Administración del tiempo:

Como gestionarlo eficazmente en la empresa

PREPARADO POR
Lic. Alexander Cubillo Flores
1. ¿Cómo funciona el tiempo? Descubrir cómo funcionamos
con relación a él.
1.1 El recurso tiempo.
1.2. Hábitos personales.
1.3. Administración del Tiempo.
1.4. Enemigos del tiempo

2. ¿Cómo podemos planear estratégicamente el tiempo?

Decidir qué es lo que queremos
2.1. Planificación del tiempo.
2.2. Definición de metas y objetivos.
2.3. Determinación de prioridades y programación de
tareas
2.4. Asignación del recurso tiempo

3. ¿Conocemos los ladrones de nuestro tiempo?

Aprendamos a defendernos de ellos
3.1. Interrupciones.

INDICE DE CONTENIDOS
3.2. Deficiente ejecución de tareas.
3.3. Organización deficiente
3.4. Falta de objetivos y planificación.

4. ¿Cuál es la influencia del estrés en la gestión del tiempo?

Entender su influencia, como nos afecta y como enfrentarlo
4.1. Definición de estrés
4.2. El estrés laboral.
4.3. Trabajo en equipo para combatir el estrés
4.4 La organización del trabajo.

5. ¿Cómo podemos desarrollar nuestras capacidades? El

pensamiento Lean aplicado a la gestión del tiempo
5.1. Del seguimiento a conciensarse
5.2. De la ejecución a procesar
5.2. De la planificación a perfeccionar

2
TEMA 1.
¿Cómo funciona el tiempo? Descubrir cómo funcionamos con relación a él.

1.1 El recurso tiempo.

Todos tenemos la misma cantidad de tiempo para organizar nuestros trabajos y

nuestras tareas. Entonces, ¿Por qué logran algunas personas más en el mismo tiempo
que otras? ¿Porque otras necesitan de más tiempo que los demás para realizar sus
tareas?

Todas las teorías sobre la administración del tiempo nos enseñan sobre las
diferencias entre las diferentes personas, en lo que corresponde a eficacia y
eficiencia; y específicamente por la forma en cada uno usa el tiempo.

El manejo del tiempo no se trata del manejo del tiempo en sí; sino del
manejo de nosotros mismos.

Es nuestra propia organización personal la que determina cuanto podemos hacer

en un lapso determinado de tiempo. Al fin y al cabo, son nuestras propias
dediciones las que causan que nos sobre o nos falte tiempo.

Para hacer un buen uso del tiempo es necesario tener en cuenta el significado de
eficiencia, eficacia, y el tiempo requerido para la realización de cada una de las
tareas de nuestra jornada laboral. Muchos directivos están más preocupados por
sus actividades que por sus objetivos, y lo que realmente cuenta es la eficacia, más
que la eficiencia.

La eficacia consiste en “hacer lo que realmente hay que hacer”. La persona eficaz
sabe, ante todo, qué es lo que debe hacer. Tiene en mente los resultados que desea
alcanzar. Hace lo que les acerca a ellos. La eficiencia se centra en el método, en
el cómo. La eficacia, es el fin. La persona que hace un buen empleo del tiempo es
capaz de equilibrar eficiencia y eficacia.

Entonces, trataremos el manejo del tiempo desde dos aristas diferentes, pero
relacionadas entre sí:

❖ el manejo de mi propio tiempo (planificación y organización personal) y,

❖ el manejo de mi tiempo en interacción con otras personas.

Ser organizado no tiene nada que ver con ser un obsesionado del orden, ni verse
abrumado por rutinas aburridas, sino todo lo contrario: poder aprovechar una serie
de sencillos y prácticos hábitos que mejorarán tu vida y tu trabajo.

3
De los siete famosos hábitos que propone Stephen Covey para convertirse en una
persona altamente efectiva, casi la mitad están vinculados a la gestión del tiempo.
Esto explica la importancia capital que tiene esta competencia en la excelencia
personal y/o profesional. Los hábitos mencionados son:

Sin embargo, hay algunas personas que prefieren no gestionar su tiempo por
motivos muy diferentes, mayoritariamente actitudinales, donde incluso puede ser
por alguna de las siguientes razones:

• No les interesa que se descubra el poco trabajo que hacen y, por lo tanto,
que se reconozca que su tarea es prescindible.
• Quieren mostrarse; contrariamente, imprescindibles y se cargan de trabajo
(tiempo) de forma irracional, poco productivo para ellos y para el resto de
las personas a su alrededor.
• No tienen voluntad suficiente para gestionar su tiempo porque les exige
constancia, perseverancia y una buena dosis de disciplina.

Si alguien se siente identificado con alguna de estas motivaciones, y no quiere

cambiar su postura, les recomiendo economizar su tiempo y no continuar con la
lectura.

1.1.1 La nueva cultura de nuestra época

Durante los últimos años nos hemos venido enfrentado a un nuevo fenómeno, sobre
el cual casi la totalidad de las personas manifiestan su incapacidad de afrontarlo.
Nos referimos a la sensación de la escasez del tiempo para realizar todo aquello
que debemos o queremos realizar, tanto en nuestra vida personal como en nuestra
4
vida laboral. Incluso parece que hoy día es obligado quejarse continuamente de
este problema, aunque realmente no se tenga la razón de hacerlo: “Es que no tengo
tiempo”, “Cuando tenga tiempo”, “Es que he estado muy ocupado y no me queda
tiempo” “No tengo tiempo para nada”, son algunas de las frases más comunes que
escuchamos frecuentemente de parte de familiares, amigos, compañeros de
trabajo, y por supuesto, de nosotros mismos.

