E.S.E.

METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: JUNTA DIRECTIVA

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

100 1.3 ACTAS

DE JUNTA DIRECTIVA X 2 10 X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
ACTA DE JUNTA DIRECTIVA GESTIÓN Y CENTRAL, TRANSFERIR AL ARCHIVO HISTÓRICO
DE METROSALUD
RESOLUCIÓN DE JUNTA DIRECTIVA
VIDEOGRABACIONES

100 12.1 INSTRUMENTOS DE CONTROL

REGISTROS X 2 10 X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
LIBRO RADICADOR DE ACTAS DE JUNTA GESTIÓN Y CENTRAL TRANSFERIR AL ARCHIVO HISTÓRICO
DE METROSALUD.

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 1 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: JUNTA DIRECTIVA

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 2 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: GERENCIA GENERAL

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

1000 1.1 ACTAS

DE COMITÉS X 2 1 X X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
ACTAS COMITÉ DE GERENCIA GESTIÓN Y CENTRAL, ELIMINAR ORIGINAL EN
COMUNICACIONES

1000 4.1 COMUNICACIONES OFICIALES

CIRCULARES X 2 5 X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
CIRCULAR GESTIÓN Y CENTRAL, SELECCIONAR EL 1% DE LOS
DOCUMENTOS TRANSFERIDOS PARA SU CONSERVACIÓN
EN EL ARCHIVO HISTÓRICO DE METROSALUD.

1000 4.3 COMUNICACIONES OFICIALES

OFICIOS Y MEMORANDOS X 2 20 X X CONSERVAR 10 AÑOS EN EL ARCHIVO CENTRAL SI SE
OFICIO ENVIADO Y RECIBIDO DIGITALIZAN, UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS
ARCHIVOS DE GESTIÓN Y CENTRAL SELECCIONAR EL 1% DE
LA TRANSFERENCIA PARA SU CONSERVACIÓN EN EL
ARCHIVO HISTÓRICO DE METROSALUD.

1000 4.3 OFICIOS Y MEMORANDOS X 2 10 X CONSERVAR 5 AÑOS EN EL ARCHIVO CENTRAL SI SE

DIGITALIZAN, UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS
MEMORANDO ENVIADO Y RECIBIDO ARCHIVOS DE GESTIÓN Y CENTRAL ELIMINAR HA CUMPLIDO
SU FUNCION.

1000 11.10 INFORMES

DE GESTIÓN X 2 10 X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
GESTIÓN Y CENTRAL, TRANSFERIR AL ARCHIVO HISTÓRICO
DE METROSALUD.

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 3 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: GERENCIA GENERAL

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE

GESTIÓN Y CENTRAL, TRANSFERIR AL ARCHIVO HISTÓRICO
INFORME DE GESTIÓN DE METROSALUD.

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 4 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: OFICINA ASESORA JURÍDICA

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

1100 1.1 ACTAS

DE COMITÉS X 2 10 X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
GESTIÓN Y CENTRAL, TRANSFERIR AL ARCHIVO HISTÓRICO
ACTA COMITÉ DE CONCILIACIÓN DE METROSALUD
ACTAS COMITÉ DE GERENCIA. RESUMEN
TAREAS

1100 4.2 COMUNICACIONES OFICIALES

DERECHOS DE PETICIÓN X 2 3 X X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
DERECHO DE PETICIÓN GESTIÓN Y CENTRAL, SELECCIONAR EL 1% DE LA
TRANSFERENCIA PARA SU CONSERVACIÓN EN EL
CONCEPTO JURÍDICO ARCHIVO HISTÓRICO DE METROSALUD.
RESPUESTA AL DERECHO DE PETICIÓN

1100 4.3 COMUNICACIONES OFICIALES

OFICIOS Y MEMORANDOS X 2 20 X X CONSERVAR 10 AÑOS EN EL ARCHIVO CENTRAL SI SE
OFICIO ENVIADO Y RECIBIDO DIGITALIZAN, UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS
ARCHIVOS DE GESTIÓN Y CENTRAL SELECCIONAR EL 1%
DE LA TRANSFERENCIA PARA SU CONSERVACIÓN EN EL
ARCHIVO HISTÓRICO DE METROSALUD.

1100 4.3 OFICIOS Y MEMORANDOS X 2 10 X CONSERVAR 5 AÑOS EN EL ARCHIVO CENTRAL SI SE

MEMORANDO ENVIADO Y RECIBIDO DIGITALIZAN, UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS
ARCHIVOS DE GESTIÓN Y CENTRAL ELIMINAR HA CUMPLIDO
SU FUNCION.

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 5 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: OFICINA ASESORA JURÍDICA

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 6 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: OFICINA ASESORA JURÍDICA

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E
1100 5.2 CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS X 2 20 X X X CONSERVAR 3 AÑOS EN EL ARCHIVO CENTRAL SI SE
CONVENIO INTERADMINISTRATIVO DIGITALIZAN, UNA VEZ SE CUMPLAN LOS TERMINOS EN LOS
ARCHIVOS DE GESTION Y CENTRAL SELECCIONAR LOS
PROPUESTAS PACTADOS CON DIRECCION SECCIONAL DE SALUD Y
OFICIOS SECRETARIA DE SALUD PARA SU CONSERVACION EN EL
ACTAS ARCHIVO HISTORICO DE METROSALUD.

1100 5.6 ORDEN DE SERVICIO/TRABAJO X 2 20 X X X CONSERVAR 3 AÑOS EN EL ARCHIVO CENTRAL SI SE

DIGITALIZAN, UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS
ORDEN DE SERVICIOS ARCHIVOS DE GESTIÓN Y CENTRAL SELECCIONAR EL 1%
ANEXOS DE LOS CONTRATOS PARA SU CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO HISTÓRICO DE
METROSALUD.

1100 11.4 INFORMES

DE CONCEPTOS X 2 3 X X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
INFORME DE CONCEPTOS JURÍDICOS GESTIÓN Y CENTRAL. SELECCIONAR EL 1% DE LA
TRANSFERENCIA PARA SU CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO
HISTÓRICO DE METROSALUD.

1100 11.10 INFORMES

DE GESTIÓN X 2 3 X X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
INFORME DE GESTIÓN GESTIÓN Y CENTRAL, SELECCIONAR EL INFORME DE
GESTIÓN ANUAL PARA SU CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO
HISTÓRICO DE METROSALUD.

1100 12.1 INSTRUMENTOS DE CONTROL

REGISTROS X 2 10 X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
LIBRO RADICADOR DE RESOLUCIONES GESTIÓN Y CENTRAL TRANSFERIR AL ARCHIVO HISTÓRICO
DE METROSALUD.

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 7 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: OFICINA ASESORA JURÍDICA

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO
UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E GESTIÓN Y CENTRAL TRANSFERIR AL ARCHIVO HISTÓRICO
DE METROSALUD.

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 8 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: OFICINA ASESORA JURÍDICA

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E
1100 15.1 PLANES
DE ACCIÓN X 2 3 X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
PLAN DE ACCIÓN DE LA DEPENDENCIA GESTIÓN Y CENTRAL, ELIMINAR. LA INFORMACIÓN
CONTENIDA EN ESTE DOCUMENTO SE ENCUENTRA
CONSOLIDADA EN EL PLAN DE ACCIÓN DE METROSALUD

1100 16.3 PROCESOS

JURÍDICOS

ACCIÓN DE TUTELA X 2 5 X X TRANSFERIR AL ARCHIVO CENTRAL 2 AÑOS DESPUÉS DE

TERMINADO EL PROCESO, CONSERVAR 5 AÑOS MAS Y
SELECCIONAR EL 1% DE LA TRANSFERENCIA PARA SU
NOTIFICACIÓN CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO HISTÓRICO DE
METROSALUD.
RESPUESTA DE TUTELA

SENTENCIA

AUTOS

1100 16.3 PROCESOS

JURÍDICOS

DEMANDA EMITIDA X 2 5 X X TRANSFERIR AL ARCHIVO CENTRAL 2 AÑOS DESPUÉS DE

TERMINADO EL PROCESO, CONSERVAR 5 AÑOS MAS Y
SELECCIONAR EL 1% DE LA TRANSFERENCIA PARA SU
DEMANDA EMITIDA CON SUS ANEXOS CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO HISTÓRICO DE
METROSALUD.
CONTESTACIÓN

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 9 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: OFICINA ASESORA JURÍDICA

TRANSFERIR AL ARCHIVO CENTRAL 2 AÑOS DESPUÉS DE
TERMINADO EL PROCESO, CONSERVAR 5 AÑOS MAS Y
RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN SELECCIONAR EL 1% DE LA TRANSFERENCIA PARA SU
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL CONSERVACIÓN PROCEDIMIENTO
EN EL ARCHIVO HISTÓRICO DE
METROSALUD.
O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 10 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: OFICINA ASESORA JURÍDICA

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

1100 16.3 PROCESOS

JURÍDICOS

DEMANDA RECIBIDA X 2 5 X X TRANSFERIR AL ARCHIVO CENTRAL 2 AÑOS DESPUÉS DE

TERMINADO EL PROCESO, CONSERVAR 5 AÑOS MAS Y
SELECCIONAR EL 1% DE LA TRANSFERENCIA PARA SU
MEMORIAL DE ALEGATOS CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO HISTÓRICO DE
METROSALUD.
ACTAS DE REPARTO

SENTENCIAS

SOLICITUD DE COBRO

LIQUIDACIÓN Y PAGO DE SENTENCIA

1100 19 RESOLUCIONES
RESOLUCIONES X 2 10 X UNA VEZ CUMPLA LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
GESTIÓN Y CENTRAL TRANSFERIR AL ARCHIVO HISTÓRICO
DE METROSALUD.

1100 20.1 TÍTULOS

ESCRITURA PUBLICA ADQUISICIÓN DE UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
INMUEBLES
X 2 10 X GESTIÓN Y CENTRAL TRANSFERIR AL ARCHIVO HISTÓRICO
DE METROSALUD.
ESCRITURA DE INMUEBLES

1100 20.2 TÍTULOS

ESCRITURA PUBLICA FONDO DE VIVIENDA X 2 20 X X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
GESTIÓN Y CENTRAL , SELECCIONAR EL 1% DE LA
ESCRITURA FONDO DE VIVIENDA
TRANSFERENCIA PARA SU CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO
HISTÓRICO DE METROSALUD.

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 11 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: OFICINA ASESORA JURÍDICA

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO
UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
GESTIÓN Y CENTRAL , SELECCIONAR EL 1% DE LA
O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E
TRANSFERENCIA PARA SU CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO
HISTÓRICO DE METROSALUD.

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 12 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: OFICINA DE CONTROL INTERNO Y EVALUACION

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

1200 1.1 ACTAS

DE COMITÉS X 2 10 X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
ACTA DE COMITÉ DE COORDINACIÓN DEL GESTIÓN Y CENTRAL, TRANSFERIR AL ARCHIVO HISTÓRICO DE
SISTEMA DE CONTROL INTERNO METROSALUD
ACTA SUBCOMITÉ DE COORDINACIÓN DEL
SISTEMA DE CONTROL INTERNO
ACTA COMITÉ DE HISTORIAS CLINICAS
ACTA COMITÉ AD - HOC
1200 1.4 DE REUNIONES X 2 3 X X X SELECCIONAR EL 1% DE LOS DOCUMENTOS TRANSFERIDOS
DE PERSONAL PARA SU CONSERVACION EN EL ARCHIVO HISTORICO DE
METROSALUD.
DE AUDITORES INTERNOS Y EXTERNOS

1200 4.3 COMUNICACIONES OFICIALES

OFICIOS Y MEMORANDOS X 2 20 X X CONSERVAR 10 AÑOS EN EL ARCHIVO CENTRAL SI SE
OFICIO ENVIADO Y RECIBIDO DIGITALIZAN, UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS
ARCHIVOS DE GESTIÓN Y CENTRAL SELECCIONAR EL 1% DE LA
TRANSFERENCIA PARA SU CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO
HISTÓRICO DE METROSALUD.

1200 4.3 OFICIOS Y MEMORANDOS X 2 10 X CONSERVAR 5 AÑOS EN EL ARCHIVO CENTRAL SI SE

MEMORANDO ENVIADO Y RECIBIDO DIGITALIZAN, UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS
ARCHIVOS DE GESTIÓN Y CENTRAL ELIMINAR HA CUMPLIDO SU
FUNCION.

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 13 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

CONSERVAR 5 AÑOS EN EL ARCHIVO CENTRAL SI SE

DEPENDENCIA PRODUCTORA: OFICINA DE CONTROL INTERNO Y EVALUACION DIGITALIZAN, UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS
ARCHIVOS DE GESTIÓN Y CENTRAL ELIMINAR HA CUMPLIDO SU
FUNCION.
RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 14 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: OFICINA DE CONTROL INTERNO Y EVALUACION

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E
1200 11.1 INFORMES

DE AUDITORIA Y SEGUIMIENTO X 5 5 X X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE

INFORME DE SEGUIMIENTO PLANES DE GESTIÓN Y CENTRAL, SELECCIONAR EL INFORME ANUAL DE
MEJORAMIENTO CONTROL INTERNO PARA SU CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO
INFORME DE VERIFICACIÓN Y EVALUACIÓN A HISTÓRICO DE METROSALUD. CONSERVAR EN EL ARCHIVO
CARTERA CENTRAL LOS PAPELES DE TRABAJO 20 AÑOS COMO
INFORME DE VERIFICACIÓN DE ADQUISICIONES DOCUMENTO PROBATORIO.

INFORME ANUAL DE CONTROL INTERNO

INFORME DE GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABLE

INFORME DE VERIFICACIÓN DE SALARIOS Y

PRESTACIONES
INFORME DE VERIFICACIÓN CALCULO
ACTUARIAL
INFORME VERIFICACIÓN DE INVENTARIOS
INFORME DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
QUEJAS Y RECLAMOS
INFORME VERIFICACIÓN PROGRAMA DE
SEGUROS
INFORME VERIFICACIÓN PLANES DE SEGUROS
INFORME VERIFICACIÓN FACTURACIÓN Y
GLOSAS
INFORME INTERMEDIO JUNIO-DICIEMBRE
CONTROL INTERNO
INFORME VERIFICACIÓN DEPRECIACIÓN
INFORME DE PRODUCCIÓN DE SERVICIOS DEFA

INFORME DE ARQUEO DE FONDOS FIJOS

INFORME EVALUACIÓN HISTORIA CLÍNICA
MEDICA Y ODONTOLÓGICA
INFORME RENDICIÓN DE CUENTAS
CONSOLIDADO

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 15 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: OFICINA DE CONTROL INTERNO Y EVALUACION

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E
INFORME DE EVALUACIÓN DE CONTROL
INTERNO CONTABLE (CONSECUTIVO)

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 16 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: OFICINA DE CONTROL INTERNO Y EVALUACION

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

INFORME DE ESCUCHA ACTIVA

INFORME HABILITACION
INFORME PAMEC
INFORME DEMANDA NO ATENDIDA
INFORME SATISFACCION
INFORME POR AUDITORIA CONCURRENTE
INFORME POR AUDITORIA COYUNTURALES
INFORME INDICADORES INSTITUCIONALES
INFORMES DE LEY

1200 11.7 INFORMES A ENTIDADES DE CONTROL DEL X 5 5 X X UNA VEZ CUMPLAN LOS TERMINOS EN EL ARCHIVO DE
ESTADO. GESTION Y CENTRAL SELECCIONAR EL 1% DE LA
TRANSFERENCIA PARA SU CONSERVACION EN EL ARCHIVO
HISTORICO DE METROSALUD

1200 11.1 INFORMES X 2 3 X X CUANDO SE CUMPLAN LOS TERMINOS EN EL ARCHIVO DE

0 DE GESTION GESTION Y CENTRAL, SELECCIONAR EL INFORME DE GESTION
ANUAL PARA CONSERVACION EN EL ARCHIVO HISTORICO

1200 12.1 INSTRUMENTO DE CONTROL X 2 1 X X CONSERVAR EN EL ARCHIVO DE GESTION POR DOS

REGISTROS DE ASISTENCIA AÑOS Y EN EL CENTRAL 1 AÑO Y ELIMINAR, EL
SOLICITUD PERMISOS
ORIGINAL PERMANECE EN TALENTO HUMANO.

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 17 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: OFICINA DE CONTROL INTERNO Y EVALUACION

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

1200 14.2 MANUALES X 5 5 X X CONSERVAR EN EL ARCHIVO DE GESTION POR 5 AÑOS Y

MANUALES DE CALIDAD TRANSFERIR AL ARCHIVO CENTRAL LA ULTIMA VERSION Y
CONSERVAR DURANTE 5 AÑOS, DESPUES DE TRANSCURRIDO
DEMANDA NO ATENDIDA
ESE TIEMPO TRANSFERIR AL ARCHIVO HISTORICO
ESCUCHA ACTIVA
GARANTIA DE CALIDAD
EVALUACION HISTORIA CLINICA
GESTION EVENTOS ADVERSOS

1200 15.1 PLANES

DE ACCIÓN X 2 3 X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE

PLAN DE ACCIÓN DE LA DEPENDENCIA GESTIÓN Y CENTRAL, ELIMINAR. LA INFORMACIÓN CONTENIDA
EN ESTE DOCUMENTO SE ENCUENTRA CONSOLIDADA EN EL
PLAN DE ACCIÓN DE METROSALUD

1200 15.6 DE MEJORAMIENTO X 2 3 X ELIMINAR LA INFORMACION CONTENIDA EN ESTE

PLAN MEJORAMIENTO DEL AREA DOCUMENTO SE ENCUENTRA CONSOLIDADA EN EL
PLAN DE ACCION DE METROSALUD.

1200 17.9 PROGRAMAS X 3 4 X RETENER EN GESTION Y EN EL ARCHIVO CENTRAL,

DEFENSA DE LA SALUD PUBLICA SEPARAR UNA MUESTRA DEL 1% ANUAL PARA SER
TRANSFERIDA AL ARCHIVO HISTORICO

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 18 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: COMUNICACIONES

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

1300 4.3 COMUNICACIONES OFICIALES

OFICIOS Y MEMORANDOS X 2 20 X X CONSERVAR 10 AÑOS EN EL ARCHIVO CENTRAL SI SE
OFICIO ENVIADO Y RECIBIDO DIGITALIZAN, UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS
ARCHIVOS DE GESTIÓN Y CENTRAL SELECCIONAR EL 1% DE
LA TRANSFERENCIA PARA SU CONSERVACIÓN EN EL
ARCHIVO HISTÓRICO DE METROSALUD.

1300 4.3 OFICIOS Y MEMORANDOS X 2 10 X X CONSERVAR 5 AÑOS EN EL ARCHIVO CENTRAL SI SE

MEMORANDO ENVIADO Y RECIBIDO DIGITALIZAN, UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS
ARCHIVOS DE GESTIÓN Y CENTRAL ELIMINAR HA CUMPLIDO
SU FUNCION.

1300 5.4 CONTRATOS

OFERTAS Y COTIZACIONES X 2 X CONSERVAR EN GESTION Y ELIMINAR LAS NO ACEPTADAS
A LOS 2 AÑOS.
OFERTA O COTIZACIÓN PUBLICITARIA NEGADAS

1300 9.2 ESTUDIOS

INSTITUCIONALES (MEDIO VIRTUAL) X 2 10 X TRANSFERIR AL ARCHIVO CENTRAL 2 AÑOS DESPUÉS DE
RESEÑA HISTÓRICA METROSALUD SU ACTUALIZACIÓN. CONSERVAR 10 AÑOS MAS Y
TRANSFERIR AL ARCHIVO HISTÓRICO DE METROSALUD.
ARTÍCULOS
RECORTES DE PRENSA

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 19 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: COMUNICACIONES

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 20 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: COMUNICACIONES

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E
1300 11.6 INFORMES
DE EJECUCIÓN (INF DIGITAL) X 2 10 X X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
GESTIÓN Y CENTRAL. SELECCIONAR EL 1% DE LA
TRANSFERENCIA PARA SU CONSERVACIÓN EN EL
ARCHIVO HISTÓRICO DE METROSALUD.

1300 11.10 INFORMES

DE GESTIÓN (DIGITAL) X 2 3 X X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
INFORME DE GESTIÓN GESTIÓN Y CENTRAL, SELECCIONAR EL INFORME DE
GESTIÓN ANUAL PARA SU CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO
HISTÓRICO DE METROSALUD.

1300 15.1 PLANES (DIGITAL)

X 2 3 X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
PLAN DE ACCIÓN DE LA DEPENDENCIA GESTIÓN Y CENTRAL, ELIMINAR. LA INFORMACIÓN
CONTENIDA EN ESTE DOCUMENTO SE ENCUENTRA
INFORME AVANCES PLAN DE ACCIÓN CONSOLIDADA EN EL PLAN DE ACCIÓN DE METROSALUD

1300 17.8 PROGRAMAS

EVENTOS INSTITUCIONALES DE DIFUSION X 2 3 X X TRANSFERIR AL ARCHIVO CENTRAL 2 AÑOS DESPUÉS DE
(DIGITAL) FINALIZADO EL PROGRAMA. CONSERVAR 3 AÑOS MAS Y
OFICIO
SELECCIONAR EL 1% DE LA TRANSFERENCIA PARA SU
CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO HISTÓRICO DE
BOLETÍN METROSALUD.
INVITACIÓN
LIBRETO
PROGRAMA T.V
PERIODICO USUARIO

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 21 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: COMUNICACIONES

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E
INAUGURACIONES

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 22 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: COMUNICACIONES

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

1300 17.10 LATIDOS DE METROSALUD (BOLETIN) X 2 10 X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
(VIRTUAL) GESTIÓN Y CENTRAL, TRANSFERIR AL ARCHIVO HISTÓRICO
DE METROSALUD
OFICIO
BOLETÍN Y RECORTE DE PRENSA
AFICHES Y PLEGABLES
ANEXOS

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 23 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: COMUNICACIONES

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 24 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO ORGANIZACIONAL

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E
1400 1.3 ACTAS
DE JUNTA DIRECTIVA (COPIA) X 3 X X CONSERVAR EN EL ARCHIVO DE GESTION DURANTE 3
AÑOS, TRANSFERIR AL ARCHIVO CENTRAL PARA SER
UNIFICADAS CON LAS ACTAS (ORIGINALES) QUE REPOSAN
EN LA OFICINA JURIDICA Y TRANSFERIR AL ARCHVO
HISTORICO DE METROSALUD.

1400 1.4 ACTAS

DE REUNIONES X 2 3 X X SELECCIONAR EL 1% DE LOS DOCUMENTOS
ACTAS DE REUNIONES DE TRABAJO TRANSFERIDOS PARA SU CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO
HISTÓRICO DE METROSALUD.

1400 2.2 CERTIFICADOS GARANTIA DE CALIDAD X 5 20 X DEBE PERMANECER EN LA DIRECCION DE CADA UPSS
DURANTE EL TIEMPO QUE DURE LA VIGENCIA DEL
DECLARACION DE REQUISITOS ESENCIALES
PARA LA PRESTACION DEL SERVICIO DE SALUD. CERTIFICADO DE GARANTIA DE CALIDAD. CUANDO TERMINE
ACTA DE VISITA DE VERIFICACION DE
LA VIGENCIA TRANSFERIR AL ARCHIVO HISTORICO
REQUISITOS ESENCIALES

1400 4.3 COMUNICACIONES OFICIALES X 2 20 X X CONSERVAR 10 AÑOS EN EL ARCHIVO CENTRAL SI SE

OFICIOS Y MEMORANDOS DIGITALIZAN, UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS
ARCHIVOS DE GESTIÓN Y CENTRAL SELECCIONAR EL 1% DE
OFICIOS ENVIADOS Y RECIBIDOS LA TRANSFERENCIA PARA SU CONSERVACIÓN EN EL
ARCHIVO HISTÓRICO DE METROSALUD.

1400 4.3 OFICIOS Y MEMORANDOS X 2 10 X CONSERVAR 5 AÑOS EN EL ARCHIVO CENTRAL SI SE

DIGITALIZAN, UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS
MEMORANDO ENVIADO Y RECIBIDO ARCHIVOS DE GESTIÓN Y CENTRAL ELIMINAR HA CUMPLIDO
SU FUNCION.

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 25 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO ORGANIZACIONAL

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 26 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO ORGANIZACIONAL

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E
1400 5.2 CONTRATOS
CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS X 3 1 X ELIMINAR, ES UNA COPIA, UNIFICAR CON EL ORIGINAL
CONVENIO INTERADMINISTRATIVO CON
SECRETARIA DE SALUD DE OBRAS FÍSICAS Y
DOTACIÓN

1400 9.1 ESTUDIOS

DE VIABILIDAD
ESTUDIO DE VIABILIDAD X 2 10 X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
GESTIÓN Y CENTRAL TRANSFERIR AL ARCHIVO HISTÓRICO
METROSALUD

1400 11.1 INFORMES

DE AUDITORIA Y SEGUIMIENTO X 5 5 X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
INFORME TÉCNICO PLANEACIÓN GESTIÓN Y CENTRAL, TRANSFERIR PARA SU
CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO HISTÓRICO DE
DIAGNOSTICO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS METROSALUD.

1400 11.7 DE ENTIDADES DE CONTROL DEL ESTADO X 5 5 X X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
GESTIÓN Y CENTRAL, SELECCIONAR EL 1% DE LA
INFORME REQUERIMIENTOS ENTIDADES VARIAS
TRANSFERENCIA PARA SU CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO
HISTÓRICO DE METROSALUD.
INFORMES DE GESTIÓN A CONTRALORÍA

1400 11.10 DE GESTION X 2 3 X X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
GESTIÓN Y CENTRAL, SELECCIONAR EL INFORME DE
GESTIÓN ANUAL PARA SU CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO
HISTÓRICO DE METROSALUD.

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 27 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO ORGANIZACIONAL

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 28 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO ORGANIZACIONAL

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E
1400 14.4 MANUALES
DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS X 1 3 X TRANSFERIR AL ARCHIVO CENTRAL 1 AÑOS DESPUÉS DE
MANUAL DE PROCESOS SU ACTUALIZACIÓN O CAMBIO DE VERSIÓN. CONSERVAR 3
DEFINICIÓN DE PROCESO
AÑOS MAS Y TRANSFERIR PARA SU CONSERVACIÓN EN EL
ARCHIVO HISTÓRICO DE METROSALUD.
PROCESOS
RESULTADOS QUE GENERA
ACUERDOS DE JUNTA DIRECTIVA APROBANDO O
MODIFICANDO
RESOLUCIÓN DE APROBACIÓN DEL
PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTO
DIAGRAMA DE FLUJO
INSTRUCTIVOS
FORMATOS
HOJAS DE CONTROL DE DISTRIBUCIÓN DEL
PROCEDIMIENTO

1400 14.6 METODOLOGICOS (SIGO) X 2 5 X X TRANSFERIR AL ARCHIVO CENTRAL 2 AÑOS DESPUÉS DE

INSTRUCTIVO PARA PROGRAMACIÓN DE SU ACTUALIZACIÓN O CAMBIO DE VERSIÓN. CONSERVAR 5
PROYECTOS AÑOS MAS, SELECCIONAR EL 1% DE LO TRANSFERIDO
GUÍA METODOLOGICA PARA ELABORAR PARA CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO HISTÓRICO DE
INDICADORES DE CONTROLES EN PROCESO METROSALUD.
GUÍA METODOLOGÍA PARA DISEÑO DE
PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
GUIA PARA FORMULACION DE PROYECTOS
SIGO.
1400 14.7 MANUALES X 5 5 X X CONSERVAR EN EL ARCHIVO DE GESTION EL MANUAL
MANUAL DE FUNCIONES ACTUALIZADO Y EN EL ARCHIVO CENTRAL EL MANUAL
INMEDIATAMENTE ANTERIOR.

