Índice

INTRODUCCION
Enterprise Resource Planning (ERP) se refiere al tipo de software que usan las
organizaciones para administrar las actividades empresariales diarias, como la
contabilidad, el abastecimiento, la administración de proyectos, el cumplimiento
y la gestión de riesgos y las operaciones de la cadena de suministro. Una suite
ERP completa también incluye enterprise performance management, software
que ayuda a planificar, presupuestar, predecir e informar sobre los resultados
financieros de una organización.

Los sistemas de ERP unifican una gran cantidad de procesos de negocios y

habilitan el flujo de datos entre ellos. Al recopilar los datos transaccionales
compartidos por una organización desde diversas fuentes, los sistemas de ERP
eliminan la duplicación de datos y proporcionan la integridad de los datos con
una sola fuente de verdad.

En la actualidad, los sistemas de ERP son fundamentales para administrar

miles de negocios de todos los tamaños y todas las industrias. Para estas
empresas, la ERP es tan importante como la electricidad que mantiene las
luces encendidas.

En esta práctica se desarrollaron casos prácticos real ERP en caso de estudio

de una empresa real donde se muestre el uso y aplicación de cada uno de los
modulo y submódulos

OBJETIVO
Analizar y desarrollar un caso real donde se muestre el uso y aplicación de los
diferentes módulos y submódulos que hay en una empresa.
Desarrollo

Análisis de la situación inicial de la empresa

Partimos de que el objetivo de este trabajo es la implantación de un sistema

ERP de software libre en una pequeña empresa. Lo primero que tenemos que
conocer es su estructura, sus actividades, que procesos llevan a cabo y cómo
lo hacen. Además, el establecimiento de un nuevo sistema de gestión para
todos los procesos de negocio surge de las distintas necesidades de la
empresa. Es decir, tenemos que conocer su situación actual y cuáles son los
cambios que quiere realizar para mejorar su negocio.

Descripción de la empresa

El objeto de estudio es una pequeña empresa dedicada al comercio minorista

de productos frescos procedentes del mar pescados y mariscos “El Mar de la
Villa”. Cuenta con cuatro establecimientos o tiendas repartidas en la misma
ciudad y pertenecientes a cuatro socios distintos. En cada una de ellas se
llevan a cabo actividades de venta directa al público.

El número total de empleados es de diez, 4 de ellos son los socios de la

empresa y responsables de su tienda correspondiente y el resto trabaja como
vendedor. Podemos ver el organigrama de la empresa en la figura 2.1 Dentro
de cada tienda o establecimiento los empleados serán los usuarios del sistema
ERP implantado, es decir, todos los vendedores que dispongan de los
permisos adecuados podrán

Figura 2.1 Organigrama de la empresa.

Fuente: Elaboración propia

Necesidades de cambio de la empresa

La decisión por parte de uno de los socios de la empresa de implantar un

sistema ERP para gestionar todos o casi todos los procesos del negocio surge
por un deseo de cambio en la forma de trabajar. Lo que buscamos es facilitar la
administración y el manejo de la información para tener una empresa más
competitiva, con menos costes y con una estructura más organizada.

Las necesidades básicas que tiene el negocio para implantar un software tipo
ERP son las siguientes:

 Buscamos una gestión administrativa y de la información de todos los

establecimientos que los programas actuales no pueden cubrir. Las
aplicaciones como Microsoft Excel y Access son insuficientes para
controlar las actividades de la empresa, ya que la introducción de los
datos mediante estos programas es lenta y tediosa.
 Cuando se requiere consultar información determinada (facturas, gastos
del mes, número de productos de un tipo en el almacén,…) no resulta
una labor tan sencilla. Queremos agilizar y facilitar el flujo de
información.
 Al ser cuatro tiendas en diferentes ubicaciones y con independencia
entre sí para ciertas operaciones (por ejemplo, compras de productos)
es complicado
 conocer la situación real de cada una. Necesitamos hacer un balance de
cada centro para conocer cuáles son sus gastos, ventas y compras de
forma individual.
 Se precisan informes semanales y mensuales sobre la facturación y los
gastos, a fin de controlar cómo evoluciona el negocio y en qué situación
se encuentra.
 Queremos conseguir una mejor gestión de los inventarios. Al ser un
negocio de venta al público, los niveles de existencias varían
prácticamente a diario y es preciso llevar un buen control de ellos para
realizar las futuras compras.
Para cubrir todas estas necesidades decidimos implantar un sistema ERP que
permita conocer mejor el funcionamiento del negocio, saber el porqué de los
problemas que surgen para poder solucionarlos y tener claros cuáles son los
puntos fuertes de la empresa para poder ser más competitivos.

