Manual Registro Contabilidad Presupuestal

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
MANUAL PARA EL REGISTRO DE LA CONTABILIDAD PRESUPUESTAL

PÚBLICA
31 de Octubre de 2010
CONTENIDO
CAPÍTULO I
DE LOS TIPOS DE REGISTRO PRESUPUESTAL
A. DE INGRESOS
B. DE APROPIACIONES Y COMPROMISOS
C. DE OBLIGACIONES Y PAGOS AUTORIZADOS
D. DE LAS VIGENCIAS FUTURAS
E. DE LAS RESERVAS PRESUPUESTALES Y CUENTAS POR PAGAR
CAPÍTULO II
DEL PROCESO DE AFECTACIÓN
A. De expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal -CDPB.

Del Registro Presupuestal del Compromiso
C. Del Registro Presupuestal de la Obligación
D. Del Registro de la Vigencia Futura
CAPÍTULO III
DE LOS LIBROS DE REGISTRO PRESUPUESTAL
1. LIBRO DE REGISTRO DE INGRESOS

2. LIBRO DE REGISTRO DE APROPIACIONES, COMPROMISOS,
OBLIGACIONES Y PAGOS
3. LIBRO DE REGISTRO DE VIGENCIAS FUTURAS
4. LIBRO DE REGISTRO DE RESERVAS PRESUPUESTALES
5. LIBRO DE REGISTRO DE CUENTAS POR PAGAR
MANUAL PARA EL REGISTRO DE LA CONTABILIDAD PRESUPUESTAL
PÚBLICA
Objetivo
Con el presente documento, la Contraloría General de la República define los

estándares para el registro de la Contabilidad Presupuestal de las entidades
públicas del orden Nacional y Subnacional, el cual comprende las definiciones
básicas de la programación y ejecución presupuestal, junto con la estructura de
columnas que contiene cada uno de los libros de registro presupuestal en materia
de ingresos y gastos que deberán aplicar las entidades del Sector
Público Colombiano.
La información registrada en los libros de contabilidad presupuestal que contiene

este manual deberá realizarse de conformidad con los conceptos del clasificador
presupuestal contenido en los parámetros de la Categoría Presupuestal de la
plataforma CHIP que administra la Contraloría General de la República, que le sean
aplicables a las entidades del SECTOR GOBIERNO GENERAL o EMPRESAS de
los niveles Nacional o Subnacional.
CAPÍTULO I
DE LOS TIPOS DE REGISTRO PRESUPUESTAL
Para efectos de realizar los diferentes registros en cada uno de los libros, y en donde
aplique deberán utilizarse los valores válidos dispuestos para cada concepto en las
tablas de ayuda de la categoría presupuestal de la plataforma CHIP.
Los tipos de registro que deben llevarse en los Libros de Registro Presupuestal son
los que a continuación se relacionan, los cuales no pueden interpretarse como una
autorización general de afectación presupuestal.
A. DE INGRESOS
Indica el monto de los recursos a ser recaudados en una vigencia fiscal por la
entidad pública y el monto total de los ingresos recaudados a quienes corresponda
administrarlos de acuerdo con la ley, para cada uno de los conceptos detallados en
el anexo del Presupuesto de Ingresos del Presupuesto General de la Nación,
Ordenanza en el caso de Departamentos, Acuerdo en el caso de Municipios o su
equivalente para las demás entidades del Sector Público. El registro en los libros de
presupuesto señalará la fecha, el concepto, tipo y documento soporte de la
operación, el tercero y el valor por el cual se recaudan efectivamente los ingresos
del Presupuesto.
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B. DE APROPIACIONES Y COMPROMISOS
Indica el monto disponible para efectuar gastos y el monto de los compromisos

asumidos de cada una de las apropiaciones establecidas en el anexo del decreto
de liquidación del Presupuesto General de la Nación, Ordenanza en el caso de
Departamentos, Acuerdo en el caso de Municipios o su equivalente para las demás
entidades del Sector Público. El registro en los libros de presupuesto indicará la
fecha, el concepto, tipo y documento soporte de la operación, el tercero y la cuantía
de la operación. Igualmente contendrá la totalidad de los certificados de
disponibilidad expedidos y de los compromisos que afecten las apropiaciones.
C. DE OBLIGACIONES Y PAGOS AUTORIZADOS
Indica los saldos de las obligaciones pendientes de autorización de pago para cada
una de las apropiaciones incluidas en el anexo del decreto de liquidación del
Presupuesto General de la Nación, Ordenanza en el caso de Departamentos,
Acuerdo en el caso de Municipios o su equivalente para las demás entidades del
Sector Público. Este registró en los libros de presupuesto llevará la fecha, el
concepto, tipo y documento soporte de la operación, el tercero y las cuantías de
todas las obligaciones y pagos autorizados.
D. DE LAS VIGENCIAS FUTURAS
Registra el monto de los compromisos adquiridos con cargo a una autorización de

gasto impartida por el CONFIS o por quien éste delegue (Orden Nacional), y
aquellas que, en el orden Subnacional, autorice la Asamblea o el Concejo
respectivo, previa aprobación por el Confis territorial o el órgano que haga sus
veces.
Este registro en los libros de presupuesto llevará la fecha, el concepto, tipo y

documento soporte de la operación para todos y cada uno de los años afectados.
También presenta los saldos no utilizados de dichas autorizaciones los cuales
fenecen el 31 de diciembre del año en el cual se otorgó esta autorización.
E. DE LAS RESERVAS PRESUPUESTALES Y LAS CUENTAS POR PAGAR
Indica los saldos de los compromisos y las obligaciones pendientes de autorización

de pago por cada una de las apropiaciones constituidas como Reservas
Presupuestales o Cuentas por Pagar. Estos registros en los libros de presupuesto
señalan la fecha, el concepto, tipo y documento soporte de la operación, el tercero
y las cuantías de las obligaciones y pagos autorizados.
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CAPÍTULO II
DEL PROCESO DE AFECTACIÓN
Las etapas del proceso de afectación son:
A. Expedición del correspondiente certificado de disponibilidad por el jefe de

presupuesto del Órgano respectivo o quién haga sus veces, previo a la adquisición
del compromiso.
A1. De la expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal -CDP
Definición: De acuerdo con lo establecido por el Estatuto Orgánico del Presupuesto

y sus decretos reglamentarios, el certificado de disponibilidad presupuestal es un
documento expedido por el jefe de presupuesto o por quien haga sus veces con el
cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de
afectación para la asunción de compromisos con cargo al presupuesto de la
respectiva vigencia fiscal.
Definición del Registro: Se entiende por registro del certificado de disponibilidad

presupuestal la elaboración y expedición del documento que afecta preliminarmente
el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso. Obligatoriedad: Los
Órganos que integran el Sector Público no podrán adquirir compromisos, ni dictar
actos con cargo al presupuesto sin soportarlos previamente con el certificado de
disponibilidad presupuestal, debidamente expedido por el jefe de presupuesto o por
el funcionario que desempeñe estas funciones en cada Órgano.
Expedición: Las dependencias de presupuesto o quienes hagan sus veces en cada