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 29 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO ORGANIZACIONAL

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 30 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO ORGANIZACIONAL

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E
1400 15.1 PLANES
DE ACCIÓN
PLAN DE ACCIÓN DE LA DEPENDENCIA X 2 3 X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
GESTIÓN Y CENTRAL, ELIMINAR. LA INFORMACIÓN
CONTENIDA EN ESTE DOCUMENTO SE ENCUENTRA
CONSOLIDADA EN EL PLAN DE ACCIÓN DE METROSALUD

1400 15.1 DE ACCIÓN

PLAN DE ACCIÓN DE METROSALUD X 2 10 X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
METODOLOGÍA DE PLANEACIÓN MUNICIPAL GESTIÓN Y CENTRAL, TRANSFERIR PARA SU
CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO HISTÓRICO DE
ADAPTACIÓN A METROSALUD METROSALUD.
INSTRUCTIVO PARA PLAN DE ACCIÓN
OFICIO REMISORIO CON METODOLOGÍA E
INSTRUCTIVO A TODAS LAS DEPENDENCIAS
INSTRUCTIVO PARA PROGRAMACIÓN DE
PROYECTOS (PLAN ACCIÓN DEPENDENCIAS)
PLAN DE ACCIÓN DE LAS DEPENDENCIAS

1400 15.3 PLAN DESARROLLO METROSALUD X 4 10 X UNA VEZ CUMPLAN LOS TERMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
GESTION Y CENTRAL, TRANSFERIR PARA SU
PLAN DESARROLLO METROSALUD CONSERVACION EN EL ARCHIVO HISTORICO DE
OFICIO INVITACIÓN CONSTRUCCIÓN CONJUNTA METROSALUD.
ACTAS DE REUNIONES
OFICIOS OFICIALIZANDO EL PLAN
EVALUACIÓN, AJUSTE PLAN DESARROLLO
FORMATOS PARA DEPENDENCIAS

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 31 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO ORGANIZACIONAL

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 32 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO ORGANIZACIONAL

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E
1400 15.6 PLAN DE MEJORAMIENTO X 2 3 X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
GESTIÓN Y CENTRAL, ELIMINAR. LA INFORMACIÓN
CONTENIDA EN ESTE DOCUMENTO SE ENCUENTRA
CONSOLIDADA EN EL PLAN DE ACCIÓN DE METROSALUD

1400 15.7 PLAN DE VENTAS X 3 5 X CONSERVAR EN GESTION Y EN EL ARCHIVO CENTRAL, Y

TRANSFERIR AL ARCHIVO HISTORICO DE METROSALUD EL
CONSOLIDADO DEL PLAN.

1400 15.8 PLAN BIENAL X 3 5 X CONSERVAR EN EL ARCHIVO DE GESTION Y EN EL

CENTRAL, TRANSFERIR AL ARCHIVO HISTORICO EL
CONSOLIDADO DEL PLAN DE VENTAS.

1400 15.9 PLAN ANTICORRUPCION X 3 5 X CONSERVAR EN GESTION Y EN EL ARCHIVO CENTRAL, Y

TRANSFERIR AL ARCHIVO HISTORICO DE METROSALUD EL
CONSOLIDADO DEL PLAN.

1400 15.10 PLAN INTERVENCION DE RIESGOS X 3 5 X CONSERVAR EN GESTION Y EN EL ARCHIVO CENTRAL, Y

TRANSFERIR AL ARCHIVO HISTORICO DE METROSALUD EL
PLAN DE CADA QUINQUENIO
1400 18.1 PROYECTOS
DE DOTACIÓN
PROYECTOS DE DOTACIÓN X 2 10 X TRANSFERIR AL ARCHIVO CENTRAL 2 AÑOS DESPUÉS DE
SOLICITUD PARA RECOGER DOCUMENTACIÓN TERMINADO O DEFINIDO QUE NO SE VA A EJECUTAR.
PROYECTOS CONSERVAR 10 AÑOS MAS Y TRANSFERIR AL ARCHIVO
BORRADOR DEL PROYECTO HISTÓRICO DE METROSALUD.
ANOTACIONES CORRECCIONES PROYECTO
OFICIOS
INFORME DE VALIDACIÓN DE NECESIDADES

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 33 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO ORGANIZACIONAL

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E
ACTAS DE REUNIONES

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 34 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO ORGANIZACIONAL

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

1400 18.2 DE INVERSIÓN SOCIAL

PROYECTO DE INVERSIÓN SOCIAL X 2 10 X TRANSFERIR AL ARCHIVO CENTRAL 2 AÑOS DESPUÉS DE
TERMINADO O DEFINIDO QUE NO SE VA A EJECUTAR.
CONSERVAR 10 AÑOS MAS Y TRANSFERIR AL ARCHIVO
HISTÓRICO DE METROSALUD.

1400 18.3 DE OBRAS FÍSICAS

PROYECTOS DE OBRAS FÍSICAS X 2 10 X TRANSFERIR AL ARCHIVO CENTRAL 2 AÑOS DESPUÉS DE
SOLICITUD PARA RECOGER DOCUMENTACIÓN TERMINADO O DEFINIDO QUE NO SE VA A EJECUTAR.
PROYECTOS CONSERVAR 10 AÑOS MAS Y TRANSFERIR AL ARCHIVO
BORRADOR DEL PROYECTO HISTÓRICO DE METROSALUD.
ANOTACIONES CORRECCIONES PROYECTO
OFICIOS
INFORME DE VALIDACIÓN DE NECESIDADES
ACTAS DE REUNIONES

1400 18.4 DE SERVICIOS DE SALUD

PROYECTO PALACIO DE EXPOSICIONES X 2 10 X TRANSFERIR AL ARCHIVO CENTRAL 2 AÑOS DESPUÉS DE
PROYECTO AEROPUERTO OLAYA HERRERA TERMINADO O DEFINIDO QUE NO SE VA A EJECUTAR.
CONSERVAR 10 AÑOS MAS Y TRANSFERIR AL ARCHIVO
HISTÓRICO DE METROSALUD.

1400 18.5 ESPECÍFICOS DE LAS COMUNIDADES

ACTAS REUNIONES CON LA COMUNIDAD X 2 10 X TRANSFERIR AL ARCHIVO CENTRAL 2 AÑOS DESPUÉS DE
TERMINADO O DEFINIDO QUE NO SE VA A EJECUTAR.
CONSERVAR 10 AÑOS MAS Y TRANSFERIR AL ARCHIVO
HISTÓRICO DE METROSALUD.

INFORME DE REUNIONES ESPECIALES

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 35 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO ORGANIZACIONAL

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E
INFORME DE COMISIÓN ACCIDENTALES

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 36 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: OFICINA CONTROL DISCIPLINARIO INTERNO

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

1500 1.4 ACTAS DE RETENER EN GESTION Y EN EL CENTRAL, SEPARAR UNA

X MUESTRA DEL 1% ANUAL PARA TRANSFERIR AL ARCHIVO
REUNIONES CON PERSONAL
X 2 3 X
HISTORICO

1500 3.4 COMPROBANTES

DE MOVIMIENTOS DE ALMACÉN X 2 X ELIMINAR ES UNA COPIA
PEDIDOS

1500 4.3 COMUNICACIONES OFICIALES

OFICIOS Y MEMORANDOS X 2 20 X X CONSERVAR 10 AÑOS EN EL ARCHIVO CENTRAL SI SE
OFICIO ENVIADO Y RECIBIDO DIGITALIZAN, UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS
ARCHIVOS DE GESTIÓN Y CENTRAL SELECCIONAR EL 1% DE
LA TRANSFERENCIA PARA SU CONSERVACIÓN EN EL
ARCHIVO HISTÓRICO DE METROSALUD.

1500 4.3 OFICIOS Y MEMORANDOS CONSERVAR 5 AÑOS EN EL ARCHIVO CENTRAL SI SE

MEMORANDO ENVIADO Y RECIBIDO X 2 10 X DIGITALIZAN, UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS
ARCHIVOS DE GESTIÓN Y CENTRAL ELIMINAR HA CUMPLIDO
SU FUNCION.

1500 11.1 INFORMES UNA VEZ SE CUMPLAN LOS TERMINOS EN EL ARCHIVO DE

DE AUDITORIA Y SEGUIMIENTO GESTION Y CENTRAL, CONSERVAR EL CONSOLIDADO
X 5 5 ANUAL EN EL ARCHIVO HISTORICO DE METROSALUD.

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL DOCUMENTACION Y CORRESPONDENCIA
S: SELECCIÓN Modificado Noviembre de 2008
D: DIGITALIZACIÓN Página 37 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: OFICINA CONTROL DISCIPLINARIO INTERNO

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E
1500 11.7 ENTIDADES DE CONTROL DEL ESTADO
X 5 5 X X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
GESTIÓN Y CENTRAL, SELECCIONAR EL 1% DE LA
INFORME DE PROCESOS DISCIPLINARIOS PARA
TRANSFERENCIA PARA SU CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO
LA PERSONERÍA
HISTÓRICO DE METROSALUD.

1500 11.10 DE GESTIÓN X 2 3 X X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
GESTIÓN Y CENTRAL, SELECCIONAR EL INFORME DE
INFORME DE GESTIÓN
GESTIÓN ANUAL PARA SU CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO
HISTÓRICO DE METROSALUD.

1500 12.1 INTRUMENTOS DE CONTROL X 2 10

REGISTROS

1500 15.1 PLANES DE X 2 3 X X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
ACCIÓN GESTIÓN Y CENTRAL, ELIMINAR. LA INFORMACIÓN
CONTENIDA EN ESTE DOCUMENTO SE ENCUENTRA
CONSOLIDADA EN EL PLAN DE ACCIÓN DE METROSALUD

1500 15.6 DE MEJORAMIENTO X 2 3 X X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
GESTIÓN Y CENTRAL, ELIMINAR. LA INFORMACIÓN
CONTENIDA EN ESTE DOCUMENTO SE ENCUENTRA
CONSOLIDADA EN EL PLAN DE ACCIÓN DE METROSALUD

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL DOCUMENTACION Y CORRESPONDENCIA
S: SELECCIÓN Modificado Noviembre de 2008
D: DIGITALIZACIÓN Página 38 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: OFICINA CONTROL DISCIPLINARIO INTERNO

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E
1500 16.2 PROCESOS
DISCIPLINARIOS X 4 12 X X TRANSFERIR 3 AÑOS DESPUÉS DE HABER TERMINADO EL
PROCESO. CONSERVAR 12 AÑOS MAS Y SELECCIONAR EL
INFORME DISCIPLINARIO
1% DE LA TRANSFERENCIA PARA SU CONSERVACIÓN EN EL
ARCHIVO HISTORICO DE METROSALUD
AUTO DE APERTURA DEL PROCESO
NOTIFICACIÓN DE INDAGACIÓN
AUTO DE PRUEBA
SOLICITUD DE PRUEBA DOCUMENTAL
AUTO DE ARCHIVO
AUTO DE APERTURA DE INVESTIGACIÓN
DISCIPLINARIA
NOTIFICACIÓN AL INFORMANTE
NOTIFICACIÓN AL INFORMADO
AUTO ADMITIENDO APELACIÓN
AUTO RESOLVIENDO APELACIÓN
AUTO DE CARGOS
PRESENTACIÓN DESCARGOS
DECLARACIÓN JURAMENTADA
RECURSOS DE APELACIÓN
EJECUCIÓN DE SANCIÓN
NOTIFICACIÓN DE SANCIÓN
BOLETA DE SUSPENSIÓN

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL DOCUMENTACION Y CORRESPONDENCIA
S: SELECCIÓN Modificado Noviembre de 2008
D: DIGITALIZACIÓN Página 39 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

1600 1.3 ACTAS X 2 20 X DESPUES DE CUMPLIR RETENCION EN LOS ARCHIVOS DE

GESTION Y CENTRAL TRANSFERIR AL ARCHIVO HISTORICO.
COMITÉ TECNICO PROCESOS DE APOYO

1600 4.3 COMUNICACIONES OFICIALES

OFICIOS X 2 20 X X CONSERVAR 10 AÑOS EN EL ARCHIVO CENTRAL SI SE
OFICIO ENVIADO Y RECIBIDO DIGITALIZAN, UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS
ARCHIVOS DE GESTIÓN Y CENTRAL SELECCIONAR EL 1% DE
LA TRANSFERENCIA PARA SU CONSERVACIÓN EN EL
ARCHIVO HISTÓRICO DE METROSALUD.

1600 4.3 OFICIOS Y MEMORANDOS X 2 10 X CONSERVAR 5 AÑOS EN EL ARCHIVO CENTRAL SI SE

MEMORANDO ENVIADO Y RECIBIDO
DIGITALIZAN, UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS
ARCHIVOS DE GESTIÓN Y CENTRAL ELIMINAR HA CUMPLIDO
SU FUNCION.

1600 5.1 CONTRATOS

CONTRATOS X 3 5 X X ES UNA COPIA, UNIFICAR CON EL ORIGINAL, EL CUAL
DE REVISORIA FISCAL CUSTODIA LA OFICINA ASESORA JURÍDICA.

1600 11.8 INFORMES DE ESTADOS FINANCIEROS X 3 5 X X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
COPIA PARA EL AREA GESTIÓN Y CENTRAL, ELIMINAR, EL ORIGINAL SE
CONSERVA EN LA OFICINA DE CONTABILIDAD

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 40 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL UNA VEZ CUMPLAN PROCEDIMIENTO
LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
GESTIÓN Y CENTRAL, ELIMINAR, EL ORIGINAL SE
O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E CONSERVA EN LA OFICINA DE CONTABILIDAD

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 41 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

1600 11.10 DE GESTIÓN X 2 5 X X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
INFORME DE GESTIÓN GESTIÓN Y CENTRAL, SELECCIONAR EL INFORME DE
GESTIÓN ANUAL PARA SU CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO
HISTÓRICO DE METROSALUD.

1600 15.1 PLANES

DE ACCIÓN X 2 3 X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
PLAN DE ACCIÓN DE LA DEPENDENCIA GESTIÓN Y CENTRAL, ELIMINAR. LA INFORMACIÓN
CONTENIDA EN ESTE DOCUMENTO SE ENCUENTRA
CONSOLIDADA EN EL PLAN DE ACCIÓN DE METROSALUD

1600 15.3 DE DESARROLLO X 2 1 X TRANSFERIR AL ARCHIVO CENTRAL 2 AÑOS DESPUÉS DE

PLAN DE DESARROLLO (COPIA) EJECUTADO EL PLAN, CONSERVAR 1 AÑO MAS Y ELIMINAR,
ORIGINAL EN PLANEACIÓN.

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 42 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ÁREA DE TESORERÍA

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

1610 1.1 ACTAS X 3 20 X CONSERVAR EN EL ARCHIVO DE GESTION Y CENTRAL Y

DE SANEAMIENTO CONTABLE PROCEDER A TRANSFERIR AL ARCHIVO HISTORICO DE LA
ESE METROSALUD

1610 2.4 CERTIFICADOS X 1 1 X X CONSERVAR EN EL ARCHIVO DE GESTION UN AÑO Y EN EL

DE PAZ Y SALVO ARCHIVO CENTRAL UN AÑO MAS Y PROCEDER A ELIMINAR.

1610 3.2 COMPROBANTES DE EGRESOS X 3 10 X CONSERVAR 10 AÑOS EN EL ARCHIVO CENTRAL, SI SE

CONSIGNACIONES - COMPROBANTE DE DIGITALIZAN CONSERVAR POR 5 AÑOS, SE REDUJO LA
MOVIMIENTO DE CAJA DIARIO - RECIBOS DE CAJA RETENCION CON BASE EN ACTA # 1 DEL COMITE DE
- ORDEN DE PAGO Y COMPROBANTE DE PAGO ARCHIVO DE MAYO DE 2011 Y TENIENDO EN CUENTA
(SOPORTES FACRURAS) NOTAS DEBITO - NOTAS CONCEPTO TECNICO DE LA CONTADURIA GENERAL DE LA
CREDITO - CONSIGNACIUONES - LISTADO DE NACION. UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS
MOVIMIENTOS BANCARIOS -TRASLADOS ARCHIVOS DE GESTIÓN Y CENTRAL SELECCIONAR EL 1% DE
BANCARIOS - COMPROBANTES DE CAJA MENOR -
FACTURAS - CUENTAS DE COBRO -RELACION LA TRANSFERENCIA PARA SU CONSERVACIÓN EN EL
COMPROBANTES DE CAJA MENOR - TRASLADO ARCHIVO HISTÓRICO DE METROSALUD.
DE RUBROS PRESUPUESTALES - AUTORIZACION
DE GASTOS - CONTROL PRESUPUESTAL (F6)
ORDENES DE PAGO - LEGALIZACION AVANCES

1610 4.3 OFICIOS Y MEMORANDOS X 2 10 X X

CONSERVAR 5 AÑOS EN EL ARCHIVO CENTRAL SI SE
DIGITALIZAN, UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS
ARCHIVOS DE GESTIÓN Y CENTRAL ELIMINAR HA CUMPLIDO
SU FUNCION.
MEMORANDO ENVIADO Y RECIBIDO

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 43 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ÁREA DE TESORERÍA

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 44 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ÁREA DE TESORERÍA

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

1610 5.1 CONTRATOS X 2 3 X X ELIMINAR, ES UNA COPIA, UNIFICAR CON EL ORIGINAL, EL

CONTRATOS PARA LIQUIDAR FACTURAS CUAL SE CUSTODIA EN LA OFICINA JURÍDICA.

1610 10.7 HISTORIAS X 2 3 X X UNA VEZ CUMPLIDOS LOS TERMINOS DE RETENCION EN EL

DE PRESTAMOS DE CALAMIDAD ARCHIVO DE GESTION Y EL CENTRAL PROCEDER A
DOMESTICA ELIMINAR.

1610 10.8 DE PRESTAMOS DE VIVIENDA X 2 12 X X UNA VEZ CUMPLIDOS LOS TERMINOS DE RETENCION EN EL
ARCHIVO DE GESTION Y EL CENTRAL PROCEDER A
ELIMINAR.

1610 10.9 HISTORIAS LABORALES (CONTROL PERMISOS) X 2 5 X X UNA VEZ CUMPLIDOS LOS TERMINOS DE RETENCION EN EL
ARCHIVO DE GESTION Y EL CENTRAL PROCEDER A
ELIMINAR.

1610 11.1 INFORMES DE AUDITORIA Y CONSERVAR EN GESTION Y CENTRAL Y TRANSFERIR AL

SEGUIMIENTO X 5 5 X X ARCHIVO HISTORICO LOS CONSOLIDADOS SEMESTRALES Y
ANUALES

1610 11.2 INFORMES X 2 10 X X CONSERVAR EN GESTION Y EN EL ARCHIVO CENTRAL Y

DE CAJA MENOR PROCEDER A ELIMINAR
1610 11.3 INFORMES X 2 1 X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
DE CAJA Y BANCOS GESTIÓN Y CENTRAL, ELIMINAR LA INFORMACIÓN
CONTENIDA EN ESTE DOCUMENTO SE ENCUENTRA
INFORME DE CAJA DIARIO (BOLETÍN DE CAJA) SOPORTADA EN EL SISTEMA.

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 45 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ÁREA DE TESORERÍA

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

1610 11.6 DE EJECUCIÓN X 2 10 X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
GESTIÓN Y CENTRAL. SELECCIONAR EL 1% DE LA
INFORME DE CUENTAS POR PAGAR Y CUENTAS TRANSFERENCIA PARA SU CONSERVACIÓN EN EL
POR COBRAR ARCHIVO HISTÓRICO DE METROSALUD.

1610 11.7 DE ENTIDADES DE CONTROL DEL ESTADO X 5 5 X X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
GESTIÓN Y CENTRAL, SELECCIONAR EL 1% DE LA
INFORMES DE RENDICIÓN DE CUENTAS A
TRANSFERENCIA PARA SU CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO
CONTRALORÍA HISTÓRICO DE METROSALUD.
INFORME DIRECCIÓN SECCIONAL DE SALUD

1610 11.9 INFORMES DE EVALUACION DE X 3 X X CUANDO SE CUMPLAN LOS TERMINOS EN EL ARCHIVO DE

DESEMPEÑO GESTION, ELIMINAR ESTA INFORMACION. SE ENCUENTRA
CONSOLIDADA EN EL AREA DE TALENTO HUMANO.

1610 11.10 DE GESTIÓN X 2 4 X X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
INFORME DE GESTIÓN GESTIÓN Y CENTRAL, SELECCIONAR EL INFORME DE
GESTIÓN ANUAL PARA SU CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO
HISTÓRICO DE METROSALUD.

1610 12.3 REPORTES DE NOMINA X 2 1 X ELIMINAR ES UNA COPIA EL ORIGINAL PERMANECE EN LA

OFICINA DE ADMINISTRACION DE PERSONAL

1610 15.1 PLANES X 2 4 X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
DE ACCIÓN GESTIÓN Y CENTRAL, ELIMINAR. LA INFORMACIÓN
CONTENIDA EN ESTE DOCUMENTO SE ENCUENTRA
CONSOLIDADA EN EL PLAN DE ACCIÓN DE METROSALUD

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 46 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ÁREA DE TESORERÍA

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO
UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E GESTIÓN Y CENTRAL, ELIMINAR. LA INFORMACIÓN
CONTENIDA EN ESTE DOCUMENTO SE ENCUENTRA
PLAN DE ACCIÓN DE LA DEPENDENCIA CONSOLIDADA EN EL PLAN DE ACCIÓN DE METROSALUD

1610 15.6 PLANES DE MEJORAMIENTO X 2 5 X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
GESTIÓN Y CENTRAL, ELIMINAR. LA INFORMACIÓN
CONTENIDA EN ESTE DOCUMENTO SE ENCUENTRA
CONSOLIDADA EN EL PLAN DE ACCIÓN DE METROSALUD

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 47 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: GRUPO FACTURACIÓN Y CARTERA

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

1620 3.1 COMPROBANTES X 2 20 X X

DE AJUSTES SELECCIONAR EL 1% DE LOS DOCUMENTOS
NOTAS CRÉDITO
TRANSFERIDOS PARA SU CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO
HISTÓRICO DE METROSALUD.

INFORME ANÁLISIS RAZÓN DEL AJUSTE

NOTAS DEBITO
INFORME ANÁLISIS RAZÓN DEL AJUSTE

1620 3.3 DE INGRESOS X 2 20 X X SELECCIONAR EL 1% DE LOS DOCUMENTOS

FACTURA INACTIVA (CANCELADA) TRANSFERIDOS PARA SU CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO
HISTÓRICO DE METROSALUD. NOTA: LAS FACTURAS
ANEXOS:(CERTIFICADO, ACTA, COPIA DE
ACTIVAS PERMANECEN EN GESTIÓN HASTA QUE SE
CONTRATOS, CUENTA DE COBRO)
FACTURAS ACTIVAS (CUENTAS POR COBRAR) CANCELEN.
SOPORTES CONCILIACION - GLOSAS

1620 4.3 COMUNICACIONES OFICIALES

OFICIOS Y MEMORANDOS OFICIO X 2 20 X X CONSERVAR 10 AÑOS EN EL ARCHIVO CENTRAL SI SE
ENVIADO Y RECIBIDO DIGITALIZAN, UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS
ARCHIVOS DE GESTIÓN Y CENTRAL SELECCIONAR EL 1% DE
LA TRANSFERENCIA PARA SU CONSERVACIÓN EN EL
ARCHIVO HISTÓRICO DE METROSALUD.

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 48 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: GRUPO FACTURACIÓN Y CARTERA

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E
1620 4.3 OFICIOS Y MEMORANDOS 'CONSERVAR 5 AÑOS EN EL ARCHIVO CENTRAL SI SE
MEMORANDO ENVIADO Y RECIBIDO DIGITALIZAN, UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS
ARCHIVOS DE GESTIÓN Y CENTRAL ELIMINAR HA CUMPLIDO
X 2 10 X
SU FUNCION.

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 49 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: GRUPO FACTURACIÓN Y CARTERA

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

1620 5.1 CONTRATOS

CONTRATOS X 2 1 X ELIMINAR, ES UNA COPIA, UNIFICAR CON EL ORIGINAL, EL
CONTRATOS CLIENTES VENTAS DE SERVICIOS CUAL SE CUSTODIA EN LA OFICINA JURÍDICA.
MODIFICACIONES OTRO SI
COPIAS DE FACTURAS
ACTAS
ACLARACIONES
OFICIOS
ACTA DE LIQUIDACIÓN
1620 5.2 CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS X 2 1 X ES UNA COPIA, UNIFICAR CON EL ORIGINAL, EL CUAL SE
CONVENIO INTERADMINISTRATIVO CUSTODIA EN LA OFICINA JURÍDICA. CONSERVAR LOS
CONVENIOS CON LA DSSA Y LA SECRETARIA DE SALUD EN
EL ARCHIVO HISTORICO .
ANEXOS

1620 11.7 INFORMES

DE ENTIDADES DE CONTROL DEL ESTADO X 5 5 X X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
INFORME DE RENDICIÓN DE CUENTAS DE GESTIÓN Y CENTRAL, SELECCIONAR EL 1% DE LA
FACTURACIÓN TRANSFERENCIA PARA SU CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO
HISTÓRICO DE METROSALUD.

1620 11.10 DE GESTIÓN X 2 4 X X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
INFORME DE GESTIÓN GESTIÓN Y CENTRAL, SELECCIONAR EL INFORME DE
GESTIÓN ANUAL PARA SU CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO
HISTÓRICO DE METROSALUD.

1620 15.1 PLANES

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 50 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: GRUPO FACTURACIÓN Y CARTERA

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E
DE ACCIÓN X 2 4 X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
GESTIÓN Y CENTRAL, ELIMINAR. LA INFORMACIÓN
CONTENIDA EN ESTE DOCUMENTO SE ENCUENTRA
CONSOLIDADA EN EL PLAN DE ACCIÓN DE METROSALUD

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 51 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: GRUPO FACTURACIÓN Y CARTERA

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

1620 15.6 PLANES

DE MEJORAMIENTO X 2 4 X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
GESTIÓN Y CENTRAL, ELIMINAR. LA INFORMACIÓN
CONTENIDA EN ESTE DOCUMENTO SE ENCUENTRA
CONSOLIDADA EN EL PLAN DE ACCIÓN DE METROSALUD

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 52 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: COSTOS

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

1630 4.3 COMUNICACIONES OFICIALES X 2 20 X X CONSERVAR 10 AÑOS EN EL ARCHIVO CENTRAL SI SE

OFICIOS Y MEMORANDOS DIGITALIZAN, UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS
ARCHIVOS DE GESTIÓN Y CENTRAL SELECCIONAR EL 1% DE
OFICIO ENVIADO Y RECIBIDO LA TRANSFERENCIA PARA SU CONSERVACIÓN EN EL
ARCHIVO HISTÓRICO DE METROSALUD.

1630 4.3 OFICIOS Y MEMORANDOS X 2 10 X CONSERVAR 5 AÑOS EN EL ARCHIVO CENTRAL SI SE

MEMORANDO ENVIADO Y RECIBIDO DIGITALIZAN, UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS
ARCHIVOS DE GESTIÓN Y CENTRAL ELIMINAR HA CUMPLIDO
SU FUNCION.

