CAPÍTULO 111

GUÍA PARA LA ELABORACIÓN Y

APLICACION DEL PRESUPUESTO
COMO UNA HERRAMIENTA DEL
CONTROL PARA LA PEQUEÑA
EMPRESA EN EL SECTOR
FERRETERO DEL AREA
METROPOLITANA DE SAN
SALVADOR.
GUIA PARA LA ELABORACION Y APLICACION DEL PRESUPUESTO

Objetivo de la guía.
Ambito de aplicación de la guía.
Participación de la Gerencia.
Instructivo para el uso de la guía.
Proceso para la elaboración de los presupuestos.
- Planeación.

- Formulación.
- Aprobación.
- Ejecución y Coordinación.
- Control.

Pasos a seguir para la elaboración de los presupuestos.

Clases de presupuestos.
- Presupuesto de ventas.

- Presupuesto de compras.
- Presupuesto de gastos de operaciin.
- Presupuesto de efectivo.
- Estado de resultado proyectado.
- Balance general proyectado.

seguimiento y evaluación.
Elaboración del informe de control presupuestario para
la toma de decisiones.
Implantación de la guía.
1. OBJETIVO D E LA GUIA

Presentar de una manera clara y sencilla la secuencia

lógica que permita tener un conocimiento más objetivo de la
forma en que puede llevarse acabo, la elaboración y
aplicación del presupuesto brindando un marco de referencia
para la acertada toma de decisiones financieras, actuales y
futuras.

2. AMBITO D E APLICACION D E LA GUIA

El ámbito de aplicación de la guía, en las empresas

distribuidoras de materiales de construcción de tipo pesado
se orienta a las diferentes areas funcionales que operan
dentro de la misma.

La actividad principal de las empresas ferreteras es la

canpra y venta de materiales de construcción, la guía para la
elaboración y aplicación de los presupuestos se desarrollará
a través de un plan sustantivo y un plan financiero,
elaborando los presupuestos siguientes: ventas, compras,
gastos de administración, gastos de ventas, de efectivo y
estados financieros proyectados.
 Cabe aclarar que los presupuestos de producción, materia
prima, mano de obra directa y el de gasto indirectos de
fabricación; son utilizados en empresas industriales, por lo
que no se elaboran en este trabajo.

3. PARTICIPACIONDE LAGERENCIA

Una guía para la elaboración del presupuesto aún

conteniendo los elementos tecnicos, adminlstrativos y
financieros adecuados, como herramienta financiera, es
determinante en el desarrollo de los negocios, actualmente no
podría llevarse a cabo un resultado satisfactorio sin la
participación y apoyo de la gercncia y los empresarios, en
razón de que estos ejecutivos son los que en última instancia
van a poner en marcha y a medir los resultados en los
diferentes períodos que los llevará a tomar las medidas
correctivas necesarias a efecto de lograr las metas trazadas.

4. INSTRUCTIVOS PZilU EL USO DE LA G U I A

La guía para la aplicación y elaboración del presupuesto

en las empresas distribuidoras de materiales de construcción
del área metropolitana de San Salvador, está diseñada para
ser utilizada en las dlterentes áreas tuncionales de las
mismas.
 Es indispensable que cada responsable de área posea un
copia de la guía y esté enterado de cuando y como hará uso de
ella.

La guía será de utilidad desde el comienzo de la

planeación presupuesta1 del ejercicio fiscal siguiente, año
a año la guía servirá a los responsables de área para
orientarlos sobre la manera como realizar las estimaciones y
elaborar los presupuestos; así como el procedimiento para su
aprobación e implantación.

5. PROCESO PARA LA ELABORACIOB DE LOS PRESUPUESTOS

Toda formulación de presupuestos requiere previamente la

ccnsideración de ciertas etapas que básicamente deben tomarse
en cuenta en todo proceso, estas son: Planeación,
Formulación, Aprobación, Ejecución y Coordinación, Control.