En función de las actividades y procesos de negocio que lleva a cabo la

empresa se necesitarán una serie de funcionalidades o módulos para su
gestión integral. En los siguientes apartados vamos a describir todas esas
tareas que realiza la empresa para saber qué funcionalidades del sistema ERP
son las más adecuadas.

Los módulos seleccionados para su aplicación son:

Contabilidad y finanzas

Antes de comenzar con la configuración inicial de este módulo, es importante

decir que al principio de su instalación se abre una ventana en la que ya
podemos seleccionar un plan contable determinado en función del país en el
que se encuentre la empresa. En este caso, el documento legal en vigor que
regula las actividades contables en España es el Plan General Contable (PGC)
2008.

Si bien es cierto, este Plan Contable tiene varias versiones según las
características de la empresa que deba o desee aplicarlo. A pesar de que la
empresa no necesita aplicar de forma obligatoria ningún plan de contabilidad
como tal, es recomendable elegir aquel que se ajuste a las características del
negocio. Al tratarse de una pequeña empresa, cumple al menos dos de los
requisitos necesarios para poder acogerse al PGC de Pymes de manera
voluntaria. Por tanto, seleccionamos este documento, el valor del impuesto de
compra/venta por defecto (10% IVA) y el número de dígitos que contienen las
subcuentas del plan contable.
Figura: Configuración del Plan Contable de la empresa en Odoo

Así el sistema genera automáticamente todos los datos contables básicos para
que la empresa empiece a funcionar. No obstante, es necesario revisar todas
las opciones del módulo para personalizarlo según el negocio.

Los parámetros a introducir y las opciones a escoger se dividen en cuatro

grupos y son las siguientes:

 Contabilidad y finanzas: en este grupo podemos especificar la moneda

utilizada por la compañía en las operaciones contables, la precisión
decimal en los diarios y método de redondeo para calcular impuestos
(por línea si la empresa vende con impuestos incluidos). Entre las
características a elegir tenemos la opción de multidivisa si trabajamos
con varias compañías (no en este caso), y de contar con todas las
funciones de contabilidad financiera (Gestión de activos y de
presupuestos van incluidas en esta). También podemos activar la función
Contabilidad analítica o de costes de la empresa. Esta última opción
suele utilizarse cuando se desea asociar costes a los distintos
 departamentos de una empresa, si existe un área de producción con
costes vinculados a la fabricación de los productos o cuando se lleva a
cabo la gestión proyectos. Para nuestro negocio no es necesario
seleccionarla.
 Facturación electrónica y pagos: esta categoría se refiere a las formas
y características de pago en compras y ventas así como su gestión.

Figura: Configuración inicial de Facturación electrónica y formas de pago en Odoo

 Clientes: elegimos el tipo de impuesto fijado para los productos

(10% IVA), como definir las facturas y la rectificación de éstas
(incluir el año) y por último, seleccionamos Gestionar pagos de
cliente para obtener facturas con todos los requisitos exigidos.
También existe la posibilidad de crear facturas borrador (pro-
forma).
 Proveedores: fijamos el tipo de impuesto soportado en las
compras, definimos las facturas (incluye el año), seleccionamos
Gestionar órdenes de pago para facilitar la gestión de los pagos
de facturas y también elegimos saber cuántas facturas existen
por proveedor.
 Banco y efectivo: permite definir los números de la cuenta o cuentas
bancarias que posee la empresa. Si desea hacer los pagos vía web y la
empresa tiene cuentas en cualquiera de las empresas (Paypal, Ogone,
etc) que dan este tipo de servicios puede marcar alguna de las opciones
que parecen.
 Figura: Configuración inicial de cuentas bancarias, pagos electrónicos y contabilidad analítica en
Odoo

 Contabilidad analítica: se refiere a la gestión de actividades internas de

la empresa como consumo de materiales, gastos por áreas de negocio,
etc. Permite definir una contabilidad analítica para compras y para
ventas.

Gestión de compras

Para este primer módulo, vamos a ver que funciones podemos elegir y cómo
hacerlo. Comenzamos yendo a la pestaña Configuración situada en la barra de
herramientas superior y a continuación al apartado Configuración del menú
izquierdo. Aquí observamos la lista de módulos de la que hablamos antes.
Buscamos el módulo Compras.