1630 9.1 ESTUDIOS X 2 10 X CUANDO CUMPLA RETENCION EN EL ARCHIVO DE GESTION

DE VIABILIDAD Y ANALISIS DE COSTOS Y CENTRAL CONSERVAR 5 AÑOS MAS Y TRANSFERIR AL
ARCHIVO HISTORICO.

1630 11.6 INFORMES DE EJECUCION X 2 5 X X CUANDO CUMPLA TERMINOS DE RETENCION EN LOS

ARCHIVOS DE GESTION Y CENTRAL SELECCIONAR EL 1%
DE LA TRANSFERENCIA PARA SU CONSERVACION EN EL
ARCHIVO HISTORICO DE METROSALUD.

INFORME GERENCIAL DE COSTOS

INFORME ANALISIS DE COSTOS
INFORME DEL P Y G
INFORME SOBRE CONVENIOS

INFORME SOBRE COSTEO DE ACTIVIDADES

INFORME DE ESTADOS FINANCIEROS

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 53 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: COSTOS

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E
INFORME DE COSTOS

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 54 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: COSTOS

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E
1630 11.10 INFORMES X 2 3 X X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
GESTIÓN Y CENTRAL, SELECCIONAR EL INFORME DE
GESTIÓN ANUAL PARA SU CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO
HISTÓRICO DE METROSALUD.

DE GESTIÓN

1630 12.1 INSTRUMENTOS DE CONTROL X 2 2 X X TRANSFERIR AL ARCHIVO CENTRAL 2 AÑOS DESPUES DE

DICCIONARIO DE ACTIVIDADES CUMPLIDA SU GESTION. CONSERVAR UN AÑO MAS Y
FORMATO PROTOCOLO DE ACTIVIDADES SELECCIONAR EL 1% DE LA TRANSFERENCIA PARA
FORMATO DIRECCIONADOR FORMATO CONSERVACION EN EL ARCHIVO HISTORICO DE
LEVANTAMIENTO DE ACTIVIDADES METROSALUD.
ASISTENCIALES

DICCIONARIO DE ACTIVIDADES
FORMATO PROTOCOLO DE ACTIVIDADES
FORMATO DIRECCIONADOR

1630 15.1 PLANES X 2 2 X X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
DE ACCIÓN GESTIÓN Y CENTRAL, ELIMINAR. LA INFORMACIÓN
CONTENIDA EN ESTE DOCUMENTO SE ENCUENTRA
CONSOLIDADA EN EL PLAN DE ACCIÓN DE METROSALUD

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 55 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: COSTOS

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 56 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: PRESUPUESTO

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

1640 2.6 CERTIFICADO PRESUPUESTAL X 2 3 X LA INFORMACION CONTENIDA EN ESTOS DOCUMENTOS SE

ENCUENTRA SOPORTADA EN EL SISTEMA Y EN LA
CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD GLOBAL - EJECUCION PRESUPUESTAL
CERTIFICADOD DE AVANCE PRESUPUESTAL -
SOLICITUD DE DESAFECTACION PRESUPUESTAL
- SOLICITUD DE DESAFECTE DE DISPONIBILIDAD
O COMPROMISO - CERTIFICADO DE
COMPROMISO PRESUPUESTAL - SOLICITUD DE
LA DISPONIBILIDAD - CERTIFICADO DE
DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

1640 3.1 COMPROBANTES DE AJUSTES X 2 20 X X UNA VEZ CUMPLAN LOS TERMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
EMERGENCIAS GESTION Y CENTRAL, SELECCIONAR EL 1% DE LOS
DOCUMENTOS TRANSFERIDOS PARA SU CONSERVACION EN
COMISIONES BANCARIAS EL ARCHIVO HISTORICO DE METROSALUD.
SENTENCIAS FALLOS Y CONCILIACIONES
SOPORTE CIERRE PRESUPUESTAL MENSUAL

1640 4.3 OFICIOS Y MEMORANDOS X 2 20 X X CONSERVAR 10 AÑOS EN EL ARCHIVO CENTRAL SI SE

OFICIO ENVIADO Y RECIBIDO DIGITALIZAN, UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS
ARCHIVOS DE GESTIÓN Y CENTRAL SELECCIONAR EL 1% DE
LA TRANSFERENCIA PARA SU CONSERVACIÓN EN EL
ARCHIVO HISTÓRICO DE METROSALUD.

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 57 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: PRESUPUESTO

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 58 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: PRESUPUESTO

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E
1640 4.3 OFICIOS Y MEMORANDOS 2 10 X X CONSERVAR 5 AÑOS EN EL ARCHIVO CENTRAL SI SE
MEMORANDO ENVIADO Y RECIBIDO DIGITALIZAN, UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN
LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN Y CENTRAL
SELECCIONAR EL 1% DE LA TRANSFERENCIA PARA
SU CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO HISTÓRICO DE
METROSALUD.

1640 11.7 INFORMES ENTIDADES DE CONTROL X 5 5 X X UNA VEZ CUMPLAN LOS TERMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
DE ESTADO GESTION Y CENTRAL, SELECCIONAR EL 1% DE LA
TRANSFERENCIA PARA SU CONSERVACION EN EL ARCHIVO
INFORME CIDEP (DECRETO 2193) DSSA HISTORICO DE METROSALUD
INFORME SUPERSALUD
INFORME SICE
INFORME RENDICION CUENTAS CONTRALORIA

INFORME PRESUPUESTAL (HACIENDA)

INF. EJECUCION PPTAL. INGRESOS Y GASTOS,
INF. EJECUCION PPTAL.
INF. ENTIDADES DESCENTRALIZADAS INGRESOS
Y GASTOS
INFORME DE ADICION PPTAL (RESOLUCION9
INF. VIGENCAIS FUTURAS PPTALES.
INF. MODSIFICACIONES PPTALES
INF. PPTO. APROBADO Y LIQUIDADO

1640 11.10 INFORMES

DE GESTIÓN X 2 3 X X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
GESTIÓN Y CENTRAL, SELECCIONAR EL INFORME DE
GESTIÓN ANUAL PARA SU CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO
HISTÓRICO DE METROSALUD.

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 59 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: PRESUPUESTO

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

1640 15.1 PLANES

DE ACCIÓN X 2 3 X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
GESTIÓN Y CENTRAL, ELIMINAR. LA INFORMACIÓN
CONTENIDA EN ESTE DOCUMENTO SE ENCUENTRA
CONSOLIDADA EN EL PLAN DE ACCIÓN DE METROSALUD

1640 15.6 PLANES X 2 2 X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
DE MEJORAMIENTO GESTIÓN Y CENTRAL, ELIMINAR. LA INFORMACIÓN
CONTENIDA EN ESTE DOCUMENTO SE ENCUENTRA
CONSOLIDADA EN EL PLAN DE ACCIÓN DE METROSALUD

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 60 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: PRESUPUESTO

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E
1640 18.6 PROYECTOS PRESUPUESTALES X 2 10 X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
PROYECTO PRESUPUESTO GESTIÓN Y CENTRAL, ELIMINAR. LA INFORMACIÓN
PROYECTO PRESUPUESTO POR CONTENIDA EN ESTE DOCUMENTO SE ENCUENTRA
DEPENDENCIA NORMATIVIDAD MARCO LEGAL SOPORTADA EN LAS ACTAS DE JUNTA DIRECTIVA QUE
PARA EL PRESUPUESTO APRUEBA EL PRESUPUESTO DEFINITIVO.

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 61 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: CONTABILIDAD

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

1650 1.1 ACTAS

DE LIBROS X 2 10 X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE

GESTIÓN Y CENTRAL, TRANSFERIR AL ARCHIVO HISTÓRICO
DE METROSALUD

1650 2.5 CERTIFICADOS

DE RETENCIONES X 2 3 X X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
CERTIFICADO DE RETENCIONES EFECTUADAS GESTIÓN Y CENTRAL, SELECCIONAR EL 1% DE LOS
(RETENCIÓN EN LA FUENTE, INDUSTRIA Y DOCUMENTOS TRANSFERIDOS PARA SU CONSERVACIÓN EN
COMERCIO, IVA) EL ARCHIVO HISTÓRICO DE METROSALUD.
LISTADOS CERTIFICADO DE RETENCIONES
EFECTUADAS

1650 3.1 COMPROBANTES

FUENTE
01 FACTURAS CARTERA
02 NOTAS DEBITO CARTERA
03 NOTAS CRÉDITO CARTERA
04 RECAUDOS DE CARTERA
05 RECAUDOS EN TESORERÍA
06 RECAUDOS UNIDADES
07 CONSIGNACIONES

08 NOTAS DEBITO BANCARIAS

010 PAGOS/CHEQUES
011 FACTURAS DE COMPRAS

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 62 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: CONTABILIDAD

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E
012 FACTURAS DE GASTOS

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 63 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: CONTABILIDAD

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E
1650 3.1 013 LIQUIDACIÓN PRESTACIONES SOCIALES
014 CAUSACION NOMINAS
015 SALIDAS ALMACÉN GENERAL
040 DISTRIBUCIÓN INGRESOS
050 DISTRIBUCIÓN GASTOS
090 DIFERIDOS
091 DEPRECIACIONES
092 PROVISIÓN PRESTACIONES SOCIALES
093 AJUSTES POR INFLACIÓN
095 CUENTAS PLANEACIÓN Y PRESUPUESTO
097 AJUSTES CONTABLES
098 AJUSTES DE CIERRE ANUAL
099 SALDOS INICIALES

1650 4.3 COMUNICACIONES OFICIALES

OFICIO ENVIADO Y RECIBIDO X 2 20 X X CONSERVAR 10 AÑOS EN EL ARCHIVO CENTRAL SI SE
DIGITALIZAN, UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS
ARCHIVOS DE GESTIÓN Y CENTRAL SELECCIONAR EL 1% DE
LA TRANSFERENCIA PARA SU CONSERVACIÓN EN EL
ARCHIVO HISTÓRICO DE METROSALUD.

1650 4.3 OFICIOS Y MEMORANDOS X 2 10 X CONSERVAR 5 AÑOS EN EL ARCHIVO CENTRAL SI SE

MEMORANDO ENVIADO Y RECIBIDO
DIGITALIZAN, UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS
ARCHIVOS DE GESTIÓN Y CENTRAL ELIMINAR HA CUMPLIDO
SU FUNCION.

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 64 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: CONTABILIDAD

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 65 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: CONTABILIDAD

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E
1650 8.2 DECLARACIONES X 4 20 X X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
TRIBUTARIAS GESTIÓN Y CENTRAL SELECCIONAR LA DECLARACIÓN DE
RENTA DE CADA AÑO PARA SU CONSERVACIÓN EN EL
DECLARACIÓN RETENCIÓN EN LA FUENTE ARCHIVO HISTÓRICO METROSALUD
REPORTES
DECLARACIÓN DE IVA
REPORTES
DECLARACIÓN DE INDUSTRIA Y COMERCIO

REPORTES
DECLARACIÓN DE ESTAMPILLA U. DE A.
REPORTES
DECLARACIÓN DE RENTA
ESTADOS FINANCIEROS
DECLARACIÓN GRANDES CONTRIBUYENTES A LA
DIAN (MEDIOS MAGNÉTICOS)
REPORTE DE VALIDACIÓN (DISQUETE)
FORMATO DE ENTREGA
COMPROBANTE DE RECEPCIÓN
INFORMACIÓN DE TERCEROS A REPORTAR
ORDENES DE PAGO
AUXILIARES
CERTIFICACIONES

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 66 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: CONTABILIDAD

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 67 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: CONTABILIDAD

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E
1650 11.5 INFORMES X 2 20 X X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
DE CONCILIACIONES BANCARIAS GESTIÓN Y CENTRAL. SELECCIONAR LA CONCILIACIÓN A
DICIEMBRE 31 DE CADA AÑO (DE UNA DE LAS ENTIDADES)
CONCILIACIÓN BANCARIA PARA SU CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO HISTÓRICO DE
EXTRACTOS BANCARIOS METROSALUD.

PAGOS
CONCILIACIÓN DE CESANTÍAS Y PENSIONES
EXTRACTOS DE FONDOS PENSIONES Y
CESANTÍAS
DE CAJA
DE NOMINA

1650 11.7 DE ENTIDADES DE CONTROL DEL ESTADO

INFORME FINANCIERO ESTADO DE X 5 5 X X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
FACTURACIÓN Y CARTERA IPS (FORMATOS) GESTIÓN Y CENTRAL, SELECCIONAR EL 1% DE LA
INFORME CGN96,001, CATALOGO DE CUENTAS. TRANSFERENCIA PARA SU CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO
(ANEXO 1 Y 2 BALANCES COMPARATIVOS, HISTÓRICO DE METROSALUD.
ANEXOS 3 Y 4 EAFES, 5. ESTADO DE CAMBIO EN
EL PATRIMONIO, NOTAS A LOS ESTADOS
FINANCIEROS)
INFORME CGN96,002, CUENTAS RECIPROCAS
(ANEXO 1 Y 2 BALANCES COMPARATIVOS,
ANEXOS 3 Y 4 EAFES, 5. ESTADO DE CAMBIO EN
EL PATRIMONIO, NOTAS A LOS ESTADOS
FINANCIEROS)

INFORME CGN98.003, PARTICIPACIÓN

PATRIMONIAL ( ANEXO 1 Y 2 BALANCES
COMPARATIVOS, ANEXOS 3 Y 4 EAFES, 5.
ESTADO DE CAMBIO EN EL PATRIMONIO, NOTAS
A LOS ESTADOS FINANCIEROS)

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 68 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: CONTABILIDAD

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E
INFORME BIENES INMUEBLES

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 69 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: CONTABILIDAD

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E
1650 11.7 INFORME DEUDA PUBLICA, F39
LIQUIDACIÓN SERVICIO A LA DEUDA, F40
INFORME VIGENCIAS FUTURAS
PRESUPUESTALES, F41
INFORME PATRIMONIO BALANCES, ANEXOS
(BALANCES GENERAL, AUXILIARES EN FORMAS
CONTINUAS)

1650 11.8 DE ESTADOS FINANCIEROS

INFORME DE ESTADO FINANCIERO X 2 20 X X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
BALANCE GENERAL GESTIÓN Y CENTRAL. SELECCIONAR EL BALANCE GENERAL
A DICIEMBRE 31 DE CADA AÑO Y LOS LIBROS REGISTRADOS
ESTADO DE RESULTADOS PARA SU CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO HISTÓRICO DE
ESTADO CAMBIO EN LA ACTIVIDAD ECONÓMICA METROSALUD.

ESTADO DE CAMBIO EN EL PATRIMONIO

FLUJO DE EFECTIVO
CATALOGO GENERAL
CUENTAS RECIPROCAS
NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS
LIBRO REGISTRADO
MAYOR Y BALANCE
DIARIO

1650 11.10 DE GESTIÓN

INFORME DE GESTIÓN X 2 3 X X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
GESTIÓN Y CENTRAL, SELECCIONAR EL INFORME DE
GESTIÓN ANUAL PARA SU CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO
HISTÓRICO DE METROSALUD.

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 70 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: CONTABILIDAD

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

1650 15.1 PLANES

DE ACCIÓN
PLAN DE ACCIÓN DE LA DEPENDENCIA X 2 3 X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
GESTIÓN Y CENTRAL, ELIMINAR. LA INFORMACIÓN
CONTENIDA EN ESTE DOCUMENTO SE ENCUENTRA
CONSOLIDADA EN EL PLAN DE ACCIÓN DE METROSALUD

1650 19 RESOLUCIONES
DE CAJAS MENORES x 2 1 x x ELIMINAR ES UNA COPIA LA ORIGINAL SE ENCUENTRA EN LA
ENTREGA DE INFORMACION ECONOMICA AL OFICINA ASESORA JURIDICA
AREA FINANCIERA

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 71 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: CONTABILIDAD

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 72 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: DIRECCION DE MERCADEO Y NEGOCIOS INSTITUCIONALES

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
ARCHIVO FINAL
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

1700 1.1 ACTAS X 2 20 X

DE COMITÉS UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
COMITÉ DE NEGOCIACION GESTIÓN Y CENTRAL, TRANSFERIR AL ARCHIVO HISTÓRICO
DE METROSALUD
COMITÉ TECNICO LOCAL

1700 2.0 CERTIFICADOS

CERTIFICADOS SOBRE CONTRATACION X 3 20 X X FORMAN PARTE DE UN CONTRATO, SI SE DIGITALIZAN
CONSERVAR POR 3 AÑOS.

1700 4.3 COMUNICACIONES OFICIALES X 2 20 X X CONSERVAR EN GESTION Y EN EL ARCHIVO CENTRAL, SI SE

DIGITALIZAN RETENER POR 10 AÑOS EN EL ARCHIVO
CENTRAL, TRANSFERIR AL ARCHIVO HISTORICO UNA
MUESTRA DEL 1% ANUAL.

1700 4.3 OFICIOS Y MEMORANDOS

OFICIO ENVIADO Y RECIBIDO

MEMORANDO ENVIADO Y RECIBIDO

1700 5.1 CONTRATOS X 3 20 X X CONSERVAR EN EL ARCHIVO DE GESTION Y CENTRAL POR

20 AÑOS SI SE DIGITALIZAN CONSERVAR POR 3 AÑOS.
POR LA VENTA DE SERVICIOS

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 73 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: DIRECCION DE MERCADEO Y NEGOCIOS INSTITUCIONALES

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
ARCHIVO FINAL
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

1700 5.2 CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS X 3 20 X X CONSERVAR EN EL ARCHIVO DE GESTION Y CENTRAL POR

20 AÑOS SI SE DIGITALIZAN CONSERVAR POR 3 AÑOS.

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 74 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: DIRECCION DE MERCADEO Y NEGOCIOS INSTITUCIONALES

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
ARCHIVO FINAL
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

1700 11.1 INFORMES X 2 10 X X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
GESTIÓN Y CENTRAL, TRANSFERIR EL CONSOLIDADO
INFORMES DE AUDITORIA ANUAL AL ARCHIVO HISTORICO DE METROSALUD.

INFORMES DE INTERVENTORIA

1700 11.6 INFORMES DE EJECUCION X 2 10 X X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
SOBRE PROYECTOS COMUNITARIOS GESTIÓN Y CENTRAL, SELECCIONAR EL INFORME DE
EJECUCION ANUAL PARA SU CONSERVACIÓN EN EL
ARCHIVO HISTÓRICO DE METROSALUD.

1700 12.1 INSTRUMENTOS DE CONTROL X 2 3 X X

BASE DE DATOS UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
GESTIÓN Y CENTRAL, ELIMINAR.

FOTOCOPIADORA
INVENTARIO CARTERA
NOVEDADES DE PERSONAL (VACACIONES,
LICENCIAS, INCAPACIDADES,
PROCESO SELECCIÓN ETC)
CONTRATISTAS
RELACION ACTAS ORIGINALES A CONTRATACION

RELACION CUENTAS DE COBRO A TESORERIA

SOLICITUD PERMISOS.
NOVEDADES DE PERSONAL (VACACIONES,
LICENCIAS, INCAPACIDADES, ETC)

1700 13.3 INVENTARIOS X N/A PERMANECE EN EL ARCHIVO DE GESTIÓN HASTA QUE SE

DE CARTERA DE ELEMENTOS DEVOLUTIVOS DE DE BAJA EN ASEGURAMIENTO, NO SE ENVIA AL ARCHIVO
CENTRAL.

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 75 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: DIRECCION DE MERCADEO Y NEGOCIOS INSTITUCIONALES

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
ARCHIVO FINAL
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

1700 15.1 PLANES UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
PLAN DE ACCION DE LA DEPENDENCIA GESTIÓN Y CENTRAL, ELIMINAR. LA INFORMACIÓN
CONTENIDA EN ESTE DOCUMENTO SE ENCUENTRA
CONSOLIDADA EN EL PLAN DE ACCIÓN DE METROSALUD

1700 15.6 DE MEJORAMIENTO X 2 3 X X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
GESTIÓN Y CENTRAL, ELIMINAR. LA INFORMACIÓN
CONTENIDA EN ESTE DOCUMENTO SE ENCUENTRA
CONSOLIDADA EN EL PLAN DE ACCIÓN DE METROSALUD

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 76 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: DIRECCION DE MERCADEO Y NEGOCIOS INSTITUCIONALES

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
ARCHIVO FINAL
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

1700 19 RESOLUCIONES X 2 0 X X DESPUES DE CONSERVAR EN EL ARCHIVO DE GESTION

ELIMINAR PUES SON COPIAS, EL ORIGINAL REPOSA EN LA
OFICINA JURIDICA.

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 77 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: SUBGERENCIA RED SERVICIOS

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

1800 1.1 ACTAS DE COMITÉ LIGA DE X 2 20 X CONSERVAR EN GESTION Y TRANSFERIR AL ARCHIVO

USUARIOS. - ASOCIACION USUARIOS CENTRAL DENDE SE TRASLADA AL ARCHIVO HISTORICO DE
LA ESE

1800 1.4 ACTAS DE REUNION X 2 1 X CONSERVAR EN EL ARCHIVO DE GESTION Y EN EL ARCHIVO

CENTRAL ELIMINAR DESPUES DE SU RETENCION.

CON PERSONAL INTERNO O EXTERNO

1800 4.3 COMUNICACIONES OFICIALES

OFICIOS Y MEMORANDOS X 2 20 X X CONSERVAR 10 AÑOS EN EL ARCHIVO CENTRAL SI SE
OFICIO ENVIADO Y RECIBIDO DIGITALIZAN, UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS
ARCHIVOS DE GESTIÓN Y CENTRAL SELECCIONAR EL 1% DE
LA TRANSFERENCIA PARA SU CONSERVACIÓN EN EL
ARCHIVO HISTÓRICO DE METROSALUD.

1800 X 2 10 X X CONSERVAR 5 AÑOS EN EL ARCHIVO CENTRAL SI SE

4.3 OFICIOS Y MEMORANDOS DIGITALIZAN, UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS
MEMORANDO ENVIADO Y RECIBIDO ARCHIVOS DE GESTIÓN Y CENTRAL ELIMINAR HA CUMPLIDO
SU FUNCION.

1800 5.1 CONTRATOS

X 2 1 X ES UNA COPIA, UNIFICAR CON EL ORIGINAL, EL CUAL SE
CONTRATO DE SERVICIOS DE SALUD CUSTODIA EN LA OFICINA ASESORA JURÍDICA.

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 78 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: SUBGERENCIA RED SERVICIOS

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

1800 11.10 INFORMES

DE GESTIÓN X 2 1 X UNA VEZ CUMPLAN LOS TERMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
GESTION Y CENTRAL SELECCIONAR EL INFORME DE
GESTION ANUAL Y TRANSFERIRLO AL ARCHIVO HISTORICO

1800 12.1 INSTRUMENTOS DE CONTROL X 2 1 X X CONSERVAR EN GESTION Y ARCHIVO CENTRAL Y ELIMINAR

NOVEDADES DE PERSONAL DESPUES DE SU RETENCION.

1800 15.1 PLANES X 2 1 X CONSERVAR EN GESTION POR 2 AÑOS Y EN EL CENTRAL

DE ACCION ELIMINAR, EL PLAN DE LA DEPENDENCIA SE ENCUENTRA EN
EL CONSOLIDADO DE METROSALUD

1800 15.6 DE MEJORAMIENTO X 2 1 X X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
GESTIÓN Y CENTRAL, ELIMINAR. LA INFORMACIÓN
CONTENIDA EN ESTE DOCUMENTO SE ENCUENTRA
CONSOLIDADA EN EL PLAN DE ACCIÓN DE METROSALUD.

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 79 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: OFICINA DE PARTICIPACION SOCIAL

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

1810 1.1 ACTAS

DE COMITÉS X 2 20 X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
ACTA COMITÉ LIGA DE USUARIOS - ASOCIACION GESTIÓN Y CENTRAL, TRANSFERIR AL ARCHIVO HISTÓRICO
DE USUARIOS - COMITES EXTERNOS DE METROSALUD

1810 1.4 DE REUNIONES X 2 3 X X X SELECCIONAR EL 1% DE LOS DOCUMENTOS

REUNION CON PERSONAL TRANSFERIDOS PARA SU CONSERVACION EN EL ARCHIVO
HISTORICO DE METROSALUD.

1810 4.3 COMUNICACIONES OFICIALES

OFICIOS Y MEMORANDOS X 2 20 X X CONSERVAR 10 AÑOS EN EL ARCHIVO CENTRAL SI SE
OFICIO ENVIADO Y RECIBIDO DIGITALIZAN, UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS
ARCHIVOS DE GESTIÓN Y CENTRAL SELECCIONAR EL 1% DE
LA TRANSFERENCIA PARA SU CONSERVACIÓN EN EL
ARCHIVO HISTÓRICO DE METROSALUD.

1810 4.3 OFICIOS Y MEMORANDOS X 2 10 X CONSERVAR 5 AÑOS EN EL ARCHIVO CENTRAL SI SE

DIGITALIZAN, UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS
MEMORANDO ENVIADO Y RECIBIDO
ARCHIVOS DE GESTIÓN Y CENTRAL ELIMINAR HA CUMPLIDO
SU FUNCION.

1810 9.2 ESTUDIOS

DE CARACTERIZACION INSTITUCIONALES X 2 10 X X CONSERVAR 5 AÑOS EN EL ARCHIVO CENTRAL SI SE
DIGITALIZAN, UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS
ARCHIVOS DE GESTIÓN Y CENTRAL ELIMINAR.

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 80 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: OFICINA DE PARTICIPACION SOCIAL

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E
1810 11.1 INFORMES DE AUDITORIA Y X 1 1 X X CONSERVAR EN EL ARCHIVO DE GESTION Y CENTRAL,
SEGUIMIENTO RETENER EL 1% DE LOS INFORMES GENERADOS PARA
TRANSFERIR AL ARCHIVO HISTORICO.
INF. ESCUCHA ACTUIVA
INF DEMANDA NO ATENDIDA
INF QUEJAS Y RECLAMOS

1810 11.6 INFORMES DE EJECUCION X 2 3 X X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
GESTIÓN Y CENTRAL, SELECCIONAR EL INFORME DE
SOBRE PROYECTOS CON LA COMUNIDAD
REDES INSTITUCIONALES GESTIÓN ANUAL PARA SU CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO
AREA METROPOLITANA HISTÓRICO DE METROSALUD.
IPS UNIVERSITARIA
CON ORGANIZACIONES COMUNITARIAS

1810 12.1 INSTRUMENTO DE CONTROL

CUMPLIMIENTO USUARIOS X 2 3 X CONSERVAR EN EL ARCHIVO DE GESTION POR 2 AÑOS Y
CUMPLIMIENTO CONDUCTORES EN EL ARCHIVO CENTRAL 3 AÑOS, PROCEDER A ELIMINAR
CONTROL ASISTENCIA EVENTOS
CONTROL ASISTENCIA REUNIONES
TABLA RETENCION PARTICIPACION SOCIAL
BUZON DE SUGERENCIAS
CONTRALORIA GENERAL

1810 14.4 MANUALES

DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS X 3 5 X X CONSERVAR EN EL ARCHIVO DE GESTION POR 3
AÑOS Y EN EL CENTRAL CONSERVAR EL MANUAL
INMEDIATAMENTE ANTERIOR POR 5 AÑOS.
GUIA DE ATENCION AL CLIENTE INTERNO

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 81 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: OFICINA DE PARTICIPACION SOCIAL

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E
GUIA DE ATENCION AL CLIENTE EXTERNO

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 82 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: OFICINA DE PARTICIPACION SOCIAL

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

1810 15.1 PLANES

DE ACCIÓN X 2 3 X X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
GESTIÓN Y CENTRAL, ELIMINAR. LA INFORMACIÓN
CONTENIDA EN ESTE DOCUMENTO SE ENCUENTRA
CONSOLIDADA EN EL PLAN DE ACCIÓN DE METROSALUD

1810 15.6 DE MEJORAMIENTO X 2 3 X ELIMINAR LA INFORMACION CONTENIDA EN ESTE

DOCUMENTO SE ENCUENTRA CONSOLIDADA EN EL PLAN
DE ACCION DE METROSALUD.

