 Asignatura: Logística

 Módulo 3: Sistemas de gestión

 Lección 1: Gestión de Aprovisionamiento.

Introducción
Para producir es necesario adquirir materias primas; estas materias primas se deben
trasladar hasta la planta de fabricación y luego se almacenan en espera de ser utilizadas
en la producción. Antes de obtener los productos terminados, las materias primas y los
productos semiterminados o en curso, deben almacenarse para ser usados en una fase
posterior; todo esto genera muchos costos.

Una empresa, recordemos, produce bienes y servicios. Para la realización de dichos

bienes y servicios necesita de una serie de entradas o factores de producción (materia
primas, insumos, empaques, etc.) necesarias para la gestión empresarial y la obtención y
gestión de esas existencias forman la función de aprovisionamiento.

Tema 1: Administración logística de materiales

El proceso de administración logística de materiales transporta físicamente por una
instalación industrial los artículos surtidos por los proveedores, a los que se les agrega
valor conforme son transformados y luego los transporta a través de una red de
distribución física, para agregarles valor en tiempo.

El proceso de administración logística contiene dos flujos:

1. Clientes a los Proveedores.

2. Proveedores a los Clientes.

Para poder guiar este proceso es necesario tener modernos equipos de computación con
capacidad para manejar bases de datos integradas.
El concepto de Administración logística de materiales es propiamente visto como un
esquema lógico para guiar la asignación y el control de los recursos humanos y
financieros dedicados a las operaciones de distribución física, manufactura y compras.

Los materiales dentro de la cadena de suministro se pueden clasificar de la siguiente

manera:

1. Materia prima.

2. Insumo.

3. Material de explotación.

El ejemplo claro de estos materiales es el siguiente:

La administración logística de materiales es un sistema para el manejo de los activos de

una empresa dedicados al procesamiento logístico de materiales.

Consiste en:

Ejecución coordinada de pronósticos.

Procesamiento de pedidos.

Transporte.

Control de inventarios.

Almacenamiento.

Planeación y coordinación para la ejecución de la distribución física, manufactura y

compras.

Objetivos de la administración logística de materiales

El propósito global de la administración logística de materiales es conformar de manera

equilibrada un sistema y un mecanismo de control que permitan alcanzar los siguientes
objetivos:

1. Prestación Controlada De Servicio Al Cliente.

Requiere una correcta combinación de disponibilidad, confiabilidad y velocidad para

cada una de las situaciones que se presentan en la operación.

2. Reducción de Inventarios.

Estos ofrecen una rentabilidad cuando permiten realizar economías de escala en la

manufactura o mejorar la eficiencia en otras operaciones.
 3. Mínimo de variaciones.

Una variación, en términos de sistemas, está representada por cualquier incertidumbre

que provoque disturbios en las operaciones previamente planeadas.

Los costos innecesarios pueden ser eliminados en la medida en que el sistema de

administración logística de materiales puede controlar las variaciones.

4. Costo total mínimo en las operaciones y en las adquisiciones.

Se debe buscar una reducción de costo total mínimo de las operaciones y adquisiciones,
a través de la interrelación con las otras partes del proceso de administración logística de
materiales, por medio de intercambios entre estas áreas (manufactura, distribución física
y compras), si se equilibran apropiadamente, darán mejores resultados.

5. Control de calidad del producto.

El objetivo implícito del proceso de administración logística de materiales es lograr y

mantener altos niveles de calidad del producto. Un producto dañado o de mala calidad,
un embarque con destino incorrecto, representa un alto costo para el proceso.

El control de calidad comienza con la compra de materiales sin defectos y prosigue a

través de todo el proceso de la administración logística de materiales. Esto parte del
proceso de la gestión de Aprovisionamiento y depende de los entes que actúan como
proveedores:

Un proveedor es aquella organización o persona que proporciona un producto o servicio

a nuestra organización. El proveedor puede ser un productor, distribuidor, minorista o
vendedor de un producto o prestador de un servicio o de información.

