CURSO EXCEL AVANZADO

MODULO III: FILTROS EN EXCEL

Facilitadora: Licda. Ghessy Carrión

 CONTENIDO

UNIDAD III: FILTROS EN EXCEL

3.1. Filtros

3.2. Autofiltros

3.3. Filtrar listados

3.4. Filtrar números superiores e inferiores

3.5. Crear filtros avanzados

3.6. Orden por 1 Criterio

3.7. Ordenar por varias columnas

3.8. Subtotales

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 3.1. FILTROS EN EXCEL

Los filtros en Excel nos permiten buscar un subconjunto de

datos que cumpla con ciertos criterios. Generalmente todo
comienza cuando tenemos un rango de celdas con
información y queremos ver solamente aquellas filas que
cumplen con ciertas condiciones.

Por ejemplo, en la siguiente imagen se pueden ver los datos

de ventas de una empresa. ¿Cómo puedo tener una vista
con todas las filas que pertenecen a Hugo? Eso sería una
tarea muy difícil de lograr si no tuviéramos la facilidad
de crear filtros en Excel.

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 CÓMO CREAR FILTROS EN EXCEL

Para crear un filtro podemos utilizar el comando Filtro que se

encuentra en la ficha Datos dentro del grupo Ordenar y filtrar.

Al pulsar el botón Filtro se colocarán flechas en el extremo

derecho de cada uno de los encabezados de columna de
nuestros datos indicando que podemos hacer uso de los
filtros. El comando Filtro también podrás seleccionar desde
Inicio > Modificar > Ordenar y filtrar > Filtro.

Otra manera de crear un filtro es transformar nuestros datos

en una tabla de Excel, lo cual insertará los filtros además de
aplicar un formato especial a los datos.

CÓMO USAR LOS FILTROS EN EXCEL

Para filtrar la información debemos elegir una columna y

hacer clic en la flecha de filtro correspondiente para mostrar
las opciones de filtrado. Todos los filtros, en la parte inferior,
mostrarán una lista de valores únicos con una caja de
selección a la izquierda de cada uno.

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 Una opción que tenemos para filtrar los datos es elegir de
manera individual aquellos valores que deseamos visualizar
en pantalla. También podemos utilizar la opción (Seleccionar
todo) para marcar o desmarcar todos los elementos de la
lista. En la imagen anterior he elegido el nombre Hugo de
manera que el filtro mostrará solamente las filas con dicho
nombre.

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 Al pulsar el botón Aceptar se ocultarán las filas que no
cumplen con el criterio de filtrado establecido. Observa que
la flecha de filtro de la columna Vendedor ha cambiado
para indicarnos que hemos aplicado un filtro. Además, los
números de fila de Excel se muestran en un color diferente
indicándonos que existen filas ocultas.

FILTRAR POR VARIAS COLUMNAS

Si queremos segmentar aún más los datos mostrados en

pantalla podemos filtrar por varias columnas. En el ejemplo
anterior filtré las filas pertenecientes a Hugo, pero si además
necesito saber las que pertenecen a la región Norte y Sur,
entonces debo seleccionar dichas opciones dentro del filtro
de la columna Región:

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 Al aceptar estos cambios se mostrarán solamente las filas que
cumplen ambos criterios. Observa que ambas columnas
habrán cambiado sus iconos para indicarnos que se ha
aplicado un filtro en cada una de ellas.

Esto demuestra que es posible crear tantos filtros como

columnas tengamos en nuestros datos y entre más criterios de
filtrado apliquemos mucha mayor será la segmentación de
datos que obtendremos.

CÓMO QUITAR UN FILTRO EN EXCEL

Para quitar un filtro aplicado a una columna debemos hacer

clic en la flecha del filtro y seleccionar la opción Borrar filtro

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 de “Columna” donde Columna es el nombre de la columna
que hemos elegido. Esta acción eliminará el filtro de una sola
columna, pero si tenemos filtros aplicados a varias columnas y
deseamos eliminarlos todos con una sola acción, entonces
debemos pulsar el comando Borrar que se encuentra en la
ficha Datos > Ordenar y filtrar.