1810 17.11 PROGRAMA SIAUC X 3 3 X X

SITEMA DE INFORMACION AL USUARIO CONSERVAR EN EL ARCHIVO DE GESTION POR 3 AÑOS Y EN
POR LA DEFENSA DE LA SALUD PUBLICA EL CENTRAL POR 3 AÑOS MAS Y PROCEDER A ELIMINAR

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 83 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ATENCION INTEGRAL LABORATORIO CLÍNICO

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

1820 1.4 ACTAS DE REUNIONES DE PERSONAL X 2 3 X X CONSERVAR EN GESTION Y EN EL ARCHIVO CENTRAL,

SEPARAR UNA MUESTRA DEL 1% ANUAL PARA
TRANSFERENCIA AL ARCHIVO HISTORICO DE
METROSALUD

1820 4.3 COMUNICACIONES OFICIALES

OFICIOS Y MEMORANDOS X 2 20 X X CONSERVAR 10 AÑOS EN EL ARCHIVO CENTRAL SI SE
OFICIO ENVIADO Y RECIBIDO DIGITALIZAN, UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS
ARCHIVOS DE GESTIÓN Y CENTRAL SELECCIONAR EL 1%
DE LA TRANSFERENCIA PARA SU CONSERVACIÓN EN EL
ARCHIVO HISTÓRICO DE METROSALUD.

1820 4.3 OFICIOS Y MEMORANDOS X 2 10 X CONSERVAR 5 AÑOS EN EL ARCHIVO CENTRAL SI SE

MEMORANDO ENVIADO Y RECIBIDO
DIGITALIZAN, UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS
ARCHIVOS DE GESTIÓN Y CENTRAL ELIMINAR HA
CUMPLIDO SU FUNCION.

1820 5.1 CONTRATOS

CONTRATOS X 2 1 X ELIMINAR, ES UNA COPIA, UNIFICAR CON EL ORIGINAL, EL
CONTRATO SERVICIOS DE LABORATORIO: CUAL SE CUSTODIA EN LA OFICINA ASESORA JURÍDICA.
SUMINISTRO DE SANGRE, LECTURA Y REPORTE
DE CITOLOGÍAS Y BIOPSIAS, OTROS
LABORATORIOS
SOLICITUD DE MEDICO METROSALUD
FACTURA DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO
RELACIÓN DE PACIENTES ATENDIDOS AL MES
OFICIO
INFORME

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 84 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ELIMINAR, ES UNA COPIA, UNIFICAR CON EL ORIGINAL, EL
CUAL SE CUSTODIA EN LA OFICINA ASESORA JURÍDICA.
DEPENDENCIA PRODUCTORA: ATENCION INTEGRAL LABORATORIO CLÍNICO

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E
CONSOLIDADO POR CENTROS DE COSTOS Y
POR UPSS

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 85 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ATENCION INTEGRAL LABORATORIO CLÍNICO

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

1820 10.3 HISTORIAS

DE AYUDAS DIAGNOSTICAS X 1 1 X X LOS RESULTADOS POSITIVOS PERMANECEN EN EL
REPORTE DE LECTURA DE CITOLOGÍAS LABORATORIO DE REFERENCIA, TRANSFERIR LOS
POSITIVAS Y NEGATIVAS NEGATIVOS DESPUÉS DE 1 AÑO AL ARCHIVO CENTRAL,
PLANILLA DE REUNION DE CITOLOGIAS U DE A. CONSERVAR 1 AÑO MAS Y SELECCIONAR EL 1% DE LA
TRANSFERENCIA PARA SU CONSERVACIÓN EN EL
ARCHIVO HISTÓRICO DE METROSALUD.

1820 10.6 DE EQUIPOS X 2 1 X TRANSFERIR AL ARCHIVO CENTRAL 2 AÑOS DESPUÉS DE

EXPEDIENTE DEL EQUIPO (MEDICO, LA BAJA DEL EQUIPO. UNIFICAR CON ORIGINAL.
ODONTOLÓGICO O DE LABORATORIO)
DOCUMENTOS DE ADQUISICIÓN
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS O DESCRIPCIÓN
DEL EQUIPO
CONCEPTO TÉCNICO
REPORTE DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y
CORRECTIVO

1820 11.10 INFORMES

DE GESTIÓN X 2 3 X X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
INFORME DE GESTIÓN GESTIÓN Y CENTRAL, SELECCIONAR EL INFORME DE
GESTIÓN ANUAL PARA SU CONSERVACIÓN EN EL
ARCHIVO HISTÓRICO DE METROSALUD.

1820 11.14 ESTADÍSTICOS X 2 1 X ELIMINAR, ES COPIA ORIGINAL EN BIENESTAR LABORAL Y

SALUD OCUPACIONAL.

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 86 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ATENCION INTEGRAL LABORATORIO CLÍNICO

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E
INFORME DE AUSENTISMO LABORAL

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 87 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ATENCION INTEGRAL LABORATORIO CLÍNICO

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

1820 12.1 INSTRUMENTOS DE CONTROL

REGISTROS X 2 1 X X TRANSFERIR AL ARCHIVO CENTRAL 2 AÑOS DESPUÉS DE
HOJA DE REMISIÓN DE LABORATORIO CUMPLIDA SU GESTIÓN. CONSERVAR 1 AÑO MAS Y
SELECCIONAR EL 1% DE LA TRANSFERENCIA PARA SU
HOJA DE TRABAJO POR ÁREAS DE LABORATORIO
CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO HISTÓRICO DE
METROSALUD.
REGISTROS DE CONTROL DE CALIDAD DE
LABORATORIO
CONTROL DE TEMPERATURA
CONTROL DE CALIDAD DE CADA TÉCNICA:
MICROBIOLOGÍA, BACTERIOLOGÍA,
MICOBACTERIAS, PARASICOLOGÍA,
UROANALISIS, QUÍMICA, HEPATOLOGÍA,
INMUNOLOGIA, ENTRE OTRAS.

KARDEX DE REACTIVOS (CONTROL DEL GASTO)

CONTROLES DE ASISTENCIA A CAPACITACIONES

1820 12.3 REPORTES DE NOMINA X 2 1 X UNA VEZ CUMPLA LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
NOVEDAD DE NOMINA GESTIÓN Y CENTRAL, ELIMINAR ES COPIA

1820 15.1 PLANES

DE ACCIÓN X 2 3 X UNA VEZ CUMPLAN LOS TERMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
PLAN DE ACCIÓN DE LA DEPENDENCIA GESTION Y CENTRAL, ELIMINAR. LA INFORMACION
CONTENIDA EN ESTE DOCUMENTO SE ENCUENTRA
CONSOLIDADA EN EL PLAN DE ACCION DE METROSALUD

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 88 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ATENCION INTEGRAL LABORATORIO CLÍNICO

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 89 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: REFERENCIA Y CONTRAREFERENCIA (CRUE)

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

1840 1.1 ACTAS

DE COMITÉS X 2 1 X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
ACTA COMITÉ DE VIGILANCIA EPIDEMIOLÓGICA GESTIÓN Y CENTRAL, ELIMINAR ES COPIA.

1840 1.4 DE REUNIONES X 2 3 X X SELECCIONAR EL 1% DE LOS DOCUMENTOS

ACTA DE REUNIÓN GRUPO REFERENCIA.. TRANSFERIDOS PARA SU CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO
HISTÓRICO DE METROSALUD.

1840 4.3 COMUNICACIONES OFICIALES

OFICIOS Y MEMORANDOS X 2 20 X X CONSERVAR 10 AÑOS EN EL ARCHIVO CENTRAL SI SE
OFICIO ENVIADO Y RECIBIDO DIGITALIZAN, UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS
ARCHIVOS DE GESTIÓN Y CENTRAL SELECCIONAR EL 1% DE
LA TRANSFERENCIA PARA SU CONSERVACIÓN EN EL
ARCHIVO HISTÓRICO DE METROSALUD.

1840 4.3 OFICIOS Y MEMORANDOS X 2 10 X CONSERVAR 5 AÑOS EN EL ARCHIVO CENTRAL SI SE

MEMORANDO ENVIADO Y RECIBIDO
DIGITALIZAN, UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS
ARCHIVOS DE GESTIÓN Y CENTRAL ELIMINAR HA CUMPLIDO
SU FUNCION.

1840 5.1 CONTRATOS

VISITA PERSONAJES X 2 20 X X RETENER EN GESTION Y EN EL ARCHIVO CENTRAL,
OFICIOS Y MEMORANDOS UNIFICAR CON EL ORIGINAL QUE SE ENCUENTRA EN LA
ANEXOS OFICINA ASESORA JURIDICA.

1840 11.1 INFORMES

DE AUDITORIA Y SEGUIMIENTO X 5 5 X X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
INFORME DE REFERENCIA Y GESTIÓN Y CENTRAL, SELECCIONAR EL 1% DE LA
CONTRARREFERENCIA TRANSFERENCIA PARA SU CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO
HISTÓRICO DE METROSALUD.

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 90 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: REFERENCIA Y CONTRAREFERENCIA (CRUE)

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 91 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: REFERENCIA Y CONTRAREFERENCIA (CRUE)

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

1840 11.10 DE GESTIÓN X 2 3 X X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
INFORME DE GESTIÓN GESTIÓN Y CENTRAL, SELECCIONAR EL INFORME DE
GESTIÓN ANUAL PARA SU CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO
HISTÓRICO DE METROSALUD.

1840 11.14 ESTADÍSTICOS X 2 10 X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
INFORME CONSOLIDADO DE ESTADÍSTICAS GESTIÓN Y CENTRAL, TRANSFERIR AL ARCHIVO HISTÓRICO
DE METROSALUD.
INFORME DE EMERGENCIAS

1840 11.14 ESTADÍSTICOS X 2 3 X X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
INFORME DE DISPONIBILIDAD DE CAMAS GESTIÓN Y CENTRAL, SELECCIONAR EL 1% DE LA
TRANSFERENCIA PARA SU CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO
INFORME DE TRASLADOS URGENTES -
HISTÓRICO DE METROSALUD. NOTA: LA INFORMACIÓN
AMBULANCIAS
CONTENIDA EN ESTOS DOCUMENTOS SE ENCUENTRA
SOPORTADA EN MEDIOS MAGNÉTICOS EN EL GRUPO DE
INFORMÁTICA.

1840 12.1 INSTRUMENTOS DE CONTROL REGISTROS X 3 5 X X CONSERVAR EN GESTION Y EN EL ARCHIVO CENTRAL,

ELIMINAR EN LA OFICINA DE ASEGURAMIENTO CONSERVAN
ESTA INFORMACION.
REGISTROS SOBRE INVENTARIOS DE AMBULANCIAS

1840 12.3 INSTRUMENTOS DE CONTROL X 1 3 X X CONSERVAR EN EL ARCHIVO DE GESTION Y EN EL

REPORTE DE NOMINA CENTRAL, PROCEDER A ELIMINAR PUES ESTA
INFORMACION DEBE PERMANECER EN LA OFICINA DE
ADMINISTRACION DE PERSONAL.

NOVEDADES DE NOMINA: INCAPACIDADES,

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 92 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: REFERENCIA Y CONTRAREFERENCIA (CRUE)

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E
VACACIONES, PERMISOS, AUSENCIAS DE
TRABAJO,
SUSPENSIONES, CALAMIDADES ETC.

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 93 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: REFERENCIA Y CONTRAREFERENCIA (CRUE)

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

1840 15.1 PLANES X 2 3

DE ACCIÓN UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
GESTIÓN Y CENTRAL, ELIMINAR. LA INFORMACIÓN
CONTENIDA EN ESTE DOCUMENTO SE ENCUENTRA
CONSOLIDADA EN EL PLAN DE ACCIÓN DE METROSALUD

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 94 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: REFERENCIA Y CONTRAREFERENCIA (CRUE)

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E
1840 15.4 DE EMERGENCIAS X 3 5 X UNA VEZ SE CUMPLAN LOS TERMINOS DE RETENCION EN
EL ARCHIVO DE GESTION Y CENTRAL TRANSFERIR AL
ARCHIVO HISTORICO DE METROSALUD

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 95 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ÁREA SERVICIOS DE SALUD - UPSS - CENTROS DE SALUD Y PUESTOS DE SALUD

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E
1.1 ACTAS
DE COMITÉS X 2 10 X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
ACTA COMITÉ DE DESASTRES GESTIÓN Y CENTRAL, TRANSFERIR AL ARCHIVO HISTÓRICO
DE METROSALUD
ACTA COMITÉ DE ÉTICA HOSPITALARIA
ACTA COMITÉ DE FARMACIA Y TERAPÉUTICA
(TÉCNICO CIENTÍFICO)
ACTA COMITÉ DE HISTORIAS CLÍNICAS
ACTA COMITÉ DE HUMANIZACIÓN
ACTA COMITÉ PARA LA PREVENCION Y
ATENCIÓN DE DESASTRES UPSS
ACTA COMITÉ TÉCNICO LOCAL
ACTA COMITÉ TÉCNICO UPSS
ACTA COMITÉ VIGILANCIA EPIDEMIOLÓGICA E
INFECCIONES INTRAHOSPITALARIAS

1.4 DE REUNIONES X 2 3 X X SELECCIONAR EL 1% DE LOS DOCUMENTOS

ACTA DE REUNIÓN COORDINADORES TRANSFERIDOS PARA SU CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO
CENTROS DE SALUD HISTÓRICO DE METROSALUD.
ACTA REUNIÓN DE ALTAS Y COMPLICACIONES

2.1 CERTIFICADOS
DE ENTREGA DE HISTORIAS CLÍNICAS X 2 1 X X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
CERTIFICADO DE ENTREGA DE COPIAS GESTIÓN Y CENTRAL, SELECCIONAR EL 1% DE LOS
HISTORIAS CLÍNICAS (OFICIO ENVIADO) DOCUMENTOS TRASFERIDOS PARA SU CONSERVACIÓN EN
EL ARCHIVO HISTÓRICO DE METROSALUD.

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 96 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ÁREA SERVICIOS DE SALUD - UPSS - CENTROS DE SALUD Y PUESTOS DE SALUD

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 97 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ÁREA SERVICIOS DE SALUD - UPSS - CENTROS DE SALUD Y PUESTOS DE SALUD

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

2.2 DE GARANTÍA DE CALIDAD X 5 10 X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
REQUISITO ESENCIAL PARA LA PRESTACION GESTIÓN Y CENTRAL, TRANSFERIR AL ARCHIVO HISTÓRICO
DE SERVICIOS DE SALUD DE METROSALUD

3.3 COMPROBANTES
DE INGRESOS X 1 1 X X LAS FACTURAS POR VENTA DE SERVICIOS MEDICOS Y
FACTURA POR EVENTO URGENCIAS MEDICAMENTOS SE ELIMINAN 1 AÑO DESPUES DE
CANCELADO EL CONTRATO O CONVENIO
FACTURA POR CONSULTA EXTERNA INTERADMINISTRATIVO SEGÚN ACTA COMITÉ DE ARCHIVO. # 1
FACTURA GLOSAS DE ENERO 28 DE 2009.

FACTURA DE VENTA DE MEDICAMENTOS

RECIBO DE CAJA
3.4 DE MOVIMIENTOS DE ALMACÉN X 2 1 X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
RELACIÓN DEL DESPACHO GESTIÓN Y CENTRAL, ELIMINAR ES UNA COPIA
ENTRADA DE ALMACÉN (REMISIONES,
SALIDAS DE ALMACÉN NIVEL CENTRAL)

3.5 DE MOVIMIENTOS DE FARMACIA X 2 10 X X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
SALIDA DE MEDICAMENTOS SERVICIOS GESTIÓN Y CENTRAL, SELECCIONAR EL 1% DE LOS
ESPECIALES (ORDEN DE MEDICACIÓN, SALIDA DOCUMENTOS TRASFERIDOS PARA SU CONSERVACIÓN EN
DE CONSUMO INTERNO) EL ARCHIVO HISTÓRICO DE METROSALUD.
SOLICITUD MEDICAMENTOS PROGRAMA TBC
(FORMATO SOLICITUD DE MEDICAMENTOS,
OFICIO NIVEL CENTRAL SOLICITANDO
REINTEGRO)

3.5 DE MOVIMIENTOS DE FARMACIA

PEDIDO DE FARMACIA X 2 1 X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
GESTIÓN Y CENTRAL, ELIMINAR ES UNA COPIA

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 98 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ÁREA SERVICIOS DE SALUD - UPSS - CENTROS DE SALUD Y PUESTOS DE SALUD

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE

GESTIÓN Y CENTRAL, ELIMINAR ES UNA COPIA

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 99 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ÁREA SERVICIOS DE SALUD - UPSS - CENTROS DE SALUD Y PUESTOS DE SALUD

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E
4.3 COMUNICACIONES OFICIALES
OFICIOS Y MEMORANDOS X 2 20 X X CONSERVAR 10 AÑOS EN EL ARCHIVO CENTRAL SI SE
OFICIO ENVIADO Y RECIBIDO DIGITALIZAN, UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS
ARCHIVOS DE GESTIÓN Y CENTRAL SELECCIONAR EL 1% DE
DERECHOS DE PETICION Y FALLOS DE TUTELAS LA TRANSFERENCIA PARA SU CONSERVACIÓN EN EL
ARCHIVO HISTÓRICO DE METROSALUD.

4.3 OFICIOS Y MEMORANDOS X 2 10 X X CONSERVAR 5 AÑOS EN EL ARCHIVO CENTRAL SI SE

DIGITALIZAN, UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS
MEMORANDO ENVIADO Y RECIBIDO ARCHIVOS DE GESTIÓN Y CENTRAL ELIMINAR HA CUMPLIDO
SU FUNCION.

5.1 CONTRATOS
CONTRATOS X 2 1 X ES UNA COPIA, UNIFICAR CON EL ORIGINAL, EL CUAL SE
CONTRATOS EPS CUSTODIA EN LA OFICINA JURÍDICA.
CONTRATO DE VIGILANCIA DOCUMENTOS DE
LA INTERVENTORIA

5.1 CONTRATOS X 2 20 X X X TRANSFERIR 2 AÑOS DESPUÉS DE CUMPLIDA SU VIGENCIA,

UPSS CON VEREDAS CONSERVAR 10 AÑOS EN EL ARCHIVO CENTRAL SI SE
DIGITALIZAN, UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS
JUSTIFICACION CONTRATO
ARCHIVOS DE GESTIÓN Y CENTRAL SELECCIONAR LOS DE
SOLICITUD DISPONIBILIDAD CONVOCATORIA PUBLICA PARA SU CONSERVACIÓN EN EL
PRESUPUESTAL ARCHIVO HISTÓRICO DE METROSALUD.
DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
RESOLUCION DE ADQUISICION O
CONTRATACION AUTORIZACION PARA
OBTENER OFERTAS

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 100 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ÁREA SERVICIOS DE SALUD - UPSS - CENTROS DE SALUD Y PUESTOS DE SALUD

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E
SOLICITUD PUBLICA DE OFERTAS

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 101 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ÁREA SERVICIOS DE SALUD - UPSS - CENTROS DE SALUD Y PUESTOS DE SALUD

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

5.1 CONTRATOS
UPSS CON VEREDAS
AVISO DE PRENSA
TERMINO DE REFERENCIA O PLIEGOS DE
CONDICIONES
RECIBO DE PAGO DEL PLIEGO
CONTESTACION A LOS TERMINOS
COPIA DE ADENDOS
RESOLUCION DE APERTURA
PROPUESTAS O COTIZACION CON SUS
ANEXOS
ACTA DE APERTURA DE URNA
ACTA O CUADRO DE EVALUACION DE
OFERTAS
INFORME DE EVALUACION JURIDICA
INFORME DE EVALUACION TECNICA
INFORME DE EVALUACION Y CALIFICACION

ACTA DE COMITÉ DE CONTRATACION

RESOLUCION DE ADJUDICACION
NOTIFICACION DE RESOLUCION DE
ADJUDICACIONES O DECLARATORIA DE
DESIERTA
SOLICITUD DE COMPROMISO
PRESUPUESTAL
COMPROMISO PRESUPUESTAL
CONTRATO

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 102 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ÁREA SERVICIOS DE SALUD - UPSS - CENTROS DE SALUD Y PUESTOS DE SALUD

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E
POLIZA O GARANTIAS UNICAS

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 103 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ÁREA SERVICIOS DE SALUD - UPSS - CENTROS DE SALUD Y PUESTOS DE SALUD

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E
5.1 CONTRATOS
UPSS CON VEREDAS
PAGO DE IMPUESTOS (TIMBRE)
PAGO DE PUBLICACION DIARIO OFICIAL
ACTA DE INICIACION
ADICION AL CONTRATO
SOLICITUD DE PRORROGAS

5.2 CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS X 2 20 X X X TRANSFERIR 2 AÑOS DESPUÉS DE CUMPLIDA SU VIGENCIA,

CONVENIO (ANEXO TÉCNICO) CONSERVAR 10 AÑOS EN EL ARCHIVO CENTRAL SI SE
DIGITALIZAN, UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS
ARCHIVOS DE GESTIÓN Y CENTRAL SELECCIONAR LOS
PACTADOS CON DIRECCIÓN SECCIONAL DE SALUD Y
SECRETARIA DE SALUD PARA SU CONSERVACIÓN EN EL
ARCHIVO HISTÓRICO DE METROSALUD.

10.1 HISTORIAS
CLÍNICAS X 5 20 X X UNA VEZ CUMPLA LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
GESTIÓN Y CENTRAL (TIEMPO CONTADO A PARTIR DEL
MEDICA ULTIMO REGISTRO MEDICO), ELIMINAR LAS HISTORIAS
IDENTIFICACION Y CONTROL DE ATENCION CLINICAS QUE SE ENCUENTREN EL EL ARCHIVO CENTRAL
503073805 (PASIVO) SI HAN SIDO DIGITALIZADAS, SELECCIONAR
DOCUMENTOS DE IDENTIFICACION: TENIENDO EN CUENTA LOS PARÁMETROS DADOS POR EL
(DOCUMENTO DE IDENTIDAD, CARNET DE MANUAL DE HISTORIAS CLÍNICAS, AQUELLAS CON VALOR
ARS, FICHA DE SISBEN, FICHA DE BIENESTAR HISTÓRICO, PARA SU CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO
SOCIAL, SEGURO ESCOLAR, SOAT, RED DE HISTÓRICO DE METROSALUD.
SOLIDARIDAD, CARNET EPS Y OTROS
(MEDICINA PREPARADA, MAGISTERIO,
FUERZAS MILITARES))

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 104 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
UNA VEZ CUMPLA LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
GESTIÓN Y CENTRAL (TIEMPO CONTADO A PARTIR DEL
ULTIMO REGISTRO MEDICO), ELIMINAR LAS HISTORIAS
CLINICAS QUE SE ENCUENTREN EL EL ARCHIVO CENTRAL
DEPENDENCIA PRODUCTORA: ÁREA SERVICIOS DE SALUD - UPSS - CENTROS DE SALUD Y PUESTOS DE SALUD
(PASIVO) SI HAN SIDO DIGITALIZADAS, SELECCIONAR
TENIENDO EN CUENTA LOS PARÁMETROS DADOS POR EL
MANUAL DE HISTORIAS CLÍNICAS, AQUELLAS CON VALOR
HISTÓRICO, PARA SU CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO
RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN HISTÓRICO DE METROSALUD.
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 105 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ÁREA SERVICIOS DE SALUD - UPSS - CENTROS DE SALUD Y PUESTOS DE SALUD

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E
10.1 HISTORIAS
CLÍNICAS
MEDICA
FORMATOS DE TIPO ADMINISTRATIVO
(FACTURAS, COPIAS DE SISBEN VENCIDAS,
DOCUMENTOS DE IDENTIFICACION
REPETIDOS, CLASIFICACION
SOCIOECONOMICA)
AUTORIZACION DE ATENCION ,
HOSPITALIZACION Y/O PROCEDIMIENTO
EPS,ARS U OTRA ASEGURADORA
HOJA DE EVALUACION MEDICA
ORDEN MEDICA
HOJA CLAP SI ES MATERNA
FORMATO AYUDAS DIAGNOSTICAS SIS412A

OTRAS AYUDAS DIAGNOSTICA

FORMATO DE CONTRAREFERENCIAS 'SIS412B

ORDEN DE HOSPITALIZACION
ORDEN DE CIRUGIA
AYUDAS DIAGNOSTICAS PREQUIRURGICAS
CONSENTIMIENTO INFORMADO
REGISTRO DE ANESTECIA
AUTORIZACION ANESTESIOLOGO
DESCRIPCION OPERATORIA
COMPLICACIONES QUIRURGICAS
COMPRICACIONES ANESTESICAS
INCIDENTES ANESTESICOS

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 106 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ÁREA SERVICIOS DE SALUD - UPSS - CENTROS DE SALUD Y PUESTOS DE SALUD

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E
REGISTRO NACIDO VIVO (DANE)

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 107 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ÁREA SERVICIOS DE SALUD - UPSS - CENTROS DE SALUD Y PUESTOS DE SALUD

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

10.1 CLÍNICAS
MEDICA
HOJA DE SIGNOS VITALES
HOJA DE ENFERMERIA,
DROGAS ,TRATAMIENTO
CERTIFICADO DEFUNCION
FORMATO PARA CADENA DE CUSTODIA
HISTORIA CLINICA ORIGINAL FISCALIA.
HOJA DE EGRESO
TARJETA DE EGRESO U ORDEN DE SALIDA

10.1 CLÍNICAS
MEDICA DE URGENCIA
ATENCION DE URGENCIAS - EPICRISIS-
RESUMEN DE ATENCION 503073710
HOJA DE INGRESO A URGENCIAS
HOJA DE EVALUACION MEDICA
ORDENES MEDICAS
EXAMENES DE LABORATORIO
FORMATO PARA CADENA DE CUSTODIA
HISTORIA CLINICA ORIGINAL FISCALIA.
ODONTOLÓGICA
ATENCION ODONTOLOGICA PROGRAMADA
'SIS407A R-97
ODONTOLÓGICA URGENCIA
ATENCION ODONTOLOGICA URGENTE SIS407B
R-97
DE VACUNACIÓN

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 108 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ÁREA SERVICIOS DE SALUD - UPSS - CENTROS DE SALUD Y PUESTOS DE SALUD

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E
HISTORIA CLINICA DE VACUNACION

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 109 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ÁREA SERVICIOS DE SALUD - UPSS - CENTROS DE SALUD Y PUESTOS DE SALUD

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

10.1 CLÍNICAS
INFANTIL - CRECIMIENTO Y DESARROLLO

ESCALA ABREVIADA DE DESARROLLO -

CRECIMIENTO Y DLLO
ATENCION INFANTIL Y PREESCOLAR -
CRECIMIENTO Y DLLO
DE ACCIDENTE DE TRANSITO
EXPEDIENTE ACCIDENTE DE TRANSITO

10.3 DE AYUDAS DIAGNOSTICAS X 2 3 X UNA VEZ CUMPLA LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
RESULTADO ECOGRAFÍA Y/O ENDOSCOPIA GESTIÓN Y CENTRAL ELIMINAR, CUMPLEN SU FUNCIÓN
LUEGO DEL DIAGNOSTICO. (MUCHAS ESTÁN TAMBIÉN EN LA
RESULTADO DE CITOLOGÍA NEGATIVA HISTORIA CLÍNICA)
RESULTADO DE EXAMEN DE LABORATORIO
RESULTADO RAYOS X

10.6 DE EQUIPOS X 2 1 X TRANSFERIR AL ARCHIVO CENTRAL 2 AÑOS DESPUES DE LA

EXPEDIENTE DEL EQUIPO (MEDICO, BAJA DEL EQUIPO. UNIFICAR CON ORIGINAL.
ODONTOLÓGICO O DE LABORATORIO)
DOCUMENTOS DE ADQUISICIÓN
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS O
DESCRIPCIÓN DEL EQUIPO
CONCEPTO TÉCNICO
REPORTE DE MANTENIMIENTO
PREVENTIVO Y CORRECTIVO

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 110 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ÁREA SERVICIOS DE SALUD - UPSS - CENTROS DE SALUD Y PUESTOS DE SALUD

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 111 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ÁREA SERVICIOS DE SALUD - UPSS - CENTROS DE SALUD Y PUESTOS DE SALUD

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

11.1 INFORMES
DE AUDITORIA Y SEGUIMIENTO X 2 1 X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
GESTIÓN Y CENTRAL, ELIMINAR ES COPIA
INFORME DE AUDITORIA ESPECIFICA DEL
SERVICIO
INFORME DE AUDITORIA FACTURACIÓN
INFORME DE DEMANDA NO ATENDIDA
INFORME DE INFRACCIÓN A LA MISIÓN
MEDICA DE PERFIL DE CALIDAD DE PUESTOS
INFORME
DE SALUD
INFORME DE PRODUCCIÓN DE SERVICIOS
DEFA
INFORME DE PRODUCCIÓN FINANCIERA ARS
INFORME DE REFERENCIA Y
CONTRARREFERENCIA
INFORME EVALUACIÓN HISTORIA CLÍNICA
INFORME MENSUAL QUEJAS Y RECLAMOS
INFORME SATISFACCIÓN CLIENTE EXTERNO
INFORME SATISFACCIÓN CLIENTE INTERNO

11.13 DE RECONOCIMIENTOS MÉDICOS X 5 15 X X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
LEGALES GESTIÓN Y CENTRAL, SELECCIONAR EL 1% DE LA
INFORME DE RECONOCIMIENTOS MÉDICOS
TRANSFERENCIA PARA SU CONSERVACIÓN EN EL
LEGALES ARCHIVO HISTÓRICO DE METROSALUD.

