa de la pueden complementar los requisitos optando a un curso de
cantidad de personal necesaria para cubrir las posiciones especialización o desarrollo profesional.
que se requieran, el conocimiento de las aptitudes requeridas
por los puestos, el análisis de disponibilidad interna de
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▶ Todos los cargos vacantes de la empresa podrán ser ▶ Los concursos de oposición se desarrollarán en cuatro (4)
cubiertos mediante concursos de oposición, salvo los fases, a saber:
cargos de jefatura, cuyos funcionarios serán nombrados
directamente por el Consejo de Administración (o Junta de a) Análisis Documental: en esta fase se analizarán y
Directores) a propuesta de la Gerencia General. verificarán los currículum vitae y documentos soporte
presentados por los interesados.
▶ El Jefe Administrativo Financiero se encargará de realizar la
convocatoria a los concursos de oposición, tanto selectivos b) Aplicación de Pruebas Técnicas: en el lugar, fecha y
como abiertos, una vez aprobados por las autoridades hora que se fije, los aspirantes se someterán a pruebas
superiores de la empresa. escritas que permitan evaluar su nivel de conocimientos y
habilidades para ponerlos en práctica.
▶ En el caso de concursos selectivos, la convocatoria se
difundirá por los medios que se estimen convenientes, entre c) Pruebas Psicométricas: en el lugar, fecha y hora fijado,
los trabajadores potenciales, según el grupo ocupacional los aspirantes se someterán a las pruebas psicométricas
que corresponda. determinadas, las cuales ayudarán a evaluar sus actitudes y
rasgos de personalidad; y realizar los análisis pertinentes de
▶ Para los concursos de oposición abiertos, se emitirá cara al perfil del cargo vacante.
una convocatoria interna, a través de murales y circulares
difundidas entre todas las unidades organizativas que d) Entrevista Individual: esta entrevista será realizada en
conforman la empresa, en la cual se especificará: pleno por los miembros de un comité evaluador conformado
para efectos de conducir y resolver sobre el concurso de
a) Tipo de Concurso oposición de que se trate.
b) Categoría ocupacional, cargo y número de plazas vacantes 3. Comité de Evaluación

sujetas a concurso.
▶ Los candidatos a cargos vacantes en las empresas
c) Bases y condiciones del concurso. municipales prestadoras de servicios de agua potable y
saneamiento serán calificados por un Comité de Evaluación,
d) Fases y procedimientos a seguir para participar en el al que corresponderá cumplir las siguientes funciones:
concurso.
a) Recibir las solicitudes y documentos soporte de los
e) Documentación que debe anexarse a la solicitud de interesados en el concurso de oposición.
participación.
b) Registrar y asignar número de inscripción al concurso a
f) Calificación mínima que debe obtenerse en el concurso. cada uno de los solicitantes.
g) Fecha, hora, lugar y forma en que deben presentarse los c) Integrar los expedientes de los participantes en el
documentos requeridos para el concurso. concurso.
▶ La solicitud de participación en el concurso de parte de d) Elaborar listas de participantes según categoría
los interesados se hará por escrito, y debe contener las ocupacional y cargos vacantes a cubrir.
siguientes especificaciones:
e) Realizar la investigación y análisis documental.
a) Nombre del aspirante.
f) Conocer y analizar los resultados de pruebas de
b) Unidad organizativa en la cual se desempeña. conocimientos y pruebas psicométricas realizadas a los
participantes.
c) Número de trabajador y cargo desempeñado actualmente
dentro de la empresa. g) Realizar las entrevistas individuales a los concursantes.
d) Expresión de interés en el concurso de que se trate. h) Emitir resoluciones sobre los concursos de oposición.
e) Lugar y fecha de la solicitud. i) Conocer, analizar y resolver sobre reclamos e impugnaciones
presentados por los participantes no elegidos en el concurso
f) Firma según su cédula de identidad.
de oposición.
▶ A la solicitud de participación en el concurso, los
▶ El Comité de Evaluación estará integrado por: el Jefe
interesados adjuntarán la siguiente documentación:
Administrativo Financiero, un miembro del Consejo de
a) Currículum Vitae actualizado. Administración (o Junta de Directores), el responsable de
la unidad organizativa interesada en cubrir la vacante y el
b) Documentos que soporten el contenido del currículo vitae representante del Sindicato, si procede.
(certificados de estudios recientes, sobretodo).
▶ Para apoyar la labor del Comité de Evaluación, la Jefatura
▶ No se admitirán solicitudes ni documentos fuera del plazo de Administración y Finanzas pondrá a disposición los
previsto en la convocatoria. currículo vitae, para su respectivo análisis previo de cada uno
de los participantes en el concurso de oposición; así como
un resumen general de los postulantes haciendo énfasis en:
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años de servicios, movimientos y cargos desempeñados en pruebas programadas, este hecho se registrará en el Acta
su vida laboral, estudios académicos, cursos y seminarios correspondiente y se declarará reprobado al participante,
recibidos; distinciones y demás hechos relevantes del salvo que se trate de un caso de fuerza mayor debidamente
concursante. justificado. En este caso se autorizará una nueva fecha de
realización para las pruebas que correspondan.
▶ Para los cargos operativos la decisión se tomará a partir
de los resultados del análisis documental y la entrevista ▶ El Comité de Evaluación calificará los siguientes aspectos:
individual a los concursantes. i) Hoja de Servicio, ii) Calificación obtenida en las pruebas
aplicadas, y iii) Entrevista Individual a los candidatos.
▶ Las pruebas técnicas en los concursos de oposición
serán por escrito y tratarán sobre conocimientos generales ▶ Cuando los candidatos presenten calificaciones similares,
que requiere el cargo vacante para ser desempeñado la decisión final se hará por votación secreta de los miembros
satisfactoriamente. La nota mínima para aprobar las del Comité de Evaluación. De persistir empate, el miembro
pruebas será de setenta y cinco (75) puntos. de mayor antigüedad tendrá derecho a doble voto para
tomar la decisión.
▶ La planificación de las pruebas técnicas estará a cargo de
la Jefatura de Administración y Finanzas, la que también ▶ La decisión del Comité de Evaluación será remitida al
controlará la evaluación y calificación de los mismos en las Gerente General, y comunicada a los participantes a más
unidades organizativas de que se trate, antes de presentar tardar tres (3) días después de concluido el concurso de
los resultados al Comité de Evaluación. Los resultados oposición.
serán registrados en un Acta escrita que será incorporada al
expediente de los concursantes. ▶ Las calificaciones de los concursantes y la decisión del
Comité de Evaluación se asentará en un Acta que será firmada
▶ Durante la realización de la prueba de conocimientos el por todos sus integrantes, y remitida al Jefe Administrativo
concursante no podrá consultar documentos, notas, libros Financiero para los efectos de nómina correspondientes.
o cualquier otro elemento de auxilio. De contravenir esta
disposición, el concursante será eliminado de inmediato del ▶ El concurso de oposición podrá declararse desierto cuando
concurso de oposición. ninguno de los aspirantes obtenga la calificación requerida,
reprogramándose la realización de las pruebas en la fecha
▶ La prueba de conocimientos tendrá una duración máxima que estime conveniente el Comité de Evaluación. O bien,
de una (1) hora, tiempo después del cual los concursantes utilizar el sistema de reclutamiento externo.
entregarán los documentos en el estado en que se
encuentren. Los resultados de estas pruebas se darán a ▶ Los participantes no seleccionados podrán inscribirse en
conocer a los participantes antes de que estos se sometan a un nuevo concurso de oposición, siempre y cuando llenen
las pruebas psicométricas, y a la entrevista individual. los requisitos y condiciones para optar al cargo vacante que
corresponda.
▶ Para valorar las habilidades y actitudes que el participante
tenga, se aplicarán a los mismos pruebas psicométricas, ▶ Los participantes en el concurso de oposición tienen
las cuales serán diseñadas y aplicadas por la Jefatura de derecho a exponer su inconformidad con la calificación
Administración Finanzas con el apoyo de un psicólogo obtenida en las pruebas practicadas, lo cual deberán hacerlo
laboral. Entre las pruebas psicométricas a aplicar se por escrito ante el Comité de Evaluación, veinticuatro (24)
considerarán: de actitud, de inteligencia, de personalidad y horas después de conocido el resultado.
de adaptabilidad social. ▶ El Comité de Evaluación resolverá dentro de las veinticuatro
▶ Sólo los concursantes que aprueben las pruebas de (24) horas después de recibida la solicitud de revisión. En
conocimientos o aptitudes y las psicométricas, con mayores caso de que se declare procedente la revisión, la prueba será
calificaciones, pasarán a la fase de entrevista individual con aplicada nuevamente por la Jefatura de Administración y
el pleno del Comité de Evaluación. Las pruebas psicométricas Finanzas.
serán realizadas por personal especializado en la materia, y ▶ Una vez que los resultados queden firmes, no se admitirá
sus servicios autorizados por la Gerencia General. ninguna objeción y la decisión del Comité de Evaluación será
▶ La entrevista individual se realizará ante los miembros definitiva e inapelable.
en pleno del Comité de Evaluación y se abordarán temas ▶ El interesado que no cumpla con el procedimiento
relativos al interés de los concursantes en ocupar el cargo establecido y el plazo indicado, perderá el derecho de
vacante, conocimientos sobre la empresa y su proceso impugnación, y no podrá interponer ningún reclamo
disciplinario. posteriormente.
▶ La entrevista no deberá durar más de una hora y no podrá B. RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN EXTERNA DE
estar presente más de un concursante a la vez. En esta PERSONAL
etapa sólo se considerarán los concursantes con mayores
promedios en las pruebas aplicadas. Cuando sea necesario emplear fuentes de reclutamiento
externo se publicarán anuncios en los diarios, se recibirán
▶ Sólo los aspirantes que pasen las pruebas con el puntaje solicitudes de candidatos espontáneos, se consultarán
requerido serán considerados para optar al cargo vacante. bases de datos de otras instituciones y/o empresas
Cuando un aspirante no se presente a cualquiera de las gubernamentales como el Ministerio del Trabajo,
12
Municipalidad, o instituciones relacionadas con la gestión solicitado y es un candidato potencial para ocupar este. El
de la empresa en la localidad, sobre todo para la búsqueda paso siguiente con los candidatos preseleccionados será una
de personal profesional y técnico. entrevista para confirmar, aclarar o ampliar aquellos datos
que el Jefe Administrativo Financiero establezca necesarios.
También se tomarán en cuenta candidatos presentados
por los dirigentes, trabajadores o Sindicato de la empresa, 2. Entrevista intermedia a los aspirantes
prevaleciendo sí la idoneidad de los mismos para el cargo preseleccionados
vacante.
Esta entrevista será útil para completar únicamente
1. Análisis de datos de los aspirantes datos de los aspirantes preseleccionados. Si el propósito
es fundamentar criterios y opiniones preliminares sobre
Los datos que se deben analizar del aspirante son los el aspirante, se deberá planear bien la entrevista. Esto
consignados tanto en la hoja de solicitud de empleo como es, precisar todos los detalles que se desea completar y
en el currículo vitae. De forma detenida se deben revisar los estructurar para cada candidato. Durante la entrevista, el
siguientes aspectos: Jefe Administrativo Financiero de la empresa, deberá fijar su
atención en aspectos tales como:
a) Datos personales completos. Nombres y apellidos,
nombre del padre y de la madre, lugar y fecha de nacimiento → Apariencia.
(cédula de identidad), domicilio, número de teléfono.
→ Salud.
b) Instrucción del solicitante. Nivel de escolaridad y
capacitación del aspirante que puedan ayudarle en el → Habilidad de conversación.
concurso por la posición solicitada. A efectos de evitar
que sean proporcionados datos falsos o incorrectos, es → Entusiasmo.
conveniente en la siguiente entrevista a los candidatos → Conocimientos generales.
que sean preseleccionados, solicitarles la presentación de
diplomas, títulos y certificados de estudio y capacitaciones → Sinceridad.
recibidas en original y copia para comprobar la autenticidad
de las mismas. Los originales son devueltos a los aspirantes → Personalidad.
luego de cotejarlos con sus copias correspondientes.
→ Iniciativa y seguridad en sí mismo.
c) Experiencia en cargos anteriores. Implica el análisis
→ Razonamiento y juicio.
de los datos de la experiencia laboral acumulada por los
aspirantes desde la posición actual si está empleado o última → Experiencia.
y así, sucesivamente, hasta el primer trabajo desempeñado.
Incluye el establecimiento de responsabilidades El Jefe Administrativo Financiero debe transmitir al
desempeñadas, tiempo de duración en los cargos y salarios entrevistado la confianza necesaria para llevar a cabo la
devengados. entrevista, y el interés de la empresa en que él pase a formar
parte del personal.
d) Interés en el trabajo y situación de trabajo actual. Se
trata de establecer qué piensa el aspirante sobre la oferta de La congruencia y forma de responder a las preguntas
trabajo, por qué le interesa, si considera reunir los requisitos realizadas, sus reacciones, grado de cultura y presentación,
de la posición a cubrir, aspiraciones salariales, información serán las bases para cerrar la entrevista y determinar si el
que posee sobre la empresa y deseos de servir a ésta. aspirante está en capacidad de continuar con los trámites
siguientes del proceso de selección. Si la evaluación es
Además, si está empleado o no actualmente, en el primer positiva, bastará citarlo para el siguiente paso indicando
caso por qué desea cambiar; en el segundo caso, por qué fecha, hora y lugar de realización del mismo. Caso contrario,
dejó su último empleo. En ambos casos, conviene saber de forma amable se debe explicar al interesado que la
la disponibilidad de tiempo que el aspirante tendría para empresa no puede proporcionarle el empleo requerido
integrarse a la empresa. señalándole los motivos que originaron tal decisión.
e) Datos económicos. Para conocer el presupuesto familiar Las respuestas proporcionadas por cada uno de los
del solicitante y determinar si lo cubre con lo disponible para entrevistados se anotarán en el formato (sólo en original)
el cargo. “Hoja de Entrevista”, igual que los motivos que hayan
incidido en la decisión de seguirlo considerando un
f) Referencias personales. Contacto con las personas que
candidato potencial o por qué fue descartado de continuar
el aspirante indicó para indagar y conocer su conducta como
en el siguiente trámite del proceso de selección.
persona en la sociedad.
g) Pertenencia a grupos o asociaciones gremiales,