Tenemos que condicionar la gestión de nuestro tiempo al entorno en el que vivimos,

ya sea la sociedad en el ámbito personal, o la empresa en el profesional. A este
contexto lo llamamos cultura. Podemos identificar dos tipos de cultura

a) Cultura Social

El mundo, principalmente el occidental, vive en la cultura de la prisa. De hecho,

expresiones como “estoy apurado”, “tengo mucho que hacer”, entre otras, se aceptan
como señal de ser persona ocupada y muy posicionada. Desde hace un tiempo se
está haciendo hincapié en la necesidad de parar este ritmo frenético y también la
percepción mencionada. Un ejemplo de ello es el movimiento “slow”, que surge al
final del siglo XX, alertando de la contradicción que supone el concepto de la
comida rápida (fast food). Incluso el placer de comer se convierte en un acto
acelerado. Lógicamente, este llamamiento es extensible a otras disciplinas de la
vida: el trabajo, por ejemplo

Este fenómeno no tiene que ver con clases sociales ya que, hasta las personas
adineradas, con todo y que cuentan con el poder adquisitivo de hacer lo que les
plazca, no pueden disfrutarlo por carecer de este recurso imprescindible y tan
escaso como el dinero: El Tiempo. “Ya nadie mata el tiempo”, dice el autor Jose M.
Acosta cuando recuerda que antes las personas se tomaban su tiempo para hacer
cualquier actividad que les ayudara a pasar las horas y sus ratos libres. Eran otros
tiempos, claro está, donde la tecnología no estaba aún tan presente. Esto hoy nos
cuesta entenderlo ya que la oferta para hacer cosas diferentes es realmente muy
amplia, y más bien nos quejamos por no poder hacer de todo.

b) Cultura de organización empresarial

Es un debate de plena actualidad la forma en la que las empresas deben

racionalizar sus horarios y proceder a hacer la vida de sus empleados más racional
y equilibrada. Aun así, todavía hay reminiscencias de jornadas interminables,
valoración de los empleados por el “presentismo” y no por los objetivos logrados.
El Lean Management, nuevo enfoque de gestión propone no absorber recursos y
tiempos, que no generen un verdadero valor añadido. Las políticas de conciliación
o el teletrabajo son medidas todavía “poco maduras” en nuestro país, pero

5
seguramente son la clave del éxito para fidelizar los nuevos valores presentes en
el mercado laboral en las nuevas generaciones.

La cuestión de fondo es que queremos hacer muchas más cosas de lo que nos parece
posible abarcar en el tiempo limitado que disponemos. Eso nos lleva a una postura
y a una actitud a nivel personal y social muy distintita a la de otras épocas. Ahora
valoramos el tiempo. Lo tratamos de otro modo.

¿Quiere decir esto que todo el mundo está falto de tiempo? Por supuesto que NO.
Todos tenemos el que requerimos, pero hay quien lo utiliza mal, pero sin darse
cuenta, y estos son la gran mayoría. Sin embargo, de nuevo, la nueva cultura en
boga lleva a quejarse de no tener bastante. Nadie se atreve a confesar que le
sobra tiempo y por el contrario las personas que pasan muy ocupadas “se sienten
importantes” a pesar de que se quejan continuamente de esto. Todo lo anterior
aplica también para nuestra vida laboral, la cual abarca en muchos casos casi la
mitad de nuestra vida, y de nuestro tiempo.

1.1.2 No es cuestión de reloj, sino de brújula.

Vivimos obsesionados por el reloj, pero ese no es el secreto. No es cuestión de

hacerse esclavo de él, sino más bien de tener a la vista la brújula. De saber hacia
dónde vamos, donde queremos llegar y que se quiere alcanzar para dar prioridad
a las tareas que nos permitirán alcanzarlas, dedicándoles el tiempo adecuado, y
no más.

Si usted es, en lo que al tiempo se refiere, una persona normal, es muy probable
que dedique menos de un tercio de un tiempo de su jornada a asuntos realmente
importantes. El resto “los gastamos” en múltiples actividades que no tiene mucha
relevancia de cara a lo que realmente interesa.

La verdad es que el problema del tiempo se ha convertido en una preocupación

común en lo que hemos de llamar “la sociedad industrializada”; y por lo tanto en
nuestros trabajos. Toda persona sana y responsable de sus trabajos y asignaciones,

6
que quiera lo mejora para sí y para los suyos, estará siempre expuesta muy
probablemente a esta sensación de escases, por lo que tratando de encontrar una
razón se ha llegado a la conclusión de que los únicos factores importantes para
esta sensación son estrictamente personales y depende estrictamente de nuestros
hábitos, el más relevante de ellos: no tener objetivos claros.

“El problema es falta de dirección y enfoque, y no falta de tiempo.

Todos tenemos 24 horas al día” Zig Ziglar

De este tema estudiaremos más adelante, y de forma más profunda.

1.2 Hábitos Personales.

Los hábitos son tendencias repetitivas, adquiridas con la frecuente realización de

actos, en muchos casos inconscientes, que se convierten en costumbre, enraizándose
en la mente y el carácter. Toda acción que se repite se puede convertir en un
hábito.

Cualquier rutina de la tarea diaria de trabajo se transforma en algo

mecánico por el mero hecho de haberse realizado siempre del mismo
modo

Por eso, para tener éxito hay que adquirir el hábito de hacer aquello que es
importante para ser eficaz, pero estamos mal preparados para afrontar el
problema porque esta dificultad de administrar nuestro tiempo nunca estuvo
contemplada en nuestra educación. Incluso desde la infancia nos enseñaron a usar
otros bienes escasos, como el dinero, y los que son padres saben que de nada sirve
decirles a los hijos que “aprovechen el tiempo”, frase que siempre tendrá otro
significado para ellos. Incluso ya en la educación formal, desde la primaria hasta
la universidad, no existe un solo curso o materia que enseñe sobre esto; pero nunca
es tarde y todo problema tiene una solución. Recobrar nuestra libertad, o al menos
una parte de ella, es algo que está a nuestro alcance, puede aprenderse y se
mejorará con el ejercicio.