Órgano expedirán los certificados de disponibilidad presupuestal hasta por el valor
del saldo que se encuentre libre de afectación en la respectiva apropiación
presupuestal.
Vigencia: El Certificado de Disponibilidad Presupuestal tendrá una vigencia

equivalente al término del proceso de asunción del respectivo compromiso.
B. Registro presupuestal de los compromisos legalmente adquiridos y que

desarrollen el objeto de la apropiación, efectuado por el jefe de presupuesto del
Órgano respectivo o quien haga sus veces.
B1. Del Registro Presupuestal del Compromiso
Definición: Son compromisos los actos realizados por los Órganos que en
desarrollo de la capacidad de contratar y de comprometer el presupuesto a nombre
de la persona jurídica de la cual hagan parte, se encuentren en el proceso de llevar
a cabo el objeto establecido en los mismos. Dichos actos deben desarrollar el objeto
de la apropiación presupuestal.
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Definición del Registro: Se entiende por registro presupuestal del compromiso la
imputación presupuestal mediante la cual se afecta en forma definitiva la
apropiación, garantizando que ésta solo se utilizará para ese fin. Esta operación
indica el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar. El acto del registro
perfecciona el compromiso.
Obligatoriedad: De conformidad con el Estatuto Orgánico del Presupuesto y demás

normas reglamentarias no se podrán atender compromisos con cargo al
presupuesto que no cuenten previamente con el registro presupuestal
correspondiente en el que se indique claramente el valor y plazo de las prestaciones
a que haya lugar.
Expedición: El jefe de presupuesto o quien haga sus veces en cada Órgano será
el responsable de efectuar el registro presupuestal correspondiente en los términos
y con el cumplimiento de los requisitos establecidos en las normas legales.
Vigencia: El registro presupuestal del compromiso tendrá vigencia por el plazo

estipulado de las prestaciones a las que haya lugar según la normatividad y
condiciones existentes en el contrato.
C. Registro de las obligaciones y autorizaciones de pago, que corresponde a los

actos mediante los cuales se determina la exigibilidad de los compromisos cuando
se haya llevado a cabo el objeto establecido en ellos y se ordena su pago.
C1. Del Registro Presupuestal de la Obligación
Definición: Se entiende por obligación el monto adeudado producto del desarrollo

de los compromisos adquiridos por el valor equivalente a los bienes recibidos,
servicios prestados y demás exigibilidades pendientes de pago, incluidos los
anticipos no pagados que se hayan pactado en desarrollo de las normas
presupuestales y de contratación administrativa.
Definición del Registro: Se entiende por registro presupuestal de la obligación la

imputación mediante la cual se afecta el compromiso en el que ésta se origina,
estableciendo el plazo en el que debe atenderse su pago.
Obligatoriedad: Los Órganos que integran el Gobierno General de los órdenes

nacional y territorial deberán efectuar el registro presupuestal correspondiente para
determinar la exigibilidad de los compromisos y expedir las autorizaciones de pago.
Expedición: El jefe de presupuesto o quien haga sus veces en cada Órgano será
el responsable de efectuar el registro presupuestal correspondiente en los términos
y con el cumplimiento de los requisitos establecidos en las normas legales.
Vigencia: El registro presupuestal de la obligación tendrá vigencia equivalente al

término del proceso de ejecución de los pagos autorizados.
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D. La autorización de gasto impartida por el Consejo Superior de Política Fiscal -
CONFIS- o por la autoridad que este delegue para Vigencias Futuras (Orden
Nacional), y aquellas que, en el orden subnacional, autorice la Asamblea o el
Concejo respectivo, previa aprobación por el Confis territorial o el órgano que haga
sus veces, es el documento soporte para incluir en el certificado de disponibilidad
respectivo el monto de las apropiaciones de vigencias presupuestales futuras
afectadas, por el jefe de presupuesto del órgano respectivo o quién haga sus veces.
D1. Del Registro de la Vigencia Futura
Expedición: En cada vigencia fiscal el jefe de presupuesto o quien haga sus veces
registrará los compromisos adquiridos con cargo a las autorizaciones de vigencias
futuras sin que para ello se requiera expedir un nuevo certificado de disponibilidad.
CAPÍTULO III
DE LOS LIBROS DE REGISTRO PRESUPUESTAL
Para efecto de llevar el registro de todas las operaciones presupuestales las

dependencias encargadas en cada órgano deben llevar los siguientes libros:
1. Libro de Registro de Ingresos

2. Libro de Registro de Apropiaciones, Compromisos, Obligaciones y Pagos
3. Libro de Registro de Vigencias Futuras
4. Libro de Registro de Reservas Presupuestales
5. Libro de Registro de Cuentas por Pagar
1. LIBRO DE REGISTRO DE INGRESOS
En este libro deben registrarse las operaciones inherentes a la gestión de los

ingresos públicos indicando la fecha, el número, la clase, el signo, el valor, el
documento soporte y el tercero. Son operaciones de gestión del presupuesto de
ingresos las operaciones establecidas en la ley que conlleven a: el reconocimiento
de derechos por cobrar, la anulación o compensación de los derechos por cobrar,
el recaudo y las devoluciones.
Para el diligenciamiento de este libro se seguirán las siguientes instrucciones:
• El registro de las operaciones podrá realizarse: a) En forma detallada, reflejando

