SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO PR-SST-001

PROCEDIMIENTO Versión: 02
Fecha: 06/01/2020
CONTROL DE DOCUMENTOS
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1. OBJETIVO

Establecer la metodología y las directrices mediante las cuales se detallen los pasos a
seguir en la elaboración, revisión, aprobación y actualización de los documentos de
origen interno y externo, que se utilizan en MANTENIMIENTO VIAL DEL META S.A.S,
garantizando la disponibilidad y preservación de la información.

2. ALCANCE

A todos los documentos de origen interno y externo utilizados en el sistema de gestión

de seguridad y salud en el trabajo.

3. NORMATIVIDAD LEGAL

Ver matriz de Requisitos Legales - FO-SST-007

4. RESPONSABLE

• El Gerente y responsable de SST: deben asegurar que las especificaciones

descritas en este documento sean necesarias y reflejen la práctica real.
• Director operativo, administrativo y financiero: asegurar que todos los
documentos sean elaborados de acuerdo con este documento para estandarizar su
estructura de acuerdo a las directrices de la organización.

5. DEFINICIONES

Documentos internos: Documentos elaborados y utilizados como medio de soporte

de comunicación interna para el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo
de MANTENIMIENTO VIAL DEL META S.A.S, ya sea en papel, disco magnético o
electrónico, el cual puede ser una especificación, un procedimiento, un informe, una
ficha técnica, un formato, una norma de la organización, etc.

Documentos externos: Documento de procedencia externa que su desconocimiento

puede conllevar a no conformidades en la operación del sistema de gestión de
seguridad y salud en el trabajo estos pueden ser: manuales de proveedores, manuales
de clientes, especificaciones establecidas, por el cliente, por el gobierno, entre otros.

Documento controlado: Aquel documento del sistema de calidad cuya copia debe ser
actualizada cuando se realice cualquier cambio o modificación en su contenido y
enviada al destinatario.

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LUIS F BERMÚDEZ LUIS F BERMÚDEZ ANA HASTAMORIR
Asesor Externo de seguridad y Asesor Externo de seguridad y salud
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Documento no controlado: Aquel documento (o su copia) que una vez emitido no se

actualiza cuando sufre alguna modificación (Ej. Copia del SGSST que es entregado a
un cliente).

Revisión: Actividad emprendida para asegura la conveniencia, la adecuación y eficacia

del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos.

Aprobación: Acción de verificar que lo que ha sido documentado corresponde con las
Políticas, Objetivos y/o requisitos del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el
Trabajo constituyendo autorización para continuar o iniciar su aplicación.

6. CONDICIONES GENERALES

• La estructura para la codificación de cualquier documento que pertenezca a los

procesos, sólo puede ser definida por el responsable de SST.

• Todos los documentos de origen interno deben ser elaborados en procesador de

palabra Word u Hoja electrónica Excel, en versión 97 o superior. Su esquema puede
ser en forma de texto, o en forma gráfica mediante utilización de diagramas de flujo.

• Todo documento que afecte el Sistema de Gestión de seguridad y salud en el

trabajo (Manual, Plan, procedimiento, formato) y que sea requerido por efectos de un
proceso, debe ser elaborado y controlado teniendo en cuenta las directrices de este
procedimiento.

• Los documentos actualizados y generados se implementan a los 3 días de ser

divulgados por cada uno de los procesos, salvo otras indicaciones emitidas por la Alta
Dirección o el Responsable del SGSST.

• Es necesario asegurar la legibilidad de los documentos generados por los

procesos de la organización. Para esto, es necesario tener en cuenta:

o Imprimirlos en tinta negra (documento interno),

o Protegerlos en carpetas y almacenarlos adecuadamente (gabinetes, bibliotecas
o cualquier otro mecanismo que prevenga su deterioro) cuando estos se
requieran tener en medio físico,
o Verificar que no se realicen tachones, enmendaduras ni correcciones en su
contenido,
o Implementar mecanismos de protección, asegurando que la información
contenida en ellos permanezca limpia y visible.

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6.1. Identificación de los documentos

Se establece de acuerdo a la nomenclatura expuesta a continuación:

Al generar documentos se debe tener en cuenta su respectiva clasificación, de acuerdo
a la jerarquía establecida por la organización.

