¿QUÉ ES EXCEL?
Excel es una hoja de cálculo que nos permite manipular datos numéricos y de texto en tablas
formadas por la unión de filas y columnas. Pero ¿qué es una hoja de cálculo?
Una hoja de cálculo es lo que utilizaban los contadores para llevar registros, esto se utilizaba
mucho antes de que aparecieran las computadoras. Las hojas de cálculo en programas
informáticos aparecieron desde la década de 1960 y fueron desarrolladas para simular las hojas de
trabajo contables, que se utilizaba en ese entonces y de esa manera automatizaban el trabajo
contable.
¿Para qué sirve Excel?
Gracias a los avances que ha tenido Microsoft Excel, hoy podemos usar esta herramienta para un
sinnúmero de cosas, tanto en el ámbito personal, profesional, así como dentro de cualquier
empresa, que es donde vemos, que más se utiliza o aplica el uso de esta herramienta.
Excel se distingue de los demás programas ofimáticos porque nos permite organizar datos en filas
y columnas, y al introducir datos numéricos y alfanuméricos en las hojas de cálculo de Excel,
podemos realizar cálculos aritméticos básicos o aplicar funciones matemáticas de mayor
complejidad y utilizar funciones de estadísticas o funciones de tipo lógica en Excel.
La hoja de cálculo de Excel nos facilita en gran medida, trabajar con información que podamos
analizar, generar reportes mediante herramientas de gráficos y las tablas dinámicas.
Características de Excel: Hojas de cálculo
Una de las característica principales de Excel, es que en su pantalla principal se muestra una matriz
de dos dimensiones, que está formada por columnas y filas, de esta manera se le da forma a una
celda, que básicamente es la intersección de una columna y una fila.
La celda tiene una dirección única, conformada por una letra para identificar la columna y un
número que nos permite identificar la fila en la que podemos estar trabajando. Por ejemplo, la
celda señalada en la siguiente imagen tiene una dirección o nombre de A1
En cada celda podemos ingresar datos numéricos o alfanuméricos, como ya lo habíamos dicho
anteriormente. Una manera fácil de identificar si un dato es numérico o es un texto, es validando
en la celda el tipo de dato que introducimos. Generalmente los datos tipo texto se alinean a la
izquierda y los datos numéricos se alinean a la derecha.
De esta manera, Excel reconoce que tipo de dato estamos ingresando en una celda, si es numérico
o es un dato alfanumérico.
Fórmulas de Excel
SUMA
Es la función más sencilla que ofrece Excel. Se aplica utilizando la
expresión =SUMA(A1:A45), en este caso considerando que se
quiere obtener el total que suman las celdas seleccionadas (de la
A1 a la A45).
Además de una selección seguida de filas o columnas, esta función
de Excel permite agregar números extras, celdas individuales o
incluso más de un intervalo de celdas siempre y cuando se utilice
una separación de cada dato con el signo punto y coma (;). Por
ejemplo, al utilizar la expresión
=SUMA(100;A1:A45;B10:B15), Excel calculará la suma del
conjunto de datos de las celdas A1 a la A45, del conjunto de datos
de las celdas B10 a la B15 y agregará un monto de 100.
La función de =SUMA de Excel también puede combinarse con
otras operaciones matemáticas sencillas separándose con un
paréntesis, por ejemplo, =SUMA(A1:A45)*100, en este caso el
total sumado en ese intervalo de celdas se multiplicará por 100.
SUMAR SÍ
Para los negocios, otra de las fórmulas básicas de Excel es la
combinación de las dos funciones previas. SUMAR SÍ funciona
para establecer criterios a la hora de sumar valores.
Por ejemplo, si se busca calcular la suma de salarios pagados a
empleados pero sólo de los que superan cierto monto, puedes
utilizar esta función o si se quiere obtener la suma de un conjunto
de facturas registradas que superen cierto monto.
Imaginando que se quiere calcular la suma de los salarios que
superan los 10,000 pesos se utilizaría la expresión
=SUMAR.SI(A1:A45,”>10000), y Excel calculará la suma de las
celdas (con el salario de cada empleado) de la A1 a la A45
seleccionando sólo las que superen dicho monto.
BUSCARV
Esta función es útil cuando se tienen dos conjuntos de datos
distribuidos en dos hojas de cálculo distintas y se quiere hacer una
combinación de dichos datos. Por ejemplo, si en una hoja se tiene
una lista de proveedores con sus correos electrónicos y en otra
hoja se tienen sus razones sociales, ésta función ayuda a que
aparezca el proveedor con ambos datos en un mismo lugar.
Por ejemplo, si en la Hoja 1 se tienen nombres y correos y en la
Hoja 2 nombres y razones sociales, en la Hoja 1 se colocará en una
columna nueva para extraer la información de razones sociales y
se colocará la expresión =BUSCARV(A2,Hoja2!A:B, 2,FALSO), de
modo que la información que se encontraba en la celda A2 de la
Hoja 2 (la razón social del proveedor X) se pasará a esa celda
nueva.
