Introducción al diseño y planificación de

proyectos

[1.1] ¿Cómo estudiar este tema?

[1.2] Objetivos de la asignatura

[1.3] Conceptos básicos

[1.4] La necesidad del diseño y planificación

[1.5] Algo de historia

[1.6] Dónde se ubica la dirección de proyectos

¿Qué es un “proyecto”?

Un Proyecto es una empresa (entendiendo la palabra empresa no en su acepción

económica sino como “intento o designio de hacer algo”) temporal, que se asume
con el fin de crear un producto o servicio único.

Características de los proyectos:

» Temporal: cada proyecto tiene un comienzo y un término definitivos.

Se considera que se ha concluido un proyecto cuando:

o Se han alcanzado los objetivos del proyecto y no queda nada más por hacer.
o El equipo del proyecto, o bien alguna de las partes interesadas, se da cuenta que
los objetivos planteados no se pueden alcanzar (por ejemplo, ha desaparecido un
elemento clave o un condicionante no se ha producido).
o El producto o servicio que se ha de producir ya no es necesario (por ejemplo, la
fusión de dos empresas hace obsoleto el producto que se estaba desarrollando en
una de ellas).

Aunque el proyecto es una “situación temporal”, el resultado del mismo NO tiene

por qué serlo (por ejemplo, las pirámides)

Único: el producto es diferente de todos los demás productos o servicios.

Un proyecto es la forma de responder a solicitudes que no se pueden abordar dentro

de las actividades normales de la organización.

Es algo diferente de lo que hacemos todos los días ya que el objetivo es un evento
específico y no rutinario. Por ello requiere planificación y alguna forma de
seguimiento de su evolución.

A mayor complejidad del proyecto, mayor necesidad de planificación y control.

La presencia de elementos repetitivos no cambia la condición fundamental de único

del trabajo de un proyecto. Aunque una emprese desrrolle proyectos de
automatización de cadenas de montaje, el cliente, el entorno del proyecto, las

TEMA 1 — Ideas clave

 características propias del mismo variarán de uno a otro, haciendo que sea siempre
algo único.

» Gradual: el producto o servicio o sus elementos se elaboran

gradualmente.

El proyecto se desarrolla en pasos. Los pasos son incrementales (por ejemplo, el

alcance se refina según avanza el proyecto) y consecutivos, aunque en algunos casos,
el ciclo de vida puede adoptar otras estructuras (espiral, iterativo), lo cual no
contradice el principio de gradualidad.

¿Qué es un “proyecto tecnológico”?

Se entiende por proyecto tecnológico una secuencia de etapas que tienen como
objetivo la creación, modificación y/o concreción de un producto, o la organización y/o
planificación de un proceso o de un servicio. El proyecto tecnológico es el resultado de
una búsqueda tendiente a solucionar, metódica y racionalmente, un problema del
mundo material (problema tecnológico).

Se añade como característica fundamental que el objetivo del producto, proceso o

servicio que se obtiene ha de constituir una respuesta tecnológica a una
necesidad, deseo o demanda concreta del entorno. Por ejemplo, un Sistema de
Información, una nueva vacuna, un producto de Ingeniería Genética, un producto
Biotecnológico, etc.

De acuerdo con esta definición, los proyectos abordados por las ingenierías
tradicionales no serían tecnológicos en tanto en cuanto no aportaran una respuesta
tecnológica.

Otra diferencia con las ingenierías

tradicionales es que los proyectos
tecnológicos tienen una
característica en común: el
elemento de más valor en el
proyecto es el elemento
humano. La capacidad de creación

TEMA 1 — Ideas clave

y diseño de los ingenieros implicados es, con mucho, el mayor activo del equipo del
proyecto.

Por lo tanto, la gestión de estos equipos humanos tiene importantes consecuencias en

la preparación del proyecto y en su seguimiento, y obliga a que el director del proyecto
adquiera y ejercite, además habilidades como gestor de Recursos Humanos.

¿Qué es “dirigir un proyecto”?

La Dirección de Proyectos es el proceso de planificar, organizar, asignar

recursos, monitorizar, controlar y liderar un proyecto.