En ocasiones se tiene temor de que todos los sistemas que ayuden a emplear de
forma más eficaz el tiempo, más bien nos hagan perder la libertad, la flexibilidad
y la habilidad de improvisar en las empresas. Todo lo contrario, ya que se trata
precisamente de defender esa libertad para poder hacer todo lo que queremos y
necesitamos hacer.

Ahora bien, ¿Cómo son los diferentes tipos de personas que desperdician el tiempo?
¿Qué hábitos tienen? Podemos incluir en esta lista a los siguientes:

7
Podríamos hacer referencia a muchos subtipos más de personas con hábitos
diferentes, más sin embargo lo importante acá es identificar que todos estos tipos
de personas que desperdician su tiempo tienen rasgos comunes, entre los cuales
podemos mencionar los siguientes:

• No definen prioridades.
• No tienen metas definidas.
• Tienen dificultad para decidir cuál es la mejor acción para tomar.
• Tienden a esperar o aplazar antes de completar tareas.
• Carecen de la habilidad de pedir ayuda o de delegar cuando tienen
personal a cargo.
• Sufren de mucho estrés, el cual está asociado a la falta de tiempo.

Es importante mencionar que este material de lectura no está elaborado con

respecto a cada tipo específico de persona que desperdicia el tiempo. Si sienten
que no clasifican en ninguno de los anteriores, eso no significa que tengamos
también nuestras propias dificultades, sin embargo, si debiéramos hacer el
esfuerzo por identificar uno o dos de los hábitos enlistados anteriormente.

1.2.1 Las diez mentiras más habituales sobre el tiempo dentro de nuestra vida laboral

Las frases siguientes se pueden escuchar de las personas más respetables que
conocemos. Hay quienes aseguran que queda bien decirlas, pero la verdad es que
son realmente falsas:

8
 1. Utilizar bien el tiempo es cuestión de trabajar más rápido o por más horas.
2. Tengo exceso de trabajo porque mi puesto así lo exige.
3. Utilizo muy bien mi tiempo porque puedo hacer varias tareas a la vez.
4. No necesito planificar la mayoría de mis tareas diarias.
5. Las personas que pasan más ocupadas, y son más activos, son los que logran
los mejores resultados.
6. Dejar de hacer cosas me permiten ahorrar tiempo.
7. Controlar el tiempo no me permite improvisar ni atender imprevistos.
8. Las personas con más responsabilidad dentro de la empresa deben de
trabajar más tiempo para dar el ejemplo.
9. Si lo quiero pronto y bien hecho, solo puedo hacerlo yo.
10. La gente de nivel jerárquico más alto son los que toman las mejores
decisiones.

Durante el desarrollo de los temas siguientes trataremos de descubrir por qué son
falsas todas estas afirmaciones.

Cabe decir que el trabajo lo tienen bien organizado las personas que trabajan
por ejemplo en líneas de producción, en rutas de distribución, en un servicio de
cajeros o servicio al cliente, entre otros. ¿Por qué? Bien porque, aunque podrían
alterar levemente el orden en que hacen sus tareas no disponen de muchos grados
de libertad para hacerlo. Deben de hacer lo que se les solicita y no otra cosa.

Pero, contrario a lo que suele creerse, el trabajo de las personas que tienen
funciones en mandos medios, gerentes o directores no está, y no puede estar,
demasiado organizado, por muchas agendas, listas o programas informáticos que
utilicen para hacerlo. La razón de ello es clara: en cada momento pueden elegir
entre decenas, al menos, de tareas diferentes. Esa libertad, que es deseable en la
medida en que su trabajo sea complejo y variado, impide una organización
racional, porque no cabe medir la necesidad de cada actividad para poder
priorizarlas.

1.3 Administración del tiempo.

Para entender mejor la correcta gestión del tiempo primero debemos de entender
cómo administrarlo. Generalmente este es el obstáculo más grande que las
personas tienen que superar, antes de poder adoptar estrategias para administrar
efectivamente el tiempo. La clave aquí es darse cuenta de que el tiempo no es algo
estático. El tiempo es más bien dinámico, cambia diariamente conforme las
personas van cambiando su mentalidad, el punto de vista y las perspectivas. Si

9
requerimos aprender a administrarlo es importante que nos demos cuenta de la
elasticidad de este.

El tiempo es inelástico e inflexible. El tiempo es indispensable. No

puede haber ningún logro significante si no manejas adecuadamente
tu tiempo.

Hoy días las empresas se están dando cuenta del beneficio de contar con
colaboradores que saben cómo administrar su tiempo de forma productiva.

La administración del tiempo significa muchas cosas diferentes para muchas

personas diferentes. La mejor manera de definir la administración del tiempo es
primero entendiendo de forma separada los términos “administración” y “tiempo”,
los cuales pueden tener diferentes significados según las personas involucradas.

1.3.1 Definición de administración.

El concepto de administración del tiempo es más difícil de definir porque existen

muchas escuelas diferentes que tratan la teoría de la administración. No
necesariamente se puede controlar el tiempo, porque este está continuamente
transcurriendo.