cada uno de los documentos que afectan al concepto o b).En forma resumida,
registrando mediante una única operación la totalidad de los documentos del mismo
tipo que afectan el concepto.
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En caso de que se utilice el procedimiento previsto en el literal b).- anterior, los
registros auxiliares correspondientes reflejarán los soportes unitarios por fechas
para su registro en este libro.
• Al inicio de la vigencia se abre el registro para cada uno de los rubros aprobados
en el anexo de la Ley del Presupuesto General de la Nación, Ordenanza en el caso
de Departamentos, Acuerdo en el caso de Municipios o su equivalente para las
demás entidades del Sector Público.
• Cada registro en libros deberá llevarse de acuerdo con el siguiente detalle:
A.- ENCABEZAMIENTO: Consta de las siguientes partes:
A.1 IDENTIFICACION INSTITUCIONAL
1-. Nombre del Libro: "Libro de Registro de Ingresos".
2-. Sección o Código CHIP: Código y nombre del órgano al cual corresponde el
presupuesto de Ingresos. Para los Órganos que integran el Presupuesto General
de la Nación corresponde al código asignado en SIIF-Nación y para los demás
Órganos del Sector Público corresponde al código CHIP.
3-. Unidad Ejecutora: Código y nombre de la(s) dependencia(s) que administra(n)

recursos de acuerdo con la Ley.
4-. Regional: Código y nombre de las regionales que de acuerdo con las
necesidades haya establecido el Órgano.
5-. Vigencia: Año durante el cual rige el presupuesto.
A.2 IDENTIFICACION PRESUPUESTAL
6-. Tipo de Ingreso: Código tomado del clasificador de ingresos contenido en los
formularios de la categoría presupuestal de la plataforma CHIP. En su nivel de
mayor agregación contiene, entre otros, los conceptos de: Ingresos Corrientes, De
Capital, Parafiscal, Fondos Especiales y Disponibilidad Inicial.
7-. Grupo: Corresponde al detalle de los ingresos que componen cada uno de los
tipos de ingresos de acuerdo con el anexo de la Ley del Presupuesto General de la
Nación, Ordenanza en el caso de Departamentos, Acuerdo en el caso de Municipios
o su equivalente para las demás entidades del Sector Público.
8-. Subgrupo: Corresponde al detalle de los ingresos que componen cada uno de
los grupos de acuerdo con el anexo de la Ley del Presupuesto General de la Nación,
equivalente para las demás entidades del Sector Público.
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9-. Nivel: Corresponde al detalle de los ingresos que componen cada uno de los
subgrupos de acuerdo con el anexo de la Ley del Presupuesto General de la Nación,
10-. Subnivel: Corresponde al detalle de los ingresos que componen cada uno de
los niveles de acuerdo con el anexo de la Ley del Presupuesto General de la Nación,
11-. Numeral: Código que identifica el detalle del subnivel de ingreso según el anexo
de la Ley del Presupuesto General de la Nación, Ordenanza en el caso de
Departamentos, Acuerdo en el caso de Municipios o su equivalente para las demás
entidades del Sector Público, acompañado de su descripción.
12-. Concepto: Código que desagrega el numeral, según las necesidades de

información precisas en cada caso, acompañado de su descripción.
13-. Recurso: Agrupación de los ingresos para determinar la fuente de financiación

de los gastos. Se deberán abrir igual número de hojas como agrupaciones de
recursos y orígenes específicos existan para un mismo concepto de ingreso.
14-. Origen: Código tomado de la tabla de origen específico del ingreso contenido
en los documentos soporte para la elaboración de los formularios de ingreso de la
categoría presupuestal de la plataforma CHIP.
15-. Acto administrativo (solo para departamentos y municipios): tipo y número de

documento que restringe o libera la libre destinación de un recurso corriente (Ley
617de 2000).
B.- COLUMNARIO: Consta de las siguientes columnas:
1-. Fecha: Indica el día y el mes en que se produce la operación que se registra.
2-. Operación: Identifica, a través de las cuatro subcolumnas que la integran -

Número, Clase, Signo, Valor- la naturaleza de la operación objeto del registro.
2.1-. Subcolumna (3) - Número: Identifica el número secuencial correspondiente a

la transacción que se registra.
2.2-. Subcolumna (4) - Clase: Especifica en forma precisa la operación que origina
el registro, indicando la columna o subcolumna que la operación afecta.
2.3-. Subcolumna (5) - Signo: Describe el signo: uno si es positivo o dos si es

negativo la operación que se realiza.
2.4-. Subcolumna (6) - Valor: Monto de la transacción que se registra.

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3-. Documento Soporte: Identifica a través de las dos columnas que la integran tipo
y número del documento.
3.1-. Subcolumna (7) - Tipo: Describe el tipo de documento.
3.2-. Subcolumna (8) - Número: Se refiere al número de la secuencia del

documento.
4-. Tercero (9): Código de identificación de la Entidad Pública con la que se está
efectuando una operación. Para las demás Entidades corresponde al código con el
que se agregan las operaciones con el respectivo sector (Privado o Internacional).
5-. Aforo: Identifica a través de las tres columnas que la integran: aumento,
disminución y el total del Aforo.
5.1-. Subcolumna (10) - Aumento: Incluye el Aforo Inicial, las Adiciones, los Créditos
y los Desplazamientos del Aforo.
5.2-. Subcolumna (11) - Disminución: Incluye las Reducciones, los Contracréditos y

los Aplazamientos del Aforo.
5.3-. Subcolumna (12) - Total: Refleja el monto del aforo vigente, equivalente al
aforo inicial, más las adiciones al aforo, menos las disminuciones a éste
(Subcolumna 12 = subcolumnas 10 - 11).
6-. Derechos por Cobrar: Esta columna a través de las tres subcolumnas que la
integran (Derechos Causados, Derechos Anulados y Total) muestra después de
cada operación el valor neto actualizado de los Derechos reconocidos por cobrar.
6.1-. Subcolumna (13) - Derechos Causados: Son aquellos soportados en los actos
en los cuales se determina la cuantía del ingreso que deba recibirse.
6.2-. Subcolumna (14) - Derechos Anulados: Valor de las disminuciones

determinadas por la autoridad competente, de acuerdo con lo previsto en las normas
legales que le sean de aplicación.
6.3-. Subcolumna (15) - Total: Refleja el monto acumulado de los derechos por
cobrar a la fecha, equivalente al valor de los derechos causados, menos los
derechos anulados (subcolumna 15 = subcolumnas 13 - 14).
7-. Recaudo Efectivo: Esta columna, a través de sus tres subcolumnas (Efectivo,
Devolución y Total) indica el valor recaudado en dinero.
7.1-. Subcolumna (16) - Efectivo: Monto recaudado en dinero por concepto de