deportivas, artísticas o culturales. Para conocer las
actividades a que se dedica fuera de sus horas de trabajo.
Los resultados del análisis de los datos anteriores, servirán

al Jefe Administrativo Financiero para determinar si el
aspirante reúne los requisitos y exigencias del puesto
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3. Aplicación de pruebas de selección 6. La elección del candidato idóneo
Las pruebas pretenden medir el comportamiento de la ▶ La Jefatura de Administración y Finanzas elegirá como
persona frente a los requerimientos del puesto. mínimo a tres (3) aspirantes y su documentación la remitirá
al Comité de Evaluación, la cual procederá de conformidad a
A los aspirantes se les aplicará una batería de pruebas los procedimientos señalados para los procesos de selección
definida por la Jefatura de Administración y Finanzas, en de personal interno.
función del grupo o categoría del puesto de trabajo a cubrir.
▶ La selección final siempre deberá corresponder al
4. Verificación de antecedentes laborales y referencias superior inmediato de la unidad organizativa en que
personales laborará el aspirante, quien valorará su decisión con el
Jefe Administrativo Financiero actuando en representación
▶ El Jefe Administrativo Financiero será responsable de
del Comité de Evaluación, pues es quien tiene la autoridad
investigar y verificar la información de antecedentes, y las
para hacerlo y la responsabilidad posterior por el trabajo
referencias suministrados por los aspirantes a ocupar un
asignado y desempeñado por el trabajador a su cargo.
empleo en la empresa municipal prestadora de servicios de
agua potable y saneamiento. C. CONTRATACIÓN DE PERSONAL
▶ La investigación de antecedentes y verificación de ▶ Al momento de ingresar a la empresa municipal prestadora
referencias reales se llevará a cabo por medio de contacto de servicios de agua potable y saneamiento, el nuevo
telefónico con las Áreas de Recursos Humanos de las trabajador firmará contrato de trabajo temporal con una
instituciones o empresas en que laboró el aspirante, para duración igual a la establecida para el período de prueba.
conocer la conducta, puestos desempeñados y salarios Es decir, un mes.
devengados; asimismo podrá establecerse contacto siempre
telefónico con los anteriores superiores inmediatos del ▶ Si el trabajador es ratificado en el cargo como producto
aspirante para ahondar en más detalles sobre su habilidad, de la evaluación del desempeño practicada por su jefe
capacidad, cooperación, motivación y relación de trabajo. inmediato al finalizar el período de prueba, la Jefatura de
Administración y Finanzas elaborará el contrato de trabajo
▶ Los períodos en que el aspirante mencione que no trabajó correspondiente a tiempo indeterminado, en original y
en ninguna empresa o institución por dedicarse a “asuntos o copia.
trabajos personales”, se revisarán detenidamente, ya que el
aspirante podría estar ocultando información de un trabajo ▶ El Jefe Administrativo Financiero deberá garantizar que
anterior del cual fue despedido por faltas graves. todo contrato de trabajo, que firmará la empresa con el
nuevo trabajador, contenga las siguientes especificaciones:
▶ Las referencias personales indicadas en la hoja de
solicitud o en cartas de recomendación extendidas por ▶ Lugar y fecha en que se celebra el contrato.
conocidos del aspirante, se deben verificar contactando a
las personas mencionadas e indagar acerca de su conducta, ▶ Identificación y el domicilio del representante de la
comportamiento y personalidad. empresa, en este caso el Gerente General, y del trabajador.
Esto es, número de cédula de identidad y dirección exacta del
▶ En lo que respecta a la autenticidad de los títulos, diplomas lugar de habitación del trabajador; así como la localización
y demás certificados de estudios, cursos y seminarios de las instalaciones de la empresa.
recibidos por los aspirantes se requerirá la presentación de
los originales para cotejarlos con las copias y determinar ▶ Describir las labores que el trabajador desempeñará,
dicha autenticidad. según el Descriptor del Puesto de que se trate. Bastará con
la descripción genérica de las actividades descritas en dicho
▶ Los resultados de esta actividad se deberán plasmar en el documento.
formato “Conclusiones de la Verificación de Información”.
▶ Describir el sitio en qué lo hará.
5. Exámenes médicos y certificado policial de
antecedentes ▶ Duración de la jornada laboral y turno en que se realizarán
las labores del cargo.
▶ Los exámenes médicos y el certificado policial de
antecedentes se solicitarán solamente a los aspirantes con ▶ Indicar si el contrato es por tiempo determinado o
alto potencial de calificación y oportunidades para ocupar indeterminado.
el cargo vacante. ▶ Salario que el empleado devengará, su forma, período
▶ Los resultados de los exámenes deberán servir a la y lugar de pago. Cuando se establezca que el ingreso a
Jefatura de Administración y Finanzas para determinar devengar es total e incluye prestaciones de ley en general,
si los aspirantes reúnen los requisitos de habilidad física y se deberá indicar en el contrato correspondiente un
mental, evitando que la empresa contrate a una persona con desglose de los rubros comprendidos en el mismo: salario,
problemas de salud. vacaciones, treceavo mes, indemnización, etc.; lo cual
deberá ser considerado en las aplicaciones de deducciones
▶ El certificado policial debe servir para establecer si el de impuestos y seguro social para no afectar al trabajador.
aspirante ha tenido problemas con la ley, y debe estar
actualizado. ▶ Firmas del representante de la empresa y del trabajador.
14
▶ El contrato original se archivará en el expediente, y el ▶ Seguidamente, el Jefe Administrativo Financiero constatará

segundo tanto se le entregará al trabajador. si el nuevo trabajador está afiliado o no al seguro social,
para efectuar los trámites de ingreso correspondientes
▶ Independientemente del contrato de trabajo, el Jefe ante el Instituto Nicaragüense de Seguridad Social (INSS).
Administrativo Financiero deberá elaborar y firmar una Asimismo, se procederá a notificar su afiliación a la póliza
carta de nombramiento, en original y dos copias, dirigida al de seguro colectivo de vida con la institución de seguros
trabajador mediante la cual se oficializa la relación laboral. correspondiente, si fuese el caso.
Esta carta deberá contener los siguientes aspectos:
a) Cargo a desempeñar.
b) Ubicación del cargo en la estructura organizativa.
c) Salario a devengar.
d) Fecha de inicio de labores (igual a la indicada en el

contrato).
e) Persona con quien deberá abocarse (superior inmediato).
▶ El original del nombramiento será entregado al trabajador,

la primera copia se integrará a su expediente laboral, la
segunda se remitirá a su superior inmediato.
15
4. FORMULARIOS UTILIZADOS EN LOS PROCEDIMIENTOS
▶ Convocatoria
▶ Matriz de Evaluación de Candidatos
▶ Acta de Resolución
▶ Conclusiones de la Verificación de Información
▶ Hoja de Entrevista
CONVOCATORIA
Por este medio tenemos el agrado de convocar al personal activo permanente de esta empresa
municipal prestadora de servicios de agua potable y saneamiento, a participar en el cocurso para
ocupar dos plazas en el cargo de Especialista en Planificación, las cuales se requiere llenar a lo
inmediato en la Gerencia General.
Las funciones a desempeñar en el cargo consisten en: apoyar la formulación y evaluación de
planes estratégicos y operativos empresariales.
Las habilidades y competencias requeridas son las siguientes:
1. Profesional graduado en Sociología, Administración de Empresas o Economía, preferiblemente
con Postgrado en Planificación.
2. Conocimientos especificos en Planificación Social, Formulación y Evaluación de Proyectos.
3. Cinco años de experiencia en trabajos similares.
4. Capacidad para trabajar en equipo.
5. Iniciativa.
6. Creatividad
7. Buenas relaciones interpersonales.
Favor remitir su expresión de interés acompañada de su hoja de vida profesional con sus
principales soportes relacionados a esta oficina, a más tardar el 15 de abril del 2016.
Jefe Administrativo Financiero

Empresa
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23
IV. PROCEDIMIENTOS PARA LA INDUCCIÓN DE

EMPLEADOS EN LAS EMPRESAS MUNICIPALES
DE AGUA Y SANEAMIENTO
“Entre los aspectos de mayor relevancia en la gestión de recursos humanos hay que destacar el proceso
de inducción al personal, también conocido como de orientación o socialización, debido a que para la
adecuada integración de los empleados con la empresa se requiere dotarlos de toda la información
importante sobre los aspectos organizacionales y de gestión”.
24
1. ASPECTOS BÁSICOS 3. ¿QUIÉN ES RESPONSABLE DE LA INDUCCIÓN EN LA