Así que, la meta de la administración relacionada al tiempo es similar a “volverse

más organizado de manera que la persona se ocupe de la secuencia de eventos que
tiene que realizar de una manera ordenada y elegante”. Para el propósito del estudio
definiremos la administración del tiempo como:

La estructuración, el orden y la organización de actividades y eventos de

una manera que permita la mayor productividad, eficiencia y finalización
de los asuntos prioritarios de una forma atractiva y sin estrés

Muchos gerentes y administradores sienten que entre más rápido puedan lograr
algo, mejor será su productividad, sin embargo, cuando se trata de administrar el
tiempo en el lugar de trabajo, hacer las cosas más rápido no siempre es el mejor
resultado. La mayoría de las personas están de acuerdo en que la calidad es mejor
que la cantidad, por lo que una buena administración del tiempo debe de
permitirnos completar las tareas y actividades más rápidamente, pero sin
comprometer la calidad; sin dejar también de ser eficiente y productivo.

El término gestión o administración evoca un enfoque de carácter metodológico y

racional (vertiente hard o dura). Acoge todas las políticas, protocolos y
procedimientos gracias a los cuales seremos capaces de lograr el reto que se nos
presenta, en este caso, gestionar bien el tiempo. A pesar de que necesitamos estas

10
herramientas, no es suficiente. Necesitamos acompañarlas de emociones y actitudes
que nos empujen hacia el éxito (vertiente soft o blanda). Nunca habrá un “qué”
sostenido en el tiempo (resultado) sin un “cómo” querido y demostrado (actitud).

1.3.2 Definición del tiempo.

Debemos aclarar que no existe una definición universal del tiempo, lo que hace
más difícil asignarle un valor, especialmente cuando el valor de este es diferente
para todas las personas. La mayoría de las personas no tienen idea cuánto vale su
tiempo, ni tampoco saben cómo incrementarlo. Si no sabemos esto entonces ¿Cómo
podremos tomar decisiones efectivas respecto a cómo administrarlo?

La realidad es que muchas tareas que pensamos que son productivas y que
requieren de una inversión de tiempo importante, en realidad no lo son. Son
simplemente lo que llamamos “tareas de mantenimiento”, que no agregan ni
incrementan su valor. El tiempo productivo tiene que ver con crear productos,
mejorar los servicios, administrar proyectos de mejora continua, conseguir nuevos
contratos, obtener ahorros. Los gerentes y administradores exitosos tienen claro
cuáles son estas actividades productivas y crean un sistema alrededor de estas
tareas.

Estudiemos ahora que es en sí el tiempo. Existen dos grandes realidades cósmicas

en nuestras vidas; el espacio y el tiempo; sin embargo, es más fácil entender que
es lo primero ya que nos podemos mover en cualquier dirección y sentido, hacia
adelante y hacia atrás y podemos percibirlo y hasta controlarlo, mientras que, con
lo segundo; el tiempo, toda esta libertad de desplazamiento desaparece. En este
caso avanzamos en un solo sentido y no somos capaces, siquiera, de variar la
velocidad con la que avanza.

Si buscan en un diccionario o en Google, encontraran muchas definiciones que

buscan acercarse, pero cada una es muy distinta ya que recogen acepciones y
simbolismos tan numerosos como diversos. La única definición aproximada a la
naturaleza para efectos del curso sería: “Continuo no espacial en el que ocurren los
acontecimientos en sucesión aparentemente irreversible desde el pasado, a través del
presente, hacia el futuro”. Igual no resulta fácil definirlo.

La realidad es que, del tiempo, solo conocemos lo que supone para nosotros. El
principio y el fin de nuestra propia existencia. Es de hecho, nuestra vida. No somos
capaces ni siquiera de modificarlo, pero es nuestro recurso imprescindible para
cualquier cosa que requerimos y por eso cada vez debemos valorarlo más.

11
Revisemos ahora algunas de sus características, que es necesario que conozcamos
bien para poder administrarlo mejor. Cuatro de ellas condicionan, de modo
especial su uso. Se conocen como las reglas de las cuatro “I”.

Estas características del tiempo acaban por darle una importancia real. El ser o no
ser, como persona y como profesional, depende de la habilidad y la eficacia con
que manejamos un recurso tan importante, lo que hace necesario aprender a
invertirlo con mucho cuidado.

La verdad es que el tema de la gestión del tiempo, a pesar de ser un problema

muy común hoy día, ha sido un tema donde han abundado líderes que han sabido
valorar su importancia. Políticos y pensadores destacados eran ya conscientes de
su valor. Les compartimos algunas frases que nos los recuerdan:

“El tiempo pertenece a aquel que sabe cómo utilizarlo”

LEONARDO DA VINCI

“Usted puede retrasarse, pero el tiempo no”

BENJAMIN FRANKLIN

“Planifique su futuro, porque tendrá que pasar ahí el resto de su vida”

MARK TWAIN

“Ahora que todo el mundo tiene reloj, nadie tiene tiempo”

MICHEL SERRES

12
“El primer síntoma de que estamos matando nuestros sueños es la falta de tiempo”
PAULO COELHO

Parece evidente entonces que, en realidad, cuando perdemos tiempo, perdemos

vida. Hemos escuchado que el “el tiempo es oro” pero en realidad “el tiempo es
vida” y, sin embargo, aun sabiendo de su importancia:

“Dedicamos más tiempo a decidir qué haremos con nuestro dinero que a cómo
gastamos nuestro tiempo” SERBAN SHREIBER

1.3.3 Leyes y principios de la administración del tiempo

Así como existen por ejemplo las leyes físicas, en la gestión del tiempo existen
algunas leyes y principios que se cumplen siempre. Comentemos algunas.