5.1 PLANEACION

Para la elaboración del presupuesto la planeación es la

selección racional de objetivos, metas y de los medios
necesarios para alcanzarlos, la idea fundamental es la
racionalidad, pues al existir al ternativas de acción se
tienen que elegir los mejores para el logro de los objetivos
y metas atendiendo además a los medios y recursos
disponibles, por tanto se dice que en esta etapa la empresa
prepara los recursos humanos y materiales, hace acopio de
datos históricos, prevee y organiza todos aquellos elementos
necesarios para llevar a cabo la elaboración del plan
presupuestario.

5.2 FORHULACION

Luego de haber efectuado la planificación de los

presupuestos, se procede a la tormulación tomando en cuenta
todas las áreas funcionales de la empresa y los instrumentos
a utilizar para alcanzar los objetivos trazados.

5.3 APROBACION

Después de haber formulado el presupuesto, se procede a

su respectiva aprobación, es aquí donde se decide si s e pone
en marcha tal como está o si se harán modificaciones.

Esta aprobación tiene por objetivo lograr el apoyo y la

cooperación consciente de todo el personal, así como su
afinación y ajuste, dando lugar al presupuesto definitivo a
ejercer.
5.4 EJECUCION Y COORDINACION

Cuando el proyecto ha sido aprobado s e procede a ponerlo

en marcha, cuyo trabajo es de todo el personal desde los
obreros bajo las órdenes de su jefe hasta los funcionarios de
las mas altas jerarquías, por lo que es necesario formular
manuales especlficos de labores coordinas de procedimientos
y metodos, de la misma forma como se hace para las
instalaciones de cualquier sistema administrativo.

5.5 CONTROL

El control presupuestario comprende una serie de

funciones encaminadas a la observación y vigilancia del
ejercicio del presupuesto.

El objetivo de controlar el desarrollo del presupuesto

es localizar actitudes perjudiciales en el momento que
aparecen para evitar que ocacionen momentos críticos o de
mayor importancia negativa.
6. PASOS A SEGUIR PARA LA ELABORACION DEL PRESUPUESTO

ACTIVIDAD ENCARGADO
Informe de los encargados de GERENTE O ADMINISTRADOR
cada unidad sobre las políticas
y objetivos de la empresa, que
estaran vigentes durante el
periodo presupuestado.
Elaboración del Plan de Trabajo ENCARGADO DE PRESUPUESTO
que permita la elaboración del
presupuesto.
Discusión del Plan de Trabajo, ENCARGADO DE PRESUPUESTO
con el personal, involucrado
para obtener sus opiniones y
emisión de instructivos.
Reunián de los encargados de la GERENTE O ADMINISTRADOR
unidad para conocer políticas y
objetivos
Elaboración y revisión de ENCARGADO DE PRESUPUESTO
estimaciones presupuesta1 es
tentativas de cada unidad
Elaboración del Presupuesto. ENCARGADO DE PRESUPUESTO
presentación del presupuesto ENCARGADO DE PRESUPUESTO
tentativos al gerente para su
revisión y estudio previo a la
aprobación final.
Devolución del presupuesto GERENTE
tentativo con observaciones
para su corrección
Hacer correcciones sugeridas al ENCARGADO DE PRESUPUESTO
presupuesto y llevar a cabo la
elaboración definitiva.
Se inicia el proceso del ENCARGADO DE UNIDAD
control presupuestal
7. CLASES DE PRESUPUESTOS

7.1 PRESUPUESTO DE VENTAS

Para efectos de la guia y del caso practico que se

presenta y después de un análisis detenido de los métodos m6s
utilizados para presupuestar llegamos a la conclusión de
utilizar el método estadístico de mínimos cuadrados para el
pronóstico de las ventas de la empresa XYZ, debldo a que
tiene mejor aplicación al tipo de empresa en estudio y además
por ser los mas confiables y los más comúnmente usados, dado
que se dispone de la información de ventas de períodos
anteriores y por ser de iácil aplicación, el método de
mínimos cuadrados se basa en la ecuación matematica de la
linea recta; Y = A + BX, donde "Y" es igual a las ventas.y es
considerada una variable dependiente; "X" se refiere al
tienpo y constituye la variable independiente, los parámetros
A y B se denominan coeficientes de regresión y son los que
permiten calcular el valor de la variable "X" y "N" que es
igual al número de aiios, para determinar los valores se hace
uso de las ecuaciones que a continuación se presentan y que
canplanentan la utilización de la ecuación Y = A t EX dichas
ecuaciones son:
 La aplicación y desarrollo de este método se ilustra en
el cálculo de pronóstico de ventas del caso práctico que se
presenta en la implementación de la guia.