EMPRESA?
a) Qué es la Inducción u Orientación?
En la empresa municipal prestadora de servicios de
La inducción es un conjunto de actividades realizadas agua potable y saneamiento el desarrollo del proceso de
por la empresa municipal prestadora de servicios de agua inducción es una responsabilidad compartida entre la
potable y saneamiento para orientar e integrar a los nuevos Jefatura de Administración y Finanzas y los Jefes de las
trabajadores o aquellos internos que asuman nuevas distintas unidades organizativas existentes. El proceso de
responsabilidades, y que se adapten e integren a su puesto inducción se desarrollará en dos fases sucesivas. La primera
de trabajo en un corto plazo, realizando las funciones que les se realizará en la Jefatura de Administración y Finanzas,
competen con efectividad y compromiso. continuando con una segunda fase en la unidad organizativa
en que el nuevo trabajador desempeñará las funciones del
Mediante el desarrollo de este proceso se provee al nuevo
puesto para el que se le contrató.
trabajador de información general sobre los antecedentes,
la visión, misión, objetivos presentes y futuros de la empresa. El proceso de inducción en la empresa también será
También, se le proporciona información útil y necesaria extensivo a los trabajadores actuales que sean trasladados
para que pueda cumplir con las responsabilidades que le o promocionados, dado que se incorporarán a nuevos
han sido conferidas. La información incluye aspectos tales ambientes laborales, realizarán actividades distintas y
como: funciones a realizar, sueldo, gestión de credencial trabajarán con otras personas que aunque puedan ser
de identidad, horarios de trabajo, beneficios, servicios conocidas se deba tratar más de cerca en asuntos de trabajo
y localización e información sobre el grupo con el cual o de relaciones personales.
laborará el nuevo trabajador.
4. LA INDUCCIÓN EN LA JEFATURA DE ADMINISTRACIÓN
b) El Manual de Inducción Y FINANZAS
El Manual de Inducción es un material impreso de fácil La primera parte de la inducción la realizará la Jefatura de
manejo y gran ayuda técnica a los nuevos trabajadores, Administración y Finanzas, a través del Jefe Administrativo
dado que brinda explicaciones de todos los asuntos que Financiero, quien tendrá las siguientes responsabilidades:
deben abordarse en el proceso de inducción. Su información
siempre debe estar actualizada para contribuir a dar una a) Dar la bienvenida al nuevo trabajador de parte de la
imagen ordenada de la empresa. empresa.
c) El Choque con la realidad b) Hacerle entrega de los siguientes documentos (de los que
estén elaborados y se tenga en funcionamiento):
El nuevo trabajador al ingresar a la empresa o trasladarse
de una unidad organizativa a otra, se enfrenta a lo que ▶ Descriptor de Funciones del puesto a desempeñar.
se denomina “Choque con la realidad”. Esto es, a la
incompatibilidad que pueda encontrar entre sus expectativas ▶ Reglamento Interno de Trabajo.
y la realidad existente en la empresa o la nueva unidad
▶ Reglamento de Seguridad Industrial.
organizativa; ya que en ella, encontrará además de nueva
gente, otros estilos de liderazgo y conducción; creencias, ▶ Manual de Inducción del Personal.
valores y principios con los que deberá identificarse y
apropiarse dentro del clima y la cultura organizacional ▶ Convenio Colectivo de Trabajo.
existente.
c) Informarle sobre la naturaleza, creación, visión,
Por estas razones la inducción deberá coadyuvar a la misión, operaciones, actividades y servicios brindados,
reducción de tensiones nerviosas y a permitir la rápida y organización administrativa de la empresa municipal
integración de los trabajadores con la empresa o su nueva prestadora de servicios de agua potable y saneamiento.
área de trabajo.
d) Darle a conocer las expectativas de la empresa al contratar
2. ¿POR QUÉ ES IMPORTANTE LA INDUCCIÓN? sus servicios, y las oportunidades brindadas por la misma
para su desarrollo profesional y personal.
La importancia de la inducción radica en su contribución
para que el nuevo trabajador se familiarice con los demás e) Explicarle las políticas de personal concernientes a:
miembros de la empresa, propiciando a la vez el surgimiento horario de trabajo, identificación, asistencia y puntualidad;
de relaciones interpersonales adecuadas que favorezcan el período de prueba, días feriados, permisos y discapacidades;
desarrollo de las actividades laborales. vacaciones, viáticos, evaluación del desempeño;
capacitación, promociones, quejas y sugerencias; rescisión
Inducir de forma adecuada a los nuevos empleados de del contrato de trabajo y entrevista de salida.
la empresa deberá generar en estos sentimientos de
identificación y pertenencia con los principios, valores, f) Explicarle la política de compensaciones en lo relativo a:
criterios, objetivos y metas empresariales. salarios, pago de prestaciones sociales de ley y beneficios
sociales adicionales a los legales.
25
g) Explicarle, finalmente, las políticas de la empresa sobre la unidades organizativas con las que deberá establecer
existencia de organizaciones y derechos sindicales. contacto frecuente para la realización de su trabajo.
Así mismo, apoyar y orientar al nuevo trabajador en el
h) De ser posible, el Jefe Administrativo Financiero esclarecimiento de dudas para la realización de su trabajo,
acompañado del nuevo trabajador hará un recorrido por por el tiempo que dure el período de prueba.
las instalaciones administrativas de la empresa, a efectos
de mostrarle la ubicación de las unidades organizativas 6. EL CONTROL DE LA INDUCCIÓN EMPRESARIAL
principales. Cuando sea requerida esta actividad podrá
delegarla a un subordinado suyo. El control del desarrollo de las acciones del proceso de
inducción a los nuevos trabajadores se realizará mediante la
i) Presentar personalmente al nuevo trabajador a quien será aplicación de dos (2) formatos impresos sólo en original, y
su superior inmediato en la unidad organizativa en la que administrados por el Jefe Administrativo Financiero.
laborará. Si esto no fuese posible por razones de distancia
del punto de trabajo, la presentación se deberá hacer por El primer formulario (Parte A) será llenado por el Jefe
medio de carta formal firmada por el Jefe Administrativo Administrativo Financiero y firmado conjuntamente con el
Financiero. trabajador al finalizar la primera fase de la inducción en la
Jefatura de Administración y Finanzas. El segundo formulario
j) Cuando sucedan ingresos significativos de personal en (Parte B) será llenado por el superior inmediato, y firmado
un mismo período, el Jefe Administrativo Financiero podrá en conjunto con el trabajador al concluir la inducción en la
realizar la parte de la inducción que le corresponde, en una unidad organizativa de que se trate.
sesión de grupo con una duración no mayor a dos horas
laborables. Ambos formatos (parte A y parte B) se deberán incorporar
al expediente del trabajador, como evidencia de que fue
5. LA INDUCCIÓN EN LAS UNIDADES ORGANIZATIVAS inducido de forma correcta y oportuna a la empresa.
La segunda parte del proceso de inducción del nuevo La forma de llenado de estos formatos es muy simple,
trabajador en la empresa compete desarrollarla al jefe de la basta marcar una “X” en la casilla que corresponda (Si –
unidad organizativa donde este laborará. No). Cuando sea “Sí” se deberá anotar a la par la fecha de
realización; si la respuesta es “No”, se anotará por qué no
Una vez que le ha sido presentado formalmente el nuevo se realizó la acción correspondiente, con fines de análisis y
trabajador, el jefe de la unidad organizativa de que se trate reprogramación, si fuese necesario.
deberá continuar la inducción, realizando para ello las
siguientes acciones:
a) Presentarlo a sus nuevos compañeros de trabajo.
b) Analizar en detalle la Descripción de Funciones que
deberá realizar el nuevo trabajador en su puesto de trabajo,
hasta que este quede completamente claro de las mismas.
c) Darle a conocer de qué forma contribuiría con el
cumplimiento de los objetivos del área y de la empresa en sí.
d) Darle a conocer las relaciones organizaciones del
área (dependencia jerárquica, autoridad lineal, líneas de
comunicación y coordinación con otras dependencias
internas y externas).
e) Informarle de las políticas de higiene y seguridad industrial,
preservación del medio ambiente y seguridad física y
patrimonial existentes dentro de la unidad organizativa y,
específicamente, para su puesto de trabajo (cuando esto sea
necesario).
f) Informarle sobre la mecánica del proceso de evaluación de
su desempeño laboral.
g) Informarle sobre las políticas internas de la unidad
organizativa sobre: atención de llamadas y visitas personales,
horario de almuerzo y trabajo extraordinario.
h) Designar a un trabajador antiguo y con experiencia como
tutor del nuevo trabajador durante el período de prueba.
i) Orientarle la lectura detenida y responsable de todos los
documentos provistos por la Jefatura de Administración y
Finanzas.
El tutor tendrá la responsabilidad de presentar al nuevo
trabajador con los dirigentes y trabajadores de las otras
26
▶ Parte A: Hoja de Control del Proceso de Inducción.
▶ Parte B: Hoja de Control del Proceso de Inducción.
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28
29
30
V. PROCEDIMIENTOS PARA EL SEGUIMIENTO

