Introducción a la

Automatización
Robótica de
Procesos (RPA)
 Descripción general
• La automatización robótica de procesos (RPA) es una tecnología de automatización
de procesos de negocio que se usa específicamente para automatizar tareas
tradicionalmente llevadas a cabo manualmente por personas.
• La RPA utiliza programas de software especializados (conocidos comúnmente como bots) que
están programados para actuar como trabajadores virtuales capaces de interactuar con
interfaces de usuarios diseñadas originalmente para ser utilizadas por personas, como se
muestra en la siguiente figura.
• Dependiendo de la naturaleza de las tareas manuales que se lleven a cabo, el despliegue de
una RPA dentro de una organización puede llevar a mejoras dramáticas en la productividad.

Aunque se representan como robots, los bots de RPA en realidad son

programas de software especializados diseñados para duplicar
tareas que normalmente llevan a cabo personas por medio de una
computadora.
 Descripción general
Esta sección cubre los siguientes temas:
• RPA en la práctica
• Factores de negocio
• Factores tecnológicos
• Beneficios
• Riesgos y retos
 RPA en la práctica
Los tipos más comunes de tareas automatizadas por medio de RPA son tareas
administrativas que involucran acciones repetitivas.
Algunos ejemplos incluyen:
• Captura de datos – Los bots de RPA pueden leer o recuperar datos y después
interactuar con los formatos en línea para rellenar y enviar datos.
• Enrutamiento de mensajes – Los bots de RPA pueden leer y procesar los datos
que se están recibiendo, como los datos enviados por correo electrónico, y
luego extraer porciones de esos datos para enrutarlas a otros (también
comúnmente mediante correo electrónico).
• Búsqueda web – Los bots de RPA pueden interactuar con los buscadores web
para escanear sitios web y recopilar diferentes tipos de datos. Los bots
pueden agregar y consolidar estos datos antes de almacenarlos o reenviarlos.
 RPA en la práctica
• Búsqueda y gestión de datos – Se puede usar la RPA para organizar datos
y archivos. Por ejemplo, los bots de RPA pueden abrir archivos para
extraer datos y luego reasignar los datos extraídos en otro lugar. Los bots
puede llevar a cabo búsquedas entre los archivos y los documentos para
identificar aquellos que coinciden con los criterios de búsqueda y para
automatizar la digitalización mediante OCR para generar nuevos datos
digitales para buscar y organizar.
• Prueba de aceptación del usuario – Por lo general, cuando se crean o
actualizan las soluciones, necesitan pasar por una fase de prueba
durante la cual las personas prueban la solución a través de las interfaces
de usuario disponibles. Los bots de RPA pueden ejecutar este tipo de
pruebas del usuario, y a menudo pueden hacerlo con más ahínco, para
tratar de eliminar cualquier falla difícil de encontrar.
 RPA en la práctica
• La habilidad de los bots de RPA para interactuar con las interfaces de
usuario se conoce como integración front-end, ya que establece un
medio de conexión con el front-end de un sistema.
• Los bots de RPA también soportan la integración backend, lo que
significa que son capaces de conectar con el backend de los sistemas
mediante sus APIs.
• Sin importar la naturaleza de la tarea que están automatizando, los bots
de RPA tienen la habilidad de acceder a y de procesar un amplio rango
de datos, como se muestra en la siguiente figura.
• A continuación, los datos que resultan de una tarea pueden ser usados
por el bot para realizar otra tarea.
El bot de RPA lleva a cabo diferentes tareas
de procesamiento de datos en diferentes
tipos de datos.
Estas pueden ser tareas individuales que se
repiten automáticamente, o pueden ser
tareas que se completan de manera
secuencial como parte de un flujo de
trabajo.
• Se pueden agrupar varios bots de RPA como parte de un proceso de negocio

•
Overview
mayor para trabajar juntos.
Esto puede ser apropiado para un proceso de negocio que requiere completar
dos o más tareas manuales diferentes, cada una de las cuales se puede
automatizar con el uso de RPA, como se muestra en la siguiente figura.