FILTRAR EN EXCEL BUSCANDO VALORES

Ya hemos visto que todos los filtros muestran una lista de

valores únicos de la cual podemos seleccionar uno o varios
de ellos y justo por arriba de dicha lista de valores se muestra
un cuadro de texto que nos permite hacer una búsqueda. Por
ejemplo, en la siguiente imagen he colocado la palabra
“este” en el cuadro de búsqueda y como resultado se ha
modificado la lista de valores mostrando solo aquellos donde
se ha encontrado dicha palabra:

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 Cuando tenemos una lista muy grande de valores únicos y no
podemos identificar fácilmente aquellos que deseamos
seleccionar, podemos utilizar el cuadro de búsqueda para
encontrar los valores que necesitamos. También es posible
utilizar caracteres comodines como el asterisco (*) o el
símbolo de interrogación (?) tal como si hiciéramos
una búsqueda aproximada en Excel de manera que
podamos ampliar los resultados de búsqueda.

FILTROS DE TEXTO EN EXCEL

Además de las opciones ya mencionadas para filtrar en

Excel, cuando en una columna se detecta el tipo de dato
texto, se mostrará una opción de menú llamada Filtros de
texto como la siguiente:

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 Al elegir cualquiera de estas opciones se mostrará un cuadro
de diálogo que nos permitirá configurar cada uno de los
criterios disponibles. Por ejemplo, al elegir la opción Comienza
por se mostrará el siguiente cuadro de diálogo:

Si colocamos la letra “a” en el cuadro de texto junto a la

opción “comienza por”, entonces Excel mostrará solamente

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 los elementos de la columna Vendedor que comiencen por
la letra “a”.

FILTROS DE NÚMERO EN EXCEL

De manera similar, si Excel detecta que una columna

contiene valores numéricos, nos permitirá utilizar filtros
específicos para dicho tipo de dato tal como lo puedes
observar en la siguiente imagen:

A diferencia de los Filtros de texto, Excel nos permitirá utilizar

los Filtros de número para mostrar valores que sean mayores o
iguales que otro o simplemente aquellos que son superiores al
promedio.

FILTROS DE FECHA EN EXCEL

Las fechas son el tipo de dato que más opciones de filtrado

nos proporcionan, tal como lo muestra la siguiente imagen:

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 Excel nos permitirá filtrar las fechas por días específicos como
hoy, mañana o ayer e inclusive por períodos de tiempo más
largos como semanas, meses, trimestres o años con tan solo
seleccionar la opción adecuada.

FILTRAR POR COLOR EN EXCEL

No podíamos pasar por alto y dejar de hablar de la opción

de Filtrar por color que nos ofrece Excel. Para que esta opción
se habilite es necesario que las celdas tengan aplicado un
color de relleno ya sea por una regla de formato condicional
o modificando directamente el color de relleno con las
herramientas de formato. En nuestro ejemplo he aplicado una
regla de formato condicional para aquellas celdas que
tengan un valor superior a $850 en la columna Total.

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 Una vez que las celdas tienen un color de relleno, al hacer
clic en el filtro de la columna Total se mostrará habilitada la
opción Filtrar por color y dentro de ella podré elegir alguno de
los colores presentes en la columna.

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 3.2. ORDENAR EN EXCEL

ORDEN PERSONALIZADO EN EXCEL

Excel nos permite ordenar los datos en un rango por

cualquiera de sus columnas utilizando el comando “ Ordenar
de A a Z” para aplicar un orden ascendente o el comando
“Ordenar de Z a A” para un orden descendente pero existen
ocasiones en las que necesitamos aplicar un orden
personalizado en Excel.
EL COMANDO ORDEN PERSONALIZADO EN EXCEL

El comando Orden personalizado se encuentra en la ficha

Inicio > Modificar > Ordenar y Filtrar.

Este comando abrirá el cuadro de diálogo Ordenar el cual

nos permitirá ordenar los datos por múltiples columnas e
inclusive ordenarlas por el color de las celdas. También
podremos crear un orden personalizado para cualquiera de
las columnas basándonos en una lista personalizada.

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 ORDENAR POR VARIAS COLUMNAS EN EXCEL

Cuando trabajamos en Excel es muy fácil ordenar una tabla

de datos por cualquiera de sus columnas ya sea de manera
ascendente o descendente, pero a veces necesitamos
ordenar por varias columnas y la única manera de hacerlo es
utilizando el cuadro de diálogo Ordenar.
Por ejemplo, considera un rango de datos con información
sobre órdenes de compra donde queremos ordenar la
información por el nombre de la ciudad y posteriormente por
la fecha de la orden. Todo comienza por seleccionar
cualquiera de las celdas de datos y pulsando el comando
Inicio > Modificar > Ordenar y Filtrar > Orden personalizado.