11.3 DE CAJA Y BANCOS X 2 1 X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
CUADRE DE CAJA PUNTO DE SERVICIO GESTIÓN Y CENTRAL, ELIMINAR LA INFORMACIÓN
CONTENIDA EN ESTE DOCUMENTO SE ENCUENTRA
SOPORTADA EN LOS COMPROBANTES CONTABLES (CAJA
DIARIO)

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 112 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ÁREA SERVICIOS DE SALUD - UPSS - CENTROS DE SALUD Y PUESTOS DE SALUD

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

11.6 DE EJECUCIÓN X 2 10 X X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE

INFORME DE CONTROL DE CALIDAD GESTIÓN Y CENTRAL. SELECCIONAR EL 1% DE LA
LABORATORIO (CONSOLIDADO) TRANSFERENCIA PARA SU CONSERVACIÓN EN EL
INFORME DE HORAS LABORADAS ARCHIVO HISTÓRICO DE METROSALUD.
INFORME DE CARTERA
INFORME CONSUMO FARMACIA SERVICIOS
INFORME MENSUAL DE RAYOS X
INFORME VALOR DE INVENTARIO DE
FARMACIA
INFORME DE CONSOLIDADO PAB

11.7 DE ENTIDADES DE CONTROL DEL ESTADO X 5 5 X X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
GESTIÓN Y CENTRAL, SELECCIONAR EL 1% DE LA
TRANSFERENCIA PARA SU CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO
REVISIÓN DE LABORATORIO DEPARTAMENTAL
HISTÓRICO DE METROSALUD.

11.10 DE GESTIÓN X 2 3 X X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE

INFORME DE GESTIÓN GESTIÓN Y CENTRAL, SELECCIONAR EL INFORME DE
GESTIÓN ANUAL PARA SU CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO
HISTÓRICO DE METROSALUD.

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 113 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ÁREA SERVICIOS DE SALUD - UPSS - CENTROS DE SALUD Y PUESTOS DE SALUD

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 114 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ÁREA SERVICIOS DE SALUD - UPSS - CENTROS DE SALUD Y PUESTOS DE SALUD

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TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E
11.12 DE NECROPSIAS X 5 25 X X TRANSFERIR AL ARCHIVO CENTRAL A LOS 5 AÑOS,
NECROPSIA CONSERVAR 25 AÑOS MAS Y SELECCIONAR EL 1% PARA SU
CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO HISTÓRICO DE
FORMATO ACTA DE LEVANTAMIENTO DE METROSALUD.
CADÁVER
FORMATO INFORME DE NECROPSIA
ACTA DE ENTREGA DE CADÁVER
FACTURA DE SERVICIO
AUTORIZACIÓN FISCALÍA PARA RECLAMAR
CADÁVER
EVIDENCIAS (PROYECTILES)
EXÁMENES FORENSES (TOXICOLOGÍA,
ALCOHOLEMIA)

11.14 ESTADÍSTICOS X 2 3 X X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE

INFORME DE AUSENTISMO LABORAL GESTIÓN Y CENTRAL, SELECCIONAR EL 1% DE LA
TRANSFERENCIA PARA SU CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO
INFORME DE CASOS DE VIGILANCIA
EPIDEMIOLÓGICA HISTÓRICO DE METROSALUD. NOTA: LOS INFORMES DE
1984 A 1998 CONSERVAR COMO HISTORICOS, LOS DEMAS
INFORME DE DE PROGRAMAS CRECIMIENTO Y
DESARROLLO
ELIMINAR LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN ESTOS SE
ENCUENTRA SOPORTADA EN MEDIOS MAGNÉTICOS EN EL
INFORME DE HOSPITALIZACIÓN
GRUPO DE INFORMÁTICA.
INFORME DE MORTALIDAD
INTRAHOSPITALARIA (INFORME DE MUERTES
ANTES Y DESPUÉS DE 48 HORAS)
INFORME DE MORTALIDAD MATERNA,
PERINATAL E INFANTIL
INFORME DE PERFILES DE MORBILIDAD
INFORME DE PRODUCCIÓN DIARIA POR
SECCIÓN LABORATORIO
INFORME DE PRODUCCIÓN MENSUAL POR
SECCIÓN LABORATORIO
INFORME DE PROGRAMAS PLANIFICACIÓN
INFORME DE PROGRAMAS CITOLOGÍAS

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 115 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
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CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 116 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

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O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E
11.14 ESTADÍSTICOS
INFORME DE PROGRAMAS DE CONTROL
PRENATAL
INFORME DE PROGRAMAS HIPERTENSIÓN
INFORME DE PROGRAMAS TRANSMISIÓN
SEXUAL, ETS
INFORME DE PROGRAMAS TUBERCULOSIS
INFORME DE RIPS REGISTRO INDIVIDUAL
PRESTACION SERVICIOS
INFORME DE VACUNACIÓN
INFORME MENSUAL DE CITOLOGÍAS
POSITIVAS
INFORME MENSUAL DE NUMERO DE
CITOLOGÍAS INADECUADAS POR CENTROS DE
SALUD
INFORMES DE DOSIS PERDIDAS

12.1 INSTRUMENTOS DE CONTROL

REGISTROS X 2 1 X X TRANSFERIR AL ARCHIVO CENTRAL 2 AÑOS DESPUÉS DE
AGENDA Y CUADRO DE TURNOS CONSULTA CUMPLIDA SU GESTIÓN. CONSERVAR 1 AÑO MAS Y
EXTERNA SELECCIONAR EL (LIBRO DE MEDICAMENTOS DE CONTROL,
AGENDA Y CUADRO DE TURNOS DE CIRUGÍA LIBRO DE URGENCIAS, LIBRO RADICADOR DE NECROPCIAS,
LIBRO DE REGISTRO DE MUERTES Y LIBRO DE REGISTRO
CENSO DE HOSPITALIZACIÓN DE NACIMIENTOS) PARA SU CONSERVACIÓN EN EL
HOJA DE TRABAJO POR ÁREAS DE ARCHIVO HISTÓRICO DE METROSALUD.
LABORATORIO
KARDEX DE FARMACIA
KARDEX DE HOSPITALIZACIÓN
LIBRO DE EGRESOS HOSPITALARIOS Y
PARTOS
LIBRO DE MEDICAMENTOS DE CONTROL
LIBRO DE REGISTRO DE MUERTES

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 117 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
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O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E
LIBRO DE REGISTRO DE NACIMIENTOS

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 118 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
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O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E
12.1 INSTRUMENTOS DE CONTROL
REGISTROS
LIBRO DE URGENCIAS
LIBRO RADICADOR CONTROL CONSECUTIVOS
HISTORIAS CLÍNICAS
LIBRO RADICADOR DE CORRESPONDENCIA
LIBRO RADICADOR DE NECROPCIAS
PLANILLA DE CIRUGÍAS PROGRAMADAS
PLANILLA DE REMISIÓN DE MUESTRAS
PLANILLA DE REVISIÓN CIRUGÍAS
RECIBO DE OXIGENO
REGISTRO DE ASISTENCIA PAB
REGISTRO DE BITÁCORA DE PORTERÍA
REGISTRO DE CAMAS DISPONIBLES
REGISTRO DE CIRUGÍA Y REGISTRO
ANESTESIA (CIRUGÍA-ELECTIVA)
REGISTRO DE CONTROL CONSECUTIVO
CERTIFICADO DE DEFUNCIONES
REGISTRO DE CONTROL CONSECUTIVO
CERTIFICADO DE NACIDOS VIVOS
REGISTRO DE CONTROL DE CALIDAD POR
SECCIÓN
REGISTRO DE CONTROL DE HISTORIAS
CLÍNICAS
REGISTRO DE CONTROL DE PRESTAMOS
REGISTRO DE CONTROL DE TEMPERATURAS
REGISTRO DE DIETAS
REGISTRO DE HISTORIAS CLÍNICAS PERDIDAS

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 119 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
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CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E
REGISTRO DE PROGRAMACIÓN DE CIRUGÍA
ELECTIVA (GENERAL Y OFTALMOLOGÍA)

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 120 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
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CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E
12.1 INSTRUMENTOS DE CONTROL
REGISTROS
REGISTRO DE USUARIOS DIARIOS DE
CITOLOGÍA
REGISTRO DIARIO DE CONSULTA EXTERNA
REGISTRO DIARIO DE USUARIOS RAYOS X
REGISTRO DIARIO DE UTILIZACIÓN DE CAMAS
REGISTRO DIARIO DE VACUNACIÓN SIS 150
REGISTRO MENSUAL DE FOTOCOPIAS
TARJETA DE CONTROL DE MEDICAMENTOS
REGISTRO SALIDA DE BIENES
REGISTRO ASISTENCIA CAPACITACIONES
REGISTRO DE RECICLAJE

12.2 REPORTES
DE NOMINA X 2 1 X UNA VEZ CUMPLA LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
REPORTE DE NOMINA GESTIÓN Y CENTRAL, ELIMINAR ES COPIA
NOVEDAD DE NOMINA

14.3 MANUALES
DE NORMAS SEGURIDAD

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 121 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
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CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E
MANUAL DE SEGURIDAD HOSPITALARIA X 2 1 X TRANSFERIR AL ARCHIVO CENTRAL 2 AÑOS DESPUÉS DE
SU ACTUALIZACIÓN O CAMBIO DE VERSIÓN. CONSERVAR 1
AÑO MAS Y ELIMINAR, ES COPIA.

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 122 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

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CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E
14.3 MANUALES X 2 3 X X
DE NORMAS SEGURIDAD TRANSFERIR AL ARCHIVO CENTRAL 2 AÑOS DESPUÉS DE
MANUAL DE NORMAS DE BIOSEGURIDAD Y SU ACTUALIZACIÓN O CAMBIO DE VERSIÓN. CONSERVAR 3
MANEJO INTEGRAL DE RESIDUOS AÑOS MAS Y TRANSFERIR AL ARCHIVO HISTÓRICO EL
HOSPITALARIOS PRIMER EJEMPLAR DE CADA MANUAL, A PARTIR DE LA
SEGUNDA TRANSFERENCIA SELECCIONAR EL 1% DE LA
TRANSFERENCIA PARA SU CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO
HISTÓRICO DE METROSALUD.

14.5 DE PROCEDIMIENTOS MEDICOS X 2 5 X X TRANSFERIR AL ARCHIVO CENTRAL 2 AÑOS DESPUÉS DE

GUÍA DE PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO SU ACTUALIZACIÓN O CAMBIO DE VERSIÓN. CONSERVAR 5
DE EQUIPO DE LABORATORIO AÑOS MAS, SELECCIONAR EL 1% DE LO TRANSFERIDO
GUÍA DE PROCEDIMIENTOS DE LABORATORIO PARA CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO HISTÓRICO DE
METROSALUD.
GUÍA DE ATENCIÓN DEL PARTO NO
COMPLICADO
GUÍA DE PROGRAMAS MÉDICOS
15.1 PLANES
DE ACCIÓN X 2 3 X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
PLAN DE ACCIÓN DE LA DEPENDENCIA GESTIÓN Y CENTRAL, ELIMINAR. LA INFORMACIÓN
CONTENIDA EN ESTE DOCUMENTO SE ENCUENTRA
CONSOLIDADA EN EL PLAN DE ACCIÓN DE METROSALUD

15.4 DE EMERGENCIAS X 2 3 X X TRANSFERIR AL ARCHIVO CENTRAL 2 AÑOS DESPUÉS DE

PLAN DE PREVENCION Y ATENCIÓN DE SU ACTUALIZACIÓN. CONSERVAR 3 AÑOS MAS Y
EMERGENCIAS METROSALUD TRANSFERIR AL ARCHIVO HISTÓRICO EL PRIMER EJEMPLAR
PLAN HOSPITALARIO DE EMERGENCIAS DE CADA PLAN, A PARTIR DE LA SEGUNDA TRANSFERENCIA
INTERNAS O DE EVACUACIÓN SELECCIONAR EL 1% DE LA TRANSFERENCIA PARA SU
PLAN HOSPITALARIO DE EMERGENCIAS CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO HISTÓRICO DE
EXTERNAS O DE ATENCIÓN DE MULTITUD DE METROSALUD.
LESIONADOS EN CADA UPSS

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 123 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ÁREA SERVICIOS DE SALUD - UPSS - CENTROS DE SALUD Y PUESTOS DE SALUD
TRANSFERIR AL ARCHIVO CENTRAL 2 AÑOS DESPUÉS DE
SU ACTUALIZACIÓN. CONSERVAR 3 AÑOS MAS Y
TRANSFERIR AL ARCHIVO HISTÓRICO EL PRIMER EJEMPLAR
DE CADA PLAN, A PARTIR DE LA SEGUNDA TRANSFERENCIA
RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN SELECCIONAR EL 1% DE LA TRANSFERENCIA PARA SU
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL CONSERVACIÓN PROCEDIMIENTO
EN EL ARCHIVO HISTÓRICO DE
METROSALUD.
O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E
PLAN DE CONTINGENCIA PARA VOLVER A LA
NORMALIDAD

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 124 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ÁREA SERVICIOS DE SALUD - UPSS - CENTROS DE SALUD Y PUESTOS DE SALUD

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

15.5 DE INVERSIÓN X 2 10 X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE

PLAN OPERATIVO ANUAL DE INVERSIÓN POAI GESTIÓN Y CENTRAL, TRANSFERIR AL ARCHIVO HISTÓRICO
DE METROSALUD.

15.6 PLAN DE MEJORAMIENTO X 2 3 X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
GESTIÓN Y CENTRAL, ELIMINAR. LA INFORMACIÓN
CONTENIDA EN ESTE DOCUMENTO SE ENCUENTRA
CONSOLIDADA EN EL PLAN DE ACCIÓN DE METROSALUD

19 RESOLUCIONES
CONSECUTIVO DE RESOLUCIONES X 2 1 X UNA VEZ CUMPLA LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
RESOLUCIÓN NIVEL CENTRAL GESTIÓN Y CENTRAL , ELIMINAR ES COPIA

TRANSFERIR AL ARCHIVO CENTRAL 2 AÑOS DESPUÉS DE

CUMPLIDA SU GESTIÓN. CONSERVAR 3 AÑOS MAS Y
20.3 TÍTULOS SELECCIONAR EL 1% DE LA TRANSFERENCIA PARA SU
PAGARES X 2 3 X X CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO HISTÓRICO DE
PAGARE METROSALUD.

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 125 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ÁREA SERVICIOS DE SALUD - UPSS - CENTROS DE SALUD Y PUESTOS DE SALUD

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 126 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: DIRECCION GESTION CLINICA Y P Y P

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E
2200 1.1 ACTAS DE COMITES X 3 20 X
CONSERVAR 3 AÑOS EN EL ARCHIVO CENTRAL 20 AÑOS EN
EL ARCHIVO CENTRAL Y TRANSFEREIR AL ARCHIVO
HISTORICO DE METROSALUD

2200 1.4 ACTAS DE REUNIONES X 2 10 X

CONSERVAR 2 AÑOS EN EL ARCHIVO DE GESTION Y 3 AÑOS
EN EL ARCHIVO CENTRAL Y PROCEDER A ELIMINAR
X
2200 4.3 COMUNICACIONES OFICIALES
OFICIOS Y MEMORANDOS X 2 20 X X CONSERVAR 10 AÑOS EN EL ARCHIVO CENTRAL SI SE
OFICIO ENVIADO Y RECIBIDO DIGITALIZAN, UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS
ARCHIVOS DE GESTIÓN Y CENTRAL SELECCIONAR EL 1% DE
LA TRANSFERENCIA PARA SU CONSERVACIÓN EN EL
ARCHIVO HISTÓRICO DE METROSALUD.

2200 4.3 OFICIOS Y MEMORANDOS X 2 10 X CONSERVAR 5 AÑOS EN EL ARCHIVO CENTRAL SI SE

DIGITALIZAN, UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS
MEMORANDO ENVIADO Y RECIBIDO ARCHIVOS DE GESTIÓN Y CENTRAL ELIMINAR HA CUMPLIDO
SU FUNCION.
2200 5.1 CONTRATOS
POR PRESTACION DE SERVICIOS X 2 3 X X CONSERVAR 10 AÑOS EN EL ARCHIVO CENTRAL SI SE
DIGITALIZAN, UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS
ARCHIVOS DE GESTIÓN Y CENTRAL SELECCIONAR LOS DE
CONVOCATORIA PUBLICA PARA SU CONSERVACIÓN EN EL
ARCHIVO HISTÓRICO DE METROSALUD.

2200 5.2 CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS CONSERVAR 10 AÑOS SI SE DIGITALIZAN, TRANSFERIR AL

ARCHIVO HISTORICO LOS PACTADOS CON LA DSSA Y LA
X 2 1 X X X SECRETARIA DE SALUD UNA VEZ CUMPLAN SU RETENCION
EN EL ARCHIVO DE GESTION Y CENTRAL.

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 127 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: DIRECCION GESTION CLINICA Y P Y P

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E
DE PROMOCION Y PREVENCION DE LA
ENFERMEDAD - DOCENTE ASISTENCIALES

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 128 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: DIRECCION GESTION CLINICA Y P Y P

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E
2200 11.9 EVALUACION DEL DESEMPEÑO X 2 0 X X CONSERVAR EN GESTION POR 2 AÑOS PARA CONSULTA Y
FORMATO CALIFICACION SERVICIOS ELIMINAR, ES UNA COPIA, EL ORIGINAL SE MANEJA EN LA
HISTORIA LABORAL.

2200 11.10 INFORMES

DE GESTIÓN X 2 3 X X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
GESTIÓN Y CENTRAL, SELECCIONAR EL INFORME DE
GESTIÓN ANUAL PARA SU CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO
HISTÓRICO DE METROSALUD.

2200 12.1 INSTRUMENTOS DE CONTROL. X 2 1 X X CONSERVAR EN GESTION Y ARCHIVO CENTRAL Y ELIMINAR

CUMPLIMIENTO USUARIOS - CUMPLIMIENTO DESPUES DE SU RETENCION.
CONDUCTORES - CONTROLES ASISTENCIA
NOVEDADES DE PEROSNAL

2200 14.4 MANUAL DE PROCESOS Y X 3 5 X X CONSERVAR EL MANUAL VIGENTE EN EL ARCHIVO DE

PROCEDIMIENTOS. GUIA DE ATENCION AL GESTION Y EL INMEDIATAMENTE ANTERIOR EN EL ARCHIVO
CLIENTE INTERNO - GUIA ATENCION AL CLIENTE CENTRAL
EXTERNO.

2200 15.1 PLANES

DE ACCIÓN X 2 0 X X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
GESTIÓN Y CENTRAL, ELIMINAR. LA INFORMACIÓN
CONTENIDA EN ESTE DOCUMENTO SE ENCUENTRA
CONSOLIDADA EN EL PLAN DE ACCIÓN DE METROSALUD

2200 17.3 PROGRAMAS

X 2 3 X X TRANSFERIR AL ARCHIVO CENTRAL 2 AÑOS DESPUÉS DE
PROGRAMACIÓN DE ACTIVIDADES EDUCATIVAS FINALIZADO EL PROGRAMA. CONSERVAR 3 AÑOS MAS Y
TEMAS SEGÚN CONVENIO SELECCIONAR EL 1% DE LA TRANSFERENCIA PARA SU
CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO HISTÓRICO DE
METROSALUD.

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 129 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: DIRECCION GESTION CLINICA Y P Y P

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN TRANSFERIR AL ARCHIVO CENTRAL 2 AÑOS DESPUÉS DE

TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL FINALIZADO EL PROGRAMA. CONSERVAR 3 AÑOS MAS Y
PROCEDIMIENTO
SELECCIONAR EL 1% DE LA TRANSFERENCIA PARA SU
O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO HISTÓRICO DE
METROSALUD.

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 130 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: DIRECCION ADMINISTRATIVA.

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

2300 1.1 ACTAS

DE COMITÉS X 2 20 X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
COMITÉ DE CONTRATACION GESTIÓN Y CENTRAL, TRANSFERIR AL ARCHIVO HISTÓRICO
DE METROSALUD

2300 3.2 COMPROBANTES X 2 20 X X

DE CAJA MENOR UNA VEZ CUMPLAN LOS TERMINOS EN LOS ARCHIVOS DE

GESTION Y CENTRAL ELIMINAR.
COMPROBANTES DE EGRESO
RECIBOS DE CAJA - COMPROBANTES DE CAJA
MENOR - RELACION DE COMPROBANTES DE
CAJA MENOR - AUTORIZACION DE GASTOS
CONCILIACIONES BANCARIAS

2300 4.3 COMUNICACIONES OFICIALES

OFICIOS Y MEMORANDOS X 2 20 X X X CONSERVAR 10 AÑOS EN EL ARCHIVO CENTRAL SI SE
OFICIO ENVIADO Y RECIBIDO DIGITALIZAN, UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS
ARCHIVOS DE GESTIÓN Y CENTRAL SELECCIONAR EL 1% DE
LA TRANSFERENCIA PARA SU CONSERVACIÓN EN EL
CONSECUTIVO DE OFICIOS ENVIADOS ARCHIVO HISTÓRICO DE METROSALUD.

2300 4.3 OFICIOS Y MEMORANDOS CONSERVAR 5 AÑOS EN EL ARCHIVO CENTRAL SI SE

MEMORANDO ENVIADO Y RECIBIDO DIGITALIZAN, UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS
X 2 10 X X ARCHIVOS DE GESTIÓN Y CENTRAL ELIMINAR HA CUMPLIDO
SU FUNCION.

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 131 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: DIRECCION ADMINISTRATIVA.

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 132 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: DIRECCION ADMINISTRATIVA.

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E
2300 11.7 INFORMES
DE ENTIDADES DE CONTROL DEL ESTADO X 5 5 X X UNA VEZ CUMPLA LOS TERMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
GESTION Y CENTRAL SELECCIONAR EL 1% PARA
CONSERVACION EN EL ARCHIVO HISTORICO DE
METROSALUD.

2300 11.9 INFORMES

INFORMES DE EVALUACION
DE EVALUACION DEL DESEMPEÑO - X 2 1 X X UNA VEZ CUMPLAN LOS TERMINOS EN ARCHIVOS DE
FIJACION DE COMPROMISOS GESTION Y CENTRAL ELIMINAR, ES UNA COPIA EL ORIGINAL
EVALUACION DE DESEMPEÑO (SEMESTRAL - SE ENCUENTRA EN LA DIRECCION DE TALENTO HUMANO
EVENTUAL - DEFINITIVA) - PORTAFOLIO DE
EVIDENCIAS - CALIFICACION ANUAL

2300 11.10 INFORMES

DE GESTIÓN X 2 3 X X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
INFORME DE GESTIÓN GESTIÓN Y CENTRAL, SELECCIONAR EL INFORME DE
GESTIÓN ANUAL PARA SU CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO
HISTÓRICO DE METROSALUD.

2300 12.1 INSTRUMENTOS DE CONTROL

REGISTROS X 2 1 X X TRANSFERIR AL ARCHIVO CENTRAL 2 AÑOS DESPUÉS DE
FACTURAS UNE - EPM CUMPLIDA SU GESTIÓN. CONSERVAR 1 AÑO MAS Y
SELECCIONAR EL 1% DE LA TRANSFERENCIA PARA SU
FACTURAS EE- VV CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO HISTÓRICO DE
METROSALUD.

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 133 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: DIRECCION ADMINISTRATIVA.

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN TRANSFERIR AL ARCHIVO CENTRAL 2 AÑOS DESPUÉS DE
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO
CUMPLIDA SU GESTIÓN. CONSERVAR 1 AÑO MAS Y
SELECCIONAR EL 1% DE LA TRANSFERENCIA PARA SU
O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO HISTÓRICO DE
AUTORIZACION LABORAR FINES DE SEMANA METROSALUD.

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 134 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: DIRECCION ADMINISTRATIVA.

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E
2300 12.3 REPORTES X 2 1 X UNA VEZ CUMPLA LA RETENCION EN GESTION Y CENTRAL,
ELIMINA ES COPIA.
REPORTES DE NOMINA
NOVEDADES DE NOMINA
2300 15.1 PLANES
DE ACCIÓN X 2 3 X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
GESTIÓN Y CENTRAL, ELIMINAR. LA INFORMACIÓN
CONTENIDA EN ESTE DOCUMENTO SE ENCUENTRA
CONSOLIDADA EN EL PLAN DE ACCIÓN DE METROSALUD

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 135 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: DIRECCION ADMINISTRATIVA.

