Acta de Entrega

ACTA DE ENTREGA
Yo Julieth Alexandra Hernández Fajardo identificada con número de cédula 1033701833, hago
entrega de mis actividades:
1 TEMA VALIJA
Se les indico a mis compañeros Andres Dario Marin y a Sandra Calvachi todo el tema de
recepción de valija, peso valija y el diligenciamiento de los envíos a valija, también con el tema
de los SOES, recibidos, envíos Servientrega, manejo del Excel recibidos 2021 que es una
herramienta donde cuenta con el resumen de documentación que ha llegado al PNUD, aunque
desafortunadamente por temas de movilidad y actividades de mis compañeros, la entrega ha
sido intermitente.
RECEPCIÓN PESO DE VALIJA DIPLOMÁTICA
Semanalmente se estarán recibiendo valijas diplomáticas de las diferentes oficinas como Vienna,
Geneva, Dubai, New York, Italy, por consiguiente, una vez recibida usted deberá seguir los
siguientes pasos para la recepción.
1. Revisar si efectivamente viene dirigida a la oficina, a través de la guía que se encuentra

pegada en cada tula o sobre, en ella viene la cantidad de piezas por guía, es decir, si
viene una o más, lo podrá reconocer en la guía donde se cita Piece: 1/1 es decir una
pieza o 1/2 dos piezas y así sucesivamente.
2. Luego de recibirla, se deberá abrir volcando todo su contenido para que no quede nada
dentro de la bolsa, cerciórese bien.
3. Dentro de la bolsa se encuentran dos SOE´s los cuales deberá firmar con el reloj
radicador.
4. Separe cada contenido por agencias del sistema y selle cada sobre con el sello de valija
diplomática, una vez agrupados pese por grupos y asigne su peso en la siguiente tabla:
Recepción peso de valija. Para crear una planilla de clic derecho / move or copy / move to
end / create a copy, asigne nueva fecha a la pestaña. Una vez creada la plantilla diligencie la
tabla.
Por ejemplo, de la valija recibida se pesaron 500 gramos para el PNUD y 7 kilos para el CINU,
estos se deberán registrar al frente de cada agencia, como se muestra en la siguiente tabla:
REPORTE DE VALIJA RECIBIDA
PESO
AGENCIAS
GRAMOS KG
PNUD 500
UNICEF
ACNUR UNHCR
CINU UNIC 7
UNODC
UNIFEM / ONU WOMEN
UNFPA
UNIDO ONUDI
OIM
OIT ILO IPEC
Tenga en cuenta:
1.000 gramos es un kilo
500 gramos es ½ libra
2 libras es 1 kilo
Fórmula para pasar de gramos a kilos: Peso de paquetes (Gramos) / 1.000 = Utilice únicamente
cuando pase de los 1.000 gramos de lo contrario coloque el peso en la columna con el nombre
de gramos.
5. Una vez identificado el peso de cada agencia, deberá colocar los siguientes datos:
ENTREGO:
SOE:
GUÍA:
Entrego: Nombre de la empresa la cual realizo la entrega de la valija, ejemplo: TNT, DHL, Fedex,
etc.
SOE: Numero del SOE con el cual remitieron la valija. Para registrarlo en la tabla realícelo de la
siguiente manera según el remitente:
VIENNA: UNOV + el numero

GENEVA: UNOG + el numero
DUBAI: UNDSS + el numero
NEW YORK: UN + el numero
ITALY: UNMIC –OIT – ILO + el numero
GUÍA: Registre el número de guía (Waybill) según corresponda, este mismo número deberá
asignarlo a los SOE´s físicos remitidos, con el peso y cantidad de piezas.
SOE enviados por PNUD Colombia: Si recibe en la valija un SOE de la valija enviada por
Registro, deberá colocar sello del reloj, digitalizar y enviar al correo de la Sra. Martha Lucia, así
como entregar su soporte original y conservarlo en la AZ azul de la oficina principal de registro.
C:\Users\Julieth.Hernandez\OneDrive - United Nations Development

Programme\FuncionesRegistro\PNUD\2020\ESCRITORIO\Ayuda de Memoria
DILIGENCIAMIENTO DE GUÍAS SERVICIO DE CORREO DHL
Para el servicio de mensajería de DHL, se debe expedir la guía en línea en el siguiente link de
My DHL:
https://mydhl.express.dhl/co/es/home.html#/getQuoteTab
Facturación https://mybill.dhl.com/login/
TELÉFONO: 7477777
Luego debe iniciar sesión en My DHL
Usuario: [email protected]
Contraseña: Registro2030*
 Una vez ingresado al sistema, ingresa a: crear un envío.