ingresos de la vigencia o cuentas por cobrar.
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7.2-. Subcolumna (17) - Devolución: Esta columna muestra el valor de las
devoluciones de ingresos definidas por la Administración de conformidad con las
normas legales, en razón de haberse recibido previamente los correspondientes
ingresos, empleando como medio de pago el Efectivo.
7.3-. Subcolumna (18) - Total: Refleja el monto acumulado del recaudo en dinero a
la fecha, equivalente al valor de lo recaudado en efectivo, menos las devoluciones
en efectivo (subcolumna 18 = subcolumnas 16 - 17).
8-. Recaudo en Papeles: Esta columna refleja el monto recaudado en valores

recibidos por la administración en títulos que pueden utilizarse para atender
obligaciones tributarias de acuerdo con la Ley. Se divide en tres subcolumnas
(utilización, emisión y total).
8.1-. Subcolumna (19) - Utilización: Monto recaudado en papeles.
8.2-. Subcolumna (20) - Emisión: Esta columna, muestra el valor de las

ingresos, empleando como medio de devolución los Papeles.
8.3-. Subcolumna (21) - Total: Refleja el monto acumulado del recaudo en papeles
a la fecha, equivalente al valor de lo recaudado en papeles, menos las devoluciones
en papeles (subcolumna 21 = subcolumnas 19 - 20).
9-. Recaudo Bruto (22): Esta columna indica después de cada operación el valor
bruto actualizado de los derechos reconocidos recaudados, cualquiera que sea el
medio de pago empleado, es decir recaudo en efectivo más papeles menos
devoluciones en efectivo menos devoluciones en papeles (columna 22 =
subcolumnas 18 + 21).
10-. Otras formas de recaudo: Refleja los derechos cancelados por medios
diferentes al efectivo y papeles, en especial las compensaciones y la dación en pago
de acuerdo con la Ley. Se divide en tres subcolumnas: Ejecución, Reversión y Total.
10.1-. Subcolumna (23) - Ejecución: Monto recaudado por medios diferentes al

efectivo o papeles por concepto de ingresos.
10.2-. Subcolumna (24) - Reversión: Esta columna, muestra el valor de las

ingresos, empleando medios de pago diferentes al efectivo o papeles.
10.3-. Subcolumna (25) - Total: Refleja el monto acumulado del recaudo empleando
medios de pago diferentes al efectivo o papeles a la fecha, equivalente al valor de
lo recaudado, menos las reversiones (subcolumna 25 = subcolumnas 23 - 24).
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11-. Aforo sin ejecutar (26): Aforo no ejecutado, resultante de restar del total del
aforo, el monto del recaudo bruto y las otras cancelaciones (columna 26 =
subcolumna 12 - columna 22 - subcolumna 25).
12-. Pendiente de cobro (27): Saldo adeudado por los contribuyentes o terceros,
resultante de restar del total de los derechos por cobrar, el monto del recaudo bruto
y las otras cancelaciones (columna 27 = subcolumna 15 - columna 22 - subcolumna
25).
13-. Descripción (28): Esta columna tiene carácter opcional y posibilita una
descripción concisa de la transacción que origina el registro.
2. LIBRO DE REGISTRO DE APROPIACIONES, COMPROMISOS,

OBLIGACIONES Y PAGOS
Refleja la apropiación vigente, la apropiación vigente no afectada, el total de los

certificados de disponibilidad expedidos, los compromisos contraídos, los
certificados de disponibilidad pendientes de comprometer; el total de obligaciones
causadas y los compromisos pendientes de causar; el total de pagos realizados y
las obligaciones por pagar.
En este libro debe registrarse diariamente cada una de las operaciones que afecten
el presupuesto de gastos por cada uno de los rubros del anexo del Decreto de
liquidación del presupuesto indicando la fecha, el número, la clase, el tipo y el valor
del documento que autoriza la operación, de acuerdo con las siguientes
instrucciones:
1-. Nombre del Libro: "Libro de Registro de Apropiaciones, Compromisos,

Obligaciones y Pagos".
2-. Sección o Código CHIP: Código y nombre del órgano al cual corresponden las
apropiaciones. Para los Órganos que integran el Presupuesto General de la Nación
corresponde al código asignado en SIIF-Nación y para los demás Órganos del
Sector Público corresponde al código CHIP.
3-. Unidad Ejecutora: Código y nombre de la(s) dependencia(s) que realiza(n)

actividades específicas señaladas por la Ley dentro de la Entidad, y se encuentran
identificadas en el anexo del Decreto de Liquidación del Presupuesto, Ordenanza
en el caso de Departamentos, Acuerdo en el caso de Municipios o su equivalente
para las demás entidades del Sector Público.
4-. Regional: Código y nombre de las regionales, de acuerdo con las necesidades
establecidas por el Órgano.
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5-. Vigencia: Año para el cual rige el presupuesto.
6-. Identificación Presupuestal: Código tomado del clasificador de gasto contenido

en los formularios de la categoría presupuestal de la plataforma CHIP. En su nivel
de mayor agregación contiene, entre otros, los conceptos de: Funcionamiento,
Deuda, Inversión y Operación Comercial.
7-. Descripción: Nombre de cada uno de los rubros del Presupuesto de Gastos
asociado a la identificación presupuestal.
8-. Recurso: Agrupación de los ingresos para determinar la fuente de financiación

de los gastos. Se deberán abrir igual número de hojas como agrupaciones de
recursos y finalidades existan para un mismo concepto de gasto.
9-. Finalidad: Clasificación de la finalidad económica de los gastos. En esta sección

y lugar se deberá insertar tantas filas como fuentes de financiación que tenga el
gasto.
2-. Operación: Esta columna, a través de las cuatro subcolumnas que la integran -
Número, Clase, Signo y Valor- identifica el evento de gestión que se está
registrando.

la clase de transacción que se registra.
el registro indicando la columna o subcolumna que la operación afecta.
2.3-. Subcolumna (5) - Signo: Describe el signo: uno si es positivo o dos si es

negativo la operación que se realiza.
3-. Documento Soporte: Esta columna se divide en dos subcolumnas: Tipo y