Y EVALUACIÓN DEL PERÍODO DE PRUEBA
EN LAS EMPRESAS MUNICIPALES DE AGUA Y
SANEAMIENTO
“Prácticamente, el período de prueba es una continuación del proceso de inducción, pues durante esta
etapa todavía es posible para la empresa seguir haciendo las averiguaciones que estime pertinentes
acerca de la vida laboral y experiencia del trabajador”.
31
1. ¿QUÉ ES EL PERÍODO DE PRUEBA? por tanto, deben aplicar como política revisar la actuación
de los nuevos trabajadores durante un período prudencial
El período de prueba es el espacio de tiempo conocido como de tiempo que puede ser de treinta días como mínimo. Esto
contratación transitoria, que deberá ser superado por el debe considerarse período de prueba.
trabajador para ser contratado de forma permanente por
la empresa. En este período, se observa en el desarrollo Básicamente, en este período se determina si la persona
del trabajador el comportamiento de factores, tales como: está apta o no para el puesto al cual ha sido asignada.
iniciativa, equilibrio, adaptación a situaciones nuevas, tacto,
agresividad, capacidad para relacionarse con otras personas 4. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
y otras cualidades similares.
a) Normas del Período de Prueba
2. ¿CUÁLES SON LOS OBJETIVOS DEL PERÍODO DE
▶ Todo personal de nuevo ingreso deberá cumplir con un
PRUEBA?
período de prueba, trátese para puestos de dirigencia,
El período de prueba en las empresas municipales técnicos, profesionales, administrativos u operativos. El
prestadoras de servicios de agua potable y saneamiento, período de prueba será de treinta días calendario, y deberá
pretende alcanzar los siguientes objetivos: consignarse de forma clara en el contrato de trabajo.
a) Valorar los conocimientos y capacidades del individuo, ▶ El jefe de la unidad organizativa en que prestará sus
lo cual se puede hacer mediante la aplicación de pruebas servicios el nuevo trabajador deberá designar a un
orales, escritas y de realización. Las pruebas aplicables trabajador antiguo, y con experiencia para que actúe como
deben ser capaces de establecer la calidad de trabajo, tutor de éste durante el período de prueba. El tutor tendrá la
flexibilidad y responsabilidad del trabajador para proceder responsabilidad de apoyar y orientar al nuevo trabajador en
a su contratación con carácter permanente. el esclarecimiento de dudas para la realización de su trabajo,
por el tiempo que dure el período de prueba.
b) Indagar nociones de cultura o conocimiento, ya sea
de forma general o específica, que incidan en la actitud ▶ El tutor informará verbalmente diario, y semanal por
mostrada por el trabajador frente al trabajo. escrito, sobre el desempeño del nuevo trabajador al Jefe de
la unidad organizativa.
c) Indagar conocimientos técnicos, cuidado y seguridad para
el desarrollo de sus labores, directamente relacionados con ▶ Durante el período de prueba el responsable de la unidad
los requerimientos del puesto asignado. organizativa de que se trate deberá evaluar el grado de
nociones, conocimientos y habilidades adquiridos por
d) Catalogar la efectividad del proceso de selección mediante el trabajador mediante el estudio, práctica o el ejercicio
el desempeño observado, así como determinar si es o no y su aplicación en el desempeño de las funciones y
necesario transferir al nuevo trabajador hacia otra posición responsabilidades conferidas al puesto asignado.
por no llenar las expectativas de desempeño o tomar la
decisión de prescindir de él. ▶ Concluido el período de prueba el jefe de la unidad
organizativa deberá informar, por escrito al Jefe
3. ¿CUÁL ES LA IMPORTANCIA DEL PERÍODO DE PRUEBA? Administrativo Financiero, los resultados de la evaluación
del desempeño aplicada, confirmándose el nombramiento
Colocado el nuevo trabajador en su puesto de trabajo, la en el puesto si ésta fuese satisfactoria.
empresa espera de él buenos resultados en su desempeño.
Pero, también es sabido que todo en la vida cotidiana ▶ Si durante el período de prueba se detecta que el nuevo
necesita ser ajustado dado que las cosas no son perfectas trabajador no se ajusta a los requerimientos del puesto,
sino perfectibles, es decir, mejorables. aún con la ayuda y supervisión brindada, la jefatura
correspondiente deberá tomar las providencias del caso
El ser humano por mucha noción y conocimientos que para no afectar los intereses de la empresa.
tenga, cada día requiere mejorar sus aspectos, actitudes,
conducta o comportamiento. Es por eso, que el período ▶ Le corresponde al Jefe Administrativo Financiero proceder
de prueba suele aprovecharse para evaluar otras pruebas a notificar por escrito al afectado, la conclusión de su relación
que no fueron aplicadas durante el proceso de selección y de empleo sin más responsabilidad que la de cancelarle la
relacionadas fundamentalmente con el comportamiento del remuneración correspondiente al tiempo laborado y sus
trabajador, antes de confirmarlo en su posición de trabajo. prestaciones sociales proporcionales.
Por muy bueno que sea el proceso de inducción en la b) Procedimientos del Período de Prueba
empresa, siempre será necesario observar el desempeño
del nuevo trabajador, para evaluar si está cumpliendo con ▶ El Jefe Administrativo Financiero entrega al trabajador de
las expectativas que han sido depositadas en él. nuevo ingreso copia del contrato temporal de servicios, y lo
remite ante el jefe de la unidad organizativa en que laborará,
Los resultados de esta evaluación permitirán a la empresa junto a un ejemplar del formato “Evaluación del Desempeño
hacer las consideraciones necesarias (traslado, remoción) – Período de Prueba” en original y copia.
si el nuevo trabajador no responde satisfactoriamente a
la confianza depositada en él. Las empresas municipales
prestadoras de servicios de agua potable y saneamiento,
32
▶ El jefe de la unidad organizativa designa entre los ▶ Revisa y firma el documento y lo envía a la Jefatura de
trabajadores actuales a quien servirá de tutor del nuevo Administración y Finanzas, archivando la copia del mismo.
trabajador durante el período de prueba.
▶ El Jefe Administrativo Financiero revisa la evaluación del
▶ El trabajador designado como tutor apoya, orienta y desempeño practicada por el jefe de la unidad organizativa
acompaña al nuevo trabajador en el desarrollo y ejecución de y procede conforme a los resultados de desempeño y
sus funciones durante todo el período de prueba. Asimismo, recomendaciones expuestas:
informa de manera verbal diario y semanalmente por escrito
al jefe de la unidad organizativa sobre el rendimiento y a) Desempeño satisfactorio: procede a la elaboración de
comportamiento del trabajador sometido a prueba. contrato de trabajo permanente para firma del interesado
y confirmación en el puesto, en original y copia. Así como
▶ El jefe de la unidad organizativa analiza los informes entregar el original al interesado, y guardar la copia en el
diarios y semanales presentados por el tutor del trabajador expediente laboral del nuevo trabajador.
en prueba, demandando las aclaraciones a dudas o
ampliaciones de información que estime necesarias. b) Desempeño insatisfactorio: elabora carta de cesación de
período de prueba dirigida al interesado, en original y copia.
▶ Concluido el período de prueba, el jefe de la unidad Entrega el original, y guarda la copia en el expediente pasivo
organizativa llena formato “Evaluación del Desempeño del trabajador.
– Período de Prueba” en original y copia, con base en los
informes del tutor y sus propias apreciaciones, informando
lo pertinente al trabajador evaluado.
33
▶ Evaluación del Desempeño – Período de Prueba.
▶ Carta de Cesación de Período de Prueba.
34
35
VI. NORMATIVA PARA LA ADMINISTRACIÓN Y

CONTROL DE EXPEDIENTES EN LAS EMPRESAS
MUNICIPALES DE AGUA Y SANEAMIENTO
“Administrar y controlar de forma adecuada toda la información relativa a los traba-

jadores, desde su ingreso y permanencia hasta su salida de la empresa, permitirá capitali-
zar la misma y direccionarla en el sentido de un mejor aprovechamiento de las potenciali-
dades de desarrollo de los recursos humanos”.
36
1. OBJETIVO ▶ Declaración de Beneficiarios de Seguro de Vida y Accidentes

Personales.
Apoyar la organización, conservación, manejo y resguardo
apropiado de la información personal de sus trabajadores ▶ Hoja de Control del Proceso de Inducción.
incorporada a sus expedientes de vida laboral, y evitar
así problemas de confidencialidad y/o relaciones ▶ Para su fácil acceso, de todos los documentos anteriores
interpersonales innecesarios por la divulgación inadecuada se deberán extraer y anotar en la Hoja Índice del expediente,
de la información. los siguientes datos de interés:
2. NORMAS PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE ▶ Número de expediente (igual al número de identificación

EXPEDIENTES del trabajador).
a) Integración del expediente del trabajador ▶ Fecha de Ingreso.
▶ Para cada uno de los trabajadores contratados con ▶ Ubicación organizativa inicial.
carácter permanente en la empresa municipal prestadora ▶ Cargo inicial.
de servicios de agua potable y saneamiento, la Jefatura de
Administración y Finanzas deberá organizar un expediente ▶ Salario inicial.
personal, el cual se identificará con su propio código de
referencia. ▶ Número de seguro social.
▶ El código de referencia del expediente será el mismo ▶ Beneficiarios de la póliza de seguro de vida y accidentes
número de identificación asignado al trabajador por la personales.
empresa.
c) Actualización del expediente del trabajador
▶ Todos y cada uno de los documentos que formen parte
▶ Durante la vida laboral del trabajador, el expediente
integrante del expediente deberán foliarse para efectos de
deberá ser actualizado por la Jefatura de Administración y
control.
Finanzas,con copia de los documentos que evidencien las
▶ Para cada expediente se deberá elaborar una “Hoja Índice” siguientes situaciones:
de los documentos que contiene, la cual tiene que recoger y
▶ Movimientos de personal (promociones y transferencias).
mostrar los datos y eventos más relevantes de la vida laboral
del trabajador, facilitando a la vez la búsqueda y provisión ▶ Vacaciones descansadas o pagadas.
expedita de información en casos de consultas que se
requieran. ▶ Permisos y licencias.
b) Documentos iniciales del expediente del trabajador ▶ Reposos y subsidios médicos (enfermedad, incapacidad o
maternidad, para personal femenino).
▶ En la apertura del expediente de cada trabajador se
deberán incorporar los siguientes documentos: ▶ Resultados de exámenes médicos efectuados.
▶ Hoja de solicitud de empleo, o en su defecto el Currículum ▶ Incentivos y estímulos recibidos.

Vitae con fotografía actualizada.
▶ Amonestaciones y sanciones disciplinarias aplicadas.
▶ Fotocopia de la cédula de identidad.
▶ Diplomas y certificados de capacitaciones recibidas.
▶ Fotocopias de títulos profesionales o técnicos, cursos y
seminarios recibidos. ▶ Compromisos de deducciones voluntarias (préstamos,
créditos de comisariato, créditos de medicamento para
▶ Constancias de trabajos anteriores. familiares, cuota sindical, etc., si proceden).
▶ Cartas de recomendación personal. ▶ Embargos alimenticios y judiciales.
▶ Pruebas de selección aplicadas. ▶ Evaluaciones del desempeño aplicadas.
▶ Exámenes médicos. ▶ Beneficios sociales recibidos en el marco del Convenio

Colectivo de Trabajo.
▶ Hoja de verificación de antecedentes y referencias
personales. ▶ Es responsabilidad de la Jefatura de Administración
y Finanzas orientar a los jefes de las distintas unidades
▶ Contrato original suscrito con la empresa. organizativas de la empresa para que instruyan al personal
a su cargo, sobre el deber de actualizar su expediente con
▶ Copia de Notificación de ingreso al INSS.
cambios de datos personales (estado civil, cambio de
37
apellidos, hijos, domicilio, etc.), y copia de certificados de ▶ Físicamente, los expedientes tanto activos como
las capacitaciones recibidas. pasivos deberán resguardarse en un archivador o estante,
debidamente asegurado cuya llave esté en poder del Jefe
d) Manejo, acceso y control de expedientes Administrativo Financiero. Copia de esta llave estará en
poder del Gerente General, quien podrá utilizarla solo
▶ El Jefe Administrativo Financiero de la empresa tendrá
en casos excepcionales y en ausencia del custodio de los
la responsabilidad exclusiva de manejar y controlar
expedientes.
actualizados permanentemente los expedientes de los
trabajadores; así como resguardar y restringir el acceso a ▶ Con la previa autorización del Jefe Administrativo
los expedientes a los jefes y al propio interesado con previa Financiero, sólo se procurará información solicitada por
autorización. instancias externas, cuando se trate de:
▶ A los expedientes de los trabajadores tendrán acceso ▶ Comprobación de referencias laborales.
únicamente, las siguientes personas:
▶ Información requerida para demandas alimenticias.
▶ El Jefe Administrativo Financiero.
▶ La información brindada deberá ser veraz y, en casos de
▶ El Gerente General. despidos, proveerse con la mayor sutileza, para no exponer
a deterioros innecesarios las relaciones de la empresa y su
▶ El Presidente del Consejo de Administración (o Junta
imagen con los afectados.
Directiva).
▶ Al cesar la relación laboral con el trabajador, se deberá
▶ Los Jefes de unidades organizativas, cuando se requiera la
incorporar al expediente la carta de renuncia o despido; así
revisión del expediente con fines de traslado y/o promoción.
como la hoja de entrevista de salida realizada, copia de la
▶ El mismo trabajador cuando desee constatar la información liquidación final y de la carta de servicios extendida por la
que contiene su expediente laboral. empresa.
▶ El préstamo de los expedientes deberá registrarse para

efectos de control en el “Libro de Control de Préstamos de
Expedientes”.
▶ Al inicio de cada año, la Jefatura de Administración y