Tabla 1. Identificación de documentos

Proceso al que pertenece Tipo de documento Consecutivo
Dos iniciales del proceso al que Las dos primeras letras de Dos números
pertenece el documento tipo de documento consecutivos
GO: Gestión Operativa SG: Sistema de gestión Iniciando con
GAF: Gestión administrativa y FO: Formato 001,002….etc.
financiera PR: Procedimiento
SST: Seguridad y salud en el PG: Programa
trabajo MA: Manual
IF: Informe
MZ: Matriz
PL: Plan
IN: Instructivo
CR: Cronograma
DR: Documento Externo
PO: Política
RG: Reglamento
AC: Actas
EC: Encuestas

Los documentos internos se codifican de la siguiente manera:

La codificación de los formatos lleva la siguiente estructura FO-GO-001:

FO: Sigla que indica que es un “Formato”

GO: Sigla que indica el código del proceso que genera el documento.
001: Consecutivo de numeración
6.2. Elaboración de documentos

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Tabla 2. Especificaciones de diseño de documentos

ENCABEZADO
DOCUMENTOS FORMATOS

Sección superior izquierda: Logo con el Sección superior izquierda: Logo con el nombre
nombre de la empresa y NIT. de la empresa y NIT.
Centro: Proceso que genera el documento, Centro: Proceso que genera el documento, Tipo de
Tipo de documento y Nombre del documento documento y Nombre del documento
Sección superior derecha: Código, número Sección superior derecha: Código, número de
de versión, fecha de vigencia y número de versión, fecha de vigencia y número de páginas
páginas (cuando aplique)

PROCEDIMIENTOS
CONTROL DE EMISION Y COPIAS: Nombre, Cargo de los responsables de elaboración, revisión y
aprobación, marca de agua (COPIA CONTROLADA)
1. OBJETIVO: Razón de ser del documento
2. ALCANCE: Campo de acción y aplicación del documento.
3. NORMATIVIDAD LEGAL: Mencionar las normas aplicables al documento
4. RESPONSABLE: Mencionar cargo responsable por el procedimiento
5. DEFINICIONES: Palabra que requiera su significado para la comprensión y entendimiento de los
lectores y usuarios del procedimiento.
6. CONDICIONES GENERALES: Especificar los requisitos que debe cumplir la aplicación del
procedimiento.
7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: Se enumeran los pasos describiendo la actividad, el
responsable, instrucción y registro asociado (cuando aplique)
8. CONTROL DE CAMBIOS: Descripción de los cambios realizados al documento
INSTRUCTIVOS
CONTROL DE EMISION Y COPIAS: Nombre, Cargo de los responsables de elaboración, revisión y
aprobación, marca de agua (COPIA CONTROLADA)
1. OBJETIVO: Razón de ser del documento
2. RESONSABLE: Mencionar cargo responsable del instructivo
3. DEFINICIONES: Palabra que requiera su significado para la comprensión y entendimiento de los
lectores.
4. INSTRUCCIONES: Se enumeran los pasos describiendo las actividades.
5. CONTROL DE CAMBIOS: Descripción de los cambios realizados al documento

6.3. Revisión y aprobación de los documentos

Las revisiones y aprobaciones se harán por el responsable competente según la matriz

de responsabilidades de revisión y aprobación de documentos. Toda modificación
aprobada da lugar a una nueva revisión del documento afectado, cambiando de versión
y se distribuye de la misma forma que el original.

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Tabla 3. Matriz de revisión y aprobación de documentos

DOCUMENTO ELABORO REVISAN APRUEBAN
Asesor de SST o Asesor de SST o
Manual, lista o listado Responsable de Responsable de Gerente
SST SST
Procedimientos, Programas, Asesor de SST o Asesor de SST o
Instructivos de trabajo, Matriz, Responsable de Responsable de Gerente
Plan, Cronograma, Formato SST SST

6.4. Control del documento

El responsable de SST tiene la responsabilidad de emitir y controlar los documentos así

como de suministrar copias controladas al personal apropiado y las copias no
controladas.