Número.
3.1-. Subcolumna (7) - Tipo: Indica el documento soporte que autoriza la

transacción.
3.2-. Subcolumna (8) - Número: Identifica el número del respectivo documento

soporte que autoriza la transacción.
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5-. Apropiación Vigente: A través de las seis subcolumnas que la integran, muestra
el monto de la apropiación aprobada a la fecha y sus condicionamientos.
5.1-. Subcolumna (10) - Aumento: Incluye la Apropiación Inicial, las Adiciones, los
Créditos y los Desplazamientos de la Apropiación.
5.2-. Subcolumna (11) - Disminución: Incluye las Reducciones, los Contracréditos y

los Aplazamientos de la Apropiación.
5.3-. Subcolumna (12) - Total: Refleja el monto de apropiación vigente, equivalente

a la apropiación inicial, más las adiciones, menos las disminuciones (subcolumna
12 = subcolumnas 10 - 11).
5.4-. Subcolumna (13) - Condicionada: Monto de la apropiación que presenta

restricciones para su afectación, con base en las leyendas: Previo concepto o
distribución previo concepto; las que requieran autorización previa del CONFIS para
comprometerse por corresponder a recursos del crédito autorizado o del
perfeccionamiento del contrato de empréstito; y las aplazadas en desarrollo de lo
dispuesto en los artículos 76 y 77 del Estatuto Orgánico, y para cuando sea del
caso, las instrucciones impartidas por el Confis regional o quien haga sus veces, de
acuerdo con el Estatuto de Presupuesto que le aplique.
5.5-. Subcolumna (14) - Liberada: Monto de la apropiación liberada de las

restricciones para su afectación.
5.6-. Subcolumna (15) - Apropiación disponible: Refleja el monto de apropiación

susceptible de afectar, equivalente a la apropiación total vigente, menos los
condicionamientos más las liberaciones (subcolumna 15 = subcolumnas 12 - 13 +
14).
6-. Certificados de Disponibilidad Presupuestal: Monto acumulado de los

Certificados de Disponibilidad Presupuestal expedidos a la fecha. Está compuesto
por tres subcolumnas Constitución, Reversión y Total.
6.1-. Subcolumna (16) - Constitución: Monto de CDPs expedidos con cargo a las
apropiaciones de la vigencia, o expedición de éstos con cargo al cupo de vigencia
futura autorizada.
6.2-. Subcolumna (17) - Reversión: Monto de reversión de CDPs expedidos con

cargo a las apropiaciones de la vigencia, o con cargo al cupo de vigencia futura
autorizada.
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6.3-. Subcolumna (18) - Total: Refleja el monto neto de CDPs expedidos equivalente
a la expedición de CDPs, menos las reversiones de éstos (subcolumna 18 =
subcolumnas 16 - 17). Diferenciando vigencia, de aquellos soportados con cargo al
cupo de vigencia futura autorizada.
7-. Apropiación Vigente no Afectada (19): Es el resultado de restar al total de la

apropiación disponible el total de los Certificados de Disponibilidad Presupuestal
expedidos (columna 19 = subcolumnas 15 - 18).
8-. Compromisos: Monto acumulado de los compromisos adquiridos a la fecha. Está

compuesto por tres subcolumnas Constitución, Reversión y Total.
8.1-. Subcolumna (20) - Constitución: Monto de los compromisos constituidos de la

vigencia, junto con los derivados de la utilización del cupo de la vigencia futura.
8.2-. Subcolumna (21) - Reversión: Monto de reversión de compromisos de la

vigencia, junto con aquellos derivados de la utilización del cupo de la vigencia futura.
8.3-. Subcolumna (22) - Total: Refleja el monto de los compromisos constituidos

(subcolumna 22 = subcolumnas 20 - 21). Diferenciando los de la vigencia, de los
originados por la utilización del cupo de la vigencia futura.
9-. Certificados de Disponibilidad Presupuestal por Comprometer (23): Saldo

equivalente al monto total de Certificados de Disponibilidad Presupuestal expedidos
menos el total de compromisos adquiridos (columna 23 = subcolumnas 18 - 22).
10-. Obligaciones: Corresponde al valor acumulado del cumplimiento de los

compromisos reconocidos con base en el recibo a satisfacción de los bienes, obras
o servicios; así como los anticipos pactados, los impuestos, sentencias o
conciliaciones. Compuesta por tres subcolumnas a saber: Contraídas, Reversión y
Total.
10.1-. Subcolumna (24) - Contraídas: Monto de las obligaciones contraídas de la

vigencia, y las derivadas de la utilización del cupo de vigencias futuras.
10.2-. Subcolumna (25) - Reversión: Monto de reversión de obligaciones contraídas

de la vigencia, y las derivadas de la utilización del cupo de vigencias futuras.
10.3-. Subcolumna (26) - Total: Refleja el monto de las obligaciones contraídas,

equivalente a las obligaciones contraídas, menos las reversiones efectuadas.
11-. Compromisos por obligar (27): Saldo equivalente al total de compromisos

adquiridos menos el total de obligaciones causadas (columna 27 = subcolumnas 22
- 26).
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12-. Pagos: Monto acumulado de los pagos realizados a la fecha, previa
autorización impartida por el ordenador del gasto. Compuesta por tres subcolumnas
a saber: Ejecución, Reversión y Total.
12.1-. Subcolumna (28) - Ejecución: Monto de pagos efectuados de la vigencia,

junto con aquellos realizados con cargo soportado en la utilización del cupo de la
vigencia futura.
12.2-. Subcolumna (29) - Reversión: Monto de reversiones de pagos de la vigencia,

y los derivados de la utilización de la vigencia futura.
12.3-. Subcolumna (30) - Total: Refleja el monto de pagos efectuados, equivalente

a los pagos ejecutados, menos las reversiones de los pagos (subcolumna 30 =
subcolumnas 28 - 29).
13-. Obligaciones por Pagar (31): Corresponde a la diferencia entre el monto

