GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR

GUÍA DE APRENDIZAJE

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENIZAJE 3 Trámite de correspondencia

 Denominación del Programa de Formación: Técnico Asistencia en Organización de Archivos

 Código del Programa de Formación: 134400

 Nombre del Proyecto: Aplicación de los procesos archivísticos de gestión, trámite y organización
documental para el mejoramiento de la prestación de servicio, el acceso, transparencia y
protección de la información

 Fase del Proyecto: Fase 2 Planeación

 Actividad de Proyecto: Establecer las actividades para trámite y organización de documentos de

acuerdo con la normativa para Archivos de Gestión y acceso a la información

 Competencias:
o Trámite de correspondencia

 Resultados de Aprendizaje Alcanzar:

 Recibir los documentos de archivo de acuerdo con el manual de implementación

de un Programa de Gestión Documental y políticas de distribución.
 Despachar los documentos de archivo de acuerdo con el Manual de
implementación de un Programa de Gestión Documental y políticas de
distribución.

 Duración de la Guía: 64 horas

2. PRESENTACION

Amigo aprendiz:

A partir de la regulación que establecen los estados para garantizar la convivencia entre las personas con
los entornos y contextos en donde se desenvuelven, se estandarizan los trámites, dejando registro de los
mismos en los documentos.

GFPI-F-019 V3
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GUÍA DE APRENDIZAJE

El objetivo de la guía es el desarrollo de las actividades que le permitirán apropiar los resultados de
aprendizaje de la competencia Tramitar documentos de acuerdo con la normatividad vigente y las políticas
institucionales y cómo estos tienen una importancia para la persona u organización que los recibe o
produce en cumplimiento de sus funciones; se constituyen en el soporte en el cual se plasman las
decisiones y son, por tanto, en evidencia con valor probatorio, por lo tanto, es significativo reconocer el
contexto de estos en las organizaciones y el papel que juega la disciplina archivística en su administración.

Es importante entender el rol del archivista en el seguimiento al documento, con el fin de atender los
requerimientos en los términos definidos por las normas, especialmente en lo relacionado con hacer
efectivo lo requerido por la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 1712 de 2014, la
cual está dando pauta a las empresas para hacer más cercana al ciudadano.

Se desarrollará la guía en aspectos teóricos-prácticos para hacer más cercano el quehacer del archivista en
el proceso de la gestión y trámite de documentos.

Por lo anterior, lo invitamos a continuar con su formación y en especial de estos nuevos conocimientos que
le darán valor agregado a su proyecto formativo

¡Ánimo, esta guía le

proporcionará
competencias
ciudadanas que usted
como futuro archivista
debe conocer!

3. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 Actividades de Reflexión Inicial

Reconocer la importancia del proceso de la Gestión y Trámite de documentos de acuerdo con la normativa
y políticas de Estado.

Descripción actividad (trabajo individual):

Realice la lectura de la sentencia T-433 de 1994 Derechos Fundamentales Habeas Data y Acceso, que se
encuentra en la plataforma Fase 2, Materiales de Apoyo de la competencia Trámite de documentos.

Relacione la lectura y la competencia Trámite de Documentos y responde a los interrogantes planteados:

¿Cuál es la relación existente entre lo que le sucedió a la señora Nydia Larrea Guevara y los archivos?

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¿Qué puede sentir un ciudadano cuando sus solicitudes no se atienden?

¿Cuál es el papel de los archivistas en la recepción, trámite y seguimiento a la información que llega a las
entidades?

¿Cómo se pueden garantizar los derechos humanos en el trámite de los documentos que se reciben en la
Unidad de Correspondencia?

¿Por qué es importante conocer las funciones de las oficinas productoras y que incidencia tiene esto, en el
trámite?

¿En qué beneficia al ciudadano, identificar previamente el paso a paso para realizar un trámite?

Tiempo: 4 horas
Ambiente requerido: ambiente de gestión documental
Materiales: video Beam, computador con servicios en línea

3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje.

Reconocer la importancia del Trámite de Documentos como parte integral del programa de Gestión
Documental de acuerdo con la normativa vigente.

Descripción actividad 1 (trabajo individual):

- Defina los conceptos básicos sobre documentos de archivo, acceso a la información, derechos y
deberes con base en los conocimientos anteriormente adquiridos.

- Seleccione un trámite relacionado con la consecución de pasaportes, solicitud de servicios, entre

otros.

- Analice de acuerdo con la normativa vigente relacionada, tal como: la Ley 1712 de 2014, Ley 1581
de 2012, ley 1755 de 2015 y Decreto 1166 de 2016 1

- Identifique los accesos y garantías a la información, la caracterización de los diferentes datos

(metadatos, datos sensibles, estándar)

- Participe en los debates presenciales normativos propuestos por el instructor.