Dirigir un proyecto consiste en aplicar los conocimientos, habilidades, herramientas y

técnicas adquiridas a las actividades de un proyecto, con el fin de satisfacer los
requisitos del proyecto, expresados por el cliente, gestionando en el tiempo:

» Equipos
» Proveedores
» Personas
» Tareas
» Dinero

Dirigir un proyecto además supone buscar un equilibrio entre:

» Alcance, tiempo y coste

» Beneficiarios con diferentes necesidades y expectativas
» Requisitos identificados (necesidades) y requerimientos no identificados
(expectativas).

El éxito de la gestión de un Proyecto Tecnológico consistirá en llevarlo a cabo:

» En el plazo marcado (TIEMPO).

» Dentro del presupuesto establecido (COSTE).
» De acuerdo con las funcionalidades acordadas (ALCANCE).

Estos tres parámetros forman un triángulo (el Triángulo de la Dirección de

Proyectos) al cual hay que añadir los criterios y estándares de calidad requeridos

TEMA 1 — Ideas clave

tanto internamente (en la empresa que desarrolla el proyecto) como externamente (de
cara al cliente).

Alcance

Calidad

Coste | | Tiempo

Cada lado del triángulo representa una restricción que no puede cambiarse sin alterar
los otros dos.

No es posible reducir (optimizar), por ejemplo, el coste sin reducir el alcance o no se

puede aumentar el alcance (funcionalidades del proyecto) sin aumentar a la vez el coste
o el plazo.

La disciplina de la Dirección de Proyectos se evalúa de acuerdo a tres indicadores de

gestión:

1. Idoneidad: adaptación a la realidad, aplicabilidad.

2. Eficiencia: relación entre medios y resultados.
3. Eficacia: relación entre resultados obtenidos y los objetivos iniciales.

¿Qué es un “Director de proyectos”?

El director del proyecto es la persona responsable de alcanzar los objetivos del

proyecto.
Todo proyecto TIENE QUE tener un Director de Proyecto.

TEMA 1 — Ideas clave

Para ello debe de usar conocimientos y habilidades correspondientes a varias
áreas:

» Fundamentos de la Dirección de Proyectos.

» Comprensión del contexto del proyecto y de las normas y regulaciones del área de
aplicación.
» Conocimientos y habilidades de dirección general:
o Habilidades técnicas.
o Control administrativo.
» Habilidades interpersonales, relacionadas con la gestión de equipos humanos.
Los Proyectos Tecnológicos tienen un alto componente de recursos humanos, por lo
que dirigir un proyecto de este tipo requiere gestionar un equipo de personas que
han de estar motivadas y lideradas.

Fases en la vida de un proyecto

Desde el punto de vista de su dirección, existen tres fases en la vida de un proyecto:

» Preparación: es la fase en la cual partiendo de la definición de los objetivos del

mismo se llega a la estructuración de las diferentes actividades que lo componen.
Cuando todo lo programado sea coherente con los objetivos finales pretendidos se
procederá a la ejecución del proyecto comenzando entonces la fase de seguimiento y
control.

» Gestión: Fase basada en el Seguimiento y Control. El control se logra comparando

dónde estamos y dónde se supone que debemos estar; y emprendiendo después
acciones correctoras para resolver las posibles discrepancias existentes. Para ello se
utilizan técnicas de medición del estado y avance del proyecto y técnicas de control
de riesgos para abordar situaciones potencialmente peligrosas.

» Terminación: las actividades de la gestión no finalizan con la terminación física

del proyecto ya que debe cerrarse la cuenta del proyecto, impidiendo gastos
posteriores imputables al mismo.

TEMA 1 — Ideas clave

 El objetivo de esta fase es formalizar la aceptación final del proyecto, asegurándose:

o una correcta transmisión del conocimiento a los usuarios recopilando la

documentación final,
o la organización de la salida del equipo de trabajo de una manera ordenada y
secuencial.

¿Qué es la “preparación de un proyecto”?

La finalidad es que los elementos directivos del proyecto estén de acuerdo en

qué consisten exactamente los objetivos y el alcance previsto para el
proyecto.

