TAREA CONSULTA

LUIS SANTIAGO SANTIAGO 2A

24 DE FEBRERO DE 2022
GESTIÓN DEL MANTENIMIENTO
[email protected]
AUDITORIA A LOS PROCESOS EN LAS EMPRESAS
Las Auditorías para ayudar a sus organizaciones y brindar servicios eficientes, eficaces, económicos
y oportunos, precisan comprender la visión estratégica de la Alta Gerencia y la razón por la cual los
procesos de la empresa vienen siendo objeto de creciente atención.

En este sentido, se hace necesario poner énfasis en la auditoría a los procesos principales de la
empresa e instituciones, pero con un enfoque diferente. Se requiere observarlos en su relación
con el ambiente externo a la empresa (mercado, competencia, clientes, cambios tecnológicos) y el
ambiente interno

Tabla de contenido

Contexto actual

Proceso en la empresa

Auditoría a los procesos

Conclusiones

Figuras y tablas

Bibliografía

(valores, misión, objetivos, estrategias).

A continuación, se intenta esbozar de manera resumida y esquemática un marco conceptual que

permita entender el contexto básico en que se desarrolla la Alta Gerencia teniendo como punto de
referencia permanente la unidad esencial de los negocios: Los Procesos.

En la primera sección se trata algunos conceptos (globalización, mercado, competitividad) que

permiten una visión condensada del ambiente externo en que operan las organizaciones. Dichos
conceptos nos servirán de constante referencia para llegar al enfoque central: La Auditoría a los
Procesos de la empresa.

En la segunda parte de la misma sección se aborda el ambiente interno de la empresa, destacando

aquellos factores que deben tenerse en cuenta para asegurar una adecuada gestión gerencial (la
estrategia, la estructura y la cultura) exponiéndolos desde el punto de vista de su interacción
dinámica sostenida en una base común: Los Procesos de la empresa.

En la segunda sección se centra en los procesos de la empresa, definiéndolos e identificando sus

características más importantes y relevando el enfoque a los procesos o visión horizontal del
negocio sobre el enfoque funcional o visión vertical.

En la tercera sección exponemos algunos criterios básicos a tener en cuenta para el planeamiento
estratégico de auditoría que incorpore la revisión, evaluación y control de los procesos de la
empresa por ser actividades claves para el éxito de los negocios, concluimos esta sección
recordando brevemente la importancia de algunos parámetros de medición de la gestión
gerencial.

A continuación, en la cuarta sección se presentan algunos lineamientos básicos para el replanteo

estratégico, incluye la misión, así como los objetivos y metas previstas para la auditoría; todo esto
ligado a estrategias mínimas que aseguren su cumplimiento y a una estructura y cultura de apoyo
donde el papel de la Alta Gerencia es de vital importancia para el logro de los objetivos.
Igualmente, se adjunta los diagramas de los procesos considerados con sus unidades de ejecución
y sus principales actividades que permitan, posteriormente, la elaboración de programas de
Auditoría específicos.

Finalmente, a manera de conclusión señalamos la importancia estratégica que tiene para la

Auditoría Interna y la Alta Gerencia, la evaluación y control permanente de los principales
procesos de la empresa.

Pasos para implementar una auditoria.

La auditoría continua es una metodología que tiene amplia aceptación en el actual entrono
tecnológico. La literatura técnica plantea diferentes maneras para abordar su implementación
que, en términos generales, comparten pasos o etapas comunes, que generalmente son
administrados por un gerente de auditoría continua. Conocer los pasos principales permitirá a los
auditores monitorear mejor el proceso continuo de auditoría y proporcionar recomendaciones
para su mejora, si es necesario (Internal Auditor Online). Estos pasos incluyen al menos, lo
siguiente:

Establecer áreas prioritarias

Identificar las reglas de monitoreo y auditoría continua

Determinar la frecuencia del proceso

Configurar parámetros

Seguimiento

Comunicar resultados

1. Establecer áreas prioritarias

La actividad de elegir qué áreas organizativas auditar debe integrarse como parte del plan anual de
auditoría interna y el programa de gestión de riesgos de la empresa. Típicamente, cuando se
deciden áreas prioritarias para auditar continuamente, los auditores internos y los gerentes
deben:

Identificar los procesos críticos que necesitan ser auditados desglosando y calificando las áreas de
riesgo.

Comprender la disponibilidad de datos de auditoría continua para esas áreas de riesgo.

Evaluar los costos y beneficios de implementar un proceso de auditoría continua para un área de
riesgo particular.

Considerar las ramificaciones corporativas de auditar continuamente el área o función particular.

Elegir las primeras aplicaciones para auditar, donde la rápida demostración de resultados podría
ser de gran valor para la organización.

Una vez que un proyecto de demostración se complete con éxito, negocie con diferentes
auditados y áreas de auditoría interna, si es necesario, para que se implemente un plan de
implementación a más largo plazo.