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO
GESTIÓN Y CENTRAL, ELIMINAR. LA INFORMACIÓN
CONTENIDA EN ESTE DOCUMENTO SE ENCUENTRA
O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E CONSOLIDADA EN EL PLAN DE ACCIÓN DE METROSALUD

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 136 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: CONTRATACION

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

2310 1.1 ACTAS

DE COMITÉS X 2 10 X CONSERVAR EN EL ARCHIVO DE GESTION Y CENTRAL,

ACTA COMITÉ DE COMPRAS TRANSFERIR AL ARCHIVO HISTORICO DE LA ESE
METROSALUD
ACTAS COFITE
ANEXOS PRODUCTO DE LA GESTION

2310 2.3 CERTIFICADOS. X 3 X RETENER EN CADA FARMACIA DE LA ESE METROSALUD

DURANTE LA VIGENCIA DE LA RESOLUCION. TRANSFERIR AL
AUTORIZACION DE CONTROL DE MEDICAMENTOS ARCHIVO HISTORICO.
(RESOLUCION)

2310 4.3 COMUNICACIONES OFICIALES

OFICIOS Y MEMORANDOS X 2 20 X X CONSERVAR 10 AÑOS EN EL ARCHIVO CENTRAL SI SE
DIGITALIZAN, UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS
ARCHIVOS DE GESTIÓN Y CENTRAL SELECCIONAR EL 1% DE
LA TRANSFERENCIA PARA SU CONSERVACIÓN EN EL
ARCHIVO HISTÓRICO DE METROSALUD.
OFICIO ENVIADO Y RECIBIDO

2310 4.3 OFICIOS Y MEMORANDOS X 2 10 X CONSERVAR 5 AÑOS EN EL ARCHIVO CENTRAL SI SE

DIGITALIZAN, UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS
MEMORANDO ENVIADO Y RECIBIDO ARCHIVOS DE GESTIÓN Y CENTRAL ELIMINAR HA CUMPLIDO
SU FUNCION.

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 137 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: CONTRATACION

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL CONSERVAR 5 AÑOS EN EL ARCHIVO CENTRAL SI SE
PROCEDIMIENTO
DIGITALIZAN, UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS
O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E ARCHIVOS DE GESTIÓN Y CENTRAL ELIMINAR HA CUMPLIDO
SU FUNCION.

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 138 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: CONTRATACION

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E
2310 5.1 CONTRATOS RETENER EN EL ARCHIVO DE GESTION Y CENTRAL,
X 3 17 X X UNIFICAR CON EL CONTRATO ORIGINAL QUE REPOSA EN
LA OFICINA ASESORA JURIDICA. SI SE DIGITALIZA
CONSERVAR POR 10 AÑOS.
EXPEDIENTES PROCESO CONTRATACION DIRECTA.
ORDENES DE COMPRA (CONTRATO DE
SUMINISTRO Y ORDENES DE SERVICIO)
TERMINOS DE REFERENCIA
ADENDOS
DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
CONTROL DE ENTREGA TERMINOS REFERENCIA
ACTA DE APERTURA
ANALISIS JURIDICO
CUADROS COMPARATIVOS
EVALUACION PROPUESTAS
NOTIFICACION.
REGISTRO UNICO DE PROPONENETES
COMPROMISO PRESUPUESTAL
REGISTRO UNICO DE PROPONENETES
CERTIFICADO DE PAZ
CERTIFICADO DE EXISTENCIA
Y SALVO,Y DE
REPRESENTACION LEGAL
PARAFISCALES Y SEGURIDAD SOCIAL
POLIZAS
IMPUESTO DE TIMBRE
NOTIFICACION DE LA APROBACION DE POLIZA
PUBLICACION EN GACETA
PROPUESTA ORIGINAL
ADICIONES Y MODIFICACIONES
ACTA DE LIQUIDACION
RUT - RUP
PEDIDO A PROVEEDORES

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 139 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: CONTRATACION

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E
PEDIDOS POR CONTRATOS

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 140 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: CONTRATACION

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E
2310 5.2 CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS X 3 17 X RETENER EN EL ARCHIVO DE GESTION Y CENTRAL,
DE DOTACION Y RENOVACION TECNOLOGICA
UNIFICAR CON EL CONVENIO ORIGINAL QUE REPOSA EN LA
OFICINA ASESORA JURIDICA. TRANSFERIR AL ARCHIVO
CONVENIO INTERADMINISTRATIVO HISTORICO LOS CONVENIOS CELEBRADOS CON LA DSSA Y
PRIIORIZACION DE NECESIDADES CON LA SECRETARIA DE SALUD.
AJUSTE DE NECESIDADES
CONTROL DE EJECUCION
EJECUCION DEL PROYECTO POR CONTRATO
EJECUCION DEL PROYECTO POR ENTRADA AL ALMACEN
EJECUCION DEL PROYECTO POR PAGOS
PRIORIZACION DE NECESIDADES
AJUSTE DE NECESIDADES
CONTROL DE EJECUCION
EJECUCION DEL PROYECTO POR CONTRATO
EJECUCION DEL PROYECTO POR ENTRADA AL
ALMACEN
EJECUCION DEL PORYECTO POR PAGOS
ACTA DE LIQUIDACION
CONTRATOS DE PRESTACION DE X 3 20 X X RETENER EN EL ARCHIVO DE GESTION Y CENTRAL,
2310 5.7 SERVICIOS UNIFICAR CONTRATOS DEL MISMO CONTRATISTA SI SE
DIGITALIZA CONSERVAR POR 10 AÑOS.
CONTRATOS DE PRESTACION DE SERVICIOS ORIG
DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
COMPROMISO PRESUPUESTAL

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 141 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: CONTRATACION

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E
2310 7.3 CONVOCATORIAS PUBLICAS X 2 20 X X
(EXPEDIENTE POR TIPO DE INSUMO) UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
GESTIÓN Y CENTRAL TRANSFERIR EL PROCESO DE
COMPRA AL ARCHIVO HISTÓRICO DE METROSALUD,
ELIMINAR LAS PROPUESTAS NO ADJUDICADAS. NOTA:
CUANDO SE ADJUDICA A UN SOLO PROVEEDOR, LOS
ORIGINALES SE CONSERVAN CON EL CONTRATO.
RESOLUCION DE APERTURA
DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
PUBLICACION EN PRENSA
PLIEGO DE CONDICIONES
SOLICITUD PUBLICA DE OFERTAS

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 142 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: CONTRATACION

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E
2310 7.3 TERMINO DE REFERENCIA
PROPUESTAS NO ADJUDICADAS Y ANEXOS
ACTAS DE VISITAS
ACTA DE APERTURA
ACTA DEL COMITÉ DE COMPRAS
CUADRO COMPARATIVO DE PROPUESTAS O
CALIFICACION
INFORME DE EVALUACION JURIDICA
INFORME DE EVALUACION TECNICA
RESOLUCION DE ADJUDICACION O
DECLARATORIA DE DESIERTA

2310 11.4 INFORMES DE CONCEPTOS X 2 5 X X RETENER EN GESTION Y EN EL CENTRAL, SEPARAR EL 1%

CONCEPTOS TECNICOS
PARA TRANSFERIR ANUALMENTE AL ARCHIVO HISTORICO
DE METROSALUD.
REPORTE TECNICO DE PROBLEMAS CON
MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS

2310 11.7 INFORMES. A RETENER EN GESTION Y EN EL ARCHIVO

ENTIDADES DE CONTROL DEL ESTADO X 5 5 X X CENTRAL,SEPARAR UNA MUESTRA DEL 1% ANUAL PARA
TRANSFERIR AL ARCHIVO HISTORICO DE METROSALUD.

2310 11.10 INFORMES

DE GESTIÓN X 2 3 X X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
GESTIÓN Y CENTRAL, SELECCIONAR EL INFORME DE
INFORME DE GESTIÓN GESTIÓN ANUAL PARA SU CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO
HISTÓRICO DE METROSALUD.
CONSOLIDADO DE FACTURACION
FORMULAS DISPENSADAS
ROTACION DE INVENTARIOS

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 143 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: CONTRATACION

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E
INFORMES DE MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 144 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: CONTRATACION

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

2310 12.1 INSTRUMENTOS DE CONTROL

REGISTROS X 2 1 X UNA VEZ CUMPLAN LOS TERMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
INSCRIPCION EN EL DIRECTORIO DE GESTION Y CENTRAL, ELIMINAR CUMPLE SU FUNCION
PROPONENTES (INSUMOS GENERALES) CUANDO SE ACTUALIZA EL DIRECTORIO DE PROPONENTES.
CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y
REPRESENTACION
REGISTRO UNICO DE PROPONENTES
CERTIFICADO DE PAZ Y SALVO DE
PARAFISCALES Y SEGURIDAD SOCIAL
INFORMACION ECONOMICA,ENTRE OTROS

2310 15.2 DE COMPRAS X 3 5 X X UNA VEZ CUMPLAN LOS TERMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
CRONOGRAMA DE COMPRAS GESTION Y CENTRAL, ELIMINAR LA INFORMACION
CONTENIDA EN ESTE DOCUMENTO SE ENCUENTRA
SOPORTADA EN EL SISTEMA Y EN LOS INFORMES DE
ESTADOS FINANCIEROS.

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 145 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: CONTRATACION

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN UNA VEZ CUMPLAN LOS TERMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO
GESTION Y CENTRAL, ELIMINAR LA INFORMACION
CONTENIDA EN ESTE DOCUMENTO SE ENCUENTRA
O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E SOPORTADA EN EL SISTEMA Y EN LOS INFORMES DE
ESTADOS FINANCIEROS.

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 146 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ALMACÉN GENERAL

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

2320 3.4 COMPROBANTES

DE MOVIMIENTOS DE ALMACÉN X 2 5 X X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
ENTRADAS DE ALMACÉN GESTIÓN Y CENTRAL, SELECCIONAR EL 1% DE LOS
DOCUMENTOS TRASFERIDOS PARA SU CONSERVACIÓN EN
EA- POR ORDEN DE COMPRA O CONTRATO EL ARCHIVO HISTÓRICO DE METROSALUD.
EC- COMPRA POR CAJA MENOR
EC1- COMPRA POR AVANCE
EN- POR DONACIÓN
ED- POR DEVOLUCIÓN DEPENDENCIA
EV-POR DEVOLUCIÓN AL PROVEEDOR
SALIDAS DE ALMACÉN - ORDEN DE DESPACHO
S1- INSUMOS HOSPITALARIOS
S2- INSUMOS GENERALES
S3- ELEMENTOS DEVOLUTIVOS
SALIDA POR DEVOLUCIÓN A PROVEEDOR
SALIDA POR DESTRUCCIÓN
SALIDA POR HURTO
EPC ENTRADA PROVEEDOR CONTRATO

2320 4.3 COMUNICACIONES OFICIALES

OFICIOS Y MEMORANDOS X 2 20 X X CONSERVAR 10 AÑOS EN EL ARCHIVO CENTRAL SI SE
OFICIO ENVIADO Y RECIBIDO DIGITALIZAN, UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS
ARCHIVOS DE GESTIÓN Y CENTRAL SELECCIONAR EL 1% DE
LA TRANSFERENCIA PARA SU CONSERVACIÓN EN EL
ARCHIVO HISTÓRICO DE METROSALUD.

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 147 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ALMACÉN GENERAL

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO
CONSERVAR 10 AÑOS EN EL ARCHIVO CENTRAL SI SE
O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E DIGITALIZAN, UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS
ARCHIVOS DE GESTIÓN Y CENTRAL SELECCIONAR EL 1% DE
LA TRANSFERENCIA PARA SU CONSERVACIÓN EN EL
ARCHIVO HISTÓRICO DE METROSALUD.

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 148 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ALMACÉN GENERAL

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

2320 4.3 OFICIOS Y MEMORANDOS X 2 10 X CONSERVAR 5 AÑOS EN EL ARCHIVO CENTRAL SI SE

DIGITALIZAN, UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS
MEMORANDO ENVIADO Y RECIBIDO ARCHIVOS DE GESTIÓN Y CENTRAL. ELIMINAR CUMPLIDA
SU FUNCION.

2320 5.1 CONTRATOS

ORDENES DE COMPRA (CONTRATOS DE X 2 1 X ELIMINAR, ES UNA COPIA, UNIFICAR CON EL ORIGINAL EL
SUMINISTRO ) CUAL SE CUSTODIA EN OPERACIONES EN SUMINISTROS.

ORDEN DE COMPRA O CONTRATO DE INSUMOS

GENERALES O INSUMOS HOSPITALARIOS
PEDIDO O MEMORANDO
ACTA DE LIQUIDACIÓN

2320 12.2 INSTRUMENTOS DE CONTROL

REPORTES X 2 4 X X UNA VEZ CUMPLA LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
INFORME DE MOVIMIENTOS DE ALMACÉN GESTIÓN Y CENTRAL SELECCIONAR EL 1% DE LA
TRANSFERENCIA PARA SU CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO
HISTÓRICO DE METROSALUD.

2320 13.2 INVENTARIOS

DE ALMACÉN X 2 3 X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
INVENTARIO DE ALMACÉN GESTIÓN Y CENTRAL, ELIMINAR. LA INFORMACIÓN
CONTENIDA EN ESTOS DOCUMENTOS SE ENCUENTRA
SOPORTADA EN LOS COMPROBANTES CONTABLES
(FUENTES).

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 149 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ALMACÉN GENERAL

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 150 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: MANTENIMIENTO DE EDIFICIOS

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

2330 4.3 COMUNICACIONES OFICIALES

OFICIOS Y MEMORANDOS X 2 20 X X CONSERVAR 10 AÑOS EN EL ARCHIVO CENTRAL SI SE

OFICIO ENVIADO Y RECIBIDO DIGITALIZAN, UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS
ARCHIVOS DE GESTIÓN Y CENTRAL SELECCIONAR EL 1% DE
LA TRANSFERENCIA PARA SU CONSERVACIÓN EN EL
ARCHIVO HISTÓRICO DE METROSALUD.

2330 4.3 OFICIOS Y MEMORANDOS X 2 10 X CONSERVAR 5 AÑOS EN EL ARCHIVO CENTRAL SI SE

DIGITALIZAN, UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS
MEMORANDO ENVIADO Y RECIBIDO ARCHIVOS DE GESTIÓN Y CENTRAL ELIMINAR HA CUMPLIDO
SU FUNCION.

2330 5.1 CONTRATOS X 2 3 X X ELIMINAR, ES UNA COPIA, UNIFICAR CON EL ORIGINAL, EL

CONTRATO DE OBRA CUAL CUSTODIA LA OFICINA JURÍDICA.
CONTRATO DE MANTENIMIENTO DE INFRAESTRUCTURA.
OFICIOS - ANEXOS
ACTAS DE OBRAS
ORDENES DE SERVICIO
ORDENES DE TRABAJO

2330 10.6 HISTORIAS X 2 5 X X CONSERVAR EN GESTION Y EN EL ARCHIVO CENTRAL,

EQUIPOS BIOMEDICOS TRANSFERIR AL HISTORICO LOS DOCUMENTOS DE
ADQUISICION
ANEXOS

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 151 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: MANTENIMIENTO DE EDIFICIOS

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 152 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: MANTENIMIENTO DE EDIFICIOS

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E
2330 11.6 INFORMES DE EJECUCION X 2 5 X X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
INFORME ACTIVIDADES POR UPSS GESTIÓN Y CENTRAL, SEPARAR UNA MUESTRA DEL 1%
PARA TRANSFERIR AL ARCHIVO HISTORICO DE
INFORME DE VISITAS POR UPSS
METROSALUD.
INFORME DE VISITAS DOMICILIARIAS.
INFORME PRESUPUESTAL SOBRE ORDENES DE SEVICIO:
ASENSORES – PNTURA – ELECTRICIDAD – MTTO
INFRAESTRUCTURA FISICA

2330 11.1 INFORMES DE AUDITORIA Y X 3 17 X X RETENER EN GESTION Y EN EL ARCHIVO CENTRAL, SI ESTA

SEGUIMIENTO DIGITALIZADO RETENER 10 AÑOS, EL ORIGINAL DEBE
REPOSAR EN EL CONTRATO U ORDEN DE SERVICIO Y/O
TRABAJO

DE INTERVENTORIA
2330 11.10 INFORMES
DE GESTIÓN X 2 3 X X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
GESTIÓN Y CENTRAL, SELECCIONAR EL INFORME DE
GESTIÓN ANUAL PARA SU CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO
HISTÓRICO DE METROSALUD.

2330 17.5 PROGRAMAS DE MANTENIMIENTO X 2 2 X X TRANSFERIR AL ARCHIVO CENTRAL 2 AÑOS DESPUES DE

PREVENTIVO FINALIZADO EL PROGRAMA, CONSERVAR 3 AÑOS MAS Y
SELECCIONAR EL 1% DE LA TRANSFERENCIA PARA
CONSERVACION EN EL ARCHIVO HISTORICO

PROGRAMAS DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO

PROGRAMAS DE VISITAS

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 153 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: TRANSPORTE

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

2340 4.3 COMUNICACIONES OFICIALES

OFICIOS Y MEMORANDOS X 2 20 X X CONSERVAR 10 AÑOS EN EL ARCHIVO CENTRAL SI SE

DIGITALIZAN, UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS
ARCHIVOS DE GESTIÓN Y CENTRAL SELECCIONAR EL 1% DE
OFICIO ENVIADO Y RECIBIDO LA TRANSFERENCIA PARA SU CONSERVACIÓN EN EL
ARCHIVO HISTÓRICO DE METROSALUD.

2340 4.3 OFICIOS Y MEMORANDOS X 2 10 X CONSERVAR 5 AÑOS EN EL ARCHIVO CENTRAL SI SE

DIGITALIZAN, UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS
MEMORANDO ENVIADO Y RECIBIDO ARCHIVOS DE GESTIÓN Y CENTRAL ELIMINAR HA CUMPLIDO
SU FUNCION.

2340 5.4 CONTRATOS

OFERTAS Y COTIZACIONES X 2 3 X CONSERVAR LA COTIZACION ELEGIDA, LAS QUE NO SEAN
OFERTA O COTIZACIÓN NEGADA DE ELEGIDAS CONSERVARLAS POR 1 AÑO Y ELIMINAR.
MANTENIMIENTO O REPARACIONES

2340 10.4 HISTORIAS DE VEHICULOS

SOAT, MATRICULA. COTIZACIONES, MANIFIESTO X 5 5 X X RETENER EN EL ARCHIVO DE GESTION Y CENTRAL,

DE ADUANAS, IMPUESTOS Y NOVEDADES CONSERVAR LOS DOCUMENTOS DE ADQUISICION DEL
VEHICULO EN EL ARCHIVO HISTORICO DE METROSALUD.

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 154 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: TRANSPORTE

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 155 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: TRANSPORTE

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

2340 12.1 INSTRUMENTOS DE CONTROL

REGISTROS X 2 1 X X TRANSFERIR AL ARCHIVO CENTRAL 2 AÑOS DESPUÉS DE
REGISTRO CONTROL DIARIO DE REPARACIONES CUMPLIDA SU GESTIÓN. CONSERVAR 1 AÑO MAS Y
SELECCIONAR EL 1% DE LA TRANSFERENCIA PARA SU
REGISTRO CONTROL ENTRADA Y SALIDA DE
CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO HISTÓRICO DE
VEHÍCULOS METROSALUD.
REGISTRO VALE DE COMBUSTIBLE
REGISTRO CONTROL SOLICITUDES DE
MANTENIMIENTO DE VEHICULOS

2340 12.3 REPORTES DE NOMINA X 2 1 X UNA VEZ CUMPLA LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
NOVEDAD DE NOMINA GESTIÓN Y CENTRAL, ELIMINAR ES COPIA

2340 16.1 PROCESOS DE SINIESTROS X 3 5 X X CONSERVAR EN EL ARCHIVO DE GESTION Y CENTRAL, SI SE

VEHICULOS TRATA DE ACCIDENTE DE TRANSITO (LESIONES -
HOMICIDIO) RETENER POR 5 AÑOS EN EL ARCHIVO
EXPEDIENTES CHOQUES- DACLARACIONES-
CENTRAL Y ANEXAR DOCUMENTOS CON EL EXPEDIENTE
NOTIFICACIONES AUDIENCIA PUBLICA-FORMATO
ASEGURADORA-INFORME ACCIDENTE DE LEGAL MANEJADO EN LA OFICINA ASESORA JURICICA.
TRANSITO-COMPARENDOS

2340 17.5 PROGRAMAS X 2 3 X X CONSERVAR EN GESTION Y EN EL ARCHIVO CENTRAL Y

DE MANTENIMIENTO
MANTENIMIENTO PREVENTIVO
PREVENTIVO SEPARAR UNA MUESTRA DEL 5% ANUAL, ELIMINAR LAS
DEMAS.

2340 19 RESOLUCIONES X 2 1 X X ES UNA COPIA ELIMINAR, LA ORIGINAL PERMANECE EN LA

PERMISOS OFICINA JURIDICA.

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 156 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: TRANSPORTE

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 157 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ASEGURAMIENTO

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E
2350 2.4 CERTIFICADOS

DE PAZ Y SALVO X 2 1 X X TRANSFERIR 2 AÑOS DESPUÉS DE ESTAR LA CARTERA EN

CERO, CONSERVAR 1 AÑO MAS Y SELECCIONAR EL 1% DE
LO TRANSFERIDO PARA SU CONSERVACIÓN EN EL
ARCHIVO HISTÓRICO DE METROSALUD.
PAZ Y SALVO DE ELEMENTOS DEVOLUTIVO DE
CARTERA

2350 4.3 COMUNICACIONES OFICIALES

OFICIOS Y MEMORANDOS X 2 20 X X CONSERVAR 10 AÑOS EN EL ARCHIVO CENTRAL SI SE
DIGITALIZAN, UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS
OFICIO ENVIADO Y RECIBIDO ARCHIVOS DE GESTIÓN Y CENTRAL SELECCIONAR EL 1% DE
LA TRANSFERENCIA PARA SU CONSERVACIÓN EN EL
ARCHIVO HISTÓRICO DE METROSALUD.

2350 4.3 OFICIOS Y MEMORANDOS X 2 10 X CONSERVAR 5 AÑOS EN EL ARCHIVO CENTRAL SI SE

DIGITALIZAN, UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS
ARCHIVOS DE GESTIÓN Y CENTRAL ELIMINAR HA CUMPLIDO
MEMORANDO ENVIADO Y RECIBIDO
SU FUNCION.

2350 5.1 CONTRATOS

X 2 20 X X X TRANSFERIR 2 AÑOS DESPUÉS DE CUMPLIDA SU VIGENCIA,
CONTRATOS CONSERVAR 10 AÑOS EN EL ARCHIVO CENTRAL SI SE
DIGITALIZAN, UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS
CONTRATO DE COMODATO ARCHIVOS DE GESTIÓN Y CENTRAL SELECCIONAR LOS DE
OFICIOS ASUNTO CONVOCATORIA PUBLICA PARA SU CONSERVACIÓN EN EL
ARCHIVO HISTÓRICO DE METROSALUD.

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 158 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ASEGURAMIENTO

TRANSFERIR 2 AÑOS DESPUÉS DE CUMPLIDA SU VIGENCIA,
CONSERVAR 10 AÑOS EN EL ARCHIVO CENTRAL SI SE
DIGITALIZAN, UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS
RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN Y CENTRAL SELECCIONAR LOS DE
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO
CONVOCATORIA PUBLICA PARA SU CONSERVACIÓN EN EL
ARCHIVO HISTÓRICO DE METROSALUD.
O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 159 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ASEGURAMIENTO

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

2350 5.3 CONTRATOS

DE PÓLIZAS Y SEGUROS X 2 4 X X TRANSFERIR AL ARCHIVO CENTRAL 2 AÑOS DESPUÉS DE
PÓLIZA DE CORRIENTE DÉBIL TERMINADO EL PERIODO ADJUDICADO A LA
ASEGURADORA. CONSERVAR 1 AÑO MAS. SELECCIONAR
PÓLIZA DIRECTORES Y ADMINISTRADORES EL 1% PARA SU CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO HISTÓRICO
PÓLIZA INCENDIO METROSALUD.
PÓLIZA INCENDIO DEL FONDO DE VIVIENDA
PÓLIZA MANEJO GLOBAL
PÓLIZA RESPONSABILIDAD CIVIL
EXTRACONTRACTUAL

PÓLIZA ROTURA DE MAQUINARIA

PÓLIZA SUSTRACCIÓN
PÓLIZA VEHÍCULO
SEGURO DE VIDA DEUDORES FONDO DE
VIVIENDA
SEGURO OBLIGATORIO DE VEHÍCULO

2350 5.1 CONTRATOS X 2 1 X ELIMINAR, ES UNA COPIA, UNIFICAR CON EL ORIGINAL, EL

ALARMAS CUAL CUSTODIA LA OFICINA JURÍDICA.
SPIDER SISTEMA DE SEGURIDAD

2350 7.1 CONVOCATORIAS

DE SUBASTA PUBLICA PARA VENTA X 2 8 X X TRANSFERIR AL ARCHIVO CENTRAL 2 AÑOS DESPUÉS DE LA
DE BIENES ADJUDICACIÓN. CONSERVAR 1 AÑO MAS Y SELECCIONAR
EL 1% DE LA TRANSFERENCIA PARA SU CONSERVACIÓN EN
REMATE EL ARCHIVO HISTÓRICO DE METROSALUD.
ACTA DE COMITÉ EVALUADOR
ACTA DE ENTREGA
PROPUESTAS
RECIBOS DE PAGO

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 160 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

TRANSFERIR AL ARCHIVO CENTRAL 2 AÑOS DESPUÉS DE LA

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ASEGURAMIENTO ADJUDICACIÓN. CONSERVAR 1 AÑO MAS Y SELECCIONAR
EL 1% DE LA TRANSFERENCIA PARA SU CONSERVACIÓN EN
EL ARCHIVO HISTÓRICO DE METROSALUD.

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E
LISTADO SISTEMATIZADO DE ELEMENTOS

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 161 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ASEGURAMIENTO

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E
2350 10.6 HISTORIAS
DE EQUIPOS X 2 5 X X TRANSFERIR AL ARCHIVO CENTRAL 2 AÑOS DESPUÉS DE LA
EXPEDIENTE DEL EQUIPO BAJA DEL EQUIPO .SELECCIONAR LOS DOCUMENTOS DE
ADQUISICIÓN PARA SU CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO
DOCUMENTOS DE ADQUISICIÓN HISTÓRICO DE METROSALUD.
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS O DESCRIPCIÓN
DEL EQUIPO
CONCEPTO TÉCNICO
REPORTE DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y
CORRECTIVO

2350 11.6 INFORMES

DE EJECUCIÓN X 2 10 X X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
INFORME VALOR DE INVENTARIO DE FARMACIA GESTIÓN Y CENTRAL. SELECCIONAR EL 1% DE LA
TRANSFERENCIA PARA SU CONSERVACIÓN EN EL
ARCHIVO HISTÓRICO DE METROSALUD.

2350 11.7 DE ENTIDADES DE CONTROL DEL X 5 5 X X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
ESTADO GESTIÓN Y CENTRAL, SELECCIONAR EL 1% DE LA
TRANSFERENCIA PARA SU CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO
INFORME DE EVALUACIÓN POR PARTE DE LA
HISTÓRICO DE METROSALUD.
CONTRALORÍA

2350 11.10 DE GESTIÓN X 2 3 X X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
GESTIÓN Y CENTRAL, SELECCIONAR EL INFORME DE
GESTIÓN ANUAL PARA SU CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO
HISTÓRICO DE METROSALUD.