Un bot de enrutamiento escanea una

bandeja de entrada de correo
electrónico.
Dependiendo de sus contenidos, se
pueden extraer los datos de los correos
electrónicos y reenviarlos a un empleado,
una base de datos o a otro bot de
captura de datos que usa los datos
recibidos para llevar a cabo tareas de
captura de datos.
 Factores de negocio
Esta sección cubre los siguientes factores de negocio:
• Necesidad de operar más eficientemente
• Necesidad de operar de manera más económica
• Necesidad de mejorar la calidad de las operaciones
• Necesidad de integración de interfaz de usuario
 Factores de negocio:
Necesidad de operar más eficientemente
• Muchas organizaciones que automatizan sus operaciones
empresariales siguen confiando en la participación manual de
personas para llevar a cabo tareas de poca importancia, como la
captura de datos.
• Las personas no suelen ser el mejor recurso para llevar a cabo
tareas sencillas que requieren poca o ninguna estimulación
mental o satisfacción laboral.
• Llevar a cabo estas tareas puede provocar fatiga y baja moral.
Estos y otros factores pueden conducir a un rendimiento laboral
ineficaz e inconsistente, como se muestra en la siguiente figura.
 Business Drivers:
Need to Make Operations for Efficient

Un trabajador realiza la misma tarea repetidamente.

Este proceso secuencial es ineficiente.
 Factores de negocio:
Necesidad de operar de manera más económica

• La nómina es un gasto importante para la mayoría de las

organizaciones.
• Para muchas tareas se necesitan trabajadores humanos
calificados y su salario está plenamente justificado.
• Para las tareas administrativas sencillas que requieren poca
preparación o habilidades, puede ser más difícil justificar el
aumento de los costos laborales, como se muestra en la siguiente
figura.
 Factores de negocio:
Necesidad de operar de manera más económica

A diferencia de la figura previa, en la que una persona tardaba 40 segundos en

capturar 4 registros, el hecho de que cuatro personas capturen los registros
simultáneamente permite capturar los cuatro registros en sólo 10 segundos.
Sin embargo, el costo de emplear a cuatro humanos para hacerlo puede ser prohibitivo.
 Factores de negocio:
Necesidad de mejorar la calidad de las operaciones

• Cuando las personas realizan tareas de poca importancia que no

suponen un reto o una recompensa, es natural que haya más
posibilidades de que se produzcan errores humanos en su
rendimiento laboral.
• Por ello, la precisión general de los trabajadores humanos que
realizan este tipo de tareas puede ser insuficiente, como se
muestra en la siguiente figura.
 Factores de negocio:
Necesidad de mejorar la calidad de las operaciones

Algunos trabajadores tienen mejores índices de precisión que otros.

Esto puede variar en función de la hora del día o del nivel de fatiga o del estado
emocional de un determinado trabajador.
También puede depender de la naturaleza del propio trabajo.
 Factores de negocio:
Necesidad de integración de interfaz de usuario

• En muchas organizaciones hay sistemas heredados que nunca se

diseñaron teniendo en cuenta la integración o la interoperabilidad.
• Estos sistemas a menudo se basan únicamente en interfaces de
usuario diseñadas específicamente para recibir datos de usuarios
humanos.
• Las organizaciones que necesitan evolucionar su infraestructura de TI
para integrarse y conectarse mejor con estos sistemas pueden
encontrarse con obstáculos cuando su único punto de entrada es
una interfaz de usuario, como se muestra en la siguiente figura.
Factores de negocio:
Necesidad de integración de interfaz de usuario

Una organización necesita que un

sistema heredado en el servidor A se
integre con un sistema heredado en el
servicio C.
Sin embargo, el único punto de acceso
que ofrece el sistema en el servidor C es
una interfaz de usuario.
La integración sigue siendo posible, pero
la ausencia de una API dará lugar a un
proyecto de desarrollo de la integración
costoso y que requiere mucho tiempo.
 Factores tecnológicos
Esta sección cubre los siguientes factores tecnológicos:
• Lógica de emulación humana
• Instalación con mínima codificación
• Inteligencia artificial y automatización inteligente
 Factores tecnológicos:
Lógica de emulación humana
• Se puede desarrollar una funcionalidad especializada que permita a un
programa analizar el comportamiento y examinar las actividades proporcionadas por
una determinada interfaz de usuario con el fin de determinar la mejor manera de emular
cómo un humano interactuaría con esa interfaz de usuario para completar una tarea
determinada.

• Este tipo de lógica de emulación contemporánea es capaz de utilizar disparadores

predefinidos y declaraciones condicionales para llevar a cabo acciones específicas.

• Además, se puede configurar para que aprenda de los datos visuales y auditivos y los
imite para duplicar las acciones que realizaría el usuario humano al que está destinada
la interfaz de usuario.
• Aunque la lógica de emulación humana no tiene intelecto humano ni capacidad de
decisión, puede diseñarse para realizar muchas tareas y llevar a cabo instrucciones
condicionadas mediante reglas y algoritmos.