Finanzas requerirá a los trabajadores, el llenado de una
“Hoja de Actualización de Datos”, en lo concerniente a:
domicilio, estado civil, número de hijos, y estudios, entre
otros; demandando soportar el expediente con fotocopia de
los cursos o seminarios recientes.
▶ Cada dos años, la Jefatura de Administración y Finanzas

revisará el contenido de los expedientes de los trabajadores
de la empresa, con el propósito de eliminar físicamente
información desactualizada, como por ejemplo:
▶ Evaluaciones de desempeño practicadas en períodos

mayores a un año.
▶ Cartas de sanciones ya aplicadas.
▶ El número de folio correspondiente a los documentos

eliminados deberán consignarse en la hoja índice del
expediente; esta acción deberá estar avalada con la firma
del Gerente General, para efectos de control, y presentada
en casos de realización de Auditorías a las actividades del
sistema de gestión de recursos humanos empresarial.
▶ Los documentos de los expedientes de los trabajadores

activos deberán registrarse en un sistema de base de datos,
para un control más efectivo.
▶ Los archivos de los ex trabajadores se deberán archivar

físicamente separados de los activos, y su información de
ser posible preservada de forma escaneada.
38
3. FORMULARIOS UTILIZADOS
▶ Hoja Índice del Expediente.
▶ Libro de Control de Préstamo de Expedientes.
▶ Hoja de Actualización de Datos.
HOJA ÍNDICE
NÚMERO DE EXPIENTE:
TRABAJADOR:
FECHA DOCUMENTO
39
LI B RO D E CO N T RO L D E PR É S TA M OS D E E X PE D I E N T E S
(O R D E R B O O K)
FECHA ÁREA SOLICITANTE RECIBIDO POR: FIRMA
40
41
VII. PROCEDIMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN

DE NÓMINAS EN LAS EMPRESAS MUNICIPALES
“La nómina de sueldos es un instrumento del sistema de administración de salarios y con-

stituye un registro muy importante para la empresa, ya que además de reflejar de forma
específica los ingresos de todos y cada uno de los trabajadores que laboran en las distintas
unidades organizativas cuantifican los gastos de personal en que incurre la empresa, los
cuales representan una porción significativa de su presupuesto de gastos totales”.
42
1. OBJETIVO Administración y Finanzas.
Documentar las acciones o pasos lógicos y secuenciales que k) La nómina deberá ser firmada por quien la preparó, o sea
debe realizar la Jefatura de Administración y Finanzas para el Jefe Administrativo Financiero, y contendrá además las
incorporar los movimientos de personal y procesar la nómina firmas del Gerente General y del Presidente del Consejo de
de pago en el período establecido por las autoridades Administración (o Junta de Directores), en señal de revisado
superiores de la empresa. y autorizado, respectivamente.
2. NORMAS PARA LA ELABORACIÓN DE LA NÓMINA l) Una copia de la nómina deberá dejarse en el archivo de
la Jefatura de Administración y Finanzas, para controlar y
a) La empresa municipal prestadora de servicios de agua actualizar los distintos movimientos del mes, y otra para los
potable y saneamiento pagará a todos sus trabajadores efectos de control aplicable y necesario cuando se realicen
permanentes con sus recursos financieros presupuestados trabajos de Auditoría Externa al sistema de nóminas de la
de forma quincenal, a través de un sistema automatizado empresa.
de nóminas, administrado y operado exclusivamente por la
Jefatura de Administración y Finanzas. 3. PROCEDIMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN DE LA
NÓMINA
b) La fecha de corte para la elaboración de la nómina
permanente será los días 12 y 28 de cada mes, y el pago se a) En la fecha de corte, el Jefe Administrativo Financiero
hará con dinero en efectivo los 15 y 30, en el área de Caja de recopila las copias de nuevos contratos permanentes (altas),
la empresa. Si estas fechas coinciden con fines de semana o cartas de renuncia, despido, fallecimiento, jubilación o
días feriados su elaboración se realizará un día hábil antes retiro por incapacidad total del personal (bajas); así como
de las mismas. traslados, y/o promociones (cambios) del personal de las
distintas unidades organizativas de la empresa.
c) Para efectos de conocer la carga salarial por centro
de costos, la estructura de la nómina se ajustará a la b) Asimismo, recopila información en detalle las
composición orgánica de la empresa, mostrada en el bonificaciones y horas extras a pagar, con sus debidos
organigrama vigente. soportes, si correspondiese pagarlas.
d) Las altas, cambios y bajas que se deben registrar en la c) De igual forma, recopila información sobre ausencias y
nómina deberán ajustarse a los puestos integrados al Manual llegadas tardes injustificadas, así como cédulas judiciales de
de Descriptores de Puestos autorizados por el Consejo de embargos u oficios de embargos alimenticios emitidos por
Administración (o Junta de Directores) para cada estructura los juzgados competentes u otras deducciones a aplicar al
organizativa. personal de la empresa.
e) Para registrar el ingreso de los trabajadores a la nómina d) El Jefe Administrativo Financiero procede a registrar en el
permanente se utilizarán los siguientes datos: el número de sistema computarizado el tipo de movimiento de personal
afiliado al seguro social y el número de empleado asignado (altas, bajas y cambios) siguiendo los pasos señalados en el
por la empresa. manual del usuario, y asignando el salario indicado en las
formas mencionadas.
f) El pago de horas extras se aplicará solamente al personal
debidamente autorizado por las instancias competentes, de e) Verifica que la documentación soporte de las horas extras
conformidad a la política establecida en la empresa. a pagar esté correctamente elaborado y firmado.
g) Para informar las percepciones de horas extras f) Ingresa en el sistema las horas extras reportadas como
y deducciones en concepto de ausencias y llegadas trabajadas y autorizadas en la nómina de pagos (el cálculo
injustificadas; así como los embargos alimenticios y/o se realiza automáticamente en el sistema automatizado).
judiciales, las unidades organizativas deberán utilizar sólo
los formatos oficiales establecidos en la empresa. g) Verifica que la documentación soporte de las deducciones
a aplicar estén correctamente elaboradas y firmadas.
h) Los embargos alimenticios deberán ser ordenados por las
oficinas de los juzgados competentes. ▶ Embargos Alimenticios: Verifica que el oficio esté
debidamente firmado por el Juez competente.
i) De existir acuerdos con el Sindicato (si este está
conformado), la empresa deducirá vía nómina, la cotización ▶ Embargos Judiciales: Verifica que las cédulas judiciales,
sindical de los trabajadores afiliados al Sindicato, previa preventivas o ejecutivas, estén debidamente autorizadas
autorización escrita de los trabajadores, y de igual forma los por un Juez competente.
créditos y/o préstamos otorgados a los trabajadores por la ▶ Llegadas Tardes o Ausencia Injustificadas: Constata e
empresa, si fuese el caso. ingresa la información en el sistema de nómina.
j) Las percepciones y deducciones al personal serán Nota: el INSS y el IR se calculan automáticamente.
controladas única y directamente por la Jefatura de
43
h) Seguidamente, ingresa las deducciones legales en el

sistema automatizado, de conformidad a lo establecido en
el manual de usuario del sistema.
i) Imprime una pre-nómina (borrador) en original solamente,

con el fin de validar los movimientos, percepciones y
deducciones aplicadas, con su ingreso neto correspondiente.
Nota: Los movimientos se validan de acuerdo a las altas,

bajas y cambios de personal autorizadas y registradas. Las
deducciones, conforme la información proporcionada por
las diferentes unidades organizativas de la empresa, y las
controladas directamente por Jefatura de Administración y
Finanzas.
j) Finalizada la validación, imprime la nómina de pago oficial,

en original y dos tantos adicionales, y firma la misma en
calidad de “Elaborado”, estampando el sello de la Jefatura
de Administración y Finanzas en todos los documentos
soporte de la nómina.
k) Elabora “Solicitud de Cheque”, en original y copia, a favor

del Cajero de la empresa, adjuntando la nómina original con
todos los soportes respectivos: copia de contratos de trabajo,
cartas de renuncia, informes de fallecimiento, solicitudes de
pensión por vejez e incapacidad total; pagos de horas extras
e informes de deducciones a los trabajadores.
l) Presenta la nómina con todos sus soportes para aprobación

y firma del Gerente General y la autorización del Presidente
del Consejo de Administración (o Junta de Directores).
m) Fotocopia los documentos firmados y soportes,

organizando un juego completo de la nómina a pagar para el
archivo de la Jefatura de Administración y Finanzas.
n) Entrega a Contabilidad los documentos originales para su

revisión y trámite de elaboración de cheque para el efectivo
pago de nómina a los trabajadores de la empresa.
o) El Contador emite cheque por el monto total de la nómina

y cheques a favor de entidades tales como el INSS, DGI y el
Tecnológico Nacional u otros, a favor de terceros por otros
conceptos deducidos, así como colillas de pago detallado de
cada trabajador.
p) El Cajero cambia el cheque y organiza los pagos de los

trabajadores, ensobrando y efectuando el pago previa firma
de la nómina y entrega de colillas de pago correspondientes.
44
▶ Esquema de modelo de presentación de la Nómina de Pago
45
VIII. METODOLOGÍA PARA LA DETECCIÓN

DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN Y
ELABORACIÓN DEL PLAN DE CAPACITACIÓN
“Las Necesidades de Capacitación son las deficiencias de conocimientos, habilidades o

actitudes que una persona tiene y que debe adquirir y/o actualizar para desempeñar con
eficiencia y eficacia las tareas propias de un puesto, cumpliendo así con los objetivos esta-
blecidos en la empresa. Cuando analizamos estas necesidades se detectan desviaciones
entre lo que DEBE SER o situación esperada y LO QUE ES, o situación real”.
“El Plan de Capacitación constituye un instrumento que determina las prioridades de ca-
pacitación de los trabajadores de la empresa”.
46
1. OBJETIVOS DE LA DETECCIÓN DE NECESIDADES DE ocupando la nueva posición o estar próximas a hacerlo.

CAPACITACIÓN (DNC)
d) Necesidades para el puesto actual. Están relacionadas
a) Objetivo General directamente con el desempeño del puesto actual. Muchas
veces se plantea que si las personas ya ocupan el puesto, los
Identificar las discrepancias o déficit de conocimientos, conocimientos que le hacen faltan no son indispensables.
habilidades, destrezas, actitudes, comportamientos y
potencialidades de la fuerza de trabajo, así como los e) Necesidades a futuro. Se presentan cuando se va a echar
problemas de clima organizacional de las unidades a andar un nuevo programa o proyecto o instalar un nuevo
organizativas, con la finalidad de programar las acciones equipo. Las autoridades superiores en combinación con la
de capacitación y desarrollo, en función de los objetivos Jefatura de Administración y Finanzas (coordinadora de la
empresariales y del mejoramiento organizacional. función de Capacitación) deben estar atentos y adelantarse
a los hechos para preparar al personal.
b) Objetivos Específicos
Las necesidades de capacitación están relacionadas casi
▶ Identificar necesidades técnicas o administrativas, siempre con las siguientes manifestaciones:
referidas a la eficiencia y productividad de las operaciones,
programas y proyectos desarrollados por la empresa. ▶ Baja en el nivel de logros de los objetivos y metas debido a
la falta de competitividad de la fuerza de trabajo.
▶ Identificar necesidades de capacitación en las unidades
organizativas, referidas al desempeño eficiente de los ▶ Disminución del nivel de resultados esperado.
puestos de trabajo, en razón de los objetivos y metas de las
mismas. ▶ Se observa incremento en los costos unitarios de
producción de servicios por errores frecuentes.
▶ Diagnosticar necesidades generales, producidas por
la implantación de programas, proyectos o cambios ▶ Desmejoramiento de la calidad de los productos y/o
organizacionales o tecnológicos, así como de procesos de servicios.
trabajo. ▶ Desmejoramiento en la dirección del trabajo.
▶ Detectar necesidades específicas de desarrollo gerencial ▶ Se observa cierta pérdida de la moral y la confianza de los
en los diferentes niveles jerárquicos y/o de supervisión. trabajadores.
▶ Diagnosticar problemas específicos por áreas o por ▶ Problemas de personal: a) relaciones laborales, b) clima
puestos de trabajo. organizacional, c) pérdida de interés, d) indiferencia o apatía
▶ Identificar los valores organizacionales que deberán regir por el trabajo, e) falta de cooperación o apoyo, f) retrasos
el comportamiento del personal y el clima organizacional, voluntarios o involuntarios, entre otros.
en función de la eficiencia y el desarrollo empresarial. Algunas necesidades no son observadas a simple vista, sino
2. TIPOS DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN que su reconocimiento requiere de un análisis más detallado.
Sobre todo, es necesario discriminar si las dificultades
a) Necesidades manifiestas. Son aquellas necesidades arriba señaladas, son causadas por falta de entrenamiento,
cuyos efectos y causas son obvios. Por ejemplo: la actualización o desarrollo, o por otras causas del medio
implementación de nuevos programas y proyectos ambiente laboral.
requeridos por la empresa u orientados por el Consejo de
Administración (o Junta Directiva), instalación de nuevos En el proceso de análisis de las Necesidades de Capacitación
equipos, el cambio en los métodos, o la contratación de se recomienda tener en cuenta:
personal nuevo. ▶ Políticas generales de la empresa y líneas de acción
b) Necesidades ocultas. Son las que tienen su origen en estratégicas.
la carencia de conocimientos, habilidades y actitudes. ▶ Objetivos y metas empresariales, de cada unidad
Esto sucede sobretodo en el personal que tiene mucho organizativa.
tiempo de realizar un trabajo y no se atreve a manifestar sus
habilidades. ▶ Programas y proyectos técnicos o administrativos a
impulsar.
Si se logran detectar estas necesidades se puede orientar la
capacitación hacia la verdadera causa de los problemas, y ▶ Cambios organizativos y/o tecnológicos en perspectiva.
no sólo hacia los efectos.
▶ Problemática del desempeño: rendimiento y
c) Necesidades para ascenso. Son necesidades evidentes, competitividad de la fuerza de trabajo.
para las cuales se demandan acciones de capacitación
rápidas e inmediatas, ya que las personas pueden estar ▶ Condiciones de trabajo.
47
▶ Políticas de Recursos Humanos. 4. POLÍTICAS DE DETECCIÓN DE NECESIDADES DE