Conocidas las cantidades resultantes de la aplicación de

este mhtodo se determina el presupuesto de venta en unidades
y valores; las cantidades y valores se calculan multiplicando
las cantidades de unidades a vender en el periodo por el
precio de venta unitario, esta información se registra en el
formulario disefiado para este tipo de presupuesto.

Instrucciones para utilizar el tormulario; antes de

hacer mención del proceso para llenar el cuadro, es
importante conocer la estructura del mismo.

El formulario consta de un encabezado en el cual se debe

expresar el nombre de la empresa, el tipo de presupuesto al
cual se hace referencia, el período presupuestario y las
unidades o valores a utilizar (cabe mencionar que el tipo de
encabezado expresado siempre será igual para todos los
cuadros a utilizar en los presupuestos).
 En el formato o cuadro, el período presupuestario está

ccmtenplado anualmente y se divide al mismo tiempo en periodo

intermedios, trimestrales y mensuales para los cuales existe

una cadena donde se totalizan los trimestres y otros que

contienen la suma total anual, a la izquierda del cuadro la

colisnna inicial esta reservada para anotar los nombres de los

diferentes productos y conceptos que contienen los

presupuestos a utilizar.

PROCESO PARA LLENAR EL CUADRO PRONOSTICO DE VENTAS

Paso No. 1 Llenar encabezado (nombre de la empresa,

período, etc.)

Paso No. 2 En la columna de concepto se anota el nombre

de cada producto.

Paso No. 3 Conocidas las unidades estimadas a vender

(métodos mínimos cuzdrados) para el período,

se procede a registrar las cantidades para

cada período (mes, trimestre, ano).

 PROCESO PARA LLENAR EL PRESUPUESTO DE VENTAS

Paso No. 1 Llenar encabezado

Paso No. 2 Anotar el nombre del producto y el precio de

venta.

Paso No. 3 Registrar las unidades a vender en el periodo

que multiplicando por el precio de venta

daran las cantidades en valores.

 EMPRESA MODELO'XYZ'
PRONOSTICO DE VENTAS
DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 199X

COMTO

PRIMER TRIMESTRE

tt
FER M4R ISTR
 EMPRESA MODELO 'XY;T'
PRESUPUESTO DE VENTAS
DEL 01 DE ENEROAL 31 DE DiCIEMBRE DE 199X

PRIMER TWMGSTRE

M FEB MAR IaTRlM *BR

LlNEAYl
WID. AVENDERX
-0 UNIT. VENTAS

VNlD AVENDERX
PREaO UNIT. VENTAS

LINEAY)
VMD. AVENCERX
-0 UWT. VENTAS

o o o o o
7.2 PRESUPUESTO DE COMPRA.

Establece las cantidades de materiales que deberá de

comprarse durante el año presupuestado, para hacer frente a
la distribución según el programa de ventas y conservar el
inventario final presupuestado.

Este presupuesto permite elaborar la programaclbn de

compra que en cierta medida dependerá de las políticas de
inventario establecidos por la administración.