Interrelaciones con la Distribución Física.

La interrelación crítica de la distribución física, se establece entre los clientes y el área de

manufactura. El área de mercadotecnia es renuente a contradecir al cliente, en
consideración que el volumen de ventas es su medida de éxito, así como su renuencia a
utilizar principios de selectividad para atender a los clientes, y su renuencia en la
selección de oferta de productos.

Para manufactura, el proceso se simplifica en funcionamiento y estabilidad, obteniendo

con ello bajos costos de producción. El método tradicional para resolver este conflicto se
representa en el adecuado manejo de los inventarios, pudiendo anticiparse en el sistema
de distribución a las ventas futuras pronosticadas.

La distribución programada es un concepto importante relacionado con la mínima

variación de la operación. Programar la distribución significa que la entrega de un pedido
al cliente puede especificarse y controlarse para que ocurra en un margen limitado de
tiempo. El reto es cumplir con estas políticas de servicio al cliente y al mismo tiempo
mantener una distribución física, eficiente. Para lograr una distribución programada con
bajos costos, por lo cual es indispensable tener un alto grado de flexibilidad en
manufactura.

Interrelaciones con el Área de Manufactura

Manufactura o producción debe interrelacionarse con las aéreas de distribución física y

de compras. Hay tres ideas que revisten una gran importancia para que el área de
manufactura cumpla su función en el proceso de administración logística de materiales;
estas ideas son: la administración de programas maestros (MPS), la programación "justo
a tiempo" (conocida como JIT, por las siglas en inglés de JUST IN TIME) y la flexibilidad.

La administración de programas maestros, en general puede definirse como la

interrelación entre las áreas de manufacturas y de distribución física de
aprovisionamientos. En el desarrollo de un programa maestro de producción (también
conocido como MPS, siglas en inglés de MASTER PRODUCTION SCHEDULE), además de
los requerimientos globales, debe considerarse el estado actual de los inventarios y las
capacidades de producción. El programa maestro de producción puede usarse para
resolver los conflictos entre manufactura y mercadotecnia. El resultado final puede verse
como un contrato en el que se establece lo que el área de manufactura está de acuerdo
en producir y lo que el área de mercadotecnia está de acuerdo en vender o almacenar. El
programa maestro debe administrarse muy bien para que la organización cumpla con
sus metas de costos, servicio y calidad.

El MPS debe tener varias características. En primer lugar debe ser completo en el sentido
de que en el MPS consideren los pedidos de los clientes, los pronósticos, las solicitudes
de servicio, las requisiciones internas y la retribución física. En segundo lugar, un
programa maestro de producción debe ser tan estable como sea posible, debe tener en
cuenta que este conflicto existe y se debe manejar desde la perspectiva de la organización
como un todo. Una tercera característica es que sea factible con respecto a los planes
globales de producción. Una cuarta característica es representar un plan de acción que
pueda servir a los proveedores para planear sus propias capacidades y sus propios
requerimientos de materiales. Por último se considera que una empresa planifica los
materiales y en lo que se refiere a capacidad si el área de manufacturas puede asumirlos
como un contrato.

Los programas justo a tiempo también llamado De Inventario (0) cero, es una segunda
idea de gran importancia en los procesos de manufactura. Los japoneses se han hecho
expertos en la reducción de inventarios y los ingenieros están observando sus
operaciones para ver qué aspectos de esta teoría pueden aplicar en sus compañías. La
idea básica de la programación JIT, es que los inventarios solo existen para ocultar
problemas, esto se conoce como el EFECTO ICEBERG. Tal como se muestra a
continuación:

Al reducir los inventarios, los problemas quedan expuestos y entonces deben resolverse
antes de hacer otra reducción de inventarios y encontrando la verdadera causa de los
problemas en Manufactura, se logrará hacer reducciones de INVENTARIOS
impresionantes.