La fórmula se puede copiar para todos los valores, en este ejemplo
se copiaría la razón social de todos los proveedores que se
encuentren enlistados en las Hojas 1 y 2.
CONCATENAR
Lo que permite esta función es unir dos elementos distribuidos en
columnas distintas. Una aplicación útil, por ejemplo, sería para
unir los nombres de empleados que se encuentran en la columna
A con sus apellidos que se tienen en la columna B.
Utilizando la expresión =CONCAT(A2,””,B2) en la celda en blanco
C2, se copiarán ahí los nombres completos del empleado 1. La
fórmula se puede copiar para todo el listado de elementos que se
buscan unir.
IDENTIFICAR VALORES DUPLICADOS
Esta función identifica si hay valores duplicados en un conjunto de
datos y los señala. Para verificar se deben seleccionar todas las
celdas a revisar, ir a la pestaña “Formato condicional” ubicada en
la parte superior derecha de las opciones de la hoja de cálculo. Se
debe seleccionar la opción “Resaltar reglas de celdas” y después la
opción “Valores duplicados”. Excel mostrará si existen valores
duplicados y dónde se encuentran.
“Guadalajara” y en reemplazar se deja en blanco para que se
elimine totalmente. En otro caso, si se quisiera sustituir por otra
palabra, en el espacio de reemplazar se escribe la palabra nueva.
FILTROS
Algunas bases de datos son muy extensas y tienen información
adicional a la que se necesita en cierto momento. Con esta función
básica de Excel es posible filtrar, ordenar u ocultar datos para
tener una mejor visualización de la información.
En la parte superior derecha se encuentra la opción “Ordenar y
Filtrar”, desde ahí se puede elegir si ordenar los datos por orden
alfabético, por valores de mayor a menor, o personalizar el orden
de los elementos. También se pueden poner filtros personalizados
y esconder temporal o definitivamente celdas, columnas o filas.
FECHAS Y DÍAS
Una fecha completa se puede escribir directamente
en Excel utilizando los ajustes de celda y seleccionando el formato
“fecha”. Excel organizará entonces esa combinación de números
con el formato 23/12/2019 poniendo día, mes y año.
Sin embargo, si se recibe un Excel con la fecha distribuida en
diferentes columnas (el día en la celda A1, el mes en la celda B1 y
el año en la celda C1), Excel permite combinar esa información y
traspasarla a una sola celda con la fecha completa utilizando la
expresión =FECHA(A1,B1,C1).
También es posible obtener un lapso de días transcurridos entre
los fechas sin tener que hacerlo de manera manual. Si, por
ejemplo, se quiere saber cuántos días pasaron entre el 23/12/2018
y el 20/10/2019 se utilizará la expresión
=DIAS(23/12/2018;20/10/2019) y se obtendrá el resultado en
valor número.
Si las fechas estuvieran registradas en las celdas A1 y A45 se puede
utilizar la expresión =DIAS(A1:A45).
AGREGAR COMENTARIOS
Esta función es útil cuando se registra un elemento en las celdas
que necesita de alguna anotación importante. Para agregar un
comentario en cualquier celda sólo se debe hacer clic en el botón
derecho en la celda seleccionada y presionar la opción “Insertar
comentario”, automáticamente aparecerá un recuadro de texto;
después de agregar la anotación sólo necesitarás dar clic fuera del
cuadro para guardarlo.
Las celdas que tienen anotaciones agregadas aparecerán con una
pestaña roja en la parte superior derecha.
REDONDEO
Esta función aritmética básica funciona para eliminar o reducir los
decimales de cifras registradas en un conjunto de datos. Por
ejemplo, si se quieren eliminar totalmente los decimales de las
cifras de las celdas A1 a la A45 se utilizaría la expresión
=REDONDEAR(A1:A45) y si sólo se busca pasar de 5 decimales a
2 decimales se utilizaría =REDONDEAR(A1:A45,2).
PROMEDIO
También se puede obtener la media de un conjunto de datos
registrados en la hoja de cálculo. Si se quiere obtener la media de
ventas diarias de un negocio, que están registradas en el intervalo
A1-A365, se utilizaría la expresión =PROMEDIO(A1:A365) y Excel
arrojaría el monto diario que vende el negocio.
MODA
Otra de las funciones aritméticas básicas que ofrece Excel es la
moda, que encuentra el elemento más común en un conjunto de
datos registrados. Por ejemplo, si se tiene una lista de los
productos vendidos y se quiere saber cuál es el que más se vende.
Imaginando que la lista de productos vendidos está registrada en
el intervalo de celdas A1-A820, utilizando la expresión
=MODA.UNO(A1:A820).
Tareas para Entregar
Usar un material didáctico y explicar por medio de un video una función que se utiliza en
Excel. Mandarlo al número telefónico en privado con su nombre completo y numero de
cedula.