- Objetivos del proyecto

po 5 3 Diseño del proyecto - Alcance del mismo
S e - Productos a entregar
DL
al 3 o Planificación
253
27 0, . .
9 8 2 Formación del equipo de trabajo
Ó 3
325Ss a La cadena de suministros para los elementos materiales del proyecto

El acuerdo se basa en los documentos existentes, como por ejemplo: el contrato, los
productos de fases anteriores, los documentos de orientación y estrategia, etc. La
aprobación de los objetivos y del alcance se llevará a cabo por medio de una
reunión de lanzamiento del proyecto.

En esta fase es donde tiene lugar, por lo tanto, el diseño y planificación del proyecto.

¿Qué es “planificar un proyecto”?

Es establecer y concretar el ámbito, calendario, presupuesto, recursos, etc. del

proyecto hasta el nivel que permita al Director del proyecto gestionar eficazmente y
articular las actividades que conducen al éxito del proyecto

TEMA 1 — Ideas clave

Partiendo de la definición de objetivos se llega a:

» La estructuración de las diferentes actividades.

» El calendario de trabajo.
=

» Los costes de cada actividad.

» La elaboración de un Plan de Proyecto Maestro, que es la guía que regirá el
=

desarrollo del mismo, su seguimiento y su control.

Se trata de un proceso iterativo en el que se parte de una aproximación inicial que se

va refinando hasta resolver las restricciones (si las hubiera) de costes y tiempos.
Cuando todo lo programado sea coherente con los objetivos finales pretendidos se
procederá a la ejecución del proyecto comenzando entonces la fase de seguimiento y
control.

Para la realización de las tareas anteriores contamos con distintas técnicas de

planificación.

1.4. La necesidad del diseño y planificación

El problema de la necesidad de planificar correctamente un proyecto es antiguo. La

presencia de errores en los proyectos altamente tecnológicos es una
constante y su depuración siempre ha sido uno de los mayores problemas en el
desarrollo de los mismos.

Esto es especialmente relevante en la industria del software en la que el problema se

origina a mediados de la década de los sesenta por diversas causas:

» Ordenadores de tercera generación: esta generación de ordenadores usan los

circuitos integrados (microchips) como unidad de procesamiento.
» Nuevas técnicas de programación y acceso a los recursos informáticos.
» Nuevos ámbitos de aplicación (gestión, banca, medicina).

Estos avances tecnológicos generaron una demanda cada vez mayor de soluciones
potentes y en entornos de mayor riesgo lejos ya de las aplicaciones militares y/o
científicas. Con los Sistemas de Información presentes en todos los sectores, estas

TEMA 1 — Ideas clave

soluciones tendrían un mucho mayor impacto en la sociedad y un fallo en el
software tendría cada vez mayor relevancia e influencia técnica y económica:

» Un SI defectuoso perjudica al usuario...

» también afecta al programador...
» y a la empresa que lo lanza (pérdida de credibilidad, costes económicos,
desmotivación de los trabajadores).

Large Projects Since 1970

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La situación descrita para la Ingeniería del Software (existencia de errores y la

necesidad de una metódica actividad de planificación y control) no son
privativas de las ciencias de la computación. Se trata de algo común a otras áreas de las
TIC y a otras disciplinas en las que también prima el estado del arte tecnológico y el
rápido avance de los resultados, sin tiempo apenas para la consolidación de una base
formal para los mismos, como pueden ser:

» Biotecnología
» Ingeniería multimedia
» Videojuegos
» Ingeniería genética
» Bioingeniería
» Ingeniería aeroespacial

TEMA 1 — Ideas clave

Todas estas áreas de actividad en las que se desarrollan proyectos altamente
tecnológicos son nuevas o muy jóvenes y tienen carencias básicas:

» No tienen un corpus teórico desarrollado y validado por el tiempo y los casos de uso.
» No cuentan con gestores experimentados en este tipo de proyectos.
» No hay ejemplos de buenas prácticas en número suficiente.