Todos hemos escuchado sobre la famosa Ley de Murphy que dice que “si algo
puede fallar, acabará por fallar”, sin embargo, él escribió sobre dos leyes más, las
cuales se aplican a la gestión el tiempo. Estas son:

“Nada es tan sencillo como parece” y

“Todo lleva más tiempo de lo que debería”

Estas dos leyes nos deben de parecer familiares ya que, en nuestra ignorancia, o
inocencia, todos hemos hecho alguna vez una lista de cosas que queríamos hacer,
sin embargo, al finalizar el día, revisamos la lista nos daremos cuenta de que no
abarcamos la gran mayoría de cosas que pretendíamos hacer.

Paretto, famoso economista italiano, estableció hace ya muchos años que la riqueza
estaba desigualmente distribuida en su país. Un 20% de la riqueza estaba en
manos del 80% de la población y por el contrario un 80% de la riqueza estaba
en manos de solo el 20% de las personas. Este principio, denominado Principio de
Paretto, aplica para muchos campos de la economía, pero en lo que al tiempo se
refiere podríamos decir que:

Un 20% de nuestro tiempo solo da el 80% de nuestros resultados.

Saber cuál es ese 20% que genera este 80% es casi todo un éxito.

Esto demuestra la importancia de atender de forma prioritaria algunas de nuestras

actividades y evitar otras menos rentables.

13
Las tareas en nuestro trabajo, mientras más se interrumpen más se alargan y todos
sufrimos de constantes interrupciones durante la jornada lo cual significa que muy
rara vez podemos iniciar una tarea o actividad sin sufrir al menos una interrupción.
Estas interrupciones nos privan de una parte de nuestro tiempo sin aportarnos nada
a cambio. De lo anterior se deriva la Primera Ley de La Eficacia que indica que:

El tiempo que requiere una tarea crece en proporción al número de

veces que la hemos interrumpido y reanudado

El tiempo que requiere una tarea crece en proporción al número de veces que la
hemos interrumpido y reanudado. Para entender mejor lo anterior imaginemos una
cuerda como la de la próxima figura:

Cada vez que cortamos esta cuerda necesitamos hacer un nudo para volver a unirla
y cada nudo supone una pérdida, en este caso se reduce su longitud. Nuestra mente
funciona de forma parecida. Para reanudar una tarea en el punto en que se
interrumpió necesitamos hacer un nudo mental y cada nudo implica una pérdida de
tiempo.

Nos resulta muy difícil conseguir periodos de tiempo largos para realizar las tareas
más largas por lo que una Segunda Ley de La Eficacia que indica que:

Para una tarea corta siempre se encuentra un minuto. Para una tarea
larga, nunca hay tiempo.

Entonces para esas tareas largas el problema es que nunca vamos a tener tiempo,
y lo que es peor estas tareas no parecen ser tan urgentes en un inicio por lo que
las dejamos para después, una y otra vez, siendo tareas esenciales. Programar
y/o realizar una tarea larga supone dificultades muy superiores a las que plantea
una corta
14
1.4 Enemigos de El Tiempo

Ya hemos ido estudiando lo importante que es el tiempo y lo frecuente que las

personas lo desperdician. No debemos sentirnos mal si somos una de estas
personas, ya que alrededor del 90% de las personas, o incluso más, manifiestan
que tienen problemas con la administración de su tiempo. Iniciaremos este
apartado con la siguiente frase:

“Si no diseñas tu propio plan de vida, hay posibilidad de que caigas en

el plan de algún otro. Y ¿Adivina lo que esa persona tiene planeado para
ti? La respuesta es: No Mucho” Jim Roh

Estudiaremos ahora, quienes son los enemigos más frecuentes y culpables de que
no podamos gestionar bien nuestro tiempo y empezaremos con el más temible de
todos y al que hay que tenerle más cuidado: Nosotros mismos.

1.4.1 Mi problema son los otros

Cuando se habla de escases de tiempo, las quejas siempre apuntan en la misma

dirección. La mayoría de las personas están convencidas de que son los demás los
causantes de sus cada vez más graves problemas de tiempo. La literatura en
general muestra un notable acuerdo en cómo son los demás los que condicionan los
problemas de tiempo que padecemos. Estos son los enemigos denunciados más
frecuentemente:

1. El teléfono no deja de sonar (incluye para mensajes de texto)

2. Los demás me interrumpen continuamente. (aplica para correos electrónicos)
3. Ingresan a mi oficina visitas inoportunas.
4. Me hacen participar en reuniones interminables e inútiles.
5. Mi jefe o clientes me cambian continuamente las prioridades.
6. Siempre debo resolver problemas que otros han creado o no han podido
evitar.
7. No tengo quien me ayude en mi trabajo.
8. Todo los que me solicitan es urgente.
9. Si quiero que algo salga bien, lo tengo que hacer yo mismo.
10. Todo el mundo, desde la familia, amigos y compañeros de trabajo, y hasta
el que me quiere vender algo, pretende que le dedique parte de mi tiempo.

Parece, según la lista anterior que: El enemigo son los demás, pero lo que todo
esto demuestra, más que nada, es que nuestros mecanismos de defensa suelen
funcionar perfectamente, ¿y por qué? Porque al culpar a los demás nos sentimos
justificados y victimas a la vez. Pero no es cierto que los demás sean los culpables,
o no lo es en buena parte.

15
¿Qué es en verdad lo que está ocurriendo? Primero debemos aclarar que si es
verdad que las demás personas provocan y ayudan a que perdamos el tiempo. Es
un hecho que no vivimos solos y que además dependemos de los demás, y eso no
lo podemos cambiar, pero somos nosotros quienes perdemos el tiempo al
comportarnos inadecuadamente al hacer o no hacer lo que debíamos.

En realidad: Mi enemigo soy yo.

Por suerte, y porque seguimos siendo personas libres; a pesar de todo, está aún a
nuestro alcance la posibilidad de seguir intentando retener ese tiempo que sentimos
se nos escapa de nuestras manos y poder combatir los hechos exteriores.