acumulado de las Obligaciones y el monto acumulado de los pagos realizados a la
fecha (columna 31 = subcolumnas 26 - 30).
3. LIBRO DE REGISTRO DE VIGENCIAS FUTURAS
Se registran los cupos de vigencias futuras autorizados por el CONFIS o por quien
este delegue (Orden Nacional), y cuando sea del caso, aquellas autorizaciones
impartidas por la Asamblea o Concejo respectivo, previa aprobación por el Confis
territorial o el órgano que haga sus veces (Orden Subnacional).
Este libro se diligenciará y llevará de acuerdo con las siguientes instrucciones:
1-. Nombre del Libro: "Libro de Registro de Vigencias Futuras".
Sector Público No Financiero corresponde al código CHIP.
3-. Vigencia: Año en el cual se autorizan los cupos de vigencias futuras.
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4-. Identificación presupuestal: Identificación numérica para cada autorización

otorgada al máximo nivel de desagregación de Funcionamiento, Operación
Comercial e Inversión. Esta identificación será la misma para todos los años que
conforma la autorización de la vigencia futura. Para efectos de los registros
relacionados con las reprogramaciones que pueden ser objeto, éstos deberán
incorporarse en la misma hoja en que se registró la autorización inicial.
5-. Recurso: Identificación de la fuente de financiación del gasto.
6-. Finalidad: Código tomado de la tabla de gasto por finalidad económica contenido
en los documentos soporte para la elaboración de los formularios de gasto de la
categoría presupuestal de la plataforma CHIP.
B.- COLUMNARIO: El libro está constituido por las siguientes columnas:
1-. Fecha: Indica el día, el mes y el año en que se produce la operación que se
registra.
2-. Vigencia: Indica el año al cual le es autorizado un cupo de vigencia futura.

Igualmente indica el tipo de autorización dada a dicha autorización. A saber:
Ordinaria, Excepcional o De importancia estratégica.
Número, Clase, Signo y Valor- identifica el objeto del registro.

3.3-. Subcolumna (8) - Signo: Identifica el signo positivo o negativo de la operación.
4-. Documento Aprobación: Esta columna se divide en tres subcolumnas: Fecha,

Tipo y Número.
4.1-. Subcolumna (10) – Fecha: Día/Mes/Año.
4.2-. Subcolumna (11) - Tipo: Tipo de documento expedido por el CONFIS o quien
haya sido delegado (Orden nacional). Por el CONFIS territorial o el órgano que haga
sus veces (Orden subnacional).
17
4.3-. Subcolumna (12) - Número: Identifica el número del respectivo documento en
el cual se concedió la aprobación.
5-. Documento Autorización: Esta columna se divide en tres subcolumnas: Fecha,

Tipo y Número.
5.1-. Subcolumna (13) – Fecha: Día/Mes/Año.
5.2-. Subcolumna (14) - Tipo: Tipo de documento (solo para el orden subnacional)
Ordenanza o Acuerdo.
5.3-. Subcolumna (15) - Número: Identifica el número de la respectiva Ordenanza u

Acuerdo a través del cual se otorgó la autorización.
6-. Valor Autorizado: Esta columna, a través de las cuatro subcolumnas que la
integran, muestra, para todos y cada uno de los años el monto de las autorizaciones
inicialmente concedidas, junto con las reprogramaciones que en el transcurso del
tiempo se hayan realizado.
6.1-. Subcolumna (16) - Inicial: Valor inicialmente autorizado para todos y cada uno
de los años que conforman el cupo de vigencia futura.
6.2-. Subcolumna (17) - Nuevo valor autorizado: Corresponde a las

reprogramaciones para todos y cada uno de los años del cupo inicialmente
autorizado.
6.3-. Subcolumna (18) - Valor anterior autorizado: Corresponde al monto autorizado

vigente, para todos y cada uno de los años, antes de la reprogramación.
6.4-. Subcolumna (19) - Total: Es una columna de resultado que muestra por año
los valores vigentes que han sido autorizados junto con sus modificaciones
(subcolumna 19 = subcolumnas 16 + 17 - 18).
7-. Compromisos: Esta columna, a través de las cuatro subcolumnas que la integran
muestra el monto de los compromisos asumidos por año con cargo a los cupos
autorizados, junto con aquellos que hayan sido objeto de reprogramación. Se
precisa que los registros aquí consignados deben corresponder a los incorporados
en el “LIBRO DE REGISTRO DE APROPIACIONES, COMPROMISOS,
OBLIGACIONES Y PAGOS” de la vigencia en curso e identificados con las sigla
“VF”.
7.1-. Subcolumna (20) - Inicial: Valor de los compromisos asumidos en todos y cada
uno de los años con cargo al cupo autorizado inicialmente.
7.2-. Subcolumna (21) - Nuevo valor comprometido: Valor de los compromisos

asumidos para todos y cada uno de los años con cargo al cupo total vigente
autorizado (columna 19).
18
7.3-. Subcolumna (22) - Valor anterior comprometido: Corresponde a los
compromisos adquiridos para todos y cada uno de los años con cargo al cupo
vigente antes de la reprogramación.
7.4-. Subcolumna (23) - Total: Refleja el total de los compromisos en todos y cada
uno de los años año asumidos con cargo a los cupos de vigencias futuras
autorizados, incluyendo las modificaciones realizadas (subcolumna 23 =
subcolumnas 20 + 21 - 22).
8-. Saldo por comprometer (24): Valor no comprometido en todos y cada uno de los
años para cada una de las vigencias futuras. Corresponde a la diferencia existente
entre el valor autorizado y el valor comprometido (columna 24 = subcolumnas 19 -
23).
9-. Descripción (25): En esta columna se describe el objeto del contrato del bien o
servicio a recibir.
10-. Tercero (26) - NIT: Código de identificación de la Entidad Pública con la que se
está efectuando una operación. Número de identificación (NIT) de la persona natural
o jurídica con que se contrata.
11-. Tercero (27) - Razón Social: Razón social de la persona natural o jurídica con
que se contrata.
4. LIBRO DE REGISTRO DE RESERVAS PRESUPUESTALES
Este libro presenta las reservas constituidas con cargo al presupuesto de la vigencia
anterior en los respectivos rubros del anexo del Decreto de Liquidación del
Presupuesto, Ordenanza en el caso de Departamentos, Acuerdo en el caso de
Municipios o su equivalente para los Establecimientos Públicos, su ejecución y los
saldos. Se diligenciará y llevará de acuerdo con las instrucciones que más adelante
se presentan.
Se precisa que las reservas presupuestales constituidas, que no se ejecuten

durante el año de su vigencia fenecerán.
1-. Nombre del Libro: "Libro de Registro de Reservas Presupuestales".
19
para los Establecimientos Públicos.
5-. Vigencia: Año al que pertenecen las reservas constituidas.
6-. Identificación Presupuestal: Código de cada rubro presupuestal, conforme al

anexo del Decreto de Liquidación del presupuesto, Ordenanza en el caso de
Departamentos, Acuerdo en el caso de Municipios o su equivalente para los
Establecimientos Públicos, de la vigencia fiscal anterior.
7-. Descripción: Nombre de cada uno de los rubros del Presupuesto de Gastos del
año fiscal al que corresponden las reservas constituidas, asociado a la identificación
presupuestal.
8-. Recurso: Agrupación que permiten establecer las fuentes que financian un gasto.
Se deberán abrir igual número de hojas como agrupaciones de recursos y
finalidades existan para un mismo concepto de gasto que se reserva.
9-. Finalidad: Clasificación de la finalidad económica de los gastos.
registrando.