Una vez que se abre el cuadro de diálogo deberás elegir las

opciones para el primer nivel que son tres: Columna, Ordenar
según y Criterio de ordenación. Para la
opción Columna encontrarás una lista con todos los
encabezados de columna de la tabla de datos y solo
deberás elegir aquella por la cual se realizará el
ordenamiento. Para nuestro ejemplo será la columna Ciudad.

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 La opción Ordenar según la dejaremos con su valor
predeterminado que es Valores y la opción Criterio de
ordenación como A a Z ya que deseamos aplicar un orden
ascendente en la columna Ciudad. Para agregar un segundo
nivel de ordenación debes pulsar el botón Agregar nivel lo
cual nos permitirá indicar la segunda columna por la cual
deseamos ordenar los datos.

Observa que al detectar que la columna Fecha orden es de

tipo fecha, las opciones para el Criterio de
ordenación cambian y podemos seleccionar la opción De
más antiguos a más recientes que nos permite ordenar las
fechas de manera ascendente. Para aplicar los dos niveles

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 de ordenación definidos debemos pulsar el botón Aceptar y
obtendremos un resultado como el siguiente:

Las ciudades han sido ordenadas alfabéticamente y en el

caso de la ciudad de Monterrey se ha colocado primero la
orden del mes siete y posteriormente la del mes ocho. De esta
misma manera podrás agregar tantos niveles de ordenación
como necesites y Excel aplicará cada uno de ellos en el
orden indicado.

GESTIONAR LOS NIVELES DE ORDENACIÓN

Como ya hemos visto en la sección anterior, el botón Agregar

nivel nos permite crear nuevos criterios de ordenación para
poder ordenar los datos por varias columnas. Pero, si por
alguna razón decidimos eliminar alguno de ellos será
suficiente con hacer clic sobre dicho criterio para
seleccionarlo y en seguida pulsar el botón Eliminar nivel.
Así mismo el cuadro de diálogo Ordenar muestra el botón
llamado Copiar nivel el cual nos permite hacer una copia de
cualquiera de los criterios previamente creados. Solo será
necesario seleccionar el criterio deseado y pulsar el
botón Copiar nivel para crear una copia y posteriormente
modificar sus propiedades.
En el ejemplo mostrado previamente, los criterios de
ordenación se aplicaron en el mismo orden en el que
aparecen en el listado. Si por alguna razón deseas modificar
ese orden podrás hacerlo utilizando los botones de flechas
que están al lado del botón Copiar nivel que son conocidos
como los botones Subir y Bajar.

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 En nuestro ejemplo ordenamos los datos por la
columna Ciudad y posteriormente por la columna Fecha
orden. Si queremos invertir dicho orden, será suficiente con
hacer clic en el primer nivel y después hacer clic en el
botón Bajar para invertir el orden en que serán aplicados los
criterios de ordenación. Observa el resultado de esta acción:

Ahora los datos están ordenados primero por fecha y luego

por ciudad. Puedes observar que para aquellas filas que
tienen la misma fecha, las ciudades aparecen en orden
ascendente (alfabético) por ejemplo, para el día 01/07/2010
aparece primero Barcelona y luego Monterrey o para el día
01/08/2010 se muestra Bogotá y después Monterrey.

ORDENAR CON LISTA PERSONALIZADA EN EXCEL

Otra de las posibilidades de ordenamiento que tenemos con

el comando Orden personalizado en Excel es que podemos

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 indicar un criterio basado en una lista personalizada. Con esta
opción no estaremos limitados a ordenar siempre de manera
ascendente o descendente sino que podremos definir nuestra
propia secuencia de ordenamiento.
Si deseamos ordenar nuestros datos de ejemplo por su
categoría, pero en un orden especial que no sea alfabético,
entonces debemos hacer lo siguiente. Abrimos el cuadro de
diálogo Ordenar e indicamos la columna Categoría y
en Criterio de ordenación seleccionaremos la opción Lista
personalizada.