Figura: Configuración inicial del módulo de Gestión de compras en Odoo

Lo que aparece en pantalla (figura 3.22) son una serie de opciones a elegir
sobre:

 Facturación: se refiere al modo de generar las facturas de las compras a

los proveedores. Existen 3 tipos:
 Generar facturas tipo borrador cuando se hacen pedidos de
compra.
 Crear facturas tipo borrador cuando se reciben los pedidos en la
empresa.
 Crear facturas tipo borrador por líneas de los pedidos de compra.
Esta opción es la más adecuada para el negocio ya que la
mayoría de los pedidos se agrupan en facturas por proveedor.
 Proveedor: permite la opción de crear y configurar notificaciones sobre
algún producto o proveedor para que los usuarios encargados de las
compras sean avisados, y también se pueden gestionar los precios
mediante tarifas establecidas según el proveedor.
 Pedido de compra: entre las opciones incluye poder atribuir a los
productos diferentes unidades de medida y configurarlas, calcular el
precio de un producto en función de su coste medio, doble validación
para compras que superen cierto valor, permite licitaciones, dividir las
líneas de pedido en varias cuentas analíticas y especificar una cuenta
analítica para los pedidos de compra.
 Ubicación y almacenaje: permite gestionar el dropshiping que consiste
en una forma de venta al por menor en la que la empresa puede
encargar directamente al mayorista o proveedor la entrega de los
productos a los clientes, esto supone no generar inventario. En nuestro
caso no es necesario.

Gestión de almacenes

Gestión de ventas

Para este último módulo, como hemos hecho antes, vamos a la opción
Configuración situada en la barra de herramientas superior y después al
apartado Configuración del menú izquierdo. Buscamos el módulo Ventas
(Sales). Existen varios grupos con opciones para seleccionar como son:

Figura : Configuración de contactos y facturación en el módulo de Ventas.

 Configuración de contactos: permite importar los datos de un contacto a

través de la red social LinkedIn o administrar campañas de envío masivo.
Ninguna de las dos opciones nos interesa para la empresa.
 Opciones de facturación: se puede elegir entre varios tipos de facturas a
generar, las que se crean a partir de las líneas de los pedidos de venta y
las de las órdenes de entrega de los productos. Existen opciones
dirigidas a la gestión de proyectos relacionadas con los servicios que
ofrece una empresa y también permite añadir métodos de envío en los
pedidos de venta y en los albaranes de envío.
 Configuración referida a presupuestos y pedidos de venta: tenemos
características asociadas a varios elementos:
 Clientes: permiten gestionar tarifas o distintos precios según la
categoría del cliente, crear avisos sobre el producto para el
usuario en el momento de la venta y utilizar múltiples
direcciones de facturación y de entrega en los pedidos a
clientes.
 Almacenes: permite realizar presupuestos y órdenes de entrega
automáticamente a partir de los pedidos de venta y a la vez
gestionar las existencias relacionadas. También hay opción de
etiquetar las líneas de pedido con propiedades del producto y
 de dividir en categorías las ventas y albaranes situándolos en
distintos diarios para facturar en lotes.
 Productos: permite elegir y configurar diferentes unidades de
medida para los productos y establecer un descuento por líneas
de pedidos.
 Ventas: se pueden crear presupuestos en líneas de pedidos,
añadir la diferencia entre el precio por unidad y su coste
(margen) y escoger una ruta de entrega en las líneas de
pedidos.
 Gestión de contratos : permite definir contratos con las condiciones de
cada cliente (método de facturación, precio, duración) así como seguir el
avance del contrato y la facturación de forma automática.
 Equipos de venta : da la opción de utilizar equipos de ventas para llevar a
cabo las distintas actividades.

Figura : Configuración de presupuestos, pedidos de venta, contratos y equipos de venta en el módulo

de Ventas
Terminal punto de venta

1. Presentar el diagrama de distribución de los módulos

2. Presentar el análisis de las mejoras
3. Aportaciones finales de cada integrante
4. Presentar en software de gestión de ERP (Libre elección)
5. La presentación se puede realizar en ppt, incluir material audiovisual, o
material alusivo a la investigación.
6. Realizar 3 preguntas a los compañeros sobre el tema durante la
exposición.
7.