• Este tipo de lógica se utiliza habitualmente en los robots RPA.

 Factores tecnológicos:
Instalación con minima codificación
• Lo que distingue aún más a los productos RPA de las herramientas
y plataformas de integración habituales es que a menudo están
disponibles como programas listos para usarse que requieren poco
o ningún conocimiento de programación para su configuración y
puesta en marcha.
• Las herramientas de RPA suelen venir preparadas con interfaces
gráficas de usuario y sencillas funciones de scripting para que los
usuarios no técnicos puedan habilitar, con relativa facilidad, las
capacidades de integración front-end de un bot.
 Factores tecnológicos:
Inteligencia artificial y automatización inteligente
• Aunque los bots pueden configurarse para automatizar una serie de tareas
sencillas, la RPA contemporánea también tiene una relación con la inteligencia
artificial que puede llevar a una forma más sofisticada de automatización de
procesos empresariales impulsada por bots, conocida como automatización
inteligente (también denominada hiperautomatización).
• Un sistema de IA puede llevar a cabo una toma de decisiones automatizada en
tiempo real para instruir de forma autónoma a los bots en la realización de
diferentes tareas y para aumentar aún más esas instrucciones al adaptarse a
nuevas circunstancias.
• La inteligencia artificial no fue uno de los principales impulsores tecnológicos de los
productos de RPA de primera generación, pero la unión de la IA con la RPA dio
lugar a oportunidades para crear sofisticadas soluciones de automatización en las
que los robots de RPA se controlan de forma autónoma mediante un sistema de IA.
 Beneficios y objetivos
Esta sección cubre los siguientes beneficios y objetivos:
• Eficiencia incremental de las operaciones del negocio
• Costos reducidos de las operaciones del negocio
• Calidad incremental de las operaciones del negocio
• Integración mejorada con la interfaz de usuario
• Mayor capacidad para aprovechar el potencial de los
empleados
 Beneficios y objetivos:
Eficiencia incremental de las operaciones del negocio

• La utilización de bots RPA puede proporcionar mejoras

significativas en la velocidad y la eficiencia con la que se llevan a
cabo las tareas administrativas, en comparación con la forma en
que se llevaban a cabo anteriormente por personas, como se
muestra en la siguiente figura.
• Esto puede dar lugar a oportunidades de reingeniería y
optimización de procesos empresariales.
Un solo bot puede
automatizar las tareas
administrativas, como
la captura de datos,
lo que permite que
esas tareas se
realicen mucho más
rápido.
 Beneficios y objetivos:
Costos reducidos de las operaciones del negocio

• Un solo bot RPA puede ser capaz de llevar a cabo un conjunto de

tareas redundantes y predecibles en el mismo tiempo que podría
tardar un grupo de humanos en hacer la misma cantidad de
trabajo manualmente, como se muestra en la siguiente figura.
• Esto supone una oportunidad para realizar más trabajo por un
costo operativo significativamente menor, ya que el costo de
implementar y mantener un bot suele ser mucho menor que el
costo de pagar a un grupo correspondiente de trabajadores
humanos para que trabajen al mismo ritmo que el bot, como se
muestra en la figura subsecuente.
Un solo bot RPA
puede ser capaz de
trabajar a un ritmo
comparable al de un
grupo de
trabajadores
humanos, pero con
un costo operativo
mucho menor.
Beneficios y objetivos:
Costos reducidos de las operaciones del negocio

Mientras que el costo de pagar a los trabajadores

humanos es un gasto continuo que se acumula
con el tiempo, el costo de implementar y luego
mantener un bot puede ser mucho menor,
especialmente con el tiempo.
 Beneficios y objetivos:
Calidad incremental de las operaciones del negocio

• Los bots RPA que están correctamente configurados para llevar a

cabo tareas que están dentro de su capacidad para
completarlas con éxito pueden proporcionar mejoras significativas
en la calidad general de las tareas administrativas completas,
como se muestra en la siguiente figura.
Un bot puede ser
capaz de completar
las tareas de entrada
de datos con una
precisión media
superior a la de los
empleados.
Esto dependerá de la
naturaleza y la
complejidad de las
tareas.
Para algunas tareas,
los trabajadores
pueden tener una
mayor precisión
natural al
completarlas.
 Beneficios y objetivos:
Calidad incremental de las operaciones del negocio