Cuando el mismo profesional que acusaba a los demás de enemigos de su tiempo,

tiene oportunidad de reflexionar, su criterio suele cambiar de “la culpa la tienen
otros” a un dictamen más objetivo: “el responsable soy yo” y con ello, los problemas
adquieren una nueva formulación, muy parecida a la anterior, pero más abierta a
posibles soluciones tales como:

1. Mejorar mi forma de atender el teléfono.

2. Controlar las interrupciones que perturban mi trabajo o mi descanso.
3. Controlar que solo ingresen a mi oficina las personas que a mí me interesa
lo hagan, y cuando me interese.
4. Aprender a acudir a las reuniones que a mí me interesan, y no a las que
otros deciden convocarme.
5. Mantener la cabeza tranquila y mi propio orden de prioridades, aunque
todo sea, a mi alrededor desorden y caos.
6. Mejorar la eficacia de mi equipo y tratar de que los problemas se
resuelvan antes de convertirse en crisis.
7. Procurarme la ayuda necesaria. Debo enseñarles, pero tendrán que
resolverme problemas o no me sirven.
8. Conseguir que otros resuelvan lo que no resulte imprescindible que haga
yo mismo.
9. Resolver lo importante y evitar que se me carguen con urgencias
innecesarias.
10. Aprender a decir NO cuando así lo necesite y me interese hacerlo.

Realmente estos diez puntos son más alentadores que los anteriores, pero requieren
de una gran capacidad de planificación y ejecución, teniendo claro que nadie
puede ilusionarse en cambiar el mundo, pero si a nosotros mismos; y es
saludable que esté en nuestras manos, y no en las de otros, solventar nuestros
problemas de administración del tiempo, al menos en parte.

16
La vida nos ha enseñado que las personas exitosas tienen una particularidad
general. Son buenos administradores de su tiempo. La realidad es que quien está
sometido al compromiso de conseguir resultados en su empresa o negocio, se ve
obligado a desarrollar ciertos hábitos en relación con el uso del tiempo. La continua
presión de la sociedad industrializada le obliga a ello.

Seguidamente estudiaremos algunos otros enemigos de nuestro tiempo, algunos de

ellos más profundos que otros.

1.4.2 Nuestra educación

La verdad es que la educación que hemos recibido no nos ha sido muy útil en lo
que se refiere al uso del tiempo. Incluso si la hubiéramos recibido, un mismo mensaje
educativo no producirá el mismo efecto en personas distintas

En nuestra vida laboral normalmente nuestros actos están guiados por una
determinada lógica la cual como ya hemos ido entendiendo se mueve por impulsos
de carácter intuitivo y emotivo, a veces incluso inconscientes, que siempre
justificaremos con una apariencia lógica impecable. Sobre esto no debemos
sentirnos culpables ya que es natural parecer racional, especialmente si se trata
de nuestro trabajo. El uso de nuestro tiempo también responde en buena parte a
pausas de tipo emotivas, más que a decisiones conscientes.

Nuestra educación se centró en enseñarnos del pasado, de lo que ya existe, y más

tarde nuestro desarrollo profesional nos exige claramente una orientación al
futuro, para lo que obviamente en lo que concierne al uso efectivo del tiempo no
hemos sido preparados, lo cual nos ha obligado a improvisar y a ser autodidactas
en una cuestión absolutamente esencial, como lo es nuestra actitud ante el factor
tiempo.

Todo en nuestro entorno laboral nos habla de futuro. Sea cual sea el tipo de
empresa o de organización, oímos hablar de presupuestos, de planes estratégicos,
de campañas. Prever, planificar, programar, presupuestar, analizar son palabras
que adquieren un gran significado en las empresas, todas cargadas de futuro y
siempre con el tiempo de protagonista, como recurso imprescindible e insuficiente
y cuya correcta utilización condicionará el éxito.

¿Es usted asertivo? No preguntaremos que tiene que ver esta pregunta con el estudio
del tiempo. Vamos a explicarlo.

Los niños son asertivos por naturaleza. Llora cuando quiere algo y su palabra
preferida cuando empieza hablar es NO, de manera que esto le permite adquirir
identidad como individuo al oponerse y a elegir lo que necesita o desea.
17
Los padres, lógicamente se defienden, ya que les toca a ellos prepararlos para la
vida, pero a la vez buscan que sus hijos sean más cómodos y manejable. Al hacerlo
aplican medidas para hacer callar al niño y no expresen realmente lo que quieren.
¿A cuántos no se les obligó a irse a dormir sin tener sueño? De este modo se nos
enseñó a sentirnos ansiosos y culpables cuando externábamos disconformidad por
miedo a perder algo y esto provocaba que se evitara enfrentar este sentimiento.
De esta forma los padres lograban controlar el asertividad infantil natural, molesta
para la mayoría de los adultos y controlar así nuestra conducta. Lo peor del caso,
ya que no hay límite de edad, es que aun personas adultas se ven sometidas a
esto.

Lo anterior es un ejemplo de actitud no asertiva. No se actúa por deseo o

convencimiento propios, si no por temores más profundos suscitados por los demás.
Esto le enseño a los niños a usar el chantaje como forma de resolver sus problemas
o de lograr lo que quiere, y ya no sabe cómo pedirlo. Mas delante, en edad
adulta, las enseñanzas y actitudes con las que hemos sido educados nos harán
manipuladores y/o susceptibles a la manipulación por parte de los demás, que
también los aprendieron de pequeños, para obligarnos a hacer lo que ellos
quieran.