2. Reglas de monitoreo y auditoría continua

El segundo paso consiste en determinar las reglas o análisis que guiarán la actividad de auditoría
continua, que deben programarse, repetirse con frecuencia y reconfigurarse cuando sea
necesario. Por ejemplo, los bancos pueden monitorear todas las cuentas corrientes todas las
noches extrayendo archivos que cumplan con el criterio de tener un saldo de la deuda que sea
20% mayor que el umbral del préstamo y en el que el saldo sea más de US $ 1,000.

3. Determinación de la frecuencia del proceso

Los auditores deben considerar el ritmo natural del proceso que se audita, incluido el tiempo de
los procesos informáticos y comerciales, así como el tiempo y la disponibilidad de auditores
capacitados o con experiencia en auditoría continua. La relación costo-beneficio de auditar
continuamente un área, en particular, debe considerarse antes de su monitoreo.

Además, otras herramientas utilizadas por el gerente de la función de auditoría continua incluyen
un panel de control de auditoría en el que se pueden activar las variaciones de frecuencia y
parámetros.

4. Configuración de parámetros de auditoría continua

Las reglas utilizadas en cada área de auditoría deben configurarse antes de implementar el
procedimiento de auditoría continua (CAP). Además, es posible que la frecuencia de cada
parámetro deba cambiarse después de su configuración inicial en función de los cambios
derivados de la actividad auditada. Por lo tanto, las reglas, los parámetros iniciales y la frecuencia
de la actividad, también un tipo especial de parámetro, deben definirse antes de que comience el
proceso de auditoría continua y reconfigurarse en función de los resultados de monitoreo de la
actividad.

5. Seguimiento

Otro tipo de parámetro se relaciona con el tratamiento de alarmas y errores detectados.

Preguntas tales como quién recibirá la alarma (p. Ej., Gerentes de línea, auditores internos, o
ambos), generalmente la alarma se envía al gerente de procesos, al supervisor inmediato del
gerente o al auditor a cargo de ese CAP); cuando se realiza el seguimiento, la actividad debe
completarse y abordarse al establecer el proceso de auditoría continua.
6. Comunicar resultados

Un último elemento a considerar es cómo comunicarse con los auditados. Al informar a los
auditados sobre los resultados de la actividad de auditoría continua, es importante que el
intercambio sea independiente y consistente. Por ejemplo, si se emiten múltiples alarmas del
sistema y se distribuyen a varios auditados, es crucial que los pasos 1-5 se realicen antes del
intercambio de comunicación y que existan pautas detalladas para las consideraciones de factores
individuales. Además, el desarrollo y la implementación de pautas de comunicación y
procedimientos de seguimiento deben considerar el riesgo de colusión. Gran parte del trabajo
sobre fraude indica que la mayoría es colusoria y puede ser realizado por una parte interna o
externa.
AUDITORIA DE MANTENIMIENTO.
La metodología empleada

La Auditoría de Mantenimiento se basa en

Análisis de diversa documentación

Entrevistas con los responsables de planta y con determinados técnicos

Visita a las instalaciones

Las AUDITORÍAS RENOVETEC se basan en un cuestionario de 122 puntos, que son analizados en
base a la información obtenida en el análisis de documentación, las entrevistas y la visita a las
instalaciones.

Plazo

El plazo habitual para completar una auditoría de mantenimiento en una instalación industrial es
de una semana, para una instalación de complejidad media.

Para qué sirve una auditoría de mantenimiento

Determina si la gestión de los principales aspectos relacionados con el mantenimiento (repuestos,

personal, métodos de trabajo, seguridad, herramientas, etc.) es la adecuada

Puede utilizarse para una negociación con los principales seguros, sobre todo si el estudio lo ha
realizado una empresa de reconocido prestigio. Es especialmente útil para la contratación de
seguros de maquinaria o de gran avería, consiguiéndose, en caso de que el informe no revele
problemas graves, reducciones importantes en las primas

Es una herramienta de mejora, pues detecta los puntos que no se gestionan correctamente (no-
conformidades) y propone un plan de acción realmente útil y rentable

Determina si un contratista de mantenimiento está realizando un trabajo adecuado en las

instalaciones, o si, por el contrario, su gestión provocará una degradación acelerada de la
instalación

Empresas y sectores interesados en la realización de auditorías de gestión

En primer lugar las empresas que tienen externalizado el servicio de mantenimiento, y sobre todo,
las empresas que tienen contratos de mantenimiento de gran alcance están interesadas en saber
si la gestión que se realiza es la adecuada.

En segundo lugar, las plantas industriales degradadas también están interesadas en conocer si los
problemas que tienen se deben a deficiencias en el diseño o a una gestión inadecuada de la
producción o el mantenimiento. Hay que tener muy en cuenta que aunque se cambien los equipos
o se reparen todas las averías que existan en una planta en un determinado momento (parada,
puesta a punto, etc.) si la gestión que se hace del mantenimiento es inadecuada la planta volverá a
estar degradada en un corto espacio de tiempo.
Por último, las empresas en las que la seguridad es importante por la peligrosidad potencial de las
instalaciones (refinerías, industria química y petroquímica, centrales nucleares, etc.) también
necesitan saber que el mantenimiento y las prácticas que se siguen en ese departamento son las
correctas.