Inmediatamente se mostrará el cuadro de diálogo Listas

personalizadas donde podremos definir el orden específico
en que deseamos ordenar la columna. En el panel izquierdo
seleccionamos la opción “NUEVA LISTA” y a la derecha
ingresaremos las entradas de lista de la siguiente manera:

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 Si observas con detenimiento verás que los elementos
indicados no están en orden alfabético, ni ascendente ni
descendente, así que la única manera de lograr este tipo de
ordenamiento es utilizando la lista personalizada. Para
terminar pulsamos el botón Agregar para hacer permanente
la creación de la lista personalizada y finalmente
pulsamos Aceptar para regresar al cuadro de
diálogo Ordenar donde observarás que la nueva lista
personalizada se muestra como el Criterio de ordenación. Al
aplicar este ordenamiento los datos quedarán de la siguiente
manera:

En este ejemplo he creado la lista personalizada ingresando

cada uno de los elementos dentro del cuadro de texto de

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 entradas de lista, pero si tienes una cantidad considerable de
elementos por ingresar, entonces te convendrá crear la lista
personalizada desde un rango de celdas. Este método
implica crear la lista personalizada antes de intentar ordenar
los datos y los pasos para su creación los puedes encontrar en
el artículo Crear listas personalizadas en Excel.

ORDEN PERSONALIZADO POR COLOR

Además de los beneficios mencionados anteriormente, el

comando Orden personalizado nos permite ordenar nuestros
datos por el color de relleno de la celda, por el color de la
fuente e inclusive por el conjunto de iconos de formato
condicional desplegado dentro de las celdas.
Para mostrar esta funcionalidad he creado una regla
de formato condicional en la columna Total para resaltar
aquellas celdas que tienen un valor superior a los $2000 y
ahora deseo ordenar los datos para colocar dichas celdas en
la parte superior de la tabla. Lo único que debo hacer es que
al momento de crear el nivel de ordenación elegiré la
opción Color de celda de la siguiente manera:

Excel detectará automáticamente los posibles colores para

una misma columna y nos permitirá elegir entre ellos. Después
de elegir el color deseado y pulsar el botón Aceptar
obtendremos el siguiente resultado:

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 El funcionamiento será el mismo si deseas ordenar por el color
de fuente o también si deseas implementar un ordenamiento
por el ícono de la celda.

El orden personalizado en Excel será de mucha ayuda

cuando necesites ordenar tus datos por varias columnas, ya
sea alfabéticamente o utilizando una lista personalizada para
aplicar un criterio de ordenación especial. También nos será
de gran ayuda para ordenar los datos basados en los colores
de las celdas o de la fuente.

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 3.3. SUB-TOTALES

SUBTOTALES EN EXCEL
Cuando tienes una tabla de datos con una gran cantidad de
información, los subtotales en Excel nos pueden ayudar a
comprender e interpretar mejor la información. Excel permite
agregar subtotales de una manera muy sencilla.
Supongamos la siguiente tabla de datos de donde quiero
obtener los subtotales de ventas por cada mes:

Lo primero que debo hacer es ordenar los datos por la

columna sobre la cual se obtendrán los subtotales. Para este
ejemplo ordenaré los datos por la columna Mes. La columna
se ordena haciendo clic en cualquier celda de la columna y
posteriormente seleccionado el comando Ordenar de más
antiguos a más recientes que se encuentra dentro de la ficha
Inicio.

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 La tabla quedará ordenada por mes.

EL BOTÓN SUBTOTAL EN EXCEL

Para realizar la inserción de los subtotales en Excel debo

pulsar el comando Subtotal que se encuentra en la ficha
Datos dentro del grupo Esquema.

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 Excel mostrará el cuadro de diálogo Subtotales.

Me debo asegurar de que la primera lista desplegable tenga

seleccionada la opción Mes ya que indica que para cada
cambio de mes se insertará un subtotal. Además utilizaré la
función Suma y la columna Ventas que aparecen
seleccionadas. Al hacer clic en Aceptar se insertarán
los subtotales.

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 Observa cómo Excel ha insertado una fila nueva que
contiene el subtotal para cada mes. Además a la izquierda
de la hoja de cálculo Excel coloca controles adicionales que
son útiles para ocultar o mostrar los grupos de datos de
acuerdo a los subtotales. Al hacer clic en alguno de ellos el
grupo correspondiente se expande o se contrae:

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 BIBLIOGRAFÍA

• https://exceltotal.com/

• https://www.funcionesexcel.com/

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