Un ejemplo. Imagine que está concentrado en un tema que le interesa. De repente

la puerta de su oficina se abre y un colega aparece y le pide “un minuto”. Si usted
no reacciona de forma asertiva los próximos quince o veinte minutos han dejado
de ser suyos. La “buena” educación que usted recibió actuará probablemente en
contra de sus verdaderos intereses y a favor de la otra parte.

Si desea recuperar la libertad de acción y ponerle fin a la manipulación de los

demás, es importante que tenga en cuenta los derechos asertivos que formula
Manuel J Smith y que les presentamos seguidamente:

➢ Ser el único juez de su propio comportamiento, sus pensamientos y

emociones.
➢ No tener que dar razones o excusas para justificar su comportamiento
➢ Juzgar si asume o no la responsabilidad de encontrar soluciones para los
problemas de otras personas
➢ Cambiar de opinión.
➢ Cometer errores, aunque siga siendo responsable de ellos
➢ Decir: “no se” o “no lo entiendo”
➢ Tomas decisiones ajenas a la lógica, o que así se lo parezcan a otros
➢ Decir “no me importa”

18
En la medida en que renunciemos a ejercer estos derechos, renunciaremos también
a utilizar eficazmente nuestro tiempo, porque nos dedicaremos a evitar posibles
conflictos emocionales con los demás, en lugar de utilizarlo en lo que realmente nos
interesa. Por lo tanto, las personas asertivas:

❖ Defiende sus derechos: con firmeza y naturalidad respetando en la misma

medida los derechos ajenos.
❖ Logra sus metas sin herir: persigue sus propias metas con ahínco, pero sin
manipular ni herir a nadie.
❖ Confía en si misma: Tienen confianza y en sus propias posibilidades.
❖ Expone con facilidad sus propósitos: comunica a los demás lo que se propone
conseguir tratando de propiciar una actitud de cooperación.
❖ Decide por si misma: exigiendo se respetado tomando en cuenta las opiniones
y sentimientos de los demás.

Es importante aclarar que mucho de lo anotado en las líneas anteriores está

condicionado dentro de las organizaciones a reglamentos que definen los límites
de accesión de una persona dentro de la organización. Existen también líneas de
tomas de decisión definidas por organigramas y perfiles de puestos que
determinan que hace quien, y donde empieza y termina su responsabilidad, por lo
tanto, “debemos tener claro que derechos podemos hacer valer, cuál debe ser nuestro
comportamiento, que tipo de decisiones podemos o no tomar”, entre otros. El sentido
común debe privar, ante todo.

1.4.3 Nuestras costumbres.

El uso del tiempo refleja, probablemente de forma inmejorable, el modo de pensar

y de sentir de las personas. Cabría decir: “Dime cómo usas tu tiempo y te diré quién
eres”. Parte de la tensión por la que las personas perciben el paso del tiempo se
debe sin duda a la pretensión de hacer más cosas de las que resulten posibles y
esto se debe a muchas razones, una de ellas nuestras costumbres.

Parecían buenas costumbres cuando usted las aprendió. Ahora no parecen tan
buenas, máxime sin nos perjudican. Hay que detectarlas, teniendo claro de
antemano que no podremos desprendernos de ellas fácilmente.

En lo que compete a aquellas costumbres de afectan la administración del tiempo

dentro de nuestros trabajos vamos a mencionar las más relevantes.

a) La trampa de la culpabilidad.

Esta se manifiesta de muchas maneras. Una persona que siente mucha culpa por
una decisión tomada puede sentirse obligada a hacer determinadas labores, por

19
ejemplo, atender a una visita inesperada, no decir que NO a una solicitud; con lo
cual se sentirá mal cuando no actúe según esta pauta de comportamiento inculcada
por otros o por sí mismo, aunque no le interese haber hecho lo que haya hecho y
le haya producido una ocupación innecesaria de su tiempo. Es tan frecuente esto
que es en definitiva una de las causas más habituales de manipulación por parte
de los demás en nuestro sitio de trabajo, en cuanto al uso del tiempo se refiere.

b) Perfeccionismo.

A muchos se les enseño a realizar todo de forma perfecta, de manera que siempre
buscarán hacerlo así. Una persona con este sentimiento y actitud no se libera
fácilmente de un persistente sentimiento de culpabilidad, aunque lo haga todo de
manera perfecta.

Si hacer las cosas de manera perfecta se ha convertido para usted en un estilo de

vida, tengan por seguro que cada una de las actividades que realicen les
demandará más tiempo del que a usted realmente le interesa, y le será muy difícil
establecer prioridades entre todas sus tareas por que serán sus sentimientos y no
su interés personal, lo que acaba por prevalecer.

Su relación laboral con los demás se verá marcada por “su fortaleza “de querer
hacerlo todo perfecto, porque, aunque suene contradictorio cualquier persona
débil y manipuladora conseguirá que sea usted el más fuerte, el que asuma la
responsabilidad y al final realice el trabajo.

Busque la perfección en el conjunto y para ello debe de renunciar a la perfección

en la tarea por que el tiempo que le dedique a una, se la resta a la otra.

c) Complacer a los demás.

Hay personas que se preocupan demasiado y de forma excesiva por satisfacer a

los demás, principalmente para agradarles y conquistar su cariño. Esto podría
aplicar en nuestra vida personal pero no tanto en nuestros trabajos. Esto los
convertirá en personas manipulables que harán cosas que no le interesan solo por
la gratificación secundaria, laboralmente hablando, del afecto que espera recibir
a cambio.

Para colmos, y lo peor de todos, es que ni recibiremos ese afecto y difícilmente

conseguiremos el respeto que lograríamos con una posición más neutra e
independiente, necesaria para poder administrar nuestro tiempo. Si nos cuesta
trabajo decir que NO, definitivamente tendremos problemas en la administración
de nuestro tiempo.