Descripción actividad 2 (trabajo individual):

- Observe la figura “Diligencias que no le pueden pedir según el Decreto Antitrámites”

- Responda a las preguntas:

1
La consulta de las normas, realizarlas en la base de datos Leyex.info para garantizar calidad y confiabilidad de las fuentes

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o ¿Cuál no conocía?

o ¿Le han solicitado alguno de estos documentos o a un familiar?

o ¿Desde la Unidad de Correspondencia puede implementar esta norma?

- Realice un listado de algunos trámites que podría obviarse o reducirse en el ejercicio del Estado
frente a los ciudadanos

Figura 1: tomada de https://www.asuntoslegales.com.co/consumidor/diligencias-que-aun-le-solicitan-y-que-prohibio-el-decreto-antitramites-

2551546

Descripción actividad 3 (trabajo individual):

- Analice el Acuerdo 060 de 2001 del Archivo General de la Nación (AGN) mediante la elaboración
de un diagrama de flujo2 en soporte electrónico, sobre el procedimiento a seguir para el recibo y
despacho de los documentos con un ejercicio nemotécnico de las cinco (5) erres (R): Recibir,
Revisar, Radicar, Registrar y Repartir (distribuir)

- Observe los procedimientos de recibo y despacho de documentos mediante visita a la Unidad de

Correspondencia de la empresa patrocinadora o empleadora

- Reestructure el diagrama de flujo con la información recolectada en la visita

2
Puede consultar la elaboración de este organizador gráfico en http://fcaenlinea1.unam.mx/anexos/organizadores_graficos.pdf

4
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Descripción actividad 4 (trabajo individual):

- Asocie las funciones, los tipos documentales y los trámites que se generan en las oficinas o
unidades administrativas que tengan relación con el proceso de contratación, vinculación,
investigaciones disciplinarias, actos administrativos mediante un gráfico jerárquico o cuadro de
doble entrada.3

Tiempo: 20 horas
Ambiente: Gestión Documental, Unidades de Correspondencia de Empresas empleadoras o patrocinadoras
o del Sena
Materiales: video beam, computador con servicios en línea

3.3 Actividades de Apropiación

Establecer las actividades para trámite y organización de documentos de acuerdo con la normativa para
Archivos de Gestión y acceso a la información

Descripción actividad (trabajo colaborativo):

- En equipos colaborativos realicen la simulación de una empresa, cuya actividad económica esté
relacionada con la gestión documental (insumos, equipos, custodia, asesoría, materiales, trasporte,
entre otros), definición de la misión, visión, estructura orgánica, cargos, funciones y portafolio de
servicios.
- Ejecuten el trámite de compra y venta de materiales y servicios de archivo mediante la aplicación de
los procedimientos de recibo, revisión, radicación, registro y distribución de los documentos de
acuerdo un juego de roles definidos en la unidad de correspondencia de la empresa simulada.
- Verifiquen los controles, consecutivo de comunicaciones (en formato PDF/A) y el Servicio de Alerta de
las cartas pendientes de respuesta de acuerdo con los tiempos establecidos por la norma y las políticas
de la empresa simulada, mediante el juego de roles.

Tiempo: 30 horas
Ambiente: Gestión Documental
Materiales: software de Gestión y Trámite de Documentos o plantillas en Excel, sellos radicadores,
fechadores, numeradores o impresora de adhesivos con código de barras

3.4 Actividades de Transferencia de Conocimiento

Presentar el plan de trabajo de la unidad de correspondencia de acuerdo con la situación planteada

Descripción actividad (trabajo colaborativo):

3
Puede consultar la elaboración de este organizador gráfico en http://fcaenlinea1.unam.mx/anexos/organizadores_graficos.pdf

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- En grupos colaborativos, elaboren el Plan de trabajo de la unidad de correspondencia de la

empresa simulada, teniendo en cuenta las actividades de recibo y despacho pendientes por
realizar. Posteriormente socialice en plenaria.

- En grupos colaborativos y mediante un ejercicio de contrastación, establezca la relación entre los

derechos de la información y los servicios de la Unidad de Correspondencia en cada una de las
empresas simuladas.

Tiempo: 10 horas
Ambiente: Gestión Documental
Materiales: software de Gestión y Trámite de Documentos o plantillas en Excel, sellos radicadores,
fechadores, numeradores o impresora de adhesivos con código de barras

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación

a. Evidencias de Conocimiento: Conocimiento: Conocimiento:

- Solución a preguntas Identifica las actividades a desarrollar

en el procedimiento de recibo de
relacionadas con la documentos de acuerdo con la
Identificación de las Técnica: Pregunta
normativa. Reconoce la importancia
actividades a desarrollar en el del registro y radicación de los
documentos a enviar según políticas Instrumento: Cuestionario De
procedimiento de recibo y institucionales. Identifica las Pregunta Estructurada
despacho de documentos, actividades a desarrollar en el
procedimiento de despacho de
registro y radicación de los documentos de acuerdo con la
documentos y normativa para normativa. Reconoce la importancia
del procedimiento de despacho de
tiempos de respuesta
documentos según normativa.
- Sustentación individual y en Identifica la normativa para tiempos de
grupos colaborativos, acerca respuesta según políticas
institucionales.
del montaje y diseño de la
Desempeño
unidad de correspondencia Clasifica los documentos recibidos de
creada en cada una de las acuerdo con el manual de
implementación de un Programa de
empresas. Gestión Documental. Radica los
documentos físico y electrónico para el
envío cumpliendo con las políticas Desempeño:
b. Evidencias de Desempeño: institucionales.
Radica los documentos en soporte
Técnica: Observación del Proceso
físico y electrónico para el envío
- Demuestra destreza en el cumpliendo con las políticas de Recibo Y Despacho de
manejo la gestión documental institucionales.

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y el trámite de compra y venta Registra documentos recibidos física y Documentos

electrónicamente, cumpliendo con las
de materiales y servicios de políticas institucionales
Instrumento: Lista De Chequeo
archivo mediante la aplicación Direcciona los documentos radicados
de los procedimientos de de acuerdo con el manual de funciones
y procedimientos
recibo, revisión, radicación, Aplica el procedimiento en el de
registro y distribución de los despacho de documentos de acuerdo
con la normativa y políticas de la
documentos empresa.
- Verifica los controles, Aplica el procedimiento, manual o
automatizado, para la radicación de los
consecutivo de comunicaciones
documentos a despachar, utilizando la
(en formato PDF/A tecnología disponible.
Registra los documentos internos y
externos a despachar, aplicando el
C. Evidencias de Producto: manual de implementación de un
- Plan de trabajo sobre las Programa de Gestión Documental y la
tecnología disponible.
actividades de recibo y
Aplica técnicas de plegado y embalaje
despacho a realizar para el despacho de los documentos,
- Consecutivo de de acuerdo con las normas técnicas y Producto:
las de correo y mensajería.
Correspondencia Despachada Aplica el procedimiento para el control Técnica: Observación De
- Registros del proceso aplicado de gestión y trámite de documentos,
de acuerdo con el manual para la Documentos Radicados y
a los documentos
implementación de un programa de Controles
gestión documental.
Producto: Instrumento: Lista De
Conforma el consecutivo de
Correspondencia Despachada de los Verificación
documentos enviados de acuerdo con
las normas de la Organización y la
normativa.
Técnica: Observación del Plan De
Trabajo

Instrumento: Lista de Verificación

5. GLOSARIO DE TERMINOS4

Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un
proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados
respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los
produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

Documento Original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que
permiten garantizar su autenticidad e integridad.

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Términos seleccionados del Acuerdo 027 del 2006 del Archivo General de la Nación

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Documento electrónico de archivo: Es el registro de información generada, recibida, almacenada y

comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida
por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y
procesos archivísticos.

Radicación de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un
número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora
de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento
que establezca la Ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el
documento.

Radicación de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un
número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora
de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento
que establezca la ley.

Registro de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus
sistemas manuales o automatizados de correspondencia todas las comunicaciones producidas o recibidas,
registrando datos como: nombre de la persona y/o entidad remitente o destinataria, nombre o código de
la dependencia competente, número de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite y
tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.

Registro de ingreso de documentos: Instrumento que controla el ingreso a un archivo, siguiendo el orden

cronológico de entrada, de documentos provenientes de dependencias, instituciones o personas
naturales.

Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe

realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica.

Recuperación de documentos: Acción y efecto de obtener, por medio de los instrumentos de consulta, los
documentos requeridos.

Trámite de documentos: Recorrido del documento desde su producción o recepción, hasta el

cumplimiento de su función administrativa.

6. REFERENTES BILBIOGRAFICOS

Congreso de la Repùblica de Colombia. (2000). Ley General de Archivos. Bogotá (Colombia).

Colombia. Archivo General de la Nación, (2006) Acuerdo 027 de 2006 Por el cual se modifica el
Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.

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GUÍA DE APRENDIZAJE

Nación, a. G. (29 de 10 de 2001). Archivo general de la nación. Recuperado el 2015, de archivo general de
la nación: www.archivogeneral.gov.co

Nación, a. G. (2003). Guía para la administración de las comunicaciones oficiales. Bogotá D.C.

República, c. D. (17 de 02 de 2014). Archivo general de la nación. Obtenido de archivo general de la

nación: www.archivogeneral.gov.co

Temis, c. D. (2014). Constitución política de Colombia. Bogotá D.C. : editorial Temis

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Autor Nombre Cargo Dependencia Fecha

(es)
Somny Marín Flórez Instructora Gestión Centro de Comercio,
25/10/2018
Documental Regional Antioquia

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del Cambio

Autor (es)