Para calcular el total de unidades a comprar se procede

de la siguiente manera:

- Al total de unidades a distribuir s e le suma el

inventario final menos el inventario inicial lo que nos
da las unidades a comprar.
Esto mltiplicado por el precio permite conocer el valor
monetario de los materiales a comprar. Hay que aclarar
que este proceso se realiza por cada uno de los
materiales, para poder así al tina1 agrupar en un solo
cuadro las cantidades totales para los diferentes
productos.
 Para e s t a b l e c e r l a s compras n e c e s a r i a s de m a t e r i a l e s s e

debe proceder de l a s i g u i e n t e forma:

- Llenar e l encabezado d e l cuadro

- Poner e l nombre d e l producto

- En l a s columnas r e s t a n t e s s e colocaran l a s cantidades

por rubros de unidades a comprar, p r e c i o de compra y

total.
7.3 PRESUPUESTO DE GASTOS DE OPERACION

Este presupuesto determina el total de gastos de

operación, que deberán cargarse como gastos administrativos,
venta, financieros, para cada uno de estos gastos se realiza
un presupuesto y se refleja en el presupuesto de gastos de
operación y determina así un total de gastos.

Proceso para determinar el presupuesto de gastos

operación:
- Determinar los presupuestos de gastos de administración,

ventas y financieros.
- Consolidar los valores totales de cada presupuesto en un

solo cuadro cuya sumatoria es igual al presupuesto de

gastos de operación.

Proceso para efectuar el registro de datos:

- Llenar encabezado
- En la primera columna del lado izquierdo del cuadro

anotar los rubros que interviene en cada presupuesto.

- En el resto de las columnas anotar los valores del gasto

respectivo durante cada periodo.

- Totalizar los valores.
- Los valores totales de los presupuesto se agrupan y

registran en un solo cuadro.

 EMPRESA MODELO ''XYZ'
PRESUPUESTO DE GASTOS DE OPERAClChrl
DEL 01 DE ENEROAL 31 DE DICIEMBRE DE 199X
7.4 PRESUPUESTO DE EFECTIVO.

Este presupuesto se conoce también como presupuesto de

caja y comprende la proyección de entradas y salidas de

efectivo, también puede incluir las necesidades de

financiamiento durante un período determinado, las entradas

de efectivo se conforman con 1;s ventas al contada, cuentas

por cobrar, así como otros productos, por el lado de las

salidas estos principalmente comprenden las compras y gastos

de operación.

El presupuesto de efectivo esta relacionado

estrechamente con el presupuesto de ventas de gastos y de

inversión de capital en un período determinado.

Procedimiento para formular el presupuesto de efectivo:

- Tomar el saldo inicial del balance

- Sumar los ingresos por ventas al contado. al crédito y

otros ingresos si los hubiere.

- Al total ae los ingresos restarle los egresos por

concepto de: gastos de adm;nistración, gasto de venta,

otros egresos.
- Al efectuar la resta de los ingresos y los egresos

totales se obtiene el saldo tlnal del período.

Proceso para el reglstro de datos en el cuadro

respectivo:

- Llenar el encabezado
- En la primer columna del lado izquierdo del cuadro se

debe anotar los nombres de los diferentes conceptos que

intervienen en la formulación del presupuesto de

efectivo.
- En las columnas restantes se deben anotar los valores
que corresponden a cada uno de los conceptos.
- Es importante mencionar que el saldo final de cada

periodo se convierte en el saldo inicial del período

siguiente.
 EMPRESA MODELO "m'
PRESUPUESTO DE EFECTNO
DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 199X
---

' er
rnMESrRE

JUN 2"
-
JUL
- ?e
TRI Ifl TRlM TPJM

TCTA. o 3
IffiRE5X3.S

(-) EGRESOS

o O

o o
7.5 ESTADO DE RESULTADOS PROYECTADO

El estado de resultados muestra el nivel de utilidades

que la empresa proyecta o estima obtener después de ejecutar
el plan anual de las operaciones.

En la preparación del estado de resultado los rubros

principales a utilizar son:

- El ingreso por ventas

- Costo del producto vendido
- Los gastos de operación
- El impuesto sobre la renta.

Proceso para elaboración del estado de resultados

proyectado:

- A las ventas totales se les resta el costo de ventas

total obteniendo una utilidad bruta.

- A la utilidad bruta se le restan los gastos de operación

(gastos de venta, gastos de administración y gastos

financieros si los hubieren) obteniéndose una utilidad
después de operación.
- A la utilidad después de gastos de operación se le

aplica la tasa impositiva sobre la renta obteniendo así

la utilidad neta del ejercicio.