 En la casilla EMPRESA se debe colocar el nombre de la agencia que está realizando el
envío.
 En la casilla contacto se debe colocar la persona que está solicitando el envío.
En la casilla abrir contacto podrá buscar envíos que ya haya realizado.
 Una vez terminado de diligenciar los espacios en blanco, aparece una pantalla, que nos
solicita, el tipo de empaque, la descripción del contenido y la referencia del remitente.
 Si son documentos carta y se dejan empaquetar en los sobres de cartón de DHL se debe
asignar Express Letter, si no, utilice la opción de otros tipos de empaque para cajas y
DHL Flyer para los documentos que se puedan empacar en las bolsas.
 Se describe que contienen los sobres o cajas enviadas. Ejemplo: Documentos, libros,
celular etc.
 Es importante describir a que proyecto será cobrado el envío, ejm: PRY 81530, 83161,
OCR.
 En la casilla del valor declarado se asigna el valor por el que será asegurado el envío,
para envíos nacionales en pesos, para envíos internacionales en dólares.
 ¡LO MÁS IMPORTANTE! Se deberá escoger el número de la cuenta con la que efectuará
el envío, clic en enviar desde: PNUD, UNFPA y UNDSS.
Por último, se da clic en la casilla de programar recolección si es necesario, se aceptan

condiciones y se imprime la guía por una sola cara.
NOTA: Si debe realizar envíos internacionales que no sean documentos, es decir, libros,
celulares, enceres u otro tipo de elemento, diferente a documentos, deberá consultar a través de
la línea telefónica No. 7477777 confirmación acerca de si está permitido el tipo de envío. Si es
así no olvide diligenciar el siguiente formato en la página.
DHL FACTURACION
Para el caso de los envíos realizados a través de DHL, no existe prefactura, por lo tanto, es
necesario tener claridad del nombre de la cuenta cuando se realicen los envíos (UNDSS, UNFPA
y PNUD), así como, el número de proyecto si es el caso para la cuenta PNUD, el cual debe ir la
referencia del remitente.
La factura de DHL tiene un discriminado, el cual se debe detallar en la siguiente planilla Reporte
Facturación en este debe ir: mes de cobro, número de envíos, cargo del envío, numero de guía,
ciudad o país, subtotal, total y fecha de envío.
En casilla de total, se debe totalizar todo lo que se carga o realiza un mismo proyecto, con la
finalidad de cobrar un consolidado y no por envíos, como lo muestra la imagen anterior.
SERVIENTREGA:
COD SER 120831
Usuario: 800091076SUC69 El Password: 123456
https://canales.servientrega.com/sisclinet/login.aspx
MANUAL C:\Users\Julieth.Hernandez\OneDrive - United Nations Development
Programme\FuncionesRegistro\PNUD\2020\ESCRITORIO\Ayuda de
Memoria\SERVIENTREGA
TELÉFONO: 7700200
NOTA: para temas de EYE diligenciar la carta “modelo carta EYE Servientrega” y llamar a
servientrega opción 6
FACTURACION
La señora Martha por medio de Registry hace llegar la factura de Servientrega, se debe ingresar
a esta página
https://www.servientrega.com/wps/portal/Colombia/transacciones-personas/consulta-tu-factura
para poder descargar la prefactura, cuando se tiene esta información y para corroborar datos de
proyecto y persona que generó la guía se debe ingresar al sisclinet y solicitar generar informes.
ENTREGA LLAVES CASILLEROS AGENCIAS
Se hace entrega de la llave maestra marcada con el nombre de (agencias), para suministrar la
correspondencia que se encuentre en el casillero. Las agencias UNFPA y UNDSS tienen su
propia llave para el retiro de la correspondencia, aunque registro cuenta con copia ya entregada
y mostrada a Sandra Calvachi.
COPIA GENERAL
Toda la información se encuentra en la carpeta creada por la señora Martha donde se deja todo
lo de registro, recibidos y temas de voucher

Programme\FuncionesRegistro
COPIA DE LA CARPETA DE FINANZAS VOUCHER
LINK Ciclos de Pagos Cerrados
Se debe seleccionar el día que nos indique con la relación que se envía por correo en este
momento por Brayner Hernández
Se copia para proceder a trabajar en el área de registro en el siguiente link
Programme\FuncionesRegistro\REGISTRO1\INTERNO VOUCHER
Y la relación en Excel que se comparte por correo se descarga y se guarda en la copia generada
en la carpeta de interno voucher para proceder a identificar si se encuentra ese día y completo
EQUIPOS
Se entrega:
1. Portátil DELL 7400, Serial No: 4DJN5Y2 Etiqueta No: 4DJN5Y2
2. Repetidor modelo E3 2 pack S/N 2207532X00332 UPC CODE 8 45973 085292
3. Un computador de mesa service code 5167587602
4. Una impresora zebra GT800-100510-100
5. Una guillotina número de inventario 000293
6. Tres pesas una marca Lexus fénix, y las otras dos con números de inventario 000256 y
000255
7. Un scanner cannon número de inventario 00001137
8. Reloj radicador número de inventario 000000000251
Todo en óptimas condiciones

ATENTAMENTE QUIEN RECIBE
___________________________________ _________________________________

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Por último, se da clic en la casilla de programar recolección si es necesario, se aceptan

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