La nivelación de cargas, es otra parte de la estrategia de programación JIT si se equilibran

los programas de trabajo hasta donde sea posible. Otro elemento de la programación JIT
es el control de calidad; las deficiencias en calidad requieren el consumo de más
capacidad para un nivel dado de producción, lo que da por resultado mayores
inventarios. Como una ayuda en la mejora de la calidad, puede utilizarse técnicas tales
como el control estadístico de procesos y los círculos de calidad. El mantenimiento
preventivo también es importante en la programación JIT, ya que los inventarios de
seguridad normalmente se usan como protección por interrupciones en los procesos o
por falla del equipo. Si se pueden reducir estas interrupciones como fuente de variación,
se logra una distribución fluida y se reducen los inventarios. La flexibilidad es la tercera
idea importante para el área de manufactura y se alcanza mediante el uso de sistemas de
producción "pull". Cuando se trabaja con un sistema regulado de manufactura, la
empresa no fabrica un producto, a menos que se le requiera específicamente, en
contraste, los sistemas a "push" permiten la fabricación de cualquier producto
autorizado si están disponibles las partes necesarias. Mientras más trabaje una empresa
con sistemas "pull", más oportunidades tendrá de lograr los objetivos de la
administración logística de materiales. La planeación basada en SISTEMAS DE
INFORMACIÓN LOGÍSTICOS y los sistemas de control son elementos clave en el
incremento de la flexibilidad. Aquí se incluyen la programación tradicional de materiales
por etapas y los programas para planear la capacidad.

Las Interrelaciones con el Área de Compras.

La administración de suministros se basa en la especificación cuidadosa de los

requerimientos actuales y futuros por parte del área de manufactura para diseñar una
red de proveedores. Es necesario obtener datos precisos respecto de la existencia y
accesibilidad de proveedores, sus tiempos de entrega, sus antecedentes de
cumplimiento y sus niveles de calidad así como la tecnología que emplean.

El concepto tradicional de compras, se enfoca en comprar lo que sea necesario para

apoyar un programa maestro de producción bastante inflexible; mientras que la
Administración Logística de Materiales requiere que, mediante la organización de las
compras se determine qué proveedores están mejor ubicados para ofrecer ventajas
competitivas a largo plazo, ¿cuántos proveedores son los apropiados?, ¿cuándo se deben
colocar los pedidos? y ¿para cuánto tiempo?. Es también una interrelación clave por la
información que se organiza y se transfiere entre la empresa que compra y su red de
proveedores.
Otra idea importante en el área de compras es el catálogo de requerimientos. La
programación JIT (Just In Time) que requiere entregas más frecuentes y en lugares
precisos, no solo en la planta, sino en el lugar exacto de la planta donde se usan los
productos. Para esto requiere información más precisa con respecto a cantidad, tiempo
de entrega y ubicación. Estudiamos nuevamente los objetivos de la logística:

Tema 2: Gestión de compras y proveedores

GESTIÓN DE COMPRAS

El área de compras interrelaciona de forma primordial entre el área de manufactura y la

red de proveedores externos. Entre las contribuciones más significativas del área de
compras encontramos el servicio de forma, de lugar y de tiempo que proporciona por la
obtención de productos y materias primas de los proveedores. El área de compras tiene
impacto en el cumplimiento de los objetivos de la administración logística de materiales
puesto que mejora la calidad de los productos, minimiza el costo total de las compras y
reduce los inventarios.

Además se encarga de realizar todas las compras de productos que se requieren para la
producción o comercialización del producto. Esta función debe valorar aspectos como:

El precio de las mercancías.

La calidad de las mismas.

Los plazos de entrega y la seriedad en el cumplimiento.

Las facilidades de pago.

Los posibles descuentos por pronto pago, por cantidad de pedido, etc.

Los servicios post-venta.