A este escenario se le añade una cierta visión pesimista de los proyectos tecnológicos,
fomentada por la complejidad inherente a los mismos: los grados de libertad existentes
en el desarrollo de un sistema SW de tamaño medio o en el diseño de un fármaco
superan con mucho la complejidad en la construcción de una obra de ingeniería civil.

Podemos expresar esta visión pesimista con la siguiente sentencia, derivada de las
famosas leyes de Murphy:

“Cualquier proyecto o sistema que se construya está destinado a tener errores. Solo
podemos esperar que sean lo suficientemente pequeños para que no afecten al
funcionamiento del sistema o bien que no se den cuenta de que están.”

O bien con las palabras de Tony Hoare, en su discurso de recepción del Premio Turing
de 1.980 (Turing Award Lecture, 1980) refiriéndose al diseño de ADA:

“He llegado a la conclusión de que existen dos formas de construir un diseño de

software: simplificándolo hasta el punto que resulte obvio que no hay en él errores o
complicándolo de tal forma que los errores que haya en él no sean obvios. El primer
método es, con mucho, el más difícil.”

La forma de controlar los proyectos y evitar esta tendencia “natural” hacia el

error no es única. A continuación se exponen dos aproximaciones, no necesariamente
excluyentes, sino complementarias.

Principio KISS!

KISS! (Keep It Simple Stupid!) es un acrónimo que recoge un principio de diseño

puesto en práctica por Kelly Johnson (ingeniero en Lockheed durante 40 años y
diseñador de varios de los más exitosos modelos de aviones de la compañía) cuando a
un grupo de sus ingenieros de diseño les dio un puñado de herramientas y les retó a

TEMA 1 — Ideas clave

que el avión que estaban diseñando fuera reparable en cualquier lugar bajo condiciones
de combate por un mecánico medio con las herramientas que él les había dado.

Esta máxima de aplicación puramente práctica es equivalente a:

» El principio de la navaja de Occam

» La máxima de Einstein: “Las cosas han de hacerse tan sencillas como sean
posible, pero no más”.
» La máxima de Leonardo da Vinci: “La simplicidad es la mayor de las
sofisticaciones”.
» La afirmación de Saint Exupéry: “La perfección se obtiene, no cuando no hay
nada más que añadir, sino cuando no se puede quitar nada más”.

Y es un principio de básico y obligado cumplimiento en cualquier diseño de proyecto o

solución que debamos acometer.

Pasar del “arte” a la “ingeniería”

Sin embargo, mantener todo en un nivel de complejidad abordable no es suficiente para

proporcionar una solución al problema de la tendencia al error en los proyectos
tecnológicos. Las ingenierías “duras” hace tiempo que ya han sistematizado y
protocolizado su cuerpo de conocimiento para:

» Minimizar (que no evitar) los errores.

» Aumentar la calidad del proceso y del producto.

Estos principios se comienzan a aplicar cada vez más en el ámbito de las nuevas
tecnologías, usando criterios “serios” de Gestión de Proyectos para responder a ciertas
“incómodas” preguntas, como son:

» ¿Cuánto tiempo llevará completar cierta tarea?

» ¿Cuánto tengo que cobrar por el proyecto?
» ¿Cómo manejo a la gente de mi equipo?
» ¿Cómo se si el proyecto va bien?
» ¿Cómo controlo la calidad de lo que estoy haciendo?

TEMA 1 — Ideas clave

Como las soluciones son cada vez más complejas y exigentes pero a la vez se
demanda un menor tiempo de retorno de las inversiones producidas y un mayor
ready-to-market, se hace necesario el uso de enfoques sistemáticos en la dirección de
estos proyectos, empezando necesariamente por la fase de diseño y la planificación
asociada, y siguiendo con los mecanismos de seguimiento y control.

Planificación, calidad, gestión, procedimientos y metodologías son necesarios en

cualquier ingeniería

En definitiva, se trata de pasar de la artesanía a la ingeniería aplicando

políticas de Dirección de Proyectos para la construcción de productos
tecnológicos fiables.

Las técnicas de PG son intrínsecamente multidisciplinares. Lo que se aprende aquí es

virtualmente aplicable a cualquier otra rama de la ingeniería con algunas pequeñas
variaciones en función del campo concreto de aplicación.