20
 d) La sacralización del esfuerzo.

Es probablemente una de las actitudes que la mayoría de las personas tiene. Se

nos ha educado bajo una moral de esfuerzo y casi podríamos decirlo, “de
sufrimiento”. Esta moral asocia el éxito y la fortuna al esfuerzo realizado y
actuamos con base en ella.

Quizás esto en algunos momentos de las historias de la humanidad, por un tema de

supervivencia, era muy necesario, pero no parece tan necesaria hoy día donde la
supervivencia depende de otros factores, irónicamente una de ellas tomarse el
tiempo para descansar.

Podríamos decir que por primera vez en su historia el ser humano tiene la
posibilidad de ser razonablemente feliz en su trabajo y disfrutar de lo que
consigue con él, pero a la vez parece que es prohibido hacerlo con una sensación
de libertad. Todo lo bueno parece ser pecado cuando no es así.

Qué relación tiene esto con el uso eficiente del tiempo. Si relacionamos el éxito al
esfuerzo y al sufrimiento que se adquiere durante su realización, no tendremos
ninguna garantía de alcanzarlo. Se disfruta el camino y no la meta. Si ponemos
toda nuestra atención en poner de manifiesto un gran esfuerzo, e incluso con cierto
sufrimiento, que en alcanzar sencillamente los resultados y objetivos que nos hemos
propuesto, nos distraemos entonces del uso inteligente de otros recursos, uno de
ellos El Tiempo.

e) Estar muy ocupado.

Hemos llegado al punto de convertir el medio en un fin. Estar muy ocupado no es

ya un medio seguro de alcanzar los objetivos personales y por lo tanto ser feliz.
Ahora se busca estar ocupado casi como un fin que, por sí solo, garantiza la
apariencia de triunfo social y resulta que, para estar muy ocupado, ocupamos de
mucho tiempo.

Empezamos a usar la expresión “una persona muy ocupada” como sinónimo de “una
persona muy importante”, lo que obviamente no son lo mismo.

Un conceto muy relacionado con esta actitud es lo que se conoce como

“laboradictos”, algo así como alcohólicos al trabajo. Este vive por y para su trabajo
y solo con él se siente justificado y valorado, por lo que siempre estará buscando
más trabajo que hacer, y por supuesto el tiempo nunca será suficiente y por eso
debe llevarse el trabajo a su casa, donde los objetivos son muy diferentes a los de
su trabajo.

21
 f) Dejar las cosas para después.

Cierto tipo de actividades, especialmente las menos gratas o las que conllevan un
riesgo, son pospuestas para cuando tengamos tiempo.; pero la verdad es que
nunca se acaba de tener ese tiempo. Otra causa de dejar las cosas para después
es el miedo. Miedo a abandonar una opción, o a que sea la decisión equivocada.

Si requerimos alcanzar algo, es preciso actuar en el momento preciso y no cuando

tengamos tiempo, porque ese tiempo nunca llega.

g) Es usted el hijo mayor

Probablemente se preguntará qué relación tiene esto con algunos hábitos

laborales. Educado como adulto, en la gran mayoría de casos, las personas con
esta particularidad adquieren una característica que resumimos en una sola frase:
Crecen con un sentimiento de responsabilidad absoluta; son más vigilados, se
celebran todos sus éxitos y sus fracasos son más dimensionados y en algunos casos
hasta son responsables incluso de sus hermanos menores. Los convierten en un adulto
prematuro y estos hábitos no se pierden con el tiempo al ejercer un trabajo o
profesión.

¿Qué repercusiones tiene lo anterior en relación con la administración del tiempo?

Primero que nada, estas personas actúan de un modo “especialmente responsable”.
Aparentemente pueden con todo, aunque en el fondo sepan que no es así y por lo
tanto es muy probable que acepte una carga de trabajo excesiva, con todos los
riesgos que esto conlleva, y que difícilmente delegará. Con esta forma de ser no
es de extrañar que su relación con el tiempo revista características muy especiales.
Ser hijo menor o único tampoco tiene sus ventajas.

h) Es usted compulsivo

La mayoría de las personas se sienten obligadas a actuar ante los estímulos de le

llegan del exterior y en nuestros trabajos esto tiene mucha importancia, dado lo
repetitivo que resulta.

Ceder ante los impulsos de la curiosidad conducen a una realidad frecuente; no

dedicamos el tiempo disponible a lo que realmente nos interesa, si no a lo que, en
un momento determinado, atrae nuestra curiosidad o despierta nuestra atención.

Este hábito tiene además otra consecuencia negativa: rompe nuestra concentración;
y esto ocurre tan a menudo que termina por marcar de una forma decisiva el uso
que hacemos de nuestro tiempo y por consiguiente condiciona nuestra eficacia
laboral.

22
Bibliografía.

Acosta JM. (2015) “Uso Eficaz del Tiempo” Córdoba, Ediciones Gestión 2000

Almonacid H. (2017) “Optimezation, La clave del tiempo para alcanzar el éxito

en la vida” Santiago, Ril Editores

Bustindui I. (2015) “La gestión del Tiempo” Barcelona, Editorial UOC

Cruz B. y Aguilar I (2019) “La gestión LEAN del tiempo: Método LTM para ser más
ágil y efectivo trabajando menos y mejor” Barcelona,
Editorial UOC

Interconsulting Bureau S.L. (2015) “Gestión del tiempo y planificación de

tareas” Bogotá, ICB Editores

Martínez Ma. (2015) “Administración y planificación del Tiempo” Madrid,

Ediciones Díaz de Santos.

Rodríguez J. (2016) “La Administración Eficaz del Tiempo” Barcelona,

Editorial Imagen.

23