2.3-. Subcolumna (5) - Signo: Indica el signo positivo o negativo de la operación.
20
Número.

transacción.

5-. Reserva constituida: Monto actual de la reserva presupuestal constituida. Esta

columna se compone de las subcolumnas Inicial, Cancelación y Total.
5.1-. Subcolumna (10) - Inicial: Monto de reserva presupuestal constituida. Estos

registros mantienen los atributos de registro consignados en el libro de
“Apropiaciones, Compromisos, Obligaciones y Pagos”.
5.2-. Subcolumna (11) - Cancelación: Registro de los valores anulados de las

reservas presupuestales constituidas.
5.3-. Subcolumna (12) - Total: Refleja el monto neto de reservas presupuestales

constituidas, equivalente a la constitución de reservas presupuestales, menos sus
cancelaciones (subcolumna 12 = subcolumnas 10 - 11). Diferenciando las de la
ejecución de la reserva en la vigencia, de las originadas por la utilización del cupo
de la vigencia futura.
6-. Obligaciones: Corresponde al valor acumulado del cumplimiento de los

compromisos que respaldan la reserva, con base en el recibo a satisfacción de los
bienes, obras o servicios. Está compuesta por las subcolumnas, Contraídas,
Reversión y Total. Estos registros mantienen los atributos de registro consignados
en el libro de “Apropiaciones, Compromisos, Obligaciones y Pagos”.
6.1-. Subcolumna (13) - Contraídas: Monto de obligaciones contraídas con cargo a

la reserva constituida.
6.2-. Subcolumna (14) - Reversión: Registro de los valores reversados de las

obligaciones contraídas.
6.3-. Subcolumna (15) - Total: Refleja el monto neto de obligaciones contraídas,

equivalente a las obligaciones contraídas, menos las reversiones de las
obligaciones contraídas (subcolumna 15 = subcolumnas 13 - 14).
Diferenciando las de la ejecución de la reserva en la vigencia, de las originadas por

la utilización del cupo de la vigencia futura.
21
7-. Reservas por Obligar (16): Saldo equivalente al total de las reservas constituidas
menos el total de las reservas presupuestales que se han convertido en
obligaciones (columna 16 = subcolumnas 12 - 15). Diferenciando las derivadas de
la ejecución de la reserva en la vigencia, de las originadas por la utilización del cupo
de la vigencia futura. Este monto a 31 de diciembre fenece, de acuerdo con las
normas legales.
8-. Pagos: Monto acumulado de los pagos realizados a la fecha, previa autorización
impartida por el ordenador del gasto. Compuesta por tres subcolumnas a saber:
Ejecución, Reversión y Total.
8.1-. Subcolumna (17) - Ejecución: Monto de los pagos realizados con cargo a las
obligaciones contraídas de la reserva presupuestal.
8.2-. Subcolumna (18) - Reversión: Registro de los valores reversados de los pagos
realizados de la reserva.
8.3-. Subcolumna (19) - Total: Refleja el monto neto de pagos efectuados,

equivalente a los ejecutados, menos sus reversiones (subcolumna 19 =
subcolumnas 17 - 18). Diferenciando los de la ejecución de la reserva en la vigencia,
de los originados por la utilización del cupo de la vigencia futura.
9-. Obligaciones por Pagar (20): Es el resultado de restar del total de las
obligaciones causadas el total de los pagos realizados a la fecha (columna 20 =
subcolumnas 15 - 19). Diferenciando las derivadas de la ejecución de la reserva en
la vigencia, de las originadas por la utilización del cupo de la vigencia futura.
5. LIBRO DE REGISTRO DE CUENTAS POR PAGAR
Este libro presenta las cuentas por pagar constituidas con cargo al presupuesto de
la vigencia anterior en los respectivos rubros del anexo del Decreto de Liquidación
del Presupuesto, Ordenanza en el caso de Departamentos, Acuerdo en el caso de
Municipios o su equivalente para los Establecimientos Públicos su ejecución y los
saldos. Se diligenciará y llevará de acuerdo con las instrucciones que más adelante
se presentan.
Se precisa que las cuentas por pagar constituidas, que no se ejecuten durante el
año de su vigencia fenecerán.
22
A - ENCABEZAMIENTO: Consta de las siguientes partes:
1-. Nombre del Libro: "Libro de Registro de Cuentas por Pagar".

para los Establecimientos Públicos.
5-. Vigencia: Año al que pertenecen las cuentas por pagar constituidas.
6-. Identificación Presupuestal: Código de cada rubro presupuestal, conforme al

anexo del Decreto de Liquidación del presupuesto, Ordenanza en el caso de
Departamentos, Acuerdo en el caso de Municipios o su equivalente para los
Establecimientos Públicos, de la vigencia fiscal anterior.
7-. Descripción: Indica el nombre de cada uno de los rubros del gasto, conforme al
anexo del Decreto de Liquidación del presupuesto del año fiscal a que corresponden
las cuentas por pagar.
8-. Recurso: Agrupación que permiten establecer las fuentes que financian un gasto.
Se deberán abrir igual número de hojas como agrupaciones de recursos y
finalidades existan para un mismo concepto de gasto con cuentas por pagar
constituidas.
9-. Finalidad: Clasificación de la finalidad económica de los gastos.
B- COLUMNARIO: Consta de las siguientes columnas:
registrando.
23
el registro, indicando la columna o subcolumna que la operación afecta.
2.3-. Subcolumna (5) - Signo: Indica el signo positivo o negativo de la operación.