Problemas habituales que suelen detectarse en una auditoría de gestión

Entre los problemas que más se repiten al realizar auditorías de gestión en diferentes empresas
están los siguientes:

- Estructura de personal poco adecuada

Falta o exceso de personal

Mala estructuración (sobre todo, no hay personal presente en momentos clave)

- Falta de formación del personal

- Fallos en el almacén de repuesto

Desorden y falta de inventarios

Almacén mal dimensionado

- Falta de herramienta clave

- Fallos en el mantenimiento y en el plan de mantenimiento

No se realiza mantenimiento preventivo

El plan de mantenimiento no es adecuado

- Problemas diversos de seguridad

Fallos en los permisos de trabajo

Fallos en la descarga de equipos

Falta de mentalización en el uso de Equipos de protección individual (EPI)

Requisitos de auditorías de las 5 eses

Las 5 eses para optimizar el puesto de trabajo en un laboratorio

En esta lista de comprobación de auditoría de las 5 eses, se proporciona una manera estructurada
de auditar el programa de las 5 eses del laboratorio. Esta sencilla plantilla le guía a través de la
evaluación del laboratorio, de acuerdo con los principios de las 5 eses. Con una serie de preguntas,
el formulario genera una puntuación global máxima de 125. Un laboratorio con un resultado por
debajo de 75 muestra un potencial significativo de mejora en su enfoque de laboratorio ajustado.

¿Qué son las 5 eses?

Las 5 eses constituyen un sistema para optimizar el puesto de trabajo. Usa un método de cinco
pasos para organizar y mantener los puestos de trabajo, los sistemas y los procesos. Los cinco
términos japoneses representados son: clasificación, orden, brillo, estandarización y
mantenimiento. Un programa de las 5 eses es un buen punto de partida cuando se introduce un
enfoque de laboratorio ajustado.

¿Cómo ayudan las 5 eses?

El objetivo es aplicar cada uno de los pasos de las 5 eses a su puesto de trabajo en el laboratorio.
El resultado es que se elimina todo lo que no es necesario, se clasifican y se ordenan los elementos
restantes y se hace todo más ergonómico y de fácil acceso. Los artículos y las localizaciones se
deberían etiquetar con claridad y el puesto de trabajo se debería mantener limpio. Un paseo
Gemba puede identificar el potencial para eliminar el desperdicio y realizar mejoras. Una vez
optimizada, la situación se mantiene mediante la implementación de una auditoría periódica de
las 5 eses del laboratorio.

Ventajas de la implementación de las 5 eses

Un programa de las 5 eses ofrece mejoras en rentabilidad, eficiencia, servicio y seguridad. A

primera vista, los principios subyacentes parecen ser de simple sentido común, pero si las 5 eses
se introducen de forma estructurada, las ventajas empezarán a acumularse. Algunas empresas se
enfrentan a la resistencia inicial de sus empleados, pero una vez que se organizan, se limpian y se
optimizan los distintos departamentos de acuerdo con los principios de las 5 eses, por lo general,
están satisfechas. Una estrategia de las 5 eses bien gestionada no solo servirá para eliminar los
desperdicios, sino que también ayudará a mejorar el trabajo diario de cada empleado.

¿Con qué frecuencia se debe realizar una auditoría de las 5 eses?

Cuando se haya implementado un proyecto de las 5 eses por primera vez, se debería llevar a cabo
una auditoría de las 5 eses todos los meses.

Una vez que las 5 eses estén bien establecidas, bastará con realizar una auditoría de estas cada
seis meses.

Si no se realizan auditorías de las 5 eses, no tendrán éxito. Los hechos demuestran que dentro de
3-6 meses un laboratorio volverá a ser como era antes de que comenzara el proyecto de las 5 eses.
Por desgracia, el laboratorio tendrá que empezar de nuevo desde el principio para reintroducir los
principios de las 5 eses. Lo usa o lo pierde.

Lleve a cabo auditorías de forma periódica con la lista de comprobación de auditoría de las 5 eses
del laboratorio para mantener un programa de las 5 eses, como parte de un proceso de mejora
continua (CIP).

¿Cuánto tiempo se tarda en implementar las 5 eses?

De entre 1 y 2 meses para tratar cada uno de los tres primeros pasos de las eses.

Anticipe que un laboratorio específico puede estar fuera de línea durante medio día o un día
completo cuando realice el paso de clasificación en esa área.

Podría tardar de 1 a 3 años en conseguir un laboratorio optimizado con las 5 eses.

Muchas organizaciones tienen dificultades para ir más allá de la tercera ese, pero se pueden
alcanzar las 5 eses.
Formatos de auditorias
Formatos de ordenes de trabajo