• Además, a menos que un empleado esté utilizando una

aplicación que ya aplique reglas de cumplimiento a la
información que se está procesando, el empleado tendrá que
entender y recordar cómo y cuándo se aplican esas reglas a la
tarea que se está llevando a cabo.
• Los robots RPA son programas independientes que pueden
configurarse para aplicar automáticamente las reglas de
cumplimiento, sin necesidad de volver a desarrollar la aplicación
heredada que se está usando, como se muestra en el siguiente
diagrama.
Beneficios y objetivos
Calidad incremental de las operaciones del negocio

Mientras que un humano puede tener que recordar la

aplicación de las reglas de cumplimiento, un bot RPA
puede ser configurado para aplicarlas automáticamente.
 Beneficios y objetivos:
Integración mejorada con la interfaz del usuario

Los bots RPA son inherentemente capaces de interactuar con una

amplia variedad de interfaces de usuario, lo que permite la
automatización de la alimentación de las interfaces de usuario con
datos de otros sistemas, como se muestra en la siguiente figura.
 Beneficios y objetivos:
Integración mejorada con la interfaz del usuario

El bot de entrada de datos automatizada recupera datos conectándose a un

sistema heredado a través de su API.
A continuación, el bot accede al formulario en línea de otro sistema para rellenarlo
con los datos recuperados.
 Beneficios y objetivos:
Mayor capacidad para aprovechar el potencial de los empleados

Una de las principales motivaciones para adoptar los robots RPA es el

beneficio que puede suponer la reasignación y la rotación de los
empleados, de modo que puedan contribuir mejor a una
organización en puestos que les resulten más gratificantes, como se
muestra en la siguiente figura.
 Beneficios y objetivos:
Mayor capacidad para aprovechar el potencial de los empleados

Permitir que un bot se encargue de tareas administrativas de poca importancia

puede permitir a los empleados asumir tipos de trabajo más desafiantes y
satisfactorios.
 Riesgos y retos
Esta sección cubre los siguientes riesgos y retos:
• Integraciones débiles
• Impactos ocultos
• Consideraciones culturales y éticas
• Limitaciones del desempeño
• Limitaciones de escalamiento
 Riesgos y retos:
Integraciones débiles
• Aunque la RPA proporciona los medios para establecer un puente
entre el backend de un sistema y el front-end de otro, los beneficios
pueden ser sólo a corto plazo.
• Algunas veces puede ser más efectivo reemplazar o mejorar
ambientes heredados para establecer una conexión más robusta y
directa, en lugar de depender de un bot de RPA que actúa como
intermediario.
• Con el tiempo, el uso de la RPA para este propósito puede resultar en
integraciones débiles y frágiles entre los sistemas que pueden volverse
poco confiables y costosas de mantener, disminuyendo así su valor a
largo plazo.
 Riesgos y retos:
Impactos ocultos
• Asignar a un bot para que automatice las tareas que antes se
realizaban de manera manual puede alterar significativamente el
comportamiento, el desempeño y la complejidad de los procesos
de negocio subyacentes.
• Esto puede requerir la remodelación del proceso de negocio en
sí, con el fin de garantizar que se seguirá llevando a cabo
correctamente.
• Este esfuerzo de remodelación puede llevar a esfuerzos y costos
inesperados.
 Riesgos y retos:
Consideraciones culturales y éticas
• La manera en que se reciba la introducción de bots de RPA en las
organizaciones será variada.
• Algunas organizaciones harán un esfuerzo genuino para planear este tipo
de transición, de manera que los empleados que antes realizaban las
tareas manuales que ahora serán automatizadas por los bots serán
reentrenados y se les darán tareas más significativas para que las lleven a
cabo.
• En otros casos, puede haber graves preocupaciones sobre la reducción
del personal cuando el uso de bots pruebe ser más económico que
retener a los empleados. No se pueden subestimar los impactos culturales
y las preocupaciones éticas, ya que terminan por minar el valor obtenido
con la adopción de la RPA.
 Riesgos y retos:
Limitaciones de desempeño
• Puede ser simple establecer y activar bots de RPA, y pueden ser
muy buenos en la automatización de tareas predecibles.
• Sin embargo, algunas tareas de procesos de negocio no siempre
son simples o predecibles.
• Tratar con las excepciones, los cambios o las condiciones no
previstas puede llevar a que los bots fallen al realizar algunas
tareas o, incluso, a que se salten las tareas por completo,
dejándolas incompletas o sin resolver.
 Riesgos y retos:
Limitaciones de escalamiento
Como resultado de las limitaciones de desempeño antes
mencionadas y la complejidad muchas veces imprevista de los
procesos de negocio en los que los bots pueden verse inmersos,
puede ser difícil escalar el uso de los bots en respuesta a las
demandas de uso reales.