CAPACITACIÓN Y PLANIFICACIÓN
▶ Políticas de Capacitación y Desarrollo Gerencial y del
personal en general. a) La Detección de Necesidades de Capacitación (DNC) se
realizará anualmente, en el último trimestre, utilizando
El proceso de análisis, que debe efectuarse a nivel de todas la metodología establecida de previo a nivel empresarial.
las unidades organizativas de la empresa, para establecer Se recabarán las necesidades de capacitación en
las necesidades de capacitación se describe en los Gráficos 1 las especialidades técnicas operacionales y técnico
y 2, que se muestran a continuación. administrativas de la empresa.
3. MÉTODOS MÁS UTILIZADOS EN LA DETECCIÓN DE b) Las necesidades de capacitación deben reflejar las
NECESIDADES DE CAPACITACIÓN discrepancias o déficit que dificultan:
a) DNC por problemas. Consiste en identificar la dificultad ▶ El cumplimiento de los objetivos y las metas de cada
que se debe superar mediante la capacitación para resolver unidad organizativa.
los problemas de desempeño.
▶ El desarrollo de la empresa.
En el proceso de investigación también se identifican
necesidades organizacionales y de relaciones laborales. ▶ El desempeño eficiente de los puestos de trabajo.
b) DNC por puesto/persona. Se fundamenta en el estudio ▶ La introducción de cambios tecnológicos y organizacionales.

de lo que se requiere para cada uno de los puestos. Significa
un nivel más específico de necesidades de capacitación. Se ▶ El mantenimiento de un clima organizacional adecuado
aplica como un método de Micro Detección de Necesidades para el logro de la eficiencia.
de Capacitación. c) Los jefes de unidades organizativas son los responsables
GRAFICO 1: DETERMINACIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN de analizar, identificar y priorizar las dificultades que
pueden ser superadas mediante acciones de capacitación y
MÉTODO DE ANÁLISIS desarrollo de personal.
d) Las necesidades de capacitación se organizarán en planes

y programas por cada unidad organizativa, los que a su
vez formarán parte del Plan General de Capacitación de la
empresa.
e) Todas las unidades organizativas y niveles jerárquicos

de la empresa deberán participar en la elaboración de los
planes y programas de capacitación, y posteriormente en el
diseño del contenido de los cursos o seminarios a impartirse,
cuando éstos se desarrollen a lo interno de la empresa.
f) Las acciones de capacitación y desarrollo de personal

se agruparán tanto en programas de capacitación interna
como externa.
g) Cada unidad organizativa elaborará y aprobará sus planes

GRAFICO 2: ANÁLISIS COMPARATIVO ENTRE LA SITUACIÓN y programas de capacitación y desarrollo de personal, bajo
ESPERADA Y LA SITUACIÓN REAL
los lineamientos técnicos/pedagógicos orientados por la
Jefatura de Administración y Finanzas, previa autorización
de la Gerencia General.
h) La prioridad tentativa de las acciones de capacitación

se establecerá en el Cronograma de Capacitación de cada
unidad organizativa.
i) La Jefatura de Administración y Finanzas será la instancia

encargada de consolidar el Plan General de Capacitación
del personal de la empresa y lo someterá a aprobación
y autorización de la Gerencia General y el Consejo de
Administración (o Junta de Directores), para su posterior
análisis con las autoridades del Tecnológico Nacional, en
lo que corresponda desarrollar a esta institución; y los que
48
deba desarrollar la empresa por otros medios y recursos. d) Posteriormente, los jefes de unidades organizativas
revisan, realizan los ajustes pertinentes y aprueban la DNC
5. PROCESO GENERAL DE DETECCIÓN DE NECESIDADES de sus áreas consolidando la información en orden de
DE CAPACITACIÓN A NIVEL MACRO (Insumo para prioridades.
elaborar el Plan Anual de Capacitación)
e) Se reúne con el Gerente General para unificar criterios
y determinar efectivamente la prioridad de las acciones
de capacitación identificadas, con base en los objetivos
empresariales y necesidades genéricas y específicas de la
empresa y del área.
f) Remite los formularios de DNC aprobados por la Gerencia

General a la Jefatura de Administración y Finanzas.
g) El Jefe Administrativo Financiero analiza la información de

cada unidad organizativa, clasifica los cursos en programas
de capacitación interna y externa, y en el exterior del país, si
así fuese.
h) Seguidamente, organiza los cursos y seminarios en el

formato “Plan de Capacitación” y elabora el “Cronograma”
en el formato respectivo para su ejecución en las fechas
tentativas establecidas.
i) Presenta el plan y cronograma general de capacitación

a la Gerencia General para su revisión y aprobación, de
conformidad a la “Guía para elaborar el Plan Anual de
6. PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LA DNC POR Capacitación”.
PROBLEMA Y ELABORAR EL PLAN DE CAPACITACIÓN j) Finalmente, el plan y el cronograma de ejecución de las
ANUAL DE LA EMPRESA acciones de capacitación es presentado y sustentado ante
a) El Jefe Administrativo Financiero remite a las unidades el Consejo de Administración (o Junta de Directores), para su
organizativas de la empresa la metodología y formatos para debida autorización y puesta en práctica.
realizar la DNC, solicitando preparar los planes y programas 7. GUÍA DE CONTENIDO PARA ELABORAR EL PLAN DE
de capacitación del personal subordinado y entregarlos en CAPACITACIÓN ANUAL DE LA EMPRESA
el período determinado.
Los aspectos señalados deben desarrollarse para todo plan
b) El Jefe de cada unidad organizativa recibe la metodología de capacitación, ya sea a nivel de unidad organizativa o de la
para la DNC, procediendo al llenado de los formatos empresa en su totalidad.
“Proyectos y Objetivos” y “Necesidades Genéricas”
conforme las determinaciones de la Gerencia General y del a) Introducción
Consejo de Administración (o Junta de Directores). Si tiene
claro el proceso a seguir se reúne con el personal a su cargo Contenido:
para identificar las dificultades que se deben solucionar vía
▶ Antecedentes de la Capacitación en el período anterior.
capacitación. De lo contrario, organiza seminario para la
DNC en coordinación con la Jefatura de Administración y ▶ Perspectivas que presenta el plan.
Finanzas.
▶ Utilidad esperada del mismo y beneficios empresariales.
c) En conjunto con su personal, el Jefe de cada unidad
organizativa, analiza la situación real versus la esperada b) Justificación
de su área y de cada puesto de trabajo, para organizar el
Contenido:
llenado de DNC siguientes:
▶ Bases en que se apoyan la aplicación del plan y la filosofía
▶ Necesidades por área.
administrativa de la empresa, interés y cooperación de los
▶ Necesidades por proyectos. jefes de unidades organizativas en el cumplimiento de los
objetivos del plan.
▶ Necesidades de dirigentes.
▶ Impacto previsto de la aplicación del plan en la
▶ Necesidades por puesto/persona. productividad empresarial y en el desarrollo organizacional.
49
c) Resultados de la detección de necesidades de Formato: Necesidades Genéricas

capacitación
Las autoridades de primer nivel, identifican las necesidades
Contenido: de capacitación que se requiere superar para mejorar
los niveles de desarrollo del área de que se trate. Estas
▶ Resumen de la problemática de la unidad organizativa necesidades se denominan genéricas.
correspondiente o de la empresa en general.
Formato: Necesidades por áreas
▶ Criterios usados para la selección y priorización de
acciones programadas. Los Jefes de unidades organizativas, que están más cercanos
a la ejecución del trabajo, en consulta con el personal,
▶ Clasificación de las necesidades detectadas. identifican las necesidades de capacitación con base en los
planes y niveles de productividad que se deben alcanzar, así
▶ Subproductos (si es posible y oportuno): asuntos del
como en la estrategia de la empresa.
sistema administrativo relacionado con la capacitación, que
obstaculizan la eficiencia y el desarrollo organizacional. Formato: Necesidades por proyectos
d) Objetivos y Programas La función de este formato es similar a la del anterior, pero
se refiere a los proyectos que específicamente corresponde
Contenido:
desarrollar al área de que se trate.
▶ Objetivos generales del plan para el período de vigencia.
Formato: Necesidades de dirigentes
También se pueden incluir las metas generales.
En este formato se especifican los requerimientos de
▶ Plan: enunciado del plan, el área o las áreas usuarias, los
capacitación de los niveles directivos, basados tanto en las
cursos que lo conforman, el número de participantes y el
funciones y responsabilidades que deben cumplir, como en
costo general del mismo.
la estrategia empresarial.
e) Cronograma
Formato: Necesidades por puesto/persona
Contenido:
Si las condiciones y necesidades de una unidad organizativa
▶ Distribución mensual de los cursos y/o seminarios. determinada posibilitan y/o requieren particularizar
las necesidades de capacitación por trabajadores o por
▶ Áreas usuarias, número de cursos, número de participantes algunos trabajadores, se aplica este nivel de detección de
por cursos, número de horas para cada curso y cargos a los necesidades, las cuales se recaban en este formato.
que van dirigidos.
Formatos: Plan de Capacitación y Cronograma de
▶ Instructores o Instituciones ofertantes. Ejecución
▶ Gasto por curso. La información recabada en la DNC se organiza en los
formatos “Plan de Capacitación” y “Cronograma de
f) Resumen Ejecutivo
Ejecución”.
Se recomienda para el uso de la Jefatura de Administración
Se adjuntan a este manual los esquemas de todos y cada
y Finanzas. Se utiliza para la presentación ante directivos de
uno de los formatos indicados.
los más altos niveles.
Contenido:
▶ Síntesis de las partes de todo el plan de trabajo.
▶ Se auxilia de gráficas que representan los recursos y

beneficios de las acciones de capacitación previstas a
ejecutar.
▶ Conclusiones.
8. FUNCIÓN DE LOS FORMATOS A UTILIZAR EN LA DNC
Formato: Proyectos y Objetivos
En este formato las autoridades de primer y segundo

nivel, especifican los objetivos y proyectos que deben ser
apoyados mediante acciones de capacitación.
50
▶ Formato: Objetivos y Proyectos.
▶ Formato: Necesidades Genéricas.
▶ Formato: Necesidades por Área.
▶ Formato: Necesidades por Proyecto.
▶ Formato: Necesidades de Dirigentes.
▶ Formato: Necesidades por Puesto/Persona.
▶ Formato: Plan de Capacitación.
▶ Formato: Cronograma de Capacitación.
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IX. PROCEDIMIENTOS PARA RENUNCIAS Y