1.5. Algo de historia

Algo de (Pre) Historia

» 2570 AC -— Se construye la Pirámide de

Gizeh.
Hay informes de cómo se gestionaba el
trabajo (había un “jefe de proyecto” en cada
cara de la pirámide).

» 208 AC — Se construye la Gran Muralla

China.
o Acueductos y calzadas romanas,
pirámides precolombinas...

» 19xx DC — Métodos de Taylor de Gestión Científica.

TEMA 1 — Ideas clave

Historia

» 12 Guerra Mundial
o Henry Gantt (1910): scheduling, diagramas de Gantt.
o Presa Hoover.

» 24 Guerra Mundial
o Proyecto Manhattan: diagramas de flujo de procesos.

» 1957 CPM (Critical Path Method)

o Grupo de trabajo de Dupont en Newark para estudiar scheduling junto con un
equipo de Remington Rand UNIVAC.

» 1958 PERT (Program Evaluation and Review Technique)

o Programa de misiles Polaris de la U.S. Navy
o Booz Allen €: Hamilton trabajando para Lockheed Missile System

» 1960's Contratos importantes del gobierno.

o Necesidad de planificación/control ayudada por ordenador.
o PERT en los contratos como forma de seguimiento: Vietnam, centrales nucleares,
NASA (Apolo)...

» 1961 IBM es el primero en usar técnicas de PM en proyectos comerciales.

» 1969 Creación del PMI (Project Management Institute).

» 1970 Earned Value Analysis (y el Mito del Mes Hombre).

o Desarrollado para monitorizar scheduling y costes
o “The mythical man-month” (Addison-Wesley, 1975) de Frederick P. Brooks.

Añadir más recursos a un proyecto retrasado hace que el proyecto se retrase más

» 1980's
o HW/SW de Gestión de Proyectos se hace accesible a todos
o Aumenta la complejidad de los Sistemas
o Modelos de métrica para los Sistemas de Información: COCOMO

TEMA 1 — Ideas clave

 » 1986 Scrum: (significa “meleé”)
o Proceso de desarrollo de software iterativo e incremental utilizado en entornos
ágiles de desarrollo.
o Imita el modo de jugar al rugbi, donde “el equipo entero actúa como un solo
hombre para intentar llegar al otro lado del campo, pasando el balón de uno a
otro”.
o Descrito en el artículo "The New New Product Development Game" de
Takeuchi y Nonaka.

» 1990's: Calidad Total

o Los clientes lo quieren “a tiempo” y “sin sorpresas”.

1.6. Dónde se ubica la dirección de proyectos

Existen tres niveles en la operativa de proyectos, con referencia al ámbito y el

horizonte de aplicación y el tipo de objetivos y personal involucrados. Uno de estos tres
niveles (concretamente el nivel intermedio) es el ocupado por la Dirección de
proyectos, como queda reflejado en el siguiente cuadro:

Planificación estratégica Gestión de proyectos Control de calidad

Horizonte lejano En el plazo medio Futuro inmediato

Metas globales Metas parciales Tareas concretas
Entorno externo Entorno externo e interno Entorno interno
Alta dirección Órganos directivos Personal técnico

Planificación estratégica

Ordenación sistemática de los elementos que forman parte de una organización

estructurando su actividad productiva y administrativa.

Dentro de su ámbito de competencia se incluyen:

» Definición de responsabilidades.
» Adaptación de la política organizativa y de personal.
» Temporalización de actuaciones.
» Asignación de recursos económicos.

TEMA 1 — Ideas clave

Dirección de Proyectos

Conjunto de operaciones para medir o controlar el diseño, el funcionamiento y los

resultados de un plan o programa a partir de referencias establecidas y respecto a
objetivos inicialmente previstos

Control de Calidad

Conjunto de actuaciones dirigidas a controlar los procedimientos con el fin de corregir

procesos defectuosos.

Calidad es la cualidad de un producto para satisfacer a un usuario o cliente.

TEMA 1 — Ideas clave