Las copias controladas están identificadas con una marca de agua “COPIA
CONTROLADA” y se deben distribuir en formato de PDF, y recoger la versión anterior y
destruirlas. En el evento que se requiera conservar para preservar conocimiento, por
efectos legales o para propósitos contractuales deben archivarse con el sello de
OBSOLETO. El Representante de la dirección es quien define qué documento es
necesario preservar y por cuanto tiempo.

Las copias no controladas están identificada con una marca de agua “COPIA NO
CONTROLADA” y se deben distribuir en formato de PDF, esto indica que la copia no
requiere control.

Copias adicionales requeridas de los documentos se deben solicitar al (a) Responsable

de SST; y para la consulta de los documentos de carácter confidencial debe ser
autorizada por el responsable del área.

6.5. Identificación de cambios y control de los documentos

La identificación de los cambios de los documentos se realizará en el ítem control de

cambios que se encuentra al final del mismo, la cual consta de cuatro columnas, la
primera corresponde a la versión que se modificó, la segunda columna corresponde al
cambio realizado, la tercera columna se registra la fecha en la cual se aprobó el
cambio y la cuarta quien revisa y aprueba el cambio. Todo cambio que se realice a los
documentos se identifica en el listado maestro de control de documentos y registros
(FO-SST-009) y se registra en el formato de solicitud de elaboración y modificación de
documentos.

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Los documentos externos se identifican con un sticker que contiene el código

correspondiente así: “Documento Externo DR 00” por lo cual la actualización del
documento no depende de la empresa sino del organismo que lo genere.

Para la iniciación del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo no se

realizarán las solicitudes de creación de documentos (Versión original del documento
01)

Para efectos de preservar los documentos y datos que se encuentran en Disco duro, se
realizara un Back-up trimestral en CD el cual deberá identificarse con los nombres de
las carpetas y la fecha de realización. Este CD se conserva bajo responsabilidad del
responsable de SST o Gerente

7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

DOCUMENTO
No. ACTIVIDADES RESPONSABLE INSTRUCCION
Y/O REGISTRO

INICIO
FO-SST-23
Dueño de Proceso Detecta la necesidad de un “Solicitud de
Y/ o documento y diligencia el FO- Elaboración,
1 Solicitud de elaboración, Responsable de SST-23 y entregar la solicitud en Actualización y
modificación o anulación SST medio físico o magnético. Anulación de
Documentos”

N FO-SST-23
¿Acepta?
“Solicitud de
Informa al Responsable de Si no es factible se justifica al Elaboración,
2 SST solicitante Actualización y
SI Solicitante
Anulación de
Documentos”

6
Con base en la documentación
Dueño de Proceso
existente se va a elaborar o
3 y/o Responsable
actualizar se realiza el
Elaboración de SST
Borrador del correspondiente borrador.
Documento

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Dcto.
Adecua N Recibe nuevo documento y
do Dueño de Proceso
borrador para ser revisado y
4 Responsable de
analizar la viabilidad de llevar a
SST
3 cabo dicho documento
SI

Elaboración Identificar el documento,

Responsable de
5 SST
asignando nombre y código y se
elabora documento

Revisión Revisar el documento nuevo o

modificado de acuerdo a lo
6 Dueño de Proceso
establecido en la tabla No 3 de
este procedimiento.
Aprobación Aprobar el documento nuevo o
7 Gerente modificado de acuerdo a lo
establecido en la tabla No 3
Incluir en el listado maestro de FO-SST-009
Incluir en listado documentos internos el listado maestro
Responsable de documento nuevo o modificado, de control de
8 SST que está aprobado, y actualizar documentos y
la versión. registros
Entregar el documento nuevo o
Distribución del Envía
modificado al proceso interesado,
documento Responsable de documento
9 SST
registrando el nombre de quien lo
mediante un E-
recibe, la fecha e iniciar su
mail
utilización.
Obsoletos
Responsable de Recolectar los documentos no
10 SST vigentes y destruirlos
FIN

8. REGISTROS

FO-SST-023-Solicitud de elaboración, modificación o eliminación de documentos

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9. CONTROL DE CAMBIOS

CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO

Versión Descripción del cambio Fecha
1 Creación del documento 15/03/2018
2 Se cambia en la razón social de la empresa S.A por S.A.S. 06/01/2020

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