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 162 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ASEGURAMIENTO

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 163 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ASEGURAMIENTO

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E
2350 13.3 INVENTARIOS
DE CARTERA DE ELEMENTOS X 2 5 X X TRANSFERIR 2 AÑOS DESPUÉS DE ESTAR LA CARTERA EN
DEVOLUTIVOS CERO, CONSERVAR 1 AÑO MAS Y SELECCIONAR EL 1% DE
LO TRANSFERIDO PARA SU CONSERVACIÓN EN EL
MOVIMIENTO DE CARTERA ELEMENTOS
ARCHIVO HISTÓRICO DE METROSALUD.
DEVOLUTIVOS
EXPEDIENTE DE CARTERA DEVOLUTIVOS
CARTERA
INFORMES DE VISITAS
ACTAS DE VISITAS
LISTADO DE CARTERA
LISTADO DE MOVIMIENTO DE CARTERA
DOCUMENTO DE INGRESO EN ACTIVOS FIJOS

2350 16.1 PROCESOS

DE SINIESTROS X 2 8 X X TRANSFERIR AL ARCHIVO CENTRAL 2 AÑOS DESPUÉS DE
EXPEDIENTE HURTO (DENUNCIA, SOLICITUD DE TERMINADO EL PROCESO DE RECONOCIMIENTO DE LA
INDAGACIÓN PRELIMINAR, AVISO SINIESTRO PÓLIZA, CONSERVAR 8 AÑOS MAS Y SELECCIONAR EL 1%
COMPAÑÍA DE SEGUROS E INDEMNIZACIÓN) DE LA TRANSFERENCIA PARA SU CONSERVACIÓN EN EL
ARCHIVO HISTÓRICO DE METROSALUD.

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 164 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ASEGURAMIENTO

TRANSFERIR AL ARCHIVO CENTRAL 2 AÑOS DESPUÉS DE

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN TERMINADO EL PROCESO DE RECONOCIMIENTO DE LA
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PÓLIZA, CONSERVARPROCEDIMIENTO
8 AÑOS MAS Y SELECCIONAR EL 1%
DE LA TRANSFERENCIA PARA SU CONSERVACIÓN EN EL
O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E ARCHIVO HISTÓRICO DE METROSALUD.
EXPEDIENTE ACCIDENTE DE VEHÍCULO (FOTOS,
DENUNCIO, INFORME DE ESTADO DEL VEHÍCULO)

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 165 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: DIRECCION DE SISTEMAS DE INFORMACION

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

2400 1.4 ACTAS

DE REUNIONES X 2 3 X X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE

ACTA DE REUNIÓN GRUPO INFORMÁTICA GESTIÓN Y CENTRAL, SELECCIONAR EL 1% DE LOS
DOCUMENTOS TRANSFERIDOS PARA SU CONSERVACIÓN
EN EL ARCHIVO HISTÓRICO DE METROSALUD.

2400 4.3 COMUNICACIONES OFICIALES

OFICIOS Y MEMORANDOS X 2 20 X X CONSERVAR 10 AÑOS EN EL ARCHIVO CENTRAL SI SE
DIGITALIZAN, UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS
OFICIO ENVIADO Y RECIBIDO ARCHIVOS DE GESTIÓN Y CENTRAL SELECCIONAR EL 1% DE
LA TRANSFERENCIA PARA SU CONSERVACIÓN EN EL
ARCHIVO HISTÓRICO DE METROSALUD.

2400 4.3 OFICIOS Y MEMORANDOS X 2 10 X CONSERVAR 5 AÑOS EN EL ARCHIVO CENTRAL SI SE

MEMORANDO ENVIADO Y RECIBIDO DIGITALIZAN, UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS
ARCHIVOS DE GESTIÓN Y CENTRAL ELIMINAR HA CUMPLIDO
SU FUNCION.

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 166 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: DIRECCION DE SISTEMAS DE INFORMACION

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E
2400 5.1 CONTRATOS
X 2 1 X ELIMINAR, ES UNA COPIA, UNIFICAR CON EL ORIGINAL EL
CONTRATO DE MANTENIMIENTO DE HARDWARE CUAL CUSTODIA LA OFICINA JURÍDICA.
Y SOFTWARE CON TODOS SUS ANEXOS

CONTRATO DE SOPORTE TÉCNICO

CONTRATO DE ADQUISICIÓN DE EQUIPOS DE
COMPUTO
CONTRATO DE CONEXIÓN
INFORME DE INTERVENTORIA

2400 5.6 ORDENES DE TRABAJO Y DE SERVICIO ELIMINAR, ES UNA COPIA, UNIFICAR CON EL ORIGINAL EL
MANTENIMIENTO PREVENTIVO HARDWARE CUAL CUSTODIA LA OFICINA JURÍDICA.

2400 11.10 INFORMES

DE GESTIÓN X 2 3 X X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
INFORME DE GESTIÓN GESTIÓN Y CENTRAL, SELECCIONAR EL INFORME DE
GESTIÓN ANUAL PARA SU CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO
HISTÓRICO DE METROSALUD.

2400 12.1 INSTRUMENTOS DE CONTROL

REGISTROS X 2 1 X X TRANSFERIR AL ARCHIVO CENTRAL 2 AÑOS DESPUÉS DE
REGISTRO CONSOLIDADO CONTROL CUMPLIDA SU GESTIÓN. CONSERVAR 1 AÑO MAS Y
CERTIFICADOS DE DEFUNCIÓN SELECCIONAR EL 1% DE LA TRANSFERENCIA PARA SU
REGISTRO CONSOLIDADO DE CONTROL CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO HISTÓRICO DE
CERTIFICADOS DE NACIDO VIVO METROSALUD.

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 167 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: DIRECCION DE SISTEMAS DE INFORMACION

TRANSFERIR AL ARCHIVO CENTRAL 2 AÑOS DESPUÉS DE

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CUMPLIDA SU GESTIÓN. CONSERVAR 1 AÑO MAS Y
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO
SELECCIONAR EL 1% DE LA TRANSFERENCIA PARA SU
CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO HISTÓRICO DE
O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E METROSALUD.
REGISTRO DE CONTROL ENTRADA Y SALIDA DE
ELEMENTOS

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 168 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: DIRECCION DE SISTEMAS DE INFORMACION

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E
2400 15.1 PLANES
DE ACCIÓN X 2 3 X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
PLAN DE ACCIÓN DE LA DEPENDENCIA GESTIÓN Y CENTRAL, ELIMINAR. LA INFORMACIÓN
CONTENIDA EN ESTE DOCUMENTO SE ENCUENTRA
CONSOLIDADA EN EL PLAN DE ACCIÓN DE METROSALUD

2400 15.6 PLANES DE MEJORAMIENTO X 2 3 X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
GESTIÓN Y CENTRAL, ELIMINAR. LA INFORMACIÓN
CONTENIDA EN ESTE DOCUMENTO SE ENCUENTRA
CONSOLIDADA EN EL PLAN DE ACCIÓN DE METROSALUD

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 169 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: DIRECCION DE SISTEMAS DE INFORMACION

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO
UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E GESTIÓN Y CENTRAL, ELIMINAR. LA INFORMACIÓN
CONTENIDA EN ESTE DOCUMENTO SE ENCUENTRA
CONSOLIDADA EN EL PLAN DE ACCIÓN DE METROSALUD

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 170 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: GESTION DOCUMENTAL

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

2410 1.1 ACTAS

DE COMITÉS X 2 10 X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE

ACTA COMITÉ DE ARCHIVO GESTIÓN Y CENTRAL, TRANSFERIR AL ARCHIVO HISTÓRICO
DE METROSALUD

2410 1.4 ACTAS X 2 3 X X UNA VEZ CUMPLA LOS TERMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
DE REUNIONES GESTION Y CENTRAL, SEPARAR UNA MUESTRA DEL 1%
PARA EL ARCHIVO HISTORICO

2410 4.1 COMUNICACIONES OFICIALES X 2 10 X X X CONSERVAR 5 AÑOS EN EL ARCHIVO CENTRAL SI SE

DIGITALIZAN, UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS
CIRCULARES INTERNAS (CONSECUTIVO) ARCHIVOS DE GESTIÓN Y CENTRAL ELIMINAR HA CUMPLIDO
SU FUNCION.

2410 4.3 COMUNICACIONES OFICIALES

OFICIOS Y MEMORANDOS X 2 20 X X X CONSERVAR 10 AÑOS EN EL ARCHIVO CENTRAL SI SE
OFICIO ENVIADO Y RECIBIDO DIGITALIZAN, UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS
ARCHIVOS DE GESTIÓN Y CENTRAL SELECCIONAR EL 1% DE
CONSECUTIVO DE OFICIOS ENVIADOS LA TRANSFERENCIA PARA SU CONSERVACIÓN EN EL
ARCHIVO HISTÓRICO DE METROSALUD.

2410 4.3 OFICIOS Y MEMORANDOS X 2 10 X X X CONSERVAR 5 AÑOS EN EL ARCHIVO CENTRAL SI SE

DIGITALIZAN, UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS
MEMORANDO ENVIADO Y RECIBIDO ARCHIVOS DE GESTIÓN Y CENTRAL ELIMINAR HA CUMPLIDO
SU FUNCION.

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 171 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: GESTION DOCUMENTAL

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO
CONSERVAR 5 AÑOS EN EL ARCHIVO CENTRAL SI SE
DIGITALIZAN, UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS
O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E ARCHIVOS DE GESTIÓN Y CENTRAL ELIMINAR HA CUMPLIDO
CONSECUTIVO DE MEMORANDOS SU FUNCION.

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 172 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: GESTION DOCUMENTAL

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E
2410 11.10 INFORMES
DE GESTIÓN X 2 3 X X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
INFORME DE GESTIÓN GESTIÓN Y CENTRAL, SELECCIONAR EL INFORME DE
GESTIÓN ANUAL PARA SU CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO
HISTÓRICO DE METROSALUD.

2410 12.1 INSTRUMENTOS DE CONTROL

REGISTROS X 2 1 X X TRANSFERIR AL ARCHIVO CENTRAL 2 AÑOS DESPUÉS DE
GUÍAS - PRUEBA DE ENTREGA DE MENSAJERIA CUMPLIDA SU GESTIÓN. CONSERVAR 1 AÑO MAS Y
SELECCIONAR EL 1% DE LA TRANSFERENCIA PARA SU
REGISTRO CONTROL DE COMUNICACIONES CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO HISTÓRICO DE
DIARIAS A UPSS Y SEDES ADMINISTRATIVAS METROSALUD.
REGISTRO CONTROL DE TRAMITES DE
COMUNICACIONES
2410 13.1 INVENTARIOS
ARCHIVÍSTICOS X 2 1 X X TRANSFERIR 2 AÑOS DESPUÉS DE HABER ACTUALIZADO EL
INVENTARIO DE: (TRANSFERENCIA, ARCHIVO INVENTARIO EN EL ARCHIVO DE GESTIÓN, CONSERVAR 1
CENTRAL, ARCHIVO HISTÓRICO) AÑO MAS Y SELECCIONAR EL 1% DE LA TRANSFERENCIA
INVENTARIOS ELIMINACION DE DOCUMENTOS E
PARA SU CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO HISTÓRICO DE
INVENTARIO POR DESVINCULACION DE METROSALUD.
FUNCIONARIOS

2410 14.1 MANUALES

ARCHIVÍSTICOS X 2 3 X X TRANSFERIR AL ARCHIVO CENTRAL 2 AÑOS DESPUÉS DE
MANUAL PARA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS SU ACTUALIZACIÓN O CAMBIO DE VERSIÓN. CONSERVAR 3
ESCRITOS AÑOS MAS Y TRANSFERIR AL ARCHIVO HISTÓRICO EL
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA PRIMER EJEMPLAR DE CADA MANUAL, A PARTIR DE LA
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES SEGUNDA TRANSFERENCIA SELECCIONAR EL 1% DE LA
MANUAL DE PROCEDIMIENTO ARCHIVISTICO TRANSFERENCIA PARA SU CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Y ANEXOS HISTÓRICO DE METROSALUD.

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 173 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: GESTION DOCUMENTAL

TRANSFERIR AL ARCHIVO CENTRAL 2 AÑOS DESPUÉS DE
SU ACTUALIZACIÓN O CAMBIO DE VERSIÓN. CONSERVAR 3
AÑOS MAS Y TRANSFERIR AL ARCHIVO HISTÓRICO EL
RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN PRIMER EJEMPLAR DE CADA MANUAL, A PARTIR DE LA
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL SEGUNDA TRANSFERENCIA SELECCIONAR EL 1% DE LA
PROCEDIMIENTO
TRANSFERENCIA PARA SU CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO
O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E HISTÓRICO DE METROSALUD.

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 174 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: DIRECCION DE TALENTO HUMANO

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

2500 1.1 ACTAS

DE COMITÉS X 2 10 X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
ACTA COMITÉ DE GESTIÓN HUMANA GESTIÓN Y CENTRAL, TRANSFERIR AL ARCHIVO HISTÓRICO
DE METROSALUD

2500 1.3 DE JUNTA DIRECTIVA X 2 1 X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
ACUERDO DE JUNTA DIRECTIVA GESTIÓN Y CENTRAL, ELIMINAR ES COPIA
ACTA COMITÉ DE EDUCACION
ACTAS COMITÉ DE VIVIENDA Y LISTA DE SOLICITANTES
ACTA COMITÉ DE CALAMIDAD DOMESTICA (EMP. PUBLICOS)
ACTA CALAMIDAD DOMESTICA (TRAB. OFICIALES)
ACTA AUXILIO DE EDUCACION TRAB. OFICIALES.
ACTA ENTREGA UTILES

2500 1.4 DE REUNIONES X 2 3 X X SELECCIONAR EL 1% DE LOS DOCUMENTOS

ACTA REUNION PSICOLOGOS PRACTICANTES TRANSFERIDOS PARA SU CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO
ACTA REUNION GRUPO DESARROLLO DE HISTÓRICO DE METROSALUD.
PERSONAL Y B/TAR LABORAL.

2500 1.5 DE POSESION X 3 80 X CONSERVAR EN EL ARCHIVO DE GESTION POR 3 AÑOS Y EN

EL ARCHIVO DE HISTORIAS LABORALES POR 80 AÑOS

2500 4.2 DERECHOS DE PETICION X 3 20 X X CONSERVAR EN EL ARCHIVO DE GESTION POR 3 AÑOS Y EN

RECIBIDOS EL ARCHIVO CENTRAL POR 20 AÑOS, SEPARAR UNA
MUESTRA DEL 1% PARA CONSERVACION EN EL ARCHIVO
HISTORICO DE METROSALUD

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 175 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: DIRECCION DE TALENTO HUMANO

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 176 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: DIRECCION DE TALENTO HUMANO

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E
2500 4.3 COMUNICACIONES OFICIALES
OFICIOS Y MEMORANDOS X 2 20 X X CONSERVAR 10 AÑOS EN EL ARCHIVO CENTRAL SI SE
OFICIO ENVIADO Y RECIBIDO DIGITALIZAN, UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS
ARCHIVOS DE GESTIÓN Y CENTRAL SELECCIONAR EL 1% DE
LA TRANSFERENCIA PARA SU CONSERVACIÓN EN EL
ARCHIVO HISTÓRICO DE METROSALUD.

2500 4.3 OFICIOS Y MEMORANDOS X 2 10 X CONSERVAR 5 AÑOS EN EL ARCHIVO CENTRAL SI SE

MEMORANDO ENVIADO Y RECIBIDO
DIGITALIZAN, UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS
ARCHIVOS DE GESTIÓN Y CENTRAL ELIMINAR HA CUMPLIDO
SU FUNCION.

2500 5.1 CONTRATOS

CONTRATOS X 2 1 X ES UNA COPIA, UNIFICAR CON EL ORIGINAL, EL CUAL
CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS CUSTODIA LA OFICINA ASESORA JURÍDICA.
PROFESIONALES CON SUS ANEXOS

DOCUMENTOS DE LA INTERVENTORIA

2500 6 CONVENCIÓN COLECTIVA DE X 2 10 X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
TRABAJO GESTIÓN Y CENTRAL, TRANSFERIR AL ARCHIVO HISTÓRICO.
CONVENCIÓN COLECTIVA DE TRABAJO
ANEXOS

2500 7.2 CONVOCATORIAS

INTERNAS X 2 10 X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
RESOLUCION DE AUTORIZACION PARA INICIAR GESTIÓN Y CENTRAL, TRANSFERIR AL ARCHIVO HISTÓRICO.
CONVOCATORIA
SOLICITUD DE REGISTRO PRESUPUESTAL
AVISO DE CONVOCATORIA
INSTRUCTIVO PARA PRESENTACION DE LA
PRUEBA

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 177 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: DIRECCION DE TALENTO HUMANO

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E
2500 7.2 RESULTADOS DE PUEBA OBJETIVA
EXAMEN DE CONOCIMIENTOS
INFORME DE ANALISIS DE ANTECEDENTES
RESULTADOS DE L CONCURSO
ACTAS DEL CONCURSO
LISTA DE ASPIRANTES ADMITIDOS Y NO
ADMITIDOS
RESOLUCION QUE ESTABLECE LISTA DE
ELEGIBLES
COMUNICACIONES OFICIALES

2500 10.7 HISTORIAS

DE PRESTAMOS PARA CALAMIDAD X 2 1 X TRANSFERIR AL ARCHIVO CENTRAL 2 AÑOS DESPUÉS DE
DOMESTICA CANCELADO EL CRÉDITO, CONSERVAR 1 AÑO MAS Y
SOLICITUD Y SUS ANEXOS
ELIMINAR PORQUE CUMPLE SU FUNCIÓN UNA VEZ SE
CANCELA EL CRÉDITO.
MEMORANDO AUTORIZACIÓN DEDUCCIÓN POR
NOMINA
OFICIO
2500 10.8 DE PRESTAMOS PARA VIVIENDA X 2 3 X X TRANSFERIR AL ARCHIVO CENTRAL 2 AÑOS DESPUÉS DE
SOLICITUD Y SUS ANEXOS CANCELADO EL CRÉDITO Y LIBERADA LA HIPOTECA.
CONSERVAR 3 AÑOS MAS Y SELECCIONAR EL 1% DE LA
ESCRITURA HIPOTECARIA A METROSALUD TRANSFERENCIA PARA SU CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO
RECIBO DE CANCELACIÓN HISTÓRICO DE METROSALUD.
MINUTA DE CANCELACIÓN DE HIPOTECA
CERTIFICADO DE PAZ Y SALVO
OFICIO
DEL VINCULADO
INSCRIPCIONES EN CARRERA ADMINISTRATIVA
RESOLUCION DE CARRERA ADMINISTRATIVA

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 178 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: DIRECCION DE TALENTO HUMANO

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E
2500 10.8 FORMATO UNICO HOJA DE VIDA CON TODOS SUS
ANEXOS ('COPIA DE CEDULA, 'CERTIFICADOS DE
ESTUDIO, 'REGISTRO CIVIL EMPLEADO Y
BENEFICIARIOS, PARTIDA DE MATRIMONIO,
'CERTIFICADO DE CONDUCTA, CERTIFICACIONES
LABORALES, CERTIFICACIONES PERSONALES,
CERTIFICADO JUDICIAL, LIBRETA MILITAR)

EXAMENES MEDICOS DE INGRESO

OFICIO VERIFICACION FORMACION ACADEMICA
ACTA ADMINISTRATIVA DE NOMBRAMIENTO
NOTIFICACION DE NOMBRAMIENTO

2500 10.9 HISTORIAS X 80 X CONSERVAR EN EL ARCHIVO DE GESTION EL TIEMPO

LABORALES DE VINCULACION DEL FUNCIONARIO Y EN EL
DEL VINCULADO CENTRAL POR 80 AÑOS, LUEGO TRANSFERIR AL
ARCHIVO HISTORICO DE LA ESE METROSALUD LAS
DECLARACIONES DE BIENES Y VENTAS
HISTORIAS LABORALES QUE POSEAN VALOR SOCIAL,
NOVEDAD DE INGRESO CULTURAL O CIENTIFICO
FORMULARIOS DE AFP,EPS, CESANTIAS Y ARP.

CONTRATO DE TRABAJO (BOLETA DE EMPLEO)

ACTA DE POSESION
FORMULARIO DE CUENTA DE CONSIGNACION.
AGRIPA
AFILIACIONES PARAFISCALES
ORDEN PARA CARNET
COMUNICACIÓN DE INDUCCION
PROGRAMA DE INDUCCION
REGISTRO ASISTENCIA

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 179 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: DIRECCION DE TALENTO HUMANO

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E
EVALUACION DEL PROGRAMA

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 180 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: DIRECCION DE TALENTO HUMANO

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E
2500 10.9 INFORME DEL PROGRAMA DE INDUCCION.
ACTA DE REUNION INDUCCION ESPECIFICA
ACTA DE SEGUIMIENTO A INDUCCION
ACTA DE RESULTADO FINAL DE LA ETAPA DE
ADAPTACION
NOTIFICACION DE CONTINUIDAD EN EL PUESTO.

ACUMULADO DE DEVENGADOS DE LOS DOS

ULTIMOS AÑOS POR EMPLEADOS
INFORME INDIVIDUAL DE LIQUIDACION DE
CESANTIAS
CALIFICACION DE SERVICIOS FORMATO (A, B,
C,D) 1- 2-3

2500 10.9 HISTORIAS

LABORALES
DEL VINCULADO
ACTOS ADMINISTRATIVOS: (NOMBRAMIENTOS,
TRASLADOS, ASCENSOS, ENCARGOS, AUXILIOS,
PROCESOS DISCIPLINARIOS, PRIMA DE
ANTIGÜEDAD, CESANTIAS ANTICIPADAS)

LIQUIDACION DE CESANTIAS: SOLICITUD DEL

FUNCIONARIO Y SOPORTES, RESOLUCION DE
RECONOCIMIENTO, NOTIFICACION AL
FUNCIONARIO, NOTIFICACION AL MUNICIPIO DE
MEDELLIN O FONDO DE CESANTIAS PARA EL
PAGO

NOVEDADES: (REGARGOS Y HORAS EXTRAS,'

PERMISOS, INCAPACIDADES, ACCIDENTES DE
TRABAJO, VACACIONES, LICENCIAS,
SUSPENSIONES)
RELACION DE NOVEDADES

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 181 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: DIRECCION DE TALENTO HUMANO

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E
10.9 RECOMENDACIONES MEDICO LABORALES
2500 DOCUMENTOS DE PRESTAMO DE VIVIENDA
CERTIFICADOS DE INGRESOS Y RETENCIONES

LLAMADAS DE ATENCION
CONTROL DE DOTACION DE UNIFORMES
CERTIFICACIONES LABORALES METROSALUD

DOCUMENTOS PROCESOS DISCIPLINARIOS

RESOLUCION DE PRESTACIONES LEGALES,
EXTRALEGALES Y CESANTIAS DEFINITIVAS
EXAMEN MEDICO DE EGRESO
NOVEDAD DE EGRESO

2500 10.9 HISTORIAS

LABORALES
DEL VINCULADO
RESOLUCION DE DESVINCULACION
NOVEDAD DE CAMBIO DE EMPLEO, CURVA Y
GRUPO SALARIAL.
ACUERDO O RESOLUCION QUE AVALA DICHO
CAMBIO
DEL PENSIONADO
DOCUMENTOS DE VINCULADOS
OFICIO SOLICITUD DE PENSION
OFICIO RESPUESTA A LA SOLICITUD DE PENSION

RESOLUCION DE PENSIONADO

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 182 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: DIRECCION DE TALENTO HUMANO

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E
RESOLUCION DE PRESTACIONES LEGALES,
EXTRALEGALES Y CESANTIAS DEFINITIVAS

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 183 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: DIRECCION DE TALENTO HUMANO

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E
2500 10.9 EXAMEN MEDICO DE EGRESO
PROYECTOS DE PENSION
CERTIFICACION DE BONOS PENSIONALES
CERTIFICACION DE SALARIOS MES A MES
CERTIFICACION DE AUTOLIQUIDACIONES
RESOLUCION PENSIÓN ISS
RESOLUCIÓN PENSIÓN COMPARTIDA
OFICIO DE CONSULTA DE CUOTA PARTE
RESOLUCION DE REAJUSTE DE PENSION
SOLICITUD DE EVALUACION PARA PENSION POR
INVALIDEZ
EVALUACIONES MEDICAS
CONCEPTOS MEDICOS SALUD OCUPACIONAL
INFORME PENSIONAL DE INVALIDEZ
2500 10.9 HISTORIAS
LABORALES
DEL PENSIONADO
RESOLUCION DE INVALIDEZ
AVISO DE PRENSA MUERTE DEL EMPLEADO
OFICIO SOLICITUD DE SUSTITUCION PENSIONAL

OFICIO SOLICITUD DE AUXILIO FUNERARIO

PAGO DE SEGURO DE VIDA
RESOLUCION DE SUSTITUCION
BONO PENSIONAL
CERTIFICACION LABORAL DE EMPLEADORES

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 184 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: DIRECCION DE TALENTO HUMANO

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E
OFICIO DE CONFIRMACION

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 185 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: DIRECCION DE TALENTO HUMANO

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E
2500 10.9 LIQUIDACION PROVISIONAL DEL BONO
OFICIO FONDO DE PENSIONES
LIQUIDACION DEFINITIVA DEL BONO
RESOLUCION DE RECONOCIMIENTO DEL BONO

COMPROMISO PRESUPUESTAL
NOTIFICACION DE RECONOCIMIENTO
NOTIFICACION DEL PAGO DEL BONO
COPIA CONSIGNACION DEL PAGO DEL BONO

2500 11.9 INFORMES

DE EVALUACIÓN X 2 3 X X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
INFORME DE EVALUACIÓN ENTREVISTA GESTIÓN Y CENTRAL. SELECCIONAR EL 1% DE LA
PSICOLÓGICA TRANSFERENCIA PARA SU CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO
CALIFICACIÓN DE PRUEBAS Y ENTREVISTAS. HISTÓRICO DE METROSALUD.
INFORME DE SELECCIÓN DE PERSONAL
ENTREVISTA DE EGRESO
INFORME DE ENTREVISTA
ENTREVISTA DE INGRESO: (PRUEBAS
DEFINITIVAS PSICOTÉCNICAS, ENTREVISTA
TÉCNICA)

2500 11.9 EVALUACION DEL DESEMPEÑO X 2 20 X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
FIJACION COMPROMISOS GESTIÓN Y CENTRAL. TRANSFERIR PARA SU
EVALUACION DESEMPEÑO CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO HISTÓRICO DE
(SEMESTRAL – EVENTUAL. DEFINITIVA) METROSALUD. LA EVALUACION DEL DESEMPEÑO
PORTAFOLIO EVIDENCIAS CALIFICACION ANUAL SEMESTRAL SE CONSERVA POR 5 AÑOS Y SE ELIMINA.

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 186 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: DIRECCION DE TALENTO HUMANO

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 187 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: DIRECCION DE TALENTO HUMANO

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

2500 11.10 DE GESTIÓN X 2 3 X X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
INFORME DE GESTIÓN GESTIÓN Y CENTRAL, SELECCIONAR EL INFORME DE
GESTIÓN ANUAL PARA SU CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO
HISTÓRICO DE METROSALUD.