Proceso para el registro de datos.

- Llenar el encabezado
- En la prlmera columna del lado izquierdo del cuadro,

anotar los nombres de los conceptos que conforman el

estado de resultados.
- El resto de las columnas deben llenarse con los valores

respectivos en cada rubro.

7.6 BALANCE GENERAL PROYECTADO.

El balance general proyectado refleja la situación

financiera de la empresa al final de la ejecución del periodo
presupuestado, esto significa que muestra el efecto del plan
de operaciones sobre las cuentas de activo, pasivo y capital.

Procedimiento para determinar el balance general

proyectado:

- Disponer de la intormación del Balance General Inicial.

- Elaborar la hoja de integración de saldos del balance al

31 de diciembre del afio proyectado, esta hoja de los

diferentes rubros que componen el balance.

- Con los valores de los rubros que han tenido movimiento

y (si los hublere), y con los nuevos valores retlejados

en la hoja de integración de saldos, s e conforma el
nuevo balance general del periodo proyectado,
 EMPRESA MODELO XYZ
E3AlANCE GENERAL PROYECTAD=)
AL 31 DE DICIEMBRE DE 199X

ACTIVO 0.00 PASIVO

CIRCUIANTE CIRCULANTE
Caja y Bancos 0.00 Proveedores 0.00
Cuentas por Cobrar 0.00
lnventarios 0.00
FIJO 0.00 PATRIMONIO 0.00
Mobiliario y Equipo 0.00 Capital Social Pagado 000
(-1 Depreación Acumulada 0.00 Reserva Laboral 0.00
Reserva Legal 000
Utilidades a Distribuir 0.00 -
TOTAL ACTIVO 0.00 TOTAL PASNO Y CAPITAL - 0.00
8. SEGUIMIENTOY EVALUACION

El proceso de seguimiento y evaluación cosiste en

comparar lo planeado con lo realizado, ya que este es un
proceso mediante el cual a medida que se va ejecutando el
presupuesto se va llevando controles del mismo para poder así
establecer diferencias si es que las hay o no, y a su vez
detectar donde esta el problema y hacer las correcciones
necesarias.

Para llevar a cabo el proceso de control, este se hace

mediante el uso de ciertos elementos que sirvan de
comparación entre lo planeado y lo real, para lo cual se
establece la siguiente mecánica; una vez que el departamento
o &ea de contabilidad ha cerrado las operaciones del mes en
curso, cuenta con un sistema completo para poder comparar los
resultados de la operación con lo planeado y poder así hacer
un análisis de las variaciones sean estas negativas o
positivas, procediendo después a preparar el informe de estas
variaciones.

Ventajas de darle seguimiento y evaluación y de

continuar evaluando la ejecución de la guía:
a. Permite determinar que área de la organización no esta
trabajando adecuadamente, con las funciones que se le
asignaron y cuales están cumpliendo normalmente.
 S e pueden d e t e c t a r a t i e m p o l o s e r r o r e s y h a c e r las
correcciones necesarias.
Permite elaborar un análisis porcentual de las
variaciones.

L i m i t a c i o n e s d e l no u s o d e un s e g u i m i e n t o y e v a l u a c i ó n :
No descubrir a tiempo errores, para dar medidas
correctivas.
Se incurrirá en una incapacidad por parte de la
d i r e c c i ó n p a r a comprender l o s m o t i v o s d e l a s v a r i a c i o n e s
e n t r e l o planeado y l o r e a l .
Produce d e s a j u s t e e n t r e productos y mercado.

ELABORACION DEL INFORME DE CONTROL PRESUPUESTARIO PARA

TONA DE DECISIONES.

Esta etapa e s importante para l a toma d e d e c i s i o n e s ,

p o r q u e t i e n e como o b j e t i v o v e r i f i c a r p o r medio d e e l e m e n t o s
de control comparativos, si l o planeado s e ha realizado
d u r a n t e e l p r o c e s o , t a l como e s e s t a b l e c i d o e n e l p e r í o d o
presupuestario, se hace necesario dar un seguimiento y
e v a l u a c i ó n d e c a d a uno d e l o s p r e s u p u e s t o s q u e s e a p l i q u e n
d u r a n t e un p e r í o d o .