DESPIDOS EN LAS EMPRESAS MUNICIPALES DE
AGUA Y SANEAMIENTO
“La separación de trabajadores en la empresa está constituida por renuncias o despidos

provocados por diversas causas y dan por terminado el contrato laboral. Estas separacio-
nes pueden ser motivadas por la propia decisión del trabajador, en el caso de las renuncias
voluntarias en búsqueda de mejores horizontes o por decisión de la empresa, cuando se
trata de despidos basados en sanciones disciplinarias por la comisión de faltas graves que
infrinjan el reglamento interno de trabajo y el desempeño insatisfactorio frecuente”.
61
1. OBJETIVO g) La empresa se reserva el derecho de retirar de su puesto

de trabajo a aquel personal que durante dos períodos
Proporcionar a las empresas municipales prestadoras de consecutivos de evaluación tenga bajo nivel de desempeño,
servicios de agua potable y saneamiento un instrumento más en casos en que los planes de mejoramiento y las
de orden administrativo basado en la legislación laboral acciones de capacitación, resulten insuficientes para revertir
y el Reglamento Interno de Trabajo, orientado a regular la ese comportamiento de rendimiento.
relación de trabajo en lo concerniente a la terminación del
contrato por renuncias o despidos de trabajadores. h) Para revisar las causas en que incurra un trabajador y
que justifiquen la terminación del contrato de trabajo se
2. NORMAS DE OPERACIÓN conformará una Comisión Bipartita, integrada por dos (2)
representantes de la empresa y dos (2) del Sindicato.
a) De conformidad al Arto. 44 del Código del Trabajo, cuando
el contrato fuese por tiempo indeterminado, el trabajador i) La Comisión Bipartita no se integrará cuando la causa del
por su espontánea voluntad podrá darlo por terminado despido sea un acto delictivo penado por la ley y esto sea
avisando a la empresa por escrito, con quince (15) días demostrado; asimismo, cuando el trabajador goce de fuero
calendario de anticipación. Caso contrario, se considerará sindical o desempeñe un cargo de confianza.
abandono del servicio con los efectos disciplinarios
correspondientes. j) La Gerencia General en representación de la empresa, será
la instancia encargada de notificar al Sindicato, la fecha,
b) Por lo trascendente y traumático que puede ser un día, hora y lugar para analizar los motivos de la infracción
despido tanto para los trabajadores afectados como para la o infracciones del Código del Trabajo, el Reglamento
empresa, siempre, a menos que sean casos extremos, será Interno de Trabajo u otros reglamentos internos, según
conveniente buscar soluciones a los problemas que tengan el caso y con acuerdos o desacuerdos se levantará el acta
bajos niveles de aceptación. correspondiente. Si no hay acuerdos en el término de
setenta y dos (72) horas máximas, la empresa podrá tomar
c) En la aplicación de despidos a trabajadores, la empresa, la decisión que en derecho le asista, igual que el Sindicato y
a través de sus Gerentes y Jefes de unidades organizativas, el trabajador afectado.
se ajustará a lo estipulado en el Código del Trabajo, el
Reglamento Interno de Trabajo o aquellas cláusulas k) En caso de terminación de la relación laboral por renuncia
incorporadas al Convenio Colectivo de Trabajo en materia o despido unilateral de la empresa, la liquidación final de
de terminación laboral (si hubiese), para no exponer prestaciones se hará efectiva a más tardar diez (10) días
innecesariamente a la empresa a litigios legales que puedan después de ocurrida la misma.
generarle afectaciones legales y de imagen.
l) La empresa no podrá despedir sin causa justa a los
d) En el caso de los despidos, los Gerentes y Jefes de miembros de la Junta Directiva del Sindicato, que gocen de
unidades organizativas deberán efectuar los llamados de fuero sindical según las leyes laborales, salvo aplicando los
atención correspondientes al tipo de falta en que incurra procedimientos legales indicados.
el trabajador de forma inmediata, realizando primero los
verbales y luego los escritos. m) La empresa no practicará despidos arbitrarios,
improcedentes o injustos con sus trabajadores más aún
e) De los llamados de atención por escrito, debe incorporarse en aquellos casos en que éstos se nieguen a cometer un
una copia al expediente del trabajador mediante la cual delito, decidan informar actividades ilícitas observadas
se justifique la separación ante las instancias reguladoras y comprobables o la existencia de medidas inseguras de
de la legislación laboral. Tal documentación permitirá a trabajo en su área laboral.
la empresa soportar las decisiones tomadas en casos de
incompetencia o problemas disciplinarios. n) El personal directivo en general deberá cumplir con
la política de respetar el derecho a la intimidad de sus
f) La empresa aplicará en el caso de despidos restricciones trabajadores y no entrometerse de manera injustificada en
de carácter ético y moral que deben ser observados y sus asuntos personales con el ánimo de encontrar pretextos
cumplidos con estricto apego por los Gerentes y Jefes de para despidos, salvo casos relacionados con: consumo de
unidades organizativas, tales como: drogas, alcoholismo crónico, actividades delictivas u otras
que pudiesen afectar directamente la productividad, la
▶ No despedir a mujeres en estado de embarazo. seguridad y/o la moral en el centro de trabajo.
▶ Enviar de vacaciones al personal cuyo despido ya esté o) Para evitar demandas judiciales por despidos
decidido. injustificados, los Gerentes y Jefes de unidades organizativas
▶ Remitir notificaciones de despido hasta el domicilio serán responsables de:
del trabajador cuando éste se encuentre disfrutando de ▶ Contar con motivos suficientes y claramente relacionados
vacaciones. para su debida y objetiva exposición ante la Comisión
▶ Democionar a un trabajador como forma de presionarlo a Bipartita.
que renuncie. ▶ Asegurarse de haber cumplido plenamente con las
▶ Imposición de condiciones laborales inapropiadas e disposiciones y procedimientos contenidos en el Reglamento
irrazonables como medida de presión para que renuncie. Interno de Trabajo de la empresa.
62
▶ Documentar adecuadamente en el expediente del ▶ Verificar que al expediente laboral del trabajador se
trabajador afectado los problemas de desempeño y/o de haya incorporado el historial de sanciones disciplinarias
comportamiento actitudinal laboral. aplicadas.
▶ No aplicar excepciones en situaciones similares que ▶ Elaborar “Solicitud de Despido”, en original y tres copias,
ameriten despido, en beneficio de unos o en contra de otros señalando de forma clara los siguientes aspectos:
trabajadores.
▶ Nombres y apellidos del trabajador afectado.
3. PROCEDIMIENTOS DE RENUNCIAS
▶ Puesto desempeñado.
a) El trabajador debido a motivos personales y por su propia
voluntad, decide presentar ante su jefe inmediato su carta ▶ Infracción cometida al Reglamento Interno de Trabajo.
de renuncia al puesto desempeñado, con quince (15) días de
anticipación. ▶ Exposición de evidencias.
b) El jefe inmediato revisa con el trabajador si es posible ▶ Fecha de separación prevista.

que reconsidere su decisión con fines de retención, sobre ▶ Firmar “Solicitud de Despido” y requerir aprobación del
todo si su desempeño laboral es alto y es necesario para la superior inmediato a que pertenece el área bajo su cargo.
empresa.
▶ Enviar el original de la solicitud a la Jefatura de
▶ Si es posible que el trabajador reconsidere su decisión de Administración y Finanzas y una copia de la misma cada una
renuncia, procede a archivar la carta. de las siguientes instancias:
▶ Si la renuncia del trabajador es irrevocable, verifica ▶ Superior inmediato de su área.
que cumpla con los quince (15) días de anticipación en la
presentación de la renuncia. ▶ Sindicato.
c) Si es correcto, traslada la carta de renuncia con su visto ▶ Archivo.
bueno a la Jefatura de Administración y Finanzas.
b) El Jefe Administrativo Financiero determina día, fecha,
d) El Jefe Administrativo Financiero programa y realiza hora y lugar para revisar el caso, para convocar luego a
al trabajador entrevista de salida conforme las normas y reunión de trabajo a los miembros de la Comisión Bipartita.
procedimientos establecidos.
c) La Comisión Bipartita se reúne para analizar el caso de
e) Procede a la elaboración de liquidación final de despido, procediendo a actuar de la siguiente manera:
prestaciones y beneficios a que tenga derecho el trabajador,
así como aplicar la baja del personal activo. ▶ Revisar la “Solicitud de Despido” y las evidencias
documentales, informativas u otras que soportan la
4. PROCEDIMIENTOS DE DESPIDOS decisión.
a) Para proceder al despido de un trabajador, los jefes ▶ Citar al superior inmediato del trabajador afectado para
inmediatos de éstos en las empresas municipales conocer la exposición del caso.
prestadoras de servicios de agua potable y saneamiento,
deberán realizar las siguientes acciones: ▶ Citar al trabajador afectado con la medida del despido
para que presente alegatos a su favor.
▶ Aplicar preliminarmente los procedimientos disciplinarios
según faltas cometidas por el trabajador afectado, de ▶ Analizar con detenimiento y objetividad toda la
acuerdo a lo establecido en el Reglamento Interno de información, documentación y pruebas relacionadas con el
Trabajo. caso.
▶ Documentar la acción disciplinaria en el expediente ▶ Determinar si hay afectación a los derechos laborales del
laboral del trabajador. trabajador:
▶ De prevalecer la falta de competencia en el desempeño y/o ▶ Si no hay afectación, se pronuncia a favor de la medida de
comportamiento laboral del trabajador y ameritar despido despido, para que le sea comunicada al trabajador a través
de su puesto de trabajo, procede a: de la Jefatura de Administración y Finanzas.
▶ Reunir todas las evidencias documentales e informativas ▶ Si los representantes sindicales consideran que hay
que soporten la decisión de despido. afectación a los derechos laborales del trabajador, el caso
se traslada para su juicio, en las instancias competentes del
▶ Analizar y constatar la veracidad y objetividad de las Ministerio del Trabajo.
evidencias reunidas,
d) Si el caso pasa a ventilarse en el Ministerio del Trabajo, la
▶ Examinar con detenimiento que se haya agotado el empresa procede a contratar servicios legales o auxiliarse
procedimiento disciplinario indicado en el Reglamento de las instancias legales de la municipalidad por decisión del
Interno de Trabajo. Consejo de Administración (o Junta de Directores).
63
▶ Solicitud de Despido
64
X. PROCEDIMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN

DE LIQUIDACIÓN FINAL DE PRESTACIONES Y
BENEFICIOS EN LAS EMPRESAS MUNICIPALES
“La liquidación final de prestaciones y beneficios es el instrumento administrativo de control inter-

no elaborado por la empresa una vez finalizada la relación laboral o contractual, por la causa que
fuese, para garantizar que el personal separado reciba de forma justa y oportuna las prestacio-
nes y beneficios a que tiene derecho. De igual modo, asegurar el pago de todas aquellas deudas
que haya contraído el trabajador. Todo lo anterior, en apego a las disposiciones establecidas en
las leyes laborales y en el convenio colectivo de trabajo”.
65
1. OBJETIVO k) El pago efectivo de la liquidación final se hará en un plazo

de tiempo máximo de diez (10) días después de ocurrido el
Describir los pasos lógicos y secuenciales que deben cese de la relación laboral.
realizarse para determinar la retribución final, a que tiene
derecho el personal que cese su relación laboral con las l) Para efectos de deslindar responsabilidades, el retiro de
empresas municipales prestadoras de servicios de agua pagos de liquidaciones finales por terceras personas solo se
potable y saneamiento en pequeñas ciudades, en estricto podrá hacer con una carta poder firmada por el empleado
apego a la legislación laboral vigente en el país. tal a como firma en su cédula. La cédula de identidad se
deberá presentar en original y fotocopia, devolviéndose la
2. NORMAS DE OPERACIÓN original luego de cotejar la firma con la carta poder.
a) De conformidad con la ley, la liquidación final de m) Todo aquel trabajador que refleje un saldo negativo en su
prestaciones y beneficios sociales se elaborará en los liquidación final estará obligado a firmar un pagaré a favor
siguientes casos: i) renuncia del trabajador, ii) despido de la empresa para saldar su deuda. El plazo de pago será
por haber incurrido en algunas de las faltas graves o muy convenido entre las partes, pero no podrá ser mayor a seis
graves establecidas en el Reglamento Interno de Trabajo; iii) (6) meses.
jubilación o invalidez, conforme la legislación vigente en la
materia; y, iv) fallecimiento o incapacidad permanente. n) Una vez efectuado el pago de la liquidación final se deberá
estampar en todos los tantos del documento el sello de
b) Para la elaboración de la liquidación final de prestaciones “cancelado” y anotar en el comprobante de pago el número
y beneficios sociales, se deberán conocer y aplicar con de cédula de identidad del beneficiario; o en su defecto de la
propiedad los cálculos y retenciones del seguro social y el persona autorizada para realizar el retiro del pago.
impuesto sobre la renta; así como calcular las vacaciones
y el treceavo mes, independientemente de que el sistema 3. PROCEDIMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN DE
automatizado desarrolle estas rutinas. LIQUIDACIONES FINALES
c) La responsabilidad de desarrollar el procedimiento a) El Jefe Administrativo Financiero recibe carta renuncia
de elaboración de liquidaciones finales en el sistema del trabajador o copia de la carta de suspensión del
computarizado, recaerá en el Jefe Administrativo Financiero. nombramiento del trabajador que abandona la empresa
(ya sea por despido, jubilación o incapacidad permanente),
d) En la liquidación final de un trabajador se consignarán los tomando nota de la fecha efectiva de retiro.
días laborados pendientes de pago, así como proporciones
de vacaciones, treceavo mes e indemnizaciones, a que b) Revisa la última nómina de pago cancelada por la empresa,
tuviese derecho según las leyes laborales. para conocer si al trabajador se le adeudan días trabajados o
ha recibido salario adelantado.
e) La base de cálculo para el pago de prestaciones será el
último salario correspondiente al puesto desempeñado por c) En ambos casos, procede a determinar el número de días
el trabajador al momento de su separación de la empresa. y lo registra en el sistema automatizado.
f) Para el cálculo del treceavo mes se aplicará el mismo d) Consulta en el expediente laboral del trabajador los días
procedimiento establecido para el cálculo del pago de acumulados y descansados y/o pagados al trabajador en
vacaciones. Este pago solamente será afectado por concepto de vacaciones, para determinar el saldo neto. Si el
deducciones aplicadas con base en la Ley de Alimentos. saldo es a favor del trabajador, determina el número de días
e incorpora el dato en los registro del sistema automatizado.
g) Las indemnizaciones serán liquidadas según la normativa
y procedimientos estipulados en el Código del Trabajo y el e) Si el saldo es a favor de la empresa, incorpora el número
Convenio Colectivo de Trabajo de la empresa (si procede). de días en el registro del sistema automatizado.
h) En la liquidación final también serán aplicadas todas las f) Determina la indemnización del trabajador de acuerdo
deducciones de ley establecidas por la legislación laboral a lo contemplado en el Código del Trabajo y el Convenio
(INSS, IR, Ley de Alimentos, embargos judiciales, etc.), días Colectivo de Trabajo, y lo registra en el sistema automatizado
pagados de más cuando el trabajador abandone la empresa conforme las instrucciones del manual de usuario.
y se haya pagado con anterioridad. Además, cualquier otro
tipo de deducciones contraídas de forma voluntaria por los g) Verifica si el trabajador tiene derecho a otros ingresos,
trabajadores. como por ejemplo horas extras pendientes de pago,
incentivos, bonificaciones u otros y los registra en el sistema
i) Para la elaboración de la liquidación final será requisito automatizado
que el trabajador haga entrega formal de los bienes que
la empresa le proveyera para realizar sus funciones y h) Revisa el archivo físico de documentos de deducciones
actividades de trabajo. Así mismo, presentar solvencia de a aplicar, para determinar si el trabajador tiene
entrega de equipo informático e información de interés para deducciones pendientes de aplicar y los registra en el
la empresa conforme la clasificación establecida, si el caso sistema automatizado. Archiva nuevamente el documento
lo requiere. consultado.
j) Las hojas de liquidación final serán debidamente i) Imprime en el sistema automatizado la “Hoja de Liquidación
numeradas para efectos de control interno. Final”, en original y dos copias.
66
j) Con el saldo del ingreso neto a pagar reflejado en la “Hoja Expediente

de Liquidación Final” procede a elaborar “Solicitud de
Cheque”, en original y copia, a favor del trabajador. ▶ Copia de “Solicitud de Cheque”
k) Firma la liquidación final y requiere la firma del Gerente ▶ Primera Copia de la “Hoja de Liquidación Final” con copia
General y del Presidente del Consejo de Administración (o de sus soportes.
Junta de Directores) en los documentos.
m) El Contador emite cheque conforme los procedimientos
l) Distribuye los documentos de la siguiente forma: establecidos en el sistema automatizado y lo transfiere a
Caja para su entrega al trabajador.
Contabilidad
n) La Cajera entrega cheque al trabajador con la segunda
▶ Original de “Solicitud de Cheque” copia de la “Hoja de Liquidación Final”, previa comprobación
de datos y firma de los documentos soporte del cheque,
▶ Original y segunda copia de la “Hoja de Liquidación Final” estampando en los mismos el sello de “cancelado”.
con sus soportes.
▶ Hoja de Liquidación Final
67
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Williamson Christine, Colvin Gary y McDonald Amy. Gestión de Recursos Humanos. Editado por Rachel Blackman. Publicada
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68
I N S T I T U TO N I C A R A G U E N S E D E A C U E D U C TO S Y A L C A N TA R I L L A D O S
D e l a M a n s i ó n Te o l i n d a 3 c u a d r a s a l s u r.
Managua, Nicaragua.
Te l . + ( 5 0 5 ) 2 2 6 6 - 8 4 4 4
Fax: +(505)2266-8447
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INSTITUTO NICARAGÜENSE DE ACUEDUCTOS Y ALCANTARILLADOS (INA A)

II OBJETIVOS DEL MANUAL 6

III PROCEDIMIENTOS PARA LA PROVISIÓN DE PUESTOS: RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN

Equipo Técnico de la Cooperación Suiza, Programa de Agua y Saneamiento en

Equipo Técnico INAA:

Diseño y Diagramación: ROI Publicidad.

Primera Edición: Enero, 2017

En 44 cabeceras municipales de Con la contribución de la Agencia Suiza

Laguna de Xiloa, Nicaragua.

II. OBJETIVOS DEL MANUAL

b) Establecer formalmente los métodos y técnicas de trabajo

c) Precisar responsabilidades operativas para la ejecución,

III. PROCEDIMIENTOS PARA LA PROVISIÓN

1. OBJETIVO ▶ Descripción de las funciones y responsabilidades del cargo.

2. NORMAS DE OPERACIÓN ▶ Encontrarse en el libre ejercicio de sus derechos civiles y

c) Dependiendo de sus necesidades, las formas de

j) Aunque se firme un contrato de trabajo, la Jefatura de 2. Convocatoria de aspirantes

b) Categoría ocupacional, cargo y número de plazas vacantes 3. Comité de Evaluación

g) Pertenencia a grupos o asociaciones gremiales,

Los resultados del análisis de los datos anteriores, servirán

3. Aplicación de pruebas de selección 6. La elección del candidato idóneo

▶ El contrato original se archivará en el expediente, y el ▶ Seguidamente, el Jefe Administrativo Financiero constatará

b) Ubicación del cargo en la estructura organizativa.

d) Fecha de inicio de labores (igual a la indicada en el

e) Persona con quien deberá abocarse (superior inmediato).

▶ El original del nombramiento será entregado al trabajador,

4. FORMULARIOS UTILIZADOS EN LOS PROCEDIMIENTOS

▶ Matriz de Evaluación de Candidatos

▶ Conclusiones de la Verificación de Información

Jefe Administrativo Financiero

IV. PROCEDIMIENTOS PARA LA INDUCCIÓN DE

1. ASPECTOS BÁSICOS 3. ¿QUIÉN ES RESPONSABLE DE LA INDUCCIÓN EN LA

7. FORMULARIOS UTILIZADOS EN LOS PROCEDIMIENTOS

▶ Parte A: Hoja de Control del Proceso de Inducción.

▶ Parte B: Hoja de Control del Proceso de Inducción.

V. PROCEDIMIENTOS PARA EL SEGUIMIENTO

5. FORMULARIOS UTILIZADOS EN LOS PROCEDIMIENTOS

▶ Evaluación del Desempeño – Período de Prueba.

▶ Carta de Cesación de Período de Prueba.

VI. NORMATIVA PARA LA ADMINISTRACIÓN Y

“Administrar y controlar de forma adecuada toda la información relativa a los traba-

1. OBJETIVO ▶ Declaración de Beneficiarios de Seguro de Vida y Accidentes

2. NORMAS PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE ▶ Número de expediente (igual al número de identificación

a) Integración del expediente del trabajador ▶ Fecha de Ingreso.

▶ Hoja de solicitud de empleo, o en su defecto el Currículum ▶ Incentivos y estímulos recibidos.

▶ Cartas de recomendación personal. ▶ Embargos alimenticios y judiciales.

▶ Pruebas de selección aplicadas. ▶ Evaluaciones del desempeño aplicadas.

▶ Exámenes médicos. ▶ Beneficios sociales recibidos en el marco del Convenio

▶ El préstamo de los expedientes deberá registrarse para

▶ Al inicio de cada año, la Jefatura de Administración y

▶ Cada dos años, la Jefatura de Administración y Finanzas

▶ Evaluaciones de desempeño practicadas en períodos

▶ Cartas de sanciones ya aplicadas.

▶ El número de folio correspondiente a los documentos

▶ Los documentos de los expedientes de los trabajadores

▶ Los archivos de los ex trabajadores se deberán archivar

▶ Hoja Índice del Expediente.

▶ Libro de Control de Préstamo de Expedientes.

▶ Hoja de Actualización de Datos.

FECHA ÁREA SOLICITANTE RECIBIDO POR: FIRMA