2500 12.1 INSTRUMENTOS DE CONTROL

REGISTROS X 2 10 X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
LIBRO RADICADOR RESOLUCIÓN ASUNTOS DE GESTIÓN Y CENTRAL TRANSFERIR AL ARCHIVO HISTÓRICO
GESTIÓN HUMANA, SOLICITUD PERMISOS DE METROSALUD.
(FORMATO)
2500 15.1 PLANES
DE ACCIÓN X 2 3 X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
PLAN DE ACCIÓN DE LA DEPENDENCIA GESTIÓN Y CENTRAL, ELIMINAR. LA INFORMACIÓN
CONTENIDA EN ESTE DOCUMENTO SE ENCUENTRA
CONSOLIDADA EN EL PLAN DE ACCIÓN DE METROSALUD

2500 17.4 PROGRAMAS

DE INDUCCIÓN X 2 3 X X TRANSFERIR AL ARCHIVO CENTRAL 2 AÑOS DESPUÉS DE
PROGRAMA DE INDUCCIÓN FINALIZADO EL PROGRAMA. CONSERVAR 3 AÑOS MAS Y
SELECCIONAR EL 1% DE LA TRANSFERENCIA PARA SU
PROGRAMACIÓN
CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO HISTÓRICO DE
DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL METROSALUD.
MEMORANDO
OFICIO
CONTROL DE ASISTENCIA
2500 19 RESOLUCIONES
CONSECUTIVO DE RESOLUCIONES X 2 1 X UNA VEZ CUMPLA LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
GESTIÓN Y CENTRAL , ELIMINAR ES COPIA

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 188 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: DIRECCION DE TALENTO HUMANO

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E UNA VEZ CUMPLA LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE

RESOLUCIÓN ASUNTOS DE GESTIÓN HUMANA GESTIÓN Y CENTRAL , ELIMINAR ES COPIA
(NOMBRAMIENTO, ACEPTACIÓN RENUNCIA,
LICENCIA , PERMISO, INSUBSISTENCIA,
SANCIÓN, COMISIÓN, VIÁTICOS)

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 189 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ADMINISTRACION DE PERSONAL (SALARIOS)

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

2510 4.3 COMUNICACIONES OFICIALES

OFICIOS Y MEMORANDOS X 2 20 X X CONSERVAR 10 AÑOS EN EL ARCHIVO CENTRAL SI SE
DIGITALIZAN, UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS
ARCHIVOS DE GESTIÓN Y CENTRAL SELECCIONAR EL 1% DE
LA TRANSFERENCIA PARA SU CONSERVACIÓN EN EL
OFICIO ENVIADO Y RECIBIDO ARCHIVO HISTÓRICO DE METROSALUD.

4.3 CONSERVAR 5 AÑOS EN EL ARCHIVO CENTRAL SI SE

X 2 10 X DIGITALIZAN, UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS
2510 OFICIOS Y MEMORANDOS
ARCHIVOS DE GESTIÓN Y CENTRAL ELIMINAR HA CUMPLIDO
MEMORANDO ENVIADO Y RECIBIDO SU FUNCION.

2510 8.1 DECLARACIONES

DE TRANSFERENCIAS AL SISTEMAS DE
SEGURIDAD SOCIAL
AUTOLIQUIDACIÓN O FORMULARIO DE LA X 2 10 X X SELECCIONAR LAS AUTOLIQUIDACIONES DE ARP Y FONDOS
ENTIDAD DE PENSIONES JUNTO CON SUS SOPORTES PARA
CONSERVAR EL EL ARCHIVO HISTÓRICO DE METROSALUD.
INFORME DEFINITIVO POR ENTIDAD
MEDIO MAGNÉTICO - ARCHIVO PLANO
REPORTE GERENCIA ELECTRÓNICA

2510 11.1 INFORMES DE AUDITORIA Y SEGUIMIENTO X 2 5 X RETENER EN GESTION Y EN EL ARCHIVO CENTRAL,

TRANSFERIR AL ARCHIVO HISTORICO UNA MUESTRA DEL
1% ANUAL
INFORME TECNICO DE PLANEACION
DIAGNOSTICO DE PRESTACION DE SERVICIOS

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 190 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ADMINISTRACION DE PERSONAL (SALARIOS)

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 191 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ADMINISTRACION DE PERSONAL (SALARIOS)

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E
2510 11.7 INFORMES
DE ENTIDADES DE CONTROL DEL ESTADO X 5 10 X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
INFORME A ENTIDADES DE CONTROL DEL GESTIÓN Y CENTRAL, TRANSFERIR PARA SU
ESTADO CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO HISTÓRICO DE
METROSALUD.

2510 11.10 DE GESTIÓN X 2 3 X X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
GESTIÓN Y CENTRAL, SELECCIONAR EL INFORME DE
INFORME DE GESTIÓN GESTIÓN ANUAL PARA SU CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO
HISTÓRICO DE METROSALUD.

2510 11.11 DE NOMINA X 2 3 X X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
INFORME CONSOLIDADO DE DEVENGADOS POR
CONCEPTOS GESTIÓN Y CENTRAL, SELECCIONAR LOS INFORMES
CONSOLIDADOS DE DEVENGADOS Y DEDUCIDOS, PARA SU
INFORME CONSOLIDADO DE DEDUCIDOS POR CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO HISTÓRICO DE
CONCEPTOS METROSALUD.
INFORME PROYECCIONES FINANCIERAS
INFORME PLANTA DE CARGOS
INFORME VINCULADOS
INFORME DESVINCULADOS
INFORME JUBILADOS

2510 12.1 INSTRUMENTOS DE CONTROL

REGISTROS X 2 1 X TRANSFERIR AL ARCHIVO CENTRAL 2 AÑOS DESPUÉS DE
CUMPLIDA SU GESTIÓN. CONSERVAR 1 AÑO MAS Y
LISTADO COBRO CUOTAS PARTES JUBILATORIAS ELIMINAR LA INFORMACIÓN SE ENCUENTRA SOPORTADA
EN TESORERÍA.

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 192 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ADMINISTRACION DE PERSONAL (SALARIOS)

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO
TRANSFERIR AL ARCHIVO CENTRAL 2 AÑOS DESPUÉS DE
CUMPLIDA SU GESTIÓN. CONSERVAR 1 AÑO MAS Y
O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E ELIMINAR LA INFORMACIÓN SE ENCUENTRA SOPORTADA
EN TESORERÍA.

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 193 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ADMINISTRACION DE PERSONAL (SALARIOS)

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E
2510 12.3 REPORTES
REPORTES DE NOMINA X 3 20 X X ELIMINAR, UNA VEZ CUMPLA LOS TÉRMINOS EN LOS
NOVEDAD DE NOMINA: INCAPACIDADES, ARCHIVOS DE GESTIÓN Y CENTRAL, SELECCIONAR EL 1%
VACACIONES, ENTRE OTROS DE LA TRANSFERENCIA PARA SU CONSERVACIÓN EN EL
ARCHIVO HISTÓRICO DE METROSALUD. (LA INFORMACIÓN
OFICIO DE EMBARGO SE ENCUENTRA SOPORTADA EN EL REPORTE DE NOMINA.)
DEDUCCIÓN: INFORME ENTIDAD CREDITICIA O
ASOCIACIÓN SINDICAL Y ORDEN DE DEDUCCIÓN
REPORTE DE NOVEDADES POR RECARGOS Y
HORAS EXTRAS Y CUADRO DE TURNOS

2510 12.3 DE NOMINA

REPORTE DE ACUMULADOS PAGOS X 3 100 X X UNA VEZ CUMPLA LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
GESTIÓN Y CENTRAL SELECCIONAR EL 1% DE LA
TRANSFERENCIA PARA SU CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO
HISTÓRICO DE METROSALUD.

2510 15.1 PLANES

DE ACCIÓN X 2 3 X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
PLAN DE ACCIÓN DE LA DEPENDENCIA GESTIÓN Y CENTRAL, ELIMINAR. LA INFORMACIÓN
CONTENIDA EN ESTE DOCUMENTO SE ENCUENTRA
CONSOLIDADA EN EL PLAN DE ACCIÓN DE METROSALUD

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 194 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: ADMINISTRACION DE PERSONAL (SALARIOS)

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 195 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: SALUD OCUPACIONAL

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E
2520 1.1 ACTAS
DE COMITÉS X 2 10 X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
GESTIÓN Y CENTRAL, TRANSFERIR AL ARCHIVO HISTÓRICO
DE METROSALUD
ACTA COMITÉ DE BIENESTAR LABORAL
ACTA COMITÉ PARITARIO DE SALUD
OCUPACIONAL (COPASO)
ACTA COMITÉ MEDICINA LABORAL
ACTA COMITÉ DE EMERGENCIAS
ACTA COMITÉ DE VIVIENDA Y LISTA DE
SOLICITANTES.
ACTA COMITÉ DE EDUCACIÓN
ACTA COMITÉ DE CALAMIDAD DOMESTICA EP
(EMPLEADOS
ACTA COMITÉPÚBLICOS)
DE CALAMIDAD DOMESTICA TO
(TRABAJADORES OFICIALES)
2520 1.4 DE REUNIONES X 2 3 X X SELECCIONAR EL 1% DE LOS DOCUMENTOS
TRANSFERIDOS PARA SU CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO
ACTA REUNIÓN PSICÓLOGOS PRACTICANTES HISTÓRICO DE METROSALUD.
ACTA REUNIÓN GRUPO BIENESTAR LABORAL Y
SALUD OCUPACIONAL
2520 3.4 DE MOVIMIENTOS DE ALMACÉN X 2 1 X ELIMINAR ES UNA COPIA, ORIGINAL EN EL CONTRATO U
ORDEN DE COMPRA.
PEDIDO DE DOTACIÓN BOTIQUINES
PEDIDO DE ELEMENTOS PROTECCIÓN
PERSONAL
PEDIDO DE ELEMENTOS PREVENCIÓN RIESGOS
BIOLÓGICOS
PEDIDO DE ÚTILES DE OFICINA
2520 4.3 COMUNICACIONES OFICIALES
OFICIO ENVIADO Y RECIBIDO X 2 20 X X CONSERVAR 10 AÑOS EN EL ARCHIVO CENTRAL SI SE
DIGITALIZAN, UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS
ARCHIVOS DE GESTIÓN Y CENTRAL SELECCIONAR EL 1% DE
LA TRANSFERENCIA PARA SU CONSERVACIÓN EN EL
ARCHIVO HISTÓRICO DE METROSALUD.

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 196 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: SALUD OCUPACIONAL

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CONSERVAR 10 AÑOS EN EL ARCHIVO CENTRAL SI SE

TRADICIÓN DIGITALIZAN, UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO
ARCHIVOS DE GESTIÓN Y CENTRAL SELECCIONAR EL 1% DE
LA TRANSFERENCIA PARA SU CONSERVACIÓN EN EL
O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E ARCHIVO HISTÓRICO DE METROSALUD.

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 197 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: SALUD OCUPACIONAL

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

2520 4.3 OFICIOS Y MEMORANDOS X 2 10 X CONSERVAR 5 AÑOS EN EL ARCHIVO CENTRAL SI SE

MEMORANDO ENVIADO Y RECIBIDO
DIGITALIZAN, UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS
ARCHIVOS DE GESTIÓN Y CENTRAL ELIMINAR HA CUMPLIDO
SU FUNCION.

2520 5.1 CONTRATOS X 2 1 X ELIMINAR, ES UNA COPIA, UNIFICAR CON EL ORIGINAL, EL

CUAL CUSTODIA LA OFICINA JURÍDICA.
CONTRATO ARP
DOCUMENTOS DE LA INTERVENTORIA
ORDENES DE SERVICIO
RECREACION DEPORTE Y CULTURA
2520 9.3 ESTUDIOS
PANORAMA DE FACTORES DE RIESGOS X 2 10 X UNA VEZ CUMPLA LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
PANORAMA DE FACTORES DE RIESGOS GESTIÓN Y CENTRAL, TRANSFERIR AL ARCHIVO HISTÓRICO
DE METROSALUD.
MATRIZ DE RIESGOS
2520 10.2 HISTORIAS
CLÍNICAS OCUPACIONALES X 5 20 X X UNA VEZ CUMPLA LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
HISTORIA CLÍNICA OCUPACIONAL GESTIÓN Y CENTRAL (TIEMPO CONTADO A PARTIR DEL
ULTIMO REGISTRO MEDICO), SELECCIONAR LAS HISTORIAS
EXAMEN DE INGRESO
CLÍNICAS DE LOS PENSIONADOS POR INVALIDEZ POR
EVALUACIÓN MEDICA METROSALUD PARA SU CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO
FICHA DE VACUNAS HISTÓRICO DE METROSALUD.
REPORTE DE ACCIDENTE DE TRABAJO
RECOMENDACIÓN MEDICO LABORAL
INFORME DE EVALUACIÓN DE CUMPLIMIENTO DE NOTA: CONSERVAR 40 AÑOS EN EL ARCHIVO CENTRAL LAS
RECOMENDACIONES HISTORIAS CLÍNICAS DEL PERSONAL DE RAYOS X.
INFORME DE INSPECCIÓN OCULAR ACCIDENTES
DE TRABAJO

AYUDAS DIAGNOSTICAS

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 198 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: SALUD OCUPACIONAL

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E
EXAMEN DE EGRESO

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 199 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: SALUD OCUPACIONAL

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

2520 10.6 DE EQUIPOS X 4 1 X X CONSERVAR EN ARCHIVO DE GESTION Y CENTRAL Y

ELIMINAR CUANDO SEA RENOVADA.
LICENCIAS DE EQUIPOS DE RAYOS X

2520 11.6 INFORMES

DE EJECUCIÓN X 2 20 X X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
INFORME DOSÍMETROS GESTIÓN Y CENTRAL. SELECCIONAR LOS INFORMES DE
DOSÍMETROS PARA SU CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO
INFORME PRUEBAS DE MERCURIO HISTÓRICO DE METROSALUD.
INFORME DE MEDICIONES DE FACTORES DE
RIESGO
INFORME TRIMESTRAL DE NECESIDADES POR
PUESTO DE TRABAJO POR ÁREA Y POR LA
EMPRESA - COPASO
INFORME DE DIFERENCIAS ENTRE
REQUERIMIENTOS MÍNIMOS Y NECESIDADES
DETECTADAS - INF EVALUACION Y SEGUIMIENTO
PUESTOS TRABAJO - INFORME INVESTIGACION Y
SEGUIMIENTO ACCIDENTES DE TRABAJO -
ELABORACION Y SEGUIMIENTO MATRICES DE
PELIGRO
2520 11.10 DE GESTIÓN (MED. MAGNETICO) X 2 3 X X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
INFORME DE GESTIÓN GESTIÓN Y CENTRAL, SELECCIONAR EL INFORME DE
GESTIÓN ANUAL PARA SU CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO
HISTÓRICO DE METROSALUD.

2520 11.14 ESTADÍSTICOS (MED. MAGNETICO) X 2 10 X X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
INFORME ACCIDENTALIDAD LABORAL GESTIÓN Y CENTRAL, SELECCIONAR EL 1% DE LA
TRANSFERENCIA PARA SU CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO
HISTÓRICO DE METROSALUD. NOTA: LA INFORMACIÓN
CONTENIDA EN ESTOS DOCUMENTOS SE ENCUENTRA
SOPORTADA EN MEDIOS MAGNÉTICOS EN EL GRUPO DE
INFORMÁTICA.

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 200 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: SALUD OCUPACIONAL

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO
UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E GESTIÓN Y CENTRAL, SELECCIONAR EL 1% DE LA
TRANSFERENCIA PARA SU CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO
INFORME AUSENTISMO LABORAL -INFORME HISTÓRICO DE METROSALUD. NOTA: LA INFORMACIÓN
INVESTIGACION Y SEGUIMIWENTO ACCIDENTES CONTENIDA EN ESTOS DOCUMENTOS SE ENCUENTRA
DE TRABAJO.
SOPORTADA EN MEDIOS MAGNÉTICOS EN EL GRUPO DE
INFORMÁTICA.

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 201 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: SALUD OCUPACIONAL

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

2520 15.1 PLANES

DE ACCIÓN X 2 3 X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
GESTIÓN Y CENTRAL, ELIMINAR. LA INFORMACIÓN
CONTENIDA EN ESTE DOCUMENTO SE ENCUENTRA
CONSOLIDADA EN EL PLAN DE ACCIÓN DE METROSALUD

2520 15.4 PLAN DE EMERGENCIAS. ACTAS X 5 3 X X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
DE COMITÉ - PROGRAMA BRIGADAS - GESTIÓN Y CENTRAL, TRANSFERIR AL ARCHIVO HISTORICO
MEMORANDOS - CAPACITACION DE METROSALUD.

17.7 PROGRAMAS
2520 DE SALUD OCUPACIONAL X 2 10 X X TRANSFERIR AL ARCHIVO CENTRAL 2 AÑOS DESPUÉS DE
PROGRAMA MEDICINA PREVENTIVA FINALIZADO EL PROGRAMA. CONSERVAR 10 AÑOS MAS Y
SELECCIONAR EL 1% DE LA TRANSFERENCIA PARA SU
INFORME ANUAL DE SEGUIMIENTO AL SISTEMA CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO HISTÓRICO DE
DE VIGILANCIA EPIDEMIOLÓGICA METROSALUD.
PROGRAMA MEDICINA DEL TRABAJO
PROGRAMA HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL
INFORME DE INSPECCIÓN DE PUESTOS DE
TRABAJO
PLAN DE PREVENCIÓN Y ATENCIÓN DE
EMERGENCIAS METROSALUD
BRIGADAS DE ATENCIÓN
REPORTE DE ELEMENTOS DE SEGURIDAD
INDUSTRIAL
OFICIOS DE ADECUACIONES LOCATIVAS Y
SEÑALIZACIÓN
PROGRAMA DE EDUCACIÓN EN SALUD
OCUPACIONAL

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 202 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: SALUD OCUPACIONAL

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E
MEDICIONES AMBIENTALES

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 203 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: OFICINA DE CAPACITACION

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

2530 1.1 ACTAS

DE COMITÉS X 2 20 X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
COMITÉ DE CAPACITACION GESTIÓN Y CENTRAL, TRANSFERIR AL ARCHIVO HISTÓRICO
DE METROSALUD

2530 4.3 COMUNICACIONES OFICIALES

OFICIOS Y MEMORANDOS X 2 20 X X CONSERVAR 10 AÑOS EN EL ARCHIVO CENTRAL SI SE
OFICIO ENVIADO Y RECIBIDO DIGITALIZAN, UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS
ARCHIVOS DE GESTIÓN Y CENTRAL SELECCIONAR EL 1% DE
LA TRANSFERENCIA PARA SU CONSERVACIÓN EN EL
ARCHIVO HISTÓRICO DE METROSALUD.

2530 4.3 OFICIOS Y MEMORANDOS

MEMORANDO ENVIADO Y RECIBIDO X 2 10 X CONSERVAR 5 AÑOS EN EL ARCHIVO CENTRAL SI SE
DIGITALIZAN, UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS
ARCHIVOS DE GESTIÓN Y CENTRAL ELIMINAR HA CUMPLIDO
SU FUNCION.

2530 12.1 INSTRUMENTO DE CONTROL

REGISTROS DE ASISTENCIA A EVENTOS X 2 5 X CONSERVAR EN ARCHIVO DE GESTION Y ARCHIVO

CENTRAL Y ELIMINAR
RESOLUCIONES DE VIATICOS X
REUNIONES CON PEROSNAL Y FUNCIONARIOS
RESOLUCIONES DE CAPACITACION X

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 204 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: OFICINA DE CAPACITACION

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 205 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: OFICINA DE CAPACITACION

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

2530 14.4 MANUALES X 3 5 X X CONSERVAR EN ARCHIVO DE GESTION Y ARCHIVO

CENTRAL LA ULTIMA VERSION POR 5 AÑOS.
DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
PROCESO DE INDUCCION Y DE REINDUCCION

2530 17.3 PROGRAMA CAPACITACION X 2 3 X X CONSERVAR EN EL ARCHIVO DE GESTION POR DOS AÑOS,
EN EL ARCHIVO CENTRAL POR TRES AÑOS Y TRANSFERIR
AL ARCHIVO HISTORICO EL CONSOLIDADO DE
CAPACITACIONES ANUAL.

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 206 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: BIENESTAR LABORAL

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E
2540 1.1 ACTAS
DE COMITÉS X 2 10 X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
ACTA COMITÉ DE BIENESTAR LABORAL GESTIÓN Y CENTRAL, TRANSFERIR AL ARCHIVO HISTÓRICO
DE METROSALUD
ACTA COMITÉ DE VIVIENDA Y LISTA
SOLICITANTES

ACTA COMITÉ CALAMIDAD DOMESTICA EP

ACTA COMITÉ CALAMIDAD DOMESTICA E.O

2540 1.4 DE REUNIONES X 2 3 X X X SELECCIONAR EL 1% DE LOS DOCUMENTOS

REUNION TRABAJO SOCIAL TRANSFERIDOS PARA SU CONSERVACION EN EL ARCHIVO
HISTORICO DE METROSALUD.

2540 4.3 COMUNICACIONES OFICIALES

OFICIOS Y MEMORANDOS X 2 20 X X CONSERVAR 10 AÑOS EN EL ARCHIVO CENTRAL SI SE
OFICIO ENVIADO Y RECIBIDO DIGITALIZAN, UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS
ARCHIVOS DE GESTIÓN Y CENTRAL SELECCIONAR EL 1% DE
LA TRANSFERENCIA PARA SU CONSERVACIÓN EN EL
ARCHIVO HISTÓRICO DE METROSALUD.

2540 4.3 OFICIOS Y MEMORANDOS CONSERVAR 5 AÑOS EN EL ARCHIVO CENTRAL SI SE

X DIGITALIZAN, UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS
MEMORANDO ENVIADO Y RECIBIDO
X 2 10
ARCHIVOS DE GESTIÓN Y CENTRAL ELIMINAR HA CUMPLIDO
SU FUNCION.

2540 11.10 INFORMES

DE GESTIÓN (ACTIVIDADES) X 2 3 X X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
GESTIÓN Y CENTRAL, SELECCIONAR EL INFORME DE
GESTIÓN ANUAL PARA SU CONSERVACIÓN EN EL ARCHIVO
HISTÓRICO DE METROSALUD.

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 207 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: BIENESTAR LABORAL

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 208 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: BIENESTAR LABORAL

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E

2540 12.1 INSTRUMENTO DE CONTROL

REGISTRO DE ASISTENCIA A EVENTOS X 2 3 X CONSERVAR EN EL ARCHIVO DE GESTION Y EN EL
ARCHIVO CENTRAL Y PROCEDER A ELIMINAR.
REGISTROS ASISTENCIA REUNIONES
INVENTARIOS ARCHIVISTICOS
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL AREA
PRACTICAS PSICOLOGOA REGISTROS

2540 15.1 PLANES X 2 3 UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
DE ACCIÓN GESTIÓN Y CENTRAL, ELIMINAR. LA INFORMACIÓN
CONTENIDA EN ESTE DOCUMENTO SE ENCUENTRA
CONSOLIDADA EN EL PLAN DE ACCIÓN DE METROSALUD

2540 15.6 DE MEJORAMIENTO ELIMINAR LA INFORMACION CONTENIDA EN ESTE

DEL AREA DOCUMENTO SE ENCUENTRA CONSOLIDADADA EN EL PLAN
E ACCION DE METROSALUD

2540 17.1 PROGRAMAS CONSERVAR EN EL ARCHIVO DE GESTION POR 2 AÑOS Y EN

DE BENEFICIOS LABORALES X 2 3 X X EL ARCHIVO CENTRAL POR 3 AÑOS MAS, SEPARAR UNA
MUESTRA DEL 1% PARA EL ARCHIVO HISTORICO Y
CONSERVAR CONSOLIDADOS SOBRE LOS DISTINTOS
PROGRAMAS, AL PROGRAMA DE VIVIENDA SE LE DARA UNA
RETENCION MAYOR EN EL ARCHVO DE GESTION 4 AÑOS Y
EN EL ARCHIVO CENTRAL 8 AÑOS A LOS DOCUMENTOS
LEGALES O PROBATORIOS RELACIONADOS CON EL
PRESTAMO Y TITULOS DE PROPIEDAD.

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 209 de 211
E: ELIMINACIÓN
 E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: BIENESTAR LABORAL

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN CONSERVAR EN EL ARCHIVO DE GESTION POR 2 AÑOS Y EN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO
EL ARCHIVO CENTRAL POR 3 AÑOS MAS, SEPARAR UNA
MUESTRA DEL 1% PARA EL ARCHIVO HISTORICO Y
O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E CONSERVAR CONSOLIDADOS SOBRE LOS DISTINTOS
VESTUARIO PRESTACIONAL: SOLICITUD PROGRAMAS, AL PROGRAMA DE VIVIENDA SE LE DARA UNA
SINDICATO, LISTADO ACTUALIZACION TALLAS, RETENCION MAYOR EN EL ARCHVO DE GESTION 4 AÑOS Y
ACTAS COMISION, LISTADO CONSTANCIAS DE EN EL ARCHIVO CENTRAL 8 AÑOS A LOS DOCUMENTOS
RECIBO E INFORME. FERIA DE SERVICIOS Y
LEGALES O PROBATORIOS RELACIONADOS CON EL
BENEFICIOS - CAMINADAS ECOLOGICAS - DIA
DEL CONDUCTOR - DIA DE LA SECRETARIA - PRESTAMO Y TITULOS DE PROPIEDAD.
PROGRAMA DEPORTES - FESTIVIDADES
NAVIDEÑAS - DEPORTES

PROGRAMA DE VIVIENDA X 2 3 X X CONSERVAR EN GESTION HASTA TANTO SEA CANCELADA

LA HIPOTECA Y LUEGO TRANSFERIR AL ARCHIVO CENTRAL,
SELECCIONAR EL 1% DE LA MUESTRA PARA EL ARCHIVO
HISTÓRICO.

2540 17.2 DE BIENESTAR LABORAL X 2 3 X X UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
GESTIÓN Y CENTRAL, TRANSFERIR UNA MUESTRA DEL 1%
AL ARCHIVO HISTÓRICO DE LA ESE METROSALUD
PROGRAMA CULTURA ORGANIZACIONAL
PROGRAMA JUBILADOS
PROGRAMA PREJUBILADOS
PROGRAMA VIVIR SALUDABLEMENTE
PROGRAMA CLIMA LABORAL
PROGRAMA HUMANIZACION
PROGRAMA RECREACION T.O
PROGRAMA DE DEPORTES
FERIA DE SERVICIOS Y BENEFICIOS
CAMINADAS ECOLOGICAS
DIA DE LA SECRETARIA
DIA DEL CONDUCTOR
FESTIVIDADES NAVIDEÑAS

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 210 de 211
E: ELIMINACIÓN
 UNA VEZ CUMPLAN LOS TÉRMINOS EN LOS ARCHIVOS DE
GESTIÓN Y CENTRAL, TRANSFERIR UNA MUESTRA DEL 1%
AL ARCHIVO HISTÓRICO DE LA ESE METROSALUD

E.S.E. METROSALUD
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: BIENESTAR LABORAL

RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
TRADICIÓN
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO

O C GESTIÓN CENTRAL CT S D E
DIA DEL NIÑO
DIA DEL SERVIDOR
OFERTA COTIZACION
REGISTRO ASISTENCIA
INFORME DEL PROGRAMA
PROGRAMA PRACTICAS SICOLOGIA
PROGRAMA ESTIMULOS E INCENTIVOS
ESTIMULOS E INCENTIVOS

CONVENCIONES:
O: ORIGINAL
C: COPIA
CT: CONSERVACIÓN TOTAL GESTION DOCUMENTAL
S: SELECCIÓN Modificado Agosto de 2014
D: DIGITALIZACIÓN Página 211 de 211
E: ELIMINACIÓN