A continuación se puede observar los pasos para llevar a cabo los procesos de compras:

1. Evaluación y selección de los proveedores.

2. Proceso de Negociación.

3. Compras.

4. Verificación del material comprado.

5. Reevaluación de los proveedores.

Lo anterior se puede describir gráficamente así:

Este proceso es complejo pero necesario para garantizar la obtención de materias primas
e insumos, acordes con las necesidades de los clientes.

PROVEEDOR

Uno de los principios en los que se basan los modernos sistemas de gestión de la calidad
con una orientación hacia la mejora del desempeño de la organización es el enfoque
hacia unas relaciones MUTUAMENTE BENEFICIOSAS con los proveedores. Todas las
organizaciones y sus proveedores son interdependientes y unas relaciones beneficiosas
aumentan la capacidad de las organizaciones para CREAR VALOR.

CLASIFICACIÓN DE LOS PROVEEDORES

Fabricante: Denominación dada a un proveedor que manufactura un producto o lleva a

cabo modificaciones en el mismo, bajo licencia o según su propio diseño; éste tiene la
total responsabilidad de la producción y la calidad del bien producido y debe ajustarse a
los requerimientos y necesidades del cliente.

Distribuidor: Denominación dada a un proveedor que recepciona, almacena, distribuye y

comercializa productos y/o servicios; además mantiene la trazabilidad de los productos
adquiridos a fabricantes, suministrando los mismos a sus propios clientes, sin
modificación o alteración en modo alguno, en las mismas condiciones que fueron
adquiridos a la empresa fabricante.

Agente Comercial: Denominación dada a un proveedor que gestiona el suministro de

productos desde los fabricantes o distribuidores a la empresa compradora, sin pasar
(Modificación de una expresión) habitualmente el producto por sus instalaciones.
También se conocen como Representantes de Ventas y actúan en zonas donde el
fabricante no puede hacer presencia por cuestiones coyunturales como distancia, zonas
geográficas, barreras idiomáticas, etc.

Subcontratista: Denominación dada a un suministrador que fabrica un producto o lleva a

cabo algún tipo de modificaciones en el mismo, de acuerdo a la petición de un cliente
específico; no siendo el objeto, la venta directa de dicho producto a terceros clientes sin
autorización expresa de su cliente originario.

La selección de Proveedores es un aspecto relevante en la Gestión Logística, observemos

la imagen:

PROCESO DE NEGOCIACIÓN:

Proceso de lograr aceptación de INTERESES, ASUNTOS Y POSICIONES, buscando el mejor

resultado posible, de tal manera que todas las partes sean beneficiadas.

INTERÉS: Es el trasfondo de la negociación, lo que se persigue en ella misma. Ejemplo:

flujo de efectivo, posicionamiento de marca, penetración en el mercado, utilización de
capacidad productiva, etc.
 ASUNTOS: Lo que se va a negociar. Pueden ser precio, forma de pago, calidad, tiempos
de entrega, etc.

POSICIONES: Rango en el cual se mueven los asuntos. Por ejemplo: el precio de

negociación de una materia prima puede ser entre $7000 y $10.000.

Tal como se puede apreciar en el siguiente esquema:

Palabras clave

Materiales Proveedores Compras Suministros.

Bibliografía
HERNÁNDEZ, Mislany. (2006). Qué es negociación, tipos, etapas y técnicas efectivas.
2006, de Gestopolis. http://www.gestiopolis.com/que-es-negociacion-tipos-etapas-
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ORDOÑEZ, D. (2012). "La logística como herramienta de competitividad empresarial
”. Colombia: Congreso De Administración XXV Nacional I Internacional ISSN: 2256-5
590 Ed: v.1 fasc, 2012 (p.1)
SORET, Ignacio."Logística y marketing para la distribución comercial".Edición 3, SIC
Editorial, 2006 ISBN 8473564391, 9788473564397.

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