Número.

transacción.

5-. Cuentas por Pagar Constituidas: Monto actual de las cuentas por pagar
constituidas. Esta columna se compone de las subcolumnas Inicial, Cancelación y
Total.
5.1-. Subcolumna (10) - Inicial: Monto de la cuenta por pagar constituida. Estos
registros mantienen los atributos de registro consignados en el libro de
“Apropiaciones, Compromisos, Obligaciones y Pagos”.
5.2-. Subcolumna (11) - Cancelación: Registro de los valores anulados de las

cuentas por pagar constituidas.
5.3-. Subcolumna (12) - Total: Refleja el monto neto de las cuentas por pagar
constituidas, equivalente a la constitución de cuentas por pagar, menos sus
cancelaciones (subcolumna 12 = subcolumnas 10 - 11). Diferenciando las de la
ejecución de las cuentas por pagar en la vigencia, de las originadas por la utilización
del cupo de la vigencia futura.
6-. Pagos: Monto acumulado de los pagos realizados a la fecha, previa autorización
impartida por el ordenador del gasto. Compuesta por tres subcolumnas a saber:
Ejecución, Reversión y Total.
6.1-. Subcolumna (13) - Ejecución: Monto de los pagos realizados con cargo a las
obligaciones contraídas.
24
6.2-. Subcolumna (14) - Reversión: Registro de los valores reversados de los pagos
realizados.
6.3-. Subcolumna (15) - Total: Refleja el monto neto de pagos efectuados,

equivalente a los ejecutados, menos sus reversiones (subcolumna 15 =
subcolumnas 13 - 14). Diferenciando los de la ejecución de las cuentas por pagar
en la vigencia, de los originados por la utilización del cupo de la vigencia futura.
7-. Cuentas por Pagar pendientes (16): Es el resultado de restar al total de las
Cuentas por Pagar constituidas el total de los pagos realizados a la fecha (columna
16 = subcolumnas 12 -15). Diferenciando las derivadas de la ejecución de las
cuentas por pagar en la vigencia, de las originadas por la utilización del cupo de la
vigencia futura.
8-. Descripción (Concepto): Esta columna tiene carácter opcional y posibilita una
25

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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

MANUAL PARA EL REGISTRO DE LA CONTABILIDAD PRESUPUESTAL

DE LOS TIPOS DE REGISTRO PRESUPUESTAL

DEL PROCESO DE AFECTACIÓN

A. De expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal -CDPB.

DE LOS LIBROS DE REGISTRO PRESUPUESTAL

1. LIBRO DE REGISTRO DE INGRESOS

Con el presente documento, la Contraloría General de la República define los

La información registrada en los libros de contabilidad presupuestal que contiene

DE LOS TIPOS DE REGISTRO PRESUPUESTAL

Indica el monto disponible para efectuar gastos y el monto de los compromisos

C. DE OBLIGACIONES Y PAGOS AUTORIZADOS

D. DE LAS VIGENCIAS FUTURAS

Registra el monto de los compromisos adquiridos con cargo a una autorización de

Este registro en los libros de presupuesto llevará la fecha, el concepto, tipo y

E. DE LAS RESERVAS PRESUPUESTALES Y LAS CUENTAS POR PAGAR

Indica los saldos de los compromisos y las obligaciones pendientes de autorización

DEL PROCESO DE AFECTACIÓN

Las etapas del proceso de afectación son:

A. Expedición del correspondiente certificado de disponibilidad por el jefe de

A1. De la expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal -CDP

Definición: De acuerdo con lo establecido por el Estatuto Orgánico del Presupuesto

Definición del Registro: Se entiende por registro del certificado de disponibilidad

Expedición: Las dependencias de presupuesto o quienes hagan sus veces en cada

Vigencia: El Certificado de Disponibilidad Presupuestal tendrá una vigencia

B. Registro presupuestal de los compromisos legalmente adquiridos y que

B1. Del Registro Presupuestal del Compromiso

Obligatoriedad: De conformidad con el Estatuto Orgánico del Presupuesto y demás

Vigencia: El registro presupuestal del compromiso tendrá vigencia por el plazo

C. Registro de las obligaciones y autorizaciones de pago, que corresponde a los

C1. Del Registro Presupuestal de la Obligación

Definición: Se entiende por obligación el monto adeudado producto del desarrollo

Definición del Registro: Se entiende por registro presupuestal de la obligación la

Obligatoriedad: Los Órganos que integran el Gobierno General de los órdenes

Vigencia: El registro presupuestal de la obligación tendrá vigencia equivalente al

D1. Del Registro de la Vigencia Futura

DE LOS LIBROS DE REGISTRO PRESUPUESTAL

Para efecto de llevar el registro de todas las operaciones presupuestales las

1. Libro de Registro de Ingresos

1. LIBRO DE REGISTRO DE INGRESOS

En este libro deben registrarse las operaciones inherentes a la gestión de los

Para el diligenciamiento de este libro se seguirán las siguientes instrucciones:

• El registro de las operaciones podrá realizarse: a) En forma detallada, reflejando

• Cada registro en libros deberá llevarse de acuerdo con el siguiente detalle:

A.- ENCABEZAMIENTO: Consta de las siguientes partes:

A.1 IDENTIFICACION INSTITUCIONAL

1-. Nombre del Libro: "Libro de Registro de Ingresos".

3-. Unidad Ejecutora: Código y nombre de la(s) dependencia(s) que administra(n)

5-. Vigencia: Año durante el cual rige el presupuesto.

A.2 IDENTIFICACION PRESUPUESTAL

12-. Concepto: Código que desagrega el numeral, según las necesidades de

13-. Recurso: Agrupación de los ingresos para determinar la fuente de financiación

15-. Acto administrativo (solo para departamentos y municipios): tipo y número de

B.- COLUMNARIO: Consta de las siguientes columnas:

2-. Operación: Identifica, a través de las cuatro subcolumnas que la integran -

2.1-. Subcolumna (3) - Número: Identifica el número secuencial correspondiente a

2.3-. Subcolumna (5) - Signo: Describe el signo: uno si es positivo o dos si es

2.4-. Subcolumna (6) - Valor: Monto de la transacción que se registra.

3.1-. Subcolumna (7) - Tipo: Describe el tipo de documento.

3.2-. Subcolumna (8) - Número: Se refiere al número de la secuencia del