ANALISIS DE L A S VARIACIONES:

- Lo i m p o r t a n t e d e l a v a r i a c i ó n es d e t e r m i n a r l a s c a u s a s
que l a provocan.
- Se dan variaciones por error de los empleados que

registran los datos contables,

- Variaciones por disposiciones administrativas con el fin

de mantener el normal desarrollo de las actividades de

la empresa. Ej.: Incremento salarial complementario al
designado en los presupuestos con el fin de mantener
salarios acorde a la situación economicz del país.
- Variaciones por factores externos incontrolables. Ej.:

Retrazo en los embarques de la mercadería importada

provocando una disminución de pedidos y por consiguiente
una baja en las ventas del período analizado.

CUADRO ILUSTRATIVO DE LAS VARIACIONES.

Las variaciones deben presentarse en valores absolutos

y procentuales.

Ejemplo:

1 2 3 4
CONCEPTO
REAL PRESUPUESTADO VARIACION EN PORCENTAJE DE W
IHF'ORTE ( 1 - 2 ) VARIACIONES AL PLAN (312)

VENTAS 606.364 551,240 55,124 10%

W T O S DE VENTAS 53.460 48.600 4.860 10%

1. Resultados Reales
2. cantidad Presupuestada.
3. Diferencia Positiva o Negativa:
Las ventas excedieron a lo presupuestado en ¢55,124, lo
cual es favorable y los gastos excedieron en ¢4,860 lo
cual es desfavorable.
4. Las ventas excedieron a lo presupuestado en 10% lo cual
es favorable y los gastos excedieron a lo presupuestado
en 10% lo cual es desfavorable.

En sintesis, podemos decir que las diferencias son

razonables ya que un incremento en las ventas de un 10% con
respecto a lo presupuestado, le corresponde un incremento a
los gastos de venta en un porcentaje igual.

Un incremento en las ventas podría ser por compradores

eventuales, aumento en los pedidos de los clientes
habituales.

El ejemplo del análisis de las variaciones presentado

anteriormente es la base fundamental del empresario para
tomar las decisiones justas y oportunas.

10. IMPLANTACION D E LA GUIA.

La implantación de la guía no es mas que la aplicación

práctica del mismo, razón por la que en esta parte del
trabajo se presenta al lector, mediante la elaboración de un
caso práctico la forma de proceder para operativizar los
distintos presupuestos que conforman la guía y lo que esta
facilita para el desarrollo de los mismos.

El caso práctico esta desarrollado en base a lo

presentado en la guía, tanto en su contenido como en el orden
de presentación de los presupuestos.

CASO PRACTICO

Este caso se ha desarrollado tomando en cuenta los

lineamientos presentados en la guía.

NOMBRE Y DATOS GENERALES

NOMBRE DE LA EMPRESA
La empresa utilizada para el caso tiene el nomb;e de
empresa "XYZ".

DATOS GENERALES
Entre los datos generales se tienen:

LOCALIZACION DE LA EMPRESA
Se encuentra ubicada en el área metropolitana de San
Salvador.
ACTIVIDAD ECONOMICA
La empresa se dedica a la distribución y
comercialización de materiales de construcción de tipo
pesado.

PRODUCTO QUE COMERCIALIZA

La empresa se dedica a la comercialización de hierro.

TAMANO DE LA EMPRESA
La pequeña empresa se consideró en base al número de
empleados, de acuerdo al criterio de la Dirección
General de Estadística y Censos.

ORIGEN DEL CAPITAL

El capital proviene de la aportación única de los socios
que conforman la empresa.

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
La empresa carece de una estructura organizativa

PERIODO PRESUPUESTARIO
El período considerado es de un año en base al cual se
han formulado presupuestos.

PERIODO DEL EJERCICIO ECONOMICO

El periodo considerado es un año calendario es decir que
va del lQ de Enero al 31 de Diciembre.